Hoạt động chấp nhận hoá đơn và theo dõi công nợ: Sau khi yêu cầu mua hàng đã được chấp thuận, hệ thống sẽ tìm kiếm tệp tổng thể hàng tồn kho để xác định nhà cung cấp ưu tiên cho mặt hàng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH -** - BÀI TIỂU LUẬN GIỮA KỲ MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN EXPENDITURE CYCLE ( CYCLE DESCRIPTION, RISKS AND CONTROLS) Giảng viên: Th.S Nguyễn Ngọc Thuỵ Vy Nhóm: Phan Thị Khánh Hoà 2018815753 Lương Thị Thảo Bân 2018815742 Lê Thị Thanh Bình 2018815062 Lê Gia Hân 2013316689 Phan Lê Quỳnh Như 2013316749 Vũ Thị Uyên Phương 2013316759 Nguyễn Khắc Quý Hương 2013316699 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Họ tên MSSV Nội dung cơng việc Mức độ hồn thành Thuyết trình Q trình đặt hàng, chọn Phan Thị Khánh Hồ (nhóm trưởng) nhà cung cấp nhận 2018815753 hàng 100% Rủi ro kiểm sốt q trình đặt hàng, chọn nhà cung cấp Chuẩn bị powerpoint Lương Thị Thảo Bân Chỉnh sửa format luận 2018815742 Giới thiệu chung chu 100% trình chi tiêu Kết luận Thuyết trình Lê Thị Thanh Bình Đặc điểm quản lý tổ chức 2018815062 sản xuất kinh doanh 100% Vẽ lưu đồ xử lý tốn tiền máy Thuyết trình Giới thiệu chung doanh Lê Gia Hân 2013316689 nghiệp 100% Vẽ lưu đồ xử lý toán tiền thủ cơng Thuyết trình Q trình nhận hàng Phan Lê Quỳnh Như 2013316749 chấp nhận hóa đơn Rủi ro kiểm sốt q trình nhận hàng chấp nhận hóa đơn 100% Thuyết trình Vũ Thị Un Phương Q trình chấp nhận hóa 2013316759 đơn tốn cơng nợ 100% Rủi ro kiểm sốt chung chu trình chi tiêu Chuẩn bị câu hỏi Q&A Nguyễn Khắc Quý Hương Quy trình xử lý doanh 2013316699 nghiệp Bài học rút từ doanh nghiệp 100% MỤC LỤC Giới thiệu chu trình chi tiêu! !7! 1.1 Khái niệm chu trình chi tiêu! !7! 1.2 Tổng quan chu trình chi tiêu! .!8! 1.2.1 Mối quan hệ hệ thống thơng tin chu trình chi tiêu! !8! 1.2.2 Chu trình chi tiêu công ty AOE! !9! 1.3 Rủi ro biện pháp kiểm sốt xun suốt q trình chi phí! !10! Nội dung chu trình chi tiêu! !12! 2.1 Đặt hàng (Ordering materials, supplies, and services)! !12! 2.1.1 Xác định mặt hàng, thời gian, số lượng hàng hoá! !13! 2.1.2 Rủi ro kiểm soát! !15! 2.2 Chọn nhà cung cấp! .!16! 2.2.1 Rủi ro kiểm soát! !17! 2.3 Các loại chứng từ! !18! Nhận hàng! !21! 3.1 Chu trình! !21 3.2 Rủi ro biện pháp! !22! Chấp nhận hoá đơn (approving supplier invoices)! .!23! 4.1 Quy trình! !23 4.2 Phương pháp tổ chức theo dõi công nợ phải trả! !25! 4.2.1 Hệ thống dùng sổ chi tiết phải trả người bán (non-voucher system)! !25! 4.2.2 Hệ thống chứng từ (voucher system)! !25! 4.2.3 Phương pháp khác! .!26! 4.3 Các rủi ro tiềm tàng kiểm sốt thơng tin! !28! Thanh tốn cơng nợ (Cash Disbursement)! .!29! 5.1 Nội dung! !29 5.2 Tổ chức luân chuyển dòng liệu! !29! 5.2.1 Lưu đồ xử lý tốn tiền thủ cơng! !29! 5.2.2 Lưu đồ xử lý toán tiền máy! .!30! 5.3 Chứng từ sử dụng hoạt động tốn cơng nợ! !31! 5.4 Rủi ro biện pháp kiểm soát! !31! II Phân tích tình hình Việt Nam/ Bài học cho Việt Nam! .!33! Giới thiệu công ty! !33! 1.1 Giới thiệu chung doanh nghiệp! .!33! 1.2 Ngành nghề kinh doanh! !33! Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh! !33! 2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý! !33! 2.3 Chế độ kế toán! !35! Quy trình xử lý! .!36! 3.1 Đặt hàng nhà cung cấp! .!36! 3.2 Nhận hàng! !38 3.3 Ghi nhận nợ phải trả toán người bán! .!39! Nhận xét học rút ra! !40! 4.1 Nhận xét! !40 4.2 Bài học rút ra! !41 IV Kết luận! !41! MỤC LỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Context diagram of Expenditure cycle Hình 2: Level Data Flow Diagram for the Expenditure Cycle Hình 3: Quy trình đặt hàng 12 Hình 4: Phương pháp EOQ 13 Hình 5: Phương pháp MRP 14 Hình 6: Phương pháp JIT 15 Hình 7: Lưu đồ xử lý đặt hàng xử lý thủ công 19 Hình 8: Lưu đồ xử lý đặt hàng môi trường xử lý máy 20 Hình 9: Quy trình nhận hàng 21 Hình 10: Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ phải trả 24 Hình 11: Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ, không sử dụng chứng từ toán 25 Hình 12: Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn – theo dõi cơng nợ, sử dụng chứng từ tốn 26 Hình 13: So sánh đối sánh ba chiều truyền thống cho khoản phải trả với đối sánh hai chiều sử dụng Hệ thống toán biên lai đánh giá (ERS) 27 Hình 14: Lưu đồ xử lý tốn tiền thủ cơng cơng ty ABC 29 Hình 15: Lưu đồ xử lý tốn tiền thủ cơng cơng ty ABC 30 Hình 16: Tổ chức máy kế tốn cơng ty 34 Hình 17: Sơ đồ dịng liệu cấp hoạt động đặt hàng 36 Hình 18: Lưu đồ hoạt động đặt hàng 37 Hình 19: Lưu đồ quy trình nhận hàng 38 Hình 20: Lưu đồ quy trình ghi nhận nợ phải trả toán 39 Document continues below Discover more from: Accounting Information System AIS01 Trường Đại học… 120 documents Go to course LIVE DNTN 0711 awghgagaw Accounting Informatio… 100% (1) AI system for accounting Accounting Information… None Đề thi CK ESP111 TACN1 27 Accounting Information… None 101 ielts reading past papers-26-30 Accounting Information… None Mau 10-SV Bìa KLTN I Quy trình chi tiêu - aaaaaaaaaaaaaaaa Accounting Information… None Giới thiệu chu trình chi tiêu 1.1 Khái niệm chu trình chi tiêu 13 Superbill Work Queue - 11 Accounting Information… Hình 1: Context diagram of Expenditure cycle Chu trình bán hàng hay chu trình chi tiêu (Expenditure cycle) tập hợp hoạt động kinh doanh hoạt động thu thập thông tin mang tính tuần hồn doanh nghiệp liên quan đến việc mua hàng toán với người bán hàng cung cấp dịch vụ Bao gồm hoạt động chính: hoạt động nhận u cầu, tìm kiếm người cung cấp đặt hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt động chấp nhận hố đơn theo dõi cơng nợ, hoạt động tốn cơng nợ None Hình 2: Level Data Flow Diagram for the Expenditure Cycle Để đạt mục tiêu giảm thiểu chi phí mua chi phí bảo quản hàng dịch vụ, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải đưa định loại hàng số lượng cần mua tối ưu, mức tồn kho khả cung cấp bao nhiêu?, cung cấp chất lượng dịch vụ tốt với giá tốt nhất? hay phải làm để cải thiện hiệu độ xác chức hậu cần đến tối ưu dòng tiền, chuẩn bị nguồn lực cách thức liên quan cách xem xét làm để tổ chức trì đủ tiền mặt để tận dụng khoản chiết khấu nhà cung cấp cung cấp? Làm tổ chức hợp việc mua hàng đơn vị để có mức giá tối ưu? Làm cách để quản lý khoản toán cho nhà cung cấp để tối đa hóa dịng tiền? 1.2 Tổng quan chu trình chi tiêu 1.2.1 Mối quan hệ hệ thống thông tin chu trình chi tiêu Đối với đối tác bên ngồi chu trình chi tiêu, việc trao đổi thông tin chủ yếu diễn doanh nghiệp với nhà cung cấp Còn bên doanh nghiệp, thông tin liên quan đến nhu cầu đặt hàng hóa, ngun vật liệu chu trình chi tiêu gắn liền với chu trình doanh thu sản xuất, kiểm sốt hàng tồn kho phịng ban bên doanh nghiệp Hàng hóa hay nguyên vật liệu vận chuyển tới địa điểm giao hàng cho khách hàng thơng báo nhận hàng lưu trữ nguồn chu trình chi tiêu Đồng thời, liệu chi phí liên quan từ đưa đến sổ chung phận báo cáo để lập báo cáo tài báo cáo quản trị Các hoạt động chu trình chi tiêu hình ảnh phản chiếu hoạt động thực chu trình doanh thu Những mối liên kết chặt chẽ hoạt động chu trình chi tiêu người mua hoạt động chu trình doanh thu người bán có ý nghĩa quan trọng việc thiết kế hệ thống thông tin kế toán hai phận Cụ thể, cách áp dụng phát triển CNTT cho hoạt động chu trình chi tiêu tái cấu trúc, doanh nghiệp tạo hội cho nhà cung cấp tổ chức lại hoạt động chu trình doanh thu Ngược lại, sử dụng CNTT để thiết kế lại chu trình doanh thu cơng ty tạo hội cho khách hàng sửa đổi chu trình chi tiêu họ Trên thực tế, thay đổi hoạt động cơng ty địi hỏi thay đổi tương ứng hoạt động công ty khác mà có mối quan hệ kinh doanh Ví dụ, nhà sản xuất ô tô lớn nhiều nhà bán lẻ lớn, Walmart, yêu cầu nhà cung cấp họ gửi hóa đơn qua trao đổi liệu điện tử (EDI) không không tiếp tục giao dịch Do đó, nhà cung cấp phải sửa đổi hệ thống thơng tin kế tốn họ để kết hợp sử dụng EDI 1.2.2 Chu trình chi tiêu cơng ty AOE Trong chu trình chi tiêu cơng ty AOE bao gồm nhiều hoạt động, điển hình như: Hoạt động yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp đặt hàng: Bất kỳ phận gửi yêu cầu mua hàng phận kiểm sốt hàng tồn kho chịu trách nhiệm Hoạt động nhận hàng: Các nhà cung cấp lớn gửi thông báo điện tử đợt giao hàng tới Hầu hết nhà cung cấp sử dụng mã vạch RFID (định danh tần số vô tuyến) gắn thẻ sản phẩm họ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đếm hàng hóa Hoạt động chấp nhận hố đơn theo dõi công nợ: Sau yêu cầu mua hàng chấp thuận, hệ thống tìm kiếm tệp tổng thể hàng tồn kho để xác định nhà cung cấp ưu tiên cho mặt hàng Sau đó, hệ thống tạo đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp thông qua EDI Các khoản nợ phải trả thơng báo để hệ thống lập kế hoạch cho cam kết tài chờ xử lý Hoạt động tốn cơng nợ: AOE thực toán cho số nhà cung cấp lớn cách sử dụng trao đổi liệu điện tử tài (FEDI) in séc Tại phịng kế tốn phải trả, nhân viên vào liên nhận từ thủ quỹ thông tin lưu trữ để tiến hành đối chiếu ghi sổ chi tiết phải trả Sau đính kèm đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng phiếu chi xét duyệt lưu trữ theo bảng chữ Tại phòng kế toán tiền, nhân viên vào liên phiếu chi nhận từ thủ quỹ trữ để tiến hành đối chiếu ghi sổ nhật ký chi tiền, phiếu chi đối chiếu lưu trữ theo ngày 5.2.2 Lưu đồ xử lý tốn tiền máy Hình 15: Lưu đồ xử lý tốn tiền thủ cơng cơng ty ABC Hoạt động tốn tiền máy bắt đầu kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn toán Kế toán toán phải xử lý theo dõi hoạt động phải trả từ liệu phải trả khách hàng Sau kế tốn viên bắt đầu kiểm tra liệu, xác định hợp đồng hay công nợ đến hạn toán lập phiếu chi từ sở liệu mà doanh nghiệp lưu hợp đồng chưa toán, phải trả người bán Kế toán tiền chuyển cho phận quỹ xét duyệt phiếu chi qua chứng từ liên từ việc xử lý thủ công việc chi tiền từ sổ quỹ Những chứng từ phiếu chi liên liên xử lý qua kế toán phải trả hoạt động xử lý nhận tiền 30 Chứng phiếu chi liên kế toán xác nhận sau họ kiểm tra liệu, cập nhật toán theo chứng từ phiếu chi liên theo ngày từ hợp đồng chưa toán, phải trả người bán lưu trữ file Sau hoàn thành xong bước này, hoạt động toán máy chấm dứt 5.3 Chứng từ sử dụng hoạt động tốn cơng nợ - Giấy báo trả tiền: người bán lập gửi cho khách hàng nhằm thông báo khoản nợ đến hạn cần toán - Biên lai, biên nhận: người bán lập xác nhận số tiền thu từ khách hàng - Phiếu chi: chứng từ ghi nhận thông tin thực tế chi tiền mặt - Séc tốn: chứng từ có giá trị tiền - Chứng từ toán (disbursement voucher): - Dữ liệu lưu trữ bao gồm: Số chứng từ toán; Số đặt hàng; Số hóa đơn; Tên người bán; Số tiền tốn… 5.4 Rủi ro biện pháp kiểm sốt Khơng tận dụng chiết khấu mua hàng để toán nhanh chóng Các hóa đơn phê duyệt phải nộp trước ngày đáo hạn hệ thống phải thiết kế để theo dõi ngày đến hạn hóa đơn in danh sách định kỳ tất hóa đơn chưa tốn (kiểm sốt 18.1) Ngân sách dịng tiền (kiểm sốt 18.2) cho biết dịng tiền vào dự kiến cam kết chưa toán giúp cơng ty lập kế hoạch sử dụng chiết khấu mua hàng có sẵn Rủi ro trả tiền cho phần hàng không thực nhận Cách kiểm soát tốt để ngăn chặn mối đe dọa so sánh số lượng ghi hóa đơn nhà cung cấp với số lượng người kiểm soát hàng tồn kho nhập, người chấp nhận chuyển hàng hóa từ phận nhận hàng xác minh số lượng báo cáo nhận hàng (kiểm soát 19.1) Hầu hết cơng ty dựa vào kiểm sốt ngân sách xem xét cẩn thận chi phí phận (kiểm soát 19.2) để vấn đề tiềm ẩn cần điều tra Ngoài ra, việc hoàn trả chi phí lại giải trí nhân viên cần đặc biệt ý lĩnh vực thường xảy gian lận xu hướng công nghệ giúp nhân viên dễ dàng gửi yêu cầu bồi thường gian lận Do đó, nhiều tổ chức yêu cầu nhân viên nộp chứng bổ sung, chẳng hạn chương trình hội nghị xác định người tham dự, để chứng minh họ thực thực chuyến (kiểm soát 19.3) Thêm vào đó, cơng ty u cầu tất nhân viên sử dụng thẻ tín dụng cơng ty để lại (kiểm sốt 19.4), điều đảm bảo tổ chức nhận kiểm tra đầy đủ tất khoản phí tín dụng vào tài khoản 31 Rủi ro toán trùng lặp Để kiểm sốt vấn đề này, hóa đơn chấp thuận tốn kèm với gói chứng từ hoàn chỉnh (đơn đặt hàng báo cáo nhận hàng) (kiểm soát 20.1); Chỉ nên toán gốc hóa đơn (kiểm sốt 20.2); Khi hóa đơn tốn, hóa đơn gói chứng từ phải hủy bỏ (được đánh dấu “đã toán”) theo cách ngăn việc gửi lại chúng (kiểm sốt 20.3) Tuy nhiên, không đảm bảo thủ tục hồn tồn xác 100% nên phải thường xun kiểm tra khoản toán để tránh gửi lại Rủi ro nghiêm trọng bước hành vi trộm cắp biển thủ tiền Phải hạn chế tiếp cận tiền mặt, séc trắng máy ký séc (kiểm soát 21.1) Séc phải đánh số thứ tự nhân viên thu ngân hạch toán định kỳ (kiểm soát 21.2) Kiểm soát truy cập nghiêm ngặt tất giao dịch EFT gửi (kiểm soát 21.3) quan trọng Giao dịch ngân hàng trực tuyến cần phải giám sát liên tục Chỉ định máy tính cụ thể sử dụng cho ngân hàng trực tuyến (kiểm soát 21.4), để hạn chế quyền truy cập vào máy tính người có liên quan trực tiếp Các khoản giải ngân gian lận, đặc biệt việc phát hành séc cho nhà cung cấp ảo, loại gian lận phổ biến Việc phân chia nhiệm vụ phù hợp (kiểm soát 21.6) làm giảm đáng kể rủi ro mối đe dọa Séc vượt số tiền định u cầu cần có hai chữ ký (kiểm sốt 21.7), cung cấp đánh giá độc lập khác việc chi tiêu Cuối cùng, người khơng tham gia xử lý thu chi tiền mặt nên đối chiếu tất tài khoản ngân hàng (kiểm sốt 21.8) để đảm bảo tính xác ngăn chặn biển thủ tiền mặt Quyền truy cập vào danh sách nhà cung cấp phê duyệt nên bị hạn chế (kiểm soát 21.9) thay đổi danh sách phải xem xét phê duyệt cẩn thận Rủi ro biển thủ giảm thiểu cách định kỳ kiểm kê số dư quỹ khoản thu không báo trước cách yêu cầu người phụ trách quỹ tiền mặt nhỏ chịu trách nhiệm thiếu hụt phát kiểm toán đột xuất (kiểm sốt 21.12) Trộm cắp xảy thông qua thay đổi séc Máy kiểm tra bảo vệ (kiểm sốt 22.1) giảm rủi ro mối đe dọa cách in số lượng màu đặc biệt Nhiều ngân hàng cung cấp dịch vụ gọi Thanh tốn tích cực đặc biệt để giúp bảo vệ công ty khỏi séc gian lận (kiểm soát 22.3) Rủi ro với vấn đề dòng tiền Lập kế hoạch giảm sốt chi tiêu để kiểm sốt dịng tiền (kiểm soát 23.1) cách tốt để giảm thiểu mối đe dọa 32 II Phân tích tình hình Việt Nam/ Bài học cho Việt Nam Giới thiệu công ty 1.1 Giới thiệu chung doanh nghiệp Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH THỨC ĂN CHĂN NI G&H Tên quốc tế: G&H FEEDS LIMITED COMPANY Địa chỉ: Lô B3.3- QL 1A- KCN Hòa Phú, ấp Thạnh Hưng, xã Hòa Phú, Xã Hòa Phú, Huyện Long Hồ, Vĩnh Long 1.2 Ngành nghề kinh doanh Công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H (G&H Feeds limited company) thuộc Khu công nghiệp Hịa Phú, Vĩnh Long cơng ty TNHH thành viên trở lên 100% vốn đầu tư Malaysia Ngành nghề kinh doanh gồm: ● Sản suất thức ăn chăn nuôi cho gia súc, gia cầm; ● Bán buôn thức ăn nguyên vật liệu làm thức ăn cho gia súc, gia cầm; ● Kinh doanh xuất nhập nguyên liệu thức ăn chăn nuôi Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý Công ty TNHH Thức ăn Chăn ni G&H có gần 120 nhân viên, đào tạo chuyên sâu kiến thức kỹ cần thiết ngành Trong công ty, hoạt động sản xuất mua bán điều hành Ban giám đốc, với phịng khác nhằm hỗ trợ cho việc định Ban giám đốc Mỗi phòng ban đảm nhiệm chức khác điều hành Trưởng phòng 33 Chức nhiệm vụ Ban giám đốc Các phòng ban: - Ban Giám đốc: Lãnh đạo công ty, đưa định sản xuất kinh doanh cơng ty - Phịng kinh doanh: Tìm hiểu thơng tin nhà cung cấp nguyên vật liệu chất lượng, giá để tìm nguồn nguyên vật liệu chất lượng với giá phù hợp, nhằm tối ưu chi phí sản xuất Trực tiếp chịu trách nhiệm đàm phán thực hoạt động mua nguyên vật liệu trên, hoạt động marketing bán hàng - Phòng nhân sự: Chịu trách nhiệm Quản trị nguồn nhân lực công ty Cụ thể, Phịng nhân quản lý Quy trình tuyển dụng lên kế hoạch nhân sự, tổ chức thực vấn đào tạo, định hướng cho nhân viên Ngồi ra, Phịng nhân cịn chịu trách nhiệm Tiền lương, Các khoản phải nộp khác cho cơng nhân viên - Phịng tài chính: Có nhiệm vụ Quản lý trình Chi tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài cần thiết - Phịng kế tốn: Ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào Hệ thống kế toán doanh nghiệp Đưa báo cáo, phân tích tình hình doanh nghiệp nhằm mục đích quản trị bên (Ban giám đốc) cung cấp thơng tin cần thiết ngồi thị trường (Cơ quan thuế, Nhà đầu tư) Quản lý hồ sơ, sổ sách doanh nghiệp - Phòng quản đốc sản xuất: Kiểm soát hàng tồn kho Giám sát sản xuất sản phẩm cung ứng cho thị trường nội địa với chất lượng tốt theo tiêu chuẩn mà phòng KCS kiểm tra lấy mẫu Hàng tháng phối hợp với phòng kế toán kiểm kê hàng tồn kho để lên báo cáo xử lý hàng cuối kỳ để tránh trường hợp xuất hàng hạn sử dụng tình trạng xuất thừa thiếu hàng 2.2 Tổ chức máy kế tốn Hình 16: Tổ chức máy kế tốn cơng ty 34 tháng - Kế tốn trưởng: + Giám sát tồn hoạt động phịng kế tốn + Tổ chức cơng tác Kế tốn cho nhân viên, người chịu trách nhiệm trước giám đốc cấp xác số liệu việc chấp hành chế độ kế toán theo quy định nhà nước + Tham mưu cho Ban Giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo tài + Đối chiếu duyệt chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên + Hướng dẫn bổ sung thiếu sót phần hành nhân viên - Kế toán tổng hợp + Thu thập, tổng hợp số liệu từ sổ sách để lập Báo cáo tài + Cùng với Kế tốn trưởng phân tích tình hình tài công ty thời điểm phát hành cáo cáo, để cung cấp thơng tin tài cho Ban Giám đốc để lập chiến lược kinh doanh nhằm mục đích quản trị theo quý theo năm - Kế toán nguyên vật liệu: + Chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình xuất - nhập – tồn chất lượng nguyên vật liệu để có báo cáo kịp thời đến Ban giám đốc + Tổng hợp số liệu sổ sách cho Kế toán tổng hợp - Kế tốn tốn: Thực cơng tác kế tốn phần hành cơng nợ phải thu, phải trả tạm ứng nhân viên - Kế tốn bán hàng: Xuất hóa đơn, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng, lưu trữ hóa đơn Hàng tháng kiểm tra hóa đơn đầu với đơn hàng - Thủ quỹ: Thu tiền, chi tiền phát sinh nghiệp vụ chi tiền mặt Phối hợp với Ban Giám đốc kiểm kê quỹ hàng tháng có yêu cầu 2.3 Chế độ kế tốn Cơng ty sử dụng thức hệ thống sổ kế toán, Chứng từ ghi sổ Căn vào hệ thống tài khoản khoản doanh nghiệp yêu cầu quản lý để mở đầy đủ sổ kế toán tổng hợp chi tiết Khi cần có thay đổi nhân viên, kế toán trưởng tổ chức việc bàn giao ký xác nhận vào biên bàn giao Các loại sổ sách kế toán sử dụng: - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ - Sổ chi tiết theo dõi công nợ - Sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản - Các báo cáo kế toán 35 Hệ thống sổ kế toán phản ánh cung cấp kịp thời tình hình tài sản, nợ phải trả nguồn vốn, việc mua nguyên vật liệu bán hàng, để đưa phân tích tài từ giúp lãnh đạo công ty định đắn kịp thời phương án kinh doanh Quy trình xử lý 3.1 Đặt hàng nhà cung cấp Đây hoạt động chu trình mua nguyên vật liệu doanh nghiệp, tiến hành sau: - Mỗi tháng, sau thực công tác kiểm kê số lượng hàng tồn kho, nhận thấy nguyên vật liệu kho tồn đọng có u cầu đơn đặt hàng yêu cầu số lượng nguyên vật liệu lớn, phòng quản đốc sản xuất thơng báo cho phịng kinh doanh tình hình tồn ngun vật liệu Từ đó, nhân viên phịng kinh doanh cơng ty lập bảng dự trù phiếu yêu cầu mua hàng - Bảng dự trù Phiếu yêu cầu mua hàng gửi tới trưởng phòng kinh doanh kiểm tra ký xác nhận, sau gửi lên cho Ban giám đốc ký duyệt Phiếu yêu cầu mua hàng sau ký duyệt chuyển phòng kinh doanh Phòng kinh doanh thực thủ tục lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Sau trao đổi với nhà cung cấp nguyên vật liệu cần mua lập đơn đặt hàng, chuyển cho Ban Giám đốc ký duyệt - Đơn đặt hàng lập làm liên, liên lưu giữ phận, liên gửi cho người bán, liên cịn lại gửi cho phận Kế tốn tốn - Sau đặt mua nguyên vật liệu, nhân viên phòng kinh doanh xuống kho trao đổi việc chuẩn bị nhập kho Hoạt động đặt hàng với người cung cấp mơ tả qua sơ đồ dịng liệu chi tiết sau: Hình 17: Sơ đồ dịng liệu cấp hoạt động đặt hàng 36 Hình 18: Lưu đồ hoạt động đặt hàng 37 3.2 Nhận hàng Hình 19: Lưu đồ quy trình nhận hàng Sau đặt hàng, nhà cung cấp đưa ngày giao hàng cố định, đến ngày này, nhà cung cấp tiến hành giao hàng phiếu giao hàng cho doanh nghiệp theo nơi thỏa thuận trước Bộ phận nhận hàng kiểm tra hàng hóa giao với đơn đặt hàng trước để đảm bảo hàng hóa đủ số lượng chất lượng Khi hàng hóa kiểm tra xong, phận lập Biên nhận hàng dựa số thực tế nhận Tiếp theo, phiếu giao hàng kiểm tra chuyển phận kho, Biên nhận hàng lưu trữ file gốc doanh nghiệp Đơn đặt hàng chuyển cho Phòng kinh doanh Bộ phận kho sau nhận phiếu giao hàng tiến hành lập Phiếu nhập kho lượng hàng vừa giao Phiếu nhập kho lập thành liên đưa cho phận nhập kho ký Liên thứ chuyển cho phận kế tốn NVL tính giá thành, giá nhập kho, liên thứ hai đưa 38 cho phận Kế toán toán để làm thủ tục toán, liên lưu phận lưu kho liên này, thủ kho tiến hành lập ký vào thẻ kho nhận việc nhập kho nguyên vật liệu Phiếu giao hàng kiểm tra trả lưu phận nhận hàng 3.3 Ghi nhận nợ phải trả toán người bán Hình 20: Lưu đồ quy trình ghi nhận nợ phải trả toán Sau phận kho lập Phiếu nhập kho, nhân viên kho thông báo cho phận kinh doanh để trao đổi với nhà cung cấp để xuất hóa đơn Khi người bán xuất hóa đơn chuyển cho phận kinh doanh, phịng kinh doanh đưa cho phịng kế tốn toán Sau đối chiếu kiểm tra số lượng đơn đặt hàng, phiếu nhập kho khớp với hóa đơn xuất, phịng kế tốn chấp nhận toán, ghi nhận nghĩa vụ toán tiến hành lập Ủy nhiệm chi Phiếu nhập kho, Đơn đặt hàng, Hóa đơn lưu phận Ủy nhiệm chi gửi đến trình Ban giám đốc để giám đốc ký xét duyệt để thực toán Ủy nhiệm chi sau phê duyệt chuyển qua cho ngân hàng công ty thực toán chuyển khoản cho nhà cung cấp Ngân hàng nhận UNC xét duyệt tiến hành tốn cho bên nhà cung cấp, sau UNC gửi công ty sau toán Kế toán toán nhận UNC toán tiến hành ghi sổ chi tiết nghiệp vụ phát sinh, UNC lưu phận 39 Nhận xét học rút 4.1 Nhận xét Đặt hàng Đơn đặt hàng lập liên, với số lượng số phận khác khơng có đơn đặt hàng để sử dụng có nhu cầu Bộ phận nhận hàng, nhập ngun vật liệu vào khơng có đơn đặt hàng để làm sở đối chiếu, kiểm tra nhận hàng nên nhận hàng không xác định lơ hàng người bán chuyển đến có xác mẫu mã số lượng lô hàng mà công ty đặt hàng với người bán hay khơng Vì vậy, đơn đặt hàng nên lập thêm 01 liên nữa, liên gửi cho phận nhận hàng để giám sát việc nhập nguyên vật liệu vào kho Việc phận kinh doanh kiêm nhiệm nhiệm vụ mua hàng dễ dẫn đến nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp, gây thiệt hại cho đơn vị Để kiểm sốt tốt, cần có phận mua hàng riêng tổ chức độc lập với phòng ban khác chịu trách nhiệm thực nghiệp vụ mua ngun vật liệu từ bên ngồi Tuy nhiên, Cơng ty G&H cơng ty có quy mơ vừa nhỏ, việc tổ chức phận mua hàng kiến cho chi phí thực thủ tục vượt lợi ích Do đó, nhóm đề xuất khâu mua hàng nên giao cho cá nhân độc lập giám sát chặt chẽ, tách biệt với phòng kinh doanh Nhận hàng Nhìn chung, chu trình nhận hàng cơng ty đáp ứng tiêu chuẩn bước rõ ràng Tuy nhiên, việc phận kinh doanh phận kho sử dụng chung 01 liên đặt hàng gây nhiều khó khăn việc theo dõi có nhiều khó khăn, thủ tục rắc rối Vì cần có liên đặt hàng để sẵn phận để quy trình nhận hàng diễn nhanh chóng Bên cạnh đó, quy mơ cơng ty nhỏ nên để giảm thiểu chi phí công ty không không nên chia phận nhận hàng phận kho mà nên nhập chung lại phận nhận hàng để đảm bảo quy trình nhanh chóng, rõ ràng tiết kiệm chi phí cho cơng ty Thanh tốn Ưu điểm dễ nhận thấy quy trình tốn cơng ty sử dụng hình thức tốn lập ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng Đây hình thức tốn thuận tiện, nhanh chóng tránh rủi ro xảy tiền, toán sai hay việc gian lận biển thủ tài sản Ngoài ra, UNC lập thành liên để gửi cho BGD, công ty nên lập UNC làm liên, liên gửi cho ngân hàng, liên lưu đơn vị để dễ dàng cho việc kiểm soát giảm bớt thủ tục phức tạp Việc kế toán nợ phải trả kế toán toán phải tách làm hai phận riêng biệt để tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế 40 toán nợ phải thu đảm nhiệm ln vai trị làm kế tốn tốn dễ dẫn đến khả sai phạm, gian lận Sự tách rời hai chức kiểm tra, chấp nhận toán (do kế toán toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để toán biện pháp kiểm sốt hữu hiệu Thêm vào đó, Ban Giám đốc xét duyệt UNC nên có đầy đủ chứng từ làm xét duyệt việc xét duyệt chi quỹ nên giao phận khác thực Đặc biệt trường hợp vắng mặt ban giám đốc đơn vị giảm bớt khối lượng công việc Ban Giám đốc 4.2 Bài học rút Mặc dù chu trình chi tiêu cơng ty thức ăn chăn ni G&H cịn nhiều hạn chế, nhiên đảm bảo yêu cầu cần thiết cho hoạt động công ty Tuy nhiên, để đảm bảo cho mở rộng phát triển lâu dài, công ty nên thiết lập phận kiểm soát nội hồn thiện chu trình chi tiêu Các doanh nghiệp Việt Nam cần ứng dụng hệ thống thông tin kế tốn cách rộng rãi lý sau Thứ nhất, hỗ trợ cải thiện tính cạnh tranh cho doanh nghiệp Trong thời đại ngày nay, vai trò hệ thống thơng tin kế tốn làm nhiệm vụ lưu trữ xử lý thông tin, nhằm cung cấp thơng tin hữu ích phục vụ cho định quan trọng doanh nghiệp, vừa cầu nối cho hệ thống quản trị hệ thống tác nghiệp Thứ hai hỗ trợ việc đưa định cho doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế tốn góp phần làm giảm chi phí, giảm thời gian cho doanh nghiệp sử dụng Khi sử dụng hệ thống thông tin này, nhà kinh doanh tránh sai sót lưu trữ thơng tin Cuối hỗ trợ nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp ngày vươn xa thị trường kinh doanh Trong hệ thống thơng tin quy trình xử lý liệu, hoạt động kiểm tra, rà soát, phát rủi ro xuyên suốt hoạt động thực cần thiết Việc kiểm tra cần thực cẩn trọng nhiều biện pháp phòng tránh rủi ro cẩn thận bước nhập liệu đầu vào: bảng dự trù, hố đơn có số liệu mã hóa ngắn gọn, rõ ràng, dễ lọc thơng tin, IV Kết luận Chu trình chi tiêu chu trình quan trọng chu trình kinh doanh doanh nghiệp Mục tiêu quản lý chu trình đảm bảo tất nghiệp vụ liên quan theo dõi cách đầy đủ xác Để xử lý thơng tin cho chu trình chi tiêu phải xem xét hoạt động dịng thơng tin chu trình thể qua sơ đồ dịng liệu, tổ chức thông tin, luân chuyển chứng từ như: gửi đơn đặt hàng; nhận hàng từ nhà cung cấp; ghi nhận nợ phải trả; toán với người bán Có nhiều rủi ro khác xảy chu trình, vấn đề nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải lường trước nhận diện loại rủi ro có 41 biện pháp quản lý hiệu Vì vậy, hoạt động kiểm sốt chu trình nhằm để đảm bảo an tồn cho liệu, thơng tin chương trình nhằm thực có hiệu chu trình chi tiêu doanh nghiệp 42 More from: Accounting Information System AIS01 Trường Đại học… 120 documents Go to course LIVE DNTN 0711 awghgagaw Accounting Informatio… 100% (1) AI system for accounting Accounting Information… None Đề thi CK ESP111 TACN1 27 Accounting Information… None 101 ielts reading past papers-26-30 Accounting Information… None Recommended for you KLE - BIG4 Practice 23 TEST accounting 146 100% (2) ACCA AFM Note Opentution accounting 100% (1) Letter of apology ịiifb vvhughfdb hfbufibhi accounting 100% (1) - sách hay accounting 100% (1)