Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu đang phát triển nhanh chóng, các ngành nghề đang đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là ngành công nghiệp nặng và bất động sản do tác động của công nghệ 4.0 Để thích ứng với tình hình này, các doanh nghiệp cần đổi mới quy trình và tìm kiếm giải pháp đồng bộ hóa thiết bị sản xuất theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng.
Cải cách quy trình sản xuất và hành chính trong quản lý chất lượng đã thể hiện hiệu quả qua công việc của cán bộ công nhân viên trong các công ty sản xuất thương mại Hiểu rõ tầm quan trọng của quản lý chất lượng, việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và quản lý thông qua tiêu chuẩn hóa bộ máy, cải tiến quy trình và phát huy tối đa năng lực nhân viên Điều này không chỉ mang lại hiệu quả thiết thực mà còn phù hợp với xu thế toàn cầu hóa hiện nay.
Công ty đã áp dụng ISO 9001:2015 để cải thiện quy trình sản xuất và cung ứng, phù hợp với tầm nhìn thực tiễn mà công ty đề ra Việc này giúp giải quyết một số rủi ro liên quan đến các yếu tố nội bộ và bên ngoài, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty.
Tôi chọn nghiên cứu đề tài “Giải pháp tối ưu hóa chi phí và dự báo kinh doanh khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2015 tại Công ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình” nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng Mục tiêu của nghiên cứu là tìm ra các giải pháp giúp tối ưu hóa chi phí và cải thiện quy trình dự báo kinh doanh, từ đó đóng góp vào việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn cho công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu được thực hiện với các mục tiêu sau: h
Doanh nghiệp Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình gặp phải một số hạn chế khi áp dụng và đánh giá hiệu quả tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Những thách thức này bao gồm việc thiếu nhận thức về tiêu chuẩn trong đội ngũ nhân viên, khó khăn trong việc duy trì các quy trình tiêu chuẩn hóa, và sự không đồng nhất trong việc thực hiện các quy định Bên cạnh đó, công ty cũng phải đối mặt với việc cập nhật tài liệu và đào tạo nhân sự để phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2015, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của hệ thống quản lý chất lượng.
Xác định các hạn chế trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là cần thiết để tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp Việc phân tích những điểm yếu này giúp dự báo kết quả kinh doanh chính xác hơn Đưa ra các giải pháp tối ưu hóa chi phí sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu tập đánh giá hiệu quả quản lý doanh nghiệp trước và sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001:2015 tại Công ty Cổ phần địa ốc Tân Bình
Do hạn chế về thời gian và nguồn lực, nghiên cứu này tập trung vào việc đánh giá chi phí quản lý doanh nghiệp và hệ thống quản lý mà Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình đã áp dụng từ năm 2013 đến nay.
.Thời gian thực hiện lấy ý kiến: 14/02/2019-21/02/2019
Phương pháp chuyên gia là cách thu thập và xử lý đánh giá dự báo thông qua việc tập hợp ý kiến từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực khoa học, kỹ thuật hoặc sản xuất.
Phương pháp chuyên gia là một kỹ thuật đánh giá dựa trên kinh nghiệm và khả năng dự đoán tương lai của các chuyên gia, kết hợp với việc xử lý thống kê các câu trả lời một cách khoa học Mục tiêu của phương pháp này là cung cấp những dự báo khách quan về sự phát triển trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật hoặc sản xuất, thông qua việc tổng hợp và phân tích hệ thống các đánh giá từ các chuyên gia.
Tiêu chí lựa chọn chuyên gia cho các cuộc phỏng vấn và thảo luận tay đôi bao gồm những cá nhân là công nhân viên đã được đào tạo về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) và có kinh nghiệm thực hiện các tiêu chuẩn liên quan Những người này tham gia trực tiếp vào việc vận hành các hệ thống quản lý tại Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình Đề tài áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính thông qua kỹ thuật thảo luận tay đôi (phỏng vấn sâu), với quy trình nghiên cứu được chia thành hai giai đoạn.
- Giai đoạn 1: Nghiên cứu khám phá
Mục tiêu của giai đoạn này là xác định các hạn chế mà đáp viên gặp phải khi doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Tác giả đã sử dụng kỹ thuật thảo luận tay đôi với những cá nhân thực hiện trực tiếp các yêu cầu của hệ thống quản lý tại các phòng ban trong công ty Giai đoạn này kết thúc sau khi phỏng vấn 15 đáp viên, cho thấy sự trùng lặp giữa các nhóm yếu tố và không có thêm yếu tố mới trong nội dung trả lời của họ.
- Giai đoạn 2: Thảo luận chuyên sâu
Giai đoạn này tập trung vào việc thảo luận sâu với các đáp viên về những hạn chế đã được phát hiện trong giai đoạn 1 thông qua kỹ thuật phỏng vấn tay đôi Đáp viên bao gồm các thành viên trong Ban Chỉ đạo và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại công ty, cùng với những nhân viên trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến các hệ thống quản lý Phỏng vấn sử dụng câu hỏi mở nhằm xác định quan điểm của đáp viên về các hạn chế và mức độ ảnh hưởng của chúng đến công việc hàng ngày Bước này giúp làm rõ các yếu tố đã được khám phá trong giai đoạn 1, từ đó xác định nguyên nhân của những khó khăn mà công ty đang gặp phải, cũng như các yếu tố chi phí đang bị ảnh hưởng trong quản lý doanh nghiệp Đây là cơ sở để tác giả đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí phù hợp với thực tế của công ty.
4.2 Khái niệm nghiên cứu định lƣợng
Nghiên cứu định lượng (NCĐL) là phương pháp nghiên cứu sử dụng chủ yếu các kỹ thuật thống kê để lượng hóa và đo lường mối quan hệ giữa các yếu tố Phương pháp này giúp phản ánh và diễn giải các biến tương tác với nhau một cách chính xác.
4.2.1 Dự báo chi phí quản lý doanh nghiệp theo mô hình lượng tăng tuyệt bình quân
Phương pháp này áp dụng khi lượng tăng hoặc giảm tuyệt đối liên tục gần giống nhau qua các năm, tạo thành một dãy số thời gian có hình thức tương tự như cấp số công.
Mô hình dự báo theo phương trình:
Y n L : Mức độ dự đoán ở thời gian (n+L) yn : Mức độ cuối cùng của dãy số thời gian y : Lượng tăng, giảm tuyệt đối bình quân L: Tầm xa của dự đoán ( L=1,2,3,…năm)
4.2.2 Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp thu thập số liệu trong nghiên cứu bao gồm cả tài liệu tham khảo, thực nghiệm và phi thực nghiệm Tác giả lựa chọn phương pháp thu thập số liệu dựa trên đề tài nghiên cứu cụ thể.
Phương pháp thu thập số liệu từ tài liệu tham khảo sử dụng nguồn thông tin sơ cấp và thứ cấp, bao gồm các nghiên cứu trước đây, sách tham khảo, trang web và thông tin từ các phòng ban trong công ty Mục tiêu của phương pháp này là xác định vấn đề cần nghiên cứu một cách hiệu quả.
Phương pháp thu thập số liệu từ thực nghiệm tại Công ty CỔ PHẦN ĐỊA ỐC TÂN BÌNH giúp tác giả nắm bắt thông tin chung về công ty và hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế Qua quá trình làm việc thực tế, tác giả phát hiện những vấn đề tồn tại cần được giải quyết và nghiên cứu, từ đó lựa chọn vấn đề nghiên cứu cho bài luận văn.
4.2.3 Phương pháp xử lý số liệu
Phương pháp hệ thống và tổng hợp tài liệu được áp dụng để tổ chức lại các lý thuyết kinh tế, cơ sở lý luận, và thông tin sơ cấp, nhằm phù hợp với phạm vi nghiên cứu trong lĩnh vực kinh tế học vi mô Mục tiêu của bài luận văn là nghiên cứu các vấn đề liên quan đến việc sử dụng lao động và vốn một cách tối ưu để giảm thiểu chi phí sản xuất Qua đó, phương pháp này giúp phân tích thực trạng của công ty và đưa ra các giải pháp, kiến nghị hiệu quả.
Phương pháp phân tích và chỉ số là công cụ quan trọng giúp đánh giá thực trạng doanh nghiệp thông qua việc sử dụng số liệu có sẵn Phương pháp này không chỉ phân tích định tính tình hình sử dụng đầu vào mà còn áp dụng các chỉ tiêu kinh tế để thể hiện hiệu quả sử dụng nguồn vốn và lao động trong doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu định tính
Phương pháp chuyên gia là kỹ thuật thu thập và phân tích các đánh giá dự báo thông qua việc tập hợp ý kiến từ những chuyên gia hàng đầu trong một lĩnh vực cụ thể của khoa học, kỹ thuật hoặc sản xuất.
Phương pháp chuyên gia là một kỹ thuật dựa trên việc tổng kết kinh nghiệm và khả năng dự đoán tương lai của những chuyên gia hàng đầu Phương pháp này sử dụng các phương pháp thống kê để xử lý các câu trả lời một cách khoa học, nhằm đưa ra những dự báo khách quan về sự phát triển trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật và sản xuất Qua việc hệ thống hóa các đánh giá của các chuyên gia, phương pháp này giúp tạo ra những dự báo chính xác và tin cậy cho tương lai.
Trong việc chọn lựa chuyên gia cho các cuộc phỏng vấn và thảo luận tay đôi, tiêu chí quan trọng là những cá nhân hiện đang làm việc tại Công ty CỔ PHẦN ĐỊA ỐC TÂN BÌNH, đã được đào tạo về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) và có kinh nghiệm thực hiện các tiêu chuẩn liên quan Đề tài nghiên cứu áp dụng phương pháp định tính thông qua kỹ thuật thảo luận tay đôi (in-depth interviews), với quy trình nghiên cứu được chia thành hai giai đoạn rõ ràng.
- Giai đoạn 1: Nghiên cứu khám phá
Mục tiêu của giai đoạn này là xác định những hạn chế mà đáp viên gặp phải khi doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Tác giả đã sử dụng kỹ thuật thảo luận tay đôi với những cá nhân trực tiếp thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý tại các phòng ban trong công ty Giai đoạn này kết thúc sau khi phỏng vấn 15 đáp viên, với sự trùng lặp các nhóm yếu tố và không có thêm yếu tố mới trong nội dung trả lời của họ.
- Giai đoạn 2: Thảo luận chuyên sâu
Trong giai đoạn này, chúng tôi sẽ tiến hành thảo luận sâu với các đáp viên về những hạn chế đã được xác định trong giai đoạn 1 thông qua kỹ thuật thảo luận tay đôi Đáp viên bao gồm các thành viên trong Ban Chỉ đạo và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại công ty, cũng như công nhân viên thực hiện công việc liên quan đến hệ thống quản lý tại văn phòng Phỏng vấn sẽ chủ yếu sử dụng câu hỏi mở để tìm hiểu quan điểm của đáp viên về các hạn chế và mức độ ảnh hưởng của chúng đến công việc hàng ngày Bước này sẽ giúp làm rõ các yếu tố đã được khám phá trong giai đoạn 1, xác định nguyên nhân của những khó khăn mà công ty đang gặp phải, cũng như những yếu tố chi phí đang bị ảnh hưởng trong toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp Từ đó, tác giả sẽ có cơ sở để đưa ra các giải pháp tối ưu hóa chi phí phù hợp với thực tiễn của công ty.
Khái niệm nghiên cứu định lượng
Nghiên cứu định lượng (NCĐL) là phương pháp nghiên cứu áp dụng các kỹ thuật thống kê nhằm lượng hóa, đo lường và phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố (biến số) khác nhau.
4.2.1 Dự báo chi phí quản lý doanh nghiệp theo mô hình lượng tăng tuyệt bình quân
Phương pháp này áp dụng khi lượng tăng (giảm) tuyệt đối liên tiếp gần như tương đương qua các năm, tạo thành một dãy số thời gian có hình thức tương tự như cấp số cộng.
Mô hình dự báo theo phương trình:
Y n L : Mức độ dự đoán ở thời gian (n+L) yn : Mức độ cuối cùng của dãy số thời gian y : Lượng tăng, giảm tuyệt đối bình quân L: Tầm xa của dự đoán ( L=1,2,3,…năm)
4.2.2 Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp nghiên cứu này bao gồm việc thu thập số liệu từ tài liệu tham khảo, thực nghiệm và phi thực nghiệm Tác giả sẽ lựa chọn phương pháp thu thập số liệu phù hợp dựa trên đề tài nghiên cứu cụ thể.
Phương pháp thu thập số liệu từ tài liệu tham khảo sử dụng nguồn thông tin sơ cấp và thứ cấp, bao gồm các nghiên cứu trước đây, sách tham khảo, trang web và thông tin từ các phòng ban trong công ty Mục tiêu của phương pháp này là xác định vấn đề cần nghiên cứu một cách hiệu quả.
Phương pháp thu thập số liệu từ thực nghiệm tại Công ty CỔ PHẦN ĐỊA ỐC TÂN BÌNH cho phép tác giả tìm hiểu thông tin chung về công ty và hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế Qua quá trình làm việc thực tế, tác giả đã phát hiện ra những vấn đề tồn tại cần giải quyết, từ đó lựa chọn vấn đề nghiên cứu cho bài luận văn.
4.2.3 Phương pháp xử lý số liệu
Phương pháp hệ thống và tổng hợp tài liệu được sử dụng để tổ chức các lý thuyết kinh tế, cơ sở lý luận, và thông tin sơ cấp liên quan đến kinh tế học vi mô Mục tiêu của phương pháp này là nghiên cứu các vấn đề liên quan đến việc sử dụng lao động và vốn tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí sản xuất Qua đó, bài luận văn sẽ phân tích thực trạng của công ty và đề xuất các giải pháp, kiến nghị phù hợp để cải thiện hiệu quả hoạt động.
Phương pháp phân tích và chỉ số là công cụ hữu ích để đánh giá thực trạng doanh nghiệp thông qua việc sử dụng số liệu có sẵn Phương pháp này không chỉ giúp phân tích định tính về tình hình sử dụng đầu vào mà còn sử dụng các chỉ tiêu kinh tế để thể hiện hiệu quả sử dụng nguồn vốn và lao động trong doanh nghiệp.
Phương pháp luận giải là một kỹ thuật phân tích nhằm chỉ ra lý luận và kết quả, từ đó giải thích các vấn đề liên quan Phương pháp này thường được sử dụng để xác định nguyên nhân của những thành công và thất bại trong doanh nghiệp Qua đó, nó giúp định hướng đưa ra các giải pháp khắc phục những điểm yếu và phát huy những lợi thế hiện có.
Phương pháp đối chiếu so sánh là công cụ hữu ích để phân tích và đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp qua các năm Phương pháp này cho phép so sánh tình hình sử dụng nguồn vốn, lao động và chi phí, từ đó giúp nhận diện xu hướng và đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả.
Phương pháp mô hình là một kỹ thuật phân tích dựa trên dữ liệu sơ cấp về vốn, lao động và chi phí của doanh nghiệp, nhằm xây dựng các mô hình khác nhau để xác định các biến độc lập và biến phụ thuộc Biến độc lập là các yếu tố có thể thay đổi và ảnh hưởng đến kết quả của mô hình, trong khi biến phụ thuộc phản ánh những thay đổi của dữ liệu theo biến độc lập Sử dụng phần mềm như Eviews, phương pháp này cho phép phân tích định lượng tình hình sử dụng vốn và lao động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phương pháp phân tích tối ưu là công cụ quan trọng trong kinh tế học, giúp xác định lượng vốn và lao động tối ưu mà công ty cần sử dụng để giảm thiểu chi phí Bằng cách áp dụng mô hình này, các chỉ tiêu cần thiết sẽ được tính toán, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định đầu tư hiệu quả.
Sự đóng góp của đề tài
Về mặt lý luận
Đề tài này tổng hợp tài liệu, phân tích và phỏng vấn chuyên gia nhằm đưa ra giải pháp tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 tại Công ty Cổ phần Địa Ốc Tân Bình.
Trong quá trình thực hiện tại doanh nghiệp, các lý luận trong Quy tắc được áp dụng một cách triệt để, đồng thời phát hiện những điểm bất hợp lý Những phát hiện này sẽ là cơ sở để phát triển Quy tắc theo một định hướng mới.
Về mặt thực tiễn
5.2.1 Đối với xã hội Đây là đề tài đầu tiên về giải pháp tối ưu hoá chi phí quản lý doanh nghiệp khi ứng dụng HTQLCL 9001 đối với một Công ty gia công linh kiện điện tử như Công ty CỔ PHÀN ĐỊA ỐC TÂN BÌNH, tìm hiểu các chi phí quản lý doanh nghiệp và đề ra giải pháp góp phần tối ưu hoá chi phí
Tối ưu hóa chi phí là một yếu tố quan trọng trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành điện tử Các doanh nghiệp cần tìm kiếm các giải pháp hiệu quả để giảm chi phí, từ đó gia tăng lợi nhuận tối đa.
Khi phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn HTQLCL 9001, Công ty sẽ xác định được cơ hội và thách thức trong việc tối ưu hóa chi phí Điều này giúp tiết kiệm chi phí không cần thiết, kiểm soát hiệu quả các chi phí hiện tại và tối đa hóa lợi nhuận, đồng thời đảm bảo tuân thủ các cam kết ban đầu.
Kết cấu bố cục của đề tài
Bài viết này trình bày giải pháp tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) thông qua việc áp dụng Quy tắc EICC tại Công ty Cổ phần Địa Ốc Tân Bình Nội dung bao gồm phần mở đầu nêu rõ tầm quan trọng của việc tối ưu hóa chi phí, ba chương chính phân tích các phương pháp cụ thể và kết luận nhấn mạnh lợi ích của việc tuân thủ Quy tắc EICC trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong phần mở đầu, tác giả giới thiệu về những vấn đề nghiên cứu liên quan đến đề tài, nhấn mạnh sự cần thiết của nghiên cứu trong thực tiễn tại công ty CP Địa ốc Tân Bình Bên cạnh đó, các mục tiêu nghiên cứu, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và những đóng góp dự kiến của đề tài cũng được trình bày rõ ràng.
Chương 1: Tổng quan về quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001
Chương này cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, bao gồm khái niệm, yêu cầu và lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được khi áp dụng tiêu chuẩn này.
Chương 2: Thực tr ng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chu n
I 9001 t i Công ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình
Trong chương 2, tác giả trình bày tổng quan về công ty CP Địa ốc Tân Bình và phân tích tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp Bài viết cũng dự đoán báo cáo tài chính của công ty sau khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, nhấn mạnh những lợi ích và cải tiến trong quy trình hoạt động.
Chương 3: phân tích chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp
Dựa trên thực trạng các hệ thống quản lý và những khó khăn mà công ty CP Địa Ốc Tân Bình đang gặp phải, tác giả sẽ đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm giảm thiểu chi phí kinh doanh, phù hợp với đặc điểm của công ty.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG ISO 9001
Hiểu về các nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
Công ty xác định các bên liên quan đến Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) để ngăn ngừa những tác động tiềm ẩn đến khả năng cung cấp dịch vụ và sản phẩm cho khách hàng, đồng thời đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý hiện hành.
Để hiểu rõ mong đợi và nhu cầu của các bên liên quan, có thể thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau Đầu tiên, thông qua các hợp đồng, biên bản thỏa thuận và văn bản chỉ đạo từ cơ quan có thẩm quyền Thứ hai, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo để thu thập ý kiến từ các bên quan tâm Thứ ba, gửi phiếu đánh giá và thu thập thông tin khi cần thiết Cuối cùng, sử dụng các hình thức giao tiếp khác như trao đổi trực tiếp, điện thoại, email, fax và tin nhắn để duy trì sự liên lạc hiệu quả.
Công ty giao cho một bộ phận có trách nhiệm thu thập thông tin và lập Danh mục thống kê để theo dõi nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan Ban lãnh đạo sẽ xem xét đề xuất từ các đơn vị liên quan và quyết định thực hiện biện pháp đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan Các đơn vị sẽ được phân cấp thực hiện các biện pháp này.
Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng
Công ty xác định phạm vi của Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) dựa trên việc xem xét các yếu tố nội bộ và ngoại bộ, cũng như nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan, bên cạnh hệ thống dịch vụ và sản phẩm hiện tại.
Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) nhằm đáp ứng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 và đảm bảo HTQLCL có khả năng thực hiện các mục tiêu chất lượng đã được đề ra.
Việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) bao gồm việc xác định các quy trình, phương pháp, tiêu chuẩn tác nghiệp, kiểm soát, và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện.
Khi lập kế hoạch và triển khai, việc duy trì tính đồng nhất của toàn bộ hệ thống là rất quan trọng, ngay cả khi có những thay đổi trong nội dung đã được hoạch định.
Kết quả của việc hoạch định được ghi chép thành văn bản dưới dạng Sổ tay chất lượng, Hướng dẫn, Tiêu chuẩn, Quy trình, Kế hoạch chất lượng, Sơ đồ và Biểu mẫu Các quá trình cần thiết trong Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) của Công ty bao gồm những yếu tố này.
Quá trình lãnh đạo và quản lý trong công ty bao gồm định hướng, chỉ đạo, xây dựng chính sách, và lập kế hoạch chất lượng Các hoạt động này giúp đo lường, phân tích, đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), nhằm đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ Đồng thời, chúng tạo cơ hội cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả của HTQLCL, đồng thời cung cấp hướng dẫn và đảm bảo sự kết nối liên tục giữa các quá trình khác.
Quá trình hỗ trợ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động và sự phát triển của công ty, mặc dù không trực tiếp thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Những quá trình này cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho các quá trình lãnh đạo và sản xuất, góp phần vào sự thành công chung của tổ chức.
- Quá trình thực hiện: Các quá trình ảnh hưởng trực tiếp đến sự thỏa mãn của khách hàng và các bên quan tâm
BẢNG LIỆT KÊ CÁC QUÁ TRÌNH TRONG HTQLCL
Quá trình con Thông tin dạng văn bản có liên quan
(bao gồm tài liệu và hồ sơ có liên quan)
Quá trình lãnh đạo, quản lý
- Ho ch định và cam kết thực hiện HTQLCL, định hướng vào khách hàng
- Xây dựng hệ thống các chu n mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quá trình của HTQLCL có hiệu quả
- Đo lường, phân tích và đánh
Sổ tay chất lượng, Cam kết của Lãnh đạo; QC tổ chức và hoạt động của các đơn vị, bộ phận
Chính sách chất lượng và hệ thống mục tiêu chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các quá trình và kế hoạch kiểm soát chất lượng thông qua hệ thống tài liệu nội bộ.
Phân tích đối với từng hoạt động h
Quá trình con Thông tin dạng văn bản có liên quan
(bao gồm tài liệu và hồ sơ có liên quan) giá các vấn đề của HTQLCL
- Đánh giá chất lượng nội bộ
- Thực hiện các hành động khắc phục, cải tiến HTQLCL
QT đánh giá nội bộ
- Các nguồn lực được đo lườngvà theo dõi
- Tri thức của Công ty
- Năng lực của Công ty
- Nhận thức của Công ty
Các chính sách nhân sự, QĐ tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của CBCNV; hệ thống bản mô tả công việc; đào tạo,tuyển dụng
Mua sắm, sửa chữa và quản lý tài sản;
Quản lý tài chính; chi hoa hồng và môi giời; quản lý nợ
QT kiểm soát quá trình kiểm nghiệm máy, thiết bị
Xác định tri thức của Công ty và phương án chia sẽ, giữ gìn, bảo vệ và phát triển tri thức Công ty
Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của CBCNV; hệ thống bảng mô tả công việc
Đào tạo; trao đổi và quản lý thông tin h
Quá trình con Thông tin dạng văn bản có liên quan
(bao gồm tài liệu và hồ sơ có liên quan)
- Thông tin dưới d ng văn bản nội bộ; Mục tiêu chất lượng; Chính sách và chất lượng
Trao đổi và quản lý hệ thống thông tin nội bộ
QT kiểm thông tin dưới dạng văn bản
- Ho ch định và kiểm soát việc t o sản ph m, dịch vụ
- Trao đổi thông tin với khách hàng
- Xác định và xem xét các yêu cầu và các thay đổi yêu cầu liên quan đến sản ph m, dịch vụ
Hệ thống yêu cầu và tiêu chuẩn cho dịch vụ, sản phẩm được quy định trong hợp đồng, thiết kế kỹ thuật dự toán đã được phê duyệt, cùng với các biên bản thỏa thuận với chủ đầu tư Kế hoạch thi công cần bao gồm tiến độ thi công và nguồn lực cần thiết để đảm bảo thực hiện Cần có phương án thi công rõ ràng và hướng dẫn thi công cụ thể, kèm theo kế hoạch giám sát và kiểm tra quá trình thi công Đồng thời, kế hoạch kiểm tra chất lượng sản phẩm, dịch vụ và kế hoạch nghiệm thu, bàn giao sản phẩm, dịch vụ cũng rất quan trọng.
QT mua hàng; QT bán hàng
QT mua hàng; QT bán hàng h
Quá trình con Thông tin dạng văn bản có liên quan
(bao gồm tài liệu và hồ sơ có liên quan)
- Kiểm soát và rà soát các quá trình,dịch vụ và sản ph m được cung cấp bởi bên ngoài
- Sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Kiểm soát sự thay đổi
- Kiểm soát các đầu ra không phù hợp
- Thông qua sản ph m và dịch vụ
- Nhận biết và xác định nguồn gốc
- Các ho t động sau giao hàng
QT mua hàng; QT bán hàng
QT mua hàng; QT bán hàng
Các Quy định quản lý kỹ thuật và chất lượng sản ph m; HD kiểm soát chất lượng và bản giao sản ph m
QT kiểm soát các sản ph m đầu ra không phù hợp
QT kiểm soát chất lượng của sản ph m; Báo cáo kết quả thực hiện sản ph m; Biên bản bàn giao sản ph m
QT kiểm soát thông tin dưới dạng văn bản
Biên bản bàn giao sản phẩm và dịch vụ, biên bản thanh lý hợp đồng, cùng với các quy định về bảo hành và các dịch vụ, sản phẩm bổ sung theo yêu cầu của hợp đồng là những tài liệu quan trọng trong quá trình hợp tác kinh doanh.
Tại mỗi quá trình, Công ty đảm bảo thực hiện các công việc cần thiết sau đây:
- Xác định các yếu tố đầu vào cần thiết và đầu ra mong đợi từ các quá trình trong hệ thống
- Xác định các sự tương tác và trình tự của quá trình trong hệ thống
Xác định và áp dụng các tiêu chí cùng phương pháp cần thiết, bao gồm đo lường, theo dõi và các chỉ số kết quả liên quan, là rất quan trọng để đảm bảo việc thực hiện và kiểm soát hiệu quả các quá trình trong hệ thống.
- Xác định những nguồn lực cần thiết cho các quá trình và đảm bảo tính sẵn sàng của những nguồn lực
- Phân công trách nhiệm và quyền hạn đối với các quá trình
- Giải quyết các cơ hội và rủi ro được xác định
- Đánh giá các quá trình và áp dụng những thay đổi cần thiết nhằm đảm bảo các quá trình đạt được kết quả như dự kiến
- Cải tiến tất cả quá trình và HTQLCL
Công ty sẽ duy trì và lưu trữ các thông tin bằng văn bản nhằm hỗ trợ và đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện theo kế hoạch Điều này giúp củng cố niềm tin vào sự lãnh đạo và hiệu quả của các hoạt động trong tổ chức.
Sự lãnh đạo và cam kết
5.1.1 Sự cam kết của Lãnh đạo
Giám đốc Công ty cam kết:
1 Chịu trách nhiệm về tính hiệu lực của HTQLCL
2 Đảm bảo rằng chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng được thiết lập và tương thích vớicác định hướng và bối cảnh chiến lược của Công ty
3 Đảm bảo sự tích hợp các yêu cầu của HTQLCL trong các quá trình kinh doanh của Công ty
4 Thúc đẩy việc sử dụng tiếp cận quá trình và tư duy theo quản trị rủi ro
5 Đảm bảo sẵn có tất cả các nguồn lực cần thiết cho HTQLCL h
6 Truyền đạt đến mọi thành viên trong Doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc quản lý chất lượng để đáp ứng các yêu cầu cao nhất của khách hàng, cũng như các yêu cầu của Luật định đối với sản phẩm, dịch vụ
7 Đảm bảo rằng HTQLCL đạt được các kết quả như dự kiến
8 Tạo sự tham gia,hỗ trợ và chỉ đạo các cá nhân đóng góp vào tính hiệu lực của HTQLCL
9 Quan tâm và thúc đẩy việc cải tiến HTQLCL
10 Hỗ trợ các vai trò quản lý liên quan chứng tỏ sự lãnh đạo của họ khi tham gia vào các quá trình trong hệ thống mà họ chịu trách nhiệm
5.1.2 Định hướng vào khách hàng
Giám đốc Công ty cam kết xây dựng, duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) để nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ Điều này được thực hiện thông qua việc đảm bảo chất lượng cao và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
1 Các yêu cầu chế định và luật pháp và yêu cầu của khách hàng được xác định, được thông hiểu trong Công ty và được đáp ứng một cách ổn định
2 Các rủi ro và cơ hội mà có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp của các sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp và khả năng nâng cao sự thỏa mãn cũa khách hàng được xác định và giải quyết
3 Luôn tập trung vào việc nâng cao thỏa mãn của khách hàng.
Chính sách
Giám đốc Công ty cam kết thiết lập và duy trì Chính sách chất lượng, đảm bảo phù hợp với mục tiêu và định hướng chiến lược của Công ty.
5.2.2 Công bố Chính sách quản lý chất lượng
1 Công ty ban hành Chính sách chất lượng dưới dạng văn bản và công bố, truyền đạt chính sách quản lý chất lượng đến tất cả người lao động trong toàn Công ty thông qua Website, dán bảng, tuyên truyền trong các hội nghị, cuộc họp để người lao động thấu hiểu và áp dụng h
2 Công ty công bố Chính sách chất lượng đến các bên quan tâm thông qua hồ sơ giới thiệu năng lực Công ty trong quá trình tham gia thực hiện dự án và trong các báo cáo đối với cơ quan quản lý cấp trên.
Vai trò và trách nhiệm, quyền hạn trong Công ty
Giám đốc phân công chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho các bộ phận trong Công ty thông qua các quy chế và thông báo, đồng thời xác định Ma trận trách nhiệm trong hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Ngoài ra, Giám đốc cũng chỉ định một cán bộ chủ chốt làm Đại diện Lãnh đạo, người này sẽ đảm nhận các nhiệm vụ và quyền hạn quan trọng trong tổ chức.
- Đảm bảo các quá trình của HTQLCL được thiết lập, thực hiện và duy trì
- Báo cáo cho Giám đốc về kết quả hoạt động của HTQLCL và nhu cầu cải tiến
Để đảm bảo toàn bộ Công ty nhận thức rõ ràng về các yêu cầu của khách hàng, cần thiết lập nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cụ thể cho từng cán bộ, người lao động trong hệ thống mô tả công việc Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng.
Các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
6.1.1 Khi hoạch định HTQLCL, Công ty xem xét đến bối cảnh của Công ty và nhu cầu, mong đợi của các bên có liên quan và xác định các cơ hội rủi ro cần được giải quyết nhằm: a Mang lại sự đảm bảo rằng HTQLCL có thể đạt được các kết quả như dự kiến b Nâng cao các tác dụng được mong đợi c Ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro và các tác động không mong muốn d Đạt được sự cải tiến
6.1.2 Công ty hoạch định: h a Các hành động nhằm giải quyết rủi ro và cơ hội b Cách thức:
- Tích hợp và thực hiện các hành động vào các quá trình trong HTQLCL
- Đánh giá tính hiệu lực của các hoạt động giải quyết rủi ro và cơ hội
Các hành động nhằm giải quyết rủi ro và cơ hội có tác động quan trọng đến sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung cấp Các lựa chọn để xử lý rủi ro có thể bao gồm nhiều giải pháp khác nhau.
- Chấp nhận rủi ro để theo đuổi cơ hội
- Loại bỏ nguồn gây rủi ro
- Thay đổi khả năng xảy hoặc hậu quả
- Duy trì rủi ro với các quyết định có đủ thông tin d Các lựa chọn để giải quyết các cơ hội có thể bao gồm:
- Chấp nhận các thực hành mới
- Đưa ra sản phẩm mới
- Mở ra thị trường mới
- Giải quyết các khách hàng mới
- Xây dựng quan hệ đối tác
- Sử dụng công nghệ mới
- Các khả năng khả thi và đáng mong đợi để giải quyết các nhu cầu của Công ty hoặc khách hàng.
Các mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt mục tiêu chất lượng
Hàng năm, Công ty xây dựng và thực hiện mục tiêu chất lượng dựa trên các chỉ tiêu và nhiệm vụ trọng tâm được thông qua trong Nghị quyết hội nghị đại biểu người lao động Từ mục tiêu chất lượng chung của Công ty, các đơn vị chủ động phát triển mục tiêu chất lượng riêng của mình.
Mục tiêu chất lượng của Công ty tập trung vào việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, cải thiện hệ thống và quy trình, đồng thời đáp ứng các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ.
Các mục tiêu chất lượng được xây dựng dựa trên các nguyên tắc quan trọng như: nhất quán với chính sách chất lượng, có thể đo lường được, và xem xét các yêu cầu áp dụng Những mục tiêu này liên quan đến sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ, đồng thời nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng Chúng cần được kiểm soát, theo dõi, truyền thông hiệu quả và cập nhật một cách thích hợp, đồng thời được ban hành dưới dạng văn bản.
Doanh nghiệp cần xác định và xem xét sự thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) từ cả bên trong và bên ngoài Khi nhận diện nhu cầu thay đổi, công ty sẽ xem xét các vấn đề quan trọng như mục đích và hậu quả tiềm ẩn của các thay đổi, sự nhất quán của HTQLCL, cũng như việc bố trí và tái bố trí các trách nhiệm và quyền hạn trong hệ thống.
Hội nghị xem xét của Lãnh đạo về HTQLCL sẽ được tổ chức để thảo luận và ra quyết định, bao gồm cả hội nghị giao ban Điều 7 quy định về việc hỗ trợ trong quá trình này.
Nguồn lực
Công ty luôn xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc thiết lập, duy trì, thực hiện, cải tiến liên tục HTQLCL
Công ty chú trọng đến việc đánh giá năng lực và hạn chế của các nguồn lực nội bộ hiện có, đồng thời xác định những yếu tố cần được cung cấp từ các nhà cung ứng bên ngoài.
Nhu cầu về nguồn lực được xác định dựa trên mục tiêu chất lượng và kết quả thực hiện công việc Việc xem xét nguồn lực diễn ra trong các hội nghị của Lãnh đạo về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) hoặc các cuộc họp giao ban, nơi Giám đốc xem xét và quyết định dựa trên thống kê và đề xuất từ các đơn vị Quyền quyết định về nguồn lực được ủy quyền cho từng cấp quản lý theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi đơn vị.
Công ty cam kết cung cấp nhân lực cần thiết để thực hiện hiệu quả Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) và kiểm soát các quy trình Đầu tiên, công ty xác định năng lực cần thiết cho các cá nhân thực hiện công việc liên quan đến yêu cầu sản phẩm và dịch vụ thông qua các tiêu chuẩn công việc và quy trình bổ nhiệm Tiếp theo, công ty tiến hành tuyển dụng, đào tạo và sắp xếp nhân lực tại thời điểm thích hợp để đảm bảo toàn bộ nhân viên đạt năng lực cần thiết Cuối cùng, hàng năm, công ty đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên để phân loại lao động và xây dựng chính sách nhân sự cho các năm tiếp theo.
Công ty cam kết xây dựng và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đảm bảo quá trình đạt được sự phù hợp cho sản phẩm và dịch vụ.
Cơ sở hạ tầng của Công ty được xác định bao gồm:
- Nhà làm việc, không gian làm việc và hệ thống phụ trợ đi kèm
- Thiết bị (cả phần cứng và phần mềm),máy
- Công nghệ truyền thông và thông tin h
Công ty thường xuyên thực hiện bảo trì và bảo dưỡng máy móc, thiết bị, hệ thống thông tin và phương tiện vận tải Dựa trên điều kiện sản xuất và kinh doanh, công ty cũng xây dựng các dự án cải tạo và nâng cấp cơ sở hạ tầng để đảm bảo môi trường làm việc tối ưu cho các hoạt động tác nghiệp.
Việc xây dựng kế hoạch đáp ứng nhu cầu cơ sở hạ tầng do các Phòng chức năng thực hiện theo chỉ đạo của Giám đốc Công ty
7.1.4 Môi trường làm việc cho việc thực hiện các quá trình
Công ty cam kết xác định và duy trì môi trường cần thiết để thực hiện các quy trình, từ đó đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.
Môi trường làm việc của Công ty bao gồm:
Để đảm bảo một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả, cần chú trọng đến các yếu tố vật lý như giữ gìn không gian làm việc sạch sẽ, đủ ánh sáng và thông thoáng Các phương tiện và vật dụng làm việc phải được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng và luôn trong tình trạng sẵn sàng sử dụng Ngoài ra, việc tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho toàn thể người lao động theo quy định là rất quan trọng để bảo vệ sức khỏe và nâng cao năng suất làm việc.
- Yếu tố xã hội: Không phân biệt, đối xử Duy trì mối quan hệ đoàn kết và thân thiện trong toàn Công ty
Yếu tố tâm lý đóng vai trò quan trọng trong hiệu suất làm việc của người lao động, khi họ được giao nhiệm vụ phù hợp với trình độ và năng lực của mình Việc phát huy khả năng sử dụng hệ thống công nghệ thông tin, cùng với sự hỗ trợ kịp thời về tài chính, thời gian và nhân lực, giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ Hơn nữa, việc khen thưởng cho những sáng kiến và sự sáng tạo không chỉ khuyến khích người lao động mà còn tạo động lực để họ thực hiện trách nhiệm Đồng thời, việc thực hiện quyền dân chủ và phát huy quyền làm chủ tập thể tại Công ty cũng góp phần nâng cao tinh thần làm việc và sự gắn bó của nhân viên.
7.1.5 Các nguồn lực cho theo dõi và đo lường
Công ty cam kết xác định và cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết để đảm bảo kết quả chính xác và đáng tin cậy trong quá trình theo dõi và đo lường, nhằm xác nhận sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ với các yêu cầu đề ra.
Các nguồn lực cần được đo lường và theo dõi để đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu Điều này bao gồm việc kiểm tra các tư liệu, tài liệu và tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan.
Quy phạm chuyên ngành và các thiết bị đo được kiểm nghiệm, hiệu chuẩn khi kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ
Công ty cam kết cung cấp nguồn lực phù hợp cho các hoạt động theo dõi và đo lường cụ thể, đồng thời duy trì chúng để đảm bảo sự phù hợp liên tục với mục đích sử dụng.
Công ty cam kết lưu trữ các nguồn lực dưới dạng thông tin văn bản theo quy định và quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ Điều này nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định quản lý và sử dụng máy móc, thiết bị, đồng thời cung cấp bằng chứng cho sự phù hợp của các nguồn lực trong việc theo dõi và đo lường hiệu quả sử dụng.
7.1.5.2 Khả năng truy vết, đo lường Để cung cấp sự tin tưởng vào tính đúng đắn của kết quả đo lường, các thiết bị đo lường, Công ty đảm bảo:
Các thiết bị đo lường phải trải qua quá trình kiểm nghiệm và hiệu chỉnh định kỳ trước khi sử dụng, dựa trên các tiêu chuẩn đo lường được quy định bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền Trong trường hợp không có các chuẩn mực này, các căn cứ sử dụng để kiểm nghiệm và hiệu chỉnh sẽ được lưu trữ hồ sơ.
- Các thiết bị đo lường được kiểm nghiệm và hiệu chỉnh lại (khi cần thiết)
Công ty định kỳ lập kế hoạch và chuẩn bị hồ sơ kiểm nghiệm, hiệu chỉnh máy móc và thiết bị Tất cả các hoạt động này đều phải được Giám đốc Công ty phê duyệt, đồng thời các đơn vị sản xuất cần tuân thủ đúng quy định liên quan đến kiểm nghiệm và hiệu chỉnh.
- Khi kiểm nghiệm và hiệu chỉnh, người thực hiện phải ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ kiểm nghiệm và hiệu chỉnh
- Sau khi kiểm nghiệm và hiệu chỉnh, phải kiểm tra kết quả Nếu kết quả đạt sẽ tiến hành dán tem theo mẫu được in sẵn
- Tem dán được bộ phận thực hiện dán vào thiết bị và hồ sơ để theo dõi
Nhận thức
Công ty cam kết rằng tất cả nhân sự liên quan đều nhận thức rõ về chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng cụ thể, cũng như sự đóng góp của họ vào hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Họ cần hiểu rõ lợi ích từ việc cải tiến kết quả hoạt động và những hậu quả nghiêm trọng nếu không tuân thủ các yêu cầu của HTQLCL.
Trao đổi thông tin
Cách thức trao đổi thông tin trong công ty được quy định rõ ràng trong các tài liệu hệ thống Trách nhiệm cung cấp và xử lý thông tin được xác định dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân.
Các hình thức truyền đạt thông tin khác có thể thông qua:
- Các cuộc họp, các lớp huấn luyện, đào tạo;
- Các thông báo, báo cáo bằng văn bản hay bằng lời trực tiếp;
- Mạng nội bộ, Website của Công ty, hộp thư điện tử, điện thoại
Thông tin bằng văn bản
7.5.1 Khái quát a Thông tin bằng văn bản của HTQLCL của Công ty bao gồm:
- Thông tin bằng văn bản do HTQLCL ISO 9001:2015 yêu cầu
Công ty phát hành thông tin bằng văn bản nhằm đảm bảo tính hiệu lực của Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) và phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh Các dạng thông tin bằng văn bản của Công ty bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau.
- Văn bản hành chính thông thường phát sinh trong hoạt động trao đổi thông tin bên trong và trao đổi với bên ngoài
- Hệ thống tài liệu gồm:
Tài liệu nội bộ là văn bản do Công ty biên soạn và ban hành, bao gồm sổ tay chất lượng, quy chế, quy định, quy trình, tài liệu hướng dẫn công việc, hệ thống biểu mẫu, phụ lục, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và kế hoạch kiểm soát chất lượng.
Tài liệu bên ngoài là các tài liệu mà Công ty nhận từ bên ngoài, có ảnh hưởng đến hoạt động chất lượng của mình Những tài liệu này bao gồm văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty, cùng với các tài liệu kỹ thuật và chuyên ngành áp dụng cho hệ thống chất lượng.
+ Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu bị bãi bỏ hoặc bị huỷ bỏ, không còn giá trị sử dụng
Hệ thống hồ sơ là văn bản công bố kết quả đạt được và cung cấp bằng chứng về các hoạt động đã thực hiện Hồ sơ có hai dạng chính: hồ sơ dạng giấy và hồ sơ dạng file.
Cấu trúc tài liệu của hệ thống được mô tả như sau:
Hình 1.4 cấu trúc tài liệu HTQL ISO 9001:2015
Nguồn: Sổ tay HTQCL ISO nội bộ công ty
Hồ sơ phát sinh theo quy trình Hồ sơ khác phát sinh trong QMS
QUY CHẾ QUY ĐỊNH TIÊU CHUẨN
Cấp 1: Sổ tay chất lượng: Cung cấp toàn bộ những thông tin về HTQLCL Sổ tay được dùng để kiểm soát các hoạt động của HTQLCL nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng
Cấp 2: Quy chế, quy định, tiêu chuẩn: Mô tả những chính sách, tiêu chuẩn và nguyên tắc quản lý chung của Công ty đối với mỗi quá trình hoạt động trong hệ thống
Cấp 3: Quy trình: Mô tả các phương pháp thực hiện công việc/quá trình và trách nhiệm của đơn vị, bộ phận có liên quan Các quá trình phải phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và tình hình thực tế của Công ty Hướng dẫn: Mô tả chi tiết, cụ thể từng bước tác nghiệp công việc của từng vị trí phải thực hiện
Cấp 4: Hồ sơ chất lượng: Ghi chép lại các kết quả làm việc theo quy định trong STCL, quy trình, hướng dẫn công việc, các phụ lục, biểu mẫu kèm theo 7.5.2 Thiết lập và cập nhật
Khi thiết lập và cập nhật thông tin văn bản, Công ty cam kết đảm bảo sự phù hợp qua việc nhận biết và mô tả các tài liệu như đơn vị ban hành, số hiệu và thời gian ban hành Đồng thời, định dạng các văn bản cũng được chú trọng thông qua hình thức và thử thức Cuối cùng, việc phê duyệt và xem xét tính thích hợp được thực hiện thông qua kiểm tra nội dung, thể thức, hình thức và thẩm quyền ban hành.
7.5.3 Kiểm soát thông tin bằng văn bản a Kiểm soát văn bản hành chính: Thông qua việc kiểm soát thống nhất hình thức, thể thức đối với văn bản do nội bộ phát hành và việc cập nhật, theo dõi thông tin văn bản đến theo quy định công tác văn thư lưu trữ và Hướng dẫn soạn thảo văn bản b Kiểm soát tài liệu: Thông qua quy trình kiểm soát tài liệu, đảm bảo các nội dung sau:
- Xác định rõ thẩm quyền phê duyệt tài liệu nội bộ của Công ty h
- Danh mục tài liệu được kiểm soát cho biết rõ tình trạng hiện hành của hệ thống tài liệu
- Nội dung của mọi sự sửa đổi, bổ sung tài liệu được xác định trong Bảng theo dõi sửa đổi, bổ sung tài liệu
Đảm bảo tài liệu cần thiết luôn sẵn có tại nơi sử dụng là rất quan trọng Việc sử dụng phiếu cập nhật và phân phối tài liệu giúp kiểm soát tình trạng các tài liệu được cập nhật, đồng thời phân phối chúng đến các đơn vị sử dụng một cách hiệu quả.
Tất cả các tài liệu hiện hành, bao gồm cả tài liệu bên ngoài, đều được nhận diện thông qua số hoặc mã hiệu tài liệu Những thông tin này sẽ được cập nhật vào danh mục tài liệu hiện hành và được đăng tải trên Website của Công ty.
Tất cả tài liệu lỗi thời được nhận diện bằng dấu hiệu Tài liệu lỗi thời nhằm ngăn chặn việc sử dụng sai Để đảm bảo tính chính xác và an toàn, quy trình kiểm soát hồ sơ cần được thực hiện chặt chẽ, bao gồm việc xác minh và quản lý nội dung của tài liệu.
- Các hồ sơ chất lượng được nhận biết, thu thập, phân loại, bảo quản, lưu trữ, sử dụng và được xác định thời gian lưu hay hủy bỏ
- Người ghi chép hồ sơ chất lượng phải đảm bảo ghi đầy đủ nội dung theo đúng quy định trong các biểu mẫu
Hồ sơ chất lượng không được tẩy xóa trong quá trình ghi chép hoặc sau khi hoàn tất Nếu có sự tẩy xóa, người thực hiện phải ký tắt vào phần đã tẩy xóa và thông báo cho người quản lý hồ sơ chất lượng biết.
Hồ sơ chất lượng đảm bảo cần được lưu trữ ở nơi cao ráo, thoáng khí, có cửa khóa chắc chắn Ngoài ra, cần trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để bảo quản hồ sơ chất lượng trong mọi tình huống.
1 Hoạch định và kiểm soát điều hành
Các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ
8.2.1 Trao đổi thông tin với khách hàng
Công ty cam kết trao đổi thông tin hiệu quả với khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ, xử lý yêu cầu, hợp đồng và đơn hàng, bao gồm cả những thay đổi cần thiết Chúng tôi cũng chú trọng đến việc tiếp nhận phản hồi từ khách hàng, bao gồm khiếu nại, để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ Ngoài ra, công ty sẽ thiết lập các yêu cầu cụ thể cho các hành động dự phòng khi cần thiết, nhằm đảm bảo sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Công ty tiến hành xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm gồm:
- Các yêu cầu do khách hàng đưa ra: Thông qua các thỏa thuận chi tiết trong hợp đồng
Khách hàng cần công bố các yêu cầu thiết yếu cho việc sử dụng cụ thể, bao gồm thiết kế, luận chứng kinh tế kỹ thuật, phương án thi công, cùng với các quy phạm, tiêu chuẩn và định mức trong ngành.
Các yêu cầu pháp lý đối với sản phẩm bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận hành nghề, cùng với các quy phạm, tiêu chuẩn và định mức trong ngành.
- Các yêu cầu bổ sung do Công ty xác định: Được quy định rõ trong quá trình triển khai sản xuất và nghiệm thu nội bộ của Công ty
8.2.3 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm, dịch vụ
Công ty tiến hành xem xét các yêu cầu sản phẩm trước khi tham gia dự án hoặc ký hợp đồng với khách hàng Việc này đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng về giao hàng và hoạt động sau giao hàng được xác định rõ bằng văn bản, cũng như các yêu cầu cần thiết cho việc sử dụng sản phẩm đúng quy định Ngoài ra, công ty cũng xem xét các yêu cầu do mình quy định, các yêu cầu chế định và luật pháp áp dụng, cùng với các yêu cầu hợp đồng hoặc đơn hàng khác biệt so với những gì đã nêu trước đó.
Công ty cam kết rằng mọi yêu cầu hợp đồng hoặc đơn hàng khác với những điều đã nêu trước đó sẽ được hai bên thương thảo và ký kết phụ lục hợp đồng trước khi thực hiện Phụ lục hợp đồng cùng với các biên bản thương thảo liên quan sẽ được coi là phần không thể tách rời của hợp đồng, có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng đã ký kết.
Hồ sơ kết quả xem xét và các hoạt động phát sinh từ quá trình xem xét được lưu trữ theo đúng quy định của Quy trình kiểm soát hồ sơ.
Thiết kế và phát triển sản phẩm dịch vụ (không áp dụng)
Công ty loại trừ điều khoản này
Công ty thực hiện kiểm soát các thay đổi trong Thiết kế kỹ thuật nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành, đồng thời quản lý nguồn lực bên ngoài trong quá trình triển khai sản phẩm và dịch vụ.
Kiểm soát các quá trình, sản phẩm, dịch vụ được cung cấp bởi bên ngoài
Công ty đảm bảo kiểm soát các quá trình, sản phẩm và dịch vụ từ bên ngoài theo yêu cầu trong những trường hợp sau: sản phẩm và dịch vụ từ nhà cung cấp bên ngoài được tích hợp vào sản phẩm, dịch vụ của công ty; sản phẩm, dịch vụ được cung cấp trực tiếp cho khách hàng bởi các nhà cung cấp bên ngoài thay mặt tổ chức; và một phần hoặc toàn bộ quá trình do nhà cung cấp bên ngoài thực hiện theo quyết định của công ty.
Công ty thiết lập tiêu chuẩn để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đồng thời theo dõi kết quả hoạt động của họ Việc đánh giá các nhà cung cấp bên ngoài dựa trên khả năng cung cấp quy trình, sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu đã đề ra.
Công ty lưu giữ các thông tin bằng văn bản của hoạt động này và các hành động cần thiết phát sinh từ các đánh giá
8.4.2 Hình thức và mức độ kiểm soát
Công ty cam kết rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ từ nguồn bên ngoài không ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ ổn định cho khách hàng Để đảm bảo điều này, công ty thực hiện các biện pháp kiểm soát theo hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), làm rõ các biện pháp kiểm soát cho cả nhà cung cấp bên ngoài và các kết quả đầu ra, đồng thời xem xét kỹ lưỡng các yếu tố liên quan.
Các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng của Công ty trong việc đáp ứng ổn định các yêu cầu của khách hàng cũng như các quy định pháp luật hiện hành Việc quản lý và đánh giá những tác động này là cần thiết để đảm bảo sự tuân thủ và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Đánh giá hiệu lực của các biện pháp kiểm soát từ nhà cung cấp bên ngoài là rất quan trọng Cần xác định các hoạt động kiểm tra và xác nhận cần thiết để đảm bảo rằng các quy trình, sản phẩm và dịch vụ từ bên ngoài đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đề ra.
8.4.3 Thông tin cho các nhà cung cấp bên ngoài
Công ty đảm bảo sự thỏa đáng của các yêu cầu trước khi trao đổi thông tin với nhà cung cấp bên ngoài:
Công ty truyền đạt đến các nhà cung cấp bên ngoài những yêu cầu liên quan đến các quá trình, sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp, đồng thời cũng bao gồm thông tin về sự phê duyệt cần thiết.
- Sản phẩm và dịch vụ
- Phương pháp, quá trình và thiết bị
Công ty thực hiện chuyển giao các sản phẩm và dịch vụ với năng lực đáp ứng các yêu cầu về bằng cấp của nhân sự Đồng thời, cần chú trọng đến các mối tương tác giữa nhà cung cấp bên ngoài và Công ty, cũng như việc kiểm soát và theo dõi hoạt động của các nhà cung cấp này Ngoài ra, Công ty và khách hàng cũng sẽ thực hiện các hoạt động kiểm tra, xác nhận và đánh giá giá trị sử dụng tại cơ sở của nhà cung cấp bên ngoài.
Sản xuất và cung cấp dịch vụ
8.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ
Công ty cam kết thực hiện sản xuất và cung cấp dịch vụ trong điều kiện được kiểm soát chặt chẽ, bao gồm việc đảm bảo tài liệu mô tả đặc tính sản phẩm và dịch vụ luôn sẵn có, cùng với các hướng dẫn cần thiết cho hoạt động và kết quả Ngoài ra, công ty sử dụng các nguồn lực phù hợp để theo dõi và đo lường, thực hiện các hoạt động kiểm tra tại các giai đoạn thích hợp nhằm đảm bảo tiêu chuẩn kiểm soát quy trình và sản phẩm Điều kiện cơ sở hạ tầng và môi trường cũng được kiểm soát để đảm bảo hoạt động hiệu quả, cùng với việc chỉ định nhân sự có đủ năng lực Công ty thường xuyên xác nhận và tái xác nhận khả năng đạt được kết quả của các quá trình sản xuất, đặc biệt là những kết quả không thể kiểm tra bằng phương pháp theo dõi hay đo lường Cuối cùng, các hành động phòng ngừa lỗi do con người và quy trình thực hiện sản phẩm, dịch vụ, giao hàng và hỗ trợ sau giao hàng được thực hiện nghiêm túc.
8.5.2 Nhận biết và xác định nguồn gốc
Công ty xác định đầu ra của mỗi quá trình là sản phẩm và dịch vụ cụ thể, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Nguồn gốc của sản phẩm và dịch vụ được xác định qua thông tin có trong hồ sơ sản phẩm, được cung cấp cho cơ quan chủ quản hoặc khách hàng.
8.5.3 Tài sản thuộc về khách hàng và nhà cung cấp bên ngoài (không áp dụng)
Công ty không chịu trách nhiệm về việc bảo lưu hay kiểm soát tài sản của khách hàng và nhà cung cấp bên ngoài, do đó điều khoản này không được áp dụng.
Công ty đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp cho từng loại sản phẩm, tuân thủ các quy định cần thiết Định kỳ thực hiện kiểm tra và đánh giá tình trạng sản phẩm nhằm ngăn chặn các yếu tố gây hư hỏng và mất mát.
8.5.5 Các hoạt động sau giao hàng
Sau khi bàn giao sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng, công ty tiến hành xem xét các rủi ro liên quan, việc sử dụng dự kiến của sản phẩm, phản hồi từ khách hàng, cùng với các yêu cầu theo tiêu chuẩn và quy định của ngành.
Ngoài ra, Công ty thực hiện việc bảo hành, bảo trì sản phẩm, dịch vụ theo yêu cầu của hợp đồng đã ký kết
Công ty cam kết xem xét và kiểm soát các thay đổi trong quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, nhằm đảm bảo sự phù hợp liên tục với các yêu cầu cần thiết.
Công ty tạo ra và lưu trữ các tài liệu ghi lại kết quả của việc xem xét thay đổi, bao gồm thông tin về người phê duyệt các thay đổi và các hành động cần thiết phát sinh từ quá trình xem xét.
Thông qua sản phẩm và dịch vụ
Công ty tiến hành kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ qua ba cấp độ: cấp nội bộ của Công ty, cấp đơn vị tư vấn kiểm tra và giám sát, và cấp chủ đầu tư.
Kiểm soát các đầu ra không phù hợp
Công ty thiết lập quy trình đồng nhất để kiểm soát và xử lý các sản phẩm, dịch vụ không đạt yêu cầu, nhằm ngăn ngừa việc sử dụng hoặc chuyển giao không mong muốn Đồng thời, công ty cũng xác định rõ trách nhiệm liên quan đến các sản phẩm không phù hợp.
Công ty xử lý các đầu ra không phù hợp thông qua các giải pháp như khắc phục ngay, phân tích và lưu giữ thông tin, trả lại hoặc đình chỉ cung cấp sản phẩm, dịch vụ Ngoài ra, công ty cũng thông báo đến khách hàng và tìm kiếm sự cho phép cũng như chấp nhận các nhân nhượng cần thiết Điều 9 đề cập đến việc đánh giá kết quả hoạt động để đảm bảo hiệu quả trong quá trình xử lý.
Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
Công ty thiết lập tài liệu quy định về thống kê, đo lường, phân tích và đánh giá hoạt động của Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) Tài liệu này nêu rõ các phương pháp thực hiện, thời gian, địa điểm và đối tượng thực hiện Đồng thời, công ty lưu trữ các hồ sơ chứng minh kết quả đo lường, phân tích và đánh giá để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý chất lượng.
Công ty cam kết theo dõi sự chấp nhận của khách hàng đối với khả năng đáp ứng yêu cầu của mình, xem đây là một trong những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả của Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL).
Công ty tiến hành thu thập và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng bằng cách thống kê số lần phản hồi và mức độ phản ánh về tiến độ thi công, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, cũng như thái độ hợp tác trong quá trình giải quyết công việc.
9.1.3 Phân tích và đánh giá
Công ty chuyên phân tích và đánh giá dữ liệu từ hoạt động theo dõi và đo lường, nhằm đánh giá sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ, mức độ thỏa mãn của khách hàng, cũng như hiệu quả và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Kết quả phân tích còn giúp xác định hiệu quả của việc hoạch định, các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội, cũng như đánh giá kết quả thực hiện của các nhà cung cấp bên ngoài và nhu cầu cải tiến HTQLCL.
Đánh giá nội bộ
Công ty thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ theo kế hoạch để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của các quy trình trong Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL), đồng thời tìm kiếm cơ hội cải tiến nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Đánh giá nội bộ được thực hiện ít nhất hai lần mỗi năm, và có thể tiến hành đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám đốc Để đảm bảo tính khách quan, Công ty đã thành lập Nhóm Đánh giá nội bộ, hoạt động độc lập và khách quan so với bộ phận được đánh giá.
Tất cả các hoạt động đánh giá nội bộ cần có sự phê duyệt của Lãnh đạo Công ty Chương trình đánh giá sẽ được xác định cụ thể cho từng đợt, dựa trên tình trạng và tầm quan trọng của hoạt động cần đánh giá, cũng như kết quả của các lần đánh giá trước đó.
Kết quả đánh giá được thông báo đến các đơn vị và bộ phận liên quan, đồng thời được ghi nhận trong Bảng thống kê theo dõi tình hình thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.
Hồ sơ các đợt đánh giá được lưu theo quy trình.
Xem xét của lãnh đạo
Tổng Giám đốc Công ty thực hiện việc xem xét Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) ít nhất hai lần mỗi năm nhằm đảm bảo rằng HTQLCL luôn phù hợp, hiệu quả và đồng hành cùng các định hướng chiến lược của Công ty.
Đầu vào cho hoạt động xem xét của lãnh đạo bao gồm tình trạng của các hành động từ lần xem xét trước, các thay đổi bên trong và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) cũng như các định hướng chiến lược của tổ chức Ngoài ra, cần xem xét thông tin về việc thực hiện và hiệu quả của HTQLCL, bao gồm các xu hướng và chỉ số liên quan.
- Sự thỏa mãn của khách hàng và phản hồi từ các bên quan tâm
- Mức độ đạt được các mục tiêu chất lượng
- Kết quả thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ
- Các sự không phù hợp và hành động khắc phục
- Kết quả hoạt động theo dõi và đo lường
- Kết quả đánh giá nội bộ
Kết quả thực hiện của các nhà cung cấp bên ngoài đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự thỏa đáng của nguồn lực Tính hiệu lực của các hoạt động nhằm giải quyết rủi ro và cơ hội, theo điều khoản 6.1, cần được xem xét kỹ lưỡng Ngoài ra, việc xác định các cơ hội cải tiến là cần thiết để nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình.
Các đầu ra của hoạt động xem xét của lãnh đạo bao gồm các quyết định quan trọng liên quan đến: cơ hội cải tiến, nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), và nhu cầu về nguồn lực.
Công ty thiết lập tài liệu mô tả hoạt động xem xét của lãnh đạo về HTQLCL và lưu trữ các hồ sơ theo quy trình Điều 10: cải tiến
Khái quát
Công ty xác định và lựa chọn cơ hội cải tiến nhằm đáp ứng yêu cầu và nâng cao sự hài lòng của khách hàng Các nội dung cải tiến bao gồm: nâng cao sản phẩm và dịch vụ để phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng; khắc phục, phòng ngừa và giảm thiểu các tác động tiêu cực; và cải thiện kết quả hoạt động cũng như hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
Sự không phù hợp và hành động khắc phục
Khi xảy ra sự không phù hợp, bao gồm cả khiếu nại, Công ty sẽ thực hiện các biện pháp khắc phục để loại bỏ nguyên nhân và ngăn ngừa tái diễn Các hành động khắc phục này cần phù hợp với mức độ tác động của sự không phù hợp đã gặp phải.
Công ty thiết lập tài liệu theo dõi quá trình thực hiện hành động khắc phục; đồng thời lưu trữ các hồ sơ chứng minh hoạt động khắc phục.
Cải tiến liên tục
Công ty liên tục cải tiến sự thích hợp, thỏa đáng và hiệu lực của HTQLCL
1.1.6 Nguồn số liệu phân tích
Phân tích chi phí QLDN căn cứ vào các tài liệu sau:
Căn cứ vào báo cáo tài chính, bảng diễn giải báo cáo tài chính
Căn cứ vào các chế độ chính sách và các tài liệu văn bản có liên quan đến tình hình chi phí như: chế độ tiên lương, BHXH…
Các tổ chức và doanh nghiệp hiện nay đang tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, vẫn xảy ra một số sản phẩm lỗi về mặt kỹ thuật Do đó, việc áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trở nên rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và tổ chức.
HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được áp dụng trong Tổ Chức/Doanh nghiệp nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh, gây ấn tượng tốt với đối khách h hàng
Dựa trên lý thuyết áp dụng tiêu chuẩn ISO trong hệ thống quản lý chất lượng, bài viết sẽ phân tích thực trạng và những khó khăn trong việc áp dụng hệ thống này Qua các chương 2 và 3, tác giả sẽ đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, đồng thời đưa ra dự báo kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC TÂN BÌNH
Tổng quan về Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình
Chuơng 3 sẽ giới thiệu đôi nét sơ lược về Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình và thực tr ng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001
Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình, được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 420300222, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp lần đầu vào ngày 31 tháng 3 năm 2004, đã trải qua 5 lần thay đổi, với lần thay đổi gần nhất vào ngày 22 tháng 11 năm 2010.
Vốn điều lệ của Công ty tại ngày 31 tháng 12 năm 2014 là 80.600.000.000 VND, chia thành 8.060.000 cổ phần bằng nhau với mệnh giá là 10.000 VND/cổ phần
Trụ sở chính của Công ty đặt tại số 205-207-209 Lý Thường Kiệt, phường 6, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh
Tổng số nhân viên của Công ty tại ngày 31 tháng 12 năm 2014 là: 60 (tại ngày
31 tháng 12 năm 2013:69) a) Các đơn vị trực thuộc
Xí nghiệp Tư vấn thiết kế được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh số 4113014868, do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp lần đầu vào ngày 6 tháng 5 năm 2004, với sự thay đổi lần thứ ba vào ngày 17 tháng 12 năm.
Xí nghiệp Xây lắp Công trình II được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh số 4113014824, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp lần đầu vào ngày 28 tháng 4 năm 2004, và đã có sự thay đổi lần thứ nhất vào ngày 22 tháng 6 năm 2004 Doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây lắp công trình, đóng góp vào sự phát triển hạ tầng của thành phố.
Xây dựng và kinh doanh nhà ở, bao gồm cả sửa chữa công trình; thiết kế và trang trí nội thất; thực hiện xây dựng và sửa chữa các công trình giao thông theo phân cấp.
- Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng (không hoạt động tại trụ sở);
- Đầu tư xây dựng và kinh doanh công trình dân dụng, công nghiệp
Đầu tư vào xây dựng kết cấu hạ tầng cho khu dân cư, khu công nghiệp và trang trại nhằm mục đích chuyển nhượng hoặc cho thuê Bên cạnh đó, đầu tư vào kinh doanh nghĩa trang cũng là một lĩnh vực tiềm năng Ngoài ra, cung cấp dịch vụ tư vấn đầu tư và tư vấn xây dựng cũng là những hoạt động quan trọng trong ngành này.
Chúng tôi chuyên sản xuất và mua bán vật liệu trang trí nội thất, đồng thời cung cấp vật tư, nguyên liệu, máy móc thiết bị phục vụ cho xây dựng và trang trí nội thất Bên cạnh đó, chúng tôi cũng hoạt động như một đại lý kinh doanh xăng dầu, mang đến giải pháp toàn diện cho nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực này.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, môi giới và đấu giá bất động sản chuyên nghiệp, cùng với dịch vụ định giá bất động sản chính xác Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ sàn giao dịch bất động sản, quản lý bất động sản hiệu quả và quảng cáo bất động sản sáng tạo, nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực bất động sản.
- Thiết kế quy hoạch xây dựng; thiết kế xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp;
Thiết kế và xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị là những bước quan trọng trong việc lập dự án đầu tư xây dựng Quá trình này bao gồm việc lập dự toán công trình, giám sát thi công cho các công trình dân dụng và công nghiệp, cũng như quản lý dự án xây dựng Bên cạnh đó, kiểm định chất lượng công trình xây dựng cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo an toàn và hiệu quả của các dự án.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của C ng ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình
Đại hội cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất tại Công ty Cổ Phần Địa ốc Tân Bình, có quyền quyết định các vấn đề theo nhiệm vụ và quyền hạn được quy định bởi Luật pháp và Điều lệ Công ty Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các quyết định của Đại hội cổ đông.
Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, tuân thủ luật pháp, điều lệ và quy chế nội bộ, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông Đồng thời, Hội đồng quản trị cũng giám sát hoạt động của Ban điều hành và kiểm soát nội bộ Hội đồng quản trị bao gồm 05 thành viên, tất cả đều có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản.
Ban kiểm soát là cơ quan đại diện cho cổ đông, có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của công ty theo quy định pháp luật và điều lệ Họ thực hiện kiểm tra báo cáo tài chính hàng năm trước khi trình lên Hội đồng quản trị và đại hội cổ đông, đồng thời kiểm tra các vấn đề tài chính cụ thể khi cần thiết hoặc theo yêu cầu của Đại hội cổ đông và cổ đông lớn Ban kiểm soát cũng báo cáo đại hội cổ đông về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, cùng với hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ban Tổng Giám Đốc gồm: Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc giúp việc Ngoài ra còn có các Trợ lý tổng giám đốc khi cần thiết
Tồng giấm đốc có các quyền và nhiệm vụ được qui đinh tại Luật doanh nghiệp và Điều lẹ Tổ chức hoạt động của Công ty
Phó tổng giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý và điều hành các hoạt động của công ty trong các lĩnh vực chuyên môn được phân công Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho Tổng giám đốc về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao Quyền hạn và nhiệm vụ của các Phó tổng giám đốc được quy định rõ ràng bằng văn bản trong Ban Tổng giám đốc của công ty, do Tổng giám đốc ban hành Bộ phận kế hoạch - Đầu tư cũng là một phần quan trọng trong cơ cấu tổ chức này.
Bộ phận kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc điều hành và quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như công tác đầu tư của Công ty.
Bộ phận tham mưu hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc điều hành quản lý các lĩnh vực kỹ thuật, chất lượng thi công, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát và các dịch vụ kỹ thuật khác.
Phân tích chi phí quản lý Doanh nghiệp giai đoạn 2013-2018 tại Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình
Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay, mục tiêu của mọi doanh nghiệp là duy trì sự ổn định, phát triển bền vững và tối đa hóa lợi nhuận trong khi tối ưu hóa chi phí Doanh nghiệp nào không thể thích ứng với những yêu cầu này sẽ phải đối mặt với nguy cơ phá sản.
Trong quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất kinh doanh là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng mà các nhà quản lý luôn chú trọng Điều này bởi vì chi phí sản xuất kinh doanh, cùng với giá thành sản phẩm, phản ánh chất lượng của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Quản lý chi phí và giá thành sản phẩm là yếu tố then chốt trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn với sản phẩm cạnh tranh cao Việc quản lý chi phí cần được thực hiện sâu sắc và thường xuyên cập nhật thông tin chi phí để đáp ứng yêu cầu tăng trưởng kinh tế Mục tiêu của quản lý chi phí là tối đa hóa lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu Thông tin chi phí đóng vai trò quan trọng và hữu ích cho các nhà quản trị ở nhiều cấp độ trong doanh nghiệp.
3.1.1 Khái niệm Chi phí quản lý Doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình
Chi phí quản lý Doanh nghiệp tại Công ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình được định nghĩa gồm các khoảng dưới đây: h
Tiền lương, tiền phụ cấp, các khoản lương thưởng, phạt của nhân viên trong doanh nghiệp
Văn phòng phẩm, vật liệu, công cụ dùng trong hoạt động của công ty
Chi phí thuê văn phòng, khấu hao nhà làm việc và một số loại tài sản của doanh nghiệp
Các chi phí mua ngoài trong việc quản lý và hoạt động của công ty
Các khoản thuế phải nộp : thuế môn bài, thuế VAT
Các khoản chi phí trong hoạt động như công tác phí, tiếp đón khách hàng
Các khoản dự phòng : dự phòng nợ thu
3.1.2 Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình giai đoạn 2013-2018
Tình hình chi phí quản lý DN tại Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình
Mọi doanh nghiệp đều hướng tới việc tối đa hóa lợi nhuận và tối ưu hóa chi phí Vì vậy, quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng hiệu quả chi phí Bài viết này sẽ phân tích thực trạng chi phí quản lý tại Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình.
Bảng 3.1 phân tích chi phí hoạt động kinh doanh 2013-2104
Năm 2013 Năm 2014 So sánh tăng giảm
Chỉ tiêu Số tiền Suất Số tiền Suất Số tiền trọng Suất
12 Tổng CF quản lý DN
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
Nguồn: tổng hơp báo cáo tài chính 2013-2104 h
Năm 2014, doanh thu và lợi nhuận của Công ty giảm mạnh so với năm 2013, tuy nhiên, các tỷ suất phản ánh hiệu quả kinh doanh và sức sinh lời lại tăng lên.
Năm 2014, doanh thu thuần đạt 1,416,697,298.000 đồng nhờ vào chính sách nhà nước mở cửa cho người nước ngoài mua và sở hữu nhà ở, đặc biệt là các căn chung cư Luật này có hiệu lực từ 01/07/2015, cho phép người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam được mua nhà với số lượng tối đa 30% tổng số căn hộ trong toàn chung cư, với thời hạn sở hữu là 50 năm Quy định này đã thúc đẩy sự khởi sắc của thị trường bất động sản trong năm 2014.
Theo Cục Đầu tư nước ngoài (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), năm 2014, dòng vốn FDI tăng thêm 2,54 tỷ USD, chiếm 12,6% tổng vốn đầu tư đăng ký Đặc biệt, vốn đầu tư FDI vào bất động sản trong năm 2014 đã tăng gần gấp ba lần so với năm 2013.
Hình 3.1 nguồn vốn FDI năm 2014 tại Việt Nam
Nguồn: Cục Đầu tư nước ngoài
Bên cạnh đó tỷ suất so với năm 2013 thì năm 2014 tăng 0.020
Năm 2014, công ty đã chính thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, giúp quản lý chặt chẽ các bộ phận trong công ty và thiết lập các tiêu chuẩn cho từng phòng ban, từ đó tăng cường doanh thu.
Vào năm 2014, chi phí quản lý doanh nghiệp đã tăng 0.058 so với năm 2013, do công ty đang triển khai dự án xây dựng chung cư Bầu Cát 2 tại Đường số.
Khu Bầu Cát 2, Phường 10, quận Tân Bình đang trải qua sự thay đổi quan trọng với việc bổ sung và sắp xếp lại bộ phận bán hàng Chi phí phát sinh từ việc này nhằm tăng doanh thu và đáp ứng các yêu cầu của Công ty sau khi trở thành Công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam.
Bảng 3.2: phân tích chi phí hoạt động kinh doanh 2014-2015
Nguồn: tổng hợp báo cáo tài chính 2014-2015 công ty
Nhìn vào bảng phân tích chi phí ta thấy doanh thu 2015 giảm 49,253,158,375.000
VNĐ do sự tác động của nhiều yếu bên ngoài làm doanh thu công ty 2016 giảm 1 cách đáng kể:
Vào đầu năm 2015, phân khúc nhà ở xã hội thu hút sự chú ý của truyền thông nhưng sau đó đã giảm sút Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tiếp cận gói 30 nghìn tỷ đồng, dẫn đến doanh thu của công ty Địa ốc Tân Bình giảm mạnh, mặc dù đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Hiện nay, phân khúc nhà ở trung bình cho người có thu nhập trung bình đang trở thành lựa chọn phù hợp nhất, đặc biệt khi thu nhập tại khu vực đô thị đang hướng tới phân khúc này.
Năm 2014 Năm 2015 So sánh tăng giảm
Chỉ tiêu Suất Suất trọng Suất
13 Tổng lợi nhuận trước thuế
Phân khúc nhà ở trung bình hiện nay chịu ảnh hưởng lớn từ điều kiện cơ sở hạ tầng, dịch vụ công ích, môi trường xung quanh và dân trí Sự phát triển của căn hộ giá trung bình và trên trung bình đang trở nên sôi động hơn bao giờ hết.
Trong năm 2015 mặc dù doanh thu giảm 0.069 so với năm 2014 nhưng tổng lợi nhuận trước thuế chiếm 45.128 trên tổng doanh thu năm 2015
Hình 3.2 Tín dụng bất động sản năm 2015
Bảng 3.3 Phân tích chi phí hoạt động kinh doanh 2015-2016
Năm 2015 Năm 2016 So sánh tăng giảm
Chỉ tiêu Số tiền Suất Suất trọng Suất
12 Tổng CF quản lý DN
13 Tổng lợi nhuận trước thuế
Nguồn: tổng hợp báo cáo tài chính 2015-2016 công ty h
Doanh thu năm 2016 của công ty giảm 885.935.074 VNĐ, chủ yếu do ảnh hưởng của nhiều yếu tố bên ngoài, dẫn đến sự sụt giảm đáng kể trong doanh thu.
Từ tháng 1/2015 đến tháng 9/2016, lượng tồn kho bất động sản đã giảm mạnh, cụ thể từ 73,2 nghìn tỷ đồng xuống còn 33,6 nghìn tỷ đồng Sự sụt giảm này cho thấy thị trường bất động sản đang có những chuyển biến tích cực, mặc dù việc giảm lượng tồn kho vẫn gặp nhiều khó khăn.
Gói tín dụng ưu đãi 30 nghìn tỷ đồng đã chính thức kết thúc, tuy nhiên, chính phủ vẫn cho phép giải ngân quỹ tín dụng này Mặc dù vậy, vấn đề chưa được giải quyết hoàn toàn cho các doanh nghiệp bất động sản.
Đánh giá và dự báo chi phí quản lý doanh nghiệp
3.2.1.Đánh giá chi phí quản lý doanh nghiệp(2013-2017) h
Hình 3.5: Biểu đồ chi phí quản lý doanh nghiệp,tổng lợi nhuận ,doanh thu
(Nguồn tổng hợp báo cáo tài chính công ty (2013-2017)
Trong năm 2014, tổng doanh thu đạt cao nhất với 71.335.312.999 VNĐ, tuy nhiên lợi nhuận sau thuế chỉ đạt 26.036.908.344 VNĐ, thấp hơn do chi phí quản lý doanh nghiệp lên tới 18.711.548.431 VNĐ Sự gia tăng chi phí này chủ yếu xuất phát từ sự biến động mạnh mẽ của thị trường chung cư dành cho người có thu nhập trung bình và thấp.
Năm 2014, công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, công ty gặp phải nhiều bất cập trong việc quản lý, đặc biệt là ở các khâu mua nguyên liệu, vật tư, máy móc và các chi phí phát sinh khác.
Từ năm 2014, tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp trên doanh thu thuần đã giảm liên tục hàng năm nhờ vào việc cải thiện chính sách quản lý và áp dụng các quy định chặt chẽ trong việc kiểm soát chi phí.
Để nâng cao hiệu quả chất lượng công việc, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định làm việc chặt chẽ và thực hiện kiểm tra thường xuyên Việc giám sát công việc của cán bộ công chức sẽ giúp phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh, từ đó đưa ra biện pháp và giải pháp khắc phục hiệu quả.
Áp dụng công cụ KPI (Chỉ số Đánh giá Hiệu suất) vào quản lý và lập kế hoạch nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả năng suất lao động cho nhân viên.
Quản lý chặt chẽ hệ thống thu mua nguyên vật liệu vật tư xây dựng như xây
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 h dựng cách định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các công trình chung cư, nhà phố…
Quản lý chặt chẽ các chính sách và ngân sách đối với nhà thầu phụ
Hình 3.6: Chi phí nhân viên (2013-2017)
Nguồn: tổng hợp báo cáo tài chính 2013-2107 công ty
Kể từ năm 2014, sau khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, công ty đã tăng cường số lượng nhân viên, bao gồm công nhân xây dựng thuê ngoài và nhân viên bán hàng thời vụ, nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong thị trường căn hộ cho người thu nhập thấp.
Sau khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, doanh nghiệp đã ghi nhận sự giảm đáng kể trong chi phí nhân viên Các chính sách quản lý hiệu quả về chi phí lao động đã được triển khai, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực.
Xây dựng định mức lao động cho từng bộ phận, định mức tổng hợp phù hợp với các quy định Nhà nước ban hành
Xây dựng đơn giá tiền lương, kiểm tra định mức lao động, nhằm tăng năng suất lao động
Thường xuyên theo dõi biến dộng
Phối hợp, bố trí lao đông trong sản xuất hợp lý, tăng năng suất lao động bằng cách đầu tư thêm thiết bị mới
Phối hợp chặt chẽ các nhà thầu phụ, nhằm giảm chi phí lao động thời vụ tại công ty
Quản lý quỹ lương một cách chặt chẽ là cần thiết để giảm chi phí nhân viên Điều này có thể đạt được thông qua việc xây dựng định mức lao động hợp lý và phù hợp với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2013 2014 2015 2016 2017 chi phí nhân viên h quyền
3.3 Đánh giá tình hình chi phí quản lý doanh nghiệp tại C ng ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình
3.3.1 Những kết quả đạt đƣợc
Hình 3.5: Biểu đồ chi phí quản lý doanh nghiệp,tổng lợi nhuận ,doanh thu từ
(Nguồn tổng hợp báo cáo tài chính công ty (2013-2017)
Trong năm 2014, tổng doanh thu đạt cao nhất với giá trị 71.335.312.999 VNĐ, trong khi lợi nhuận sau thuế chỉ đạt 26.036.908.344 VNĐ, thấp hơn do chi phí quản lý doanh nghiệp lên tới 18.711.548.431 VNĐ Sự gia tăng này chủ yếu xuất phát từ sự biến động mạnh mẽ của thị trường chung cư dành cho người có thu nhập trung bình và thấp.
Năm 2014, công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, công ty gặp phải nhiều bất cập trong quản lý, đặc biệt là ở các khâu mua nguyên liệu, vật tư, máy móc và các chi phí phát sinh khác.
Từ năm 2014, tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp trên doanh thu thuần đã giảm hàng năm nhờ vào việc công ty cải thiện chính sách quản lý và thiết lập các quy định chặt chẽ về chi phí.
Để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định làm việc chặt chẽ và thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên đối với cán bộ, công chức Việc này giúp phát hiện kịp thời các vấn đề và đưa ra biện pháp khắc phục hợp lý.
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 h
Áp dụng công cụ KPI (Key Performance Indicator) trong quản lý và lập kế hoạch nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng suất lao động của nhân viên là rất quan trọng Việc sử dụng các chỉ số đánh giá này giúp theo dõi tiến độ công việc và cải thiện hiệu suất làm việc.
Quản lý hiệu quả hệ thống thu mua nguyên vật liệu xây dựng là rất quan trọng, bao gồm việc thiết lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các công trình như chung cư và nhà phố.
Quản lý chặt chẽ các chính sách và ngân sách đối với nhà thầu phụ
Hình 3.6: Chi phí nhân viên (2013-2017)
Nguồn: tổng hợp báo cáo tài chính 2013-2107 công ty
Kể từ năm 2014, sau khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, công ty đã tăng cường nhân sự để đáp ứng nhu cầu thị trường căn hộ cho người thu nhập thấp Sự gia tăng này bao gồm việc thuê thêm công nhân xây dựng và nhân viên bán hàng thời vụ nhằm phục vụ cho sự tiêu thụ mạnh mẽ trong lĩnh vực bất động sản.
Đánh giá và tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp
3.6.1 Cơ sở để ra giả thuyết
Dựa trên báo cáo tài chính năm 2017 và bảng phân tích chi phí hoạt động kinh doanh 2016-2017, các chi phí nhân viên, giảm giá hàng hóa vật tư và chi phí khác chiếm tỷ trọng lớn Ban lãnh đạo công ty nhận định cần tối ưu hóa các chi phí này nhằm giảm thiểu tối đa.
Tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp 2018 từ nguồn dữ liệu chi phí quản lý doanh nghiệp 2017 và bảng dự báo quản lý doanh nghiệp 2018
Dựa vào tỷ trọng của các chi phí so với chi phí quản lý doanh nghiệp
Ta sử dụng độ tin cậy α= 0.05 từ đó ta tính ra:
Tỷ trọng tối thiểu của chi phí nhân viên,chi phí khác, giảm giá VT HH tính theo độ tin cây= tỷ trọng*(1-α)
Tỷ trọng tối đa của chi phí nhân viên,chi phí khác, giảm giá VT HH tính theo độ tin cậy=tỷ trọng*(1+α)
Ta chạy phần mềm Solve để tính được tối ưu hóa chi phí
3.6.2 Tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiêp 2018
Bảng 3.3 Các chi phí tối ƣu hóa trong chi phí quản lý doanh nghiệp
Tỷ trong tối thiểu theo độ tin cậy
Tỷ trong tối đa tính theo dộ tin cay
Tỷ trọng sau khi tối ưu hóa Chi phí nhân viên
Bảng 3.4: Các chi phí tối ƣu hóa trong chi phí quản lý doanh nghiệp năm
Bảng 3.5: Các chi phí sau tối ƣu hóa trong chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2018
Từ bảng 3.5: Ta thấy chi phí nhân viên giảm 820,177,658.93 VNĐ và chi phí khác tăng 81,380,430.14 VNĐ giảm giá VT-HH tăng 142,444,231.86 VNĐ
Nhằm tối ưu hóa chi phí nhân viên trong năm 2018 cần phải:
Xây dựng định mức lao động hợp lý trong từng bộ phận phù hợp quy định Nhà nước đề ra
Xây dựng mức giá tiền lương, kiểm tra thường xuyên định mức lao động
Xác định quỹ lương với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
Quản lý chặt chẽ hệ thống quỹ lương gắn kết với kết quả kinh doanh của công ty
Số tiền Chi phí tối đa Chi phí tối đa giả thuyết
Chi phí nhân viên 6,630,393,039.62 6,630,393,039.62 7,823,099,233.47 Chi phí khác 1,708,989,033.00 1,708,989,033.00 1,708,989,033.00 Giảm giá VT HH 2,991,326,769.02 2,991,326,769.02 2,991,326,769.02 Tổng chi phí tối thiểu 11,330,708,841.63 Tổng chi phí tối thiểu giả thuyết 11,330,708,841.63 11,330,708,841.63 12,523,415,035.49
Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp 2018 15,054,051,455.000 Tổng chi phi toi thiểu 60,703,716,247,420,800,000.00 h
Đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình
C ng ty Cổ phần Địa ốc Tân Bình
3.7.1 Nhóm giải pháp phát triển thị trường
Trong bối cảnh khó khăn của ngành Bất Động Sản và sự cạnh tranh khốc liệt, việc mở rộng thị trường hiện tại là cần thiết Doanh nghiệp nên tập trung vào việc gia tăng các sản phẩm hiện có, khai thác các dự án quy hoạch khu dân cư tại quận Tân Bình Để đạt được điều này, cần áp dụng bốn chính sách quan trọng: sản phẩm, giá, phân phối và hỗ trợ khách hàng Những yếu tố này tạo thành chiến lược marketing hỗn hợp, giúp doanh nghiệp phát huy thế mạnh và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Quản lý sản phẩm bao gồm lập kế hoạch và phát triển các mặt hàng, dịch vụ của công ty để đưa ra thị trường Hiện nay, phát triển chung cư đang là xu thế chủ đạo trong thị trường bất động sản TP.HCM, với sự gia tăng rõ rệt tại các dự án chung cư Phân khúc chung cư dành cho người thu nhập thấp vẫn thu hút sự quan tâm từ các doanh nghiệp bất động sản, đặc biệt là những sản phẩm có diện tích sử dụng 75m2 trở xuống, được lãnh đạo công ty chú trọng đầu tư.
Giá( Pricing): xây dựng chính sách giá cho các sản phẩm dựa vào chiến lược phát triển công ty
Phân phối( Placement): Lựa chọn, quản lý các kênh thương mại một cách tinh tế và hiệu quả nhằm chiếm lĩnh thị trường
Bán hàng là hoạt động giới thiệu và quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường, đặc biệt là các sản phẩm chung cư dành cho người thu nhập thấp, thông qua việc phối hợp với các đơn vị bất động sản khác Để nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng và quảng bá hình ảnh công ty trên các trang web và tạp chí, đồng thời đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Công ty luôn nỗ lực đa dạng hóa sản phẩm bất động sản để đáp ứng nhu cầu thị trường và các chính sách của nhà nước Định hướng phát triển bao gồm hai hướng chính trong việc phát triển các sản phẩm bất động sản.
Các sản phẩm BDS chủ lực bao gồm: nhà ở, chung cư dành cho người thu nhập thấp, Trung tâm thương mại, văn phòng cho thuê giá rẻ
Các sản phẩm bất động sản chiến lược bao gồm chung cư cao cấp và căn hộ cho thuê cao cấp, đi kèm với các gói dịch vụ gia tăng Để quảng bá hiệu quả, công ty tập trung vào sự sáng tạo và chất lượng Đặc biệt, việc xác định rõ nhóm khách hàng là người có thu nhập trung bình và thấp đã giúp công ty đưa ra các giải pháp thu hút thị trường một cách hiệu quả.
Tung ra các gói cho vay 20 năm
Các sản phẩm BDS kèm theo như cho tặng nhà bếp
Các dịch vụ ưu đãi khác d Truyền thông
Các hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng của Công ty luôn duy trì, thường xuyên và liên tục
Hoạt đông truyền thông và quan hệ công chúng của công ty luôn đi theo 1 hướng cởi mở tạo uy tín, niềm tin cho khách hàng
3.7.2 Nhóm giải pháp nghiên cứu thị trường
Trong những năm gần đây, nghiên cứu thị trường bất động sản (BDS) ngày càng trở nên quan trọng, cung cấp thông tin chính sách của nhà nước và số liệu cần thiết cho việc phát triển hoạt động và xây dựng chiến lược công ty.
Trong năm 2019, phân khúc nhà ở xã hội và tái định cư của nhà nước dự kiến sẽ phát triển mạnh mẽ Thành phố sẽ ban hành Quy chuẩn xây dựng Việt Nam mới, cho phép xây dựng căn hộ chung cư thương mại với diện tích 45m² tại những khu vực phù hợp, nhằm tạo điều kiện cho sự phát triển của các căn hộ, chung cư giá rẻ.
Resco Tân Bình hiện có quỹ đất ước tính khoảng 1250ha, trong đó đã đưa vào khai thác 500ha và còn 750ha đang chuẩn bị cho các dự án đầu tư Khoảng 30% quỹ đất được dành riêng cho việc xây dựng nhà ở và chung cư.
Mỗi năm, nếu xây dựng khoảng 1.000 căn hộ chung cư cho chương trình thu nhập thấp, sẽ cần khoảng 9.000 m² đất, tương đương với 0.72% tổng diện tích dự trữ của công ty.
Nghiên cứu thị trường các dự án theo các tuyến trục Nam-Bắc và Đông-Tây là rất quan trọng, đặc biệt liên quan đến khu công nghiệp và khu đô thị hóa Điều này nhằm phục vụ cho chương trình di dời các quận nội thành theo chủ trương phát triển của thành phố.
Hạn chế tối đa việc kinh doanh nền nhà khi chưa được quy hoạch và phê duyệt bởi các cấp chính quyền có thẩm quyền Điều này nhằm tránh tình trạng thất tín và đảm bảo việc bàn giao sản phẩm cho khách hàng được thực hiện đúng hẹn.
Chúng tôi tập trung vào việc phát triển các dự án nhà ở cho thuê nhằm phục vụ người thu nhập thấp, cũng như các dự án cho thuê văn phòng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hợp tác với các doanh nghiệp bất động sản khác, chúng tôi hướng đến việc mở rộng lĩnh vực cho thuê văn phòng, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
3.7.3 Nhóm giải pháp huy động vốn
Vốn là yếu tố thiết yếu trong mọi quá trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng nhất trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế của doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa thị trường bất động sản (BDS) và thị trường vốn, tiền tệ tại Việt Nam rất chặt chẽ và có sự tác động lẫn nhau Thị trường BDS cần vốn và tiền tệ để phát triển, trong khi đó, sự biến động của thị trường vốn cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hoạt động của thị trường BDS Sự tương tác này là yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy sự ổn định và tăng trưởng kinh tế.
Khi triển khai các dự án, Tân Bình Resco cần huy động một lượng vốn lớn để đầu tư Hiện tại, công ty đang áp dụng nhiều hình thức huy động vốn khác nhau.
Từ các Ngân hàng và tổ chức tín dung khác;
Phát hành trái phiếu doanh nghiệp
Phát hành cổ phiếu ra công chúng
Kêu gọi hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết
3.7.4 Nhóm giải pháp định giá bất động sản
Nghiệp vụ định giá bất động sản quan trọng khi việc xác định giá trị thực của bất động sản Vai trò nghiệp vụ được thể hiện như sau:
Kiến nghị
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, ngành xây dựng đối mặt với nhiều thách thức như số lượng công trình hạn chế, khó khăn trong công tác đấu thầu và lợi nhuận thấp Những yếu tố này đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhận thầu và thi công công trình Để vượt qua những khó khăn này, tác giả nhấn mạnh cần tập trung vào các giải pháp hiệu quả.
1 Tính toán hợp lý giữa doanh thu, chi phí, lợi nhuận và nợ đến hạn phải trả trong đó ưu tiên việc trả nợ vay ngân hàng và đảm bảo các chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị h
2 Tổng công ty cần tập trung nguồn lực tài để hoàn thành nghĩa vụ tài chính đất, xác định chi phí đầu tư dự án từ đó dựa vào nhu cầu thị trường Tổng công ty sẽ xác định phân khúc thị trường cho từng loại hình căn hộ
3 Bên cạnh đó tình hình thị trường bất động sản trầm lắng gây khó khăn doanh thu của công ty Ngoài việc sản phẩm chủ lực của công ty là chung cư công ty cần phải phát triển thêm sản phẩm căn hộ cao cấp và căn hộ có diện tích lớn, chung cư dành cho người thu nhập thấp với diện tích 45m 2 phù hợp với quy định nhà nước đề ra
4 Tổng công ty cần phải kết hợp với các đơn vị bất động sản khác để phát triển các lĩnh vực kinh doanh cho thuê văn phòng giá rẻ phù hợp với xu thế hiện ngay
5 Tổng công ty cần phải xác định rõ tối ưu hóa chi phí quản lý, quản lý chặt chẽ các chuỗi cung ứng từ khâu mua nguyên vật liệu đến khâu thành phẩm để tạo ra các sản phẩm có giá trị vượt trội và thấp hơn giá thị trường h
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, Việt Nam đang tích cực hội nhập toàn cầu, tuy nhiên, các tổng công ty đang đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức từ các doanh nghiệp liên kết nước ngoài có vốn đầu tư mạnh trong lĩnh vực bất động sản Để đạt được mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành, các công ty cần có định hướng phát triển rõ ràng Tuy nhiên, việc quản lý, đặc biệt là quản lý chi phí, vẫn là một thách thức lớn cần được giải quyết để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Quản lý chi phí là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển Mục tiêu của các doanh nghiệp là tối ưu hóa chi phí thông qua các phương pháp quản lý hiệu quả Trong môi trường sản xuất - kinh doanh cạnh tranh, việc duy trì sự ổn định và phát triển, cùng với việc đạt lợi nhuận tối đa và chi phí tối thiểu, là điều cần thiết.
Với đề tài Giải pháp tối ưu hoá chi phí quản lý doanh nghiệp khi áp dụng
Công ty cổ phần Địa ốc Tân Bình áp dụng tiêu chuẩn HTQLCL ISO 9001:2015 nhằm tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp Tác giả sử dụng kiến thức phân tích kinh doanh để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả hoạt động của công ty.
Tác giả nhận thức rằng do hạn chế về thời gian và kiến thức trong lĩnh vực này, việc tìm hiểu và phân tích đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất mong nhận được sự góp ý quý báu từ các thầy cô, đặc biệt là Cô Hồng Thu, để có thể hoàn thiện bài viết một cách tốt nhất.
1 Bộ Khoa học và Công nghệ Việt Nam (2010), Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN quy định về ho t động tư vấn, đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chu n quốc gia TCVC I 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước
2 ISO 9001- Hệ thống quản lý chất lượng- Hướng dẫn chuyển đổi
3 Lưu Thanh Tâm (2003), Quản trị chất lượng theo tiêu chu n quốc tế, NXB Đại học Quốc gia TPHCM
4 Nguyễn Kim Định (2010), Quản lý chất lượng, NXB Tài chính, TP.HCM
5 ổ tay quản lý HTQCL 9001:2015( lưu hành nội bộ)
6 Tài liệu nội bộ Quantest 4
7 TCVC ISO 9000:2005 - Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ
8 TCVC ISO 9000:2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu
9 TCVC ISO 19011:2011- Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường
10 TCVN ISO 9001:2008- Hệ thống quản lý chất lượng- Các yêu cầu
11 TCVN I 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng- Các yêu cầu
12 Các trang website điện tử
13 Website http://www.mangthuvien.com
14 Website http://www.voer.edu.vn
16 Website http://www.i-tsc.vn/iso-9001-2015/tu-van-iso-9001-
2015/tieu-chuan-iso-9001-2015-la-gi-tu-van-iso-9001-2015.html
17 Website http:// www.customs.gov.vn
18 Website Bộ Khoa học và Công nghệ, Cổng thông tin điện tử Bộ Khoa học và Công nghệ, địa chỉ http://www.most.gov.vn. h