Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty cổ phần phavi

86 Trang 7 TÀI LIỆU THAM KHẢOPHỤ LỤC Trang 8 ACCA Hiệp hội kế tốn cơng chứng Anh Quốc CĐKT Cân đối kế toán COPD Bệnh phổi tắc nghẽn mãn tính CPBH Chi phí bán hàng CPNCTT Chi phí nhân c

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

Lý thuyết về dự toán ngân sách

Theo Blocher và cộng sự (2010) định nghĩa rằng dự toán là kế hoạch chi tiết nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực tài chính cũng như nguồn lực khác của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định, thường là một năm Ngân sách bao gồm cả các yếu tố tài chính và phi tài chính của kế hoạch hoạt động Quá trình chuẩn bị ngân sách được gọi là lập ngân sách.

Theo Vanderbeck và cộng sự (2010) cho rằng, dự toán ngân sách trong kinh doanh và công nghiệp là một phương pháp chính thức nhằm lập kế hoạch tài chính chi tiết Phương pháp này bao gồm việc phối hợp và kiểm soát tất cả các mục quan trọng trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn.

Dự toán ngân sách, theo Hilton & cộng sự (2010), là một kế hoạch chi tiết được thể hiện dưới dạng định lượng, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định.

Dự toán ngân sách là kế hoạch tài chính định lượng, giúp huy động và sử dụng nguồn lực doanh nghiệp trong một thời gian nhất định, hỗ trợ nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh Hệ thống dự toán bao gồm nhiều loại như dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung, bán hàng, quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, vốn đầu tư, tiền, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán Dự toán ngân sách là cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và cá nhân, từ đó xác định trách nhiệm nhằm tối ưu hóa quá trình tổ chức và hoạch định.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế

1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách

Theo nghiên cứu của Theo Blocher và Theo Hilton (2010), dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị so sánh và kiểm soát kết quả thực tế với kế hoạch Điều này yêu cầu nhà quản trị phải hiểu rõ từng loại dự toán phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp trong từng giai đoạn Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách phân loại dự toán khác nhau dựa trên đặc điểm và tính chất riêng, như phân loại theo chức năng, thời gian, và phương pháp lập.

1.1.2.1 Phân loại theo chức năng

Theo tiêu thức này thì dự toán gồm 2 loại: dự toán hoạt động và dự toán tài chính

Dự toán là công cụ quan trọng phản ánh thu nhập và chi phí cần thiết để đạt được mục tiêu lợi nhuận Trong dự toán hoạt động, các nội dung chính bao gồm dự toán sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, cùng với chi phí tài chính Đối với các tổ chức thương mại, dự toán hàng hóa mua vào thay thế cho dự toán sản xuất, nhằm xác định khối lượng hàng hóa cần thiết cho nhu cầu tiêu thụ và tồn kho.

Dự toán tài chính là tài liệu quan trọng phản ánh tình hình tài chính dự kiến và phương thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập dự toán Nó bao gồm các thành phần như dự toán vốn, dự toán đầu tư, báo cáo kết quả kinh doanh dự toán, bảng cân đối kế toán dự toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán.

1.1.2.2 Phân loại theo thời gian

- Dự toán ngân sách ngắn hạn

Dự toán thường được lập trong một năm tài chính hoặc dưới 1 năm, như tuần, tháng, quý, nhằm thuận lợi cho việc đánh giá kết quả giữa thực tế và dự toán Dự toán ngắn hạn liên quan đến mua hàng, bán hàng, doanh thu, chi phí và tiêu thụ hàng hóa Dự toán này được lập mỗi năm trước khi kết thúc niên độ kế toán để hoạch định kế hoạch kinh doanh của công ty.

Để đảm bảo việc lập dự toán cho các năm kế tiếp được chính xác, các nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá tình hình thực hiện dự toán hiện tại Việc này sẽ cung cấp thông tin đáng tin cậy, hỗ trợ cho quá trình lập kế hoạch kinh tế hiệu quả hơn.

- Dự toán ngân sách dài hạn

Dự toán dài hạn, hay còn gọi là dự toán vốn, liên quan đến tài sản cố định và thường được lập cho thời gian từ một năm trở lên Loại dự toán này có đặc điểm rủi ro cao, vì thời gian từ khi đầu tư đến khi thu được lợi nhuận thường kéo dài Điều này yêu cầu các nhà quản lý phải dựa vào kiến thức chuyên môn để phán đoán các sự kiện trong tương lai.

1.1.2.3 Phân loại theo phương pháp lập

Dự toán là quá trình lập kế hoạch tài chính dựa trên các số liệu cố định và doanh thu dự kiến Một khi dự toán được thiết lập, nó sẽ không thay đổi hay điều chỉnh theo điều kiện thực tế Phương pháp này thường được áp dụng cho các công ty sản xuất hàng hóa theo đơn đặt hàng, nơi tình hình sản xuất và kinh doanh ổn định.

Dự toán được thiết kế để phù hợp với một mức độ hoạt động cụ thể, giúp xác định doanh thu và chi phí dự toán tại bất kỳ mức độ hoạt động thực tế nào Việc này cho phép so sánh với chi phí thực tế, từ đó đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí của doanh nghiệp Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất theo nhu cầu thị trường.

Mục đích, chức năng của việc lập dự toán

Theo Blocher et al (2010, trang 365), dự toán ngân sách có mục đích chính là hỗ trợ hoạch định và kiểm tra hoạt động kinh doanh, từ đó giúp người quản lý đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Ngoài ra dự toán ngân sách còn có một số vai trò khác như:

Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, đồng thời đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức.

Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và các mục tiêu đã đề ra Nó giúp xác định tiến độ thực hiện các nhiệm vụ, từ đó đề xuất các biện pháp cần thiết để đảm bảo đạt được các mục tiêu đúng hạn.

Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp các nhà quản trị cụ thể hóa mục tiêu doanh nghiệp, cung cấp các số liệu cần thiết để có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình tài chính và định hướng phát triển.

Dự toán ngân sách cung cấp thông tin toàn diện cho các nhà quản trị về kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm trong từng khoảng thời gian cụ thể, đồng thời phản ánh toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.

Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị dự đoán và chuẩn bị cho tương lai của doanh nghiệp Thay vì chờ đợi kết quả bán hàng, nhà quản trị cần nắm bắt xu hướng và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Việc này yêu cầu họ phải liên tục suy nghĩ và phân tích các kịch bản có thể xảy ra Nếu dự đoán cho thấy kết quả không khả quan, nhà quản trị cần lập kế hoạch để điều chỉnh và cải thiện tình hình, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

- Tổ chức và điều hành

Tổ chức và điều hành là chức năng quan trọng thể hiện sự kết nối giữa con người trong tổ chức, cũng như giữa con người với các nguồn lực khác, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp xác định trách nhiệm và đánh giá năng lực của từng cá nhân trong doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa tổ chức nhân sự Nó còn hỗ trợ phân bổ nguồn lực một cách hợp lý để đạt được các mục tiêu đã đề ra, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận trong tổ chức để hiểu rõ kế hoạch hành động.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoạch định và thực hiện kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp Dự toán ngân sách không chỉ tạo ra sự phối hợp mà còn liên kết nhiều bộ phận khác nhau Ví dụ, nếu bộ phận tiêu thụ không hợp tác chặt chẽ với bộ phận sản xuất, điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa cung cấp hoặc sản xuất dư thừa, gây ra hàng tồn kho cao.

Dựa trên dự toán ngân sách, các nhà quản trị tiến hành giám sát và đôn đốc việc thực hiện các mục tiêu của từng cá nhân trong doanh nghiệp, từ đó đảm bảo doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả.

Kiểm soát là quá trình so sánh kết quả thực hiện với dự toán và đánh giá hiệu quả của việc thực hiện đó Sự kiểm soát này phụ thuộc vào việc lập dự toán; nếu không có dự toán, doanh nghiệp sẽ thiếu cơ sở để đối chiếu và đánh giá kết quả thực hiện.

Chức năng hoạch định và kiểm soát luôn song hành, với kết quả hoạt động thực tế được so sánh với dự toán ngân sách Để phát huy tối đa hiệu quả của dự toán ngân sách, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm soát chặt chẽ.

Chức năng ra quyết định

Chức năng ra quyết định đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn các phương án và giải pháp tối ưu Nó có mối liên hệ chặt chẽ với ba chức năng khác, tạo nên một quy trình quyết định hiệu quả.

Trong quá trình quản lý, nhà quản trị thường xuyên phải đưa ra những quyết định quan trọng ảnh hưởng đến doanh nghiệp Dự toán ngân sách, được xác định dựa trên kế hoạch, đóng vai trò then chốt trong việc phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp đến các bộ phận khác nhau Hiểu rõ tầm quan trọng của dự toán ngân sách là điều cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.

ACCA đã nhấn mạnh vai trò quan trọng của kế toán quản trị (KTQT) trong việc hoạch định và kiểm soát thông qua việc mô tả sự liên kết của dự toán trong chuỗi hành động của doanh nghiệp, được thể hiện rõ ràng trong sơ đồ 2.1.

Kế hoạch, chiến lược dài hạn và dự toán ngân sách

1.3.1 Sự quan trọng của chiến lược trong lập dự toán

Theo Blocher et al (2010, trang 366), chiến lược đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Một chiến lược kinh doanh đúng đắn sẽ định hướng cho doanh nghiệp, dẫn đến thành công và tạo ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, đồng thời thu hút khách hàng.

Chiến lược không chỉ giúp định vị doanh nghiệp trong thị trường mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định các hoạt động của doanh nghiệp.

Xác định hành động, chiến lược để giúp đạt mục tiêu Đánh giá lại mỗi chiến lược

Lựa chọn các hành động

Triển khai kế hoạch dài hạn thành các dự án hàng năm là bước quan trọng trong quản lý hiệu quả Việc đo lường các kết quả thực tế và so sánh với kế hoạch giúp đánh giá tiến độ và điều chỉnh chiến lược kịp thời Qua đó, tổ chức có thể tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu suất làm việc.

Sơ đồ 1.1: Chu kỳ hoạch định và kiểm soát( Nguồn: ACCA 2014)

Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hiện thực hóa chiến lược và mục tiêu của mình, phản ánh tình trạng hoạt động hiện tại Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ coi dự toán như một bước tiếp nối mà không xem xét sự liên kết với các chiến lược mới, dẫn đến việc dự toán không phát huy hiệu quả và không phù hợp với thực tế Để đạt được hiệu quả tối ưu, dự toán ngân sách cần phải gắn liền với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.

1.3.2 Sự tính toán của chiến lược

Theo nghiên cứu của Theo Blocher và cộng sự (2010, trang 366), thành công của nhiều tổ chức thường gắn liền với việc xây dựng chiến lược hiệu quả Quá trình lập dự toán bắt đầu bằng việc phân tích các yếu tố bên ngoài và đánh giá không gian nội tại của tổ chức.

Kiểm tra các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức bao gồm kinh tế, chính trị, quy định, xã hội, môi trường và đối thủ cạnh tranh Việc này giúp tổ chức nhận diện những giới hạn, nguy cơ và cơ hội hiện có trong doanh nghiệp.

Cơ hội trong thời kỳ bùng nổ kinh tế có thể khác biệt so với các giai đoạn trước, phụ thuộc vào các tình huống và quy định chính trị Việc đánh giá năng lực nội bộ của tổ chức, bao gồm sức mạnh và khả năng của nhà quản lý, cấu trúc, tinh thần và văn hóa, giúp tổ chức nhận diện được điểm mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh của mình Xem sơ đồ 2.2 để hiểu rõ hơn về chiến lược phát triển sản phẩm theo Blocher et al (2010, trang 368).

Sơ đồ 1.2 : Đánh giá, phân tích các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp

Phân tích các yếu tố nội bộ và bên ngoài tổ chức giúp nhà quản lý kết nối cơ hội với thế mạnh và lợi thế cạnh tranh, từ đó xác định mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp.

1.3.3 Mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn

Theo Blocher et al (2010), tổ chức thường thể hiện mục tiêu chiến lược và dài hạn thông qua vốn và dự toán Chiến lược cung cấp một hệ thống cho việc phát triển kế hoạch dài hạn Kế hoạch dài hạn xác định các hành động kéo dài từ 5 đến 10 năm nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Phân tích các yếu tố bên ngoài

Môi trường cạnh tranh Đánh giá khả năng bên trong

Cơ cấu tổ chức Đạo đức

Nhận ra cơ hội, giới hạn và rủi ro

Nhận ra điểm mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh

Kết nối cơ hội với điểm mạnh và lợi thế cạnh tranh của công ty Đưa ra mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn

Mục tiêu dài hạn của tổ chức yêu cầu dự toán vốn, là quy trình đánh giá và lựa chọn tài chính cho các dự án như mua sắm thiết bị mới, xây dựng nhà máy hoặc phát triển sản phẩm mới Dự toán vốn giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu kế hoạch dài hạn và dự báo doanh số bán hàng Sự phát triển của tổ chức phụ thuộc vào các khoản đầu tư vốn được thực hiện trong các kỳ dự toán trước đó.

Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp được thực hiện thông qua sự kết hợp của các dự án và xí nghiệp, tạo ra giá trị cho tổ chức Điều này rất quan trọng trong quy trình lập ngân sách hàng năm, giúp phân loại chi phí vốn dự toán, bao gồm cả những yếu tố liên quan đến sự tồn tại của doanh nghiệp Nếu không kiểm soát chi phí, giá trị dài hạn và lợi thế cạnh tranh có thể bị suy giảm, dẫn đến nguy cơ phá sản Nhiều khoản dự toán thường bị giam trong các tài khoản sổ cái và cần được cắt giảm, có thể cắt giảm hoàn toàn Kết quả tài chính ngắn hạn có thể thấp hơn mong đợi, yêu cầu phải giảm chi tiêu.

1.3.4 Mục tiêu ngắn hạn và dự toán ngân sách

Theo Blocher et al (2010), mục tiêu ngắn hạn là những mục tiêu được thiết lập cho một khoảng thời gian cụ thể, có thể là một tháng, một quý hoặc một năm, tùy thuộc vào kế hoạch của tổ chức Những mục tiêu này được xác định dựa trên các yếu tố như mục tiêu chiến lược, kế hoạch dài hạn, kết quả hoạt động trước đó, kỳ vọng cho tương lai và các điều kiện môi trường như kinh tế, ngành công nghiệp và thị trường Mục tiêu ngắn hạn đóng vai trò quan trọng trong việc lập dự toán ngân sách cho từng giai đoạn.

Một dự toán ngân sách trở thành mục tiêu ngắn hạn của tổ chức thông qua các bước hành động cụ thể Nó liên quan chặt chẽ đến hoạt động của tổ chức và kế hoạch tài chính cho kỳ dự toán sắp tới.

Dự toán ngân sách là bảng tóm tắt tài chính tổng hợp của một tổ chức, bao gồm dự toán tài chính và dự toán hoạt động Dự toán hoạt động xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện các chiến lược và hoạt động như bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất, mua sắm, quảng cáo, và nghiên cứu phát triển Đối với nhà sản xuất, dự toán hoạt động bao gồm sản xuất, mua nguyên vật liệu, nhân sự và marketing Mô hình dự toán hoạt động được thể hiện qua báo cáo thu nhập Dự toán tài chính xác định nguồn lực sử dụng cho các hoạt động, bao gồm tiến trình và khởi động chiến lược, với các thành phần như dự toán tiền, tình trạng dự toán tiền, bảng cân đối và chi phí vốn dự toán.

1.3 dưới đây sẽ thể hiện rõ mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, kế hoạch ngắn hạn, mục tiêu ngắn hạn, dự toán ngân sách, hoạt động và quản lý theo Blocher et al

Các mô hình, quy trình, trình tự và nội dung lập dự toán ngân sách ngắn hạn

1.4.1 Các mô hình dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách có thể được lập theo ba mô hình khác nhau dựa trên đặc điểm và cơ chế hoạt động của doanh nghiệp: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, và mô hình thông tin từ dưới lên.

1.4.1.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Sơ đồ 1.4: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở

Sơ đồ 1.4 minh họa mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, trong đó các chỉ tiêu dự toán được xác định bởi cấp quản lý cao nhất của doanh nghiệp.

Ban giám đốc sẽ truyền đạt các mục tiêu và kế hoạch tổ chức hoạt động đến các quản lý cấp trung gian, cụ thể là các trưởng phòng Sau khi tiếp nhận thông tin, các quản lý cấp trung gian sẽ truyền đạt lại cho các quản lý cấp cơ sở, tức là nhân viên.

Mô hình này có ưu điểm nổi bật là tiết kiệm thời gian, nhờ vào việc thông tin được truyền đạt một cách thống nhất và đi theo một chiều từ quản lý cấp cao xuống quản lý cấp thấp.

Mô hình dự toán theo phương pháp này có nhiều nhược điểm, bao gồm tính áp đặt từ quản lý cấp cao, dễ gây bất bình trong các bộ phận doanh nghiệp Quản lý cấp cao thường không nắm rõ các vấn đề cụ thể của từng bộ phận, dẫn đến chỉ tiêu dự toán chủ quan và không phù hợp với thực tế Hơn nữa, việc ấn định từ trên xuống còn hạn chế sự sáng tạo và năng lực của nhân viên, gây lãng phí nguồn nhân lực Điều này cũng tạo ra sự không thống nhất trong thực hiện kế hoạch dự toán và không khuyến khích sự hợp tác để cải thiện năng suất, do tâm lý của con người thường thích thực hiện những gì họ tự hoạch định hơn là những yêu cầu áp đặt từ bên ngoài.

Để thực hiện dự toán ngân sách thành công theo mô hình này, doanh nghiệp cần có nhà quản lý cấp cao với tầm nhìn và cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động Họ phải hiểu rõ từng chi tiết của các bộ phận trong doanh nghiệp Mô hình dự toán ngân sách này phù hợp nhất với các doanh nghiệp nhỏ có ít sự phân cấp hoặc trong những trường hợp đặc biệt khi doanh nghiệp phải tuân thủ chỉ đạo từ quản lý cấp cao hơn.

1.4.1.2 Mô hình thông tin từ dưới lên

Sơ đồ 1.5: Mô hình thông tin từ dưới lên

Dự toán theo mô hình của Sơ đồ 1.5 trên đây được lập từ quản lý cấp thấp nhất đến quản lý cấp cao nhất như sau:

Mô hình lập dự toán ngân sách này bắt đầu từ cấp cơ sở, nơi các bộ phận quản lý căn cứ vào khả năng và điều kiện thực tế để xây dựng chỉ tiêu dự toán Sau đó, các chỉ tiêu này được trình lên quản lý cấp trung gian, người sẽ tổng hợp và gửi lên quản lý cấp cao Quản lý cấp cao sẽ xem xét các chỉ tiêu dự toán từ cấp trung gian, kết hợp với cái nhìn tổng quát về hoạt động doanh nghiệp và các mục tiêu chiến lược, để phê duyệt dự toán Khi được phê duyệt, dự toán sẽ chính thức được áp dụng.

Lập dự toán ngân sách theo mô hình thoáng cho phép các bộ phận tự đề ra chi tiêu, giúp số liệu phản ánh thực tế hơn Việc tự thực hiện các mục tiêu tạo ra sự thoải mái và vui vẻ cho nhân viên, từ đó nâng cao tính khả thi của dự toán Điều này cũng khuyến khích sự tự giác và tinh thần phấn đấu trong từng bộ phận, góp phần vào việc đạt được kế hoạch và mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Trong quá trình thực hiện dự toán, nếu các bộ phận không đạt được chỉ tiêu đã đề ra, họ cần tự kiểm tra và không đổ lỗi cho nhau Mô hình dự toán này phát huy tính tích cực trong vai trò kiểm tra, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời mang lại hiệu quả cao Đây là mô hình phù hợp với các doanh nghiệp lớn và các tập đoàn có phân cấp quản lý rõ ràng.

Mô hình lập dự toán ngân sách có một số nhược điểm, đặc biệt là việc cho phép các bộ phận tự đề ra chỉ tiêu dự toán, dẫn đến khả năng họ có thể đưa ra những chỉ tiêu thấp hơn năng lực thực tế Điều này không chỉ làm giảm tính tích cực trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn gây lãng phí nguồn nhân lực và tiềm năng của doanh nghiệp Để khắc phục tình trạng này, các nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận các chỉ tiêu dự toán từ cấp dưới Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, việc thảo luận và làm rõ trước khi thông qua dự toán là rất cần thiết.

1.4.1.3 Mô hình thông tin phản hồi

Sơ đồ 1.6: Mô hình thông tin phản hồi

Mô hình dự toán theo thông tin phản hồi kết hợp giữa hai phương pháp từ trên xuống và từ dưới lên Quy trình bắt đầu từ việc ban quản lý cấp cao ước tính các chỉ tiêu dự toán dựa trên cái nhìn tổng quan về hoạt động doanh nghiệp Sau đó, các chỉ tiêu này được truyền đạt xuống cho cấp quản lý trung gian và quản lý cấp cơ sở Các nhà quản trị sẽ dựa vào các chỉ tiêu ước tính cùng với khả năng và điều kiện thực tế của họ để phản hồi và thảo luận, nhằm đạt được sự thống nhất trong việc xây dựng các chỉ tiêu dự toán.

Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận khác, kết hợp với cái nhìn tổng quát về hoạt động doanh nghiệp, nhằm định hướng các bộ phận hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bộ phận quản lý cấp cao phê duyệt dự toán ngân sách dựa trên các chỉ tiêu phản hồi phù hợp, biến nó thành dự toán ngân sách chính thức Dự toán này sẽ là định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch tới.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế cao sẽ được truyền đạt từ quản lý cấp trung gian đến bộ phận cấp cơ sở, đảm bảo thông tin và kiến thức được chuyển giao hiệu quả trong tổ chức.

Mô hình dự toán này tối ưu hóa nguồn nhân lực của doanh nghiệp bằng cách huy động trí tuệ và kinh nghiệm từ tất cả các cấp quản lý, tạo ra sự liên kết chặt chẽ trong quá trình lập dự toán ngân sách Nhờ đó, dự toán đạt được độ tin cậy và chính xác cao, đồng thời phản ánh khả năng và điều kiện cụ thể của từng cấp quản lý, đảm bảo tính khả thi Sự kết hợp giữa hai mô hình đã mang lại những ưu điểm vượt trội, nâng cao hiệu quả trong việc lập dự toán.

Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại ảnh hưởng đến dự toán ngân sách ngắn hạn

Hoạt động kinh doanh thương mại liên quan đến việc lưu thông và luân chuyển hàng hóa trên thị trường trong nước và quốc tế Nội thương đề cập đến hoạt động thương mại diễn ra trong nước, trong khi quá trình lưu chuyển hàng hóa giữa các quốc gia được gọi là ngoại thương.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế nơi sản xuất, nhập khẩu tới nơi tiêu dùng Hoạt động thương mại có một số đặc điểm chủ yếu sau:

Lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại gồm hai giai đoạn chính: mua hàng và bán hàng, trong đó có khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hóa Đối tượng của kinh doanh thương mại được phân loại theo từng ngành hàng cụ thể.

- Hàng vật tư, thiết bị (tư liệu sản xuất – kinh doanh)

- Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng

- Hàng lương thực, thực phẩm chế biến

Quá trình lưu chuyển hàng hoá diễn ra qua hai phương thức chính: bán buôn và bán lẻ Bán buôn liên quan đến việc cung cấp hàng hoá cho các tổ chức bán lẻ, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc các đơn vị xuất khẩu, nhằm tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng Trong khi đó, bán lẻ là hoạt động bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng.

Bán buôn và bán lẻ hàng hóa có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm bán gửi qua đại lý, ký gửi, bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, bán trả góp và hàng đổi hàng.

Tổ chức đơn vị kinh doanh thương mại có thể hoạt động theo nhiều mô hình khác nhau, bao gồm bán buôn, bán lẻ, chuyên doanh, kinh doanh tổng hợp hoặc môi giới Các quy mô tổ chức cũng đa dạng, từ quầy, cửa hàng, công ty đến tổng công ty, và thuộc mọi thành phần kinh tế trong lĩnh vực thương mại.

Trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, đặc biệt là nội thương, việc hiểu rõ mối quan hệ thương mại và tình hình kinh doanh với các đối tác là rất quan trọng Điều này giúp xác định phương thức giao dịch, mua bán phù hợp, từ đó tối ưu hóa lợi ích cho đơn vị.

Thương mại đóng vai trò trung gian quan trọng giữa sản xuất và tiêu dùng, bao gồm các hành vi thương mại của thương nhân Những hoạt động này tạo ra quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân và các bên liên quan, với mục tiêu chính là mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ thương mại nhằm đạt được lợi nhuận hoặc thực hiện chính sách kinh tế xã hội.

Thương nhân có thể là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế theo quyết định của pháp luật được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền Kinh doanh thương mại sở hữu một số đặc điểm chủ yếu như tính pháp lý, sự đa dạng trong hình thức hoạt động và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.

Hoạt động kinh doanh thương mại chủ yếu tập trung vào lưu chuyển hàng hoá, bao gồm các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá Lưu chuyển hàng hoá là tổng hợp của những hoạt động này, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển kinh tế.

Hàng hoá trong kinh doanh thương mại bao gồm các loại vật tư và sản phẩm, có thể có hình thái vật chất cụ thể hoặc không, mà doanh nghiệp mua về nhằm mục đích bán.

Lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại diễn ra chủ yếu qua hai phương thức chính: bán buôn và bán lẻ Bán buôn tập trung vào việc cung cấp số lượng lớn hàng hóa cho các nhà phân phối hoặc bán lẻ, trong khi bán lẻ hướng tới việc tiếp cận trực tiếp với người tiêu dùng cuối cùng.

+ Bán buôn hàng hoá: Là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng

+ Bán lẻ hàng hoá: Là việc bán thẳng cho người tiêu dùng trực tiếp, từng cái từng ít một

Tổ chức kinh doanh thương mại có nhiều mô hình đa dạng, bao gồm công ty bán buôn, công ty bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới và công ty xúc tiến thương mại Những mô hình này giúp đáp ứng nhu cầu và xu hướng thị trường khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại hiệu quả.

Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thương mại có những đặc điểm khác nhau tùy thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng Điều này dẫn đến sự khác biệt về chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá giữa các loại hàng hoá.

Chức năng của thương mại là tổ chức và thực hiện mua bán, trao đổi hàng hóa, đồng thời cung cấp các dịch vụ thiết yếu nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống của người dân.

THỰC TRẠNG THỰC HIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN PHAVI

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần PhaVi

2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Cổ Phần PhaVi

- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN PHAVI

- Tên giao dịch: PHAVI JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt: PHAVI JSC

- Trụ sở chính: Số 98 Bàu Cát 2, Phường 12, Q Tân Bình, Tp HCM

- Giấy phép thành lập số:0314114632

- Vốn điều lệ ban đầu: 3.000.000.000đ

Công ty được thành lập vào tháng 11 năm 2015, trụ sở được đặt tại 98 Bàu Cát 2,

Công ty cổ phần PhaVi, tọa lạc tại Phường 12, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh, là một công ty non trẻ vừa mới được thành lập Mặc dù mới ra mắt, các sản phẩm mà PhaVi phân phối đã có mặt trên thị trường từ 3 năm trước, chứng tỏ sự phát triển và uy tín của công ty trong ngành.

Chức năng và nhiệm vụ của chúng tôi là phân phối các sản phẩm dược phẩm, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng, bao gồm cả chiết xuất thảo dược thiên nhiên Chúng tôi cam kết cung cấp các sản phẩm dưới dạng viên mềm, viên nang và viên nén với chất lượng cao và đảm bảo an toàn tối đa cho người tiêu dùng.

- Sứ mệnh: Cung cấp các sản phẩm chăm sóc sức khỏe có nguồn gốc thiên nhiên an toàn, hiệu quả

- Phát triển nhân sự với các tiêu chí: Thái độ; kiến thức; kỹ năng và kinh tế

Tầm nhìn của công ty là trong vòng 3 năm tới, các dòng sản phẩm mà chúng tôi cung cấp sẽ trở thành sản phẩm dẫn đầu thị trường, dựa trên sự tin tưởng và yêu mến của khách hàng cùng với doanh số bán hàng ấn tượng.

- Văn hóa PhaVi: Chúng tôi xây dựng văn hóa công ty dựa trên nền tảng văn hóa: Nhân; Trí; Tín; Nghĩa

Giá trị cốt lõi của chúng tôi bao gồm việc giữ uy tín trong từng hành động, phát triển tối đa tiềm năng của mỗi nhân sự và chia sẻ lợi ích công bằng với các đối tác, cả nội bộ lẫn bên ngoài.

2.1.1.3 Ngành nghề kinh doanh và cơ cấu tổ chức

PhaVi chuyên kinh doanh dược phẩm, thực phẩm chức năng và dược mỹ phẩm, hiện đang phân phối bốn dòng sản phẩm chính.

Mẫu Lợi Nhi là dòng sản phẩm hỗ trợ lợi sữa, trong khi Bảo Khí Nhi Plus đứng đầu trong việc điều trị đờm, ho, khò khè, khó thở và giảm tái phát viêm phế quản ở trẻ em Bảo Khí Khang là sản phẩm thiên nhiên hàng đầu giúp giảm đờm, ho, khó thở, đồng thời ngăn ngừa tái phát và biến chứng của bệnh hen suyễn, viêm phế quản mạn tính và COPD Cốm BoBu là sản phẩm tăng cường đề kháng và phòng bệnh cho trẻ trong giai đoạn ăn dặm và trẻ bú mẹ không đủ sữa.

Sản phẩm đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp Để vươn lên thành công ty dược phẩm hàng đầu tại thị trường nội địa, PhaVi không ngừng tái cấu trúc danh mục sản phẩm, phát triển chiến lược sản phẩm độc đáo và tối ưu hóa kênh phân phối.

Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty được thể hiện rõ ràng qua sơ đồ, trong đó Hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền cao nhất Dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo các hoạt động của các phòng ban và bộ phận chức năng.

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Cổ phần PhaVi

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban được trình bày cụ thể như sau:

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, có quyền đại diện cho công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty Ban giám đốc chịu trách nhiệm quyết định mọi hoạt động của công ty, tổ chức và chỉ đạo các bộ phận, phòng ban với trình độ nghiệp vụ và quản lý chuyên nghiệp.

Phòng tài chính – kế toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính hàng năm và phân bổ, theo dõi tài chính hàng tháng Đơn vị này quản lý các quỹ công ty, đồng thời tạo nguồn vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh Ngoài ra, phòng cũng theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản nợ, bảo quản và lưu giữ toàn bộ chứng từ kế toán theo quy định Công việc quản lý sổ sách tài sản công ty và báo cáo, phân tích, đánh giá hoạt động tài chính cũng được thực hiện để cung cấp số liệu tài chính cho các ngành liên quan.

Xác định chiến lược thị trường và tìm kiếm cơ hội phát triển kinh doanh là yếu tố then chốt để đo lường sự hài lòng của khách hàng Việc thu thập thông tin từ khách hàng giúp công ty cải thiện sản phẩm và dịch vụ Đồng thời, quản lý và giám sát hoạt động bán hàng cũng là trách nhiệm quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong việc cung ứng dịch vụ.

2.1.2 Đặc điểm kế toán tại công ty Cổ Phần PhaVi

Hiện tại, công ty đã thiết lập bộ phận kế toán để thực hiện công tác kế toán tài chính và các báo cáo nội bộ liên quan Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thành lập bộ phận kế toán quản trị.

Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán tài chính cho cả nội bộ và bên ngoài, đồng thời đảm nhận trách nhiệm cung cấp thông tin kế toán quản trị cho Ban lãnh đạo công ty.

2.1.2.1 Các chính sách và chế độ kế toán áp dụng o Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm o Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Việt Nam đồng o Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác dựa vào tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán của ngân hàng Nhà nước Việt Nam o Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo

Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó báo cáo tài chính được lập dựa trên cơ sở dồn tích, ngoại trừ thông tin liên quan đến luồng tiền Hàng tồn kho được xác định theo giá gốc, trong khi tài sản cố định hữu hình được khấu hao bằng phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ kế toán như chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và thẻ kế toán chi tiết.

2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

Thực trạng công tác dự toán tại Công ty Cổ phần PhaVi

2.2.1 Mô hình lập dự toán

Công ty Cổ phần PhaVi hiện đang áp dụng mô hình lập dự toán ngân sách từ trên xuống Hàng năm, Hội đồng quản trị nghiên cứu thị trường tiềm năng để xác định các mục tiêu cho công ty, đồng thời ấn định tỷ lệ tăng trưởng cho một số chỉ tiêu như doanh thu, sản lượng sản xuất và lợi nhuận so với năm trước.

Ban giám đốc sẽ xem xét các chỉ tiêu như mục tiêu cần đạt trong năm kế hoạch Họ sẽ tổ chức họp để đề xuất các chiến lược phù hợp nhằm đạt được những mục tiêu này.

Để thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, các bộ phận liên quan sẽ tiến hành xây dựng dự toán dựa trên chiến lược kinh doanh Phòng kế toán sẽ lập dự toán chính với sự hỗ trợ từ các bộ phận khác Sau khi hoàn thành, phòng kế toán có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo dự toán và gửi đến lãnh đạo cấp trên để tham mưu và điều chỉnh Các báo cáo dự toán đã điều chỉnh sẽ trở thành kế hoạch tài chính cho các năm tiếp theo Mô hình lập dự toán ngân sách của công ty được thể hiện qua quy trình "Qui trình dự toán ngân sách năm".

Sơ đồ 2.3: Mô hình dự toán ngân sách của Công ty

2.2.2 Qui trình lập dự toán tại Công ty Cổ phần PhaVi

Việc lập dự toán ngân sách năm tại Công ty tiến hành khoảng 15 ngày ( từ ngày

Từ ngày 10/12 đến 25/12, sau khi nhận chỉ tiêu từ cấp trên, các bộ phận liên quan sẽ lập dự toán dựa trên tình hình thực tế và số liệu năm trước Dự toán được tổng hợp cho cả năm tài chính, nhưng công ty đã chia nhỏ thành từng quý để chi tiết hơn và thường xuyên điều chỉnh theo thực tế Sau khi hoàn tất, Phòng kế toán sẽ tổng hợp và trình Ban giám đốc cùng Hội đồng quản trị phê duyệt Quy trình lập dự toán tại công ty Cổ phần PhaVi được thực hiện qua ba giai đoạn chính.

Vào ngày 1 tháng 12 năm 2016, Ban giám đốc tổ chức cuộc họp để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 quý đầu năm 2016, nhận định tình hình kinh doanh năm 2016 và đề ra mục tiêu cho năm 2017 Đồng thời, cuộc họp cũng xem xét tình hình thực hiện dự toán ngân sách của 3 quý năm 2016.

STT Chỉ tiêu ĐVT Thực hiện 2016 Dự toán 2016 % so với dự toán Thực hiện 2015 % So với thực hiện 2015

1 Bảo Khí Nhi Plus Hộp 82,048 88,886 92% 68,374 20%

4 Ích mẫu lợi nhi 20v Hộp 41,429 42,858 97% 35,715 16%

5 Ích mẫu lợi nhi 60v Hộp 2,857 2,987 96% 2,598 10%

(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính công ty Cổ Phần PhaVi )

Dự kiến tình hình tiêu thụ năm 2017

- Nền kinh tế Việt Nam sẽ tăng trưởng và tạo đỉnh vào năm 2017 và chừng lại trong năm 2018 và 2019

- Ngành dược sẽ có sự tăng trưởng mạnh tạo làn sóng đầu tư tư nhân vào Việt

Năm 2017, ngành dược phẩm hứa hẹn sẽ phát triển mạnh mẽ, đặc biệt khi nhu cầu chăm sóc sức khỏe đang ngày càng được chú trọng Điều này mở ra nhiều cơ hội tiềm năng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh dược phẩm.

Dựa trên tình hình thực hiện dự toán trong 3 quý năm 2016, cùng với đánh giá thị trường năm 2017, năng lực kinh doanh và hoạt động quảng cáo sản phẩm của công ty, Ban giám đốc đã tiến hành xây dựng mục tiêu kinh doanh cho năm 2017.

STT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch năm

Tăng/giảm so với năm 2016 Ghi chú

1 Bảo Khí Nhi Plus Hộp 124,819 20%

4 Ích mẫu lợi nhi 20v Hộp 64,372 14%

5 Ích mẫu lợi nhi 60v Hộp 4,705 15%

(Chi tiết phương hướng thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xem phụ lục 2.1)

(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính công ty Cổ Phần PhaVi )

Ban giám đốc đặt mục tiêu tăng trưởng cho mặt hàng Bảo Khí Nhi Plus với mức tăng 20% trong năm 2016 Dựa trên nhận định của ban giám đốc, mặt hàng này dự kiến sẽ duy trì mức tăng trưởng tương tự trong năm 2017.

- Đối với mặt hàng Bảo Khí Khang 20 ban giám đốc đặt mục tiêu tăng trưởng là

Trong năm 2017, Bảo Khí Khang 20 dự kiến sẽ mở rộng thị trường với sự đầu tư mạnh mẽ vào marketing, tăng 18% so với năm 2016 Sự gia tăng khách hàng mắc bệnh về đường hô hấp do thời tiết và khí hậu đã tạo ra xu hướng người tiêu dùng chuyển sang sản phẩm này, thay thế cho các sản phẩm cạnh tranh khác Do đó, sản lượng tiêu thụ của Bảo Khí Khang 20 được dự đoán sẽ tiếp tục tăng trưởng.

Ban giám đốc nhận định rằng mặt hàng Bảo Khí Khang 120 sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ, tương tự như Bảo Khí Khang 20, nhờ vào xu hướng phát triển tích cực trong năm 2016, vượt chỉ tiêu đề ra Với các chính sách khuyến mãi hiệu quả, Ban giám đốc kỳ vọng sản lượng tiêu thụ Bảo Khí Khang 120 trong năm 2017 sẽ tăng trưởng 27% so với năm 2016.

Mục tiêu tăng trưởng của mặt hàng Ích Mẫu Lợi Nhi năm 2017 được điều chỉnh xuống còn 14% so với năm 2016, do ban giám đốc nhận thấy thực tế năm 2016 chỉ đạt mức tăng trưởng 16%, thấp hơn so với mục tiêu 20% Ban giám đốc cũng nhận định rằng trong năm 2017, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc mở rộng thị trường và cạnh tranh với các doanh nghiệp có sản phẩm tương tự.

Vào năm 2017, sản phẩm Ích Mẫu Lợi Nhi đặt mục tiêu tăng trưởng 15% so với năm 2016, mặc dù năm 2016 công ty chỉ đạt mức tăng trưởng 10% Ban giám đốc vẫn tiếp tục điều chỉnh mục tiêu tăng trưởng, tin rằng năm 2017 sẽ mở rộng thị trường và khách hàng sẽ ngày càng quen thuộc với sản phẩm Ích Mẫu Lợi Nhi.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế loại 60 viên bởi vì sản phẩm này loại 60 viên hiện tại các đối thủ cạnh tranh chưa phát triển

Cốm BoBu, sản phẩm mới ra mắt vào năm 2016, được kỳ vọng sẽ đạt mức tăng trưởng 12% trong năm 2017 nhờ vào các chương trình marketing hiệu quả và những ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm.

Ban giám đốc giao cho phòng kế toán chịu trách nhiệm chính trong việc lập các báo cáo dự toán, trong khi phòng kinh doanh có nhiệm vụ phối hợp để xây dựng các báo cáo dự toán liên quan như dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.

Phòng kế toán đã thiết lập các biểu mẫu như dự toán tiêu thụ, mua hàng, chi phí bán hàng, tiền và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kèm theo quy trình lập dự toán ngân sách.

Quan điểm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách

Công ty Cổ phần PhaVi, hoạt động trong lĩnh vực thương mại, cần hoàn thiện dự toán ngân sách phù hợp với cơ chế quản lý và tình hình cụ thể của công ty Dự toán ngân sách sẽ được liên kết chặt chẽ với các hoạt động thương mại, đảm bảo hiệu quả và tính khả thi trong quản lý tài chính.

Hoàn thiện dự toán ngân sách cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động doanh nghiệp Chi phí hoàn thiện phải thấp hơn lợi ích mang lại, từ đó tạo ra nguồn chi phí hợp lý và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.

Hoàn thiện dự toán ngân sách là cần thiết để huy động tất cả các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu của công ty Từ ban giám đốc đến nhân viên, mọi người cần hợp tác để xây dựng dự toán phản ánh tiềm lực doanh nghiệp và tạo sự đoàn kết trong việc thực hiện mục tiêu chung Mặc dù công ty đã hình thành dự toán ngân sách, nhưng hiệu quả vẫn chưa đạt yêu cầu Do đó, cần đánh giá và cải tiến dự toán để thúc đẩy những thay đổi tích cực, giúp tất cả các nguồn lực trong doanh nghiệp nhận thức rõ tầm quan trọng của dự toán ngân sách và cùng nhau hướng tới mục tiêu chung.

Mục tiêu và nguyên tắc hoàn thiện

Mục tiêu của công ty Cổ phần PhaVi là hoàn thiện dự toán ngân sách để thiết lập một hệ thống dự toán hữu ích, tối ưu hóa vai trò và lợi ích của nó cho hoạt động kinh doanh Điều này được thể hiện qua các mục tiêu cụ thể trong việc lập dự toán ngân sách.

- Đảm bảo nâng cao hiệu quả của hoạt động và hiệu quả công tác quản lý hoạt động kinh doanh của công ty

Để nâng cao chất lượng thông tin trong báo cáo dự toán ngân sách, cần đảm bảo rằng các dữ liệu phản ánh chính xác bản chất và tiềm lực của công ty Điều này sẽ tạo cơ sở vững chắc cho các quyết định quan trọng liên quan đến công tác dự toán ngân sách, hỗ trợ hiệu quả cho các thành viên tham gia lập và thực hiện dự toán ngân sách của công ty.

Để đảm bảo rằng dự toán ngân sách của công ty phản ánh đúng kế hoạch và mục tiêu của ban giám đốc, cần xây dựng một quy trình lập dự toán ngân sách hiệu quả Quy trình này không chỉ giúp truyền đạt thông tin đến các bộ phận trong công ty mà còn cung cấp cho nhà quản trị một công cụ quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả.

3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện dự toán ngân sách

Quá trình kiểm soát ngân sách cần được thực hiện liên tục trong suốt năm, bao gồm việc theo dõi và kiểm tra định kỳ việc thực hiện dự toán ngân sách Việc đối chiếu kết quả đạt được với các chỉ tiêu ban đầu là rất quan trọng, từ đó có thể đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo dự toán ngân sách phù hợp với tình hình thực tế của công ty.

Khi lập dự toán ngân sách, cần đảm bảo tính linh hoạt để có thể điều chỉnh kịp thời những thay đổi không mong muốn xảy ra ngoài kế hoạch.

Khi lập dự toán ngân sách, nguyên tắc thận trọng cần được tuân thủ, đòi hỏi sự kiên nhẫn và không vội vàng Thông tin sử dụng cho việc lập dự toán phải chính xác và phù hợp với thực tế Vì vậy, các phòng ban liên quan cần dành thời gian khảo sát và nghiên cứu để thu thập thông tin hữu ích.

Giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty Cổ phần PhaVi

3.3.1 Hoàn thiện quy trình lập dự toán

Công ty cần xây dựng quy trình thực hiện dự toán ngân sách để hướng dẫn việc thực hiện hiệu quả Quy trình này cần phân chia rõ ràng trách nhiệm và đảm bảo sự truyền đạt thông tin giữa các bộ phận liên quan Đồng thời, cần lập kế hoạch tiến độ cụ thể cho từng bước chuẩn bị và thực hiện dự toán ngân sách.

Quy trình lập dự toán tại công ty bao gồm ba bước chính: thu thập thông tin, lập báo cáo dự toán và xét duyệt dự toán.

Bước 1: Thu thập thông tin

Các bộ phận chịu trách nhiệm lập dự toán cần thu thập, phân tích và xử lý thông tin cần thiết cho quá trình này Bên cạnh việc sử dụng số liệu thực tế từ năm trước, việc tìm kiếm thông tin từ các nguồn bên ngoài cũng rất quan trọng.

Bước 2: Lập các báo cáo dự toán

Sau khi thu thập thông tin cần thiết, các bộ phận sẽ lập dự toán dựa trên mục tiêu, chiến lược sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu cơ bản về sản lượng tiêu thụ cũng như số lượng mua vào.

Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp thông tin và lập báo cáo dự toán tổng thể cho doanh nghiệp, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

Bước 3: Xét duyệt dự toán

Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán, Phòng Kế toán tổng hợp gửi cho Ban lãnh đạo Công ty để đánh giá tính hợp lý Hội đồng quản trị và các trưởng bộ phận tổ chức họp giao ban nhằm điều chỉnh và hoàn thiện dự toán Sau khi được điều chỉnh và phê duyệt, bản dự toán ngân sách chính thức sẽ được áp dụng và công bố trong công ty.

Các phòng ban chức năng và các bộ phận căn cứ vào đó để tiến hành thực hiện Chi tiết được thể hiện ở bảng sau:

Giai đoạn Công việc thực hiện Bộ phận thực hiện Thời gian

Chuẩn bị Thiết lập mục tiêu kinh doanh cho năm dự toán

Ban tổng giám đốc, các cấp lãnh đạo và cấp chức năng

Soạn thảo Dựa trên mục tiêu kinh doanh cho năm dự toán trong giai đoạn chuẩn bị, các bộ phận và

Phòng kinh doanh 10 ngày từ ngày 15/12 đến 25/12

Luận văn thạc sĩ Kinh tế yêu cầu các đơn vị phối hợp để soạn thảo báo cáo dự toán Sau đó, phòng kinh doanh cùng các bộ phận sẽ tổ chức họp với ban giám đốc công ty nhằm xem xét và phê duyệt các báo cáo dự toán của từng đơn vị và toàn công ty.

Lập kế hoạch tiêu thụ Lập kế hoạch mua vào Phòng kế toán Lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Phòng Kế toán và các bộ phận chức năng

Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát ngân sách hoạt động hàng ngày của công ty Hàng tháng, phòng kế toán sẽ so sánh kết quả thực hiện với dự toán để xác định nguyên nhân của các biến động bất thường.

Và định kỳ mỗi quý, các đơn vị và bộ phận được xem xét lại ngân sách của mình và điều chỉnh cho phù hợp

Bộ phận, đơn vị có nhu cầu Điều chỉnh ngân sách Ban giám đốc Mỗi quý 1 lần

3.3.2 Hoàn thiện mô hình dự toán ngân sách tại công ty Cổ phần PhaVi

Mô hình lập dự toán ngân sách hiện tại tại các công ty chủ yếu là mô hình thông tin từ trên xuống, với các chỉ tiêu ngân sách thường bị áp đặt theo ý muốn của ban giám đốc, gây áp lực cho nhân viên Để thành công, dự toán ngân sách cần huy động sự tham gia của nhiều cấp và không tạo áp lực Điều này cho thấy các nhà quản lý cấp cao có tầm nhìn rộng nhưng thiếu sự chú ý đến chi tiết, trong khi các nhà quản lý cấp cơ sở nắm vững chi tiết nhưng thiếu cái nhìn tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy, mô hình dự toán từ trên xuống không còn phù hợp.

Để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty, việc áp dụng mô hình thông tin phản hồi là cần thiết Với số lượng nhân viên không đông và ít cấp bậc quản lý, mô hình này cho phép tất cả nhân viên và quản lý tham gia vào quá trình lập dự toán, từ đó đưa ra ý kiến dựa trên quan điểm và khả năng thực tế Các dự toán sẽ được bộ phận sử dụng ngân sách thực hiện theo mục tiêu kinh doanh do ban giám đốc đề ra, sau đó sẽ được thảo luận và phê duyệt bởi ban giám đốc.

Các bộ phận kinh doanh và kế toán cần tự đánh giá năng lực và tình hình hoạt động của mình để nắm bắt thông tin về doanh thu, chi phí phát sinh Dựa vào đó, họ sẽ tổng hợp và đưa ra ý kiến điều chỉnh phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Ban giám đốc Sau khi xác định mục tiêu, bộ phận kinh doanh sẽ thu thập dữ liệu từ bộ phận kế toán và thông tin bên ngoài như đối thủ cạnh tranh, thị trường, và chiến lược marketing để xây dựng dự toán tiêu thụ Dự toán hoàn chỉnh sẽ được gửi đến bộ phận chuyên trách ngân sách để xem xét và phản hồi.

Bộ phận kế toán sử dụng dự toán tiêu thụ do bộ phận kinh doanh cung cấp để lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó dự báo kết quả hoạt động.

Bộ phận kế toán sẽ gửi các báo cáo dự toán ngân sách từ luận văn thạc sĩ Kinh tế kinh doanh đến bộ phận chuyên trách để tiến hành xem xét.

Tất cả các báo cáo dự toán ngân sách, sau khi được bộ phận chuyên trách xem xét và thảo luận với các bộ phận lập dự toán, sẽ được trình bày trong cuộc họp về dự toán ngân sách Cuộc họp này có sự tham gia của ban lãnh đạo công ty, trưởng các bộ phận lập dự toán và các cá nhân liên quan Nếu báo cáo được thông qua, nó sẽ trở thành báo cáo chính thức của công ty Ngược lại, nếu không được chấp nhận, bộ phận chuyên trách sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan để điều chỉnh và trình bày lại trong cuộc họp tiếp theo.

Công tác lập dự toán cần phản ánh chính xác tiềm lực của công ty, nhằm giảm thiểu tình trạng ban giám đốc áp đặt chỉ tiêu không hợp lý cho từng bộ phận Việc này giúp khắc phục mô hình thông tin từ trên xuống mà công ty đã áp dụng trong thời gian qua.

Mô hình dự toán ngân sách hiện nay

Sơ đồ 3.1 : Mô hình dự toán ngân sách đề xuất

Tiêu đề	Hoàn Thiện Dự Toán Ngân Sách Tại Công Ty Cổ Phần Phavi
Tác giả	Trần Thị Ngọc Duyên
Người hướng dẫn	TS. Lê Đình Trực
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Luận Văn Thạc Sĩ Kinh Tế
Năm xuất bản	2017
Thành phố	TP.Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	114
Dung lượng	1,36 MB