Bài giảng hệ thống thông tin kế toán chương 4 ts đào nhật minh

BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN BIÊN SOẠN: TS ĐÀO NHẬT MINH TỔ : PHÂN TÍCH KINH TẾ KHOA : KINH TẾ & KẾ TOÁN TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ QUY NHƠN - 2022 CHƯƠNG IV TỔ CHỨC CÁC CHU TRÌNH KINH DOANH TRONG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Nội dung:  Các cơng cụ kỹ thuật  Các chu trình kế tốn TS Đào Nhật Minh Các công cụ kỹ thuật TS Đào Nhật Minh Các cơng cụ kỹ thuật • Tài liệu hệ thống có vai trị quan trọng cho q trình hoạt động phát triển tương lai doanh nghiệp mơ tả cách thức mà hệ thống hoạt động cách khoa học, dễ hiểu Việc lập tài liệu hệ thống giúp ích cho người làm cơng tác kế tốn, kiểm tốn số đối tượng khác việc tổ chức cơng tác kế tốn hay đánh giá hệ thống KSNB DN • Lập tài liệu hệ thống việc sử dụng công cụ kỹ thuật sơ đồ, lưu đồ… nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động Nó thể liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, thông tin đầu hệ thống kiểm soát TS Đào Nhật Minh Sơ đồ (Diagram) Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram – DFD): DFD mơ tả hình ảnh dịng lưu chuyển liệu hệ thống Bao gồm điểm khởi đầu, điểm đến nơi lưu trữ liệu hệ thống thông tin  Sơ đồ hệ thống (sơ đồ cấu trúc): Sơ đồ hệ thống dùng để mô tả cấu trúc module dùng việc quản lý phần mềm kế tốn Sơ đồ giúp cho đội lập trình nắm cấu trúc thủ tục, hàm cần tiến hành toàn hệ thống TS Đào Nhật Minh Sơ đồ (Diagram)  Sơ đồ định: Gần giống lưu đồ chương trình, sơ đồ định giúp người đọc hình dung dễ dàng cơng việc phải giải có tính chất thủ tục  Bảng định: Trình bày khái quát kết định cho tình phức tạp Bảng định có ưu điểm lưu đồ phải lựa chọn nhiều vấn đề khơng cho thấy tính chất cơng việc Bảng ma trận gồm phần: Phần có dịng qui luật giải vấn đề, cột quy luật để kết nối qui luật tình Các dịng tình vấn đề TS Đào Nhật Minh Sơ đồ dòng liệu (DFD)  DFD có nhiều cấp: DFD khái quát (cấp 0), DFD cấp 1, DFD cấp  Các kí hiệu sử dụng: có kí hiệu biểu diễn Hoạt động xử lý Dịng liệu Đối tượng bên ngồi hệ thống (điểm đầu, kết thúc) TS Đào Nhật Minh Lưu trữ liệu Sơ đồ dòng liệu (DFD) Phân cấp DFD: • Các q trình xử lý DFD (hình trịn) chi tiết hố thành nhiều cấp • Q trình xử lý cấp chi tiết đánh số theo cấp cao (1.1, 1.2, 1.3 ) • Dịng liệu vào cấp chi tiết tổng hợp lại trùng với cấp cao • Phân cấp DFD thấy hoạt động xử lý chi tiết bên hệ thống TS Đào Nhật Minh Sơ đồ dòng liệu (DFD) DFD cấp (khái quát) • Là sơ đồ cấp cao mô tả cách khái quát nội dung hệ thống hình trịn, biểu diễn dòng liệu vào (inflow) (outflow) hệ thống đối tượng bên hệ thống • Đối tượng bên ngồi hệ thống: cho nhận liệu hệ thống (không xử lý liệu)  Có vai trị điểm đầu, điểm cuối hệ thống • DFD khái quát cho biết: + Hệ thống + Dữ liệu đâu kết thúc đâu TS Đào Nhật Minh Sơ đồ dòng liệu (DFD)  Cách vẽ sơ đồ dòng liệu (cấp 0) • B1: Mô tả hệ thống hành đoạn văn mơ tả • B2: Lập bảng đối tượng hoạt động liên quan đến đối tượng Đối tượng Hoạt động Khách hàng Trả tiền giấy đòi tiền Nhân viên BH Lập phiếu thu …… ………… TS Đào Nhật Minh 10 Tổ chức kế toán chu trình chi phí • Ưu điểm: giúp KT xác định rõ ràng dễ dàng số dư nợ hành người bán, toàn q trình cơng nợ tốn cơng nợ với người bán • Nhược điểm: khó khăn theo dõi xác kỳ hạn tốn tốn kịp thời để hưởng ưu đãi Do việc xác định số tiền thời hạn toán để lập kế hoạch dự trữ tiền tốn khó khăn TS Đào Nhật Minh 78 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Hệ thống sử dụng voucher - Hệ thống chứng từ toán Hệ thống voucher hình thức theo dõi cơng nợ theo nguyên tắc phân loại công nợ theo thời hạn toán Dựa vào hoá đơn chấp nhận toán, KT phải trả lập kế hoạch toán tờ “chứng từ toán voucher” Về nguyên tắc “chứng từ toán” lập cho hay nhiều hố đơn có ngày dự định toán kế hoạch phải xét duyệt cụ thể Sau đó, chứng từ tốn ghi chép vào sổ theo dõi “Sổ đăng ký chứng từ toán” Các “chứng từ toán” chứng từ liên quan trực tiếp (HĐ mua hàng chứng từ liên quan) lưu trữ hồ sơ chứng từ toán chưa toán theo ngày dự định tốn Tới ngày cần tốn, tồn hồ sơ toán bao gồm “chứng từ toán chứng từ liên quan “ chuyển làm thủ tục toán cụ thể Sau phận tài vụ làm thủ tục tốn, tồn hồ sơ toán chuyển trả lại KT toán, chứng từ toán chứng từ gốc liên quan lưu trữ hồ sơ chứng từ toán toán TS Đào Nhật Minh 79 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí • Ưu điểm: - Đánh giá kiểm sốt chi tiêu tốt lập kế hoạch tốn rõ ràng nhận HĐ mua hàng dễ dàng cung cấp thông tin cho phận tài vụ chuẩn bị tiền toán - Giúp KT phải trả dễ dàng, khơng bị sai sót, nhầm lẫn chuyển hồ sơ toán kịp ngày theo kế hoạch tốn  Nhược điểm: - Khó khăn xác định thông tin công nợ hành người bán q trình tốn theo người bán TS Đào Nhật Minh 80 Tổ chức kế toán chu trình chi phí Hình thức Hệ thống sử dụng voucher phù hợp với đặc điểm toán theo hố đơn, trường hợp có sách toán rõ ràng theo hoá đơn như: chiết khấu toán, phạt toán trả chậm TS Đào Nhật Minh 81 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Hệ thống kết hợp sổ chi tiết phải trả Voucher Hai hệ thống có ưu nhược điểm Vì lý đó, người ta thường tổ chức kết hợp hệ thống để đạt ưu điểm hệ thống voucher sổ chi tiết phải trả Tuy nhiên để thực hình thức kết hợp KT phải trả phải thực khối lượng cơng việc lớn nên hình thức kết hợp thích hợp mơi trường xử lý máy Các PMKT giúp KT phải trả dễ dàng phân loại theo dõi công nợ theo ngày dự định toán theo người bán Từ đó, giúp KT phải trả dễ dàng truy xuất thơng tin bảng kê hố đơn cần toán theo kế hoạch toán khơng sợ nhầm lẫn hay tốn khơng kịp kế hoạch ban đầu TS Đào Nhật Minh 82 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Chứng từ: - HĐ mua hàng: người bán phát hành ghi nhận tồn thơng tin liên quan tới việc bán hàng như: người mua hàng, mặt hàng bán, số lượng, giá hàng bán, vận chuyển điều khoản toán liên quan - Chứng từ toán: chứng từ sử dụng trường hợp DN sử dụng hệ thống chứng từ tốn theo dõi cơng nợ TS Đào Nhật Minh 83 Tổ chức kế toán chu trình chi phí DL lưu trữ: Hoạt động chấp thuận HĐ theo dõi công nợ cần lưu trữ thơng tin HĐ mua hàng - DL hố đơn mua hàng (số hoá đơn, số đặt hàng, mã mặt hàng, số lượng, đơn giá, mã người bán…) TS Đào Nhật Minh 84 Tổ chức kế toán chu trình chi phí Kế tốn phải trả BP mua hàng Kho hàng Người bán Đặt hàng PNK HĐ mua hàng N Kiểm tra, Đối chiếu Ghi sổ Chuyển phận tài vụ tới hạn toán HĐ mua hàng PNK Đặt hàng D TS Đào Nhật Minh Lưu tạm thời Lưu đồ xử lý chấp thuận hoá đơn theo dõi công nợ tay – không sử dụng hệ thống voucher Sổ chi tiết Phải trả 85 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Lưu đồ xử lý chấp thuận hoá BP mua hàng đơn theo dõi công nợ tay – hệ thống voucher Đặt hàng Kế toán phải trả Người bán HĐ mua hàng Kho hàng PNK Kiểm tra, Đối chiếu Lập voucher N Lưu tạm thời Chuyển KTT ký duyệt HĐ mua hàng PNK Voucher HĐ mua hàng PNK Đặt hàng voucher Đặt hàng Tài vụ KS chi tiêu voucher TS Đào Nhật Minh Chuyển phận tài vụ tới hạn tốn D 86 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Hoạt động tốn cơng nợ Hoạt động toán bắt đầu KT phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn toán, KT toán tiến hành lập chứng từ đề nghị toán chuyển xét duyệt hồ sơ toán Hoạt động toán chấm dứt sau thủ quỹ chuyển tiền toán liệu toán cập nhật TS Đào Nhật Minh 87 Tổ chức kế toán chu trình chi phí Chứng từ: - Phiếu chi: ghi nhận thông tin thực tế chi tiền mặt khỏi quỹ DN Các thông tin ghi nhận PC gồm người nhận tiền, nội dung chi tiền, số tiền thực tế chi Chứng từ KT toán lập uỷ quyền cho thủ quỹ chi tiền thủ quỹ thực chi tiền người nhận thủ quỹ ký nhận vào PC Lúc PC trở thành chứng từ thực chi tiền - Chứng từ toán: chứng từ lập kế hoạch toán cho nhiều HĐ dự định toán thời điểm Dựa vào kế hoạch toán duyệt tờ chứng từ toán, thủ quỹ lập thủ thục toán tiền thực PC, SEC toán TS Đào Nhật Minh 88 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí -SEC tốn chứng từ có giá trị tiền, làm chuyển gửi từ TK người trả tiền sang TK người nhận tiền Nó dùng cho trường hợp toán qua ngân hàng SEC tốn bao gồm: thơng tin chi tiết TK, thơng tin chi tiết người trả tiền, người nhận tiền, ND toán số tiền toán Để đảm bảo giá trị pháp lý,một tờ SEC cần chữ ký chủ TK KTT (nếu DN phát hành) DL lưu trữ: - Hoạt động toán tiền (số CT toán, số đặt hàng, HĐ, tên người bán, số tiền…) TS Đào Nhật Minh 89 Tổ chức kế toán chu trình chi phí KT tiền Đặt hàng PNK HĐ mua hàng KT phải trả Từ KT phải trả Đặt hàng PNK HĐ mua hàng Kiểm tra Lập PC Đặt hàng PNK HĐ mua hàng PC Chuyển duyệt toán Đối chiếu Ghi sổ PC D A Xét duyệt Thanh toán PC Xét duyệt Chi tiền Ghi sổ quỹ PC A B Sổ NK chi tiền Xét duyệt Thanh toán Thủ quỹ Lưu đồ xử lý toán tiền thủ công Đối chiếu Ghi sổ Sổ chi Tiết phải Trả TS Đào Nhật Minh A Đặt hàng PNK HĐ mua hàng PC Sổ quỹ PC Xét duyệt D A B 90 Chu trình chi phí  Báo cáo chu trình chi phí Hoạt động: + Tổng hợp nghiệp vụ hoạt động chu trình: Các bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, tốn + Phân tích hoạt động theo đối tượng/ nguồn lực liên quan: Báo cáo hoạt động theo nhà cung cấp, nhân viên, hàng hoá Các đối tượng/ nguồn lực: + Danh sách đối tượng/ nguồn lực sử dụng: Các bảng kê hàng hoá, nhà cung cấp + Báo cáo tình trạng đối tượng/ nguồn lực: Báo cáo tình hình tồn kho, dư nợ nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ TS Đào Nhật Minh 91 Thank you For your attention TS Đào Nhật Minh 92