GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
L Í DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hiện nay, việc quản lý quá trình học tập của sinh viên tại các trường đại học nói chung và tại trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Việt – Hàn nói riêng đều được thực hiện một cách thủ công, gây mất thời gian và công sức Có khoản 500 lớp học cho mỗi học kỳ và mỗi lớp có từ 40 tới 80 sinh viên tham gia Mỗi khi lên lớp, giảng viên sử dụng danh sách điểm danh trên giấy để thực hiện việc điểm danh sinh viên Cuối kỳ học, giảng viên lại sử dụng danh sách đó để đếm số tiết/buổi vắng của sinh viên, tính toán điểm chuyên cần Việc này gây mất thời gian của giảng viên cũng như dễ gây ra 1 số sai sót Bên cạnh đó, lãnh đạo nhà trường cũng cần nắm bắt tình hình học tập của sinh viên để có những giải pháp cụ thể Nếu sử dụng phương pháp điểm danh truyền thống là điểm danh trên giấy thì lãnh đạo nhà trường không thể có số liệu một cách nhanh chóng, từ đó làm chậm việc đưa ra các giải pháp thích hợp Qua quá trình tìm hiểu và phân tích, việc cần xây dựng một hệ thống điểm danh online là cần thiết Hệ thống này sẽ giúp việc điểm danh cũng như quản lý điểm số trở nên dễ dàng và chính xác hơn, từ đó nhà trường và giáo viên sẽ dễ dàng kiểm tra cũng như theo dõi sát sao hơn các sinh viên từ đó có thể đưa ra các giải pháp thích hợp đúng thời điểm Việc này sẽ khắc phục được những hạn chế do điểm danh thủ công mang đến và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý của trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt-Hàn.
M ỤC TIÊU , Ý NGHĨA
Trong thực tế, việc quản lý sinh viên vắng của trường ĐH Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Việt-Hàn còn mang tính thủ công chưa hiệu quả trong công tác quản lý Công tác quản lý hiện nay chủ yếu được thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian Sự cần thiết của một hệ thống quản lý sẽ là một lựa chọn tốt nhất để giải quyết tình trạng hiện nay Qua quá trình tìm hiểu và phân tích, chỉ ra việc chưa hiệu quả của quy trình quản lý hiện đang triển khai, nêu ra những yêu cầu mới đang đặt ra đối với công tác quản lý sinh viên và xếp loại hạnh kiểm, qua đó đề xuất những phương án để khắc phục những khó khăn đang gặp phải nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác quản lý tại trường và đẩy nhanh tiến trình ứng dụng tin học hoá trong công tác quản lý sinh viên vắng của trường ĐH Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Việt-Hàn Xây dựng được một hệ thống hỗ trợ trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền Thông Việt-Hàn trong công tác quản lý sinh viên nói chung và trong việc điểm danh sinh viên đi học nói riêng Hệ thống khi được đưa vào sử dụng sẽ giúp tăng cường chất lượng giáo dục tại trường.
P HƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết:
Tìm hiểu và vận dụng các kiến thức đã học để xây dựng hệ thống điểm danh Tham khảo ý kiến của người dùng.
- Phương pháp nghiên cứu thực nghiệm:
Dựa vào các phương pháp nghiên cứu lý thuyết để xây dựng hệ điểm danh, đánh giá và chỉnh sửa.
D Ự KIẾN KẾT QUẢ
Xây dựng thành công hệ thống điểm danh cho Trường ĐH công nghệ thông tin và truyền thông Việt-Hàn Nhà trường, giảng viên và sinh viên có thể đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản được cung cấp để thực hiện các công việc liên quan theo đúng quy trình, quy định để nắm được tình hình sinh viên vắng và đánh giá điểm chuyên cần cho sinh viên.
PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI
M Ô TẢ BÀI TOÁN
Mỗi kì học có rất nhiều lớp học phần Đầu mỗi học kì, giảng viên sẽ nhận từ Phòng Đào tạo thời khóa biểu của giảng viên và bảng theo dõi tình hình môn học của những môn học mà giảng viên đó tham gia giảng dạy.
Hàng ngày giảng viên lên lớp phải mở bảng theo dõi tình hình môn học để điểm danh sinh viên vắng bằng cách gọi tên từng sinh viên, sinh viên nào vắng mặt giảng viên sẽ ghi số tiết vắng vào bảng theo dõi.
Giảng viên tính số tiết vắng của những buổi đã học của sinh viên, và gửi bảng báo cáo cho ban công tác sinh viên Nếu sinh viên nào có số tiết vắng gần đạt 30% tổng số tiết, ban công tác sẽ thông báo cho sinh viên đó biết số tiết vắng Sinh viên sẽ tự kiểm tra xem số tiết vắng đó có đúng hay không, nếu không đúng sẽ thông báo lại cho ban công tác và ban công tác sẽ liên hệ đến giao viên để kiểm tra lại.
Cuối mỗi kỳ học hệ thống sẽ mở bảng theo dõi để đếm số tiết vắng của từng sinh viên, từ đó tính điểm chuyên cần của sinh viên theo bản hướng dẫn thực hiện trong việc cho điểm quá trinh và gửi báo cáo về ban công tác Ban công tác ghi điểm chuyên cần và đánh dấu những sinh viên mất tư cách về mặt thời gian của từng môn học vào bảng theo dõi tình hình môn học và nộp cho lanh đạo.
Cuối kỳ khi lãnh đạo có yêu cầu, ban công tác dựa vào bảng theo dõi để lập báo cáo về số tiết vắng của sinh viên và tình hình sinh viên vắng của trường trong học kỳ.Bài toán đặt ra là lãnh đạo muốn biết tổng số sinh viên vắng mặt sau mỗi ca học, mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi kỳ học là bao nhiêu? Cuối mỗi kỳ học lãnh đạo muốn biết tổng số sinh viên bị mất tư cách về mặt thời gian đối với mỗi môn học là bao nhiêu? Ban công tác sinh viên cũng cần nắm được thông tin về số tiết nghỉ của từng sinh viên của từng môn học để từ đó có cách quản lý tốt hơn.
C ÁC LOẠI NGƯỜI DÙNG VÀ CHỨC NĂNG
Phòng đào đạo sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 2 Mô hình quan hệ: Phòng đào tạo đăng nhập 2.2.1.2 Báo cáo định kỳ:
Báo cáo định kỳ về tình hình sinh viên vắng sau mỗi ca học, mỗi ngày, mối tuần, mỗi tháng.
Hình 3 Mô hình thực thể kết hợp: Báo cáo định kỳ
Hình 4 Mô hình quan hệ: Báo cáo định kỳ
Báo cáo cuối năm về tình hình sinh viên vắng của từng học kỳ, và danh sách sinh viên bị mất tư cách về mặt thời gian.
Hình 5 Mô hình thực thể kết hợp: Báo cáo cuối năm
Hình 6 Mô hình quan hệ: Báo cáo cuối năm 2.2.1.4 Cung cấp bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên:
Phòng đào tạo cung cấp cho hệ thống thời khóa biểu của từng giảng viên và bảng theo dõi tình hình môn học của từng lớp môn học.
Hình 7 Mô hình thực thể kết hợp: Cung cấp bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên
Hình 8 Mô hình quan hệ: Cung cấp bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên 2.2.1.5 Thông báo điểm cho sinh viên:
Phòng đào tạo sẽ thông báo điểm chuyên cần định kỳ mỗi tháng một lần cho từng sinh viên trong mỗi học kỳ thông qua giảng viên hoặc gmail và số điện thoại cá nhân của từng sinh viên.
Hình 9 Mô hình thực thể kết hợp: Thông báo điểm cho sinh viên
Hình 10 Mô hình quan hệ: Thông báo điểm cho sinh viên
2.2.1.6 Hỗ trợ và giải quyết yêu cầu từ sinh viên:
Phòng đào tạo nhận thông báo sai sót từ sinh viên sau đó kiểm tra lại với giảng viên sau đó đưa ra giải thích, chỉnh sửa với sinh viên.
Hình 11 Mô hình thực thể kết hợp: Hỗ trợ và giải quyết yêu cầu từ sinh viên
Hình 12 Mô hình quan hệ: Hỗ trợ và giải quyết yêu cầu từ sinh viên
Giảng viên sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 13 Mô hình thực thể kết hợp: Giảng viên đăng nhập
Hình 14 Mô hình quan hệ: Giảng viên đăng nhập
2.2.2.2 Nhận bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên:
Nhận bảng theo dõi và thời khóa biểu chi tiết của từng giảng viên.
Hình 15 Mô hình thực thể kết hợp: Nhận bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên
Hình 16 Mô hình quan hệ: Nhận bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên 2.2.2.3 Mở bảng theo dõi:
Mở bảng theo dõi có đánh chi tiết về thông tin sinh viên bên cạnh là bảng đánh vắng và số tiết vắng.
Hình 17 Mô hình thực thể kết hợp: Mở bảng theo dõi
2.2.2.4 Điểm danh theo phòng học:
Mỗi giảng viên sẽ dạy một phòng học được phân công, sinh viên khi học ở trong phòng học sẽ được giảng viên gọi tên để điểm danh, nếu sau một khoảng thời gian không phản hồi sẽ bị giảng viên đánh là vắng tiết.
Hình 18 Mô hình thực thể kết hợp: Điểm danh theo phòng học
Hình 19 Mô hình quan hệ: Điểm danh theo phòng học
2.2.2.5 Điểm danh theo môn học:
Giảng viên dạy môn học được phân công, sinh viên sẽ học môn học đó và giảng viên sẽ gọi tên để điểm danh, nếu sau một thời gian không phản hồi sẽ bị giảng viên đánh vắng tiết.
Hình 20 Mô hình thực thể kết hợp: Điểm danh theo môn học
Hình 21 Mô hình quan hệ: Điểm danh theo môn học
2.2.2.4 Điểm danh theo ca học:
Giảng viên dạy theo ca học được phân công, sinh viên học ca học đó sẽ được giảng viên gọi tên để điểm danh, nếu sau một thời gian không phản hồi sẽ bị giảng viên đánh vắng tiết.
Hình 22 Mô hình thực thể kết hợp: Điểm danh theo ca học
Hình 23 Mô hình quan hệ: Điểm danh theo ca học
2.2.2.4 Điểm danh theo lớp môn học:
Giảng viên dạy theo lớp môn học được phân công, sinh viên học lớp môn học đó sẽ được giảng viên gọi tên để điểm danh, nếu sau một thời gian không phản hồi sẽ bị giảng viên đánh vắng tiết.
Hình 24 Mô hình thực thể kết hợp: Điểm danh theo lớp môn học
Hình 25 Mô hình quan hệ: Điểm danh theo lớp môn học
2.2.2.5 Tính tổng số tiết vắng:
Tính tổng số tiết vắng của từng ngày của từng sinh viên từng môn học và tổng hợp lại trong học kỳ.
Hình 26 Mô hình thực thể kết hợp: Tính tổng số tiết vắng
2.2.2.6 Thông báo cho sinh viên:
Giảng viên sẽ thông báo đến số điện thoại và gmail của sinh viên để xác nhận về việc vắng mặt trong một tiết học.
Hình 27 Mô hình thực thể kết hợp: Thông báo cho sinh viên
Hình 28 Mô hình quan hệ: Thông báo cho sinh viên 2.2.2.7 Tính lại số tiết vắng:
Tính lại số tiết vắng của từng môn học của mỗi giảng viên phụ trách và gửi đến
Hình 29 Mô hình thực thể kết hợp: Tính lại số tiết vắng
Hình 30 Mô hình quan hệ: Tính lại số tiết vắng 2.2.2.8 Nộp bảng theo dõi cho phòng đào tạo:
Giảng viên lập bảng báo cáo tại hệ thống theo ca học, ngày, tuần, tháng, học kỳ và gửi đến phòng đào tạo.
Hình 31 Mô hình thực thể kết hợp: Nộp bảng theo dõi cho phòng đào tạo
Hình 32 Mô hình quan hệ: Nộp bảng theo dõi cho phòng đào tạo
Sinh viên sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 33 Mô hình thực thể kết hợp: Sinh viên đăng nhập
Hình 34 Mô hình quan hệ: Sinh viên đăng nhập 2.2.3.2 Kiểm tra:
Sinh viên sẽ tự kiểm tra lại và xác nhận xem việc đánh vắng đã đúng hay chưa.
Hình 35 Mô hình thực thể kết hợp: Kiểm tra 2.2.3.3 Thông báo lại:
Sau khi kiểm tra lại thì thông báo lên hệ thống, hệ thống sẽ thông báo lại cho phòng đào tạo thông qua gmail hoặc số điện thoại để giải quyết.
Hình 36 Mô hình thực thể kết hợp: Thông báo lại
Hình 37 Mô hình quan hệ: Thông báo lại
Sinh viên đăng kí môn học thông qua hệ thống với thông tin về môn học, tổng số tiết, số tiết lý thuyết, số tiết thực hành.
Hình 38 Mô hình thực thể kết hợp: Đăng kí môn học
Hình 39 Mô hình quan hệ: Đăng kí môn học
2.2.4 Ban công tác sinh viên
Ban công tác sinh viên sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 40 Mô hình thực thể kết hợp: Ban công tác sinh viên đăng nhập
Hình 41 Mô hình quan hệ: Ban công tác sinh viên đăng nhập
2.2.4.2 Đánh dấu sinh viên mất tư cách về thời gian:
Nếu sinh viên có mặt trên lớp < 80% trong tổng số tiết của từng môn sẽ bị đánh dấu mất tư cách về mặt thời gian.
Hình 42 Mô hình thực thể kết hợp: Đánh dấu sinh viên mất tư cách về thời gian
Hình 43 Mô hình quan hệ: Đánh dấu sinh viên mất tư cách về thời gian 2.2.4.3 Kiểm tra lại báo cáo và gửi cho lãnh đạo:
Ban công tác sẽ kiểm tra lại các báo cáo nhận từ phòng đào tạo và gửi cho lãnh đạo.
Hình 44 Mô hình thực thể kết hợp: Kiểm tra lại báo cáo và gửi cho lãnh đạo
Hình 45 Mô hình quan hệ: Kiểm tra lại báo cáo và gửi cho lãnh đạo
Lãnh đạo sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 46 Mô hình thực thể kết hợp: Lãnh đạo đăng nhập
Hình 47 Mô hình quan hệ: Lãnh đạo đăng nhập 2.2.5.2 Gởi phiếu yêu cầu báo cáo:
Lãnh đạo sẽ gửi yêu cầu nhận bảng báo cáo và lập thời hạn gửi đến Ban công tác sinh viên thông qua hệ thống.
Hình 48 Mô hình thực thể kết hợp: Gởi phiếu yêu cầu báo cáo
Hình 49 Mô hình quan hệ: Gởi phiếu yêu cầu báo cáo
2.2.5.3 Nhận các thông tin về báo cáo và xem xét lại:
Lãnh đạo sẽ nhận bảng báo cáo từ Ban công tác sinh viên sau đó kiểm tra và đưa ra các quyết định.
Hình 50 Mô hình thực thể kết hợp: Nhận các thông tin về báo cáo và xem xét lại
