Chính vì thế việc đặt ra yêu cầu phân tích đánh giá thường xuyên để đưa ra các quyết định, điều hành một cách nhanh nhất, kịp thời nhất là vô cùng quan trọng.Tuy nhiên với hệ thống báo c
LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Tổng quan về kế toán quản trị và báo cáo kế toán quản trị
1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị
Lịch sử phát triển của kế toán gắn liền với quá trình phát triển của xã hội loài người, trải qua nhiều hình thái kinh tế xã hội khác nhau Sự phát triển của kinh tế hàng hóa và kinh tế thị trường hiện đại đã thúc đẩy kế toán hoàn thiện và phát triển trên mọi phương diện, trở thành công cụ quan trọng không thể thiếu trong quản trị, kiểm tra, kiểm soát và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính của mọi đơn vị.
Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của tổ chức cho các đối tượng sử dụng thông tin, phục vụ mục tiêu cung cấp báo cáo kế toán theo quy định cho đối tượng bên ngoài và bên trong đơn vị Ngoài ra, kế toán còn hỗ trợ hoạch định chính sách dài hạn và ngắn hạn của đơn vị, cũng như kiểm soát hoạt động của các đơn vị để đáp ứng nhu cầu của các đối tượng bên trong tổ chức.
Kế toán tài chính và kế toán quản trị là hai lĩnh vực kế toán quan trọng, phục vụ cho các mục đích khác nhau Trong khi kế toán tài chính cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như nhà đầu tư, ngân hàng và cơ quan thuế, thì kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị các cấp bên trong doanh nghiệp Mục tiêu chính của kế toán quản trị là cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu tối ưu.
Kế toán quản trị là một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, phát triển mạnh mẽ trong nền kinh tế thị trường do sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, tập đoàn và quốc gia Thông tin kế toán quản trị đóng vai trò cơ bản là công cụ hỗ trợ các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định điều hành hoạt động nhằm tối đa hóa lợi nhuận Với tầm quan trọng này, việc nghiên cứu kế toán quản trị được xem xét từ nhiều quan điểm và góc độ khác nhau, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả.
Kế toán quản trị là một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quản trị trong các tổ chức, cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị để hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức, theo quan điểm của GS Robert S Kaplan, trường đại học Havard, trường phái kế toán quản trị của Mỹ.
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị của các tổ chức, giúp xây dựng các dự toán, hoạch định chính sách và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức Với vai trò là công cụ gắn liền với quản trị, kế toán quản trị cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình ra quyết định và điều hành tổ chức một cách hiệu quả.
Kế toán quản trị là một hệ thống thông tin định lượng quan trọng, cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin cần thiết để đưa ra quyết định điều hành hiệu quả trong các tổ chức Theo GS H.BOUQUIN, trường phái kế toán quản trị của Pháp tại Đại học Paris Dauphin, mục tiêu chính của kế toán quản trị là giúp các nhà quản trị đạt được hiệu quả cao trong việc điều hành tổ chức.
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị, giúp họ đưa ra quyết định điều hành hiệu quả nhằm đạt được hiệu quả kinh tế tối ưu Thông tin từ kế toán quản trị là cơ sở để các nhà quản trị xây dựng chiến lược kinh doanh và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Kế toán quản trị là một khái niệm quan trọng trong luật kế toán Việt Nam, được định nghĩa là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
Theo quan điểm này, kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hữu ích cho các cấp quản lý khi đưa ra quyết định Quy trình nhận diện thông tin kế toán quản trị trong các tổ chức hoạt động cũng được nhấn mạnh, giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về vai trò của kế toán quản trị trong việc hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Kế toán quản trị là bộ môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượng kết hợp với các định tính về hoạt động của một đơn vị cụ thể Thông tin này hỗ trợ các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị Qua đó, kế toán quản trị giúp tối ưu hóa các mục tiêu của đơn vị, hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.
1.1.2 Bản chất của kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của kế toán nói chung trong các tổ chức kinh tế, đặc biệt các doanh nghiệp kinh doanh
Thông tin kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra quyết định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả Đối tượng sử dụng thông tin kế toán quản trị bao gồm các cấp quản trị từ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng, trưởng các phòng ban đến Ban Giám đốc và hội đồng quản trị của doanh nghiệp, giúp họ đưa ra quyết định chiến lược và điều hành hoạt động kinh doanh một cách thông minh.
Thông tin kế toán quản trị thường mang tính chất cụ thể và định lượng cao, do đó nó gắn liền chặt chẽ với các hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả.
Thông tin kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị thực hiện các chức năng cơ bản của mình Các chức năng này bao gồm xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, phân tích và đánh giá hoạt động kinh doanh, cũng như đưa ra quyết định chiến lược để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Thông tin kế toán quản trị là hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trong môi trường kinh doanh biến động và phức tạp Với chức năng cung cấp thông tin hữu ích, hệ thống này giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ lợi ích và trách nhiệm trong nội bộ, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định và quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
1.1.3 Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị 1.1.3.1 Điểm giống nhau
Các yếu tố tác động đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp
Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị của một doanh nghiệp là quyết định của nhà quản trị và tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp Điều này có nghĩa là nhà quản trị cần phải đưa ra những quyết định chiến lược và tổ chức kế toán quản trị cần phải được thiết lập một cách rõ ràng để đảm bảo rằng hệ thống báo cáo kế toán quản trị được xây dựng một cách hiệu quả và phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
Quyết định quản trị bao gồm có 2 loại: Quyết định ngắn hạn và quyết định dài hạn
Các quyết định ngắn hạn là những quyết định có thời hạn dưới 1 năm, thường được áp dụng để giải quyết các vấn đề phát sinh trong ngày, chẳng hạn như xử lý các trục trặc trong quy trình, tình hình cung cấp nguyên vật liệu không đồng bộ, không đảm bảo về chất lượng hoặc không đáp ứng kịp thời các điều kiện đảm bảo kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Các quyết định ngắn hạn thường bao gồm:
+ Quyết định nên tự sản xuất hay mua ngoài?
+ Quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng?
+ Quyết định duy trì hoạt động đầu tư hay chấm dứt đầu tư?
+ Các quyết định trong trường hợp doanh nghiệp bị chi phối bởi các yếu tố giới hạn
- Tiêu chuẩn lựa chọn các quyết định ngắn hạn:
Khi ra quyết định ngắn hạn trong sản xuất kinh doanh, nhà quản trị cần phải cân nhắc kỹ lưỡng để mang lại lợi ích kinh tế cao nhất Điều này đòi hỏi phải xem xét nhiều phương án khác nhau, tập trung vào việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn và sử dụng vốn một cách hợp lý nhất Bằng cách áp dụng tiêu chuẩn kinh tế này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả sản xuất và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tiêu chuẩn về tính kịp thời của các quyết định ngắn hạn đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh Khi thời cơ đến, quản trị doanh nghiệp cần phải nhanh chóng nắm bắt và giải quyết các vấn đề kinh tế phát sinh một cách chính xác và đúng thời điểm Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa cơ hội và mang lại lợi ích kinh tế đáng kể.
Khi đưa ra quyết định, nhà quản trị cần xem xét cả những tiêu chuẩn phi kinh tế quan trọng như bảo vệ môi trường, chống ô nhiễm, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động và tuân thủ đạo đức nghề nghiệp Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín và trách nhiệm của tổ chức với cộng đồng.
Đối với doanh nghiệp thương mại, các quyết định ngắn hạn đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng hoạt động kinh doanh Các quyết định này thường liên quan đến việc nhập hàng hóa, bao gồm cả việc có nên nhập hàng hay không, thời điểm nhập hàng phù hợp và số lượng hàng cần nhập Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đưa ra quyết định về chính sách giá bán và chương trình xúc tiến bán hàng để thu hút khách hàng và tăng doanh thu Cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cửa hàng và quyết định có nên tiếp tục kinh doanh hay ngừng hoạt động khi cửa hàng đó hoạt động không hiệu quả.
Quyết định chiến lược là những quyết định mang tính chất kế hoạch, thể hiện mục tiêu phát triển dài hạn của doanh nghiệp trong nhiều kỳ kế toán Những quyết định này thường liên quan đến vốn đầu tư lớn và có tác động đáng kể đến khả năng sản xuất của doanh nghiệp, định hướng tương lai và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.
Quyết định dài hạn có thể được phân loại theo nhiều cách thức khác nhau, nhưng tập trung vào nội dung kinh tế, các quyết định dài hạn bao gồm việc phân tích và đánh giá các yếu tố quan trọng như đầu tư, tài chính, sản xuất và phân phối, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả của doanh nghiệp trong dài hạn.
+ Quyết định cắt giảm chi phí: Có nên trang bị máy móc thiết bị mới để giảm chi phí lâu dài hay không?
Quyết định mở rộng sản xuất kinh doanh là một bước quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp Các quyết định này thường liên quan đến việc tăng quy mô của quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm việc đầu tư thêm vào cơ sở vật chất như kho tàng, văn phòng và máy móc thiết bị Việc mở rộng sản xuất kinh doanh cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn lực và khả năng tài chính để hỗ trợ sự phát triển này.
Quyết định về lựa chọn máy móc thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp Để đạt được hiệu quả cao nhất, nhà quản trị cần phải có thông tin chính xác và đầy đủ để tính toán và lựa chọn loại máy móc, thiết bị sản xuất hoặc quy trình công nghệ tiên tiến phù hợp Việc lựa chọn này không chỉ dựa vào chi phí đầu tư ban đầu mà còn phải xem xét đến các yếu tố như hiệu suất sản xuất, chất lượng sản phẩm, độ tin cậy và tuổi thọ của thiết bị.
+ Quyết định nên mua sắm hay thuê máy móc thiết bị sản xuất có lợi hơn:
+ Quyết định nên thay đổi quy trình công nghệ sớm hay chờ thêm một thời gian nữa
Đối với doanh nghiệp thương mại, việc đưa ra quyết định dài hạn đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng tương lai Các quyết định này thường xoay quanh việc mở rộng sản xuất kinh doanh hay không, bao gồm cả việc lựa chọn mở thêm ngành hàng mới hoặc ngừng kinh doanh một ngành hàng cụ thể Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần dự kiến cách thức tổ chức bán hàng hiệu quả trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt từ đối thủ.
1.2.1.3 Mô hình ra quyết định
Quyết định là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc hình thành vấn đề, xác định và lựa chọn phương án tối ưu, đến việc văn bản hóa quyết định cuối cùng Quá trình này có thể được minh họa thông qua mô hình thể hiện các bước cụ thể, giúp người ra quyết định có thể dễ dàng theo dõi và thực hiện.
Sơ đồ1.1: Mô hình ra quyết định (DECIDE)
Xác định vấn đề ra quyết định
Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định
Thu thập thông tin có liên quan
Thực hiện quyết định Đánh giá kết quả thực hiện
Việc hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn và hiệu quả cao cho doanh nghiệp Một hệ thống báo cáo đầy đủ thông tin và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình ra quyết định, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh Ngược lại, báo cáo quản trị không đầy đủ thông tin hoặc thông tin sai lệch có thể dẫn đến những quyết định sai lầm, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.1.4 Nguyên tắc của việc ra các quyết định
Những nguyên tắc chung về quản trị cũng là những nguyên tắc về việc ra quyết định, tuy nhiên trong việc ra quyết định người ta thường đặc biệt chú trọng thực hiện các nguyên tắc sau: nguyên tắc thống nhất, nguyên tắc tập trung, nguyên tắc phân cấp, nguyên tắc linh hoạt, nguyên tắc hiệu quả và nguyên tắc công bằng.
- Gắn chặt quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm
- Tạo ra sự năng động sáng tạo trong tổ chức
Việc áp dụng các nguyên tắc vào từng trường hợp ra quyết định cụ thể đòi hỏi các nhà quản trị phải vận dụng sáng tạo và linh hoạt, tránh cứng nhắc và phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế ở mỗi đơn vị, từ đó mang lại hiệu quả cao trong quá trình đưa ra quyết định.
1.2.2 Tổ chức kế toán quản trị (KTQT) trong doanh nghiệp 1.2.2.1 Tổ chức KTQT trong doanh nghiệp theo chức năng thông tin kế toán
Trong các DN, thông tin kế toán quản trị thường được tổ chức theo 2 nội dung: Thu nhận thông tin, phân tích và xử lý thông tin
Phân loại chi phí trên các báo cáo và phân bổ chi phí cho các bộ phận
Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong doanh nghiệp thương mại:
1.3.1 Phân loại chi phí trên các báo cáo 1.3.1.1 Chi phí mua hàng
Chi phí mua hàng bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quá trình thu mua hàng hóa, bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp Ngoài ra, chi phí mua hàng còn bao gồm các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa, cũng như chi phí thuê kho, thuê bến bãi và chi phí bảo hiểm hàng hóa.
Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ Các chi phí này bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu và quảng cáo sản phẩm, cũng như chi phí trả cho nhân viên bán hàng Ngoài ra, chi phí bảo quản, đóng gói và vận chuyển sản phẩm cũng được tính vào chi phí bán hàng Đồng thời, các chi phí khuyến mãi và khấu hao tài sản cố định liên quan cũng được xem xét khi tính toán chi phí bán hàng.
1.3.1.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp (quản lý hành chính)
Chi phí quản lý hành chính bao gồm các khoản phí phát sinh từ hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí trả cho nhân viên bộ phận quản lý, bao gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế Ngoài ra, chi phí này còn bao gồm chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định, tiền thuê đất, thuế môn bài và các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi Các dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, internet và bảo hiểm tài sản cũng được tính vào chi phí quản lý hành chính, cùng với các khoản chi phí bằng tiền khác như công tác phí, tiếp khách và hội nghị.
1.3.2 Phân bổ chi phí cho các bộ phận:
1.3.2.1 Các bộ phận trong doanh nghiệp
Các bộ phận trong một doanh nghiệp có thể được chia thành hai nhóm:
Nhóm bộ phận hoạt động chức năng là những bộ phận trực tiếp thực hiện hoạt động chức năng cốt lõi của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu trọng tâm của tổ chức Trong một công ty thương mại, các siêu thị và quầy hàng là những bộ phận hoạt động chức năng điển hình, nơi trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh và tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.
Nhóm bộ phận phục vụ đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, mặc dù không trực tiếp tham gia vào hoạt động chức năng cốt lõi Các bộ phận này bao gồm phòng tài chính, phòng thu mua hàng hoá và phòng hành chính nhân sự, hoạt động của chúng tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ cho các bộ phận chức năng khác thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
1.3.2.2 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng
Mặc dù các bộ phận phục vụ không trực tiếp tham gia vào các hoạt động chức năng của doanh nghiệp, nhưng chúng đóng vai trò hỗ trợ quan trọng cho các bộ phận chức năng Do đó, việc phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng là cần thiết và phải tuân theo các nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính công bằng và chính xác trong việc tính toán chi phí.
Chi phí phục vụ liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí do vậy khi phân bổ cần nắm chắc các nguyên tắc sau:
Các khoản chi phí của bộ phận phục vụ có thể phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh hoặc theo kế hoạch Việc phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh sẽ được hạch toán vào cuối kỳ kế toán dựa trên các tiêu thức khoa học, giúp tránh chênh lệch nhưng có thể gây khó khăn cho việc kiểm soát do thông tin không được cung cấp kịp thời Ngược lại, phân bổ theo chi phí kế hoạch cho phép phân thành biến phí và định phí, trong đó biến phí sẽ được phân bổ tỷ lệ theo mức độ hoạt động dựa trên kế hoạch hoặc dự toán của doanh nghiệp.
Phân bổ chi phí trước khi hoạt động giúp cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch, trong khi đó phân bổ sau khi hoạt động cho phép đánh giá chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch đã được xây dựng, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.
Biến phí phục vụ cho đối tượng A = Mức hoạt động theo KH/hoặc theo thực tế x tỷ lệ kế hoạch biến phí
Khi chi phí phục vụ không thể phân bổ thành định phí và biến phí một cách rõ ràng, việc tập hợp chi phí theo các hoạt động trở nên cần thiết Mỗi hoạt động thường có nguồn gốc chung, do đó việc lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp là yêu cầu quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong phân bổ chi phí.
Khi thực hiện phân bổ, việc xác định tiêu thức phân bổ hợp lý là rất quan trọng Mỗi loại chi phí cần phân bổ thường có tiêu thức phân bổ riêng, nhưng cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cơ bản để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong phân bổ.
Để lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí phù hợp, cần đảm bảo rằng tiêu thức đó đại diện chính xác cho chi phí cần phân bổ Điều này có nghĩa là khi sử dụng tiêu thức đó, độ chính xác của chi phí sẽ cao hơn so với các lựa chọn khác Vì vậy, việc hiểu bản chất của chi phí phát sinh từ đâu và nhân tố nào ảnh hưởng tới là rất quan trọng để lựa chọn tiêu chí phân bổ phù hợp.
Tiêu thức phân bổ cần đảm bảo tính thuận tiện cho quá trình tính toán và thống nhất trong cả kỳ hạch toán Đồng thời, cần xem xét mối quan hệ giữa chi phí cố định với từng bộ phận và định phí chung để đảm bảo tính chính xác Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí cố định một cách hợp lý và hiệu quả.
Có 3 hình thức phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng đó là:
Hình thức phân bổ trực tiếp là phương pháp phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ trực tiếp cho các bộ phận chức năng Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản và dễ thực hiện, thường được áp dụng trong trường hợp bỏ qua sự cung cấp dịch vụ lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ Tuy nhiên, hình thức phân bổ này có độ chính xác chưa cao và có thể ảnh hưởng đến kết quả thực chất của hoạt động kinh doanh bộ phận sản xuất chính.
Hình thức phân bổ nhiều bước là phương pháp phân bổ chi phí từ bộ phận có mức độ hoạt động nhiều nhất đến bộ phận hoạt động ít nhất, giúp thừa nhận chi phí luân chuyển nội bộ cho các bộ phận tiếp theo trừ bộ phận phục vụ đầu tiên Trong quá trình tính toán, cần loại trừ chi phí của các bộ phận có thu nhập tương ứng để tránh trùng số liệu Ưu điểm của phương pháp này là mang lại kết quả chính xác hơn, nhưng ngược lại, công việc tính toán sẽ phức tạp hơn.
Hình thức phân bổ lẫn nhau là phương pháp phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ lẫn nhau, không phân biệt mức phát sinh chi phí của các bộ phận Để xác định mức chi phí phục vụ lẫn nhau, kế toán có thể sử dụng phương pháp đại số để giải bài toán chi phí Phương pháp này giúp xác định chi phí ở các bộ phận phục vụ và phần phục vụ cho bộ phận chính, từ đó phân bổ chính xác chi phí của bộ phận phục vụ cho bộ phận sản xuất chính Tuy nhiên, công việc tính toán có thể phức tạp hơn.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại chủ yếu bao gồm hai loại báo cáo chính là báo cáo dự toán và báo cáo trách nhiệm Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lập thêm các báo cáo chi tiết khác để đánh giá trách nhiệm quản lý ở các trung tâm trách nhiệm, chẳng hạn như báo cáo công nợ, báo cáo tồn kho - hai mảng cần quan tâm trong loại hình doanh nghiệp bán lẻ Các báo cáo này cũng giúp phân tích mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí, lợi nhuận và đánh giá các biến động khác ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.4.1 Hệ thống các báo cáo dự toán 1.4.1.1 Khái niệm của dự toán
Dự toán là những dự kiến chi tiết về cách huy động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, được biểu diễn bằng một hệ thống chỉ tiêu cụ thể dưới dạng số lượng và giá trị, giúp doanh nghiệp quản lý và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Dự toán phải được gắn liền với điều kiện về thời gian cụ thể trong tương lai, do vậy dự toán thường được lập theo tháng, quý, năm
1.4.1.2 Tác dụng của dự toán
Dự toán sản xuất kinh doanh là một công việc quan trọng hàng đầu đối với các doanh nghiệp, bất kể mục tiêu hoạt động của họ là vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận Thông qua việc lập dự toán, các nhà quản trị có thể giành nhiều thời gian để hoạch định chiến lược kinh doanh trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động Dự toán giúp đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch đề ra và kiểm soát sự phát sinh nguồn lực trong doanh nghiệp, từ đó mang lại ý nghĩa quan trọng trong quản lý doanh nghiệp.
Xác định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp là bước đầu tiên quan trọng để đánh giá việc thực hiện kế hoạch sau này Bản dự toán chi tiết hóa kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành con số cụ thể, giúp nhà quản trị dễ dàng so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch đề ra Qua việc so sánh này, nhà quản trị có thể xác định được bộ phận nào không hoàn thành chỉ tiêu và tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp khắc phục hiệu quả Đồng thời, việc xây dựng mục tiêu cũng giúp doanh nghiệp xác định các điều kiện cần thiết để đạt được mục tiêu đặt ra, từ đó đảm bảo sự thành công trong tương lai.
Việc kết hợp hoạt động của toàn doanh nghiệp đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các kế hoạch hoạt động của các bộ phận để đạt được mục tiêu chung Các nhà quản trị ở từng cấp độ thường có quyền hạn và năng lực riêng biệt, nhưng quá trình lập dự toán đã giúp tăng cường sự hợp tác và trao đổi công việc giữa các thành viên trong doanh nghiệp Điều này đảm bảo rằng hoạt động của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, tạo nên một hệ thống hoạt động thống nhất và hiệu quả.
Dự toán đóng vai trò quan trọng giúp các nhà quản trị xác định điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, từ đó có cơ sở phân tích và dự đoán khó khăn có thể xảy ra Điều này cho phép họ đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời và hiệu quả, hạn chế tối đa rủi ro và đảm bảo sự phát triển ổn định của doanh nghiệp.
Dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các cấp quản trị doanh nghiệp Thông qua việc so sánh kết quả thực hiện với dự toán, hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và nhà quản lý sẽ được đánh giá một cách chính xác Kết quả này sẽ là cơ sở để áp dụng các mức thưởng phạt phù hợp, giúp nâng cao trách nhiệm và hiệu suất làm việc của các bộ phận Đồng thời, dự toán cũng cung cấp một bức tranh tổng thể về hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị có cái nhìn toàn diện và trách nhiệm hơn trong công tác quản lý của mình.
1.4.1.3 Hệ thống dự toán hàng năm của một doanh nghiệp thương mại
Mỗi doanh nghiệp đều đặt ra những mục tiêu cụ thể cần đạt được để phát triển và thành công Để đạt được những mục tiêu đó, doanh nghiệp cần thực hiện các bước và công việc cụ thể Đối với doanh nghiệp thương mại, mục tiêu chính thường là tăng lợi nhuận thông qua hoạt động mua bán hàng hóa Hệ thống dự toán của doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu này, bao gồm các nội dung và trình tự lập cụ thể.
Sơ đồ 1.2: Dự toán sản xuất kinh doanh
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán doanh thu tiêu thụ là dự toán quyết định được lập đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch kinh doanh Khi lập dự toán này, các doanh nghiệp thường dựa vào một số cơ sở quan trọng, bao gồm phân tích thị trường, dự báo nhu cầu, xác định mục tiêu kinh doanh và phân tích đối thủ cạnh tranh Dự toán doanh thu tiêu thụ sẽ là căn cứ để lập các dự toán tiếp theo, bao gồm dự toán sản xuất, dự toán chi phí và dự toán tài chính.
+ Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của kỳ trước, nhằm xác định giới hạn hoạt động của doanh nghiệp
+ Dự toán tiêu thụ kỳ trước
Dự toán hàng tồn kho
Dự toán giá vốn hàng bán
+ Căn cứ vào kết quả nghiên cứu nhu cầu thị trường về sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp
+ Căn cứ vào thị phần tiêu thụ của đối thủ cạnh tranh + Căn cứ vào các chương trình quảng cáo, khuyến mại
+ Căn cứ thu nhập dự kiến trong tương lai
+ Căn cứ chính sách, chế độ của Nhà nước…
Dự toán tiêu thụ = Sản lượng x đơn giá bán dự kiến
Bảng 1.1: Ví dụ về dự toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm (ĐVT: đồng)
TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 Số lượng SP tiêu thụ(SP) 20.000 45.000 60.000 35.000 160.000
2 Giá bán đơn vị sản phẩm 150 150 150 150 150
3 Doanh thu tiêu thu sản phẩm (3=1x2) 3.000.000 6.750.000 9.000.000 5.250.000 24.000.000
4 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 0
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán thu tiền bán hàng là dự toán xác định các phương thức và khả năng thu tiền hàng, đồng thời là căn cứ để xác định luồng tiền thu dự kiến và tình hình công nợ sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng Dự toán này được lập dựa trên cơ sở dự toán doanh thu, thông tin thực tế và dự báo về các đối tượng mua hàng cũng như những quy định về thanh toán của doanh nghiệp Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp thuộc loại hình kinh doanh bán lẻ, do đặc điểm kinh doanh là bán hàng thu tiền ngay, dự toán này thường được bỏ qua không lập.
Dự toán mua hàng và tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị và lượng hàng hóa cần mua vào cũng như tồn kho cần thiết để đảm bảo thực hiện các mục tiêu doanh thu đề ra một cách thuận lợi Dự toán này được lập dựa trên dự toán doanh thu và cần xem xét đến các yếu tố như định mức tồn trữ, quy trình mua hàng của doanh nghiệp, chi phí đặt hàng, lưu kho, vận chuyển và sự biến động của thị trường để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Sản lượng sp cần mua = Sản lượng tiêu thu dự kiến + Sản lượng tồn cuốikỳ - Sản lượng tồn đầu
Bảng1.2: Ví dụ về dự toán mua hàng (ĐVT: SP)
TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 Số lượng SP tiêu thụ 20.000 45.000 60.000 35000 160.000
2 Số lượng SP tồn cuối kỳ 9.000 12.000 7.000 3.000 3.000
3 Số lượng SP tồn đầu kỳ 3.000 9.000 12.000 7.000 3.000
4 Sản lượng SP cần sản xuất (4=1+2-3) 26.000 48.000 55.000 31.000 160.000
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán giá vốn hàng bán đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp Dự toán này được xây dựng dựa trên dự toán tiêu thụ và dự toán mua hàng, đồng thời cần chú ý đến phương pháp xác định giá hàng tồn kho Khi dự toán giá vốn hàng bán được lập chính xác, nó sẽ trở thành cơ sở để xác định dự toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh của mình.
Giá vốn hàng bán = Sản lượng sp cần mua x đơn giá đơn vị sản phẩm
Bảng1.3:Ví dụ về dự toán giá vốn hàng bán (ĐVT: đồng)
TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 Số lượng SP tiêu thụ 20.000 45.000 60.000 35.000 160.000
2 Định mức chi phí sản xuất 90 90 90 90 90
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán thanh toán tiền mua hàng là một bước quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp Dự toán này được lập dựa trên cơ sở dự toán mua hàng và tồn kho, nhằm xác định khả năng và tiến độ thanh toán cho các khoản công nợ phát sinh do quá trình thu mua hàng hoá và dự trữ tồn kho Khi lập dự toán thanh toán tiền mua hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến quy trình thanh toán, khả năng thanh toán của mình cũng như chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để đảm bảo cân đối và phù hợp.
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh, giúp doanh nghiệp ước tính và quản lý các khoản chi phí phát sinh trong kỳ kế hoạch Đây là các dự toán cho các khoản chi phí ước tính sẽ phát sinh trong lĩnh vực bán hàng và quản lý doanh nghiệp, bao gồm chi phí nhân sự, chi phí vận hành, chi phí tiếp thị và các chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Chi phí bán hàng là ước tính dựa trên dự toán doanh thu, chính sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp, bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hóa Đây là cơ sở quan trọng để xác định luồng tiền dự kiến chi cho hoạt động bán hàng, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả.
Thực trạng áp dụng báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp
Trung tâm bán lẻ hoạt động kinh doanh bán lẻ thiết bị viễn thông trên quy mô toàn quốc với số lượng cán bộ nhân viên lớn, do đó nhu cầu thông tin quản trị rất nhiều, phức tạp và đòi hỏi tính kịp thời Để đáp ứng yêu cầu ra quyết định điều hành của Ban lãnh đạo, Trung tâm đã bắt đầu hình thành các loại báo cáo kế toán quản trị, mặc dù chưa rõ khái niệm Tuy nhiên, việc triển khai áp dụng báo cáo kế toán quản trị vẫn còn nhiều vấn đề bất cập cần khắc phục, do đó việc tìm hiểu thực trạng áp dụng báo cáo kế toán quản trị của Trung tâm là cần thiết để đưa ra các biện pháp khắc phục phù hợp.
2.2.1 Về tổ chức kế toán quản trị của doanh nghiệp
Hiện tại, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa quan tâm đúng mức đến kế toán quản trị, dẫn đến việc không thành lập bộ phận kế toán quản trị riêng Thay vào đó, mỗi bộ phận chuyên môn thực hiện các loại báo cáo khác nhau, chẳng hạn như báo cáo doanh thu và dự toán doanh thu do Phòng Kế hoạch thực hiện, báo cáo chi phí và lợi nhuận do Phòng Tài chính thực hiện, báo cáo công nợ do Phòng Tài chính thực hiện, và báo cáo năng suất lao động do Phòng Tổ chức lao động thực hiện Tuy nhiên, hệ thống báo cáo hiện tại của doanh nghiệp chủ yếu chỉ cung cấp thông tin mà chưa được sử dụng một cách triệt để trong quản trị.
2.2.2 Báo cáo kế toán trách nhiệm tại Trung tâm bán lẻ 2.2.2.1 Hệ thống Trung tâm trách nhiệm
Mối quan tâm của các Trung tâm bán lẻ hiện tại thường chỉ tập trung vào doanh thu, dẫn đến việc chỉ có các chỉ số về doanh thu, lợi nhuận và đầu tư, chi phí được quan tâm.
Kinh doanh Hiện tại Trung tâm đang theo dõi rất thường xuyên chỉ tiêu này
Đối với các Trung tâm doanh thu, việc giao chỉ tiêu doanh thu và sản lượng bán hàng trong tháng là một nhiệm vụ quan trọng Trưởng phòng kinh doanh và các Trưởng Siêu thị sẽ hưởng lương dựa trên tỷ lệ hoàn thành doanh thu được giao, tạo động lực cho họ phấn đấu đạt được mục tiêu Tuy nhiên, nếu các Siêu thị không hoàn thành chỉ tiêu doanh thu trong 3 tháng liên tiếp, họ có thể phải đối mặt với nguy cơ bị sa thải hoặc từ chức Ngược lại, Phòng Kinh doanh mặc dù được xem là một Trung tâm doanh thu nhưng vẫn chưa thực sự chịu trách nhiệm về chỉ tiêu này, và việc hưởng lương cũng chưa gắn liền với việc hoàn thành chỉ tiêu.
Trung tâm đầu tư đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định các khoản đầu tư của doanh nghiệp Bởi vì phạm vi đầu tư chỉ giới hạn trong Trung tâm, nên doanh nghiệp chỉ có một trung tâm đầu tư duy nhất Giám đốc là người nắm giữ thẩm quyền cao nhất trong việc kiểm tra và phê duyệt các khoản chi liên quan đến đầu tư, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong việc phân bổ nguồn lực.
- Trung tâm lợi nhuận: Lợi nhuận được tính ở mức toàn bộ Trung tâm, chưa tính toán theo từng Siêu thị trực thuộc Trung tâm
- Trung tâm chi phí: Chi phí được tập hợp chung cho toàn Trung tâm do đó cũng chưa lập các Trung tâm chi phí
Có thể nói rằng, hiện tại các doanh nghiệp vẫn chưa xây dựng được một hệ thống trách nhiệm đầy đủ và đúng nghĩa Điều này cũng có nghĩa là vẫn chưa có một khái niệm rõ ràng về các Trung tâm trách nhiệm tại doanh nghiệp, gây khó khăn cho việc phân định và thực hiện trách nhiệm một cách hiệu quả.
Các phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp vẫn chưa được tổ chức theo mô hình các trung tâm trách nhiệm, mà chỉ đơn thuần là các bộ phận chức năng được quy định trong sơ đồ tổ chức Điều này dẫn đến việc các bộ phận chưa có trách nhiệm quản lý chi phí doanh nghiệp và chưa chịu trách nhiệm về hiệu quả đầu tư tại doanh nghiệp Việc tổ chức này còn hạn chế, chưa phát huy được hiệu quả quản lý và trách nhiệm của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
2.2.2.2 Hệ thống báo cáo trách nhiệm
Hiện tại, tương ứng với các Trung tâm trách nhiệm ở trên, Trung tâm bán lẻ đã có những báo cáo trách nhiệm như sau:
Báo cáo tình hình doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt số liệu kinh doanh của từng ngành hàng và siêu thị, giúp đánh giá doanh thu thực tế đạt được trong ngày, tuần, tháng và so sánh với cùng kỳ tháng trước Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp có thể so sánh kết quả với kế hoạch đã đề ra và đưa ra các biện pháp thúc đẩy để hoàn thành mục tiêu đặt ra cho từng ngành hàng và siêu thị.
Cơ sở tính toán doanh thu tại Siêu thị dựa trên số tiền bán hàng thực tế được nhập lên phần mềm quản lý bán hàng Báo cáo doanh thu được phân tích theo các nhân tố cụ thể, bao gồm số liệu bán hàng hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
+ Theo ngành hàng chính: Điện thoại, Iphone, Máy tính, máy tính bảng, phụ kiện, kít cào, Khác
+ Theo Siêu thị:172Siêu thị trên toàn quốc (có chia theo cụm để dễ dàng đánh giá), cụm căn cứ vào yếu tố vùng địa lý
Báo cáo kinh doanh ngành hàng cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu của từng ngành hàng, bao gồm doanh thu ngày tại hai thời điểm 17h và 24h, cũng như tổng doanh thu của tất cả các ngành hàng Các ngành hàng cụ thể được báo cáo bao gồm Điện thoại di động, Iphone, Máy tính, Máy tính bảng, Kít cao và Hoa hồng dịch vụ Ngoài ra, báo cáo cũng cung cấp doanh thu lũy kế tính đến thời điểm hiện tại và tỷ lệ hoàn thành doanh thu lũy kế, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh của mình một cách chính xác.
Báo cáo kinh doanh theo Siêu thị cung cấp thông tin chi tiết về tình hình kinh doanh của từng siêu thị, bao gồm doanh thu ngày tại hai thời điểm cụ thể là 17h và 24h, doanh thu lũy kế tính đến thời điểm hiện tại, tỷ lệ hoàn thành doanh thu lũy kế và tỷ lệ hoàn thành đến thời điểm hiện tại, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan và chính xác về hiệu suất kinh doanh của từng siêu thị.
- Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch
- Tần suất thực hiện: Hàng ngày, tuần, tháng(theo phụ lục 2.1, 2.2, 2.3, 2.4)
Trung tâm bán lẻ hiện chỉ có một trung tâm chi phí duy nhất, dẫn đến việc chưa tách bạch chi phí cho từng siêu thị và phòng ban cụ thể Do đó, báo cáo chi phí chưa được lập riêng mà chỉ được tích hợp và phân tích trong báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, quý và năm.
Báo cáo chi phí hiện chỉ được thực hiện hàng tháng nhằm đánh giá kết quả thực hiện của Trung tâm so với dự toán từ đầu tháng Tuy nhiên, báo cáo này thường bị chậm trễ, chỉ có thể được cung cấp vào ngày 18 hàng tháng, dẫn đến chưa thể sử dụng để phục vụ công tác điều hành cho tháng tiếp theo.
- Tần suất thực hiện: Ngày 18 hàng tháng (theo phụ lục 2.5)
Tại Trung tâm bán lẻ, báo cáo chi phí và báo cáo lợi nhuận thường được sử dụng chung 1 báo cáo vào ngày 18 hàng tháng
Mục đích của báo cáo là đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống bán lẻ trong tháng, tuy nhiên do thời gian thực hiện báo cáo vào ngày 18 hàng tháng, nên sẽ không phục vụ được việc điều hành kịp thời của hệ thống bán lẻ, buộc phải sử dụng số liệu tạm tính vào ngày 05 hàng tháng để đảm bảo tính kịp thời trong điều hành.
Cơ sở thực hiện tính toán lợi nhuận của tháng dựa trên kết quả doanh thu của cả hệ thống và tổng chi phí phát sinh trong tháng đó, từ đó xác định được lợi nhuận thực tế đạt được trong kỳ.
- Nội dung báo cáo: Bao gồm doanh thu, chi phí của từng loại và lợi nhuận của tháng đó
- Tần suất thực hiện: Ngày 18 hàng tháng theo mẫu 2.5 ở trên
- Hiện tại, Trung tâm bán lẻ chưa thực hiện báo cáo này
2.2.3 Hệ thống báo cáo dự toán đang áp dụng 2.2.3.1 Dự toán kết quả kinh doanh của Trung tâm (Kế hoạch tháng, quý, năm)
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH –TÌNH HUỐNG TẠI TRUNG TÂM BÁN LẺ - CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀXNK VIETTEL
Quan điểm xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Việc vận dụng kế toán quản trị vào công tác kế toán của doanh nghiệp cần được thực hiện một cách hài hòa, đảm bảo cân bằng giữa lợi ích và chi phí, đồng thời phù hợp với đặc điểm và điều kiện riêng của doanh nghiệp cũng như hệ thống kế toán Việt Nam Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý tài chính, nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về kế toán.
Cung cấp thông tin hữu ích và cần thiết giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định điều hành chính xác, từ đó đóng góp vào sự phát triển bền vững và đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.
Mục tiêu của doanh nghiệp từ nay đến năm 2015
Xây dựng chuỗi bán lẻ thiết bị đầu cuối, thiết bị viễn thông và thiết bị công nghệ thông tin hiệu quả và lớn nhất Việt Nam là mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp Để đạt được điều này, mục tiêu đến năm 2015 là trở thành doanh nghiệp dẫn đầu trong 4 lĩnh vực: sở hữu số lượng kênh lớn nhất, cung cấp sản phẩm tốt nhất, mang lại dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Các quyết định và nhu cầu thông tin của doanh nghiệp
Trong thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, doanh nghiệp cần phải đối mặt với lượng thông tin khổng lồ để đưa ra quyết định điều hành hiệu quả Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng nhiều thông tin quan trọng chỉ phát sinh khi bắt đầu thực hiện Trên cơ sở nghiên cứu và căn cứ theo mục tiêu của Trung tâm, tác giả đã xác định được các quyết định quan trọng cần thiết cho doanh nghiệp để đảm bảo sự phát triển bền vững.
+ Quyết định ngắn hạn (là chủ yếu):
Quyết định nhập hàng là một bước quan trọng trong quản lý hàng hóa, bao gồm việc xác định thời điểm phù hợp để nhập hàng và thời điểm dừng nhập hàng Thông thường, quyết định nhập hàng sẽ dựa trên các chỉ số KPI về hàng hóa, chẳng hạn như mức tồn kho, doanh số bán hàng và tốc độ luân chuyển hàng hóa Khi hàng hóa đạt được các chỉ số KPI mong muốn, doanh nghiệp có thể quyết định nhập hàng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng Ngược lại, khi hàng hóa không đạt được các chỉ số KPI hoặc có dấu hiệu giảm sút, doanh nghiệp cần dừng nhập hàng để tránh tình trạng tồn kho quá mức và giảm thiểu rủi ro.
Quyết định về chính sách giá đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá bán sản phẩm Để đạt được mục tiêu về lợi nhuận gộp của ngành hàng, doanh nghiệp cần xác định giá bán phù hợp, đảm bảo không cao hơn so với đối thủ cạnh tranh, trừ trường hợp các đối thủ đang cắt lỗ để tăng cường cạnh tranh.
Quyết định về phát triển kênh: Nên mở mới Siêu thị ở thành phố/ huyện đó không? Nên ngừng hoạt động kinh doanh ngành hàng đó không?
Quyết định về chương trình xúc tiến bán hàng: Nên áp dụng cho sản phẩm nào ở thị trường nào? Áp dụng phương thức truyền thông nào thì hiệu quả?
Quyết định về cơ chế động viên khuyến khích nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số bán hàng Để đạt được mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định rõ sản phẩm nào cần được khuyến khích bán trong thời gian nào Ví dụ, đối với sản phẩm sắp hết vòng đời (EOL) nhưng còn tồn kho nhiều, cần có chiến lược xúc tiến bán hàng và khuyến khích nhân viên tập trung bán sản phẩm đó để giảm thiểu tồn kho và tối ưu hóa lợi nhuận.
Quyết định cân đối nguồn thu chi: Chi bao nhiêu trong tháng so với nguồn thu dự kiến đạt được???
Quyết định về nhân sự: Khi nào thì sai thải, khi nào thì cần đưa vào diện theo dõi, đánh giá
Quyết định về chính sách CSKH
+ Quyết định dài hạn: Để trở thành số 1 trong trương lai thì phải làm gì??
Có nên mở rộng ngành hàng kinh doanh: Chuyển sang sản phẩm kỹ thuật số, sản phẩm dùng cho gia đình, sản phẩm đặc thù thiết kế riêng?
Kênh bán hàng: Có nên chỉ tập trung vào 1 kênh bán hàng trực tiếp hay mở rộng thêm kênh bán hàng? Là kênh nào thì hiệu quả?
- Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất một số thông tin mà Doanh nghiệp cần phải có để phục vụ yêu cầu điều hành:
Doanh thu của siêu thị trải qua nhiều thời kỳ phát triển khác nhau, với tốc độ tăng trưởng doanh thu đáng kể qua từng giai đoạn Bên cạnh đó, năng suất bình quân của từng siêu thị cũng là một yếu tố quan trọng, thể hiện hiệu quả hoạt động của đơn vị Đặc biệt, năng suất của từng khối nhân viên, bao gồm khối bán máy và khối dịch vụ, cũng được đánh giá và phân tích chi tiết để xác định hiệu suất làm việc và tìm ra phương án cải thiện phù hợp.
+ Thông tin về hàng tồn kho, hàng tồn tuyến, hàng tồn quá hạn, định mức hàng trưng bày
+ Thông tin về lợi nhuận, giá vốn, giá bán bình quân
+ Thông tin về chi phí, tốc độ tăng, giảm chi phí qua các thời kỳ + Thông tin về sản phẩm, về hiệu quả kênh
+ Thông tin về công tác CSKH
+ Thông tin về chất lượng nhân sự.
Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị
3.4.1 Một số yêu cầu trong việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị Đảm bảo thông tin trong báo cáo kế toán quản trị phải: Hữu ích, cập nhật, đầy đủ, chính xác và tin cậy, dễ hiểu và minh bạch, có thể so sánh và phân tích được cho các nhà quản trị có thể ra được những quyết định cụ thể chứ không chỉ đơn thuần là các mặt hoạt động của Trung tâm
Để đáp ứng yêu cầu quản lý một cách hiệu quả, thông tin trên các báo cáo cần được cập nhật thường xuyên và liên tục Điều này giúp phản ánh mọi biến động và đảm bảo rằng dữ liệu luôn chính xác và đáng tin cậy.
Báo cáo kế toán quản trị cần cung cấp thông tin đầy đủ và phù hợp cho các nhà quản trị doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu của từng cấp quản lý mà không dư thừa hay thiếu thông tin quan trọng.
Các thông tin cung cấp trên các báo cáo kế toán quản trị cần phải đảm bảo độ chính xác và có cơ sở tin cậy cao, giúp người quản lý đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt và hiệu quả.
Để thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải dễ hiểu và minh bạch Điều này có nghĩa là các thông tin cung cấp phải được trình bày một cách rõ ràng, dễ đọc và có thể hiểu một cách nhanh chóng, giúp người đọc không phải mất nhiều thời gian để nắm bắt nội dung.
Thông tin trên báo cáo kế toán quản trị phải đảm bảo tính đồng nhất trong tính toán, giúp cho việc phân tích và so sánh trở nên dễ dàng hơn Điều này cho phép nhà quản lý có thể đánh giá và so sánh các dữ liệu một cách chính xác, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn Việc phân tích và so sánh cũng giúp nhà quản lý có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời xác định các khu vực cần cải thiện.
Báo cáo kế toán quản trị cần phải đạt được sự hài hòa giữa lợi ích và chi phí, đảm bảo mang lại hiệu quả cao và lợi ích đáng kể với chi phí bỏ ra hợp lý và tối ưu Điều này giúp doanh nghiệp có thể tận dụng thông tin kế toán một cách hiệu quả, hỗ trợ quá trình ra quyết định và quản lý hoạt động kinh doanh một cách thông minh.
3.4.2 Xây dựng các Trung tâm trách nhiệm tại Trung tâm bán lẻ
*Xây dựng các trung tâm trách nhiệm gắn trách nhiệm cụ thể với các nhà quản lý trong doanh nghiệp:
Việc xây dựng các Trung tâm trách nhiệm giúp đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị một cách dễ dàng, hướng các bộ phận và cá nhân đến mục tiêu chung của doanh nghiệp Đối với Trung tâm bán lẻ, việc lập các Trung tâm trách nhiệm là cần thiết, xuất phát từ vai trò quan trọng của kế toán trách nhiệm và mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Trung tâm.
Trung tâm doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tăng trưởng doanh thu của siêu thị Tại đây, Phòng Kinh doanh phải chịu trách nhiệm về doanh thu tại phòng mình và của từng ngành hàng, đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra Trung tâm bán lẻ đã áp dụng cơ chế khoán doanh thu cho Phòng Kinh doanh, bước đầu tiên trong việc hình thành Trung tâm doanh thu Tuy nhiên, để trở thành một đơn vị kinh doanh hiệu quả, Trung tâm bán lẻ cần phát triển thành Trung tâm lợi nhuận, chịu trách nhiệm về cả doanh thu và chi phí phát sinh tại siêu thị mình Với 172 siêu thị hiện có, Trung tâm bán lẻ sẽ có 172 trung tâm lợi nhuận, mỗi trung tâm sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tăng trưởng và phát triển kinh doanh của siêu thị.
Trung tâm đầu tư tại Trung tâm bán lẻ đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định đầu tư và chịu trách nhiệm về hiệu quả đầu tư Giám đốc Trung tâm là người đứng đầu trong việc đưa ra quyết định đầu tư và đảm bảo hiệu quả của các dự án Do đó, Trung tâm bán lẻ chỉ có một trung tâm đầu tư duy nhất, giúp tập trung nguồn lực và tăng cường hiệu quả quản lý.
Trung tâm chi phí là các phòng ban thuộc Trung tâm bán lẻ, được lập ra để phục vụ các bộ phận cụ thể thực hiện các nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu kinh doanh nhưng không tạo ra thu nhập trực tiếp Các trung tâm chi phí này bao gồm 18 phòng ban trực thuộc Trung tâm, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Việc xác lập các Trung tâm trách nhiệm giúp đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý trong Trung tâm bán lẻ một cách dễ dàng, đặc biệt là đối với các trưởng phòng ban và trưởng Siêu thị Qua đó, các bộ phận và cá nhân sẽ được hướng dẫn thực hiện mục tiêu chung của tổ chức một cách hiệu quả.
3.4.3 Tổ chức bộ máy báo cáo và phân tích kế toán quản trị
Việc lập báo cáo kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng đối với trung tâm bán lẻ quy mô lớn với 172 siêu thị và 18 phòng ban Để đảm bảo tính chính xác và chi tiết, việc thành lập bộ phận kế toán quản trị trong phòng Tài chính là vô cùng cần thiết Bộ phận này nên bao gồm ít nhất 4 nhân sự để có thể thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ liên quan đến kế toán quản trị.
2 nhân sự báo cáo, phân tích, cảnh báo các báo cáo doanh thu – chi phí – lợi nhuận
1 nhân sự báo cáo, phân tích, cảnh bảo báo cáo hàng tồn kho
1 nhân sự báo cáo, phân tích các loại báo cáo quản trị khác
Các nhân sự được lựa chọn vào vị trí nhân viên kế toán quản trị phải đảm bảo các tiêu chuẩn:
Phải hiểu hệ thống để có thể đưa ra các phân tích đúng đắn có ích cho hệ thống
Để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán, người phụ trách kế toán cần phải có kinh nghiệm làm công tác kế toán và nắm chắc các quy định tại Luật Kế toán Điều này giúp họ thực hiện đúng các yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp và đảm bảo chuyên môn kế toán được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
Trung thực khách quan trong việc truyền đạt thông tin
Để đảm bảo hiệu quả công việc, trung tâm cần có chính sách đào tạo thường xuyên nhằm nâng cao tay nghề cho nhân viên kế toán, đặc biệt là kế toán quản trị Điều này không chỉ giúp nhân viên cải thiện kỹ năng chuyên môn mà còn góp phần tăng cường năng lực cạnh tranh của tổ chức Đồng thời, việc đãi ngộ xứng đáng cũng là yếu tố quan trọng giúp giữ chân nhân tài và tạo động lực cho nhân viên cống hiến lâu dài.
3.4.4 Tăng cường ứng dụng CNTT cho kế toán quản trị