ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT PHÁT
Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
và Phát triển hạ tầng Việt Phát
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, cụ thể là các công trình xây dựng khu công nghiệp, nhà ở dân dụng,… Do đó nguyên vật liệu chính là xi măng,sắt thép,gạch, cát Nhiên liệu phục vụ quá trình xuất bao gồm dầu Diegen; xăng, mỡ IC2, dầu lạc, nước và một số phụ gia khác Những loại vật liệu này khá sẵn trên thị trường và không thường xuyên biến đổi nên công ty rất thuận tiện trong việc thu mua.
Hiểu rõ tầm quan trọng của nguyên vật liệu, Công ty duy trì và phát triển mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp, tạo cơ sở vững chắc về nguồn cung nguyên vật liệu Mỗi năm, Công ty ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp theo lượng hàng đã đặt trước, dựa trên khối lượng sản xuất và tiêu thụ, dự báo kế hoạch kỳ tiếp theo và biến động giá thị trường Nhờ vậy, Công ty đảm bảo ổn định khối lượng nguyên vật liệu đầu vào, từ đó chất lượng sản phẩm đầu ra luôn đạt đúng tiêu chuẩn đã đề ra.
1.1.2 Danh mục NVL, CCDC đang sử dụng tại công ty
Do tính chất của các công trình của công ty cùng việc công ty tự thi công đòi hỏi nguyên vật liệu của công ty cần có chất lượng tốt về đặc tính chịu lực, tính rắn chắc… để đảm bảo chất lượng của toàn công trình và đảm bảo sự tín nhiệm từ phía khách hàng giúp công ty nâng cao uy tín, mở rộng quy mô thị trường.
Các nguyên vật liệu mà công ty sử dụng rất đa dạng, phong phú bao gồm:
- Nguyên vật liệu chính: sắt, thép, đá, gạch, xi măng…
- Nguyên vật liệu phụ: phụ gia bê tông, vật liệu hút ẩm, ống nhựa, sơn, đầu bịt…
- Nhiên liệu: xăng, dầu, nhớt…không bao gồm các nhiên liệu và phụ tùng thay thế phục vụ cho máy thi công.
- Phụ tùng thay thế: gale,…để vận hành máy móc, thiết bị thi công
- Thiết bị xây dựng cơ bản. Để đảm bảo chất lượng và số lượng nguyên vật liệu của công ty, các nguyên vật liệu khi mua về đều được kiểm định, đánh giá, xem xét sự phù hợp giữa chất lượng và số lượng của nhu cầu mua của công ty và hàng hóa được giao từ nhà cung cấp và nhập kho Vì vậy chất lượng nguyên vật liệu cho các công trình của công ty luôn được đảm bảo Các chi phí kiểm định này được tính vào chi phí sản xuất chung của công ty, không tính vào chi phí nguyên vât liệu trực tiếp Hệ thống kho bãi chứa nguyên vật liệu của công ty cũng được thiết kế cẩn thận có mái che và có người bảo vệ để tránh hư hỏng, mất cắp, mất trộm hay bị biển thủ Việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình thi công công trình cũng được quản lý một cách chặt chẽ tránh lãng phí nguyên vật liệu vừa đảm bảo hiệu quản trong việc tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo chất lượng các công trình được thi công.
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho các công trình của công ty là do các đội tự mua ngoài dưới sự kiểm soát của ban giám đốc hoặc do phòng vật tư của công ty mua và cấp phát Do các công trình ở cách xa nhau và để đảm bảo về chất lượng, số lượng và tiến độ thi công nên công ty có nhiều nhà cung cấp khác nhau ở địa bàn các công trường thi công đảm bảo việc cung cấp kịp thời vật tư
1.1.3 Phân loại, phân nhóm và cách mã hóa NVL, CCDC của Công ty
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau, mỗi loại lại có những đặc tính vai trò công dụng khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu là điều rất cần thiết Căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu và công tác quản lý, Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm.
Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xõy dựng.Các vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng có những đặc điểm khác nhau Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, săt, thộp Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi.
- Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với sản phẩm chính để nâng cao tính năng và chất lượng của sản phẩm như: sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Nhiên liệu: Về thực thể là một vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình thi cụng, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại dưới dạng lỏng rắn khí như: than, dầu Diezel, xăng, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động (bên cạnh đó những loại nhiên liệu này còn được dùng bôi trơn các loại sản phầm mỏng khác.)
- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất.
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản bao gồm: Bơm bê tông, cầu tháp, thiết bị làm đường, vận thăng chở hàng, trạm bê tông di động, trạm trộn bê tông xi măng, khoan cọc nhồi, máy tách cát
- Phế liệu: Là các loại vật liệu tạo ra trong quá trình thi công xây lắp như: gỗ, sắt,thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và công tác kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Trong đó mỗi loại nhóm, thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, quy cách, nhãn hiệu của vật liệu Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp.
- Đối với các công cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các dụng cụ giá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời – để phục vụ công tác kế toán toàn bộ dụng cụ công cụ được chia thành: + Công cụ dụng cụ.
Tương tự như đối với vật liệu trong từng loại công cụ dụng cụ cũng phải chia thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tùy theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp.Việc phân loại vật liệu công cụ dụng cụ như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp 1, cấp 2, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các vật liệu công cụ dụng cụ trong quá trình thi công xây lắp của doanh nghiệp.Từ đó có các biện pháp thích hợp trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả các loại vật liệu công cụ dụng.
Công ty mã hóa nguyên vật liệu thành 4 ký tự Ký tự đầu tiên là các chữ cái Ba ký tự tiếp theo là các số.
Bảng mã hóa nguyên vật liệu là bảng mã được sử dụng trong công ty để xác định và phân loại các loại nguyên vật liệu Bảng mã này bao gồm các thông tin cần thiết như mã số, tên nguyên vật liệu, đơn vị tính, thông số kỹ thuật, giá cả và các thông tin khác có liên quan Bảng mã hóa nguyên vật liệu giúp cho việc quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu trong công ty hiệu quả hơn.
Xi Măng Dầu Diezel Đầm cóc Máy khoan bê tông Dầu lạc
(Nguồn Phòng Tài chính kế toán)
1.1.4.Cách tính giá NVL tại Công ty
1.1.4.1.Tính giá nhập kho NVL, CCDC
Nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
và Phát triển hạ tầng Việt Phát
1.2.1.Các phương thức hình thành NVL
Công ty là một doanh nghiệp chuyên về xây dựng công trình Vì thế, phải có một quy trình sản xuất chặt chẽ, cơ cấu tổ chức nhất định và có hệ thống
Sau khi ký hợp đồng thi công xây dựng, công ty tiến hành kiểm tra và khảo sát hiện trạng công trình để đưa ra phương án thi công phù hợp Bước này nhằm đánh giá các yếu tố liên quan đến địa hình, địa chất, điều kiện thời tiết, hạ tầng xung quanh để đảm bảo an toàn và chất lượng công trình trong quá trình thi công.
Tiếp theo là tập kết máy móc, thiết bị, nguồn nhân lực về nơi công trình để chuẩn bị tiến hành thi công
Những vật tư nào liên quan hoặc cần dùng cho quá trình thi công thì phải tập trung về kho công trình và tiến hành sản xuất thi công, trong một thời gian nào đó mà kế hoạch đã đưa ra để hoàn thành công trình Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho các công trình của công ty là do các đội tự mua ngoài dưới sự kiểm soát của ban giám đốc hoặc do phòng vật tư của công ty mua và cấp phát.
1.2.2.Các phương thức sử dụng NVL Ở công ty, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất các hạng mục công trình Việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các phân xưởng sản xuất Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã đề ra
1.2.3.Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL, CCDC của Công ty
Sau khi NVL mua về được nhập kho và chuyển vào kho của công ty bảo quản Công ty phân thành 3 kho NVL để thuận tiện cho công việc bảo quản gồm:
+ Kho nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại nguyên vật liệu chính gồm sắt, thộp,xi măng, gạch… phục vụ cho sản xuất
Các NVL chính có khối lượng lớn nên kho NVL chính cũng là kho lớn nhất, được chia thành các khu, mỗi khu chứa các loại NVL có tính chất tương tự nhau.
+ Kho nguyên vật liệu khác: Kho này chứa cỏc nguyờn vật liệu phụ như chất sơn dầu, mỡ… Đặc điểm của kho này là chứa nhiều loại NVL cũng như các phụ tùng, công cụ dụng cụ Khối lượng mỗi loại tuy nhỏ nhưng lại có nhiều loại nên việc bảo quản cũng khó khăn hơn các kho khỏc Cỏc NVL này sẽ được sắp xếp theo mã NVL
+ Kho nhiên liệu: Kho này chứa các nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất như xăng, than, dầu diesel, củi, hơi đốt… Do kho này toàn là đồ dễ cháy nên công tác phòng chống cháy nổ cũng được quan tâm hơn. Định kỳ các cán bộ phụ trách về an toàn lao động đến kiểm tra việc thực hiện phòng chống cháy nổ ở các kho đặc biệt là kho nhiên liệu Các thiết bị phòng cháy chữa cháy cũng được thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các thiết bị này vẫn còn tốt.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.
B ng 1.2 Ch c n ng, nhi m v , quy n h n c a các b ph n trong qu n lý ảng 1.1.Bảng mã hóa nguyên vật liệu ở công ty ức sau: ăng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong quản lý ệu ở công ty ụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê ạn của các bộ phận trong quản lý ủa Công ty được tính theo ộ phận trong quản lý ật liệu ở công ty ảng 1.1.Bảng mã hóa nguyên vật liệu ở công ty nguyên v t li u c a công ty ật liệu ở công ty ệu ở công ty ủa Công ty được tính theo
Chức năng Nhiệm vụ Quyền hạn
Là người lập kế hoạch và phê duyệt định mức và kiểm soát định mức sử dụng nguyên vật liệu của công ty, chịu trách nhiệm về việc quản lý định mức nguyên vật liệu dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị.
- Thông qua số liệu do kế toán tập hợp, qua đó có thể phân tích, tình hình thực hiện kế hoạch nguyên vật liệu có tiết kiệm hay lãng phí để từ đó có biện pháp hạ giá thành, đưa ra những quyết định phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc giảm định mức tiêu thụ nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp kinh doanh được trên thị trường.
- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về quản lý nguyên vật liệu của công ty.
- Quyết định toàn bộ giá cả mua bán nguyên vật liệu.
- Trực tiếp ký các hợp đồng mua nguyên vật liệu,…
- Phân công cho các phòng ban, tổ đội thực thi những nhiệm vụ được đặt ra, trực tiếp xử lý các chi tiết kinh doanh, tìm ra những mặt hàng nguyên vật liệu tốt hay xấu, đồng thời đánh giá các mặt lợi hại của việc cắt giảm các chi phí nguyên vật liệu được đề ra.
Giúp giám đốc trong việc điều hành và quản lý
Lập phương án thi công công trình, giám sát quá trình thi công, nghiệm
Ký các hợp đồng kinh tế theo uỷ quyền của Giám đốc, phê duyệt một số văn thuật mọi hoạt động về kỹ thuật xây dựng công trình, quản lý vật tư của công ty và phê duyệt các định mức về mua sắm nguyên vật liệu từ đó giúp kiểm soát và tiết kiệm chi phí sản xuất thi công. thu từng giai đoạn và công trình để đảm bảo công trình đạt hiệu quả tiến độ và chất lượng tốt từ đó tránh trường hợp xây dựng sai, hỏng phải sửa lại làm lãng phí chi phí sử dụng nguyên vật liệu bản giấy tờ liên quan đến hoạt động sản xuất trong công ty theo ủy quyền của Giám đốc.
-Kiểm tra, phê duyệt và thông qua các hồ sơ thiết kế.
Phó giám đốc kinh doanh
Giúp giám đốc trong việc chỉ đạo điều hành hoạt động ghi chép, tính toán, tổng hợp và kiểm tra các chi phí sản xuất từ đó có các biện pháp để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu
- Nghiên cứu các biện pháp giảm giảm chi phí trong công ty
- Giám sát, phê duyệt việc mua bán vật tư phục vụ trong quá trình sản xuất
- Kiểm tra bảng cân đối kế toán do Phòng Kế toán lập ra từ đó trình giám đốc duyệt các thông số tài chính về cơ cấu các khoản nguyên vật liệu.
- Ký hợp đồng kinh tế nội theo uỷ quyền của Giám đốc, phê duyệt một số văn bản giấy tờ liên quan đến hoạt động sản xuất trong công ty theo ủy quyền củaGiám đốc. hoạch sản xuất của công ty từ đó tổ chức điều hành sản xuất, thực hiện hoàn thành kế hoạch về chi phí của công ty giao đồng, quản lý, điều hành, đào tạo đội ngũ công nhân viên, xây dựng hệ thống quản lý chi phí sản xuất của công ty.
- Phê duyệt các định mức về quản lý vật tư của công ty từ đó giúp giám đốc kiểm soát tốt các chi phí sản xuất.
- Xây dựng mục tiêu kế hoạch định mức sử dụng nguyên vật liệu theo quý, năm để đảm bảo tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận.
Với chức năng là ghi chép, tính toán, phản ánh và giám đốc thường xuyên liên tục sự biến
- Cung cấp thông tin chi phí kịp thời, chính xác toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất của công ty
- Xây dựng kế hoạch tài
- Được quyền yêu cầu các phòng ban trong công ty phối hợp và cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu, số liệu có liên quan trong việc: + quản lý mua sắm nguyên động của vật tư, tài sản, tiền vốn, kế toán sử dụng thước đo hiện vật và cả thước đo giá trị để quản lý nguyên vật liệu từ đó tham mưu cho giám đốc kiểm soát các chi phí sản xuất của công ty. chính, lập các dự toán trên cơ sở kế hoạch sản xuất thi công hằng năm của công ty, phản ánh đúng và chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định.
- Kiểm tra tình hình định mức về các chi phí vật liệu,: kiểm tra dự toán chi phí gián tiếp, phát hiện kịp thời các khoản mục hao phí chênh lệch ngoài định mức, ngoài kế hoạch đề ra các biện pháp ngăn ngừa kịp thời.
- Thông qua ghi chép, phản ánh, tính toán để đánh giá đúng hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, lập báo cáo kế toán và chi phí sản xuất và lập giá thành theo quy định của cơ quan chủ quản cấp trên. vật liệu,vật tư từ đó phản ánh, ghi chép, tính toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; + lưu trữ và luân chuyển chứng từ để theo dõi nguyên vật liệu các công trình của công ty…
- Kế toán viên được quyền ký các chứng từ, báo cáo sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ về chi phí phát sinh ở doanh nghiệp nói chung và ở các tổ đội xây dựng nói riêng theo quy định của pháp luật và theo sự ủy quyền của Giám đốc
- Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp để tiết kiệm nguyên vật liệu…
- Tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại công ty nhằm mục đích kiểm tra số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê Bên cạnh đó việc kiểm kê cũn giỳp cho công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại nên quá trình kiểm tra thường mất thời gian Vì vậy công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ một năm một lần ở tất cả các kho.Việc kiểm kê sẽ được phân ra định kỳ ở các kho Ví dụ như tháng 1 kiểm kê kho NVL chớnh, thỏng 2 kiểm tra kho nhiên liệu… Ban kiểm kê có bốn người bao gồm Phó giám đốc, thủ kho, cán bộ vật tư, kế toán nguyên vật liệu. Ban kiểm kê sử dụng các biện pháp như cân, đong, đo, đếm…để tính toán số liệu thực tế trong kho và thực hiện việc so sánh, đối chiếu với Sổ chi tiết vật tư, thẻ kho Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê Trong đó ghi rõ số liệu theo sổ kế toán và số liệu thực tế kiểm kê và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại
Nếu có chênh lệch thiếu thì cần tìm xác định xem chênh lệch đú cú trong định mức không Chênh lệch vượt ngoài định mức thì cần tìm ra nguyên nhân vật tư bị thiếu hụt từ đó đưa ra biện pháp xử lý Nếu là nguyên nhân khách quan như do khí hậu hay bão lụt… thì phần thiếu hụt sẽ được tính vào chi phí Còn thiếu hụt do nguyên nhân chủ quan thì cần phải tìm ra người phải chịu trách nhiệm chính để bồi thường như thủ kho không bảo quản cẩn thận gây mất mát thì thủ kho phải bồi thường, cũn đối với chênh lệch thừa thì cũng cần phải tính toán lại sổ sách xem có bỏ sót bỳt toỏn nào không hay là do khách hàng gửi.
Phòng vật tư máy móc thiết bị
Giám đốc trong công tác đầu tư, quản lý tài sản vật tư để đạt hiệu quả cao nhất; tổng hợp, kiểm tra và tham mưu cho
HĐQT, giám đốc thanh lý các máy móc thiết bị, là thành viên thường trực Hội
- Xây dựng các loại định mức về nguyên vật liệu, vật tư, lập phiếu nhập xuất, tổng hợp và lưu trữ tài liệu, số liệu vật tư thiết bị để hỗ trợ cho phòng kế toán ghi chép, phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT PHÁT
2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
- Hoá đơn GTGT ( MS 01GTKT3/001)
- Phiếu nhập kho (MS 01-VT)
- Phiếu xuất kho (MS 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS:03PXK-3LL)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư – công cụ sản phẩm hàng hoá (MS03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (MS04-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư – công cụ sản phẩm hàng hoá (MS05-VT)
- Bảng kê mua hàng (MS06-VT)
- Bảng kê thu mua hàng hoá, mua vào không có hoá đơn (MS:04/GTGT)
- Bảng phân bổ NVL – CCDC (MS07-VT)
- Sổ chi tiết vật liệu – dụng cụ sản phẩm hàng hoá (MS:S10-DN)
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoá (MS:S11-DN)
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho (xuất kho)
- Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu dụng cụ
2.1.2 Thủ tục nhập kho NVL
Phòng kế hoạch vật tư lập kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao vật liệu và định mức dự trữ dựa trên kế hoạch sản xuất Cán bộ vật tư sẽ mua vật liệu theo định mức đã lập Khi vật tư về công ty, thủ kho và hội đồng kiểm nhập kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng Biên bản kiểm tra được lập và chuyển lên phòng tài chính kế toán Kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho nhập nguyên vật liệu.
Phiếu nhập kho NVL – CCDC được lập thành 3 liên trong đó:
- Liên 2: được dung để thanh toán
- Liên 3: dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán
Sơ đồ 2.1.Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho Nguyên vật liệu
P.KH Bộ phận Hội đông Kế toán Thủ
Vật tư cung ứng vật kiểm nghiệm NVL kho NVL tư
.KH Hoá đơn Biên bản Phiếu Nhập Ghi sổ sản mua kiểm nhập NVL bảo quản xuất hàng nghiệm kho ghi thẻ kho
Phòng vật tư kỹ thuật của Công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế.
Hoá đơn GTGT do nhà cung cấp lập Hoá đơn mà Công ty nhận được là liên 2 – giao cho khách hàng, trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà cung cấp, tên địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ Hoá đơn GTGT phải có đầy đủ chức ký của 2 bên Hoá đơn GTGT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bờn Hóa đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Khi nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng, phòng vật tư kỹ thuật phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng Khi hàng về, Công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật tư Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và thủ kho Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá Biên bản này được lập thành 03 liên: Liên 01 được giữ tại phòng vật tư kỹ thuật, liên 02 được gửi cho kế toán nguyên vật liệu, liên 03 giao cho bên bán Đây là căn cứ để xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư nhập kho và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản Sau khi kiểm nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để giải quyết.
Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá của Công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu Sau đó phòng kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết, phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: lưu ở phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Liên 2: giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.
Liên 3: giao cho phòng vật tư kỹ thuật giữ.
Ví dụ: Ngày 8 tháng 10 năm 2014 (lấy số liệu 2015) Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát mua Thép theo hóa đơn số 0024327, về nhập kho. Quy trình nhập mua nguyên vật liệu cú cỏc chứng từ như sau:
Biểu 2.1 Hoá đơn GTGT của NVL (Thép)
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT/003
Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: TN/14P
Ngày 08 tháng 10 năm 2014 0024327 Đơn vị bán hàng: Công ty thép Bắc Ninh Địa chỉ: Số TK Điện thoại: MST:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát Địa chỉ: Số TK:
Hình thức thanh toán: Trả chậm MST:
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.523.500
Tổng số tiền thanh toán: 115.758.500
Số viết bằng chữ: Một trăm mười năm triệu bảy trăm năm tám nghìn năm trăm đồng.
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm của NVL (Thép)
Công ty Cổ phần Thương mại và
Phát triển hạ tầng Việt Phát BM-KS.03.01-BBKN
PHÒNG KỸ THUẬT VẬT TƯ
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Số: 19/1 (vật tư, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 08 tháng 10 năm 2014 Căn cứ vào hoá đơn số 0024327 ngày 08 tháng 10 năm 2014 của đơn vị Thép Bắc Ninh.
Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại.
Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm
1 Thép 10 10 kg 3.500 3.500 Đạt yêu cầu
2 Thép 12 10 kg 8000 8000 Đạt yêu cầu
3 Thép 16 10 kg 4000 4000 Đạt yêu cầu
4 Thép 18 10 kg 5000 5000 Đạt yêu cầu
Phòng Kỹ Thuật Đại diện bên giao hàng Đã ký Đã ký Đã ký
Biểu 2.3 : Phi u nh p kho c a NVL (Thép) ế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê ật liệu ở công ty ủa Công ty được tính theo Công ty Cổ phần Thương mại và
Phát triển hạ tầng Việt Phát
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người giao: Nguyễn Văn Hùng
Theo hoá đơn GTGT số 0024327 ngày 08 tháng 01 năm 2014 của Công ty Thép Bắc Ninh
Nhập tại: Kho Công ty
Tên nhãn hiệu vật tư hàng hoá MS ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số chứng từ gốc kèm theo:01 HĐGTGT
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Ngày 11 tháng 10 năm 2014 Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát mua xi măng theo hóa đơn số 00009928, về nhập kho Quy trình nhập mua nguyên vật liệu có các chứng từ sau: (Nếu VD ko khác nhau chỉ đc lấy 1 VD Có thể lấy 1 VD đã thanh toán và 1 VD chưa cho đủ trang)
Biểu 2.4 : Hoá đơng pháp kê n GTGT c a NVL (Xi M ng) ủa Công ty được tính theo ăng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong quản lý
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT/003
Liên 2: Giao cho khách hàng DC/13P
Ngày 11 tháng 10 năm 2014 00009928 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần đầu tư xây dựng Delco Địa chỉ: Số TK Điện thoại: MST:
Họ tên người mua hàng: Bùi Thị Ánh Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát Địa chỉ: Số TK
Hình thức thanh toán: Trả chậm MST:
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi Măng Hóa Thạch kg 30.000 850 25.500.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.550.000
Tổng số tiền thanh toán: 28.050.000
Số viết bằng chữ: Hai tám triệu không trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký
Biểu 2.5: Biên bản kiệm nghiệm NVL (xi măng)
Công ty Cổ phần Thương mại và
Phát triển hạ tầng Việt Phát BM-KS.03.01-BBKN
PHÒNG KỸ THUẬT VẬT TƯ
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Số: 25/1 (vật tư, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 11 tháng 10 năm 2014 Căn cứ vào hoá đơn số 00009928 ngày 11 tháng 01 năm 2014 của công ty vật tư số 27.
Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại.
Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm
Hoàng Thạch kg 30.000 30.000 Đạt yêu cầu
Phòng Kỹ Thuật Đại diện bên giao hàng Đã ký Đã ký Đã ký
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Biểu 2.6 : Phi u nh p kho NVL (xi m ng) ế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê ật liệu ở công ty ăng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong quản lý Công ty Cổ phần Thương mại và
Phát triển hạ tầng Việt Phát
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người giao: Nguyễn Văn Hải
Theo hoá đơn GTGT số 00009928 ngày 11 tháng 10 năm 2014 của Công ty Vật tư cầu số 27.
Nhập tại: Kho Công ty
Tên nhãn hiệu vật tư hàng hoá MS ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền bằng chữ: hai mươi năm triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo:01 HĐGTGT
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Ngày 15 Tháng 10 năm 2014 Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát mua dầu Diezel theo hóa đơn số 0083166, về nhập kho Quy trình mua NVL cú cỏc chứng từ sau:
Biểu 2.7 : Hoá đơng pháp kê n GTGT c a NVL (d u diezel) ủa Công ty được tính theo ầu diezel)
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3L
Liên 2: Giao cho khách hàng LB/14P
Ngày 15 tháng 10 năm 2014 0083166 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH xăng dầu Mạnh Cường Địa chỉ: Thanh Xuân-Sóc Sơn-Hà Nội Số TK Điện thoại: MST:
Họ tên người mua hàng: Bùi Thị Ánh Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát Địa chỉ: Số TK
Hình thức thanh toán: Mua chịu MST:
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.557.000
Tổng số tiền thanh toán 50.127.000
Số viết bằng chữ: Năm mươi triệu một trăm hai bảy nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàngThủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký
Biểu 2.8: Biên bản kiểm nghiệm của NVL (dầu Diezel)
Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát BM-KS.03.01-BBKN
PHÒNG KỸ THUẬT VẬT TƯ
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Số:44 /1 (vật tư, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 15 tháng 10 năm 2014 Căn cứ vào hoá đơn số 0083166 ngày 15 tháng 10 năm 2014 của công ty TNHH xăng dầu Mạnh Cường
Chúng tôi ti n h nh ki m nghi m v nghi m thu các lo i ế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê ài nhập kho của Công ty được tính theo ể tính được trị giá thực tế NVL xuất kho, Công ty ệu ở công ty ài nhập kho của Công ty được tính theo ệu ở công ty ạn của các bộ phận trong quản lý
Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
1 Dầu Diezel Lít 3.100 3.100 Đạt yêu cầu
Phòng Kỹ Thuật Đại diện bên giao hàng Đã ký Đã ký Đã ký
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Biểu 2.9 : Phi u nh p kho c a NVL (d u Diezel) ế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê ật liệu ở công ty ủa Công ty được tính theo ầu diezel) Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người giao: Nguyễn Khánh Huyền
Theo hoá đơn GTGT số 0083166 ngày 15 tháng 10 năm 2014 của Công ty TNHH xăng dầu Mạnh Cường
Nhập tại: Kho Công ty
Tên nhãn hiệu vật tư hàng hoá MS ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền bằng chữ: Bốn mươi lăm triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồngchẵn
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 HĐGTGT
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
+ Về xuất kho NVL, CCDC xem lại đề mục theo kết cấu đề cương
* Chứng từ, thủ tục xuất kho NVL – CCDC:
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: khi có nhu cầu sử dụng NVL – CC DC, các tổ trưởng lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch thị trường, phòng kế hoạch vật tư xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL – CCDC để duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư Nếu NVL – CCDC có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt Nếu là NVL – CCDC xuất kho theo định kì thì không cần phải qua xét duyệt của ban lãnh đạo công ty Sau đó phòng kế toán sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho, thủ kho xuất NVL – CCDC ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho rồi chuyển lại cho kế toán ghi sổ và bảo quản lưu trữ.
Phiếu xuất kho NVL – CCDC được lập thành 3 liên trong đó:
- Liên 2: giao cho người nhận hàng
- Liên 3: giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho
KH Các Phòng Kế toán Thủ Kế toán sản tổ kế hoạch NVL kho NVL xuất vật tư
Phiếu yêu Duyệt Lập phiếu Xuất Ghi sổ cầu xin xuất xuất NVL bảo quản lĩnh NVL kho kho ghi thẻ kho Đối với nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty chủ yếu là nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh.
Chứng từ xuất kho vật liệu tại Công ty thường dùng là Giấy đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
TK 152 - Nguyên vật liệu được chi tiết thành các TK:
TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như sau:
TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp
TK 622 – Chi phí NC trực tiếp
TK 627 - Chi phí sản xuất chung
TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp…
Do Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá
NVL xuất kho nên chỉ cuối tháng mới tính được giá xuất kho (Nêu trình tự luân chuyển chứng từ=>Nhật ký chung=>Sổ cái)
Biểu 2 21: Trích s nh t ký chung ổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát ật liệu ở công ty
Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
Diễn giải Đã ghi sổ cái
PN45 08/10 Nhập NVL từ Cty
PN60 11/10 Nhập NVL từ Cty
Cổ Phần phát triển xây dựng Delco
Nhập Nhiên liệu Dâù của Công ty Mạnh Cường
Mua CCDC của công ty phát triển xây dựng Delco
Mua CCDC Cửa của hàng Hòa Phát
Mua CCDC của Cửa hàng kiot số
PX15 20/10 Xuất NVL để xây 621 66.712.500
Diễn giải Đã ghi sổ
SH NT Nợ Có dựng công trình X 152 66.712.500
PX15 20/10 Xuất NVL đê xây dựng công trình
PX38 24/10 Xuất NVL để xây dựng công trình.
PX39 25/10 Xuất CCDC để xây dựng công trình
PX41 26/10 Xuất CCDC để xây dựng công trình
PX44 26/10 Xuất CCDC để xây dựng công trình
Biểu 2 22: Trích s cái TK 152 ổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
Tên tài khoản: nguyên vật liệu
VT: Đ đồn kho theo phương pháp kê ng
NTGS Chứng từ Diễn giải Trang sổ Số Số tiền
SH NT TS STT Nợ Có
29/10 PN45 8/10 Nhập NVL từ công ty Thép Bắc Ninh
29/10 PN60 11/10 Nhập NVL từ Công ty CP phát triển xây dựng Delco
29/10 PN75 15/10 Nhập NVL từ Cty
Nhập CCDC cổ phần phát triển xây dựng Delco
29/10 PX15 20/10 Xuất NVL để xây dựng công trình
29/10 PX15 20/10 Xuất NVL để xây dựng công trình
29/10 PX38 24/10 Xuất NVL dể xây dựng công trình
29/10 PX39 25/10 Xuất CCDC để xây dựng công trình
29/10 PX41 26/10 Xuất CCDC để xây dựng công trình
29/10 PX44 26/10 Xuất CCDC để xây 621 1.750.000 dựng công trình
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT PHÁT
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
cụ tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
- Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán về cơ bản là phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và quy mô sản xuất của Công ty.Bộ máy kế toán được sắp xếp một cách khoa học, gọn nhẹ, quy định vai trò trách nhiệm của từng thành viên, phân công công tác rõ ràng, cụ thể nhưng không kém phần linh hoạt và hiệu quả, một người có thể đảm nhận một công việc hoặc một phần hành kế toán nhưng cũng có thể kiờm thờm một nhiệm vụ phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn và tính chất của công việc để cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Các nhân viên phòng Tài chính kế toán đều là những người có chuyên môn trình độ, có kiến thức nghề nghiệp cao, năng động, nhiệt tình với công việc, thường xuyên có sự trau dồi kiến thức, giúp đỡ nhau trong công việc
3.1.1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu
- Công tác quản lý NVL của công ty được liên kết chặt chẽ từ 3 khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng, có sự quản lý chặt chẽ cả về mặt hiện vật và giá trị Bên cạnh đó còn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phân xưởng, kho vật tư và kế toán Điều này đã đem lại hiệu quả cho công tác quản lý NVL của công ty Cụ thể xem xét từng góc độ quản lý:
+ Khâu lập kế hoạch thu mua: Công ty đã xây dựng và hoàn thành tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, nhờ đó mặc dù khối lượng vật tư rất lớn, chủng loại đa dạng nhưng Công ty vẫn cung cấp đầy đủ cho sản xuất.
+ Khâu bảo quản dự trữ: Hàng năm Công ty xây dựng được kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu một cách cần thiết hợp lý Hệ thống kho tàng được trang bị khá tốt với đội ngũ thủ kho có chuyền môn và trách nhiệm.
+ Khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều được bộ phận kế toán vật tư kiểm tra và có sự phê chuẩn của giám đốc cũng như các bộ phận liên quan đã đảm bảo cho nguyên vật liệu xuất ra sử dụng đúng mục đích.
Do khoảng cách địa lý giữa các đội và văn phòng công ty cùng với việc công ty không có người chuyên môn kế toán ở công trường nên việc ghi chép, tập hợp chứng từ mất nhiều thời gian, làm việc luân chuyển chứng từ về công ty bị chậm trễ Cuối kỳ, các chứng từ được tập hợp và đồng loạt gửi về công làm khối lượng công việc của kế toán viên bị ứ đọng, gây áp lực trong công tác kế toán nhiều hơn ảnh hưởng tới tính chính xác của thông tin, làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin kịp thời cho công tác quản lý.
Do không nằm gần trụ sở công ty, các đội sản xuất gặp nhiều trở ngại trong quá trình di chuyển, dẫn đến tình trạng chậm trễ nộp chứng từ hoặc tình trạng thiếu sót, không đầy đủ Ngoài nguyên nhân khách quan như địa lý, yếu tố chủ quan từ công ty cũng góp phần gây ra tình trạng trên Cụ thể, công ty chưa thiết lập những quy định cụ thể, nghiêm ngặt về thời hạn tập hợp và nộp chứng từ Đồng thời, công ty hiện chưa có quy chế xử lý đối với trường hợp chậm trễ nộp chứng từ.
3.1.1.3.Công tác kế toán chi tiết NVL:
Việc sử dụng song song phương pháp ghi thẻ kho và sổ chi tiết vật tư giúp kế toán công ty dễ dàng đối chiếu, ghi chép và tính toán đơn giản Không chỉ thuận tiện trong đối chiếu giữa thủ kho với kế toán vật tư, phương pháp này còn dễ kiểm tra, đối chiếu trong nội bộ phòng kế toán Ngoài ra, phương pháp này cung cấp thông tin nhập xuất tồn kho của từng danh mục vật tư kịp thời và chính xác Định kỳ, thủ kho và kế toán vật tư sẽ đối chiếu thẻ kho và sổ chi tiết vật tư để phát hiện và khắc phục kịp thời các sai lệch.
3.1.1.4.Công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL là phù hợp với tình hình thực tế của công ty: khối lượng NVL mỗi lần nhập xuất tương đối nhiều đặc biệt là NVL chớnh đó đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động NVL
Sổ kế toán tổng hợp mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của Công ty, rất thuận tiện cho việc xử lý công tác kế toán bằng máy tớnh.Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu đúng chế độ quy định, các chứng từ được luân chuyển hợp lý Các công tác xử lý chứng từ ban đầu đến việc hạch toán được tiến hành một cách cận thận, đảm bảo cho số liệu kế toán có căn cứ pháp lý hợp lệ.
Ứng dụng kế toán máy trong hoạt động kế toán vật tư hàng hóa giúp quá trình này diễn ra chính xác, giảm khối lượng công việc và hạn chế sai sót Việc hạch toán được thực hiện kịp thời, đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.
3.1.2.1.Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Công ty chưa tiến hành theo dõi từng loại nguyên vật liệu nên dễ gây ra nhầm lần, thiếu chính xác khi theo dõi số lượng, đặc điểm, giá của từng loại nguyên vật liệu.
3.1.2.2.Dự trữ nguyên vật liệu
Với đặc điểm là công ty xây dựng, việc dự trữ nguyên vật liệu để đẩy nhanh tốc độ thi công, tránh những biến động của thị trường là rất cần thiết (Đây là nhược điểm?)
Việc theo dõi chi tiết tài khoản nguyên vật liệu của công ty còn chưa tốt.
Công ty chỉ mở tài khoản chi tiết cấp 2 Công ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau cho nhiều công đoạn khác nhau trong thi công sản xuất Và ở trong từng công đoạn thì có nguyên vật liệu sử dụng nhiều nhưng ở công đoạn khác thì nguyên vật liệu ấy không được sử dụng nữa Ví dụ trong công đoạn xây thô, đổ móng thì cần nhiều thép, gạch, xi măng, vôi vữa , nhưng trong công đoạn hoàn thiện thì lại cần các thiết bị nội thất, sơn…Vì vậy việc chi tiết TK 152 thành các tiểu khoản vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của công ty làm công việc tính giá sản phẩm nguyên vật liệu không dùng nhập kho là khó theo dõi Vì vậy công ty cần chi tiết TK 152 thành các tiết khoản theo từng đối tượng để dễ theo dõi.
3.1.2.4.Về việc lập dự phòng nguyên vật liệu
Công ty chưa tiến hành lập dự phòng nguyên vật liệu.
3.1.2.5.Về thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: Đối với phế liệu thu hồi nhập kho, Công ty chưa làm thủ tục nhập kho mà chỉ khi nào có khách mua, bộ phận vật tư mới thông báo cho kế toán để nhập số liệu vào máy hạch toán giảm chi phí giá thành sản phẩm
3.1.2.6 Hạch toán tổng hợp NVL
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
để khắc phục những hạn chế mà Công ty đang gặp phải Như vậy, xuất phát từ thực trạng công tác kế toán vật liệu ở Công ty, với mục đích hoàn thiện hơn nữa kế toán vật liệu thì việc đưa ra các ý kiến, giải pháp phải đảm bảo được các nguyên tắc sau :
- Phù hợp với cơ chế quản lý hiện hành, có khả năng thực hiện trong tương lai gần.
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất của xí nghiệp.
- Tính khả thi cao trên cơ sở hiệu quả và tiết kiệm.
Trước hết, hoàn thiện kế toán thì phải cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin chi tiết về tình hình nhập xuất tồn kho NVL cụ thể theo từng danh điểm.
Từ đó có thể báo cáo với cấp quản trị các thông tin về vật tư trong mọi thời điểm.
Cần củng cố và tăng cường vai trò cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình nhập xuất tồn kho của vật tư từ các sổ kế toán tổng hợp của Công ty.
Phản ánh giá trị của NVL một cách xác thực hơn phù hợp hơn với giá cả của NVL tại thời điểm sử dụng.
Phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, tạo điều kiện cung cấp chính xác trong hạch toán kế toỏn.
3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Công ty nên xây dựng “Sổ danh điểm vật tư” để khi cần loại nguyên vật liệu nào thì có thể dễ dàng, nhanh chóng tìm được.
S DANH I M V T T Ổ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Đ ỂM VẬT TƯ ẬT TƯ Ư
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách nguyên liệu, vật liệu Đơn vị Đơn giá
3.2.2 Dự trữ nguyên vật liệu
Việc dự trữ nguyên vật liệu rất quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, do vậy, kế toán trưởng cần tiến hành phân tích thờm cỏc chỉ tiêu về dự trữ nguyên vật liệu nhằm cung cấp cho Ban giám đốc những thông tin đầy đủ hơn về tình hình nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
K toán tr ế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê ưở công ty ng có th s d ng ch tiêu dùng v t t cho s n xu t 1 ể tính được trị giá thực tế NVL xuất kho, Công ty ử dụng chỉ tiêu dùng vật tư cho sản xuất 1 ụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê ỉ tiêu dùng vật tư cho sản xuất 1 ật liệu ở công ty ư ảng 1.1.Bảng mã hóa nguyên vật liệu ở công ty ất kho theo phương pháp bình quân gia ng y êm: ài nhập kho của Công ty được tính theo đ m = M
Trong đó: m: Là mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất trong 1 ngày đêm
M: Dự trữ tuyệt đối: là khối lượng của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật như tấn, kg.
T: Dự trữ tương đối: được tính bằng số ngày dự trữ Đại lượng này chỉ cho thấy số lượng nguyên vật liệu dự trữ đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục trong khoảng thời gian bao nhiêu ngày.
Phương pháp phân tích: So sánh số lượng nguyên vật liệu thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ Cao quá hoặc thấp quá đều là không tốt Nếu dự trữ quá cao sẽ gây ứ đọng vốn Do vậy cần có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức cần thiết Nếu mức dự trữ quá thấp thỡ khụng đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục Vì thế mục tiêu dự trữ nguyên vật liệu phải được kết hợp hài hoà: vừa đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn.
3.2.3 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
- Đối với danh mục tài khoản NVL, Công ty nên mở thêm TK cấp 3 để theo dõi chi tiết từng loại NVL Điều này giúp tạo thuận lợi trong việc xây dựng định mức và thực hiện định mức NVL.
Ví dụ: TK 152 có 4 TK cấp 2 trong đó:
TK 1521 – Nguyên vật liệu chính có thể chi tiết thành các TK cấp 3:
TK 15212 – NVL chính – Xi Măng
TK 1522 – NVL phụ có thể chi tiết thành các TK cấp 3
TK 1523 – Nhiên liệu có thể chi tiết thành các TK cấp 3 sau:
TK 1528 – Vật liệu khác không cần chi tiết thành các TK cấp 3 do trị giá của các loại NVL này nhỏ.
3.2.4 Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho
Sự biến động mạnh của giá nguyên vật liệu trên thị trường làm chi phí sản xuất sản phẩm dao động theo Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, nên ngay cả những thay đổi nhỏ về giá nguyên vật liệu cũng đáng kể tác động đến giá thành sản phẩm Vì thế, công ty cần lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu để ứng phó với tình trạng nguyên vật liệu tăng đột ngột, tránh ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của kỳ.
Giá nguyên vật liệu có xu hướng giảm, giá thành sản phẩm hoàn thành cũng có xu hướng giảm thì nhất thiết phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: chỉ lập dự phòng cho những loại vật liệu tồn kho, tại thời điểm báo cáo tài chính, có giá trị thường thấp hơn giá trị ghi sổ.
Mức dự phòng cần lập cho năm tới = Số vật liệu tồn kho cuối niên độ x Mức giảm giá vật liệu
Mức giảm giá vật liệu = Đơn giá ghi sổ - Đơn giá thực tế trên thị trường
Tài khoản, cách hạch toán
3.2.5 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Sau khi có sự thông báo của phòng vật tư, kế toán theo dõi vật tư nên làm thủ tục nhập và xuất phế liệu thu hồi để làm căn cứ chứng từ ghi chép ban đầu đưa vào hạch toán giảm chi phí giá thành sản phẩm Khi làm xong thủ tục nhập, xuất kế toán nhập số liệu vào máy tính để máy tính tự động định khoản.
Phiếu nhập kho phế liệu được viết thành 2 liên:
+ 1 liên lưu lại nơi viết
+ 1 liên giao cho thủ kho giữ khi phế liệu đã nhập kho, định kỳ thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu để vào sổ chi tiết.
M u phi u nh p kho ph li u nh sau: ẫu phiếu nhập kho phế liệu như sau: ếu nhập kho phế liệu như sau: ập kho phế liệu như sau: ếu nhập kho phế liệu như sau: ệu như sau: ư sau:
Phiếu nhập kho phế liệu
Họ và tên người giao hàng
Nh p t i kho: ật liệu ở công ty ạn của các bộ phận trong quản lý
STT Tên phế liệu Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Việc viết phiếu nhập kho phế liệu cũng tránh được thất thoát NVL, đồng thời cũng tiết kiệm được chi phí sản xuất Các phế liệu nhập kho có thể được sử dụng vào mục đích khác hoặc đem bán phế liệu.
3.2.6 Về sổ kế toán chi tiết
Hiện nay, Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều, trùng lặp và tốn nhiều công sức.
