GRS viết tắt của cụm từ Global Recycled Standard (Tiêu chuẩn tái chế toàn cầu) là tiêu chuẩn sản phẩm tự nguyện để theo dõi và xác minh hàm lượng vật liệu tái chế trong sản phẩm cuối cùng. Tiêu chuẩn GRS áp dụng cho chuỗi cung ứng đầy đủ và đề cập đến khả năng truy xuất nguồn gốc, nguyên tắc môi trường, yêu cầu xã hội, hàm lượng hóa chất và ghi nhãn.
2022 SAPPHIRE PACKAGING CO., LTD CƠNG TY TNHH BAO BÌ SAPHIA GRS/RCS/OBP Manual on Chain of Custody SỔ TAY QUẢN LÝ CHUỖI HÀNH TRÌNH SẢN PHẨM THEO TIÊU CHUẨN GRS,RCS,OBP Quản lý chuỗi hành trình sản phẩm GRS/RCS/OBP Manual on Chain of Custody Mã hồ sơ Document code Phiên Version Số trang Total Page Ngày hiệu lực Effective date ST-MANULA-01 01 41 05/05/2022 Mức độ bảo mật Confidential level ◼ Bình thường/ General Confidential/ Bảo mật Lịch sử sửa đổi/ Revision Record STT No Ngày sửa đổi Revision date Sửa đổi Revision Tóm tắt sửa đổi Summary Revision Trang Page 10 Người soạn Prepared by Người kiểm tra Reviewed by Người phê duyệt Approved by PART I - INTRODUCTION PHẦN I - GIỚI THIỆU Introduction/ Giới thiệu 1.1 This manual is created based on GRS/RCS/OBP standards and covers all requirements on chain of custody Related departments must implement this manual Công ty thiết lập sổ tay dựa tiêu chuẩn GRS/RCS/OBPvà đề cập đến tất yêu cầu tiêu chuẩn Các phòng ban liên quan chịu trách nhiệm trì tổ chức thực sổ tay 1.2 CEO Factory Manager to sign this manual for application in all entities in the GRS, RCS, OBP scope This manual provides guidance for companies and their staffs on: Giám đốc nhà máy ký số tay để áp dụng tât công ty thuộc phạm vi GRS, RCS, OBP Cuốn sổ tay hỗ trợ nhân công ty việc: Controlling of input materials through receiving, production, storage and delivery to meet requirements of GRS Kiểm soát luồng nguyên liệu qua khâu nhập, sản xuất, lưu kho giao nhận đáp ứng yêu cầu GRS, RCS, OBP Following all requirements of GRS, RCS, OBP Đảm bảo đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn GRS, RCS, OBP 1.3 Terms and definitions/ Các thuật ngữ định nghĩa: Chain of Custody: A system to document and verify the paths taken by defined input materials through all stages of transferance and production, to the final products The chain of custody preserves the identity of input materials Chuỗi hành trình sản phẩm: Hệ thống lưu tài liệu kiểm tra xác nhận lộ trình nguyên liệu đầu vào xác định qua tất khâu chuyển giao sản xuất đến thành phẩm Chuỗi hành trình sản phẩm bảo tồn đặc tính ngun liệu đầu vào Supply Chain: The progression of business entities involved in the supply and purchasing of materials, goods or services from raw materials to final products Chuỗi cung ứng: Một chuỗi doanh nghiệp tham gia vào cung cấp tiêu thụ nguyên vật liệu, hàng hóa dịch vụ từ nguyên liệu ban đầu tới thành phẩm Reclaimed Material: Material that would have otherwise been disposed of as waste or used for energy recovery but has insteadily been collected and reclaimed as a material input, in lieu of new primary material, for a recycling process Vật liệu tái sinh: Vật liệu bị loại bỏ rác thải sử dụng tạo lượng thu gom tái tạo nguyên liệu đầu vào cho trình tái chế Post-Consumer Material: Material generated by households or by commercial, industrial, and institutional facilities in their role as end-users of the product that can no longer be used for its intended purpose This includes returns of materials from the distribution chain Vật liệu qua sử dụng: Vật liệu bắt nguồn từ đồ dùng gia đình từ hoạt động thương mại, công nghiệp hay công sở sử dụng theo mục đích ban đầu Bao gồm vật liệu thu hồi từ chuỗi phân phối Pre-Consumer Material: Material diverted from the waste stream during the manufacturing process Vật liệu chưa sử dụng: Vật liệu bị thải loại trình sản xuất 1.4 Abbreviation/ Viết tắt GRS: Global Recycled Standard applied for at least 20% recycled content GRS: Tiêu chuẩn Tái chế toàn cầu áp dụng cho thành phẩm chứa 20% thành phần tái chế RCS: Recycled Claim Standard RCS: Tiêu chuẩn tuyên bố tái chế OBP: Zero Plastic Oceans OBP : Tái chế đại dương TC: Transaction Certificate - CNGD: Chứng nhận giao dịch CB: Certification Body TCCN: Tổ chức chứng nhận SOP: Standard Operating Procedure SOP: Quy trình vận hành tiêu chuẩn PO: Purchase Order PO: Lệnh mua hàng Company Information/ Thông tin công ty 2.1 General information/ Thông tin chung - Company Name: SAPPHIRE PACKAGING CO.,LTD Tên Cơng ty: CƠNG TY TNHH BAO BÌ SAPHIA - Address: No 379, Highway 835, Hamlet 1, Long Khe commune, Can Duoc district, Long An Địa chỉ: 379 Tỉnh Lộ 835, Ấp 1, Xã Long Khê, Huyện Cần Đước, Tỉnh Long An 2.2 GRS, RCS, OBP Application Scope/ Phạm vi áp dụng GRS, RCS, OBP - Product/ Sản phẩm: PP shopping bags/ Sản xuất túi siêu thị PART II - GRSMANAGEMANT SYSTEM PHẦN II - CÁC YÊU CẦU VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THEO TIÊU CHUẨN GRS, RCS, OBP Responsibility/ Trách nhiệm 1.1 Sơ đồ tổ chức/ Organization chart Company has organization chart with clear responsibility and authority related to GRS implementation/ Công ty thiết lập sơ đồ tổ chức với trách nhiệm quyền hạn rõ ràng phận liên quan đến việc thực theo GRS, RCS, OBP SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SAPHIA SAPHIA ORGANIZATION CHART Mức 1: Lãnh đạo cấp cao Senior Manager Mức 2: Quản lý thực GRS/RCS/OBP phận Level 2: Manage of implementation GRS/RCS/OBP Mức 3: Hướng dẫn, quản lý, trì GRS/RCS/OBP nhóm, tổ Level 3: Instruct and manage, maintain of GRS/RCS/OBP in each section, group 1.2 List of main responsibilities/ Các trách nhiệm chính: Content Responsibilty Nội dung Trách nhiệm Training and guidance/ HR Manager Đào tạo hướng dẫn Trưởng phịng Hành nhân Update new GRS/RCS/OBP requirements QC Manager and communicate to deprtments (periodicly Trưởng phòng QC for all and every month for Chemical management) Cập nhật quy định GRS/RCS/OBP truyền đạt tới phận (Định kỳ nội dung đặc biệt tháng lần đối Content Nội dung với quản lý hóa chất Responsibilty Trách nhiệm Control of suppliers and subcontractors/ Kiểm sốt nhà cung cấp nhà thầu phụ Purchasing Manager/Phịng thu mua QC Manager/Phòng QC Production and Segregartion Sản xuất phân tách Volume control Kiểm soát lượng hàng Receiving/ Tiếp nhận Sales, delivery documents, invoice and TCs Hóa đơn, chứng từ xuất nhập chứng giao dịch Annual data summary Báo cáo số liệu hàng năm Production manager/Trưởng phận sản xuất Production manager/Trưởng phận sản xuất Sale manager/Trưởng phòng kinh doanh Import-export manager/Trưởng phòng xuất nhập Chief accountant /Phịng kế tốn Production manager/Trưởng phận sản xuất Training/ Đào tạo 2.1 GRS/RCS/OBPTraining is conducted for all related employees as dates approved at Training content is about chain of custody (document handling procedures and other requirements and related procedures, both the first and refresh training Employees have to understand this manual HR Department Supervisor/Manager is responsible for implementing both new employee training and annual refresher course and maintaining proper training each and every time (Attendance Sign In sheet) Thực đào tạo GRS/RCS/OBP cho tất nhân viên liên quan theo thời gian phê duyệt Nội dung đào tạo liên quan đến chuỗi hành trình sản phẩm (các bước yêu cầu quy trình xử lý tài liệu) quy trình liên quan khác, đào tạo lần đầu đào tạo bổ sung Tất nhân viên phải hiểu sổ tay Trưởng phòng nhân sự/ Giám sát nhân có trách nhiệm triển khai việc đào tạo cho nhân mới, khóa đào tạo bổ sung hàng năm trì đào tạo theo kế hoạch (Học viên tham dự ký vào bảng danh sách) 2.2 Training records are kept accordingly Hồ sơ đào tạo lập lưu giữ Record/ Hồ sơ 3.1 Company shall maintain complete, up-to-date, easily auditable and understood records to demonstrate conformity with all requirements of GRS/RCS/OBP All records and procedures/ SOPs related to GRS/RCS/OBP production are kept for years Hồ sơ GRS/RCS/OBP lưu giữ tất khâu thuộc hệ thống, cập nhật, dễ hiểu linh hoạt để sửa đổi thể tính phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP Các quy trình, hướng dẫn hồ sơ liên quan đến sản xuất GRS lưu giữ tối thiểu năm Record/ Hồ sơ Retention place/ Nơi lưu trữ Material Request/ Phiếu đặt nguyên liệu Receving form, TCs/ Phiếu nhập hàng, Chứng giao dịch Purchasing Department/Phòng mua hàng QC Department /Phòng QC Record/ Hồ sơ Retention place/ Nơi lưu trữ Invoices/ Hóa đơn mua hàng List of suppliers and Subcontractors/ Danh sách nhà cung cấp, thầu phụ Volume of input material and finished goods, table of conversion rate See attached sample Thông tin khối lượng nguyên liệu, sản phẩm, bảng hệ số chuyển đổi Xem ví dụ đính kèm Annual volume summary/ Tổng hợp sản lượng hàng năm Accounting Department /Phịng kế tốn Production Order/ Lệnh sản xuất Product Department /Phòng sản xuất Selling invoice/ Hóa đơn bán hàng Delivery notes/ Hồ sơ giao nhận Accounting Department /Phịng kế tốn QC Department /Phịng QC Product Department /Phòng sản xuất QC Department /Phòng QC Accounting Department /Phịng kế tốn 3.2 Records of the description, quantities, origins and/or destinations of all GRSProducts received and delivered as well as all TCs for any incoming GRS/RCS/OBP Product Các hồ sơ mô tả, số lượng, nguồn gốc và/ nơi gửi tới tất sản phẩm GRS/RCS/OBP giao tới hay chuyển chứng giao dịch nguyên liệu GRS/RCS/OBP 3.3 For each production step, records shall demonstrate the balance between the GRS/RCS/OBP inputs and the outputs containing the declared final amount of GRS/RCS/OBP Materials Đối với giai đoạn sản xuất, hồ sơ phải thể cân đầu vào GRS/RCS/OBP đầu chứa lượng vật liệu khai báo cuối 3.4 Company controls GRS/RCS/OBP Purchase Orders by adding “GRS, RCS, OBP” after PO number in corresponding materials Công ty kiểm soát đơn hàng GRS/RCS/OBP cách thêm "GRS/RCS/OBP" sau số đơn hàng (PO) tương ứng với loại nguyên liệu đầu vào PART III – IMPLEMENTATION PHẦN III - THỰC HIỆN Visual color management for GRSproduction Quản lý sản xuất GRS, RCS, OBP theo tên gọi màu sắc bảng nhận dạng 1.1 Companies give names to differentiate products: Công ty đặt tên sản phẩm theo quy ước sau : ✓ Đối sản phẩm : Tên sản phẩm + Tên viết tắt tiêu chuẩn Vd : Túi ABC RCS , ABC GRS, ABC OBP 1.2 Company uses color managerment for GRSproduction, starting from receiving until delivery as bellow: Công ty sử dụng cách quản lý theo màu sắc bảng nhận dạng yếu tố liên quan đến sản xuất GRS/RCS/OBP từ khâu nhập nguyên liệu đến giao hàng đây: Màu trắng/White : Has the GRS logo printed on white A4 paper/Có logo GRS in giấy A4 màu trắng Màu vàng/Yellow : Has the GRS logo printed on yellow A4 paper/Có logo RCS in giấy A4 màu vàng Màu xanh/Bule : Has the GRS logo printed on blue A4 paper/Có logo OBP in giấy A4 màu xanh 1.3 Recycled material would follow strict handling procedures to ensure not cross contamination Factory will use color and visual management by posting picture handling SOPs for GRS/RCS/OBP material, clearing instructions before and after, removing all other scrap materials and machine cleaning procedures to ensure minimum change of cross contamination All storage areas, staging areas, fabric and panel bins would be clearly identified using same logo and color signboard throughout the factory Training in GRS/RCS/OBP handling will be provided to all production lines of GRS shall be clearly shown with corresponding signages Nguyên liệu tái chế phải tuân thủ quy trình quản lý nghiêm ngặt để đảm bảo khơng bị nhầm lẫn Nhà máy sử dụng phương pháp quản lý trực quan dựa màu sắc hình ảnh cách treo hình ảnh thể quy trình quản lý nguyên liệu GRS/RCS/OBP, hướng dẫn rõ ràng, loại bỏ vật liệu phế liệu khác, quy trình vệ sinh máy móc để đảm bảo giảm thiểu nhầm lẫn chéo Tất khu vực lưu giữ, khu trải vải thùng chứa phân định rõ ràng cách sử dụng logo màu sắc suốt công đoạn nhà máy Tất dây chuyền sản xuất GRS/RCS/OBP phải phân biệt rõ ràng biển báo tương ứng So, all signboards, drawn lines in the warehouse, pallets, baskets… Vì vậy, tất biển báo, đường vẽ vạch vàng kho, palet, kệ Machine and equipment cleaning/ Vệ sinh máy móc thiết bị 2.1 All equipment, machines, tools, fixture and sewing equipment must undergo a detailed clearing process prior and post usage to ensure no contamination Employees who handle GRSmachines and equipment throughout the entire factory from warehouse to warehouse will be trained to understand that no mixing of normal with certified materials In case GRS/RCS/OBP production is right after a normal production, all related machines and equipment of these lines need to be cleaned before beginning GRS/RCS/OBP production Tất thiết bị, máy móc, dụng cụ, thiết bị phải vệ sinh kỹ trước sau sử dụng để đảm bảo không bị tạp nhiễm Nhân viên vận hành máy thiết bị cho sản xuất GRS/RCS/OBP cho công đoạn bao gồm MQP, xả vải, xe vải… phải đào tạo để đảm bảo không gây pha trộn nguyên liệu thường với nguyên liệu GRS/RCS/OBP Trong trường hợp sản xuất sau sản xuất bình thường, tất máy móc thiết bị liên quan chuyền cần vệ sinh trước bắt đầu sản xuất GRS/RCS/OBP Annual Audit/ Đánh giá hàng năm 3.1 Upon request, the following data shall be gathered and submitted to CB at least days before the audit: Các tài liệu sau phải tập hợp gửi cho tổ chức chứng nhận ngày trước đánh giá yêu cầu: Updated manual and SOP related to GRS/RCS/OBP production; (Assigned person to review and update all SOP’s….ie, Joe Yang Alos update is CV.) Sổ tay quy trình liên quan GRS/RCS/OBP cập nhật (Nhân phân công kiểm tra cập nhật tất quy trình vận hành tiêu chuẩn…) Updated list of suppliers and subcontractors; Danh sách cập nhật nhà cung cấp (Theo Quy trình đánh giá nhà cung cấp) Updated records of training (Attendance sheet, pictures, training materials) Hồ sơ cập nhật đào tạo (Danh sách học viên, ảnh hoạt động, tài liệu đào tạo) Annual volume for each kind of goods and input materials (Annual Mass Balance Report)/ Tổng hợp sản lượng năm cho loại hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào (Báo cáo kiểm soát sản xuất hàng năm): ✓ Receiving amount/ Đầu vào mua/nhập ✓ Input amount for production/ Đầu vào sử dụng cho sản xuất (nếu có) ✓ Input amount in stores/ Đầu vào tồn kho ✓ Sold output/ Đầu bán ✓ Output in stores/ Đầu tồn kho Subcontractors contracts if any/ Hợp đồng thầu phụ có List of certified suppliers and subcontractors if any Danh sách nhà thầu phụ có sản xuất chứng nhận GRS/RCS/OBP có 3.2 GRS/RCS/OBP team will organize at least an annual checking of GRS/RCS/OBP standards from Textile Exchange Offical Website for updates and implement by using checklist Any audit findings should be addressed with root cause analysis corrective actions and kept records (refer to Internal audit procedure) Ban GRS/RCS/OBP hàng năm phải tổ chức kiểm tra GRS/RCS/OBP sử dụng danh sách tiêu chí kiểm tra Tất vấn đề tìm đánh giá cần có hành động khắc phục để xử lý lưu lại hồ sơ (xem Quy trình đánh giá nội bộ) GRS Non-conforming product management procedure/ Quy trình quản lý sản phẩm GRS không phù hợp 4.1 Objective/ Mục tiêu To control of non-conforming products Kiểm sốt quy trình đảm bảo xử lý xác với sản phẩm khơng phù hợp (SP KPH) 4.2 Definition/ Định nghĩa GRS/RCS/OBP non-conforming products are products or materials certified with GRS/RCS/OBP, however there are no sufficient proofs that those products or materials are met requirements of GRS Sản phẩm không phù hợp GRS/RCS/OBP sản phẩm nguyên liệu chứng nhận GRS/RCS/OBP, Cơng ty khơng có đầy đủ chứng để chứng minh sản phẩm nguyên liệu tuân thủ với yêu cầu GRS/RCS/OBP 4.3 If GRS/RCS/OBP non-conforming products are in store or detected in any processes: Nếu sản phẩm không phù hợp với GRS/RCS/OBP phát kho trình nào: All GRS/RCS/OBP labels shall be taken out; Loại bỏ tất các nhãn dán GRS/RCS/OBP sản phẩm; Products to be removed to another place and treated as non- certified; (please in special quarantined area); Các sản phẩm phải chuyển đến khu vực khác dành riêng cho sản phẩm GRS/RCS/OBP không phù hợp; (sử dụng khu vực cách ly cho sản phẩm đặc biệt Stop using/selling those products as GRS/RCS/OBP products; Dừng việc sử dụng hay bán sản phẩm với tư cách sản phẩm khai báo GRS/RCS/OBP; Only use certified materials after getting all supporting evident to proof that this meet with standards and verified by relevant departments Chỉ sử dụng vật liệu chứng nhận sau nhận tất chứng hỗ trợ để chứng minh nguyên liệu đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn xác nhận phịng ban có liên quan 4.4 If GRS non- conforming products are sold as GRS/RCS/OBP certified, the company has to: Nếu sản phẩm không phù hợp với GRS/RCS/OBP bán sản phẩm GRS/RCS/OBP, công ty phải: - Apply factory recall procedure; Áp dụng quy trình thu hồi sản phẩm nhà máy; Locate concerned customers, inform in writing within working days for the non-conforming products and keep record Xác định khách hàng liên quan, thông tin văn tới khách hàng vòng ngày làm việc Sản phẩm không phù hợp lưu lại văn Immediately inform to CB Ngay thông tin tới Tổ chức chứng nhận việc 4.5 Next actions/ Hành động tiếp theo: Find causes of non-conformity; Xác định nguyên nhân gây sản phẩm không phù hợp; Actions to prevent reoccurence; Có hành động ngăn ngừa tái diễn; Inform CB for causes and corrective actions implemented Thông báo tới tổ chức chứng nhận nguyên nhân hành động khắc phục phòng ngừa PART IV – PROCESSES PHẦN IV - CÁC QUÁ TRÌNH Input Material/ Nguyên liệu đầu vào 1.1 Purchasing Manager is responsible for verifying the validity and scope of GRS/RCS/OBP Cerificates of suppliers and purchasing records At current stage, GRS/RCS/OBP input materials consists of Pelleting PP Trưởng phòng mua hàng chịu trách nhiệm xác nhận hiệu lực phạm vi chứng GRS/RCS/OBP nhà cung cấp xác nhận hồ sơ mua hàng Hiện tại, nguyên liệu đầu vào GRS chủ yếu hạt chíp nhựa PP 1.2 Company shall have valid contracts with subcontractors stipulating the conditions of the relevant job work assigned and remaining fully responsible for compliance with all requirements of the GRS/RCS/OBP The contracts should include the procedure that shall specify date and quantity of GRS/RCS/OBP material sent to sub contractor and quantiy and date of GRS/RCS/OBP material returned, responsibilities of subcontractors to segregate GRS/RCS/OBP goods, subcontractors will also have to clean their machines and equipment before processing GRS/RCS/OBP goods and they agree to be audited by CB with days’ notice if required These documents shall be made available to CB Công ty phải có hợp đồng cịn hiệu lực với nhà thầu phụ nêu rõ điều kiện công việc liên quan giao trì đầy đủ trách nhiệm tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP Các hợp đồng nên bao gồm thủ tục mà rõ ngày số lượng nguyên liệu GRS gửi ngày số lượng trả lại, nhà thầu phụ có trách nhiệm tách biệt hàng GRS/RCS/OBP tổ chức chứng nhận đánh giá họ có thơng báo trước ngày Các nhà thầu phụ phải đảm bảo vệ sinh máy móc, thiết bị trước sản xuất sản phẩm GRS/RCS/OBP Các hồ sơ phải cung cấp cho tổ chức chứng nhận yêu cầu 1.3 Purchasing Manager assure that materials orders or requests clearly show: GRS/RCS/OBP certified Trưởng phòng mua hàng đảm bảo đơn mua nguyên liệu đơn đề nghị mua hàng thể rõ “chứng nhận GRS/RCS/OBP” 1.4 Purchasing Manager shall establish a list of all GRS/RCS/OBP suppliers with related details Trưởng phòng mua hàng lập danh sách nhà cung cấp hạt chip GRS/RCS/OBP với thông tin liên quan chi tiết Receiving and storage/ Nhập bảo quản nguyên liệu 2.1 For input materials (fabrics) of GRS/RCS/OBP, warehouse and shipment officers check: 10 a) b) c) - - - - Đối với nguyên liệu GRS/RCS/OBP nhân viên kho nhân viên xuất nhập kiểm tra thông tin phù hợp hồ sơ giao nhận: Delivery documents for GRS: Invoice, Packing list… Hồ sơ giao hàng GRS/RCS/OBP: hóa đơn, danh sách đóng gói Delivery documents of each shipment will include TCs received from CB and invoice also clearly notes that goods are GRS/RCS/OBP certified Hồ sơ giao hàng lô hàng bao gồm chứng giao dịch TCCN cấp hoá đơn ghi rõ hàng hoá chứng nhận GRS/RCS/OBP Quantity and quality as specified in material requests and deliver documents Số lượng chất lượng ghi cụ thể phiếu yêu cầu nguyên liệu hồ sơ giao hàng Suppliers and transaction certificates Below are some items in Transaction Certificate: Chứng nhận nhà cung cấp chứng giao dịch Dưới số thông tin chứng nhận giao dịch: A) Label/ Nhãn B) Seller of product/ Người bán C) Manafacturer/ Đơn vị sản xuất D) Buyer of product/ Người mua E) Body issuing the certificate/ Tên địa tổ chức chứng nhận F) Certificed standard name with LOGO/ Tên tiêu chuẩn chứng nhận, kèm theo LOGO G) Corresponding invoice and transporation documents/ Hóa đơn chứng từ vận chuyển tương ứng H) Identification codes/ Mã nhận dạng I) Reference number of the Certificate/ Số chứng N) Place and date of the issue/ Nơi ngày phát hành O) Type of product/ Loại sản phẩm P) Quantity (Weight of products)/ Số lượng (trọng lượng sản phẩm) Q) Consignee of product/ Tên địa người nhận hàng R) Destination/ Nơi đến S) Signature of the authorized person of the body an stamp of the issuing body/ Dấu phận phát hành chữ ký người có thẩm quyền After the fabric check is complete, participants in the checking process shall sign in the goods checking report and submit it to the superiors for verification and approval for inputting GRS goods to the warehouse in designed area Sau kiểm tra vải hồn tất, người tham gia q trình kiểm hàng ký vào biên kiểm hàng, trình lên cấp kiểm tra xác minh phê duyệt cho nhập vào kho lô hàng tái chế GRS/RCS/OBP tiến hành lưu hàng vào khu vực riêng dành cho lưu giữ hàng tái chế GRS/RCS/OBP In case of no TC accompanied with loading then this loading must put separately and hang a signboard “Wait Transaction certificate to check” Trong trường hợp khơng có chứng nhận giao dịch (CNGD) kèm lơ hàng lơ hàng phải để riêng gắn bảng nhận dạng “Chờ CNGD để kiểm tra” In cases of no Transaction certificate accompanied with suspected loading then must contact related departments, material seller, supplier to clarify and settle If any abnormal issues occur, contact to Certificate Body (Control Union) to make clear and settle Nếu trường hợp CNGD kèm lơ hàng nghi ngờ phải liên hệ cho phận liên quan, tổ chức bán hàng, nhà cung cấp để làm rõ xử lý Nếu có cố bất thường khơng xử lý chưa rõ ràng cần liên hệ Tổ Chức Chứng Nhận (Control Union) để nhận hỗ trợ 11 - Raw materials for production must not be used without accompanying transaction certificates or without verifying the authenticity between imported raw materials and attached delivery documents and transaction certificates Không sử dụng nguyên liệu cho sản xuất chưa có chứng nhận giao dịch kèm chưa kiểm tra, xác minh rõ ràng tính xác thực nguyên liệu nhập hồ sơ kèm theo chứng nhận giao dịch Warehouse officer will inform to all related employees about plan for GRS/RCS/OBP material for preparation of signboards and color management tools, and to remind their awareness about handling GRS/RCS/OBP material Nhân viên kho thông báo cho tất nhân viên liên quan kế hoạch sử dụng nguyên liệu GRS/RCS/OBP để chuẩn bị bảng hiệu công cụ trực quan nhắc nhở nhân viên việc xử lý nguyên liệu GRS/RCS/OBP Machines and trolleys for putting material right after unloading are arranged separately between GRS other materials with clear color signboards Các giá để xếp đặt nguyên liệu sau dỡ bố trí riêng biệt GRS/RCS/OBP vật liệu khác với biển báo màu sắc rõ ràng Management of production machines and identification between normal and standard goods/Quản lý máy sản xuất nhận dạng hàng thường hàng tiêu chuẩn : 3.1 Procedure Yarns/Công đoạn tạo sợi : For standard GRS/RCS/OBP chips, the identification board is and placed in the yellow box as follows/Đối với hạt chip hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng để ô kẻ vạch vàng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP - GRS/RCS/OBP standard yarn production machines are with the identification board as follows/Máy sợi sản xuất hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP - GRS/RCS/OBP standard yarn semi-finished products are displayed with an identification board in the yellow check box as follows/Bán thành phẩm sợi hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng để ô kẻ vạch vàng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP 12 3.2 Procedure Weaving /Đối với công đoạn dệt : Weaving machines that produce GRS/RCS/OBP standard goods are with an identification board as follows/Máy dệt sản xuất hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP - Semi-finished products of GRS/RCS/OBP standard woven rolls are with identification boards and placed on shelves as follows/Bán thành phẩm vải cuộn dệt hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng để kệ sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP 3.3 Procedure laminating /Đối với công đoạn tráng ghép : The laminating machine for GRS/RCS/OBP production is hanged with the identification board as follow/Máy tráng ghép sản xuất hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng sau : 13 Hàng GRS - Hàng RCS Hàng OBP GRS/RCS/OBP laminating BTP is with an identification board in the yellow box as follows/BTP cuộn tráng ghép hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng để ô kẻ vạch vàng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP 3.4 Procedure semi-finished products /Đối với cắt bán thành phẩm Machines semi-finished products that produce GRS/RCS/OBP standard products are with the identification board as follows/Máy cắt BTP sản xuất hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP - Semi-finished products that have been cut to GRS/RCS/OBP standards are with an identification board and placed in a yellow check box as follows/Bán thành phẩm cắt hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng để ô kẻ vạch vàng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP 14 3.5 Procedure Sewing /Đối với công đoạn may GRS/RCS/OBP standard sewing machines are with the identification board as follows /Máy may sản xuất hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP - GRS/RCS/OBP standard sewn bags are with the identification board as follows/Túi xách may hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP 3.6 Procedure Packaging/Đối với công đoạn đóng gói : Chuyền lựa túi hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP - Thành phẩm hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP treo bảng nhận dạng sau : Hàng GRS Hàng RCS Hàng OBP 15 3.7 Cleaning machinery and equipment /Vệ sinh máy móc thiết bị trước sản xuất hàng tiêu chuẩn GRS/RCS/OBP: Shipping/Vận chuyển 4.1 The container/truck will go through all security processes: container check, sealing… to ensure all shipments of certified products labeled with identification that undeniably linked them to the relevant accompanying documents invoices or transport documents, packaging, container or transport vehicle of certified product Thùng chứa/xe tải phải trải qua tất quy trình kiểm tra an ninh: kiểm tra thùng chứa, niêm phong để đảm bảo tất chuyến hàng vận chuyển sản phẩm chứng nhận có gắn nhãn xác nhận liên kết rõ ràng với chứng từ kèm theo hồ sơ hồ sơ vận chuyển, bao bì, thùng phương tiện vận chuyển sản phẩm chứng nhận Figure Security agent is checking the left side of the truck Figure Security agent is checking the left side of the truck 4.2 GRS/RCS/OBP cartons will be checked before loading onto the container/ truck/ (H1 2) Hàng GRS/RCS/OBP kiểm tra kỹ lưỡng trước chuyển lên container/ xe tải (H1 2) 16 4.3 All GRS/RCS/OBP products will be handled in a separate plot during shipment process and loading in the container/truck Tất sản phẩm GRS/RCS/OBP xếp riêng biệt trình vận chuyển xếp lên container xe tải 4.4 GRS finished goods will be loaded in truck for delivery by shipping documents invoices clearly indicated corresponding materials and each box number, weight, PO number GRS/RCS/OBP will be placed in a separate and segregate area in truck Warehouse staff must use method to ensure that GRS boxes not mix during transport GRS/RCS/OBP finished goods will not mix up with normal ones because of clear label on each box Tất hàng GRS/RCS/OBP chuyển lên xe để xuất theo hồ sơ xuất khẩu, hóa đơn xác định các nguyên liệu tương ứng số PO, trọng lượng, số thùng Hàng GRS/RCS/OBP để tách biệt khu vực riêng xe Nên ko có khả xảy việc lẫn lộn hàng GRS/RCS/OBP với loại hàng khác nhãn thùng ro ràng đầy đủ thông tin 4.5 Data for shipment of finished goods are updated in the Junsky system Based on that, Saphirevn will calculate and email Mass balance report including of blending percentage The Information of GRS/RCS/OBP including of blending percentage should be clearly noted in shipping documents Dữ liệu vận chuyển lô thành phẩm cập nhật hệ thống Junsky Dựa vào đó, Saphia tính tốn gửi báo cáo cân khối lượng, bao gồm phần trăm pha trộn Các thông tin hàng GRS/RCS/OBP bao gồm tỷ lệ pha trộn cần ghi rõ hồ sơ vận chuyển 4.6 Shipping team will follow the CB instruction and procedure to apply Transaction Certificate as required Nhóm xuất nhập phải làm theo hướng dẫn thủ tục tổ chức chứng nhận để nhận Chứng Giao dịch cho lô hàng theo quy định 17 PART V – MASS BALANCE PHẦN V - KIỂM SOÁT CÂN BẰNG KHỐI LƯỢNG Mass Balance (also called Material Balance)/ Kiểm soát cân khối lượng 1.1 Production Planning Manager ensures for production SOPs, flowchart of material and mass balance control Trưởng phòng Kế hoạch sản xuất chịu trách nhiệm chung tài liệu mơ tả q trình, biểu đồ dịng ngun liệu kiểm soát cân khối lượng 1.2 Production Manager is responsible for managing/ Trưởng phòng sản xuất chịu trách nhiệm về: a) Amount of finished goods based on production records and calculation of actual amount of finished products in weight Thành phẩm nhập kho hàng ngày kho phiếu sản xuất tính toán khối lượng thành phẩm thực tế *Mass Banlance sheet/Biểu mẫu tính tốn cân khối lượng : 1.3 In order to get TC for each PO, Finance Department will collect and provide to CB the following: Để có chứng TC cho đơn đặt hàng, Phịng Tài thu thập cung cấp cho TCCN hồ sơ sau sau: - Invoice - Hóa đơn - Airway bill or bill of ladding - Vận đơn hàng không vận đơn đường biển - Packing list - Danh sách đóng gói - TC of input materials - Chứng giao dịch nguyên liệu đầu vào - Record of Mass Balance calculation and blending percentage - Hồ sơ tính tốn cân khối lượng tỷ lệ phần trăm nguyên liệu pha trộn 18 1.4 Finance Department summarizes data of annual amount of GRS/RCS/OBP production: suppliers, customers by weight: receiving, production, in store, sold finished goods and in-store finished goods This summary data shall be sent to CB before each audit Hàng năm phịng tài tổng hợp liệu liên quan đến sản xuất hàng GRS/RCS/OBP như: nhà cung cấp khách hàng mua theo khối lượng: khối lượng nhập, khối lượng sử dụng cho sản xuất, khối lượng nguyên liệu tồn kho, sản phẩm bán, sản phẩm tồn kho Bản tổng hợp gửi tới TCCN trước kỳ đánh giá *Phục lục : Tham khảo tài liệu hướng dẫn xin cấp TC hệ thống ICU – Do Control Union cung cấp để thực thao tác phần mềm PART 6: COMPLYING GRS SOCIAL REQUIREMENTS PHẦN 6: TUÂN THỦ CÁC YÊU CẦU VỀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI Công ty TNHH Bao Bì Saphia cam kết tuân thủ theo yêu cầu xã hội GRS/OBP tuyên bố Tiêu chuẩn tái chế tồn cầu (Tiêu chuẩn RCS khơng áp dụng phần 6) SAPPHIRE PACKAGING CO LTD commits to comply with the GRS/OBP social requirements stated in the Global Recycled Standard 1.1 No forced, bonded, indentured and prison labor Không sử dụng lao động cưỡng bức, nô lệ, bị lệ thuộc, tù nhân 1.2 No child labor allowed Không sử dụng lao động trẻ em 1.3 Freedom of association and effective recognition of the right to collective bargaining Mọi người tự tham gia hiệp hội cơng nhận có hiệu lực quyền thỏa ước lao động tập thể 1.4 No discrimination: Every employee is treated with respect and dignity Không phân biệt đối xử: Mọi người lao động đối xử với tơn trọng bình đẳng 1.5 No harassment and abuse Không quấy rối lạm dụng 19 1.6 Good health and safety conditions for all employees Đảm bảo bảo vệ sức khỏe điều kiện làm việc an toàn cho người 1.7 Wages, benefits, terms of employment and working hours compliant to regulations Thu nhập, phúc lợi, hợp đồng lao động thời gian làm việc tuân thủ theo quy định 1.8 All management and employees of the Company is committed to understand social principles and applicable in all business activities Các cấp quản lý nhân viên Công ty cam kết nhận thức đầy đủ nguyên tắc trách nhiệm xã hội áp dụng tất hoạt động PART 7: COMPLYING GRS ENVIRONMENT AND CHEMICAL REQUIREMENTS PHẦN 7: TUÂN THỦ CÁC U CẦU VỀ HĨA CHẤT VÀ MƠI TRƯỜNG SAPPHIRE PACKAGING CO LTD commits to comply with the GRS/OBP chemical and environment requirements in Global Recycled Standards, the national and/or local legislation that is the most stringent, shall apply: Công ty TNHH Bao Bì Saphia cam kết tuân thủ theo u cầu hóa chất, mơi trường tun bố Tiêu chuẩn tái chế toàn cầu (Global Recycled Standards - Zero Plastic Oceans) tiêu chuẩn quốc gia- áp dụng quy định nghiêm ngặt hơn: 1.1 Maintain an effective Environmental Management System Duy trì hệ thống quản lý môi trường hiệu 1.2 Monitor and meet all relevant legal requirements related to energy use Giám sát tuân thủ yêu cầu pháp lý liên quan đến lượng sử dụng 1.3 Monitor and meet all relevant legal requirements related to water use Giám sát tuân thủ yeu cầu pháp lý liên quan đến việc sử dụng nước 1.4 Monitor and meet all relevant legal requirements related to wastewater/ effluent, with corresponding record keeping Giám sát tuân thủ yêu cầu pháp lý liên quan đến nước thải, với báo cáo lưu giữ 1.5 Meet all relevant legal requirements (including monitoring) related to air emissions, with corresponding record keeping Tuân theo yêu cầu pháp lý (bao gồm việc quản lý), liên quan đến phát thải, với báo cáo liên quan lưu giữ 1.6 Meet all relevant legal requirements related to waste management Tuân thủ yêu cầu pháp lý liên quan đến quản lý chất thải 1.7 Maintain of managing chemical input used in GRS products Duy trì việc quản lý hóa chất sử dụng sử dụng phẩm GRS 1.8 Any chemicals used in processing of GRS Products shall not contain Substances of Very High Concern (SVHC) as referred to in Article 57 of European Regulation (EC) No 1907/2006 concerning the Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals (REACH), and included in Annex XIV of the Regulation Bất kỳ hóa chất sử dụng q trình sản xuất sản phẩm GRS không chứa chất đáng lo ngại (SVHC) đề cập Điều 57 Quy định Châu Âu (EC) số 1907/2006 Đăng ký, Đánh giá, Cấp phép Hạn chế Hóa chất (REACH), bao gồm Phụ lục XIV Quy chế 20