Hoạt động chấp nhận hoá đơn và theo dõi công nợ: Sau khi yêu cầu mua hàng đã được chấp thuận, hệ thống sẽ tìm kiếm tệp tổng thể hàng tồn kho để xác định nhà cung cấp ưu tiên cho mặt hàng
Giới thiệu chu trình chi tiêu!
Khái niệm chu trình chi tiêu!
Hình 1: Context diagram of Expenditure cycle
Chu trình bán hàng, hay còn gọi là chu trình chi tiêu, là một chuỗi các hoạt động kinh doanh và quy trình thu thập thông tin diễn ra liên tục trong doanh nghiệp, liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp hoặc dịch vụ.
Các hoạt động chính trong quy trình bao gồm: tiếp nhận yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp và đặt hàng, nhận hàng, chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ, cùng với việc thanh toán công nợ.
Để giảm thiểu chi phí mua và chi phí bảo quản hàng hóa, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần đưa ra quyết định chính xác về loại hàng và số lượng tối ưu cần mua, mức tồn kho và khả năng cung cấp Họ cũng phải xác định nhà cung cấp nào cung cấp chất lượng và dịch vụ tốt nhất với giá hợp lý Ngoài ra, cần cải thiện hiệu quả và độ chính xác của chức năng hậu cần để tối ưu dòng tiền, chuẩn bị nguồn lực và duy trì đủ tiền mặt nhằm tận dụng các khoản chiết khấu từ nhà cung cấp Cuối cùng, việc hợp nhất mua hàng giữa các đơn vị và quản lý thanh toán cho nhà cung cấp là rất quan trọng để tối đa hóa dòng tiền.
Tổng quan về chu trình chi tiêu!
1.2.1 Mối quan hệ trong hệ thống thông tin của chu trình chi tiêu Đối với các đối tác bên ngoài trong chu trình chi tiêu, việc trao đổi thông tin chủ yếu sẽ diễn ra giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp Còn bên trong doanh nghiệp, thông tin liên quan đến nhu cầu đặt hàng hóa, nguyên vật liệu trong chu trình chi tiêu gắn liền với chu trình doanh thu và sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho và các phòng ban bên trong doanh nghiệp Hàng hóa hay nguyên vật liệu khi được vận chuyển tới địa điểm giao hàng cho khách hàng thì thông báo nhận được hàng sẽ được lưu trữ tại các nguồn của chu trình chi tiêu Đồng thời, dữ liệu về chi phí liên quan sẽ từ đó đưa đến sổ cái chung và bộ phận báo cáo để lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Các hoạt động trong chu trình chi tiêu phản ánh các hoạt động cơ bản trong chu trình doanh thu, cho thấy mối liên kết quan trọng giữa người mua và người bán Việc áp dụng công nghệ thông tin mới vào chu trình chi tiêu giúp doanh nghiệp tạo cơ hội cho nhà cung cấp cải tổ chu trình doanh thu Ngược lại, việc thiết kế lại chu trình doanh thu thông qua CNTT cũng cho phép khách hàng điều chỉnh chu trình chi tiêu của họ.
Thay đổi trong hoạt động của một công ty thường dẫn đến việc các công ty khác có mối quan hệ kinh doanh phải điều chỉnh hoạt động của mình để phù hợp.
Các nhà sản xuất ô tô lớn và các nhà bán lẻ lớn như Walmart yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn qua trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) để duy trì mối quan hệ giao dịch.
Do đó, các nhà cung cấp đó phải sửa đổi hệ thống thông tin kế toán của họ để kết hợp sử dụng EDI
1.2.2 Chu trình chi tiêu của công ty AOE
Trong chu trình chi tiêu của công ty AOE, có nhiều hoạt động quan trọng, bao gồm việc yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp và đặt hàng, nơi bất kỳ bộ phận nào cũng có thể gửi yêu cầu mua hàng, mặc dù bộ phận kiểm soát hàng tồn kho là chính Ngoài ra, hoạt động nhận hàng cũng rất quan trọng, khi các nhà cung cấp lớn gửi thông báo điện tử về các đợt giao hàng Hầu hết các nhà cung cấp sử dụng mã vạch hoặc RFID để gắn thẻ sản phẩm, giúp thuận tiện cho việc đếm hàng hóa.
Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ bắt đầu khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, hệ thống sẽ tìm kiếm tệp tổng thể hàng tồn kho để xác định nhà cung cấp ưu tiên cho mặt hàng Tiếp theo, hệ thống tạo đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp qua EDI Đồng thời, các khoản nợ phải trả được thông báo để hệ thống có thể lập kế hoạch cho các cam kết tài chính đang chờ xử lý.
Hoạt động thanh toán công nợ của AOE bao gồm việc thanh toán cho các nhà cung cấp lớn thông qua trao đổi dữ liệu điện tử tài chính (FEDI), trong khi vẫn sử dụng séc giấy cho các nhà cung cấp nhỏ hơn Khi thực hiện thanh toán qua chuyển khoản điện tử (EFT) hoặc in séc, hệ thống sẽ tự động cập nhật các tệp tài khoản phải trả, hóa đơn mở và sổ cái.
Rủi ro và biện pháp kiểm soát trong xuyên suốt quá trình chi phí!
Các rủi ro chung diễn ra xuyên suốt quá trình chi tiêu
1/ Dữ liệu gốc không chính xác hoặc không hợp lệ -Tất cả các hoạt động của chu trình chi tiêu phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu tích hợp chứa thông tin về nhà cung cấp, hàng tồn kho và các hoạt động mua hàng
Sai sót trong dữ liệu tổng thể của nhà cung cấp có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng, bao gồm việc đặt hàng không được chấp thuận, mua nguyên liệu kém chất lượng, giao hàng trễ hạn, thanh toán gửi đến sai địa chỉ và gian lận liên quan đến các nhà cung cấp không có thật.
Sai sót trong dữ liệu tổng thể về hàng tồn kho có thể gây ra tình trạng sản xuất bị đình trệ do thiếu nguyên liệu quan trọng hoặc dẫn đến việc mua hàng không cần thiết, tạo ra hàng tồn kho dư thừa Bên cạnh đó, sai sót trong dữ liệu gốc mua hàng có thể dẫn đến việc mua sắm tùy tiện, khiến công ty không tận dụng được các khoản chiết khấu thương mại.
1 Kiểm soát toàn bộ quá trình xử lý thông tin
- Ngay từ bước nhập liệu cần thiết kế hình thức dễ nhìn cho người nhập liệu; xóa và lưu trữ những chứng từ gốc,
- Ở bước xử lý: dán nhãn chính xác cho tập tin; tính toán lại con số tổng,
- Xuất dữ liệu cần để ý đối chiếu kết quả với dữ liệu bên ngoài, kiểm soát chuyển giao dữ liệu
2 Giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu gốc
Khi kế toán nhập tên người bán không có trong danh sách phê duyệt, hệ thống sẽ hiển thị bảng hỏi xác nhận có muốn tạo hồ sơ cho nhà cung cấp mới hay không Để tiến hành tạo hồ sơ mới, nhân viên phải nhập mật mã Chỉ những nhân viên có thẩm quyền mới được phép thực hiện thao tác này.
3 Rà soát lại những thay đổi của dữ liệu gốc
Do các biện pháp phòng ngừa không thể đảm bảo hiệu quả 100%, công ty cần thực hiện báo cáo định kỳ về những thay đổi liên quan đến dữ liệu gốc và tiến hành rà soát để đảm bảo tính chính xác của cơ sở dữ liệu.
2 Công bố trái phép thông tin nhạy cảm
Thông tin nhạy cảm như tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp và các khoản chiết khấu đặc biệt mà công ty nhận được từ nhà cung cấp cần được bảo mật cẩn thận.
1 Kiểm soát quyền truy cập Rủi ro lộ thông tin có thể được giảm thiếu bằng cách áp dụng các biện pháp kiểm soát quyền truy cập cho phép những ai được đọc các thông tin này
Để bảo vệ hệ thống khỏi sự truy cập của nhân viên công nghệ thông tin, việc mã hóa thông tin là cần thiết khi lưu trữ hoặc trao đổi giữa công ty và nhà cung cấp Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin không bị tiết lộ.
3 Dữ liệu bị mất, bị hủy Để xây dựng lại cơ sở dữ liệu bị mất hoặc hủy, công ty sẽ phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực và thời gian
1 Sao lưu hoặc khôi phục dữ liệu Doanh nghiệp nên sao lưu dữ liệu định kỳ trong kho lưu trữ đến một hoặc nhiều thiết bị lưu trữ khác để dự phòng trường hợp xấu xảy ra Khi thiết bị chính bị mất dữ liệu, doanh nghiệp còn có dữ liệu để phục hồi lại, hạn chế thiệt hại và mất mát
4 Hiệu suất làm việc yếu kém
VD: Hàng tồn kho là một khoản đầu tư đáng kể của vốn luân chuyển, nếu quản lý không hiệu quả sẽ dẫn đến gia tăng chi phí (hàng
Kế toán cần nắm vững hoạt động của doanh nghiệp để thiết kế báo cáo cung cấp thông tin hữu ích về quản lý hàng tồn kho Việc này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hàng hóa lỗi mốt, mất cắp hoặc chi phí lưu trữ cao do mua sắm thừa Đồng thời, việc thiếu hàng hóa có thể dẫn đến mất khách hàng và giảm doanh thu Ví dụ, thông tin về vòng quay hàng tồn kho cho thấy mức độ luân chuyển hàng hóa, trong khi báo cáo phân loại hàng tồn kho theo tiêu chí giúp xác định sản phẩm có tần suất mua cao, từ đó quản lý chặt chẽ và nhập hàng liên tục để tránh tình trạng cạn kiệt, đảm bảo doanh thu không bị sụt giảm.
Nội dung chu trình chi tiêu!
Đặt hàng (Ordering materials, supplies, and services)!
Hoạt động kinh doanh quan trọng đầu tiên trong chu trình chi tiêu là đặt hàng tồn kho, vật tư hoặc dịch vụ Quá trình này bao gồm việc xác định sản phẩm cần mua, thời điểm mua và số lượng cần thiết, sau đó lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để thực hiện giao dịch.
Hình 3: Quy trình đặt hàng
2.1.1 Xác định mặt hàng, thời gian, số lượng hàng hoá
Các bộ phận như bán hàng, sản xuất và chức năng kiểm soát hàng tồn kho có thể lập phiếu yêu cầu mua hàng để gửi cho trưởng bộ phận xét duyệt và sau đó chuyển đến bộ phận mua hàng Trưởng bộ phận sẽ kiểm tra và xử lý từng yêu cầu để đảm bảo sự phù hợp với mục đích sử dụng Quá trình này cũng cần xem xét tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp và xác định tính cần thiết của việc mua hàng Ba yếu tố quyết định trong việc lập đề nghị mua hàng bao gồm loại hàng, thời gian mua và số lượng Để xác định chính xác những yếu tố này, bộ phận mua hàng cần biết rõ số lượng hàng hóa hiện có trong kho Phương pháp truyền thống quản lý hàng tồn kho yêu cầu duy trì lượng hàng dự trữ đủ để sản xuất không bị gián đoạn.
+ việc sử dụng hàng tồn kho nhiều hơn dự kiến
+ nhà cung cấp chậm giao hàng
Phương pháp số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là một phương pháp truyền thống nhằm tính toán quy mô đặt hàng tối ưu, giúp giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến đặt hàng, lưu trữ và thiếu hụt hàng tồn kho Chi phí đặt hàng bao gồm tất cả các chi phí xử lý giao dịch mua, trong khi chi phí lưu trữ liên quan đến việc bảo quản hàng tồn kho Chi phí stockout phát sinh từ tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho.
Phương pháp này dựa trên giả định rằng tỷ lệ nhu cầu là cố định, thời gian giao hàng không đổi và không cho phép thiếu hàng Chi phí đặt hàng cũng được xem là cố định, không phụ thuộc vào số lượng hàng đặt và không có chính sách chiết khấu Trong phương pháp này, Reorder Point được xác định để biết khi nào cần đặt hàng, thường dựa trên thời gian giao hàng và mức độ an toàn mong muốn nhằm ứng phó với biến động nhu cầu.
Phương pháp EOQ truyền thống trong kiểm soát hàng tồn kho thường dẫn đến việc ghi nhận lượng hàng tồn kho lớn, nhưng việc đầu tư vào dự trữ này không mang lại lợi nhuận Hơn nữa, giả định về nhu cầu người tiêu dùng không đổi là không thực tế, vì nhu cầu thường xuyên thay đổi và không thể chỉ dựa vào một loại sản phẩm duy nhất Chi phí đặt hàng và lưu kho cũng không cố định do sự biến động của thị trường Để khắc phục những vấn đề này, các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại như MRP (Materials Requirements Planning) và JIT (Just In Time) đã được áp dụng MRP tập trung vào việc tối ưu hóa lượng hàng hóa cần thiết bằng cách cải thiện độ chính xác trong dự báo nhu cầu sản xuất, từ đó giảm thiểu chi phí và sự không chắc chắn về thời điểm cần hàng hóa, đặc biệt hiệu quả với các sản phẩm có mẫu nhu cầu dễ dự đoán.
Phương pháp JIT (Just-in-time inventory system) nhằm mục tiêu giảm thiểu tồn kho thực phẩm thành phẩm bằng cách chỉ mua và sản xuất hàng hóa dựa trên doanh số bán hàng thực tế.
Hệ thống Just-In-Time (JIT) đặc trưng bởi việc cung cấp liên tục một lượng nhỏ vật liệu và linh kiện trực tiếp đến các địa điểm cần thiết theo yêu cầu JIT rất hiệu quả cho các sản phẩm có vòng đời ngắn và nhu cầu khó dự đoán.
2.1.2 Rủi ro và kiểm soát
Mặc dù đã có các phương pháp tối ưu hóa số lượng hàng hóa trong kho để giảm chi phí cho công ty, việc xác định nhu cầu hàng hóa cần thiết và thời điểm đặt hàng vẫn tiềm ẩn những rủi ro nhất định.
Việc ghi nhận số lượng hàng tồn kho không chính xác có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa, gây mất doanh thu, hoặc thừa hàng tồn kho, làm tăng chi phí cho công ty Để giảm thiểu rủi ro sai lệch, công ty nên áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên nhằm đảm bảo thông tin về hàng tồn kho luôn được cập nhật Việc ghi nhận mua bán hàng tồn kho liên tục qua phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết và báo cáo tức thì về số lượng hàng hóa, phản ánh chính xác tình trạng hàng tồn kho Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ vào quy trình kiểm kê, như sử dụng máy quét mã vạch, không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
Lỗi có thể xảy ra khi nhân viên cố gắng tiết kiệm thời gian bằng cách quét mã vạch một mặt hàng và nhập số lượng thủ công, dẫn đến sai lệch trong hàng tồn kho Ví dụ, khi khách hàng mua nhiều bịch sữa với giá giống nhau, việc quét mã chỉ một bịch và nhập số lượng có thể gây ra nhầm lẫn Thẻ RFID là giải pháp hợp lý để cải thiện tình trạng này, hoạt động bằng cách sử dụng sóng vô tuyến để truyền dữ liệu từ các chip RFID đến đầu đọc Công nghệ này giúp nhân viên tự động theo dõi hàng tồn kho, giảm thiểu rủi ro mất mát và mất cắp Tuy nhiên, chi phí lắp đặt và sử dụng cao, cùng với khả năng kiểm soát thiết bị hạn chế và dễ bị nhiễu sóng trong môi trường nước và kim loại Để giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí, việc kiểm kê thường xuyên vẫn cần thiết, giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch và đưa ra giải pháp hợp lý, tần suất kiểm kê phụ thuộc vào mức độ quan trọng của từng mặt hàng.
Rủi ro trong việc mua hàng hóa không cần thiết có thể xảy ra khi các đơn vị nhỏ trong cùng một tổ chức đặt nhiều đơn hàng cho cùng một loại sản phẩm, dẫn đến tồn trữ hàng hóa lớn hơn mong muốn và không tận dụng được chiết khấu thương mại Để khắc phục tình trạng này, bộ phận mua hàng cần kiểm tra và xem xét lại các yêu cầu mua hàng trước khi lập phiếu mua Mua hàng tập trung không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng hóa thực sự cần thiết mà còn giảm chi phí và thời gian hoạt động.
Chọn nhà cung cấp!
Sau khi xác định nhu cầu mua hàng hợp lý, bộ phận mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp dựa trên ba yếu tố chính: giá cả, chất lượng hàng hóa và độ tin cậy trong giao hàng Việc đánh giá nhà cung cấp không chỉ dừng lại ở việc so sánh giá, vì chất lượng sản phẩm kém có thể ảnh hưởng đến danh tiếng và gây chi phí phát sinh cho công ty Đặc biệt, độ tin cậy của nhà cung cấp rất quan trọng với các công ty sử dụng hệ thống JIT, bởi giao hàng trễ có thể làm gián đoạn toàn bộ quy trình Khi chọn nhà cung cấp, thông tin của họ cần được ghi vào hồ sơ kiểm kê để tránh lặp lại quy trình lựa chọn cho các đơn hàng sau Ngoài ra, việc lưu trữ danh sách các nhà cung cấp thay thế là cần thiết để đảm bảo nguồn cung liên tục Nhiều công ty cũng thiết lập các thỏa thuận mua hàng đặc biệt với nhà cung cấp quan trọng, như "đơn đặt hàng chung", giúp giảm bớt sự không chắc chắn về nguồn nguyên liệu và hỗ trợ nhà cung cấp trong việc hoạch định năng lực Cuối cùng, sau khi chọn được nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng dựa trên phiếu yêu cầu, và khi nhà cung cấp chấp nhận, đơn đặt hàng sẽ trở thành hợp đồng chính thức.
Yếu tố chính thúc đẩy chi phí trong hoạt động mua hàng là số lượng đơn đặt hàng cần xử lý Giảm số lượng đơn đặt hàng và hợp lý hóa quy trình có thể mang lại tiết kiệm đáng kể Việc sử dụng EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử) giúp cải thiện quy trình mua sắm, cho phép nhà cung cấp truy cập vào hệ thống điểm bán hàng của khách hàng để theo dõi hàng tồn kho và tự động bổ sung sản phẩm khi đạt đến mức đã thỏa thuận Sự sắp xếp này không chỉ cắt giảm chi phí ghi sổ mà còn giảm chi phí xử lý bằng cách loại bỏ nhu cầu tạo và thay đổi đơn đặt hàng chính thức.
2.2.1 Rủi ro và kiểm soát
Rủi ro đầu tiên khi công ty mua hàng hóa là khả năng phải trả giá cao hơn Để tránh điều này, bảng giá hàng hóa cần được lưu trữ và so sánh với giá từ nhà cung cấp Công ty có thể áp dụng phương pháp đấu thầu cho các sản phẩm đặc biệt để tìm mức giá hợp lý Việc kiểm tra đơn hàng và ngân sách cũng giúp giảm thiểu rủi ro Tuy nhiên, việc tìm kiếm giá thấp có thể dẫn đến chất lượng sản phẩm không đảm bảo, gây chậm trễ trong sản xuất và tăng chi phí Do đó, công ty cần chỉ mua hàng từ các nhà cung cấp đã được phê duyệt và theo dõi chất lượng sản phẩm thông qua tỷ lệ hàng hóa không đạt tiêu chuẩn Quản lý mua hàng nên thường xuyên xem xét dữ liệu để duy trì danh sách nhà cung cấp đáng tin cậy.
Một yếu tố quan trọng cần xem xét là độ tin cậy của nhà cung cấp Để giảm thiểu rủi ro, công ty nên lựa chọn các nhà cung cấp có chứng nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế Đồng thời, hệ thống thông tin kế toán cần theo dõi và ghi nhận thông tin liên quan đến hoạt động của nhà cung cấp.
Wal-Mart thường xuyên theo dõi tần suất giao hàng đúng hạn của các nhà cung cấp và áp dụng hình phạt đối với những nhà cung cấp không đạt mục tiêu bằng cách trừ một tỷ lệ phần trăm nhất định từ hóa đơn giao hàng muộn Mua hàng từ các nhà cung cấp chưa được phê duyệt có thể dẫn đến hàng hóa không đạt tiêu chuẩn, giá cao hoặc các vấn đề pháp lý Do đó, cần thiết lập hệ thống chỉ lập đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp đã được phê duyệt Công ty cũng nên xem xét quyền truy cập vào danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt và định kỳ rà soát danh sách để phát hiện các thay đổi không chính xác.
Mối nguy từ nhà cung cấp có thể đến từ việc hối lộ các đại lý thu mua để ảnh hưởng đến sự lựa chọn của họ, dẫn đến việc nhà cung cấp thu hồi số tiền hối lộ qua việc tăng giá hoặc cung cấp hàng kém chất lượng Để ngăn chặn tình trạng này, công ty cần cấm các đại lý nhận quà từ nhà cung cấp, ngoại trừ những món quà nhỏ có giá trị thấp Nếu các quy định không đủ mạnh, việc luân chuyển công việc giữa các đại lý và nhà cung cấp sẽ là biện pháp kiểm soát hiệu quả để giảm thiểu rủi ro Cuối cùng, công ty nên kiểm tra các giao dịch của nhà cung cấp để phát hiện các khoản chi liên quan đến nhân viên của mình.
Các loại chứng từ!
Chứng từ yêu cầu mua hàng (purchase requisition) là tài liệu quan trọng xác định nhu cầu mua hàng từ các bộ phận và gửi đến bộ phận mua hàng Thông tin cơ bản trong yêu cầu mua hàng bao gồm tên hàng, chủng loại, xuất xứ, chất lượng, số lượng, yêu cầu giao hàng về thời gian, địa điểm, phương thức và chữ ký duyệt của trưởng bộ phận Đơn đặt hàng là chứng từ thể hiện yêu cầu của doanh nghiệp đối với người bán, với các thông tin chính như mặt hàng, số lượng, giao hàng và thanh toán Đơn đặt hàng thường được lập thành nhiều liên để thông báo cho các bộ phận liên quan.
Giấy xác nhận đơn hàng, lệnh bán hàng của người bán: là chứng từ để người bán hồi báo cho một đơn hàng được chấp nhận;
Hợp đồng mua bán là văn bản pháp lý được lập khi người bán chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của cả hai bên trong giao dịch.
Hình 7 minh họa lưu đồ xử lý đơn đặt hàng theo phương pháp thủ công Khi có yêu cầu, bộ phận yêu cầu sẽ gửi giấy đề nghị mua hàng đến bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu và tiến hành kiểm tra tính hợp lý của nó bằng cách đối chiếu với báo cáo hàng tồn kho, kế hoạch sản xuất, ngân sách phòng ban và thông tin người bán.
Sau khi hoàn tất kiểm tra, yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đi để xem xét và tổng hợp, nhằm tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Quá trình này sẽ được hoàn tất bằng việc lập đơn hàng và tiến hành ký duyệt.
Kế toán sẽ lập hai loại chứng từ: yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng Đơn đặt hàng được chia thành 5 liên, trong đó liên 5 sẽ được lưu vào sổ theo thứ tự, liên 4 gửi cho nơi yêu cầu, liên 3 cho kế toán phải trả, liên 2 cho nơi nhận hàng, và liên 1 chuyển cho người bán.
Hình 8: Lưu đồ xử lý đặt hàng trong môi trường xử lý bằng máy
Hoạt động đặt hàng bắt đầu từ yêu cầu mua hàng và tạo đơn đặt hàng gửi đến người bán Quá trình này cần thu thập dữ liệu về nhu cầu bổ sung hàng hóa hoặc
Yêu cầu mua hàng là tài liệu xác định nhu cầu mua sắm từ các bộ phận và gửi đến bộ phận mua hàng Đơn đặt hàng là chứng từ thể hiện yêu cầu của doanh nghiệp đối với người bán, thường được lập thành nhiều bản để thông báo cho các bộ phận liên quan.
Nội dung chứng từ bao gồm tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp đối với người bán, như yêu cầu về mặt hàng, số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán.
Tùy thuộc vào khả năng của người bán, một yêu cầu mua hàng có thể yêu cầu lập nhiều đơn đặt hàng Các đơn đặt hàng được lập thành nhiều liên và sau khi người bán chấp thuận, thông báo về đơn đặt hàng sẽ được gửi đến các bộ phận liên quan.
Nhận hàng!
Chu trình!
Hoạt động nhận hàng bao gồm hai nhiệm vụ chính: kiểm tra sự khớp nhau giữa hàng hóa được giao và đơn đặt hàng, sau đó chấp nhận giao hàng và chuyển hàng đến nơi lưu trữ hoặc sử dụng.
+ 01 liên lưu tại bộ phận nhận hàng
+ 01 liên gửi cho kế toán để ghi nhận hàng mua, đồng thời làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng … trước khi thanh toán
+ 01 liên gửi cho bộ phận mua hàng để theo dõi Thông tin về các lần nhận hàng trước sẽ hữu ích cho bộ phận mua hàng ở các lần sau
Sau khi hoàn tất quy trình, hàng hóa sẽ được chuyển giao cho thủ kho để quản lý trong kho nếu có nhập kho, hoặc sẽ được chuyển đến bộ phận sử dụng theo yêu cầu ban đầu nếu không nhập kho.
Khi nhận hàng hóa, nếu có sự không khớp về số lượng, hàng hóa bị hư hỏng hoặc chất lượng kém, bộ phận mua hàng cần liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết Đối với trường hợp giao sai số lượng, nhà cung cấp thường cho phép điều chỉnh hóa đơn Nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc kém chất lượng, nhà cung cấp có thể chấp nhận trả lại hoặc giảm giá Công ty sẽ chuẩn bị một ghi chú ghi nợ và gửi cho nhà cung cấp như tài liệu yêu cầu ghi chú tín dụng.
Rủi ro và biện pháp!
Trong quá trình tiếp nhận hàng hóa, sai sót là điều không thể tránh khỏi Một số rủi ro phổ biến trong quy trình này bao gồm việc hàng hóa bị hư hỏng, thiếu sót về số lượng và nhầm lẫn trong việc phân loại sản phẩm.
Sự sai lệch trong số lượng hàng hóa nhận được thường do sự sơ suất của nhân viên trong quá trình kiểm đếm Việc kiểm đếm chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp báo cáo tồn kho đúng mà còn đảm bảo chi phí chỉ liên quan đến hàng hóa đã đặt Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp thường quy trách nhiệm cho từng cá nhân, yêu cầu nhân viên ký vào báo cáo khi tiếp nhận hàng hóa Quy trình này tạo động lực cho nhân viên làm việc cẩn thận hơn Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng khuyến khích nhân viên phát hiện sai sót bằng chế độ khen thưởng Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng công nghệ như mã code hoặc thẻ RFID để kiểm soát hàng hóa, cùng với phần mềm ERP giúp phát hiện sự khác biệt giữa số lượng hàng mua và hàng đặt, từ đó kịp thời khắc phục sai sót.
Việc xác thực các bên liên quan trong mua sắm dịch vụ gặp nhiều khó khăn hơn so với hàng hóa, do đó, các quy trình giảm thiểu rủi ro cần được áp dụng một cách linh hoạt Sản phẩm dịch vụ cần được kiểm định liên tục trong suốt quá trình thực hiện, thay vì chỉ kiểm tra ở giai đoạn cuối Để quản lý rủi ro hiệu quả, doanh nghiệp cần có một giám sát viên chuyên nghiệp, người này phải có chuyên môn và hiểu biết về chứng từ, hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý chi phí phát sinh Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện sự khác biệt giữa chi phí thực tế và chi phí ước tính, từ đó thực hiện điều chỉnh kịp thời Ngoài ra, việc kiểm tra và kiểm toán định kỳ các hợp đồng mua dịch vụ là cần thiết để ngăn chặn gian lận trong hóa đơn.
Nguy cơ mất hàng tồn kho là một vấn đề nghiêm trọng mà công ty cần chú trọng Quá trình nhận và lưu kho hàng hóa phải được thực hiện cẩn thận, với tất cả chứng từ và tài liệu liên quan được ghi chép rõ ràng trong báo cáo Do đó, công ty nên xem xét quyền tiếp xúc hàng tồn kho và thực hiện kiểm kê định kỳ để đối chiếu dữ liệu, nhằm phát hiện sai lệch kịp thời Hơn nữa, trách nhiệm của từng bộ phận cần được phân chia rõ ràng, ví dụ, nhân viên kiểm soát hàng tồn kho không được phép điều chỉnh hồ sơ mà không có sự xem xét và phê duyệt.
Chấp nhận hoá đơn (approving supplier invoices)!
Quy trình!
Quy trình chấp nhận hóa đơn này bao gồm hai quy trình:
- Chấp nhận hóa đơn mua hàng
- Ghi chép, theo dõi công nợ
Hình 10: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả
Bộ phận kế toán nợ phải trả tiếp nhận hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp để thực hiện thanh toán Nghĩa vụ pháp lý đối với nhà cung cấp phát sinh khi bên mua nhận hàng hóa, nhưng thực tế, nhiều công ty thường ghi nhận các khoản phải trả ngay khi nhận hóa đơn mua hàng.
Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng Sau khi bộ phận tiếp nhận xác minh rằng hàng hóa nhận được khớp với thông tin trên đơn đặt hàng và hóa đơn, doanh nghiệp sẽ đồng ý thanh toán cho nhà cung cấp.
Dữ liệu thông tin của quy trình chấp nhận hoá đơn và theo dõi công nợ
Hóa đơn mua hàng (Invoice) là chứng từ do người bán phát hành, ghi nhận các thông tin quan trọng liên quan đến giao dịch bán hàng, bao gồm tên người mua, mặt hàng bán, số lượng, giá cả, phương thức vận chuyển giao hàng và điều khoản thanh toán.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi; Séc
Dữ liệu lưu trữ bao gồm thông tin chi tiết về hóa đơn mua hàng, như số hóa đơn, số đặt hàng, mã mặt hàng, số lượng, đơn giá và mã người bán.
Phương pháp tổ chức theo dõi công nợ phải trả!
4.2.1 Hệ thống dùng sổ chi tiết phải trả người bán (non-voucher system)
Hệ thống theo dõi nhà cung cấp sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán để quản lý công nợ thanh toán Mỗi hóa đơn đã chấp nhận được phân loại theo từng nhà cung cấp và lưu trữ trong tệp theo dõi hóa đơn mua hàng mở Khi séc được ký để thanh toán, bộ chứng từ bao gồm hóa đơn yêu cầu thanh toán và các tài liệu liên quan như đơn đặt hàng và phiếu nhập kho sẽ được xóa khỏi tệp mở, hóa đơn được đánh dấu là đã thanh toán, và bộ chứng từ sẽ được lưu trữ trong tệp hóa đơn đã thanh toán.
Hình 11: Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ, không sử dụng chứng từ thanh toán
4.2.2 Hệ thống chứng từ (voucher system) Đây là hình thức theo dõi công nợ trên nguyên tắc phân loại công nợ theo từng thời hạn thanh toán Với hệ thống này, thay vì cập nhật khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ con, thì doanh nghiệp lập một chứng từ thanh toán khi họ chấp nhận thanh toán Nội dung trong chứng từ xác định thông tin của nhà cung cấp; liệt kê các hóa đơn chưa thanh toán và cho biết số tiền thực phải thanh toán sau khi trừ đi mọi khoản chiết khấu và trợ giá Bộ phận kế toán nợ phải trả lập bảng kê chứng từ thanh toán cho các hóa đơn đã nhận Sau đó chứng từ thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt và lưu vào sổ theo dõi (sổ đăng ký chứng từ thanh toán) Các chứng từ thanh toán và chứng từ liên quan trực tiếp như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng được lưu trong hồ sơ chứng từ thanh toán chưa thanh toán theo ngày dự định thanh toán Tới ngày cần thanh toán, toàn bộ hồ sơ thanh toán sẽ được chuyển đến bộ phận tài vụ làm các thủ tục thanh toán cụ thể Khi thủ tục thanh toán xong, toàn bộ hồ sơ thanh toán được chuyển trả lại kế toán thanh toán Chứng từ thanh toán cùng chứng từ gốc được lưu trữ trong hồ sơ chứng từ đã thanh toán
Hình 12: Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ, sử dụng chứng từ thanh toán
Hệ thống chứng từ thanh toán mang lại nhiều ưu điểm so với hệ thống sổ chi tiết phải trả người bán Đầu tiên, hệ thống này giúp giảm số lượng tấm séc cần ký phát, cho phép doanh nghiệp gộp nhiều hóa đơn mua hàng vào một chứng từ thanh toán Thứ hai, chứng từ thanh toán có thể được đánh số thứ tự trước, giúp đơn giản hóa việc theo dõi các khoản phải trả trong nội bộ Cuối cùng, hệ thống này tối đa hóa hiệu quả hoạt động khi doanh nghiệp có thể tách biệt thời điểm tiếp nhận hóa đơn và thời điểm thanh toán.
Bằng cách tự động hóa quy trình, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể Một phương pháp hiệu quả để nâng cao hiệu suất là yêu cầu các nhà cung cấp gửi hóa đơn qua hệ thống điện tử.
EDI (Electronic Data Interchange) cho phép tự động khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và nhận báo cáo tương ứng Chỉ những hóa đơn không khớp quy trình này mới cần xử lý thủ công.
Một lựa chọn khác là loại bỏ hóa đơn của nhà cung cấp, vì hầu hết các giao dịch mua định kỳ đều có giá hàng hóa và dịch vụ đã được xác định khi đặt hàng Khi việc nhận hàng hóa hoặc dịch vụ được xác minh, thông tin cần thiết để thanh toán cho nhà cung cấp đã rõ ràng Cách tiếp cận "không có hóa đơn" này được gọi là giải quyết biên lai được đánh giá ERS.
Hệ thống ERS thay thế quy trình đối sánh ba chiều truyền thống, bao gồm hóa đơn của nhà cung cấp, báo cáo nhận hàng và đơn đặt hàng, bằng việc áp dụng đối sánh hai chiều giữa đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng.
Hệ thống thanh toán biên lai được đánh giá (ERS) giúp tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách giảm số lượng tài liệu cần đối chiếu, từ đó giảm thiểu các tài liệu không khớp ERS tự động thực hiện quy trình khớp hai chiều và tạo thanh toán, chỉ cần xem xét thủ công khi có sự khác biệt giữa báo cáo nhận hàng và đơn đặt hàng Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quy trình thanh toán bằng cách sử dụng thẻ mua sắm cung cấp, cho phép nhân viên mua sắm tại các nhà cung cấp chỉ định với giới hạn chi tiêu cụ thể Thẻ mua sắm giúp đơn giản hóa các khoản phải trả và cải thiện quy trình giải ngân tiền mặt, vì công ty chỉ cần thanh toán một lần cho tất cả các giao dịch mua hàng không tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định.
Các rủi ro tiềm tàng và kiểm soát thông tin!
Rủi ro sai sót từ nhà cung cấp có thể xảy ra khi có sự khác biệt giữa giá niêm yết và giá thực tế, hoặc tính toán sai tổng số tiền phải trả Do đó, việc xác minh tính chính xác của hóa đơn nhà cung cấp (kiểm soát 16.1) là cần thiết, bao gồm việc so sánh giá cả và số lượng với đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng Đối với giao dịch mua bằng thẻ, người dùng phải giữ biên lai (kiểm soát 16.2) và kiểm tra tính chính xác của bảng sao kê hàng tháng Ứng dụng phương pháp ERS (kiểm soát 16.3) giúp giảm thiểu sai sót trong hóa đơn, vì các công ty sẽ thanh toán dựa trên việc khớp số lượng hàng nhận được với giá niêm yết khi đặt hàng.
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, chi phí vận chuyển cần được xem xét cẩn thận do tính phức tạp của chúng, tạo ra nhiều cơ hội cho sai sót Để giảm thiểu rủi ro, nhân viên thu mua và kế toán cần được đào tạo về thực tiễn và thuật ngữ vận chuyển Khi tổ chức thu mua chịu trách nhiệm về chi phí, việc sử dụng một hãng vận chuyển duy nhất cho tất cả lô hàng có thể giúp giảm chi phí, nhưng điều này chỉ khả thi nếu các nhà cung cấp tuân thủ yêu cầu Do đó, kiểm toán nội bộ định kỳ là biện pháp quan trọng để xác minh tính chính xác của hóa đơn vận chuyển, đảm bảo công ty không bị tính phí sai.
Sai sót trong ghi nhận khoản phải trả cho nhà cung cấp có thể dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh Để đảm bảo tính toàn vẹn của quy trình, cần xử lý dữ liệu cẩn thận (kiểm soát 17.1) Một biện pháp kiểm soát hiệu quả là so sánh sự khác biệt giữa số dư tài khoản nhà cung cấp và tổng hóa đơn đã xử lý, cả trước và sau khi kiểm tra Ngoài ra, số dư tài khoản nhà cung cấp cần được đối chiếu định kỳ với số tiền trong tài khoản kiểm soát phải trả trong sổ cái chung (kiểm soát 17.2).
Thanh toán công nợ (Cash Disbursement)!
Nội dung!
Hoạt động cuối cùng trong quy trình chi tiêu là thanh toán cho nhà cung cấp, được thực hiện bởi thủ quỹ Thủ quỹ có trách nhiệm tách biệt chức năng lưu ký với chức năng ủy quyền của bộ phận mua hàng và chức năng ghi chép của bộ phận kế toán phải trả Các khoản thanh toán chỉ được thực hiện khi thủ quỹ nhận được gói chứng từ từ kế toán khoản phải trả.
Tổ chức luân chuyển dòng dữ liệu!
5.2.1 Lưu đồ xử lý thanh toán tiền thủ công
Hình 14: Lưu đồ xử lý thanh toán tiền thủ công tại công ty ABC
Kế toán tiền thực hiện quy trình kiểm tra và lập phiếu chi 3 liên sau khi nhận chứng từ, bao gồm hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng từ kế toán thanh toán Các tài liệu này được kiểm tra kỹ lưỡng, sau đó được đính kèm với nhau và gửi đi cùng phiếu chi 3 liên để duyệt thanh toán.
Sau khi nhận phiếu chi 3 liên đã được phê duyệt từ bộ phận xét duyệt thanh toán, thủ quỹ tiến hành chi tiền và ghi sổ quỹ.
Sau khi chi tiền, phiếu chi được phê duyệt sẽ bao gồm ba liên: liên 1 được lưu tại phòng thủ quỹ theo ngày tháng, liên 2 được gửi cho kế toán phải trả, và liên 3 được gửi cho kế toán tiền.
Trong phòng kế toán phải trả, nhân viên sử dụng liên nhận từ thủ quỹ cùng với thông tin lưu trữ để đối chiếu ghi sổ chi tiết phải trả Sau đó, họ sẽ đính kèm đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng và phiếu chi đã được xét duyệt, tất cả được lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái.
Tại phòng kế toán tiền, nhân viên dựa vào liên phiếu chi nhận từ thủ quỹ để đối chiếu và ghi sổ nhật ký chi tiền Các phiếu chi được đối chiếu và lưu trữ theo thứ tự ngày tháng.
5.2.2 Lưu đồ xử lý thanh toán tiền bằng máy
Hình 15: Lưu đồ xử lý thanh toán tiền thủ công tại công ty ABC
Hoạt động thanh toán tiền bắt đầu khi kế toán nhận hồ sơ mua hàng đến hạn thanh toán Kế toán cần theo dõi và xử lý các hoạt động phải trả dựa trên dữ liệu từ khách hàng.
Kế toán viên tiến hành kiểm tra dữ liệu để xác định các hợp đồng và công nợ đến hạn thanh toán Họ lập phiếu chi dựa trên các cơ sở dữ liệu mà doanh nghiệp đã lưu trữ liên quan đến hợp đồng chưa thanh toán và các khoản phải trả cho người bán.
Kế toán tiền chuyển cho bộ phận quỹ thực hiện việc xét duyệt phiếu chi thông qua các chứng từ liên quan Việc xử lý thủ công các khoản chi tiền từ sổ quỹ diễn ra trong quá trình này Các chứng từ phiếu chi liên 2 và liên 3 được kế toán xử lý, bao gồm cả việc phải trả và nhận tiền.
Chứng từ sử dụng trong hoạt động thanh toán công nợ!
- Giấy báo trả tiền: do người bán lập gửi cho khách hàng nhằm thông báo về khoản nợ đến hạn cần thanh toán
- Biên lai, biên nhận: do người bán lập xác nhận số tiền đã thu được từ khách hàng
- Phiếu chi: là chứng từ ghi nhận thông tin thực tế chi tiền mặt
- Séc thanh toán: là chứng từ có giá trị như tiền
- Chứng từ thanh toán (disbursement voucher):
- Dữ liệu lưu trữ bao gồm: Số chứng từ thanh toán; Số đặt hàng; Số hóa đơn; Tên người bán;
Rủi ro và biện pháp kiểm soát!
Việc không tận dụng chiết khấu mua hàng có thể dẫn đến việc thanh toán chậm trễ, do đó, các hóa đơn đã được phê duyệt cần được nộp trước ngày đáo hạn Hệ thống quản lý cần theo dõi ngày đến hạn và in danh sách định kỳ các hóa đơn chưa thanh toán (kiểm soát 18.1) Ngân sách dòng tiền (kiểm soát 18.2) giúp dự đoán dòng tiền vào và các cam kết chưa thanh toán, từ đó hỗ trợ công ty trong việc lập kế hoạch sử dụng chiết khấu mua hàng Để giảm thiểu rủi ro khi thanh toán cho hàng hóa không nhận được, cần so sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng do người kiểm soát hàng tồn kho nhập (kiểm soát 19.1) Hầu hết các công ty sử dụng kiểm soát ngân sách và xem xét cẩn thận chi phí của bộ phận (kiểm soát 19.2) để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn cần điều tra.
Việc hoàn trả chi phí đi lại và giải trí của nhân viên cần được chú ý đặc biệt do nguy cơ gian lận cao trong lĩnh vực này Công nghệ hiện đại đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc gửi yêu cầu bồi thường gian lận Để ngăn chặn tình trạng này, nhiều tổ chức yêu cầu nhân viên cung cấp bằng chứng bổ sung, như chương trình hội nghị xác định người tham dự, nhằm xác minh tính hợp lệ của chuyến đi (kiểm soát 19.3) Hơn nữa, công ty yêu cầu tất cả nhân viên sử dụng thẻ tín dụng của công ty để thực hiện các chuyến đi (kiểm soát 19.4), giúp tổ chức có cái nhìn rõ ràng về tất cả các khoản phí và tín dụng vào tài khoản.
Rủi ro thanh toán trùng lặp có thể được kiểm soát bằng cách yêu cầu hóa đơn chỉ được chấp thuận khi có đầy đủ chứng từ kèm theo, bao gồm đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng (kiểm soát 20.1) Chỉ nên thanh toán bản gốc của hóa đơn (kiểm soát 20.2), và sau khi thanh toán, hóa đơn cùng gói chứng từ cần được hủy bỏ và đánh dấu là “đã thanh toán” để ngăn chặn việc gửi lại (kiểm soát 20.3) Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các thủ tục này không đảm bảo chính xác 100%, do đó cần thường xuyên kiểm tra các khoản thanh toán để tránh tình trạng gửi lại.
Rủi ro lớn nhất trong giai đoạn này là hành vi trộm cắp hoặc biển thủ tiền Để giảm thiểu rủi ro, cần hạn chế quyền truy cập vào tiền mặt, séc trắng và máy ký séc (kiểm soát 21.1) Séc cần được đánh số thứ tự và nhân viên thu ngân phải hạch toán định kỳ (kiểm soát 21.2) Ngoài ra, việc kiểm soát truy cập nghiêm ngặt đối với tất cả các giao dịch EFT gửi đi (kiểm soát 21.3) là rất quan trọng.
Giao dịch ngân hàng trực tuyến cần được giám sát liên tục để đảm bảo an toàn Cần chỉ định một máy tính cụ thể cho việc thực hiện ngân hàng trực tuyến (theo kiểm soát 21.4) và hạn chế quyền truy cập vào máy tính đó chỉ cho những người có liên quan trực tiếp.
Các khoản giải ngân gian lận, đặc biệt là việc phát hành séc cho các nhà cung cấp ảo, là một vấn đề phổ biến có thể được giảm thiểu thông qua việc phân chia nhiệm vụ hợp lý Việc yêu cầu hai chữ ký cho các séc vượt quá một số tiền nhất định cung cấp một mức độ kiểm soát độc lập đối với chi tiêu Hơn nữa, người không tham gia vào quy trình thu hoặc chi tiền mặt nên thực hiện việc đối chiếu tài khoản ngân hàng để đảm bảo tính chính xác và ngăn chặn biển thủ Quyền truy cập vào danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt cần được hạn chế và mọi thay đổi phải được xem xét cẩn thận Cuối cùng, việc kiểm kê định kỳ số dư quỹ và yêu cầu người phụ trách quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm về các thiếu hụt phát hiện trong các cuộc kiểm toán đột xuất sẽ giúp giảm thiểu rủi ro biển thủ.
Trộm cắp qua việc thay đổi séc có thể được giảm thiểu nhờ vào máy kiểm tra bảo vệ, sử dụng màu sắc đặc biệt để in số lượng Nhiều ngân hàng cũng cung cấp dịch vụ Thanh toán tích cực đặc biệt nhằm bảo vệ các công ty khỏi séc gian lận.
Để giảm thiểu rủi ro liên quan đến vấn đề dòng tiền, việc lập kế hoạch và kiểm soát chi tiêu là rất quan trọng Kiểm soát dòng tiền (kiểm soát 23.1) giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu các mối đe dọa tài chính.
Phân tích tình hình Việt Nam/ Bài học cho Việt Nam!
Giới thiệu về công ty!
1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Tên công ty: CÔNG TY TNHH THỨC ĂN CHĂN NUÔI G&H
Tên quốc tế: G&H FEEDS LIMITED COMPANY Địa chỉ: Lô B3.3- QL 1A- KCN Hòa Phú, ấp Thạnh Hưng, xã Hòa Phú, Xã Hòa Phú, Huyện
Công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H, tọa lạc tại Khu công nghiệp Hòa Phú, Vĩnh Long, là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư Malaysia với hình thức TNHH 2 thành viên trở lên Ngành nghề kinh doanh chính của công ty tập trung vào sản xuất và cung cấp thức ăn chăn nuôi chất lượng cao.
● Sản suất thức ăn chăn nuôi cho gia súc, gia cầm;
● Bán buôn thức ăn và nguyên vật liệu làm thức ăn cho gia súc, gia cầm;
● Kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn nuôi
Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh!
2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý
Công ty TNHH Thức ăn Chăn nuôi G&H hiện nay có gần 120 nhân viên, được đào tạo chuyên sâu về kiến thức và kỹ năng cần thiết trong ngành
Trong công ty, Ban giám đốc điều hành các hoạt động sản xuất và mua bán, được hỗ trợ bởi các phòng ban khác nhau Mỗi phòng ban có chức năng riêng và được quản lý bởi các Trưởng phòng, nhằm tối ưu hóa quá trình ra quyết định.
Chức năng và nhiệm vụ của Ban giám đốc và Các phòng ban:
- Ban Giám đốc: Lãnh đạo công ty, đưa ra các quyết định trong sản xuất và kinh doanh của công ty
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm hiểu thông tin từ các nhà cung cấp nguyên vật liệu, bao gồm chất lượng và giá cả, nhằm lựa chọn nguồn nguyên vật liệu tối ưu với chi phí hợp lý Họ trực tiếp đàm phán và thực hiện các hoạt động mua nguyên vật liệu, đồng thời phụ trách các hoạt động marketing và bán hàng để nâng cao hiệu quả sản xuất.
Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị nguồn nhân lực của công ty, bao gồm quản lý quy trình tuyển dụng, lập kế hoạch nhân sự, tổ chức phỏng vấn, đào tạo và định hướng cho nhân viên mới Ngoài ra, phòng này cũng chịu trách nhiệm về tiền lương và các khoản phải nộp khác cho công nhân viên.
Phòng tài chính có nhiệm vụ quản lý chi tiêu trong sản xuất và kinh doanh, đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nguồn lực tài chính khi cần thiết.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp các báo cáo và phân tích tình hình tài chính để phục vụ công tác quản trị nội bộ cho ban giám đốc Ngoài ra, phòng kế toán cũng chịu trách nhiệm cung cấp thông tin cần thiết cho các cơ quan bên ngoài như cơ quan thuế và nhà đầu tư, cũng như quản lý hồ sơ và sổ sách của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Phòng quản đốc sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho và giám sát quy trình sản xuất sản phẩm cung ứng cho thị trường nội địa Đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn kiểm tra của phòng KCS, phòng quản đốc phối hợp với phòng kế toán hàng tháng để kiểm kê hàng tồn kho Điều này giúp lập báo cáo xử lý hàng cuối kỳ, tránh tình trạng xuất đi hàng quá hạn sử dụng và ngăn ngừa tình trạng thừa hoặc thiếu hàng trong tháng.
2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Hình 16: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
+ Giám sát toàn bộ hoạt động của phòng kế toán
+ Thu thập, tổng hợp số liệu từ các sổ sách để lập Báo cáo tài chính
Cùng với Kế toán trưởng, chúng tôi phân tích tình hình tài chính của công ty tại từng thời điểm phát hành báo cáo, nhằm cung cấp thông tin tài chính cho Ban Giám đốc Điều này hỗ trợ việc lập chiến lược kinh doanh hiệu quả cho quản trị theo quý và theo năm.
- Kế toán nguyên vật liệu:
Chịu trách nhiệm kiểm tra và báo cáo tình hình xuất nhập tồn cũng như chất lượng nguyên vật liệu, đảm bảo thông tin kịp thời đến Ban giám đốc.
+ Tổng hợp số liệu trong sổ sách cho Kế toán tổng hợp
- Kế toán thanh toán: Thực hiện các công tác kế toán của phần hành công nợ phải thu, phải trả cũng như tạm ứng của nhân viên
Kế toán bán hàng bao gồm các nhiệm vụ như xuất hóa đơn, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng và lưu trữ hóa đơn Hàng tháng, cần kiểm tra hóa đơn đầu ra để đối chiếu với đơn hàng đã nhận.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm thu và chi tiền mặt khi có các nghiệp vụ phát sinh Họ cũng phối hợp với Ban Giám đốc để thực hiện việc kiểm kê quỹ hàng tháng và theo yêu cầu khi cần thiết.
Công ty chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán duy nhất, đó là Chứng từ ghi sổ, để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả Dựa vào hệ thống tài khoản của doanh nghiệp, kế toán tổng hợp và chi tiết được mở đầy đủ Khi có sự thay đổi nhân viên, kế toán trưởng sẽ tổ chức bàn giao và ký xác nhận vào biên bản bàn giao để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Các loại sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ chi tiết theo dõi công nợ
- Sổ quỹ, sổ chi tiết các tài khoản
- Các báo cáo kế toán
Hệ thống sổ kế toán cung cấp thông tin kịp thời về tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn, đồng thời theo dõi việc mua nguyên vật liệu và bán hàng Qua đó, hệ thống này hỗ trợ lãnh đạo công ty trong việc phân tích tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.
Quy trình xử lý!
3.1 Đặt hàng nhà cung cấp Đây là hoạt động đầu tiên của chu trình mua nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, được tiến hành như sau:
Mỗi tháng, sau khi kiểm kê hàng tồn kho, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng ít hoặc có yêu cầu đặt hàng lớn, phòng quản đốc sản xuất sẽ thông báo tình hình cho phòng kinh doanh Nhân viên phòng kinh doanh sau đó sẽ lập bảng dự trù và phiếu yêu cầu mua hàng.
- Đơn đặt hàng được lập làm 3 liên, liên 1 lưu giữ tại bộ phận, liên 2 gửi cho người bán, liên còn lại gửi cho bộ phận Kế toán thanh toán
- Sau khi đặt mua nguyên vật liệu, nhân viên phòng kinh doanh sẽ xuống kho trao đổi về việc chuẩn bị nhập kho
Hoạt động đặt hàng với người cung cấp được mô tả qua sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết như sau:
Hình 17: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 hoạt động đặt hàng
Hình 18: Lưu đồ hoạt động đặt hàng
Sau khi đặt hàng, nhà cung cấp sẽ xác định ngày giao hàng cụ thể Vào ngày này, nhà cung cấp sẽ thực hiện việc giao hàng và phiếu giao hàng đến doanh nghiệp tại địa điểm đã được thỏa thuận trước.
Bộ phận nhận hàng kiểm tra hàng hóa giao nhận với đơn đặt hàng để đảm bảo số lượng và chất lượng Sau khi hoàn tất kiểm tra, biên bản nhận hàng sẽ được lập dựa trên số lượng thực tế nhận được Phiếu giao hàng đã kiểm tra sẽ được chuyển đến bộ phận kho, trong khi biên bản nhận hàng sẽ được lưu trữ dưới dạng file gốc của doanh nghiệp, và đơn đặt hàng sẽ được gửi đến Phòng kinh doanh.
Bộ phận kho sau khi đã nhận phiếu giao hàng thì tiến hành lập Phiếu nhập kho lượng hàng vừa mới được giao
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và chuyển cho bộ phận nhập kho ký Liên thứ nhất gửi cho bộ phận kế toán NVL để tính giá thành và giá nhập kho; liên thứ hai được chuyển cho bộ phận Kế toán thanh toán để thực hiện thủ tục thanh toán; liên thứ ba được lưu tại bộ phận lưu kho, từ đó thủ kho lập và ký vào thẻ kho khi nhận nguyên vật liệu Phiếu giao hàng đã kiểm tra sẽ được trả về và lưu tại bộ phận nhận hàng.
3.3 Ghi nhận nợ phải trả và thanh toán người bán
Hình 20: Lưu đồ quy trình ghi nhận nợ phải trả và thanh toán
Sau khi bộ phận kho lập Phiếu nhập kho, nhân viên kho sẽ thông báo cho bộ phận kinh doanh để liên hệ với nhà cung cấp xuất hóa đơn Hóa đơn được gửi về phòng kinh doanh, sau đó phòng kinh doanh chuyển cho phòng kế toán để thanh toán Sau khi đối chiếu số lượng trên đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn, phòng kế toán sẽ chấp nhận thanh toán, ghi nhận nghĩa vụ và lập Ủy nhiệm chi Tất cả các tài liệu như Phiếu nhập kho, Đơn đặt hàng và Hóa đơn sẽ được lưu trữ tại bộ phận này Ủy nhiệm chi sẽ được trình Ban giám đốc để xin phê duyệt, và sau khi được ký duyệt, sẽ được gửi đến ngân hàng để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Khi ngân hàng nhận được UNC và hoàn tất xét duyệt, họ sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp Sau khi quá trình thanh toán hoàn tất, UNC sẽ được gửi trở lại công ty.
Khi nhận được UNC đã thanh toán, kế toán sẽ ghi sổ chi tiết các nghiệp vụ phát sinh và lưu trữ UNC tại bộ phận.
Nhận xét và bài học rút ra!
4.1 Nhận xét Đặt hàng Đơn đặt hàng chỉ lập 3 liên, với số lượng này một số bộ phận khác sẽ không có đơn đặt hàng để sử dụng khi có nhu cầu Bộ phận nhận hàng, khi nhập nguyên vật liệu vào không có đơn đặt hàng để làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra khi nhận hàng nên khi nhận hàng sẽ không xác định được là lô hàng người bán chuyển đến có chính xác về mẫu mã và số lượng như lô hàng mà công ty đặt hàng với người bán hay không Vì vậy, đơn đặt hàng nên lập thêm 01 liên nữa, một liên gửi cho bộ phận nhận hàng để giám sát việc nhập nguyên vật liệu vào kho Việc bộ phận kinh doanh kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ mua hàng dễ dẫn đến nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp, gây thiệt hại cho đơn vị Để kiểm soát tốt, cần có một bộ phận mua hàng riêng được tổ chức độc lập với các phòng ban khác và chịu trách nhiệm thực hiện mọi nghiệp vụ mua nguyên vật liệu từ bên ngoài Tuy nhiên, Công ty G&H là công ty có quy mô vừa và nhỏ, việc tổ chức bộ phận mua hàng kiến cho chi phí thực hiện thủ tục này vượt quá lợi ích Do đó, nhóm đề xuất khâu mua hàng nên giao cho một cá nhân độc lập và được giám sát chặt chẽ, tách biệt với phòng kinh doanh
Chu trình nhận hàng của công ty hiện tại đáp ứng tiêu chuẩn nhưng gặp khó khăn do bộ phận kinh doanh và kho sử dụng chung một liên đặt hàng Để cải thiện quy trình, cần thiết phải có hai liên đặt hàng riêng biệt cho từng bộ phận nhằm tăng tốc độ và giảm bớt thủ tục rắc rối Hơn nữa, với quy mô nhỏ, công ty nên kết hợp bộ phận nhận hàng và kho thành một bộ phận duy nhất để tối ưu hóa quy trình, đảm bảo nhanh chóng, rõ ràng và tiết kiệm chi phí.
Quy trình thanh toán qua ủy nhiệm chi mang lại nhiều ưu điểm nổi bật cho công ty, bao gồm sự thuận tiện và nhanh chóng Hình thức này giúp giảm thiểu rủi ro như mất tiền, thanh toán sai và gian lận tài sản, từ đó đảm bảo an toàn cho các giao dịch tài chính.
Công ty nên lập UNC thành hai liên: một gửi ngân hàng và một lưu tại đơn vị để thuận tiện trong kiểm soát và giảm bớt thủ tục Việc tách biệt kế toán nợ phải trả và kế toán thanh toán là cần thiết để tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm; tuy nhiên, hiện tại kế toán nợ phải thu kiêm nhiệm luôn vai trò kế toán thanh toán, điều này dễ dẫn đến sai phạm và gian lận.
Việc tách biệt giữa chức năng kiểm tra và chấp nhận thanh toán, do kế toán phụ trách, với quy trình xét duyệt chi quỹ là một phương pháp kiểm soát hiệu quả Ban Giám đốc cần có đầy đủ chứng từ để làm căn cứ cho việc xét duyệt UNC, và nên giao việc xét duyệt chi quỹ cho một bộ phận khác Điều này đặc biệt
Mặc dù chu trình chi tiêu của công ty thức ăn chăn nuôi G&H còn nhiều hạn chế, nó vẫn đáp ứng được yêu cầu cần thiết cho hoạt động Tuy nhiên, để đảm bảo sự mở rộng và phát triển bền vững, công ty cần thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ và hoàn thiện chu trình chi tiêu.
Doanh nghiệp Việt Nam cần ứng dụng hệ thống thông tin kế toán rộng rãi để nâng cao tính cạnh tranh và hỗ trợ quyết định Hệ thống này không chỉ lưu trữ và xử lý thông tin mà còn cung cấp dữ liệu hữu ích cho các quyết định quan trọng, kết nối quản trị và tác nghiệp Việc áp dụng hệ thống thông tin kế toán giúp giảm chi phí và thời gian, đồng thời hạn chế sai sót trong lưu trữ thông tin Hơn nữa, hệ thống này hỗ trợ hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trên thị trường Đặc biệt, quá trình kiểm tra và rà soát dữ liệu là cần thiết để phát hiện rủi ro, yêu cầu sự cẩn trọng trong từng bước nhập liệu, từ bảng dự trù đến hóa đơn với thông tin rõ ràng và dễ lọc.