CÁC HỆ THỐNG TRONG KINH DOANH Bất kể là 1 doanh nghiệp dù là hoạt động trong lính vực nào sản xuất kinh doanh, thương mại, cơ quan hành chính nhà nước, hoạt động giáo dục, y tế, các hộ kinh doanh tư n[.]
CÁC HỆ THỐNG TRONG KINH DOANH Bất kể doanh nghiệp dù hoạt động lính vực nào: sản xuất kinh doanh, thương mại, quan hành nhà nước, hoạt động giáo dục, y tế, hộ kinh doanh tư nhân… Khi hoạt động cần thiết phải có đầy đủ hệ thống sau: 1/ Hệ thống tổ chức: Đây hệ thống quan trọng hệ thống xương sống c hệ thống - Khái niệm: Hệ thống tổ chức (HTTC) hệ thống có xếp, có phân cấp, phân tầng trình hoạt động Hệ thống liên quan chủ yếu người ( mối liên hệ người với nhau, dù 1, hay người phải có phân cấp, phải giữ khoảng cách người nhân viên với sếp) - Tác dụng HTTC: Nhằm để liên lạc nội toàn hệ thống đơn vị, giúp đơn vị phát triển bền vững Khi đơn vị phát triển -> thúc đẩy hệ thống tổ chức phát triển Ví dụ Sơ đồ HTTC Trung tâm GD Hòa nhập Giám đốc Bộ phận Văn Phòng Quản Quản lý tầng Quản lý chuyên môn - Mối quan hệ hệ thống tổ chức:Trong hệ thống tổ chức có mối quan hệ sếp – nhân viên, Nhân viên – nhân viên - Giữa nhà Quản lý nhân viên ln ln tồn xảy đối kháng: sơ đồ HTTC ta thấy tồn đối kháng sau: Giám đốc >< Bộ phận văn phòng, Văn phòng >< Quản lý tầng, Quản lý chuyên môn, Quản lý tầng, quản lý chuyên môn >< Giáo viên, Bộ phận văn phòng >< Giáo viên, Văn phòng >< Tạp vụ, bảo vệ Sự đối kháng thông thường nhân viên > Nó thể qua tiền lương người lao động Sự an toàn, an tâm (2): Khi người lao động đầy đủ nhu cầu họ cần đến an tồn an tâm Ví dụ : Bản thân làm cho số Cơng ty, làm cho Trung tâm GD HN Trẻ em, Lý định làm cho TT : 1/ thấy mức lương đầu vào đảm bảo số tiêu chí đưa phù hợp với lực mình, 2/ Trung tâm có số đãi ngộ tốt Nhân viên: Chế độ bảo hiểm, lương tháng 13, chế độ tăng lương hàng năm ( làm tốt hồn thành cơng việc tốt), chế độ ăn trưa trung tâm, chế độ ngày phép Ở thấy ổn định cơng việc phát triển cho thân( an toàn, an tâm.) Sự tôn trọng coi trọng người lao động (3): Bất kể người làm việc đâu điều quan trọng “ Sự tôn trọng” chủ doanh nghiệp nhân viên làm bán sức lao động cho chủ DN Nếu sức lao động tơn trọng coi trọng làm việc ta cố gắng phấn đấu cho cơng việc nhằm hồn thành tốt cơng việc Nếu chủ doanh nghiệp khơng có tơn trọng nhân viên nhân viên làm sai họ quát mắng chúng ta, coi thường cảm thấy không chủ DN tôn trọng khơng có tôn trọng họ nảy sinh đối kháng ngày cao vấn đề định rời bỏ DN cịn vấn đề thời gian Khi làm sai điều đó, ta hướng dẫn , bảo, điểm sai lúc ta cảm nhận tơn trọng dành cho triệt tiêu đối kháng, đẩy gần khoảng cách sếp với nhân viên, tạo thân thiện môi trường làm việc Sự tin tưởng( 4): Người ta thường nói “ Nếu khơng tin tưởng khơng dùng, cịn dùng phải tin” Sự tin tưởng thể qua việc tin tưởng vào nhân viên giao việc cho nhân việc Nếu không tin tưởng mà lúc nghi ngờ nhân viên khơng” khơng làm được, khơng xử lý cơng việc” sai lầm tuyển dụng họ, sau thời gian làm việc đào tạo hướng dẫn họ phải tin tưởng vào họ tin tưởng vào NV giao cho họ quyền xử lý cơng việc lúc họ làm giúp bớt phần việc ta có thời gian để dành cho cơng việc khác có hội phát triển nhân viên có nhiều hội để thể thân Sự tự khẳng định (5): KHi tin tưởng giao việc cho NV tạo sáng tạo cho NV hội để NV tự thể khẳng định thân Đây tầng cao tháp Maslow Phát triển đến tầng tạo tối đa 100% lực làm việc nhân viên Ví dụ Tại TTGD HN, Tất NVVP giám đốc đào tạo ( chuyên môn cơng việc), Mỗi NV làm sai hay có vấn đề sai sót CV, Giám đốc họp tồn NVVP lại để phân tích, điểm sai sót, mặt yếu NV để người nhìn vào rút kinh nghiệm Trong phận NVVP có NVVP làm tốt cv ( cịn gọi NVVP cứng), Giám đốc giao quyền điều hành trung tâm cho NVVP cứng giải công việc để giám đốc tập trung vào dự án, ngiên cứu khác Trong trình điều hành TT, VP có vấn đề khó khăn , vướng mắc khơng giải VP cần có tư vấn, định hướng Giám đốc để điều chỉnh kịp thời giải cơng việc Mặc dù Giám đốc giao tồn quyền điều hành cho phận VP có giám sát kiểm tra thường xuyên NV phận VP định kỳ hàng tháng phải có báo cáo CV, hàng ngày phản ánh vấn đề phát sinh cách giải Ngoài ra, GĐ cịn giám sát phận VP thơng qua Giáo viên quản lý thong tin mà giáo viên phản ánh phận văn phòng chọn lọc phân tích thong tin 2/ Hệ thống công việc ( HTCV): - Khái niệm: HTCV hệ thống quy định công việc cụ thể HTTC - Tác dụng HTCV: HTCV có tác dụng phân cơng nhiệm vụ cho tất mắt xích HTTC nhằm tạo chuyên nghiệp công việc Trong ví dụ Sơ đồ HTTC HTCV thể qua : Sự quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, công việc phận riêng biệt Ví dụ như: Bộ phận Văn phịng + Chức phận VP là: Điều hành toàn hoạt động Trung tâm + Nhiệm vụ phận văn phòng: Quản lý Giáo viên/ nhân viên, quản lý học sinh, tư vấn phụ huynh, vấn đề khác trung tâm Chính vậy, phận văn phòng lại chia làm nhiều mảng khác nhau: Văn phịng chun mơn, Văn phịng kế tốn, Văn phịng quản lý nhân sự, văn phịng đưa đón trả trẻ…chính phận VP lại có công việc quy định khác như: VP chuyên mơn: Sẽ quản lý phần chun mơn tồn giáo viên dựa vào Giáo viên quản lý chuyên môn, tư vấn chuyên môn cho phụ huynh, quản lý Phân lịch học… chịu trách nhiệm mảng chuyên môn với Ban giám đốc báo cáo định kỳ VP kế toán : Chịu trách nhiệm vấn đề Thu – Chi Trung tâm ( cân đối toàn thu – chi), vấn đề bảo hiểm, lượng học sinh tăng giảm… phải báo cáo thường xuyên ( mặt định tính định lượng) với Ban giám đốc VP Quản lý nhân sự: Chịu trách nhiệm giải toàn vấn đề liên quan đến nhân trung tâm, chế độ cho GV/ NV, vướng mắc GV/NV, kế hoạch tuyển dụng đào tạo GV/NV , báo cáo kịp thời định hình nhân TT VP đưa đón trả trẻ: Chịu trách nhiệm đưa đón trẻ lớp tầng, trả trẻ theo quy định Bộ phận Giáo viên quản lý tầng ( GV quản lý chun mơn): Là giáo viên có chun mơn tốt, làm việc gắn bó lâu năm có nhiều kinh nghiệm việc giảng dạy,điều hành hoạt động tầng phụ trách , quản lý giám sát giáo viên tầng thực theo quy chế, quy định trung tâm, quản lý toàn học sinh tầng: ăn uống trẻ, hoạt động học tập trẻ tầng, vấn đề khác phát sinh tầng, trực tiếp tham gia can thiệp cho trẻ Báo cáo lại với Ban giám đốc phận Văn phịng tồn hoạt động tầng định kỳ theo tháng Bộ phận Giáo viên: Là người trực tiếp can thiệp cho trẻ TT, chịu trách nhiệm tiến trẻ, can thiệp cho trẻ theo phương pháp đào tạo, lên kế hoạch phương hướng can thiệp cho trẻ theo tháng, giai đoạn trẻ… Như vậy, phân công rõ rang nội dung công việc phận tạo độc lập cơng việc, khơng có trùng lặp công việc Tuy nhiên PCCV lại có mối liên hệ khăng khít nhau, liên quan đến tách rời HTTC 3/ Hệ thống Quy Trình ( HTQT) - Khái niệm: HTQT hệ thống cụ thể của HTCV, có phần tổng thể quy định, mối quan hệ toàn HTCV, HTTC doanh nghiệp - Tác dụng HTQT: Giúp giải cơng việc dễ dàng hơn, tạo tính chun nghiệp cho phận DN, giúp khả làm việc NV tốt Ví dụ : Tại TT VP có quy trình làm việc riêng cho cho phận NV văn phòng Quy trình thực chun mơn nào, Quy trình tư vấn cho phụ huynh mới, Quy trình thu – chi tài TT, Quy trình đưa đón trả trẻ Tất có quy trình quy định riêng trình làm việc Một NV VP nhận vào làm việc TT cơng việc phải học cách đưa đón trả trẻ, chăm sóc trẻ ( thể qua việc cho trẻ ăn) muốn làm tất cơng việc văn phịng cần phải am hiểu trẻ Sau thời gian NV đào tạo hướng dẫn mặt chuyên môn ( Tư vấn phụ huynh, phân lịch học, vấn đề chun mơn khác)… Chính có nhân viên văn phịng có việc xin nghỉ NVVP khác làm thay cơng việc cho đồng nghiệp ( điều tùy thuộc vào lực làm việc NV) mà không bị phụ thuộc 4/ Hệ thống xử lý khắc phục cố: - Khái niệm: HT xử lý khắc phục cố hệ thống giải vấn đề xung đột, mâu thuẫn xảy Nhân viên khách hàng - Tác dụng hệ thống xử lý cố: Tạo tin tưởng hài lòng khách hàng với doanh nghiệp, giải thắc mắc khách hàng sản phẩm Doanh nghiệp Ví dụ : Tại Trung tâm HN trẻ em chưa có hệ thống xử lý khắc phục cố riêng biệt Tuy nhiên phận văn phịng phận chịu trách nhiệm tồn vấn đề liên quan đến trẻ Khi phụ huynh có vướng mắc liên quan đến trẻ trẻ bị cào cấu, cắn mà GV khơng bao qt hết… phụ huynh phản ánh, VP phải tìm hiểu nguyên nhân hỏi quản lý tầng xem lý trẻ bị cắn ( GV khơng biết) -> VP xem lại camera toàn hoạt động trẻ trình can thiệp TT sau giải thích phân tích cho phụ huynh hiểu ( cần thiết cho phụ huynh xem lại Camera để phụ huynh tin tưởng hơn) Những trường hợp bình thường VP trao đổi giáo viên cịn phải dạy trên, lúc gv gặp trao đổi với phụ huynh Tuy nhiên, có trường hợp đặc biệt VP đạo GV trực tiếp xuống trao đổi giải thích với phụ huynh 5/ Hệ thống thông tin (HTTT): Khái niệm:HTTT hệ thống bao gồm yếu tố có quan hệ với làm nhiệm vụ thu thập, xử lý , lưu trữ sữ liệu nhằm cung cấp chế phản hồi để đạt mục tiêu định Tác dụng HTTT: HTTT có tác dụng truyền tải thông tin hệ thống nội DN hệ thống bên DN ( giúp khách hàng hiểu doanh nghiệp, hiểu dịch vụ, sản phẩm DN…) HTTT tốt HTTT xử lý hàng ngày điều chỉnh xử lý kịp thời Cịn HTTT khơng liêc tục, khơng hoạt động tốt tạo nghi ngờ, không tin tưởng khách hàng Chính vậy, HTTT cần phải xây dựng lưu trữ từ đầu để tạo ta tập thông tin nhiều lên nâng cao sức cạnh tranh tạo đà cho phát triển Mỗi DN có HTTT khác Ví dụ HTTT TTGD HN : Hệ thống TT trước TT sau: - HTTT nội bộ: + Được phản ánh qua “Sổ giáo viên” hàng ngày vấn đề liên quan đến trẻ, đến nhân viên, đến hoạt động Trung tâm Giám đốc, VP, GV ghi chép phản ánh lại để tất NV nắm thơng tin phản hồi trực tiếp vào sổ + Các vấn đề liên quan phát sinh xảy với trẻ giáo viên báo lại ngày với phận văn phịng để VP kịp thời báo lại tình hình trẻ gia đình + Thơng tin trẻ: Các thông tin liên quan đến trẻ lưu trữ sổ sách + phần mềm máy tính trẻ đánh giá đăng ký học TT Họ tên trẻ, Ngày tháng năm sinh, địa chỉ, tình trạng trẻ đến đánh giá, tình trạng trẻ trình Can thiệp TT… - HTTT bên ngồi: + Thơng tin Trung tâm: Được TT đăng tải Web, “ Giới thiệu Trung tâm” ( trẻ đến đánh giá can thiệp trực tiếp TT) để phụ huynh hiểu hoạt động TT + Thông tin trẻ phụ huynh: gồm có trao đổi gián tiếp trao đổi trực tiếp) Trao đổi gián tiếp - Khi trẻ tham gia can thiệp TT thơng tin trẻ Giáo viên phản ánh qua sổ trẻ ( Mỗi trẻ có riêng sổ ), giáo viên trực tiếp dạy trẻ phản ánh tình hình học trẻ tuần , cuối tuần phụ huynh lấy sổ trẻ để biết tuần trẻ học gì, sau gia đình trẻ phản hồi vafcung cấp thêm thông tin nhà trẻ theo tháng, giai đoạn trẻ.Trao đổi trực tiếp: Phụ huynh trao đổi trực tiếp qua điện thoại gặp trực tiếp giáo viên trung tâm để trao đổi tình hình học trẻ Như giữ phụ huynh giáo viên có trao đổi thơng tin với tình hình trẻ Hàng ngày có vấn đề phát sinh với trẻ phận văn phịng báo lại ln với gia đình tránh trường hợp khơng báo lại với gia đình Trên toàn hệ thống DN, Mỗi hệ thống có mối liên hệ khăng khít hỗ trợ trình hoạt động phát triển DN Sau học cá hệ thống DN em thấy hiểu nhiều hệ thống Trung tâm hoạt động, mối liên hệ hệ thống Rất mong đóng góp ý kiến người cho thu hoạch trên!