LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI NHỎ VÀ VỪA
Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
1.1.1 Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1.1.1.1 Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm và hàng hóa, đồng thời chuyển giao lợi ích và rủi ro cho khách hàng, với việc khách hàng thực hiện thanh toán Đây là giai đoạn cuối cùng trong chu trình sản xuất và kinh doanh, nơi vốn được chuyển đổi từ hình thái sản phẩm sang hình thái tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán.
1.1.1.2 Khái niệm xác định kết quả kinh doanh
Xác định kết quả kinh doanh là quá trình so sánh giữa chi phí và doanh thu từ hoạt động bán hàng trong một kỳ nhất định Nếu doanh thu vượt quá chi phí, doanh nghiệp ghi nhận lãi; ngược lại, nếu doanh thu thấp hơn chi phí, kết quả là lỗ Thông thường, việc xác định này được thực hiện vào cuối kỳ kinh doanh, có thể là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
1.1.1.3 Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định kết quả kinh doanh là yếu tố quan trọng để xác định khả năng tiếp tục tiêu thụ hàng hóa Mối liên hệ giữa bán hàng và kết quả kinh doanh rất chặt chẽ; kết quả kinh doanh chính là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng tới, trong khi bán hàng là phương tiện để đạt được mục tiêu đó.
1.1.2 Yêu cầu quản lý đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Yêu cầu quản lý đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đối với doanh nghiệp là:
+ Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng loại hàng hóa.
+ Quản lý chất lượng, xây dựng thương hiệu là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Quản lý chặt chẽ từng phương thức bán hàng và theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo yêu cầu thanh toán được thực hiện đúng hình thức và đúng hạn, từ đó tránh tình trạng mất mát, thất thoát và ứ đọng vốn.
Quản lý chặt chẽ giá vốn hàng hóa tiêu thụ và giám sát các khoản chi phí bán hàng cùng chi phí quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng Điều này giúp đảm
Để xác định kết quả kinh doanh, cần tổ chức một cách chặt chẽ và khoa học nhằm đảm bảo tính chính xác trong việc đánh giá kết quả cuối cùng của quá trình kinh doanh, đồng thời thực hiện đầy đủ và kịp thời các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
1.1.3 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
Bán hàng và đánh giá kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại Việc xác định chính xác kết quả kinh doanh là nền tảng để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giúp nhà quản trị nắm rõ tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về loại hình, số lượng, chất lượng, giá cả và thanh toán Nó cũng hỗ trợ kiểm tra việc thực hiện các dự toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó xác định kết quả kinh doanh Dựa trên những thông tin này, doanh nghiệp có thể đưa ra biện pháp định hướng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ tiếp theo, cải thiện hoạt động kinh doanh, quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu.
Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các cơ quan Nhà nước thực hiện kiểm tra và giám sát nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn hỗ trợ việc xây dựng các chính sách phù hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển toàn diện của nền kinh tế quốc dân.
Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là yếu tố quan trọng đối với các bên liên quan như nhà đầu tư, nhà cung cấp và chủ nợ Những thông tin này giúp họ nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh tế kịp thời và phù hợp.
1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Kế toán bán hàng và xác định KQKD có nhiệm vụ chủ yếu như sau:
Ghi chép đầy đủ và kịp thời doanh thu từ hàng bán ra trên thị trường là rất quan trọng Việc tính toán chính xác trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác sẽ giúp xác định đúng đắn kết quả kinh doanh.
- Xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác theo đúng chính sách chế độ của nhà nước ban hành.
Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về doanh thu bán hàng là rất quan trọng để xác định kết quả kinh doanh Những thông tin này cần được cập nhật kịp thời nhằm phục vụ cho các báo cáo kế toán liên quan.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa
1.2.1 Các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán
Quá trình bán hàng của doanh nghiệp có thể diễn ra qua nhiều phương thức khác nhau, được hiểu là các cách thức mà doanh nghiệp áp dụng để tiêu thụ hàng hóa Các phương thức bán hàng phổ biến bao gồm bán buôn, bán lẻ và một số hình thức khác, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Bán buôn là hình thức kinh doanh cung cấp hàng hóa với số lượng lớn cho các đơn vị thương mại khác Phương thức này chủ yếu bao gồm hai loại: bán buôn qua kho, nơi hàng hóa được lưu trữ trước khi phân phối, và bán buôn vận chuyển thẳng, trong đó hàng hóa được chuyển trực tiếp đến tay người mua mà không qua kho.
Bán lẻ là hình thức kinh doanh trực tiếp đến tay người tiêu dùng và các tổ chức tiêu dùng Phương thức này thường cung cấp sản phẩm với khối lượng nhỏ, linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng, đồng thời giữ giá bán ổn định.
Các phương thức khác: Bán hàng qua đại lí, ký gửi Bán hàng trả chậm, trả góp, …
1.2.1.2 Các hình thức thanh toán
- Bán hàng thu tiền ngay: hình thức thanh toán mà sau khi xuất bán hàng hóa khách hàng thực hiện thanh toán, trả tiền ngay cho doanh nghiệp.
- Bán chịu (bán hàng chưa thu tiền): người mua chấp nhận thanh toán nhưng chưa trả tiền ngay.
1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu trong doanh nghiệp thương mại
1.2.2.1 Khái niệm doanh thu bán hàng và điều kiện ghi nhận
Doanh thu bán hàng là tổng lợi ích kinh tế từ các giao dịch bán hàng hóa cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
1.2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu trong doanh nghiệp thương mại Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm các khoản chính sau đây:
Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ khi mua với số lượng lớn, dựa trên thỏa thuận chiết khấu đã ghi trong hợp đồng kinh tế.
Hàng bán bị trả lại phản ánh doanh số của sản phẩm và hàng hóa đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do lỗi của doanh nghiệp, bao gồm các nguyên nhân như vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng bị mất hoặc kém chất lượng.
- Giảm giá hàng bán: Được dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá của việc bán hàng trong kỳ.
1.2.2.3 Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có, hợp đồng bán hàng, các chứng từ kế toán liên quan khác, …
- Tài khoản sử dụng: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK
3331 – Thuế GTGT phải nộp, TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu và các TK liên quan khác (TK 111, 112,131 …)
1.2.2.4 Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
SƠ ĐỒ 1 1: TRÌNH TỰ KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CÁC
KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU
1.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán trong doanh nghiệp thương mại
1.2.3.1 Phương pháp xác định giá vốn hàng bán
* Trường hợp hàng mua về bán ngay, không qua kho
Giá mua thực tế đích danh của lô hàng mà doanh nghiệp thương mại mua từ nhà cung cấp
Chi phí liên quan trong quá trình mua hàng
* Trường hợp xuất kho hàng để bán:
Giá vốn hàng bán = Trị giá mua thực tế hàng hóa xuất kho + Chi phí mua phân bổ cho hàng hóa xuất bán (1.2)
Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, giá trị mua hàng xuất kho được tính theo bốn phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO), và thực tế đích danh Tuy nhiên, theo thông tư số 200/2014/TT-BTC hiện hành, chỉ còn ba phương pháp được áp dụng là bình quân gia quyền, FIFO và thực tế đích danh.
- Phương pháp bình quân gia quyền:
Giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho trong kì = Số lượng hàng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân (1.3)
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) giả định rằng hàng hóa nhập kho trước sẽ được xuất bán trước, do đó, giá trị hàng xuất kho được tính dựa trên đơn giá thực tế của các lô hàng nhập trước Cuối kỳ, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên số lượng hàng tồn kho còn lại và đơn giá thực tế của lô hàng nhập sau cùng.
Phương pháp thực tế đích danh yêu cầu doanh nghiệp quản lý chặt chẽ từng lô hàng nhập kho Khi xuất hàng, doanh nghiệp cần sử dụng đơn giá thực tế của từng lô tương ứng để đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận giá trị hàng hóa.
1.2.3.2 Chứng từ, tài khoản sử dụng
Chứng từ kế toán cần thiết trong việc xác định giá vốn hàng bán bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, và thẻ kho.
- Tài khoản sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán, và các TK liên quan
* Hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên
SƠ ĐỒ 1 2: TRÌNH TỰ KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN THEO PHƯƠNG
* Hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ
SƠ ĐỒ 1 3 TRÌNH TỰ KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN THEO PHƯƠNG
1.2.4 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là một phần của chi phí thời kỳ, bao gồm các khoản chi phí cần thiết cho hoạt động tiêu thụ hàng hóa trong kỳ hạch toán.
- Các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, bao gồm tiền lương, các khoản trích theo lương, phụ cấp, …
- Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong khâu tiêu thụ hàng hóa như: cửa hàng, xe vận chuyển hàng bán, …
Chi phí bằng tiền khác bao gồm các khoản như chi phí xăng ô tô để vận chuyển hàng hóa, chi phí quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, cũng như chi phí bao bì và đóng gói hàng hóa trước khi bán.
1.2.4.2 Chứng từ và Tài khoản sử dụng
- Chứng từ sử dụng: bảng thanh toán lương, bảng tính trích khấu hao TSCĐ, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi, giấy báo Nợ, …
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, chi phí bán hàng được theo dõi và hạch toán trên tài khoản 6421 “Chi phí bán hàng” Tài khoản này tập hợp và phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, bao gồm các khoản chi phí đã nêu TK 6421 không có số dư cuối kỳ và có thể được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
1.2.4.3 Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
SƠ ĐỒ 1 4 TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG
Chi phí mua ngoài và chi phí khác phục vụ bán hàng
Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho bán hàng
Tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương
1.2.5 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí QLDN là các khoản chi phí liên quan đến quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các dịch vụ chung phục vụ cho hoạt động của toàn doanh nghiệp Các khoản chi phí này bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty.
- Chi phí nhân viên quản lý, gồm: chi phí về tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương của lãnh đạo, nhân viên mà DN phải nộp.
- Chi phí công cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
- Chi phí về thuế như thuế môn bài, thuế nhà đất …
- Chi phí dich vụ mua ngoài: chi phí về điện nước, điện thoại, thoại, … dùng chung cho toàn doanh nghiệp.
- Chi phí bằng tiền khác
1.2.5.2 Chứng từ và Tài khoản sử dụng
* Chứng từ sử dụng: bảng thanh toán tiền lương, phiếu xuất kho, bảng tính trích khấu hao TSCĐ, …
Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần áp dụng quyết định số 48/2006/QĐ-BTC để quản lý tài khoản Việc theo dõi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện trên tài khoản 6422.
Tổ chức hệ thống Sổ kế toán kế toán bán hàng và xác định kết quả
1.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Mở một sổ Nhật ký chung giúp ghi chép các bút toán hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản Việc này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong việc theo dõi các giao dịch mà còn hỗ trợ trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
+ Số liệu ghi vào Sổ cái là căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi, chứ không phải từ chứng từ gốc.
- Các loại sổ kế toán sử dụng
+ Sổ kế toán tổng hợp sử dụng gồm Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản như
Sổ Cái TK 511, TK 632, TK 911, … + Các Nhật ký chuyên dùng như sổ Nhật ký bán hàng, …
Sổ chi tiết sử dụng bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, được mở dựa trên đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị Thông thường, các sổ chi tiết này bao gồm sổ chi tiết doanh thu bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người mua.
1.3.2 Tổ chức kế toán bán hàng trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin (kế toán máy)
Hiện nay, sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực kế toán Các phần mềm kế toán hiện đại không chỉ giúp tăng tốc độ làm việc mà còn nâng cao độ chính xác và tính dễ dàng trong công tác kế toán.
Kế toán máy là việc sử dụng máy tính và phần mềm kế toán để hỗ trợ và thay thế một phần công việc của kế toán viên trong một tổ chức.
Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
SƠ ĐỒ 1 7: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN MÁY
:Nhập số liệu hàng ngày : In sổ sách, báo cáo cuối năm : Kiểm tra, đối chiếu
1.3.2.2 Ưu điểm và hạn chế
Kế toán máy mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm tính năng tự động giúp liên kết các phần hành công việc kế toán một cách kịp thời và dễ dàng Khi thông tin ban đầu được cung cấp chính xác, các báo cáo và sổ sách liên quan sẽ thể hiện đầy đủ và đúng đắn Hơn nữa, kế toán máy còn giúp giảm bớt khối lượng bút toán cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển.
… giúp hạn chế sai sót, chênh lệch thông tin giữa các phần hành kế toán
Một trong những nhược điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán là yêu cầu kế toán viên phải có trình độ chuyên môn cao để vận hành hiệu quả Ngoài ra, doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống máy tính và chịu chi phí cho việc mua bản quyền phần mềm kế toán, điều này có thể tạo gánh nặng tài chính cho nhiều doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PÔN
Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hoàng Pôn, được thành lập vào ngày 16/2/2009, hoạt động theo Giấy phép kinh doanh do Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Quảng Ninh cấp Là một công ty cổ phần, Hoàng Pôn tuân thủ Luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tên công ty được ghi bằng tiếng Việt là Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn, bằng tiếng Anh là Hoang Pon Export Joint Stock Company, và viết tắt là Công ty Hoàng Pôn.
Vốn điều lệ: 3.000.000.000 VNĐ (Ba tỷ đồng) Tổng số cổ phần: 30.000 cổ phần Địa chỉ: Tổ 5, khu 2, phường Trần Phú, Thành phố Móng Cái, Quảng Ninh Điện thoại: 0333.881.529
Fax: 0333.887.430 Email: hoangpon.hoang@gmail.com
Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu thương mại tổng hợp, chuyên gia công và lắp đặt thiết bị điện tử Ngoài ra, công ty còn tham gia vào xây lắp điện dân dụng, vận tải hàng hóa thủy nội địa, cũng như các hoạt động xây dựng Đặc biệt, công ty cung cấp dịch vụ bán buôn và bán lẻ thiết bị điện tử, điện lạnh và các sản phẩm liên quan.
Email: vuongthihai93@gmail.com Đơn vị thực tập: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn Đề tài dự kiến: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn.”
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Được thành lập từ năm 2009, tính đến nay công ty đã hoạt động trên thị trường được hơn 6 năm Với số vốn điều lệ ban đầu là 3 tỷ đồng, mặc dù trong suốt
6 năm qua công ty không tăng vốn điều lệ nhưng tổng nguồn vốn của công ty đã không ngừng tăng lên.
Công ty hiện đang hoạt động chủ yếu tại thành phố Móng Cái, tỉnh Quảng Ninh Trong thời gian tới, công ty dự định mở rộng mạng lưới hoạt động sang các huyện lân cận như Đầm Hà, Tiên Yên và Cẩm Phả, nhằm nâng cao sự hiện diện và phát triển kinh doanh trong khu vực.
Công ty Hoàng Pôn cam kết cung cấp sản phẩm điện máy chất lượng với giá cả phải chăng, đồng thời chú trọng đến dịch vụ sau bán hàng Khách hàng luôn được chăm sóc và quan tâm tối đa, giúp công ty xây dựng được lòng tin vững chắc tại thành phố Móng Cái Hoàng Pôn không ngừng nỗ lực nâng cao giá trị và sự hài lòng của khách hàng.
Nguyên tắc hoạt động của công ty:
Mọi hoạt động kinh doanh cần phải duy trì uy tín, tập trung vào lợi ích của khách hàng và đồng thời tạo ra giá trị bền vững lâu dài cho công ty.
+ Lấy lợi nhuận hợp pháp và đạo đức kinh doanh làm nền tảng cho mọi hoạt động của công ty.
Tăng cường mối quan hệ khách hàng là chìa khóa để thiết lập sự ảnh hưởng lẫn nhau trong chuỗi cung ứng, hướng tới lợi ích chung cho tất cả các bên Sự hợp tác sẵn sàng giữa các đối tác sẽ tạo ra giá trị bền vững và thúc đẩy sự phát triển của toàn bộ hệ thống.
2.1.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty vài năm gần đây
BẢNG 2 1 KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN
2012- 2014 Đơn vị tính: triệu đồng
Theo bảng trên, quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng với vốn kinh doanh tăng liên tục qua các năm Doanh thu và lợi nhuận của công ty cũng có sự tăng trưởng ổn định, mặc dù tốc độ tăng trưởng còn chậm Số lượng lao động trong công ty không biến động nhiều, nhưng đời sống của nhân viên đang dần được cải thiện nhờ vào thu nhập tăng liên tục qua các năm.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
2.1.2.1 Cơ cấu bộ máy quản lý
Công ty Hoàng Pôn chuyên cung cấp thiết bị điện tử, điện lạnh, đồ gia dụng và máy tính, đã có hơn 6 năm kinh nghiệm trong ngành Với uy tín và thương hiệu vững mạnh tại thị trường điện máy, công ty cam kết mang đến sản phẩm chất lượng với giá thành hợp lý Sự linh hoạt trong quản lý giúp Hoàng Pôn chủ động trong sản xuất kinh doanh, từ đó tăng tài sản, thu nhập và cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho toàn thể cán bộ, công nhân viên.
Công ty có quy mô nhỏ nên bộ máy quản lý khá gọn nhẹ, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2 8 CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận
- Hội đồng quản trị : Phê duyệt mọi quyết định quan trọng liên quan đến công ty như: chiến lược kinh doanh, huy động vốn, mở rộng quy mô, …
Phòng Kinh doanh – Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn cung cấp hàng hóa và tiêu thụ sản phẩm của công ty Đội ngũ này chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh doanh, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Ngoài ra, họ cũng đảm nhận việc chăm sóc khách hàng, thực hiện bảo hành và xử lý các vấn đề kỹ thuật liên quan đến hàng hóa.
Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc thu thập, ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày một cách hệ thống Nhiệm vụ của phòng bao gồm tổng hợp và phân tích thông tin tài chính – kế toán, lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị để hỗ trợ ban giám đốc trong quá trình ra quyết định, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ tài chính với nhà nước.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô nhỏ và hoạt động chủ yếu tại thành phố Móng Cái, tỉnh Quảng Ninh Tất cả các hoạt động kế toán được thực hiện tại một phòng kế toán duy nhất, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và giám sát tài chính.
SƠ ĐỒ 2 9: CƠ CẤU BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
Kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán trong công ty, đảm bảo tuân thủ chính sách và chế độ hiện hành Họ kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ, ghi sổ, từ đó nhập dữ liệu tổng hợp và lập báo cáo tài chính Ngoài ra, kế toán trưởng còn là người chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính của công ty, đồng thời tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức hệ thống kế toán và đưa ra quyết định tài chính.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PÔN
Nhận xét chung về công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, đảm bảo hiệu quả công việc với đội ngũ kế toán viên được phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ của từng người Nhân viên kế toán được đào tạo bài bản, có tinh thần trách nhiệm cao và thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật kế toán mới để phục vụ tốt nhất cho công việc.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Misa sme.net 2010 để hỗ trợ công việc kế toán, giúp giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, ghi sổ, in sổ và lưu trữ dữ liệu hiệu quả hơn.
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/BTC/2006, phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp nhỏ và vừa Hạch toán kế toán đã tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam, đảm bảo nguyên tắc cơ bản để cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và tin cậy cho quản lý, cũng như đáp ứng nhu cầu thông tin tài chính cho các đối tượng quan tâm.
Nhận xét về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
Tổ chức tiêu thụ hàng hóa tại công ty Hoàng Pôn được thực hiện hiệu quả và ổn định, với quy trình bán hàng đơn giản và nhanh chóng cho cả phương thức bán buôn và bán lẻ Sau một thời gian ngắn hoạt động, công ty đã thiết lập mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp và xây dựng được lượng khách hàng quen thuộc, trung thành.
Phần hành kế toán bán hàng được quản lý bởi một kế toán phụ trách riêng, giúp hạch toán các nghiệp vụ bán hàng một cách tập trung Điều này đảm bảo tính thống nhất và chính xác trong quy trình kế toán.
Phần mềm kế toán Misa sme.net 2010 cung cấp nhiều tính năng đa dạng cho phần hành bán hàng, bao gồm hạch toán bán hàng thu tiền ngay, bán hàng chưa thu tiền, lập phiếu thu và hóa đơn giá trị gia tăng Điều này giúp đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình kế toán bán hàng, mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng.
3.2.2 Hạn chế Thứ nhất, Công ty Hoàng Pôn không xác định kết quả kinh doanh theo tháng hoặc quý mà chỉ xác định kết quả kinh doanh theo năm Không mở Sổ cái TK 911 Ảnh hưởng của hạn chế: làm cho công tác quản lý, điều hành kinh doanh gặp nhiều khó khăn Giám đốc sẽ không theo dõi được sự biến động của kết quả kinh doanh thường xuyên, liên tục, từ đó không đưa ra được các quyết định kịp thời để điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho phù hợp.
Công ty Hoàng Pôn kinh doanh nhiều loại mặt hàng như tủ lạnh, ti vi và điều hòa, nhưng chỉ sử dụng một tài khoản 5111 để phản ánh doanh thu và một tài khoản 632 cho giá vốn hàng bán chung, mà không theo dõi chi tiết từng mặt hàng Hạn chế này dẫn đến việc không cung cấp đủ thông tin về tình hình tiêu thụ và kinh doanh của từng nhóm hàng, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch mua hàng phù hợp Công ty không thể xác định nhóm mặt hàng nào có doanh thu tốt hay kém, từ đó không biết cần tăng cường nhập hàng hay giảm lượng hàng nhập, cũng như không có thông tin để điều chỉnh giá bán Hơn nữa, việc không tách biệt kết quả kinh doanh của từng mặt hàng khiến công ty không nhận ra lãi lỗ cụ thể, dẫn đến đánh giá sai lệch về hiệu quả kinh doanh trong kỳ.
Công ty Hoàng Pôn áp dụng chính sách trả lương cố định cho nhân viên bán hàng, nghĩa là mức lương không thay đổi bất kể doanh số bán hàng Hạn chế này dẫn đến việc nhân viên không có động lực để làm việc hiệu quả, vì họ không được thưởng cho những nỗ lực bán hàng của mình Kết quả là, nhân viên có thể trở nên thụ động trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh số tiêu thụ.
Công ty chưa áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng thanh toán trước hạn, điều này không khuyến khích việc thanh toán sớm Hệ quả là khách hàng có xu hướng chờ đến hạn thanh toán để tối đa hóa lợi ích từ việc chiếm dụng vốn, thậm chí có thể dẫn đến việc thanh toán chậm Tình trạng này gia tăng nguy cơ nợ phải thu khó đòi, gây ảnh hưởng tiêu cực đến nguồn vốn của công ty.
Vào thứ năm, các chi phí liên quan đến mua hàng, vận chuyển, bảo quản và lương nhân viên mua hàng đều được ghi nhận vào chi phí bán hàng (Nợ TK 6421) thay vì tập hợp trên TK 1562 “Chi phí mua hàng” Điều này dẫn đến việc giá vốn trong kỳ không được phản ánh chính xác và không tuân thủ nguyên tắc phù hợp trong việc ghi nhận chi phí và kết quả kinh doanh.
Hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn
3.3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, cung cấp thông tin thiết yếu về hoạt động bán hàng và kết quả kinh doanh của công ty Thông qua dữ liệu đầy đủ và kịp thời từ kế toán, ban lãnh đạo có thể đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động kinh doanh, từ đó phân tích các điểm mạnh và yếu, hỗ trợ cho công tác quản lý và hoạch định chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, là điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp Để đạt được sự hoàn thiện và tính khả thi, các doanh nghiệp cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản.
Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành Điều này phải dựa trên
Để đạt hiệu quả kinh tế tối ưu, việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần phải phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của ngành và từng công ty cụ thể.
Hoàn thiện quy trình quản lý và kế toán là cần thiết để đạt hiệu quả cao, phù hợp với yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ.
3.3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
Dựa trên những hạn chế hiện tại trong tổ chức kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty Hoàng Pôn, tôi xin đề xuất một số ý kiến cá nhân để cải thiện quy trình kế toán bán hàng và nâng cao hiệu quả xác định kết quả kinh doanh tại công ty.
Công ty cần thực hiện việc kết chuyển lãi, lỗ và xác định kết quả kinh doanh hàng tháng để theo dõi liên tục tình hình hoạt động Việc này không chỉ giúp công ty nắm bắt thị trường và chu kỳ kinh doanh trong năm mà còn xác định các tháng có khả năng tiêu thụ tốt và kém, từ đó lập kế hoạch mua hàng và khuyến mại phù hợp Điều này sẽ hỗ trợ công ty trong việc đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty cần Sổ Cái TK 911 hàng tháng để theo dõi kết quả kinh doanh Việc tính toán chi phí thuế TNDN và lập báo cáo tài chính chỉ thực hiện một lần vào cuối năm tài chính.
Khi thực hiện kết chuyển theo tháng, kết quả kinh doanh hàng tháng sẽ là lợi nhuận kế toán trước thuế, vì công ty xác định thuế TNDN và lập báo cáo tài chính vào cuối năm Do đó, các bút toán kết chuyển trong tháng 12 năm 2014 bao gồm cả việc kết chuyển chi phí thuế TNDN và điều chỉnh giảm lợi nhuận chưa phân phối.
Các bút toán kết chuyển tháng 12 năm 2014 Kết chuyển doanh thu bán hàng:
Có TK 911: 1.051.554.549 đồng Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính
Có TK 911: 121.243 đồng Kết chuyển giá vốn hàng bán
Có TK 635: 28.215.632 đồng Kết chuyển chi phí bán hàng
Có TK 6421: 17.229.080 đồng Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 6422: 22.604.732 đồng Kết chuyển thu nhập khác phát sinh trong kỳ
Có TK 911: 1.423.096 đồng Kết chuyển kết quả kinh doanh trong tháng 12
Có TK 4212: 4.310.316 đồng Kết chuyển thuế TNDN phải nộp năm 2014
Có TK 821: 11.736.712 đồng Kết chuyển giảm lợi nhuận chưa phân phối năm2014
Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hoàng Pôn
Tổ 5–Khu 2–P Trần Phú–TP.Móng Cái, Quảng Ninh
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
Trích SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)
Tài khoản: 911 – Xác định kết quả kinh doanh Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu
Số phát sinh trong kỳ
31/12/2014 CTK478106 31/12/2014 Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 1.051.554.549
31/12/2014 CTK478106 31/12/2014 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính 515 121.243
31/12/2014 CTK478106 31/12/2014 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 980.739.128
31/12/2014 CTK478106 31/12/2014 Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính 635 28.215.632
31/12/2014 CTK478106 31/12/2014 Kết chuyển chi phí bán hàng 6421 17.229.080
31/12/2014 CTK478106 31/12/2014 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 6422 22.604.732
31/12/2014 CTK478106 31/12/2014 Kết chuyển thu nhập khác phát sinh trong kỳ 711 1.423.096
31/12/2014 CTK478106 31/12/2014 Kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ 4212 4.310.316
Kết chuyển chi phí thuế TNDN phải nộp 821 11.736.712
Kết chuyển lợi nhuận sau thuế 4212 11.736.712
Cần thiết mở các tài khoản chi tiết và sổ theo dõi doanh thu, giá vốn cho từng nhóm mặt hàng nhằm nắm bắt tình hình tiêu thụ và kết quả kinh doanh của từng nhóm.
Để quản lý doanh thu bán hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp nên mở các tài khoản chi tiết như TK 51111 cho doanh thu bán Tivi, TK 51112 cho doanh thu bán Tủ lạnh, và TK 51113 cho doanh thu bán Điều hòa Đồng thời, cần thiết lập các tài khoản chi tiết về giá vốn hàng bán cho từng nhóm mặt hàng, ví dụ: TK 6321 cho giá vốn Tivi, TK 6322 cho giá vốn Tủ lạnh, và TK 6323 cho giá vốn Điều hòa.
Thứ ba , thay đổi cơ chế lương thưởng cho nhân viên bán hàng
Ngoài lương và phụ cấp cố định hàng tháng, công ty nên xem xét việc trả thêm hoa hồng cho nhân viên bán hàng dựa trên phần trăm doanh thu mà họ tạo ra, đặc biệt khi vượt chỉ tiêu đề ra Mức hoa hồng này có thể là cố định hoặc có nhiều mức lũy tiến, giúp tăng cường động lực cho nhân viên trong việc cải thiện chất lượng bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Phần mềm Misa sme.net 2010 trong chức năng “Tiền lương” hiện chưa hỗ trợ tính năng chấm công theo sản phẩm hoặc doanh thu, mà chỉ cho phép chấm công theo
Mỗi nhân viên bán hàng có chỉ tiêu doanh thu 250 triệu đồng trong tháng 12 Nếu doanh thu đạt từ 250-300 triệu, họ sẽ nhận 0,2% hoa hồng; từ 300-350 triệu sẽ nhận 0,5%; và từ 400 triệu trở lên sẽ được hưởng 1% hoa hồng.
BẢNG THANH TOÁN TIỀN HOA HỒNG BÁN HÀNG
Tháng 12 năm 2014 Đơn vị tính: đồng
STT Nhân viên bán hàng Doanh thu hàng hóa bán được trong kỳ
Toàn bộ số tiền hoa hồng thưởng thêm được hạch toán vào tài khoản 6421 - chi phí bán hàng Do việc tính toán hoa hồng không thực hiện qua phần mềm Tiền Lương, công ty quyết định thanh toán cho nhân viên bằng tiền mặt và lập phiếu chi, dựa vào phiếu chi để hạch toán.
Có TK 1111: 7.350.000 đồng Để hạch toán vào phần mềm, vào phần “Tổng hợp” -> “Chứng từ nghiệp vụ khác” để hạch toán.