LUẬN văn tốt NGHIỆP PHÂN TÍCH và THIẾT kế hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý vật tư và NHÀ KHO

GIỚI THIỆU

Đặt vấn đề

Ngày nay, máy tính đã được ứng dụng rộng rãi ở các nước tiên tiến, phục vụ nhiều lợi ích cho con người Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, trở thành xu hướng phổ biến trên toàn cầu và ở Việt Nam Thời kỳ sử dụng các phương pháp thủ công truyền thống như ghi chép đã qua, nhường chỗ cho công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ Công nghệ này hiện diện trong nhiều lĩnh vực như nghiên cứu khoa học, phát triển kinh tế, quân sự và quản lý.

Quản lý kho trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng, đòi hỏi sự phức tạp trong các nghiệp vụ quản lý, đặc biệt khi doanh nghiệp có mô hình kho phân tán ở nhiều địa điểm Việc thống nhất quản lý kho không thể chỉ dựa vào phương pháp truyền thống, vì vậy, phần mềm quản lý kho đã trở thành giải pháp hiệu quả Sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho giúp giảm thiểu nhầm lẫn, thiếu sót và thất

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho mang lại lợi ích lớn, giúp quản lý nắm bắt chính xác và kịp thời thông tin về hàng hóa và nguyên vật liệu Điều này cho phép người quản lý đưa ra quyết định đúng đắn, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh Nhằm tận dụng những lợi ích này, nghiên cứu “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho” đã được thực hiện cho một công ty sản xuất thiết bị điện, với mục tiêu giải quyết các vấn đề hiện tại và nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Mục tiêu luận văn

Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư và kho cho công ty sản xuất và thí nghiệm thiết bị điện năng nhằm phát triển một hệ thống quản lý hiệu quả Hệ thống này sẽ bao gồm các chức năng chính như quản lý số lượng hàng hóa và vật tư nhập xuất kho, thống kê số lượng vật tư tồn kho, và xuất báo cáo về nhập xuất kho cùng với báo cáo thẻ kho.

Phạm vi luận văn

Hiện trạng quản lý nhà kho của công ty cần được phân tích để xác định những điểm yếu và đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả Đồng thời, việc phân tích nhu cầu của các bên liên quan (stakeholders) là rất quan trọng, từ đó xác định các chức năng cần thiết của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho Những chức năng này sẽ là cơ sở để xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc.

Bố cục dự kiến của luận văn

Nội dung dự kiến của luận văn tương ứng với các chương sau:

Đề tài nghiên cứu được hình thành nhằm làm rõ lý do và mục tiêu cụ thể cần đạt được Trong quá trình nghiên cứu, các nội dung thực hiện sẽ được trình bày chi tiết, đồng thời xác định phạm vi và giới hạn của đề tài Bố cục dự kiến của luận văn sẽ được sắp xếp hợp lý để đảm bảo tính mạch lạc và dễ hiểu cho người đọc.

TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tài nguyên trong doanh nghiệp Hệ thống này giúp theo dõi, kiểm soát và báo cáo tình trạng vật tư một cách hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí Việc áp dụng các phương pháp phân tích hiện đại sẽ hỗ trợ trong việc thiết kế giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, giúp người quản lý nắm bắt thông tin kịp thời Luận văn cũng đề xuất các giải pháp công nghệ thông tin để cải thiện quy trình làm việc và tăng cường tính chính xác trong quản lý kho.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Giới thiệu những lý thuyết có liên quan và đưa ra phương pháp luận của nghiên cứu, trình bày những nghiên cứu liên quan đến đề tài

Chương 3: Phân tích nhu cầu

Công ty chúng tôi hiện đang đối mặt với những thách thức trong việc quản lý kho và vật tư, dẫn đến hiệu quả hoạt động chưa cao Phân tích hiện trạng cho thấy nguyên nhân chủ yếu là do quy trình quản lý chưa tối ưu và thiếu sự đồng bộ trong các hệ thống thông tin Để cải thiện tình hình, chúng tôi đề xuất một số giải pháp như áp dụng công nghệ quản lý kho hiện đại, đào tạo nhân viên về quy trình quản lý hiệu quả và tăng cường giao tiếp giữa các bộ phận liên quan.

Dựa vào phân tích nhu cầu xác định Stakeholder của hệ thống Phân tích khối chức năng vận hành hệ thống

Chương 5: Thiết kế sơ khởi

Tổng hợp thông tin từ Functional Baseline để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, mô tả sự trao đổi thông tin trong hệ thống, đồng thời phát triển mô hình Use case cho hệ thống.

Chương 6: Thiết kế chi tiết Kết nối dữ liệu trong hệ thông thông tin để ứng dụng vào phần mềm máy tính Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện cho phần mềm hệ thống

Luận văn tốt nghiệp về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho tập trung vào việc cải thiện hiệu quả quản lý tài nguyên Nội dung chính bao gồm việc xác định các yêu cầu hệ thống, thiết kế cơ sở dữ liệu và phát triển giao diện người dùng thân thiện Bên cạnh đó, luận văn cũng đề cập đến các phương pháp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, nhằm nâng cao tính chính xác và giảm thiểu sai sót Kết quả nghiên cứu sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vật tư, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định hiệu quả hơn.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Khái niệm nhà kho, quản lý nhà kho và quản lý vật tư

Kho là cơ sở logistics thiết yếu cho việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa, giúp doanh nghiệp cung ứng nguyên liệu nhanh chóng và tiết kiệm chi phí cho khách hàng và các hoạt động sản xuất, xây dựng.

Quản lý kho hàng là hoạt động quan trọng liên quan đến tổ chức, bảo quản và kiểm soát số lượng hàng hóa, vật tư Điều này đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và phân phối hàng hóa, đồng thời giúp giảm chi phí lưu thông và tối ưu hóa sử dụng cơ sở vật chất của kho.

Quản lý vật tư là một chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng, bao gồm lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động liên quan đến vật liệu Chức năng này giúp các công ty xác định tổng yêu cầu vật liệu và truyền đạt thông tin đến bộ phận mua sắm để tìm nguồn cung ứng hiệu quả Ngoài ra, quản lý vật tư còn có trách nhiệm xác định lượng nguyên liệu cần thiết tại từng địa điểm trong chuỗi cung ứng, thiết lập kế hoạch bổ sung nguyên liệu và duy trì mức tồn kho hợp lý cho từng loại hàng tồn kho (nguyên liệu thô, WIP, thành phẩm) nhằm đáp ứng nhu cầu vật chất trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Các vai trò chính trong quản lý vật tư bao gồm quản lý vật liệu, kiểm soát hàng tồn kho, phân tích kho, và hoạch định vật liệu, bên cạnh đó còn có các vai trò mới nổi như thu mua.

Khái niệm về hệ thống thông tin

Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ tương tác, cùng hoạt động để đạt được mục tiêu chung Hệ thống tiếp nhận đầu vào và sản xuất đầu ra thông qua một quá trình biến đổi có tổ chức.

Hệ thống thông tin là công cụ thiết yếu nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong các tổ chức Nó bao gồm bốn chức năng chính: nhận thông tin, lưu trữ, xử lý và phát hành thông tin.

Hai thành phần cơ bản của hệ thống thông tin:

Dữ liệu: Là các thông tin được lưu và duy trì dưới nhiều dạng: văn bản, truyền khẩu, hình vẽ, và những vật mang tin: giấy, đĩa từ, [3]

Xử lý thông tin là quá trình biến đổi dữ liệu với hai mục đích chính: đầu tiên, tạo ra các thông tin theo định dạng quy định như chứng từ giao dịch, đơn mua hàng và hóa đơn; thứ hai, hỗ trợ quyết định bằng cách cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo trong việc lựa chọn quyết định.

Mối liên hệ giữa các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin được mô tả ở hình 2.1

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tài nguyên Bài viết sẽ trình bày các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống, giúp nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi và kiểm soát vật tư Thông qua việc áp dụng các công nghệ hiện đại, hệ thống thông tin này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định và cải thiện quy trình làm việc Kết quả nghiên cứu sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách thức tổ chức và quản lý kho bãi một cách hiệu quả nhất.

Hình 2.1Các thành phần của thệ thống thông tin

2.2.1 Phân loại các thệ thống thông tin quản lý

Trong các tổ chức, sự đa dạng về mục đích, đặc tính và cấp quản lý dẫn đến việc xuất hiện nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau Chúng ta sẽ tập trung vào việc phân loại hệ thống thông tin theo chức năng, bao gồm một số loại chủ yếu sau đây.

2.2.1.1 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS)

Hệ thống xử lý giao dịch là một phần quan trọng trong thông tin nghiệp vụ của tổ chức, hoạt động ở mức vận hành để ghi nhận các giao dịch hàng ngày như giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp và người cho vay vốn Đây là nguồn cung cấp dữ liệu phong phú nhất cho các hệ thống khác trong tổ chức.

Hệ thống in biên lai thanh toán cho khách hàng trong siêu thị, hệ thống máy rút tiền tự động ATM…

2.2.1.2 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Sytstem –

Hệ thống quản lý thông tin doanh nghiệp cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc điều hành và quản lý tổ chức, dựa vào cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng và hoạt động kinh doanh hiện tại Hệ thống này thu thập thông tin từ môi trường doanh nghiệp, kết hợp với dữ liệu có sẵn để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý Đồng thời, nó thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo thông tin luôn chính xác và phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý điểm…[3]

2.2.1.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System – DSS)

Hệ thống xử lý thông tin hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định, giúp họ có được dữ liệu cần thiết Tuy nhiên, trong một số tình huống, các nhà quản lý vẫn phải dựa vào kinh nghiệm cá nhân để đưa ra lựa chọn phù hợp.

2.2.1.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Excecutive Support System – ESS)

Hệ trợ giúp điều hành đóng vai trò quan trọng trong quản lý chiến lược của tổ chức, cung cấp hỗ trợ cho các quyết định không cấu trúc thông qua việc tạo ra các đồ thị phân tích.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên và giảm thiểu chi phí Hệ thống này sẽ cung cấp các chức năng theo dõi, kiểm soát tồn kho, và báo cáo dữ liệu chính xác để hỗ trợ quyết định Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý vật tư giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.

Hệ thống được thiết kế nhằm cung cấp và lọc thông tin đa dạng từ môi trường và các hệ thống thông tin quản lý, giúp hỗ trợ quyết định một cách hiệu quả và thuận tiện.

2.2.1.5 Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES)

Hệ trợ giúp quyết định này được phát triển dựa trên nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, cho phép máy tính có khả năng lập luận, tự học và tự hoàn thiện Nó còn phỏng theo các giác quan của con người, mang lại khả năng hỗ trợ quyết định ở mức độ chuyên sâu.

Hệ thống không chỉ dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của các chuyên gia mà còn được trang bị thiết bị cảm nhận để thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Nhờ vào khả năng xử lý và áp dụng các luật suy diễn, hệ thống có thể đưa ra những quyết định hữu ích và thiết thực, như trong các ứng dụng chẩn đoán bệnh cho con người và xe máy.

Hệ chuyên gia khác biệt với hệ hỗ trợ quyết định ở chỗ hệ chuyên gia cần thông tin xác định để đưa ra quyết định chất lượng cao trong một lĩnh vực hẹp.

2.2.1.6 Mối quan hệ giữa các hệ thống nói trên

Hình 2.2 minh họa mối quan hệ giữa các hệ thống phục vụ các cấp trong doanh nghiệp, trong đó TPS đóng vai trò là nguồn dữ liệu chính cho các hệ thống khác Đồng thời, ESS nhận dữ liệu từ các hệ thống cấp thấp hơn, cho phép các loại hệ thống còn lại có khả năng trao đổi dữ liệu lẫn nhau.

Phương pháp mô hình hóa hệ thống thông tin: phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (Structured Analysis and Design Technique – SADT)

kế có cấu trúc (Structured Analysis and Design Technique – SADT)

Mô hình là hình ảnh trừu tượng của một hệ thống thực, thể hiện ở mức độ khác nhau Hiện nay, mô hình dạng biểu đồ (diagrams) đang trở nên phổ biến, với các biểu đồ là đồ thị có nút và cung được vẽ theo hình thức và ý nghĩa riêng, tùy thuộc vào yêu cầu diễn giải Thường có hai mức độ phân biệt chính trong mô hình hóa.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên và giảm thiểu chi phí Hệ thống này sẽ cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin hiện đại, giúp theo dõi, kiểm soát và báo cáo tình hình vật tư một cách chính xác và kịp thời Qua đó, luận văn sẽ đóng góp vào việc nâng cao năng lực quản lý và ra quyết định trong các tổ chức.

Mức logic tập trung vào việc mô tả bản chất và mục đích hoạt động của hệ thống, không chú trọng đến các yếu tố tổ chức thực hiện hay biện pháp cài đặt Nó trả lời câu hỏi “Làm gì?” mà không đề cập đến cách thức thực hiện.

Mức vật lý tập trung vào việc trả lời câu hỏi "Làm như thế nào?" bằng cách xem xét các yếu tố như phương pháp, biện pháp, công cụ, tác nhân, địa điểm, thời gian và hiệu năng.

Trong quá trình phát triển hệ thống, việc phân biệt giữa hai mức độ mô hình hóa, logic và vật lý, là rất quan trọng Do đó, mọi chu trình sống của hệ thống đều cần bao gồm hai giai đoạn trung tâm, đó là phân tích và thiết kế.

Sự thay đổi mức diễn tả vật lý và logic trong hình 2.3 được tóm tắt qua các bước chuyển đổi, trong đó bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, trong khi bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế.

Hình 2.3Các bước mô hình hóa hệ thống thông tin theo hướng cấu trúc

2.3.1 Phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (Douglas T Ross 1977 – Mỹ)

Phương pháp phân tích có cấu trúc tập trung vào cải tiến cấu trúc chương trình thông qua mô-đun hóa, giúp dễ dàng theo dõi, quản lý và bảo trì Cách tiếp cận cấp tiến trong phân tích cho phép thực hiện các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chương trình một cách song song Ưu điểm này đã thúc đẩy sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của phương pháp phân tích có cấu trúc.

Bốn công cụ quan trọng trong mô hình hoá hệ thống theo phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc bao gồm sơ đồ phân rã chức năng, mô hình luồng dữ liệu, mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ, mỗi mô hình thể hiện một góc nhìn khác nhau về hệ thống Những mô hình này đều liên quan chặt chẽ đến mô hình hệ thống, cho phép suy ra thông tin giữa các mô hình Phương pháp luận phân tích thiết kế xây dựng các mô hình này theo cách tiếp cận từ trên xuống, giúp quan sát chức năng và phân tích dữ liệu, đồng thời đơn giản hoá bài toán Tuy nhiên, nhược điểm là không xem xét được mối quan hệ giữa dữ liệu và chức năng Để khắc phục, mô hình luồng dữ liệu đã được phát triển nhằm giải quyết vấn đề này, cùng với phương pháp luận hướng đối tượng, cho phép quan sát cả hành động và dữ liệu thông tin của đối tượng.

2.3.2 Mô hình phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD)

Mô hình phân rã chức năng (BFD) là một công cụ hữu ích để biểu diễn sự phân rã có thứ bậc các công việc cần thực hiện Mỗi công việc chính được chia thành các công việc con, với số lượng mức phân chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống Các thành phần chính của BFD đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý các nhiệm vụ.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng trong lĩnh vực quản lý logistics Bài viết này tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin hiệu quả nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu suất làm việc Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho giúp theo dõi và kiểm soát hàng hóa một cách chính xác, từ đó hỗ trợ ra quyết định kịp thời và chính xác hơn Luận văn cũng đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng quản lý vật tư, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

Chức năng của tổ chức là các công việc cần thực hiện, được phân chia từ tổng quát đến chi tiết Tên gọi thường bao gồm động từ kèm theo bổ ngữ, với động từ nên ở dạng mệnh lệnh Chức năng thường được biểu diễn bằng hình chữ nhật.

Mỗi chức năng được chia thành các chức năng con, tạo thành một cấu trúc phân cấp với chức năng cha Các chức năng con này được thể hiện theo phương pháp từ trên xuống (top-down).

Mô hình BFD cung cấp cho người đọc cái nhìn tổng quan và dễ hiểu về các chức năng chính của hệ thống Tuy nhiên, nhược điểm của BFD là sự thiếu hụt trong việc trao đổi thông tin giữa các chức năng.

2.3.3 Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)

Mô hình luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc[7].Các thành phần của mô hình bao gồm:

Chức năng xử lý (Process) là quá trình biến đổi thông tin, được gọi bằng động từ kết hợp với bổ ngữ, phải trùng với tên chức năng trong BFD Ký hiệu của chức năng này là hình elip hoặc hình chữ nhật góc bầu.

Luồng dữ liệu (Data flow) là quá trình thông tin di chuyển vào hoặc ra khỏi một chức năng Để đặt tên cho luồng dữ liệu, người ta thường kết hợp danh từ và tính từ Biểu diễn luồng dữ liệu thường sử dụng hình mũi tên, với tên luồng dữ liệu được ghi trên đó.

Lưu ý: Các dòng thông tin khác nhau mang thông tin khác nhau Đặc biệt là các thông tin khi trải qua 1 chức năng xử lý Ví dụ:

Phân tích về hệ thống dữ liệu

2.4.1 Cơ sở dữ liệu (CSDL):

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một kho chứa dữ liệu có tổ chức, bao gồm các bản ghi và thông tin liên quan Để quản lý và điều khiển mọi truy cập vào CSDL, cần có Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL), một phần mềm hỗ trợ tương tác giữa người dùng và CSDL thông qua giao diện người dùng Mối quan hệ này được minh họa trong Hình 2.

Hình 2.6Mối quan hệ giữa người dùng khi tương tác với CSDL

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sinh viên nghiên cứu là Microsoft SQL Server phiên bản

2016 Sinh viên sẽ dùng phần mềm này để tạo nên CSDL cần thiết cho nghiên cứu

2.4.2 Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Diagaram – ERD)

Mô hình ERD (Entity-Relationship Diagram) xác định các thực thể thông tin cơ bản và mối quan hệ giữa chúng, đảm bảo rằng dữ liệu chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào Các thành phần chính của mô hình ERD bao gồm các thực thể, thuộc tính và mối quan hệ, tạo ra một cấu trúc rõ ràng cho việc quản lý và tổ chức dữ liệu hiệu quả.

Kiểu thực thể là một tập hợp các thực thể đại diện cho một lớp tự nhiên của các vật thể trong thế giới thực, như khách hàng và đơn hàng Tên gọi của kiểu thực thể thường là danh từ, và được ký hiệu bằng hình chữ nhật.

Kiểu thuộc tính (Attribute) là các đặc điểm dùng để mô tả một kiểu thực thể trong mô hình thực thể liên kết Tên gọi của kiểu thuộc tính thường là danh từ, và được ký hiệu bằng hình e-líp.

Các kiểu thực thể thường được mô tả bằng một tập hợp các kiểu thuộc tính cụ thể Ví dụ, kiểu thực thể "khách hàng" thường được xác định bởi các thuộc tính như tên, địa chỉ, số tài khoản và các thông tin liên quan khác Điều này giúp tạo nên một cấu trúc dữ liệu rõ ràng và dễ dàng quản lý.

Người sử dụng Giao diện HQTCSDL

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản Bài viết này sẽ trình bày các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật tư, giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng truy xuất thông tin Hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện độ chính xác trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa Qua đó, luận văn sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các công nghệ và công cụ hỗ trợ trong việc phát triển hệ thống này, phục vụ cho nhu cầu quản lý hiện đại.

Hình dưới đây mô tả chi tiết cách biểu diễn một kiểu thực thể cùng với các thuộc tính của nó trong công cụ Microsoft Visio Professional phiên bản 2016.

Khoá là một thuộc tính hoặc tập hợp thuộc tính của một kiểu thực thể, cho phép phân biệt các thực thể khác nhau Chẳng hạn, "Số tài khoản" là khoá của kiểu thực thể "TÀI KHOẢN", trong khi "Tên" và "Ngày sinh" có thể là khoá của kiểu thực thể "SINH VIÊN" Các thuộc tính này thường được ký hiệu bằng cách gạch chân.

Thuộc tính định danh là một kiểu thuộc tính duy nhất trong cơ sở dữ liệu, thường được sử dụng để xác định các thực thể Tên định danh thường có các tiền tố như “ID”, “#”, “SH” hoặc “Mã”, ví dụ như ID nhân viên, # Nhân viên, SH nhân viên, và Mã nhân viên.

- Kiểu liên kết (relationship): là mối quan hệ giữa các kiểu thực thể với nhau Tên gọi là động từ [7] Kí hiệu:

Số ngôi của kiểu liên kết phản ánh số lượng thực thể tham gia vào mối quan hệ đó Có ba loại liên kết chính: liên kết 1 ngôi, nơi một thực thể tự liên kết với chính nó; liên kết 2 ngôi, trong đó hai thực thể kết nối với nhau; và liên kết 3 ngôi, khi có ba thực thể tham gia vào mối liên kết.

Lực lượng tham gia vào liên kết (bản số) xác định số lượng thực thể của một kiểu thực thể có thể tham gia vào kiểu liên kết Giá trị Max đại diện cho số lượng lớn nhất các thực thể tham gia, có thể là 1 hoặc n, trong khi giá trị Min là số lượng nhỏ nhất Mức độ ràng buộc giữa kiểu thực thể và kiểu liên kết được xác định qua hai giá trị: 1 khi lực lượng tham gia là bắt buộc và 0 khi lực lượng tham gia là lựa chọn.

• Kiểu liên kết: có 3 kiểu liên kết chính là liên kết 1-1 (khi max của bản số ở 2 thực thể đều là 1); liên kết 1-n (khi max của bản số ở 1 thực thể

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa Bài viết tập trung vào việc phát triển các giải pháp công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi, kiểm soát và bảo quản vật tư Qua đó, luận văn không chỉ cung cấp cái nhìn sâu sắc về các vấn đề hiện tại trong quản lý kho mà còn đề xuất các phương pháp cải tiến dựa trên phân tích dữ liệu và thiết kế hệ thống thông tin hiện đại.

12 là 1 và max của bản số ở thực thể còn lại là n); lien kết n-n (khi max của bản số ở các thực thể tham gia vào liên kết đều là n)

2.4.3 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu 3NF – Chuẩn Boyce – Cold

Chuẩn hóa là quá trình phân tách bảng trong cơ sở dữ liệu thành các bảng nhỏ hơn dựa trên các phụ thuộc hàm Các dạng chuẩn cung cấp hướng dẫn thiết kế bảng trong cơ sở dữ liệu, giúp tối ưu hóa cấu trúc và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Chuẩn hóa dữ liệu nhằm mục đích loại bỏ dư thừa và giảm thiểu lỗi trong quá trình thao tác dữ liệu như thêm, sửa và xóa.

Các dạng chuẩn hóa (Normal Form):

2.4.3.1 Dạng chuẩn 1 (1NF) Định nghĩa: Một bảng (quan hệ) được gọi là ở dạng chuẩn 1NF nếu và chỉ nếu toàn bộ các miền giá trị của các cột có mặt trong bảng (quan hệ) đều chỉ chứa các giá trị nguyên tử (nguyên tố) [5]

Một quan hệ ở dạng chuẩn 2NF nếu quan hệ đó là 1NF và các thuộc tính không khoá phải phụ thuộc hàm đầy đủ vào khoá chính[5]

Nghiên cứu liên quan

Nghiên cứu mà sinh viên đã tham khảo để làm đề tài là “Nguyễn Văn Liêm, năm 2012

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quầy thuốc tại bệnh viện hữu nghị Việt Tiệp – Hải Phòng.”

Trong nghiên cứu này, tác giả đã trình bày mô hình nghiệp vụ quản lý xuất, nhập thuốc cho các khoa điều trị tại bệnh viện Từ đó, tác giả đã mô hình hóa yêu cầu bằng mô hình BFD, nhóm các chức năng con thành các chức năng lớn, với chức năng lớn cuối cùng là “hệ thống quản lý quầy thuốc” Tác giả tiếp tục sử dụng BFD làm cơ sở để xây dựng DFD.

Bài viết đề cập đến ba mức độ trong DFD: mức ngữ cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh, với ba tác nhân chính là Ban giám đốc, Nhà cung cấp và Khoa điều trị Ở mức đỉnh, DFD bao gồm bốn chức năng chính: cấp thuốc, quản lý thuốc, nhập thuốc và làm báo cáo Tác giả cũng xác định các thực thể quan trọng như Nhân viên và Kho thuốc.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một công trình nghiên cứu quan trọng Bài viết này tập trung vào việc xây dựng mô hình hệ thống thông tin nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư, giúp tăng cường hiệu quả hoạt động của nhà kho Thông qua việc áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống, luận văn sẽ đề xuất giải pháp công nghệ phù hợp để cải thiện công tác quản lý, từ đó nâng cao năng suất và giảm thiểu chi phí.

Bài viết đề cập đến 13 nhà cung cấp, thuốc và khoa với các thuộc tính định danh, nhằm xây dựng mô hình ERD và mô hình dữ liệu quan hệ trên SQL Server Cuối cùng, tác giả trình bày các giao diện sử dụng cho phép cập nhật thông tin về khoa, thuốc, nhà cung cấp, cũng như các chức năng quản lý như nhập, xuất và hủy thuốc.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một công trình nghiên cứu quan trọng, nhằm cải thiện hiệu quả quản lý tài nguyên và tối ưu hóa quy trình lưu trữ Hệ thống này sẽ giúp theo dõi và kiểm soát hàng hóa, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất Qua việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại, luận văn sẽ đề xuất các giải pháp thiết thực, góp phần nâng cao chất lượng quản lý vật tư trong doanh nghiệp.

PHÂN TÍCH NHU CẦU

Giới thiệu sơ bộ về đối tượng nghiên cứu

Vì lý do bảo mật, sinh viên chỉ cung cấp một số thông tin cần thiết để độc giả hiểu rõ về đối tượng nghiên cứu Đối tượng này là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực hiệu chỉnh, thử nghiệm, chế tạo và sửa chữa các thiết bị điện chuyên dụng.

Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp các phòng ban trong công ty

Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm chủ đạo như máy biến dòng đo lường hạ thế, máy biến dòng đo lường trung thế, tụ điện trung thế và máy biến áp cấp nguồn Những sản phẩm này được sản xuất với quy mô lớn nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.

Công ty áp dụng hình thức sản xuất theo đơn đặt hàng, đồng thời linh hoạt trong việc dự báo đơn hàng để dự trù nguyên vật liệu Ngoài ra, kho của công ty được chia thành hai khu vực chính: kho chứa thành phẩm và kho chứa nguyên liệu.

Phó giám đốc sản xuất

Phòng tài chính kế toán

Phòng nhân sự Phòng kế hoạch

Phân xưởng chế tạo và lắp đặt

Phân xưởng tủ bảng điện

Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng an toàn Phòng thí nghiệm cao áp

Phòng thí nghiệm rờ-le

Phòng thí nghiệm đo lường

Phòng thì nghiệm hóa dầu

Phân xưởng điện năng kế

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài nguyên Bài viết này sẽ trình bày các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả, nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động của kho hàng Thông qua việc áp dụng các công nghệ hiện đại, hệ thống sẽ giúp theo dõi và quản lý vật tư một cách chính xác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian Luận văn cũng sẽ đề xuất những giải pháp cải tiến nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong quản lý vật tư và kho bãi.

15 nguyên vật tư sản xuất Sinh viên sẽ tập trung phân tích về hiện trạng trong việc quản lý vật tư của công ty.

Phân tích hiện trạng

Trên thực tế, công ty chưa có quy trình chuẩn cho hoạt động nhận đơn hàng từ khách hàng

Hoạt động này liên quan trực tiếp đến nhiều yếu tố như năng lực sản xuất, tồn kho thành phẩm và nguyên vật tư Sinh viên đã quan sát và vẽ lại quy trình thông qua các hoạt động chính trong quá trình thực tập, như thể hiện trong hình 3.2.

Quy trình nhận đơn hàng

Phòng kế hoạch Phòng cung ứng vật tư Phòng sản xuất

Kiểm tra nội dung đơn hàng

Liên hệ kho để hỏi về tồn kho thành phẩm

Kiểm tra tồn kho thành phẩm

Chấp nhận đơn hàng của khách hàng

Liên hệ phòng sản xuất để hỏi về năng lực sản xuất

Từ chối đơn hàng Đáp ứng được đơn hàng Làm tờ trình đề nghị mua vật tư Đủ vật tư sản xuất

Thiếu vật tư sản xuât

Kí xác nhận tờ trình A

Kiểm tra tồn kho vật tư sản xất

Không đáp ứng được đơn hàng

Hình 3.2 Quy trình nhận đơn hàng

Quy trình tiếp nhận đơn hàng bao gồm các bước: Phòng kế hoạch nhận đơn hàng từ khách hàng, yêu cầu kho kiểm tra tồn kho, và báo cáo năng lực sản xuất Bộ phận kế hoạch sẽ xác nhận thời gian giao hàng và chi phí, đồng thời cần xác minh thông tin liên quan đến tồn kho thành phẩm và nguyên vật liệu Tuy nhiên, thông tin hiện có thường không đủ để thương lượng hiệu quả với khách hàng Đặc biệt, trong công ty sản xuất theo đơn đặt hàng, việc có sẵn tồn kho thành phẩm để đáp ứng đơn hàng là hiếm Do đó, bước "Kiểm tra tồn kho vật tư sản xuất" là mấu chốt, nơi phòng kế hoạch liên hệ kho để xác nhận các vật tư cần thiết Tuy nhiên, quá trình này thường gặp phải vấn đề về thời gian truy xuất thông tin.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện hiệu quả quản lý tài nguyên Bài viết tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin, giúp theo dõi và quản lý vật tư một cách hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất làm việc Hệ thống này không chỉ hỗ trợ trong việc lưu trữ và truy xuất thông tin, mà còn tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng hóa Thông qua việc áp dụng các công nghệ hiện đại, luận văn cung cấp giải pháp toàn diện cho việc quản lý kho, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Trong quá trình sản xuất, hai vấn đề chính thường gặp là thông tin và vật tư không chính xác, cùng với việc tồn kho nguyên vật tư không đủ để đáp ứng đơn hàng Để phân tích và giải quyết những vấn đề này, sinh viên sẽ áp dụng phương pháp 5-Whys.

Bảng 3.1 5-Whys cho vấn đề truy xuất thông tin vật tư lâu và không chính xác

Kho kiểm tra các loại vật tư theo thành phẩm lâu và không chính xác vì phải kiểm tra từng loại vật tư một cách thủ công Mỗi thành phẩm có thể bao gồm gần 50 vật tư khác nhau, dẫn đến việc truy xuất và kiểm tra trở nên phức tạp và tốn thời gian.

Câu hỏi Tại sao kho phải truy xuất từng loại vật tư?

Bộ phận vật tư và kho hiện chưa được trang bị phần mềm hỗ trợ cho việc truy xuất nhanh thông tin, đồng thời cũng thiếu một phần mềm quản lý kho chuyên dụng để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Bảng 3.1 chỉ ra rằng vấn đề đầu tiên xuất phát từ việc phòng vật tư và kho không có phần mềm quản lý kho chuyên dụng, dẫn đến khó khăn trong việc truy xuất thông tin Giải pháp đề xuất là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý lưu trữ thông tin nguyên vật tư Vấn đề thứ hai, qua phỏng vấn và quan sát trong quá trình thực tập, cho thấy tình trạng thiếu hụt vật tư thường xuyên xảy ra trong quá trình sản xuất Để làm rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này, sinh viên đã áp dụng bảng 5 Whys.

Bảng 3.2 5-whys cho vấn đề thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất

Tình trạng trễ đơn hàng thường xảy ra do công ty gặp phải tình trạng thiếu hụt vật tư sản xuất Nguyên nhân chính dẫn đến việc thiếu hụt này có thể là do sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng hoặc không dự đoán được nhu cầu thị trường.

Công ty chưa dự trù tốt lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất do thiếu kế hoạch và phân tích nhu cầu chính xác Việc này dẫn đến tình trạng không đủ nguyên liệu để đáp ứng sản xuất, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động Để cải thiện, công ty cần xây dựng hệ thống quản lý tồn kho chặt chẽ và thường xuyên đánh giá nhu cầu thị trường.

Trả lời Vì hệ thống quản lí kho hiện tại chưa được tích hợp chức năng dự báo

Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thiếu hụt vật tư trong sản xuất là do công ty chưa có phương pháp dự báo lượng vật tư tồn kho phù hợp Để khắc phục triệt để tình trạng này, sinh viên đề xuất xây dựng một mô hình dự báo hiệu quả nhằm dự trù lượng tồn kho nguyên vật liệu sản xuất.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng trong việc cải thiện quy trình quản lý và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài nguyên Bài luận tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin hiện đại, giúp theo dõi và kiểm soát vật tư một cách chính xác Qua đó, nó không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu chi phí và rủi ro trong quản lý kho Hệ thống này sẽ cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin tiên tiến, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

3.2.2 Quản lý xuất kho và nhập kho

Nhà cung cấp xuất Kế toán

Tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng đơn hàng Nhập hàng về

Giao chứng từ hóa đơn

Kiểm tra chứng từ hóa đơn

Hàng không đủ, kém chất lượng

Hàng đủ, đạt chất lượng

Kiểm tra chứng từ hóa đơn

Giao lại chứng từ hóa đơn

Gửi phiếu nhập ko cho phòng kế toán

Lưu hồ sơ Đầy đủ, đúng Hóa đơn

Hình 3.3 Quy trình nhập kho

Quy trình nhận hàng bao gồm các bước sau: Nhà cung cấp gửi hàng và hóa đơn đến công ty; Kho kiểm tra số lượng, quy cách và chất lượng hàng hóa cũng như hóa đơn; Sau đó, kho tiến hành nhập hàng, lập phiếu nhập kho và cập nhật thẻ kho; Cuối cùng, các chứng từ và hồ sơ liên quan được chuyển cho bộ phận kế toán.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện quy trình quản lý hàng hóa Bài viết này tập trung vào việc xây dựng một hệ thống hiệu quả, giúp theo dõi và kiểm soát tồn kho, từ đó nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý vật tư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định và tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp.

Quy trình xuất kho Đơn vị sản xuất Kho Kế toán

Lập phiếu đề nghị cấp vật tư

Gửi phiếu nhập ko cho phòng kế toán Lưu hồ sơ

Phiếu đề nghị cấp vật tư

Kiểm tra Phiếu đề nghị cấp vật tư

Thiếu hợp lý và thiếu thông tin

Hợp lý và đầy đủ thông tin

Gửi phiếu xuất kho cho đơn vị yêu cầu cấp

Hình 3.4 Quy trình xuất kho

Quy trình cấp vật tư bắt đầu khi đơn vị sản xuất lập phiếu đề nghị gửi kho Kho kiểm tra tính hợp lệ của phiếu và xuất kho, đồng thời cập nhật thẻ kho Kho lập phiếu xuất kho và gửi một bản cho sản xuất, một bản cho kế toán, và giữ lại một bản Trong quá trình này, thông tin giữa nhà cung cấp, bộ phận sản xuất và kho không thống nhất về mã và tên vật tư Bộ phận kho nắm mã vật tư, trong khi bộ phận sản xuất nhớ tên vật tư theo kinh nghiệm, còn nhà cung cấp quy định tên theo chuẩn riêng Do đó, khi bộ phận sản xuất cần vật tư, việc giao tiếp có thể gặp khó khăn.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện hiệu quả quản lý hàng hóa Bài viết sẽ tập trung vào việc xây dựng một hệ thống thông tin giúp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư trong kho Qua đó, luận văn sẽ đề xuất các giải pháp công nghệ phù hợp để nâng cao tính chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý thông tin Việc áp dụng hệ thống này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn tăng cường khả năng ra quyết định cho các nhà quản lý.

THIẾT KẾ Ý NIỆM

Phân tích nhu cầu

Stakeholders ở đây được sinh viên quy về 3 bộ phận chính liên quan đến hệ thống là:

Phòng vật tư, bao gồm trưởng phòng và nhân viên, chịu trách nhiệm kiểm soát vật tư, tìm kiếm nhà cung cấp, mua nguyên vật liệu và các vật dụng cần thiết, đồng thời đánh giá chất lượng hàng hóa đã mua.

Kho là bộ phận quản lý xuất, nhập hàng hóa và nguyên vật liệu, đồng thời thực hiện kiểm kê, trông coi và bảo quản vật tư tồn kho.

Phòng sản xuất, nơi sinh viên khảo sát công nhân xưởng, là bộ phận chủ chốt trong quy trình sản xuất sản phẩm của công ty Phòng này có mối quan hệ chặt chẽ với phòng vật tư và bộ phận kho, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong việc cung ứng nguyên liệu và quản lý hàng hóa.

4.1.2 Khảo sát nhu cầu của Stakeholder

Nội dung được sinh viên thực hiện khảo sát tại công ty và tổng kết các nhu cầu chính trong bảng dưới đây:

Bảng 4.1 Bảng nhu cầu được khảo sát từ stakeholders

Trưởng phòng kế hoạch vật tư

Để quản lý hiệu quả việc xuất nhập nguyên vật liệu, cần nắm rõ tình hình bao gồm thời gian, số lượng, mã vật tư, lý do xuất nhập, và các bên liên quan đến thao tác này trên hệ thống.

- Nắm được giá trị tồn kho ở một thời điểm bất kì

- Nắm được giá trị nhập kho cũng như giá trị xuất kho tại một thời điểm bất kì

- Đảm bảo tính chính xác thông tin trao đổi giữa tồn kho thực tế và phần mềm nội bộ liên tục

- Đo lường, xác định và thống kê được các mã vật tư quan trọng cần phải tồn kho an toàn

- Duyệt yêu cầu mua vật tư nhanh chóng, dễ dàng

- Có thể in báo cáo thẻ kho theo mã vật tư

Nhân viên phòng vật tư

- Nắm được thông tin tồn kho của từng nguyên vật liệu

- Thông báo các NVL có số lựợng dưới mức tồn kho dưới mức an toàn

- Cập nhật được dữ liệu về các NVL cần tồn kho an toàn

- Cập nhật thông tin xuất/ nhập kho liên tục

- Lưu thông tin đơn hàng đặt trực tiếp trên hệ thống

- Lưu thông tin báo giá của NCC trên hệ thống

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài nguyên Bài viết trình bày các phương pháp và công cụ cần thiết để xây dựng hệ thống hiệu quả, giúp nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí Thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin, hệ thống này không chỉ cải thiện khả năng theo dõi vật tư mà còn hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn trong quản lý kho Nghiên cứu này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách thức triển khai và vận hành hệ thống thông tin quản lý vật tư, từ đó đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nhân viên kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn

- Cập nhật, truy xuất dữ liệu vào hệ thống dễ dàng

- Có chức năng in hóa đơn xuất kho để làm xác nhận

- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu

Thủ kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn

- Cập nhật dữ liệu vào hệ thống dễ dàng

- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu

- Truy xuất được hàng loạt thông tin vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm

- Thống kê được tình hình tồn kho và có thể in ra báo cáo

Mặc dù các bên liên quan không yêu cầu các chức năng cụ thể, phần mềm vẫn cần đảm bảo những tính năng thiết yếu như tính bảo mật thông tin và việc phân quyền sử dụng chức năng cho từng người dùng, đảm bảo mỗi người chỉ có quyền truy cập vào một số chức năng nhất định.

Phân tích vận hành

Tiếp theo, sinh viên phân tích các nhu cầu của các stakeholder ở trên để đưa ra từng chức năng cụ thể thông qua bảng dưới đây

Bảng 4.2 Phân tích vận hành từ như cầu thu thập được

STT Nhu cầu của stakeholder

Yêu cầu của hệ thống thông tin

1 Quản lý thông tin báo giá cũng như thông tin NCC

Có chức năng quản lý báo giá

- Tạo CSDL báo giá, chức năng quản lý báo giá dễ sử dụng

- Tạo CSDL NCC và chức năng quản lý NCC

2 Quản lý thông tin đặt hàng và kiểm soát tiến độ đặt hàng

Có chức năng quản lý đặt hàng

Tạo CSDL gồm thông tin các đơn hàng đặt mua NVL Chức năng quản lý đặt hàng dễ sử dụng

3 Biết được mức tồn kho thực tế của NVL

Có sheet “Tồn kho thực tế” chứa các thông tin về hàng tồn kho, đặc biệt quan trọng là thông tin về số lượng thực tế có trong kho

- Sẽ tự động truy xuất dữ liệu từ lịch sử trong CSDL “nhập hàng” và CSDL “xuất hàng” để tính tồn kho thực tế

- Từng loại vật tư sẽ có thêm quy cách riêng về cách tính đơn vị: cái, thùng, mét, lít, kg,

- Có phân loại hàng tồn kho theo 2 dạng “nguyên vật tư” và “thành phẩm” Người dùng có thể truy cập và tìm kiếm dựa trên phân loại

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một công trình nghiên cứu quan trọng Hệ thống này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư, nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà kho Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý vật tư không chỉ cải thiện độ chính xác trong theo dõi hàng hóa mà còn giảm thiểu chi phí và thời gian Luận văn sẽ trình bày các phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống, cùng với những giải pháp công nghệ phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hiện đại.

“filter” theo nguyên vật liệu hay thành phẩm

4 Khả năng truy xuất hàng loạt thông tin tồn kho nguyên vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm

Có chức năng truy xuất lượng tồn kho thực tế theo từng thành phẩm

Có chức năng truy xuất ra 1 file báo cáo về lượng vật tư tồn kho theo 1 mã thành phẩm (BOM)

5 Thông báo các NVL có số lựợng dưới mức tồn kho an toàn

Có chức năng thông báo, làm nổi bật các mặt hàng đang có mức báo động về thiếu tồn kho an toàn

- Những mặt hàng đang có lượng tồn kho dưới mức tồn kho an toàn sẽ được tô màu đậm ô “số lượng” để người dùng dễ tiếp cận

- Có chức năng hiển thị thông báo cho người dùng phụ trách việc kiểm kê tồn kho biết khi họ đăng nhập vào hệ thống

- Có thể tổng hợp được các mặt hàng có mức tồn kho thực tế thấp hơn mức tồn kho an toàn

6 Cập nhật thông tin xuất/ nhập kho liên tục

Dữ liệu về thông tin nhập kho, xuất kho được cập nhật liên tục

Dữ liệu nhập kho, xuất kho (ngày tạo, lý do, số lượng, mã vật tư, người tạo, người yêu cầu, ) sẽ được lưu lại vào

2 sheet “nhập kho” và “xuất kho” ngay sau khi người dùng tạo yêu cầu xuất, nhập kho

7 Tra cứu thông tin về NVL nhanh

Có chức năng tìm kiếm

Thiết kế chức năng tìm kiếm nhanh, gần đúng theo tên vật tư

8 Cập nhật, truy xuất dữ liệu từ hệ thống dễ dàng

Có chức năng cập nhật dữ liệu, truy xuất dữ liệu

Sau khi truy xuất dữ liệu từ hệ thống qua form tìm kiếm, người dùng sẽ nhận được kết quả bao gồm thông tin cần tìm, cùng với các chức năng như cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu, theo dõi lịch sử truy xuất và thao tác gần nhất liên quan đến dữ liệu đó.

9 Theo dõi tình hình xuất nhập kho theo ngày hoặc tháng

Có chức năng truy xuất dữ liệu theo yêu cầu người dùng dễ dễ theo dõi

Có thể tổng hợp dữ liệu theo từng mã vật tư, theo thời đoạn, theo người dùng đã thao tác

10 Nắm được giá trị hàng tồn kho, giá trị xuất và nhập kho

Trong bảng "tồn kho thực tế", người dùng có thể dễ dàng quan sát và thống kê giá trị tồn kho thông qua cột "Giá trị", thể hiện giá thành của các loại vật tư và thành phẩm Hệ thống cũng cho phép bộ lọc theo từng thời đoạn và theo ký tự để nâng cao hiệu quả quản lý.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện quy trình quản lý hàng hóa Bài viết này sẽ tập trung vào việc phát triển một hệ thống hiệu quả, giúp tối ưu hóa việc theo dõi và kiểm soát vật tư trong kho Qua đó, luận văn không chỉ đưa ra các phương pháp phân tích mà còn đề xuất các giải pháp thiết kế phù hợp để nâng cao hiệu suất làm việc của nhà kho.

24 để dễ theo dõi giá trị tồn kho theo thời đoạn cho người dùng

- Có chức năng truy xuất báo cáo về tổng giá trị nhập kho, xuất kho, và giá trị tồn kho

11 Tính bảo mật thông tin

- Có hệ thống đăng nhập tài khoản

- Có thể tạo tài khoản mới

- Có chức năng thông báo nhập sai tên tài khoản, mật khẩu

- Chỉ khi nhập đúng tài khoản và mật khẩu thì mới có thể mở được thư mục

- Có chức năng tạo tài khoản đăng nhập

12 Kiểm kê tồn kho thực tế

Cuối mỗi tháng kiểm kê lại lượng tồn kho thực tế so với lượng tồn kho trên hệ thống

Vào cuối mỗi tháng, nhân viên kho sẽ truy xuất thông tin tồn kho trên hệ thống để dựa vào đó mà thực hiện kiểm kê kho thưc tế

13 Phân cấp user với từng chức năng phụ thuộc theo cấp user

Phân cấp chức năng dựa trên cấp độ của người dùng

- Người dùng cấp 1: Chỉ được tra cứu, xem các dữ liệu trong hệ thống

- Người dùng cấp 2: Được xem, nhập, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu trong hệ thống

Người dùng cấp 3 có quyền quản trị toàn diện các tài khoản của người dùng cấp thấp hơn, đồng thời sở hữu tất cả các chức năng được cấp cho người dùng cấp 1 và cấp 2.

Dựa trên thông tin phân tích từ bảng 4.2, tác giả đã đề xuất một số chức năng cho các bên liên quan trong quá trình thực tập, và các bên liên quan đã đồng ý với những đề xuất này.

Vì vậy, tác giả liệt kê lại những chức năng cần thiết cho cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho:

1 Kiểm kê tồn kho thực tế

2 Tra cứu thông tin vật tư

3 Cập nhật tồn kho thực tế

4 Kiểm tra thông tin đơn hàng

6 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho

7 Cập nhật đơn giá vật tư

10 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho

11 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT

13 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho

14 Thống kê vật tư tồn kho

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một tài liệu quan trọng, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý vật tư trong các doanh nghiệp Hệ thống này giúp tối ưu hóa việc theo dõi, lưu trữ và phân phối vật tư, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí Bài luận cũng sẽ trình bày các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống, cùng với các công nghệ hiện đại được áp dụng trong quản lý kho Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý vật tư sẽ góp phần cải thiện quy trình làm việc và tăng cường khả năng ra quyết định trong doanh nghiệp.

15 Thống kê vật tư nhập kho

16 Thống kê vật tư xuất kho

20 Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng

21 Cập nhật tiến độ đơn hàng

Từ 21 chứ năng được liệt kê ở trên sinh viên sẽ tổng hợp thành bảng Functional Baseline (gộp các chức năng con thành các chức năng lớn hơn) như dưới đây:

Bảng 4.3 Functional Baseline của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho

Kiểm kê tồn kho thực tế

Quản lý lưu trữ kho

Quản lý vật tư và nhà kho

Tra cứu thông tin vật tư Cập nhật tồn kho thực tế Kiểm tra thông tin đơn hàng

Tạo phiếu nhập Cập nhật số lượng vật tư tồn kho Cập nhật đơn giá vật tư

Chỉnh sửa phiếu nhập Tạo phiếu xuất

Kiểm tra lượng vật tư tồn kho Lưu thông tin phiếu ĐNCVT Chỉnh sửa phiếu xuất

Cập nhật số lượng vật tư tồn kho Thống kê vật tư tồn kho

Thống kê vật tư nhập kho Thống kê vật tư xuất kho Tạo báo giá

Quản lý báo giá Chỉnh sửa báo giá

Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng Cập nhật tiến độ đơn hàng

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng trong việc cải thiện quy trình quản lý và tối ưu hóa tài nguyên Bài viết sẽ tập trung vào các phương pháp phân tích hệ thống, từ đó đề xuất các giải pháp thiết kế hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động của nhà kho Thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin, hệ thống sẽ giúp quản lý thông tin vật tư một cách chính xác và nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian Kết quả của nghiên cứu sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý vật tư và nhà kho, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

THIẾT KẾ SƠ KHỞI

Mô hình phân cấp chức năng BFD

Dựa vào Functional Baseline được tổng kết từ chương 4 Thiết kế ý niệm, sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống được sinh viên mô tả như hình:

Hình 5.1 Mô hình phân rã chức năng BFD

Dưới đây là mô tả bằng lời từng chức năng của hệ thống:

1 Quản lý nhập kho: Cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu nhập kho cùng các thông tin liên quan phiếu nhập là mã phiếu nhập, mã vật tư nhập, số lượng nhập, mã nhà cung cấp, mã nhân viên nhập, mã kho nhập, ngày nhập

2 Quản lý xuất kho: Cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu xuất kho cùng các thông tin liên quan phiếu xuất là mã phiếu xuất, mã vật tư xuất, số lượng nhập, mã phân xưởng xuất, mã nhân viên xuất, mã kho xuất, ngày xuất

3 Quản lý lưu trữ: Cho phép người dùng xem tất cả hoặc lựa chọn vật tư muốn xem tồn kho thực tế kèm giá trị tồn kho Bên cạnh đó hệ thống còn cho phép người dùng xem những vật tư có mức tồn kho dưới ngưỡng tồn kho an toàn

4 Quản lý báo giá: cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu báo giá trên hệ thống với các thông liên về mã báo giá (phòng vật tư tự quy định), mã vật tư báo giá, giá được báo, mã nhà cung cấp, mã nhân viên tạo báo giá, ngày báo giá

5 Quản lý đặt hàng: cho phép người dùng tạo, sửa, xóa một phiếu đặt hàng trên hệ thống với mã phiếu đặt(phòng vật tư tự quy định), vật tư đặt, số lượng đặt, mã

Quản lý vật tư và nhà kho

1.1 Kiểm tra thông tin đơn hàng

1.3 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho

1.4 Cập nhật đơn giá vật tư tồn kho

2.1 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho

2.2 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT

3.1 Tra cứu thông tin vật tư

3.2 Kiểm kê tồn kho thực tế

3.3 Cập nhật tồn kho thực tế

5.2Cập nhật tiến độ đơn hàng

5.3 Chỉnh sửa thông tin đặt hàng

6.1 Thống kê lượng vật tư tồn kho

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một đề tài quan trọng trong lĩnh vực quản lý Hệ thống này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư, từ việc theo dõi tồn kho đến việc phân phối hàng hóa Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho bãi không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý Luận văn sẽ trình bày chi tiết về các phương pháp phân tích, thiết kế và triển khai hệ thống, nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp.

27 nhân viên đặt, mã nhà cung cấp ứng với mã báo giá của nhà cung cấp đó, ngày đặt hàng và tình trạng đơn hàng

6 Lập báo cáo: cho phép người dùng xem báo cáo vật tư tồn kho, báo cáo xuất kho, báo cáo nhập kho tại một thời điểm bất kì với một hoặc nhiều vật tư bất kì.

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Hệ thống quản lý vật tư và kho bãi bao gồm ba tác nhân chính: Giám đốc, phân xưởng và nhà cung cấp, có vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh sẽ thể hiện mối quan hệ và quy trình trao đổi thông tin giữa các tác nhân này trong hệ thống.

Hệ thống quản lý vật tư và nhà kho

Phiếu giao hàng Đơn đặt hàng Báo giá

Hình 5.2 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh

Sinh viên sẽ thiết kế DFD mức 0 (mức đỉnh) để thể hiện các chức năng chính của hệ thống cùng với các luồng dữ liệu liên quan, giúp hiểu rõ hơn về từng chức năng.

Hệ thống quản lý vậ tư và nhà kho được phân ra thành 6 chức năng lớn dựa trên sơ đồ phân cấp chức năng BFD:

Sơ đồ DFD mức 0 cần đảm bảo tính toàn vẹn của các luồng dữ liệu vào và ra khỏi hệ thống, cùng với các tác nhân trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh Khi thiết kế sơ đồ này, sinh viên cũng sẽ thêm các tác nhân nội bộ, cụ thể là các kho dữ liệu, nhằm tối ưu hóa việc trao đổi thông tin trong hệ thống Hệ thống quản lý vật tư và nhà kho được thể hiện chi tiết hơn qua sơ đồ DFD mức 0 như hình 5.3.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tài nguyên trong doanh nghiệp Hệ thống này giúp theo dõi, kiểm soát và phân phối vật tư một cách hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý vật tư không chỉ cải thiện độ chính xác trong việc lưu trữ dữ liệu mà còn hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn Luận văn sẽ trình bày chi tiết các phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống, cũng như các công cụ và công nghệ được sử dụng để phát triển hệ thống này.

6.0 Lập báo cáo Phân xưởng

Thẻ kho D3 Đơn đặt hàng D5

Thông tin tồn kho của vật tư Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng

Hình 5.3 Sơ đồ DFD mức 0

5.2.3 Sơ đồ DFD mức 1 (mức dưới đỉnh) Ở mức này, sinh viên liệt kê từng sơ đồ DFD được thiết kế dựa trên nhu cầu của stakeholder ứng với lần lượt 6 chức năng chính ở sơ đồ DFD mức 0 Trong đó, các chức năng con (ở mức 1) sẽ được thiết kế dựa trên sơ đồ phân rã chức năng BFD (hình5.1)

Thiết kế sơ đồ DFD mức 1 cần đảm bảo tính toàn vẹn của các luồng thông tin dữ liệu ra vào hệ thống, đồng thời phản ánh các tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu đã được thể hiện trong sơ đồ DFD mức 0.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện quy trình quản lý và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài nguyên Bài viết này sẽ tập trung vào việc xây dựng mô hình hệ thống thông tin, phân tích yêu cầu và thiết kế cơ sở dữ liệu, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp cho việc quản lý vật tư Qua đó, luận văn sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về các công cụ và kỹ thuật cần thiết để triển khai hệ thống, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho hàng.

1.2 Tạo phiếu nhập Đơn đặt hàng

Cập nhật số lượng vật tư tồn kho

Cập nhật đơn giá vật tư

1.1 Kiểm tra thông tin đơn hàng

Số lư ợn g v ật t ư n hậ p Đ ơn g iá vậ t tư n hậ p

Thông tin phiếu nhập cũ

Thông tin phiếu nhập đã được chỉnh sửa

Hình 5.4 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý nhậpkho

Phiếu xuất D2 phiếu xuất Thông tin

Thẻ kho D3 Vật tư xuất

2.2 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT

2.1 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho

Thông tin phiếu xuất cũ

T hô ng ti n ph iế u xu ất đã đ ượ c ch ỉn h sử a

Hình 5.5 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý xuất kho

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện quy trình quản lý tài nguyên Hệ thống này giúp tối ưu hóa việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Bài luận văn sẽ tập trung vào việc phân tích yêu cầu, thiết kế kiến trúc hệ thống, cũng như đề xuất giải pháp công nghệ phù hợp để triển khai hệ thống quản lý vật tư và kho Thông qua nghiên cứu này, hy vọng sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong việc quản lý hiệu quả nguồn lực.

D3 Thông tin tồn kho của vật tư

3.1 Tra cứu thông tin tồn kho của vật tư

Kiểm kê tồn kho thực tế

Cập nhật tồn kho thực tế

T ồn k ho th ực tế

Lượng tồn kho vật tư trên hệ thống

Hình 5.6 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý lưu trữ

NCC Thông tin báo giá

Thông tin báo giá cũ

Thông tin báo giá đã được chỉnh sửa

Hình 5.7 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý báo giá

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện hiệu quả quản lý tài nguyên Bài viết tập trung vào việc xây dựng mô hình hệ thống thông tin, giúp theo dõi và kiểm soát vật tư một cách hiệu quả Thông qua việc áp dụng các công nghệ hiện đại, hệ thống này không chỉ nâng cao tính chính xác trong quản lý mà còn giảm thiểu thời gian và chi phí Kết quả nghiên cứu sẽ cung cấp những giải pháp thiết thực cho các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho.

5.1 Tạo thông tin đặt hàng Đơn đặt hàng NCC

5.2 Cập nhật tiến độ đơn hàng Phiếu giao hàng

5.3 Chỉnh sửa thông tin đặt hàng

Thông tin đặt hàng cũ

Thông tin đặt hàng đã được chỉnh sửa

Thông tin đơn hàng đã được chỉnh sửa

Hình 5.8 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý đặt hàng

Thống kê lượng vật tư tồn kho

Báo cáo nhập kho Báo cáo xuất kho

Hình 5.9 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Lập báo cáo

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện quy trình quản lý và tối ưu hóa hiệu suất trong lĩnh vực logistics Hệ thống này giúp theo dõi, kiểm soát và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu lãng phí và tăng cường độ chính xác trong việc cung cấp thông tin Bằng cách áp dụng các phương pháp phân tích hiện đại, luận văn sẽ đề xuất giải pháp thiết kế hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Xây dựng mô hình ca sử dụng Use case Diagram

Bài viết này đề cập đến các trường hợp sử dụng quan trọng trong quản lý kho, bao gồm: đăng nhập hệ thống, cập nhật phiếu nhập và phiếu xuất, kiểm tra tình trạng tồn kho, cập nhật thông tin nhà cung cấp (NCC), cập nhật thông tin vật tư, điều chỉnh báo giá, tạo đơn đặt hàng, cập nhật tài khoản người dùng và lập báo cáo.

5.3.3 Đặc tả Use case 5.3.3.1 Đăng nhập

1 Use case này dùng cho mục đích người dùng đăng nhập vào hệ thống Quản lý vật tư và nhà kho

4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng mở phần mềm trên máy tính lên

5 Luồng sự kiện: i Hệ thống yêu cầu nhập: Tên tài khoản và mật khẩu ii Người dùng nhập tên tài khoản và mật khẩu iia Thông tin đăng nhập sai Hệ thống bắt nhập lại iib Thông tin đăng nhập sai Người dùng tắt bảng yêu cầu nhập và tắt hệ thống iii Người dùng đăng nhập vào được hệ thống Hệ thống hiện ra các chức năng cho người dùng lựa chọn iv Kết thúc use case

5.3.3.2 Cập nhật phiếu nhập (dựa trên hình 5.4)

1 Use case này mô tả hoạt động người dùng cập nhật phiếu nhập kho mỗi khi kho nhập hàng mới về

3 Stakeholder: NCC, phòng vật tư

4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản lý nhập kho”

5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các ô trống để người dùng ghi vào ii Người dùng nhấn nút chọn mã đơn đặt hàng ứng với đơn hàng nhập kho, nhập số phiếu nhập, mã nhà cung cấp, ngày nhập, mã nhân viên nhập, mã kho, mã hàng, số lượng

Luận văn tốt nghiệp về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý hàng hóa Bài viết trình bày các phương pháp phân tích dữ liệu và thiết kế hệ thống nhằm tối ưu hóa việc theo dõi và kiểm soát vật tư trong kho Ngoài ra, luận văn cũng đề xuất giải pháp công nghệ thông tin phù hợp để nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót trong quy trình Việc áp dụng hệ thống thông tin hiện đại sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.

Hệ thống báo lỗi khi người dùng nhập sai mã nhân viên, mã kho hoặc mã hàng, và sẽ hỏi người dùng có muốn cập nhật mã vật tư mới hay không Người dùng có thể lưu phiếu nhập sau khi nhập thông tin, nhưng nếu có sai sót, họ có thể chọn nút chỉnh sửa để sửa lại thông tin đã nhập và nhấn nút “Sửa” để lưu thay đổi Để xóa thông tin phiếu nhập, người dùng chỉ cần chọn phiếu nhập cần xóa Kết thúc quy trình sử dụng.

5.3.3.3 Cập nhật phiếu xuất (dựa trên hình 5.5)

1 Use case này mô tả hoạt động người dùng cập nhật phiếu xuất kho mỗi khi xuất hàng

3 Stakeholder: Phòng vật tư, Phân xưởng

4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản lý xuất kho”

5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các thông tin trống để người dùng điền vào ii Người dùng nhập mã phiếu đề nghị cấp vật tư vào ô “Ghi chú”, sau đó thì nhập số phiếu xuất, ngày xuất, mã nhân viên xuất, mã kho, mã hàng, số lượng iia Hệ thống báo không đủ số lượng Người dùng nhập lại iib Hệ thống báo sai mã nhân viên Người dùng nhập lại iic Hệ thống báo sai mã hàng Người dùng nhập lại iid Hệ thống báo sai mã kho Người dùng nhập lại iie Hệ thống báo sai số phiếu xuất Người dùng nhập lại iii Người dùng ấn “Thêm” để lưu phiếu xuất iv Người dùng nhập sai ngày xuất, số phiếu xuất, số lượng hàng xuất Chọn nút chỉnh sửa để cập nhật lại thông tin Người dùng ấn “Sửa” để lưu thông tin v Người dùng chọn 1 phiếu xuất để xóa thông tin vi Kết thúc use case

5.3.3.4 Cập nhật nhà cung cấp

1 Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin cho NCC

3 Stakeholder: Phòng vật tư, NCC

4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn “Danh mục” rồi chọn “NCC”

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một công trình nghiên cứu quan trọng Bài viết này sẽ tập trung vào việc xây dựng một hệ thống hiệu quả, giúp quản lý vật tư và kho hàng một cách tối ưu Thông qua việc áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế hiện đại, hệ thống sẽ đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa Cuối cùng, luận văn sẽ đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót trong quản lý kho.

Người dùng nhập mã NCC, tên NCC, địa chỉ và số điện thoại để thêm thông tin nhà cung cấp mới Sau khi hoàn tất, họ nhấn nút “Thêm” để lưu thông tin Nếu cần chỉnh sửa, người dùng có thể cập nhật thông tin nhà cung cấp và nhấn “Sửa” để lưu lại Ngoài ra, người dùng cũng có thể xóa thông tin nhà cung cấp khi không còn cần thiết Kết thúc quy trình sử dụng.

5.3.3.5 Cập nhật thông tin vật tư

1 Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin như mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính hoặc lượng tồn kho an toàn của vật tư

4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn “Danh mục” rồi chọn “Vật tư”

5 Luồng sự kiện: i Người dùng nhập mã vật tư, tên vật tư, đon vị tính, tồn kho an toàn Sau đó, người dùng ấn “Thêm” để lưu thông tin vật tư mới ii Người dùng chỉnh sửa thông tin vật tư, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iii Người dùng xóa thông tin vật tư iv Kết thúc use case

1 Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin tài khoản đăng nhập vào hệ thống

3 Stakeholder: Phòng vật tư, các người dùng liên quan

4 Điều kiện bắt đầu: phòng vật tư đăng nhập với tư cách admin – người dùng cấp 3 Sau đó chọn “Tài khoản” rồi chọn “Thiết lập”

5 Luồng sự kiện: i Người dùng nhập mã nhân viên, tên nhân viên, phân quyền, tên tài khoản đăng nhập và mật khẩu Sau đó, người dùng ấn nút “Thêm” để tạo thông tin tài khoản mới ii Người dùng chỉnh sửa thông tin tài khoản, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iii Người dùng xóa thông tin tài khoản iv Kết thúc use case

5.3.3.7 Cập nhật báo giá (dựa trên hình 5.7)

1 Use case này mục đích sẽ lưu lại các báo giá của NCC gửi cho phòng vật tư

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện hiệu quả quản lý tài nguyên trong các doanh nghiệp Bài viết tập trung vào việc xây dựng một hệ thống thông tin mạnh mẽ, giúp theo dõi và quản lý vật tư một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu lãng phí Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho sẽ tạo ra sự minh bạch và chính xác trong việc kiểm soát hàng hóa, đồng thời nâng cao khả năng ra quyết định cho các nhà quản lý.

4 Điều kiện bắt đầu: Người dung đăng nhập vào được hệ thống, chọn Danh mục rồi chọn báo giá

5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các thông tin trống cho người dùng điền vào để tạo báo giá ii Người dùng nhập số phiếu báo giá, ngày báo giá, mã nhân viên nhập, mã vật tư, giá vật tư, mã nhà cung cấp Người dùng ấn nút “Thêm” để tạo báo giá iia Hệ thống báo sai mã nhân viên Người dùng nhập lại iib Hệ thống báo sai mã vật tư Người dùng nhập lại iic Hệ thống báo sai mã nhà cung cấp Người dùng nhập lại iid Hệ thóng báo sai số phiếu báo giá Người dùng nhập lại iii Người dùng chọn một báo giá để chỉnh sửa thông tin Sau khi chỉnh sửa, người dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iv Người dùng chọn chọn một báo giá và ấn nút “Xóa” để xóa thông tin về báo giá đó v Kết thúc use case

5.3.3.8 Tạo đơn đặt hàng (dựa trên hình 5.8)

1 Use case này mục đích sẽ ghi lại một đơn đặt hàng trên hệ thống

4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản lý đặt hàng”

5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các thông tin trống cho người dùng điền vào để tạo đơn đặt hàng ii Người dùng chọn số phiếu báo giá, nhập số phiếu đặt mua, ngày đặt, mã nhân viên tạo, mã NCC, mã vật tư và số lượng mua Sau đó nhấn nút “Thêm” để lưu thông tin đặt hàng iia Người dùng nhập sai số phiếu đặt mua, hệ thống yêu cầu nhập lại iib Người dùng nhập sai mã nhân viên, hệ thống yêu cầu nhập lại iic Người dùng nhập sai mã NCC, hệ thống yêu cầu nhập lại iid Người dùng nhập sai mã vật tư, hệ thống yêu cầu nhập lại iii Người dùng chọn một đơn hàng để chỉnh sửa thông tin Sau khi chỉnh sửa, người dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iv Người dùng chọn chọn một đơn hàng và ấn nút “Xóa” để xóa thông tin về báo giá đó v Kết thúc use case

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một công trình nghiên cứu quan trọng Bài viết này tập trung vào việc xây dựng một hệ thống hiệu quả nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư trong kho Hệ thống này không chỉ giúp theo dõi tình trạng hàng hóa mà còn cải thiện khả năng ra quyết định cho các nhà quản lý Thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, luận văn sẽ đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót trong quản lý kho.

5.3.3.9 Kiểm tra tồn kho (dựa trên hình 5.6)

1 Use case này mục đích để người dùng tra cứu thông tin tồn kho của các vật tư hiện có trong kho

4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng tra cứu tồn kho

THIẾT KẾ CHI TIẾT

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Sinh viên tổng hợp các kiểu thực thể và thuộc tính thuộc từng thực thể thành bảng như sau:

Bảng 6.1 Danh sách các kiểu thực thể và thuộc tính của thực thể

STT Kiểu thực thể Thuộc tính của thực thể

2 Phân xưởng Mã phân xưởng

Số điện thoại Địa chỉ

4 Vật tư Mã vật tư

Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá

Số lượng tồn kho an toàn

5 Thành phẩm Mã thành phẩm

6 Nhân viên Mã nhân viên

Tên nhân viên Phân quyền Tên tài khoản Mật khẩu

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài nguyên Bài viết tập trung vào việc phát triển một hệ thống hiệu quả, giúp theo dõi và kiểm soát vật tư một cách chính xác Thông qua việc áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế, luận văn sẽ cung cấp giải pháp cho các vấn đề hiện tại trong quản lý kho, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu lãng phí.

Các thuộc tính được gạch dưới trong bảng trên thể hiện thuộc tính đó là thuộc tính khóa của kiểu thực thể

6.1.2 Xác định mối liên kết giữa các thực tể và thuộc tính liên kết

Các động từ quan trọng trong hệ thống bao gồm: nhập, xuất, đặt hàng và báo giá Mỗi động từ này tương ứng với các thực thể và thuộc tính liên quan, như được thể hiện trong các bảng dưới đây.

Bảng 6.2 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “Nhập”

Câu hỏi cho động từ

Trả lời Thực thể Thuộc tính liên kết

Nhập cái gì Vật tư

Nơi nhập vật tư? Kho

Ai gửi vật tư đến để nhập? NCC

Ai nhận và nhập vật tư? Nhân viên

Mã phiếu nhập? Số phiếu nhập

Số lượng nhập? Số lượng nhập

Bảng 6.3 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “Xuất”

Xuất cái gì Vật tư

Nơi xuất vật tư? Kho

Xuất vật tư cho ai? Phân xưởng

Ai xuất vật tư? Nhân viên

Mã phiếu xuất? Số phiếu xuất

Số lượng xuất? Số lượng xuất

Lý do xuất Ghi chú

Bảng 6.4 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “ĐẶT HÀNG”

Trả lời Thực thể Thuộc tính liên kết Đặt hàng của ai NCC

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một đề tài quan trọng trong lĩnh vực quản lý Bài viết này sẽ tập trung vào việc phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin để tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư Hệ thống thông tin này không chỉ giúp theo dõi số lượng, chất lượng vật tư mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định và lập kế hoạch Qua đó, luận văn sẽ đề xuất những giải pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu chi phí.

Ai đặt hàng? Nhân viên Đặt hàng cái gì Vật tư

Mã phiếu đặt hàng? Số phiếu đặt hàng

Ngày đặt hàng? Ngày đặt hàng

Số lượng đặt hàng Số lượng đặt

Bảng 6.5 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “BÁO GIÁ”

Ai gửi báo giá? NCC

Báo giá cái gì Vật tư

Mã phiếu báo giá Số phiếu báo giá

Ngày báo giá? Ngày báo giá

Giá được báo?? Giá vật tư

Bảng 6.6 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “GỒM”

Cái gì bao gồm? Thành phẩm

Cái gì được bao gồm? Vật tư

Tham số tương ứng Định mức vật tư

6.1.3 Sơ đồ thực thể - liên kết ERD

Sau khi xác định các thực thể và mối quan hệ tương ứng, sinh viên sẽ sử dụng công cụ Microsoft Visio 2016 để thiết kế mô hình ERD, với kết quả thiết kế được trình bày như hình dưới đây.

Luan văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một chủ đề quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý Hệ thống này giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ, theo dõi và phân phối vật tư, từ đó giảm thiểu chi phí và thời gian Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định chính xác và kịp thời Nghiên cứu này không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững trong ngành logistics.

XUẤT ĐẶT HÀNG BÁO GIÁ

Tên VT Đơn vị tính Đơn giá VT

Hình 6.1 Mô hình thực thể - liên kết (Entity Relationship Model)

6.1.4 Chuyển từ mô hình ERD sang mô hình quan hệ

6.1.4.1 Chuyển các thực thể thành quan hệ

Sau khi hoàn thành mô hình ERD, sinh viên sẽ chuyển đổi các thực thể thành các quan hệ (bảng), với các thuộc tính được ghi tắt nhằm tối ưu hóa thiết kế cơ sở dữ liệu trong SQL Server.

KHO (Makho, Tenkho) NCC (MaNCC, TenNCC, SĐT_NCC, Diachi) VATTU (MaVT, TenVT, SLVT_Ton, DVT, Dongia, SLAT) THANHPHAM (MaTP, TenTP)

PHANXUONG (MaPX, TenPX) NHANVIEN (MaNV, TenNV, SĐT_NV, Taikhoan, Matkhau, Quyen)

6.1.4.2 Chuyển các liên kết thành quan hệ

Vì các liên kết đều thuộc loại nhiều – nhiều, để thiết lập một quan hệ từ một liên kết, ta cần chuyển các thuộc tính khóa của các thực thể liên quan vào liên kết, đồng thời kèm theo các thuộc tính hiện có của liên kết Kết quả thu được sẽ phản ánh mối quan hệ này một cách rõ ràng.

PHIEUDATMUA (SPmua, Ngaymua, SLmua, MaNV, MaNCC, MaVT) BANGBAOGIA (SPbaogia, Ngaybaogia, GiaVT, MaNCC, MaNV, MaVT)

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện hiệu quả quản lý tài nguyên Hệ thống này giúp theo dõi và kiểm soát tồn kho, tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng hóa, và nâng cao độ chính xác trong báo cáo tài chính Thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, luận văn sẽ trình bày các phương pháp và công cụ cần thiết để phát triển một hệ thống đáp ứng nhu cầu quản lý hiện đại Việc thiết kế hệ thống cũng sẽ xem xét các yếu tố như bảo mật dữ liệu và khả năng mở rộng trong tương lai.

PHIEUNHAP (SPnhap, Ngaynhap, SLnhap, MaNCC, MaNV, MaVT, Makho) PHIEUXUAT (SPxuat, Ngayxuat, Ghichu, SLxuat, MaPX, MaNV, MaVT, Makho) BOM (MaTP, MaVT, Định mức VT)

Các thuộc tính được gạch chân nét đứt là thuộc tính khóa ngoại tham chiếu đến các thuộc tính khóa của quan hệ khác

6.1.4.3 Chuẩn hóa các quan hệ tới chuẩn 3NF

Các quan hệ đã đạt chuẩn 3NF sẽ không cần thực hiện chuẩn hóa, trong khi các quan hệ không đạt chuẩn 3NF như PHIEUDATMUA, BANGBAOGIA, PHIEUNHAP, và PHIEUXUAT sẽ được chuẩn hóa Quan hệ PHIEUDATMUA (SPmua, Ngaymua, SLmua, MaNV, MaNCC, MaVT) không có thuộc tính đa trị, do đó đạt chuẩn 1NF Các phụ thuộc hàm cũng sẽ được xem xét trong quá trình chuẩn hóa.

SPmua, Mã VT → SLmua (1) SPmua → Ngaymua, MaNV, MaNCC (2)

Quan hệ PHIEUDATMUA chưa đạt chuẩn 2NF do có phụ thuộc hàm Các thuộc tính MaNV và MaNCC là khóa ngoại tham chiếu đến hai quan hệ NHANVIEN và NCC Để chuẩn hóa, ta tạo ra hai quan hệ mới: PHIEUDATMUA (SPmua, ngaymua, MaNV, MaNCC) và VTMUA (SPmua, MaVT, SLmua) Như vậy, cả hai quan hệ đều đạt chuẩn 2NF và thậm chí 3NF vì không có thuộc tính không khóa nào phụ thuộc vào thuộc tính không khóa khác Đối với quan hệ BANGBAOGIA (SPbaogia, Ngaybaogia, GiaVT, MaNCC, MaNV, MaVT), do không có thuộc tính đa trị, quan hệ này đã đạt chuẩn 1NF.

SPbaogia, MaVT → GiaVT (3) SPbaogia→ Ngaybaogia, MaNV, MaNCC (4)

Quan hệ BANGBAOGIA chưa đạt chuẩn 2NF do có phụ thuộc hàm Các thuộc tính MaNV và MaNCC là khóa ngoại tham chiếu đến hai quan hệ NHANVIEN và NCC Để chuẩn hóa, ta chia BANGBAOGIA thành hai quan hệ mới: BANGBAOGIA (SPbaogia, ngaybaogia, MaNV, MaNCC) và VTBAOGIA (SPbaogia, MaVT, GiaVT), qua đó đạt chuẩn 2NF và 3NF vì không có thuộc tính không khóa nào phụ thuộc vào thuộc tính không khóa khác Quan hệ PHIEUNHAP (SPnhap, Ngaynhap, SLnhap, MaNCC, MaNV, MaVT, Makho) đã đạt chuẩn 1NF vì không có thuộc tính đa trị.

SPnhap, MaVT → SLnhap (5) SPnhap→ Ngaynhap, MaNV, MaNCC, Makho (6)

Quan hệ PHIEUNHAP chưa đạt chuẩn 2NF do có phụ thuộc hàm Các thuộc tính như MaNV, MaNCC, và Makho là khóa ngoại tham chiếu đến các quan hệ NHANVIEN, NCC, và KHO Để chuẩn hóa, chúng ta tách PHIEUNHAP thành hai quan hệ mới: PHIEUNHAP (SPnhap, ngaynhap, MaNV, MaNCC, Makho) và VTNHAP (SPnhap, MaVT, SLnhap) Như vậy, cả hai quan hệ đã đạt chuẩn 2NF.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng trong việc cải thiện quy trình quản lý hàng hóa Bài viết tập trung vào việc xây dựng một hệ thống hiệu quả, giúp tối ưu hóa việc theo dõi và kiểm soát vật tư trong kho Thông qua việc áp dụng các công nghệ hiện đại, hệ thống này không chỉ nâng cao tính chính xác mà còn tiết kiệm thời gian cho người quản lý Luận văn cũng đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những khó khăn trong quản lý kho, từ đó tạo ra một mô hình quản lý linh hoạt và bền vững.

Mối quan hệ PHIEUXUAT (SPxuat, Ngaynhap, Ghichu, SLxuat, MaPX, MaNV, MaVT, Makho) đạt chuẩn 3NF vì không có thuộc tính không khóa nào phụ thuộc vào thuộc tính không khóa khác Đồng thời, quan hệ này cũng đạt chuẩn 1NF do không có thuộc tính đa trị Các phụ thuộc hàm trong quan hệ này cũng được xác định rõ ràng.

SPxuat, MaVT → SLxuat(7) SPxuat→ Ngayxuat, Ghichu, MaNV, MaPX, Makho (8)

Quan hệ PHIEUNHAP chưa đạt chuẩn 2NF do tồn tại phụ thuộc hàm Các thuộc tính MaNV, MaPX, và Makho đóng vai trò là khóa ngoại, tham chiếu đến ba quan hệ NHANVIEN, PHANXUONG, và KHO Do đó, cần tiến hành chuẩn hóa quan hệ PHIEUNHAP.

Thiết kế phần mềm

Sinh viên sử dụng phần mềm Microsoft Visual Studio Community 2017 để thiết kế phần mềm cho luận văn Các giao diện được thiết kế dựa trên yêu cầu và mục tiêu của dự án.

Mô hình Use case, sơ đồ luồng dữ liệu DFD và sơ đồ phần cấp chức năng ở chương 5

Khi người dùng đăng nhập với quyền admin, họ có quyền truy cập tất cả các chức năng của hệ thống Nếu đăng nhập với quyền “phân xưởng”, người dùng chỉ có thể sử dụng chức năng “Quản lý lưu trữ” Đối với quyền “kho”, người dùng có thể sử dụng hầu hết các chức năng, ngoại trừ “Thiết lập – tài khoản”, “Quản lý đặt hàng” và menu “Danh mục”.

Về tính năng của giao diện đăng nhập, sinh viên đã mô tả thông qua “Use case Đăng nhập” Giao diện đăng nhập được thiết kế như hình 6.3:

Hình 6.3 Giao diện đăng nhập

Sau khi đăng nhập, giao diện chính của phần mềm sẽ hiển thị với các menu quan trọng, bao gồm Tài khoản, Quản lý lưu trữ, Quản lý nhập kho, Quản lý xuất kho, Quản lý đặt hàng và Danh mục, trong đó có các mục như vật tư, nhà cung cấp, báo giá, kho, phân xưởng và BOM Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp chức năng Báo cáo với các tùy chọn báo cáo nhập kho và báo cáo xuất kho.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài nguyên Bài viết này tập trung vào việc xây dựng một hệ thống thông tin có khả năng theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư Qua đó, nghiên cứu sẽ đề xuất các giải pháp công nghệ thông tin phù hợp nhằm cải thiện khả năng truy xuất và phân tích dữ liệu, từ đó hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong quản lý kho.

Hình 6.4 Giao diện chính của hệ thống

6.2.3 Giao diện menu Tài khoản

Khi người dùng truy cập vào menu Tài khoản, họ sẽ thấy hai tùy chọn: “Đăng xuất” và “Thiết lập” Nếu chọn “Đăng xuất”, hệ thống sẽ trở về giao diện đăng nhập Ngược lại, nếu chọn “Thiết lập”, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện “Thiết lập”, nơi họ có thể cập nhật và chỉnh sửa thông tin nhân viên cũng như tài khoản đăng nhập.

Hình 6.5 Giao diện thiết lập tài khoản

6.2.4 Giao diện Quản lý lưu trữ

Khi người dùng chọn menu “Quản lý lưu trữ”, hệ thống sẽ hiển thị giao diện cho phép xem tất cả vật tư trong kho cùng với số lượng và giá trị tồn kho Người dùng có thể tìm kiếm vật tư bằng cách nhập tên, hệ thống sẽ cung cấp danh sách vật tư có tên gần đúng Chức năng “Kiểm tra SS” giúp người dùng xem các vật tư có số lượng tồn kho dưới mức an toàn.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng nhằm cải thiện hiệu quả quản lý tài nguyên trong doanh nghiệp Bài viết tập trung vào việc xây dựng một hệ thống thông tin có khả năng theo dõi và quản lý vật tư một cách chặt chẽ, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phân phối hàng hóa Qua việc áp dụng các công nghệ hiện đại, hệ thống này không chỉ nâng cao tính chính xác trong quản lý mà còn giảm thiểu chi phí và thời gian xử lý Luận văn cũng đề xuất các giải pháp thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng.

Hình 6.6 Giao diện Quản lý lưu trữ

6.2.5 Giao diện Quản lý nhập kho

Khi người dùng truy cập menu “Quản lý nhập kho”, giao diện “Quản lý nhập kho” sẽ xuất hiện, cho phép người dùng cập nhật và chỉnh sửa phiếu nhập kho Để thực hiện việc này, trường “Số phiếu nhập” cần phải có sẵn, giúp người dùng dễ dàng quản lý thông tin vật tư nhập vào.

Khi người dùng thực hiện nhập kho, số lượng và đơn giá của vật tư sẽ tự động điều chỉnh theo công thức: Đơn giá mới = (Đơn giá cũ × Lượng tồn ban đầu + Giá nhập × Lượng nhập) / (Lượng tồn ban đầu + Lượng nhập).

Lượng tồn mới = Lượng tồn ban đầu + Lượng nhập

Hình 6.7 Giao diện Quản lý nhập kho

6.2.6 Giao diện Quản lý xuất kho

Khi người dùng truy cập vào menu “Quản lý xuất kho”, giao diện “Quản lý xuất kho” sẽ được hiển thị Khi phân xưởng gửi phiếu ĐNCVT đến kho, kho sẽ kiểm tra thông tin trên phiếu và xác nhận xem lượng vật tư tồn kho có đủ để đáp ứng yêu cầu hay không.

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng trong lĩnh vực quản lý logistics Bài viết tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư, từ việc theo dõi nhập xuất hàng hóa đến việc quản lý kho bãi hiệu quả Hệ thống thông tin này không chỉ giúp tăng cường tính chính xác trong quản lý mà còn cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên Qua đó, luận văn cung cấp các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp trong việc quản lý vật tư và kho hàng.

51 không Nếu đáp ứng được, kho tiến hành tạo thông tin phiếu xuất và tiến hành xuất vật tư cho phân xưởng yêu cầu

Khi người dùng xuất kho một vật tư, hệ thống sẽ tự động cập nhật lượng tồn kho mới của vật tư đó theo công thức đã được lập trình sẵn.

Lượng tồn kho mới = Lượng tồn ban đầu – Số lượng xuất

Hình 6.8 Giao diện Quản lý xuất kho

6.2.7 Giao diện Quản lý đặt hàng

Khi người dùng truy cập menu “Quản lý đặt hàng”, giao diện “Quản lý đặt hàng” sẽ hiển thị Để cập nhật thông tin các vật tư cần đặt, người dùng cần tạo thông tin cho một đơn đặt hàng trước.

Hình 6.9 Giao diện Quản lý đặt hàng

6.2.8 Giao diện Quản lý báo giá

Khi người dùng truy cập vào menu "báo giá", giao diện "Quản lý báo giá" sẽ được hiển thị Để sử dụng chức năng này, người dùng cần tạo thông tin về phiếu báo giá của nhà cung cấp (NCC) trước khi nhập các thông tin liên quan đến giá vật tư được báo.

Luận văn tốt nghiệp về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho là một nghiên cứu quan trọng giúp cải thiện quy trình quản lý Nghiên cứu này tập trung vào việc phát triển các giải pháp tối ưu cho việc theo dõi và kiểm soát vật tư trong kho, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu lãng phí Thông qua việc áp dụng các công nghệ hiện đại, hệ thống thông tin quản lý sẽ cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời, hỗ trợ quyết định cho người quản lý Luận văn cũng đề xuất các phương pháp phân tích dữ liệu nhằm tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý kho.

Hình 6.10 Giao diện Quản lý báo giá

6.2.9 Giao diện báo cáo nhập kho

Khi người dùng muốn xem báo cáo nhập kho, họ sẽ chọn menu “Báo cáo” rồi chọn

“Báo cáo nhập kho” Giao diện báo cáo nhập kho có hình dạng như hình 6.11

Hình 6.11 Giao diện bao cáo nhập kho

Tiêu đề	Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Vật Tư Và Nhà Kho
Tác giả	Nguyễn Quốc Duy
Người hướng dẫn	TS. Phan Thị Mai Hà, PGS.TS Đỗ Ngọc Hiền
Trường học	Đại học Bách Khoa
Chuyên ngành	Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp
Thể loại	luận văn tốt nghiệp
Năm xuất bản	2020
Thành phố	Tp.HCM

Định dạng
Số trang	70
Dung lượng	1,39 MB