Xuất phát từ những vấn đề trên chúng tôi đưa ra hướng giải pháp để khắc phục và nhằm hạn chế mức tối thiểu các khoảng thời gian và chi phí trên bằng cách áp dụng việc quản lý công văn tr
TỔNG QUAN CỦA ĐỀ TÀI
ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Công tác quản lý và xử lý công văn, văn bản (VB) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức, ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức đó Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn mang lại nhiều lợi ích so với phương pháp thủ công Quản lý và xử lý công văn đi, đến là yếu tố then chốt trong việc vận hành hiệu quả công tác của tổ chức.
Để khắc phục các vấn đề hiện tại và giảm thiểu thời gian cũng như chi phí, chúng tôi đề xuất giải pháp quản lý công văn thông qua hệ thống Website Giải pháp này sẽ giúp đáp ứng nhu cầu điều hành hoạt động của nhà trường một cách hiệu quả thông qua nền tảng trực tuyến.
Website “Quản lý Công văn” giúp nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành công việc tại Nhà trường, đồng thời tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm hàng năm cho in ấn, sao lưu và chuyển giao công văn.
TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC
Hiện nay, nhiều tổ chức trong và ngoài nước đã triển khai hệ thống xử lý công văn và văn bản để điều hành hoạt động hiệu quả Tuy nhiên, để ứng dụng một hệ thống phù hợp, cần khảo sát và cập nhật lại theo yêu cầu cụ thể của từng tổ chức Một số phần mềm quản lý công văn tiêu biểu đang được áp dụng.
▪ Ưu điểm: có hỗ trợ nhiều định dạng công văn ( định dạng: doc, pdf, jpg…)
▪ Nhược điểm: Đây là phần mềm ứng dụng chỉ chạy trên hệ thống mạng cục bộ nên khó có thể xử lý công việc qua hệ thống trực tuyến
▪ Ưu điểm: chạy trên nền tảng ứng dụng web
▪ Nhược điểm: cài đặt, cấu hình, nâng cấp phức tạp, có bản quyền.
MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI
▪ Nghiên cứu qui trình quản lý, xử lý công văn trong nhà trường
▪ Thiết kế hoàn chỉnh Website quản lý, xử lý Công văn, Văn bản, điều hành công việc trong nhà trường thông qua hệ thống trực tuyến.
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
▪ Quy trình quản lý, xử lý Công văn, Văn bản tại TVU
▪ Quy trình xử lý công việc
▪ Hệ quản trị CSDL MySQL và công nghệ CakePHP để xây dựng hệ thống
▪ Thực hiện chuyển đổi quản lý, xử lý công văn, điều hành công việc của nhà trường thông qua hệ thống trực tuyến.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN
▪ Nghiên cứu quy trình quản lý, xử lý công văn trong nhà trường
▪ Nghiên cứu quy trình xử lý công việc
▪ Xây dựng mô hình tương tác hệ thống theo từng đối tượng người dùng
▪ Thiết kế CSDL mà cụ thể là các bảng và mối quan hệ giữa chúng
▪ Thiết kế giao diện hệ thống
▪ Nghiên cứu Hệ quản trị CSDL MySQL và công nghệ CakePHP để xây dựng hệ thống
▪ Đưa vào dùng thử và giải quyết các lỗi phát sinh
▪ Tiến hành tập huấn sử dụng hệ thống, tổng hợp các phản hồi và xử lý
PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN
▪ Nghiên cứu quy trình quản lý, xử lý công văn trong nhà trường
Liên hệ Tổ văn thư nhà trường, thu thập tài liệu, biểu mẫu, quy trình xử lý
Gặp gỡ và trao đổi với cán bộ Tổ văn thư cùng văn thư các đơn vị để ghi nhận cụ thể công việc của từng cá nhân và các đối tượng sử dụng hệ thống khi nó đi vào vận hành.
Xác nhận lại danh mục các chức năng hệ thống phải có tùy theo đối tượng sử dụng
Lưu trữ thành tài liệu mô tả hệ thống để sử dụng cho các giai đoạn sau
▪ Quy trình xử lý công việc : Xây dựng quy trình xử lý công việc từ thực tế điều hành và xử lý công việc của cán bộ trong Trường
Xây dựng mô hình tương tác hệ thống theo từng đối tượng người dùng
Vẽ sơ đồ chức năng (mô hình usecase) cho từng người dùng
Giải quyết các vướng mắc hoặc các vấn đề mơ hồ trong mô hình
Phân tích chi tiết từng chức năng nhằm xác định các thuật toán cho phù hợp
Xác định các thông tin cần lưu trữ vào các bảng dữ liệu với mỗi chức năng
Lưu trữ thành tài liệu phân tích hệ thống để sử dụng cho các giai đoạn sau
Từ tài liệu phân tích hệ thống ta tiến hành xác định các bảng, các thông tin có trong mỗi bảng, khóa chính, khóa ngoại…
Xây dựng các Store procedure để phục vụ cho giai đoạn viết mã nếu trong giai đoạn phân tích có yêu cầu
Xây dựng tài liệu miêu tả hệ thống bảng
▪ Thiết kế giao diện hệ thống: mục tiêu nhằm thuận tiện trong thao tác, giao diện, màu sắc hài hòa
Về tổ chức hệ thống menu
Thiết kế các form nhập thông tin
Thiết kế các form hiển thị thông tin
▪ Nghiên cứu Hệ quản trị CSDL MySQL và công nghệ CakePHP để xây dựng hệ thống:
Thu thập tài liệu về MySQL và CakePHP
Nghiên cứu các tính năng của CakePHP và ứng dụng vào lập trình các chức năng của hệ thống
Sau khi hoàn thiện mỗi chức năng của hệ thống, tiến hành thử nghiệm và khắc phục các lỗi phát sinh Việc này cũng được thực hiện sau khi toàn bộ hệ thống đã được hoàn thành.
▪ Tiến hành tập huấn sử dụng hệ thống:
Thông báo cập nhật thông tin vào hệ thống trước khi tập huấn một tuần Dự kiến, Hệ thống sẽ sử dụng tài khoản mail TVU để đăng nhập
Thông báo thời gian và địa điểm tập huấn
Chia đối tượng sử dụng khi tập huấn
Ghi nhận các đóng góp, các khó khăn nếu có trong quá trình sử dụng gặp phải
Tổng hợp các phản hồi và xử lý
Báo cáo kết quả nghiên cứu về hệ thống quản lý công văn đã được hoàn thành, bao gồm việc xây dựng tập tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Tài liệu này sẽ hỗ trợ người dùng trong việc nắm bắt và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý công văn, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý thông tin Khóa luận tốt nghiệp này không chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống mà còn đưa ra hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể áp dụng một cách dễ dàng.
PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT THỰC HIỆN
CÔNG NGHỆ THỰC HIỆN
2.1.1 Hệ quản trị CSDL MySQL
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) là phần mềm hoặc hệ thống được thiết kế nhằm quản lý cơ sở dữ liệu Các chương trình này hỗ trợ lưu trữ, sửa đổi, xóa và tìm kiếm thông tin hiệu quả trong cơ sở dữ liệu.
MySQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất toàn cầu, được ưa chuộng bởi các nhà phát triển trong quá trình phát triển ứng dụng Nhiều tổ chức lớn như Facebook, Google và Adobe tin dùng MySQL Hiện nay, MySQL được phát triển bởi Oracle với nhiều phiên bản, bao gồm một phiên bản miễn phí và ba phiên bản có phí Những đặc điểm nổi bật của MySQL bao gồm khả năng mở rộng, hiệu suất cao và tính bảo mật đáng tin cậy.
Máy chủ CSDL MySQL nổi bật với khả năng mở rộng linh hoạt, cho phép xử lý các ứng dụng từ dung lượng chỉ 1MB đến hàng terabytes dữ liệu Sự tương thích cao với nhiều hệ điều hành như Linux, Unix và Windows làm cho MySQL trở thành lựa chọn lý tưởng cho các môi trường tích hợp khác nhau.
MySQL cung cấp hiệu suất cao nhờ kiến trúc storage-engine, cho phép cấu hình máy chủ CSDL theo yêu cầu của ứng dụng Dù là hệ thống xử lý giao dịch tốc độ cao hay website lớn phục vụ hàng triệu yêu cầu mỗi ngày, MySQL đều đáp ứng tốt Với các tiện ích tải tốc độ cao, bộ nhớ caches và cơ chế xử lý nâng cao, MySQL mang lại những giải pháp cần thiết cho các hệ thống doanh nghiệp hiện đại.
MySQL cung cấp một trong những engine giao dịch cơ sở dữ liệu mạnh mẽ nhất hiện nay, với các đặc điểm nổi bật như hỗ trợ giao dịch ACID hoàn chỉnh (Atomic, Consistent, Isolated, Durable), khả năng khóa mức dòng không giới hạn, và khả năng phân loại giao dịch Điều này đảm bảo rằng người dùng có thể thực hiện các giao dịch đa dạng một cách an toàn và hiệu quả.
6 trở ngại cho người viết và ngược lại Tính toàn vẹn của dữ liệu cũng phải được bảo đảm trong suốt quá trình server có hiệu lực
MySQL là một giải pháp lưu trữ web và dữ liệu đáng tin cậy, nổi bật với tốc độ xử lý cao và khả năng chèn dữ liệu nhanh chóng Nó hỗ trợ các chức năng chuyên dụng của web, bao gồm tìm kiếm đầy đủ chuỗi văn bản nhanh chóng MySQL có khả năng mở rộng lưu trữ lên đến hàng terabyte cho các server đơn, với các tính năng tối ưu như bảng nhớ chính, cây nhị phân và chỉ số băm, giúp giảm yêu cầu lưu trữ đến 80% Chính vì vậy, MySQL là lựa chọn lý tưởng cho cả ứng dụng web và các ứng dụng doanh nghiệp.
MySQL cung cấp chế độ bảo mật dữ liệu mạnh mẽ, ưu tiên hàng đầu của các chuyên gia về CSDL Tính năng bảo mật đặc biệt này đảm bảo rằng chỉ những người dùng đã được xác thực mới có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu Hệ thống hỗ trợ SSH và SSL để bảo vệ các kết nối, đồng thời cung cấp một framework đặc quyền, cho phép người dùng chỉ nhìn thấy dữ liệu khi đã được xác thực Các hàm mã hóa và giải mã mạnh mẽ cũng được áp dụng để ngăn chặn việc khai thác dữ liệu trái phép.
MySQL hỗ trợ phát triển ứng dụng hỗn hợp với thư viện kết nối đa dạng, cho phép tích hợp dễ dàng vào hầu hết các ứng dụng.
MySQL dễ dàng quản lý nhờ vào khả năng cài đặt nhanh chóng và tương thích với hầu hết các hệ điều hành Nó có tính năng tự quản lý như tự mở rộng bộ nhớ, tự khởi động lại và thay đổi cấu hình động Ngoài ra, MySQL còn cung cấp bộ công cụ quản lý đồ họa hoàn chỉnh, giúp DBA quản lý, sửa chữa và điều khiển hoạt động của nhiều server MySQL từ một máy trạm duy nhất.
MySQL là phần mềm mã nguồn mở, lý tưởng cho các dự án cộng đồng và phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp cần tiết kiệm chi phí.
7 kiệm chi phí mà vẫn có được những hệ thống tin cậy (Theo http://www.mysql.com/)
CakePHP là một framework mã nguồn mở và miễn phí, được thiết kế để phát triển ứng dụng web bằng ngôn ngữ PHP Mục tiêu của CakePHP là cung cấp một nền tảng giúp lập trình viên phát triển ứng dụng web một cách nhanh chóng và đáng tin cậy, đồng thời vẫn giữ được tính linh hoạt cần thiết.
CakePHP là nền tảng phát triển ứng dụng nhanh, giúp lập trình viên tạo ứng dụng web một cách hiệu quả Với cấu trúc rõ ràng, CakePHP cho phép lập trình viên làm việc linh hoạt và nhanh chóng Nền tảng này cung cấp các công cụ cần thiết để lập trình các thành phần của trang web, nâng cao hiệu suất phát triển.
Các tính năng của CakePHP:
CakePHP là một framework mã nguồn mở miễn phí, sở hữu cộng đồng người dùng và hỗ trợ rộng rãi Người mới bắt đầu có thể dễ dàng tìm thấy nhiều tài liệu và dự án tham khảo thông qua website chính, kênh chat IRC và diễn đàn của những người yêu thích CakePHP.
▪ Tương thích PHP4 và PHP5 và trong tương lai là PHP6;
CakePHP được phát triển dựa trên mô hình MVC (Model – View – Controller), giúp tách biệt rõ ràng giữa xử lý dữ liệu, giao tiếp với cơ sở dữ liệu và hiển thị dữ liệu Điều này không chỉ làm cho việc lập trình trở nên dễ dàng hơn mà còn cải thiện khả năng bảo trì ứng dụng.
▪ Hỗ trợ tạo kết nối đến CSDL một cách đơn giản và thuận lợi, chỉ với một chuỗi kết nối đặt trong tập tin cấu hình;
Sinh mã chương trình tự động từ cơ sở dữ liệu hiện có bằng cách sử dụng Cake Console do CakePHP hỗ trợ, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, chỉ cần vài phút để tạo ra các view, model và controller tương ứng với các bảng đã có.
▪ Kiểm tra và nhận biết tự động các ràng buộc, quan hệ trong CSDL;
▪ Phân quyền cho người dùng, nhóm người dùng (ACL) một cách uyển chuyển;
▪ Cho phép tạo ra các URL rõ ràng, dễ hiểu;
▪ Cung cấp khả năng bắt lỗi;
▪ Cung cấp sẵn tiện ích xử lý dữ liệu (Data Sanitization)
▪ Cung cấp khả năng lưu tạm (Caching);
▪ Có khả năng triển khai trên hầu hết các máy chủ, hosting…hỗ trợ PHP và MySQL hiện nay;
▪ Tích hợp sẵn nhiều thư viện hỗ trợ cho việc lập trình và thiết kế giao diện trở nên đơn giản như: Ajax, HTML Form, Javascript…;
▪ Có sẵn các công cụ xử lý Email, Security, Session, Cookies, Request Handling;
▪ Dễ dàng viết thêm thư viện hỗ trợ, liên kết với ứng dụng khác (thông qua vendors) ví dụ như liên kết với Zend Framework;
▪ Hỗ trợ nhiều hệ Quản Trị CSDL (MySQL, Oracle, PostgreSQL, DB2 );
▪ Hỗ trợ xây dựng website đa ngôn ngữ;
▪ Và một số tính năng khác.
MÔ HÌNH TƯƠNG TÁC HỆ THỐNG
Hệ thống có 5 đối tượng người dùng
Quản trị hệ thống bao gồm việc thiết lập quyền truy cập, cấu hình thông số chương trình, và thực hiện sao lưu, phục hồi dữ liệu Ngoài ra, quản trị viên còn có trách nhiệm tạo mới các danh mục công văn, công việc, phòng ban và người dùng, đồng thời cấp quyền tương ứng cho từng người dùng trong hệ thống.
Nhân viên trong đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận công văn hoặc nhiệm vụ từ các thành viên khác, sau đó tiến hành xử lý và báo cáo tiến độ thực hiện cho người giao việc.
Tổ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận và phân loại văn bản (VB) đến và đi Nếu văn bản cần sự phê duyệt của Ban Giám hiệu, tổ sẽ trình duyệt để Ban Giám hiệu ký duyệt Cuối cùng, văn bản sẽ được chuyển đến các cá nhân hoặc phòng ban cần xử lý.
Các trưởng đơn vị có quyền giao nhiệm vụ cho nhân viên trong đơn vị, đồng thời chịu trách nhiệm xem xét và kiểm tra tiến độ thực hiện các công văn hoặc công việc được giao.
▪ Ban Giám hiệu: có các quyền cơ bản trên hệ thống, ngoài ra Ban Giám hiệu sẽ có thêm quyền ký duyệt VB do tổ văn thư trình duyệt.
2.2.2 Mô hình quan niệm (CDM)
Bài viết này đề cập đến các khía cạnh quan trọng trong quản lý tài liệu và quy trình làm việc, bao gồm thông tin về lương, nhóm, lĩnh vực, văn bản đính kèm, độ khẩn, độ mật, và thông tin nhân viên Các yếu tố như mã lĩnh vực, tên lĩnh vực, mô tả, và các thông tin chi tiết về văn bản như mã văn bản, số
nhom_cv ma_nhom ten_nhom mieu_ta
Xin vui lòng cung cấp nội dung bài viết mà bạn muốn tôi hỗ trợ viết lại.
2.2.3 Mô hình Luận lý( LDM)
▪ nhom_van_ban ( ma_nhom, ten_nhom, mieu_ta)
▪ do_khan (ma_do_khan, ten_do_khan, mieu_ta)
▪ do_mat (ma_do_mat, ten_do_mat, mieu_ta)
▪ loai_van_ban (ma_loai, ten_loai)
▪ linh_vuc_van_ban (ma_linh_vuc, ten_linh_vuc, mieu_ta)
Bài viết này trình bày các thông tin quan trọng liên quan đến văn bản, bao gồm mã văn bản, số đến đi, ký hiệu gốc, ngày nhận gửi, nơi lưu trữ, người ký, ngày ký, trích yếu, số trang, số bản, ghi chú, loại văn bản, người nhận, ngày đi, ngày đến, hạn xử lý, duyệt, người duyệt, đơn vị xử lý, xử lý, ý kiến xử lý, ngày xử lý, nội dung xử lý, công bố, mã loại, mã lĩnh vực, mã nhóm, mã độ khẩn, mã độ mật, và mã trạng thái Những thông tin này giúp đảm bảo việc quản lý và xử lý văn bản hiệu quả, đồng thời hỗ trợ trong việc theo dõi tiến trình và tình trạng của các văn bản liên quan.
▪ trang_thai_van_ban ( ma_trang_thai, ten_trang_thai, mieu_ta)
▪ duyet (ma_duyet, ma_van_ban, ma_nhan_vien, noi_dung_duyet)
▪ nhom_co_quan_ngoai (ma_nhom, ten_nhom, mieu_ta)
▪ co_quan_ngoai (ma_cq, ten_cq, dia_chi, so_dien_thoai, emai, mieu_ta, ma_nhom)
▪ chi_tiet_vb_cq (ma_so, ma_cq, ma_vb)
▪ tap_tin_dinh_kem (ma_tap_tin, ten_tap_tin, loai_tap_tin, dung_luong)
Nút xử lý bao gồm các thông tin quan trọng như mã nút, ghi chú, mã văn bản, mã nhân viên gửi, mã nhân viên nhận, mã phòng, loại xử lý, cũng như các chức năng như đọc, viết, xóa, chuyển đổi Thêm vào đó, nó còn có mã nút cha, độ ưu tiên, trạng thái và hạn xử lý để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả.
▪ phong ( ma_phong, ten_phong, dien_thoai, dien_thoai_noi_bo)
▪ to_bo_mon ( ma_bo_mon, ten_bo_mon, dien_thoai_noi_bo, ma_phong)
▪ nhan_vien ( ma_nhan_vien, ho_lot, ten, ngay_sinh, dia_chi, mail, so_di_dong, phong, to_bo_mon)
▪ nhom_nguoi_dung ( ma_nhom, ten_nhom, cap_do)
▪ nguoi_dung ( ma_so, ten_dang_nhap, mat_khau, ma_nhom)
▪ phan_hoi ( ma_phan_hoi, chu_de, noi_dung, ngay_gui, trang_thai, uu_tien, ma_vb, nhan_vien_nhan, nhan_vien_gui, ma_phan_hoi_cha )
▪ trao_doi ( ma_trao_doi, noi_dung, ngay_gui, ma_cv, nhan_vien_gui, nhan_vien_nhan)
▪ nhom_cv (ma_nhom, ten_nhom, mieu_ta)
▪ loai_cv ( ma_loai, ten_loai, mieu_ta, ky_hieu)
Trong quản lý công việc, các yếu tố quan trọng bao gồm mã công việc (ma_cv), tên công việc (ten_cv), ngày giao (ngay_giao), ngày kết thúc (ngay_ket_thuc), và ngày kết thúc dự kiến (ngay_ket_thuc_du_kien) Nội dung công việc (noi_dung) cần được xác định rõ ràng, cùng với hạn xử lý (han_xu_ly) và người giao nhiệm vụ (nguoi_giao) Các tài liệu đính kèm (dinh_kem) và ghi chú (ghi_chu) cũng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tiến độ Mã nhóm (ma_nhom), mã loại (ma_loai), và mã lĩnh vực (ma_linh_vuc) giúp phân loại công việc, trong khi độ khẩn (do_khan) và độ mật (do_mat) xác định mức độ ưu tiên Trạng thái công việc (trang_thai) và mã phòng (ma_phong) là những thông tin cần thiết để quản lý hiệu quả, và phúc đáp (phuc_dap) cũng cần được xem xét để đảm bảo giao tiếp thông suốt.
▪ cong_viec_dinh_kem (ma_so, ma_dinh_kem, ma_cv)
Bảng luong_cv chứa các trường quan trọng như mã lương, ghi chú, mã CV, nhân viên gửi, nhân viên nhận, mã phòng, cùng với các quyền hạn như đọc, ghi, xóa, chuyển, duyệt, trạng thái, phản hồi, xử lý, hạn xử lý và nội dung Thông tin này giúp quản lý hiệu quả quy trình lương và đảm bảo tính minh bạch trong công việc.
2.2.4 Các mô hình xử lý a Mô hình xử lý tiếp nhận công văn đến :
Người văn thư có nhiệm vụ nhận các công văn dưới dạng giấy (hardcopy), quét (scan) các công văn và nhập thông tin liên quan đến công văn đến, bao gồm: nơi gửi, loại văn bản, trích yếu, ký hiệu gốc, người ký và ngày ký.
▪ Nếu công văn không cần kiểm duyệt thì có thể đánh dấu vào mục không cần kiểm duyệt và ngược lại
Công văn không cần kiểm duyệt hoặc công văn đã được kiểm duyệt và ký duyệt bởi người có thẩm quyền sẽ được chuyển giao cho các cá nhân hoặc đơn vị có trách nhiệm xử lý.
▪ Chọn nút thêm mới để hoàn tất qui trình tạo mới một công văn đến
Sau khi công văn được điều chuyển, chúng ta có thể xem chi tiết công văn để thực hiện việc phân quyền cho người nhận chuyển Việc phân quyền này bao gồm các quyền cơ bản cần thiết để quản lý và xử lý công văn hiệu quả.
Bài viết đề cập đến 14 bản quyền, bao gồm quyền đọc, chỉnh sửa, xóa, điều chuyển và kiểm duyệt công văn Đồng thời, mô hình tạo mới công việc và điều chuyển xử lý cũng được trình bày rõ ràng.
▪ Người dùng: tạo mới một công việc và nhập vào các thông tin: Tên công việc, nhóm công việc, nội dung, đính kèm, ngày giao, ngày kết thúc…
Sau khi nhập thông tin cơ bản về công việc, người dùng sẽ chọn các cá nhân hoặc đơn vị để xử lý công việc cùng với thời hạn hoàn thành.
▪ Chọn nút thêm mới để hoàn tất qui trình tạo mới một công việc
HỆ THỐNG CSDL
2.3.1 Phân hệ quản lý công văn, VB
▪ nhom_van_ban: Nhóm VB
Tên trường Miêu tả Kiểu Null Default PK FK ma_nhom Mã nhóm Int X ten_nhom Tên nhóm varchar mieu_ta Miêu tả Varchar X
Tên trường Miêu tả Kiểu Null Default PK FK ma_do_khan Mã độ khẩn Int X ten_do_khan Tên độ khẩn varchar mieu_ta Miêu tả varchar X
▪ do_mat: Độ mật của VB
Tên trường Miêu tả Kiểu Null Default PK FK ma_do_mat Mã độ mật int X ten_do_mat Tên độ mật varchar mieu_ta Miêu tả varchar X
▪ loai_van_ban: Phân loại VB để lưu trữ ví dụ như là VB đến, VB đi, VB cá nhân, VB nội bộ
Tên trường Miêu tả Kiểu Null Default PK FK ma_loai Mã loại int X ten_loai Tên loại varchar
▪ linh_vuc_van_ban: Lĩnh vực VB
Tên trường Miêu tả Kiểu Null Default PK FK ma_linh_vuc Mã lĩnh vực int X ten_linh_vuc Tên lĩnh vực varchar mieu_ta Miêu tả varchar X
▪ van_ban: Thông tin về VB
Tên trường bao gồm các thông tin quan trọng như mã văn bản (ma_van_ban) được định dạng kiểu số nguyên (int), số đến/đi (so_den_di) có kiểu chuỗi (varchar), ký hiệu gốc (ky_hieu_goc) là số của văn bản với kiểu tinyint, và ngày nhận (ngay_nhan_g) có kiểu ngày tháng (date) Các trường này đảm bảo tính chính xác và liên kết trong cơ sở dữ liệu.
Ngày nhận và gửi được ghi lại dưới định dạng datetime, cùng với nơi lưu trữ và người ký, đều được lưu trữ dưới dạng varchar Ngày ký cũng được lưu dưới định dạng datetime, trong khi nội dung trích yếu được trình bày dưới dạng text Số trang và số bản được lưu trữ dưới dạng int, và ghi chú dưới dạng varchar Loại văn bản được phân loại là văn bản đến hoặc đi (tinyint) Thông tin về người nhận, ngày gửi, ngày tiếp nhận và hạn xử lý cũng được ghi lại, cùng với trạng thái duyệt và người duyệt Đơn vị xử lý và ý kiến xử lý được lưu trữ dưới dạng varchar, cùng với ngày xử lý được ghi dưới định dạng datetime Tất cả các thông tin này giúp quản lý và theo dõi quy trình xử lý văn bản hiệu quả.
Nội dung xử lý bao gồm các trường như varchar cho công bố, tinyint cho trạng thái công bố, và int cho mã loại văn bản, mã lĩnh vực Các trường này liên quan đến việc phân loại và quản lý thông tin văn bản theo mã loại và lĩnh vực tương ứng.
(ma_linh_vuc) ma_nhom Mã nhóm int nhom_van_ban
Mã độ khẩn (ma_do_khan) và mã độ mật (ma_do_mat) là những chỉ số quan trọng trong việc xác định mức độ ưu tiên và bảo mật của văn bản Bên cạnh đó, mã trạng thái (ma_trang_thai) giúp theo dõi tình hình và tiến độ xử lý của văn bản đó.
▪ trang_thai_van_ban: Trạng thái VB
Tên trường Miêu tả Kiểu Null Default PK FK ma_trang_thai Mã trạng thái int X ten_trang_thai Tên trạng thái mieu_ta Miêu tả chi tiết varchar X
▪ duyet: Thông tin về VB được duyệt
Bảng dữ liệu chứa các trường thông tin như mã duyệt (ma_duyet), mã văn bản được duyệt (ma_van_ban), mã nhân viên duyệt (ma_nhan_vien), và nội dung duyệt (noi_dung_duyet) Trong đó, mã duyệt là trường bắt buộc, và mã văn bản cùng mã nhân viên cũng là các trường quan trọng để xác định thông tin duyệt Nội dung duyệt được lưu trữ dưới dạng văn bản, giúp cung cấp chi tiết về quá trình phê duyệt.
▪ nhom_co_quan_ngoai: Nhóm cơ quan bên ngoài, ví dụ như Sở, Bộ, Trường Đại học…
Trường dữ liệu bao gồm các thông tin quan trọng như mã nhóm cơ quan (ma_nhom) kiểu số nguyên (int), tên nhóm cơ quan (ten_nhom) kiểu chuỗi ký tự (varchar), và mô tả chi tiết (mieu_ta) cũng kiểu chuỗi ký tự (varchar) Trong đó, mã nhóm cơ quan là khóa chính (PK) và mô tả chi tiết là trường không bắt buộc (Null).
▪ co_quan_ngoai: Thông tin về cơ quan bên ngoài trường, ví dụ Sở Thông tin truyền thông, Bộ giáo dục & Đào tạo
Bài viết mô tả cấu trúc dữ liệu của một trường thông tin cơ quan, bao gồm các trường như mã cơ quan (ma_cq) kiểu số nguyên (Int), tên cơ quan (ten_cq) kiểu chuỗi ký tự (varchar), địa chỉ (dia_chi) kiểu chuỗi ký tự (varchar), số điện thoại (so_dien_thoai) kiểu chuỗi ký tự (varchar), địa chỉ email (email) kiểu chuỗi ký tự (varchar), mô tả (mieu_ta) kiểu chuỗi ký tự (varchar), và mã nhóm cơ quan (ma_nhom) kiểu số nguyên (Int) Thông tin này có thể được sử dụng để quản lý và phân loại các cơ quan một cách hiệu quả.
▪ chi_tiet_vb_cq : Chi tiết VB thuộc cơ quan ngoài
Trường dữ liệu trong cơ sở dữ liệu bao gồm các thông tin quan trọng như mã chi tiết (ma_so), mã cơ quan (ma_cq), mã văn bản (ma_vb), và các kiểu dữ liệu tương ứng như int Các trường này được thiết lập với các thuộc tính như Null, Default, PK (Primary Key), và FK (Foreign Key) để đảm bảo tính toàn vẹn và liên kết giữa các bảng trong hệ thống.
▪ tap_tin_dinh_kem: lưu trữ thông tin về tập tin được đính kèm cùng với VB
Trường "ma_tap_tin" là mã nhóm với kiểu dữ liệu int, trường "ten_tap_tin" là tên tập tin với kiểu varchar, "loai_tap_tin" là phần mở rộng của tập tin cũng với kiểu varchar, và "dung_luong" đại diện cho độ lớn của tập tin với kiểu int.
▪ nut_xu_ly: lưu trữ thông tin của một nút xử lý của công văn
Bài viết này mô tả cấu trúc của một bảng dữ liệu với các trường thông tin như sau: "ma_nut" là mã nhóm với kiểu dữ liệu int, "ghi_chu" là tên nhóm công việc với kiểu varchar, "ma_van_ban" là miêu tả chi tiết cũng với kiểu varchar, và "ma_nhan_vien_gui" là mã nhân viên chuyển với kiểu int Các trường này bao gồm các thuộc tính như Null, Default, PK (khóa chính) và FK (khóa ngoại).
(ma_nhan_vien) ma_nhan_vien_ nhan Nhân viên xử lý int nhan_vien
(ma_nhan_vien) ma_phong Phòng int phong
Chuyển quyền với các tham số: `tinyint` cho `ma_nut_cha`, `int` cho `do_uu_tien`, `tinyint` cho `trang_thai`, và `datetime` cho `han_xu_ly`.
▪ phong: Lưu trữ danh mục các Phòng ban trong trường
Bài viết mô tả cấu trúc của bảng trường, bao gồm các cột như "ma_phong" (Mã phòng) kiểu int, "ten_phong" (Tên phòng) kiểu varchar, "dien_thoai" (Số điện thoại phòng) kiểu varchar, và "dien_thoai_noi_bo" (Số điện thoại nội bộ) kiểu varchar Các trường "dien_thoai" và "dien_thoai_noi_bo" được đánh dấu là bắt buộc.
▪ to_bo_mon: Danh mục các Tổ, Bộ môn
Trường "ma_bo_mon" là mã phòng với kiểu dữ liệu là số nguyên (int), trường "ten_bo_mon" là tên phòng với kiểu dữ liệu là chuỗi ký tự (varchar), và trường "dien_thoai_noi_bo" là số điện thoại nội bộ cũng với kiểu dữ liệu là chuỗi ký tự (varchar) Trường "ma_bo_mon" không cho phép giá trị null và là khóa chính (PK), trong khi "dien_thoai_noi_bo" cũng không cho phép giá trị null.
▪ nhan_vien: Lưu trữ thông tin nhân viên
Bài viết này mô tả cấu trúc của một bảng dữ liệu nhân viên, bao gồm các trường như mã nhân viên (ma_nv), họ lót (ho_lot), tên (ten), ngày sinh (ngay_sinh), địa chỉ (dia_chi), địa chỉ email (email), số điện thoại di động (so_di_dong) và mã phòng (phong) Các trường này được định nghĩa với kiểu dữ liệu tương ứng như int cho mã nhân viên và datetime cho ngày sinh, trong khi một số trường như tên và địa chỉ email được định nghĩa là varchar Thông tin này cần thiết cho việc quản lý dữ liệu nhân viên trong hệ thống.
(ma_phong) to_bo_mon Mã Tổ Bộ môn X to_bo_mon(ma_ to_bo_mon)
▪ nhom_nguoi_dung: Lưu trữ thông tin của nhóm người dùng
Tên trường Miêu tả Kiểu Null Default PK FK ma_nhom Mã nhóm int X ten_nhom Tên nhóm công việc varchar cap_do Cấp độ varchar
▪ nguoi_dung: lưu trữ tài khoản của người dùng
Trường dữ liệu bao gồm các thành phần như mã nhóm (ma_so) với kiểu int, tên đăng nhập (ten_dang_nhap) kiểu varchar, mật khẩu (mat_khau) kiểu varchar, và mã nhóm người dùng (ma_nhom) kiểu int Các trường này được thiết lập với các thuộc tính như Null, Default, PK (Primary Key), và FK (Foreign Key) để đảm bảo tính toàn vẹn và quản lý thông tin người dùng hiệu quả.
▪ phan_hoi: lưu trữ các phản hồi trong việc xử lý văn bản