CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN MỘ VÀ TUYỂN CHỌN NHÂN LỰC CỦA DOANH NGHIỆP TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG
Tuyển mộ nhân lực
Tuyển mộ là quá trình tìm kiếm, thu hút và xác định một tập hợp các ứng viên có chất lượng với số lượng thích hợp để đáp ứng các nhu cầu về hiện tại và tương lai của tổ chức về lực lượng lao động.
1.1.2 Vai trò của tuyển mộ
Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tuyển chọn vì trong thực tế có người lao động rất phù hợp với vị trí cần tuyển nhưng lại không có thông tin tuyển mộ nên họ không có cơ hội nộp đơn xin việc và không được tuyển chọn Không những vậy, nếu trong quá trình tuyển mộ, số lượng lao động nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn nhu cầu tuyển chọn thì chắc chắn chất lượng của quá trình tuyển dụng sẽ không được cao.
Tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn mà còn ảnh hưởng rất nhiều đến các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như: Hoạt động đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,các mối quan hệ lao động… Sự tác động qua lại giữa tuyển mộ với các chức năng khác của quản trị nhân lực được minh họa theo Hình I – 1.
Nguồn và phương pháp tuyển mộ
Khi có nhu cầu tuyển dụng, các tổ chức có thể thực hiện tuyển mộ từ lực lượng lao động ở bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động bên ngoài Mỗi nguồn đều có những ưu nhược điểm riêng, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà tổ chức quyết định tuyển mộ từ nguồn nào.
1.2.1 Nguồn nội bộ - nguồn ứng viên từ trong nội bộ tổ chức
Nguồn ứng viên nội bộ là những người đang làm việc trong tổ chức. Khác với đề bạt, bổ nhiệm nội bộ, hình thức này được thực hiện công khai, có tiêu chuẩn rõ ràng với tất cả các ứng viên từ bên trong nội bộ doanh nghiệp Hình thức này thường được ưu tiên hàng đầu do có những ưu điểm sau đây so với tuyển mộ ứng viên từ bên ngoài:
+ Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, tinh thần trách nhiệm, thái độ nghiêm túc, ít bỏ việc.
+ Nhân viên của doanh nghiệp sẽ rất thuận lợi trong quá trình thích nghi với công việc mới Họ đã được làm quen với những đặc điểm, mục tiêu, định hướng cũng như văn hóa của doanh nghiệp.
+ Hình thức tuyển mộ từ trong nội bộ tổ chức sẽ tạo động lực thi đua hăng hái giữa các thành viên trong tổ chức, kích thích họ làm việc sáng tạo, tích cực, tạo ra năng suất lao động tăng cao.
Tuy nhiên, việc tuyển mộ từ nội bộ tổ chức cũng có những khó khăn nhất định:
+ Nhân viên cũ của doanh nghiệp đã quen với cách làm việc trước đây và họ sẽ rập khuôn lại theo cách làm việc đó, thiếu sáng tạo, không dấy lên được bầu không khí thi đua mới Điều này rất nguy hiểm nếu doanh nghiệp đang ở trong tình trạng trì trệ, hoạt động kém hiệu quả.
+ Trong doanh nghiệp dễ hình thành nhóm ứng viên “không thành công”, họ là những người không được lựa chọn nên trong lòng không thoải mái, thậm chí là chống đối, bất hợp tác với lãnh đạo mới, gây ra tình trạng mất đoàn kết nội bộ, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức ta có thể sử dụng các phương pháp sau đây:
Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ
Khi có vị trí cần người, cán bộ tuyển dụng sẽ lập bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người Bản thông báo này ghi rõ tên công việc, các thủ tục cần thiết cũng như các yêu cầu đòi hỏi của vị trí công việc đối với người lao động về tuổi tác, trình độ, sức khỏe Đồng thời dán công khai ở nơi làm việc cũng như thông báo đến tất cả các nhân viên trong tổ chức Ưu điểm của phương pháp này là thông tin nhanh chóng được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức một cách chi tiết, công khai, rõ ràng Vì vậy loại được bớt những hồ sơ không đáp ứng được các tiêu chuẩn, giúp cho quá trình tuyển chọn được diễn ra nhanh chóng hơn.
Nhược điểm của phương pháp này là mất nhiều thời gian và không phù hợp với những tổ chức có quy mô nhỏ.
Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức
Cán bộ tuyển dụng thường tham khảo ý kiến của những nhân viên nội bộ trong tổ chức, từ đó lựa chọn được những ứng viên để tiến hành lựa chọn Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm được thời gian và nếu người giới thiệu có trách nhiệm thì dễ tuyển được người có năng lực thực sự.
Nhược điểm của phương pháp này là nếu người giới thiệu thiên vị và người tuyển cả nể thì có thể tuyển phải người không đủ trình độ năng lực để đáp ứng yêu cầu công việc Và việc này cũng dễ dẫn đến tình trạng hối lộ trong tuyển dụng làm thoái hóa biến chất cán bộ.
Phương pháp sử dụng danh mục các kỹ năng
Trong bản này thường lưu trữ các thông tin về cá nhân trong doanh nghiệp về các yếu tố như: trình độ hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua, phẩm chất nhân viên Khi có vị trí cần tuyển, cán bộ tuyển dụng sẽ căn cứ vào danh mục này để lựa chọn ra những người phù hợp. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm được thời gian cũng như kinh phí để thông báo, thông tin ứng viên là chính xác, người được tuyển dụng đáp ứng được tốt những yêu cầu ban đầu của công việc đặt ra.
Tuy nhiên phương pháp này cũng có hạn chế là danh mục các kỹ năng này có thể là những thông tin cũ, không còn chính xác nữa, vì theo thời gian, các kỹ năng của nhân viên không còn được như cũ nữa Hơn nữa, phương pháp này dễ gây tâm lý cảm thấy không công bằng trong các nhân viên do phương pháp này không công khai trước tất cả mọi người Phương pháp này chỉ phù hợp khi quy mô doanh nghiệp lớn.
1.2.2 Tuyển mộ từ bên ngoài doanh nghiệp
Nguồn bên ngoài bao gồm những lao động tự do trên trị trường, nhân viên của các tổ chức, doanh nghiệp khác, sinh viên mới tốt nghiệp hoặc cán bộ hết tuổi lao động nhưng vẫn muốn làm việc và có khả năng làm việc…
So với nguồn tuyển mộ nội bộ tổ chức thì nguồn từ bên ngoài có những ưu điểm sau:
+ Tổ chức có được nhiều sự lựa chọn hơn vì nguồn từ bên ngoài rất đa dạng và phong phú.
+ Những người được lựa chọn từ bên ngoài thì sẽ mang lại cho tổ chức một bầu không khí làm việc mới, tạo sự thay đổi cần thiết trong cách làm việc, mang lại hiệu quả cao.
Bên cạnh đó thì tuyển mộ bên ngoài doanh nghiệp cũng có những mặt hạn chế của nó như:
+ Chi phí cho hoạt động tuyển mộ là rất lớn, mất thời gian để những người được tuyển chọn này hòa nhập vào môi trường làm việc mới.
+ Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro vì kỹ năng của những ứng viên này mới chỉ dừng lại ở dạng tiềm năng Nếu không khai thác được thì sẽ rất tổn thất cho doanh nghiệp về thời gian và tiền bạc cho phí đào tạo, đào tạo lại,hoặc do lỗi trong quá trình sản xuất mà họ gây ra.
+ Nếu thường xuyên tuyển từ bên ngoài thì sẽ gây ra tâm lý thất vọng cho người lao động trong nội bộ tổ chức, vì họ cảm thấy mình không có cơ hội được thăng tiến, như vậy động lực để họ phấn đấu là không còn, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như lòng trung thành của người lao động. Đối với tuyển mộ từ bên ngoài ta có những phương pháp sau đây:
Phương pháp thu hút thông qua quảng cáo
Quy trình tuyển mộ
Để đạt được thắng lợi, quá trình tuyển mộ cần được tiến hành có kế hoạch và mang tính chiến lược rõ ràng Quá trình tuyển mộ bao gồm các bước sau:
1.3.1 Xây dựng chiến lược tuyển mộ
Nội dụng của chiến lược tuyển mộ bao gồm các bước sau:
Lập kế hoạch tuyển mộ
Việc lập kế hoạch tuyển mộ gồm có việc xác định xem cần tuyển mộ bao nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển Số lượng ứng viên thu hút được trong quá trình tuyển mộ phải đảm bảo nhiều hơn so với số lượng người mà chúng ta cần thuê mướn Việc xác định số lượng cần tuyển mộ là bao nhiêu phải dựa trên tỷ lệ sàng lọc Tỷ lệ này thể hiện số lượng các ứng viên còn lại sau các bước trong quá trình tuyển chọn và số người sẽ được chấp nhận vào bước tiếp theo Trong quá trình lập kế hoạch tuyển mộ cần xác định chính xác và hợp lý tỷ lệ này Tỷ lệ này phụ thuộc vào tình trạng thị trường lao động, chất lượng của nguồn lao động, độ phức tạp của công việc…Khi lập kế hoạch tuyển mộ cần chú ý đến yếu tố công bằng cho tất cả mọi người lao động.
Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ Để tuyển mộ được đủ số lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí việc làm còn thiếu người, tổ chức cần cân nhắc, lựa chọn xem ở vị trí công việc nào nên lấy người từ bên trong tổ chức, vị trí nào thì nên lấy từ bên ngoài tổ chức và đi kèm đó là phương pháp tuyển phù hợp Thông thường, đối với các chức vụ cao như giám đốc, các phó giám đốc, trưởng, phó phòng… thì ưu tiên nguồn nội bộ hơn, còn các vị trí nhân viên thì thường sử dụng nguồn bên ngoài hơn.
Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà ta chọn một trong các phương pháp như: Các trung tâm giới thiệu việc làm, các quảng cáo, áp phích, quảng cáo trên báo chí là hay thu được kết quả tốt nhất.
Xác định thời gian và địa điểm tuyển mộ
Lựa chọn vùng tuyển mộ là yếu tố rất quan trọng quyết định đến sự thành công của quá trình tuyển mộ Nếu như tuyển lao động có chất lượng cao thì nên tập trung ở vùng đô thị, các trương đại học, trung cấp… Nhưng nếu tuyển lao động phổ thông thì ta nên tập trung vào vùng nông thôn, như vậy hiệu quả sẽ được tăng cao Khi đã xác định được địa chỉ tuyển mộ thì cần phải lập kế hoạch về thời gian tuyển mộ căn cứ vào mục tiêu của tổ chức đã xây dựng tương ứng (về quy mô, tốc độ tăng trưởng).
1.3.2 Tìm kiếm người xin việc
Sau khi đã xây dựng xong chiến lược tuyển mộ và đã lập kế hoạch tuyển mộ thì hoạt động tuyển mộ được tiến hành Quá trình tìm kiếm ứng viên có vị trí rất quan trọng, nó được quyết định bởi các phương pháp thu hút người xin việc Để thu hút được những ứng viên có chất lượng thì tổ chức nên chú ý tạo dựng hình ảnh tốt đẹp của mình, đưa ra được những kích thích hấp dẫn người tìm việc Tuy nhiên thông tin trên nên có tính xác thực để đảm bảo sau này họ sẽ gắn bó lâu dài với tổ chức Vấn đề tiếp đến là xác định cán bộ tuyển mộ vì năng lực của cán bộ này có quyết định nhất định đến chất lượng của tuyển mộ. Những nhân viên này chính là đại diện cho tổ chức tiếp xúc với những người tìm việc Đó phải là những người có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu chuyên môn nghiệp vụ, am hiểu tổ chức và các nghệ thuật giao tiếp con người…
1.3.3 Đánh giá hiệu quả công tác tuyển mộ nhân lực
Tổ chức nên định kỳ đánh giá công tác tuyển mộ để xác định mức độ hiệu quả và các biện pháp cải thiện mức hiệu quả đó Những nội dung sau đây nên được xem xét trong quá trình đánh giá.
+ Tổng chi phí tuyển mộ: gồm thu lao trả cho những người làm công tác tuyển mộ, tiền công tác phí của họ (ăn, ở, đi lại…), tiền trả cho các tổ chức bên ngoài có liên quan tới tuyển mộ Chi phí này nên nằm trong kế hoạch tuyển dụng đề ra Vì nếu vượt quá mức kế hoạch thì việc tuyển mộ đã quá lãng phí, còn nếu chi phí quá thấp thì không thể đảm bảo cho công tác tuyển mộ được diễn ra một cách suôn sẻ.
+ Chi phí/một người được tuyển mộ theo nguồn: Tùy theo nguồn mà chỉ tiêu này là cao hay thấp Tuy nhiên, chỉ tiêu này càng được giảm xuống thì chứng tỏ hiệu quả của công tác tuyển mộ càng cao.
+ Các thông tin thu được đã đảm bảo đủ mức tin tưởng cho việc xét tuyển chưa?
+ Các tiêu chuẩn dung để loại bỏ những người xin việc đã hợp lý chưa, đã bao quát hết được các trường hợp loại bỏ chưa?
+ Những thủ tục để thu thập và lưu trữ thông tin về ứng viên có gây phiền toái hay không? có quá phức tạp không? và có cần thiết không?
+ Tỷ lệ đầu loại đã phù hợp với kế hoạch đề ra trước đó không? Tỷ lệ này không nên quá cao hay quá thấp Tùy vào từng công việc cụ thể cần tuyển người mà tỷ lệ này nên xác định một cách hợp lý Đối với vị trí công việc quan trọng thì tỷ lệ này phải cao hơn so với những vị trí công việc có tính chất quan trọng thấp hơn 1
Tuyển chọn nhân lực
Tuyển chọn là quá trình đánh giá các ứng viên theo theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ.
Cơ sở của việc tuyển chọn là những yêu cầu đề ra trong bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với những người thực hiện công việc.
1.4.2 Vai trò của tuyển chọn
Tuyển chọn là khâu quan trọng, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp tổ chức giảm được các chi phí cho việc tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện công việc Để quá trình tuyển chọn được diễn ra một cách hiệu quả thì cần phải có những tiêu
1 chuẩn và công cụ tuyển chọn chính xác và hiệu quả.
1.4.3 Các tiêu thức tuyển chọn nhân viên Để xác định được các tiêu thức tuyển chọn thì trước hết phải dựa vào yêu cầu, đặc điểm của công việc, phương hướng phát triển của tổ chức, bầu không khí trong tổ chức, chiến lược sử dụng nhân lực Nói chung, việc tuyển chọn thường được dựa trên ba nhóm tiêu thức chính sau đây:
+ Các tiêu thức liên quan tới yêu cầu về kỹ thuật như trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc…
+ Các tiêu thức liên quan tới yêu cầu về khả năng làm việc với con người (như khả năng làm việc với tổ, nhóm), khả năng diễn đạt, tổ chức, lãnh đạo hoặc phối hợp.
+ Các tiêu thức liên quan tới yêu cầu về thể chất như sức khỏe, khả năng chịu đựng…
1.4.4 Các công cụ tuyển chọn nhân viên
Có được công cụ tuyển chọn khoa học, hữu hiệu mới có thể đảm bảo cho doanh nghiệp tuyển dụng được những nhân viên phù hợp mà tổ chức cần. Dưới đây là một số công cụ tuyển chọn hữu hiệu nhất:
+ Thư giới thiệu: khi xem xét thư giới thiệu, cần tập trung vào những ý kiến của người giới thiệu về những đặc điểm, đặc trưng của người được giới thiệu như anh ta là người hướng nội hay hướng ngoại, là người có thể làm việc cố định một chỗ hay thích di chuyển…Dựa vào những đặc điểm ấy mà tổ chức xét xem có phù hợp với vị trí tuyển dụng không.
+ Đơn xin việc: trong đơn xin việc của ứng viên đã cung cấp cho ta những thông tin cơ bản về họ Vì vậy, rất có ích trong việc loại bớt những ứng viên không phù hợp với yêu cầu của vị trí việc làm.
+ Trắc nghiệm: là hình thức dùng các trắc nghiệm khoa học tâm lý để đánh giá về năng lực, hành vi, đặc điểm tâm lý của người lao động…Từ đó, tổ chức có thể đánh giá khả năng tiềm ẩn cũng như nguy cơ tiềm ẩn của ứng viên, tìm ra đặc điểm của ứng viên xin việc Tuy nhiên, công cụ này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của người đánh giá cũng như chất lượng của trương trình Các hình thức trắc nghiệm hiện nay thường sử dụng đó là trắc nghiệm IQ, EQ, kiến thức tổng quát, trắc nghiệm thực hiện công việc, trắc nghiệm giấy bút.
+ Phỏng vấn: là hình thức sử dụng trao đổi trực tiếp để khai thác các thông tin về ứng viên Với hình thức này, tổ chức có thể đánh giá về ứng viên khá toàn diện, nhưng tiêu tốn rất nhiều thời gian và hiệu suất là không cao. + Thẩm tra: tổ chức có thể liên lạc với nơi làm việc cũ, nơi đào tạo của ứng viên để xem thông tin ứng viên cung cấp đã chính xác chưa Nếu không chính xác thì có thể nói không nên tuyển dụng nhân viên này vì họ đã có biểu hiện thiếu trung thực ngay từ ban đầu.
+ Khám sức khỏe: đây cũng là một công cụ rất cần thiết khi ra quyết định tuyển dụng, tổ chức cần kiểm tra xem ứng viên có đáp ứng được yêu cầu về sức khỏe cho công việc cần người không.
Quy trình tuyển chọn là tiến trình đánh giá những người dự tuyển theo nhiều khía cạnh khác nhau để tìm ra những người phù hợp với công việc nhất. Quy trình tuyển chọn nên được thực hiện theo 9 bước sau:
Bước 1: Tiếp đón và phỏng vấn sơ bộ
Cuộc phỏng vấn đầu tiên này phải diễn ra trong bầu không khí cởi mở và thoải mái Nó không những có tác động xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên mà còn góp phần tối đa hóa hiệu quả công tác tuyển mộ và tuyển chọn Trong cuộc trao đổi này, người tiếp đón và phỏng vấn sơ bộ cần cởi mở, vui vẻ; thành thật và đầy thiện chí trong việc giải thích và hướng dẫn ứng viên Họ cũng phải là người am tường về tâm lý; có kiến thức tổng quát về tổ chức, có khả năng giao tế nhân sự, ăn mặc gọn gàng, lịch sự Đại diện của tổ chức cũng nên thông tin thêm về tổ chức cũng như về công việc để giúp ứng viên hiểu rõ, tránh những nhầm lẫn trong quá trình tuyển mộ.
Bước 2: Nghiên cứu đơn xin việc
Hội đồng hoặc cán bộ tuyển chọn sẽ xem xét các văn bằng, chứng chỉ xem đã đáp ứng được những yêu cầu đề ra hay không, có hợp lệ hay không, lý lịch rõ ràng, trung thực hay không Nếu đơn xin việc được viết bằng tay thì có thể kiểm tra thêm văn phong, chữ viết, cách trình bày của ứng viên.
Sau bước này có thể sơ bộ phân loại ứng viên thành ba loại sau:
+ Ứng viên bị loại ngay.
+ Có một số điểm nghi nghờ.
+ Có thể chấp nhận được.
Bước 3: Thực hiện các trắc nghiệm tuyển chọn
Trắc nghiệm tuyển chọn là công cụ kỹ thuật nhờ đó ta có thể xét đoán, đo lường, đánh giá các phẩm chất cá nhân cần thiết cho công việc như sự hiểu biết, trí thông minh, cá tính…
Dựa theo cái mà trắc nghiệm đo lương thì các trắc nghiệm có thể được phân thành các loại sau:
Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực của doanh nghiệp
1.5.1 Các yếu tố thuộc về môi trường
- Quan hệ cung cầu trên thị trường lao động
- Sự cạnh tranh lao động của các tổ chức khác
- Cơ chế và mức độ phát triển kinh tế
- Thái độ của xã hội đối với một số nghề nhất định
- Sự phát triển của hệ thống giáo dục và đào tạo
1.5.2 Các yếu tố thuộc về tổ chức
- Uy tín và vị thế của tổ chức
- Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội
- Quan hệ lao động trong tổ chức
- Các chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động
- Chi phí dành cho tuyển mộ - tuyển chọn
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG KỸ THUẬT VIỄN THÔNG
Những đặc điểm của công ty cổ phần Phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông có ảnh hưởng đển công tác tuyển dụng
1 Tổng quan và quá trình hình thành phát triển của công ty cổ phần Phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông
- Tên công ty : Công ty cổ phần Phát triển hạ tầng Kỹ thuật Viễn Thông
- Tên viết tắt : TTID., JSC
- Trụ sở chính : Số 36/45 Phố Cự lộc - Phường Thượng Đình - Quận Thanh Xuân - Hà Nội
Là một đơn vị thành viên qua hơn 16 năm phát triển và trưởng thành công ty cổ phần Phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông đã tham gia thi công xây lắp nhiều dự án quan trọng của đất nước về thủy điện, hệ thống đường dây điện cao thế, hệ thống cấp thoát nước khu đô thị và công nghiệp… Đến nay công ty cổ phần Phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông đã có một đội ngũ hơn 1017 cán bộ kỹ thuật, cử nhân, công nhân lành nghề (trong đó có hơn 199 cán bộ kỹ thuật có trình độ đại học và trên đại học). Định hướng và mục tiêu phát triển trong giai đoạn 2010 – 2015 của công ty là xây dựng và phát triển công ty thành một đơn vị mạnh, lấy hiệu quả kinh tế - xã hội làm thước đo chủ yếu cho sự phát triển bền vững Phát huy nghành nghề truyền thống, đồng thời đẩy mạnh đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên
Lĩnh vực kinh doanh của công ty hiện nay bao gồm:
+ Thiết kế thông tin, bưu chính viễn thông
+ Thi công, xây lắp, bảo trì, bảo dưỡng
+ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá
+ Dịch vụ thẩm định dự toán thiết kế của công trinh
3 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông
Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông,
(Nguồn: phòng Tổ chức - Hành chính, 2010)
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được thực hiện theo cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng, xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ của tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phát triển của lực lượng sản xuất và trình độ của cán bộ quản lý hiện nay Kiểu cơ cấu này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, tăng cường mối quan hệ giữa hệ thống quản lý và hệ thống được quản lý Từ đó có thông tin nhanh chóng để kịp thời xử lý đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh liên tục và có hiệu quả cao.
+ Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, quyết định mọi vấn đề liên quan đến quản lý, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồn cổ đông.
+ Tổng giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, Tổng công ty về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty; chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên; lãnh đạo công ty thực hiện chức năng nhiệm vụ được Hội đồng quản trị giao cho.
+ Phó tổng giám đốc Kế hoạch – Tài chính: giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác kế hoạch tài chính, hoạch toán kinh doanh; Đồng thời tham gia tư vấn cho Tổng giám đốc về hoạt động của công ty.
+ Phòng Tài chính – Kế toán: có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty trong công tác huy động và phân phối các nguồn lực tài chính theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị Thực hiện tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến các đơn vị trực thuộc Đứng đầu là Kế toán trưởng công ty, có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tài chính kế toán, tổ chức bộ máy tài chính kế toán của công ty Thực hiện công tác kế toán và báo cáo cho Tổng giám đốc, kế toán trưởng Tổng công ty Để giúp việc cho Kế toán trưởng có các phó phòng và các phòng ban thực hiện theo từng nghiệp vụ riêng.
+ Phòng Kinh tế - Kế hoạch: Có chức năng xây dựng và chỉ đạo kế hoạch, công tác kinh tế, công tác hợp đông kinh tế và tham gia quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của công ty Đồng thời thực hiện yêu cầu chất lượng liên quan đến công tác kinh tế - kế hoạch.
+ Phòng Dự án: gồm có ba bộ phận thực hiện các chức năng khác nhau đó là: Bộ phận tiếp thị; Bộ phận đấu thầu và Bộ phận quản lý đầu tư Đứng đầu là trưởng phòng có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc công ty trong các lĩnh vực tiếp thị đấu thầu, mua sắm vật tư, lập và quản lý dự án đầu tư…
+ Phòng Kỹ thuật – viễn thông: Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc công ty trong các lĩnh vực quản lý kỹ thuật chất lượng; công tác an toàn, bảo hộ lao động.
+ Phòng Tổ chức – Hành chính: Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc về lĩnh vực sủ dụng nguồn nhân lực công ty, thực hiện công tác truyền tin, và quản lý toàn bộ tài sản trang thiết bị của cơ quan công ty.
4 Đặc điểm về lao động
Trong tổng số cán bộ của công ty thì số lượng nhiều nhất là ở cơ quan công ty với tổng số 55 người, tiếp đến là Xí nghiệp 11-3 với 53 người, thức ba là
Xí nghiệp 11- 2 và Xí nghiệp 11- 5 với 44 người…Tuy nhiên chỉ có ở cơ quan công ty là có tỷ lệ lao động nữ là cao (21 nữ cán bộ trong tổng số 53 cán bộ).+ Phân theo loại hình lao động: Hiện nay công ty có 200 người có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, trong số đó nữ có 40 người Hợp đồng từ 1-3 năm là 111 người trong đó có 14 nữ.
5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP phát triển hạ tầng Viễn Thông
Bảng 1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Phát triển Hạ tầng Viễn Thông giai đoạn 2008 – 2010 Đơn vị: triệu đồng
Chỉ tiêu báo cáo lỗ lãi
Chỉ tiêu khả năng sinh lời
Lợi nhuận hoạt động biên (%) 4,34 4,11 4,34
Lợi nhuận biên trước thuế (%) 5,14 2,99 4,37
Chỉ tiêu bảng cân đối kế toán
Vốn đầu tư chủ sở hữu 500.000 430.000 350.000
Chỉ tiêu đòn bẩy tài chính
Hệ số nợ trên tổng tài sản (%) 71,43 86,4 84,82
Hệ số nợ trên vốn CSH (%) 249,96 635,13 558,76
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán, 2010)
Qua bảng phân tích trên ta có thể thấy khái quát về tình hình tài chính của công ty trong những năm qua như sau:
+ Về chỉ tiêu báo cáo lỗ lãi: Doanh thu năm 2010 (241 tỷ đồng) tuy có giảm hơn so với năm 2009 (255 tỷ đồng) nhưng vẫn giữ ở mức ổn định.Trong khi đó lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế đều tăng với tốc độ tương ứng là 19%, 20%, và 16% chứng tỏ hoạt động của công ty đang trên đà phát triển có hiệu quả hơn Tuy vậy, trong những năm tới công ty cần phải có chiến lược phát triển thị trường, tăng doanh thu.
+ Chỉ tiêu khả năng sinh lời: Các chỉ số về lợi nhuận biên năm 2009 đều tăng hơn so với năm 2008 và 2009, đặc biệt là chỉ số lợi nhuận biên trước thuế (tăng từ 2,99% lên tới 5,14%) chứng tỏ kế hoạch về lợi nhuận của công ty đã được hoàn thành rất tốt
Tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu (ROE- Return on Equity) của công ty giảm mạnh từ 23,61% năm 2009 xuống còn 10,51% năm 2010 chứng tỏ khả năng tận dụng vốn của năm 2010 đã giảm bằng một nửa so với năm
2009 Năm tới công ty cần có kế hoạch cụ thể để sử dụng tài sản được đầu tư trang thiết bị một cách tốt hơn.
Thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty
1 Trách nhiệm của bộ máy làm công tác tuyển dụng tại công ty
Việc tuyển dụng cán bộ nhân viên trong công ty được quan tâm và đặt ra kế hoạch rất cụ thể rõ ràng Khi có nhu cầu tuyển thêm nhân viên vào vị trí việc làm mới, thủ trưởng các đơn vị hoặc trưởng các phòng ban sẽ lập phiếu xác định nhu cầu tuyển dụng ghi chi tiết về nội dung công việc cần tuyển, số lượng cần tuyển, tuyển theo hình thức nào? kinh phí dự kiến là bao nhiêu? trong khoảng thời gian nào? Tất cả những thông tin này được lập theo mẫu của công ty Sau đó, phiếu này được chuyển về phòng Tổ chức - Hành chính Trên cơ sở đó phòng Tổ chức
- Hành chính tiến hành xác định nhu cầu tuyển dụng trong năm và lập bảng Kế hoạch tuyển dụng năm Sau đó, phòng Tổ chức - Hành chính lập kế hoạch chi tiết theo mẫu trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt.
Căn cứ vào kế hoạch được duyệt phòng Tổ chức - Hành chính tổng hợp danh sách liên hệ với các nguồn và ra thông báo tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng đột suất, phòng Tổ chức - Hành chính trực tiếp liên hệ với các nguồn lực khác để thực hiện tuyển dụng Quá trình tuyển dụng phải thông qua Hội đồng tuyển chọn, Hội đồng tuyển chọn ( do Tổng giám đốc ra quyết định thành lập) gồm:
+ Đ/c Phó tổng giám đốc công ty làm Chủ tịch hội đồng;
+ Đ/c Chủ tịch công đoàn Công ty làm Phó Chủ tịch hội đồng;
+ Đ/c Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính làm ủy viên thường trực; Cùng một số chuyên viên của các phòng tham gia làm ủy viên không thường xuyên của hội đồng (tùy theo ngành nghề cần tuyển hội đồng tuyển chọn sẽ mời tham gia).
Như vậy trách nhiệm tuyển dụng nhân sự là trách nhiệm chung của nhiều thành phần, phòng ban chứ không chỉ riêng của phòng Tổ chức - Hành chính. Tuy nhiên, trong tiến trình tuyển dụng thì phòng Tổ chức - Hành chính vẫn có vai trò quan trọng nhất, từ khâu tuyển mộ cho đến khi tuyển được nhân viên mới và sắp xếp bố trí họ vào làm việc Với quy mô tổng số cán bộ của cả công ty là 311 người, thì bộ máy làm công tác tuyển dụng như vậy là phù hợp và đủ khả năng thực hiện tốt công tác tuyển dụng cán bộ cho cả công ty Công tác tuyển dụng được quy định khá rõ ràng về trách nhiệm của từng bộ phận, từng người cụ thể Tuy nhiên, phòng Tổ chức - Hành chính của công ty chỉ có hai người thực hiện công tác liên quan đến hoạt động nhân sự, như vậy khối lượng công việc là tương đối lớn, điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng của quá trình tuyển dụng.
Lưu đồ 1: Tuyển dụng tại công ty cổ phần Phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính, 2010)
Nhìn vào lưu đồ tuyển dụng trên của công ty ta có thể chia quá trình tuyển dụng thành hai giai đoạn gồm:
+ Giai đoạn thực hiện tuyển mộ: là giai đoạn tổng hợp nhu cầu cán bộ
Nhu cầu CBCNV Định hướng Công ty K.Quả đánh giá nguồn lực
Xác định nhu cầu tuyển dụng Định hướng Công ty
Lập kế hoạch tuyển dụng Phê duyệt của lãnh đạo Thực hiện tuyển dụng
Hồ sơ tuyển dụngNhu cầu đột xuất công nhân viên; định hướng công ty; và kết quả đánh giá nguồn lực để xác định nhu cầu tuyển dụng Trên cơ sở đó phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng và trình lên Tổng giám đốc phê duyệt Khi hoàn tất những thủ tục trên thì phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành thu hút ứng viên xin việc vào công ty bằng những phương pháp khác nhau Từ đó sẽ xác định được một lượng ứng viên xin việc nhất định để tiến hành quá trình tuyển chọn.
+ Giai đoạn thực hiện tuyển chọn nhân viên: giai đoạn này được thực hiện sau khi đã có được một tập hợp ứng viên nhất định xin việc vào công ty.
2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, khối lượng công việc hiện tại và tương lai, bảng cân đối nhân lực hàng tháng, hàng quý lập đề xuất tuyển dụng lên phòng Tổ chức - Hành chính (Phiếu xác định nhu cầu tuyển dụng).Từ đó phòng Tổ chức - Hành chính xem xét và xác định nhu cầu tuyển dụng, được sự đồng ý của Tổng giám đốc công ty, tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng.
Trong phiếu xác định nhu cầu tuyển dụng gồm thông tin về đơn vị lập phiếu, Nội dung tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, hình thức tuyển dụng, kinh phí dự kiến, thời gian tuyển dụng.
Phòng Tổ chức - Hành chính thu thập phiếu xác định nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị và căn cứ vào định hướng phát triển của công ty, kết quả đánh giá nguồn nhân lực hiện tại Từ đó sẽ xác định được nhu cầu tuyển dụng cho từng quý, từng năm một.
Hiện tại, việc xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty chỉ được tiến hành từng năm một, tức là việc lập kế hoạch tuyển dụng mới chỉ là kế hoạch ngắn hạn, mang tính chất tự phát là chính chứ chưa có một chương trình mang tính chất dài hạn dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn Do đó công tác xác định nhu cầu tuyển dụng còn thiếu tính chủ động.
Trong những năm gần đây, do việc mở rộng địa bàn hoạt động sang các nước bạn như Lào, Campuchia, cùng với việc Trung tâm thí nhiệm của công ty tách thành Công ty cổ phần kỹ thuật điện…Do đó số lượng cán bộ khoa học nghiệp vụ của Công ty được tuyển mới trong những năm gần đây có xu hướng tăng lên Có thể thấy thực tế này qua số lượng cán bộ khoa học nghiệp vụ được tuyển và kế hoạch trong năm tới của công ty như sau:
Bảng 2 Báo cáo nhân lực Công ty Cổ phần phát triển hạ tầng Viễn
Danh mục Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính, 2005 - 2009)
3 Công tác tuyển mộ tại công ty
Khi có nhu cầu tuyển người vào vị trí việc làm mới thì công ty luôn tiến hành theo một quy trình chuẩn được quy định theo QĐ – TCHC – 008 của công ty Sau khi xác định được số lượng và nội dung tuyển dụng thì phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành công tác tuyển mộ.
3.1 Nguồn và phương pháp tuyển mộ
Cán bộ phụ trách tuyển dụng căn cứ vào kế hoạch tuyển chọn đã được thông qua và tiến hành xác định nguồn cho hoạt động tuyển mộ
Tùy vào từng trường hợp tuyển dụng cụ thể mà công ty xác định nguồn nội bộ, bên ngoài hay kết hợp cả hai nguồn trên.
Nguồn nội bộ tổ chức Đối với nguồn nội bộ tổ chức, công ty thường sử dụng để tuyển người vào những vị trí quản lý cao trong công ty, phòng, ban, xí nghiệp và thường là giải quyết những trường hợp thiếu người do nghỉ chế độ, cơ cấu lại bộ máy, luân chuyển công việc, đề bạt, thăng chức… Cán bộ phụ trách tuyển dụng căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng (thường xác định qua bản quy định yêu cầu cho các vị trí quan trọng được ban hành theo quy định QĐ – CTTC – 002 của công ty)
Ví dụ như quy định yêu cầu về tiêu chuẩn chung của các cán bộ lãnh đạo, quản lý của công ty là:
+ Có tinh thần trách nhiệm cao, tận tụy với công việc được giao; chấp hành nghiêm chỉnh đường lối của Đảng, chính sách và Pháp luật của Nhà nước.
+ Cần kiệm, liêm chính, chí công vô tư, không tham nhũng và kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng Có ý thức tổ chức kỷ luật, trung thực, không cơ hội Gắn bó mật thiết với người lao động, được CBCNV tín nhiệm.
