đổi mới công tác văn phòng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thanh tra chính phủ

THANH TRA CHÍNH PHỦ VĂN PHỊNG CÁC CHUN ĐỀ NGHIÊN CỨU THUỘC ĐỀ TÀI KHOA HỌC CẤP BỘ “ĐỔI MỚI CƠNG TÁC VĂN PHỊNG PHỤC VỤ SỰ CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CỦA LÃNH ĐẠO THANH TRA CHÍNH PHỦ” Chủ nhiệm đề tài: HÀ TRỌNG CÔNG TTVCC, Vụ trưởng Vụ HTQT Thư ký đề tài: NGUYỄN XUÂN LÃNG TTVC, Văn phòng TTCP 7337-1 06/5/2009 Hà nội, năm 2008 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chuyên đề ĐỊNH HƯỚNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU LỰC HIỆU QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ Đồn Hữu Tuyến Phó Vụ trưởng, Vụ Tổ chức cán Văn phòng tổ chức có vai trị giúp thủ trưởng quản lý điều hành công việc quan; phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp với quan, đơn vị khác Văn phòng giúp cho thủ trưởng tránh tình trạng giải cơng việc cách vụ, có điều kiện tập trung đạo, điều hành hoạt động quan, vào cơng việc chính, quan trọng Văn phòng bảo đảm hoạt động quan đồng bộ, thống liên tục; giữ vai trò trung tâm phối hợp quan, đơn vị; giúp thủ trưởng đôn đốc, kiểm tra, bảo đảm cho hoạt động toàn quan, đơn vị tuân thủ theo pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương Hoạt động văn phịng có tác động mạnh mẽ đến hoạt động chung quan, đơn vị Tổ chức tốt hoạt động văn phòng làm cho quan hoạt động có hiệu Chính nhà lãnh đạo quan tâm tới việc xây dựng, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Để nâng cao hiệu hoạt động văn phịng có nhiều giải pháp có giải pháp khơng thể thiếu phải xây dựng cho cấu tổ chức phù hợp Một cấu tổ chức Văn phòng phù hợp thực chất phận, người xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cách rõ ràng vận hành theo chế đạo, điều hành tập trung, thống để hướng tới mục tiêu hoạt động văn phòng Việc xác định cấu tổ chức Văn phòng phải dựa nguyên tắc chung thiết kế tổ chức máy; sở quy định pháp luật tiếp thu nhân tố hợp lý phân công tổ chức thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chuyên đề Chuyên đề phần mở đầu kết luận chia thành ba chương: Chương I: Một số vấn đề có tính lý luận tổ chức văn phòng quan Chương II: Thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Thanh tra phủ; Chương III: Một số đề xuất hồn thiện cấu tổ chức Văn phòng Thanh tra phủ CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĨ TÍNH LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA MỘT CƠ QUAN Khái niệm Văn phịng: Để có sở tìm hiểu vấn đề chung tổ chức văn phịng nói chung, trước hết tìm hiểu khái niệm “văn phòng” Thuật ngữ “Văn phòng” hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, song thông dụng, tập trung vào khái niệm sau đây: + Thứ nhất, văn phòng tổ chức giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực chức năng, nhiệm vụ điều hành công việc quan, đơn vị; trực tiếp thực nghiệp vụ hành quan, đơn vị + Thứ hai, văn phòng hiểu trụ sở làm việc, nơi giao tiếp quan, đơn vị hay cá nhân định (Văn phòng uỷ ban nhân dân, Văn phòng Kiến trúc sư trưởng…) + Thứ ba, văn phòng khái niệm loại hoạt động quan, tổ chức (Anh B làm cơng tác hành văn phịng ) Trong phạm vi nghiên cứu chuyên đề tập trung đề cập đến nội dung thuộc khái niệm thứ Vai trò văn phòng: Vai trò văn phòng thể phương diện sau: + Văn phòng giúp cho thủ trưởng tránh tình trạng giải cơng việc cách vụ, tập trung vào cơng việc quan trọng; Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chuyên đề có điều kiện đạo điều hành hoạt động quan tổ chức khoa học hơn, hiệu + Văn phòng bảo đảm hoạt động đồng bộ, thống liên tục; phối hợp nhịp nhàng trong quan, tổ chức + Bảo đảm cho hoạt động toàn quan, đơn vị tuân thủ pháp luật; giữ vững kỷ luật, kỷ cương + Giữ vai trò cầu nối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với quan đơn vị khác nhân dân Chức năng, nhiệm vụ văn phòng: Văn phòng quan đơn vị thường có hai chức Đó chức tổng hợp, tham mưu, ngoại giao, đại diện cho quan, tổ chức chức hậu cần, quản trị, tổ chức thực hoạt động tác nghiệp quan, đơn vị Hai chức khác nội dung tính chất cơng việc có chung mục đích đảm bảo cho hoạt động chung quan, đơn vị có liên quan chặt chẽ với nhau, hồn cảnh không coi nhẹ chức Để thực hai chức bản, văn phòng quan đơn vị thường có nhiệm vụ chủ yếu: + Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, hàng năm, hàng quý, hàng tháng lịch làm việc hàng tuần quan, tổ chức Đồng thời phải giúp thủ trưởng quan, tổ chức đạo, theo dõi, đôn đốc thực chương trình kế hoạch + Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin, giúp thủ trưởng chuẩn bị đề án, phương án định quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực định quản lý ban hành + Tổ chức quản lý văn đi, đến, dấu, lập hồ sơ, thực công tác lưu trữ + Thực hoạt động tác nghiệp hành chính, nghiệp vụ hành Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chuyên đề + Tổ chức hội họp, giao tiếp đối nội đối ngoại quan, thực mối liên hệ với quan cấp trên, cấp dưới; với quan tổ chức khác; với công dân + Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, trì hoạt động quan, tổ chức… + Xây dựng tổ chức máy đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng Văn phòng quan Bộ: Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03/12/2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ, có đề cập đến Văn phịng Bộ Đó sở mặt pháp lý việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Theo Nghị định số 178/2007/NĐ-CP Văn phịng có chức năng, nhiệm vụ: + Giúp Bộ trưởng (thủ trưởng quan ngang bộ) theo dõi đôn đốc tổ chức, quan, đơn vị trực thuộc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Bộ; tổng hợp tình hình thực chương trình, kế hoạch cơng tác Bộ + Tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động Bộ công tác quản trị nội + Thực nhiệm vụ khác pháp luật quy định trưởng giao + Văn phòng Bộ thành lập phòng tổ chức tương đương theo lĩnh vực cơng tác thuộc văn phịng + Văn phịng Bộ có dấu riêng để giao dịch; Chánh văn phịng ký văn hành theo thẩm quyền thừa lệnh Bộ trưởng” Một số nguyên tắc việc định hình tổ chức Để xác định máy tổ chức đơn vị phải tuân thủ số nguyên tắc sau: Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chun đề a) Xác định rõ phạm vi, đối tượng chịu tác động quản lý, mục tiêu hoạt động tổ chức Phạm vi quản lý giới hạn pháp lý cho phép tổ chức hoạt động đến đâu Đối tượng chịu tác động quản lý đối tượng trình hoạt động thực thi nhiệm vụ phải chiu ràng buộc, chi phối tổ chức hay người Mục tiêu hoạt động tổ chức mục tiêu chung mà hoạt động thành viên tổ chức cần đạt tới Đây động lực thúc đẩy thành viên hoạt động tốt hơn, có hiệu Mục tiêu đề yêu cầu, nhiệm vụ phương hướng hoạt động tổ chức Mục tiêu định chức nhiệm vụ phương hướng hoạt động tổ chức Đây nguyên tắc quan trọng bậc xác định phạm vi đối tượng chịu tác động quản lý, mục tiêu hoạt động tổ chức có sở để xác định chức năng, nhiệm vụ tổ chức b) Nguyên tắc phù hợp tổ chức yêu cầu chức Cơ cấu chức năng, nhiệm vụ định cấu tổ chức Chỉ có cấu chức năng, nhiệm vụ hợp lý có tổ chức hợp lý Với cấu tổ chức quan, việc xác định chức nhiệm vụ cho phận phải đáp ứng yêu cầu: + Không có tổ chức, phận nào, người quan lại khơng có chức + Khơng có chức năng, nhiệm vụ quan lại tổ chức, phận, người đảm đương + Một tổ chức, phận, người quan đảm đương nhiều chức năng, nhiệm vụ + Cùng nhiệm vụ cụ thể khơng giao cho cho nhiều tổ chức, phận nhiều người đảm đương Bởi làm dẫn đến chồng chéo, chí có lúc có nhiệm vụ, phần việc khơng có lo c) Ngun tắc hồn chỉnh thống Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phòng – Các BC chuyên đề Chức nhiệm vụ giao cho đơn vị phải bảo đảm tính hồn chỉnh thống bao gồm: + Các chức năng, nhiệm vụ đơn vị phải bảo đảm tính thống mục tiêu hoạt động quan + Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền đơn vị phải hồn chỉnh, mang tính đồng bộ, ăn khớp Các mối quan hệ lệ thuộc chi phối lẫn phải xác định rõ + Thống quy tắc lãnh đạo, đạo, điều hành việc thực chức nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phận quan d) Nguyên tắc phân quyền quản lý: Phân quyền giao quyền quản lý, xu hướng phân tán quyền định tổ chức Nó sở việc phân chia quyền hạn Trong tổ chức có phân chia quyền hạn Tất nhiên khơng có phân chia quyền tuyệt đối người lãnh đạo giao phó hết quyền vai trị, vị trí họ không tồn Sự phân quyền nhằm phát huy tính chủ động, sáng tạo tổ chức, cá nhân quan Mức độ phân quyền quan, tổ chức lớn khi: + Số lượng định đề cấp thấp lớn + Các định đề cấp thấp quan, tổ chức tính quan trọng định + Phạm vi chịu tác động định đưa cấp thấp lớn quan, tổ chức + Trước định phải tham khảo ý kiến cấp có nghĩa mức độ phân quyền lớn e) Nguyên tắc có chức năng, nhiệm vụ phải có quyền hạn: Nguyên tắc thể thống chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Có chức năng, nhiệm vụ có vị trí rõ ràng quan, tổ chức Có quyền hạn là có quyền xử lý cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ tương ứng Đối với người đứng đầu tổ chức, nguyên tắc biểu phương diện trách nhiệm quyền hạn Có trách nhiệm tức Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chun đề có trách nhiệm hành chức vụ giao Có quyền hạn có quyền xử lý cơng việc theo chức vụ tương ứng Nếu có trách nhiệm mà khơng có quyền hạn khơng thể phát huy hết trách nhiệm Nếu có quyền hạn mà khơng có trách nhiệm dẫn đến lạm quyền Làm nguyên tắc cơng việc quan thành cơng hay thất bại có tổ chức, có người chịu trách nhiệm, không đổ lỗi cho Tất nhiên để có điều phải thực nghiêm túc chế độ kiểm tra, giám sát… đề cao vai trò quản người, quản việc người đứng đầu tổ chức g) Nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc thể mục tiêu cần đạt trình xác định chức nhiệm vụ cho tổ chức Để đảm bảo tính hiệu trước hết phải bảo đảm chức năng, nhiệm vụ đơn vị, viên cấu thành tổ chức phải rõ ràng, phận việc đòi hỏi phải phối hợp với phải định nguyên tắc, quy tắc để giải tình hành xảy Trong thực tế tiến hành xếp, chuyển giao vài nhiệm vụ đơn vị với quan, tổ chức đưa tới hiệu hoạt động rõ rệt công việc diễn trơi chảy, thơng thống CHƯƠNG II THỰC TRANG VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HIỆN NAY Thực trạng máy tổ chức Văn phòng nay: Việc xác định cấu tổ chức Văn phịng khơng t dựa vào vấn đề có tính lý luận mà cịn phải việc đánh giá thực trạng, tổ chức hoạt động Văn phòng năm qua 1.1) Về chức năng, nhiệm vụ Theo Quyết định số 819/QĐ-TTCP ngày 25 tháng năm 2007 Tổng Thanh tra, Văn phịng có chức giúp Tổng Thanh tra làm tốt công tác tham mưu, tổng hợp, điều phối hoạt động vụ, đơn vị Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chuyên đề thuộc Thanh tra Chính phủ theo chương trình, kế hoạch cơng tác thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ, cơng tác thi đua, khen thưởng, cơng tác tài chính, quản trị, phục vụ đảm bảo hoạt động quan Thanh tra Chính phủ theo yêu cầu lãnh đạo, đạo Tổng Thanh tra Với chức trên, Văn phịng có nhiệm vụ chủ yếu sau: + Thu thập, tổng hợp thơng tin tình hình thực nhiệm vụ kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng phục vụ công tác tra, giải khiếu nại tố cáo phòng, chống tham nhũng; + Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác định kỳ Thanh tra Chính phủ; hướng dẫn, kiểm tra, đơn đốc việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác tra Chính phủ; + Thực chế độ thơng tin báo cáo Thanh tra Chính phủ theo quy định pháp luật; + Thẩm định văn bản, hồ sơ Vụ, đơn vị trình lãnh đạo Thanh tra Chính phủ giải cơng việc; + Tổ chức quản lý hướng dẫn thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; thu thập, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ Thanh tra Chính phủ; + Giúp Tổng Thanh tra việc cung cấp thông tin hoạt động Thanh tra Chính phủ cho quan thơng tin đại chúng, tổ chức, cá nhân; + Giúp Tổng Thanh tra tổ chức phong trào thi đua thực sách khen thưởng ngành Thanh tra; + Quản lý sở vật chất, đảm bảo phương tiện điều kiện làm việc, quản lý tài sản, kinh phí đảm bảo hoạt động quan Thanh tra Chính phủ; Chánh Văn phòng Tổng Thanh tra uỷ nhiệm làm chủ tài khoản quan Thanh tra Chính phủ chịu trách nhiệm việc quản lý, thực chế độ chi tiêu tài quan Thanh tra Chính phủ; + Đảm bảo trật tự kỷ luật, kỷ cương quan; kiểm tra, đôn đốc việc thực Quy chế làm việc Thanh tra Chính phủ; Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phòng – Các BC chuyên đề + Tổ chức, phục vụ họp, hội nghị, hội thảo Thanh tra Chính phủ; + Giúp Tổng Thanh tra trì mối quan hệ cơng tác với quan nhà nước, quan Đảng tổ chức trị - xã hội Trung ương; chủ trì, phối hợp với Vụ, đơn vị chuẩn bị nội dung, chương trình để Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ tiếp khách nước khách nước ngồi đến thăm làm việc với Thanh tra Chính phủ; 1.2) Về cấu tổ chức: Để thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trên, Văn phịng có đơn vị: + Phịng Hành chính, + Phịng Tổng hợp, + Phòng Thi đua – Khen thưởng, + Phòng Quản trị, + Phòng Tài vụ, + Đội xe + Ban Quản lý Dự án đầu tư xây dựng chịu đạo Thanh tra Chính phủ giúp Tổng tra thực Điều lệ quản lý đầu tư xây dựng lĩnh vực đầu tư xây dựng quan Thanh tra Chính phủ Một số nhận xét, đánh giá tổ chức máy Văn phòng nay: Từ năm 2003 đến nay, Văn phịng hai lần tiến hành rà sốt chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Qua hai lần rà sốt, máy tổ chức Văn phịng điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác Đến nay, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phịng Các nhiệm vụ phân cơng theo lĩnh vực cơng tác cho phịng thực tương đối rõ Trong trình tổ chức thực nhiệm vụ, ban hành, sửa đổi văn quy định chức năng, nhiệm vụ phòng chế độ làm việc Văn phịng, làm cho q trình hoạt động, việc điều hành, phối hợp, kiểm tra trách nhiệm tốt Trên sở giúp lãnh đạo Thanh tra Chính phủ quản lý, điều hành hoạt động quan tốt hơn; giúp cho Tổng tra giảm tình trạng giải Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chuyên đề - Việc tổ chức, triển khai thực nhiệm vụ, chương trình cơng tác cịn bị động, chưa ý thực hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc Vụ, cục, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ tồn ngành việc thực chương tình cơng tác, nên không nắm kết hoạt động đơn vị - Tổ chức máy Văn phịng chưa củng cố kiện tồn kịp thời Sự phân cấp xử lý cơng việc cho phịng, đơn vị chưa thật rõ dẫn đến có nhiều việc cịn đùn đẩy lên cấp - Quan hệ phối kết hợp công tác với Vụ, Cục, đơn vị chưa thật chặt chẽ II MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI, NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 2.1 Một số giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu quả, chất lượng cơng tác văn phịng Để nâng cao chất lượng cơng tác văp phịng, đáp ứng u cầu nhiệm vụ phục vụ có hiệu cơng tác đạo, điều hành Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ, cần phải thực hiên đồng nhóm giải pháp sau: 2.1.1 Nhóm giải pháp kiện tồn chức nhiệm vụ, cấu tổ chức, cán Văn phịng Thanh tra Chính phủ - Tiến hành rà sốt chức nhiệm vụ, kiện toàn, bước hoàn thiện cấu, tổ chức máy Văn phòng Việc xác định chức nhiệm vụ, cấu tổ chức đảm bảo việc phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng, máy tinh gọn, đồng bộ, hoạt động có hiệu quả; xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cịn phù hợp khơng cịn phù hợp, chức năng, nhiệm vụ cần bổ sung; phân định chức năng, nhiệm vụ phân cấp quản lý cho phòng thực Xác định rõ thẩm quyền, trách nhiệm tập thể lãnh đạo đơn vị, người đứng đầu đơn vị Dự kiến cấu tổ chức Văn phòng Trên sở chức năng, nhiệm vụ Văn phòng sở quan điểm, nguyên tắc dể định hình tổ chức, qua q trình nghiên cứu chúng tơi đề xuất tổ chức máy Văn phòng bao gồm: 163 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chun đề Phịng Hành chính, lưu trữ (hoặc phịng Văn thư, lưu trữ); Phòng tổng hợp; Phòng quản trị; Phịng Tài vụ; Đội Xe Phịng Hành có chức năng, nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; xây dựng sở liệu văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ Thanh tra Chính phủ; thực nhiệm vụ công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu Thanh tra Chính phủ; đơn đốc Vụ, Cục, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định; đảm bảo hoạt động thông tin liên lạc ổn định thông suốt, phục vụ haọt động quan Cơ cấu Phịng Hành gồm hai phận (văn thư lưu trữ) Bộ phận văn thư: trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý văn đi, đến; quản lý sử dụng dấu với công việc cụ thể như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn đến; theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn đến nơi nhận; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản sử dụng dấu quan Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ xây dựng chế độ, quy định văn thư, lưu trữ để áp dụng quan, hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; đề xuất, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức quan, cán phân công làm văn thư, lưu trữ Vụ, Cục, đơn vị; thực nhiệm vụ công tác lưu trữ quan; hàng năm xây dựng thực kế hoạch thu thập, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ; đảm bảo cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ hoạt động quan số nhiệm vụ khác Phịng Tổng hợp có chức năng, nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng tổng hợp, xây dựng, tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Thanh tra Chính phủ; xây dựng báo cáo định kỳ, đột thuộc chức quản lý của Thanh 164 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chun đề tra Chính phủ; làm đầu mối tiếp nhận, thẩm định, trình Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ xem xét, giải thơng báo kết hồ sơ công việc đến Vụ, đơn vị Thanh tra bộ, ngành, địa phương; chuẩn bị nội dung, ghi biên bản, thông báo kết luận hội nghị, họp lãnh đạo Thanh tra Chính phủ; thu thập, tổng hợp, xây dựng sở liệu thơng tin, báo cáo Thanh tra Chính phủ Phịng Tài vụ có chức năng, nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phịng lập dự tốn tốn thu, chi ngân sách hàng năm Thanh tra Chính phủ; thực nhiệm vụ quản lý hoạt động thu, chi tài Thanh tra Chính phủ; hướng dẫn, kiểm tra cơng tác tài chính, kế tốn, mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, hàng hoá, vật tư đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ; theo dõi nguồn vốn tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc quan Phịng Quản trị có chức năng, nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng quản lý tài sản cố định quan, tổ chức việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, phương tiện làm việc; tổ chức phục vụ họp, hội nghị, hội thảo quan; đảm bảo công tác bảo vệ, phòng chống chữa cháy, trật tự kỷ cương, vệ sinh mơi trường cơng sở Đội xe có chức năng, nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng quản lý, sử dụng có hiệu xe tơ, xăng, dầu, thiết bị, dụng cụ sửa chữa theo qui định; xây dựng tổ chức thực kế hoạch mua sắm phương tiện, vật tư, thiết bị; quản lý cán bộ, cơng chức, nhân viên, tài sản thuộc phịng Cùng với việc kiện tồn chức nhiẹm vụ phải có xây dựng, đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức văn phịng, đảm bảo có đủ lực phẩm chất đạo đức, giỏi chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ Do đặc điểm cơng tác văn phịng với nhiều chức năng, nhiệm vụ chun mơn khác nhau, nên địi hỏi phải có kế hoạch xây dựng đội ngũ cán chuyên môn tinh thơng nghiệp vụ, bố trí vị trí cơng tác Đào tạo, cơng chức văn phịng phải theo hướng chun sâu 2.1.2 Nhóm giải pháp đổi cơng tác tham mưu, tổng hợp Nhiệm vụ công tác tra, giải khiếu nai, tố cáo phòng chống tham nhũng Thanh tra Chính phủ ngày nặng nề, cao nhiệm vụ cơng tác tham mưu, tổng hợp cần phải đổi mới, nâng cao 165 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chuyên đề chất lượng đáp ứng yêu cầu đạo, điều hành Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ Trong thời gian tới, cần tập trung làm tốt số giải pháp sau đây: - Một là, xây dựng, chỉnh lý hoàn thiện tiêu chí thống kê, biểu mẫu báo cáo cho phù hợp với yêu cầu đạo, điều hành Thanh tra Chính phủ; nghiên cứu sửa đổi, bổ sung Quy chế chế độ thông tin, tổng hợp báo cáo thay quy định trước khơng cịn phù hợp - Hai là, sở hoàn thiện hệ thống tiêu chí thống kê, biểu mẫu báo cáo, Thanh tra Chính phủ Thanh tra bộ, ngành, địa phương khẩn trương nghiên cứu, triển khai ứng dụng tin học công tác thông tin, tổng hợp báo cáo Đây giải pháp có tính đột phá đáp ứng cao yêu cầu công tác thông tin, tổng hợp báo cáo - Ba là, nâng cao chất lượng đội ngũ cán trực tiếp làm công tác tổng hợp, bổ sung kịp thời nững vị trí cịn thiếu - Bốn là, tăng cường phối hợp cơng tác Văn phịng Thanh tra Chính phủ với vụ, cục, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ Thanh tra bộ, ngành, địa phương nhằm xử lý kịp thời vấn đề phát sinh trình thực nhiệm vụ - Năm là, đổi công tác xây dựng, triển khai, giám sát thực chương trình cơng tác Thanh tra Chính phủ Để nâng cao chất lượng cơng tác xây dựng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác góp phần đáp ứng đạo lãnh đạo Thanh tra Chính phủ, cần đổi nội dung tra theo hướng tăng cường tra việc thực sách, pháp luật, nhiệm vụ Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương việc thực chức tác tra, giải khiếu nại phòng chống tham nhũng theo luật định Đề cao trách nhiệm Lãnh đạo Vụ, Cục, đơn vị Văn phịng cơng tác theo dõi, kiểm tra, đơn đốc việc thực chương trình kế hoạch cơng tác Kiện tồn phận có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc thực chương trình kế hoạch; phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, công chức, đồng thời tăng cường phối hợp phận làm công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng với Vụ, đơn vị 166 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chuyên đề Sáu là, đổi công tác tổng hợp (thu thập, xử lý thông tin, xây dựng báo cáo công tác tra, giải khiếu nại phịng chống tham nhũng) 2.1.3 Nhóm giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Xuất phát từ thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Thanh tra Chính phủ yêu cầu cải cách hành nhà nước, xin kiến nghị số giải pháp nhằm đổi công tác văn thư thời gian tới sau: Một là, nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm cán bộ, công chức công tác văn thư, lưu trữ Nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ thời gian gần có chuyển biến tích cực, phận khơng nhỏ cán bộ, cơng chức chưa có nhận thức đầy đủ công tác này, coi công tác văn thư công việc vụ đơn giản, làm chí khơng cần phải qua đào tạo Để khắc phục nhận thức không đắn đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, cần phải tổ chức Hội nghị, hội thảo mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cơng tác văn thư cho tồn thể cán bộ, tra viên, chuyên viên Thanh tra Chính phủ Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số: 111/2004/NĐCP Chính phủ công tác văn thư công tác lưu trữ Hai là, nâng cao trình độ, lực cho đội ngũ cán văn thư Hiện nay, nhận thức cơng tác văn thư chưa đầy đủ, nên cịn có đơn vị chưa bố trí cán chuyên trách để làm cơng tác văn thư, lưu trữ có bố trí người làm cơng tác lại khơng đào tạo chưa bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, nên hiệu cơng việc cịn nhiều hạn chế Khắc phục tình trạng trên, cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư, nâng cao trình độ theo yêu cầu tiêu chuẩn chức danh đảm nhận Ba là, đổi công tác tiếp nhận, xử lý công văn đến 167 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chun đề Nguồn cơng văn đến, nguồn thông tin đầu vào chủ yếu Thanh tra Chính phủ Tiếp nhận, xử lý kịp thời, xác công văn đến cung cấp kịp thời thông tin phục vụ công tác đạo, điều hành Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ hoạt động Vụ, cục, đơn vị Cùng với chức xử lý thông tin ban đầu, chuyển giao văn đến đơn vị xử lý, theo chức nhiệm vụ, Văn phịng có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ theo dõi, đơn đốc việc xử lý, giải công văn đến Vụ, cục, đơn vị Trong thời gian qua công tác theo dõi giải văn đến nhiều hạn chế, bất cập như: việc chuyển giao văn nội bộ, Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ với Vụ, cục, đơn vị đơn vị với nhiều trường hợp chuyển trực tiếp, không thông qua văn thư quan, nên Văn phịng khơng thể theo dõi đầy đủ trình giải văn bản, dẫn đến số cơng việc cịn bị bỏ sót, khơng biết đơn vị thực Để khắc phục tình trạng phải thống thực việc chuyển giao văn thông qua văn thư quan để vào sổ theo dõi, quản lý Bốn là, nâng cao chất lượng soạn thảo, ban hành văn Tổ chức tập huấn nâng cao ký hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể hoá Nghị định số 110 như: hướng dẫn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn chuyên ngành; hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành; hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn đi, văn đến; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Năm là, nâng cao chất lượng công tác lập, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Nâng cao chất lượng lập hồ sơ hành; hướng dẫn công tác lập hồ sơ, thành phần hồ sơ, tài liệu cho đơn vị quan, đảm bảo cho công tác quản nộp vào lưu trữ hành Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; tối ưu hóa, bước hồn chỉnh Phơng lưu trữ Thanh tra Chính phủ Sáu là, đưa nội dung “Quy chế lập, quản lý hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo” vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tra cho cán toàn ngành 168 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phòng – Các BC chuyên đề Thanh tra Trước mắt tiến hành tổ chức Hội nghị tập huấn việc lập hồ sơ hành cho cán bộ, công chức quan Thanh tra Chính phủ Bảy là, có chế tài xử lý trách nhiệm, khen thưởng xử lý trường hợp không thực nghiêm túc công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định Chẳng hạn việc giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đầy đủ, thời hạn quy định tiêu chuẩn để xét thi đua hàng năm, để đánh giá ý thức chấp hành nội quy, quy định quan ý thức chấp hành pháp luật Nhà nước cán Tám là, áp dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ, đặc biệt việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ Vì giúp cho việc quản lý hồ sơ tra tìm hồ sơ tài liệu nhanh chóng xác Chín là, bổ sung thêm cán làm công tác lưu trữ tăng cường sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 2.1.4 Nhóm giải pháp đổi cơng tác tài vụ, quản trị Hoạt động nghiệp vụ quan Thanh tra Chính phủ mang tính đặc thù riêng khác với quan hành khác Hàng năm, Thanh tra Chính phủ ngồi việc thực nhiệm vụ theo chương trình kế hoạch duyệt cịn thường xuyên phải giải nhiều vụ, việc đột xuất Ban bí thư Thủ tướng Chính phủ giao Việc bố trí kinh phí hàng năm phải đảm bảo đáp ứng kịp thời phục vụ nhiệm vụ công tác thường xuyên theo kế hoạch nhiệm vụ đột xuất giao Thực chế giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm sử dụng biên chế, quản lý sử dụng kinh phí cho đơn vị vấn đề hồn tồn mới, địi hỏi phải có chế quản lý mới, đặc biệt quan Thanh tra việc đổi chế quản lý lại có ý nghĩa quan trọng Cơ chế quản lý phải đảm bảo vừa phát huy tính chủ động việc bố trí sử dụng kinh phí để thực hồn thành tốt nhiệm vụ giao, phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế Thanh tra Chính phủ, đồng thời thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tạo điều kiện tăng thu nhập, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán công chức, viên chức Thực chế độ tự chủ sử dụng biên chế quản lý kinh phí chủ trương lớn Đảng Nhà nước, khâu đột phá cải cách hành 169 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chun đề Để tăng cường công tác quản lý, cao hiệu sử dụng kinh phí, tài sản cần thực số giải pháp sau: Một là, hoàn thiện chế, sách để thực chế độ tự chủ Các quy định chế độ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu chuẩn mực quan trọng, để thủ trưởng đơn vị thực điều hành, quản lý chi tiêu; để kiểm tra, giám sát việc chấp hành sách chế độ chi tiêu tài vụ, đơn vị; chuẩn mực để đo lường tính tiết kiệm, hiệu hoạt động Thanh tra Chính phủ, đồng thời tạo bình đẳng vụ, đơn vị việc thụ hưởng kinh phí ngân sách nhà nước Căn vào chức nhiệm vụ, cấu tổ chức tình hình hoạt động vụ, đơn vị; vào quy định hành Nhà nước, xây dựng quy định, chế độ định mức, tiêu chuẩn áp dụng thống nhất, đảm bảo hồn thành nhiệm vụ trị giao Hai là, Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động tài đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ Thực chế giao quyền tự chủ , tự chịu trách nhiệm cho đơn vị quản lý sử dụng kinh phí chuyển từ chế Nhà nước quản lý kinh phí từ khâu cấp phát đến khâu sử dụng đơn vị sang việc giao cho đơn vị tự quản lý Điều đòi hỏi phải có tiêu thức quản lý chất lượng, hiệu công tác đơn vị thực tự chủ theo chức năng, nhiệm vụ giao Trên sở tăng cường công tác quản lý đảm bảo nguyên tắc chất lượng, hiệu công việc Thanh tra Chính phủ Cơng tác kiểm tra phải tiến hành thường xuyên, trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất Thanh tra Chính phủ phải quy định rõ ràng công khai phạm vi nội dung giám sát, kiểm tra nội mặt hoạt động quản lý, tài đơn vị biện pháp xử lý cụ thể trường hợp vi phạm Bà là, thực dân chủ, công khai, minh bạch quản lý chi tiêu tài Đây biện pháp tốt nhằm phát huy quyền làm chủ tập thể cán bộ, công chức việc kiểm tra, giám sát trình phân bổ, quản lý, sử dụng nguồn kinh phí giao khoản kinh phí tiết kiệm Ngồi cịn góp phần xây dựng quan sạch, 170 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phòng – Các BC chuyên đề vững mạnh; xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức có phẩm chất đạo đức, lực cơng tác, làm việc có chất lượng, hiệu quả; ngăn chặn chống hành vi tham nhũng, lãng phí hoạt động quan hành 2.1.5 Nhóm giải pháp tăng cường phối hợp với Vụ, Cục, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ quan liên quan Để tăng cường mối quan hệ Văn phòng Thanh tra Chính phủ với Vụ, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ quan khác có liên quan cần thực số công việc sau: Một là, đảm bảo kỷ luật, kỷ cương công tác quan Thanh tra Chính phủ; phối hợp với Vụ, đơn vị thực tốt Quy chế làm việc Thanh tra Chính phủ tăng cường quan hệ phối hợp với quan khác có liên quan để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ quan Thanh tra Chính phủ Hai là, tăng cường kiểm tra, trì thực nghiêm túc quy định thủ tục trình lãnh đạo Thanh tra Chính phủ giải cơng việc Sau lãnh đạo có ý kiến, Văn phịng phải kịp thời thơng báo lại Vụ, đơn vị trình nội dung cơng việc để xử lý tiếp Ba là, phối hợp với Vụ, đơn vị xây dựng thực chương trình cơng tác thực nhiệm vụ theo chương trình cơng tác duyệt Các đơn vị phải thực nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo Bốn là, phối hợp với Vụ, đơn vị có kế hoạch đảm bảo điều kiện vật chất, điều kiện làm việc cho cán công chức quan Đảm bảo bố trí đủ phương tiện, điều kiện vật chất phục vụ đồn cơng tác quan 2.1.6 Nhóm giải pháp đại hóa, đẩy mạnh ứng dụng khoa học, cơng nghệ cơng tác văn phịng Hiện đại hóa quan hành Nhà nước mục tiêu nội dụng Chương trình cải hành nhà nước Các quan hành có trang thiết bị tương đối đại phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước kịp thời thông suốt Để đạt mục tiêu trên, Thanh tra Chính phủ cần triển khai thực số giả pháp sau: 171 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chun đề Một là, xây dựng hồn thiện hệ thống thơng tin tin sở ứng dụng thành tựu khoa học, công nghệ thông tin quan Thanh tra Chính phủ nói riêng tồn ngành Thanh tra nói chung Hệ thống thơng tin đáp ứng kịp thời, xác, đầy đủ u cầu thơng tin hoạt động tra, giải khiếu nại, tố cáo, phịng chống tham nhũng thơng tin liên quan đến chức nhiệm vụ Thanh tra Chính phủ, phục vụ thiết thực, có hiệu đạo, điều hành lãnh đạo Thanh tra Chính phủ, đồng thời phục vụ lãnh đạo Đảng điều hành Chính phủ Nội dung tin học hóa gồm: thực việc quản lý chương trình tra kinh tế xã hội; tổng hợp kết tra Thanh tra Chính phủ thực tổng hợp kết hoạt động tra tổ chức tra hệ thống Thanh tra Xây dựng hệ thống thơng tin tin học hố quản lý hành nhà nước, phục vụ trực tiếp cơng tác đạo điều hành Thanh tra Chính phủ, thống áp dụng chương trình ứng dụng phục vụ quản lý, điều hành (thư tín điện tử, gửi nhận văn điện tử, quản lý hồ sơ công việc…) Nghiên cứu, triển khai ứng dụng tin học công tác thu thập, xử lý thông tin báo cáo nhằm thống hệ thống tiêu báo cáo, mẫu biểu báo cáo hoạt động tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng chống tham nhũng Văn phịng cần phải có phận chức chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống tiêu báo cáo, mẫu biểu báo cáo; thực việc thu thập thông tin, gửi, nhận báo cáo qua mạng máy tính đảm bảo tính kịp thời thực chế độ báo cáo; chia sẻ thông tin, báo cáo quan Thanh tra Chính phủ Hai là, xây dựng tích hợp sở liệu: khiếu nại, tố cáo; sở liệu tổng hợp kết tra kinh tế - xã hội; sở liệu phòng chống tham nhũng; sở liệu văn sở liệu khác Ba là, đào tạo nâng cao trình độ tin học cho cán bộ, chuyên viên ngành tra Đào tạo theo hai hướng Phổ cập kiến thức tin học ứng dụng cho cán lãnh đạo, chuyên viên cán nghiệp cụ có đủ khả sử dụng máy tính mạng máy tính xử lý cơng việc thường 172 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chun đề xuyên phù hợp với chức nhiệm vụ giao Sử dụng phần mềm sở liệu dùng chung quốc gia Thanh tra Chính phủ Bốn là, hồn thiện, mở rộng triển khai ứng dụng tin học công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng sở liệu văn điện tử Thanh tra Chính phủ sở ứng dụng công nghệ thông tin, tin học Cơ sở liệu hỗ trợ việc xử lý, phân loại thông tin, cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời, xác phục vụ đạo, điều hành hoạt động chung Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ hoạt động Vụ, đơn vị Cơ sở liệu văn phải xây dựng, bổ sung, cập nhật thường xuyên, tích hợp Trung tâm tích hợp liệu Thanh tra Chính phủ Bao gồm: Cơ sở liệu công văn đến: văn bản, tài liệu (công văn đến) nhận nguồn phải cập nhật vào CSDL để quản lý, khai thác sử dụng chung; Cơ sở liệu công văn đi: văn Thanh tra Chính phủ phát hành phải lưu trữ toàn văn (dưới dạng điện tử) sở liệu công văn phát hành; Cơ sở liệu hồ sơ công việc: hồ sơ công việc xây dựng sở ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm thống quản lý, theo dõi trình giải công việc cán bộ, tra viên quan Thanh tra Chính phủ; phục vụ cơng tác đạo điều hành lãnh đạo Vụ, đơn vị lãnh đạo Thanh tra Chính phủ; cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao trách nhiệm, hiệu chất lượng giải công việc cán bộ, tra viên Năm là, đẩy mạnh ứng dụng công tác tài vụ, quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc Thanh tra Chính phủ Văn phịng thực việc quản lý tài chính, tài sản máy tính Sáu là, tăng cường trang thiết bị văn phịng, đảm bảo cho Lãnh đạo tra Chính phủ cán bộ, chuyên viên, tra viên có đủ phương tiện làm việc đại, đoàn tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng chống tham nhũng Thực văn phòng đại theo yêu cầu cải cách hành chính, đảm bảo điều kiện, môi trường làm việc tốt cho cán bộ, cơng chức, góp phần nâng cao suất, chất lượng cơng việc 173 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chun đề 3.1.7 Nghiên cứu áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 Thanh tra Chính phủ Xây dựng triển khai áp dụng hệ thống quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật, tạo điều kiện để Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ lãnh đạo Vụ, cục, đơn vị kiểm sốt q trình giải công việc nội quan, đơn vị mình, thơng qua đó, bước nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ cơng Tạo bước chuyển biến tích cực quan hệ liên kết, phối hợp đơn giản hố thủ tục giải cơng việc đơn vị quan quan với đơn vị, tổ chức, cá nhân khác Chuẩn hóa quy trình hành chính, bước xây dựng qui trình xử lý cơng việc cách khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt q trình giải cơng việc phạm vi thẩm quyền quản lý mình, thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn đơn vị, cá nhân quan tạo môi trường thuận lợi để cán bộ, công chức phát huy lực, chia sẻ kinh nghiệm, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, làm sở cho việc xếp tổ chức, biên chế quan Cải tiến phương pháp làm việc, công khai, minh bạch, đơn giản hố thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải công việc, thuận tiện, pháp luật, nâng cao trình độ, kĩ ý thức phục vụ cán bộ, công chức III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Thực tiễn cơng tác văn phịng năm qua, Văn phòng thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Hoạt động Văn phòng đáp ứng yêu cầu công tác đạo, điều hành Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ hoạt động quan Kết công tác văn phịng góp phần quan trọng vào việc thực nhiệm vụ cơng tác chung quan Thanh tra Chính phủ 174 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phòng – Các BC chuyên đề Tuy nhiên, với công đổi mới, mở của, tăng cường hội nhập quốc tế, nhiệm vụ công tác Thanh tra Chính phủ ngày nặng nề, phức tạp, địi hỏi đơn vị, cá nhân phải tự hồn thiện để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt Với chức quan tham mưu giúp việc, đảm bảo phục vụ có hiệu cơng tác đạo, điều hành Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ, Văn phịng cần phải ln tự đổi mới, khắc phục hạn chế, tồn công tác, nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác tất lĩnh vực thuộc chức nhiệm vụ giao Để khắc phục hạn chế, tồn tại, vấn đề đặt nêu trên, nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác văn phịng, Nhóm nghiên cứu đề tài kiến nghị Tổng Thanh tra đạo thực số nội dung sau: Một là, đạo thực việc rà sốt chức năng, nhiệm vụ Văn phịng, mối quan hệ tổng thể với xây dựng chức nhiệm vụ Cục, Vụ, đơn vị, đặc biết việc phân định trách nhiệm công tác tham mưu, tổng hợp lĩnh vực địa bàn Vụ, Cục, đơn vị phân công phụ trách, theo dõi; nghiên cứu xây dựng ban hành quy định chức nhiệm vụ cụ thể Phòng, đơn vị thuộc Văn phịng; xây dựng hệ thống chức danh cơng chức tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ chức danh cơng chức Văn phịng Từng bước kiện toàn, hoàn thiện cấu, tổ chức máy Văn phòng Hai là, đạo xây dựng kế hoạch, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, cơng chức văn phịng, đảm bảo cho cán có đủ kiến thức chun mơn, thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Bổ sung, tăng cường cán cho phận thiếu, Phịng Tổng hợp, Phịng Hành chính, Phịng Tài vụ Ba là, rà soát sửa đổi “Quy chế làm việc Thanh tra Chính phủ”, cần xác định rõ trách nhiệm mối quan hệ Vụ, Cục, đơn vị với Văn phịng cơng tác, có chế tài xử lý trường hợp vi phạm, không chấp hành nghiêm túc quy định quy chế làm việc Bốn là, rà soát, sửa đổi Quy định chế độ thông tin báo cáo công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng chống tham nhũng; xây dựng hệ thống tiêu chí, nội dụng thơng tin, báo cáo thống 175 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phịng – Các BC chuyên đề áp dụng lĩnh vực cơng tác, bước hồn thiện hệ thống mẫu biểu thông tin, báo cáo Năm là, đạo đẩy mạnh nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động tác nghiệp Thanh tra Chính phủ Trước mắt cần tập trung nghiên cứu, xây dựng chương trình phần mềm, triển khai ứng dụng cơng nghệ thông tin việc quản lý, theo dõi thực chương trình cơng tác cơng việc Thanh tra Chính phủ; thu thập, xử lý thơng tin báo cáo qua mạng máy tính; xây dựng sở liệu thông tin báo cáo Đây coi nhiệm vụ tâm, có tính đột phá thời gian trước mắt, nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp, phục vụ đạo điều hành Lãnh đạo tra Chính phủ Sáu là, xây dựng “Quy định công tác văn thư, lưu trữ Thanh tra Chính phủ” Bảy là, đưa nội dung lập quản lý hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, tố cáo vào chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ tra Tám là, tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện quy định quản lý tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, đảm bảo nâng cao hiệu sử dụng kinh phí, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; xây dựng chế giám sát, đánh giá hiệu việc sử dung kinh phí đồn tra, giải khiếu nại, tố cáo đồn cơng tác khác Thanh tra Chính phủ, sơ gắn với kết thực nhiệm vụ giao đoàn Chín là, nghiên cứu xây dựng triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuân ISO 9001-2000 vào quy trình tác nghiệp Văn phịng Thanh tra Chính phủ Trên số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác văn phịng, phục vụ cơng tác đạo, điều lành Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ Tác giả mong Ban chủ nhiệm đề tài tham khảo, sử dụng./ Hà Nội, tháng 10 năm 2008 176 Thanh tra Chính phủ Đổi cơng tác Văn phòng – Các BC chuyên đề MỤC LỤC ĐỊNH HƯỚNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU LỰC HIỆU QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TĂNG CƯỜNG QUAN HỆ PHỐI HỢP GIỮA VĂN PHỊNG VỚI VỤ, ĐƠN VỊ CỦA THANH TRA CHÍNH PHỦ VÀ CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN NHẰM THỰC HIỆN TỐT NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG SỰ CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH CỦA LÃNH ĐẠO THANH TRA CHÍNH PHỦ 17 ĐỔI MỚI TƯ DUY, PHƯƠNG PHÁP THANH TRA VÀ NHỮNG YÊU CẦU ĐẶT RA ĐỐI VỚI CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 43 ĐỔI MỚI, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THÔNG TIN, TỔNG HỢP PHỤC VỤ SỰ CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CỦA LÃNH ĐẠO THANH TRA CHÍNH PHỦ 49 ĐỔI MỚI CÔNG TÁC XÂY DỰNG, THEO DÕI, ĐƠN ĐỐC VIỆC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CƠNG TÁC PHỤC VỤ SỰ CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CỦA LÃNH ĐẠO THANH TRA CHÍNH PHỦ 57 ĐỔI MỚI PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CƠNG TÁC THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO VÀ PHÒNG, CHỐNG THAM NHŨNG PHỤC VỤ CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CỦA LÃNH ĐẠO THANH TRA CHÍNH PHỦ 68 ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐÁP ỨNG SỰ CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CỦA LÃNH ĐẠO THANH TRA CHÍNH PHỦ 80 NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA THANH TRA CHÍNH PHỦ 97 ĐỔI MỚI, NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TÀI VỤ, QUẢN TRỊ PHỤC VỤ CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CỦA LÃNH ĐẠO THANH TRA CHÍNH PHỦ 116 NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG CÔNG TÁC THI ĐUA KHEN THƯỞNG ĐÁP ỨNG SỰ CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CỦA LÃNH ĐẠO THANH TRA CHÍNH PHỦ 132 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CƠNG TÁC VĂN PHỊNG PHỤC VỤ SỰ CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CỦA LÃNH ĐẠO THANH TRA CHÍNH PHỦ 159 177