LÍ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý
Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch được hoàn thành một cách có hiệu quả.Còn kiểm soát là xem xét để nắm bắt hoạt động và phát hiện, ngăn chặn những gì trái với qui định đặt trong phạm vi của mình. a Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, là một chức năng của quản lí
Quản lí là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Kiểm tra không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lí mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này b Kiểm tra, kiểm soát được thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí trong bộ máy nhà nước, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xã hội ở từng nước
Về mặt cấp quản lí, kiểm tra ở cấp vĩ mô (do nhà nước thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp) khác với kiểm tra ở cấp vi mô.
Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp hướng tới hiệu năng của quản lí khác với hoạt động kinh doanh hướng tới hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên.
Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xã hội, kiểm tra, kiểm soát khác nhau do sự khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cương và truyền thống pháp luật. c Kiểm tra, kiểm soát phát triển cùng với quá trình phát triển của lịch sử và hoạt động quản lí theo xu hướng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tiến tới hoạt động độc lập:
Khi nhu cầu kiểm tra, chưa nhiều và chưa phức tạp, kiểm tra, được thực hiện đồng thời với các chức năng quản lí khác trên cùng một con người, một bộ máy thống nhất, khi nhu cầu này phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cũng cần tách ra một hoạt động độc lập và thực hiện bằng hệ thống bộ máy chuyên môn độc lập.
Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp rất lớn đối với hoạt động của các đơn vị, thể hiện ở:
- Phát hiện, sửa chữa sai lầm
- Hướng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng hành lang pháp lí
- Bảo vệ tài sản, tiền vốn
- Tạo niềm tin cho người quan tâm
- Theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường
- Tạo chất lượng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị do tạo ra các chu kì đầu tư nhanh chóng hơn nhờ đảm bảo thực hiện chương trình, kế hoạch có hiệu quả cao.
1.1.2 Bản chất Hệ thống KSNB a Định nghĩa hệ thống KSNB
Như trên đã biết, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí. Nhưng kiểm tra thường mang tính thứ bậc hành chính (cấp trên với cấp dưới) trong khi kiểm soát có thể là của cấp trên với cấp dưới, cũng có thể là kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp và thường được dùng với nghĩa KSNB nhiều hơn.
KSNB là việc tự bản thân doanh nghiệp thiết lập và tiến hành các thủ tục và các bước kiểm soát nhằm điều hành các hoạt động của mình Hoạt động KSNB sẽ có hiệu quả hơn nếu chúng hình thành hệ thống Trong văn bản chỉ đạo về kiểm toán quốc tế, hệ thống KSNB được định nghĩa là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nhằm các mục đích sau:
1 Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán
2 Bảo đảm tính tin cậy của thông tin
3 Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị.
4 Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng của quản lí
Các chính sách trong KSNB bao gồm tất cả các chính sách về quản lí nhân sự, quản lí tiền lương, vật tư, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách về hoạt động của đơn vị
Các biện pháp kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lí khác có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không.
Các thủ tục kiểm soát: Đó là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Chính việc tuân thủ các nguyên tắc này tự nó đã tạo nên sự hiệu quả của kiểm soát.
Về các mục đích của hệ thống KSNB:
Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả tài sản hữu hình (như tiền mặt, vật tư, TSCĐ), và các tài sản vô hình như các tài liệu quan trọng, uy tín của doanh nghiệp những tài sản này của công ty có thể bị trộm cắp, bị tham ô nếu không có những biện pháp kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản và sổ sách trở nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống máy tính được sử dụng, một số lượng lớn thông tin trên các đĩa từ có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếu chúng không được cẩn trọng bảo vệ.
Bảo đảm tính tin cậy của thông tin: Ban quản trị cần phải có được thông tin chính xác, kịp thời để đưa ra quyết định điều hành Hệ thống KSNB được xác lập nhằm đảm bảo các thông tin cung cấp cho ban quản trị là đáng tin cậy.
Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí rằng các qui định đó cùng những qui định khác bên ngoài liên quan đến hoạt động của các công ty được tuân thủ.
Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: Các quá trình kiểm soát trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các nguồn tiềm năng.
Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB.
- Sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thể hiện trong qui chế KSNB.
- Sự vận hành của qui chế trên hoạt động của đơn vị.
- Tính liên tục của sự vận hành của qui chế đó trên thực tế. b Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
ĐẶC ĐIỂM CỦA LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG LOẠI HÌNH TỔNG CÔNG TY
1.2.1 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ
Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa là một hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa được tất cả những hậu quả xấu có thể xảy ra Những hạn chế đó xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Yêu cầu của những nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả.
- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế khó có thể phát hiện được những sai phạm đột xuất hay bất thường.
- Sai phạm của nhân viên do thiếu thận trọng, sao nhãng, sai lầm trong xét đoán,hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì đIều kiện thực tế đã thay đổi
1.2.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB
Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thõa mãn để ngăn ngừa sai sót trong sổ sách Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là: a Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực) Hệ thống KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán. b Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn), tránh làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty c Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn vẹn) Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách. d Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). Một cơ cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ. e Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại) đảm bảo các khoản mục trong báo cáo tài chính được trình bày đúng đắn. f Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng thời kì (tính thời kì): nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở kì nào phải được ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo nguyên tắc phù hợp. g Các nghiệp vụ được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.
1.2.3 KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu a KSNB đối với vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
- Tiền mặt bao gồm các khoản tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp tại quĩ.
- Tiền gửi ngân hàng bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng.
- Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyền tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng.
Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán và là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lưu động.Vốn bằng tiền còn là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị.Tiền là tài sản được ưa chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềm tàng cao nhất Do đó, các biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng là vô cùng quan trọng để bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn.
Một số chính sách, biện pháp, thủ tục cơ bản sau được áp dụng trong kiểm soát vốn bằng tiền:
Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách nhiệm của từng người, từng bộ phận với việc quản lí vốn bằng tiền cũng như đưa ra các qui định bảo vệ vốn bằng tiền.
Hai là : Thực thi các nguyên tắc quản lí:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền gửi ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển, ai phụ trách thanh toán với bên ngoài, ai phụ trách thanh toán các khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc phải dược qui định rõ ràng, cụ thể trong qui chế quản lí vốn bằng tiền.
Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải được xét duyệt và chỉ được kí khi có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi là thực sự có nhu cầu chi.
Uỷ quyền: ngoài trách nhiệm của chủ tài khoản, có thể uỷ quyền cho một hoặc hai người để duyệt chi Việc uỷ quyền là bắt buộc phòng khi chủ tài khoản đi vắng, cũng là để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhưng cũng không được uỷ quyền quá rộng rãi, có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng hoặc cả hai có phân cấp duyệt chi theo mức chi
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với vốn bằng tiền thì cách li trách nhiệm là vô cùng quan trọng để ngăn ngừa sai phạm: o Cách li giữa thủ quĩ và kế toán o Cách li giữa người duyệt chi với người thực hiện các khoản chi, giữa người được kí phát hành séc với người chi tiêu. o Cách li giữa người ghi sổ với người kiểm soát thu, chi.
Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt: trang bị các két sắt an toàn để giữ an toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu , trang bị các máy tính tiền cũng là một biện pháp kiểm soát để bảo vệ tiền mặt.
Bốn là: Đối với kế toán:
Nguyên tắc cơ bản là phải cập nhật, hàng ngày kế toán và thủ quĩ phải ghi sổ các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với nhau.
Phải ghi sổ chi tiết cho từng loại tiền, từng loại quĩ.
Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép.
Phải đối chiếu thường xuyên đề phòng những chênh lệch phát sinh. Lập danh sách hoá đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền.
Năm là: Công tác quản lí:
- Hạn chế lượng tiền tại két ;
- Hạn chế đến mức tối thiểu các đầu mối thu, chi tiền mặt
- Hạn chế lưu giữ tiền mặt ở nhiều địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàn cho tiền mặt và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
- Hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán:
- Đối chiếu thường xuyên và định kì với ngân hàng.
Sáu là: Định kì hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với sổ sách, tìm các nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lí kịp thời.
Bảy là: Đối với tiền đang chuyển phải có một người chuyên theo dõi về thời điểm chuyển và thời điểm nhận được giấy báo để ghi sổ kịp thời Phải có sổ chi tiết theo dõi riêng từng loại tiền đang chuyển, thời gian chuyển và thời gian nhận được giấy báo, cuối kì khoá sổ chính xác.
Tám là: Định kì thực hiện kiểm toán nội bộ đối với vốn bằng tiền.
Ngoài những biện pháp trên thì tính liêm chính của nhân viên cũng cần bàn đến Nhà quản lí phải thường xuyên theo dõi tính liêm chính của nhân viên Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu lực của các biện pháp, chính sách kiểm soát.
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở TỔNG CÔNG TY HÓA DẦU PETROLIMEX
ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔNG CÔNG TY HÓA DẦU PETROLIMEX
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex , tiền thân là Công ty Dầu nhờn được thành lập ngày 09/06/1994 theo Quyết định số 745/TM/TCCB của Bộ
Năm 1998, Công ty Dầu nhờn được đổi tên thành Công ty Hóa dầu trực thuộc Tổng Công ty XD Việt Nam theo Quyết định số 1191/1998/QĐ- BTM, ngày 13/10/1998 của Bộ Thương Mại. Để đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời kỳ mới, năm 2003 Công ty Hóa dầu được cổ phần hóa theo Quyết định số 1801/2003/ QĐ/BTM ngày 23/12/2003 của Bộ Thương mại là công ty thành viên của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Ngày 31/12/2003 Công ty đã tổ chức Đại hội đồng cổ đông thành lập Công ty CP Hóa dầu Petrolimex và ngày 01/03/2004 Công ty chính thức đi vào hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, với số Vốn Điều lệ ban đầu là 150 tỷ đồng, trong đó Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nắm giữ cổ phần chi phối với tỷ lệ 85%. Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2004, ngày 25/04/2005 đã chính thức thông qua đề án “Cấu trúc lại Công ty CP Hóa dầu Petrolimex” hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, theo đó Công ty CP Hóa
Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội; có 04 Chi nhánh Hóa dầu (CNHD): CNHD Hải Phòng, CNHD Đà Nẵng, CNHD Sài Gòn và CNHD Cần Thơ; có
02 Nhà máy dầu nhờn (NMDN): NMDN Thượng Lý tại TP Hải Phòng và NMDN Nhà Bè tại TP Hồ Chí Minh; có 01 Kho chứa Dầu mỡ nhờn tại Đức Giang, Long Biên, Hà Nội.
Ngày 27/12/2005, HĐQT Công ty CP Hóa dầu Petrolimex đã quyết định thành lập 02 Công ty con là Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex và Công ty TNHH Hóa chất Petrolimex, với số vốn điều lệ ban đầu của mỗi công ty con là 50 tỷ đồng, do Công ty CP Hóa dầu Petrolimex sở hữu 100% vốn điều lệ Hai Công ty con chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 01/03/2006.
Ngày 27/12/2006, cổ phiếu của Công ty đã chính thức niêm yết trên TTGDCK Hà Nội, với mã chứng khoán PLC Trong năm 2007, Công ty đã thực hiện chào bán cổ phần, tăng Vốn Điều lệ Công ty từ 150 tỷ đồng lên 161,272 tỷ đồng Qua các năm từ 2008 đến nay, thực hiện các phương án tăng Vốn điều lệ; đến thời điểm 03/04/2013, Vốn điều lệ của Công ty là 602.239.780.000 đồng, trong đó Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam có số vốn góp là 476.302.120.000 đồng, nắm giữ 79,07% tổng số vốn điều lệ; các cổ đông khác chiếm 20,93%.
Ngày 31/05/2011, Thủ Tướng Chính phủ đã có quyết định số 828/QĐ- TTg về việc phê duyệt Phương án cổ phẩn hóa và cơ cấu lại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam thành Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, trong đó có nội dung tái cấu trúc Công ty CP Hóa dầu Petrolimex thành Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex.
Ngày 10/07/2012, Đại hội đồng cổ đông Công ty CP Hóa dầuPetrolimex đã thống nhất, ban hành Nghị Quyết số 02/NQ-PLC-ĐHĐCĐ trong đó có nội dung về việc đổi tên Công ty CP Hóa dầu Petrolimex thành Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex
Thực hiện chỉ đạo, ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ, ngày 27/11/2012 Bộ Công thương đã ban hành văn bản 11490/BCT-TCCB, thông báo ý kiến về đề án tái cơ cấu Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, theo đó Bộ Công thương đồng ý “thực hiện cơ cấu lại các đơn vị thành viên của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam để hình thành các Tổng Công ty cổ phần chuyên ngành Hóa dầu, Gas, Bảo hiểm theo Luật doanh nghiệp, trong đó Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex là Doanh nghiệp do Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam nắm giữ trên 75% Vốn điều lệ, hoạt động trong lĩnh vực chuyên doanh Hóa dầu”.
Ngày 05/02/2013, Hội đồng quản trị Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đã ban hành Nghị quyết số 047/2013/PLX-NQ-HĐQT về việc phê duyệt “Đề án cơ cấu lại để hình thành Tổng Công ty cổ phần Hóa dầu Petrolimex”.
Trên cơ sở các quy định của Pháp luật và các văn bản chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Công Thương, Bộ Kế hoạch đầu tư và Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Công ty CP Hóa dầu Petrolimex đã tiến hành các thủ tục liên quan để đăng ký thay đổi tên Công ty CP Hóa dầu Petrolimex thành Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex Ngày 03/04/2013, Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội đã hoàn thiện các thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi lần thứ 14 cho Công ty CP Hóa dầu Petrolimex, theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, Công ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex đã chính thức được chấp thuận đổi tên thành Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex với các nội dung chính sau:
Tên Tiếng Việt: TỔNG CÔNG TY HÓA DẦU PETROLIMEX
Tên Tiếng Anh: PETROLIMEX PETROCHEMICAL
Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh chính:
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu Dầu mỡ nhờn, Nhựa đường, Hóa chất (trừ Hóa chất Nhà Nước cấm) và các mặt hàng khác thuộc lĩnh vực sản phẩm dầu mỏ và khí đốt.
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu: vật tư, thiết bị chuyên ngành Hóa dầu.
- Kinh doanh dịch vụ: vận tải, cho thuê kho bãi, pha chế, phân tích thử nghiệm, tư vấn và dịch vụ kỹ thuật Hóa dầu.
- Kinh doanh bất động sản.
- Kinh doanh dịch vụ cung ứng tàu biển.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex
- Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex có chức năng kinh doanh mua bán các sản phẩm dầu mơ, dầu nhờn, hóa chất… cung ứng cho thị trường trong nước và tiến hành cung ứng một số hoạt động dịch vụ khác trong phạm vi khu vực.
- Với tư cách pháp nhân được Nhà nước giao tài sản, tiền vốn, đất đai, Tổng công ty có trách nhiệm quy hoạch, quản lý, khai thác và sử dụng các tài sản đất đai phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
- Tổ chức sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng công ty nhằm đạt được mục tiêu chiến lược phát triển của Tổng công ty đặt ra, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và trình bộ thương mại phê duyệt và tổ chức giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc.
- Quyết định phân công thị trường kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, phân công sản xuất kinh doanh, chuyên môn hoá đối với các đơn vị trực thuộc.
- Tổng công ty mà người đại diện là Tổng giám đốc căn cứ vào yêu cầu phát triển sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty và nhu cầu trên từng thị trường khu vực để giao vốn và xác định mức sử dụng vốn cho từng đơn vị trực thuộc tương xứng trong từng kỳ kế hoạch.
- Được giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương, hợp đồng nghiên cứu khoa học công nghệ, các hợp đồng liên doanh, hợp tác, liên kết thuộc phạm vi kinh doanh của Tổng công ty với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo chính sách pháp luật của Nhà Nước.
TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY HÓA DẦU PETROLIMEX
2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý a Mô hình tổ chức của Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex b Liên hệ với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát
Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý đối với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ là như sau:
Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng Để tránh xảy ra tình trạng này, hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty đã thiết lập chế độ quản lí chặt chẽ đối với hệ thống sổ sách, chứng từ , mỗi hoạt động liên quan đến sự tăng giảm của tài sản đều được phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền Giá trị thực tế của tài sản luôn được kiểm soát chặt chẽ thông qua việc kiểm kê và đối chiếu thường xuyên, các khoản khấu hao luôn được giám sát tuân theo tỉ lệ và mức độ đã đăng kí
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng công được thiết kế nhằm đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty phải được tuân thủ đúng mức Cụ thể, công việc của hệ thống Kiểm soát nội bộ được tiến hành nhằm:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của Tổng công ty.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của Tổng công ty.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Để đảm bảo được các mục tiêu trên, hệ thống thông tin của Tổng công ty luôn được giám sát chặt chẽ bởi Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng. Các thông tin tài chính, kế toán cũng như các thông tin liên quan đến thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trước khi trình lên Hội đồng quản trị và công bố chính thức đều được rà soát kĩ lưỡng bởi bộ phận Kiểm soát độc lập về tính trung thực, hợp lí và khách quan
Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Tổng công ty Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong các Tổng công ty được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý Tổng công ty Bên cạnh đó, Ban kiểm soát với vai trò là bộ phận kiểm tra độc lập cũng đảm trách chức năng tư vấn về quản lí, nhằm trợ giúp cho ban lãnh đạo và Hội đồng quản trị trong việc thiết kế và xây dựng các chính sách đầu tư và thủ tục quản lí, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động.
2.2.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ a Đặc điểm tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ a.1 Đặc điểm Môi trường kiểm soát tại Tổng công ty
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
Thực chất của việc một tổ chức, một Tổng công ty có được kiểm soát hay không phụ thuộc vào thái độ của ban quản trị đó Vì vậy ban quản trị Tổng công ty luôn tin rằng sự kiểm soát là quan trọng và dẫn đến các cá nhân trong Tổng công ty cũng sẽ phải thực hiện một cách nghiêm túc và tuân thủ đúng các nguyên tắc kiểm soát đã đề ra, do đó hầu hết các mục tiêu kiểm soát sẽ có kết quả tốt
Dưới đây là một số nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát tại nội bộ Tổng công ty:
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong Tổng công ty sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ Tổng công ty Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của Tổng công ty.
Với tôn chỉ con người là tài sản vô giá của Tổng công ty, nên đã liên chủ đề chuyên môn và nghiệp vụ khác nhau nhằm tăng cường, mở rộng và cập nhập kiến thức cho cán bộ công nhân viên Bồi dưỡng, phát huy năng lực và khả năng sáng tạo của họ là một trong những mục tiêu mà Tổng công ty đang theo đuổi trong nỗ lực đưa Tổng công ty tiến bước vững chắc vào thế kỷ
Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công vụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý của Tổng công ty thường quan tâm và xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập để phát hiện những vấn đề bất thường nhằm xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính của Tổng công ty, đặc biệt trong việc áp dụng thủ tục phân tích. Ủy ban kiểm soát: Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: o Giám sát sự chấp hành luật pháp của Tổng công ty. o Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính o Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài.
Môi trường kiểm soát chung của một Tổng công ty còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành của các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Các nhân tố này bao gồm: Nhà nước, chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước, a.2 Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Mục đích của hệ thống kế toán trong Tổng công ty là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Tổng công ty đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán b Đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty
Các hoạt động kiểm soát nội bộ của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam chủ yếu được thực hiện bởi ban kiểm soát Trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình, Ban kiểm soát tiến hành thẩm tra toàn bộ các hoạt động tài chính của công ty giống như một bộ phận kiểm tra độc lập Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ, các báo cáo được lập trước khi trình lên Hội đồng quản trị đều phải được thẩm tra về tính trung thực hợp lý và hợp pháp, các chính sách, chiến lược đề duyệt đều phải được thẩm tra về tính phù hợp và khả thi tất cả những công việc này được thực hiện bởi Ban kiểm soát Nói cách khác, Ban kiểm soát của Tổng công ty giữ vai trò xem xét tính hiệu quả trong hoạt động của các bộ phận chức năng và tính hiệu năng của bộ phận quản lý
Bên cạnh những công việc trên, Ban kiểm soát còn thực hiện vai trò tư đầu tư tài chính,
Như đã đề cập đến ở trên, môi trường kiểm soát của công ty bao gồm cả các nhân tố bên trong và bên ngoài, vì vậy các hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty không chỉ phụ thuộc vào vai trò và chức năng của Ban kiểm soát mà chính bản thân mỗi bộ phận chức năng của công ty cũng tiến hành các hoạt động kiểm soát dưới hình thức kiểm tra chéo Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, mỗi bộ phận chức năng đều có sự liên hệ với các bộ phận khác trong cùng hệ thống nhằm đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả
2.2.3 Đánh giá tổng quát về tình hình kiểm soát nội bộ tại TCT. a Các biện pháp, thủ tục kiểm soát
Công ty không thực hiện các biện pháp kiểm soát tổng quát.
Công ty không thực hiện các biện pháp kiểm soát quản lí và kiểm soát xử lí do không có bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện.
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG HÓA DẦU PETROLIMEX 70 3.1 TÍNH TẤT YẾU PHẢI HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI
Yêu cầu của việc hội nhập và phát triển kinh tế ở Việt Nam
Nền kinh tế Việt Nam từ sau năm 1986 đã chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước.
Cơ chế quản lý kinh tế có sự đổi mới sâu sắc đã tác động rất lớn tới các doanh nghiệp Các doanh nghiệp được Nhà nước giao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập nghĩa là lấy thu bù chi để tăng tích lũy tái sản xuất mở rộng Để đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao là một vấn đề phức tạp đòi hỏi các doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý phù hợp với sự thay đổi của thị trường cũng như sự thay đổi của doanh nghiệp mình Và vấn đề hiệu quả kinh doanh luôn gắn liền với vấn đề hiệu quả quản lý của từng doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải luôn biết tự hoàn thiện mình thông qua việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Và đây cũng chính là yêu cầu đặt ra hàng đầu cho mọi loại hình doanh nghiệp ngay cả đối với doanh nghiệp nhà nước như Tổng công ty Hóa dầu Petrolimex
Bên cạnh đó, hiện nay trong công cuộc đổi mới của đất nước, với xu thế toàn cầu hóa đã đặt ra cho nền kinh tế nước ta nhiều cơ hội bên cạnh đó cũng kéo theo nhiều thách thức Với đặc điểm là một Tổng công ty có quy mô lớn, Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex cũng không nằm trong ngoại lệ Để có thể tồn tại và phát triển trên một thị trường ngày càng mở rộng ra quốc tế, tính cạnh tranh lại càng thể hiện cao hơn thhì hiệu quả kinh tế là vấn đề đặt ra hàng đầu
Nắm bắt được vấn đề này, trong suốt quá trình đổi mới Tổng Công ty đã có những chiến lược phát triển lâu dài, nhằm đáp ứng được yêu cầu và đòi hỏi của thị trường qua các thời kỳ khác nhau.
Yêu cầu đặt ra với Tổng công ty
Yêu cầu và mục tiêu hàng đầu của Tổng Công ty là trở thành một Tổng Công ty có quy mô lớn với công nghệ hiện đại đủ sức cạnh tranh không chỉ ở thị trường trong nước mà còn có thể cạnh tranh với các nền kinh tế dầu mỏ trên thế giới Với đặc điểm ưu thế về tài nguyên thiên nhiên phong phú, khoáng sản thiên nhiên khá tiềm tàng nhất là về các mỏ dầu đang và sẽ được khai thác Các vấn đề của Tổng công ty bây giờ là ở chỗ đầu tư công nghệ hợp lý với một cơ chế quản lý mới hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của thị trường cả trong và ngoài nước Điều đó được thể hiện rõ qua các chiến lược phát triển lâu dài của Tổng công ty:
Về mặt đầu tư công nghệ:
Hiện nay thì nền công nghệ của nước ta còn đang thuộc vào dạng kém phát triển, vốn đầu tư chưa cao vì vậy Tổng công ty đã đặt ra vấn đề bây giờ không phải là đầu tư hoàn toàn tất cả các công nghệ mới mà chiến lược chính bây giờ là phải đầu tư công nghệ thế nào cho hợp lý.
Còn về mặt cơ chế quản lý, chiến lược của Tổng công ty được thể hiện rõ thông qua cơ chế hoàn thiện cơ cấu tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc hoàn thiện phải đảm bảo những yêu cầu sau:
Tính tối ưu: giữa các khâu và các cấp quản lí đều thiết lập những mối liên hệ hợp lí với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp
Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.
Tính tin cậy lớn: cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp
Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phải sử dụng chi phí quản lí đạt hiệu quả cao nhất Tiêu chuẩn để xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra với kết quả sẽ thu được.
QUAN ĐIỂM, NGUYÊN TẮC, ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Nguyên tắc hoạt động liên tục
Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện ở sự vận hành liên tục của các qui chế kiểm soát trên hoạt động của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát Mỗi người, mỗi bộ phận tự kiểm soát là tốt nhất.
Nguyên tắc huy động phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị Đặc điểm của đơn vị bao gồm những yếu tố căn bản sau:
- Qui mô hoạt động của đơn vị
- Mức độ phân tán về mặt địa lí
- Các lĩnh vực trong hoạt động của đơn vị
Nguyên tắc tinh giảm: tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hiêu quả hoạt động: Đòi hỏi với một nguồn lực nhất định cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất Những hệ thống KSNB được chấp nhận được chọn lọc bằng cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính đối với các nhà quản lí họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ Nhà quản lí cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại.
Tính độc lập, khách quan: Những người làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Ở đây muốn đề cập đến bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện và đặc biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ Không đảm bảo những yêu cầu trên thì hoạt động kiểm toán nội bộ có thể trở thành vô nghĩa.
Khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phải chú ý giảm đến mức thấp nhất những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là:
Thông thường để đánh giá hiệu quả hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả,được so sánh giữa chi phí và hiệu quả Đối với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời ,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộ và duy trì hoạt động này thường bị hạn chế Do đó ban lãnh đạo Tổng công ty cần đánh giá cả hiệu quả trước mắt và lâu dài của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tính khách quan và độc lập của hoạt động kiểm soát nội bộ luôn bị hạn chế nên ban lãnh đạo cần quan tâm đến tính độc lập của nhân viên thực hiện các hoạt động kiểm soát.
Ban lãnh đạo Tổng Công ty cũng cần chú ý đến khả năng thông đồng của nhân viên.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.3.1 Đối với việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc hoạt động liên tục
Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện ở sự vận hành liên tục của các qui chế kiểm soát trên hoạt động của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát mỗi người, mỗi bộ phận tự kiểm soát là tốt nhất.
Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị Đặc điểm của đơn vị baogồm những yếu tố căn bản sau:
Qui mô hoạt động của đơn vị
Mức độ phân tán về mặt địa lí
Các lĩnh vực trong hoạt độngcủa đơnvị
Nguyên tắc tinh giản: tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc hiệu quả: Đòi hỏi với một nguồn lực nhất định cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất Những hệ thống KSNB được chấp nhận được chọn lọc bằng cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính đối với các nhà quản lí họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệthống kiểm soát nội bộ Nhà quản lí cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại.
Nguyên tắc độc lập: Những người làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ ở đây muốn đề cập đến bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện và đặc biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ Không đảm bảo những yêu cầu trên thì hoạt động kiểm toán nội bộ có thể trở thành vô nghĩa.
Khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phải chú ý giảm đến mức thấp nhất những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là:
Thông thường để đánh giá hiệu quả hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả,được so sánh giữa chi phí và hiệu quả đối với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động nb, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộvà duy trì hoạt động này thường bị hạn chế Do đó ban lãnh đạo Tổng công ty cần đánh giá cả hiệu quả trước mắt và lâu dài của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tính khách quan và độc lập của hoạt động kiểm soát nội bộ luôn bị hạn chế nên ban lãnh đạo cần quan tâm đến tính độc lập của nhân viên thực hiện các hoạt động kiểm soát.
Ban lãnh đạo Tổng Công ty cũng cần chú ý đến khả năng thông đồng của nhân viên.
3.3.2 Xây dựng qui chế kiểm soát nội bộ
Qui chế kiểm soát nội bộ và sự vận hành liên tục của những qui chế này trên hoạt động của đơn vị là cơ sở để nhận biết sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ Mức độ tuân thủ các qui chế này cho ta biết hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Qui chế kiểm soát nội bộ bao gồm:
(1) Những qui định chung: nêu lên vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và trách nhiệm của các cấp, các bộ phận, các cá nhân đối với hoạt động kiểm soát nội bộ.
Qui chế hoạt động sản xuất, kinh doanh củađơn vị, trong đó nêu rõ:
Lĩnh vực hoạt độngcủa đơn vị
Cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức quản lí , chức năng, nhiệm vụ, của từng bộ phận.
Những qui định khác như qui định về thời gian làm việc, chế độ nghỉ việc, các qui định về an toàn lao động…
(2) Qui chế quản lí tài chính:
Căn cứ vào qui chế quản lí tài chính của nhà nước ban hành và những đặc thù riêng của đơn vị để xây dựng qui chế quản lí tài chính cho đơn vị mình, bao gồm qui chế quản lí trên các lĩnh vực:
Qui chế quản lí tiền mặt
Quichế quản lí vật tư
Qui chế quản lí TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ
Qui chế quản lí và sử dụng vốn, tài sản
Qui chế quản lí công nợ
Qui định trong xác định doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh
Qui định trong việc phân phối lợi nhuận
Chế độ kiểm toán, thống kê
Trách nhiệm của giám đốc trong việc quản lí tài chính tại doanh nghiệp
Các qui định về quyền lợi , trách nhiệm,và nghĩa vụ của nhân viên, các qui định về khen thưởng, kỉ luật đối với nhân viên “qui chế ưu đãi” của công ty hiện nay có thể đưa vào đây.
Qui định cụ thể về các loại kế hoạch,phương pháp lập kế hoạch và theo dõi việc lập kế hoạch
Qui chế kiểm toán nội bộ qui định: chức năng, nhiệm vụ, phạm vi của kiểm toán nội bộ, thời gian tiến hành kiểm toán.
Nội dung, phương pháp, trình tự của kiểm toán nội bộ.
Qui định đối với kiểm toán viên nội bộ: qui định tiêu chuẩn kiểm toán viên nội bộ, qui định việc bổ nhiệm, bãi nhiệm kiểm toán viên nội bộ, trách nhiệm, quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ.
Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ
Trách nhiệm quản lí của giám đốc công ty và kiểm toán nội bộ tổng công ty đối với kiểm toán nội bộ công ty
Tất cả những qui chế trên có thể qui định trong một qui chế duy nhất là
“qui chế kiểm soát nội bộ” nhưng đối với một số qui chế có thể xây dựng thành qui chế riêng như qui chế quản lí tài chính hay qui chế kiểm toán nội bộ đối với qui chế quản lí tài chính cũng có thể qui định qui chế quản lí tiền mặt riêng, qui chế quản lí vật tư riêng
Xây dựng qui chế kiểm soát nội bộ là cần thiết cho hoạt động của đơn vị và cho việc kiểm soát hoạt động Những qui chế này thực tế là sự cụ thể hoá những qui định, những chế độ, chính sách của nhà nước, điều lệ hoạt động của công ty do đó nó đảm bảo cho hoạt động của công ty tuân thủ pháp luật và các qui định của nhà nước Qui chế kiểm soát nội bộ cũng là chuẩn mực để kiểm tra hoạt động và qui kết trách nhiệm Nhưng quan trọng hơn cả, qui chế kiểm soát nội bộ dẫn dắt hoạt động của các thành viên trong đơn vị.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
a Về phía nhà nước (Hoàn thiện các quy đinh chung về thủ tục kiểm soát trong loại hình Tổng công ty): Đối với một doanh nghiệp, nhất là đối với một Tổng công ty trực thuộcNhà nước như Tổng Công ty Hóa dầu Petrolimex thì các chính sách của nhà nước có tác động rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Lĩnh vực mà Tổng Công ty hoạt động lại là một lĩnh vực có mức lợi nhuận thu về rất cao, mức đóng góp cho nhà nước rất lớn do đó các thông tin Tài chính củaTổng công ty là đối tượng quan tâm của rất nhiều người, chính vì vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty không những phải đảm bảo được các yêu cầu chung do Nhà Nước đặt ra mà còn phải đáp ứng được các kì vọng của ban lãnh đạo Tổng công ty Để có thể thực hiện tốt được chức năng và nhiệm vụ của mình, Hệ thống kiểm soát nội bộ của Tổng công ty phải xây dựng được một hệ thống công cụ đủ mạnh đó chính là các Thủ tục kiểm soát nội bộ, việc xây dựng này phải được thực hiện trên các Quy định chung của Nhà Nước và của bản thân Tổng công ty Do đó, yêu cầu hoàn thiện các Quy dịnh chung về Thủ tục kiểm soát là một vấn đề rất cần thiết để có được một Hệ thống Kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả b Về phía Tổng công ty
(1) Đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Một cơ cấu tổ chức hoàn thiện phải đảm bảo những yêu cầu sau:
Tính tối ưu: giữa các khâu và các cấp quản lí đều thiết lập những mối liên hệ hợp lí với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp
Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.
Tính tin cậy lớn: cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp
Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phải sử dụng chi phí quản lí đạt hiệu quả cao nhất Tiêu chuẩn để xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra với kết quả sẽ thu được.
Ngoài ra, cơ cấu tổ chức phải bảo đảm cho người quản lí ở cấp cao nhất có thể bao quát được toàn bộ các vấn đề đang diễn ra trong doanh nghiệp và đảm bảo sự phân công, phân cấp rõ ràng.
Xét theo những yêu cầu trên ta thấy ở công ty dễ dẫn đến tình trạng
“quản lí chóp bu quá tải”.như đã phân tích ở trên, hai phó giám đốc không được uỷ quyền quyết định.
Vì vậy, để giảm bớt gánh nặng cho giám đốc, giúp giám đốc có thể bao quát được tổng quan hoạt động của Tổng Công ty , giảm nguy cơ trở nên độc tài, tăng tính tối ưu và tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức, ở Tổng Công ty nên thực hiên việc uỷ quyền và phê chuẩn rộng hơn nữa để giảm bớt sự quá tải cho Tổng giám đốc.
(2) Đối với tổ chức công tác kế toán
Công tác kế toán nên được tập trung ở phòng kế toán, cụ thể là kế toán tiền lương nên chuyển toàn bộ về phòng tài vụ bởi thực sự đó là nhiệm vụ của kế toán Như thế kế toán chi phí sẽ có điều kiện kiểm soát dễ dàng hơn với chi phí bởi họ thực hiện công việc từ đầu của quá trình.
Do công việc kế toán đượcthực hiện bằng máy nên rất thụ động và khó kiểm tra, (nếu làm bằng tay thì qua nhiều lần ghi chép, mỗi lần ghi chép là một lần kiểm tra, đối chiếu còn kế toán máy thì chỉ vào chứng từ, khi cần loại sổ nào thì rút ra từ máy) Do đó phải chủ động có kế hoạch đối chiếu, kiểm tra Phòng kế toán nên in sổ hàng tháng, hàng quí để nắm bắt được số liệu từng tháng, quí đối chiếu để phát hiện kịp thời chênh lệch, không nên để cuối năm mới in một loạt sổ, mỗi quyển thường rất dày, việc kiểm tra lại rất khó khăn.
Kế toán trưởng cũng cần thường xuyên thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ của nhà nước,kiểm tra việc thực hiện của các nhân viên.
Thực hiện những điều trên cùng với việc tổ chức công tác kế toán khá hợp lí hiện nay có thể tăng cường công tác tự kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kế toán.
(3) Đối với một số yếu tố khác như: lập kế hoạch hay chính sách nhân sự cần tiếp tục phát huy đối với chính sách nhân sự cần chú ý thực hiện những chính sách đưa ra chứ không chỉ đơn thuần là đưa ra các chính sách.
Bên cạnh đó Tổng công ty nên thực hiện các biện pháp kiểm soát tổng quát.
(4) Tổng công ty nên thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ
Như đã phân tích ở trên, do Tổng Công ty là một doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn, có địa bàn hoạt động phân tán về mặt địa lí nhưng chưa có bộ phận nào thẩm tra lại những gì mà đơn vị đã làm, cụ thể là: rà soát lại hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, giám sát sự hoạt động của hệ thống này và tham gia hoàn thiện chúng góp phần bảo vệ và sử dụng có hiệu quả nguồn lực, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền.
Giúp Tổng giám đốc kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin, bao gồm cả thông tin tài chính, kế toán, kiểm tra các báo cáo tài chính trước khi giám đốc kí đặc biệt là sau nghị định 59/CP, giám đốc phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực và tin cậy của thông tin.
Kiểm tra sự tuân thủ các chính sách, chế độ, các qui chế, các nguyên tắc quản lí của nhà nước và của Tổng Công ty.
Kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực, tính kinh tế, hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.
Do đó việc xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ là cần thiết và là đòi hỏi
Phạm vi, chức năng của kiểm toán nội bộ.
Phạm vi: kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động trong đơn vị Chức năng: kiểm toán nội bộ có các chức năng sau:
1 Thẩm tra các thủ tục kiểm soát từ đó xác định tính thích hợp và ưu việt của nó
2 Kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin.
3 Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, chế độ, các qui định, các kế hoạch và các thủ tục hiện hành.
4 Kiểm tra các phương tiện bảo đảm an toàn cho tài sản
5 Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động
6 Kiểm tra việc tuân thủ các mục tiêu đề ra đối với các chương trình hay các hoạt động nghiệp vụ.
7 Các nhiệm vụ đặc biệt: bất cứ việc gì có ích cho ban giám đốc hoặc giám sát trong các cuộc thoả thuận, tham gia vào các chương trình đào tạo của đơn vị.
