Giáo trình cài đặt và sử dụng các phần mềm văn phòng thông dụng (nghề tin học văn phòng trình độ trung cấp)

1 THVP-TC-MĐ15-CĐCPMTD TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Cài đặt sử dụng phần mềm văn phịng thơng dụng mô đun chuyên ngành bắt buộc để phục vụ cho biết cài đặt phần mềm thông dụng trình học tập sử dụng mơ đun vào học tập, áp dụng thực tiễn, phục vụ cho học khác Các phần mềm thông dụng Bộ phần mềm Văn phòng gần thiếu công sở, công ty, cửa hàng… việc cài đặt hay nâng cấp điều kiện cần thiết với làm việc văn phịng có sử dụng hệ thống máy tính Ngoài việc gở bỏ cài đặt sửa chữa lỗi thuộc phần mềm đề cập đến giáo trình Hy vọng nội dung giáo trình giúp ích cho em học sinh theo học nghề Tin học văn phịng có kỹ thiết yếu cài đặt xử lý càc sai hỏng q trình làm việc với phần mềm Mặc dù có nhiều cố gắng, không tránh khỏi sai sót, mong nhận đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày 17 tháng năm 2018 Tham gia biên soạn Lê Hoàng Phúc Lê Hoàng Lam Bửu MỤC LỤC Nội dung Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠ ĐUN II MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC III NỘI DUNG MÔ ĐUN Nội dung tổng quát phân phối thời gian: 1.1 Các nguồn cài đặt chương trình 1.2 Các gói càiđặt chương trình 1.3 Các kiểu cài đặt chương trình 1.4 Nguyên tắc chung cài đặt chương trình 1.5 Cách gỡ bỏ chương trình Windows Các ứng dụng 10 BÀI 1: CÀI ĐẶT ĐƯỢC MICROSOFT OFFICE 11 Các yêu cầu kỹ thuật thiết bị (phần cứng-phần mềm): 12 1.1 Yêu cầu phần cứng: 12 1.2 Yêu cầu phần mềm: 12 BÀI 2: CÀI ĐẶT ĐƯỢC MICROSOFT PROJECT, MICROSOFT VISIO 17 1.1 Microsoft Project: 17 1.2 Microsoft Visio: 17 2.1.Yêu cầu phần cứng: 17 2.2.Yêu cầu phần mềm: 17 a, Các bước cài Microsoft Project: 18 b, Các bước cài Microsoft Visio 2007 19 BÀI 3: CÀI ĐẶT MINDJET MINDMANAGER 23 3.1 Cài đặt ứng dụng Mindjet MindManager: 23 3.2 Khởi động Mindjet MindManager lần đầu: 26 BÀI 4: CÀI ĐẶT MỘT SỐ ỨNG DỤNG 28 1.1 Khái quát Font 28 a Font Bitmap: 28 b Font PostScript (Outline font): 28 c Font True Type: 28 1.2 Cài Font chữ 29 1.3 Sử dụng font chữ 29 2.1 Phần mềm xử lý âm thành Gold Wave 30 a, Khái quát phần mềm Gold Wave: 30 b, Hướng dẫn cài phần mềm Gold Wave: 30 2.2 Phần mềm chụp hình Desktop 31 a, Các tính trình SnagIt: 31 b, Hướng dẫn cài SnagIT: 32 2.3 Phần mềm biên tập phim 35 a, Khái quát Ulead Video Studio: 35 b, Hướng dẫn cài Ulead Video Studio: 35 3.1 Khái quát phần mềm ghi đĩa: 38 3.2 Phần mềm UltraISO: 38 a, Khái quát phần mềm UltraISO : 38 b, Hướng dẫn cài UltraISO 39 c, Sử dụng UltraISO: 42 3.3 Phần mềm Nero 44 a, Khái quát phần mềm Nero: 44 b, Hướng dẫn cài phần mềm Nero: 44 c, Hướng dẫn sử dụng Nero: 49 BÀI 5: ÔN TẬP, TỔNG KẾT & KIỂM TRA HỌC PHẦN 60 1.1 Ôn tập: 60 1.2 Trao đổi chuyên đề: 60 2.1 Thực hành cài Office; Font: 60 2.2 Thực hành cài Microsoft Project: 60 2.3 Thực hành cài Microsoft Visio: 60 2.4 Thực hành cài Mindjet MindManager: 61 2.5 Thực hành cài phần mềm ghi đĩa: 61 2.6 Thực hành cài phần mềm Multimedia: 61 3.1 Kiểm tra kiến thức: 61 3.2 Kiểm tra kỹ năng, sản phẩm thực hành: 61 4.1 Về kiến thức: 61 4.2 Về kỹ năng: 61 Bài 6: SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROFECT 62 Khái quát microsoft profect 62 TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO 82 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên môn học: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CÁC PHẦN MỀM VĂN PHỊNG THƠNG DỤNG Mã số mơ đun: MĐ 15 Thời gian mô đun: 90 (Lý thuyết: 30giờ; Thực hành: 60giờ) I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠ ĐUN  Vị trí: Là mơ đun chun mơn “Cài đặt sử dụng phần mềm văn phòng thơng dụng”, mơ đun bố trí sau học sinh học xong mơ đun chung  Tính chất: Cài đặt sử dụng phần mềm văn phòng thông dụng mô đun chuyên ngành bắt buộc để phục vụ cho biết cài đặt phần mềm thông dụng trình học tập sử dụng mô đun vào học tập, áp dụng thực tiễn II MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC Về kiến thức: Sau học xong mô đun, người học có thể:  Hiểu cách cài đặt phần mềm thơng dụng nói chung từ tạo kỹ cài đặt sản phẩm phần mềm xuất thị trường, áp dụng vào thực tiễn;  Biết phác thảo xây dựng mô hình dự án phần mềm trên; Về kỹ năng:  Cài đặt phần mềm thông dụng  Cài đặt sản phẩm phần mềm xuất thị trường, áp dụng vào thực tiễn;  Thao tác thành thạo phần mềm mindjet manager, microsoft project, microsoft visio, để xây dựng dự án từ mức quy mô nhỏ đến mức vừa lớn; Về lực tự chủ trách nhiệm:  Rèn luyện tính kỷ luật, kiên trì, cẩn thận, tích cực, chủ động sáng tạo học tập  Rèn luyện tinh thần trách nhiệm công việc, có tinh thần hợp tác, giúp đỡ lẫn  Rèn luyện tính xác, khoa học tác phong cơng nghiệp  Hình thành tư khoa học, phát triển lực làm việc theo nhóm III NỘI DUNG MÔ ĐUN Nội dung tổng quát phân phối thời gian: Số TT Tên mô đun Thời gian Tổng số Lý thuyết Thực hành Kiểm tra* Bài mở đầu 1 0 Cài đặt Microsoft Office Cài đặt Microsoft Project, Microsoft Visio 15 10 Cài đặt Mindjet MindManager 12 Cài đặt số ứng dụng khác liên quan đến ngành Tin học văn phòng 18 12 Ôn tập, tổng kết & Kiểm tra đánh giá học phần Sử dụng phần mềm quản lý dự án Microsoft Project 16 10 10 Ôn tập, tổng kết & Kiểm tra đánh giá học phần 2 11 Thực tập, làm thu hoạch & báo cáo kết mô đun 2 CỘNG 90 30 56 BÀI MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU VỀ PHƯƠNG PHÁP CÀI ĐẶT VÀ CÁC ỨNG DỤNG Mã bài: MĐ15-00 Mục tiêu: Nội dung chính: Phương pháp cài đặt Cài đặt sử dụng chương trình, phần mềm ứng dụng công việc cần thiết người sử dụng máy vi tính Việc cài đặt chương trình phần mềm đơn giản nhiên nhiều người chưa biết cách cài đặt cần phải lựa chọn cài đặt Sau nguyên tắc chung cài đặt chương trình phần mềm: 1.1 Các nguồn cài đặt chương trình Hiện chương trình thường có nguồn cài đặt tải từ trang Web thông qua kết nối Internet từ đĩa CD/DVD-ROM chương trình 1.2 Các gói càiđặt chương trình Chương trình thường đóng gói dạng sau: Dạng rời: Có File cài đặt setup.exe install.exe nhiều thư mục (Folder), tập tin (File) kèm theo để hỗ trợ cho chương trình Dạng thường đặt đĩa CD-ROM, thông thường cài đặt cần đưa đĩa CD vào ổ đĩa chương trình cài đặt tự động chạy (Auto Run) Dạng nén: Tất File nén vào File tiện ích nén File thông dụng WinZip, WinRAR Dạng thường tải từ Internet, trước cài đặt phải giải nén File thư mục hay ổ đĩa tiến hành cài đặt sử dụng Dạng nén tự động: Toàn đóng gói vào File thường lấy tên chương trình, cài đặt File tự giải nén File bên vào thư mục tạm (Temp) tiến hành cài đặt 1.3 Các kiểu cài đặt chương trình Kiểu cài đặt tự động: Thơng thường chương trình phần mềm cài đặt vào máy cách chạy (Run) tập tin cài đặt, chương trình tự động tạo thư mục để lưu trữ tập tin thư mục mặc định C:\Program Files, đăng ký thông tin vào hệ thống (Registry), tạo biểu tượng trình đơn Start  All Programs hình Desktop Kiểu khơng cần cài đặt: Một số chương trình cần chép (Copy) vào máy sử dụng số chạy trực tiếp ổ đĩa CD-ROM, USB Đối với chương trình dạng này, ta cần phải tự tạo thư mục để chứa tạo thêm biểu tượng hình Desktop để thuận tiện sử dụng 1.4 Nguyên tắc chung cài đặt chương trình Khi cho đĩa CD chương trình vào ổ đĩa chương trình tự động chạy Nếu khơng chạy File cài đặt setup.exe install.exe Chương trình cài đặt xuất bảng cho phép chọn ngôn ngữ hiển thị, chọn ngơn ngữ thích nhấn OK để chọn Bảng License Agreement thông báo yêu cầu chấp nhận điều kiện quyền tác giả sử dụng chương trình, chọn I accept the Agreement để đồng ý tiếp tục cài đặt, không chọn chọn I not accept the Agreement nút cài đặt không lên tiếp tục cài đặt chương trình  Các nút Next tiếp tục cài đặt, Back quay trở lại cửa sổ cài đặt trước để chỉnh sửa lại thơng số phần trước, Cancel hủy bỏ không tiếp tục cài đặt  Bảng Select Destination Location phần chọn nơi đặt chương trình muốn cài đặt, thơng thường chương trình đặt thư mục Program Files, nhiên muốn thay đổi tên vị trí khác cách nhấn Browse đến vị trí  Một số chương trình có phần lựa chọn thông số cài đặt Tipical: Cài bình thường, Full: cài tồn bộ, Compact: cài ứng dụng mức tối thiểu để sử dụng, Custom: tuỳ chọn cài đặt ứng dụng theo ý người sử dụng Nếu chọn Custom xuất thêm thông số khác để lựa chọn  Phần Select Start Menu Folder để lựa chọn nơi đặt biểu tượng (Shortcut Icon) chương trình, thơng thường biểu tượng đặt Menu Start ->All Programs ->Thư mục tên chương trình Nếu khơng muốn tạo Start Menu Folder chọn Don't create a Start Menu Folder  Bảng lựa chọn đặt biểu tượng (Shortcut Icon) chương trình Desktop Quick Launch, muốn đánh dấu chọn không chọn  Đối với chương trình có u cầu nhập số Serial CD Key phải nhập đầy đủ chương trình cho phép cài đặt sử dụng Một số chương trình cho phép dùng thử với thời gian chức bị hạn chế  Thông thường lần chạy xuất bảng thơng báo, hướng dẫn xem gợi ý cách sử dụng chương trình bỏ qua  Tùy theo chương trình mà bước cài đặt khác 1.5 Cách gỡ bỏ chương trình Windows  Nếu khơng muốn sử dụng chương trình gỡ bỏ (Uninstall) chương trình khỏi hệ thống cách dùng lệnh Uninstall có đường dẫn chương trìnhđó (Start Menu -> All Programs -> thư mục chương trình -> Nhấn vào trình đơn có tên Uninstall (hoặc tương tự)  Dùng chức Add or Removve Program có Control Panel Windows, chọn chương trình muốn gỡ bỏ nhấn Remove (Change/Remove) 10 Các ứng dụng Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng máy tính người, máy tính có ứng dụng khác Tuy nhiên, sau máy tính cài hệ điều hành Windows, đa số người sử dụng máy tính cài thêm số ứng dụng thơng dụng sau: - Bộ tin học văn phịng bao gồm Office; Font; phần mềm đọc định dạng file Pdf - Một số phần mềm, ứng dụng phục vụ nhu cầu giải trí - Ứng dụng quét Virus máy tính - Ngồi có thêm số ứng dụng đồ hoạ hay ứng dụng phục vụ nhu cầu công việc riêng Microsoft Object hay Microsoft Visio v.v 68 2.2.2 Tạo mốc dự án Tạo mốc dự án việc có ý nghĩa kế hoạch thực dự án, ví dụ nhưviệc hồn thành pha dự án Khi ta nhập khoảng thời gian cho công việclà ngày Microsoft Project thể biểu tượng mốc dự án biểu đồ Gantt thờigian bắt đầu công việc B1 Trong cột Duration công việc cần tạo mốc nhập B2 Nhấn phím ENTER  Chú ý: Để hiển thị tất điểm mốc khung nhìn, chọn kiểu hiển thị trongdanh sách Milestones Để hiển thị lại tồn cơng việc dự án, chọn All tasktrong danh sách kiểu hiển thị 2.2.3 Tạo công việc định kỳ Công việc định kỳ công việc thường xuyên lặp lặp lại, ví dụ buổihọp giao ban thứ hai hàng tuần Cơng việc định kỳ xảy hàng ngày, hàng tuần,hàng tháng hay hàng năm Ta xác định khoảng thời gian thực lầncơng việc xuất hay thời gian xảy B1: Trong cột Task Name, chọn nơi ta muốn công việc định kỳ xảy B2: Trong menu Insert, chọn Recurring Task B3: Trong hộp thoại Recurring Task Information, đánh tên công việc 69 B4: Trong phần Duration, nhập thời gian thực công việc công việc xảy B5: : Dưới Recurrence pattern, Click Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly để chọnkiểu xuất công việc theo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm B6: : Phía bên phải Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác định tần xuất cơngviệc xảy Ví dụ công việc định kỳ xuất vào thứ hai hàng tuần B7: Dưới Range of recurrence, nhập ngày bắt đầu sau chọn ngày kết thúcsau số lần xảy (mục End After) hay công việc kết thúc vào thờigian (End By)  Nếu ta chọn End after, chọn số lần công việc xảy  Nếu ta chọn End by, nhập ngày ta muốn công việc kết thúc  Chú ý: Để xem tất phần công việcđịnh kỳ, kích chuột vào dấu (+) gần cơng việcđinh kỳ 2.2.4 Phân cấp công việc Việc phân cấp giúp ta tổ chức công việc thành khối dễ dàng quản lý, cáccông việc tạo thành hệ thống phân cấp, cơng việc cấp củacơng việc khác cấp cha số công việc Thời gian bắt đầu vàkết thúc cơng việc cha tính theo thời gian bắt đầu sớm thời gian kếtthúc muộn cơng việc Để tổ chức theo chế độ phân cấp, sử dụng nút sau: Cấp thấp Cấp cao Hiển thị công việc Không hiển thị công việc Hiển thị tất công việc B1: Trên menu View, chọn sơ đồ Gantt B2: Chọn công việc mà ta muốn trở thành cơng việc cơng việc B3: Click nút Công việc trở thành cơng việc  Chú ý: Ta chuyển đổi cấp công việc cách đặt chuột vào phần đầutên công việc muốn chuyển, trỏ chuyển sang hình mũi tên hai chiều ta kéora hay vào tuỳ theo cấp công việc 2.2.5 Hiệu chỉnh danh sách công việc 70 Ngay ta tạo danh sách công việc, ta chia cơng việc lớn thànhnhiều cơng việc xếp lại Ta muốn chép, xố hay di chuyển cáccơng việc dự án ta B1: Trong cột ID, chọn công việc ta muốn chép, xoá hay di chuyển  Để chọn hàng, Click vào số ID  Để chọn số công việc liền kề nhau, đặt chuột vào công việc đầu, giữphím Shift sau kéo chuột đến công việc cuối  Để chọn công việc không liền kề nhau, đặt chuột vào cơng việcnào đó, sau giữ phím Ctrl Click chuột vào công việc cần thay đổi B2: Sao chép, di chuyển, hay xố cơng việc      Để chép công việc, Click nút Copy công cụ vào menu Edit, chọn Copy Cell Để di chuyển công việc, Click nút Cut cơng cụ vào menu Edit, chọn Cut Cell Để xố cơng việc, menu Edit, chọn Delete B3: Để di chuyển công việc đa lựa chọn, chọn nơi ta muốn di chuyển tới B4: Kích chuộtnút Paste Trên công cụ hay menu Edit, chọn Paste Chú ý: Để thêm công việc vào cơng việc đa tồn tại, kích chuột vàomột số ID nhấn phím INSERT Cột ID cơng việc phía sau tự độngcập nhập lại sau ta thêm công việc 2.3.Thời gian chờ bắt đầu thời gian kết thúc công việc: Ngay sau ta tạo phân cấp danh sách công việc thời điểm ta xác địnhmối quan hệ công việc thời gian thực chúng Các mối liên hệ cáccông việc thể đường kết nối Microsoft tự động định thời điểmbắt đầu thời điểm kết thúc cho cơng việc chúng có liên quan tới công việckhác Đối với công việc thực cách độc lập, ta phải tự xác định thờiđiểm bắt đầu kết thúc cơng việc Một đặc điểm thuận lợi cơng việc có liên kết với công việc khác bất cứthời gian thực công việc thay đổi, thời gian thực cơng việc có lien quan thay đổi theo Ta thay đổi hệ thống kế hoạch công việc cáchsử dụng ràng buộc, công việc gối lên hay công việc bị ngắt quãng 2.3.1 Thiết lập mối quan hệ công việc Để thiết lập mối quan hệ công việc, sử dụng đường kết nối Trước hết, chọn cơng việc có liên quan, kết nối chúng sau thay đổikiểu kết nối Cơng việc có ngày bắt đầu kết thúc phụ thuộc vào công việc khác gọi làcông việc Công việc mà công việc phụ thuộc vào gọi cơng việc làmtrước Ví dụ sau cho ta thấy mối quan hệ công việc, ta thiếtlập mối quan hệ cơng việc treo đồng hồ sơn tường công việc sơn tường sẽlà công việc làm trước, công việc treo đồng hồ công việc kế tiếp.Sau công việc thiết lập mối quan hệ, việc thay đổi thời gian bắt đầucũng kết thúc công việc làm trước ảnh hưởng đến thời gian thực củacác công việc Microsoft Project mặc định để quan hệ kết thúc- bắt đầu (Finishto-Start) tạo 71 liên kết công việc Trong nhiều trường hợp, mối quan hệgiữa công việc khơng phải vậy, ta thay đổi kiểu liên kết theo cácdạng sau để phù hợp với mơ hình dự án ta: bắt đầu- bắt đầu (Start- to- Start), kếtthúc- kết thúc (Finishto-Finish), bắt đầu- kết thúc (Start- to- Finish)  B1: Trên menu View, chọn sơ đồ Gantt  B2: Trong cột Task Name, chọn hai hay nhiều công việc ta muốn liên kết vớinhau  Để liên kết công việc liên tiếp nhau, giữ phím Shift, sau kích chuộtvào cơng việc công việc cuối  Để liên kết cơng việc cách xa nhau, giữ phím CTRL,và sau chọn nhữngcơng việc ta muốn liên kết với theo thứ tự công việc chọn trước làcông việc làm trước, công việc chọn sau công việc  B3: Click nút Link Tasks  B4: Để thay đổi kiểu liên kết, Click đúp vào đường liên kết công việc tađang muốn thay đổi.Một hộp thoại Task Dependency xuất  B5: Trong hộp liệt kê Type, chọn kiểu liên kết mà ta muốn, sau Click OK  Chú ý: Để huỷ bỏ liên kết công việc, chọn công việc ta muốn trongcột Task Name, Click nút Unlink Tasks Các công việc xếp lạidựa liên kết ràng buộc cịn tồn 2.3.2 Các cơng việc gối chồng lên Sau công việc liên kết với nhau, ta gối chồng hay thêm mộtkhoảng trễ thời gian công việc Trong Microsoft Project, ta nhập khoảngthời gian gối chồng hay thời gian ngắt quãng công việc có liên kết  B1: Trong cột Task Name, chọn công việc ta muốn thêm thời gian gối chồng haythời gian trễ (đây công việc kế tiếp), sau Click nút TaskInformation Ta thực thao tác cách chọn công việc vàtrong menu Project, chọn mục Task Information  B2: Hộp thoại Task Information lên, Click Tab Predecessors  B3: Trong cột Lag, nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ, Nhập thời gian gối chồng theo số âm (Ví dụ -2d cho ngày gối chồng) Nhập thời gian trễ theo số dương  Chú ý: Để nhanh chóng đưa thời gian xếp chồng hay thời gian trễ cho cơng việckế tiếp, kích đúp vào đường kết nối cơng việc cơng việc làm trước GanttChart, sau nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ hộp thoại TaskDependency 2.3.3 Thiết lập thời gian bắt đầu thời gian kết thúc công việc Ta lập kế hoạch thực cơng việc hiệu cách nhập khoảngthời gian, tạo liên kết cơng việc sau để Microsoft Project tính tốn thờigian bắt đầu kết thúc cho cơng việc có liên quan Tuy nhiên ta phải xác định thờigian bắt đầu thời gian kết thúc cho số công việc.Những ràng buộc thời gian bắt đầu hay kết thúc công việc gọi lànhững ràng buộc cứng Do Microsoft tính toán hệ thống kế hoạch ta dựa trênnhững ràng buộc sử dụng cơng việc bị ràng buộc thời gian bắt đầuhay kết thúc 72 B1: Trong cột Task Name, chọn công việc mà ta muốn xác định thời điểmbắt đầu kết thúc, sau Click Task Information B2: Chọn Tab Advanced B3: Trong hộp thoại Task Information, mục Constraint type, chọn kiểu ràng buộc B4: Chọn ngày Constraint date, kích OK  Chú ý: Sau liệt kê kiểu ràng buộc: - As soon as possible: Công việc không bị ràng buộc - As Late as possible: Cơng việc phải bị trì hỗn lâu càngtốt - Finish No Earlier than: Công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉđịnh - Finish No Later than: Công việc phải kết thúc vào ngày sơmhơn ngày tháng định - Must Finish On: Công việc phải kết thúc xác vào ngàytháng định - Must Start On: Công việc phải kết thúc vào ngày tháng định - Start No Earlier than: Công việc bắt đầu vào ngày tháng muộnhơn ngày tháng định - Start No Later than: Công việc phải bắt đầu trước ngày tháng chỉđịnh 2.3.4 Xác định hạn cuối cho công việc Khi ta thiết lập hạn cuối cho công việc, Microssoft Project thể mộtdấu hiệu thông báo công việc kế hoạch kết thúc sau thời hạn cuối Việc thiết lập hạn định cho công việc không ảnh hưởng nhiều đến kế hoạchcơng việc Đó cách Microsoft Project thơng báo cho ta biết cơng việc sẽkết thúc mà vượt thời gian hạn định để ta điều chỉnh kế hoạch hợp lý B1: Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt B2: Trong cột Task Name, chọn công việc ta muốn thiết lập hạn định thời gian B3: Chọn nút Task Information sau chọn Tab Advanced B4: Trong phần Deadline, chọn ngày hạn định kích OK 2.3.5 Chia cơng việc thành phần nhỏ Ta chia nhỏ công việc thời gian cho công việc bịngắt qng Điều có ích, ví dụ có thời gian ta tạm thờidừng công việc làm để chuyển sang cơng việc khác Ta cóthể chia công việc thành nhiều phần cần thiết Cũng phải ý thêm việc chia nhỏ công việc thành nhiềuphần không giống công việc định kỳ mà ta biết bàitrước B1: Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt B2: Kích chuột vào nút Split Task hay menu Edit chọn mục Split Task B3: Trên ngang biểu diễn công việc, kích chuột vào ngày ta muốn chia cơngviệc, sau kéo phần cịn lại tới ngày ta muốn cơng việc lại bắt đầu tiếp tục  Chú ý: Ta ghép lại phần cách kéo phần công việc chạm vào 73 2.4 Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việc 2.4.1 Tạo danh sách tài ngun Ta sử dụng khung nhìn Resource Sheet Microsoft Project để tạo mộtdanh sách tài nguyên sử dụng dự án nhân công, thiết bị, nguyên vật liệu Cáctài nguyên bao gồm tài nguyên công việc tài nguyên vật liệu Tài nguyên cơng việc baogồm người máy móc, tài ngun vật liệu bê tông, gỗ, đinh, B1: Trên menu View, chọn khung nhìn Resource Sheet B2: Trên menu View, tới Table, sau Click Entry B3: Trong cột Resource Name, đánh tên tài nguyên B4: Để định nhóm tài nguyên, cột Group, đánh tên nhóm B5: Trong cột Type, xác định kiểu tài nguyên: Với tài nguyên nhân lực hay máy móc, chọn kiểu Work Với tài nguyên nguyên, nhiên vật liệu, chọn kiểu Material  B6: Với mối kiểu tài ngun cơng việc (người máy móc, thiết bị), nhậpđơn vị cột Max Với kiểu tài nguyên đơn vị sử dụng tính theo tỷlệ phần trăm giá trị max Ví dụ, nhập 100% có nghĩa thời gian sử dụngtồn thời gian làm việc tài nguyên  B7 Với kiểu tài nguyên nguyên, nhiên vật liệu, cột MaterialLabel, nhập đơn vị đo cho tài nguyên này, ví dụ đơn vị  Chú ý: Nhóm tài nguyên dùng để xếp, lọc hay nhóm cơng việc, ví dụ nhưta xem danh sách nhân viên thuộc phịng Ta khơng thể khởi tạo nhóm tài ngun cho cơng việc      2.4.2 Thay đổi thời gian làm việc cho nhân viên hay máy móc: Hệ thống thời gian làm việc học trước khởi tạo cho tất tàinguyên người máy móc, thiết bị Tuy nhiên ta định nghĩa thời gian làmviệc cho nhân viên hay máy móc để thích ứng với dự án ta Lấy vídụ đơn giản sau, nhân viên A có thời gian nghỉ mát tháng nhânviên B lại tháng 7vì cậy cần phải có nhiều thời gian biểu khác nhânviên Một ví dụ khác máy móc sử dụng cần có thời gian bảo dưỡng quátrình hoạt động  B1:Trên menu View, chọn Resource Sheet, sau chọn tài nguyên tamuốn thay đổi thời gian làm việc  B2: Trong menu Project, chọn Resource Information, chọn tab General  B3: Trong Tab Resource Information, hệ thống lịch làm việc, chọn ngày tamuốn thay đổi  B4: Chọn kiểu Use default, Nonworking time, hay Nondefault.Khi ta chọn Use default, thời gian làm việc ngày chọn lấy theothời gian mặc định hệ thống Microsoft Project  B5: : Nếu ta chọn Nondefault bước 4, nhập thời gian bắt đầu vào mụcFrom thời gian kết thúc vào mục To  Chú ý: Nếu nhóm tài nguyên có thời gian làm việc nghỉ giống nhau, ta cóthể tạo lịch làm việc cho chúng Trên menu Tools, chọn Change Working Time.Click New nhập tên cho hệ thống lịch làm việc 2.4.3 Khởi tạo tài nguyên cho công việc 74 Ta khởi tạo tài nguyên cho cơng việc nào, ta có thểkhởi tạo nhiều tài nguyên cho công việc xác định tài ngun sửdụng tồn thời gian hay bán thời gian Nếu số khởi tạo thời gian sử dụng tài nguyên vượtquá thời gian cho phép (đã thiết lập hệ thống lịch sử dụng tài nguyên),Microsoft Project thể mức độ sử dụng trình tải tài ngun màu đỏ khung nhìn Resouce View  B1:Trong menu View, chọn Gantt Chart  B2: Trong cột Task Name, chọn công việc ta muốn khởi tạo tài ngun, vàsau kích vào Assign Resources hay menu Tools, chọn Assign Resources  B3: Trong cột Name, chọn tài nguyên ta muốn khởi tạo cho công việc  B4: Nếu sử dụng tài nguyên bán thời gian, nhập số phần trăm sử dụng Để khởi tạo số tài nguyên, giữ phím CTRL sau kích vàotêncủa tài ngun Để sử dụng nhiều tài nguyên giống (ví dụ máy xúc), ta nhậpphần trăm cột Units lớn 100  B5: Kích Assign  B6: Kích Close  Chú ý: Ta thay tài nguyên tài ngun khác Chọn cơng việc cónguồn tài ngun ta muốn thay Trong hộp thoại Assign Resources, chọn tên tàinguyên kích Replace 2.4.4 Sửa đổi khoảng thời gian thực công việc: Khi ta khởi tạo nhiều tài nguyên cho công việc, Microsoft Project tự động giảmkhoảng thời gian thực cơng việc Ví dụ cơng việc nhân viên thực trongmột ngày nửa ngày để thực hai nhân viên thực Nếu tamuốn giữ khoảng thời gian thực cho cơng việc cũ có thêm tàingun sử dụng cho cơng việc đó, ta thực sau  B1:Trên menu View, kích vào khung nhìn Gantt  B2: Trong cột Task Name, chọn tên cơng việc  B3: Kích nút Task Information công cụ hay menu Projectchọn mục Task Information sau chuyển sang Tab Advanced  B4: Trong hộp thoại Task Information xoá bỏ dấu kiểm mục Effortdriven, sau kích nút OK.Bây ta khởi tạo thêm tài nguyên cho công việc, khoảng thời gianthực không thay đổi  Chú ý: Ta làm cho tất cơng việc tạo thêm tài nguyên thời gian thực không giảm cách menu Tools, chọn mục Options, kích tab Schedule sau bỏ dấu kiểm mục New tasks are effort driven 2.4.5 Kiểm tra hiệu chỉnh việc khởi tạo tài nguyên: Khung nhìn Resource Usage thể tất tài nguyên sử dụng dự án Vớikhung nhìn này, ta thấy nguồn tài nguyên sử dụng nào, nhữngnguồn tài nguyên sử dụng tiếp, nguồn tài nguyên bị tải  B1:Trong menu View, chọn Resource Usage 75  Để có nhiều thơng tin việc sử dụng tài nguyên, menu View,mục Table, kích vào bảng ta muốn hiển thị khung nhìn ResourceUsage  B2: Trong cột Resource Name, xem lại công việc sử dụng nguồn tài nguyên  B3: Để chuyển đổi nguồn tài nguyên cho công việc, chọn hàng chứa cơngviệc sau kéo lên phần tài ngun cần chuyển đổi  Chú ý: Việc thêm bảng thông tin hiển thị không làm thay đổi thông tin liệumà thay đổi cách thể Nếu tài nguyên màu đỏ đậm, tài nguyên bị sử dụng tải 2.5 Chi phí thực dự án 2.5.1 Khởi tạo chi phí cho tài nguyên: Microsoft Project cho phép ta khởi tạo giá nhân công tài nguyên khác đểta quản lý dự án cách xác Ta khởi tạo phí chuẩn, phíkhốn, phí ngồi B1:Trên menu View, chọn khung nhìn Resource Sheet B2: Trên menu View, tới Table, sau chọn Entry B3: Trong cột Resource Name, chọn tài nguyên để định giá B4: Trong cột Type, chọn Worknếu tài nguyên người hay máy móc, chọn Materialnếu tài nguyên nguyên vậtliệu Với tài nguyên người hay máy móc, cột Std Rate ( phí chuẩn),Ovt Rate (phí ngồi giờ), hay Cost/Use (phí khốn), nhập phí sử dụng tàinguyên Với nguồn tài nguyên nguyên vật liệu, nhập đơn vị đo tài nguyên này,ví dụ sau cột Std.Rate (phí chuẩn) hay Cost/Use (phíkhốn) nhập phí sử dụng  B5: Nhấn ENTER  Chú ý: Ta thiết lập phí chuẩn phí ngồi mặc định thêm tàinguyên Trong menu Tools, chọn Option sau chọn Tab General Trong cácmục Default standard rate Default overtime rate, nhập giá Nếu ta muốn lưugiữ giá trị làm giá trị mặc định cho dự án sau chọn nút Set as Default Nếu giá sử dụng tài nguyên thay đổi trình dự án, chọn Resource Sheet trongmenu View Trong cột Resource Name, chọn tài nguyên sau kich ResourceInformation Sau nhập thơng tin Tab Costs     2.5.2 Thiết lập giá trần cho cơng việc: Khi ta biết xác chi phí cho cơng việc đó, ta nhập giá trần chocơng việc  B1:Trong menu View, chọn khung nhìn Grantt;  B2: Trong menu View, mục Table, chọn Cost;  B3: Trong cột Fixed Cost, nhập giá cho công việc Nhấn Enter 76 2.5.3 Chi phí tính nào: Trong Microsoft Project, chi phí cho tài nguyên mặc định tính theo phần trămhồn thành cơng việc Tuy nhiên, ta thay đổi phương thức tính chi phí tài nguyênkhi bắt đầu sử dụng hay kết thúc  B1:Trong menu View, chọn Resource Sheet  B2: Trong menu View, mục Table, chọn Entry  B3: Trong cột Accrue At, chọn kiểu ta muốn sử dụng 2.5.4 Xem xét chí phí công việc tài nguyên: Sau ta khởi tạo chi phí tới tài nguyên hay chi phí cố định cho cơng việc,ta muốn xem lại tổng chi phí xem có theo dự kiến khơng Nếu tổng chi phí cho tàingun hay cơng việc vượt khả tài chính, ta cần kiểm tra điều chỉnh lại chiphí cơng việc chi phí cho nguồn tài nguyên  B1:Để xem chi phí cho cơng việc, menu View, Click More Views, sau đóchọn Task Sheet.Để xem chi phí tài ngun, menu View, chọn Resource Sheet  B2: Trên menu View, mục Table, chọn Cost  Chú ý: Ta xem q tŕnh chi phí cơng việc khung nhìn TaskUsage Trên menu View, chọn Task Usage Trong menu Format, mục Details, chọn Cost Ta xem chi tiết chi phí cho tài nguyên khung nhìn ResourceUsage Trên menu View, chọn mục Resource Usage Trong menu Format, mục Details,chọn Cost 2.5.5 Xem xét chi phí tồn dự án: Ta xem chi phí cho dự án lập, dự án vào hoạt động chi phí để tiếptục thực dự án Trên sở ta nhìn nhận quỹ tài tacho dự án  B1:Trong menu Project, chọn Project Information  B2: Chọn Statistics  B3: Ta thấy chi phí dự án  Chú ý: Ta so sánh chi phí thời điểm ban đầu thời điểm Ta xem chi phí thực dự án cịn lại để điều chỉnh hoạt động dựán 2.6 Xem xét hệ thống cơng việc 2.6.1 Xem xét tồn dự án: Ta quan sát thời gian bắt đầu, kết thúc dự án thời gian pha xảyra khung nhìn Gantt B1:Trên menu View, chọn Gantt Chart B2: On the View menu, kích Zoom, kích Entire project, and then kích OK 2.6.2 Kiểm tra ngày bắt đầu kết thúc dự án: 77 Ta xem lại thông tin ngày kết thúc dự án xem có mong đợi tahay khơng.Trong menu Project, chọn Project Information Click Statistics, ngày bắt đầu vàkết thúc dự án hiển thị 2.6.3 Xác định đường găng dự án: Đường găng tập hợp công việc phải thực tiến độ, nhữngcông việc ảnh hưởng lớn đến thành cơng dự án có trì hỗn cơngviệc B1: Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt B2: Click nút GanttChartWizard hay menu Format, chọnGanttChartWizard B3: Theo hướng dẫn GanttChartWizard để hình thành đường găng củacác cơng việc Ta thấy dự án ta qua khung nhìn khác như: Calendar Network Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph Trên menu View, chọn khung nhìn mà ta muốn quan sát.Nếu khung nhìn ta muốn quan sát thời khơng có menu View, Click vàomục More Views để có nhiều lựa chọn Chọn kiểu khung nhìn bảng liệt kê Views, sau chọn Apply  Chú ý: Thay đổi khung nhìn khơng làm ảnh hưởng đến liệu thơng tin dự án, chỉthay đổi cách nhìn dự án Dưới khung nhìn thơng dụng nhất: - Calendar: Lịch hàng tháng công việc khă hồn thành - Gantt Chart: Diễn tả cơng việc thơng tin có liên quan, biểu đồ (biểu đồ ngang) thể cơng việc vàthời gian hồn thành chúng - Network Diagram: Thể dạng lưới công tác (sơ đồ mạng) phụ thuộc chúng Dùng khung nhìn để cómột nhìn bao qt công việc - Task Usage: Thể danh sách cơng việc gán tài ngun Dùng khung nhìn để thấy nguồn tài nguyên gán cho công việc cụ thể - Tracking Gantt: Thể danh sách cơng việc thơng tin cóliên quan Dùng khung nhìn để theo dõi tiến tŕnh dự án - Resource Graph: Thể biểu đồ phân phối tài nguyên Dùng khung nhìn để thể thông tin tài nguyên tiêu chí khác - Resource Sheet: Danh sách tài nguyên thơng tin liên quan Dùng khung nhìn để nhập hiệu chỉnh thông tin tài nguyên - Resource Usage: Thể danh sách gán tài nguyên cho cơng việc nhóm nguồn tài ngun Dùng khung nhìn để thể chi phí phân phối cơng ngồi - More View: Cho phép lựa chọn khung nhìn khác chươngtŕnh 2.6.5 Xem xét cột khác khung nhìn: Trong lập theo dõi dự án, hữu ích xem xét thêm nhiều tổ hợp thơng tin khung nhìn Microsoft Project cung cấp tập hợp tổ hợp thông tin khung nhìn: B1: Trong menu View, chọn khung nhìn ta muốn quan sát 78 B2: Trên menu View, mục Table, chọn bảng ta muốn xuất khung nhìn Để thêm bảng khơng nằm mục Table, chọn More Tables, chọn bảng ta muốn thêm, sau chọn Apply 2.6.6 Thể thơng tin có chọn lọc: Đơi khi, ta cần theo dõi số cơng việc xác định đó, Microsoft cho phép ta lọc thơng tin tồn dự án để có thơng tin cần thiết B1: Trên menu Project, mục Filtered for, sau chọn kiểu lọc.Để nhập kiểu lọc thời không nằm mục Filtered for, chọn mụcMore Filters B2: Chọn Apply để xác định kiểu lọc B3: Để thực thao tác thực công việc trở lại, menu Project sau chọn All Tasks hay All Resources  Chú ý: Ta khơng thể lọc cơng việc khung nhìn Resource hay lọc tàinguyên khung nhìn Task 2.6.7 Sắp xếp thơng tin khung nhìn: Ta xếp công việc hay tài nguyên theo điều kiện têncơng việc, ngày kết thúc, tên tài nguyên Việc xếp hữu ích ta muốn theo dõi cơng việc theo thứ tự Ví dụ ta xem xét công việc nên bắt đầu hay kếtthúc sớm Việc xếp trì ta chuyển đổi khung nhìn đónghay lưu dự án B1: Trên menu View, chọn Gantt Chart B2: Trên menu Project, mục Sort, chọn kiểu xếp mà ta muốn B3: Để tiện lợi tŕnh xếp, Microsoft Project cung cấp chức tuỳ biến xếp Trong menu Project, mục Sort, chọn Sort by B4: Trong hộp thoại Sort by, chọn cột ta muốn xếp, chọnAscending hay Descending để xác định kiểu xếp tăng dần hay giảm dần 2.6.8 Nhóm thơng tin khung nhìn: Trong số khung nhìn, ta nhóm cơng việc hay tài nguyên theo điều kiện Ví dụ, ta xem xét tất cơng việc có khoảng thờigian thực B1: Để nhóm thơng tin cơng việc, menu View, chọn mục More Views,và sau chọn Task Sheet.Để nhóm thông tin tài nguyên, menu View, chọn Resource Sheet B2: Trong menu Project, mục Group by, chọn nhóm.Để chọn nhóm khơng nằm mục Group by, Click More Groups B3: Để trở lại trạng thái ban đầu, menu Project, mục Group by chọnNo Group 2.7 Cách thức lưu mở kế hoạch Sau nhập tồn thơng tin cơng việc, tài ngun, thơng tin chi phícho dự án, ta lưu giữ kế hoạch ban đầu (baseline).Để lưu lại 79 thông tin dự án thời điểm thực dự án, ta có thểlưu giữ thơng tin dạng thời gian chuyển tiếp (Interim) so sánh thơng tin thờiđiểm chuyển tiếp với thông tin dự án ban đầu Trong tŕnh thực dự án, ta so sanh thơng tin thong tin lập kế hoạch cho dự án 2.7.1 Lưu trữ kế hoạch: Khi ta nhập tất thông tin dự án sẵn sàng để thực dự án, ta có thểlưu trữ thơng tin thông tin khởi tạo kế hoạch cho dự án Chính từ thơng tin kếhoạch ta so sánh với thơng tin thực dự án, từ để điều chỉnhhợp lý B1: Trên menu Tools, mục Tracking, chọn Set Baseline B2: Chọn Entire project hay Selected tasks để lưu giữ toàn dự án hay công việc đa chọn 6.7.2 Lưu giữ thời điểm chuyển tiếp: Sau ta lưu trữ kế hoạch cho dự án, ta lưu giữ thơng tin nhữngthời điểm chuyển tiếp Microsoft Project cho phép ta lưu theo kiểu chuyển tiếp 10 lần B1: Trên menu Tools menu, mục Tracking, sau kích Save Baseline.Chọn Save Interim plan B3: Trong mục Copy box, chọn tên kế hoạch thời điểm chuyển tiếphiện B4Trong mục Into box, chọn tên kế hoạch thời điểm chuyển tiếp tiếptheo B5: Chọn toàn dự án hay phần công việc đa chọn cáclựa chọn Entire project hay Selected tasks – OK 80 Bài 7: ÔN TẬP, TỔNG KẾT & KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ HỌC PHẦN Mục tiêu: Mã bài: MĐ15-07  Đánh giá kết học tập học sinh  Cài đặt sửa chữa, nâng cấp sản phẩm có yêu cầu;  Làm tập mẫu phát triển thêm ý tưởng cho tuỳ chọn;  Rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, tác phong cơng nghiệp Nội dung chính: Trao đổi, vấn đáp Yêu cầu thực lại các học Đánh giá kết học phần Kết luận 81 Bài 8: THỰC TẬP, LÀM BÀI THU HOẠCH & BÁO CÁO KẾT QUẢ MÔ ĐUN Mã bài: MĐ15-07 Mục tiêu:  Học sinh tự đăng ký đề tài dự án tuỳ chọn theo chủ đề giảng viên yêu cầu;  Sử dụng chức phần mềm để tạo lập dự án theo mục đích yêu cầu đặt ra;  Làm tập mẫu phát triển thêm ý tưởng cho tuỳ chọn;  Rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, tác phong cơng nghiệp Nội dung chính: u cầu chung Phân nhóm thực đề tài & đăng ký đề tài thực Tổ chức bảo vệ đề tài nhận xét đề tài Công bố kết đạt 82 TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO  Cao Hồng Anh Tuấn, Giáo Trình Lắp Ráp & Cài Đặt Máy Vi Tính, NXB: Đại Học Quốc Gia TP.HCM Nguyễn Khánh Hùng & Nguyễn Duy Phích, Ứng Dụng MS Project 2003 Trong Quản Lý Dự Án Xây Dựng, NXB: Đại Học Quốc Gia TP.HCM