CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Sự cần thiết tổ chức kế toán bán hàng và kết quả bán hàng trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm bán hàng và xác định kết quả bán hàng: a) Khái niệm bán hàng
Bán hàng là khâu quan trọng quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Quá trình bán hàng được hiểu là việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ doanh nghiệp sang người mua, đồng thời doanh nghiệp thu về khoản tiền hoặc có quyền thu về tương ứng với giá trị hàng hóa đã bán.
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm sau đây:
Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, Mối quan hệ trao đổi giữa doanh nghiệp với người mua là quan hệ "thuận mua vừa bán"
Doanh nghiệp với tư cách là người bán phải chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa cho người mua theo đúng các điều khoản quy định trong hợp đồng kinh tế đã ký giữa hai bên Quá trình bán hàng được coi là kết thúc khi doanh nghiệp đã hoàn tất việc giao cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và bên mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng hoá đó Doanh nghiệp nhận của người mua một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng Số doanh thu này là cơ sở đề doanh nghiệp xác định kết quả bán hàng. b) Khái niệm về xác định kết quả bán hàng
Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí đã bỏ ra và thu nhập đã thu về trong kỳ Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi Ngược lại thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tùy thuộc vào từng đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lí của từng doanh nghiệp.
1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng, kết quả bán hàng:
Nhìn trên phạm vi doanh nghiệp, tiêu thụ hàng hóa là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Tiêu thụ thể hiện sức cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.Nó là cơ sở để đánh giá trình độ tổ chức quản lý hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Mặt khác nó cũng gián tiếp phản ánh trình độ tổ chức các khâu cung ứng, sản xuất cũng như công tác dự trữ, bảo quản thành phẩm.
Trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế, bán hàng có một vai trò đặc biệt, nó vừa là điều kiện để tiến hành tái sản xuất xã hội vừa là cầu nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng, phản ánh sự gặp nhau giữa cung và cầu về hàng hoá, qua đó định hướng cho sản xuất, tiêu dùng và khả năng thanh toán.
Với một doanh nghiệp việc tăng nhanh quá trình bán hàng tức là tăng vòng quay của vốn, tiết kiệm vốn và trực tiếp làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Từ đó sẽ nâng cao đời sống, thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước Việc xác định kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đối với Nhà nước thông qua việc nộp thuế, phí, lệ phí vào ngân sách Nhà nước, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng hiệu quả cao số lợi nhuận thu được giải quyết hài hòa các lợi ích kinh tế: Nhà nước, tập thể, cá nhân người lao động.
- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời giám sát chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp.
- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả Nhiệm vụ kế toán bán hàng và kết quả bán hàng phải luôn gắn liền với nhau.
Lý luận cơ bản về bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Phương thức bán hàng: a) Phương thức tiêu thụ trực tiếp.
Tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho hàng của Công ty Hàng hóa khi bàn giao cho khách hàng được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán mới được coi là tiêu thụ, lúc này doanh nghiệp mới mất đi quyền sở hữu Hình thức tiêu thụ trực tiếp có thể là bán buôn hoặc bán lẻ, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng mua.
Bán buôn là hình thức bán hàng cho các đơn vị sản xuất hoặc kinh doanh để họ đưa vào quá trình chế biến, sản xuất hoặc tiếp tục bán ra Đặc điểm của bán buôn là khi giao dịch hoàn tất, hàng hóa vẫn ở trong lưu thông, chưa đến tay người tiêu dùng Hàng bán buôn thường có khối lượng lớn và có nhiều hình thức thanh toán.
Do đó mỗi lần bán hàng đều được lập chứng từ đầy đủ cho từng lần bán.
Khi thực hiện bán hàng, bên mua sẽ có người đến nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty Khi người nhận đã nhận đủ số hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng thì số hàng đó không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nữa mà được coi là hàng đã bán Khi bên mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp hạch toán vào doanh thu và doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nhà nước.
Chứng từ kế toán sử dụng là phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên theo quy định của bộ tài chính.
Bán lẻ : Theo hình thức này, hàng hóa bán lẻ cho người tiêu dùng, bán lẻ là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động của hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Đối tượng của bán lẻ là mọi cá nhân trong và ngoài nước muốn có một giá trị sử dụng nào đó không phân biệt giai cấp, quốc tịch. Đặc trưng của phương thức bán lẻ là kết thúc nghiệp vụ bán hàng thì sản phẩm rời khỏi quá trình lưu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị sử dụng của sản phẩm được thực hiện Hàng bán lẻ thường khối lượng nhỏ, thanh toán ngay bằng tiền mặt b) Phương thức tiêu thụ chuyển hàng chờ chấp nhận.
Căn cứ vào hợp đồng đã ký đến ngày giao hàng, doanh nghiệp sẽ xuất kho để chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện của mình hoặc đi thuê ngoài đến địa điểm đã ghi trong hợp đồng Chi phí vận chuyển do bên nào chịu thì tùy thuộc vào thỏa thuận hai bên khi ký hợp đồng Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, khi người mua thông báo đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì số hàng đó được coi là tiêu thụ, doanh nghiệp bán hạch toán ghi nhận doanh thu Chứng từ sử dụng là phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn GTGT theo quy định của Bộ tài chính.
C) Phương thức gửi bán đại lý, ký gửi.
Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cở sở đại lý gửi để các cở sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận đại lý trực tiếp bán hàng thanh toán với khách hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán Số hàng doanh nghiệp gửi bán vẫn chưa được coi là tiêu thụ, việc tiêu thụ xác định khi doanh nghiệp được cơ sở đại lý gửi tiền hàng hay chấp nhận thanh toán về số hàng đã bán được.
1.2.2.1 Thanh toán ngay bằng tiền mặt, TGNH
Theo phương thức này, khi người mua nhận được hàng từ doanh nghiệp sẽ thanh toán ngay cho các doanh nghiệp bằng tiền mặt hoặc TGNH
1.2.2.2 Bán chịu và tính lãi
Theo phương thức này, người mua thanh toán tiền sau thời điểm nhận hàng một khoảng thời gian nhất định mà 2 bên thỏa thuận, hết thời gian đó người mua hàng sẽ phải thanh toán hết toàn bộ giá trị hàng đã mua cộng thêm một khoản phí gọi là lãi từ việc trả chậm này.
Trả góp hiểu đơn giản là hình thức cho vay với các kỳ trả nợ góc lẫn lãi trùng nhau, số tiền trả nợ mỗi kỳ bằng nhau Số lãi kỳ hạn được tính trên số dư nợ gốc và số ngày thực tế của kỳ hạn trả nợ.
Theo chuẩn mực số 14 ban hành theo QĐ 149 ngày 31/12/2001 của BTC:
- Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu.
Doanh thu phát sinh từ giao dịch, sự kiện được thiết lập dựa trên thỏa thuận của doanh nghiệp với khách hàng hoặc bên sử dụng tài sản Số tiền này được xác định theo giá trị hợp lý của khoản mục thu được hoặc có thể thu được, trừ đi các khoản giảm giá thương mại, chiết khấu hàng bán và giá trị hàng trả lại.
1.2.3.2 Điều kiện ghi nhận doanh thu:
Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng
Chỉ ghi nhận doanh thu trong kỳ kế toán khi thoả mãn đồng thời các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu bán hàng = Doanh thu bán hàng theo hoá đơn - Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
1.2.4 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng.
Là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ) với lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng.
*Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ được doanh nghiệp (bên bán) chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trên hoá đơn, vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn ghi trong hợp đồng.
*Hàng bán bị trả lại:
Là số sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng kinh tế. Như hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng , số lượng hàng bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại, đính kèm hoá đơn(nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hoá đơn(nếu trả lại một phần).
*Thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT: Là khoản thuế gián thu tính trên doanh thu bán hàng, các khoản thuế này tính cho các đối tượng tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ phải chịu, các cơ sở sản xuất, kinh doanh chỉ là đơn vị thu nộp thuế thay cho người tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ đó.
Chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng và trình tự kế toán
Chứng từ chủ yếu sử dụng trong kế toán bán hàng.
- Hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01- GTKT- 3LL)
- Hoá đơn bán hàng thông thường (mẫu 02- GTKT- 3LL)
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (mẫu 01- BH)
- Thẻ quầy hàng (mẫu 02- BH)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, uỷ nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng, bản sao kê của ngân hàng…)
- Tờ khai thuế GTGT (mẫu 07A/ GTGT)
- Các hợp đồng kinh tế bán hàng hoặc các cam kết bán hàng.
- Biên bản khiếu nại về hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng thời hạn giao hàng…đã ghi trong hợp đồng
- Các chứng từ kế toán liên quan khác.
.TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ.
- TK 511 có các TK cấp 2:
TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá.
TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm.
TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
TK 5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
Tài khoản 512 - Doanh thu nội bộ.
- Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của một số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hạch toán ngành.
- TK 512 bao gồm 3 TK cấp 2:
TK 5121 – Doanh thu bán hàng hóa.
TK 5122 – Doanh thu bán thành phẩm.
TK 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp:
- Tài khoản này có các tài khoản cấp 2 sau:
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
TK 3337 : Thuế nhà đất, tiền thuê đất
TK 3338 : các loại thuế khác
TK 3339 : phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện:
- Phản ánh khoản tiền mà doanh nghiệp nhận trước cho nhiều kỳ, nhiều năm như lãi vay vốn, khoản lãi bán hàng trả góp.
- Các tài khoản liên quan khác: TK 111, 112, 333, 156, 157…
Trình tự kế toán: Xem sơ đồ 1.1
1.3.2.Các khoản giảm doanh thu hàng bán:
TK 521 - Chiết khấu thương mại:
- Phản ánh số tiền doanh nghiệp giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn.
- Nguyên tắc hạch toán vào TK 521:
+ Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của doanh nghiệp đã quy định.
+ Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được giảm trừ vào giá bán trên
"hoá đơn GTGT" hoặc "hoá đơn bán hàng" lần cuối cùng.
+ Trường hợp khách hàng không trực tiếp mua hàng, hoặc khi số tiền chiết khấu thương mại cho người mua Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào TK 521.
+ Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK521 Doanh thu bán hàng đã phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại.
TK531 - Hàng bán bị trả lại
Doanh thu thuần từ bán hàng là doanh thu phát sinh trong kỳ từ hoạt động bán hàng chính của doanh nghiệp, trừ đi các khoản đổi trả và giảm trừ do lỗi của doanh nghiệp Các khoản đổi trả và giảm trừ này phản ánh doanh thu của số thành phẩm đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại do lỗi thuộc về doanh nghiệp, chẳng hạn như sản phẩm bị lỗi, không đáp ứng yêu cầu, hoặc không đúng như mô tả.
- Nguyên tắc hạch toán vào TK 531:
Chỉ hạch toán vào TK này giá trị hàng bán bị khách hàng trả lại do doanh nghiệp vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: Hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại Đồng thời hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng hàng bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại đính kèm hoá đơn (nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hoá đơn (nếu trả lại một phần).
TK 532 - Giảm giá hàng bán:
- Được dùng để phản ánh các khoản giảm bớt giá cho khách hàng do thành phẩm, hàng hoá kém chất lượng, không đạt yêu cầu của khách hàng.
- Nguyên tắc hạch toán vào TK 532:
Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản giảm giá hàng bán, các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hoá đơn, tức là sau khi đã phát hành hoá đơn bán hàng, không phản ánh vào TK 532 số giảm giá đã được ghi trên hoá đơn bán hàng và đã được trừ vào tổng giá bán ghi trên hoá đơn.
- Trình tự kế toán: Xem sơ đồ 1.1
+ Phiếu xuất kho gửi bán hàng hóa hoặc gửi cho đại lý.
+ Phiếu xuất kho giao trực tiếp cho khách hàng.
+ Biên bản gửi hàng đại lý, ký gửi.
+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi.
+ Giấy thông báo chấp nhận thanh toán.
+ TK 632 – Giá vốn hàng bán:
Dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán trong kỳ.+ TK 156 – Hàng hóa:
Dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản.
+ TK 157 – Hàng gửi đi bán:
Dùng để phản ánh trị giá hàng hóa đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng; hàng hóa gửi bán đại lý, ký gửi; trị giá dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
*Giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên: Xem sơ đồ 1.1 Ghi trị giá vốn hàng mua bị trả lại trong kỳ:
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
1.3.4 Chi phí hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động tài chính
- Chứng từ sử dụng: Phiếu tính lãi tiền gửi, Phiếu tính lãi đi vay, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có,
- Tài khoản sử dụng: Kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản:
TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính
Ngoài ra có các TK liên quan khác: 111, 112, 3387, 121, 221,
Trình tự kế toán: Xem sơ đồ 1.1
1.3.5.Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp:
+ Đối với chi phí nhân viên: Bảng thanh toán lương (Mã số 02 LĐTL).
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định: Bảng tính trích khấu hao tài sản cố định. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng.
+ Chi phí vật liệu bao bì: Phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT.
+ Chi phí bằng tiền khác: Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng
- Kế toán sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng
+ Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa ( Trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, vận chuyển
+ TK 641 không có số dư cuối kỳ :
- Kế toán sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doạnh nghiệp
+ Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp…); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động,khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác( tiếp khách, hội nghị…)
Trình tự kế toán: Xem sơ đồ 1.1
1.3.6.Xác định kết quả bán hàng:
+ Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng
+ Biên bản xử lý tài sản thừa, tài sản thiếu
+ Chứng từ, giấy báo của bên tổ chức liên doanh
- Kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để hạch toán.
+ Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm
Kết cấu TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Giá vốn của sản phẩm, HH, dịch vụ đã bán
- CP tài chính, CP khác.
-Doanh thu thuần số sản phẩm, HH, dịch vụ đã bán ra trong kỳ
- Doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác, khoản ghi giảm chi phí thuế TNDN
- Kết chuyển lỗ + Tài khoản này cuối kỳ không có số dư.
Trình tự kế toán: Xem sơ đồ 1.1
Sơ đồ 1.1: Trình tự kế toán các nghiệp vụ về bán hàng và xác định kết quả bán hàng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Đặc điểm tổ chức và quản lý kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Xây dựng NASA
thương mại và Xây dựng NASA.
2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và xây dựng NASA.
Công ty TNHH đầu tư thương mại và xây dựng Nasa (gọi tắt là "Công ty") được thành lập theo quyết định của Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp vào ngày 30/07/2010 cho phép Công ty thực hiện các ngành nghề kinh doanh đã đăng ký.
Tên Công ty : Công ty TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DƯNG NASA
Trụ sở chính : Số 7 ngõ 467, đường Tam Trinh,phường Hoàng Văn Thụ,quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội
Thành lập theo quyết định của Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 30/07/2010
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bán hàng của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Xây dựng NASA:
2.1.2.1 Các lĩnh vực kinh doanh Đặc thù hàng hóa của Công ty là kinh doanh các mặt hàng điện tử, thi công và lắp đặt các thiết bị an ninh như : Camera, báo động, định vị, hộp đen….những mặt hàng này góp phần đem lại sự an tâm cho khách hàng bởi nó đóng vai trò như “ người bảo vệ ” Số lượng hàng hóa phong phú, bởi với mỗi mặt hàng lại tương ứng với nhiều mẫu mã, chủng loại, tính năng khác nhau để khách hàng lựa chọn phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.
2.1.2.2 Các loại hàng hóa, dịch vụ hiện tại của công ty.
Một số mặt hàng tiêu thụ của công ty được tiêu thụ nhiều nhất :
STT Tên hàng hóa Mã hàng hóa Thông số kỹ thuật
Camera IP-IR08W là camera không dây với tốc độ truyền cao, hỗ trợ chuẩn nén MJPEG, mạng không dây, điện thoại di động, âm thanh hai chiều và hồng ngoại 10m.
BL-C1CE BL-C101CE BL-C111 BL-C131CE
Có chế độ nén ảnh JPEG hoặc motion JPEG, có độ phân giải 160 x 120, 320 x
240, 640 x 480 pixel Cảm biến hình ảnh CMOS có khả năng phóng to 10 laanfvaf hỗ trợ số người truy cập lên tới
BB-HCM 581 BB-HCM 511 CE BB-HCM 515 CE BB-HCM 531 CE
Kiểu camera mạng trong nhà, tự ghi hình ảnh bằng thẻ nhớ, kết nối sever chống trộm.
Camera ốp trần, vỏ nhựa, không hồng ngoại EOBON-EBM-CM520-
Camera ốp trần hồng ngoại trong nhà EOBON-EBI-CM520-
Camera hồng ngoại hình trụ, có mái che EB-ZA-27X Camera hình chữ nhật
Camera mầu kỹ thuật số, dạng bán cầu, độ phân giải
600 TVL, nhạy sang 0.1Lux, ống kính cố định 3.6mm.
Camera hình trụ, độ phân giải 620 TVL, ống kính 3.6mm, 24 bóng hồng ngoại, vỏ hợp kim, IP 66 Samsung SCB-2000P
Camera chữ nhật, hồng ngoại, quan sát cả ngày và đêm, độ phân giải 600TVL Samsung SCD-2020RP
Camera dome hồng ngoại, độ phân giải 600TVL, ống kính 3.6mm, sử dụng nguồn 12V Samsung SCO-2080RP
Camera hình trụ hồng ngoại, xem ngày và đêm, ống kính
EOBON-6604V MDR4400 PHR 04 Đầu ghi hình 4 kênh , chuẩn nén H264, ghi lại hình ảnh,, kết nối với cổng mạng, xem được hình ảnh qua mạng bằng điện thoại, máy tính,
Đầu ghi hình PHR-08 hỗ trợ kết nối 8 camera, sử dụng chuẩn nén H.264 giúp ghi lại hình ảnh sắc nét Thiết bị có khả năng kết nối với mạng, cho phép người dùng theo dõi hình ảnh từ xa thông qua điện thoại, máy tính, iPad hoặc iPhone Các sản phẩm EOBON EB-6608V, EOBON EB-6708V, MDR8400 và K5-P400 cũng là những lựa chọn lý tưởng để ghi hình và giám sát từ xa.
EOBON EB-6416V MDR16400 K5-P1600 PHR16 SRD-1650DP Đầu ghi hình 16 kênh , chuẩn nén H264, đấu nối được 16 camera ghi lại hình ảnh,, kết nối với cổng mạng, xem được hình ảnh qua mạng bằng điện thoại, máy tính, Ipad,, Iphone…
4 Bộ thu phát không dây
Bộ thu phát tín hiệu Audio và video không dây, công suất 2W, 2.5W,3W, khoảng cách thu phát tín hiệu camera 500m, 1000m.
2.8-12mm Ống kính đa tiêu cự cân chỉnh tay Tiêu cự : 2.8- 12mm, khẩu độ F1.4, khổ hình 1/3.
4/6/8/12 mm Óng kính tiêu cự cố định cân chỉnh tay 2 lớp Tiêu cự cố định 4/6/8/12mm, khổ hình
7 Báo động EOBON EB-258BL
EOBON EB-899L EOBON EB-899GSM
Báo động và gọi điện thoại khi đột nhập Có thể gọi tới 8 số, không lo bị nhỡ cho di động, nhà riêng, công an, báo động khi bị cắt đường dây điện thoại, khoảng cách từ bộ trung tâm tới mắt thần >100m, nghe được âm thanh hiện trường từ xa.
8 Cảnh báo rò rỉ ga VDT – 2005
Khả năng nhận biết khí ga LPG/LNG nhanh tròng vòng 20s, nồng độ phát hiện 20% LEL
Quản lý 1500 dấu vân tay, một có thể đăng ký từ 1 đến
10 dấu vân tay.Dung lượng nhớ 50.000 IN/OUT Tích hợp âm thanh, dữ liệu lưu trong máy, hiển thị tên người sử dụng khi đặt dấu vân tay lên máy.
Video chuông cửa có màn hình mầu Bàn điện thoại có màn hình LCD 4 inch, nút nhấn chuông có mic và camera Senso CMOS
DW505 TG102 Định vị vị trí, cảnh báo chuyển động quá tốc độ báo động bằng tin nhắn SMS, dung bản đồ google map, xem lại hành trình Thích hợp dung cho xe máy, oto.
12 Phụ kiện camera Đế xoay SP 306 Đế xoay SP 302 Đế xoay SP 301D Đế xoay SP 306 Đế xoay 2 chiều trái , phải. tốc độ xoay 4/s
Hộp che bảo vệ bằng nhôm Đế xoay SP 301
Mic thu tiếng siêu nhạy, nguồn 12V-500mA, trọng lượng 150g
Jac kết nối Jac BNC, AV Dung kết nối dây tín hiệu
14 Máy tính Máy để bàn, máy xách tay
16 Linh kiện máy tính Ổ cứng, Ram, chip
Trên đây là một số mặt hàng của Công ty được tiêu thụ nhiều nhất Đáp ứng được hầu hết nhu cầu sử dụng của người tiêu dung Ngoài ra còn rất nhiều mặt hàng khác và các phụ kiện kèm theo.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động bán hàng và kiểm soát tại công ty
TNHH Đầu tư Thương mại và Xây dựng NASA:
Cơ cấu tổ chức và ban lãnh đạo công ty:
Bộ máy tổ chức của Công ty bao gồm 1 Giám đốc và 3 phòng ban trực thuộc : Phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật.
Sơ đồ 1.2: Bộ máy tổ chức của Công ty
Nhiệm vụ , vai trò của từng bộ phận :
Phòng kỹ thuậtPhòng kế toán Phòng kinh doanh
- Giám đốc : là người đứng đầu Công ty, là đại diện pháp nhân của
Công ty hoạt động theo pháp luật, với giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành, hoạch định chính sách và lựa chọn sản phẩm kinh doanh chiến lược Giám đốc có quyền bổ nhiệm nhân sự, ký kết hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, giao chỉ tiêu công việc và xem xét báo cáo từ các bộ phận, đồng thời tuyển dụng nhân viên theo nhu cầu hoạt động của công ty.
Giám đốc: Đào Công Bình là đại diện pháp nhân của công ty
Phòng kinh doanh đóng vai trò cốt yếu trong hoạt động kinh doanh, tổ chức bán hàng tuân theo quy định doanh nghiệp, chủ động tiếp cận và xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược bán hàng, đảm bảo kết quả kinh doanh và thu hồi nợ Đơn vị này cũng có nhiệm vụ giải quyết và xử lý các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình bán hàng.
- Phòng kế toán: Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm thiệt bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh….trình Giám đốc, thiết lập các văn bản, biêu mẫu báo cáo tài chính, quy định thống nhất các ghi chép kế toán, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh.
- Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác. Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng
- Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra các quyết định, cung cấp và giải thích các thông tin kinh tế cần thiết cho việc ra các quyết định.
Bà Nguyễn Thị Tính, là Kế toán trưởng, với trọng trách giám sát toàn bộ hoạt động tài chính kế toán, gồm theo dõi nghiệp vụ kinh tế thường nhật để lập báo cáo tài chính kế toán, bảng thống kê theo kỳ và hoạch định kế hoạch tài chính cho công ty.
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH đầu tư thương mại và xây dựng NASA
tại công Công ty TNHH đầu tư thương mại và xây dựng NASA.
2.2.1 Thực Trạng Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH đầu tư thương mại và xây dựng NASA:
2.2.1.1 Các chính sách kế toán chung
Với số vốn chủ sở hữu là 10 tỷ đồng Công ty TNHH Đầu tư thương mại và xây dựng NASA đã áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Niên độ kế toán: từ ngày …01/01…đến ngày…31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ)
Hình thức hạch toán: Nhật ký chung với sự hỗ trợ trên excel
- Phương pháp tinh thuế GTGT : theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Theo hóa đơn đầu ra phát sinh trong kỳ
Các nguyên tắc kế toán được áp dụng chung trong doanh nghiệp: các nguyên tắc như nguyên tắc ghi nhận tỷ giá hối đoái, nguyên tắc ghi nhận HTK, nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ và bất động sản đầu tư, nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính, nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay…được xây dựng theo chuẩn mực kế toán và các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi.
2.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại có đặc trưng là lưu lượng hàng hóa lưu chuyển và các giao dịch kinh tế trong ngày tương đối nhiều Do đó, doanh nghiệp này cần áp dụng hầu hết các chứng từ kế toán được quy định trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính để ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời các hoạt động kinh tế phát sinh.
Các chỉ tiêu kế toán dùng để phản ánh phần chi phí trong quá trình lưu thông hàng hóa đều phải căn cứ vào các chứng từ như: hóa đơn tính cước vận tải, biên bản nghiệm thu công trình được quyết toán, hợp đồng mua bán hàng hóa, biên bản giao nhận vận chuyển Trừ một số chứng từ như: bảng kê vàng, bạc, kim khí, đá quý; bảng kiểm kê quỹ (dùng cho vàng bạc, kim khí, đá quý), hóa đơn bán hàng thông thường
Cách thức tổ chức quản lý chứng từ:
- Lập chứng từ kế toán: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều được lập chứng từ Theo quy định của công ty, mỗi chứng từ chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và do bộ phận trực tiếp phát sinh nghiệp vụ lập.
- Lưu chuyển chứng từ: các chứng từ kế toán liên quan đến hàng tồn kho và sản xuất chủ yếu phát sinh ở công ty và được kế toán công cụ dụng cụ, kế toán nguyên vật liệu, phụ trách kế toán ghi nhận và kiểm tra rồi chuyển lên phòng điều hành để soát xét Các chứng từ về tiền, công nợ, thuế và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ được chuyển thẳng lên phòng điều hành để ghi nhận và lưu giữ chứng từ
*Tổ chức, tiếp nhận, lập và luân chuyển chứng từ.
Chứng từ kế toán sau khi được chuyển về phòng kế toán sẽ được chuyển cho kế toán các phần hành cụ thể trong phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
Kế toán tổng hợp kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
* Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
Kiểm tra tĩnh rõ ràng, trung thực, đầy đủ, của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
Kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động kinh tế, tài chính thể hiện trên chứng từ kế toán, đối chiếu các chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan để đảm bảo tính chính xác, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ ghi trên sổ sách kế toán.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải báo với người có thẩm quyền để xử lý kịp thời, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
2.2.1.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của công ty. Áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam, báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN
- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DNN
- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN
Với niên độ kế toán theo năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12) thì thời hạn hoàn tất và nộp báo cáo tài chính năm của công ty là 90 ngày kể từ ngày 31/12 của năm làm báo cáo.Nơi nhận báo cáo: cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh.
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ sáu (06) nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chính”:Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh. Việc thuyết minh báo cáo tài chính căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán Các thông tin trọng yếu được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán, được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của đơn vị.
Tất cả các báo cáo này do các nhân viên trong Phòng tài chính hỗ trợ cho kế toán tổng hợp lập báo cáo Sau khi lập xong sẽ được Kế toán trưởng rà soát và xem xét đã lập đúng theo quy định và chuẩn mực quy định hay không.
Tất cả các báo cáo này đều được lập theo đúng quy định về cách thức, biểu mẫu, thời gian, số lượng
2.2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Áp dụng quyết định 15 vào hoạt động kinh doanh công ty đã thiết lập hệ thống tài khoản kế toán.
Cách thức mở tài khoản chi tiết cho từng mã hàng
-Tài khoản Hàng hóa: Chi tiết cho từng mã hàng cụ thể
-Tài khoản chi phí: được theo dõi tương tự như hàng hóa.
-Tài khoản tiền mặt: được chi tiết thành tiền VNĐ và ngoại tệ, Tiền VNĐ lại được chi tiết theo từng bộ phận quản lý.
-Tài khoản tiền gửi ngân hàng: tương tự tiền mặt Các loại tiền được chi tiết theo từng ngân hàng và từng loại tiền gửi.
2.2.1.5 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán:
Mỗi hình thức kế toán được quy định bởi một hình thức sổ kế toán liên quan Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định lựa chọn, áp dụng một hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn.
- Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006
- Kỳ kế toán : Công ty lập BCTC theo quý, năm.
- Niên độ kế toán : từ 01/01/N đến 31/12/N.
- Đơn vị tiền tệ : VNĐ.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chung.
- Phương pháp tinh thuế GTGT : theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.
Đánh giá thực trạng tại công ty TNHH đầu tư thươngmại và xây dựng NASA
Để thực hiện việc đánh giá này một cách đầy đủ ta sử dụng mô hình phân tích SWOT: Điểm mạnh
Về bộ máy kế toán:
- Bộ máy tổ chức kế toán đã và đang đáp ứng được nhu cầu của công ty trong thời gian qua khi công ty đang mở rộng thị trường tiêu thụ cũng như lĩnh vực hoạt động của nó.
- Bộ máy kế toán có sự phân công, phân nhiệm hợp lý, phù hợp với trình độ của mỗi kế toán viên Tại mỗi bộ phận đều có một người phụ trách riêng, chịu trách nhiệm cho công tác kế toán tại bộ phận đó
- Đội ngũ nhân viên trẻ năng động, thành thạo vi tính.
Các trưởng bộ phận kế toán và kế toán trưởng đều là những cá nhân có trình độ học vấn cao, có tinh thần trách nhiệm và đặc biệt sở hữu nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực tài chính - kế toán.
Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ Điểm yếu
Về bộ máy kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán còn cồng kềnh, không phát huy được năng lực nội tại của nhân viên, gây lãng phí nguồn nhân lực cũng như tài chính của công ty.
- là một công ty có mức tiêu thụ cao và có nhiều mặt hàng cần nhập khẩu nhưng trình độ ngoại ngữ của các kế toán viên còn thấp, điều này có thể tạo ra nhiều sai sót trong việc kiểm tra và ghi nhận các chứng từ nước ngoài.
- Thực tế là kế toán viên thường không đáp ứng được yêu cầu công việc gây ra chậm trễ, sai sót nhiều
- Công tác tổ chức công việc còn nhiều mâu thuẫn, chưa thích hợp với trình độ năng lực của từng kế toán
- Mỗi kế toán viên phải cập nhật số liệu và không biết quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành khác nên vô hình chung làm ảnh hưởng đến tiến trình
SV: Trương Thị Thu Thảo Lớp : CQ50/21.15
- Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Công ty có quy chế rõ ràng trong việc vận dụng và luân chuyển chứng từ làm giảm thiểu những sai sót trong quá trình áp dụng
- Quy trình lập và luân chuyển chứng từ đảm bảo được tính an toàn cũng như đảm bảo việc ủy quyền phê chuẩn được rõ ràng.
- Các chứng từ thường xuyên được các kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ.
Về hệ thống tài khoản:
- Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất công ty đã xây dựng riêng cho nó hệ thống tài khoản không chỉ đáp ứng được nhu cầu hạch toán hiện tại; giúp công ty theo dõi được tình hình tài chính một cách cụ thể, rõ ràng; mà còn được xây dựng gắn liền với mục tiêu phát triển đa dạng hóa lĩnh vực hoạt động của công ty
Về hệ thống sổ sách và báo cáo chung của công ty.
Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
- Việc trao đổi thông tin, luân chuyển chứng từ giữa nhà điều hành và văn phòng công ty còn nhiều khó khăn và bất cập Việc luân chuyển chứng từ mất nhiều thời gian, gây đình trệ trong công việc.
Về hệ thống tài khoản:
- Hệ thống tài khoản kế toán còn nhiều điểm yếu: tài khoản tiền mặt , nhu cầu dự trữ các loại ngoại tệ khác tăng nhưng công ty lại không có tài khoản để hạch toán
Về hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán:
-Kích thước nhỏ -Không có khả năng thiết lập quan hệ
Excel là CSDL phẳng nên bạn không thể thiết lập quan hệ giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau -Không bảo vệ được sự toàn vẹn dữ liệu :
Excel không cung cấp nhiều khả năng
SV: Trương Thị Thu Thảo Lớp : CQ50/21.15
- Việc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung kết hợp sử dụng Excel giúp giảm •
Không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về CSDL
Bản chất của mô hình bảng tính hoàn toàn thích hợp với việc tạo danh sách.
Nếu chỉ cần tạo DS dữ liệu, Excel sẽ là giải pháp tối ưu
• Tạo thuận lợi cho người dùng khác :
Người dùng CSDL cảm thấy thoải mái khi sử dụng chương trình mà họ đã quen thuộc
• Phạm vi phân phối rộng rãi :
Excel là chương trình ứng dụng được phân phối rộng rãi Nó hầu như được cài đặt trên tất cả các máy tính hơn các CSDL chuyên dùng như Access,
-Có nhiều khả năng phân tích :
Có thể khai thác toàn bộ khả năng phân tích dữ liệu của Excel mà không cần đến một chương trình nào khác
- Mạng máy vi tính các phòng kế toán tại các bộ phận khác nhau được bảo vệ sự toàn vẹn dữ liệu
-Khả năng bảo mật kém : Khả năng bảo mật của Excel cực kỳ lỏng lẻo
• Hạn chế ở khả năng hỗ trợ việc sử dụng đồng thời :
Mặc dù Excel cung cấp các đặc tính dùng chung bảng tính một cách đồng thời, nhưng những đặc tính này xem ra rất hạn chế nếu so sánh với các chương trình CSDL chuyên dùng khác
SV: Trương Thị Thu Thảo Lớp : CQ50/21.15
104 kết nối với nhau giúp giảm thiểu thời gian truyền dữ liệu, tăng cường kiểm soát
- Do công ty có quy mô vừa,tập trung nên việc thiết lập hệ thống báo cáo cần đáp ứng rất nhiều các yêu cầu nhằm đảm bảo việc cập nhật, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả Nhìn chung hệ thống báo cáo của công ty đã đáp ứng được yêu cầu này.
SV: Trương Thị Thu Thảo Lớp : CQ50/21.15
CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KẾ TOÁN , NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ
THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG NASA
Yêu cầu nguyên tắc hạch toán
3.1.1 Về bộ máy tổ chức quản lý:
Như đã trình bày ở đầu chương 2 trong phần giới thiệu khái quát về công ty, em thấy tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty hết sức hợp lý, đơn giản, rõ ràng phù hợp với đặc điểm-quy mô hoạt động kinh doanh của công ty, phù hợp với xu hướng mở rộng và phát triển ngày càng cao của công ty Là công ty tư nhân, công ty đã thực hiện đúng chế độ hạch toán kinh doanh - hạch toán độc lập.
Tại Công ty các phòng ban được bố trí và sắp xếp khoa học Mỗi phòng ban đều có các trưởng phòng, phó phòng trực tiếp chỉ đạo nên hoạt động công ty luôn có sự ăn khớp nhịp nhàng, phối hợp liên tục và chặt chẽ Các phòng ban làm việc nhiệt tình, say mê luôn đạt năng suất lao động cao, hoàn thành tốt công việc được giao Đồng thời đội ngũ cán bộ công nhân viên được trang bị vững vàng về nghiệp vụ, năng động trong kinh doanh và sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong Công ty tạo thành một thể thống nhất thực hiện các mục tiêu Công ty đề ra Do đó tình hình sản xuất kinh doanh của công ty luôn được tiến triển tốt, công ty làm ăn ngày càng có lãi, không ngừng mở rộng cả về không gian và lĩnh vực hoạt động, khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường.
- Về bộ máy kế toán: Cùng với sự phát triển của công ty, bộ máy kế toán trở thành công cụ đắc lực giúp Giám đốc Công ty ra quyết định chính xác và kịp thời Bộ máy kế toán được tổ chức hết sức gọn nhẹ, đảm bảo cho việc phối hợp chặt chẽ giữa các phần hành kế toán với nhau nên hoạt động luôn luôn có hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công việc và phát huy được năng lực chuyên môn của từng người Đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán trẻ, năng động nhiệt tình, vững vàng về trình độ chuyên môn, nhanh chóng nắm bắt được những thay đổi mới về chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành, có khả năng ứng dụng tốt công nghệ tin học vào trong công tác kế toán Chính vì thế phòng kế toán của công ty luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, cung cấp các thông tin tài chính –kinh tế nhanh chóng, chính xác kịp thời cho lãnh đạo cấp trên, để ban lãnh đạo có kế hoạch hợp lý cho công tác sản xuất kinh doanh ở các kỳ tiếp theo.
Hệ thống thông tin nội bộ chặt chẽ của công ty, cùng với sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra kế toán đồng bộ và liên tục trong quá trình thu thập và xử lý dữ liệu kế toán, cũng như khi lập báo cáo tài chính Giám đốc công ty và Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo, giám sát quá trình kiểm tra này, đảm bảo tính xác thực của thông tin được trình bày trong báo cáo tài chính.
Công ty áp dụng phương pháp sổ Nhật ký chung phù hợp với quy mô kinh doanh, cho phép phân công và chuyên môn hóa cán bộ kế toán, cũng như dễ dàng vi tính hóa Hệ thống sổ kế toán đầy đủ thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý Sổ sách và chứng từ được lưu trữ cẩn thận, kiểm tra thường xuyên, tạo thuận lợi cho kiểm tra đối chiếu và truy xuất dữ liệu.
- Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ do Bộ Tài Chính ban hành, do đó tạo điều kiện cho kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty còn sử dụng các TK cấp 2, cấp 3 để tiện cho việc theo dõi các đối tượng cần quản lý chi tiết.
Công ty đã thực hiện mã hoá cho tất cả các loại hàng hóa, việc mã hoá này giúp cho công việc kế toán được nhanh, thông tin cập nhật, không bị trùng lặp Việc mở chi tiết cho hệ thống tài khoản sử dụng ở công ty hiện nay đã đáp ứng được phần nào yêu cầu kế toán quản trị.
- Về việc vận dụng công nghệ sự phát triển của công nghệ thông tin vào nghiệp vụ kế toán: Công ty đã sử dụng phần mềm Excel để hạch toán các nghiệp vụ trong kỳ, giúp cho công tác kế toán giảm bớt được khối lượng công việc so với việc hạch toán thủ công, kịp thời trong công việc lập các báo cáo. Tiết kiệm được chi phí và công sức của con người, dễ dàng chỉnh sửa.
3.1.2 Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
Nhìn chung kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, luôn đáp ứng các yêu cầu quản lý đặt ra.
Hàng hóa của công ty được quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của công tác kế toán bán hàng Quá trình giám sát thường xuyên và liên tục cho phép phản hồi kịp thời những bất thường, góp phần nâng cao tính đáng tin cậy của các báo cáo tài chính, phục vụ tốt hơn cho quá trình quản lý và ra quyết định kinh doanh.
Việc hạch toán doanh thu về cơ bản đúng theo nguyên tắc, chế độ hiện hành Doanh thu được phản ánh đầy đủ, chính xác Việc hạch toán kê khai thuế GTGT được thực hiện khá chặt chẽ Doanh nghiệp luôn thực hiện tính đúng, tính đủ số thuế phải nộp cho Nhà nước đồng thời doanh nghiệp cũng sử dụng đầy đủ tất cả các mẫu biểu kê khai thuế GTGT do Nhà nước quy định.
Kế toán bán hàng đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ mà công ty đã đề ra Giá trị hàng hóa tiêu thụ và tình hình thanh toán của khách hàng được theo dõi và phản ánh kịp thời Chất lượng sản phẩm tốt, giá bán hợp lý,đảm bảo bù đắp được chi phí và vẫn phải có lãi và được khách hàng chấp nhận thanh toán Kế toán doanh thu bán hàng có thể cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác các thông tin về giá cả, doanh thu, thuế.
Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Đầu Tư Thương mại và Xây dựng NASA
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường luôn có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các công ty, muốn đứng vững tất yếu các công ty phải luôn đổi mới, học hỏi để tìm ra những giải pháp tối ưu cho hướng đi của mình Kế toán là một công cụ quan trọng trong quản lý, do vậy đòi hỏi kế toán luôn phải đổi mới và hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn với vai trò của mình Để hoàn thiện được mục tiêu này ban lãnh đạo, bộ máy quản lý, phòng kế toán nói chung và đặc biệt bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần có những thay đổi trong hoạt động của mình để phù hợp với tình hình mới Do đó việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là hoàn toàn cần thiết. Hoàn thiện kế toán bán hàng thì hệ thống chứng từ, quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ sẽ được hoàn thiện, nâng cao tính pháp lý, tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán, giảm thiểu rủi ro cho công ty Chẳng hạn chứng từ không hợp lệ, không đầy đủ chữ ký có thể dẫn đến không thu hồi được nợ,gây thất thoát cho công ty Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng còn giúp ban giám đốc có được thông tin chính xác, phản ánh đúng tình hình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mà căn cứ vào đó ban giám đốc có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty Để hoàn thiện, kế toán bán hàng cần phải quán triệt các yêu cầu sau:
Quá trình hoàn thiện kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ kế toán Chế độ kế toán đóng vai trò là kim chỉ nam cho toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp định hướng và thực hiện các hoạt động kế toán một cách chính xác và nhất quán.
+ Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp Đặc điểm của doanh nghiệp như ngành nghề kinh doanh, hình thức pháp lý, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý chi phối trực tiếp đến quá trình kế toán và hình thức kế toán của doanh nghiệp Vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sao cho phù hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp là yêu cầu rất cần thiết.
+ Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và tăng được doanh thu Mục đích cuối cùng của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là lợi nhuận Mà muốn tăng lợi nhuận phải sử dụng tiết kiệm chi phí và tăng được doanh thu. Mặt khác hoàn thiện là để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, vì vậy việc hoàn thiện không thể tách rời với việc tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu. + Ngoài ra hoàn thiện phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý.
Dưới góc độ là một sinh viên lần đầu tiên được làm quen với công tác kế toán thực tế tại một doanh nghiệp thương mại, với những kiến thức đã được học trong trường và mong muốn góp phần bổ sung, hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng của công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đã nêu ra.
3.2.1.Hoàn thiện công tác quản lý bán hàng.
Quản lý tốt quá trình tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại là một yêu cầu thực tế, đảm bảo hoàn thành kế hoạch tiêu thụ và đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Do vậy cần phải có biện pháp hoàn thiện công tác quản lý bán hàng tốt.
- Quản lý hàng hóa: Nhằm đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng Công ty mở rộng mặt hàng kinh doanh, đa dạng hóa mẫu mã sản phẩm và xây dựng thương hiệu là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, hạn chế hàng kém chất lượng bị trả lại làm giảm doanh thu, gây mất uy tín với khách hàng.
Để tối ưu hóa doanh số và ngăn ngừa lãng phí vốn, doanh nghiệp cần áp dụng các phương thức tiêu thụ phù hợp với từng khách hàng và mặt hàng, đồng thời theo dõi sát sao lịch sử mua hàng và thanh toán của khách Bên cạnh đó, nghiên cứu thị trường và mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nước đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tiêu thụ và mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
- Chú trọng vấn đề chăm sóc khách hàng và hậu mãi Nâng cao ý thức trách nhiệm với các dịch vụ mình cung cấp để giữ được long tin của khách hàng với Công ty.
- Tăng cường công tác quảng cáo sản phẩm hơn nữa, tận dụng những thế mạnh của công nghệ thông tin và truyền thông để đưa sản phẩm của mình tới khách hàng nhanh hơn.
- Theo dõi chặt chẽ diễn biến giá cả thị trường, đề xuất kịp thời giải pháp ổn định giá, không để xảy ra tình trạng tăng giá bất ngờ.
- Bộ máy quản lý cần có chính sách thưởng thích đáng kể để khuyến khich được nhân viên tìm ra những phương hướng mới cho công tác bán hàng của Công ty Mặt khác cũng cần có biện pháp quản lý chặt chẽ đỗi với bản than nhân viên trong Công ty tránh tình trạng đội giá, ăn chênh lệch trong mỗi đơn hàng.
3.2.2 Hoàn thiện tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán.
Để nắm bắt rõ hơn tỷ lệ các khoản chi phí bán hàng, cần phân chia chi tiết các tài khoản theo dõi Những khoản chi phí này chiếm phần đáng kể trong hoạt động tiêu thụ hàng hóa và có nội dung đa dạng Việc phân chia chi tiết này sẽ giúp doanh nghiệp thấy được sự hợp lý của từng khoản chi, từ đó có phương hướng điều chỉnh phù hợp hơn.
Ví dụ thông tin chi tiết: lương nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo, chi phí tiếp khách, chi phí bảo hành, bảo trì, các khoản chi phí điện nước phục vụ bộ phận bán hàng.
Có thể mở rộng tài khoản cấp hai của tài khoản 641 như sau :
- Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên : Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa…bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn….
- Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì : Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ….dùng cho bộ phận bán hàng.
Các điều kiện để thực hiện
Nhà nước cần thống nhất trong việc ban hành các văn bản pháp lý, hướng dẫn cho các tổ chức kinh tế thự hiện Các văn bản yêu cầu phải rõ rang, cụ thể, dễ hiểu và kịp thời Quan trọng hơn là các văn bản ban hành phải phù hợp với điều kiện thực hiện của kinh tế đất nước cũng như điều kiện hoạt động, phát triển của các doanh nghiệp trong nước.
Trong việc kinh doanh xuất nhập khẩu, nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện các chính sách tạo điều kiện cho cả hai phia trong và ngoài nước, đồng thời khuyến khích các doanh nghiệp tích cực mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa ra nước ngoài.
Về tài chính, tín dụng nhà nước cần tạo điều kiện cho doanh nghiệp vay vốn, đầu tư cũng như các chính sách hỗ trợ giá đối Nhà nước cần thường xuyên theo dõi sự biến động giá cả trên thị trường , can thiệp kịp thời sao cho không để mức giá tăng nhanh và đột ngột. Đồng thời, Nhà nước cần có các biện pháp hỗ trợ các doanh nghiệp liên kết hợp tác sản xuất tiêu thụ với doanh nghiệp nước ngoài nhằm nâng các súc cạnh tranh, giảm chi phí sản xuất thông qua các hoạt động xúc tiến thương mại và đầu tư, nghiên cứu và chuyển giao công nghệ, cung cấp thông tin định hướng cho kinh doanh, công tác kiểm soát chất lượng, xuất xứ hàng hóa, tìm kiếm và mở rộng thị trường. Đối với hoạt động tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ, nhà nước cần có quy định chặt chẽ đối với các khoản dự phòng phải thu khó đòi, về việc trích lập dự phòng, các chứng từ phản ánh chiết khấu và giảm giá, tăng cường kiểm tra giám sát hoạt động của các doanh nghiệp để có định hướng đúng đắn.
3.3.2 Về phía Công ty. Để hoạt động kinh doanh của Công ty được tiến hành thuận lợi và đạt hiệu quả cao nhất, Công ty cần tập trung hơn nữa vào công tác tổ chức quản lý để thấy rõ những mặt tích cực và hạn chế, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích, cụ thể :
Thứ nhất, tổ chức chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty, đảm bảo quán triệ sâu sắc đường lối Nhà nước để Công ty luôn chủ động sang tạo trong mọi hoạt động, bắt nhịp nền kinh tế trong nước và quốc tế.
Thứ hai, tận dụng tốt nhất mọi nguồn lực sẵn có của Công ty ( như nguồn vốn đầu tư, nguồn vốn vay, quan hệ hợp tác lâu dài với các tổ chức các nhân trong và ngoài nước, đội ngũ cán bộ nhân viên giầu kinh nghiệm….) và phát huy tối đa các nguồn lực đó để hoàn thành tốt nhất các mục tiêu kinh doanh đã đề ra của Công ty đảm bảo tốc độ tăng trưởng cao và ổn định.
Thứ ba, Không ngừng tiếp thu học hỏi, cập nhật những kiến thức mới, những thay đổi trong chính sách của Bộ tài chính cũng như các chính sách, luật đầu tư, hợp tác nước ngoài để có những thay đổi kịp thời, phù hợp với xu thế chung nhưng vẫn đảm bảo thích hợp với mô hình đặc điểm và quy mô của Công ty.
Thứ tư, Xây dựng một cơ chế quản lý điều hành cụ thể để các bộ phận, phòng ban và các cá nhân nghiêm túc chấp hành, giám sát chặt chẽ của các phòng ban, sự phối kết hợp trong công việc của các bộ phận, kịp thời điều chỉnh khi thấy có những điểm bất cập không hợp lý, đảm bảo bộ máy hoạt động được tổ chức phân công công việc hợp lý giữa các bộ phận và từng các nhân, tránh tình trạng chồng chéo công việc.
Thứ năm, chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, đồng thời tạo ra môi trường làm việc thuận lợi để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ Thiết lập chế độ đãi ngộ, khen thưởng kịp thời và hợp lý nhằm động viên cá nhân, tập thể có thành tích nổi bật Ngoài ra, xây dựng quy định rõ ràng về tuyển dụng để thu hút và tận dụng nguồn nhân tài chất lượng cao cho công ty.
Thứ sáu, quảng bá rộng rãi hình ảnh của Công ty tới đông đảo mọi đối tượng khách hàng và bạn hàng, nâng cao vị thế và sức mạng cạnh tranh của Công ty không chỉ trong nước mà còn trên thị trường quốc tế. Để hoàn thiện được hệ thống bán hàng một cách khoa học từ khâu kinh doanh tới khâu kế toán đều cần sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau trong toàn Công ty, mỗi cá nhân như một bánh răng muốn cho bộ máy hoạt động tốt cần các bánh răng ăn khít với nhau nhịp nhàng Cùng với đó là cơ chế chính sách của nhà nước tạo điều kiện giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, nhanh gọn hơn đem lại nhiều lợi ích hơn nữa cho cả doanh nghiệp cũng như nền kinh tế của cả
