Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
Đặc điểm, vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động có hình thái vật chất, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất, làm cho nó trở thành một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được xem là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lưu động, và chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm mới.
Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong quá trình này, dưới tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình thái ban đầu để tạo ra sản phẩm mới.
Khi tham gia vào sản xuất vật liệu, toàn bộ giá trị của chúng được chuyển dịch vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, và đặc điểm cơ bản của chúng cho thấy điều này rõ ràng Nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ và kịp thời, kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn.
Chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng vật liệu, vì vậy việc lựa chọn vật liệu phải đảm bảo tiêu chuẩn cao và đúng loại Để hạ thấp chi phí và giảm mức tiêu hao, cần sử dụng vật liệu chất lượng tốt, từ đó sản phẩm sẽ đạt yêu cầu về chất lượng, giá thành hợp lý và tăng số lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong sản xuất, do đó, việc quản lý vật liệu chặt chẽ từ thu mua, bảo quản đến sử dụng là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp hạ thấp chi phí vật liệu mà còn giảm mức tiêu hao trong quá trình sản xuất Việc tối ưu hóa quản lý vật liệu góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và, trong một chừng mực nào đó, giảm mức tiêu hao vật liệu Điều này cũng tạo cơ hội tăng thêm sản phẩm cho xã hội và tiết kiệm nguồn tài nguyên quý giá.
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Trong bối cảnh nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu vẫn chưa ổn định Vì vậy, việc quản lý vật liệu cần phải được thực hiện một cách toàn diện, bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng cho đến lưu trữ.
Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất có tính biến động cao, vì vậy doanh nghiệp cần thường xuyên mua sắm để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất và các nhu cầu khác Trong khâu thu mua, mỗi loại vật liệu có những đặc tính và công dụng khác nhau, do đó cần đảm bảo mua đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng tốt và giá cả hợp lý Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến tỷ lệ hao hụt trong định mức và tối ưu hóa chi phí thu mua để giảm thiểu chi phí vật liệu Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch mua sắm cần phải phù hợp với tiến độ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Khâu bảo quản vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức kho tàng và bến bãi, bao gồm việc trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo Cần tuân thủ đúng các chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hóa của từng loại vật liệu, sắp xếp các loại vật liệu có tính chất tương đồng vào một khu vực riêng biệt Điều này giúp tránh tình trạng lẫn lộn, bảo vệ chất lượng vật liệu, ngăn ngừa hư hỏng, mất mát và hao hụt, đồng thời đảm bảo an toàn trong quản lý vật liệu.
Khâu dự trữ trong doanh nghiệp yêu cầu xác định mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại vật liệu Điều này nhằm đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra bình thường, tránh tình trạng ngừng trệ do cung cấp không kịp thời, đồng thời không gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Khâu sử dụng vật liệu yêu cầu thực hiện hợp lý và tiết kiệm dựa trên định mức và dự toán chi phí, nhằm giảm thiểu mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm Việc này không chỉ giúp tăng thu nhập mà còn tích lũy cho doanh nghiệp Do đó, cần tổ chức ghi chép và phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản lý và hoạch toán nguyên vật liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện nhất định.
Doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, bao gồm các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết Cần bố trí nhân viên bảo vệ có nghiệp vụ phù hợp và khả năng ghi chép ban đầu cùng sổ sách hoạch toán Việc sắp xếp vật liệu trong kho phải tuân thủ yêu cầu kỹ thuật bảo quản, đảm bảo thuận tiện cho việc xuất nhập và kiểm tra.
Để quản lý hiệu quả kho tàng doanh nghiệp, cần thiết lập định mức dự trữ phù hợp nhằm phòng ngừa tình trạng thiếu hụt vật tư cho sản xuất, đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều Ngoài việc xác định định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu trong quá trình sử dụng, cùng với các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản, là yếu tố quan trọng trong quản lý và hoạch toán vật liệu Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu cần phải đầy đủ cho từng chi tiết và từng công đoạn, đồng thời không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt được các tiêu chuẩn tiên tiến.
Cần thực hiện đầy đủ quy định về lập sổ sách danh điểm vật liệu, bao gồm thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ hoạch toán tổng hợp, và cải tiến vật liệu theo chế độ quy định Đồng thời, cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu xây dựng và trách nhiệm vật chất trong quản lý sử dụng vật liệu tại toàn doanh nghiệp cũng như ở từng phân xưởng, tổ đội sản xuất.
Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Kế toán là công cụ thiết yếu cho quản lý tài chính của doanh nghiệp, trong đó kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng vật liệu Kế toán vật liệu bao gồm việc ghi chép và tổng hợp số liệu về thu mua, vận chuyển, bảo quản, và tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ này, kế toán vật liệu cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
Kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời tình hình thu mua, vận chuyển và bảo quản vật liệu Đồng thời, cần theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho vật liệu và tính giá thực tế của vật liệu đã mua và nhập kho doanh nghiệp.
Vào thứ hai, việc áp dụng chính xác các phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu là rất quan trọng để theo dõi tình hình biến động tồn kho của từng loại nguyên vật liệu Kế toán vật liệu cần hướng dẫn các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, bao gồm việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và mở các số thẻ kế toán chi tiết.
Phân loại và tính giá nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là quá trình sắp xếp các nguyên vật liệu cùng loại theo những đặc trưng nhất định, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán Việc phân loại này có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm công dụng của vật liệu, nguồn nhập khẩu, và quyền sở hữu.
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu rất đa dạng, tùy thuộc vào nội dung kinh tế, công dụng và các tính năng lý, hóa học Để quản lý và tổ chức hạch toán chi tiết cho từng loại vật liệu phục vụ nhu cầu quản trị, doanh nghiệp cần áp dụng các tiêu chí phù hợp.
Trớc hết căn cứ vào vị trí, tác dụng của nguyên vậ liệu đối với quá trình sản xuất Có thể phân thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính, bao gồm cả các thành phần mua ngoài, đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm như sắt, thép tại các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản và xí nghiệp may Các bán thành phẩm mua ngoài, như sợi trong ngành dệt, cũng được xem là nguyên vật liệu chính nhằm tiếp tục quy trình sản xuất sản phẩm.
Nguyên vật liệu phụ là những thành phần quan trọng trong quá trình sản xuất, giúp kết hợp với nguyên vật liệu chính để thay đổi hình dáng và màu sắc của sản phẩm Chúng không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn kích thích thị hiếu của người tiêu dùng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất.
- Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra nhiệt lợng phục vụ cho quá sản xuất nh than, củi, xăng dầu
- Phụ tùng thay thế: là những bộ phận chi tiếtmáy móc, thiết bị doanh nghiệp mua về nhằm mục đích phục vụ sửa chữa tài sản cố định
- Vật liệu xây dựng và thiết bị: là những vật liệu doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích phục vụ cho công tác đầu t xây dựng cơ bản
Phế liệu và các loại vật liệu khác là những vật liệu được thu hồi trong quá trình sản xuất, thường xuất phát từ sản phẩm hỏng hoặc do các nguyên nhân khác.
Việc phân chia tài khoản chi tiết cho phép doanh nghiệp quản lý và hạch toán vật liệu một cách hiệu quả hơn Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện rõ ràng nội dung kinh tế và vai trò của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đưa ra các biện pháp quản lý và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và hiệu quả.
Ngoài phân loại trên ta còn có:
*Phân loại theo nguồn hình thành gồm:
- Nguyên vật liệu mua vào
- Nguyên vật liệu do các doanh nghiệp tự sản xuất
- Nguyên vật liệu đợc cấp ( trong trờng hợp doanh nghiệp đợc cấp bổ xung vốn bằng nguyên liệu)
- Nguyên vật liệu đợc viện trợ không hoàn lại
- Nguyên vật liệu dôi thừa, phát hiện trong kiểm kê
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh
*Phân loại theo quyền sở hữu gồm:
- Nguyên vật liệu tự có
- Nguyên vật liệu bên ngoài: gồm các loại nguyên vật liệu nhận gia công chÕ biÕn hay nhËn gi÷ hé
Cách phân loại nguyên vật liệu theo công dụng kinh tế mang lại sự thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản hạch toán và theo dõi chi tiết, giúp cải thiện quy trình tính giá thành.
Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá vật liệu là quá trình xác định giá trị của chúng theo các nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành, kế toán phải phản ánh nhập, xuất, và tồn kho vật liệu dựa trên giá trị thực tế Khi nhập kho, giá trị thực tế cần được tính toán và ghi nhận, và khi xuất kho, giá thực tế cũng phải được xác định theo phương pháp quy định, tức là áp dụng nguyên tắc "nhập giá nào, xuất giá đó" Giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định dựa vào nguồn nhập và mục đích sử dụng.
2 1 Giá thực tế nhập kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được nhập khẩu từ nhiều nguồn khác nhau, và giá thực tế của chúng được xác định cụ thể cho từng trường hợp.
Đối với vật liệu mua ngoài, trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định bằng giá ghi trên hóa đơn, bao gồm thuế nhập khẩu và các khoản thuế khác (nếu có), cộng với các chi phí mua thực tế như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi, tiền phạt và tiền bồi thường, trừ đi các khoản chiết khấu và giảm giá (nếu có) Nếu chi phí thu mua liên quan đến nhiều loại vật liệu, cần phân bổ theo tiêu thức nhất định như trọng lượng hoặc giá trị.
Đối với vật liệu tự gia công và chế biến bởi doanh nghiệp, giá trị thực tế nhập kho được xác định bằng tổng giá trị vật liệu xuất gia công chế biến và các chi phí liên quan đến quá trình gia công chế biến.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, giá trị vốn thực tế nhập kho được tính bằng giá thực tế của vật liệu xuất thuê cộng với các chi phí vận chuyển và bốc dỡ đến nơi gia công, cũng như chi phí vận chuyển từ nơi gia công về doanh nghiệp, bao gồm cả số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến.
- Giá thực tế vật liệu góp liên doanh là giá vốn do các bên tham gia liên doanh thống nhất đánh giá
Giá trị thực tế của vật liệu thu được từ phế liệu được đánh giá dựa trên khả năng sử dụng và tiêu thụ của chúng, hoặc theo giá ước tính.
2 2 Giá thực tế xuất kho
Nguyên vật liệu được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau Do đó, khi xuất kho, kế toán cần tính toán chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu để phục vụ cho các nhu cầu sử dụng khác nhau Có thể áp dụng nhiều phương pháp để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu khi xuất kho.
* Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ
Giá thực tế vật = Số lợng xuất * đơn giá thực tế tồn liệu xuất dùng kho đầu kỳ
* Phơng pháp đơn giá mua bình quân
Giá thực tế vật liệu = Số lợng vật * giá đơn vị xuất dùng liệu xuất dùng bình quân
Giá đơn vị bình quân được tính bằng tổng giá vật liệu đầu kỳ và giá nhập trong kỳ, chia cho tổng lượng vật liệu tồn đầu kỳ và lượng nhập trong kỳ.
Phương pháp giá đơn vị bình quân với kỳ dự trữ mặc dù đơn giản và dễ thực hiện, nhưng độ chính xác trong kỳ không cao Hơn nữa, việc tính toán dồn vào cuối tháng ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung.
Giá đơn vị bình được tính bằng cách lấy giá thực tế của vật liệu tồn tại ở đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) chia cho lượng vật liệu tồn tại ở đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước).
Phương pháp này, mặc dù đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của vật liệu trong kỳ, nhưng không chính xác do không xem xét sự biến động giá cả của vật liệu trong kỳ này.
Giá đơn vị bình quân = giá vật liệu tồn tr ớc khi nhập + giá số nhập sau mỗi lần nhập lợng vật liệu tồn trớc khi nhập + lợng nhập
Phương pháp này khắc phục nhược điểm của hai phương pháp trước, mang lại độ chính xác cao và được cập nhật thường xuyên Tuy nhiên, nhược điểm của nó là yêu cầu tốn nhiều công sức và cần thực hiện tính toán nhiều lần.
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:
Theo phương pháp này, giả định rằng hàng hóa nhập kho trước sẽ được xuất kho trước, nghĩa là chỉ khi toàn bộ số hàng nhập trước đã được xuất hết thì mới đến lượt hàng nhập sau, và giá trị xuất kho được tính theo giá thực tế của từng lô hàng.
Phương pháp này dựa trên giá thực tế của vật liệu mua trước để tính giá vật liệu xuất trước, trong khi giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ được xác định bằng giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng Phương pháp này phù hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
*Phơng pháp nhập sau xuất trớc:
Phương pháp này giả định rằng những vật liệu mua sau sẽ được xuất đầu tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước Nó đặc biệt phù hợp trong bối cảnh lạm phát.
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp lớn sản xuất hàng hóa có giá trị cao và sử dụng nguyên vật liệu đắt tiền Phương pháp này cho phép theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu một cách thuận lợi, với việc ghi chép hàng ngày theo từng lần phát sinh Ưu điểm của phương pháp này là phản ánh kịp thời và chính xác tình hình nhập xuất cũng như tồn kho nguyên vật liệu, giúp quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ Tuy nhiên, nhược điểm là yêu cầu ghi chép nhiều, và việc bảo quản, khai thác nguyên vật liệu cần được tổ chức hợp lý để thuận tiện cho việc theo dõi.
Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu đợc phản ánh vào tài khoản 152- nguyên vậ liệu
1 1 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu
Khi nhập kho nguyên vật liệu kế toán ghi vào bên nợ tài khoản 152
Tuỳ theo nguồn nhập mà ghi có các tài khoản liên quan
Nguyên vật liệu mua vào, sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối t ợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế
Nợ tài khoản 152: giá mua nguyên vật liệu cha có GTGT
Nợ tài khoản 133: thuế VAT đợc khấu trừ
Có tài khoản 331,111,112,141: tổng số tiền theo giá thanh toán
Mua nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT
Nợ tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu theo giá thanh toán
Có tài khoản 331,111,112,141: trị giá nvl theo giá thanh toán
Nhập kho nguyên vật liệu tự sản xuất gia công
Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh đợc viện trợ không hoàn lại, đợc cÊp
Nợ tài khoản 152 trị giá thực tế nguyên vậtliệu nhập kho
Có tài khoản 411 trị giá thực tế nguyên vậtliệu nhập kho
Khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa cha rõ nguyên nhân
Nợ tài khoản 352 trị giá nguyên vật liệu thừa cha rõ nguyên nhân
Có tài khoản 3381 trị giá nguyên vật liệu thừa cha rõ nguyên nhân
Khi xác định đợc nguyên nhân, tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan
1 2 Kế toán xuất kho nguyên vật liệu
Khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán ghi có tài khoản 152
Tuỳ thuộc theo mục đích xuấtmà ghi nợ các tài khoản liên quan
Xuất sử dụng phục vụ sản xuấtkinh doanh
Nợ tài khoản 621, 627, 641,642 trị giá nguyên vật liệu xuất dùng
Có tài khoản 152 trị giá nguyên vật liệu xuất dùng
Xuấtnguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh
- Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn giá trị thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn
Nợ tài khoản 222, 128 trị giá vốn góp
Có tài khoản 152 trị giá thực tế của nguyên vật liệu
Có tài khoản 412 chênh lệch
- Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị giá thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn
Nợ tài khoản 222,128 trị gía vốn góp
Nợ tài khoản 412 chênh lệch
Có tài khoản 152 trị giá thực tế của nguyên vật liệu
Xuất nguyên vật liệu nhợng bán
Nợ tài khoản 632 trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhợng bán
Có tài khoản 152 trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhợng bán
Trờng hợp kiểm kê kho nguyên vật liệu phát hiện thiếu cha rõ nguyên nh©n
Nợ tài khoản 1381 trị giá nguyên vật liệu thiếu cha rõ nguyên nhân
Tài khoản 152 ghi nhận giá trị nguyên vật liệu thiếu mà chưa xác định được nguyên nhân Sau khi xác định nguyên nhân, cần ghi chép vào các tài khoản liên quan tùy theo từng nguyên nhân và phương pháp xử lý.
Nợ tài khoản 642,1388,821 : trị giá nguyên vật liệu thiếu đã
Có tài khoản 1381 : xác định đợc nguyên nhân.
Kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, sản xuất các mặt hàng có giá trị thấp và sử dụng nguyên vật liệu ít tiền, phức tạp Phương pháp này giúp giảm khối lượng ghi chép kế toán nhưng có độ chính xác không cao Do đó, không nên áp dụng phương pháp này cho các doanh nghiệp có nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh cùng lúc.
Theo phơng pháp này, tình hình xuất nhập nguyên vậtliệu đợc phản ánh trên tài khoản 611- mua hàng
Khi nhập kho nguyên vật liệu kế toán ghi theo những lần phát sinh nhng xuấtkho hàng ngày không ghi
Cuối tháng, sau khi kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại, kế toán ghi nhận trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Quá trình hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu được thực hiện như sau:
Nợ 611 trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ
Có 151,152 trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ
Mua nguyên vật liệu sử dụng phục vụ sản xuất sản phẩm thuộc đối t ợng chịu thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế
Nợ tài khoản 611: giá mua nguyên vật liệu theo giá cha có VAT
Nợ tài khoản 133 : thuế VAT đợc khấu trừ
Có tài khoản 331,111,112,141: tổng số tiền theo giá thanh toán
Mua nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối t ợng chịu thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hoắc không thuộc đối t ợng chịu thuế VAT
Nợ tài khoản 611: tổng số tiền theo giá thanh toán
Có tài khoản 331, 111, 112,141: tổng số tiền theo giá thanh toán
Các trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu khác
Nợ tài khoản 611: trị giá nguyên vật liệu nhập kho
Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên vậtliệu còn lại cuối kỳ
Nợ tài khoản 152,151: trị giá nguyên vậtliệu còn lại cuối kỳ
Có tài khoản 611: trị giá nguyên vậtliệu còn lại cuối kỳ
Tính và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ
Nợ tài khoản 621,627,641,642 : trị giá nguyên vật liệu xuất dùng
Có tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu xuất dùng.
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty
Đặc điểm chung
Công ty chè Kim Anh sử dụng nguyên liệu chính chiếm hơn 80% giá thành sản phẩm, bao gồm chè xanh đặc biệt, chè xanh loại 1 và loại 2, cùng với chè đen loại 1 và loại 2 Ngoài ra, công ty còn sử dụng vật liệu phụ như hoa sen, cúc, nhài, ngâu, và các loại nhãn như Thanh Hương, Hồng Đào, cùng với hộp chè túi lọc Nhiên liệu sấy và sao chè bao gồm than và củi, trong khi xăng và dầu được sử dụng để vận hành máy móc phục vụ quản lý và sản xuất Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo giá ghi trên hóa đơn GTGT cộng với chi phí vận chuyển, trong khi vật liệu xuất kho được hạch toán theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu
1 Thủ tục nhập, xuất vật liệu
Theo quy định kế toán, tất cả vật liệu khi về đến công ty phải thực hiện thủ tục kiểm nhận và nhập kho Nhân viên tiếp liệu hoặc nhà cung cấp sẽ mang hóa đơn mua hàng lên phòng KTTT để kiểm tra Tại đây, phòng KTTT sẽ đối chiếu hóa đơn với hợp đồng mua hàng đã ký, nếu đúng sẽ lập phiếu nhập kho (PNK) Sau đó, nhân viên tiếp liệu sẽ đưa PNK xuống kho để yêu cầu thủ kho nhập kho vật liệu.
Trước khi nhập kho vật liệu, cần tiến hành kiểm nghiệm với sự tham gia của 1 đại diện phòng KTTT, 1 đại diện phòng kỹ thuật và thủ kho Ban kiểm nghiệm sẽ kiểm tra số lượng, quy cách và phẩm chất vật liệu Nếu các tiêu chí này được đảm bảo, biên bản kiểm nghiệm sẽ được lập (theo biểu số 02) và ký xác nhận vào PNK, sau đó đề nghị thủ kho cho phép nhập kho.
PNK được chia thành 3 liên: một liên được giao cho phòng KTTT, một liên cho nhân viên tiếp liệu và một liên cho thủ kho Thủ kho sẽ sử dụng PNK để ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và sau đó chuyển cho kế toán.
(MÉu PNK xem biÓu sè 03)
Liên 2( Giao cho khách hàng) Ngày 10 tháng 12 năm 2001 Số: 31 151 Đơn vị bán hàng: XN chè Đại từ Địa chỉ: Số TK: ĐIện thoại: Mã số:
Họ tên ngời mua hàng: Cty CP chè Kim Anh Đơn vị: Địa chỉ: Số TK:
Hình thức thanh toán: MS: 01 00103986
Tên hàng hoá dịch vô §V T
1 Chè xanh đặc sản kg 1 650 33 000 54 450
ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT: 5 454 000®
Tổng cộng tiền thanh toán: 59 895 000đ
Số tiền viết bằng chữ: Năm mơi chín triệu tám trăm chín lăm nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ( Kí, đóng dấu, họ tên)
Công ty cổ phần chè Kim Anh
Tên chè: Xanh đặc sản
Thuỷ phân: 4% Bồm căng: 10% Tạp chất:
Ngày 10 tháng 12 năm 2001 Trởng ban kĩ thuật Kiểm nghiệm viên
(kí, họ tên) (kí, họ tên)
PhiÕu nhËp kho MÉu sè:01- VT
Họ tên ngời giao hàng: Tuấn XN chè Đại Từ Có: 331
Theo: Hoá đơn số 31 151 ngày 5 tháng 12 năm 2001
TT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thùc nhËp
1 Chè xanh đặc sản Kg 1 650 1 650 33 000 54 450 000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi tám triệu chín trăm chín mơi lăm ngàn đồng chẵn
Phụ trách công tiêu Ngời giao hàng Thủ kho KTT TT đơn vị
( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên)
Khi phân xưởng cần vật liệu cho sản xuất, thống kê phân xưởng sẽ viết đơn xin lĩnh vật tư và gửi cho quản đốc ký Sau đó, đơn này được nộp xuống phòng KTTT, nơi sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để lập phiếu xuất kho (PXK) có chữ ký của người có thẩm quyền (chánh phó giám đốc) Thủ kho sẽ dựa vào PXK để xuất vật liệu đúng số lượng, chủng loại và ghi lại số lượng thực xuất vào PXK.
PXK được chia thành 3 liên: một liên được giao cho phòng KHVT, một liên dành cho thống kê phân xưởng, và một liên được giữ bởi thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó sẽ được chuyển cho kế toán.
(MÉu PXK xem biÓu sè 04)
PhiÕu xuÊt kho MÉu sè:01- VT Ngày 28 tháng 12 năm 2001 Số: 60
Họ tên ngời nhận hàng: Phan ViệtHùng-PX thành phẩm Có: 1522
Lí do xuất kho: đóng chè Tân Cơng 80g
Xuất tại kho: NLC( Thái)
TT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thùc nhËp
1 Chè xanh đặc sản Kg 1 743 1 743
Xuất ngày 28 tháng 12 năm 2001, tài liệu này được ký bởi các cá nhân phụ trách, bao gồm Thủ kho và Trưởng bộ phận sử dụng công.
2 Phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu theo hình thức ghi thẻ song song, với việc ghi sổ được thực hiện đồng thời tại kho và phòng kế toán.
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn hàng ngày cho từng vật liệu dựa trên các phiếu nhập kho (PNK) và phiếu xuất kho (PXK) Để thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và quản lý, kế toán mở một quyển thẻ kho cho mỗi nhóm vật liệu và duy trì trong suốt năm Mỗi loại vật liệu sẽ được ghi chép trên một số tờ sổ nhất định trong quyển thẻ kho, và số thứ tự của từng vật liệu sẽ thống nhất với bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn (N-X-T).
Khi nhận các phiếu nhập kho (PNK) và phiếu xuất kho (PXK), thủ kho thực hiện thu, phát vật liệu và ghi lại số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính toán tồn kho và ghi vào thẻ kho cho từng loại vật liệu Định kỳ sau 10 ngày, thủ kho sẽ chuyển cả thẻ kho và PNK, PXK cho phòng kế toán Cuối tháng, thủ kho tiến hành tính số tồn kho cuối tháng cho từng loại vật liệu.
(Mẫu thẻ kho xem biểu số 05)
( BiÓu sè 05) Đơn vị: Công ty CP chè Kim Anh
Ngày lập thẻ là 01/01/2001, thuộc kho Nguyên liệu chính Sản phẩm được ghi nhận là chè xanh đặc sản với đơn vị tính là kilogram Thông tin chi tiết bao gồm tên nhãn hiệu, qui cách vật tư và đơn giá hạch toán.
SH NT Nhập Xuất Tồn kế toán
1 30 10/12 Tuấn XN chè Đại Từ 10/12 1 650 4 210
4 31 31/12 Tuấn XN chè Đại Từ 30/12 2 410 2 973
Tại phòng kế toán, định kỳ kế toán vật liệu thực hiện việc nhận thẻ kho và PNK, PXK Các chứng từ sẽ được phân loại theo PNK, PXK và sắp xếp theo thứ tự tăng dần Sau khi kiểm tra sự chính xác trong ghi chép trên thẻ kho, kế toán sẽ ký xác nhận và kiểm tra số d cuối ngày cho từng vật liệu Thông tin này sẽ được ghi vào sổ chi tiết vật liệu Để thuận tiện cho công tác hạch toán, kế toán vật liệu còn thực hiện định khoản ngay trên PNK, PXK dựa vào hóa đơn GTGT và phiếu chi cho các loại vật liệu như chè đen loại 1, chè đen loại 2, và các vật liệu phụ khác.
Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số liệu từ thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu để chuyển vào bảng kê tổng hợp N-X-T của từng nhóm vật liệu tương ứng (tham khảo biểu số 07) Công việc này được thực hiện trên máy vi tính.
3 Kế toán tổng hợp vật liệu ở công ty CP chè Kim Anh hạch toán tổng hợp nhập, xuất kho vật liệu đang đợc áp dụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên
3 1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Tại công ty, việc nhập kho vật liệu thường diễn ra đồng thời với việc nhận hàng và hóa đơn trong cùng một tháng, do đó kế toán vật liệu không sử dụng tài khoản 151 và NKCT số.
6 để theo dõi vật liệu mua ngoài
Khi mua vật liệu, công ty áp dụng nhiều hình thức thanh toán linh hoạt Đối với các nhà cung cấp thường xuyên, công ty thường lựa chọn hình thức mua hàng trả chậm Ngoài ra, công ty cũng chấp nhận thanh toán ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền tạm ứng.
Một số giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty cổ phần chè Kim Anh
Đánh giá thực trạng chung
Công ty cổ phần chè Kim Anh đã trải qua hơn 40 năm phát triển và khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường trong và ngoài nước Thành công này là nhờ nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.
Trong quá trình phát triển, công tác quản lý và kế toán đã được củng cố và hoàn thiện liên tục Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ và hợp lý, đáp ứng yêu cầu hạch toán và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ và chính xác.
Doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nên áp dụng mô hình kế toán tập trung, với nhân viên thống kê được phân bổ tại các phân xưởng để thực hiện hạch toán ban đầu và kiểm tra chứng từ Việc này giúp gửi thông tin định kỳ lên phòng Tài chính Kế toán để xử lý, từ đó tạo điều kiện kiểm tra và giám sát tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn và doanh thu Qua đó, thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính trong toàn công ty được xử lý và cung cấp, hỗ trợ giám đốc trong việc đưa ra quyết định quản lý kịp thời.
Công ty cổ phần chè Kim Anh thực hiện công tác kế toán tài chính theo đúng chính sách quản lý kinh tế - tài chính, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều được lập chứng từ hợp pháp Các số liệu kế toán được phản ánh chính xác trên tài khoản, bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo kế toán Chứng từ kế toán được tập hợp kịp thời, tuân thủ quy định của quyết định số 1141/ TCQĐ/ CĐKT ngày 01/ 01/ 1995 do Bộ Tài chính ban hành.
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ", giúp tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hiệu quả Điều này đã đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.
Việc phân loại vật liệu là cần thiết, nhưng do không lập sổ danh điểm, việc sắp xếp các loại vật liệu thiếu thứ tự đã gây khó khăn cho công tác tổng hợp.
Chè là sản phẩm dễ giảm chất lượng trong quá trình bảo quản, dẫn đến tổn thất tài chính cho công ty Ngoài ra, giá chè trên thị trường thường xuyên biến động Do đó, việc công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
Những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần chè Kim Anh
1 Về hình thức kế toán:
Công ty cổ phần chè Kim Anh hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật kí chứng từ, phù hợp cho công việc thủ công nhưng không hiệu quả với kế toán máy Trong bối cảnh thông tin hiện đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán là rất cần thiết, đặc biệt khi công ty đã trang bị máy vi tính cho phòng kế toán Do đó, việc chuyển đổi hình thức kế toán là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
2 Về kế toán vật liệu:
Sau khi phân loại vật liệu thành từng nhóm, công ty cần lập sổ danh điểm với tên các vật liệu được mã hóa theo thứ tự khoa học hợp lý Danh điểm này sẽ được sử dụng để ghi thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ khác, giúp công việc hạch toán vật liệu trở nên chính xác và thuận lợi hơn.
Hiện tại, công ty đang áp dụng phương pháp tính giá vật liệu dựa trên giá thực tế, dẫn đến việc kế toán không kịp thời Để cải thiện tình hình này, công ty nên chuyển sang sử dụng giá hạch toán nhằm theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày một cách hiệu quả hơn.
Công ty cần cải thiện quy trình nhập kho để tránh tình trạng nguyên vật liệu đã về nhưng chưa được nhân viên tiếp liệu làm thủ tục nhập kho, dẫn đến việc một số vật liệu có số lượng tồn kho âm.
Theo nguyên tắc thận trọng, kế toán cần lập dự phòng cho nguyên vật liệu (NVL) và hàng tồn kho khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng xảy ra các khoản thua lỗ, hư hỏng hoặc mất mát Điều này đặc biệt quan trọng đối với các loại chè đen, bao gồm chè đen loại 1 và chè đen loại 2 Việc dự phòng cho vật liệu phụ cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Là sinh viên lần đầu thực tập kế toán tại công ty cổ phần Kim Anh, tôi đã trải qua nhiều bỡ ngỡ nhưng nhờ sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo và sự hỗ trợ từ cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán, tôi đã thu được nhiều kiến thức thực tiễn quý báu Sau sáu tuần thực tập, tôi đã nắm bắt được tình hình tổ chức hạch toán tại công ty và hiểu rõ những yếu tố cần thiết để tổ chức công tác kế toán hiệu quả Qua việc nghiên cứu và phân tích tình hình kế toán nguyên vật liệu, tôi nhận thấy những điểm mạnh và yếu của công ty, cũng như những khía cạnh cần cải thiện để phát triển hơn nữa.
Do thời gian tìm hiểu thực tế hạn chế và trình độ chuyên môn còn nhiều thiếu sót, báo cáo này chỉ tập trung vào kế toán nguyên vật liệu trong công tác kế toán tại công ty Chúng tôi nhận thức rằng báo cáo có thể còn nhiều khiếm khuyết về nội dung và hình thức, vì vậy rất mong nhận được sự giúp đỡ từ các thầy cô giáo và bạn bè để hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn thầy giáo, ban lãnh đạo và phòng tài chính kế toán công ty cổ phần chè Kim Anh đã tận tình hỗ trợ em trong việc hoàn thành báo cáo thực tập này.
Hà Nội, ngày20 háng 4 năm 2003
Phần I: Những vấn đề lý luận chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu
I Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2
1 Đặc điểm, vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 2
2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 3
3 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 5
II Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 6
1 Phân loại nguyên vật liệu 6
2 Đánh giá nguyên vật liệu 8
2 1 Giá thực tế nhập kho 8
2 2 Giá thực tế xuất kho 9
III Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 11
1 Kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên 11
1 1 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu 11
1 2 Kế toán xuất kho nguyên vật liệu 12
2 Kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 14