(Tiểu luận) đề tài phân tích chức năng lãnh đạo và kiểm tra trong quản trị liên hệ thực tiễn

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP - TỰ DO – HẠNH PHÚC TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỀ TÀI : PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ LIÊN HỆ THỰC TIỄN MÔN : QUẢN TRỊ HỌC GIẢNG VIÊN : ĐỖ ĐỨC ÁNH NHÓM : NỘI DUNG L ỜIM ỞĐẦẦU NỘI DUNG CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO I Khái niệm vai trò chức lãnh đạo Các nội dung lãnh đạo tổ chức CHỨC NĂNG KIỂM TRA II Khái niệm vai trò chức kiểm tra Các hình thức kiểm tra .8 Các phương pháp kiểm tra Các quy trình kiểm tra .11 Các nguyên tắắc kiểm tra .13 III LIÊN HỆ THỰC TIÊỄN 14 KÊẾTULẬN 23 LỜI MỞ ĐẦU Doanh nghiệp tế bào xã hội, dù thuộc thành phần kinh tế doanh nghiệp nguồn cung ứng sản phẩm hàng hố dịch vụ, đáp ứng cho nhu cầu khía cạnh vật chất lẫn tinh thần xã hội nói chung người tiêu dùng nói riêng Trong q trình phát triển doanh nghiệp, ta không nhắc đến chức lãnh đạo kiểm tra quản trị Đây q trình cần thiết, khơng thể thiếu doanh nghiệp Sau tiến hành chức hoạch định, tổ chức mơ hình hoạt động doanh nghiệp chưa hoàn hảo Do nhà quản trị cần phải thực chức lãnh đạo kiểm tra thật tốt để thực hiênh mục tiêu kế hoạch đề Chức lãnh đạo kiểm tra quản trị doanh nghiệp Việt Nam mẻ hiểu rõ vấn đề này, vậy, nhóm xin phép nghiên cứu đề tài : “ Phân tích chức lãnh đạo kiểm tra quản trị “ NỘI DUNG I CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO Khái niệm vai trò chức lãnh đạo a.Khái niệm: − Lãnh đạo chức quan trọng nhà quản trị Khả lãnh đạo có hiệu chìa khóa quan trọng để trở thành quản trị viên giỏi − Một cách khái quát, lãnh đạo xác định tác động mang tính nghệ thuật, hay trình gây ảnh hưởng đến người khác cho họ tự nguyện nhiệt tình phấn đấu để đạt mục tiếu tổ chức Khơng thế, lãnh đạo cịn tạo thay đổi − Lãnh đạo dẫn, động viên trước Các nhà lãnh đạo hoạt động để giúp nhóm đạt mục tiêu với vận động tối đa khả nhóm Lãnh đạo quản trị có mối quan hệ với nhau, vừa có chung vừa có riêng, vừa rộng mà lại vừa hẹp, cần phải phân biệt rõ mối quan hệ lĩnh vực quản trị Ở cần phân biệt rõ khác lãnh đạo quản trị dựa nội dung sau: Lãnh đạo Lãnh đạo tác động đến Quản trị Quản trị tác động đến người công việc Làm Đạt mục tiêu thông qua việc cổ vũ, động viên Làm Đạt mục tiêu thơng qua hệ thống sách, mệnh lệnh, u cầu công việc Nhà quản trị xây dựng kế hoạch, tổ chức thực kế hoạch, kiểm tra giám sát Nhà lãnh đạo đề phương hướng, viễn cảnh, chủ trương, sách lược b.Vai trò chức lãnh đạo: − Thực chất chức lãnh đạo tác động lên người Tất chức khác quản trị hoạch định, tổ chức , kiểm tra khơng hồn thành tốt nhà trị khơng hiểu không phát huy yếu tố người, suy cho người với tư cách chủ thể vừa đối tượng kinh doanh nhân tố bên định thành bại tổ chức − Lãnh đạo trình tác động quan tâm đến người Lãnh đạo trình tác động đến người cho họ cố gắng cách tự nguyện nhiệt tình phấn đấu để đạt mục tiêu tổ chức Người lãnh đạo không đứng đằng sau để thúc đẩy hay thúc giục, họ đặt lên trước, động viên người hoàn thành mục tiêu đề Bất kể người quản lý lập kế hoạch, tổ chức kiểm tra kết có tốt đến đâu, người phải hỗ trợ họat động cách đưa dẫn cho người, thông tin đầy đủ lãnh đạo tốt − Việc lãnh đạo phải dựa hiểu biết động người điều làm cho họ thỏa mãn họ góp sức vào việc hoàn thành mục tiêu tổ chức “Thuật lãnh đạo không đơn khả lôi người khác, đơi mị dân Đó khơng phải khả gây cảm tình thuyết phục người khác kỹ người phụ trách bán hàng Lãnh đạo nâng tầm nhìn người lên mức cao hơn, đưa việc thực công việc đạt tới tiêu chuẩn cao hơn, phát triển tính cách người vượt qua giới hạn thông thường Để có khả lãnh đạo khơng tốt mơi trường doanh nghiệp xây dựng quy định chặt chẽ quy định trách nhiệm, tiêu chuẩn cao thực công việc, tôn trọng cá nhân công việc họ" − Chức lãnh đạo tao điều kiện để phận máy liên kết lại với nhau, để tập thể đoàn kết, hoạt động phận ăn khớp nhau, nhờ thực nhiệm vụ, mục tiêu − Chức lãnh đạo có liên quan đến việc định, tổ chức truyền đạt va thực định cách giao việc, lệnh, động viên, khen thưởng cấp dưới, tích cực hóa thái độ tinh thần làm việc người lao động , yếu tố liên quan trực tiếp đến suất hiệu a sản xuất kinh doanh Các nội dung lãnh đạo tổ chức Hiểu rõ người tổ chức Đối tượng lãnh đạo tổ chức người, nên hiểu rõ người vấn đề khó khăn đáp ứng hợp lý đòi hỏi người lại khó khăn Do người ln có nhu cầu đa dạng mà khả nhà lãnh đạo hạn chế, ngồi cịn phụ thuộc vào hoạt động yêu cầu chung tổ chức b Đưa định lãnh đạo thích hợp Quyết định hành vi sáng tạo người lãnh đạo nhằm định chương trình, tính chất hoạt động phận cá nhân hệ thống nhằm đạt tới mục tiêu định c Xây dựng nhóm làm việc Trong điều kiện hoạt động với quy mô đông người, việc phân cấp phân công quản trị tất yếu khách quan, ngun tắc chun mơn hố quản trị Q trình lãnh đạo tổ chức hoạt động trình hướng tới mục tiêu, viễn cảnh tương lai; mà tương lai khó tự khẳng định trước cịn tuỳ thuộc vào diễn biến xảy nội hệ thống biến động bên Cho nên, người lãnh đạo phải xác định tình xảy ra, đối chiếu với mục đích mục tiêu mong muốn, vào thực tế khả năng, hội nguồn lực có để đối phó với tình d Giao tiếp đàm phán Quá trình lãnh đạo trình tiếp xúc làm việc với người thơng qua hoạt động giao tiếp đàm phán, người lãnh đạo không thực tốt nội dung khó đưa hệ thống giành lấy mục tiêu mong muốn II CHỨC NĂNG KIỂM TRA Khái niệm vai trò chức kiểm tra a Khái niệm -Kiểm tra bốn chức quan trọng quản trị, công việc cấp bậc quản trị từ vị chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc đến đốc cơng hay tổ trưởng Có kiểm tra nhà quản trị biết rõ hoạt động tiến hành nào, kết sao, có trở ngại triển khai hoạt động cấp Tuy nhiên thực tế, khái niệm hiểu theo nhiều cách khác nhau: Kiểm tra chức sau diễn cơng việc kết thúc Kiểm tra hoạt động xuất giai đoạn định Những cách hiểu chưa đủ không với chất khái niệm Khái niệm:Kiểm tra trình xem xét, đo lường, đánh giá chấn chỉnh việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu, kế hoạch tổ chức hoàn thành cách có hiệu Qua khái niệm cần lưu ý: + Kiểm tra trình + Kiểm tra không dành cho hoạt động xảy kết thúc mà kiểm tra hoạt động xảy xảy + Kiểm tra nhằm phát sai lệch nguy sai lệch + Kiểm tra để thực biện pháp khắc phục sai lệch hướng đến việc hoàn thành mục tiêu định b Vai trò - Kiểm tra nhu cầu nhằm hoàn thiện định quản trị tổ chức: kiểm tra thẩm định tính sai đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình dự án; tính tối ưu cấu tổ chức quản trị, tính phù hợp phương pháp mà cán quản trị sử dụng để đưa tổ chức tiến tới mục tiêu -Kiểm tra đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao: kế hoạch tốt khơng thực ý muốn, nhà quản trị cấp họ mắc sai lầm kiểm tra cho phép chủ động phát hiện, sữa chữa sai lầm trước chúng trở nên nghiêm trọng để hoạt động tổ chức tiến hành theo kế hoạch đề -Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản trị người lãnh đạo tổ chức: nhờ kiểm tra quản trị kiểm soát yếu tố ảnh hưởng đến thành công tổ chức Kiểm tra khuyến khích chế độ uỷ quyền, hợp tác mà khơng làm giảm khả kiểm soát người lãnh đạo Quá trình kiểm tra cho phép nhà quản trị giám sát tiến nhân viên không can thiệp vào cơng việc phương hại đến q trình sáng tạo họ -Kiểm tra giúp tổ chức theo sát đối phó với thay đổi mơi trường: Mơi trường xung quanh tổ chức ln biến động chức kiểm tra giúp nhà quản trị nắm được biến đổi môi trường có phản ứng thích hợp trước vấn đề hội thông qua việc phát kịp thời thay đổi ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức Ví dụ: Trong doanh nghiệp, khách hàng đòi hỏi sản phẩm mới, chất lượng, thời gian phục vụ rút ngắn nên dòi hỏi nhiều nhà kinh doanh phải nắm bắt điều đưa định phù hợp -Kiểm tra tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi mới: Việc đánh giá hoạt động, kiểm tra khẳng định giá trị định thành công tổ chức Những giá trị tiêu chuẩn hố để trở thành mục đích, mục tiêu quy tắc chuẩn mực cho hành vi thành viên tổ chức Đồng thời, kiểm tra giúp nhà quản trị bắt đầu lại chu trình cải tiến hoạt động tổ chức thông qua xác định vấn đề, hội cho tổ chức Chính điều làm cho quản trị tổ chức trở thành trình liên tục với hoàn thiện đổi khơng ngừng Ví dụ: Kiểm tra góp phần gợi ý hình thức phân phối thu nhập đáp ứng lợi ích người lao động Các hình thức kiểm tra Các hình thức kiểm tra đa dạng phân loại theo nhiều tiêu chí khác a Các hình thức kiểm tra xem xét theo trình hoạt động + Kiểm tra trước hoạt động (kiểm tra lường trước): tiến hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho hoạt động đó, tiên liệu vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Ví dụ: Trước định sản xuất sản phẩm để tung thị trường, DN cần phải nghiên cứu thị trường để xác định khả thích ứng sản phẩm Mục đích kiểm sốt trước tránh sai lầm từ đầu khoảng thời gian từ xây dựng kế hoạch xong đến kế hoạch thực xuất thay đổi nằm dự kiến kế hoạch Để kiểm sốt trước phải dựa vào thơng tin mơi trường bên ngồi môi trường nội dựa vào dự báo, dự đốn mơi trường thời gian tới + Kiểm tra thực hiện: Kiểm soát hành kiểm soát thực cách theo dõi trực tiếp diễn biến trình thực kế hoạch Mục đích kiểm sốt hành nhằm tháo gỡ vướng mắc, trở ngại khó khăn xảy trình thực để đảm bảo cho tổ chức đạt mục tiêu, nhiệm vụ dự kiến kế hoạch + Kiểm soát sau thực hiện: Kiểm sốt phía đầu thực cách đo lường kết thực tế đối chiếu với kế hoạch ban đầu - Mục đích kiểm sốt nhằm rút kinh nghiệm thành công hay thất bại q trình thực kế hoạch, thơng qua việc tìm hiểu ngun nhân thành cơng hay thất bại trình thực kế hoạch làm sở cho chu kỳ kế hoạch đạt hiệu cao Tuy nhiên, kiểm soát có tác dụng cho lần sau, cịn thân chu kỳ kế hoạch qua giống bác sĩ giải phẫu tử thi để tìm kiếm nguyên nhân dẫn đến chết bệnh nhân Nên nhược điểm lớn độ trễ thời gian Hình 8-5 vị trí kiểm tra tiến trình lập thực kế hoạch b Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm tra Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá việc thực mục tiêu, kế hoạch tổ chức cách tổng thể Kiểm tra phận: Thực lĩnh vực, phận, phân hệ cụ thể tổ chức Kiểm tra cá nhân: thực người cụ thể tổ chức c Theo tần suất kiểm tra - Kiểm tra đột xuất - Kiểm tra định theo kế hoạch định thời gian tập trung vào số chức quản trị Đối tượng kiểm soát quản trị viên cấp sở nhằm giúp phát sai sót, khuyết điểm - Kiểm tra liên tục giám sát thường xuyên thời điểm với cấp khâu với nội dung toàn diện Nhằm giúp nắm thông tin cần thiết, bổ sung thêm thông tin kiểm tra định kỳ, đo lường mức độ thành thạo công việc người quyền d Theo mối quan hệ chủ thể đối tượng kiểm tra - Kiểm tra hoạt động kiểm tra lãnh đạo tổ chức cán chuyên nghiệp đối tượng quản lý - Tự kiểm tra việc phát triển nhà quản trị nhân viên có lực ý thức kỷ luật cao, có khả giám sát thân áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ để hoàn thành mục tiêu, kế hoạch với hiệu cao Các phương pháp kiểm tra Các phương pháp thực việc kiểm tra chia làm nhóm,: • Các phương pháp kiểm tra ngân quỹ : sử dụng ngân quỹ phương tiện để kiểm tra • Các phương pháp kiêm tra phi ngân quỹ a Các phương pháp kiểm tra ngân quỹ: Khái niệm: Ngân quỹ cách phát biểu kế hoạch cho thời kì tương lai định theo quan hệ số • • • • Các dạng ngân quỹ: Ngân quỹ thu – chi ; Ngân quỹ thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm ; Ngân quỹ chi tiêu ( nhà xưởng, máy móc , ) Ngân quỹ tiền mặt ; • Việc quy số cho phép nhà quản lý thấy đo lường kết thực hiên rõ ràng, nhanh chóng hơn, từ nhà quản lý phân giao quyền hạn cách tự phạm vi có hạn ngân quỹ • Bằng cách tách ngân quỹ thành phận tương ứng với phận tổ chức, tương quan với việc lập kế hoạch, nhà quản lý kiểm sốt tốt phận tổ chức • • • • • Ưu , nhược điểm việc lập ngân quỹ: Ưu điểm: Tăng cường hiệu kiểm tra; Tăng cường phối hợp phận tổ chức; Là số liệu sở cho việc lập kế hoạch Nhược điểm: • Có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động lập ngân quỹ cứng nhắc Cần đầu tư thời gian Có thể hạn chế đổi cải tiến tổ chức Các ý để việc kiểm tra ngân quỹ có hiệu quả: • Việc lập ngân quỹ phải có cấp quản lý Ngân quỹ phải lập dựa kế hoạch, yêu cầu phận , cấp quản lý phải thực ủng hộ nhà quản lý cấp cao • Phân cấp quản lý ngân sách cho nhà quản lý, phận cấp Song song với việc cho phận cấp Tham gia vào việc lập ngân sách, Nhà quản lý cần giao phó quyền hạn việc sử dụng ngân sách cho họ Để họ chủ động công việc Để đảm bảo việc phân cấp, không nên lập ngân quỹ chi tiết cứng nhắc mà cần có linh hoạt định • Nhà quản lý cần nắm thông tin xác việc thực ngân quỹ thực tế cách kịp thời để thể chủ động hoạt động tránh cân đối mặt ngân sách • Xác định tiêu chuẩn để số hóa chương trình, kế hoạch để đảm bảo cấp khơng phóng đại ngân quỹ cấp phê duyệt ngân quỹ b Các phương pháp kiểm tra phi ngân quỹ: • Kiểm tra số liệu thống kê: Những phân tích thống kê khía cạnh hoạt động hoạt động kế hoạch dù mang tính lịch sử hay dự báo điều quan trọng cho việc kiểm tra Các nhà quản lý nắm bắt xử lý liệu thống kê cách tốt liệu mô tả dạng biểu đồ kèm theo phân tích qua cho thấy mối liên hệ xu biến đổi số liệu • Kiểm tra báo cáo, phân tích chun mơn: Các báo cáo, phân tích chun mơn thường sử dụng sâu vào vấn đề riêng lẻ mà phương pháp thống kê không Nhà quản lý triển khai phương pháp này= việc sử dụng nhóm nhỏ người có chun mơn để phân tích vấn đề, phát trục trặc xinh đề xuất giải pháp khắc phục • Kiểm tra tác nghiệp: Kiểm tra tác nghiệp cịn có cách gọi khác kiểm tra nội Kiểm tra tác nghiệp thực thường xuyên độc lập ban kiểm tra chuyên môn nội bộ, ví dụ kiểm tra nội kế tốn, tài lĩnh vực hoạt động khác doanh nghiệp Kiểm tra tác nghiệp áp dụng việc kiểm tra việc thực sách, thủ tục, quy tắc, việc sử dụng quyền hạn nhà quản lý tổ chức • Kiểm tra quan sát cá nhân: Các nhà quản lý chủ động tiến hành quan sát cá nhân dạo quanh nhà máy hay quan sát cách thức, thái độ làm việc nhân viên cấp Công việc tưởng chừng đơn giản giúp nhà quản lý thu nhận nhiều thơng tin có ý nghĩa việc phát vấn đề mang tính cá nhân nhân viên để kịp thời tác động trước vấn đề trở nên nghiêm trọng Các quy trình kiểm tra Một hệ thống kiểm tra phải bao gồm người, phương pháp công cụ để thực nhiệm vụ trình kiểm tra: giám sát hoạt động, đo lường, đánh giá hoạt động tiến hành điều chỉnh chỉnh hoạt động a Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn Theo Robert J.Mocklers định nghĩa: Kiểm tra quản trị cố gắng cách có hệ thống để xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh thực với tiêu chuẩn, xác định đo lường mức độ sai lệch thực hoạt động điểu chỉnh để đảm bảo nguồn lực sử dụng cách hiệu việc thực mục tiêu + Khái niệm tiêu chuẩn kiểm tra: Là chuẩn mực mà cá nhân, tập thể tổ chức phải thực để đảm bảo cho tồn hệ thống hoạt động có hiệu Các tiêu chuẩn kiểm tra phong phú tính chất đặc thù tổ chức, phận, người, đặc thù hoạt động tổ chức, xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt động khác Vì vậy, cần phải có tiêu chuẩn đặc biệt xây dựng khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu + Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra: Các mục tiêu tổ chức, lĩnh vực, phận người: Mục tiêu tiêu chuẩn tốt thước đo thành cơng kế hoạch, đánh giá kết hoạt động tổ chức mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao nhóm, phân hệ cá nhân Các mục tiêu thường phát biểu dạng định tính định lượng Các tiêu chuẩn thực chương trình: Là sở để đánh giá việc thực chương trình đề tiêu thời gian, chi phí nguồn lực Ví dụ: Chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình thay đổi nhãn hiệu Các tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ: độ bền, độ thích nghi, tính phong phú Các định mức kinh tế- kỹ thuật trình sản xuất phân phối sản phẩm số lao động cho đơn vị sản phẩm, chi phí cho đơn vị sản phẩm, định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho đơn vị sản phẩm Các tiêu chuẩn vốn: sở để đo lượng thực vốn đầu tư khoản thu hồi vốn đầu tư, thời gian thu hồi vốn, tỉ lệ đầu tư cố định tổng đầu tư Các tiêu chuẩn thu thập: khoản thu khách tour du lịch, số tiền bán dầu Khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra cần ý đến số yêu cầu: Lượng hoá tiêu chuẩn kiểm tra Số lượng tiêu chuẩn kiểm tra cần hạn chế mức tối thiểu Có tham gia rộng rãi người thực trình xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động họ Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm tổ chức, phận b Đo lường đánh giá thực + Đo lường thực Việc đo lường tiến hành khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu sở nội dung xác định Đo lường phải thực đầu vào đầu hoạt động, kết giai đoạn hoạt động, dấu hiệu thay đổi ảnh hưởng đến kết hoạt động tổ chức nhằm tác động điều chỉnh kịp thời Cần trì đo lường lặp lặp lại công cụ hợp lý tần số đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm tra Cần phải xây dựng liên hệ qua lại người tiến hành giám sát, đo lường với thực với người đánh giá định điều chỉnh + Đánh giá thực hoạt động Xem xét phù hợp kết đo lường so với hệ tiêu chuẩn: phù hợp nhà quản trị kết luận việc diễn theo kế hoạch không cần điều chỉnh ngược lại Xem xét tiêu chuẩn kiểm tra thực thích hợp chưa, phương tiên đo lường có khả xác định cách xác kết hoạt động hay không + Điều chỉnh hoạt động Bước cần thiết có sai lệch hoạt động kết so với tiêu chuẩn, qua phân tích cần phải tiến hành điều chỉnh Điều chỉnh tác động bổ sung tình quản trị để khắc phục sai lệch thực hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động Các nguyên tắc thực trình điều chỉnh: + Chỉ điều chỉnh thật cần thiết + Điều chỉnh mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu + Phải tính tới hậu sau điều chỉnh + Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ + Tuỳ điều kiện mà kết hợp phương pháp điểu chỉnh cho hợp lý Để hoạt động điều chỉnh đạt kết cao cần xây dựng chương trình điều chỉnh với vấn đề: Mục tiêu điều chỉnh, tiến hành điều chỉnh, dụng biện pháp, công cụ để điều chỉnh, thời gian điều chỉnh Quá trình điều chỉnh dẫn đến thay đổi số hoạt động đối tượng quản trị Ví dụ: Điều chỉnh sai lệch thông qua chức tổ chức phân công lại công việc, làm rõ nhiệm vụ cấp, tăng cường công tác huấn luyện bồi dưỡng cho nhân viên, đình chỉ, cách chức người có sai phạm nghiêm trọng Các nguyên tắc kiểm tra Tất nhà quản lý muốn có chế kiểm tra thích hợp hữu hiệu để giúp họ việc trì hoạt động tổ chức diễn theo kế hoạnh đạt mục tiêu đề Vì tổ chức có mục tiêu hoạt động, công việc, người khác nên biện pháp công cụ kiểm tra áp dụng trường hợp cụ thể khác cần tuân thủ nguyên tắc kiểm tra sau đây: • Kiểm tra cần thiết kế dựa kế hoạch hoạt động cấp bậc quản lý đối tượng kiểm tra Ví dụ: biện pháp phương thức kiểm tra hoạt động trưởng phòng bán hàng khác với trưởng nhóm bán hàng • Kiểm tra cần thiết kế theo ý đồ nhà quản lý để đảm bảo thông tin thu thập trình kiểm tra nhà quản lý hiểu sử dụng, khơng kết kiểm tra khơng có ý nghĩa nhà quản lý • Kiểm tra cần thực điểm quan trọng Các nhà quản lý cần trọng đến điểm đặt phép đo để việc kiểm tra phản ánh xác thực tế xác định xem sai lệch có ý nghĩa quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới kết thực kế hoạch Ví dụ: chi phí nhân cơng ty tăng 10% ảnh hưởng đến kết thực kế hoạch nhiều so với việc chi phí điện thoại tăng 30% so với dự kiến ban đầu • Kiểm tra cần tiến hành cách khách quan Trong trình kiểm tra cần giữ thái độ khách quan, tránh định kiến sẵn có khiến nhà quản lý đưa nhận xét, đánh giá không đối tượng kiểm tra kết kiểm tra để đảm bảo phản ánh thực tế Đối với phận cá nhân có chức năng, nhiệm vụ giống nhau, việc kiểm tra phải sử dụng thước đo đơn vị để đảm bảo tính cơng bằng, xác • Hệ thống kiểm tra cần xây dựng hài hịa với văn hóa tổ chức Các quy trình quy định việc kiểm tra cần hịa hợp với bầu khơng khí tổ chức Nếu nhà quản lý tổ chức thường sử dụng phong cách lãnh đạo dân chủ, quản lý nhân viên theo mục tiêu kiểm tra phản hồi đóng vai trò quan trọng kiểm tra đồng thời trình điểm đặt phép đo cần xác định tương ứng • Kiểm tra cần tiết kiệm Cần ý đến hiệu kinh tế công tác kiểm tra cho kết quả, tác dụng cơng tác kiểm tra xứng đáng với chi phí bỏ • Kiểm tra phải đưa đến hành động Việc kiểm tra có ý nghĩa dẫn đến hành động điều chỉnh việc thực kế hoạch Nếu trình kiểm tra phát sai lệch mà không thực điều chỉnh rút kinh nghiệm việc kiểm tra trở thành vơ ích III LIÊN HỆ THỰC TIỄN Liên hệ thực tiễn chức kiểm tra doanh nghiệp Vinamilk I Giới thiệu Vinamilk Vinamilk tên gọi tắt Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) công ty sản xuất, kinh doanh sản phẩm từ sữa Công ty doanh nghiệp hàng đầu ngành công nghiệp chế biến sữa, chiếm lĩnh 75% thị phần sữa Việt Nam sản phẩm Vinamilk xuất sang nhiều nước khu vực trung đông , Đông Nam Á Sau 30 năm mắt, Vinamilk có đa dạng sản phẩm, với 200 mặt hàng sữa tiệt trùng, trùng sản phẩm làm từ sữa Tầm nhìn “Trở thành biểu tượng niềm tin số Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ sống người” Sứ mệnh “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng trân trọng, tình u trách nhiệm cao với sống người xã hội” Logo Vinamilk kết hợp cách điệu chữ hình khối trịn với tơng màu chủ đạo xanh dương trắng tượng trưng cho niềm hy vọng, tin tưởng, tính bảo đảm chất lượng dưỡng chất Một vài sản phẩm công ty Vinamilk Công ty Sữa Vinamilk cung cấp 250 loại sản phẩm khác - Sữa tươi Sữa chua Sữa bột trẻ em người lớn: Sữa đặc Kem phô mai: Sữa đậu nành – nước giải khát: Thành tích bật Sau 45 năm hình thành phát triển, Vinamilk trở thành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam, đưa thương hiệu sữa Việt vươn lên vị trí cao ngành sữa tồn cầu Vào Top 200 cơng ty có doanh thu tỷ tốt Châu Á Thái Bình Dương (Best over a billion) Top 10 doanh nghiệp phát triển bền vững năm 2016 50 doanh nghiệp niêm yết tốt Việt Nam tạp chí Forbes đánh giá Top 10 hàng Việt Nam chất lượng cao Với phát triển ngành công nghiệp sữa phát triển kinh tế Việt Nam, Vinamilk trao tặng nhiều danh hiệu cao quý: Huân chương độc lập hạng III (2 lần), huân chương độc lập hạng II, huân chương lao động hạng I, … II Nguyên tắc kiểm tra công ty Vinamilk Nguyên tắc 1: Nguyên tắc đảm bảo tính chiến lược, hiệu dựa vào chiến lược, kế hoạch xây dựng, hoạt động kiểm tra phải thiết kế theo chiến lược, kế hoạch hoạt động tổ chức Đặc biệt hoạt động nhà quản trị cấp cao cần ý nhiều đến tính chiến lược, phục vụ ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu chiến lược tổ chức Nguyên tắc 2: Nguyên tắc lúc, đối tượng công Vinamilk xác định rõ mục đích kiểm tra, cần xác định cần kiểm tra, nên kiểm tra đâu, phạm vi cho phù hợp Nếu khơng xác định xác thời gian khu vực trọng điểm, kiểm tra phạm vi rộng không thời điểm cần thiết gây lãng phí thời gian tiền bạc Có thể thấy Vinamilk kiểm tra hoạt động kinh doanh mình, ln giám sát việc chấp hành nghĩa vụ theo quy định pháp luật Bằng cách kiểm tra đối tượng việc chấp hành nghĩa vụ doanh nghiệp Vinamilk đảm bảo giấp phép kinh doanh họ đạt tiêu chuẩn, kinh doanh thị trường Nguyên tắc 3: Nguyên tắc cơng khai, xác, thực khách quan Nếu Vinamilk thực kiểm tra không khách quan, với định kiến có sẵn khơng có nhận xét đánh giá đối tượng kiểm tra, kết kiểm tra sai lệch tổn thất lớn nghiêm trọng Vinamilk công khai cho đối tượng liên quan biết điển hình việc Vinamilk cơng khai quy trình kiểm tra, chọn lọc xử lí nguồn sữa, sản phẩm Vinamilk kết chu trình khép kín đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiêm ngặt dinh dưỡng an toàn vệ sinh thực phẩm Vinamilk cam kết cung cấp đầy đủ trung thực thông tin sản phẩm thành phần, giá trị dinh dưỡng, hướng dẫn bảo quản để sử dụng để giúp người dùng hài long tin tưởng Nguyên tắc 4: Nguyên tắc linh hoạt có độ đa dạng hợp lý Q trình kiểm tra phải điều chỉnh linh hoạt cho hợp lý thời gian, phạm vi, nội dung kiểm tra hành động điều chỉnh có đảm bảo tính hiệu phát huy tác dụng hoạt động quản trị III Ưu, nhược kiểm tra cơng ty Vinamilk 3.1 Ưu điểm •Cơng ty xây dựng phát triển hệ thống thương hiệu cực mạnh đáp ứng tốt nhu cầu tâm lý tiêu dùng người tiêu dùng • Đáp ứng xu hướng tiêu dùng tăng nhanh mặt hàng nước giải khát đến từ thiên nhiên tốt cho sức khỏe người • Cơng ty nghiên cứu khoa học nhu cầu dinh dưỡng đặc thù đối tượng để phát triển dòng sản phẩm tối ưu cho người tiêu dùng giới nói chung Việt Nam nói riêng 3.2 Nhược điểm • Bộ máy quy trình kiểm tra cồng kềnh, phức tạp, vận hành cần nhiều chi phí: Khi tiến hành kiểm tra phát sai lệch việc tiến hành đánh giá kiểm tra theo vòng từ: xác định sai lệch, phân tích ngun nhân, xây dựng chương trình điều chỉnh, thực điều chỉnh nhận kết Tiếp theo tiến hành kiểm tra đo lường kết Cuối so sánh thực tế với tiêu chuẩn Trong nhiều trường hợp cịn thu thập số liệu đo lường kết theo thời gian thực Bên cạnh cịn có nhiều trường hợp so sánh số liệu với tiêu chuẩn xác định sai lệch Chính thế, việc đưa chương trình điều chỉnh thực chương trình tốn thời gian tiền bạc • Gây áp lực cho nhân viên: Việc điều chỉnh thực nhiều quy trình kiểm tra có tính hai mặt; đem lại hiệu chặt chẽ tiến độ đảm bảo việc thực cơng việc, song bên cạnh gây không ts sức ép với nhân viên Nỗi lo sợ cấp theo dõi dị xét khiến nhân viên thời gian vào công việc xử lý báo cáo, số liệu thống kê, dây chậm tiến độ thực cơng việc • Đội ngũ nhân viên cần phải đào tạo bản, chun mơn hố phận, gây tốn nhiều chi phí cho công tác đào tạo nhân lực IV Các quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm cơng ty Vinamilk 4.1 Các tiêu chuẩn kiểm tra Vinamilk tập đoàn chuyên cung cấp sữa sản phẩm chăm sóc sức khỏe dinh dưỡng cho người tiêu dùng đặc biệt trẻ em Vì mà chất lượng sản phẩm cần đảm bảo đưa đến tay người tiêu dùng Bởi khách hàng hay nói cách khác người tiêu dùng người định lớn đến sống doanh nghiệp Để kiểm tra chất lượng sản phẩm, Vinamilk đưa áp dụng tiêu chuẩn chung Có nhiều loại tiêu chuẩn tiêu chuẩn chi phí, tiêu chuẩn thu nhập, tiêu chuẩn vốn, khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn nhằm đo chất lượng sản phẩm sử dụng tiêu chuẩn vật lý- Đây tiêu chuẩn liên quan đến việc đo lường phi tiền tệ tiêu chuẩn chung cấp tác nghiệp Với sản phẩm sữa tươi, Vinamilk đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm: • Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 tồn cơng ty ( ISO 9001:2008 tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho hệ thống quản lý khoa học quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất loại hình Doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng trì tỷ suất lợi nhuận cao, doanh nghiệp định phải có hệ thống quản lý chặt chẽ ISO) • Áp dụng tiêu chuẩn HACCP nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm Vinamilk áp dụng tiêu chuẩn HACCP để phân tích, đánh giá mức an tồn vệ sinh chất lượng sản phẩm HACCP bao gồm đánh giá có hệ thống tất bước có liên quan quy trình chế biến thực phẩm, đồng thời xác định bước trọng yếu với an toàn chất lượng thực phẩm Bên cạnh tiêu chuẩn đó, Vinamilk cịn áp dụng tiêu chuẩn khác như: • Tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2005 phịng thí nghiệm Hệ thống phịng thí nghiệm Vinamilk đáp ứng đầy đủ yêu cầu tiêu chuẩn • Tiêu chuẩn FSSC 22000:2005 • Tiêu chuẩn ISO 14001:2004 hệ thống quản lý & bảo vệ môi trường nhà máy • Các tiêu giới hạn phương pháp kiểm nghiệm tuân theo tiêu chuẩn FAO (Tổ chức Lương thực Nông Nghiệp Thế Giới) FDA (Cục Thực Phẩm Dược Phẩm Hoa Kỳ) Ngoài mẫu STNL kiểm tra định kỳ quan thứ ba để chứng minh phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng ATTP Ngoài tiêu chuẩn chất lượng, Vinamilk áp dụng hệ thống quản lý tiên tiến khác môi trường, lượng 4.2 Giám sát đo lường việc thực Là công ty hàng đầu Việt Nam ngành công nghiệp chế biến sữa, Vinamilk tự tin khả cung cấp cho người tiêu dùng sản phẩm khơng an tồn mà cịn đảm bảo dinh dưỡng chất lượng Để đạt điều đó, Vinamilk trọng kiểm tra chất lượng nguồn sữa tươi nguyên liệu (STNL) đầu vào theo tiêu chuẩn quốc tế Quy trình kiểm tra chất lượng bao gồm: • Phịng quản lý chất lượng đưa yêu cầu chất lượng Chất lượng sữa tươi nguyên liệu xác định qua kiểm nghiệm phân tích tiêu hóa lý (hàm lượng chất béo, đạm, khơ) tiêu an toàn thực phẩm (vi sinh chất nhiễm bẩn kim loại nặng, độc tố nấm, dư lượng thuốc thú y thuốc bảo vệ thực vật, ) tiêu cảm quan màu sắc, mùi vị, • Bộ phận xuất nhập mua hàng theo yêu cầu Tại trang trại chăn ni, sữa bị ngun liệu sau vắt ln nhanh chóng đưa đến hệ thống bảo quản lạnh vòng Sau đó, để đánh giá chất lượng sữa, Vinamilk áp dụng đánh giá dựa ba tiêu tỷ lệ chất khô, béo, vi sinh Riêng sữa có tồn dư kháng sinh khơng thu mua nhằm mục đích bảo vệ sức khỏe cho người tiêu dùng Sữa tươi từ hộ chăn ni bị sữa sau vắt nhanh chóng đưa đến trạm trung chuyển sữa tươi nguyên liệu (trạm trung chuyển) Kiểm tra mẫu trung chuyển việc lấy mẫu gửi nhà máy tiến hành trước chứng kiến dân giao dịch sữa Tại trạm trung chuyển, cán kiểm tra chất lượng sản phẩm nhà máy tiến hành thử nghiệm phân tích độ tủa (bằng cồn chuẩn 75 độ), cảm quan mùi vị, tiêu vi sinh (theo dõi thời gian màu xanh metylen), lên men lactic (để phát dư lượng kháng sinh) Với trang thiết bị máy móc đại, Vinamilk phát ngăn chặn hầu hết trường hợp pha thêm chất lạ vào sữa (nếu có) Các thử nghiệm để kiểm tra chất lượng thực đặn vào lần thu mua sữa sáng chiều Sữa đạt yêu cầu lấy mẫu cho vào bồn bảo quản lạnh trạm trung chuyển • Các nguyên vật liệu nhập ngoại phải kiểm tra xác nhận Cục an toàn vệ sinh thực phẩm • Phịng KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm) nhà máy kiểm tra chất lượng toàn nguyên vật liệu trước đưa vào sản xuất Phịng KCS Vinamilk có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng đặt trì tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm đồng thời đảm bảo thủ tục áp dụng để đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn Sau sữa bị tươi nguyên liệu làm lạnh xuống nhỏ độ C, sữa xe bồn chuyên dụng tới để tiếp nhận vận chuyển nhà máy Các trạm trung chuyển phải cử đại diện áp tải theo xe nhằm đảm bảo tuyệt đối an toàn số lượng chất lượng sữa trình vận chuyển Xe bồn chuyên dụng phải kiểm tra định kỳ đột xuất, đảm bảo điều kiện để vận chuyển sữa nhà máy, nhiệt độ sữa nhỏ độ C Khi xe nhà máy, nhân viên QA nhà máy lấy mẫu, tiến hành kiểm tra chất lượng: đun sôi để đại diện trạm trung chuyển uống cảm quan 200ml; thử cồn; lên men lactic, kháng sinh, độ acid, độ khô, độ béo sữa đủ điều kiện tiếp nhận cân bơm vào bồn chứa • Trong trình sản xuất, giai đoạn kiểm tra chặt chẽ, lưu hồ sơ phân tích Với trang thiết bị tiên tiến, đại, đặc biệt robot LGV vận hành tự động, điều khiển hệ thống máy tính trung tâm, Vinamilk ln cam kết giai đoạn trình sản xuất đảm bảo giám sát chặt chẽ • Sản phẩm cuối phải kiểm tra kỹ trước nhập kho 4.3 So sánh với tiêu chuẩn khảo sát Căn vào kết đo lường, tiến hành so sánh kết hoạt động với tiêu chuẩn xác định, từ phát sai lệch kết với tiêu chuẩn Sau tiến hành thơng báo • Đối tượng thơng báo: Các nhà quản trị cấp có liên quan; Các phận, phịng ban có liên quan; Đối tượng bị kiểm tra • Nội dung thơng báo Kết kiểm tra bao gồm số liệu, kết phân tích, tình hình thực cơng việc Chênh lệch kết với tiêu chuẩn nguyên nhân dẫn đến việc chênh lệch kết Dự kiến đưa biện pháp điều chỉnh có sai lệch kết với tiêu chuẩn • u cầu thơng báo Phải kịp thời