Đề tài nâng cao hiệu quả công tác thu mua hoa tạicông ty trách nhiệm hữu hạn hoa theo mùa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ *********** BÁO CÁO TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU MUA HOA TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HOA THEO MÙA Sinh viên thực Lớp Khoá Ngành Giảng viên hướng dẫn NGUYỄN THỊ CẨM THY : D19LO02 : 2019 – 2023 : Logistic & Quản lý Chuỗi cung ứng : ThS Bùi Thành Tâm Bình Dương, tháng 4/2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU HOA MUA TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HOA THEO MÙA” đề tài nghiên cứu hướng dẫn ThS Bùi Thành Tâm Các số liệu, tài liệu bảng biểu sử dụng để nghiên cứu, phân tích, nhận xét đánh giá tiểu luận lấy từ nguồn thống  Ngồi ra, tài liệu có sử dụng khái niệm, định nghĩa phân tích đánh giá tác giả, quan, tổ chức khác ghi rõ  phần tài liệu tham khảo Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước đồn khoa nhà trường i LỜI CẢM ƠN Trong trình trao dồi kiến thức trường Đại học Thủ Dầu Một, tơi ln nhận dạy tận tình Thầy Cô không kiến thức tảng mà kinh nghiệm nghề nghiệp Được học tập trường niềm vinh hạnh hạnh phúc Tôi xin gửi đến quý Thầy Cô trường Đại học Thủ Dầu Một lời cảm ơn sâu sắc chân thành Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Th.S Bùi Thành Tâm người tận tình hướng dẫn tơi suốt q trình học tập hoàn thành báo cáo cách hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Tôi xin chân thành cảm ơn đến Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoa Theo Mùa giúp đỡ trình thực tập đây, đặc biệt cảm ơn đến anh chị phòng chứng từ hỗ trợ việc cung cấp tài liệu cần thiết cho báo cào Tôi xin chân thành gửi lời chúc tốt đẹp đến thầy thầy cô giảng viên trường Đại học Thủ Dầu Một Công ty Trách nhiệm hữu hạn HOA THEO MÙA luôn thành công công việc chân thành cảm ơn Tôi xin chân thành cảm ơn ii MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ······································································· 1 LỜI NÓI ĐẦU ······································································· 1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ·····························································1 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ························································2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ················································ ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ··················· Ý NGHĨA ĐỀ TÀI ···································································2 BỐ CỤC ĐỀ TÀI ···································································· CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA THU MUA TRONG DOANH NGHIỆP ····································································· 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG ····················································· 1.1.1 Khái niệm hoạt động thu mua hàng hóa doanh nghiệp ·········· 1.1.2 Đặc điểm hoạt động thu mua hàng hóa ··································4 1.2 VAI TRỊ VÀ NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA ···························································································· 1.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua hàng hóa doanh nghiệp ···················································································5 1.2.2 Các phương thức mua hàng ···················································· a Căn vào quy mô mua hàng ·····················································  b Căn vào vào thời hạn tín dụng ················································· c Căn theo nguồn hàng ····························································7 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA ············································································ 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA ··················8 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển ···············································8 2.1.2 Hệ thống sơ đồ tổ chức ························································· 2.1.3 Nhiệm vụ chức phòng ban ································ 2.2 Tổng quan tình hình nhân cơng ty ·································· 19 2.3 Tổng quan sản phẩm công ty ······································20 2.4 Phân tích hoạt động kinh doanh doanh nghiệp ··························30 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA HOA TẠI CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA ······································ 34 3.1 QUY TRÌNH THU MUA HOA ················································34 3.2.1 Quy trình thu mua hoa cơng ty ··········································· 38 iii 3.1.2 Mô tả chi tiết công việc thu mua hoa ········································42 3.1.3 Những hạn chế tồn đọng quy trình thu mua hoa ·············· 48 3.2 Quy trình thẩm định nhà cung cấp ······································· 49 3.3 Quy trình làm việc với kế tốn phận thu mua ·························51 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRONG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA VÀ KẾT LUẬN ·································52 4.1 GIẢI PHÁP VỀ MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH THU MUA HOA TẠI CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA ·······52 4.2 GIẢI PHÁP VỀ NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QUY TRÌNH LÀM VIỆC GIỮA BỘ PHẬN THU MUA VÀ BỘ PHẬN R&D ···························· 57 4.3 GIẢI PHÁP VỀ NHỮNG HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH LÀM VIỆC GIỮA BỘ PHẬN THU MUA VÀ BỘ PHẬN KẾ TOÁN ····················· 59 KẾT LUẬN ············································································64 TÀI LIỆU THAM KHẢO ···························································65 iv STT DANH MỤC VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG TNHH Trách nhiệm hữu hạn NCC Nhà cung cấp R&D 10 PCCC B2B B2C USD BTGĐ QC YCHH   Research and Development): nghiên cứu phát triển sản  phẩm Phòng cháy chữa cháy     Business to Business ( Doanh nghiệp với doanh nghiệp ) Business to Customer ( Doanh nghiệp với người tiêu dùng) Đồng Đô la Mỹ Ban Tổng Giám Đốc Quality Control - Kiểm soát chất lượng u cầu hàng hóa v DANH MỤC HÌNH ẢNH Số thứ tự tên hình ảnh Hình 2.1: Logo cơng ty TNHH Hoa Theo Mùa Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Hoa Theo   Mùa Hình 2.3: Thống kê nhân cơng ty TNHH Hoa   Theo Mùa Hình 2.4: Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana A Hình 2.5: Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana B Hình 2.6 Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana G Hình 2.7: Sản phẩm chủ lực Snow hill A Hình 2.8 Sản phẩm chủ lực Snow hill G Hình 2.9: Sản phẩm chủ lực Breeze Hình 2.10: Sản phẩm chủ lực Dreamy Hình 2.11: Sản phẩm độc quyền MIND FULLNESS Hình 2.12 Sản phẩm độc quyền ROSY Hình 2.13: Sản phẩm độc quyền BLOOMING ROSE   SIZE S Hình 2.14: Sản phẩm độc quyền BLOOMING ROSE   SIZE L Hình 2.15: Sản phẩm độc quyền HƯƠNG CỎ Số trang 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25 Hình 2.16: Doanh thu quý IV năm 2022 30 Hình 2.17: Doanh thu tháng năm 2023 Hình 2.18: Doanh thu tháng năm 2023 Hình 2.19: Doanh thu tháng năm 2023 Hình 3.1: Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng số   loại hoa ( trang 1) 32 32 32 44 Hình 3.2: Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng số   loại hoa ( trang 2) 45 Hình 3.3: Quy trình làm việc phận thu mua    bộ phận kế toán 51 vi DANH MỤC BẢNG BIỂU Thứ tự tên bảng biểu đồ Bảng 2.1 : Bảng phân loại hình ảnh sản phẩm thiết kế Bảng 2.2: Một số loại hoa Daily Bảng 2.3: Một loại hoa set mix Bảng 3.1: Quy trình thu mua nguyên vật liệu đầu vào Số trang 26 27 29 34 Bảng 4.1 Quy trình hồn thiện thu mua hoa 55 Bảng 4.2: Bảng quy định thời gian gửi yêu cầu hàng hóa 58 Bảng 4.3: Bảng quy định số lượng đặt hàng từ    phận 59 Bảng 4.4: Quy trình hồn thiện phận thu mua    phận kế toán 61 Biểu đồ 1: Doanh thu điều chỉnh dự đoán quý I/ 2023 31 vii PHẦN MỞ ĐẦU LỜI NÓI ĐẦU Theo tác giả Thi Hà ( 2022) viết báo “ Xuất hoa năm ngối thu 61 triệu USD” thống kê Tổng cục Hải quan cho thấy xuất hoa Việt Nam năm 2021 đạt 61,8 triệu USD, tăng 27% so với năm 2020 Các chủng loại hoa cúc, lan ly tăng từ 16 - 25% hoa hồng tăng đến 100% Ngồi thị trường Trung Quốc, Nhật Bản Đài Loan thị trường nhập hoa nước ta thị trường Singapore, Hồng Kông đẩy mạnh nhập hoa Việt  Nam Với giá thành hoa nước ta có phần cạnh tranh so với hoa nhập từ Hà Lan, bên cạnh độ bền hoa cao ưu điểm bật khiến cho nước đẩy mạnh nhập hoa từ Việt Nam Hiện nay, Đà Lạt xem trung tâm sản xuất phân phối hoa nước Rất nhiều cơng ty hoa khu vực phía Nam đa phần tìm nguồn cung cấp từ thành phố Đà Lạt, nhà cung cấp, nhà vườn đến từ Đà Lạt tiểu thương chợ đầu mối Thành phố Hồ Chí Minh Hà Nội nhà nhà cung cấp lớn công ty hoa Đối với công ty kinh doanh sản phẩm hoa, phận thu mua có vai trị đặc biệt quan trọng, việc tính tốn thời gian nhập hoa, khoảng thời gian xuất kho kể từ nhà vườn thu hoạch hoa Việc nhà vườn thu hoạch hoa sớm khiến việc nước làm hư hỏng hoa thêm vào q trình vận chuyển hoa quãng đường dài làm cho tình trạng hoa tệ đến tay cơng ty Do vậy, quản lý chặt chẽ quy trình thu mua quy trình liên quan khác đến công việc thu mua nhằm đảm bảo chặt chẽ độ  bền chất lượng sản phẩm tốt LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI  Những cải tiến giống, chất lượng, mẫu mã màu sắc năm gần Bên cạnh nhu cầu thị trường hoa tiếp tục tăng thời kỳ sau đại dịch khiến cho thị trường hoa ngày trở nên sôi động Dịp lễ 8/3 vừa qua thấy lượng tiêu thụ hoa tươi thị trường Việt Nam có xu hướng gia tăng, giá thành sản phẩm thiết kế tăng cao so với kỳ năm trước, ngược lại số chủng loại nghiêng lan hồ điệp giá thành lại có xu hướng rẻ Bên cạnh hoa tươi, chủng loại hoa khác người tiêu dùng quan tâm nhiều CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRONG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA VÀ KẾT LUẬN 4.1 GIẢI PHÁP VỀ MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH THU MUA HOA TẠI CƠNG TY TNHH HOA THEO MÙA Giải pháp thứ cho vấn đề sai sót số lượng     Trường hợp 1: Lỗi đến từ phía nhân viên thu mua Trong q trình đặt hàng nhân viên thu mua đặt sai số lượng ( nhiều/ ít) số lượng mà cơng ty cần Giải pháp cho trường hợp nhân viên thu mua báo cho phận bán hàng số lượng - Số lượng nhiều dự kiến, tìm chợ đầu mối nhà cung cấp sỉ lẻ khu vực gần để đẩy nhanh việc tiêu thụ nguồn hàng dư Các nguồn sỉ chợ đầu mối nhắc đến chợ  Hồ Thị Kỷ Quận 10, nơi có sỉ nguồn hoa lớn nội thành Thành phố Hồ Chí Minh có sẵn số lượng ngày - Số lượng hoa dự kiến, phải tìm nhà cung cấp khác có đủ số lượng chất lượng, liên hệ với nhà cung cấp cũ tìm nhà cung cấp có đủ số lượng thiếu hụt mà cần có khả giao hàng nhanh chóng tìm số nguồn cung từ số vùng từ đồng Sông Cửu Long tỉnh: Sa Đéc ( Đồng Tháp), Mỹ Phong ( Tiền Giang), Cái Mơn ( Bến Tre), An Thạnh ( An Giang),… - Nhân viên thu mua phải chịu trách nhiệm đơn đặt hàng mình, trường hợp lần đầu phía cơng ty hỗ trợ 100% chi phí phát sinh, từ lần trở nhân viên thu mua chịu trách nhiệm với đơn đặt hàng    Trường hợp 2: Lỗi đến từ phía nhà cung cấp - Sẽ có giới hạn số lần mắc lỗi nhà cung cấp, nhiều lần với số lượng ảnh hưởng đến lợi nhuận quy trình sản xuất doanh nghiệp  Nếu phía nhà cung cấp đóng sai số lượng đến hai lần bên doanh nghiệp hỗ trợ phần số lượng dư cho nhà cung cấp Nhưng số lượng sai từ lần thứ ba trở lên phía nhà cung cấp chịu hồn tồn trách nhiệm phần hoa mà đóng dư cho doanh nghiệp - Thương lượng với nhà cung cấp số lượng dư đóng hàng gửi lại phía nhà cung cấp tìm giải pháp để tiêu thụ hết số hoa dư phát sinh 52 Luôn kiểm tra xác nhận lại với nhà cung cấp số lượng mà công ty đặt trước ngày giao hàng, để phòng trường hợp nhà cung cấp nhân viên thu mua đặt sai số lượng kịp thời thay đổi Khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, hai bên cần phải ghi rõ điều khoản việc sai lệch phía nhà cung cấp tự ý đóng hàng sai, mức phần trăm sai lệch mà cơng ty chấp nhận điều khoản hợp đồng phải ghi rõ cơng ty chấp nhận sai lệch số lượng lần  Ngoài ra, dự trù trường hợp thiếu hụt hoa nhiều số lượng từ nhà cung cấp Hà Nội Đà Lạt không đủ nguồn cung lập tức,  phận thu mua cần phải tìm nguồn cung ứng khác vùng đồng Sơng Cửu Long có làng hoa lớn, chi phí vận chuyển lại thấp số vườn lan có vùng miền Đơng tiêu biểu nhắc đến vườn lan Dầu Tiếng, vườn lan Thảo Ngân, Giải pháp thứ hai cho vấn đề hàng hóa sai màu sắc    Trường hợp 1: Nhân viên thu mua khơng gửi hình ảnh màu sắc hoa cho nhà cung cấp xác nhận - Liên hệ với Marketing phận tư vấn bán hàng để thông báo kịp thời đến khách hàng số lượng hoa bị sai màu, - Liên hệ thương lượng với nhà cung cấp để hoàn trả số loại sản  phẩm khơng thương lượng để giao chuyển số hoa sai lệch từ công ty sang cho đối tác khác nhà cung cấp    Trường hợp 2: Nhà cung cấp đóng sai màu Đối với việc sai lệch màu sắc hoa đến từ phía nhà cung cấp cơng ty xem xét việc sai lệch màu chấp nhận hay không, việc sai màu không đáng kể bên cơng ty giải vấn đề màu sắc với  phận tư vấn bán hàng phận marketing để thơng báo đến khách hàng Ví dụ nhân viên thu mua đặt nhà cung cấp 200 cành hoa hồng đỏ ecuador phía nhà cung cấp lại đóng hàng thành 200 cành hoa hồng đỏ  pháp, việc sai lệch màu đỏ cơng ty có khả chấp nhận đồng thời sau phải thơng báo với bên nhà cung cấp đảm bảo tình trạng hoa sai màu phải khắc phục Đối với trường hợp nhân viên thu mua đặt hoa với màu đỏ Ecuador  phía nhà cung cấp khơng cịn hoa màu sắc phải thơng báo 53 với nhân viên thu mua việc hết hàng Sau tiếp nhận thông tin việc hoa hết hàng nhân viên phải thông báo với phận tư vấn bán hàng marketing nhằm đưa phương án tối ưu thời điểm, đặc biệt công ty cần hoa dịp kiện chạy kiện, chiến dịch Đối với việc sai lệch màu sắc loại hàng hóa hoa nhược điểm gây ảnh hưởng đến sản phẩm nhiều, sai lệch tông màu dễ dàng giải quyết, việc sai lệch từ màu đỏ sang màu hồng số lượng sai lệch màu sắc cần phải trao đổi với  phận khác đặc biệt phận marketing tư vấn bán hàng Giải pháp thứ ba việc hàng không đạt chất lượng     Trường hợp 1: Do trình vận chuyển hàng hóa Trong q trình vận chuyển hàng hóa từ Hà Nội tỉnh khác TPHCM loại hoa có sức chống chịu yếu khơng bảo quản kỹ lưỡng dễ xảy tình trạng hoa dập nát hư hỏng - Lỗi phía bên vận chuyển, liên hệ với nhà cung cấp tình trạng hư hỏng chụp lại hình ảnh mức độ hư hỏng dập nát hoa Thương lượng thiệt hại tổn thất sản phẩm với nhà cung cấp, trường hợp cần thiết thay đổi nhà vận chuyển để đảm bảo mức độ tổn thất - Do phía q trình vận chuyển từ sân bay Nội Bài vào đến sân  bay Tân Sơn Nhất phải thông qua nhiều đoạn trung chuyển nhiều để đến kho cơng ty,    Trường hợp 2: Do nhà cung cấp đóng hàng bị hỏng Lỗi phía nhà cung cấp đóng hoa hư hỏng, liên hệ với nhà cung cấp đồng thời thông báo cho nhà cung cấp số lượng tình trạng hư hỏng loại hoa, tỉ lệ phần trăm sử dụng khơng thể sử dụng được, chụp hình ảnh minh chứng cho việc hàng hóa hư hỏng tình trạng sau nhận hàng Nhà cung cấp phải chịu 100% tiền sản phẩm cho cơng ty hồn trả bù vào số hoa nhập cho đợt Thông qua đó, phía nhà cung cấp phải đảm bảo việc khơng tái diễn tình trạng đóng hoa hư hỏng dập nát nhiều lần gây ảnh hưởng đến chất lượng hoa cơng ty phía cơng ty có điều khoản quy định rõ việc trao đổi vấn đề đóng hàng hóa khơng đạt chuẩn Giải pháp thứ tư cho vấn đề nhà cung cấp quên đóng hàng  54 Đây lỗi thường đến từ phía nhân viên thu mua, sau đợt đặt đơn hàng nhân viên thu mua phải thường xuyên theo dõi sát đơn đặt hàng nhà cung cấp Bên cạnh đó, cần phải xác định phía nhà cung cấp đóng đủ hàng cho cơng ty hay khơng từ kịp thời thông báo cho phận việc thiếu hụt dư hoa để có phương án tối ưu Trước ngày công ty nhận hàng ngày nhân viên thu mua cần phải xác nhận lại số lượng đặt hàng, chất lượng hàng hóa với phía nhà cung cấp để tránh trường hợp nhà cung cấp quên đóng hàng  Ngoài ra, phát nhà cung cấp qn đóng hàng, cần phải liên hệ tìm nhà cung cấp khác có khả cung ứng đủ số lượng thiếu hụt đảm bảo thời gian chất lượng hoa tránh việc ảnh hưởng đến chất lượng chất lượng sản phẩm đầu cơng ty Bảng 4.1 Quy trình hồn thiện thu mua hoa Thứ tự  bước   Quy trình Nhân sự  Văn thực đính kèm Bước Thu mua Bước Bước   Trưởng  bộ phận Bước Thu mua Bước Bước 55 Bước   Trưởng  bộ phận Bước Bước Bước 10 Bước 11 Bước 12 Thu mua Bước 13 Bước 14 Bước 15 Bước 16 Bước 17 56 4.2 GIẢI PHÁP VỀ NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QUY TRÌNH LÀM VIỆC GIỮA BỘ PHẬN THU MUA VÀ BỘ PHẬN R&D Việc sáng tạo thiết kế mẫu mã cho sản phẩm kiện dự án công ty gây việc phận R&D đưa hàng mẫu yêu cầu phận thu mua phải đặt hàng phía nhà cung cấp Việc yêu cầu hàng mẫu không thiết lập theo quy trình định làm cho  phận thu mua khó khăn việc theo dõi đơn đặt hàng theo dõi công nợ nhà cung cấp Do vậy, cần phải thiết lập lại quy trình xác nhận lại yếu tố quy trình cho phù hợp với phận Trước phận R&D gửi danh sách mẫu mã số lượng hàng mẫu để tiến hành phát triển sản phẩm vào khung không cố định Vào ngày đặt hàng, phận bán hàng gửi bảng yêu cầu hàng hóa trước 15h vào trước ngày đặt hàng ngày, phận R&D cần phải lập danh sách số lượng, hình ảnh màu sắc, mẫu mã trước 15h lúc với  bộ phận bán hàng Để phận thu mua thống kế số lượng, mẫu mã, màu sắc, chủng loại phân loại để đặt hàng từ nhà cung cấp Để phận thu mua nắm thơng tin sản phẩm, bảng số thông tin cần thu thập từ phận có nhu cầu đặt hàng phận thu mua đặt số quy định: Các phận phải điền tồn phận thơng tin mặt hàng u cầu trước 15h phải gửi cho phận thu mua trước ngày đặt hàng Bộ phận thu mua có ngày gửi đơn đặt hàng, phải giới hạn số lượng đặt hàng phận tuần Bộ phận thu mua nhận bảng yêu cầu hàng hóa hàng tuần từ phận  bán hàng, bảng có yêu cầu thêm hàng hóa phận phải điền thơng tin vào bảng đây, ngược lại khơng cần phải bổ sung thơng tin đặt hàng Khi có chủng loại có nhiều màu sắc khác nhau, phận đặt hàng cần phải đính kèm hình ảnh màu sắc để phận thu mua nắm rõ yêu cầu đặt hàng phía nhà cung cấp theo yêu cầu 57 Bảng 4.2: Bảng thông tin đặt hàng phận Tên phận R&D Bán hàng Marketing   Chủng loại Các phận điền thông tin   Các phận điền thông tin   Các phận điền thông tin Số lượng Màu sắc Các phận điền thông tin Các phận điền thơng tin ( đính kèm hình ảnh có) Các phận điền thơng tin Các phận điền thơng tin ( đính kèm hình ảnh có) Các phận điền thông tin Các phận điền thơng tin ( đính kèm hình ảnh có) 58   Ghi ( có) Bảng 4.3: Bảng quy định số lượng đặt hàng từ phận Tên phận     R&D   Bán hàng   Marketing Chủng loại Số lượng Màu sắc Tối đa: 10 loại Tối đa: 10 bó/ loại Tối thiểu: loại Tối thiểu: bó/ loại Hình ảnh sắc Tối đa: 10 loại Tối đa: 10 bó/ loại Tối thiểu: loại Tối thiểu: bó/ loại Tối đa: 10 loại Tối đa: 10 bó/ loại Tối thiểu: loại Tối thiểu: bó/ loại   Ghi ( có) Hình ảnh sắc Hình ảnh sắc 4.3 GIẢI PHÁP VỀ NHỮNG HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH LÀM VIỆC GIỮA BỘ PHẬN THU MUA VÀ BỘ PHẬN KẾ TOÁN Hiện nay, phận thu mua phận kế tốn khơng có q nhiều gắn kết, gây tình trạng chậm trễ tốn cơng nợ cho nhà cung cấp Ngồi ra, khơng có quy trình làm việc cụ thể hai phận làm cho việc tốn theo dõi cơng nợ khơng chặt chẽ  Ngồi việc cần có quy trình làm việc cụ thể cơng ty cần ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc kiểm tra đối sốt cơng nợ với nhà cung cấp, sử dụng phần mềm ERP doanh nghiệp nhằm quản lý chặt chẽ tránh sai sót việc tốn với NCC thay sử dụng thủ cơng Hoặc sử dụng cơng cụ để thơng báo cho phận kế tốn thời gian tốn cơng nợ, tránh việc trì hỗn công nợ với nhà cung cấp lâu gây ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp Bảng 4.4: Quy trình hồn thiện phận thu mua phận kế toán Thứ tự  bước     Quy trình 59 Nhân Văn thực đính kèm Bước Bước Bước Thu mua Bước Bước Bước Kế toán Bước 60 Bước Kế toán Bước Bước 10 Thu mua Bước 11 Bước 12 Kế toán  Bước 1: Gửi đơn đặt hàng  Sau tính tốn xong số cho sản phẩm, phận thu mua tiến hành việc gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp Kiểm tra thông tin nhà cung cấp xem phù hợp với loại nguyên vật liệu hay nguyên phụ liệu Kiểm tra số lượng, thông tin sản phẩm, thông tin nhà cung cấp, sau xác nhận thông tin số liệu, phận thu mua gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp  Bước 2: Nhận hóa đơn từ NCC  Sau gửi đơn đặt hàng cho NCC, sau nhận thông tin đặt hàng xác nhận thời gian tốn cơng nợ, nhà cung cấp gửi hóa đơn 61 xác nhận công nợ để hai bên đối chiếu xác nhận số lượng số tiền công nợ  Bước 3: Xác nhận công nợ với NCC  Đối với nhà cung cấp chấp nhận cho công nợ sau nhận hàng  phận thu mua xác nhận số lượng thực tế nhận, chất lượng hoa xác nhận công nợ ngày nhận hàng hơm với phía bên cung cấp Ở bước công nợ với nhà cung cấp không khớp, phận thu mua quay lại bước để xem lại hóa đơn phía NCC gửi so sánh số lượng đặt hàng số lượng nhận được, sau chỉnh sửa giá tiền có sai lệch số lượng thực tế số lượng đặt  Bước 4: Theo dõi cập nhật công nợ với NCC  Sau nhận hóa đơn xác nhận khớp công nợ với nhà cung cấp,  bộ phận thu mua cập nhật công nợ nhận vào công nợ để theo dõi công nợ, tùy vào thời gian công nợ với nhà cung cấp mà phận thu mua phải thông báo hạn toán cho phận kế toán  Bước 5: Gửi hóa đơn cơng nợ cho kế tốn Sau nhận hóa đơn, kiểm tra thơng tin xác nhận cơng nợ  với nhà cung cấp phận thu mua xác nhận khớp thơng tin số liệu Hóa đơn cơng nợ chuyển sang cho phận kế toán để cập nhật công nợ để theo dõi công nợ nhà cung cấp  Bước 6: Ghi nhận công nợ  Bộ phận kế tốn ghi nhận cơng nợ sau nhận hóa đơn cơng nợ từ phận thu mua chuyển đến  Bước 7: Đối sốt cơng nợ  Khi đến hạn tốn cơng nợ phận kế tốn dựa vào bảng cơng nợ nhà cung cấp đối sốt lại cơng nợ Sẽ có nhà cung cấp gia hạn cơng nợ tháng, với số lượng nhập hàng liên tục tuần, việc đối sốt lại cơng nợ giúp phận kế toán thống kê lại cách hợp lý  Bước 8: Đối chiếu công nợ với NCC  Sau đối sốt thống kê lại tồn cơng nợ, phận kế toán đối chiếu lại với nhà cung cấp xem có khớp số cơng nợ hay khơng Xem xét cơng nợ mà phận kế tốn cập nhật công nợ nhà cung cấp cập nhật 62 Tại bước công nợ phận kế tốn đưa khơng khớp với nhà cung cấp, hai quay lại bước gửi đơn đặt hàng phận thu mua kiểm tra số lượng đặt số lượng thực nhận đồng thời kiểm tra hóa đơn nhận từ nhà cung cấp đối sốt lại tất cơng nợ, đối chiếu lại với nhà cung cấp công nợ để tìm sai sót bước cập nhật  Bước 9: Thanh tốn cơng nợ  Sau hai bên đối chiếu công nợ khớp công nợ phận kế toán tiến hành lệnh toán thời gian gia hạn  Bước 10: Gửi hóa đơn tốn cơng nợ  Phía phận kế toán lệnh toán cho nhà cung cấp thời gian gia hạn, gửi hóa đơn tốn cơng nợ   Bước 11: Xác nhận toán Bộ phận thu mua gửi hóa đơn kế tốn tốn cơng nợ cho nhà cung cấp để hai bên xác nhận tốn cơng nợ thành cơng  Bước 12: Lưu trữ hóa đơn Sau hồn tất tất bước phận kế tốn có nhiệm vụ phải lưu trữ lại tất hóa đơn tốn để có đợt kiểm tốn kiểm tra phận kế tốn trích lục lại hóa đơn để đối chiếu 63 KẾT LUẬN Sau đại dịch, doanh nghiệp dần có bước chuyển đổi  phục hồi, số doanh vừa nhỏ dần chuyển đổi cấu cho phù hợp với thị trường Đối với số doanh nghiệp sản xuất việc trì dây chuyền sản xuất khó khăn chuỗi cung ứng nội khơng có liên kết khơng quản lý chặt chẽ Chuỗi cung ứng chuỗi tuần hồn có vịng lặp, chuỗi cung ứng sản xuất vịng tuần hồn ln phải trì liên tục từ khâu chuỗi, công việc thu mua nguyên vật liệu đầu vào phải thực liên tục để tránh việc đứt gãy dây chuyền sản xuất doanh nghiệp Bước đầu để bắt đầu chuỗi cung ứng công việc thu mua nguyên vật liệu đầu vào, tầm quan trọng công việc tránh đứt gãy chuỗi trì cơng việc sản xuất sản phẩm doanh nghiệp Ngồi ra, cơng việc thu mua nguyên vật liệu ảnh hưởng phần lớn đến giá thành bán sản  phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp Do vậy, việc hồn thiện quy trình thu mua ngun vật liệu đầu vào quan trọng, doanh nghiệp nắm bắt trình bước thực quy trình Ngồi ra, cịn kiểm sốt chi phí  bước trình tìm giải pháp thay Việc hồn thiện quy trình thu mua ngun vật liệu đầu vào doanh nghiệp yêu cầu cần thiết quan trọng hoàn thiện quy trình thu mua kiểm sốt chi phí đầu vào doanh nghiệp kiểm sốt doanh thu tăng lợi nhuận  Ngồi ra, phận thu mua có liên hệ mật thiết với phận khác, để nâng cao cơng tác thu mua cần phải giải số vấn đề cịn tồn đọng quy trình thu mua với quy trình làm việc với  bộ phận cịn lại Bao gồm hồn thiện quy trình làm việc thu mua kế tốn, quy trình làm việc thu mua R&D Việc hoàn thiện quy trình phận đưa giải pháp cho hạn chế giúp cho công tác thu mua hoa công ty tốt quy trình làm việc hồn thiện 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO An An ( 20210), “ Ngành cơng nghiệp hoa tồn cầu tơi tả COVID-19”, https://cafebiz.vn/nganh-cong-nghiep-hoa-toan-cau-toi-ta-vi-covid-1920210127134952341.chn (20.2.2023) Bích Hồng ( 2022), “ Hoa cắt cành Việt Nam xuất trở lại sang   Australia”, https://baotintuc.vn/thi-truong-tien-te/hoa-cat-canhviet-nam-duocxuat-khau-tro-lai-sang-australia-20220124160328650.htm (20.2.2023) BSI “ Những yếu tố cảm xúc chi phối định mua hàng B2B B2C ” https://camnangceo.com/nhung-yeu-to-cam-xuc-chi-phoi-quyet-dinh-muahang-b2b-va-b2c Đào Thanh Tùng - Đức Thịnh ( 2022), “ Hoa tươi thị trường Việt Nam bắt  đầu có chỗ đứng thị trường Nhật Bản”, https://www.vietnamplus.vn/hoa-tuoi-viet-nam-bat-dau-co-cho-dung-o-thitruong-nhat-ban/789236.vnp (20.2.2023) Hồng Vân ( 2019), “ Châu Phi thách thức vị trí số Hà Lan tr ong  ngành hoa tươi”, https://tuoitre.vn/chau-phi-thach-thuc-vi-tri-so-1-cua-ha-lantrong-nganh-hoa-tuoi-20191024102718282.htm (20.2.2023) Lam Giang (   2023), “   Thị trường hoa tươi, quà tặng 8-3 tăng nhiệt ”, https://hanoimoi.com.vn/tin-tuc/Kinh-te/1057465/thi-truong-hoa-tuoi-quatang-8-3-tang-nhiet (20.2.2023) Lê Hồng Tây ( 2016), Đại học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh, “ Giải  pháp hồn thiện hoạt động thu mua nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Chăn Nuôi C.P Việt Nam” ( 20.2.2023) Lê Thị Thanh Trúc (2021) , Đại học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh, “ Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động thu mua nhựa phế liệu công ty nhựa Phú Vinh ” ( 20.2.2023) Mai Phan ( 2021), “  Hoa Tết 2022, nơng dân giảm diện tích, tăng chất  lượng ”,https://dangcongsan.vn/kinh-te/hoa-tet-2022-nong-dan-giam-dientich-tang-chat-luong-598304.html   (20.2.2023) 10 Thi Hà (2022), “   Xuất hoa năm ngoái thu 61 triệu USD” , https://vnexpress.net/xuat-khau-hoa-nam-ngoai-thu-ve-61-trieu-usd4432982.html (20.2.2023) 11 Phạm Xuân Tùng, VCCIDATA, “ Tổng Quan Thị Trường Hoa Tươi Việt   Nam Vươn Ra Thế Giới? Làm Sao Để Hoa Tươi Việt Nam Vươn Ra Thế  65 Giới”   ,   https://vccidata.com.vn/tong-quan-thi-truong-hoa-tuoi-viet-nam/ (20.2.2023) 12 UBND tỉnh Lâm Đồng ( 2020), “ Những giải pháp khôi phục ngành hoa  Đà Lạt, hậu COVID-19 tham gia chuỗi giá trị toàn cầu”, http://baolamdong.vn/kinhte/202007/nhung-giai-phap-khoi-phuc-nganh-hoada-lat-hau-covid-19-va-tham-gia-chuoi-gia-tri-toan-cau-3010900/ (20.2.2023) 13 Vân Anh ( 2023), “Thị trường hoa tươi dịp 8/3 năm nay: Tăng giá tới 200%” ,   https://phunuvietnam.vn/thi-truong-hoa-tuoi-dip-8-3-nam-nay-tanggia-toi-200-20230302180711756.htm (20.2.2023) 66