Kế hoạch tổ chức buổi talk show “out of the rabbit hole” để giúp các bạn sinh viên có định hướng cụ thể hơn về ngành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Môn: Kỹ phát triển nghề nghiệp KẾ HOẠCH TỔ CHỨC BUỔI TALKSHOW “OUT OF THE RABBIT HOLE” NĂM 2022 Họ tên: Nhóm Lớp: K60EF Mã lớp: 560 Thời gian thực hiện: từ ngày 26/12/2021 đến ngày 31/12/2021 Giảng viên hướng dẫn: T.S Nguyễn Xuân Vinh ThS Phạm Thị Diệp Hạnh ThS Lê Sơn Đại TP.HCM, ngày 30 tháng 12 năm 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Môn: Kỹ phát triển nghề nghiệp KẾ HOẠCH TỔ CHỨC BUỔI TALKSHOW “OUT OF THE RABBIT HOLE” NĂM 2022 Họ tên: Nhóm Lớp: K60EF Mã lớp: 560 Thời gian thực hiện: từ ngày 26/12/2021 đến ngày 31/12/2021 Giảng viên hướng dẫn: T.S Nguyễn Xuân Vinh ThS Phạm Thị Diệp Hạnh ThS Lê Sơn Đại TP.HCM, ngày 30 tháng 12 năm 2021 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT – THUẬT NGỮ TIẾNG ANH LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG TỔNG QUAN DỰ ÁN 1.1 Giới thiệu dự án 1.2 Giá trị cốt lõi 1.3 Điểm sáng 1.4 Đối tượng mục tiêu 1.5 Mục tiêu 1.6 Quy mô 1.7 Mục tiêu KPIs 1.8 Phân tích SMART 1.8.1 Specific 1.8.2 Measurable 1.8.3 Attainable .9 1.8.4 Relevant .9 1.8.5 Time Based 10 CHƯƠNG 11 PHÂN TÍCH MƠI TRƯỜNG KINH DOANH 11 2.1 Bảng phân tích SWOT 11 2.2 Phân tích chi tiết 11 2.2.1 Điểm mạnh (Strengths) 11 2.2.2 Điểm yếu (Weaknesses) 12 2.2.3 Cơ hội (Opportunities) .12 2.2.4 Thách thức (Threats) 13 CHƯƠNG 14 TỔ CHỨC SỰ KIỆN 14 3.1 Phân công nhân chung ban 14 3.2 Kế hoạch Tổng quát Timeline chuẩn bị 14 3.3 Phân công nhân buổi Onsite 17 3.4 Dự trù kinh phí 18 3.5 Danh sách NTT 19 3.6 Diễn giả .19 3.6.1 Tiêu chí lựa chọn: 19 3.6.2 Danh sách diễn giả: .19 3.7 Kế hoạch truyền thông: Timeline truyền thông 20 CHƯƠNG 22 DỰ KIẾN RỦI RO VÀ CÁCH KHẮC PHỤC 22 PHỤ LỤC .25 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT – THUẬT NGỮ TIẾNG ANH Chữ viết tắt Tên đầy đủ BTC Ban tổ chức KPI Key Performance Indicator: Chỉ số đánh giá hiệu công việc SWOT Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats CTV Cộng tác viên PD Project Development: Phát triển dự án FER Finance and External Relationships : Tài đối ngoại MAR Marketing Pts Photoshop Ai Adobe Illustrator HR Human Resources: Nhân NTD Người tham dự MC Người dẫn chương trình MC script Kịch MC NTT Nhà tài trợ TA Target audience: Khán giả mục tiêu AD Quảng cáo Timeline Dòng thời gian Onsite Thời gian diễn kiện Pre – onsite Trước thời gian diễn kiện After – onsite Sau thời gian diễn chương trình Poster Áp phích Avatar Ảnh đại diện Proposal Đề xuất kinh doanh Video recap Video chứa khoảnh khắc bật chương trình Form Mẫu Feedback Nhận xét Check – in Kiểm tra Checklist Kiểm tra danh sách Warm – up Khởi động Warm – up game Trò chơi khởi động Break out Nghỉ giải lao Q&A Hỏi đáp Challenge Thử thách Trigger Giai đoạn kích hoạt Engagement Giai đoạn tương tác Amplify Giai đoạn mở rộng Objective Mục tiêu React Tương tác Comment Bình luận Share Chia sẻ Fanpage Trang thơng tin Giveaway Quà tặng Kick – off Khởi động Minigame Trò chơi nhỏ Seeding Truyền tải thông tin LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, Marketing cho ngành có nhu cầu tuyển dụng cao Theo Trung tâm Dự báo nhu cầu nhân lực thông tin thị trường lao động TP.Hồ Chí Minh, từ năm 2020, ngành Marketing cần đến 10.000 lao động trở lên cho năm Bên cạnh đó, Marketing ngành có mơi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo hội cho bạn trẻ thỏa sức sáng tạo, công việc đa dạng, lương cao, hội thăng tiến tốt Vậy nên ngành bạn trẻ quan tâm Ngoài ra, Marketing luôn vận động, thay đổi phát triển không “dậm chân” chỗ đặc biệt thời đại 4.0, “Sự bùng nổ công nghệ Internet khiến người làm Marketing cần phải bắt kịp với xu hướng thay đổi yếu tố làm nên thành công” Vậy nên người làm Marketing phải dám thay đổi, học hỏi không ngừng người muốn tìm hiểu Marketing cần phải học rộng, hiểu sâu có định hướng cụ thể dài cho nghiệp tương lai thân Chắc hẳn tìm hiểu ngành, nên đâu Khi học trường phần lớn nắm lý thuyết thực hành bản, chưa có hội đủ nhiều để áp dụng vào thực thế… Một số lượng lớn sinh viên khơng có định hướng rõ ràng hướng lựa chọn chuyên ngành vô số chuyên ngành thuộc lĩnh vực Marketing Đây thực trạng chung, xảy hầu hết sinh viên ngành khơng riêng ngành Marketing Theo báo cáo nghiên cứu mức độ định hướng sinh viên yêu thích ngành Marketing (Brands Vietnam 9/10/2018), có 10,3% sinh viên có định hướng rõ ràng hướng lựa chọn công việc tương lai Vậy sinh viên chưa có định hướng cụ thể ngành lên đến số xấp xỉ gần 90% Đó số lớn, việc định hướng ngành bước vô quan trọng tiền đề cho bước khác Dù bạn sinh viên năm bỡ ngỡ bước vào trường, sinh viên vào trường vài năm định hướng cho nghề nghiệp tương lai thân việc khó khăn khơng có phương pháp khơng thực hiểu rõ mình, đặc biệt sinh viên muốn theo đuổi ngành Marketing, ngành rộng vận động thay đổi theo thời gian Để giúp bạn sinh viên có định hướng cụ thể ngành Marketing, không bị choáng ngợp với biến đổi liên tục việc tổ chức talkshow định hướng cụ thể Marketing vô cần thiết Cùng sinh viên, có nhu cầu tìm hiểu Marketing nên chúng em thấu hiểu mơ hồ bạn Vậy nên chúng em lên kế hoạch tổ chức buổi talk show “OUT OF THE RABBIT HOLE” để giúp bạn sinh viên có định hướng cụ thể ngành Cùng với diễn giả có kinh nghiệm chun mơn, đồng thời người có danh tiếng ngành Marketing, chúng em tin buổi talkshow giúp bạn sinh viên khỏi cảnh mơ hồ, khơng định hướng Kế hoạch tổ chức talkshow trình bày cách chi tiết chương sau tiểu luận CHƯƠNG TỔNG QUAN DỰ ÁN 1.1 Giới thiệu dự án Với lĩnh vực đầy cạnh tranh sáng tạo Marketing, hệ trẻ muốn khẳng định thân thường chưa có định hướng rõ ràng tương lai, nghề nghiệp Nhiều bạn trẻ trường vài ba năm lạc “mây mù”, hoang mang tìm hướng cho Nhưng có nhiều bạn may mắn hướng dẫn người sếp, mentor tốt tìm thấy sở trường thăng tiến nhanh chóng Talkshow “OUT OF THE RABBIT HOLE” nơi bạn trẻ chia sẻ học hỏi kiến thức, kinh nghiệm từ người trước lĩnh vực Marketing để “hiểu mình, hiểu nghề sống đam mê” 1.2 Giá trị cốt lõi Talkshow “OUT OF THE RABBIT HOLE” nhằm giới thiệu ngành Marketing, hướng đến việc truyền tải kiến thức ngành cho sinh viên chưa có định hướng nghề nghiệp cụ thể, giúp bạn có nhìn bao quát Marketing từ có thêm lựa chọn cho nghiệp tương lai Đây nơi cung cấp thêm kiến thức bổ ích kỹ cần thiết để trở thành Marketer tương lai cho bạn sinh viên tham dự Bên cạnh đó, việc khơi gợi sáng tạo nằm bên người, truyền lửa đam mê với ngành nghề Marketing sứ mệnh mà BTC hướng đến thực Talkshow 1.3 Điểm sáng Talkshow “OUT OF THE RABBIT HOLE” hứa hẹn mang đến điểm sáng khác biệt, tự tin lợi cho chương trình riêng với ưu điểm bật Đầu tiên yếu tố truyền đạt BTC tìm vị Diễn giả trẻ trung, động, khơng có khoảng cách tuổi tác lớn với bạn sinh viên Điều góp phần làm Talkshow mang tính chân thực gần gũi, dễ dàng tiếp cận đối tượng mục tiêu Tiếp đến, Talkshow chương trình mang tính chất mới, nhằm giúp sinh viên biết cách marketing thân cách áp dụng phương thức, hiểu biết marketing môi trường đại học Bên cạnh đó, Talkshow cịn tích hợp challenge nhỏ timeline chương trình, cụ thể giải tình lập chiến lược marketing sơ lược cho sản phẩm hay nhãn hàng để sinh viên trải nghiệm thỏa sức sáng tạo Và cuối cùng, tham gia chương trình, bạn sinh viên trực tiếp tương tác với vị Diễn giả, nghe diễn giả chia sẻ kinh nghiệm lĩnh vực marketing cách xử lý tình khó khăn thường gặp phải nghề Với điểm sáng đó, BTC tin Talkshow “OUT OF THE RABBIT HOLE” thu hút số lượng lớn bạn sinh viên, mang đến thành cơng tốt đẹp cho chương trình 1.4 Đối tượng mục tiêu Sinh viên năm 1-2, sinh sống học tập TPHCM Có đối tượng chính: • Sinh viên có hứng thú định với Marketing chưa có hướng nghề nghiệp rõ ràng; • Sinh viên xác định theo Marketing muốn tiếp thu thêm kiến thức tổng quan ngành 1.5 Mục tiêu Đối với đối tượng mục tiêu: • Giúp bạn sinh viên chưa có định hướng nghề nghiệp rõ ràng có nhìn bao qt Marketing từ có thêm lựa chọn cho nghiệp tương lai mình; • Cung cấp thêm kiến thức, kỹ cần thiết thực tiễn để trở thành Marketer tương lai; • Cung cấp hội tiếp cận, giao lưu học hỏi với anh chị cựu sinh viên có kinh nghiệm trình độ lĩnh vực Marketing; • Khơi gợi sáng tạo nằm bên người, truyền lửa đam mê với ngành nghề marketing Đối với BTC: • Tích lũy kinh nghiệm qua việc tổ chức kiện góp phần xây dựng thương hiệu cá nhân; • Mở rộng mối quan hệ từ việc kết nối NTT, diễn giả 1.6 Quy mơ • Số lượng người tham gia: 150 - 200 người; • Thời gian: 19h00 Chủ nhật ngày 23/1/2022; • Hình thức tổ chức: Online tảng Zoom Meeting 1.7 Mục tiêu KPIs Mục tiêu KPIs Mức độ hài long Nội dung Điểm số cho nội dung 8/10 8.5/10 NTD cảm thấy hài lòng chất lượng dịch vụ, chuyên nghiệp chương trình - Nội dung chương trình phù hợp giải vấn đề, thắc mắc NTD; - Nội dung thú vị, thiết thực, cụ thể; không gây nhàm chán cho NTD - Diễn giả MC đáp ứng tiêu chí đề ra; Điểm số cho diễn giả MC 9/10 - Diễn giả có chia sẻ hữu ích, thiết thực thú vị NTD; - MC chuyên nghiệp, duyên dáng giải tình phát sinh Số lượng NTD Timeline 150 - 200 Số NTD vào ngày Onsite - Thời gian Onsite phù hợp với NTD diễn giả; Thời gian diễn 2h Thời gian dự phịng Khơng q 15’ - Thời lượng chương trình vừa đủ, khơng vượt q thời gian dự phòng Bao gồm thời gian cho cố phát sinh giải đáp thắc mắc 1.8 Phân tích SMART 1.8.1 Specific - Cụ thể, dễ hiểu • Giúp bạn sinh viên mơ hồ Marketing có nhìn cụ thể, rõ ràng ngành Marketing; • Chia sẻ kinh nghiệm, giao lưu, học hỏi chủ đề lĩnh vực Marketing; • Khơi gợi sáng tạo đam mê NTD; • Đảm bảo hài lòng NTD phần Mục tiêu đề 1.8.2 Measurable - Có thể đo lường được: đề phần Mục tiêu KPIs 1.8.3 Attainable - Có thể đạt • Nội dung phù hợp: cung cấp thông tin lĩnh vực Marketing chia sẻ kinh nghiệm hoạt động nghề: - Marketing ngành nghề nhiều bạn trẻ, đặc biệt sinh viên kinh tế quan tâm Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam đường hội nhập Quốc tế phát triển doanh nghiệp nước khiến nhu cầu nguồn nhân lực Marketing tăng cao Ngành nghề xếp vào nhóm đầu ngành thu hút nhân tài thời gian gần Với môi trường làm việc động, sáng tạo; thu nhập hấp dẫn hội việc làm cao; - Tuy nhiên, đa phần bạn sinh viên năm nhất, năm hai nhiều mơ hồ ngành nghề này, kiến thức cần phải học trường, kỹ mềm, hội việc làm, Vậy nên việc tổ chức chương trình giúp bạn có định hướng nghề nghiệp đắn, khỏi tình trạng mơ hồ, hoang mang Bên cạnh đó, chương trình cịn cung cấp lộ trình cụ thể để bạn có định hướng đắn định lựa chọn lĩnh vực • Đối tượng phù hợp: - Người tham dự: sinh viên năm nhất, năm hai cần cung cấp thông tin, kiến thức, kỹ lĩnh vực Marketing; - Diễn giả: anh/ chị cựu sinh viên có kinh nghiệm trình độ lĩnh vực Vì anh/ chị cựu nên có chia sẻ nhiệt tình, gần gũi thiết thực dành cho người tham dự 1.8.4 Relevant - Thực tế CHƯƠNG PHÂN TÍCH MƠI TRƯỜNG KINH DOANH 2.1 Bảng phân tích SWOT S W O T - Talkshow mang tính chân thực gần gũi - Diễn giả có kinh nghiệm kiến thức chuyên ngành - Nhân đa dạng linh hoạt - NTD trực tiếp thực hành - BTC sinh viên nên phải chịu áp lực việc cân học tập tổ chức talkshow - Nhân ít, thiếu kinh nghiệm chun mơn - Hạn chế mối quan hệ - Nhu định hướng nghề nghiệp tồn tại, đặc biệt ngành hot Marketing - Truyền thông phát triển - Tổ chức online nên khơng tốn nhiều kinh phí khơng cần nhiều nhân lực - Trục trặc kỹ thuật tổ chức online - Khơng có tương tác trực tiếp NTD diễn giả - Phải có chấp thuận từ cấp (Ban thường vụ Đoàn trường) 2.2 Phân tích chi tiết 2.2.1 Điểm mạnh (Strengths) Tính chân thực gần gũi Sự kiện tổ chức sinh viên, diễn giả anh chị khơng có q nhiều khác biệt hệ nên dễ dàng chia sẻ, trao đổi thông tin, thấu hiểu khúc mắc bạn Từ tạo bầu khơng khí chia sẻ gần gũi, thiết thực đến với sinh viên Diễn giả có kinh nghiệm kiến thức chun ngành Để thực hóa thành cơng cơng việc mà u thích, diễn giả người hiểu rõ họ làm làm Diễn giả đến từ doanh nghiệp thuộc chuyên ngành Marketing tăng khả giải đáp thắc mắc, băn khoăn việc lựa chọn ngành nghề phù hợp cho bạn sinh viên Các diễn giả có thành cơng định mơi trường đại học môi trường việc làm tại, giúp bạn sinh viên hình dung phần định hướng ngành học hay nghề nghiệp, cho bạn thấy tầm nhìn rõ ràng nghề nghiệp tương lai thân Diễn giả cựu sinh viên trường Đại học Ngoại thương, vừa hội để đóng góp cho ngơi trường cũ mình, vừa tạo nên gần gũi, thân quen anh chị khóa em khóa Điều giúp cho kiện diễn thuận lợi hiệu Nhân đa dạng, linh hoạt Thành viên BTC bạn sinh viên tiềm trường Đại học Ngoại thương Cơ sở II Thành phố Hồ Chí Minh Sinh viên Ngoại thương có tố chất động, sáng tạo chuyên nghiệp mặt học thuật lẫn hoạt động ngoại khóa NTD trực tiếp thực hành Talkshow “OUT OF THE RABBIT HOLE” mang đến challenge hoàn toàn độc đáo Challenge Marketing thực hóa với mục đích kích thích 11 sáng tạo bạn sinh viên tham gia Talkshow, thực hành trải nghiệm trực tiếp kiến thức mà anh chị diễn giả vừa truyền đạt Đây phương pháp học đơi với hành, giúp bạn nhớ lâu tìm cách làm hiệu cho cá nhân 2.2.2 Điểm yếu (Weaknesses) BTC sinh viên phải chịu áp lực cân thời gian việc học tổ chức talkshow Do BTC talkshow sinh viên cần phải tập trung vào việc học mà việc tổ chức talkshow cần nhiều buổi gặp mặt để xếp chuẩn bị cho chương trình nên chịu áp lực hay gặp phải khó khăn việc xếp thời gian để đảm bảo cân hai việc Nhân ít, thiếu kinh nghiệm Hiện tại, nhân talkshow có 10 thành viên dự kiến tuyển thêm, nhiên khối cơng việc chuẩn bị cho talkshow ln địi hỏi lượng nhân lớn để dễ dàng việc phân công công việc Đồng thời, BTC hầu hết sinh viên nên thiếu kinh nghiệm tổ chức kiện cụ thể talkshow Vì để tạo dự án có sức ảnh hưởng mang lại giá trị tối đa BTC chưa phải đội ngũ tổ chức thật lý tưởng Hạn chế mối quan hệ Đối tượng mục tiêu talkshow tương đối đa dạng địi hỏi nhân phải có mối quan hệ rộng rãi để nắm bắt thơng tin cần thiết, hữu ích tiếp cận với diễn giả phù hợp cho talkshow Đồng thời, chương trình cần chi phí tổ chức, đồng nghĩa với việc cần tìm NTT phù hợp, mối quan hệ cá nhân uy tín giúp việc tìm nguồn tài trợ trở nên dễ dàng Tuy nhiên, nhân sinh viên nên hạn chế mối quan hệ 2.2.3 Cơ hội (Opportunities) Nhu cầu định hướng nghề nghiệp tồn tại, đặc biệt ngành hot Marketing: Marketing chưa hết hot có môi trường làm việc chuyên nghiệp, hội việc làm mở rộng Marketing đóng vai trị vơ quan trọng, nịng cốt thương hiệu Chính doanh nghiệp cần nhân lực Marketing Kết khảo sát thông số nhân lực trực tuyến Việt Nam cho thấy, ngành Marketing tiếp tục dẫn đầu 06 lĩnh vực có nhu cầu tuyển dụng nhân lực cao Chính nhu cầu định hướng ngành Marketing cao ngành khác Ngồi ra, Marketing ln phải vận động, thay đổi liên tục theo thời kỳ phát triển nên người làm Marketing phải học hỏi không ngừng Truyền thông, kỹ thuật phát triển: Về truyền thông, mạng xã hội ngày phát triển, đặc biệt Facebook Tiktok Đây hai tảng mạng xã hội mà chúng em muốn sử dụng cho hoạt động truyền thông Bằng cách đăng Facebook, cộng với việc nhờ bạn bè seeding, chúng em tin thu hút CTV NTD Đối với Tiktok, chúng em chọn tảng tảng mạng xã hội nhiều người trẻ sử dụng, đặc biệt sinh viên Về kỹ thuật, có nhiều phần mềm học tập làm việc trực tuyến nên dịch bệnh khơng cịn vấn đề Talkshow lần tổ chức tảng Zoom Với ưu điểm dễ sử dụng triển khai, khả tương tác cao, hội họp linh hoạt, việc tổ chức talkshow diễn nhanh chóng dễ dàng đảm bảo tính chuyên nghiệp 12 Tổ chức online nên khơng tốn nhiều kinh phí khơng cần nhiều nhân lực: Ngồi chi phí mua gói Zoom, quà cho diễn giả thứ khơng tốn phí Cụ thể tổ chức online giảm số chi phí như: Đạo cụ, hội trường, kịch bản, đội ngũ nhân hỗ trợ, âm thanh, ánh sáng, nội dung chương trình, tình phát sinh… Tổ chức trực tuyến cơng việc đỡ vất vả hơn, nói khối lượng công việc giảm nửa nên không cần nhiều nhân lực tổ chức trực tiếp 2.2.4 Thách thức (Threats) Trục trặc kỹ thuật tổ chức online Đây rủi ro phá hủy hồn tồn dự án Dù cho công tác truyền thông chuẩn bị cho chương trình tốt đến đâu việc trục trặc kỹ thuật tổ chức online tạo trải nghiệm tồi tệ cho NTD Trong tình BTC cần linh động chuẩn bị nhiều phương án dự phịng Khơng có tương tác trực tiếp Mặc dù ứng dụng tảng kiện trực tuyến ngày đầu tư phát triển nhiều tính đáp ứng nhu cầu người dùng Tuy nhiên, tương tác kết nối hình thức tổ chức online hiệu so với cách thức tổ chức talkshow truyền thống Sự mở rộng không gian quy mô kiện ưu điểm lớn kiện trực tuyến, vơ hình chung tạo nên liên kết đứt gãy người với người, làm tính kết nối chương trình Phải có chấp thuận từ cấp (Ban thường vụ Đồn trường) Vì BTC sinh viên trường ĐH Ngoại thương CSII, tổ chức chương trình hay hoạt động cần có kiểm duyệt cấp cụ thể Ban thường vụ Đoàn trường Điều thách thức dành cho ban PD, người phải soạn kế hoạch cho thực tế, có tính khả thi để thuyết phục Ban thường vụ Đoàn trường chấp thuận đề nghị BTC xin hỗ trợ từ bên liên quan 13 CHƯƠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3.1 Phân công nhân chung ban • Tổng số thành viên : 16 ( 10 thành viên BTC, 06 CTV ) • Trưởng BTC : Trưởng ban PD • Phó BTC : Trưởng ban FER STT Ban Nhiệm vụ Số lượng nhân PD - Lên kế hoạch tổ chức phát triển chương trình - Lên timeline cho giai đoạn - Tìm kiếm chọn lọc anh chị khách mời phù hợp cho chương trình - Chịu trách nhiệm kỹ thuật ngày onsite người (BTC1,2,3; CTV1) FER - Tìm kiếm, phân tích chọn lọc để tìm doanh nghiệp tài trợ tiềm - Gặp mặt, thương lượng hợp tác đảm bảo quyền với doanh nghiệp đối tác MAR - Lên kế hoạch timeline truyền thông - Làm việc với cơng cụ phục vụ cho q trình truyền thơng (Pts, Ai, ) - Email marketing: gửi email truyền thông đến đối tượng mục tiêu HR - Phân công nhân pre-onsite onsite - Quản lý đảm bảo trải nghiệm cho NTD chương trình - Tìm kiếm MC phù hợp cho chương trình người (BTC4,5,6,7; CTV2) người (BTC8; CTV3,4) người (BTC9,10; CTV5,6) 3.2 Kế hoạch Tổng quát Timeline chuẩn bị • Pre-onsite: 26/12/2021 - 22/1/2022 (4 tuần) • Onsite : 23/1/2022 • After-onsite: 24/1/2022-26/1/2022 STT Thời gian tiến hành 26/12/2021 - 29/1/2021 Phân công nhân PD (BTC1,2,3) Tên công việc - Họp bầu 04 trưởng ban - Trưởng ban PD chủ trì họp lần I - Lên ý tưởng chương trình (nội dung, concept, mục tiêu, thời gian, hình thức tổ chức, ) 14 - Soạn kế hoạch chương trình - Soạn kế hoạch rủi ro dự phòng FER (BTC4,5,6,7) - Lập danh sách dự trù kinh phí - Tìm kiếm lập danh sách nhà tài trợ tiềm năng, trang hỗ trợ truyền thông HR (BTC9,10) - Tuyển CTV cho chương trình - Phân cơng nhân cụ thể ban giai đoạn MAR (BTC8) PD (BTC1,2,3) 30/1/2021 - 2/1/2022 FER (BTC4,5,6,7) HR (BTC9,10) MAR (BTC8) PD (Cả ban) 3/1/2022 - 19/1/2022 FER (Cả ban) MAR (Cả ban) - Lên ý tưởng thiết kế poster, avatar cho chương trình - Trình kế hoạch lên cấp cao để duyệt - Tìm kiếm lập danh sách diễn giả khách mời - Chủ trì họp lần II vào ngày 2/1/2022 - Soạn mail proposal, mail mời tài trợ - Bắt đầu liên lạc với nhà tài trợ - Hoàn thành tuyển CTV - Phân công nhân cụ thể cho ban - Hoàn thành việc thiết kế - Lên timeline truyền thông - Liên lạc với diễn giả tiềm - Tổ chức họp với diễn giả để thống nội dung - Liên lạc với nhà tài trợ, trang hỗ trợ truyền thông - Tổ chức họp với nhà tài trợ để thống quyền lợi gói tài trợ - Ký hợp đồng tài trợ - Soạn đăng truyền thông - Thực hoạt động truyền thông theo timeline marketing: + Đăng giới thiệu chương trình 15 + Đăng chuỗi ngành Marketing + Đăng giveaway tài liệu + Bài đăng kick-off mở đơn đăng ký + Tiếp tục chuỗi đăng ngành + Đăng mini game dự đốn diễn giả + Bài cơng bố diễn giả kết mini game + Đăng giới thiệu nhà tài trợ, đơn vị hỗ trợ truyền thơng + Đăng đóng đơn đăng ký - Phối hợp với trang hỗ trợ truyền thông để quảng bá chương trình HR (Cả ban) PD, FER (Cả ban) 20/1/2022 - 21/1/2022 MAR (Cả ban) HR (Cả ban) - Soạn form đăng ký, mail xác nhận tham dự, (3/1/2022-12/1/2022) - Tìm kiếm liên hệ với MC - Soạn MC script thống MC script - Mua gói zoom - Tiếp tục theo dõi, rà soát khâu chuẩn bị - Tiếp tục hoạt động truyền thông - Thực slide trình chiếu theo nội dung chương trình - Thiết kế background cho người tham dự BTC - Gửi mail nhắc nhở tham gia kèm link zoom cho người tham dự - Duyệt lần cuối MC script 22/1/2022 Tất nhân - Chạy thử chương trình - Họp lần III 23/1/2022 Tất nhân - Onsite (Phân công chi tiết mục 3.3) PD (BTC1,2,3) - Họp tổng kết chương trình 24/1/2022 - 26/1/2022 FER (BTC4,5,6,7) Mar (BTC8) - Tổng kết chi phí, đối chiếu so với dự trù - Đăng tải hình ảnh, video recap chương trình 16 HR (BTC9,10) - Gửi mail cảm ơn nhà tài trợ, diễn giả, người tham dự kèm form feedback PD (BTC1,2,3) - Tổ chức buổi gắn kết BTC cho thành viên HR (BTC9,10) - Gửi hoa, quà, giấy chứng nhận tới nhà tài trợ diễn giả - Gửi quà minigame tới người tham dự Sau học off 3.3 Phân công nhân buổi Onsite • • • Thời gian: 19h30-21h30 ngày 23/01/2022 Hình thức: Online (nền tảng Zoom) Lưu ý: Các ban khác theo dõi hỗ trợ cần thiết Hạng mục Thời gian Khoảng thời gian - Checklist thành viên ban, MC diễn giả 18h3019h 30’ 19h19h30 30’ Phần lễ 19h3019h35 5’ Warm-up 19h3519h45 10’ Check-in Chia sẻ từ diễn giả Hoạt động 19h4520h45 60’ 20h4520h50 5’ - Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, đường truyền internet - Checklist người tham dự - Ổn định BTC người tham dự - Chiếu video giới thiệu chương trình - Giới thiệu chương trình - Giới thiệu diễn giả, khách mời, nhà tài trợ - Warm-up game hỏi đáp kahoot - Giới thiệu hội việc làm - Lộ trình trở thành marketer năm yêu cầu cần có để trở thành marketer - Cách marketing sinh viên - Những câu chuyện thân diễn giả trình phát triển - Break-out gửi form để người tham dự điền câu hỏi Phân công nhiệm vụ HR PD HR PD MC MC Diễn giả 17 Challenge 20h5021h05 15’ - Q&A với khán giả trao quà MC, diễn giả 21h0521h25 20’ - MC đưa số câu hỏi lĩnh vực Marketing, đưa đáp án trao quà 21h2521h30 Tổng cộng: Thời gian dư để xử lý tình phát sinh Kết thúc talkshow 5’ - Chụp ảnh lưu niệm MC MC, PD 180’ (3h) 15’ 3.4 Dự trù kinh phí BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ SẢN PHẨM ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ (VNĐ) THÀNH TIỀN (VNĐ) MC Người 500.000 500.000 Quà cho diễn giả Phần 500.000 1.000.000 Gói Zoom Pro Gói 460.000 460.000 Quà cho minigame Phần Quảng cáo Gói STT MỤC ĐÍCH Onsite Dự phịng 4G Gắn kết BTC Bonding Gói Tổng chi phí GHI CHÚ Sản phẩm nhà tài trợ 500.000 500.000 100.000 100.000 150.000 150.000 Mất mạng q trình tổ chức 2.710.000 18 Chi phí phát sinh (>=10%) 290.000 Tổng dự trù 3.000.000 3.5 Danh sách NTT STT Tên Edu2Review Brands Vietnam YEC (CLB Nhà Kinh Tế Trẻ) Marketing UEL Club Tomorrow Marketers Academy Suntory Pepsico AcessTrade Kyna Hình thức tài trợ Hỗ trợ đăng đăng theo timeline truyền thông Hỗ trợ đăng đăng theo timeline truyền thông Hỗ trợ đăng đăng theo timeline truyền thông Hỗ trợ đăng đăng theo timeline truyền thơng Gói tài trợ 1.000.000đ + Hiện vật Vàng 1.000.000đ 500.000đ + Hiện vật 500.000đ + Hiện vật Bạc Đồng Đồng Hỗ trợ truyền thông Hỗ trợ truyền thông Hỗ trợ truyền thông Hỗ trợ truyền thơng 3.6 Diễn giả 3.6.1 Tiêu chí lựa chọn: • Có kinh nghiệm trình độ chun mơn lĩnh vực Marketing • Đạt số thành tựu đáng kể lĩnh vực Marketing • Có kỹ giao tiếp, ứng xử tốt, nhạy bén xử lý tình chun nghiệp • Có thể có độ nhận diện, tiếng định mạng xã hội 3.6.2 Danh sách diễn giả: STT Tên Profile Phương thức liên lạc Nguyễn Ngọc Như Quỳnh - Cựu sinh viên K53D Trường ĐH Ngoại Thương CSII, tốt nghiệp với GPA 3.64/4.0 - Năm 2017, 28 đại biểu Việt Nam tham dự chương trình SSEAYP trao giải “Nữ lãnh đạo tiên phong khởi nghiệp” – WISE - Năm 2020, Quản lý Dự án & Quản lý Ngành hàng Kênh phân phối công ty FrieslandCampina Vietnam - Năm 2021 - nay, Quản lý Ngành hàng Kênh phân phối (Trade Marketing) Unilever Vietnam Link Linkedin 19 Trần Nguyễn Phi Long - Nhà quản trị Marketing kinh nghiệm lĩnh vực chuỗi hệ thống cửa hàng bán lẻ - Hiện Head of Retail Marketing hệ thống trung tâm kim hoàn PNJ với 400 cửa hàng Link Linkedin 3.7 Kế hoạch truyền thông: Timeline truyền thông Giai đoạn Thời gian 04/01/2022 05/01/2022 07/01/2022 11/01/2022 Trigger 09/01/2022 13/01/2022 Trước onsite 05/01/2022 -14/01/2022 Engagement 14/01/2022 15/01/2022 16/01/2022 17/01/2022 Hoạt động Bài đăng cơng bố chương trình Chuỗi đăng thực trạng ngành, chia sẻ kiến thức chủ đề marketing (3 ) Bài đăng giveaway tặng tài liệu Marketing thông qua điền đơn khảo sát Đăng kick-off chương trình Mở đơn đăng ký tham gia talkshow Liên hệ đối tác hỗ trợ truyền thông Chạy ads quảng bá chương trình Chuỗi đăng thực trạng ngành, chia sẻ kiến thức chủ đề marketing (1 bài) Đăng minigame, dự đoán khách mời diễn giả Đăng giới thiệu diễn giả Công bố kết minigame Kênh truyền thơng Fanpage thức (Facebook) Các hội nhóm, diễn đàn sinh viên tồn quốc; fanpage, tổ chức khác Facebook Fanpage thức (Facebook) Fanpage thức (Facebook) 20 18/01/2022 Đăng giới thiệu NTT 19/01/2022 Đăng đóng đơn đăng ký vé 20/01/2022 21/01/2022 Onsite Email Fanpage thức (Facebook) 23/01/2022 Đăng cập nhật trực tiếp, liên tục talkshow Fanpage thức (Facebook) 24/01/2022 Đăng ảnh recap kiện Fanpage thức (Facebook) Gửi mail cảm ơn kèm form feedback chương trình Email Đăng cảm nhận NTD talkshow Đăng cảm ơn tham dự diễn giả, NTD NTT Fanpage thức (Facebook) 25/01/2022 Sau onsite Gửi email nhắc nhở NTD tham gia talkshow Đăng đếm ngược đến ngày tổ chức talkshow Amplify 26/01/2022 21 CHƯƠNG DỰ KIẾN RỦI RO VÀ CÁCH KHẮC PHỤC STT Lĩnh vực rủi ro Rủi ro Back up plan Nhân thiếu chuẩn bị, khơng làm trịn trách nhiệm - Các thành viên phải báo cáo tiến độ kịp thời với trưởng ban để theo sát kịp thời - Thống trước điều khoản làm việc bên liên quan Nhân phối hợp khơng tốt - Có phân công cụ thể công việc tổ chức tổng duyệt - Bàn bạc cụ thể, thống để tránh mâu thuẫn trình làm việc Nhân thiếu kinh nghiệm khâu tổ chức - Có họp để nắm rõ lực thành viên - Tham gia buổi training, xin ý kiến, kinh nghiệm từ anh chị khóa Nhân BTC không tiếp tục tham gia theo kế hoạch - Tìm hiểu rõ ràng nguyên nhân để tìm giải - Chủ động tăng lượng công việc cho thành viên khác ban Nhân vắng, trễ cố - Có thơng tin liên lạc khẩn cấp - Khi xảy vấn đề phải báo cho trưởng ban để xử lý kịp thời Diễn giả tham dự trễ - Liên lạc với diễn giả sát - Có sẵn timeline dự phịng - MC linh hoạt, kéo dài phần giao lưu khán giả đầu buổi Diễn giả có vấn đề đột xuất, hủy lịch - Quy định rõ ràng điều khoản hợp đồng (hủy phải báo trước tuần) - Có chuẩn bị sẵn MC dự phịng ( bạn BTC có khả dẫn chương trình) Nhân Diễn giả, NTD 22 Diễn giả nói nhiệt huyết làm lệch khung timeline diễn giả diễn thuyết không thu hút khán giả - MC xử lý tình huống, nhắc khéo diễn giả, cắt bớt tăng minigame để thu hút NTD, break… - Bàn trước thống nội dung cách diễn đạt với diễn giả NTD đăng ký không tham gia, tham gia trễ - Gửi mail nhắc nhở kèm Code, Pass meeting để tham dự - Giới thiệu sơ lược vài hoạt động hấp dẫn để tăng tính thu hút Người tham dự đăng ký đông so với dự kiến - Đăng đóng đơn trước hạn (dự trù 20%) - Livestream Facebook để người tiếp cận Hoạt động truyền thơng marketing khơng thu hút người tham dự - Tăng cường seeding, chạy ads, hỗ trợ truyền thông… - Nội dung đăng cần ngắn gọn, dễ hiểu, thu hút Các đăng, form thiếu sai thông tin - Kiểm tra kỹ trước đăng bài, gửi form - Nếu nội dung quan phải có biện pháp chỉnh sửa - Phân công nhân cụ thể cho công việc NTT chuyển thiếu trễ khoản tài trợ - Gửi email gặp mặt trực tiếp cần để trao đổi với NTT - Chủ động cắt giảm chi phí cần thiết Truyền thơng - Ban FER dự trù tỉ mỉ, chi tiết - Có bảng dự trù kinh phí để Có sai lệch q trình tính thành viên dựa theo Tài tốn dẫn đến thiếu hụt kinh - Thường xuyên kiểm duyệt phí mức chênh lệch chi phí đưa giải pháp kịp thời Mức tài trợ nhận cao mức chi phí dự trù - Tặng thêm quà lưu niệm, quà cho diễn giả, tổ chức thêm minigame vào breaktime - Xây dựng quỹ cho dự án sau 23 Ý tưởng, kịch Chuẩn bị, kỹ thuật Vấn đề khác - Ý tưởng, mục đích kiện bị lệch so với dự kiến ban đầu - Ý tưởng không thu hút NTD - Xác định sai mục tiêu nhu cầu mà chương trình hướng đến - Liên hệ thống nội dung, mục tiêu trước thành lập bảng kế hoạch cụ thể - Các thành viên dựa bám sát kế hoạch để thực - Tìm hiểu nhu cầu thực tế đối tượng, xác định rõ ý tưởng chương trình từ đầu Các vấn đề kỹ thuật liên quan đến tảng - Mua gói Zoom phù hợp với số lượng người tham dự Trục trặc kỹ thuật (âm thanh, hư hỏng trang thiết bị, cố điện…) dẫn đến đường truyền không ổn định - Kiểm duyệt trước bắt đầu chương trình vài để đảm bảo: đủ số lượng thành viên, kết nối với diễn giả, - Mỗi thành viên cần tự xem trước lịch điện, kiểm tra, sạc đầy pin thiết bị, đăng ký sẵn 4G cá nhân, - BTC lưu ý trước với NTD Khó để kiểm sốt hành vi mail yêu cầu lời nói người buổi onsite - Chủ động mute mic NTD tham gia hỗ trợ bật lên cần 24 PHỤ LỤC Avatar Poster Danh sách email cần gửi: STT Tên email Thư mời nhà tài trợ Kế hoạch chương trình (đã duyệt) Dự thảo hợp đồng tài trợ Hợp đồng tài trợ thức Thư cảm ơn Thư mời diễn giả Kế hoạch chương trình (đã duyệt) Dự thảo nội dung diễn thuyết Nội dung diễn thuyết thức hợp đồng 10 Thư cảm ơn 11 Thư giới thiệu chương trình (có xác nhận tham gia) 12 Thư nhắc nhở 13 Thư cảm ơn form feedback Thời gian Pre-onsite Đối tượng Nhà tài trợ After-onsite Pre-onsite Diễn giả After-onsite Pre-onsite Người tham dự After-onsite 25