Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Vị trí tầm quan trọng của bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN,các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất ,kinh doanh tạo ra sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là lợi nhuận Để thực hiện mục tiêu đó,doanh nghiệp phải thực hiện được giá trị sản phẩm ,hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng.Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi Ých hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất –kinh doanh , đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm,hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Vì vậy ,đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay vốn ,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thực hiện được quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải phát sinh các khoản chi phí làm giảm lợi Ých kinh tế trong kỳ dưới hình thức các khoản tiền đã chi ra ,các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu Đồng thời doanh nghiệp cũng thu được các khoản doanh thu và thu nhập khác ,đó là tổng giá trị các lợi Ých kinh tế thu được trong kỳ phát sinh từ các hoaạt động góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Sau một quá trình hoạt động, doanh nghiệp xác định được kết quả của từng hoạt động; trên cơ sở so sánh doanh thu ,thu nhập với chi phí của từng hoạt động.Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp phải được phân phối và sử dụng theo đúng mục đích phù hợp với cơ chế tài chính quy định cho từng loại hình doanh nghiệp cụ thể.
Trong nền kinh tế hiện nay, vấn đề mà các doanh nghiệp luôn băn khoăn lo lắng là;” doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả hay không?, doanh thu có trang trải được toàn bộ chi phí đã bỏ ra hay không? Làm thế nào để tối đa hóa lợi nhuận?”.Thật vậy, xét về mặt tổng thể các doanh nghiệp kinh doanh không những chịu tác động của quy luật giá trị mà còn chịu tác động của quy luật cung cầu và quy luật cạnh tranh, khi sản phẩm của doanh nghiệp được thi trường chấp nhận nghĩa là giá trị sản phẩm được thực hiện, lúc này doanh nghiệp thu được một khoản tiền,khoản tiền này được gọi là doanh thu Nếu doanh thu dạt được có thể bù đắp được toàn bộ chi phí bất biến và khả biến bỏ ra,thì phần còn lại sau khi bù đắp được gọi là lợi nhuận Bất cứ doanh nghiệp nào khi kinh doanh còng mong muốn lợi nhuận đạt được là tối đa,để có lợi nhuận thì doanh nghiệp phải có mức doanh thu hợp lý Phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh doanh thu đạt được chủ yếu là quá trình tiêu thu hàng hóa,sản phẩm Do đó việc thực hiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Lý luận chung về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.2.1 Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng
* Khái niệm bán hàng, đặc điểm quá trình bán hàng
Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng Còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo bảng giá quy định hoặc giá thoả thuận Hàng hoá trong các Doanh nghiệp Thương Mại là hàng hoá mua vào để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hóa sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá được chuyển giao cho người mua và doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán.
+ Đặc điểm của quá trình bán hàng Đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng có thể được khái quát như sau:
- Về mặt hành vi: Có sự thoả thuận trao đổi diễn ra giữa người mua người bán Người bán xuất giao hàng hoá cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền
- Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá từ người bán sang người mua
Thực hiện quá trình bán hàng: đơn vị bán xuất giao cho khách hàng một khối lượng hàng hoá nhất định theo thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết và sẽ nhận lại từ khách hàng một khoản tiền tương ứng với giá bán số hàng hoá đó Doanh thu bán hàng được hình thành đó chính là nguồn bù đắp chi phí và hình thành kết quả hoạt động kinh doanh doanh nghiệp.
- Về nguyên tắc: chỉ khi nào chuyển quyền sở hữu hàng hoá từ đơn vị bán sang khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được coi là bán, lúc đó mới phản ánh doanh thu Do đó, tại thời điểm xác nhận là bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể doanh nghiệp thu được tiền hàng hoặc cũng có thể chưa thu được vì người mua mới chấp nhận trả.
Kết quả bán hàng là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán ra (Bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp) Kết quả bán hàng của doanh nghiệp có thể lãi hoặc lỗ hoặc hòa vốn.
Việc xác định kết quả bán hàng được xác định vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối năm, cuối quí tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp.
* Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của mỗi đơn vị kinh doanh Kết quả bán hàng và hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp có tác động qua lại với nhau nếu cái này tốt thì cái kia cũng tốt và ngược lại.
Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, xác định kết quả là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp có tiêu thụ hàng hoá hay không, bán loại hàng nào và ngừng bán loại hàng nào, trị giá bán của từng loại hàng hóa ra sao.
Có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng là mối quan hệ mật thiết Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp, bán hàng là “phương tiện” trực tiếp để đạt được mục đích đó
* ý nghĩa của bán hàng và xác định kết quả bán hàng
+ Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và nó là cơ sở để xác định kết quả bán hàng
+ Với các doanh nghiệp, bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí đã bỏ ra và có lãi Xác định chính xác doanh thu bán hàng là cơ sở để đánh giá chỉ tiêu Kinh tế -Tài chính, trình độ hoạt động của đơn vị và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước.
+ Đối với người tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu Ých của hàng hoá mới được thực hiện và được xác định về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian, sự phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng mới được xác định rõ Như vậy bán hàng là điều kiện để tái sản xuất xã hội.
+ Quá trình bán hàng còn ảnh hưởng đến quan hệ cân đối giữa các ngành, giữa các doanh nghiệp với nhau, tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường Công tác bán hàng của doanh nghiệp mà tổ chức tốt, thông suốt sẽ tác động đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quá trình kinh doanh tiến hành một cách nhanh chóng, đồng vốn được luân chuyển nhanh Kinh doanh có lãi thì doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng thị trường, nâng cao nghiệp vụ, trình độ quản lý và đời sống của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, tạo nguồn tích lũy quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Một doanh nghiệp được coi là kinh doanh có hiệu quả nếu có tích lũy và toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh đều được bù đắp lại bằng thu nhập về bán hàng
+ Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường Do đó, công tác bán hàng cần phải được nắm bắt, theo dõi chặt chẽ thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật.
* Doanh nghiệp nào kinh doanh cũng vì mục tiêu lợi nhuận Do vậy, khi kinh doanh một mặt hàng nào thì cũng phải xác định được giá bán sao cho hợp lý để không ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của Doanh nghiệp Tức là phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, bù đắp được chi phí kinh doanh và hình thành lợi nhuận cho doanh nghiệp.
* Doanh nghiệp thường xác định giá bán theo công thức sau:
Giá bán = Giá mua + Thặng số thương mại
* Thặng dư số thương mại được dùng để bù đắp chi phí kinh doanh và hình thành lợi nhuận và được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua thực tế của hàng hoá tiêu thụ.
Giá bán = Giá mua thực tế x (1 +Tỷ lệ thặng số thương mại)
kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng vá xác định kết quả kinh doanh tại
1.3.1 chứng từ kế toán sử dụng
* Các chứng từ kế toán chủ yếu sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
+Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
+Bảng kê bán lẻ hàng hóa
+Chứng từ thanh toán khác
1.3.2.1 TK 632- Giá vốn hàng bán: TK này phản ánh giá vốn của hàng hóa lao vụ dịch vụ để bán, các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công, giá trị khoản hao hụt vốn được tính vào giá vốn hàng bán cũng như trích lập hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên Nợ : - Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp (được coi là tiêu thụ trong kỳ)
Bên Có : - Giá vốn hàng bán bị trả lại trong kỳ
- Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ
Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác nh các tài khoản thanh toán và công nợ (TK 111,112,131 )
1.3.2.2 Tài khoản 511 - "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ":
- Nội dung: Tài khoản này phản ánh doanh thu sản phẩm hàng hóa thực tế phát sinh trong kỳ hạch toán TK 511 “Doanh thu và cung cấp dịch vụ” chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng hàng hóa đã bán, được xác định là tiêu thụ trong kỳ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu tiền
TK 511 “Doanh thu và cung cấp dịch vụ” có 5 tài khoản cấp II:
TK5111 – Doanh thu bán hàng hóa.
TK5112 – Doanh thu bán sản phẩm.
TK5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
TK5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
- Kết cấu TK511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ":
+ Thuế TTĐB hoặc thuế XNK và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ.
+ Các khoản ghi giảm doanh thu bán hàng (giảm giá hàng bán, trị giá hàng bị trả lại và chiết khấu thương mại)
+ Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần vào TK 911 để xác định kết quả
Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán.
1.3.2.3 TK 512- "Doanh thu nội bộ":
- Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty…hạch toán toàn ngành.
- TK 512 bao gồm 3 TK cấp 2:
TK5121 – “Doanh thu bán hàng hóa”
TK5122 – “Doanh thu bán sản phẩm”
TK5123 – “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
Trị giá hàng hóa xuất bán trong kỳ
= Giá thực tế đơn vị
HH nhập kho theo từng lần nhập kho
X Số lượng HH xuất bán trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập trước kho
+ Phương pháp nhập sau - xuất trước:
Theo phương pháp này, kế toán giả định về mặt giá trị những sản phẩm nào nhập sau sẽ xuất trước, xuất hết thứ nhập sau mới đến thứ nhập trước Cả hai phương pháp LIFO và FIFO đều đảm bảo được tính chính xác của giá thực tế hàng hoá thành phẩm xuất kho nhưng gặp khó khăn tr 1.3.2.4 Các phương pháp xác định giá vốn Để xác định giá vốn của hàng hóa tiêu thụ, ta phải đánh giá hàng hóa bằng tiền và giá trị hàng hóa theo nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc, hàng hóa được phản ánh theo trị giá vốn thực tế Tuy nhiên trong quá trình hạch toán, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các cách sau :
* Đánh giá theo giá vốn thực tế
Trị giá hàng hóa phản ánh trong kế toán tổng hợp phải được đánh giá theo nguyên tắc giá vốn thực tế
- Đánh giá hàng hóa nhập kho
Việc đánh giá hàng hóa nhập kho được xác định phù hợp với từng nguồn thu nhập: + Hàng hóa do thuê ngoài gia công chế biến nhập kho được đánh giá theo giá thực tế thi công gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đem gia công, chi phí thu ngoài gia công và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình gia công như chi phí vận chuyển, chi phí thủ tục xuất kho cho nguyên vật liệu đem gia công, nhập kho hàng hóa đã hoàn thành gia công
+ Hàng hóa nhập kho do mua ngoài nhập kho được đánh theo tổng chi phí thực tế ( nguyên tắc giá phí thực tế để có hàng hóa bao gồm: trị giá mua (giá bán không có thuế GTGT đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế ), chi phí vận chuyển bao gói, thuế nhập khẩu .)
- Đánh giá hàng hóa xuất kho
Việc tính toán xác định giá trị thực tế hàng hóa xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp chủ yếu sau :
+ Phương pháp bình quân gia quyền gồm:
1/ Phương pháp giá bình quân cuối kỳ trước Trị giá hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất kho X Đơn giá mua thực tế hàng tồn đầu kỳ 2/ Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Theo phương pháp này, giá thực tế thành phẩm xuất kho được tính căn cứ vào số lượng thành phẩm xuất kho và đơn giá thực tế bình quân.
Giá thực tế xuất kho = Sè lượng xuất kho x đơn giá thực tế tồn đầu kỳ Đơn giá thực tế bình quân =
Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập trong kỳ
Sè lượng hàng hóa tồn đầu kỳ + Sè lượng hàng hóa nhập trong kỳ 3/ Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập
+ Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Theo phương pháp này, kế toán giả định thành phẩm nào nhập trước sẽ xuất trước, nhập sau sẽ xuất sau, xuất hết số nhập trước mới tới số nhập sau theo giá trị tương ứng của mỗi lần nhập Với phương pháp này, kế toán phải mở sổ cho từng loại hàng hóa cả về số lượng, đơn giá và số tiền từng lần nhập xuất hàng trong tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho và tổ chức kho Do vậy nó chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có Ýt chủng loại mặt hàng và việc nhập xuất không xảy ra thường xuyên.
Trị giá hàng hóa xuất bán trong kỳ
Giá thực tế đơn vị HH nhập kho theo từng lần nhập kho trước
Số lượng HH xuất bán trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho
+ Tính theo giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này, dựa vào cơ sở thực tế xuất sản phẩm nào thì tính theo giá thực tế đích danh của sản phẩm đó Phương pháp này phản ánh rất chính xác trị giá từng lô hàng xuất nhưng phức tạp, đòi hỏi thủ kho phải nắm được chi tiết từng lô hàng Phương pháp này được áp dụng cho các loại SP hàng hóa có giá trị cao, được bảo quản riêng theo từng lô của mỗi lần nhập.
* Tính theo giá hạch toán: Đối với doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa một cách thường xuyên thì sự biến động về giá cả, khối lượng, chủng loại hàng hóa nhập, xuất kho là không thể tránh khỏi Do đó, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho
Trị giá thực tế hàng tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng nhập trong kỳ Trị giá hạch toán hàng tồn đầu kỳ
+ Trị giá hạch toán hàng nhập trong kỳ
Sau đó tính trị thực tế của hàng xuất kho
Trị giá thực tế hàng xuất trong kỳ
Trị giá hạch toán hàng xuất trong kỳ
1.3.2.4 Các loại doanh thu, điều kiện ghi nhận doanh thu, khái niệm về doanh thu
* Khái niệm Doanh thu bán hàng : Là tổng giá trị thực hiện do việc bán hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách.
+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng tính theo phương thức khấu trừ thuế: Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế giá trị gia tăng) bao gồm phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng.
+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng tính theo phương thức trực tiếp: Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch bao gồm cả phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh đ- ược hưởng.
+ Doanh thu thuần : Là số chênh lệch giữa tổng doanh thu với các khoản giảm trừ (giảm giá, hàng bán bị trả lại), thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
* Các loại doanh thu bán hàng : có rất nhiều hình thức bán hàng nhưng việc xác nhận doanh thu bán hàng thì được chia ra làm 02 loại chính đó là doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội.
* Điều kiện ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi thoả mãn đầy đủ các điều kiện sau:
+ Doanh nghiệp đã chao phần lớn rủi ro và lợi Ých gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi Ých kinh tế từ giao dịch bán hàng. + Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp
2.2.1 Đặc điểm hàng hóa và thị trường tiêu thụ
Công Ty TNHH Dược Phẩm á Âu chuyên kinh doanh tiếp thị các loại thuốc có nguồn gốc từ thiên nhiên, và các thuốc hỗ trợ điều trị, thực phẩm chức năng vì vậy giá trị và chủng loại các mặt hàng phong phó Tuy nhiên đội ngũ kế toán bán hàng nói riêng và kế toán toàn công ty nói chung đều là những người có trình độ chuyên môn cao nên sự quản lý trong công tác này tương đối hợp lý.
Với hàng hóa là các loại dược phẩm, thực phẩm có nguồn gốc từ thiên nhiên có tác dụng hỗ trợ điều trị không có tác dụng phụ, hiệu quả sử dụng cao nên rất được người tiêu dùng ủng hộ Mặt hàng của công ty được phân phối trên toàn quốc thông qua hệ thống các nhà thuốc dày đặc và khối lượng nhân viên tiếp thị hùng hậu được
Bảng cân đối phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Các sổ kế toán chi tiÕt NhËt ký chung
Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Quan hệ đối chiếu đặt ở khắp các tỉnh thành trên đất nước.
2.2.2 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
Phương thức bán hàng: Công ty sử dụng hai phương thức bán hàng đó là bán buôn và bán lẻ Bán buôn thông qua các hợp đồng kinh tế lớn ( chủ yếu đối với 02 nhà phân phối lớn là Công ty CP Châu Hưng và CN Công ty Cổ Phần Châu Hưng) còn bán lẻ dưới hình thức bán cho các hiệu thuốc, bệnh viện, các cá nhân có nhu cầu sử dụng.
Hiện nay Công Ty TNHH Dược Phẩm á Âu có sử dụng các hình thức bán hàng sau:
- Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.
- Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng.
- Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba).
- Bán lẻ thu tiền trực tiếp.
- Bán lẻ tự phục vụ (tự chọn).
Trong hai hình thức bán hàng trên thì hình thức bán buôn của công ty có áp dụng các phương thức bán hàng linh động như: Phương thức bán hàng trực tiếp và bán hàng trả chậm Còn hình thức bán lẻ chỉ áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp.
Phương thức thanh toán: do khách hàng của công ty rất đa dạng nên công ty áp dụng cả hai phương thức thanh toán đó là thanh toán ngay và thanh toán chậm tùy thuộc vào tính chất và quy mô của từng hợp đồng, từng mặt hàng và từng khách hàng.
Phương thức giao hàng: hầu hết khách hàng mua lẻ ở Hà Nội và TP HCM đều đặt hàng qua số điện thoại nhận đơn hàng của công ty và được giao hàng tới địa điểm mà khách hàng yêu cầu Với các Nhà thuốc, bệnh viện, các công ty dược đặt hàng qua kênh bán hàng là các Trình Dược Viên và được phục vụ tận tình chu đáo và giao hàng tới địa điểm mà khách hàng yêu cầu.
2.2.3 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ với nghiệp vụ bán hàng
2.2.3.1 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ:
* Chứng từ sổ sách sử dụng:
Chứng từ sử dụng: giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất, biên bản bàn giao, hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu và các chứng từ liên quan khác.
Sổ sách sử dụng: Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 632, 511, 131, 3331, bảng kê, bảng tổng hợp, sổ chi tiết, tổng hợp phải thu của khách hàng.
* Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi hàng về kho cán bộ giao nhận báo cho kho cử bộ phận kiểm nhận có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa theo đúng hợp đồng và hóa đơn sau đó làm biên bản kiểm nghiệm và thủ tục nhập hàng, phiếu nhập kho được viết thành 3 liên:
+ 1 liên gửi cho bộ phận kế toán thanh toán.
+ 1 liên thủ kho làm thủ tục ghi vào thẻ kho hàng.
+ 1 liên lưu để kế toán lập tờ kê khai chi tiết “Tài Khoản 156”
Biểu sè 2 6: Hóa Đơn GTGT (đầu vào)
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 02: Giao cho khách hàng
Ký hiệu: MC/2008T Sè: 000785 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH tư vấn y dược quốc tế Địa chỉ: B18+19 Khu B, Hoàng Cầu, Ô chợ dừa, Đống Đa,
1245415234 Điện Thoại: 04.35377274 MST: Đơn vị mua hàng: Công Ty TNHH Dược Phẩm Á Âu Địa chỉ: P205, Y2, TT Bé Y Tế, P.Kim Mã, Q.Ba Đình,
1245415234 Hình thức thanh toán: Chuyển Khoản
Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm ba mươi hai triệu ba trăm mười nghìn đồng chẵn./
(Ký Ghi rõ họ tên)
(Ký ghi rõ họ tên)
(Ký ghi rõ họ tên)
Biểu 2 7: Biên Bản Kiểm Nghiệm Đơn vị: Công Ty TNHH Dược Phẩm Á Âu Mẫu Sè: 03 – VT Địa chỉ: P205 Y2 TT Bé Y Tế P.Kim Mã Q.Ba Đình Hà Nội.
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư công cụ sản phẩm hàng hóa
Căn cứ vào hóa đơn số 000785 ngày 02 tháng 01 năm 2012 của Công ty TNHH tư vấn Y dược Quốc Tế
+ Bà: Nguyễn Trung Kiếu chức vụ: PP kế toán đại diện: P.Kế toán Trưởng Ban + Ông: Phạm Văn Hưng chức vụ: TP kiểm định chất lượng đại diện: P.Kỹ thuật ủy viên
+ Ông: Ngô Duy Thắng chức vụ: Thủ kho đại diện: kho ủy viên Đã tiến hàng kiểm nghiệm:
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật liệu dụng cụ hàng hóa.
Phương Thức Kiểm Nghiệm Đơn vị tính
Số lượng đúng quy cách. phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách phẩm chất
7 Êm chi Vương Hộp 100 100 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Qua kiểm tra số hàng trên đã đủ số lượng, đúng quy cách, phẩm chất hàng hóa Đề nghị nhập kho. Đại diện kỹ thuật
(Ký ghi rõ họ tên)
(Ký ghi rõ họ tên)
(Ký Ghi rõ họ tên)
Biểu 2 8: Phiếu Nhập Kho Đơn vị: Công Ty TNHH Dược Phẩm Á Âu Mẫu Sè: 03 – VT Địa chỉ: P205 Y2 TT Bé Y Tế P.Kim Mã Q.Ba Đình Hà Nội.
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC)
Ngày 02 tháng 01 năm 2012 Nợ: TK 1561
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Hữu Đức Địa chỉ: Ban thu mua-
Theo hóa đơn số 000785 ngày 02 tháng 01 năm 2012 của Công ty TNHH tư vấn Y dược quốc tế
Nhập Tại Kho: Hàng Hóa Địa điểm: 115 Núi Trúc (Công Ty TNHH
Tên nhãn hiệu sản phẩm hàng hóa
SL Đơn Giá Thành tiền
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm tám bảy triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo: 01HĐ GTGT 01 BBKN
Ngày 02 tháng 01 năm 2012 Người lập phiếu
Biểu 2.9: Phiếu Chi Đơn vị: Công Ty TNHH Dược Phẩm Á Âu Mẫu Sè: 03 – VT
Bộ Phận: Tài chính kế toán (Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC)
Họ và tên người nhận tiền: Đặng Ngọc Khoa Địa chỉ: Công Ty Vận Tải Hà Nội
Lý do chi: Thuê ngoài vận chuyển hàng hóa
1.980.000 (Viết bằng chữ): Một triệu chín trăm tám mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc
(Ký họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Một triệu chín trăm bảy mươi bảy nghìn đồng chẵn
+Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc đá quý): ……….
(Liên gửi ra ngoài phai đóng dấu)
+ Quy trình xuất kho bán hàng:
Xuất kho hàng hóa trong công ty bao gồm các trường hợp như: xuất kho để bán, xuất kho dùng nội bộ, xuất kho để kiểm định Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện như sau:
Khi có nhu cầu xuất kho hàng hóa dùng cho mục đích khác nhau, người có nhu cầu hàng hóa viết giấy đề nghị xuất kho kèm theo giấy tờ liên quan như Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và công ty (xuất bán hàng), biên bản kiểm định (xuất để kiểm định) trình trưởng phòng, phó giám đốc xem xét và ký duyệt vào giấy đề nghị xuất kho Phòng kế toán (kế toán bán hàng) nhập số liệu làm phiếu xuất kho và viết Hóa đơn GTGT (3 liên)
Liên 2: giao cho khách hàng
Phiếu xuất kho, liên 3 hóa đơn GTGT giao cho thủ kho để xuất hàng Sau khi xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại đã ghi trong Hóa đơn GTGT, thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán bán hàng để lưu Đồng thời sau khi đã giao hàng hóa cho khách hàng đầy đủ cả về số lượng chủng loại và chất lượng hàng hóa người chịu trách nhiệm bán hàng phải lập biên bản bàn giao hàng hoá làm 02 liên 01 lưu, gửi cho khách hàng 01 liên biên bản bàn giao và liên 2 hóa đơn GTGT. Đối với hàng dùng nội bộ (đem hàng mẫu đi đặt ký gửi trưng bày, đi biếu tặng khách hàng trong hội nghị, đi quảng cáo ) và xuất kiểm định: khi xuất hàng hóa để dùng nội bộ hay kiểm định phòng nào có nhu cầu sẽ lập “Giấy đề nghị xuất kho” chuyển cho trưởng phòng ký duyệt Sau đó chuyÓn giấy đề nghị này cho phòng kế toán để phòng kế toán viết phiếu xuất tiếp đó mang Phiếu xuất kho xuống thủ kho. Thủ kho sau khi xuất kho và ghi thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu.
Hàng ngày nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT phiếu xuất kho .) để kế toán phản ánh vào Nhật Ký Chung, sổ chi tiết TK 632, TK 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiêt TK 131 Từ Nhật Ký Chung và các sổ Nhật Ký Đặc Biệt kế toán phản ánh vào Sổ cái TK 632 511 131 641 642
Cuối tháng từ sổ chi tiết TK 632, 131, 511 kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết Từ Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo kế toán Đồng thời kế toán phản ánh đối chiếu kiểm tra giữa Sổ cái các TK với bảng tổng hợp chi tiết.
Nhận xét, đánh giá khái quát về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Dợc Phẩm á Âu
Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trường như hiện nay, vấn đề bán hàng và xác định chính xác kết quả bán hàng có ý nghĩa quyết định tới sự sống còn đối với mỗi doanh nghiệp đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại trong đó mục đích cuối cùng là tìm kiếm lợi nhuận, bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó Tại Công ty TNHH Dược phẩm á Âu trong công tác quản lý ban lãnh đạo công ty đã có sự quan tâm sâu sắc tới vấn đề bán hàng, doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kế toán thực sự được coi là một công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý và hệ thống kế toán của công ty đã không ngừng được hoàn thiện cả về cơ cấu lẫn phương pháp hạch toán Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Dược phẩm á Âu em nhận thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty có những ưu điểm và những hạn chế sau:
Về công tác kế toán nói chung:
Có thể nói kể từ khi thành lập đến nay Công ty TNHH Dược phẩm á Âu đã có những bước đi ban đầu đầy vững chắc và nhiều thuận lợi được thể hiện ở những thành tích mà công ty đã và đang đóng góp cho xã hội như: giải quyết và phục vụ nhu cầu của nhân dân và các tổ chức trong và ngoài thành phố Hà Nội về các loại dược phẩm và thực phẩm choc năng Qua đó thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trường Hiện nay đóng góp vào Ngân sách Nhà nước của công ty ngày càng tăng và được đánh giá là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán cũng ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất to lớn cho công ty về vấn đề tài chính giúp công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới sổ sách kế toán của công ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định Công tác hạch toán kế toán trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán nhờ đó đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý Từ việc lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ được công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành Cùng với việc kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng hoá đã cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo công ty Nhờ có hệ thống kế toán của công ty được tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi.
Các cán bộ làm công tác kế toán tại công ty đều có trình độ Đại học trở lên, trình độ chuyên môn đồng đều, sử dụng thành thạo vi tính do đó giúp cho công tác kế toán được nhanh gọn, chính xác Việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán trong công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu của công việc và phù hợp với chuyên môn của từng người Việc bố trí cán bộ kế toán như hiện nay đã đảm bảo cho công tác kế toán nói chung được tiến hành thuận lợi Ngoài ra các cán bộ kế toán có điều kiện làm việc rất tốt, hệ thống máy vi tính được nối mạng trong toàn công ty, mỗi nhân viên kế toán có một máy riêng với phần mềm kế toán Esoft Financials đã được cài đặt Điều kiện làm việc tốt là công cụ đắc lực cho công tác kế toán nhanh, đảm bảo chính xác tuyệt đối.
* Về hình thức sổ áp dụng:
Công ty TNHH Dược phẩm á Âu hiện đang áp dụng hình thức Nhật ký chung trong điều kiện thực hiện kế toán máy trên phần mềm kế toán EsoftFinancials Đây là hình thức sổ tiện dụng, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, phù hợp với loại hình và đặc điểm kinh doanh của công ty Việc sử dụng máy vi tính đã góp phần đẩy nhanh tốc độ xử lý thông tin, đáp ứng kịp thời cho yêu cầu quản lý, nâng cao năng suất lao động kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đối chiếu số liệu cũng như việc cập nhật, in Ên, lưu trữ các tài liệu kế toán.
Công ty đã sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng các loại nghiệp vụ thường xuyên phát sinh như sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng.
Chứng từ công ty sử dụng là phù hợp với chế độ của Nhà nước, quá trình luân chuyển và bảo quản chứng từ được thực hiện theo đúng quy định.
* Về phương pháp hạch toán:
Công ty thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán, các quy định, hướng dẫn của Bộ Tài Chính, đảm bảo chính xác, đúng chế độ, không có sai sót Mọi công việc về nghiệp vụ kế toán như nhập - xuất hàng hóa; thu nộp tiền vào tài khoản của công ty; công tác thống kê, báo cáo tài chính được thực hiện đầy đủ, đúng quy định Mỗi nghiệp vụ phát sinh được cập nhật ngay vào chương trình kế toán máy nên không có tình trạng chứng từ bị ngưng đọng.
* Về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng :
Nhìn chung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty tương đối tốt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, đáp ứng được các yêu cầu mà công ty đề ra, phản ánh đầy đủ tình hình bán hàng, ghi nhận doanh thu, phản ánh giá vốn, chiết khấu hàng bán, thuế GTGT, chi phí bán hàng, chi phí QLDN và kết quả bán hàng tiêu thụ trong kỳ Qua đó cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh ởCông ty ngày càng tốt hơn, các cán bộ kế toán ở công ty đã theo dõi sát sao tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá và việc thanh toán tiền hàng giữa khách hàng với công ty.
Xuất phát từ đặc điểm công tác bán hàng, Công ty TNHH Dược phẩm á Âu đã vận dụng linh hoạt lý luận kế toán vào thực tế phản ánh chính xác doanh thu bán hàng Nghiệp vụ bán hàng ở công ty xảy ra từng ngày, từng giờ nhưng công ty đã làm tốt việc theo dõi tình hình thanh toán của từng đơn hàng Đây là kết quả của quá trình làm việc cần cù, có sáng tạo và trách nhiệm của bộ phận kế toán.
Kế toán bán hàng của công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn của hàng hoá giúp cho phòng kinh doanh có thông tin chính xác để ra quyết định mua hàng Mọi vấn đề liên quan đến công tác kế toán bán hàng đều được ban lãnh đạo công ty quan tâm giải quyết kịp thời Chính nhờ sự quản lý thống nhất từ ban lãnh đạo công ty đến phòng kế toán tới thủ kho như vậy đã giúp công ty quản lý các loại hàng hoá nhập- xuất đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
3.1.2 Những nhược điểm cần khắc phục:
Về cơ bản công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng tại Công ty TNHH Dược phẩm á Âu đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ của Nhà nước, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty hiện nay Tuy nhiên bên cạnh đó Công ty TNHH Dược phẩm á Âu cũng không tránh khỏi những tồn tại, còn có những vấn đề chưa hoàn toàn hợp lý và chưa thật tối ưu:
* Số lượng khách hàng của công ty tương đối lớn và việc bán hàng trả chậm là không thể tránh khỏi trong hoạt động kinh tế, việc kiểm soát công nợ chưa thật tối ưu dẫn đến bị động trong quá trình thu hồi nợ của khách hàng và rất có thể công ty sẽ lâm vào tình trạng Nợ khó đòi Điều này sẽ làm giảm hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty Hiện nay ở công ty vẫn chưa thực hiện việc lập dự phòng phải thu khó đòi đối với những khoản nợ tồn đọng đây là điểm cần khắc phục.
* Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu chưa đúng theo quyết định 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính vì đúng ra chiết khấu thương mại phải hạch toán vào TK 521, sau đó cuối kỳ thì kết chuyển từ 521 sang 511 thì doanh nghiệp lại hạch toán trực tiếp vào TK 511.
* Số lượng khách của Công ty lớn, các đơn hàng đặt nhiều cả hình thức bán buôn và bán lẻ nhưng công ty lại chỉ có 01 kế toán bán hàng, mặt khác các chương trình hỗ trợ bán hàng cũng rất nhiều như hội nghị, thội thảo diễn ra ở khắp các tỉnh thành trên đất nước dẫn đến khối lượng công việc lớn thường nhân sự phải ở lại làm thêm giờ vì công việc nhiều đây là một điểm cần xem xét lại về mặt nhân sự
* Trong công ty có phân ra các cấp duyệt chi phí khác nhau nhưng lại không có sự ủy quyền cho cấp dưới khi cấp trên đi vắng dẫn đến các chứng từ nhiều lúc bị ứ đọng, các khoản duyệt chi cần phải chờ đợi hoặc phải xin vượt cấp làm chậm tiến độ, đây là một điểm cần phải xem xét lại.
