HỆ THỐNG THÔNG TIN
Thông tin
- Hiểu được ý nghĩa, vai trò của thông tin trong thực tiễn;
- Phân biệt được giữa dữ kiện và thông tin;
- Trình bày được các đặc điểm của thông tin
1.1 Ý nghĩa - vai trò của thông tin:
Thông tin là một trong sáu loại tài nguyên thiết yếu trong tổ chức hoạt động, bên cạnh tài chính, nguồn nhân lực, thiết bị, máy móc, nguyên nhiên vật liệu và sự quản lý điều hành.
Thông tin là một trong ba thành phần chính của thế giới khách quan, bên cạnh vật chất và năng lượng Hiện nay, thông tin đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu giá thành của hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ Đặc biệt, trong xã hội phát triển, tỷ trọng của thông tin trong cơ cấu giá thành ngày càng gia tăng.
- Thông tin là một trong bốn vấn đề quan trọng của thế kỷ 21: Công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, năng lượng mới và thông tin
1.2 Các đặc điểm của thông tin:
Thông tin được coi là hàng hóa đặc biệt với hai thuộc tính chính: giá trị và giá trị sử dụng Việc bán thông tin thực chất là quá trình nhân bản, tạo ra giá trị mới từ những dữ liệu có sẵn.
- Thông tin có tính tích hợp, nếu tiếp tục chế biến sẽ cho ra thông tin mới có giá trị và giá trị sử dụng cao hơn;
Ví dụ: Hệđiều hành Windows XP Windows 7
Thông tin và dữ kiện là hai khái niệm khác nhau; một dữ kiện có thể trở thành thông tin hay không hoàn toàn phụ thuộc vào ngữ cảnh và cách mà con người tiếp nhận nó Để được coi là thông tin, dữ kiện cần phải được xử lý và hiểu trong một bối cảnh cụ thể.
11 gì khi con người tiếp nhận nó thì mở rộng thêm được nhận thức và tư duy; còn không thì nó chỉ là dữ kiện;
- Việc chuyển giao thông tin ngày nay không phụ thuộc vào không gian và thời gian nhờ vào môi trường Internet.
Hệ thống thông tin
- Làm cho sinh viên nhận biết được các yếu tố của một hệ thống: phần tử, mục đích, môi trường;
- Nhận thức cơ bản về hệ thống thông tin, nhằm định hướng cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin;
- Trình bày được các đặc trưng của HTTT;
- Hiểu và trình bày được các HTTT được phân loại theo chức năng Nêu ra được các giai đoạn phát triển hệ thống
2.1 Khái niệm về Hệ thống thông tin (HTTT):
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử tương tác thường xuyên với nhau, có mối quan hệ ràng buộc và cùng hướng đến một mục đích chung Môi trường là phần bên ngoài hệ thống, thực chất cũng là một hệ thống có giao tiếp với hệ thống đang xét Giữa hệ thống và môi trường có đường giới hạn xác định phạm vi của hệ thống.
Hình 1.1 Mô hình tổng quát của một hệ thống
Ví dụ: Hệ mặt trời, hệ thống triết học, hệ thống thủy lực, hệ thống pháp luật, hệ thống cơ khí v.v…
2.2 Mục đích của Hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin (HTTT) có mục đích quan trọng trong việc thu nhận, xử lý, truyền dẫn và cung cấp thông tin nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân Đối với doanh nghiệp, HTTT giúp nâng cao năng lực cạnh tranh, trong khi đối với cơ quan hành chính nhà nước, mục đích là cải thiện hiệu lực điều hành và quản lý Trên tầm quốc gia, HTTT đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trên trường quốc tế và cải thiện chất lượng cuộc sống của người dân.
Mọi hệ thống đều tương tác với môi trường bên ngoài, và kết quả hoạt động có thể không đạt yêu cầu mong đợi Do đó, mỗi hệ thống cần có mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được; nếu kết quả hoạt động không nằm trong giới hạn này, hệ thống sẽ bị phá hủy.
Hệ thống điều hòa nhiệt độ của cơ thể con người có mục đích duy trì nhiệt độ khoảng 37.5 độ C Mức độ hoàn thành mục tiêu này được chấp nhận trong khoảng từ 36.5 độ C đến dưới 42 độ C.
2.3 Thành phần của Hệ thống thông tin :
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần cơ bản như sau: đầu tiên, hệ thống trang thiết bị có khả năng thu nhận, xử lý và truyền dẫn thông tin, bao gồm phần cứng như máy tính, thiết bị đầu cuối, máy in và các thiết bị không thuộc máy tính Thứ hai, hệ thống phần mềm máy tính bao gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng, trong đó phần mềm hệ thống điều khiển phần cứng và phần mềm, còn phần mềm ứng dụng hỗ trợ xử lý dữ liệu Thứ ba, hệ thống dữ liệu, nơi lưu giữ thông tin cần thiết cho việc xử lý trong tương lai, được lưu trữ trong các file, cơ sở dữ liệu hoặc dưới dạng giấy Cuối cùng, sự quản lý vận hành hệ thống là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu cho cả người quản lý và người sử dụng cuối Người sử dụng cuối là những người tương tác trực tiếp với hệ thống, cung cấp dữ liệu và nhận thông tin từ hệ thống.
Thủ tục trong hệ thống thông tin được đặc trưng bởi các mẫu chứa dữ liệu mô tả công việc của tất cả các cá nhân, bao gồm người sử dụng cuối và nhân viên Nó xác định các quy trình, thao tác và công thức tính toán cần thiết cho hoạt động hiệu quả của hệ thống.
Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý:
Dữ liệu được định nghĩa là thông tin đã được cấu trúc hóa, và mỗi cấp quản lý phải xử lý một lượng thông tin lớn, đa dạng và thay đổi liên tục về loại hình và phương thức xử lý Thông tin cấu trúc bao gồm cả luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
Để xử lý thông tin hiệu quả, cần thu thập các dữ liệu phản ánh cấu trúc và hoạt động của doanh nghiệp Các thông tin này được phân chia thành ba loại chính, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và ra quyết định trong tổ chức.
Thông tin cần cho tra cứu là những dữ liệu chung cho hệ thống, ít thay đổi và thường được cập nhật một lần Các thông tin này chủ yếu được sử dụng để tra cứu trong quá trình xử lý thông tin sau này.
Thông tin luân chuyển chi tiết là loại thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động của đơn vị, với khối lượng lớn cần được xử lý kịp thời để đảm bảo hiệu quả trong quản lý và ra quyết định.
Thông tin luân chuyển tổng hợp là loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn Thông tin này thường có tính cô đọng và được xử lý định kỳ theo lô, giúp cung cấp cái nhìn tổng quát về hiệu suất và tình hình hoạt động.
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các nguồn dữ liệu đầu vào, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của từng trường hợp và đơn vị cụ thể Kết quả thông tin ra phải đảm bảo tính chính xác và kịp thời, phục vụ cho việc tra cứu nhanh chóng về đối tượng quan tâm.
Các thông tin đầu ra quan trọng nhất trong quá trình xử lý bao gồm báo cáo tổng hợp, thống kê và thông báo Các mẫu biểu báo cáo thống kê cần phải phản ánh cụ thể và sát với từng đơn vị.
Hệ thống cần thiết kế luồng thông tin ra một cách linh hoạt và mềm dẻo, nhằm đảm bảo khả năng giao tiếp với môi trường bên ngoài Điều này không chỉ thể hiện tính mở của hệ thống mà còn cho phép thông tin đầu ra được gắn với chu kỳ thời gian tùy ý, phù hợp với yêu cầu của từng bài toán quản lý cụ thể Nhờ đó, chúng ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý, tối ưu hóa hiệu quả quản lý.
ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống
- Xác định được các giai đoạn của phân tích và thiết kế HTTT;
- Trình bày được các đặc điểm, nội dung chính của mỗi giai đoạn ;
- Hiểu khái quát một số phương pháp Phân tích & Thiết kế hệ thống
Phân tích và Thiết kế là quá trình bắt đầu từ ý niệm hóa và kết thúc bằng cài đặt và đưa vào sử dụng Quá trình này thường xuất phát từ các hoạt động chưa đạt hiệu quả so với mục tiêu, với mục đích xây dựng một hệ thống mới đáp ứng tốt hơn các yêu cầu và hoạt động hiệu quả hơn Các giai đoạn của phân tích và thiết kế được mô tả rõ ràng nhằm đảm bảo sự cải tiến trong quy trình làm việc.
Hình 2.1: Các giai đoạn của Phân tích và Thiết kế HTTT
WHAT TO DO ? ( Hệ thống mới)
Quá trình phân tích được chia thành các giai đoạn tương đối, không tách biệt hoàn toàn; phân tích và thiết kế diễn ra song song, kết hợp giữa việc thực hiện và trao đổi với người sử dụng (NSD) để cải thiện thiết kế.
Xác định khoảng thời gian trung và dài hạn cho một sự phân chia hoặc kế hoạch can thiệp là rất quan trọng, nhằm hướng tới các nghiên cứu chuyên sâu về từng khu vực, lĩnh vực và phân hệ liên quan đến tổ chức.
Kế hoạch này phản ánh sự tự giác của ban giám đốc trong việc cải tiến hệ thống tổ chức, thay vì chỉ là những giải pháp tạm thời cho các vấn đề cấp bách.
1.2 Nghiên cứu và phân tích hiện trạng:
Giai đoạn này áp dụng theo từng lĩnh vực và kế hoạch đã xác định, tập trung vào việc phân tích hoạt động của hệ thống thông tin vật lý Để thực hiện giai đoạn này, cần sử dụng các kỹ thuật tổ chức như nghiên cứu hồ sơ và quy trình Việc làm quen với công việc tại cơ quan liên quan đến hệ thống cũ giúp nhận diện những điểm yếu, từ đó đưa ra các đề xuất mới nhằm hoàn thiện thiết kế.
Nghiên cứu hiện trạng có thể dẫn đến việc tái phân chia các lĩnh vực hoặc chức năng Sự phân chia này liên quan mật thiết đến cơ sở và độ phức tạp của lĩnh vực nghiên cứu.
1.3 Nghiên cứu và phân tích tính khả thi, khảo sát hệ thống
Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng vì nó quyết định các lựa chọn hệ chương trình tương lai và các bảo đảm tài chính Các bước thực hiện cần được xác định rõ ràng để đảm bảo tính hiệu quả và bền vững.
- Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếu hoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự những điểm quan trọng cần giải quyết
- Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận
Để hình dung các kịch bản khác nhau, cần xác định tổng thể các giải pháp khả thi và làm rõ cho từng giải pháp, bao gồm chi phí triển khai, chi phí hoạt động trong tương lai, các ưu và nhược điểm, cũng như chương trình tổ chức và đào tạo nhân sự.
Kết quả từ bước nghiên cứu khả thi cho phép lựa chọn các nhân vật phù hợp để đảm nhận trách nhiệm cho giải pháp đã xác định Nếu không tìm được người phù hợp hoặc chi phí dự án quá cao, có thể quay lại để xem xét lại từ đầu.
- Nếu bước trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là "Sổ điều kiện thức"
1.3.2 Khảo sát chi tiết và sổ điều kiện thức:
Cơ bản được tổ chức như sau:
- Mô tả giao diện giữa hệ thống và NSD Điều này dẫn đến một thoả thuận xác định hệ thống cung cấp những gì cho NSD
- Thực chất các công việc và các cài đặt cần thực hiện
* Tóm lại, sổ điều kiện thức xác lập một hợp đồng giữa những phân tích viên với Ban giám đốc và NSD trong tương lai.
1.4 Phân tích hệ thống về chức năng, dữ liệu và mô hình dòng dữ liệu ;
Giai đoạn này xác định và đưa ra được các mô hình phục vụ cho giai đoạn thiết kế
1.5 Thiết kế tổng thể mô hình chức năng hệ thông tin:
Giai đoạn này xác định chi tiết kiến trúc của hệ thống thông tin bằng cách chia các hệ thống lớn thành các hệ thống con, được gọi là bước phân tích chức năng.
Trong giai đoạn này, tất cả thông tin, quy tắc tính toán, quy tắc quản lý, các khai thác, thiết bị và phương tiện sẽ được xác định rõ ràng.
1.6 Phân định công việc giữa con người và máy tính:
Không phải tất cả các công việc đều có thể được thực hiện hoàn toàn bằng máy tính Hệ thống thông tin kết hợp giữa các quy trình thủ công và tự động hóa, như trong việc thu thập thông tin khách hàng.
1.7 Thiết kế các kiểm soát:
Thiết kế hệ thống cần đảm bảo tính chính xác của dữ liệu đầu vào, phân chia tải dự phòng hiệu quả và xây dựng các cơ chế bảo mật cho việc chia sẻ tài nguyên Đồng thời, cần chú trọng đến thiết kế an toàn nhằm phòng ngừa các rủi ro như hỏa hoạn, trộm cắp, phá hoại, cũng như bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát hoặc hư hỏng.
1.8 Thiết kế giao diện Người - Máy:
Ví dụ: Menu chương trình, tổ chức màn hình (Form), báo biểu, v.v…
1.9 Thiết kế dữ liệu, các tập tin ((Files):
Giai đoạn này nhằm xác định các files, nội dung mỗi file như thế nào? cấu trúc của chúng ra sao?
Ví dụ: trong các hệ quản trị CSDL là công việc thiết kế các bảng, v.v…
1.10 Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình):
Bài viết này sẽ giới thiệu về các chương trình hiện có, cùng với từng module trong mỗi chương trình và nhiệm vụ cụ thể của từng module Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ cung cấp các mẫu thử cho chương trình, được thiết kế bởi người thiết kế chứ không phải lập trình viên.
Chương trình phải đưa ra những kết quảnhư thế nào với những mẫu thửđó Người phân tích hệ thống phải dự kiến trước các tình huống này.
Vai trò nhiệm vụ trong phân tích và thiết kế
- Hiểu được vai trò trách nhiệm của các nhóm người liên quan trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống ;
- Biết được các yêu cầu đối với một phân tích viên về kiến thức và kỹ năng cần thiết
Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của hệ thống thông tin là sự tham gia của tập thể và cá nhân trong quá trình phát triển Thường có sáu đối tượng chính tham gia vào công việc này.
2.1 Người quản lý hệ thống thông tin: Đó là những người được lãnh đạo của tổ chức giao trách nhiệm đưa ra các yêu cầu chi tiết cho phân tích viên và triển khai tổ chức thực hiện khi hệ thống hoạt động Đối với các hệ thống thông tin vừa và nhỏ thì người quản lý hệ thống thông tin thường là các trưởng phòng ban chức năng có nhiệm vụ cung cấp tình hình, số liệu, phương thức xử lý, công thức tính toán,v.v trong hoạt động nội bộ của phòng mình và mối quan hệ thông tin giữa phòng mình với các bộ phận khác
2.2 Người phân tích hệ thống :
Những người chủ chốt trong phát triển hệ thống quyết định vòng đời của nó Trong các hệ thống thông tin vừa và nhỏ, một phân tích viên có thể đồng thời là lập trình viên Tuy nhiên, với các hệ thống thông tin lớn, cần một tập thể phân tích viên để nắm bắt đầy đủ các lĩnh vực và hoạt động của tổ chức Một phân tích viên được coi là có năng lực khi đáp ứng đủ các tiêu chí cần thiết.
Kỹ năng phân tích là khả năng hiểu rõ cấu trúc và hoạt động của tổ chức, giúp xác định các vấn đề và tìm ra giải pháp hiệu quả Người sở hữu kỹ năng này có thể tư duy một cách chiến lược và hệ thống, từ đó đóng góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Kỹ năng kỹ thuật là rất quan trọng, bao gồm hiểu biết sâu sắc về thiết bị và phần mềm Điều này giúp lựa chọn giải pháp phần cứng và phần mềm phù hợp cho các ứng dụng đặc biệt cần tin học hóa Ngoài ra, việc nắm rõ công việc của lập trình viên và người sử dụng cuối cũng là một yếu tố cần thiết.
Kỹ năng quản lý là khả năng điều hành nhóm hiệu quả, nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên Người quản lý cần biết lắng nghe, đưa ra đề xuất và giải quyết vấn đề một cách linh hoạt Họ cũng phải có khả năng lập kế hoạch và điều phối các nguồn lực một cách hợp lý để đạt được mục tiêu chung.
Phân tích viên cần có kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để liên kết hiệu quả giữa các bên liên quan như chủ đầu tư, người sử dụng, và lập trình viên Kỹ năng này bao gồm khả năng diễn đạt rõ ràng, thuyết phục, và hòa hợp với các thành viên trong nhóm Ngoài ra, phân tích viên cũng cần có khả năng tổ chức và điều hành các cuộc họp để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách mạch lạc và hiệu quả.
Lập trình viên là những cá nhân hoặc nhóm có trách nhiệm chuyển đổi các đặc tả từ phân tích viên thành các cấu trúc mà máy tính có thể hiểu và thực thi Họ cũng cần soạn thảo tài liệu chương trình, thực hiện các bài kiểm tra hệ thống và chuẩn bị dữ liệu giả để xác minh độ chính xác của hệ thống.
2.4 Người sử dụng đầu cuối :
Trong quá trình phân tích thiết kế, phân tích viên cần hợp tác chặt chẽ với người sử dụng để thu thập thông tin chi tiết về từng bộ phận và mảng công việc trong hệ thống Ý kiến của người sử dụng về ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin cũ rất quan trọng, vì chúng giúp nâng cao hiệu quả sử dụng của hệ thống mới.
Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động ổn định của phần cứng máy tính, cũng như quản lý đường truyền dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống và kết nối hệ thống với môi trường bên ngoài.
Thành phần quan trọng trong tổ chức là người cung cấp thông tin cần thiết cho các phân tích viên Hệ thống thông tin tin học hóa đóng vai trò hỗ trợ ra quyết định, giúp lãnh đạo tổ chức có được thông tin quan trọng trong quá trình đưa ra quyết định.
Mô hình hóa hệ thống
- Hiểu được mô hình chính là hình dạng của một hệ thống thực đã được thu nhỏ lại ;
- Nắm vững các phương pháp mô hình hóa, đặc biệt là phương pháp cấu trúc (SADT)
Mô hình là một hình thức trừu tượng hóa của một hệ thống thực, thể hiện dưới dạng hình ảnh hoặc biểu diễn của hệ thống đó.
- Ở một mức độ trừu tượng hóa nào đó
- Dưới quan điểm (hay một góc nhìn) nào đó.
- Dưới một hình thức thể hiện (văn bản, phương trình, bảng, đồ thị, ) nào đó
Việc dùng mô hình để nhận thức và diễn tả một hệ thống gọi là mô hình hóa
3.1 Các phương pháp mô hình hóa :
Hiện nay có nhiều phương pháp mô hình hóa hệ thống, hay còn gọi là phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống Trước khi bắt đầu phát triển, người phát triển cần lựa chọn phương pháp phù hợp với bản thân và hệ thống cần xây dựng.
3.2 Ba thành phần cơ bản của một phương pháp :
Mỗi phương pháp đều dựa trên một số khái niệm cơ bản và áp dụng các mô hình nhất định, kết hợp với các kỹ thuật để triển khai hoặc biến đổi những mô hình này.
Quy trình thực hiện bao gồm các bước theo thứ tự nhất định, với các hoạt động cần thực hiện và sản phẩm cụ thể ở từng giai đoạn như tài liệu và mô hình Ngoài ra, quy trình còn đề cập đến cách điều hành tiến độ và phương pháp đánh giá chất lượng các kết quả đạt được.
- Các công cụ trợ giúp: đó là các phần mềm hỗ trợ cho quá trình mô hình hóa với các khả năng :
Sản sinh các mô hình và biểu đồ :
+ Biển đổi và điểu chỉnh nhanh các mô hình và biểu đồ
+ Kiểm tra cú pháp, sự chặt chẽ, sự đầy đủ
+ Kiểm tra và đánh giá
+ Mô phỏng và thực hiện mô hình
3.3 Các phương pháp mô hình hóa :
Các phương pháp mô hình hóa thường được phân loại thành hai trào lưu chính: mô hình hóa hướng chức năng, trong đó chức năng được coi là trục chính của mô hình hóa, và mô hình hóa hướng đối tượng, nơi đối tượng được xem là đơn vị cơ bản trong quá trình mô hình hóa.
Có thể phân loại chi tiết hơn và liệt kê các phương pháp như sau :
- Các phương pháp hệ thống:
- Các phương pháp chức năng hay có cấu trúc :
+ SA (Dc Marco, 1978) + SADT (Douglas T.Ross, 1977) + SA – RT (Ward – Mellor, 1985 ; Hatley – Pirbhai, 1987)
- Phương pháp theo sự kiện :
+ State Charts (D.Harel, 1987) + Phương pháp tích hợp (O.Foucaut, O.Thiery, 1996)
- Các phương pháp hướng dữ liệu :
+ LCP, LCS (J.D.Warnier, 1969-1970) + E/A (H.Tardieu, P.Chen, 1976)
- Các phương pháp hướng đối tượng :
+ OOA/RD (Shlaer – Mellor, 1991-1992) + OOAD (G.Booch, 1992-1993)
Phương pháp phân tích cấu trúc (sadt)
- Hiểu và trình bày được phương pháp phân tích và thiết kếhướng cấu trúc SADT;
- Trình bày được các thành phần cơ bản cần có trong phương pháp
Phương pháp phân tích và thiết kế hướng cấu trúc bao gồm các bước quan trọng như khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, kiểm thử, cài đặt và vận hành Đặc trưng của phương pháp này là tập trung vào việc phát triển hệ thống một cách có tổ chức và có hệ thống, đảm bảo tính hiệu quả và khả năng bảo trì cao.
24 pháp này bao gồm các hoạt động có thể thực hiện đồng thời, với mỗi hoạt động mang đến những sửa đổi thích hợp cho một hoặc nhiều hệ thống đã có trước đó.
Ba công cụ quan trọng để mô hình hóa hệ thống theo phương pháp phân tích và thiết kế hướng cấu trúc là :
- Mô hình luồng dữ liệu
Trong đó mỗi mô hình thể hiện một cách nhìn ởgóc độ khác nhau vào hệ thống
Mô hình chức năng là một công cụ mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thường được thể hiện qua sơ đồ chức năng nghiệp vụ Mô hình này giúp người dùng hiểu rõ hệ thống từ góc độ chức năng và trả lời cho câu hỏi về cách thức hoạt động của các chức năng trong hệ thống.
Hệ thống thực hiện những công việc gì ?
Mô hình sơ đồ phân rã chức năng BFD (Business Functional Diagram) được sử dụng để trình bày cấu trúc phân cấp chức năng của hệ thống Nội dung chính của BFD giúp người đọc dễ dàng hiểu rõ các chức năng và mối quan hệ giữa chúng trong hệ thống.
Mô hình dữ liệu là một mô tả chi tiết về các dữ liệu chính trong hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng Thông thường, mô hình này được thể hiện qua sơ đồ quan hệ thực thể, bao gồm các bảng, thuộc tính và các ràng buộc dữ liệu Nó giúp thể hiện hệ thống từ góc độ dữ liệu và trả lời các câu hỏi liên quan đến cấu trúc và tổ chức thông tin trong hệ thống.
Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình ?
Mô hình dữ liệu ERD (Entity Relationship Diagram) là công cụ quan trọng trong việc phản ánh hệ thống từ một góc độ khác, kết hợp với BFD để tạo thành một bức tranh toàn diện cho quá trình phân tích.
Mô hình luồng dữ liệu mô tả cách thức luồng dữ liệu trong hệ thống diễn ra, có thể được thể hiện qua nhiều loại sơ đồ khác nhau như sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân rã các xử lý, sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh, và sơ đồ dòng dữ liệu các mức dưới đỉnh.
Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một mô hình kinh điển dùng để mô tả luồng dữ liệu trong hệ thống, thể hiện sự bình đẳng giữa dữ liệu và chức năng Đây là công cụ quan trọng trong phân tích hệ thống hướng cấu trúc, giúp chỉ ra cách thông tin di chuyển giữa các chức năng và quá trình khác nhau DFD cũng xác định những thông tin cần thiết trước khi thực hiện bất kỳ chức năng hay quá trình nào.
Mối liên hệ giữa các giai đoạn trong sadt
- Hiểu được mối liên hệ giữa các giai đoạn của phương pháp SADT ;
- So sánh, nhận biết được sự khác nhau của phương pháp này đối với các phương pháp khác ;
- Nhận biết được giai đoạn nào quan trọng, giai đoạn nào cần thiết phải thực hiện trong quá trình
Các giai đoạn phân tích và thiết kế là một quá trình liên kết chặt chẽ, trong đó nếu phát hiện sai sót ở giai đoạn sau, các giai đoạn trước có thể cần được lặp lại Tuy nhiên, nếu đã tiến đến giai đoạn cài đặt vận hành mà phải quay lại bước khảo sát hệ thống, điều này có thể gây ra những khó khăn trong quá trình triển khai.
Hình 2.2: Mối liên hệ giữa các giai đoạn trong SADT
1 Hãy làm rõ ý tưởng trong sơ đồ đặc tả các giai đoạn phân tích & thiết kế
2 Nêu ý nghĩa, mục tiêu và các yêu cầu của từng công đoạn trong quá trình phát triển hệ thống thông tin Anh/Chị có nhận xét gì về cấu trúc và trình tự của chu trình phát triển này ?
3 Tại sao trong mọi quá trình phát triển hệ thống thông tin, dù là theo chu trình sống nào, cũng đều phải bao gồm 2 giai đoạn trung tâm và phân biệt là phân tích & thiết kế ?
4 Nhiệm vụ của giai đoạn phân tích là phải trả lời những câu hỏi nào?
5 Nêu bản chất của 3 phương pháp cơ bản (mô hình/cách tiếp cận) để xây dựng hệ thống thông tin và so sánh lợi thế cũng như hạn chế giữa chúng
6 Bàn về tính hiệu quả của một hệ thống thông tin Nếu Anh/Chị được quyền quyết định dựtrình phương án đưa hệ thống mới vào hoạt động, Anh/Chị chọn phương án nào trong những phương án đã nêu? tại sao?
YÊU CẦU VỀĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HỌC TẬP:
Tiêu chí đánh giá Kết quả thực hiện Hệ số Kết qủa học tập
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Khảo sát hệ thống
Giai đoạn khảo sát phân tích là bước quan trọng nhằm xác định tính chính xác của nhu cầu xây dựng mới hoặc nâng cấp hệ thống thông tin hiện tại Trong giai đoạn này, việc phân tích tính khả thi và lập kế hoạch sơ bộ cho việc triển khai dự án tổ chức xây dựng hệ thống thông tin là rất cần thiết.
2.1.1 Khảo sát và phân tích tính đúng đắn :
Nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin có thể bao gồm cả việc phát triển hệ thống mới hoặc nâng cấp hệ thống hiện tại Việc đề xuất xây dựng hệ thống cần được xem xét kỹ lưỡng, phân tích rõ ràng mục đích và tính khả thi của dự án Đôi khi, việc đề xuất một hệ thống không phù hợp với quy mô tổ chức, như việc triển khai hệ thống quản lý nhân sự cho tổ chức chỉ có 20-30 người, có thể không mang lại hiệu quả.
2.1.2 Phân tích tính khả thi:
- Khả thi về tài chính : Liệu tổ chức có đủ tài chính hay không ?
- Khả thi về kỹ thuật công nghệ : Với mong muốn hệ thống phải đáp ứng thì kỹ thuật công nghệ hiện có có đảm bảo không ?
- Khả thi về vận hành hệ thống : Nếu đưa hệ thống vào vận hành trong thực tế thì có vấn đềkhó khăn nào không ?
2.1.3 Lập kế hoạch sơ bộ triển khai:
Nếu dự án được triển khai, kế hoạch sơ bộ sẽ bao gồm việc phân công trách nhiệm cho từng nhóm liên quan, xác định thời gian và tiến độ thực hiện, cũng như phân bổ kinh phí cho các công việc cần thiết.
2.1.4 Kết quả khảo sát sơ bộ:
- Dự án có thể được triển khai thực hiện, thực hiện từng phần hoặc không được thực hiện
- Các bản phân tích và kế hoạch triển khai nếu dựán dược triển khai
Khảo sát chi tiết đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chính xác và đầy đủ các yêu cầu của người sử dụng trong hệ thống cần xây dựng Việc làm rõ các yêu cầu nghiệp vụ là điều cần thiết, đồng thời cần chú ý đến những thách thức có thể phát sinh trong quá trình này.
- Đôi khi người sử dụng không hiểu hết nhu cầu dùng tin của chính họ
- Đôi khi người sử dụng không muốn nói rõ nhu cầu dùng tin của chính họ
- Người sử dụng hiểu nhu cầu của chính họ nhưng diễn đạt không rõ ràng để người phân tích hiểu được
- Người sử dụng chưa hiểu hết nghiệp vụ của chính họ
- Người phân tích chưa am hiểu các yêu cầu và quy trình nghiệp vụ của người dùng
- Nhu cầu dùng tin thường xuyên biến động
2.2.2 Các yêu cầu đối với người phân tích:
- Nắm vững các phương pháp khảo sát hệ thống
Để đạt được cơ hội hợp tác hiệu quả với người dùng trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống, ngoài năng lực chuyên môn, việc sở hữu năng lực xã hội là rất quan trọng, đặc biệt trong việc xác lập các yêu cầu của người dùng.
- Có thể bằng kinh nghiệm của việc xây dựng các hệ thống tương tự trước đó mà hướng dẫn, dự đoán trước các yêu cầu của người sử dụng
2.2.3 Các loại yêu cầu cần phải khảo sát:
- Các yêu cầu liên quan đến hoạt động tác nghiệp
- Các yêu cầu ra quyết định (có cấu trúc, nửa cấu trúc hoặc không có cấu trúc)
- Các yêu cầu liên quan đến toàn tổ chức
- Yêu cầu người sử dụng có thể là :
+ Một nội dung thông tin
+ Một dạng thức hiển thị thông tin
+ Sự tính toán, thống kê, sắp xếp, phân loại, tìm kiếm thông tin
+ Một quy trình nghiệp vụ
+ Một số ràng buộc áp đặt vào hệ thống : Tính tần suất, thời điểm, kiểm tra, an toàn bảo mật dữ liệu v.v…
Các phương pháp khảo sát
- Hiểu được các cách thức và phương pháp cần sử dụng trong giai đoạn khảo sát ;
- Nhận biết được ưu và nhược điểm của mỗi phương pháp ;
- Biết cách sử dụng các phương pháp khảo sát hợp lý, phù hợp để có kết quả tốt nhất trong giai đoạn này
Phương pháp này cho phép các phân tích viên quan sát trực tiếp hoặc gián tiếp tình trạng hệ thống thông tin thông qua các phương tiện hoặc tài liệu Trong quá trình này, phân tích viên cần ghi chép lại các yêu cầu cần thiết để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
- Các bộ phận trong tổ chức
- Mối quan hệ nghiệp vụ giữa các bộ phận trong tổ chức
- Các hoạt động tác nghiệp của mỗi bộ phận
- Cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận
- Khối lượng công việc của mỗi bộ phận
- Những yếu tố bất thường để xác định tính khả thi của dự án mà trong giai đoạn lập kế hoạch trước đây chúng ta chưa lường được hết
Phương pháp này có một số khiếm khuyết:
- Mang lại một kết quả có tính chủ quan do sự thiếu hiểu biết của người phân tích
- Khó giới hạn được lĩnh vực nghiên cứu vì phân tích viên có phần thụ động trước các hiện tượng
- Chỉ có thể nắm bắt được các yếu tố bên ngoài
- Gây tâm lý khó chịu cho người bị quan sát
Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống thông tin tương lai Để đạt hiệu quả cao hơn, chúng ta nên kết hợp phương pháp quan sát với các phương pháp khác.
3.2 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra:
Phương pháp này thường được áp dụng trong xã hội học và các cuộc điều tra vĩ mô, nhưng ít được sử dụng để nghiên cứu hiện trạng hệ thống thông tin, chủ yếu phục vụ cho việc điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi Nó cho phép thu thập thông tin định hướng một cách nhanh chóng từ nhiều người dùng khác nhau, tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao, người phân tích cần xây dựng biểu mẫu điều tra phù hợp cho từng đối tượng Hạn chế việc sử dụng câu hỏi mở và lưu ý rằng đôi khi cần chi phí cho người được điều tra để thu thập thông tin hữu ích.
Phương pháp phỏng vấn là một công cụ quan trọng trong xây dựng hệ thống thông tin (HTTT), cung cấp thông tin xác thực và chi tiết cho quá trình phân tích và thiết kế Để đạt hiệu quả cao, người phân tích cần lập kế hoạch phỏng vấn cụ thể.
Lập kế hoạch phỏng vấn chi tiết cho từng đối tượng là rất quan trọng, bao gồm việc xác định thời gian, địa điểm và nhu cầu thu thập thông tin cụ thể.
- Xây dựng bộ câu hỏi phù hợp cho từng đối tượng được phỏng vấn
- Dự kiến một số tình huống có thể xảy ra và phương án dự phòng cho các tình huống đó
Mục đích là nắm các thông tin chung nhất của tổ chức, có thể là cần nắm:
- Nhiệm vụ chung của tổ chức
- Sơ đồ tổ chức - Chúng sẽcho danh sách các điểm công tác và vai trò của chúng trong hệ thống
- Các số liệu chung - Chúng sẽ cho biết quy mô của hệ thống
- Các lĩnh vực cần nghiên cứu có liên quan đến hệ thống thông tin sắp được xây dựng
- Các quyết định được thực hiên mà hệ thống thông tin cần phải đáp ứng
Phỏng vấn các điểm công tác:
Mục đích của việc thu thập thông tin là để có cái nhìn chi tiết về các hoạt động cụ thể và hệ thống thông tin liên quan Tại mỗi điểm công tác, cần mô tả và liệt kê các quy trình công việc cần thực hiện, đảm bảo rằng mỗi quy trình đều được nắm rõ và thực hiện đúng cách.
- Phương thức hoạt động: công việc được thực hiện tự động hay thủ công
- Các thông tin và khối lượng thông tin liên quan đến công việc, các quy tắc thực hiện công việc
- Điều kiện khởi động: khi nào, với điều kiện nào thì công việc được khởi động
- Thời gian và chu kỳ thực hiện công việc: công việc được thực hiện khi nào và khoảng thời gian bao lâu thì công việc được thực hiện lại
Ngoài ra, phân tích viên cũng phải nắm:
- Ngôn ngữ công việc tại mỗi điểm công tác để thiết kế giao diện người-máy giữa người sử dụng với hệ thống thông tin tương lai
- Các luồng thông tin tác nghiệp đi từ điểm công tác này đến điểm công tác khác hoặc đến môi trường ngoài của hệ thống
Trước khi tiến hành phỏng vấn, phân tích viên cần thông báo rõ ràng về thời gian, địa điểm và nội dung phỏng vấn cho người được phỏng vấn Việc phỏng vấn lãnh đạo và các điểm công tác thường không chỉ diễn ra một lần, do đó, phân tích viên nên xây dựng mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn Mở đầu phỏng vấn một cách hợp lý, thể hiện sự thiện cảm, tin cậy và tôn trọng là điều cần thiết.
Sau khi phỏng vấn, phân tích viên cần tóm tắt nội dung phỏng vấn và xác nhận các thoả thuận để khuyến khích sự tranh luận tích cực từ người được phỏng vấn Để tổng kết giai đoạn nghiên cứu hiện trạng, phân tích viên phải ghi chép thông tin chi tiết về cuộc phỏng vấn, bao gồm người được phỏng vấn, chức vụ, chủ đề, tên dự án, người hỏi, thời gian và địa điểm phỏng vấn, các câu hỏi và câu trả lời tương ứng, đánh giá của người phỏng vấn, cùng với ngày tháng năm phỏng vấn Các thông tin này nên được tổ chức trên các phiếu phỏng vấn để dễ dàng quản lý và tham khảo.
Tên dự án: < > PHIẾU PHỎNG VẤN Số: < >
Tên dự án con: < > Nơi phỏng vấn: < >
Nội dung phỏng vấn (các câu hỏi và các câu trả lời)
Các thoả thuận tiếp theo
Một số đánh giá của người phỏng vấn
Người phỏng vấn (Họ tên và chữ ký) < >
Hình 2.3: Nội dung một phiếu phỏng vấn Một số lưu ý :
Để tiến hành phỏng vấn hiệu quả, việc chọn địa điểm và thời gian là rất quan trọng Nên lựa chọn một nơi yên tĩnh để tránh sự phân tâm và đảm bảo cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ Hơn nữa, tránh phỏng vấn vào đầu tuần làm việc, cuối giờ hoặc trong thời gian mà người sử dụng đang bận rộn để có được sự tập trung cao nhất.
- Tuỳ tình huống phỏng vấn, không nên hỏi rốt ráo việc mình cần, nên dừng lại và chờ dịp thuận lợi khác sẽ hỏi tiếp
- Có những vấn đề tế nhị; không nên hỏi trực tiếp mà nên hỏi gián tiếp để suy ra cái mà người phân tích cần
- Người phân tích có thể bằng kinh nghiệm của mình có thể gợi ý và hướng dẫn người sử dụng phát biểu rõ yêu cầu của họ
3.4 Nghiên cứu các văn bản tài liệu:
Nghiên cứu tài liệu cũng là một phần công việc của nghiên cứu hiện trạng Qua các tài liệu của hệ thống phân tích viên có thể nắm được:
Các chức năng của tổ chức
Các quy tắc, công thức tính toán v.v tại mỗi điểm công tác
Các tài liệu nghiên cứu bao gồm:
- Các văn bản pháp quy, quy định về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức
- Các văn bản pháp quy, quy định về tiêu chuẩn, quy tắc, phương thức làm việc
- Các chủ trương chính sách của tổ chức nhà nước đã ban hành
- Các báo cáo, báo biểu, thống kê đã có.
Phân tích hiệu quả và rủi ro
- Xác định được mục tiêu, giới hạn của dự án
- Biết lập kế hoạch triển khai một dự án
- Xác định được các rủi ro và biện pháp phòng ngừa, ứng phó và khắc phục khác
Xác định chi phí và lợi ích của hệ thống sắp xây dựng là rất quan trọng Cần xem xét các yếu tố khả thi như kỹ thuật, khả năng xử lý thông tin, thời gian thực hiện, kế hoạch triển khai và tính khả thi về kinh tế mà hệ thống mang lại.
Kết quả của nghiên cứu tính khả thi và phân tích chi phí-lợi nhuận được trình bày trong báo cáo để nhận đánh giá từ người quyết định, từ đó tạo điều kiện cho việc thực hiện dự án Bộ phận quản lý nhận được thông tin đầy đủ về tính khả thi và thời hạn hoàn vốn của từng lựa chọn Sau khi thảo luận với người phân tích, quản lý sẽ quyết định lựa chọn nào được thực hiện Cuối cùng, dự án hệ thống thông tin được chấp thuận sẽ được xem xét để áp dụng cho các hoạt động tiếp theo Nhiệm vụ đầu tiên là lựa chọn chu trình phát triển hệ thống thông tin và chuẩn bị kế hoạch dự án cùng với lịch biểu cho các yêu cầu về tài nguyên.
Việc lựa chọn chu trình phát triển hệ thống phụ thuộc vào loại dự án và môi trường thực hiện Sau khi xác định chu trình, thời gian cho các giai đoạn khác nhau sẽ được ước lượng Từ đó, lịch biểu cho các yêu cầu tài nguyên cũng được lập ra và trình bày lên bộ phận quản lý để phục vụ cho việc quản lý tài nguyên hiệu quả.
Chi phí vận hành hệ thống thông tin cần được xem xét theo 'tuổi thọ' dự kiến của hệ thống để phân tích hiệu quả Việc tính toán này giúp đánh giá đúng mức độ hiệu quả của hệ thống thông tin trong suốt thời gian sử dụng của nó.
Trong phân tích ích lợi cần phải chỉ ra được các tình huống chung cũng như tình huống xấu có thể xảy ra như:
- Kiểm tra tất cả các yếu tố có thể bị trục trăc
- Xác định ảnh hưởng của các yếu đố đó đối với hệ thống
- Xác định các phương án dự phòng và cách triển khai
- Các kết quả này được sử dụng làm cơ sở để thảo luận.
Tư liệu hóa kết quả kháo sát
- Hiểu được tầm quan trọng của việc tự liệu hóa kết quả khảo sát
- Trình bày được các kết quả cần phải đạt được trong giai đoạn này
Mục đích của việc hợp thức hoá kết quả khảo sát là xác định tính chính xác của thông tin và dữ liệu, đồng thời đảm bảo tính pháp lý cho việc sử dụng sau này Quá trình này bao gồm các công việc cần thiết để xác minh và công nhận các kết quả khảo sát.
- Đưa ra được mục tiêu chính của hệ thống
- Xác lập được các yếu tố trọng yếu đảm bảo thành công
- Đưa ra được bản danh sách các yêu cầu của người sử dụng
- Hoàn chỉnh và trình bày các dữ liệu thu được để người sử dụng xem xét và cho ý kiến
- Tổng hợp các tài liệu để các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo đánh giá và bổ sung
Đề xuất các quy tắc mới về an toàn hệ thống và yêu cầu nhân sự nhằm hợp thức hóa các quy định hiện hành Việc này không chỉ tạo ra sự đồng thuận về các quy tắc mới mà còn bao gồm danh sách yêu cầu từ người sử dụng, được xác thực bởi chính người dùng.
Hợp thức hóa là bước quan trọng không thể thiếu trong quá trình triển khai dự án, vì nếu bỏ qua, bạn có thể gặp phải những khó khăn không lường trước được.
Ví dụ :Hệ thống thông tin Quản lý xây dựng
- Quản lý kế hoạch sản xuất ;
- Quản lý cung ứng nguyên vật liệu ;
- Quản lý tài chính và báo cáo
CSF : - Điều phối lao động hợp lý
- Cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ và kịp thời
1 Ý nghĩa của việc xác định nhu cầu (yêu cầu) của hệ thống ?
2 Tại sao nói phân tích là một trong những công việc trung tâm của quá trình phát triển hệ thống thông tin?
3 Nội dung phân tích hệ thống bao gồm những vấn đề gì ?
4 Tại sao cần phải khảo sát hệ thống cũ trước khi xây dựng hệ thống mới ? Các bước thực hiện trong mỗi giai đoạn khảo sát là gì ?
5 Cách nhận dạng các quy tắc quản lý, quy tắc tổ chức, quy tắc kỹ thuật ? Tự cho các ví dụ để phân tích
6 Tại sao khi tổng hợp xử lý lại cần công đoạn tổng hợp tách khỏi yếu tố tổ chức ?
7 Khi nghiên cứu về tính khảthi, lĩnh vực nào cần quan tâm hơn, kinh tế hay kỹ thuật?
8 Khi nào yêu cầu phi chức năng có thể bỏ qua Thử đưa ra một vài ví dụ về yêu cầu phi chức năng ?
YÊU CẦU VỀĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HỌC TẬP:
Tiêu chí đánh giá Kết quả thực hiện Hệ số Kết qủa học tập
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Phân tích chức năng – mô hình chức năng
1.1 Mô hình phân cấp chức năng (BFD : Business Function Diagram) :
* Căn cứ xây dựng mô hình:
Dựa trên danh sách yêu cầu của người sử dụng, tiến hành phân loại và nhóm các yêu cầu có mối quan hệ để khái quát hóa thành các chức năng tương ứng, nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đã được đặt ra.
Để xây dựng sơ đồ hiệu quả, cần phân nhóm các yêu cầu và tiếp tục chia nhỏ các mục tiêu chính của hệ thống thành các mục tiêu chi tiết hơn Điều này bao gồm việc xác định các chức năng cần thiết để đạt được những mục tiêu đó Mô hình chức năng sẽ được thể hiện dưới dạng sơ đồ phân rã hình cây.
- Quá trình phân rã các chức năng dừng lại ở mức thể hiện hệ thống mới làm cái gì để thoả mãn các yêu cầu
Mô hình chức năng bài toán Quản lý xây dựng
1.2 Biểu diễn chức năng- xử lý và quy tắc quản lý (ngôn ngữ giả trình, cây quyết định, bảng quyết định) :
Chức năng thường được đặt tên bằng động từ kèm theo bổ ngữ nếu cần thiết, với việc tên động từ càng rõ ràng thì chức năng càng được thể hiện cụ thể hơn.
Một chức năng luôn cần dữ liệu đầu vào để thực hiện nhiệm vụ của mình, cùng với dữ liệu đầu ra, nội dung xử lý và các ràng buộc như tần suất, thời điểm, an toàn và bảo mật thông tin Để mô tả quá trình xử lý, có thể áp dụng các công cụ phù hợp.
Cây quyết định và bảng quyết định là hai công cụ quan trọng trong việc biểu diễn các quyết định và quy tắc quản lý Chúng giúp mô tả một cách trực quan và rõ ràng các quy trình ra quyết định thông qua sơ đồ khối thuật toán và ngôn ngữ giả trình Việc sử dụng những công cụ này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn hỗ trợ trong việc phân tích và tối ưu hóa các lựa chọn.
Ví dụ : Cây quyết định:
Tn lao động Điều phối lao
Ký Côn HĐLĐ KT Hiện trạng LĐ
Cây quyết định được thể hiện dưới dạng cây nhị phân, trong đó các nốt trung gian đại diện cho các điều kiện khả thi, còn các nốt lá biểu thị các quy tắc được áp dụng.
Ví dụ : Bảng quyết định :
Các điều kiện có thể có Các điều kiện xảy ra
Các hành động có thể có Các hành động được áp dụng
Ví dụ : Bảng quyết định dạng Y/N
- Nếu có n điều kiện thì ma trận biểu diễn các điều kiện có thể xảy ra gồm có n dòng và
Dòng thứ nhất được chia thành hai phần bằng nhau (1/2 Y, 1/2 N), trong khi dòng thứ hai được chia thành bốn phần (1/2 Y, 1/2 N) Dòng thứ ba tiếp tục chia thành tám phần (1/2 Y, 1/2 N) Các giá trị Y/N tương ứng cần được điền vào bảng Cuối cùng, cần loại bỏ các mâu thuẫn và thông tin dư thừa trong bảng để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng.
Để tối ưu hóa bảng dữ liệu, hãy loại bỏ các cột dư thừa Nếu trong hai cột chỉ có một điều kiện khác nhau là Y và N, nhưng hành động áp dụng lại giống nhau, bạn nên xóa một trong hai cột đó.
- Loại bỏ mâu thuẫn : Khi 2 bộ điều kiện hoàn toàn giống nhau mà áp dụng 2 hành động khác nhau thì loại cả 2 cột ra khỏi bảng
1.3 Ma trận yêu cầu - Chức năng :
Sau khi lập mô hình chức năng (MHCN), ta lập ma trận Yêu cầu - Chức năng
Ma trận yêu cầu - chức năng là một bảng được cấu trúc với các dòng đại diện cho yêu cầu của người sử dụng và các cột tương ứng với các chức năng (nút lá của mô hình chức năng) Trong bảng này, các ô sẽ được đánh dấu để chỉ ra những chức năng nào đáp ứng được yêu cầu cụ thể.
Yêu cầu CN1 CN2 CN3 … …
- CN1, CN2, là các nút lá của MHCN
- YC1, YC2,…là danh sách các yêu cầu của người sử dụng
1.4 Chuẩn hoá mô hình chức năng :
Sau khi lập ma trận Yêu cầu – Chức năng, cần kiểm tra tính dư thừa của các chức năng nếu một yêu cầu được nhiều chức năng đáp ứng Ngược lại, nếu có yêu cầu không được chức năng nào đáp ứng, cần bổ sung chức năng mới hoặc công việc vào chức năng hiện tại Việc chuẩn hóa mô hình chức năng (MHCN) bao gồm việc loại bỏ hoặc điều chỉnh công việc của các chức năng hiện có và bổ sung chức năng mới nhằm đạt được MHCN chuẩn hóa.
Phân tích dữ liệu – mô hình dữ liệu
Đây là quá trình xác lập các yếu tố thông tin dữ liệu cần thiết cho hệ hống thông tin
Dữ liệu đầu vào là cơ sở để hệ thống thực hiện các chức năng, từ đó phân loại và sắp xếp thông tin cần thiết, đảm bảo chúng được tổ chức và lưu trữ một cách hợp lý.
2.1 Khái niệm thực thể và mối quan hệ của thực thể :
Mô hình thực thể sử dụng 4 khái niệm logic chính: Phần tử, thực thể, thuộc tính và quan hệ
Thực thể là một nhóm tự nhiên gồm một số phần tử, dùng để mô tả một loại thông tin chứ không phải chính thông tin đó Nói cách khác, thực thể có thể được hiểu là tập hợp các phần tử có cùng bản chất.
Phần tử là một yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin, bao gồm các chủ điểm, nhiệm vụ, đối tượng hoặc sự kiện cần được chú ý Mỗi phần tử tương ứng với một dòng trong bảng, thể hiện thông tin cụ thể và có giá trị trong việc quản lý dữ liệu.
- Thuộc tính của thực thể: Một thực thể có thể có nhiều thuộc tính, nhưng có thể có những thuộc tính sau:
Thuộc tính định danh là yếu tố quan trọng giúp xác định tính duy nhất của từng phần tử trong một thực thể, đảm bảo rằng không có hai phần tử nào trong cùng một thực thể có đặc điểm giống nhau.
+ Thuộc tính tính chất (họ tên, năm sinh, địa chỉ…): thể hiện bản chất của phần tử
+ Thuộc tính kết nối (thuộc tính quan hệ): dùng để thể hiện mối quan hệ giữa thực thể này với thực thể khác trong hệ thống CSDL
Thuộc tính 1 Thuộc tính 2 Thuộc tính 3
Mối quan hệ giữa các thực thể :
Mối quan hệ một-một (1-1) giữa hai thực thể được xác định khi mỗi thể nghiệm của thực thể này tương ứng với một thể nghiệm duy nhất của thực thể kia và ngược lại.
+ Một - Nhiều (1 - N): Hai thực thể gọi là có mối quan hệ 1 – N nếu ứng với một thể nghiệm của thực thể này có nhiều thể nghiệm của thực thể kia
Hai thực thể được coi là có mối quan hệ N – N khi mỗi thể nghiệm của thực thể này tương ứng với nhiều thể nghiệm của thực thể kia và ngược lại.
Ví dụ: Công nhân làm việc ở các công trình
Tên ng L/động Địa chỉ
2.2 Mô hình thực thể quan hệ (ERD : Entity Relational Diagram) :
Sau khi xác định được thực thể và các mối quan hệ thực thể, ta lập mô hình thực thể quan hệ
2.3 Chuẩn hoá mô hình ERD :
- Các thực thể có quan hệ 1 - 1 thì gộp lại thành một thực thể
- Các thực thể có quan hệ 1- N thì giữ nguyên
- Các thực thể có quan hệ N-N thì phải tách thành nhiều quan hệ 1- N bằng cách bổ sung thêm thực thể mới (thực thể hoá mối kết hợp N-N)
Thực thể mới được tạo ra từ sự kết hợp của hai thực thể có mối quan hệ N-N, với các thuộc tính chủ yếu là thuộc tính định danh của hai thực thể gốc.
_ Thời gian _ Địa điểm n Đơn đặ t hàng
_ Tên nhà cung ứ ng ố HĐ
_Tên CT _MSCT _Địa điểm _V ố n
_Tên CT _MSCLĐ _Địa điể m _Thời gian thực
2.4 Ma trận chức năng - thực thể :
Xây dựng ma trận chức năng thực thể: Dùng để rà soát giữa mô hình dữ liệu với mô hình chức năng
2.5 Xác định các thực thể :
Các kiểu thực thể ta thường tìm từ 3 nguồn:
- Các tài nguyên: vật tư, tài chính, con người, môi trường
Các giao dịch là những thông tin từ môi trường bên ngoài, kích thích một chuỗi hoạt động trong hệ thống, chẳng hạn như tạo ra đơn hàng và hóa đơn.
- Các thông tin đã cấu trúc hoá: sổ sách, hồ sơ, các bảng biểu quy định
2.6 Khái niệm quan hệ và chuẩn hoá quan hệ :
Mô hình dữ liệu ý niệm (MHDL) được chuyển đổi thành cơ sở dữ liệu quan hệ (CSDL) trong giai đoạn thiết kế Mỗi thực thể đã được chuẩn hóa trong MHDL sẽ tương ứng với một bảng dữ liệu, được gọi là quan hệ.
Quan hệ là 1 bảng gồm có nhiều dòng, nhiều cột Mỗi dòng gọi là một phần tử của quan hệ, mỗi cột là một thuộc tính của quan hệ
- Số dòng trong quan hệ là không hạn chế
- Số cột thì hữu hạn
- Thứ tự của các dòng và các cột là không quan trọng
- Mỗi cột đều phải được đặt tên không trùng nhau
- Trong một quan hệ không có 2 dòng giống nhau
- Các phép toán cơ bản trên quan hệ (Insert, Delete, Update, …)
- Đưa một phần tử vào quan hệ (Insert)
- Loại bỏ một phần tử ra khỏi quan hệ (Delete)
- Cập nhật một phần tử hiện có trog quan hệ (Update)
Trong mọi mối quan hệ, khóa đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tính duy nhất của các phần tử Khóa giúp phân biệt sự khác nhau giữa các phần tử trong quan hệ, có thể bao gồm một thuộc tính đơn lẻ hoặc nhiều thuộc tính kết hợp.
Trong 1 quan hệ có thể có nhiều khoá
- Thuộc tính cơ bản: Là các thuộc tính xuất hiện trong khoá Ngược lại gọi là thuộc tính không cơ bản
Phụ thuộc hàm là mối quan hệ giữa hai tập hợp thuộc tính, trong đó tập hợp thuộc tính Y được coi là phụ thuộc hàm vào tập hợp thuộc tính X Điều này có nghĩa là khi biết giá trị của các thuộc tính trong tập hợp X, chúng ta có thể xác định được giá trị của các thuộc tính trong tập hợp Y.
X thì ta xác định được các giá trị trong tập hợp các thuộc tính Y Ký hiệu : X Y
- Mọi thuộc tính không cơ bản đều phụ thuộc hàm vào khoá của quan hệ
Phụ thuộc hàm toàn phần là khái niệm trong cơ sở dữ liệu, trong đó một tập hợp các thuộc tính Y phụ thuộc hoàn toàn vào một tập hợp các thuộc tính X Điều này có nghĩa là X phải là tối giản, tức là không có tập con nào của X mà lại có thể xác định Y.
+ Dạng 1NF (First Normalize Form): Một quan hệ gọi là đạt dạng chuẩn 1NF nếu miền giá trị của mọi thuộc tính là nguyên tố
Dạng 2NF (Second Normal Form) là một tiêu chuẩn trong cơ sở dữ liệu, yêu cầu rằng một quan hệ phải đạt được dạng chuẩn 1NF và tất cả các thuộc tính không cơ bản phải phụ thuộc hàm toàn phần vào khóa của quan hệ.
Dạng chuẩn 3NF (Third Normal Form) là một quan hệ được xem là đạt chuẩn khi thỏa mãn hai điều kiện: phải đạt được dạng chuẩn 2NF và tất cả các thuộc tính không cơ bản phải độc lập với nhau, tức là không có sự phụ thuộc hàm lẫn nhau.
Một CSDL quan hệ có thể bao gồm nhiều quan hệ
Một CSDL quan hệ gọi là đạt dạng chuẩn thứ i nếu mọi quan hệtrong CSDL đều ít nhất đạt dạng chuẩn thứ i trở lên
- Trong thiết kế CSDL của hệ thống thông tin, CSDL quan hệ tối thiểu phải đạt dạng chuẩn thứ 3 trở lên
Một quan hệ được coi là đạt dạng chuẩn thứ i khi để nâng cấp lên dạng chuẩn thứ i + 1, cần phải tách quan hệ đó thành các quan hệ con Các quan hệ con này phải đạt ít nhất dạng chuẩn thứ i + 1 trở lên.
MSLĐ TênLĐ N.công Đ.chỉ MSDA
Mô hình dòng dữ liệu
3.1 Ý nghĩa vai trò của mô hình dòng dữ liệu :
- Giúp cho người phân tích hiểu rõ hơn về sự biến đổi, di chuyển dữ liệu bên trong hệ thống và các xửlý tương ứng
Phương tiện giao tiếp giữa người phân tích và người sử dụng giúp làm rõ và điều chỉnh các chi tiết trong hệ thống, nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu đặt ra.
- Là phương tiện để người phân tích và người lập trình giao tiếp với nhau trong giai đoạn phát triển hệ thống
- Là mô hình dùng để kết hợp giữa mô hình chức năng và mô hình dữ liệu nhằm rà soát lẫn nhau
3.2 Các kí hiệu sử dụng:
3.3 Các thành phần của mô hình:
- Sơ đồ phân rã các xử lý
- Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh
- Sơ đồ dòng dữ liệu các mức dưới đỉnh
- Dòng d ữ li ệ u bao g ồ m nhi ề u ph ầ n t ử d ữ li ệ u Nó di chuyển giữa các thành phần khác nhau trong hệ thống
- Dùng để n ố i các ph ầ n khác nhau c ủa sơ đồ
- Là nơi lưu giữ các thông tin d ữ li ệ u ph ụ c v ụ cho các x ử lý
- Là m ộ t s ự bi ến đổi thông tin nào đó bên trong hệ th ố ng, tên c ủ a x ử lý là độ ng t ừ có th ể kèm theo b ổ ng ữ
Ngu ồn / Đích (Source / Sh rink):
- Nguồn là tác nhân gây ra sự hoạt động của hệ thống
- Đích là tác nhân mà hệ thống hướng đến phục Trong sơ đồ m ộ t tác nhân có th ể v ừ a là ngu ồ n v ừa là đích
3.4 Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram)
Sơ đồ ngữ cảnh xác định giới hạn và phạm vi của hệ thống thông tin, cung cấp cái nhìn tổng quát về bài toán Nó bao gồm tất cả các nguồn, đích và dòng dữ liệu liên quan, giúp người dùng hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của hệ thống.
Ví dụ : Sơ đồ ngữ cảnh Bài toán quản lý xây dựng
3.5 Sơ đồ phân rã các xử lý (Process Chart) :
Dựa trên sơ đồ chức năng, chúng ta xây dựng sơ đồ phân rã các xử lý, trong đó mỗi nút tương ứng với một hoặc nhiều xử lý Sơ đồ phân rã cũng cho phép phân tách ở mức độ chi tiết hơn.
Xử lý thông tin là quá trình biến đổi dữ liệu, trong đó mỗi hoạt động xử lý đều cần có dữ liệu đầu vào và sản phẩm dữ liệu đầu ra sau khi hoàn tất.
Ví dụ: Sơ đồ phân rã các xử lý đối với Bài toán quản lý xây dựng
Hồ sơ xin việc Phi ế u giao vi ệ c
Nhà cung ứ ng Hóa đơn
Ktra đáp Phi Lập ế u giao vi ệ c
QLXD Quản lý xây dựng TNLĐ Tiếp nhận lao động
QLKHSX Quản lý kế hoạch sản xuất ĐPLĐ Điều phối lao động
QLLĐ Quản lý lao động LNCLĐ Lập nhu cầu lao động
QLNVL Quản lý nguyên vật liệu LĐ ĐH Lập đơn đặt hàng
QLTC/BC Quản lý tài chính/báo cáo TN NVL Tiếp nhận NVL
LNC NVL Lập nhu cầu Nguyên vật liệu Tính TCLĐ Tính tiền công lao động
THBC Tổng hợp báo cáo Tính
3.6 Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh (Top levelling Data flow Diagram (DFD):
- Trên cơ sở sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ phân rã các xử lý ta lập sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh như sau :
Các xử lý trong sơ đồ phân rã được xác định từ gốc và được trình bày rõ ràng trong sơ đồ Tất cả các nguồn và đích trong sơ đồ ngữ cảnh cũng được tái hiện một cách chính xác trong sơ đồ.
+ Các dòng dữ liệu chi tiết bên trong hệ thống xuất hiện
+ Các kho chứa phù hợp xuất hiện
Trong sơ đồ dòng dữ liệu, các thành phần như nguồn, đích, xử lý và kho chứa cần được đặt tên và gán số hiệu để tạo thành một từ điển dữ liệu cho các mục đích sử dụng sau này.
Ví dụ: Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh của bài toán QLXD
Khi xây dựng sơ đồ, cần lưu ý rằng không có dòng dữ liệu nào đi trực tiếp từ nguồn đến đích, từ nguồn đến kho chứa, hoặc từ kho chứa đến đích Dòng dữ liệu cũng không được mang yếu tố điều khiển Mỗi xử lý phải có ít nhất một dòng dữ liệu đến và một dòng dữ liệu đi ra Dòng dữ liệu đi đến và đi khỏi một xử lý không được giống nhau Ngoài ra, không có hai dòng dữ liệu ra khỏi một xử lý giống nhau trừ khi có một dòng đến đích Dòng dữ liệu không được đi trực tiếp từ xử lý này sang xử lý khác Cuối cùng, đối với kho chứa, cần đảm bảo có ít nhất một dòng dữ liệu đến và một dòng dữ liệu đi ra khỏi nó.
3.7 Sơ đồ dòng dữ liệu các mức dưới đỉnh (Lower levelling diagram):
- Sơ đồ dòng dữ liệu các mức dưới đỉnh được xây dựng tương ứng với một xử lý trong sơ đồ phân rã các xử lý
+ Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý Lao động
+ Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh Tiếp nhận Lao động
+ Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý Tài chính
Nguyên tắc xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh bắt đầu từ việc phân rã các xử lý tại đỉnh, sau đó đưa các xử lý này vào sơ đồ Đồng thời, từ sơ đồ dòng dữ liệu mức trên liền kề, tất cả các thành phần liên quan đến xử lý đó cũng được đưa trở lại trong sơ đồ, với sự khác biệt chỉ nằm ở mức độ chi tiết hơn.
Ví dụ : Ởsơ đồ mức đỉnh :
Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của xử lý Quản lý lao động :
Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của xử lý Tiếp nhận lao động :
- Là hồ sơ bao gồm các mô tả tất cả các dòng dữ liệu, mô tả các kho chứa, các xử lý và các nguồn đích
- Dựa vào sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh để lập từ điển dữ liệu :
+ Tên dòng dữ liệu đi
+ Giải thích vai trò của nguồn
+ Tên dòng dữ liệu đến
+ Giải thích vai trò của đích
3.8.2 Mô tả các xử lý :
+ Tên xử lý, số hiệu xử lý
+ Các dòng dữ liệu đến
+ Các dòng dữ liệu đi
+ Mô tả nội dung xử lý
+ Tên kho, số hiệu kho
+ Các dòng dữ liệu đến
+ Các dòng dữ liệu đi
3.8.4 Mô tả dòng dữ liệu : Dòng dữ liệu là một cấu trúc dữ liệu bao gồm nhiều phần tử dữ liệu
+ Tên dòng dữ liệu, số hiệu dòng dữ liệu
+ Liệt kê các phần tử dữ liệu
Tên phân tử dữ liệu 1
Tên phần tử dữ liệu n
Sau khi hoàn thành việc lập từ điển dữ liệu và mô tả dòng dữ liệu, bước tiếp theo là xây dựng danh bạ các phần tử dữ liệu dựa trên mô tả đã có.
DANH BẠ PHẦN TỬ DỮ LIỆU
Tên phần tử dữ liệu Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú
Ví dụ: HSXV =(Họ tên, Tuổi, Địa chỉ, Trình độ)
Tư liệu hóa phân tích hệ thống
Tư liệu hóa PT&TK bao gồm tất cả văn bản tài liệu phản ánh kết quả của PT&TK :
- Mô tả tính đúng đắn của nhu cầu
- Mô tả tính khả thi
- Mô tả các yếu tố trọng yêu đảm bào thành công
- Hồ sơ phân tích, đánh giá về tính hiệu quả, rủi ro và biện pháp ứng phó rủi ro
- Văn bản danh sách yêu cầu của người sử dụng
- Hồ sơ phân tích hệ thống về chức năng
- Hồ sơ phân tích hệ thống về dữ liệu
- Hồ sơ mô hình dòng dữ liệu
1 Từ điển dữ liệu là gì ? Ý nghĩa của nó trong quá trình thiết kế CSDL ?
2 Các khái niệm cơ bản trong quá trình xây dựng sơ đồ E-R Tự cho ví dụ minh hoạ
3 Ý nghĩa và kỹ thuật đặc tả mối quan hệ giữa hai thực thể ?
4 Tại sao nói việc biểu diễn sơ đồ E-R và mô hình khái niệm dữ liệu là tương đương nhau ?
5 Việc rút gọn sơ đồ E-R có tác dụng gì ? Cho ví dụ của riêng mình
BÀI TẬP THỰC HÀNH : Câu 1 Việc quản lý cán bộ ở một cơ quan X gồm các công việc sau:
Khi một người được tiếp nhận vào cơ quan, hồ sơ cá nhân sẽ được cập nhật với các thông tin như Mã cán bộ, Mã phòng, Họ tên, Ngày sinh, Quê quán, Chỗ ở, Trình độ chuyên môn, Ngày vào Đoàn, Ngày vào Đảng, Mức lương và Năm lên lương Nếu có sự thay đổi thông tin, các dữ liệu này sẽ được cập nhật kịp thời Đối với cán bộ chuyển công tác hoặc nghỉ hưu, thông tin sẽ được lưu trữ tại một nơi khác để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Tuỳ theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, hệ thống có thể đáp ứng các yêu cầu sau:
1 Cho xem hồ sơ của một cán bộ
2 Xem danh sách cán bộ theo trình độ chuyên môn
3 Xem danh sách cán bộ theo phòng
4 In hồ sơ cá nhân
5 In danh sách trích ngang cán bộ toàn cơ quan
6 In danh sách nâng lương của cán bộ trong năm
Dựa trên kết quả khảo sát đã thực hiện, hãy thiết kế hệ thống quản lý cán bộ với hai thành phần chính: đầu tiên là biểu đồ phân cấp chức năng ba mức, và thứ hai là biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh và mức đỉnh.
Câu 2 Việc quản lý sách và bạn đọc ở thư viện X bao gồm các công việc sau:
Khi thư viện nhập sách mới, cán bộ sẽ cập nhật thông tin quan trọng như mã sách, tên sách, tên tác giả, tên nhà xuất bản, năm xuất bản, số lượng và đơn giá.
+ Tra cứu thông tin về sách khi độc giả đến mượn sách có yêu cầu
Để mượn sách tại thư viện, người dùng cần làm thẻ độc giả Thẻ này bao gồm các thông tin quan trọng như số thẻ, họ và tên, ngày sinh, địa chỉ, chứng minh nhân dân và số điện thoại.
+ Tra cứu thông tin về độc giả khi cần thiết
Quản lý mượn trả sách:
Quản lý mượn sách yêu cầu độc giả điền phiếu yêu cầu với thông tin gồm số thẻ, mã sách, ngày mượn và ngày hẹn trả Thủ thư sẽ xác nhận thông tin thẻ độc giả và kiểm tra tình trạng sách trong kho trước khi quyết định cho mượn hoặc từ chối.
+ Quản lý trả: Khi độc giả đến trả sách, người thủ thư sẽ cập nhật các thông tin: Số thẻ,
Mã sách, Ngày trả Nếu độc giả trả quá hạn, người thủ thư sẽ thực hiện việc xử lý quá hạn
Thống kê sách theo yêu cầu là một hoạt động định kỳ do bộ phận quản lý thực hiện, nhằm tổng hợp thông tin về sách theo nhà xuất bản, tác giả và những cuốn sách được độc giả yêu thích.
Kết hợp với kết quả đã khảo sát, Anh (chị) hãy thiết kế hệ thống quản lý sách và bạn đọc để thực hiện các công việc trên gồm:
1 Biểu đồ phân cấp chức năng gồm 3 mức.
2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh, mức đỉnh
Câu 3 Việc quản lý công văn ở một đơn vị hành chính bao gồm các công việc sau:
Khi tiếp nhận công văn, hệ thống sẽ cập nhật các thông tin quan trọng như số công văn đến, ngày nhận, loại công văn, tên công văn, tóm tắt nội dung và nơi gửi Sau đó, công văn sẽ được phân phát đến các đơn vị trong cơ quan hoặc Ban lãnh đạo.
Trước khi gửi công văn, hệ thống sẽ cập nhật thông tin cần thiết như số công văn, ngày gửi, loại công văn, tên công văn, tóm tắt nội dung, người ký và nơi nhận Công văn được soạn thảo bởi lãnh đạo hoặc các đơn vị trong cơ quan trước khi được gửi đi.
Tuỳ theo yêu cầu, hệ thống có thể phải đáp ứng việc thống kê công văn:
1 Trong một khoảng thời gian tuỳ ý
2 Theo nơi gửi công văn
3 Theo nơi nhận công văn
Dựa trên kết quả khảo sát đã thực hiện, hãy thiết kế hệ thống quản lý công văn với các yêu cầu cụ thể: đầu tiên, xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng gồm 3 mức; tiếp theo, tạo biểu đồ luồng dữ liệu logic ở 2 mức, bao gồm mức khung cảnh và mức đỉnh.
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Các thành phần thiết kế
Thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi yêu cầu của khách hàng thành sản phẩm hoặc hệ thống phần mềm hoàn chỉnh Nó là nền tảng đảm bảo chất lượng cho quá trình phát triển và bảo trì phần mềm Thiếu thiết kế, phần mềm có nguy cơ trở thành một hệ thống không ổn định, dễ hỏng hóc và gặp khó khăn khi có thay đổi nhỏ.
1.1 Một số tiêu chuẩn thiết kế:
Trong quá trình thiết kế các thành phần, chất lượng được xác định qua các cuộc họp xét duyệt kỹ thuật và được nêu rõ trong phần quản lý chất lượng Để đánh giá chất lượng của biểu diễn thiết kế, cần xác định các tiêu chuẩn cho một thiết kế tốt Mục đích của giai đoạn thiết kế là tạo ra sản phẩm dễ đọc, dễ hiểu, dễ viết code và dễ bảo trì.
- Thiết kế nên đưa ra cách tổ chức phân cấp để kiểm soát các thành phần phần mềm
Kiến trúc kỹ thuật thuật
H ỗ tr ợ c ủ a h ệ thống thông tin hi ệ n th ờ i
Mô hinh d ữ liệu khái niệm
Mô hình quy trình nghi ệ p v ụ
Mô hình quy trình nghiệp vụ
Các h/th ố ng hi ệ nth ờ i ờ
Thiết kế phần mềm nên được chia thành các module, tức là phân hoạch một cách logic thành những phần nhỏ hơn với các chức năng xác định Cách tiếp cận này giúp cải thiện quản lý, xây dựng và bảo trì phần mềm hiệu quả hơn.
- Mỗi module nên kiểm soát để chỉ có một số hợp lý các module thành phần tại mức tiếp theo
- Các module nên độc lập quan hệđểcho các trao đổi giữa các module là tối thiểu nhất
- Mỗi module có kích thước vừa phải
- Để có thể dễ dàng mở rộng, mỗi module chỉ nên sử dụng cho một chức năng nghiệp vụ nào đó
Thiết kế phần mềm cần phân tách rõ ràng giữa dữ liệu và thủ tục, đồng thời tập trung vào việc phát triển các chương trình con hoặc thủ tục với các đặc trưng chức năng có thể sử dụng chung hoặc độc lập Hơn nữa, thiết kế cũng nên mô tả giao diện một cách dễ dàng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tương tác giữa các thủ tục và môi trường bên ngoài.
Thiết kế phần mềm là một quy trình chuyển đổi yêu cầu thành các biểu hiện cụ thể của phần mềm, bao gồm hai bước chính: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết Thiết kế sơ bộ tập trung vào kiến trúc tổng thể, kiến trúc dữ liệu, và các mô tả chức năng phần mềm, nhằm xây dựng một kiến trúc thống nhất và đề xuất cấu hình phần cứng, phần mềm phù hợp Trong khi đó, thiết kế chi tiết chú trọng vào việc tinh chỉnh cấu trúc dữ liệu, mô tả chi tiết các giao diện và thuật toán xử lý trong từng module chức năng, đảm bảo khả năng thực thi của ứng dụng.
Thiêt kế kiến trúc tổng thể
Kiến trúc tổng thể của hệ thống bao gồm cấu trúc chương trình, tổ chức các module và mối quan hệ điều khiển giữa chúng Thiết kế kiến trúc cũng phản ánh cấu trúc dữ liệu chung và quá trình dữ liệu diễn ra trong toàn bộ chương trình.
2.2 Phân chia hệ thống thành các hệ thống con:
Cách gộp nhóm các chức năng thành các hệ thống con nhằm giải quyết nhiệm vụ cụ thể là điều cần thiết để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống Các phân hệ, mặc dù chỉ là một phần trong lĩnh vực cụ thể, phải tuân thủ kiến trúc tổng thể để không làm hỏng cấu trúc chung và dễ dàng kết nối thành một hệ thống hoàn chỉnh Việc phân hoạch chức năng dựa trên phân tích yêu cầu, từ đó toàn bộ hệ thống được chia thành các hệ con, và các hệ con lại được chia thành các module nhỏ hơn.
Mỗi thiết kế giao diện và dữ liệu vào ra, cùng với mối liên hệ giữa các module, được mô tả chi tiết cho từng phần Việc chia hệ thống thành các hệ thống con giúp giảm bớt sự phức tạp và tạo thuận lợi cho lập trình cũng như bảo trì sau này Các hệ thống nhỏ dễ dàng hơn trong việc xây dựng và quản lý, cho phép thiết kế và cài đặt độc lập, song song Quá trình chia nhỏ hệ thống bắt đầu từ thiết kế tổng thể, xây dựng từng phần từ các thành phần cốt lõi và mở rộng dần đến các hệ thống con, sau đó tích hợp vào hệ thống tổng thể Sự phân chia này thường dựa trên biểu đồ luồng dữ liệu và hai tiêu chuẩn chính.
- Tính gắn kết chặt chẽ của các chức năng trong cùng một hệ thống con theo logic hoặc mục đích
Các hệ thống con cần thiết phải có cơ chế trao đổi thông tin để liên kết chặt chẽ với các thành phần khác trong hệ thống, đồng thời đảm bảo khả năng tích hợp hiệu quả vào các hệ thống khác.
Việc phân chia hệ thống hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo tính gắn kết cao và tính độc lập giữa các thành phần Sự phân chia này không chỉ dựa vào chức năng mà còn cần phân tích từ các căn cứ thực tế và thiết kế để đảm bảo tính khả thi và sử dụng được của hệ thống Dưới đây là một số gợi ý về cách nhóm các thành phần một cách hợp lý.
Theo thực thể - dữ liệu, nhóm các thực thể liên quan được tổ chức dựa trên các khía cạnh chuyên môn nghiệp vụ, nhằm thiết kế các module chức năng cho việc tạo lập và duy trì các nhóm thực thể thành hệ con.
Theo sự kiện tiến trình nghiệp vụ hoặc quản lý, các chức năng được tổ chức thành một hệ thống con, được khởi tạo dựa trên các sự kiện giao dịch cụ thể.
Lý do lựa chọn cấu trúc kinh doanh hợp lý bao gồm thuận lợi về vị trí địa lý, phân cấp trách nhiệm công tác, khả năng bảo mật, khả năng cấu hình phần cứng, cũng như cấu trúc sản phẩm hoặc nghiệp vụ của dòng sản phẩm trong công ty Việc kết hợp các yếu tố này sẽ tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
2.3 Xác định các quy trình nghiệp vụ trên máy tính và thủ công: Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình thiết kế các hệ thống với mục đích xác định xem các tiến trình, chức năng nào sẽ được xử lý bằng máy tính (tin học hóa) và còn các công đoạn nào phải thực hiện thủ công chẳng hạn như việc nhận dạng ảnh, đóng dấu… Việc xác định ranh giới thực hiện và các trao đổi kết nối giữa các chức năng thủ công và máy tính nhằm cung cấp các thông tin hỗ trợ việc thiết lập quy trình nghiệp vụ để hệ thống có thể hoạt động được Để đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động hiệu quả, các quy trình thủ công được thiết lập lại với các quy định, quy chế đảm bảo mối liên kết trao đổi thông tin thông suốt trong toàn hệ thống Từ đó các điều chỉnh thiết kế dữ liệu cho đầy đủ, ví dụ như nếu không lưu được các dữ liệu phim, băng video, chữ ký,…có thể có các dữ liệu khác được
Các chức năng trong phần thủ công đã được nghiên cứu và mô tả lại thành các quy trình công việc phù hợp với toàn bộ quy trình vận hành của hệ thống Những quy trình này được tập hợp và giao cho một cá nhân hoặc một nhóm thực hiện theo cơ chế theo lô hoặc trực tuyến.
Việc thiết kế các chức năng thủ công cần được đặc tả theo các yêu cầu sau:
- Mô tả rõ ràng nội dung, tiến trình công việc với mục đích cần đạt, các bước cần tiến hành và các yêu cầu của từng bước
- Xác định mức độ chính xác phải đạt
- Ấn định mức năng suất cần thiết, mức độ khéo léo và kỹ nghệ cần có
- Hướng dẫn rõ cách xử lý khi có sai sót
Các chức năng được máy tính hóa sẽ được thiết kế chi tiết trong các thiết kế module và dữ liệu
2.4 Lược đồ cấu trúc hệ thống:
Khi có lược đồ dòng thông tin trong hệ thống và các thực thể dữ liệu liên quan, có thể xây dựng bức tranh lược đồ cấu trúc vật lý toàn hệ thống Lược đồ cấu trúc cho thấy cách tổ chức hệ thống thông tin theo phân cấp các thành phần module Mục đích của lược đồ này là chỉ ra mối liên kết giữa các phần của hệ thống chương trình thông qua việc truyền tham số và dữ liệu, đồng thời xác định thứ tự thực hiện lập trình Các lược đồ cấu trúc được thể hiện ở nhiều mức độ khác nhau, từ tổng thể đến chi tiết từng module.
Lược đồ cấu trúc xác định lại luồng xử lý dữ liệu thành các thành phần hệ thống theo nguyên tắc thiết kế chương trình Module, đơn vị nhỏ nhất của hệ thống, được định nghĩa như một chức năng với một điểm vào và một điểm ra Lược đồ cấu trúc thể hiện sự phân rã của hệ thống, bắt đầu từ một module gốc và tiếp theo là các module được gọi để thực hiện nhiệm vụ Cấu trúc này phân cấp cho đến các module cuối cùng (lá), thực hiện nhiệm vụ mà không gọi đến module nào khác.
Ví dụ: Dưới đây là một cách thể hiện lược đồ cấu trúc thể hiện liên kết giữa các trang Web của hệ thống
2.5 Lựa chọn thiết kế kiến trúc ứng dụng:
Phần này giới thiệu các loại kiến trúc ứng dụng giúp người dùng đánh giá và lựa chọn thiết kế phù hợp Chi tiết thiết kế kiến trúc các thành phần trên client và server phụ thuộc vào nhu cầu, cấu hình hiện tại và nền tảng phần mềm phát triển Việc lựa chọn kiến trúc ứng dụng cần được thực hiện trước khi phát triển và cài đặt, nhằm chuẩn bị các phương án phần cứng và phần mềm cho toàn hệ thống.
Ngày nay, giao dịch trên mạng máy tính đã thay thế hầu hết các máy tính PC đơn lẻ, với nhiều doanh nghiệp và tổ chức chuyển ứng dụng lên Web và Internet Kiến trúc phân tán ứng dụng và dữ liệu theo mô hình client-server trở nên phổ biến Do đó, trong thiết kế kiến trúc ứng dụng hiện tại, việc lựa chọn mô hình cài đặt hệ thống theo một trong các mô hình client-server thích hợp là rất quan trọng Các phương án kiến trúc này chủ yếu dựa vào ba thành phần cơ bản của hệ thống.
Thành phần quản lý dữ liệu đảm nhận vai trò quan trọng trong việc quản lý các tương tác giữa phần mềm và các tệp cũng như cơ sở dữ liệu (CSDL) Các chức năng này bao gồm thực hiện các truy vấn, cập nhật dữ liệu, đảm bảo an ninh, kiểm soát tính tương thích, lưu trữ và khôi phục dữ liệu một cách hiệu quả.
Thiết kế kiểm soát
Mục đích của thiết kế kiểm soát là đảm bảo tính chính xác của hệ thống và lập kế hoạch cho các biện pháp bảo vệ trước các sự cố xâm nhập, hỏng hóc Phân tích kiểm soát không chỉ là trách nhiệm của các nhà phân tích hệ thống mà còn là nhiệm vụ của các nhà quản lý, người sử dụng và quản lý dự án Ba khía cạnh cơ bản của hệ thống cần được bảo vệ bằng các kiểm soát bao gồm tính toàn vẹn, tính khả dụng và tính bảo mật.
Độ chính xác là yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện các thao tác, đảm bảo rằng mọi hành động đều được thực hiện chính xác và dữ liệu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phải luôn đúng đắn và nhất quán.
- Độ an toàn: Đảm bảo hệ thống hoạt động không bị xâm hai, đe dọa và khả năng tự phục hồi, sẵn sàng phục hồi khi có sự cố
- Tính bảo mật riêng tư của hệ thống thể hiện khả năng ngăn ngừa các xâm phạm vô tình hay cố ý từ phía con người
Client Tier 1 Database Server Tier 2
3.2 Đảm bảo tính chính xác –kiểm tra dữ liệu:
Thiết lập biện pháp kiểm tra tính chính xác và nhất quán của dữ liệu tại các điểm truy cập thông tin bằng cách xác định các mối đe dọa liên quan đến sai sót dữ liệu Điều này bao gồm việc thiết kế các biện pháp kiểm tra nhằm ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa lỗi ở tất cả các đầu mối.
CẬP DỮ LIỆU CÁC SAI SÓT BIỆN PHÁP
Người dùng nhập dữ liệu qua ứng dụng
Nhập số liệu sai Ăn cắp mã Thao tác sai
Kiểm tra dữ liệu nhập vào là một bước quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, diễn ra ở nhiều mức độ khác nhau như khi chuyển qua các trường, kiểm tra từng bản ghi và khi hoàn tất việc commit toàn bộ form nhập.
Dùng mật khẩu một lần
Dùng các số kiểm tra khi nhập mã Theo dõi nhật ký sử dụng truy cập ứng dụng
Qua các hệ quản trị
Những người dùng có quyền có thể truy nhập vào database không qua ứng dụng
Nhập số liệu sai do không có kiểm soát
Cấp quyền cho người dùng có thể vào Database nhưng không có quyền truy cập tài liệu
Hạn chế nhập dữ liệu từ các hệ quản trị CSDL
Có thiết kế theo dõi nhật ký sử dụng, truy cập cơ sở dữ liệu
Phân quyền sử dụng người dùng hệ thống khác với người dùng truy cập
Qua các ứng dụng khác nhau trong đơn vị
Dùng công cụ của hệ quản trị CSDL
Dữ liệu nguồn bị sai Thiết kế đầy đủ các ràng buộc có thể kiểm soát tựđộng theo mọi con đường cập nhật dữ liệu vào DB
Sự cố khi đọc ghi
Trong quản lý cơ sở dữ liệu, việc thực hiện giao dịch là rất quan trọng Chỉ nên commit dữ liệu khi tất cả các giao tác đã được xử lý đầy đủ và thực hiện rollback nếu dữ liệu không đảm bảo tính toàn vẹn Điều này giúp đảm bảo tính sẵn sàng của hệ thống khi có sự cố xảy ra.
Các biện pháp dự phòng, chia tải
Xây dựng chương trình kiểm tra dữ liệu theo định kỳ, tự động hoặc khi nhận biết được có sai lệch
Hệ thống thiết kế nhằm phát hiện và ngăn chặn các tấn công từ bên ngoài cũng như nội bộ, đảm bảo an ninh mạng bằng cách ngăn chặn truy cập trái phép Hệ thống cũng cần có khả năng hoạt động liên tục trong trường hợp xảy ra sự cố, thông qua các giải pháp sao lưu, khôi phục và biện pháp dự phòng server, cũng như chia tải hiệu quả.
3.3.1 Sao lưu, khôi phục dữ liệu:
Sao lưu dữ liệu là quá trình tạo ra các bản sao của dữ liệu để khôi phục khi cần thiết, bao gồm các tệp lưu toàn bộ hoặc một phần cơ sở dữ liệu được thực hiện theo chu kỳ Những tệp lưu này thường chứa dữ liệu dạng nén và có thể được lưu trữ trên đĩa cứng, CD-ROM hoặc băng từ Quy trình khôi phục giúp đưa cơ sở dữ liệu trở về trạng thái ban đầu trước khi xảy ra sự cố, đảm bảo sự toàn vẹn của hệ thống.
Các giải pháp sao lưu và phục hồi được hỗ trợ bởi các hệ thống nền, bao gồm cả phần cứng và phần mềm, với mức độ hỗ trợ khác nhau từ các hệ thống phần mềm.
- Hệ điều hành: Sao lưu và khôi phục cho toàn ổ đĩa…
- Hệ quản trị CSDL: Sử dụng các hệ quản trị để thao tác sao lưu, khôi phục hoặc đặt lịch
Lập trình ứng dụng cho phép linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu theo các chiều dọc và ngang của từng bảng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc lập trình truyền thống.
Tùy thuộc vào mức độ cần thiết và các công cụ hiện có, việc thiết kế, sao lưu và khôi phục dữ liệu cần phải có một kế hoạch chi tiết để đảm bảo giải pháp phù hợp.
Các loại dữ liệu sao lưu cần được xác định rõ ràng, bao gồm bảng và cột của các bản ghi cần lưu trữ Ví dụ, dữ liệu danh mục có thể yêu cầu sao lưu toàn bộ bảng, trong khi dữ liệu tác nghiệp theo tháng hoặc năm chỉ cần sao lưu theo từng khoảng thời gian cụ thể Điều này giúp giảm thiểu dữ liệu dư thừa và rút ngắn thời gian khôi phục.
Để bảo vệ dữ liệu quan trọng, việc định kỳ sao lưu là rất cần thiết, đặc biệt trong những tình huống bất ngờ như sự cố khi di chuyển máy móc hoặc sửa chữa nhà Việc này không chỉ giúp đảm bảo an toàn cho thông tin mà còn giúp người dùng chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống khẩn cấp.
- Chuẩn bị các thiết bị lưu trữ: Tính toán và chuẩn bị sẵn sàng các thiết bị đĩa cứng, CD-ROM…
3.3.2 Các biện pháp an toàn dự phòng:
Các hệ thống ứng dụng tin học quy mô lớn, đặc biệt là những ứng dụng có nhiều người dùng đồng thời và yêu cầu hoạt động trực tuyến, cần được thiết kế với phần cứng và phần mềm đảm bảo tính sẵn sàng cao Điều này có thể đạt được thông qua các kỹ thuật chia tải và dự phòng, sử dụng nhiều server hoạt động song song theo chế độ primary-backup Khi một server gặp sự cố, bộ cân tải sẽ tự động chuyển hướng sang server còn lại đang hoạt động.
Trên môi trường Internet, việc bảo đảm an toàn mạng là vô cùng quan trọng, đặc biệt với 63 ứng dụng trực tuyến Để tăng cường an ninh, cần sử dụng các thiết bị phần cứng và hệ thống phần mềm hỗ trợ cho các loại server.
3.3 3 Kiểm tra dữ liệu – bảo mật:
Sử dụng các biện pháp bảo mật và phân quyền người sử dụng truy cập dữ liệu và thao tác chức năng chương trình theo các mức:
Bảo mật dữ liệu là yếu tố quan trọng trong hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung trên máy chủ, nơi nhiều người dùng có thể truy cập Để đảm bảo an toàn, người sử dụng phải nằm trong danh sách được phép truy cập máy chủ Quyền truy cập ứng dụng được quản lý thông qua chức năng quản trị, cho phép người dùng nhận quyền hạn khác nhau dựa trên vai trò của họ Mỗi cơ sở dữ liệu đi kèm với danh sách kiểm tra quyền truy cập (ACL), xác định quyền hạn từ "quản trị" đến "không được truy cập" Tất cả người dùng đều phải đăng ký với tên người sử dụng và mã số bảo mật được mã hóa Hệ thống cũng cho phép quản trị viên cấp quyền truy cập đến các đối tượng cụ thể, với mỗi đối tượng có thể có các quyền thao tác khác nhau, ví dụ, nhân viên bán hàng có thể thực hiện các thao tác trên bảng KH_BAN, trong khi nhân viên khác chỉ có quyền xem.
Thiết kế dữ liệu
Phần này trình bày các khái niệm và kỹ thuật thiết kế dữ liệu, giúp chuyên gia phối hợp và đánh giá thiết kế hiệu quả Để đạt được thiết kế tối ưu, người thiết kế cần nắm vững công nghệ và kỹ thuật của hệ quản trị cơ sở dữ liệu, cũng như kiến thức về lưu trữ và các phương pháp xử lý tối ưu.
4.1 Nội dung thiết kế dữ liệu:
Dựa trên kết quả phân tích, đã hình thành lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ thực thể, đáp ứng yêu cầu mô tả thông tin và dữ liệu của hệ thống thực Giai đoạn thiết kế chuyển đổi lược đồ dữ liệu khái niệm thành lược đồ vật lý, tức là cấu trúc lưu trữ thực tế trên bộ nhớ ngoài của máy tính, thông qua lược đồ logic trung gian với các định nghĩa bảng và chỉ mục Cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ lâu dài dữ liệu của hệ thống, yêu cầu tổ chức tốt theo hai tiêu chuẩn.
Hợp lý- đủ và không thừa;
Truy cập thuận lợi : Hỗ trợ tìm kiếm, cập nhật, bổ sung và loại bỏ các thông tin sao cho nhanh chóng và tiện dùng
Giai đoạn thiết kế dữ liệu được tách thành hai bước:
Thông qua việc nghiên cứu các yêu cầu truy cập, lược đồ khái niệm được chuyển đổi thành một dạng trung gian, được gọi là lược đồ logic về dữ liệu.
Nghiên cứu cấu hình hệ thống, đặc biệt là các ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu, giúp chuyển đổi lược đồ logic thành lược đồ vật lý phù hợp để cài đặt.
4.1.1 Xây dựng mô hình logic:
Mô hình logic dữ liệu tổ chức thông tin theo các ký hiệu của hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL), với hệ quản trị CSDL quan hệ là phổ biến nhất hiện nay Do đó, mô hình dữ liệu quan hệ thường được sử dụng để tối ưu hóa hiệu quả Quá trình mô hình hóa dữ liệu logic quan hệ chuyển đổi sơ đồ quan hệ thực thể cùng các thuộc tính thành mô hình dữ liệu quan hệ thông qua các bước cụ thể.
Trong mô hình ER, mỗi thực thể được chuyển đổi thành một quan hệ trong mô hình quan hệ Các thuộc tính định dạng sẽ trở thành thuộc tính khóa, trong khi các thuộc tính khác sẽ được phân loại là thuộc tính không phải khóa.
Biểu diễn các quan hệ: Tùy theo kiểu quan hệ mà mỗi quan hệ thực thể có thể trở thành một quan hệ hoặc một thuộc tính khóa
Chuẩn hóa các quan hệ: Loại bỏ các dư thừa
Tích hợp các mối quan hệ của các thực thể cùng loại từ các khung nhìn khác nhau của người dùng giúp loại bỏ sự dư thừa và chuẩn hóa lại dữ liệu.
Các biểu diễn thực thể và quan hệ thực thể được biến đổi thành mô hình dữ liệu quan hệ như sau:
Mô hình khái niệm-ER với các thuộc tính Mô hình Logic- Mô hình dữ liệu quan hệ
Thực thể - Entity Quan hệ - Bảng – table
Quan hệ- Relationship 1:N Khóa ngoài – Foreign Key
Quan hệ- Relationship N:M Quan hệ - Bảng – table
Thuộc tính – attribute Cột – Column
Tên định danh chính – primary Unique
Khóa chính - primary Key Tên định danh – Unique Identifier Khóa duy nhất – Unique Key
4.1.2 Hoàn chỉnh thiết kế vật lý: Đây là giai đoạn chuyển từ mô hình logic thành các đặc tả kỹ thuật cho lưu trữ dữ liệu để có thể cài đặt trong hệ quản trị CSDL hoặc tạo các tệp lưu trữ dữ liệu Tới giai đoạn này đã có các định nghĩa về bảng (tệp) và các cột, thiết kế chi tiết sẽ hoàn chỉnh các đặc tảcài đặt vật lý sao cho đạt được mục đích đặt ra Các chuyên gia phân tích hệ thống phát triển các đặc tả này cần kết hợp với các nhà lập trình, các nhà quản trị, các nhân viên an ninh dữ liệu… Thông thường, các quyết định lưu trữ dữ liệu vật lý gắn với công nghệ quản lý dữ liệu được lựa chọn cho ứng dụng như các hệ quản trị CSDL nào đó với mục đích thường nhằm tới là hiệu suất xử lý dữ liệu Trong điều kiện giá thành và dung lượng cho các thiết bị lưu trữ dữ liệu đã giảm nhiều thì yếu tố quan trọng cần xem xét khi thiết kế là tiêu chuẩn tối thiểu hóa thời gian truy cập, xử lý dữ liệu trong hệ thống
Giai đoạn thiết kế vật lý nhằm chuyển đổi các quan hệ từ mô hình dữ liệu logic thành thiết kế kỹ thuật, bao gồm việc lựa chọn khuôn dạng lưu trữ cho từng thuộc tính, nhóm các thuộc tính thành bản ghi, và xác định cách tổ chức tệp các bản ghi cũng như các phương pháp truy cập dữ liệu Ngoài ra, việc lựa chọn công nghệ lưu trữ để quản lý dữ liệu cũng rất quan trọng, với các chức năng hệ điều hành khác nhau được gọi là phương pháp truy cập hoặc hệ thống quản trị dữ liệu.
Bước này không liên quan đến việc cài đặt vật lý các cơ sở dữ liệu (CSDL) hay tệp dữ liệu, mà chỉ cung cấp các đặc tả kỹ thuật cho lập trình viên Những thông tin này sẽ được sử dụng trong giai đoạn cài đặt để tạo ra các tệp lưu trữ hoặc CSDL vật lý.
Các thông tin cần thiết cho bước thiết kế là:
- Các quan hệ đã chuẩn hóa và đánh giá dung lượng
- Các định nghĩa cho mỗi thuộc tính
- Các mô tả dữ liệu được sử dụng ở đâu, khi nào
- Các yêu cầu về thời gian trả lời và các yêu cầu ràng buộc dữ liệu
- Các đặc tả công nghệ sử dụng cài đặt lưu trữ dữ liệu
Việc thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu gồm các tiến trình cơ bản sau:
Lựa chọn khuôn dạng lưu trữ cho từng thuộc tính trong mô hình dữ liệu logic là rất quan trọng để tối thiểu hóa không gian lưu trữ và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu Các định dạng này bao gồm lựa chọn độ dài, kiểu số thập phân, giá trị tối thiểu và tối đa, cùng với các ràng buộc như khóa chính, khóa ngoài, khóa duy nhất và not null Những yếu tố này phải tuân theo các loại dữ liệu của hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) để đảm bảo biểu diễn đầy đủ các giá trị có thể có và hỗ trợ khả năng xử lý dữ liệu hiệu quả Việc tính toán kích thước và lựa chọn kiểu dữ liệu phù hợp với hệ quản trị CSDL đã cài đặt là điều cần thiết.
Nhóm các thuộc tính từ mô hình dữ liệu thành các bản ghi vật lý và xác định dung lượng lưu trữ cần thiết dựa trên số lượng bản ghi, tần suất cập nhật dữ liệu thực tế và các tham số cấp phát vùng lưu trữ ban đầu Tính toán dung lượng lưu trữ nhằm tối ưu hóa không gian và đảm bảo tốc độ truy cập Để cải thiện tốc độ, có thể áp dụng kỹ thuật phi chuẩn hoặc phân hoạch bảng dữ liệu để tách hoặc gộp các dữ liệu logic thành các bản ghi vật lý.
Sắp xếp các bản ghi liên quan trên bộ nhớ ngoài là rất quan trọng để tổ chức tệp hiệu quả, đảm bảo lưu trữ và truy cập nhanh chóng Cần chú ý đến các yếu tố bảo vệ dữ liệu và khả năng khôi phục khi gặp sự cố, đồng thời xem xét lựa chọn giữa kiến trúc tập trung và phân tán dữ liệu.
Để tối ưu hóa hiệu quả truy cập, cần lựa chọn cẩn thận các phương tiện và cấu trúc, bao gồm việc quyết định các tệp chỉ mục, thiết lập các bảng trung gian và sử dụng các view Đồng thời, cần xem xét các yếu tố phi chuẩn để nâng cao hiệu suất truy vấn.
4.2 Một số kỹ thuật thiết kế dữ liệu:
4.2.1 Kỹ thuật mã hóa dữ liệu:
Mã hóa là việc sử dụng các ký hiệu để xác định đối tượng, phổ biến trong các bộ mã như mã đơn vị hành chính, mã bưu điện, số hiệu sản phẩm và mã sinh viên Thông qua mã hóa, việc nhận diện, phân loại và sắp xếp dữ liệu trở nên dễ dàng hơn, đồng thời tiết kiệm không gian lưu trữ và cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu Tuy nhiên, việc nhập và tra cứu theo các trường mã có thể gây khó khăn cho người dùng Sử dụng bộ mã hợp lý và có ý nghĩa là rất quan trọng để thuận lợi cho việc xử lý và quản lý thông tin trong máy tính, vì nếu thiết kế bộ mã sai, tất cả các hệ thống và dữ liệu liên quan sẽ cần phải được sửa đổi.
Thiết kế chi tiết chức năng- module chương trình
Mô tả chi tiết modul đặc tả là bản đồ định hướng cho lập trình viên mã hóa ứng dụng, giúp đáp ứng yêu cầu của người sử dụng Nhờ vào các công cụ đồ họa, người thiết kế có thể tạo ra giao diện trong hồ sơ chức năng, đóng vai trò như bản mẫu cho người dùng Điều này giúp người dùng hình dung hệ thống phần mềm và cách thức sử dụng, đồng thời đảm bảo rằng mục tiêu của họ được thực hiện Lập trình viên chỉ cần xem qua thiết kế giao diện để hiểu rõ công việc lập trình cần thực hiện Các thiết kế này cũng bao gồm mô tả về xử lý kiểm tra dữ liệu nhập vào và tính đúng đắn của các ràng buộc dữ liệu, đảm bảo tất cả chức năng cần thiết được thực hiện đúng cách.
5.1 Một số hướng dẫn thiết kế giao diện:
Màn hình đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp giữa người sử dụng và hệ thống, do đó, thiết kế màn hình cần được chú trọng Tính dễ sử dụng của giao diện cũng là tiêu chí đánh giá chất lượng hệ thống Hiện nay, các giao diện người-máy thường được triển khai qua các màn hình dạng cửa sổ (windows) Nhờ vào các công cụ giao diện người dùng đồ họa (GUI), các nhà thiết kế có thể dễ dàng tạo ra các mô hình bản mẫu, từ đó phát triển ngôn ngữ trực quan nhằm đánh giá sự chấp thuận của người dùng.
- Các thủ tục thiết kế màn hình bao gồm các công việc và mục đích sau:
Bức tranh tổng thể về tổ chức các màn hình được tạo ra mô tả rõ ràng thiết kế luồng màn hình và trật tự hiển thị của từng màn hình dựa trên các xử lý của hệ thống Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi và tương tác với hệ thống một cách hiệu quả.
Chuẩn hóa các thiết kế trình bày màn hình tạo ra các bản mẫu bao gồm các đặc tả:
Sử dụng công cụ đồ họa để thiết kế các màn hình chuẩn như màn hình nhập một bản ghi, nhiều bản ghi, và màn hình nhập tham số cho báo cáo Bố trí hợp lý các trường và trang màn hình nhằm nâng cao hiệu suất cho cả người phát triển và người dùng.
Định nghĩa các phím chức năng, các thanh công cụ, biểu tượng
Thiết kế chi tiết giao diện từng màn hình:
Đặc tả giao diện bao gồm cách sắp đặt các trường trên trang màn hình, vị trí hiển thị tiêu đề và nội dung của các trường, cũng như cách trình bày, định dạng và màu sắc Ngoài ra, kiểu dữ liệu nhập được xác định qua các phương thức như chọn danh sách, đánh dấu check hoặc gõ phím, cùng với việc thiết lập các giá trị mặc định cho các trường này.
Cách sử dụng, thao tác dữ liệu
Luồng xử lý trong chức năng
- Một số tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thiết kế giao diện:
Tính hiệu quả của hệ thống cho phép người sử dụng xử lý thông tin nhanh chóng chỉ qua vài bước thực hiện, từ đó nâng cao tốc độ thao tác và thời gian phản hồi, giúp người dùng cảm thấy yên tâm và tự tin hơn Hệ thống cũng giảm thiểu việc nhập dữ liệu nhiều lần bằng cách truyền giá trị tham số giữa các form và tự động gán các giá trị mặc định tối đa Ngoài ra, nó còn hỗ trợ tự động chuyển sang trường tiếp theo khi đủ giá trị hoặc nhảy sang bản ghi tiếp theo khi đang ở trường cuối.
Tính nhất quán trong giao diện, thông báo và hướng dẫn giúp tạo ra trải nghiệm thân thiện cho người dùng, cho phép họ dễ dàng nắm bắt các bước cần thực hiện Sự ổn định này không chỉ nâng cao tính hiệu quả mà còn giúp người dùng cảm thấy tự tin hơn khi tương tác với hệ thống.
Giao diện tính thứ lỗi giúp người dùng nhận biết các cảnh báo về lỗi và nguy hiểm tiềm ẩn, đồng thời cung cấp những lựa chọn dễ dàng để khắc phục sự cố và thoát khỏi tình huống khó khăn.
Tính phản hồi là yếu tố quan trọng trong thiết kế giao diện người dùng, yêu cầu cung cấp phản hồi ngay lập tức sau mỗi hành động của người dùng Điều này bao gồm việc hiển thị thông tin chi tiết về quá trình xử lý, tránh tình trạng màn hình trống hoặc thời gian chết Ví dụ, trong các tiến trình xử lý ngầm kéo dài trên máy tính, việc thường xuyên cập nhật thông tin về tiến độ công việc thông qua thông báo hoặc biểu đồ phần trăm hoàn thành là cần thiết để người dùng nắm bắt tình hình.
Trang giao diện với thiết kế đồ họa đẹp mắt và tính mỹ thuật cao sẽ thu hút và tạo ấn tượng mạnh mẽ cho người dùng Tuy nhiên, việc sử dụng quá nhiều hình ảnh có thể dẫn đến sự lẫn lộn, ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng.
Tính đơn giản dễ học, dễ dùng: để cho cả người sử dụng ít kinh nghiệm cũng có thể thao tác được
Các thông báo, hiển thị dễ hiểu, tạo cảm giác cho người dùng như là họ đang điều khiển chương trình chứ không phải chương trình điều khiển họ
5.2 Thiết kế cáctrường trên trang màn hình:
Các trường trên giao diện màn hình là các ô cho phép người dùng nhập dữ liệu vào hệ thống Dữ liệu này sau đó được xử lý và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Việc thiết kế các loại trường nhập liệu cần được cân nhắc dựa trên tính chất, sự tiện dụng và ý nghĩa thực tế của chúng.
Thông thường hay sử dụng một số trường như sau:
Trường văn bản- TEXT là các trường hay dùng nhất để nhập các loại dữ liệu kiểu kí tự, kiểu số, văn bản…
Ô kiểm tra- Check box: Nhập các dữ liệu có một trong hai giá trị với cách chọn (check) hoặc không chọn
Radio Group: Cho phép chỉ chọn một trong nhiều giá trị đã đưa ra trên màn hình
Hộp chọn combo – combo box: có thể chọn trong danh sách gợi ý hoặc không nhập giá trị
Danh sách chọn – Pop List: Phải nhập một trong các giá trị đưa ra trong danh sách
Danh sách nhiều phần tử chọn là một giải pháp hiệu quả cho việc bố trí các phần tử có thể chọn trong khung, giúp người dùng dễ dàng xem và lựa chọn giá trị thông qua các thanh trượt Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các danh sách có nhiều giá trị cần chọn và có độ dài lớn, mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà và tiện lợi.
Danh sách chọn nhiều (List of Values) được sử dụng để tìm kiếm dữ liệu từ các bảng liên quan, hỗ trợ các công cụ tìm kiếm trên dữ liệu đã được cung cấp.
Một số hướng dẫn kỹ thuật:
Phần tiêu đề của trường cần tách biệt và phân biệt ( sử dụng màu sắc hoặc độ sáng khác nhau) với giá trị của trường
Các tiêu đề các trường phải được căn chỉnh ( thường là thẳng trái), bố trí thẳng hàng, thẳng cột
Căn chỉnh các trường giá trị một cách hợp lý: các giá trị số cần được căn thẳng hàng với dấu thập phân thẳng nếu nằm trên cùng một cột, trong khi các giá trị chữ và văn bản nên được căn trái.
Các kiểm soát tại mức trường: primary key, foreign key, miền giá trị cho phép, giá trị ngầm định (nếu có) được gán khi đến trường đó
Sử dụng các định dạng theo kiểu thuận tiện với phong cách, văn hóa người dùng: dấu phẩy thập phân, cách nhập dữ liệu ngày tháng…
Thứ tự chuyển giữa các trường cần tuân theo quy tắc nhất định, đó là từ trên xuống dưới và từ trái sang phải, hoặc từ trái sang phải và sau đó từ trên xuống dưới Việc nhảy cách giữa các trường sẽ gây khó khăn trong việc theo dõi thông tin.
Các trường có giá trị bắt buộc nên để thứ tự nhập trước
Nên để màu sắc khác nhau để phân biệt các trường chỉ hiện giá trị và các trường có giá trị cần nhập
Có kiểm tra dữ liệu và khả năng sửa sai ngay khi dữ liệu nhập vào
Khi bắt lỗi các trường nhập cần chỉ rõ tên trường và con trỏ đặt tại trường đó
Một số mô hình hỗ trợ công cụ thiết kế
Các công cụ đồ họa như BFD, DFD và ERD không chỉ được sử dụng trong giai đoạn phân tích mà còn có thể tái sử dụng trong giai đoạn thiết kế Những sơ đồ này thường được điều chỉnh và chi tiết hóa từ các sơ đồ đã thu được trong quá trình phân tích, với phạm vi mô tả hẹp hơn nhưng chi tiết hơn về chức năng Thường chỉ những chức năng phức tạp và khó hiểu về mặt nghiệp vụ mới cần được làm rõ ràng với đầy đủ các công cụ phân tích Ngoài ra, các công cụ sơ đồ phân rã chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu có thể được sử dụng để thể hiện cấu trúc hệ thống, liên kết các trang, menu và các sơ đồ khối của các thuật toán.
Phương pháp kiểm định thiết kế và công cụ tự động
Giai đoạn thiết kế hệ thống là quá trình phát triển và chi tiết hóa các kết quả từ mô hình hóa hệ thống, dựa trên những khảo sát và phân tích đã thực hiện trước đó.
7.1 Tiêu chuẩn để kiểm định kết quả thiết kế: a) Thể hiện đầy đủ và thống nhất các kết quả của giai đoạn khảo sát Kết quả của giai đoạn khảo sát thường được tập hợp thành một danh sách các yêu cầu Để kiểm định, phân tích viên phải duyệt từng yêu cầu và tự đặt câu hỏi: đã có phương án giải quyết yêu cầu này chưa? Ở chức năng nào? Dữ liệu nào ? b) Thể hiện đầy đủ và thống nhất các kết quả của giai đoạn phân tích Kết quả của giai đoạn phân tích là các chức năng và các bảng dữ liệu Để kiểm định mức độ đáp ứng với kết quả phân tích, phân tích viên phải duyệt từng chức năng/bảng dữ liệu và tự đặt câu hỏi: đã giải quyết đủ các yêu cầu xử lý của chức năng / bảng dữ liệu này chưa? Đã xử lý hết các ràng buộc chưa? Quy trình/ tổ chức dữ liệu đã tối ưu chưa? Có gây ra mâu thuẫn với các chức năng/ dữ liệu khác không? Phạm vi ảnh hưởng? c) Không có mâu thuẫn giữa chức năng và dữ liệu Để kiểm định mức độ nhất quán giữa hai mô hình này, phân tích viên duyệt từng chức năng và tự đặt câu hỏi: đã đủ dữ liệu đầu vào để thực hiện được chức năng này chưa? Tổ chức dữ liệu đã tối ưu cho nhu cầu xử lý chưa? Sau đó, phân tích viên thực hiện công việc duyệt với từng bảng dữ liệu và đặt câu hỏi: dữ liệu này được dùng cho việc gì? Đã có chức năng cập nhật bảng dữ liệu này chưa?
Tương tự với giai đoạn phân tích, công việc kiểm định thường được làm đi làm lại và có thể chiếm tới 80% lao động của nhóm phân tích
Các công cụ phân tích thiết kế tự động hỗ trợ kiểm định kết quả thiết kế theo nguyên lý đã nêu Kết quả đánh giá được thể hiện qua các báo cáo, chỉ rõ các bảng dữ liệu không có chức năng cập nhật, các chức năng chưa được mô tả, và các yêu cầu chưa được đáp ứng bằng chức năng và bảng dữ liệu.
7.2 Các công cụ thiết kế tự động:
Khi sử dụng công cụ thiết kế tự động, nhiều người có thể hiểu nhầm rằng chúng sẽ tự động cung cấp phân tích, thiết kế và mã chương trình Tuy nhiên, thuật ngữ "tự động" ở đây không hoàn toàn chính xác Các công cụ này chủ yếu hỗ trợ trong việc xây dựng hệ thống tin học, bao gồm các bước phân tích, thiết kế và sinh mã chương trình Có thể ví von chúng giống như Word, một công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản, trong đó nội dung vẫn phải do người dùng tự sáng tạo.
Các công cụ thiết kế tự động hỗ trợ thiết kế đồ họa bằng cách thể hiện các sơ đồ tương ứng, cho phép tái sử dụng kết quả phân tích cho các phần tiếp theo Việc tái sử dụng này dựa trên mối quan hệ giữa các kết quả phân tích ở các phần khác nhau, như sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu, đảm bảo chúng tương ứng với nhau Cuối cùng, các công cụ này còn giúp phát hiện và thông báo các sai sót có thể xảy ra trong các giai đoạn thiết kế.
Các mối quan hệ hữu cơ giữa các mô hình là cơ sở cho việc phát hiện lỗi, và người dùng sẽ nhận được các cảnh báo thông qua báo cáo lỗi.
Khi bắt đầu sử dụng các công cụ thiết kế tự động, người dùng có thể cảm thấy khó khăn do tính phức tạp và khối lượng tài liệu đi kèm Tuy nhiên, khi đã nắm vững khả năng của những công cụ này, việc sử dụng chúng sẽ giúp cải thiện đáng kể chất lượng hệ thống Ví dụ, công cụ thiết kế tự động Oracle Designer được trình bày chi tiết trong phần phụ lục.
Tư liệu hoá thiết kế
Trong giai đoạn thiết kế, sự tham gia của người dùng thường gặp khó khăn do yêu cầu kiến thức lập trình chuyên sâu Tuy nhiên, đánh giá và góp ý từ người dùng là rất quan trọng để đảm bảo thiết kế đáp ứng nhu cầu thực tế Do đó, hồ sơ thiết kế nên được chia thành hai phần: một phần cho phép người dùng thẩm định và một phần kỹ thuật hơn phản ánh kết quả thẩm định Hồ sơ giao diện là ví dụ điển hình cho phần thẩm định, mô tả chức năng qua các màn hình, vị trí trường dữ liệu và quy trình kiểm tra Khi thẩm định, người dùng có thể hình dung hệ thống thực tế và đưa ra ý kiến về hệ thống mới.
Hồ sơ thiết kế thường bao gồm các nội dung như sau:
8.1 Mô hình dữ liệu tổng thể:
Cơ sở dữ liệu của hệ thống được chuyển đổi và phi chuẩn hóa từ mô hình dữ liệu trong giai đoạn phân tích, có thể sử dụng ERD để minh họa Nếu mô hình dữ liệu quá lớn, trên 100 bảng, nên chia theo chủ đề để dễ quản lý Đối với các hệ thống lớn, mô hình dữ liệu tổng thể cần thể hiện cả mô hình phân tán và tập trung, cũng như các nhóm người sử dụng và quyền hạn truy cập dữ liệu Các mô hình tổ chức dữ liệu như phân tán và trao đổi, cùng với các sơ đồ luồng dữ liệu, cần được trình bày đầy đủ với tất cả các bảng và thuộc tính liên quan.
8.2 Thiết kế dữ liệu chi tiết: Được thực hiện với từng bảng dữ liệu với các nội dung cụ thể
Thiết kế chi tiết các bảng dữ liệu a Tên bảng: b Nội dung dữ liệu: c Tần suất sử dụng: d Mức độ tăng trưởng:
- Kích thước ban đầu: số bản ghi ban đầu
- Dự kiến tốc độ tăng trưởng: số bản ghi tăng/ngày (tháng, năm…) đ Mô tả các trường dữ liệu
- Phương thức cập nhật, tính toán
(Với các bảng khó hiểu, mang nhiều tính nghiệp vụ cần có thí dụ cụ thể với nhiều tình huống đi kèm) e Các ràng buộc, thứ tự thực hiện…
8.3 Mô hình chức năng tổng thể:
Menu hệ thống được điều chỉnh từ mô hình chức năng trong giai đoạn phân tích nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng, có thể sử dụng BFD để minh họa Đối với các hệ thống lớn, mô hình chức năng tổng thể phản ánh đầy đủ các nhóm người sử dụng và quyền hạn của họ.
8.4 Thiết kế chi tiết chức năng:
Thiết kế chi tiết chức năng được thực hiện cho từng chức năng với các nội dung cụ thể sau:
Thiết kế chi tiết module chức năng
5 Mô hình dữ liệu của chức năng:
6 Mô tả sử dụng dữ liệu của chức năng:
7 Giao diện nhập dữ liệu:
8 Các xử lí, thứ tự thực hiện, giá trị ngầm định, các thao tác xử lý dữ liệu với CSDL…
8.5 Thiết kế thủ tục trigger:
Thiết kế chi tiết thủ tục
4 Sơ đồ khối thuật toán:
6 Các xử lí, dữ liệu:
Ví dụ quản lý kho
Thiết kế bảng trung gian cho quản lý kho, Mục lục hồ sơ thiết kế Thiết kế chức năng và dữ liệu mẫu
9.1 Thiết kế bảng trung gian:
Hệ thống Quản lý kho nhằm mục đích theo dõi và tổng hợp số lượng cũng như giá trị hàng tồn kho theo từng loại mặt hàng Người dùng yêu cầu hệ thống cung cấp gợi ý về số lượng hàng tồn và đơn giá tồn mỗi khi có yêu cầu xuất, với thời gian phản hồi không quá 40 giây.
Báo cáo kho cần đáp ứng các yêu cầu sau: lập và in thẻ kho cho từng mặt hàng dưới dạng bảng, với mỗi dòng thể hiện chi tiết nhập hoặc xuất bao gồm thông tin về ngày, số chứng từ, số lượng xuất/n nhập, giá trị xuất/n nhập, và số lượng cũng như giá trị tồn sau tác nghiệp Cần có tổng cộng cho các cột số lượng xuất, số lượng nhập, giá trị xuất và giá trị nhập Ngoài ra, báo cáo kho hàng tháng phải được lập cho toàn bộ kho, với dạng bảng thể hiện biến động xuất nhập và tồn của từng mặt hàng trong tháng, bao gồm mặt hàng, số lượng và giá trị tồn đầu kỳ, số lượng và giá trị nhập trong kỳ, số lượng và giá trị xuất trong kỳ, cùng số lượng và giá trị tồn cuối Cuối cùng, cần có tổng cộng cho các cột tồn giá trị đầu kỳ, giá trị nhập, giá trị xuất và tồn giá trị cuối kỳ.
Để gợi ý hàng tồn một cách nhanh chóng, cần sử dụng các bảng dữ liệu như Chứng từ nhập, Chi tiết hàng nhập, Chứng từ xuất và Chi tiết hàng xuất Tuy nhiên, việc duyệt toàn bộ chứng từ xuất nhập trong cả năm sẽ không đáp ứng yêu cầu thời gian (40 giây) Do đó, giải pháp hiệu quả là sử dụng bảng trung gian Tồn kho, bao gồm 03 cột: Mã hàng, Số tồn và Giá trị tồn Mỗi khi có chứng từ nhập, số tồn và giá trị tồn của các mã hàng sẽ được cộng thêm, trong khi đó, với mỗi lần xuất, số tồn sẽ bị trừ đi tương ứng.
Bảng tồn kho đã đáp ứng yêu cầu ban đầu, nhưng cần được điều chỉnh để phục vụ cho việc lập báo cáo hiệu quả hơn.
Tồn kho số lượng đầu năm
Tồn giá trị đầu năm
Nhập số lượng trong tháng 1
Nhập giá trị trong tháng 1
Xuất số lượng trong tháng 1
Xuất giá trị trong tháng 1
Nhập giá trị trong tháng 2
Xuất giá trị trong tháng 2
Nhập số lượng trong tháng 12
Nhập giá trị trong tháng 12
Xuất giá trị trong tháng 12
Bảng dữ liệu trung gian bao gồm 51 trường, được cập nhật giá trị khi có giao dịch nhập và xuất hàng Để tính toán số lượng và giá trị tồn kho, cần thực hiện tối đa 50 phép tính cộng để đáp ứng yêu cầu.
Bảng này lại có thể sử dụng phục vụ lập báo cáo kho có dạng:
Mã hàng Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ và Tồn cuối kỳ là các chỉ số quan trọng trong quản lý hàng tồn kho Tồn đầu kỳ thể hiện số lượng và giá trị hàng hóa còn lại từ kỳ trước Nhập trong kỳ chỉ ra số lượng và giá trị hàng hóa được nhập vào trong kỳ, trong khi Xuất trong kỳ phản ánh số lượng và giá trị hàng hóa đã xuất ra Cuối cùng, Tồn cuối kỳ cho biết số lượng và giá trị hàng hóa còn lại sau khi đã tính toán nhập và xuất.
Thông thường báo cáo kho được lập theo tháng
Bảng dữ liệu Tồn kho và bảng Danh mục mặt hàng có mối quan hệ 1 – 1, do đó có thể kết hợp chúng thành một bảng duy nhất, có thể được đặt tên là Mặt hàng hoặc Kho hàng.
Kỹ thuật thiết kế bảng trung gian là một phương pháp phi chuẩn, giúp tính toán sẵn thông tin để cung cấp ngay khi cần Việc xác định thông tin cần tính toán diễn ra trong giai đoạn thiết kế hệ thống, dựa trên yêu cầu của người dùng Các yêu cầu này thường liên quan đến tốc độ xử lý trong các công đoạn có tần suất sử dụng cao Thiết kế dữ liệu trung gian là một phần quan trọng, đòi hỏi trình độ chuyên môn cao Người thiết kế cần hiểu rõ yêu cầu nghiệp vụ và lựa chọn giải pháp tối ưu để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đó.
Kỹ thuật bảng trung gian là một công cụ hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của người dùng, nhưng nó cũng có thể gây ra vấn đề về tính nhất quán dữ liệu Các sai sót có thể phát sinh từ việc dữ liệu trung gian được tính toán dựa trên các dữ liệu gốc, trong khi các thay đổi ở dữ liệu ban đầu không được cập nhật đầy đủ Do đó, số liệu tồn kho lấy từ bảng trung gian có thể không phản ánh chính xác thực tế.
Số liệu 86 phản ánh thực tế nhưng cũng tiềm ẩn nguy cơ khi người dùng không thể xác định được thời điểm nào là chính xác và thời điểm nào là sai Trong nhiều trường hợp, số liệu này không còn khả năng sử dụng nữa.
Các bảng trung gian và các dạng phi chuẩn thường đi kèm với các cơ chế kiểm tra và đảm bảo tính nhất quán Những cơ chế này có thể được thực hiện tập trung trong một module chương trình, như các module Dọn dẹp số liệu, hoặc trong tất cả các module có sửa đổi số liệu gốc Chẳng hạn, trong chức năng nhập chứng từ nhập kho, cần có cơ chế cộng thêm vào bảng Tồn kho và cũng phải tính đến khả năng cập nhật bảng trung gian khi xóa chứng từ hoặc thay đổi số lượng và đơn giá hàng nhập.
Các cơ chế đảm bảo tính nhất quán làm cho thiết kế trở nên phức tạp, đặc biệt trong quá trình nâng cấp Khi thay đổi một đầu vào, cần kiểm soát mọi dữ liệu phi chuẩn liên quan để xây dựng cơ chế cập nhật tương ứng.
9.2 Mục lục hồ sơ thiết kế:
- Mô hình dữ liệu tổng thể
- Thiết kế chi tiết dữ tiết
+ Bảng Chi tiết hàng nhập
+ Bảng Chi tiết hàng xuất
+ Bảng Danh mục mặt hàng (Tồn kho)
- Mô hình chức năng tổng thể
- Thiết kế chi tiết chức năng
+ Chức năng Nhập danh mục hàng
+ Chức năng Lập báo cáo kho
- Thiết kế thủ tục, trigger
Mẫu thiết kế chức năng cho module Nhập kho bao gồm các thông tin quan trọng như tên chức năng là "Nhập kho", với mục đích chính là nhập, xoá và sửa chứng từ nhập kho Chức năng này dự kiến sẽ được sử dụng khoảng 20 lần mỗi ngày Nội dung chính của chức năng bao gồm việc nhập chứng từ với thông tin chung (master) và chi tiết hàng nhập (detail), đồng thời cập nhật số tồn kho trong bảng Tồn kho.
87 đ Mô hình dữ liệu của chức năng e Mô tả sử dụng dữ liệu của chức năng
Create Read Update Delete Achieve
MatHang (Danh mục mặt hàng)
# ID DVT MoTa TonSoLuongDauNam TonGiaTriDauNam NhapSoLuongKy1 NhapGiaTriKy1 XuatSoLuongKy1
XuatGiaTriKy12 X g Giao diện nhập dữ liệu:
Phần thông tin chung: Số chứng từ, Ngày, Loại tiền, Diễn giải
Phần thông tin chi tiết hàng nhập: Mã hàng, Đơn vị tính, Mô tả, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
Các phím chức năng: F2 xem danh sách
Các biểu tượng: Nhập mới, Ghi, Xoá, Ra
Phần thông tin chung: Số chứng từ, Ngày, Loại tiền, Diễn giải
Phần thông tin chi tiết hàng nhập: Mã hàng, Đơn vị tính (hiện), Mô tả (hiện), Số lượng, Đơn giá, Thành tiền (hiện)
Cộng số lượng và thành phần của từng chi tiết hàng vào bảng Mặt hàng, tương ứng với các trường NhapSoLuongKy1 và NhapGiaTriKy1, trong đó i đại diện cho tháng của chứng từ.
- Trường hợp sửa chứng từ trừ số cũ, cộng số mới vào các trường trên
Số chứng từ Ngày nhập
Mã hàng Mô tả ĐVT Số lượng Đơn giá
1 Tại sao nói thiết kế là một trong những giai đoạn trung tâm của quá trình phát triển hệ thống ?
2 Các hoạt động thiết kế và sản phẩm thiết kế ?
3 Tại sao về phương diện quản lý, người ta lại chia ra 2 giai đoạn con là thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết ?
4 Các tiêu chuẩn thiết kế đảm bảo chất lượng là gì ? Anh/Chị có bổ sung gì thêm ?
5 Trong thiết kế các mô đun chương trình, hãy phân tích tính gắn bó của từng mô đun và tính liên kết của các mô đun
6 Thực hành theo nhóm: mỗi nhóm phác thảo thiết kế hệ thống theo bài tập nhóm đã xây dựng trong nội dung khảo sát và phân tích hệ thống