Một số đánh giá và kiến nghị về công tác kế toán tại công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động

Chuyên đề kế toán trởng Lời nói đầu Nền kinh tế thị trờng với đổi thực chế quản lý kinh tếtài đà khẳng định vai trò, vị trí thông tin kế toán điều hành quản trị doanh nghiệp Xuất phát từ đòi hỏi công tác tổ chức quản lý doanh nghiệp, tổ chức kế toán yêu cầu tất yếu thiếu tổ chức máy quản lý nói chung Kế toán ngày đóng vai trò quan trọng thông qua công tác kế toán, nắm rõ đợc tình hình tài chính, xu hớng biến động nh tiềm năng, lợi doanh nghiệp Trên sở đó, nhà đầu t, quan tài chính, tổ chức, cá nhân dựa vào thông tin kế toán cung cấp để có đợc định quản lý đầu t đắn Với chế quản lý kinh tÕ nh hiƯn nay, ®Ĩ cã thĨ ®a đợc nhận xét xác đáng doanh nghiệp, công việc phải tìm hiểu máy quản lý, cấu tổ chức doanh nghiệp Thông qua trình tìm hiểu này, nắm bắt đợc tình hình thực trạng tài đợc thể qua tổ chức công tác kế toán cụ thể đợc thiết kế doanh nghiệp Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A Chuyên đề kế toán trởng Chơng I: Tổ chức máy kế toán Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động Tổ chức máy kế toán Để phù hợp với chức kinh doanh thơng mại, phù hợp với tổ chức máy quản lý Công ty Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động máy kế toán đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến hoạt động theo phơng thức trực tiếp Theo đặc điểm tổ chức kế toán trởng trực tiếp đạo nhân viên kế toán phần hành mà không thông qua khâu trung gian có nghĩa nhân viên kế toán phần hành nh nhân viên kế toán cửa hàng, phòng nghiệp vụ, trạm bách hoá trực tiếp nhận lệnh tõ kÕ to¸n trëng, b¸o c¸o diƠn biÕn cịng nh kết hoạt động cho kế toán trởng Quan hệ kế toán phần hành với kế toán cửa hàng, trạm bách hoá, phòng nghiệp vụ quan hệ đối chiếu Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh: Công ty có nhiều sở, cửa hàng, trạm bách hoá phân tán nhiều nơi để phù hợp với điều kiện nh trình độ quản lý, Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán - Sự phân tán đợc thể nh sau: Vì nghiệp vơ kinh tÕ ph¸t sinh chđ u diƠn ë sở sản xuất kinh doanh nên Công ty đà bố trí nhân viên kế toán sở sản xuất kinh doanh để ghi chÐp c¸c nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh mét c¸ch kịp thời xác Theo đó, toàn chứng từ ban đầu: phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng đợc lập sở kinh doanh Các kế toán sở kinh doanh có nhiệm vụ ghi chép trình mua hàng, bán hàng phát sinh sở - Sự tập trung đợc thể nh sau: Trên sở chứng từ ban đầu kế toán cửa hàng, trạm bách hoá lập, kế toán phần hành thu thập, kiếm tra, đối chiếu nghiệp vụ phát sinh sau tổng hợp chứng từ để từ lên sổ sách, lên báo biểu kế toán Với đặc diểm tổ chức máy kế toán nh trên, phòng kế toán Công ty bao gồm 15 ngời đảm nhận công việc khác Đứng đầu lÃnh đạo cao phòng kế toán tài kế toán trởng Giúp việc cho kế toán trởng kế toán phó, 12 kế toán nghiệp vụ phụ trách phần hành kế toán làm công tác kế toán sở kinh doanh theo nhiệm vụ đợc giao kế toán trởng Kế toán phó, kế toán tổng hợp kiêm KSNB Kế toán phó kiêm kế toán thuế Nguyễn Thị Thanh Lan KiĨm to¸n 40A KÕ to¸n KÕto¸n VỊ tiền công nợ Chuyên đề kế toán trởng Kế toán phòng nghiệp vụ thị trờng Kế toán cửa hàng số Kế toán cửa hàng số tiêu thụ kiêm thủ quỹ Kế toán trạm bách hoá số tài khoản khác Kế toán nghiệp vụ BHLĐ1 Kế toán nghiệp vụ BHLĐ2 kế hoạch thống kê Kế toán trạm BHLĐ Sơ đồ: Tổ chức máy kế toán Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động Ghi chú: quan hệ trực tiếp quan hệ đối chiếu Kế toán trởng (hay trởng phòng kế toán tài chính): ngời đứng đầu phòng kế toán, giám sát đạo hoạt động máy kế toán Công ty, tổ chức phân công công việc, đôn đốc đạo nhân viên kế toán Kế toán trởng ngời chịu trách nhiệm cao trớc ban giám đốc Công ty hay trớc pháp luật tình hình sổ sách kế toán, số liệu hay công tác kế toán nói chung Công ty Kế toán phó phụ trách vấn đề bảo hộ lao động kiêm kế toán thuế: kế toán giúp viƯc cho kÕ to¸n trëng, cïng víi kÕ to¸n trëng đôn đốc đạo nhân viên kế toán cấp dới Do đặc thù nhân viên kế toán hạn chế nên kế toán phó kiêm nhiệm kế toán thuế Trên sở báo cáo gửi tới doanh thu, lÃi, lỗ hoạt động, kế toán phó thứ hạch toán khoản thuế phải nộp, tình hình nghĩa vụ thực với ngân sách nhà nớc Ngoài ra, kế toán phó thứ theo dõi vấn đề bảo hộ lao động nói chung Công ty Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp kiêm kiểm soát viên nội bé: Cïng víi kÕ to¸n phã thø nhÊt, kÕ to¸n phã thø hai cịng gióp viƯc cho kÕ to¸n trëng, kế toán trởng phụ trách hoạt động phòng kế toán tài đồng thời có trách nhiệm tổng hợp chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ kế toán viên cung cấp Sau đó, kế toán tổng hợp vào sổ theo tài khoản, lập báo cáo tài theo quy định Công ty hay Bộ Thơng mại Do hạn chế số lợng ngời tổ chức máy kế toán, Công ty đà bố trí vị trí kiểm soát viên nội kế toán phó thứ hai đảm nhiệm Kế toán phó thứ hai có trách nhiệm giám sát nhân viên kế toán việc ghi chép sổ sách, phản ánh tình hình tài Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A Chuyên đề kế toán trởng Công ty có trung thực hợp lý nhằm ngăn ngừa, phát hạn chế sai sót xảy Kế toán tiền: có nhiệm vụ phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, phản ánh tình hình tăng giảm số d tiền gửi hàng ngày, giám đốc việc chấp hành chế độ toán không dùng tiền mặt Ngoài ra, kế toán tiền có nhiệm vụ phản ánh khoản tiền chuyển Kế toán công nợ: phụ trách ván đề liên quan đến công tác toán với ngời mua, ngời bán Kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi chi tiết vè khoản phải thu khách hàng bán hàng nh khoản phải trả nhà cung cấp mua hàng Trên sở để cuối kỳ tổng hợp khoản nợ, có Công ty nhằm xác định tình hình khả toán Công ty Kế toán tồn kho tiêu thụ kiêm thủ quỹ: Theo dõi, ghi chép đầy đủ kịp thời trình nhập, xuất kho hàng hoá vào kho, tính toán đắn trị giá giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí liên quan khác nhằm xác định đắn kết tiêu thụ hàng hóa kỳ Ngoài ra, với chức thủ quỹ, kế toán tồn kho tiêu thụ có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu, chi quỹ tiền mặt để ghi sổ quỹ hàng ngày Kế toán tài sản cố định, lơng số tài khoản khác: có nhiệm vụ theo dõi ghi chép đầy đủ số lợng giá trị tài sản cố định có Công ty, tình hình tăng giảm tài sản cố định có kỳ, phản ánh kịp thời giá trị hao mòn tài sản cố định để từ có kế hoạch sửa chữa sử dụng hợp lý tài sản cố định Bên cạnh đó, kế toán phụ trách lơng nên kế toán lơng có nhiệm vụ tính toán xác lơng, thởng khoản đợc hởng khác, tổ chức kế toán chi tiết tình hình phân bổ tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ cho cán công nhân viên Công ty Nhân viên kế hoạch thống kê: có nhiệm vụ lập kế hoạch hàng năm, báo cáo thống kê tháng tình hình hoạt động Công ty kỳ Kế toán sở sản xuất kinh doanh: có nhiệm vụ hạch toán báo sổ, ghi chép nghiệp vụ phát sinh sở phụ trách chi tiết sau tập hợp chứng từ gốc gửi lên nhân viên kế toán phần hành để kiểm tra đối chiếu sau ghi sổ thức Tổ chức công tác kế toán Thông qua đặc điểm loại hình kinh doanh thơng mại, kết hợp với u nhợc điểm hình thức sổ kế toán để phù hợp với quy mô nh cấu Công ty, Công ty đà lựa chọn hình thức việc ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký-Chứng từ Thông qua việc ghi chép này, nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh sổ chi tiết, bảng phân bổ, bảng kê, nhật ký chứng từ Đến cuối tháng, kế toán tổng hợp vào loại sổ để mở sổ cho tài khoản lập báo cáo tài Sơ ®å: Tr×nh tù ghi sỉ theo h×nh thøc NhËt ký-Chøng từ Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A Chuyên đề kế toán trởng Chứng từ kế toán Bảng phân bổ Bảng kê Sổ chi tiết Nhật ký-Chứng từ ghi hàng ngày Sổ Bảng tổng hợp chi tiét ghi cuối tháng quan hệ đối chiếu Báo cáo Với việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký-Chứng từ nh ®· cho thÊy mét sè u ®iĨm rÊt phï hỵp với quy mô loại hình kinh doanh Công ty nh: kinh doanh chủng loại hàng hoá đa dạng, số lợng hàng hoá lớn phức tạp, lao động kế toán thủ công Do đặc điểm số lợng hàng hoá biến động liên tục kỳ kế toán, hàng hoá tồn kho Công ty, Công ty đà áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để phản ánh tình hình nhập, xuất tồn kho vật t hàng hoá sổ kế toán Khi áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên này, vào sổ kế toán thấy đợc tình hình biến động hàng hoá kỳ nh xác định đợc giá trị hàng hoá thời điểm Cuối kỳ, kế toán vào biên kiểm kê để đối chiếu với số liệu đợc ghi chép sổ kế toán có xác hay không để có biện pháp xử lý kịp thời có xảy sai sót Theo quy định Bộ Thơng mại, niên độ kế toán Công ty đợc áp dụng thống từ ngày 1/1/N đến ngày 31/12/N Trên sở bảng kê, nhật ký chøng tõ, sỉ chi tiÕt cđa c¸c nghiƯp vơ kinh tế phát sinh , kế toán tổng hợp tổng hợp loại sổ sổ chi tiết, nhật ký chứng từ để ghi sổ cho tài khoản Tại Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động, sổ đợc mở chi tiết theo hình thức nhật ký chứng từ tài khoản cụ thể, mở theo tờ rời, đóng thành lu Công ty Căn vào sổ tài khoản đợc lập, kế toán Công ty tập hợp lên báo cáo tài Báo cáo tài báo cáo tổng hợp tình hình tài sản, vốn công nợ nh tình hình tài kết kinh doanh kỳ doanh nghiệp Tại Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động, báo cáo tài đợc quy định gồm biểu mẫu báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01-DN Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, mẫu số B02-DN Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A Chuyên đề kế toán trởng Báo cáo lu chun tiỊn tƯ, mÉu sè B03-DN  Thut minh b¸o cáo tài chính, mẫu số B04-DN Trong số loại báo cáo trên, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết hoạt động kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ kế toán tổng hợp làm Riêng bảng thuyết minh tài kế toán trởng Công ty lập Báo cáo kế toán tài Công ty đợc lập định kỳ theo quý Sau đợc lập, báo cáo tài đợc gửi tới Bộ Thơng mại-cơ quan chủ quản Công ty Ngoài ra, báo cáo đợc gửi tới quan thuế, quan tài chính, quan thống kê kế hoạch Nh vậy, thấy máy kế toán Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động đợc tổ chức đơn giản nhng lại chặt chẽ Với cấu tổ chức máy kế toán đợc trình bày nh trên, kế toán trởng kiểm soát đạo nhân viên kế toán nh phần hành kế toán mà kế toán viên đảm nhiệm Trên sở thông tin phòng kế toán cung cấp, lÃnh đạo Công ty có đờng lối đạo đắn, đề đợc định quản lý thích hợp nhằm mục đích mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh Công ty Chơng II: Thực trạng hạch toán trình mua hàng Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động Xuất phát từ đặc điểm loại hình kinh doanh Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động nhận thấy rằng: Công ty hoạt động với chức thu mua nguồn hàng từ nhà cung cấp sau bán lại cho khách hàng có nhu cầu để hởng phần chênh lệch giá mua giá bán nhằm mục đích thu lợi nhuận Trong kinh tế thị trờng, muốn tồn phát triển Công ty không đờng khác phải đạt đợc mục tiêu lợi nhuận lợi nhuận vấn đề sống Công ty Trong công tác quản trị doanh nghiệp, nhằm đạt đợc mục tiêu lợi nhuận nêu trên, doanh nghiệp cần phải kinh doanh mặt hàng thiết yếu, phù hợp đáp ứng đợc đòi hỏi thị trờng Điều có nghĩa doanh nghiệp phải có chiến lợc kinh doanh cụ thể đắn mà chiến lợc doanh nghiệp phải tối thiểu hoá chi phí nhằm tiết kiệm chi phí mua hàng, giá vốn hàng bán mức thấp ngời tiêu dùng không muốn có đợc hàng hoá tốt mà phải rẻ đẹp Công tác hạch toán kế toán trình mua hàng coi phần hành kế toán quan trọng Công ty thông qua phần hành kế toán này, Công ty xác định đợc chi phí bỏ để có đợc hàng hoá từ so sánh với doanh thu bán hàng hay lợi nhuận thu đợc để đánh giá hiệu kinh doanh Công ty Với lý đà đợc trình bày trên, để đánh giá vận dụng chế độ kế toán hành vào tổ chức kế toán đơn vị , em xin trình bày trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động nhằm minh hoạ cho công tác kế toán Công ty Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A Chuyên đề kế toán trởng Các phơng thức mua hàng chứng từ sử dụng 1.1 Phơng thức mua hàng Là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh lĩnh vực thơng mại hàng chục năm qua, Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động doanh nghiệp có quy mô tơng đối lớn, làm ăn có hiệu có uy tín tốt thơng trờng Tại đây, Công ty tiến hành thu mua nguồn hàng lớn sau cung ứng cho bạn hàng kinh doanh Vì hoạt động chủ yếu thị trờng nớc nên nguồn hàng Công ty chủ yếu đợc bắt nguồn từ thị trờng nội địa nh: nhà máy, xí nghiệp, doanh nghiệp nhà nớc, Công ty TNHH, Công ty xuất nhập Để có đợc hàng hoá, Công ty áp dụng hai phơng thức mua hàng phơng thức mua hàng trực tiếp phơng thức chuyển hàng hàng đợc mua theo phơng thức chuyển hàng chủ yếu Để tạo đợc nguồn hàng ổn định chất lợng đảm bảo, Công ty ứng trớc phần tiền hợp đồng cho nhà cung cấp để đợc hởng u đÃi sở uy tín mình, tiến hành mua chịu hàng hoá nhằm tranh thủ vốn nhà cung cấp để có đợc hàng hoá kh¸c 1.2 C¸c chøng tõ sư dơng Theo quy định hành , để nhận đợc tiền bán hàng hay nhận đợc hàng giao tiền hợp đồng kinh tế phải đợc thoả thuận thống bên mua bên bán.Tại Công ty Tạp phẩm bảo hộ lao động, quy tắc đợc áp dụng với hai phơng thức mua hàng nêu Theo đó, chứng từ cần cho trình mua hàng đợc Công ty quy định nh sau: Khi phận kinh doanh khai thác đợc nguồn hàng có giá trị lớn,các phận phải lập phơng án thời gian thực hiện, tính toán chi phí lÃi thu đợc phơng án mang lại sau trình trởng phận kinh doanh giám đốc phê duyệt.Trên sở phơng án đà đợc duyệt, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung cấp chứng từ có tính pháp lý trình mua hàng Mọi hàng hoa mua nhập kho hay giao bán phải có hoá đơn kèm Hoá đơn bên bán lập giao liên (màu đỏ) cho bên mua Tuỳ theo loại hàng mà hoá đơn hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng hay hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Ngoài ra, chứng từ cần cho trình mua hàng có biên kiểm nhận hàng hóa bên mua bên bán Khi hàng hoá nhập kho, vào số lợng giá trị hàng hoá thực nhËp, c¸n bé thu mua sÏ lËp phiÕu nhËp kho Thủ kho vào số lợng hàng hoá thực nhập nh chứng từ khác kèm để ghi thẻ kho tiến hành nhập kho hàng hoá 1.3 Giá mua hàng hoá Căn vào chứng từ mua hàng kèm kế toán tồn kho tính toán giá trị hàng hoá nhập kho bao gồm: Giá mua hàng hoá: giá ghi hoá đơn ngời bán Nếu có giảm giá ghi giảm trị giá mua nợ phải trả nhà cung cấp Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A Chuyên đề kế toán trởng Các chi phí mua hàng: bao gåm chi phÝ vËn chun, bèc dì, chi phÝ cầu đờng, chi phí nhân viên thu mua, hao hụt định mức Thuế nhập (nếu hàng mua hàng nhập khẩu) Nh vậy, trị giá hàng hoá đợc tính theo công thức sau Trị giá Giá mua ghi Giảm giá hàng hoá = hoá đơn hàng bán + Hạch toán chi tiết kho hµng Chi phÝ mua hµng + ThuÕ nhËp khÈu(nÕu cã) Tại Công tyTạp phẩm bảo hộ lao động, mặt hàng mua vào đợc theo dõi mặt số lợng mặt giá trị Hạch toán chi tiết nghiệp vụ mua hàng đợc tiến hành theo phơng pháp thẻ song song Khi hàng hoá mua nhập kho, việc hạch chi tiết hàng hoá đợc tiến hành nh sau: Ví dụ: Theo hợp đồng số 102 phòng nghiệp vụ Công ty với nhà máy Bóng đèn phích nớc Rạng Đông mua 2700 phích 102 với giá 29.040 đồng/ nhà máy chuyển đến kho Cát Linh Công ty Căn vào liên hoá đơn" giá trị gia tăng" (mẫu 1) bên bán lập gửi cho Công ty, sở kết của" Biên kiểm nhận hàng hoá" cán thu mua ®· lËp phiÕu nhËp kho (mÉu 2) ®Ĩ phản ánh số lợng giá trị hàng hoá thực nhập Mẫu số Đơn vị: Nhà máy Bóng đèn Phích nớc Rạng Đông Mẫusố 01 GTKT - 3LL ĐK/99-BB HOá ĐƠN GIá TRị GIA TĂNG Liên ( giao cho khách hàng) Số 071121 Ngày 01 tháng 03 năm 2001 Tên ngời bán: Công t Số TK 710400003-NHCT Đống Đa Địa chỉ: 15 Hạ Đình- Thanh Xuân- Hà Nội Số điện thoại: (04)8584165 Tên ngời mua: Chị Ngọc anh Hùng Địa chỉ: Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động Hình thức toán: mua chịu Mà số: 00100101153 Số TK: 00107525 STT Tên quy cách, sản phẩm hàng hoá Đơn vị tính Số lợng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Phích 201 Chiếc 2700 29.050 78.435.000 Céng tiỊn hµng Th st GTGT: 10% 78.435.000 TiỊn th GTGT: Tỉng tiỊn to¸n 7.843.500 86.278.500 Sè tiỊn viết chữ: Tám mơi sáu triệu hai trăm bảy mơi tám nghìn năm trăm đồng chẵn Ngời mua (đà ký) Ngời viết hoá đơn (đà ký) Kế toán trởng Giám đốc (đà ký) (đà ký) Phiếu nhập kho đợc lập thành liên luân chuyển nh sau: Liên 1: lu Liên 2: giao cho thủ kho Liên 3: giao cho kế toán tồn kho Liên 4: giao cho kế toán công nợ Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A Chuyên đề kế toán trởng Mẫu số Đơn vị: Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động Phòng nghiệp vụ Kho PHIếU NHậP KHO Ngày 01tháng 03 năm 2001 Số1002 Họ tên ngới giao nhận: Nhà máy Bóng đèn phích nớc Rạng Đông Theo hoá đơn số 071121 ngày 01 tháng 03 năm 2001 Nhập kho: 11A Cát Linh-Phòng nghiệp vụ STT Tên sản phẩm, Mà số hàng hoá Phích 201 N 100 Đơn vị Số lợng tính Theo chứng từ Thực nhập 2700 2700 Cộng Đơn giá Thành tiền 29050 78.435.000 78.435.000 Cộng tiền viết chữ: Bảy mơi tám triệu bốn trăm ba mơi nhăm nghìn đồng chẵn Phụ trách phận (Đà ký) Ngời giao hàng (Đà ký) Thủ kho (Đà ký) kho: Căn vµo phiÕu nhËp kho, phiÕu xt kho, thđ kho nhËp xuất hàng hoá ghi vào thẻ kho cột số lợng tơng ứng Thẻ kho đợc mở cho kho loại hàng hoá theo giá khác Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất đợc phản ánh dòng thẻ kho Định kỳ, thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng thực tế với số lợng thẻ kho số lợng sổ kế toán Tại phòng kế toán: hàng ngày, kế toán vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào sổ kế toán Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thủ kho mặt số lợng đợc lập " Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hoá" (Biểu số 4) Báo cáo đợc mở cho kho theo dõi tổng hợp loại hàng hoá theo đơn gía khác mặt số lợng mặt giá trị Kết cấu phơng pháp ghi " Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hoá " nh sau: - Phần tên hàng đơn giá tính, đơn vị tính: đơn giá loại hàng hoá khác đợc ghi dòng báo cáo - Phần tồn đầu kỳ: số liệu vào lợng tồn thẻ kho loại hàng hoả phòng kế toán - Phần nhập kỳ, xuất kỳ: để ghi vào phần dựa vào phân loại chứng từ mua hàng, chứng từ nhập xuất khođợc đối chiếu với thẻ kho loại hàng Tổng giá trị nhập kho phải tổng phát sinh nợ TK 1561, tổng giá trị xuất kho phải tổng phát sinh có TK 1561 bảng kê số - Phần tồn cuối kỳ: phản ánh lợng tồn cuối kỳ loại hàng theo đơn giá Hạch toán tổng hợp trình mua hàng Công ty tiến hành thu mua hàng hoá nhiều nhà cung cấp khác với số lợng chủng loại đa dạng Vì vậy, nhằm cụ thể hoá nghiệp vụ mua hàng, em ®a vÝ dơ vỊ nghiƯp vơ mua hµng cđa Công ty với Nhà máy Bóng đèn phích nớc Rạng Đông phát sinh tháng năm 2001 để minh hoạ cho nghiệp vụ mua hàng Công ty 3.1 Tài khoản sử dụng Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A Chuyên đề kế toán trởng Do Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hạch toán trình mua hàng nên tài khoản sử dụng bao gồm: - TK 156 " Hàng hoá" : tài khoản dùng để phản ánh tình hình nhập xuất kho hàng hoá theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tài khoản đợc chi tiết thành tài khoản cấp TK 1561: giá mua hàng hoá TK 1562: chi phÝ mua hµng - TK 151 " Hàng mua đờng" - TK 133 " Thuế gia trị gia tăng đợc khấu trừ": tài khoản đợc dùng cho hầu hết hàng hoá mua trừ mặt hàng rợu bia Ngoài ra, Công ty sử dụng tài khoản toán nh: TK111, 112, 331 3.2 Phơng pháp hạch toán Hàng mua vào Công ty chủ yếu đợc mua từ thị trờng nớc theo phơng thức chuyển hàng việc mở sổ, khoá sổ kế toán đợc tiến hành định kỳ theo tháng Vì khối lợng hàng mua vào lớn nên cuối tháng Công ty có hàng cha nhập kho Vì vậy, công tác hạch toán trình mua hàng phản ánh hai trình 3.2.1 Hạch toán trình mua hàng nhập kho (bao gồm hàng hoá đà giao thẳng cho khách hàng) Khi hàng nhập kho, thủ kho ghi số lợng thực nhập lên phiéu nhập kho hàng ngày chuyển phiếu nhập kho cho kế toán để ghi sổ Trên sở kiểm tra tính xác hoá đơn tài chính, kế toán tiến hành ghi sổ nh sau: Nợ TK 1561: giá cha có thuế Nợ TK 1331: thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ Có TK 331: tổng giá toán Tại Công ty, dù việc toán đợc tiến hành theo hình thức (trả chậm, trả ) kế toán Công ty phản ánh qua tài khoản 331- Phải trả nhà cung cấp Nghiệp vụ mua hàng Công ty diễn với số lợng lớn liên tục nên hàng ngày có nhiều thẻ kho đợc lập Để thuận lợi cho công tác thống kê, kế toán lập" Tờ kê chi tiết nhập kho" để phản ánh giá trị hàng mua (giá cha thuế GTGT) Tờ kê chi tiết nhập kho đợc mở cho mặt hàng phận theo tháng theo dõi mặt giá trị 4Trờng hợp hàng mua giao thẳng cho khách hàng, Công ty quy định nh sau: nhân viên thu mua coi nh thiết lập điểm kho, nghiệp vụ xuất hàng diễn đồng thời Chính vậy, nghiệp vụ xảy ra, kế toán phản ánh bút toán hàng nhập kho, sau ghi bút toán khác có liên quan đến bán hàng Cụ thể nh sau: Nợ tk mua hàng hoá nhập kho (tk1561) Nợ tk thuế giá trị gia tăng đầu vào (tk133) Có tk phải trả ngời bán (tk331) 3.2.2 Hạch toán hàng mua đờng Hàng mua đờng hàng hoá mà cuối tháng hàng cha nhập kho Công ty nhng đà đợc Công ty toán tiền hàng Hạch toán hàng mua đờng đợc tính cho lô hàng phận kinh doanh Cuối tháng, kế toán vào hoá đơn mua hàng cha có phiếu nhập kho sổ chi tiết toán với ngời bán để phản ánh hàng mua đờng bút toán sau: Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A 10 Chuyên đề kế toán trởng Bút toán 1: Nợ tk hàng muc đờng (tk151) Nợ tk thuế GTGT đợc khấu trừ (tk1331) Có tk phải trả ngời bán (tk331) Bút toán 2: Khi hàng nhập kho giao cho khách hàng, kế toán tiến hành ghi sổ nh sau: Nợ tk mua hàng hoá nhập kho (tk1561) Có tk hàng hóa đờng (tk151) Trị giá hàng mua đờng (cha có thuế GTGT) đợc tổng hợp vào nhật ký chứng từ số Số liệu cuối tháng hoá đơn cha có phiếu nhập kho sổ chi tiết toán với ngời mua để ghi vào số d đầu tháng sau nhật ký Mỗi hoá đơn đợc ghi vào dòng nhật ký Vì nghiệp vụ mua hàng Công ty thờng phát sinh với giá trị lớn nên có hoá đơn kèm theo Do đó, Công ty trờng hợp hàng mua nhập kho nhng cha có hoá đơn 3.2.3 Hạch toán chi phí mua hàng Trong trình mua hàng, loại chi phí sau đợc Công ty hạch toán chí thu mua: - Các hao hụt định mức - Chi phí vận chuyển thuê gồm chi phí bốc vác, vận tải - Chi phí thu mua hàng hoá gồm công tác phí cho cán kinh doanh mua hàng hoá, chi phí chuẩn bị cho ký kết, giao nhận hàng Vì chi phí thu mua Công ty phát sinh nên Công ty tiến hành theo dõi toàn Công ty Định kỳ, phận kinh doanh gửi chứng từ ban đầu nh hoá đơn, giấy đề nghị toán lên phòng kế toán để toán Kế toán trởng xem xét đối chiếu theo quy định Công ty, ký duyệt giao cho kế toán quỹ chi tiền, viết phiếu chi vµ vµo sỉ chi phÝ mua hµng NghiƯp vơ chi phí mua hàng đợc phản ánh nh sau Nợ tk chi phí mua hàng hoá (tk1562) Nợ tk thuế giá trị gia tăng đầu vào (tk133) Có TK 111, 112,141 Ngoài ra, Công ty mở sổ chi phí mua hàng khác để theo dõi chi phí trả tiền gửi ngân hàng (ghi Nợ TK1562, ghi Có TK112) tiền tạm ứng (Ghi Nợ TK1562, ghi Có TK141) 3.2.4 Hạch toán nghiệp vụ toán với ngời bán Việc hạch toán nghiệp vụ toán với ngời bán đợc thực đơn vị trực thuộc toàn Công ty Khi hàng nhập kho theo phơng thức toán nào, kế toán phải phản ánh sổ toán với ngời bán Sổ đợc mở riêng cho đối tợng kinh doanh Khi toán tiền hàng, kế toán ghi: Nợ tk phải trả ngời bán (tk331) Có tk tiền (tk111,112) Sổ chi tiết toán với ngời bán đợc mở riêng cho nhà cung cấp lớn, quen thuộc mở chung cho nhà cung cấp nhỏ, không thờng xuyên Cuối tháng, sở số liệu cộng cuối tháng sổ, kế toán tập hợp vào nhật ký chøng tõ sè NhËt ký chøng tõ sè đợc mở cho đơn vị trực thuộc cho toàn Công ty , nhà cung cấp lớn đợc ghi dòng nhật ký Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A 11 Chuyên đề kế toán trởng 3.2.5 Hạch toán hàng tồn kho Hàng hoá tồn kho Công ty bao gồm hàng hoá tồn kho, hàng hoá tồn quầy, hàng mua đờng, hàng hoá đợi kiểm nhận Những hàng hóa vừa có hình thái vật chất, vừa có hình thái giá trị Vì vậy, hạch toán hàng hoá tồn kho Công ty bao gồm: hạch toán nghiệp vụ kho, hạch toán nghiệp vụ quầy, hạch toán nghiệp vụ phòng kế toán thủ kho, nhân viên bán hàng kế toán thực Việc hạch toán hàng tồn kho Công ty đợc thực heo phơng pháp thẻ song song Hạch toán hàng tồn quầy đợc thực nh sau: Hàng ngày, nhân viên bán hàng ghi chép hàng tồn quầy thẻ quầy hàng Thẻ quầy hàng đợc lập cho mặt hàng riêng biệt đợc ghi chép hàng ngày phản ánh biến động mặt hàng đà nhập mặt số lợng giá trị Khi nhân viên bán hàng mở thẻ phải đăng ký với kế toán Cuối ngày, nhân viên bán hàng kiểm kê hàng lại, xác định lợng bán mặt hàng để ghi vào cột xuất thẻ quầy hàng Định kỳ ngày lần lập báo cáo bán hàng gửi lên phòng kế toán Kế toán kiểm tra tính xác báo cáo bán hàng để từ lên bảng kê hàng xuất kho Chơng III: Một số đánh giá kiến nghị công tác kế toán Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động Tổ chức quản lý nói chung Trải qua hàng chục năm kinh doanh lĩnh vực thơng mại, Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động ngày khẳng định vị trí vững thơng trờng Với bề dày hoạt động lâu năm, Công ty đà có kinh nghiệm quý báu kinh doanh - điều mà doanh nghiệp muốn tồn phát triển kinh tế thị trờng cần phải có Cơ chế khắc nghiệt kinh tế thị trờng quy luật tÊt u cđa nã cịng cã mét sè ¶nh hëng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh Công ty nhng trớc khó khăn đó, Công ty luôn nỗ lực vợt qua để đạt đợc thành công không nhỏ nh ngày hôm Là đơn vị trực thuộc Bộ Thơng mại, Công ty luôn hoàn thành xuất sắc kế hoạch đà đề ra, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với ngân sách nhà nớc Nhờ có nỗ lực cố gắng đó, Công ty đà đợc biết đến với t cách doanh nghiệp nhà nớc làm ăn có hiệu Chính thành công Công ty nguồn động viên lớn lao tập thể cán công nhân viên.Với đóng góp cho nhà nớc, Công ty đà đạt đợc khen, cờ thi đua Bộ Thơng mại năm 1997-1999 đợc nhà nớc tặng thởng huân chơng lao động hạng ba Tổ chức máy kế toán 2.1 Về phơng pháp Công ty Tạp phẩm bảo hộ lao động doanh nghiệp có quy mô vừa, với 130 cán công nhân viên chức Vì vậy, máy quản lý Công ty đợc tổ chức tinh giản gọn nhẹ.Với cấu tổ chức quản lý mình, ban giám đốc Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A 12 Chuyên đề kế toán trởng Công ty kiểm soát đợc hoạt động phòng, ban Tại phòng, ban Công ty lại có trởng phòng, phó phòng điều hành hoạt động phòng có trách nhiệm báo cáo định kỳ với ban giám đốc Công ty Tuy máy kế toán Công ty có 15 ngời kế toán phải kiêm nhiệm công tác kế toán khác nhng kế toán trởng đà bố trí nhân viên kế toán phần hành đảm nhận công việc khác cách có hiệu nhất, đạt suất cao 2.2 Về hình thức sổ Ưu điểm: Công tác hạch toán ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ đà cho thấy hữu hiệu việc áp dụng hình thức ghi sổ Công ty Theo hình thức nhật ký chứng từ, số lợng sổ đợc thiết kế phù hợp rõ ràng phần hành kế toán Theo nguyên tắc đó, kế toán phần hành bảo quản loại sổ phần hành phụ trách Nếu có báo cáo cuối tháng định kỳ nộp cho kế toán trởng Kế toán trởng trực tiếp bảo lu báo cáo nộp cho quan chức có yêu cầu Nhợc điểm: trình tìm hiểu xem xét công tác kế toán Công ty, em nhận thấy Công ty đà không tiến hành trích lập khoản dự phòng Điều gây khó khăn cho Công ty thị trờng xảy biến động giá Kiến nghị Đối với hàng hoá tồn kho Công ty: để tránh yếu tố rủi ro yếu tố khách quan mang lại, Công ty nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho Việc lập dự phòng hoàn nhập dự phòng đợc tiến hành vào ngày 31/12 Chỉ tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho hàng hoá mà giá trị thực tế chúng bị giảm giá thị trờng Với nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho, số dự phòng cần phải trích lập đợc tính nh sau: Mức dự phòng cần Số lợng tồn Mức chênh lệch lập cho năm tới đối = kho hàng x giảm giá với hàng hoá i hoá i hàng hoá i Cuối năm, kế toán Công ty phải lập danh sách hàng hoá tồn kho bị giảm giá thị trờng để làm trích lập dự phòng - Phơng pháp hạch toán: 31/12/N, kế toán Công ty tính toán trích lập dự phòng cho năm N+1 Nợ tk chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp (tk6426) Cã tk dù phòng giảm giá hàng tồn kho (tk159) 31/12/N+1, kế toán Công ty hoàn nhập dự phòng trích lập dự phòng cho năm Nợ tk dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho (tk159) Có tk thu nhập bất thờng (tk721) Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A 13 Chuyên đề kế toán trởng 2.3 Vấn đề cải thiện điều kiện làm việc kế toán Hiện nay, Công ty có phòng nghiệp vụ thị trờng đa máy vi tính vào sử dụng công tác kế toán đợc ứng dụng cho phần hành kế toán lu chuyển hàng hoá Theo em, ứng dụng công nghệ tin học công tác kế toán mang lại lợi ích thiết thực sau đây: - Giảm nhẹ công việc lao động kế toán thủ công, giảm số lợng sổ kế toán, tiết kiệm đợc thời gian làm việc khâu lập báo cáo kế toán với phần mềm kế toán, kế toán viên cần nhập số liệu từ chứng từ việc xử lý cho báo cáo tài nh sổ sách, bảng biểu máy tự động làm - Thông tin kế toán đợc xử lý máy vi tính cho đợc nhiều báo cáo kế toán xác, phong phú đa dạng, đáp ứng đợc nhu cầu quản lý Với chơng trình kế toán máy vi tính, công việc xử lý, tra cứu thông tin hữu hiệu mà không cần phải lục tìm thủ công nh Khi ¸p dơng m¸y vi tÝnh, kÕ to¸n cã thĨ tra cứu thông tin theo nhiều tiêu thức khác nh: theo dõi công nợ khách hàng cách cụ thể Trên sở ứng dụng to lớn máy vi tính, em thiết nghĩ Công ty nên xem xét tính khả thi phơng án nhằm sớm đa máy vi tính vào sớm hoạt động phòng, ban Công ty Công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng Nhìn chung, công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng Công ty đà đợc tổ chức cách phù hợp, đáp ứng đợc đòi hỏi công tác kế toán nói riêng nh công tác quản lý Công ty nói chung Tuy nhiên số tồn cần phải khắc phục Nh đà trình bày trên, hàng hoá đợc mua vào Công ty thờng phát sinh với số lợng giá trị lớn luôn có hoá đơn mua hàng kèm Theo đó, nghiệp vụ toán tiền hàng Công ty đà phản ánh không chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh Khi mua hàng toán ngay, đồng thời với việc có hàng, Công ty lợng tiền định Trong đó, mua chịu đồng thời với việc có hàng, Công ty sở hữu tiền hàng nhng lại phát sinh thêm khoản nợ nhà cung cấp Hai hình thức toán cần phải đợc phản ánh cách cụ thể để phân biệt rõ chất nghiệp vụ nhng Công ty dù toán theo hình thức kế toán phản ánh qua tài khoản 331- phải trả nhà cung cấp Việc định khoản ghi sổ sai so với chế độ kế toán quy định Đối với công tác kế toán mua hàng nhập kho, theo quy định Công ty hàng hoá dù mua vỊ dïng ngay, nhËp kho hay b¸n trùc tiÕp phải phản ánh qua tài khoản 1561 Điều sai so với chế độ kế toán hành Kiến nghị Về việc hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập kho: để thuận tiện cho việc hạch toán nh để phản ánh chất nghiệp vụ kinh tế phát Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A 14 Chuyên đề kế toán trởng sinh, theo em hàng hoá phải đợc phản ánh theo chế độ kế toán hành nh sau: Nợ tk hàng hoá nhập kho (tk1561) hàng hoá mua nhập kho Nợ tk giá vốn hàng bán(tk632) hàng hoá đợc bán trực tiếp Nợ tk hàng mua đờng (tk157) Nợtk thuế giá trị gia tăng đầu vào (tk133) hàng hoá đợc mang gửi bán thuế GTGT đợc khấu trừ Có tk 111, 112 to¸n b»ng tiỊn Cã tk 331 nÕu cha to¸n cho nhà cung cấp Có tk 311 toán tiền vay ngân hàng Về việc hạch toán nghiệp vụ toán với nhà cung cấp: để hạch toán xác đầy đủ, mua hàng kế toán Công ty cần định khoản nh sau: Nợ tk hàng hoá nhập kho (tk1561) Nợ tk thuế giá trị gia tăng đầu vào (tk133) Có tk111 (nếu toán tiền mặt) Có tk112 (nếu toán tiền gửi ngân hàng) Trên số đánh giá kiến nghị Công ty đợc rút từ trình tìm hiểu nghiên cứu thực tế Em hy vọng Công ty xem xét số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Công ty Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A 15 Chuyên đề kế toán trởng Kết Luận Công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng cã mét vÞ trÝ rÊt quan träng hƯ thèng kế toán Công ty Thực tiễn hoạt động kinh doanh Công ty thơng mại cho thấy rằng: trình luân chuyển hàng hoá có nghiệp vụ mua hàng có ý nghĩa lớn trình quản lý điều hành hoạt động kinh doanh ỏ công ty thơng mại điều kiện kinh tế thị trờng có cạnh tranh gay gắt nh Xét toàn trình kinh doanh cung cấp giai đoạn mở đầu kết giai đoạn có ảnh hởng trực tiếp đến kết giai đoạn Đối với Công ty, trình mua hàng trình mua hàng hoá phục vụ cho kinh doanh theo phơng án đà đợc lựa chọn Với chức nhiệm vụ mình, kế toán cần phản ánh xác trình cung cấp mặt số lợng đợc chi tiết theo chủng loại hàng mua; tính toán đầy đủ, xác, kịp thời giá thực tế đối tợng mua vào đồng thời giám sát trình cung cấp mặt giá cả, chi phí, thời gian, tiến độ tình hình toán tiền hàng Tại Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động, công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng đà đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, nhanh chóng nắm bắt đợc chế độ, quy định hạch toán kế toán nhà níc, vËn dơng chóng mét c¸ch cã chän läc phï hợp với điều kiện thực tế Công ty Bên cạnh đó, số tồn nhiên hạn chế dễ dàng khắc phục nhằm giúp cho kế toán thực tốt vai trò Bài viết chắn chắn không tránh khỏi sai sót mong nhận đợc đóng góp từ phía thầy cô giáo khoa bạn đọc để viết đợc hoàn thiện Mục lục trang Lời nói đầu NguyÔn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A 16 Chuyên đề kế toán trởng Chơng I: Tổ chức máy kế toán Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động Tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n 2 Tổ chức công tác kế toán .5 Ch¬ng II: Thực trạng hạch toán trình mua hàng Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động Các phơng thức mua hàng chứng từ sư dơng .8 1.1 Ph¬ng thøc mua hµng 1.2 C¸c chøng tõ sư dơng 1.3 Giá mua hàng hoá H¹ch toán chi tiết kho hàng Hạch toán tổng hợp trình mua hàng 12 Chơng III: Một số đánh giá kiến nghị công tác kế toán Công ty Tạp phẩm Bảo hộ lao động 14 Tỉ chøc qu¶n lý nãi chung 15 Tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n .15 2.1 Về phơng pháp 15 2.2 VỊ h×nh thøc sỉ 16 2.3 Vấn đề cải thiện điều kiện làm viƯc cđa kÕ to¸n 17 Công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng .17 KÕt LuËn .18 Nguyễn Thị Thanh Lan Kiểm toán 40A 17