LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
Một số vấn đề cơ bản trong kế toán nguyên vật liệu
1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là các đối tượng lao động đa dạng, có thể được thu mua từ bên ngoài, tự sản xuất hoặc nhận góp vốn Chúng được sử dụng chủ yếu trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, cung cấp dịch vụ, hoặc phục vụ cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và chuyển hóa thành sản phẩm Giá trị của nguyên vật liệu là một yếu tố quyết định trong việc hình thành giá thành sản phẩm.
Giá trị của nguyên vật liệu thường gia tăng khi chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất, vì chúng trở thành thành phần cấu thành của sản phẩm cuối cùng.
Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu trải qua sự thay đổi về hình thái, và sự thay đổi này hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất của sản phẩm được tạo ra từ nguyên vật liệu đó.
- Giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên vật liệu dùng để sản xuất thì nguyên vật liệu đó sẽ tạo thêm những giá trị sử dụng khác.
1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
- Tập trung quản lý chặt chẽ, quản lý chặt chẽ vật liệu trong quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng.
Trong sản xuất kinh doanh, việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và khoa học là rất cần thiết Điều này giúp quản lý hiệu quả tình hình thu mua, nhập xuất, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu.
- Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê định kỳ nhằm ngăn chặn các hiện tượng tiêu cực.
Tài li ệ u tham kh ả o đ ề án Đại học Kinh tế Quốc dân
CÂU H Ỏ I T Ự LU Ậ N VÀ ĐÁP ÁN MÔN Tthcm
Tài liệu tham khảo đề án N 106 Đ ề án th ầ y Thân - VTĐPT Tài liệu tham khảo đề án N 58
B ả n th ả o đ ề án K ế toán - Summary Tài li ệ u tham kh ả o đ Tài liệu tham khảo đề án N 39
LSD 1 - tài li ệ u tham kh ả o Tài liệu tham khảo đề án N 28
Tài liệu tham khảo đề án N 1 Đ ề án Ph ạ m Sỹ Phúc - Tham kh ả o
Tài liệu tham khảo đề án N31
1.1.4 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
Kế toán ghi chép và phản ánh chính xác số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu nhập, xuất và tồn kho dựa trên các chứng từ liên quan, đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời vào các sổ chi tiết và bảng tổng hợp.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu, cần vận dụng đúng các phương pháp hạch toán Việc hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong việc thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu là rất quan trọng.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua và tình hình dự trữ nguyên vật liệu là cần thiết để phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề như nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng hoặc kém phẩm chất Điều này giúp ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí và đảm bảo hiệu quả trong quản lý nguyên vật liệu.
Tham gia vào quá trình kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu theo quy định của nhà nước, lập báo cáo kế toán chi tiết về nguyên vật liệu nhằm hỗ trợ cho công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành, đồng thời phục vụ cho việc phân tích kinh tế hiệu quả.
1.1.5 Phân loại nguyên vật liệu
Có nhiều tiêu thức phân loại nguyên vật liệu nhưng thông thường kế toán thường sử dụng một số các tiêu thức sau để phân loại:
- Căn cứ theo tính năng sử dụng:
Nguyên liệu và vật liệu chính là những thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất, tạo nên thực thể vật chất của sản phẩm Khái niệm này thường gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể, trong khi các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ không phân biệt giữa vật liệu chính và phụ Ngoài ra, nguyên liệu và vật liệu chính còn bao gồm cả nửa thành phẩm được mua ngoài nhằm tiếp tục quy trình sản xuất và chế tạo thành phẩm.
Vật liệu phụ là những loại vật liệu không tạo thành cấu trúc chính của sản phẩm nhưng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Chúng có khả năng kết hợp với vật liệu chính để thay đổi màu sắc, mùi vị và hình dáng bề ngoài, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm Ngoài ra, vật liệu phụ còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chế tạo, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản và đóng gói, cũng như hỗ trợ cho quá trình lao động.
Nhiên liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nhiệt lượng cần thiết cho quá trình sản xuất và kinh doanh, giúp đảm bảo sự diễn ra suôn sẻ của quá trình chế tạo sản phẩm Nhiên liệu có thể tồn tại dưới ba dạng: lỏng, rắn và khí.
+ Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những yếu tố thiết yếu trong ngành xây dựng, bao gồm các loại vật liệu và thiết bị phục vụ cho quá trình thi công Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp đặt và không cần lắp đặt, cũng như các công cụ, khí cụ và vật kết cấu được sử dụng để hoàn thiện công trình xây dựng.
+ Phế liệu: Là những phần vật chất mà doanh nghiệp có thể thu hồi được trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Căn cứ vào nguồn cung cấp:
+ Nguyên, vật liệu mua ngoài: Là nguyên vật liệu do doanh nghiệp mua ngoài mà có, thông thường mua của nhà cung cấp.
+ Nguyên, vật liệu tự chế biến: Là nguyên vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng như là nguyên liệu để sản xuất ra sản phẩm.
+ Vật liệu thuê ngoài gia công: Là vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất, cũng không phải mua ngoài mà thuê các cơ sở gia công.
+ Nguyên, vật liệu nhận góp vốn, liên doanh: Là nguyên vật liệu do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh.
+ Nguyên, vật liệu được cấp: Là nguyên vật liệu do đơn vị cấp trên cấp theo quy định.
1.1.6 Tính giá nguyên vật liệu
1.1.6.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong cấu thành hàng tồn kho, vì vậy kế toán nguyên vật liệu cần tuân thủ các chuẩn mực kế toán liên quan đến hàng tồn kho Hàng tồn kho được xác định dựa trên giá gốc.
Giá gốc của nguyên liệu và vật liệu mua ngoài bao gồm nhiều yếu tố như giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại và bảo hiểm Ngoài ra, còn có chi phí từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, cùng với các chi phí liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM
Nguyên tắc kế toán nguyên vật liệu theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam
2.1.1 Chuẩn mực số 01 “Chuẩn mực chung” Áp dụng các nguyên tắc kế toán:
Cơ sở dồn tích yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí, phải được ghi sổ kế toán tại thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền Báo cáo tài chính được lập theo cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Báo cáo tài chính cần được lập dựa trên giả định doanh nghiệp hoạt động liên tục, nghĩa là doanh nghiệp có kế hoạch duy trì hoạt động bình thường trong tương lai gần mà không có ý định hoặc áp lực phải ngừng hoạt động hoặc thu hẹp quy mô Nếu tình huống thực tế khác với giả định này, báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở khác và cần có giải thích rõ ràng về cơ sở đã sử dụng.
Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc, được xác định bằng số tiền đã trả hoặc giá trị hợp lý của tài sản tại thời điểm ghi nhận Giá gốc này không được điều chỉnh trừ khi có quy định khác trong các chuẩn mực kế toán cụ thể.
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí cần phải đồng nhất, nghĩa là khi ghi nhận doanh thu, phải ghi nhận chi phí tương ứng liên quan đến doanh thu đó Chi phí này không chỉ bao gồm chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu mà còn có thể bao gồm chi phí từ các kỳ trước hoặc chi phí phải trả liên quan đến doanh thu của kỳ hiện tại.
Nhất quán trong kế toán doanh nghiệp là điều cần thiết, yêu cầu các chính sách và phương pháp đã chọn phải được áp dụng đồng nhất ít nhất trong một năm tài chính Nếu có sự thay đổi về chính sách hoặc phương pháp kế toán, doanh nghiệp cần phải giải trình rõ ràng lý do và tác động của sự thay đổi này trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Thận trọng trong kế toán là việc xem xét và phán đoán cần thiết để đưa ra các ước tính trong điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc này yêu cầu các kế toán viên phải lập các khoản dự phòng một cách hợp lý, tránh việc lập quá lớn để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng rõ ràng về khả năng thu lợi ích kinh tế, trong khi chi phí phải được ghi nhận khi có chứng cứ về khả năng phát sinh chi phí.
Thông tin được coi là trọng yếu khi sự thiếu hụt hoặc không chính xác của nó có thể gây sai lệch nghiêm trọng trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin, cũng như các sai sót trong bối cảnh cụ thể Do đó, việc đánh giá tính trọng yếu cần xem xét cả hai khía cạnh định lượng và định tính.
2.1.2 Chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”
Xác định giá trị hàng tồn kho là một quy trình quan trọng trong kế toán Hàng tồn kho thường được ghi nhận theo giá gốc, tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì cần tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Điều này giúp đảm bảo rằng báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để có được hàng tồn kho tại địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, và bảo quản trong quá trình mua Ngoài ra, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua hàng cũng được tính vào Tuy nhiên, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng không đạt tiêu chuẩn sẽ được trừ khỏi tổng chi phí mua.
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí trực tiếp liên quan đến sản phẩm, chẳng hạn như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi Những chi phí này phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu và vật liệu thành thành phẩm.
Chi phí sản xuất chung cố định là các chi phí gián tiếp không thay đổi theo số lượng sản phẩm, bao gồm chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, chi phí nhà xưởng và chi phí quản lý hành chính tại các phân xưởng sản xuất.
Chi phí sản xuất chung biến đổi là các chi phí gián tiếp trong sản xuất, thường biến động theo số lượng sản phẩm được sản xuất Những chi phí này bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp và chi phí nhân công gián tiếp.
Chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ vào chi phí chế biến mỗi đơn vị sản phẩm dựa trên công suất bình thường của máy móc Công suất bình thường là số lượng sản phẩm đạt được trung bình trong các điều kiện sản xuất ổn định.
Kế toán nguyên vật liệu theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành
tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính)
2.2.1 Chứng từ và sổ kế toán sử dụng a, Chứng từ sử dụng Để theo dõi tình hình, nhập xuất nguyên vật liệu doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập như phiếu nhập kho,… cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập, giao cho doanh nghiệp như hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT và có những chứng từ mang tính chất bắt buộc như thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… cũng có chứng từ mang tính chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, … Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, các loại chứng từ theo dõi tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bao gồm:
+ Hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
+ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức
- Chứng từ theo dõi quản lý
+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
+ Biên bản kiểm kê hàng tồn kho b, Sổ kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng kê nhập xuất (nếu có)
2.2.2 Các tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu
2.2.2.1 Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Trị giá thực tế của nguyên liệu và vật liệu nhập kho có thể được xác định từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm hàng hóa mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc từ các hình thức góp vốn Việc ghi nhận đúng giá trị này là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý kho.
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê;
Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ là một bước quan trọng trong quy trình kế toán hàng tồn kho, đặc biệt đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần ghi nhận giá trị thực tế của nguyên liệu và vật liệu tồn kho để phản ánh chính xác tình hình tài chính Việc này không chỉ giúp quản lý tài sản hiệu quả mà còn đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Giá trị thực tế của nguyên liệu và vật liệu xuất kho được sử dụng trong sản xuất, kinh doanh, cho thuê, gia công chế biến, hoặc góp vốn là yếu tố quan trọng cần xem xét.
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua;
- Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;
Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu và vật liệu tồn kho đầu kỳ là một quy trình quan trọng trong kế toán hàng tồn kho, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ Việc này giúp xác định chính xác giá trị tài sản và chi phí liên quan, từ đó hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu không có tài khoản cấp 2.
2.2.3 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu a, Phương pháp thẻ song song Đặc điểm của phương pháp thẻ song song là sử dụng các sổ chi tiết để theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị.Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhập chứng từ tại kho, kế toán tiến hành việc kiểm tra,ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết cả về mặt số lượng và giá trị.
Cuối tháng, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu tồn kho chi tiết theo từng loại với số liệu trên thẻ kho và kết quả kiểm kê thực tế Nếu phát hiện chênh lệch, cần xử lý ngay lập tức Sau khi xác nhận số liệu khớp đúng, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về Nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Số liệu trong bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu được sử dụng để đối chiếu với tài khoản 152 “Nguyên, vật liệu” trên sổ cái Phương pháp thẻ song song đơn giản và dễ ghi chép, nhưng có nhược điểm là có thể dẫn đến sự trùng lặp trong công việc Tuy nhiên, phương pháp này rất tiện lợi cho doanh nghiệp khi xử lý công việc bằng máy tính Một phương pháp khác là sổ đối chiếu luân chuyển.
Sổ đối chiếu luân chuyển được sử dụng để theo dõi biến động số lượng và giá trị của từng mặt hàng tồn kho Việc ghi chép chỉ thực hiện một lần vào cuối tháng, với mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ.
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán cần kiểm tra và ghi giá chứng từ nhận tại kho, đồng thời phản ánh vào các bảng kê nhập xuất theo số lượng và giá trị của từng loại vật liệu.
Vào cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu đã nhập và xuất trong tháng, sau đó ghi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển.
Kế toán cần phải đối chiếu số liệu tồn kho chi tiết theo từng loại trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho và kết quả kiểm kê thực tế Nếu phát hiện có chênh lệch, việc xử lý cần được thực hiện kịp thời.
Sau khi xác nhận và đảm bảo tính chính xác của số liệu, kế toán sẽ tính toán tổng giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ Những số liệu này sẽ được sử dụng để đối chiếu với tài khoản 152 trong sổ cái.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là một cách ghi chép đơn giản và dễ dàng, tuy nhiên, nó có nhược điểm là tập trung nhiều công việc vào cuối tháng Điều này ảnh hưởng đến tính kịp thời và đầy đủ của thông tin, làm giảm khả năng cung cấp dữ liệu cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng khác nhau.
Phương pháp sổ số dư là một kỹ thuật kế toán sử dụng sổ số dư để theo dõi biến động trị giá của từng mặt hàng tồn kho theo giá hạch toán Phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp ghi sổ kế toán dựa trên giá hạch toán vật liệu Định kỳ, kế toán cần kiểm tra việc ghi chép của thủ kho sau khi nhận chứng từ tại kho, đồng thời ký vào phiếu giao nhận chứng từ và cột số tiền trên phiếu đó.
Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất), kế toán phản ánh số liệu vào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho từng loại vật liệu