Giáo trinh tin học - Báo cáo

Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM Bài 4 Báo cáo Nội dung Các khái niệm khi thiết kế báo cáo 3 Tạo báo cáo bằng công cụ Wizard 8 Tạo báo cáo bằng công cụ Designer 13 Bài tập 20 4-2 Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM Giới thiệu Lý thuyết 9 Tiết - Các khái niệm của báo cáo  Phân biệt được các thành phần trong một báo cáo  Các dạng báo cáo và cách phân biệt giữa các dạng - Thực hiện tạo báo cáo bằng công cụ Wizard.  Các bước để hoàn thành một báo cáo bằng Wizard.  Tạo các báo cáo đơn giản, báo cáo nhóm, báo cáo có tính toán thống kê - Thực hiện tạo báo cáo bằng Design View.  Các bước để tự thiết kế một báo cáo hoàn chỉnh. - Một số kỹ thuật trong thiết kế báo cáo  Các đối tượng quan trọng để tạo báo cáo: Label,TextBox…  Một số kỹ thuật xử lý như: đánh số thứ tự, tạo công thức tính toán, đánh số trang, ngắt trang… Thực hành 15 Tiết - Tạo báo cáo bằng công cụ Wizard và Design View  Các dạng báo cáo đơn giản: Dạng Columnar, Tabular  Dạng báo cáo có phân nhóm, thống kê  p dụng các kỹ thuật để tạo các báo cáo có yêu cầu về đánh số thứ tự, tạo công thức, đánh số trang, phân trang… 4-3 Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM Các khái niệm khi thiết kế báo cáo Nội dung Ý nghóa của báo cáo. Các thành phần trong một báo cáo.  Ý nghóa sử dụng báo cáo  Các thành phần trong một báo cáo Ý nghóa sử dụng báo cáo Công cụ báo cáo giúp cho chúng ta có thể thực hiện việc tổng hợp thông tin và sắp xếp lại dữ liệu theo một thứ tự nào đó để có thể xuất ra màn hình hoặc máy in cho người sử dụng xem. Chúng ta cũng có thể thực hiện việc này bằng công cụ truy vấn nhưng kết quả chỉ là những dữ liệu “thô” chưa được đònh dạng, kẻ khung, ta có thể thực hiện những việc này dễ dàng thông qua các đối tượng trong môi trường thiết kế báo cáo. Các thành phần trong một báo cáo Report Header Group Header Deta il Report Footer Group Footer Page Footer 4-4 Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM Bên trong một báo cáo gồm có các thành phần sau: Thành phần Ý nghóa Tiêu đề báo cáo (Report Header) Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu báo cáo (chỉ một lần ở trang đầu tiên của báo cáo ). Tiêu đề trang (Page Header) Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang của báo cáo. Chi tiết (Detail) Thể hiện các chi tiết dữ liệu của báo cáo. Cuối trang (Page Footer) Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối mỗi trang báo cáo. Cuối báo cáo (Report Footer) Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở trang cuối cùng (chỉ một lần) trong báo cáo. Ngoài các thành phần cơ bản, bên trong báo cáo có thể còn có hai thành phần sau: (nếu báo cáo có phân nhóm) Thành phần Ý nghóa Đầu nhóm (Group Header) Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi nhóm báo cáo. Cuối nhóm (Group Footer) Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối mỗi nhóm báo cáo. Các dạng báo cáo Trước khi thiết kế một báo cáo, ta phải xác đònh được dạng của nó để có hướng thiết kế thích hợp. Có hai dạng báo cáo chính là dạng chi tiết và tổng hợp Báo cáo chi tiết Các dạng báo cáo mà trong đó các thông tin dữ liệu từ các bảng được thể hiện đầy đủ, thông thường báo cáo dạng này rất đơn giản vì nó chỉ lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng và sau đó sắp xếp lại theo một thứ tự qui đònh nào đó. Sau cùng, báo cáo sẽ thể hiện các thông tin này theo một khuôn dạng qui đònh trước. Có hai dạng chi tiết thể hiện: Danh sách (Tabular) Thông tin dữ liệu thể hiện trên từng cột như một danh sách, dạng báo cáo này thường sử dụng cho các mẫu kết xuất thể hiện một bảng danh sách. 4-5 Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM Ví dụ Tạo báo cáo in ra danh sách các sinh viên như sau: Cột (Columnar) Thông tin dữ liệu thể hiện trên một cột, nhưng khi đó trang giấy in được đònh dạng thành nhiều cột. Dạng báo cáo này thường sử dụng các mẫu kết xuất thể hiện một danh sách nhưng dưới dạng các nhãn (từng phiếu một). Đối với dạng báo cáo này không có các thành phần đầu trang và cuối trang mà chỉ có chi tiết dữ liệu. Ví dụ Tạo báo cáo tạo ra danh sách các sinh viên, với thông tin của mỗi sinh viên tạo ra một Thẻ Sinh Viên tương ứng. 4-6 Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM Báo cáo tổng hợp Báo cáo có tính chất thống kê, tổng hợp dữ liệu của các bảng theo một nhóm nào đó. Khi đó số liệu hiển thò trên báo cáo có tính chất tổng cộng (đôi khi không quan tâm đến các dòng chi tiết). Có hai dạng thể hiện: Nhóm (Group) Cũng là một dạng báo cáo chi tiết nhưng khi đó dữ liệu của các bảng sẽ được phân cách theo từng nhóm rõ ràng và để tránh không thể hiện các dữ liệu trùng lắp trên báo cáo. Dạng này thường sử dụng với mục đích để nhóm các dữ liệu và thống kê các chỉ tiêu theo từng nhóm dữ liệu. Ví dụ Báo cáo danh sách sinh viên theo khoa 4-7 Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM Tổng cộng (Summary) Các dữ liệu trên báo cáo sẽ được tổng hợp lại theo một nhóm nào đó. Các số liệu thể hiện trên báo cáo này là những con số đã được tổng hợp từ dữ liệu chi tiết của các bảng. Thông thường phần nội dung chi tiết của loại báo cáo này sẽ không được hiển thò. Ví dụ Báo cáo thống kê lương theo từng năm cho từng tổ. Các bước chuẩn bò trước khi tạo báo cáo Trước khi tạo một báo cáo ta cần thực hiện các bước chuẩn bò sau: Xác đònh loại báo cáo Bước này đòi hỏi phải xác đònh được báo cáo cần xây dựng thuộc loại nào: báo cáo chi tiết hay báo cáo tổng hợp. Nếu là báo cáo tổng hợp cần phải xác đònh thêm các yếu tố sau:  Báo cáo có phân nhóm hay không?  Bao nhiêu nhóm?  Nhóm theo thông nào? Xác đònh từng thành phần của báo cáo Trên cơ sở các yếu tố đã có ở bước trên và trang báo cáo cần làm, xác đònh các thành phần Header và Footer của báo cáo. Mục đích của bước này là giúp nhận dạng được những thành phần của báo cáo cần thiết kế để từ có thể thực hiện việc tạo báo cáo. Xây dựng nguồn dữ liệu của báo cáo Đây là bước quan trọng nhất của việc tạo báo cáo, phải xác đònh nguồn dữ liệu trên báo cáo tồn tại ở những bảng nào trong cơ sở dữ liệu hiện có. Nguồn dữ liệu của báo cáo có thể là một bảng, nhiều bảng hay là một select query. 4-8 Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM Tạo báo cáo bằng công cụ Wizard Nội dung Cách tạo nhanh một báo bằng công cụ trình thông minh (Wizard) .  Tạo báo cáo dạng chi tiết.  Tạo báo cáo có phân nhóm (Group) Microsoft Access cung cấp một công cụ hỗ trợ tạo báo báo. Đối với những báo cáo đơn giản thì công cụ hỗ trợ này có thể cho ra một kết quả chính xác như mong muốn. Tuy nhiên, với những báo cáo phức tạp và đòi hỏi tính thẩm mỹ cao thì công cụ hỗ trợ chỉ giúp tạo ra một khung báo cáo nhanh chóng, sau đó ta phải tự thiết kế lại thì mới đạt yêu cầu. Tạo báo cáo dạng chi tiết Chúng ta có thể tạo các báo cáo chi tiết dạng danh sách (Tabular) hoặc dạng cột (Columnar) theo cách sau:  Chọn thực đơh Insert Ỉ Report  Chọn bảng hoặc truy vấn làm dữ liệu nguồn cho báo cáo  Chọn AutoReport Columnar hoặc AutoReport Tabular để tạo nhanh báo cáo dạng cột hoặc báo cáo dạng danh sách Tạo báo cáo nhóm và tổng cộng  Chọn thực đơh Insert Ỉ Report  Chọn bảng hoặc truy vấn làm dữ liệu nguồn cho báo cáo Ví dụ Tạo báo cáo đưa ra danh sách sinh viên như sau: Ví dụ Tạo báo cáo nhóm theo từng sinh viên để đưa ra bảng điểm và tính điểm trung bình cho từng sinh viên. 4-9 Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM  Chọn các cột muốn hiển thò trên báo cáo  Chọn ra bảng có dữ liệu tổng hợp (không bò tách nhóm)  Chọn tiếp các cột khác cần nhóm dữ liệu (nếu có ) 4-10 Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH. KHTN TP. HCM  Chọn tên cột muốn sắp xếp bên trong chi tiết của báo cáo và chọn các chức năng tính tổng tại tại nút Summary Options  Chọn các phép tính trên dữ liệu: Tính tổng, trung bình, tìm giá trò thấp nhất, cao nhất. Nếu muốn chỉ thực hiện các phép tính này trên dòng tổng cộng (cuối nhóm) thì chọn Summary Only, ngược lại muốn thực hiện các phép tính trong chi tiết và cuối mỗi nhóm thì chọn Detail and Summary. [...]... tượng, ta tạo được một báo cáo có dạng sau: Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH KHTN TP HCM 4-1 3 Tạo báo cáo bằng công cụ Designer Nội dung Cách tạo báo cáo trong môi trường thiết kế.Các thành phần dùng để tạo báo cáo Các đối tượng cơ sở dùng để thiết kế báo cáo Các bước tạo báo cáo bằng Designer Khi cần tạo những báo cáo phức tạp, hoặc khi muốn tạo ra một báo cáo theo một khuôn mẫu... 4-1 1 Chọn cách thể hiện của các cột trên báo cáo và hướng giấy in của báo cáo Chọn các kiểu thể hiện tiêu đề, chi tiết cho báo cáo Ghi vào tiêu đề của báo cáo, chọn Finish để kết thúc Access sẽ lấy tiêu đề của báo cáo làm tên của báo cáo khi lưu lại trong tập tin CSDL Access Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH KHTN TP HCM 4-1 2 Sau khi chỉnh sửa lại vò... Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH KHTN TP HCM 4-1 9 Ví dụ Ẩn đi dữ liệu trùng trên cột tên khoa Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH KHTN TP HCM 4-2 0 Bài tập Sử dụng cở sở dữ liệu đã tạo trong bài 2, Quản lý sinh viên, thiết kế những báo cáo trong phần Phục Lục - Bài tập thực hành Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH KHTN TP HCM ... những khung hình chữ nhật nhằm mục đích trình bày và trang trí cho báo cáo Các bước tạo báo cáo bằng Designer Để thiết kế một báo cáo bằng công cụ Designer, ta phải thực hiện qua các bước sau: Chọn thực đơn Insert Report Chọn Design View trong hộp thoại New Report Tạo nguồn dữ liệu cho báo cáo bằng cách vào trang Properties của báo cáo, chọn thẻ Data Record Source, chọn một Table hay Query Trong trường... Tâm Tin Học – Trường ĐH KHTN TP HCM 4-1 6 − Descending: sắp xếp giảm dần Tiếp tục tạo các nhóm khác (nếu có) trong cột Field/ Expression , ta sẽ gom nhóm dữ liệu theo nhiều cấp, vò trí nhóm trên cùng sẽ được thể hiện đầu tiên trên báo cáo Ví Báo cáo thống kê lương theo từng năm dụ Với báo cáo trên, ta tạo nhóm cho công thức Right(THANGNAM, 4) và nhóm theo 2 cột MATO và MANV Đánh số thứ tự (mẩu tin, ... thể tự mình thiết kế một báo cáo bằng công cụ Designer Các đối tượng cơ sở dùng để thiết kế báo cáo Để có thể thiết kế được một báo cáo bằng Design View, ta cần sử dụng đến một số các điều khiển như: Label, Textbox, … trên hộp công cụ (Toolbox) Dưới đây là một số điều khiển cơ sở (trong thiết kế báo cáo : Label (Nhãn) Dùng để hiển thò một chuỗi văn bản ở dạng tónh trên báo cáo Textbox (Hộp văn bản)... Textbox… Ví dụ Bằng công cụ Design View, ta tạo lại báo cáo nhóm theo từng sinh viên để đưa ra bảng điểm và tính điểm trung bình cho từng sinh viên Ở một số bước ta thực hiện như sau: Chọn nguồn cho báo cáo Tạo nhóm và sắp xếp Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH KHTN TP HCM 4-1 5 Kéo và thả các field vào vò trí thích hợp trên báo cáo, sau đó tạo thêm 1 Textbox tính điểm trung bình,... thông tin cần thiết sau đó đóng màn hình QBE lại, nhớ chọn Yes khi đóng màn hình QBE Chọn thực đơn View tạo FieldList để hiện cửa sổ chứa danh sách các field trong nguồn vừa Tạo nhóm (nếu có) hoặc sắp xếp dữ liệu cho báo cáo Tài liệu giảng dạy Access 1 Trung Tâm Tin Học – Trường ĐH KHTN TP HCM 4-1 4 Chọn các field trong cửa sổ FieldList sau đó kéo và thả vào vò trí thích hợp trên vùng thiết kế của báo cáo. .. Tâm Tin Học – Trường ĐH KHTN TP HCM 4-1 7 Tạo thêm số thứ tự trong báo cáo tạo Bảng điểm cho sinh viên Ta chọn giá trò Over Group cho thuộc tính Running Sum của textbox số thứ tự Ví dụ Áp dụng kỹ thuật đánh số thứ tự trong việc đếm thông tin trên nhóm có chi tiết Đếm tổng số nhân viên theo từng tổ Ví dụ Nếu sử dụng hàm Count để đếm trên thông tin nhóm có chi tiết, kết quả trả về sẽ đếm tất cả thông tin. .. khi ta muốn in báo cáo với mỗi nhóm dữ liệu sẽ thể hiện trên một trang, chẳng hạn như in mỗi bảng điểm của sinh trên một trang, khi đó ta cần thực hiện ngắt trang như sau: Chọn vào biểu tượng phân trang (Page Break ) trên thanh công cụ Vẽ vào báo cáo tại vò trí cuối nhóm (ví dụ: cuối nhóm Masv ) Ẩn đi dữ liệu trùng lặp Khi hiển thò thông tin lên báo cáo, để tránh việc trùng lắp thông tin khi ta thể . kế báo cáo Nội dung Ý nghóa của báo cáo. Các thành phần trong một báo cáo.  Ý nghóa sử dụng báo cáo  Các thành phần trong một báo cáo Ý nghóa sử dụng báo cáo Công cụ báo cáo. thành một báo cáo bằng Wizard.  Tạo các báo cáo đơn giản, báo cáo nhóm, báo cáo có tính toán thống kê - Thực hiện tạo báo cáo bằng Design View.  Các bước để tự thiết kế một báo cáo hoàn chỉnh khi tạo báo cáo Trước khi tạo một báo cáo ta cần thực hiện các bước chuẩn bò sau: Xác đònh loại báo cáo Bước này đòi hỏi phải xác đònh được báo cáo cần xây dựng thuộc loại nào: báo cáo chi