TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Thực tế về việc lưu trữ dữ liệu hiện nay cho chúng ta biết, có hai phương pháp tổ chức dữ liệu trong máy tính:
Phương pháp quản lý dữ liệu truyền thống sử dụng các tệp để lưu trữ thông tin, nhưng có nhiều nhược điểm như tính hệ thống kém và dữ liệu rời rạc Điều này dẫn đến nguy cơ mất mát và thất lạc thông tin, gây lãng phí bộ nhớ máy tính Hơn nữa, việc truy xuất thông tin khi cần thiết trở nên khó khăn, không đảm bảo nhanh chóng và chính xác.
Yêu cầu tổ chức dữ liệu ngày càng cao, trong khi quản lý dữ liệu theo tệp chỉ phù hợp với dữ liệu nhỏ và đơn giản Do đó, cơ sở dữ liệu trở nên cần thiết để quản lý khách hàng hiệu quả, duy trì sự trung thành của họ với công ty, tăng lợi nhuận và cải thiện sự cộng tác giữa các nhân viên Bên cạnh đó, việc bảo mật thông tin nhạy cảm và đảm bảo không bị xáo trộn khi có thay đổi nhân sự trong phòng kinh doanh cũng là những yếu tố quan trọng cần được chú trọng.
Nghiên cứu này nhằm cải thiện việc quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng tại Công ty Cổ phần phát triển tin học Sao Việt, giúp tìm kiếm và tra cứu thông tin khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi nhu cầu liên quan đến thông tin khách hàng được đáp ứng kịp thời và chính xác Đề tài cũng sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về hiện trạng quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng của công ty, từ đó đánh giá hiệu quả và độ chính xác của thông tin qua các hình thức lưu trữ trước đây.
Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Khách hàng là cơ hội kinh doanh quan trọng mà doanh nghiệp thương mại không thể bỏ qua Việc tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng cũ là yếu tố then chốt để phát triển Hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng giúp bạn tiếp thị sản phẩm và dịch vụ hiệu quả hơn, từ đó đáp ứng chính xác thị trường mục tiêu.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng đến việc quản lý và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả Họ thường chỉ sử dụng một số phần mềm cơ bản như quản lý nhân sự hay kế toán, điều này là một sai lầm lớn Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, việc giữ chân khách hàng cũ thông qua dịch vụ hậu mãi và tìm kiếm khách hàng mới là cực kỳ quan trọng Nếu không thực hiện điều này, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ ngày càng giảm sút.
Mức sống và nhu cầu khách hàng ngày càng tăng cao, yêu cầu doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng về nhu cầu hiện tại và dự đoán nhu cầu tương lai Việc nắm bắt nhu cầu thị trường hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra định hướng đúng đắn cho hoạt động kinh doanh trong tương lai.
Phương pháp thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng hiện nay có thể được thực hiện qua nhiều hình thức, bao gồm lưu trữ trên giấy tờ và sổ sách truyền thống, cũng như sử dụng phần mềm EXCEL để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý thông tin khách hàng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu như SQL SERVER, MySQL, và ORACLE đang trở nên cần thiết Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, MySQL là sự lựa chọn tối ưu nhất để quản lý dữ liệu hiệu quả.
Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài
Quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm các bước từ việc xác định yêu cầu đến việc tạo sơ đồ thực thể liên kết và chuyển đổi sang mô hình dữ liệu quan hệ Các dạng chuẩn trong thiết kế cơ sở dữ liệu giúp đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong việc lưu trữ thông tin Sơ đồ thực thể liên kết thể hiện mối quan hệ giữa các thực thể, trong khi mô hình dữ liệu cung cấp cấu trúc rõ ràng cho việc tổ chức dữ liệu Việc chuyển đổi từ sơ đồ thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ là bước quan trọng để tối ưu hóa truy vấn và quản lý dữ liệu trong hệ thống.
Khảo sát và phân tích dữ liệu khách hàng tại Công ty Cổ phần phát triển tin học Sao Việt nhằm xây dựng mô hình ER, chuyển đổi sang mô hình quan hệ và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu Mục tiêu là tạo ra một cơ sở dữ liệu có cấu trúc hiệu quả nhất, đồng thời loại bỏ dư thừa dữ liệu.
Sử dụng lý thuyết cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL và PHP MyAdmin, chúng ta có thể cài đặt một DEMO cơ sở dữ liệu đã được thiết kế Bên cạnh đó, cần đưa ra một số đề xuất và hướng giải quyết cho các vấn đề đã được nêu ra trong bài viết.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài nghiên cứu tập trung vào lý thuyết thiết kế cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL, PHP MyAdmin Bài viết cũng phân tích thực trạng xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần phát triển tin học Sao Việt.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm các tài liệu liên quan đến thiết kế cơ sở dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL, PHP MyAdmin, và tài liệu nội bộ của Công ty Cổ phần phát triển tin học Sao Việt liên quan đến dữ liệu khách hàng.
Phương pháp thực hiện đề tài
Nghiên cứu này áp dụng nhiều phương pháp, bao gồm nghiên cứu tài liệu, khảo sát và phân tích dữ liệu, nhằm đánh giá và tổng hợp thông tin Bên cạnh đó, việc thực hành tạo cơ sở dữ liệu sử dụng hệ quản trị MySQL cũng được thực hiện Ngoài ra, nghiên cứu còn kế thừa những thành quả từ các tác giả có liên quan để làm phong phú thêm nội dung nghiên cứu.
Kết cấu của bài khóa luận
Kết cấu của bài khóa luận chia làm 3 phần:
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ THỰC TRẠNG CỦA VIỆC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
Phần 3: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CHO CÔNG TY CPPHÁT TRIỂN TIN HỌC SAO VIỆT
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VIỆC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
Cơ sở lý luận
Khái niệm cơ sở dữ liệu
CSDL, hay cơ sở dữ liệu, là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc và liên quan, được lưu trữ trên máy tính và sử dụng bởi nhiều người Các dữ liệu này được tổ chức theo một mô hình nhất định, giúp quản lý và truy xuất thông tin một cách hiệu quả.
Mô hình thực thể liên kết
- Các khái niệm cơ bản:
Mô hình thực thể liên kết được dùng để thiết kết CSDL ở mức quan niệm.
Là công cụ giao tiếp giữa người thiết kế CSDL và người sử dụng cuối cùng để xây dựng CSDL trong giai đoạn phân tích.
- Sơ đồ thực thể - liên kết ( sơ đồ ER): o Tập thực thể (Entity sets):
Một thực thể là một đối tượng cụ thể của giới thực thể Thực thể được mô tả bởi một tập các thuộc tính.
Tập hợp các thực thể giống nhau tạo thành một tập thực thể.
Thực thể bao gồm: Thực thể mạnh, thực thể yếu
Thực thể mạnh: Sự tồn tại độc lập với các thực thể khác, có thể xác định thực thể yếu qua từ khóa.
Thực thể yếu là loại thực thể không đủ thuộc tính để tạo thành khóa riêng, và sự tồn tại của nó phụ thuộc vào các thực thể khác Để phân biệt giữa các thực thể yếu có liên quan đến cùng một thực thể mạnh, có thể sử dụng khóa riêng Khóa của thực thể yếu được xác định bằng cách kết hợp khóa của tập thuộc tính cha với khóa riêng của tập thực thể yếu.
Mô tả thực thể yếu bằng hình thoi và hình chữ nhật nét đôi o Thuộc tính ( Attributes):
Là tập giá trị có thể gán cho thuộc tính đối với mỗi thực thể riêng biệt
Loại thuộc tính Thuộc tính đơn – không thể tách nhỏ ra được Thuộc tính phức hợp – co thể tách ra thành các thành phần nhỏ hơn
Các loại thuộc tính trong cơ sở dữ liệu bao gồm thuộc tính đơn trị, với mỗi thực thể có giá trị duy nhất; thuộc tính đa trị, cho phép một tập giá trị cho cùng một thực thể; và thuộc tính suy diễn, như mối quan hệ giữa năm sinh và tuổi.
Tất cả các thực thể nằm trong tập thực thể có cùng tập thuộc tính
Mỗi thực thể đều được phân biệt bảo một thuộc tính khóa
Mỗi thuộc tính trong cơ sở dữ liệu đều có miền giá trị riêng, trong khi mối quan hệ (Relationship) thể hiện sự liên kết giữa hai hoặc nhiều tập thực thể Sơ đồ ER (Entity-Relationship) là một đồ thị dùng để biểu diễn các tập thực thể, thuộc tính và mối quan hệ giữa chúng.
- Các bước thiết kế mô hình thực thể liên kết:
Xác định tập thực thể
Xác định mối quan hệ Xác định thuộc tính và gắn thuộc tính cho tập thực thể và mối quan hệ Xác định miền giá trị cho thuộc tính
Xác định thuộc tính khóa Xác định cặp ứng số( min, max) cho mối quan hệ.
- Quy tắc thiết kế: Chính xác, tránh trùng lặp, dễ hiểu, chọn đúng mối quan hệ, chọn đúng kiểu thuộc tính.
Trong ví dụ trên bao gồm:
Các thực thể: SINHVIEN, LOPHP Các thuộc tính: MaSo, DiemHP, MaLHP Các quan hệ: LaLopTruongCua, HOCTAI
Có các cặp ứng số: (0,1), (0,n), (1,1), (1,n)
Mô hình dữ liệu quan hệ
- Các khái niệm của mô hình dữ liệu quan hệ
Các thông tin lưu trữ trong CSDL được tổ chức thành bảng ( table) 2 chiều gọi là quan hệ.
Quan hệ gồm: Tên, tập hợp các cột, tập hợp các dòng
Là tên các cột của bảng (quan hệ) mô tả ý nghĩa cho các giá trị tại cột đó
Tất cả các dữ liệu trong cùng một cột đều có cùng kiểu dữ liệu
Các kiểu dữ liệu cơ bản bao gồm chuỗi ký tự (string) và số (integer), trong khi các kiểu dữ liệu phức tạp như tập hợp (set), danh sách (list), mảng (array) và kiểu bản ghi (record) thường không được chấp nhận do tính phức tạp của chúng.
Là các dòng của quan hệ ( trừ dòng tiêu đề - tên của các thuộc tính) Thể hiện dữ liệu cụ thể của các thuộc tính trong các quan hệ
Cho A , A , …, A là các thuộc tính, có các miền giá trị D , D …, D tương ứng Ký 1 2 n 1 2, n hiệu R( A : D , A : D , …, A : D ) là lược đồ quan hệ 1 1 2 2 n n
Lược đồ quan hệ bao gồm: Tên của quan hệ, tên của tập thuộc tính Lược đồ CSDL bao gồm nhiều lược đồ quan hệ o Ràng buộc toàn vẹn
RBTV, hay còn gọi là các quy tắc, điều kiện và ràng buộc, là những yếu tố cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn trong một thực thể của cơ sở dữ liệu quan hệ Những quy tắc này được mô tả rõ ràng khi định nghĩa lược đồ quan hệ và sẽ được kiểm tra mỗi khi có sự thay đổi trong các quan hệ.
Siêu khóa là tập hợp các thuộc tính xác định tính duy nhất của mỗi bộ trong một quan hệ Mỗi lược đồ quan hệ đều yêu cầu tối thiểu một siêu khóa để đảm bảo tính nhất quán và xác định rõ ràng các bản ghi.
Khóa K là một tập con không rỗng của các thuộc tính trong R, được xác định là khóa nếu nó là siêu khóa của R và mọi tập con K’ của K, với K’ khác K, không phải là siêu khóa của R.
Khóa chính (PK - primary key) là khóa được chọn với điều kiện các thuộc tính của nó phải có giá trị khác null và thường được gạch dưới.
Tham chiếu: Một bộ trong quan hệ R, tại thuộc tính A nếu nhận một giá trị từ một thuộc tính B của quan hệ S, ta gọi R tham chiếu S.
Khóa ngoại (FK) trong quan hệ R được xác định khi các thuộc tính trong FK có cùng miền giá trị với các thuộc tính khóa chính của quan hệ S Điều này đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.
Không có bộ nào trùng nhau. o Chuyển đổi mô hình ER thành mô hình quan hệ
Chuyển các tập thực tập thực thể thành các quan hệ
Quy tắc 1 trong mô hình quan niệm dữ liệu yêu cầu rằng mỗi tập thực thể phải được chuyển đổi thành một quan hệ Tên của quan hệ sẽ tương ứng với tên của tập thực thể, bao gồm các thuộc tính và khóa của tập thực thể Nếu có, có thể thêm thuộc tính khóa ngoại vào quan hệ đó.
Quy tắc 2 đề cập đến việc khi tập thực thể tham gia vào mối quan hệ hai ngôi mà không có thuộc tính riêng và có cặp bản số (1,1) - (1,n), mối quan hệ được sinh ra từ tập thực thể ở nhánh (1,1) sẽ nhận thuộc tính khóa của tập thực thể ở nhánh (1,n) làm khóa ngoại.
Quy tắc 3: Chuyển đổi tập thực thể con trong mối quan hệ ISA thành quan hệ tập thực thể con trong mô hình thực thể mối quan hệ, tạo ra một quan hệ mới với tên gọi là tên của tập thực thể con, các thuộc tính tương ứng với tập thực thể con và khóa được xác định từ khóa của tập thực thể cha.
Chuyển đổi các mối quan hệ
- Mối quan hệ hai ngôi không có thuộc tính riêng , có cặp bản số (1,1) (1,n) thì không chuyển thành một quan hệ
Mối quan hệ hai ngôi với thuộc tính riêng và cặp bản số (1,1) hoặc (1,n) sẽ được chuyển thành một quan hệ mới, mang tên của mối quan hệ đó Quan hệ này sẽ có các thuộc tính tương ứng và khóa chính là khóa của các thực thể tham gia, cũng như khóa của mối quan hệ nếu có.
Trong mô hình ER, quy tắc 5 chuyển đổi mối quan hệ hai ngôi 1-1 giữa các cặp bản số (1,1) yêu cầu xác định các quan hệ S và S’ tương ứng với các tập thực thể E và E’ tham gia vào mối quan hệ.
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CHO CÔNG
Xây dựng mô hình thực thể liên kết
Qua phân tích thực trạng tại Sao Việt ta có thể phát biểu bài toán như sau:
Công ty quản lý một lượng lớn khách hàng, mỗi khách hàng được xác định bằng mã duy nhất, tên, số điện thoại, địa chỉ, email và ngành nghề kinh doanh Mỗi khách hàng có một đầu mối liên lạc riêng, với mã duy nhất, chức danh, tên, điện thoại và email Họ cũng giao dịch với một nhân viên, mỗi nhân viên có mã nhân viên duy nhất cùng thông tin cá nhân như họ tên, năm sinh, quê quán, địa chỉ và số điện thoại Khách hàng có thể ký nhiều hợp đồng, mỗi hợp đồng được nhận diện bằng mã hợp đồng duy nhất và ngày ký Tất cả khách hàng được phân loại theo khu vực và ngành nghề kinh doanh, với mỗi khu vực và ngành nghề đều có mã và tên riêng Cuối cùng, mỗi khách hàng đều có một người phụ trách, được xác định bằng mã duy nhất, tên, điện thoại và email.
Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng cho Công ty Cổ phần phát triển tin học Sao Việt.
Mục đích của việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng cho công ty là nhằm cập nhật thông tin khách hàng một cách hiệu quả Hệ cơ sở dữ liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin khách hàng mà còn cung cấp các báo cáo thống kê cần thiết cho phòng kinh doanh và ban giám đốc, đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin của những người có thẩm quyền.
3.1.2 Phân tích yêu cầu dữ liệu
- Sơ đồ phân cấp chức năng
Hệ thống quản lý khách hàng bao gồm ba chức năng chính: cập nhật thông tin khách hàng, tìm kiếm khách hàng và báo cáo – thống kê Nhân viên hệ thống sẽ nhập hợp đồng của khách hàng mới cùng với thông tin về nhân viên giao dịch và đầu mối liên lạc Khi ban giám đốc cần thông tin về khách hàng tại bất kỳ thời điểm nào, chức năng báo cáo – thống kê sẽ cung cấp số liệu về số lượng khách hàng theo nhân viên giao dịch, giúp khen thưởng kịp thời Ngoài ra, nhân viên cũng có khả năng tìm kiếm khách hàng theo khu vực, nhân viên giao dịch hoặc ngành nghề kinh doanh.
Xác định dữ liệu vào ra cho từng chức năng cơ bản là rất quan trọng trong quản lý thông tin Đối với việc quản lý thông tin KHÁCH HÀNG, ĐẦU MỐI LIÊN LẠC, và NHÂN VIÊN, thông tin đầu vào bao gồm việc thêm mới và cập nhật dữ liệu về KHÁCH HÀNG, ĐẦU MỐI LIÊN LẠC, NHÂN VIÊN GIAO DỊCH, và HỢP ĐỒNG.
Thông tin ra: Các bảng dữ liệu về KHÁCH HÀNG, ĐẦU MỐI LIÊN LẠC, NHÂN VIÊN GIAO DỊCH, HỢP ĐỒNG o Quản lý việc tìm kiếm
Thông tin vào: Nhập yêu cầu tìm kiếm: Có thể tìm kiếm khách hàng theo khu vực, theo nhân viên giao dịch, theo ngành nghề, …
Bảng kết quả tìm kiếm khách hàng được phân loại theo khu vực và nhân viên giao dịch, cung cấp thông tin chi tiết cho việc quản lý thống kê và báo cáo Yêu cầu báo cáo bao gồm số lượng khách hàng giao dịch theo ngày, tuần, tháng và quý, cũng như báo cáo về khách hàng giao dịch nhiều nhất trong tháng, quý và năm Thêm vào đó, cần có báo cáo về số lượng khách hàng giao dịch theo từng nhân viên để đánh giá hiệu quả làm việc.
Thông tin ra: Các bảng báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng thông tin.
3.1.3 Xây dựng mô hình thực thể liên kết
Trong mô hình quản lý, các thực thể và thuộc tính của chúng bao gồm: KHÁCH HÀNG với mã KH, tên KH, địa chỉ, điện thoại và email; ĐẦU MỐI LIÊN LẠC (DMLL) có mã DM, tên DM, chức vụ, điện thoại và email; NHÂN VIÊN GIAO DỊCH (NVGD) với mã NV, tên NV, điện thoại và email; NGÀNH NGHỀ bao gồm mã NN và tên NN; KHU VỰC với mã KV và tên KV; MẶT HÀNG có mã MH, tên MH và số lượng; HỢP ĐỒNG với mã HD, tên HD và thời gian; và NHÀ CUNG CẤP (NCC) với mã NCC và tên NCC.
- Liên kết giữa các thực thể: o KHÁCH HÀNG & DMLL o KHÁCH HÀNG & NVGD
G DịchKHÁCH HÀNG o KHÁCH HÀNG & NGÀNH NGHỀ o KHÁCH HÀNG & KHU VỰC o KHÁCH HÀNG & MẶT HÀNG o KHÁCH HÀNG & HỢP ĐỒNG o HỢP ĐỒNG & MẶT HÀNG o MẶT HÀNG & NCC
- Mô hình thực thể liên kết
HỢP ĐỒNG MẶT HÀNG Địa chỉ
Hình 4.1: Mô hình thực thể liên kết
3.2 Xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ
3.2.1 Chuyển từ mô hình ER sang mô hình dữ liệu quan hệ Áp dụng các quy tắc chuyển đổi ở mục 2.1, ta nhận được các quan hệ sau:
KHÁCH HÀNG: mã KH, tên KH, địa chỉ, điện thoại, email, mã DM, mã NV
ĐẦU MỐI LIÊN LẠC (DMLL): mã ĐM, tên ĐM, chức vụ, Đ Thoại, email
NHÂN VIÊN GIAO DỊCH (NVGD): mã NV, tên NV, điện thoại, email
NGÀNH NGHỀ: mã NN, tên NN, …
KHU VỰC: mã KV, tên KV, …
MẶT HÀNG: mã MH, tên MH, số lượng, …
HỢP ĐỒNG: mã HĐ, tên HĐ, thời gian, mã KH
KHU VỰC_KH: Mã KV, Mã KH, …
NGÀNH NGHỀ_KH: Mã NN, Mã KH, …
MẶT HÀNG_KH: Mã MH, Mã KH, …
MẶT HÀNG_HĐ: Mã MH, Mã HĐM, …
NHÀ CUNG CẤP: Mã NCC, Tên NCC, …
MẶT HÀNG_NCC: Mã MH, Mã NCC, …
3.2.2 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu
Các lược đồ quan hệ dưới đây đều thuộc dạng chuẩn 3:
3.2.3 Mô hình dữ liệu quan hê
Hình 4.2: Mô hình dữ liệu quan hệ
Tạo cơ sở dữ liệu trong MySQL bằng phpMyAdmin
Sau khi khởi động XAMPP ta được màn hình của phpMyAdmin như sau:
Hình 4.3: Giao diện của phpMyAdmin
Sau đó ta tạo cơ sở dữ liệu Database có tên “ quản lý khách hàng bao gồm các bảng:
Khách hàng, đầu mối liên lạc (DMLL), và nhân viên giao dịch (NVGD) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin về ngành nghề, khu vực, và mặt hàng Các yếu tố như hợp đồng, khu vực khách hàng, ngành nghề khách hàng, và mặt hàng khách hàng cần được theo dõi chặt chẽ Ngoài ra, việc xác định nhà cung cấp và mặt hàng từ nhà cung cấp cũng là một phần thiết yếu trong quy trình này.
Hình 4.4 trình bày giao diện của cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng Tiếp theo, chúng ta sẽ tiến hành tạo các bảng trong cơ sở dữ liệu này, bắt đầu với bảng khách hàng.
Hình 4.5: Giao diện bảng khách hàngBảng hợp đồng
Hình 4.6: Giao diện bảng hợp đồng Bảng mặt hàng – khách hàng
Hình 4.7: Giao diện bảng khách hàng - hợp đồng Ngoài ra còn rất nhiều bảng, nhưng do yêu cầu của bài khóa luận nên em xin để ở phần phụ lục.
Cấu trúc CSDL sau khi đã tạo xong trong MYSQL
Hình 4.8: Cấu trúc CSDL trong MYSQL
Các đề xuất về việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng cho Công ty Cổ phần phát triển tin học Sao Việt
Cổ phần phát triển tin học Sao Việt
3.4.1 Đề xuất phương thức thu thập cơ sở dữ liệu về khách hàng Phương thức thu thập thông tin khách hàng cần phải tuân thủ theo các bước sau: o Xây dựng cơ sở dữ liệu chung về khách hàng Đây là yêu cầu tiên quyết đối với mọi DN Có nhiều phương pháp để thu thập thông tin như: tiếp xúc trực tiếp, phát phiếu điều tra, website, e-mail, điện thoại… Vấn đề cần nhấn mạnh ở đây là phải xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) chung về khách hàng (KH) và phải được coi là tài sản chung của DN chứ không phải của bất cứ cá nhân nào Trên thực tế đã có rất nhiều DN phải trả giá đắt cho điều tưởng như đơn giản này khi nhân viên rời bỏ DN. o Phân tích, thống kê dữ liệu Đối với các DN việc phân tích, thống kê các dữ liệu về KH không phải vấn đề gì mới Trước mỗi quyết định quan trọng, lãnh đạo DN bao giờ cũng cần được cung cấp đầy đủ các thông tin về KH để làm cơ sở đánh giá Nhìn chung, dữ liệu về KH và phương pháp phân tích, thống kê được thể hiện không giống nhau đối với từng DN nhưng lượng thông tin cần để đánh giá được hiện tại và tương lai của KH thì thường tương đương nhau o Lựa chọn khách hàng
Việc lựa chọn đối tượng khách hàng cụ thể đòi hỏi thông tin bổ sung từ các nguồn dữ liệu khác như thị trường và đối thủ cạnh tranh Nếu lựa chọn không chính xác, doanh nghiệp có thể đánh mất những khách hàng quan trọng trong số những khách hàng tiềm năng Do đó, đảm bảo dữ liệu và thông tin đầu vào "sạch" là điều kiện cốt yếu để đưa ra quyết định chính xác trước khách hàng.
Ngoài ra chúng ta cần phải chú ý tới việc : Xây dựng mối quan hệ, thu thập những thông tin có liên quan đến khách hàng, …
3.4.2 Đề xuất về lưu trữ cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng
Công ty Cổ phần phát triển tin học Sao Việt sẽ triển khai hệ thống quản lý khách hàng với 6 mô-đun chính, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng.
- Hệ thống: o Đăng nhập hệ thống o Đăng xuất hệ thống o Đổi mật khẩu đăng nhập o Thoát khỏi hệ thống
- Khách hàng: o Cơ sở dữ liệu:
- Sửa chữa thông tin khách hàng
- Tạo mới thông tin khách hàng
- Sao lưu thông tin khách hàng
- Khôi phục thông tin khách hàng o Tìm kiếm khách hàng
- Tìm kiếm theo khu vực
- Tìm kiếm theo ngành nghề
- Tìm kiếm theo nhân viên giao dịch
- Tìm kiếm theo đối tượng khách hàng
- Quản trị o Phân quyền người dùng o Tùy chọn hệ thống
Báo cáo thống kê khách hàng cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch theo ngày, tuần, tháng, quý và năm Ngoài ra, báo cáo cũng phân tích khách hàng theo nhân viên giao dịch (NVGD) và xác định những khách hàng có giao dịch nhiều nhất trong các khoảng thời gian tháng, quý và năm.
- Công cụ: o Bảng tính Excel o Word o Máy tính o Recycle bin
- Trợ giúp: o Các câu hỏi thường gặp o Tài liệu công ty o Tài liệu làm việc
3.4.3 Một số kiến nghị Để thực hiện được việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng thì Công ty cần ưu tiên hàng đầu về mọi mặt: Tài chính, cơ sở vật chất, con người … để có thể tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc khảo sát để đưa ra yêu cầu
Tất cả nhân viên công ty cần tích cực hợp tác với các chuyên gia xây dựng phần mềm trong quá trình khảo sát thực tế, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai hệ thống Việc cung cấp thông tin và cơ sở dữ liệu về khách hàng cho đội ngũ phát triển là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án ngay từ những bước đầu tiên.
Khi hệ thống được triển khai, có thể xuất hiện những thiếu sót do người xây dựng chưa hiểu rõ về chăm sóc khách hàng Nhân viên sử dụng phần mềm cần báo cáo ngay những vấn đề này cho bộ phận phát triển hệ thống để kịp thời điều chỉnh, đảm bảo hệ thống phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty Để áp dụng hiệu quả tại Công ty Cổ phần phát triển tin học Sao Việt, cần sự hỗ trợ và phân tích từ các chuyên gia kỹ thuật trong lĩnh vực lập trình phần mềm, nhằm xây dựng hệ thống tối ưu cho tình hình kinh doanh hiện tại.