LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hoá bộ máy quản lý ở tất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân càng đặt ra cấp thiết Tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế- xã hội Xuất phát từ vai trò quan trọng của bộ máy quản lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển thì phải tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp Việc tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học của nó Vì vậy, nghiên cứu một số khái niệm cơ bản về quản lý và tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là cần thiết
1 Khái niệm về quản lý.
Vấn đề quản lý được đề cập rất lâu trong lịch sử Cho đến nay đã có rất nhiều học thuyết khác nhau về quản lý Có học thuyết xuất hiện từ thời cổ như Aristot, Platon; có học thuyết của trường phái cổ điển như A Smith, D. Ricardo; học thuyết về lao động của C.Mac Lênin đã từng nói: “khoa học quản lý là công cụ, phương tiện tối quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội của các nước không bị lệ thuộc vào sự khác nhau về ý thức chính trị” Sau này đi đôi với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, của lực lượng sản xuất, chúng ta lại thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý trong công nghiệp như F.W.Taylor, Henri Fayol.
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân công và hiệp tác lao động C.Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý như là một kết quả tất yếu của sự chuyển nhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội được phối hợp lại Ông viết: “bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên quy mô khá lớn đều yêu cầu có sự chỉ đạo để điều hoà hoạt động cá nhân Sự chỉ đạo đó phải làm chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ thể sản xuất với những vận động cá nhân của những khí quản độc lập hợp thành cơ sở Một nhạc sĩ độc tấu thì tự điều khiển lấy mình nhưng một dàn nhạc thì phải có nhạc trưởng” Như vậy Mac đã chỉ ra rằng chức năng của quản lý thể hiện ở sự kết hợp một cách hợp lý các yếu tố cơ bản của sản xuất, ở chỗ xác lập một sự ăn khớp về hoạt động giữa những người lao động riêng biệt Nếu chức năng này không được thực hiện thì quá trình hợp lý của lao động hợp tác không thể tiến hành được.
C.Mac viết: “Mọi hình thái sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản lý riêng của nó…” Hoạt động quản lý trong xã hội sẽ mang dấu ấn của xã hội đó Nó có mối quan hệ chặt chẽ với chế độ sở hữu và các quan hệ kinh tế phát sinh từ chế độ xã hội đó.
Ngày nay, khoa học quản lý càng trở nên quan trọng và có nhiều quan điểm quản lý khác nhau tùy thuộc vào đối tượng quản lý và phạm vi quản lý.
- Theo lĩnh vực sản xuất: quản lý được hiểu là quá trình tính toán, lựa chọn các biện pháp để chỉ huy, phối hợp, điều hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng những công cụ quản lý như: kế hoạch định mức, thống kê kế toán, phân tích kinh doanh, thông tin kinh tế … để sản xuất đáp ứng được ba yêu cầu:
+ Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời điểm. + Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.
+ Tôn trọng pháp luật Nhà nước.
- Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi
Chủ thể quản lý Đối tượng quản lý
Mục tiêu quản lý của hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đưa hệ thống đó đến một mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biến động.
SƠ đồ 1: Sơ đồ quản lý Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản xuất của các khâu, các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp để phục vụ cho sự phát triển
Quản lý còn được hiểu là quá trình tác động một cách có hệ thống, có tổ chức đến tập thể những người lao động trong doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết những mục tiêu xác đáng kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, đến ý đồ về công việc hay hoạt động có liên quan và đưa ra quyền hạn có thể làm được để hoàn thành công việc.
Theo quan điểm chung nhất, “quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đích đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân (trên cơ sở vĩ mô) và doanh nghiệp (trên cơ sở vi mô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã hội và các biện pháp khác để tạo ra các biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục tiêu đề ra trước đó” Thực chất của quản lý là sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sức mạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệ thống.
* Vai trò của quản lý:
Quản lý giúp các tổ chức và các thành viên thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình Đây là yếu tố thuộc về tư duy, nhận thức đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi người và tổ chức, giúp tổ chức thực hiện được sư mệnh của mình Các Mác đã khẳng định: “Mọi lao động xã hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một quy mô tương đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần tới quản lý”.
Trong tổ chức có bốn yếu tố để tạo thành kết quả, đó là: Nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin Quản lý có vai trò phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của tổ chức với hiệu quả cao.
Việc làm tốt của công tác quản lý còn tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết khả năng sáng tạo và sự nhiệt tình trong công việc Đặc biệt, trong tiến trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đang diễn ra nhanh như hiện nay thì việc nâng cao trình độ quản lý từ Trung Ương đến địa phương là điều rất cần thiết Do vậy, quản lý cần thay đổi và phải mang tính khoa học hơn nữa. Môi trường mà tổ chức gặp phải luôn luôn biến động Do vậy, quản lý giúp tổ chức thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt và tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường Không những thế quản lý tốt còn làm cho tổ chức có tác động tích cực tới môi trường.
Tầm quan trọng của tổ chức được thể hiện rõ ràng nhất ở các nước phát triển Bảng tổng quan về vấn đề này trong những năm gần đây của các chuyên gia về phát triển kinh tế đã cho thấy sự cung cấp về tiền bạc, kỹ thuật công nghệ đã không đem lại kết quả như mong muốn Yếu tố hạn chế trong hầu hết mọi truờng hợp là sự thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của các nhà quản lý.
* Chức năng của quản lý:
Có hai cách phân loại chức năng phổ biến sau:
Một là : Phân loại theo nội dung của quản lý.
NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1 Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Chức năng của bộ máy quản lý là tập hợp những công việc khác nhau mà chủ thể quản lý phải thực hiện trong quá trình quản lý một tổ chức Chức năng, nhiêm vụ của bộ máy quản lý biểu hiên phương hướng và nội dung củ quá trình quản lý Theo nội dung của quá trình quản lý, chức năng quản lý bao gồm:
- Chức năng hoạch định: Doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ những mục tiêu của sản xuất kinh doanh.
- Chức năng tổ chức: Tổ chức doanh nghiệp tức là trang bị những gì cần thiết nhất cho hoạt động của một doanh nghiệp Tổ chức nhằm sắp xếp, bố trí, tận dụng mọi nguồn lực trong nội bộ, tiến hành bổ nhiệm các chức vụ quản lý.
- Chức năng phối hợp: Phối hợp nghĩa là phải đặt các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp vào đúng vị trí thích hợp, đảm bảo vận hành nhịp nhàng và ăn khớp với nhau để đạt hiệu quả.
- Chức năng chỉ huy: Là sự chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh nhằm giúp mọi người thực hiện tốt công việc được giao, đạt đựơc mục tiêu của doanh nghiệp.
- Chức năng kiểm tra: Chức năng này nhằm xem xét lại các chỉ thị, mệnh lệnh đã ban hành, duyêt lại xem tất cả có được tiến hành phù hợp với những nguyên lý đã được thừa nhận.
Trong một tổ chức, mọi thành viên đều có quyền hạn Quyền hạn trong tổ chức thường gắn với một vị trí nhất định và thuộc về người nắm giữ vị trí đó.
Quyền hạn là chất kết dính trong tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản trị và sự phối hợp giữa các đơn vị Trong tổ chức quyền hạn chia làm ba loại:
- Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiềp với cấp dưới Quyền hạn trực tuyến được thể hiện giữa cán bộ trực tuyến cấp trên với cấp dưới, giữa người phụ trách trực tuyến với nhân viên thuộc tuyến mình quản lý.
- Quyền hạn tham mưu: Là quyền đưa ra các lời khuyên, lời tư vấn của các chuyên gia cho các cán bộ quản trực tiếp về các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của mình.
- Quyền hạn chức năng: Là quyền hạn gắn với một chức năng nhất định. Quyền hạn chức năng được thể hiện thông qua mối quan hệ giữa các phòng chức năng trong quá trình tham mưu, tư vấn, giúp việc cho cán bộ quản trị cấp cao và mối quan hệ giữa cán bộ chức năng cấp trên với các phân xưởng trong việc giải quyết các vấn đề thuộc chức năng mình phụ trách.
3 Tổ chức lao động quản lý.
Các doanh nghiệp muốn phát triển cần phải quán triệt và thực hiện đường lối chính sách chế độ của Đảng và nhà nước, của cấp trên về tổ chức lao động quản lý Đội ngũ những người lao động quản lý là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp Muốn có một đội ngũ cán bộ quản lý tốt thì doanh nghiệp phải:
3.1 Lựa chọn cán bộ quản lý: Đây là công việc nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý doanh nghiệp.Mỗi doanh nghiệp có một bộ máy tổ chức riêng, do vậy việc lựa chọn cán bộ quản lý phải phù hợp với trình độ của người quản lý, đồng thời phải thích hợp đối với cơ cấu tạo điiêù kiện cho người quản lý phát huy được tính tự chủ, tính năng động, đồng thời tạo điiêù kiện thuận lợi cho bộ máy hoạt động linh hoạt có hiệu quả Để đảm bảo cho việc lựa chọn cán bộ quản lý, doanh nghiệp cần phải xây dựng chức danh và tiêu chuẩn cán bộ giúp cho việc quản lý và lựa chọn cán bộ được thuận lợi
Nhân lực được coi là yếu tố đầu vào của quả trình sản xuất kinh doanh.
Nó là yếu tố không thể thiếu của hoạt động sản xuất kinh doanh Để việc tuyển dụng đảm bảo tính hiệu quả thì phải tuyển đúng người vào công việc phù hợp với khả năng của người lao động.
Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật cho nên để doanh nghiệp không bị tụt hậu thì phải áp dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật vào sản xuất cũng như quản lý Để làm được việc đó thì cán bộ quản lý phải là người hiểu biết về chuyên môn và ứng dụng kịp thời sự thay đổi của khoa học kỹ thuật vào quản lý Do vậy, cán bộ quản lý phải được đào tạo và đào tạo laị một cách thường xuyên Để công tác đào tạo có hiệu quả phải chú ý đến việc phân loại cán bộ quản lý để xây dựng nội dung, nhu cầu cần đào tạo tránh tình trạng đào tạo tràn lan mất nhiều thời gian và kinh phí mà vẫn không có hiệu quả Bên cạnh đó các doanh nghiệp phải xác định phương pháp đào tạo: Ngắn hạn, dài hạn, đào tạo tại chỗ hay gửi đi học nhằm phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY ĐỨC GIANG
1 Quá trình hình thành và phát triển.
- Tên gọi: Tổng công ty Đức Giang.
- Địa chỉ: Số 59 phố Đức Giang, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội
Tháng 5–1989 Liên hiệp sản xuất – xuất nhập khẩu may (Bộ Công nghiệp nhẹ) quyết định thành lập Xí nghiệp sản xuất-dịch vụ may trực thuộc Liên hiệp với qui mô nhỏ, khoảng 300 công nhân, trên cơ sở Kho vật tư may tại thị trấn Đức Giang.
Chính thức ngày 23/2/1990, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ ra quyết định số 102/CNN-TCLĐ về việc tổ chức phân xưởng may thành “Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ May Đức Giang”.Sau khi thành lập năm 1990, Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ may Đức Giang được Liên hiệp các xí nghiệp may giao cho quản lý 5 nhà kho, hai dãy nhà cấp 4 và 132 chiếc máy khâu thanh lý của các xí nghiệp May 10, may Thăng Long, tổng giá trị tài sản hơn 1,2 tỷ đồng. Thời gian đầu, Xí nghiệp chỉ sản xuất được những mặt hàng đơn giản như áo, váy, sơ mi nữ phù hợp với các đơn hàng xuất khẩu trả nợ cho Liên Xô cũ. Đến tháng 12/1992, Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Đức Giang được đổi tên thành Công ty may Đức Giang.
Thực hiện chủ trương của ngành Dệt May Việt Nam, từ năm 2000, Công ty may Đức Giang đã kết hợp chặt chẽ giữa đầu tư chiều sâu và mở rộng sản xuất tại trụ sở chính Đức Giang (Hà Nội) và đầu tư mở rộng tại các tỉnh nhằm tăng năng lực sản xuất và góp phần thực hiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế của các địa phương Tiếp tục đầu tư, mở rộng chi nhánh tại các tỉnh như: Công ty TNHH may và thương mại Việt Thành (Bắc Ninh); Công ty cổ phần sản xuất, thương mại và đầu tư Việt Thanh (Thanh Hóa); Công ty TNHH may xuất khẩu Hưng Nhân (Thái Bình)… đã giải quyết việc làm ổn định cho hàng ngàn lao động nông thôn.
Tháng 9/2005, Công ty may Đức Giang được chuyển đổi thành Công ty cổ phần may Đức Giang Sau 15 năm thành lập và phát triển, May Đức Giang đã khẳng định được sự thành công trong và ngoài nước bởi thương hiệuDUGARCO FASHION – nhà sản xuất và thiết kế thời trang nổi tiếng trong lĩnh vực Dệt-may Ngoài thị trương trong nước, sản phẩm May Đức Giang đã có mặt ở hầu hết các thị trường trên thế giới như Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản, Trung Đông, Nam Mỹ,… thông qua các nhà nhập khẩu lớn tại nhiều nước. Chặng đường khởi sắc và phát triển vượt bậc của DUGARCO được đánh dấu từ năm 2006, khi Công ty chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần Tất cả các hoạt động từ tổ chức hành chính, kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tài chính… đều được lên kế hoạch bài bản, Công ty nhanh chóng đi vào hoạt động ổn định, đồng thời tiến hành bán cổ phần trực tiếp cho người lao động, giải quyết các chế độ công khai, minh bạch, đúng pháp luật Chỉ tính riêng năm 2006, lợi nhuận của Công ty đã đạt 8,1 tỷ đồng, tăng 30% và tốc độ tăng trưởng của các năm tiếp theo luôn đạt 25%/năm.
Với tốc độ phát triển nhanh, tăng trưởng liên tục, đòi hỏi Công ty phải chuyển sang hình thức hoạt động mới, đến tháng 12/2008, Công ty cổ phần may Đức Giang chính thức được chuyển thành Tổng Công ty Đức Giang – Công ty cổ phần, với 20 xí nghiệp may và phụ trợ, hơn 9.000 lao động tại Hà Nội và các tỉnh Bắc Ninh, Thái Bình, Thanh Hoá, Hà Nam… Năm 2008-
2009, do ảnh hưởng bởi khủng hoảng kinh tế thế giới, thị trường dệt may bị thu hẹp, nhiều doanh nghiệp Dệt May đứng bên bờ vực phá sản, thiếu hợp đồng sản xuất, hoạt động cầm chừng, nhưng DUGARCO vẫn duy trì việc làm thường xuyên cho người lao động, giữ vững tăng trưởng Sang năm 2010, giá nguyên phụ liệu tăng, chi phí đầu vào lại cao, trong khi lãi suất ngân hàng thì
“nhảy múa”… đã ảnh hưởng đến sản xuất, kinh doanh của Công ty Để tháo gỡ khó khăn, duy trì hoạt động sản xuất, DUGARCO đã tập trung công tác điều hành kế hoạch sản xuất khoa học hơn, linh hoạt đàm phán giá cả với khách hàng, bảo đảm quyền lợi của doanh nghiệp và hỗ trợ tích cực cho sản xuất; cơ cấu lại khách hàng, thị trường và mặt hàng; giao quyền chủ động cho các nhà máy từ cơ chế tiền lương, thu hút lao động Tìm mọi giải pháp để duy trì khách hàng truyền thống như: Levy, Textyle, Seidensticker… và tìm thêm nhiều khách hàng mới: Bugatti, Jupiter, Pierre Cardin… DUGARCO đã đặt ra mục đích phấn đấu đến năm 2020 sẽ trở thành doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng may mặc lớn mạnh bậc nhất của Tập đoàn dệt may Việt Nam, tiến tới kinh doanh đa ngành, đa sở hữu, trong đó sản xuất và kinh doanh hàng dệt may vẫn làm nòng cốt, doanh thu kinh doanh và xuất khẩu hàng may mặc đạt từ 120 đến 200 triệu USD Tốc độ tăng trưởng giai đoạn 2008-2015 đạt từ 16-20%, giai đoạn từ 2016-2020 đạt từ 10-15% mỗi năm.
20 năm xây dựng và trưởng thành, DUGARCO đã tạo nên một bức tranh sinh động đa sắc màu, dưới sự dìu dắt sáng suốt, thông minh, kiên định của ban lãnh đạo Tổng Công ty Đức Giang, đã đưa DUGARCO vượt qua bao biến cố, thăng trầm để đi tới hết thành công này tới thành công khác Kết quả đó càng mình chứng cho quá trình nỗ lực phấn đấu không ngừng, quyết tâm vượt khó đi lên của DUGARCO, những thành tích thật tự hào và đáng trân trọng biết bao.
Tổng Công ty Đức Giang đã vinh dự được nhận những phần thưởng cao quý mà Đảng và Nhà nước trao tặng: Huân chương độc lập hạng Ba, Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, Huân chương Lao động hạng Nhất, Nhì, Ba… Nguyên cố Tổng Giám đốc Trần Xuân Cẩn được phong tặng danh hiệu
“Anh hùng Lao động thời kì đổi mới” và nhiều phần thưởng cao quý khác của Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, Tập đoàn Dệt May, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam…trao tặng.
Với phương châm “ Tự mình vươn lên, tranh thủ sức mạnh thời đại mới,hoà vào trào lưu tiến hoá chung của nhân loại” May Đức Giang mong muốn đặt quan hệ hợp tác và thương mại lâu dài với mọi khách hàng trên cơ sở bình đẳng, tin cậy lẫn nhau và cùng có lợi.
2 Một số đăc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty Đức Giang.
2.1 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
Sản phẩm chủ yếu của Tổng công ty Đức Giang là áo sơ mi cao cấp, áo jacket, quần Jean, quần âu các loại Tổng vốn kinh doanh trên 100 tỷ đồng, năng lực sản xuất hàng năm trên 7 triệu áo sơ mi quy đổi.
Nhiệm vụ của Tổng công ty là sản xuất các sản phẩm may mặc phục vụ nhu cầu của con người trong nước hoặc xuất khẩu ra nước ngoài.
Thị trường xuất khẩu gồm 22 nước trên thế giới như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, khối EC, Trung cận Đông, Bắc Mỹ Hệ thống mạng lưới tiêu thụ gồm nhiều đại lý ở các tỉnh và thành phố khắp trong cả nước Ngoài ra công ty còn có 3 đơn vị liên doanh tại các tỉnh Bắc Ninh, Thanh Hóa, Thái Bình với tổng số vốn 44 tỷ 622 triệu đồng., giải quyết việc làm cho hơn 3000 lao động tại các địa phương.
Trụ sở chính được đặt tại số 59 Phố Đức Giang, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, với vị trí địa lý thuận lợi cho việc cung cấp, vận chuyển nguyên vật liệu và tiêu thụ sản phẩm cũng như nắm bắt kịp thời về các thông tin kinh tế thị trường tạo đà cho sự phát triển bền vững của Tổng công ty.
2.2 Mục đích và phạm vi hoạt động
Thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh của Tỏng công ty nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn vật tư, nhân lực của đất nước để đẩy mạnh sản xuất góp phần đáp ứng và nâng cao đời sống người lao động.
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐỨC GIANG
II THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠITỔNG CÔNG TY ĐỨC GIANG.
Phòng kỹ thuật- Vật tư
Phòng kế toán- tài chính
XN Giặt mài XN Bao bì
1 Mô hình tổ chức bộ máy trong Tổng công ty
Mỗi doanh nghiệp có một cách tổ chức bộ máy riêng của mình phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Với tính chất ngành nghề, đặc tính sản phẩm, Tổng công ty đã xây dựng mô hình tổ chức bộ máy quản lý của mình như sau:
Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy Tổng công ty Đức Giang.
Tổng Công ty Đức Giang tổ chức quản lý theo kiểu “tham mưu trực tuyến” có nghĩa là các phòng ban tham mưu cho ban giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình giúp cho Tổng giám đốc đưa ra được những quyết định có lợi cho Tổng Công ty Hình thức tổ chức này rất phù hợp với quy mô sản xuất của Tổng Công ty, nó có ưu điểm gọn nhẹ, tiếp cận và xử lý thông tin nhanh, cho phép phát huy tốt công tác quản lý và điều hành, tập trung được trí tuệ và sức mạnh của tập thể, xác định rõ công việc của các phòng ban, tránh được sự chồng chéo nhiệm vụ.
2 Hệ thống chức năng nhiệm vụ của bộ máy quan lý
Ban quản trị Tổng công ty gồm Hội đồng quản trị, Tổng giam đốc và ba
Phó tổng giám đốc: PTGĐ kinh doanh, PTGĐ sản xuất, PTGĐ xuất nhập khẩu.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Tông công ty, quyết định kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm của Tổng công ty Giám sát, chỉ đạo Tổng giám đốc và người quản lý khác trong việc điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của Tổng công ty Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
- Tổng giám đốc: quyết định mọi việc điều hành hoạt động của Tổng Công ty theo đúng kế hoạch, Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, theo đúng đường lối của Đảng và Nhà nước Ngoài việc ủy quyền trách nhiệm cho các Phó Giám đốc, Tổng Giám đốc còn chỉ huy trực tiếp thông qua các trưởng phòng hoặc các Giám đốc xí nghiệp thành viên.
- Phó tổng giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, giúp Tổng giám đốc trong công tác tìm kiếm và thiết lập quan hệ với các bạn hàng, chịu trách nhiệm về việc chỉ đạo, điều hành mặt hàng sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty.
- Phó tổng giám đốc xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu vật tư, hàng hóa trong toàn Tổng Công ty, tổ chức triển khai các nghiệp vụ xuất nhập khẩu như tham gia kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Phó tổng giám đốc sản xuất: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trong việc điều hành sản xuất, giám sát kĩ thuật, nghiên cứu mặt hàng
2.2.1 Phòng tài chính-kế toán:
Phòng kế toán – tài chính có chức năng tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc trong công tác kế toán, tài chính của Tổng công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty được duy trì liên tục và có hiệu quả kinh tế cao.
+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển sử dụng tài sản, nguyên vật liệu, tiền vốn của Tổng công ty, tình hình sử dụng các nguồn vốn, phản ánh các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty
+ Kiểm tra tình hình thực hiện kết quả sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc giữ và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn , các nguồn kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ quản lý kinh tế, kỷ luật tài chính của Nhà nước.
+Lập và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với cơ quan Nhà nước và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do Nhà nước quy định.
+ Lập kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu tư (nếu có) Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ, đúng chế độ Nhà nước quy định.
+ Quản lý và tổ chức sử dụng đồng vốn đúng mục đích có hiệu quả Bảo toàn và phát triển vốn của công ty, thực hiện tốt các chế độ tài chính của Nhà nước
- Công tác hạch toán kế toán
+ Thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống nhất Mở sổ sách theo dõi, ghi chép tình hình cung ứng quản lý vật tư hàng hóa của công ty bao gồm lượng và giá trị.
+ Hạch toán chi phí, nhập- xuất nguyên vật liệu đến các tổ đội sản xuất. Theo dõi việc mua sắm sử dụng tài sản trong Tổng công ty, theo dõi chi tiết từng loại tài sản.
Bảng 1: Cơ cấu phòng tài chính-kế toán.
Tuổi đời Trình độ chuyên môn
Qua biểu đồ ta thấy trình độ của các cán bộ công nhân viên của phòng tương đối cao, được đào tạo bài bản đúng chuyên ngành kế toán có thể đáp ứng tốt yêu cầu công việc của phòng Tổng số cán bộ trong phòng là 12 người trong đố có 1 trưởng phòng ( kiêm kế toán trưởng), 2 phó phòng và 9 nhân viên Phòng có 2 cán bộ có trình độ sau đại học, 8 cán bộ trình độ đại học chính quy chuyên ngành kế toán tài chính chiếm 83% tổng số cán bộ trong phòng Tuổi đời các cán bộ trong phòng tương đối trẻ, trưởng phòng và phó phòng có thâm niên lâu năm và có kinh nghiệm và là nơi để các nhân viên khác có thể học tập nâng cao trình độ chuyên môn Các nhân viên có tuổi đời trẻ, ham học hỏi, có trình độ, năng động và có thể đáp ứng tốt được với khối lượng công việc nhiều và căng thẳng.
* Trưởng phòng ( kế toán trưởng ).
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI TỔNG CÔNG TY ĐỨC GIANG
Trong xu hướng hội nhập với khu vực và thế giới, đứng trước làn sóng cải cách DN mạnh mẽ như hiện nay, cùng với việc hoàn thiện môi trường pháp lý và môi trường kinh doanh cho các doanh nghiệp hoạt động là một trong những điều kiện làm cho doanh nghiệp phải thực sự quan tâm đến sự tồn tại và phát triển của mình Song song với việc tổ chức bộ máy quản lý thì việc điều hành mọi hoạt động và quản lý của giám đốc ngày càng ở mức độ cao hơn, giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của doanh nghiệp trước cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.
Trong bối cảnh đó, các giám đốc doanh nghiệp buộc phải tổ chức lại bộ máy quản lý doanh nghiệp cho thực sự phù hợp với thực tiễn kinh doanh mới nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Trong thời gian qua, Tổng Công ty Đức Giang đã rất quan tâm và tích cực trong việc tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý của mình, tuy bước đầu đã đạt được những tiến bộ đáng kể, nhưng vẫn còn nhiều tồn tại cần được khắc phục.
1 Những thành tựu đã đạt được.
Tổng Công ty đã ý thức được đây là một vấn đề quan trọng nên đã thực sự quan tâm đến việc hoàn thiện sự phân chia các lĩnh vực hoạt động và tổ chức quản lý nhằm mục đích kiểm soát được các hoạt động của mình.
Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Đức Giang được áp dụng theo hình thức trực tuyến chức năng hay còn gọi là cơ cấu tổ chức hỗn hợp Cơ cấu trên đã phát huy tính hiệu quả trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Nó có nhiều thuận lợi trong công tác tổ chức quản lý và tạo ra các mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban Khi áp dụng cơ cấu này Tổng công ty đã tận dụng được hết những ưu điểm của nó, đó là tạo ra được một kênh liên hệ theo đường thẳng và mối tương quan giữa các phòng ban, tránh được nhầm lẫn và sai sót khi mệnh lệnh được ban hành từ cấp lãnh đạo Ngoài ra còn thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, nhờ đó mà công việc dược giải quyết một cách hiệu quả hơn.
Các phòng ban chức năng dưới sự quản lý trực tiếp của các Phó Tổng Gám đốc nên công việc sản xuất kinh doanh được diễn ra thuận lợi hơn cũng như việc báo cáo kết quả lên cấp trên được kịp thời Việc phân chia quyền hạn nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng khá rõ ràng không những tạo ra sự linh hoạt mà còn thống nhất trong hành động, không tạo ra sự chồng chéo trong mệnh lệnh và việc thực thi mệnh lệnh đó Đối với các phân xưởng sản xuất, các nhân viên được quy định rõ nhệm vụ sản xuất và phục vụ sản xuất một cách cụ thể, sát thực tế, hàng tháng, hàng quý đều được Tổng công ty giao nhiệm vụ cụ thể theo yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh và được kiểm tra đánh giá kết quả một cách kịp thời.
- Về nhân sự: Tổng Công ty Đức Giang có đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh may mặc, đặc biệt là có đội ngũ công nhân lành nghề, có đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng lao động cho việc sản xuất theo dây chuyền và đơn đặt hàng, cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và phát triển Tổng Công ty.
- Về đào tạo: Tổng Công ty đã hết sức chú trọng đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Cụ thể, công tác đào tạo bao gồm: đào tạo mới, đào tạo nâng cao, đào tạo lại, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ bằng các hình thức: đào tạo dài hạn, đào tạo ngắn hạn, đào tạo tại chỗ (kèm cặp), tham quan, khảo sát, học tập trao đổi kinh nghiệm trong và ngoài nước Tùy từng đối tượng mà Tổng Công ty có các hình thức đào tạo khác nhau phù hợp, với mục đích tạo hiệu quả cao đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Là một trong những đơn vị đã áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ-kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vào hoạt động quản lý Điều kiện làm việc và các trang thiết bị phục vụ cho công tác làm việc ở các phòng ban ngày càng được cải thiện với việc trang bị đầy đủ máy tính và các máy móc chuyên dụng khác có tác dụng nâng cao được chất lượng công việc và hệu quả trong quá trình quản lý
- Thực hiện tốt chế độ dân chủ ở cơ sở, đảm bảo chế độ quyền lợi của người lao động cũng như thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước.
Với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty,Tổng công ty đã đạt được nhiều thành tựu Giá tri tổng sản lượng, tổng doanh thu và thu nhập bình quân đều đã đạt và vượt mức kế hoạch đề ra, cơ bản đã lo đủ việc làm cho đội ngũ công nhân sản xuất, nền tài chính của Tông công ty dần đi vào ổn định, công tác quản ký doanh nghiệp ngày một nâng cao.
2 Những tồn tại cần khắc phục(nhược điểm). Đi đôi với những thành tựu thì công tác tổ chức quản lý tại Tổng công ty Đức Giang cũng còn những tồn tại sau
- Sự phân công quản lý trong ban lãnh đạo còn chưa thực sự hợp lý, nhất là không tương xứng về mặt khối lượng công việc mỗi quản trị viên cao cấp phụ trách.
- Thực tiễn việc điều tra kiểm soát thì những phòng ban vẫn chưa hoàn thành trách nhiệm của một người tham mưu cho Tổng giám đốc, chưa giúp ban giám đốc nắm bắt được tình hình nội bộ, đối ngoại một cách sâu sắc. Chưa thực sự bám sát đơn vị sản xuất kinh doanh để theo dõi phát hiện những mâu thuẫn phát sinh chưa phối hợp chặt chẽ với các đơn vị này để tìm ra một giải pháp hữu hiệu.
- Sự phân quyền chưa rõ ràng, chưa hợp lý, quyền hành vẫn tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế, không xác định rõ quan hệ về quyền lợi và trách nhiệm, quyền hành ít kèm với trách nhiệm nhiều và ngược lại.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐỨC GIANG
1 Hoàn thiện chế độ phân quyền, ủy quyền và quy định lại chức năng, nhiệm vụ của Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc.
1.1 Cơ sở đề ra giải pháp
Tổng Giám đốc, các Phó Tổng giám đốc và Giám đốc thuộc đội ngũ các nhà quản trị cấp cao của Tổng Công ty, có vai trò quan trọng trong việc xác định phương hướng, kế hoạch, sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp.
Do vậy, việc xác định hợp lý đội ngũ quản trị cấp cao là rất cần thiết để đảm bảo đội ngũ này hoạt động có hiệu quả Xác định hợp lý đội ngũ quản trị cấp cao xuất phát từ những nguyên tắc:
- Từ quan điểm giao quyền: có sự phân chia quyền lực giữa các phòng ban và trong từng phòng cũng phải phân chia nhiệm vụ, gắn trách nhiệm với quyền hạn rõ rang với từng cá nhân.
- Từ quan điểm chế độ một thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân: Tổng giám đốc là người phụ trách mọi mặt trong từng phòng cũng phải phân chia nhiệm vụ, gắn trách nhiệm với quyền hạn rõ ràng với từng cá nhân.
- Từ quan điểm chế độ một thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân: Tổng giám đốc là người phụ trách mọi mặt trong Tổng Công ty còn các phó Tổng giám đốc quản lý một số lĩnh vực được Tổng giám đốc giao cho.
- Từ quan điểm đảm bảo mọi công việc trong doanh nghiệp đều có người phụ trách và mọi người đều có việc làm Tránh tình trạng bỏ sót công việc hoặc công việc trùng lặp Do đó cần phân định lại chức năng, nhiệm vụ của đội ngũ quản trị cấp cap Ngoài ra, thực hiện phân quyền, ủy quyền nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho Tổng giám đốc và khai thác năng lực chuyên môn của các phó tổng giám đốc.
Thực tế ở Tổng Công ty việc phân công nhiệm vụ trong ban giám đốc còn có những điểm chưa hợp lý Tổng giám đốc thì phụ trách quá nhiều mảng công việc, trong khi đó phó Tổng giám đốc chỉ đóng vai trò là người trợ lý, giúp việc cho Tổng giám đốc theo những công việc cụ thể được Tổng giám đốc quyết định Theo em, việc phân công nhiệm vụ như vậy sẽ không đạt hiệu quả cao trong công tác quản trị các hoạt động sản xuất kinh doanh Bởi lẽ, việc trực tiếp phụ trách quá nhiều mảng công việc đòi hỏi Tổng giám đốc Tổng Công ty phải tập trung sức lực một cách cao độ thì mới quản lý hết được khối lượng công việc đó, điều này rất có thể dẫn đến sự quan liêu, giảm hiệu quả của công tác quản trị Thêm vào đó, việc trực tiếp phụ trách quá nhiều mảng công việc sẽ khiến cho Tổng giám đốc phải tập trung hết sức lực, tâm trí vào công tác và điều này có thể dẫn đến tình trạng bỏ sót, không quản lý triệt để các hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty.
1.2 Phương thức tiến hành Để tránh được tình trạng bỏ sót, không quản lý được hết các hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty, em xin mạnh dạn trình bày một số biện pháp phân định lại nhiệm vụ công tác trong ban giám đốc của Tổng Công ty như sau:
- Tổng giám đốc Tổng Công ty là người quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Tổng Công ty Trực tiếp lãnh đạo công tác đối ngoại và các hoạt động xúc tiến thương mại hay tìm kiếm đơn hàng.
- Phó Tổng giám đốc đời sống hành chính: Trực tiếp chỉ đạo các phòng ban dưới sự giám sát của Tổng giám đốc Tổng Công ty gồm: phòng tổng hợp,phòng tài chính kế toán và hoạt động liên quan tới tiền lương cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên trong Tổng Công ty.
- Phó Tổng giám đốc kỹ thuật: trực tiếp chỉ đạo các phòng ban dưới sự giám sát của giám đốc Tổng Công ty gồm: phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch vật tư và các phân xưởng sản xuất
- Tổng giám đốc cần có thêm một trợ lý để hỗ trợ mình trong việc tiếp nhận các công văn giấy tờ và sắp xếp lịch để giải quyết công việc một cách hợp lý và tránh sự chồng chéo
1.3 Tác dụng của biện pháp trên
- Giúp cho Tổng giám đốc giảm bớt được khối lượng công việc đáng kể đồng thời tạo cơ hội cho các phó Tổng giám đốc thể hiện năng lực của mình.
- Tránh được sự chồng chéo, giảm hiệu lực trong quản trị do có sự quản trị kiểu mỗi phòng ban đều do cả Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc phụ trách Giúp cho hoạt động quản trị của ban giám đốc nói riêng và có cả bộ máy quản trị của Tổng Công ty đạt hiệu quả cao hơn.
- Giảm bớt tình trạng bỏ sót, không quản lý được triệt để các hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty.
- Tránh được khả năng có thể dẫn tới sự quan liêu, chuyên quyền trong công tác quản trị của Tổng Công ty.
- Tổng giám đốc Tổng Công ty sẽ tạo được niềm tin cho cán bộ cấp dưới, từ đó sẽ hết mình với công việc, thúc đẩy mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty đạt hiệu quả cao hơn.
2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản trị.
2.1 Cơ sở đề ra giải pháp
MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHÁC
1 Sử dụng các biện pháp kích thích kinh tế thỏa đáng.
Chúng ta đều biết rằng, trong bất kỳ một mô hình nào, bất kỳ một tổ chức nào, cho dù có hiện đại đến đâu thì con người vẫn luôn là yếu tố chủ đạo trong quản lý kinh tế Vấn đề chính là ở hầu hết các doanh nghiệp, các Công ty là làm sao khuyến khích mọi người làm việc một cách tự giác, hết mình, phát huy hết khả năng của mình Người lao động luôn luôn muốn làm việc hết sức mình để có thể nâng cao mức sống của bản than bằng những công sức chính đáng do mình bỏ ra, thong qua đó sẽ góp một phần giá trị vào sự phát triển của Tổng Công ty.
Vấn đề này liên quan đến động cơ thúc đẩy và chính sách đãi ngộ Dể có phương hướng tác động và quản lý chính xác đối với con người cần phải nghiên cứu để nắm vững động cơ chi phối các hành vi và các hoạt động của con người, cộng đồng tập thể và xã hội Quá trình quản lý chính là quá trình các chủ thể tác dộng lên các bước của quá trình của mỗi cá nhân, tập thể, xã hội thực hiện nhu cầu theo hướng tạo được động lực cùng chiều cho cả tập thể và xã hội, đó là việc hoàn thiện không ngừng các chuẩn mực xã hội, đó là các hoạt động nhằm làm cho con người đánh giá được chuẩn xác năng lực của mình và các rang buộc quy định các điều được làm, cần làm trong phương thức hoạt động của con người.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm cho xã hội, người lao động không những là một yếu tố trong quá trình đó, mà còn là yếu tố quan trọng tác động có tính chất quyết định vào việc phát huy đồng bộ có hiệu quả của các yếu tố khác Nhìn từ góc độ quản lý, người lao động cũng là tài sản quý giá của doanh nghiệp, cần được khai thác có hiệu quả, làm cho họ đem hết khả năng, năng lực sang tạo tiềm tang trong mỗi con người lao động đóng góp vào quá trình hoạt động kinh doanh, đưa lại hiệu quả thiết thực trong mọi lĩnh vực, mọi công việc Phải để cho người lao động quan tâm đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, gắn liền lợi ích của người lao động với hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Cần phải tìm ra được những động lực cùng những yếu tố kích thích tích cực của mọi người lao động để tác động mạnh mẽ vào những yếu tố này Lợi ích của người lao động chính là động lực lớn nhất, quan trọng nhất có tính chất quyết định trong quá trình sản xuất king doanh Thực tế cho thấy rằng, chính sách đãi ngộ nhân sự của Tổng Công ty Đức Giang còn nhiều bất cập Tiền lương, tiền thưởng còn bất hợp lý, chưa thực sự khuyến khích người lao động Lương, thưởng và chính sách đãi ngộ vừa là một chi phí tốn kém, vừa là một loại công cụ thúc đẩy nỗ lực làm việc Nó là một tiềm năng ảnh hưởng đến hành vi làm việc của người lao động, thúc đẩy họ làm việc có năng suất cao hơn Tuy nhiên, biện pháp này mang tính hai mặt, nếu được sử dụng tốt, nó sẽ phát huy hiệu quả cao, tuy nhiên, nếu sử dụng không tốt, thì không những nó không phát huy được khả năng của người lao động mà còn gây nên sự bất bình, tạo môi trường làm việc không lành mạnh, kìm hãm sự phát triển chung của Tổng Công ty.
Song song với việc đổi mới tiền lương, tiền thưởng và các chính sách đãi ngộ công bằng và hợp lý, cần phải thực hiện một cách đều đặn việc tăng lương hàng năm theo quy định Bên cạnh đó, trích kinh phí quỹ lương cho Công đoàn hoạt động, chi vào việc như làm phần thưởng cho lao động giỏi, các cá nhân và các tổ xuất sắc trong các phong trào thi đua, tặng quà cho con cán bộ công nhân viên nhân dip 1/6, tết Trung thu, quà khuyến khích cho con cán bộ công nhân viên đạt thành tích xuất sắc trong học tập Những khoản này tuy nhỏ nhưng có tác dụng khích lệ lớn đối với người lao động, thấy rằng Tổng Công ty cũng rất quan tâm đến đời sống của cán bộ và gia đình họ, từ đó họ sẽ thấy tự hào và gắn bó với Tổng Công ty hơn.
Bên cạnh đó, phải tạo môi trường làm việc lành mạnh, điều kiên lao động được quan tâm cải thiện, quan hệ lao động được thể hiện giữa người lãnh đạo, quản lý với người lao đông là dân chủ, bình đẳng và tôn trọng lẫn nhau.
2 Xử lý tốt các mối quan hệ.
Cần phải xử lý các mối quan hệ trong Tổng Công ty, quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên cấp dưới, quan hệ giữa nhân viên các cấp với nhau, tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, làm cho họ gắn bó với Tổng Công ty Nếu gia đình là tổ ấm của họ, thì Tổng Công ty là nơi để họ phát huy tài năng và là nơi gắn bó tình cảm đồng nghiệp không xa rời được Có tạo được môi trường làm việc lành mạnh như vậy mới tạo được cho mọi người có tâm lú làm việc phấn khởi, họ sẽ đem hết khả năng của mình để làm việc đạt hiệu quả cao. Các mối quan hệ trong Tổng Công ty cần được đổi mới, cải tiến theo hướng sau:
- quan hệ giữa lãnh đạo với cấp dưới trước hết coi đó là quan hệ giữa người với người trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo sự cởi mở, chân thành.cấp dưới tuân thủ sự chỉ huy của cấp trên, cấp trên tôn trọng lắng nghe ý kiến của cấp dưới.
- Lãnh đạo phải luôn gương mẫu, là chuẩn mực đạo đức cho mọi nhân viên noi theo Là người cởi mở, trung thực ở mọi nơi, mọi lúc, đề cao tính hiệu quả trong công việc, tạo môi trường thoải mái cho sự phát triển của nhân viên, dám làm, dám chịu, không trốn tránh trách nhiệm, đùn đẩy cho cấp dưới.
- Đặc biệt, trong công việc phân công chức năng, nhiệm vụ, giao quyền cho cấp dưới phải trên cơ sở phân công một cách khoa học, hợp lý và tránh tình trạng phân phối quyền lợi không công bằng Nhiều công trình nghiên cứu cho thấy cán bộ, nhân viên thường không quan tâm nhiều đến mức lương của họ cao hay thấp, mà họ thường chú ý quan tâm đặc biệt đến sự chênh lệch về quyền lợi Nếu họ thấy bị đối xử không công bằng thì họ sẽ rất buồn long, sinh ra đố kỵ nhau, không tôn trọng những quyết định của cấp trên, tạo ra một không khí không tốt trong cơ quan.
3 Xây dựng và phát triển văn hóa Công ty. Để có được các mối quan hệ tốt trong bộ máy quản lý của Tổng Công ty, cần phải xây dựng và phát triển nền văn hóa của Tổng Công ty Vấn đề văn hóa hiện nay đã được rất nhiều doanh nghiệp, nhiều Công ty quan tâm, và trên thực tế thấy rằng, những Công ty làm ăn có hiệu quả, nhân viên làm việc hăng say, cống hiến hết mình cho hoạt động của nơi mình làm việc đều là những Công ty có những bản sắc riêng, có một nền văn hóa Công ty Nói tóm lại là Tổng Công ty phải xây dựng được một phong cách quản trị hiệu quả và các mối quan hệ hợp tác thân thiện giữa các thành viên trong Tổng Công ty, làm cho Tổng Công ty trở thành một cộng đồng làm việc trên tinh thần hợp tác, tin cậy, gắn bó thân thiện và tiền thủ Trên cơ sở đó hình thành tâm lý chung về lòng tin cậy vào sự thành công của doanh nghiệp.
Văn hóa Công ty thể hiện trên ba phương diện:
- Văn hóa Công ty gắn liền với văn hóa xã hội Văn hóa Công ty đòi hỏi doanh nghiệp vừa phải quan tâm đến năng suất và hiệu quả kinh doanh, đồng thời cũng phải chú trọng đến các mối quan hệ quản trị, quan hệ giữa người với người trong sản xuất kinh doanh Kinh doanh không chỉ chú trọng đến lợi nhuận đơn thuần mà phải quan tâm đến trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.các phúc lợi xã hội mà doanh nghiệp được hưởng đã quy định họ phải có nghĩa vụ đóng góp thỏa đáng cho xã hội Việc đóng góp cho nhân sách Nhà nước, tham gia hoạt động xã hội từ thiện, tôn trọng những quy phạm đạo đức trong quan hệ xã hội, quan hệ kinh doanh, tôn trọng các giá trị truyền thống là thái độ văn hóa của các doanh nghiệp.
- Văn hóa Công ty được thể hiện thông qua các quy định, chế độ nguyên tắc có tính chất rang buộc trong nội bộ Nhưng điều quan trọng hơn là trải qua một thời gian dài thì những quy định về nguyên tắc đó sẽ trở thành những chuẩn mực, những giá trị, những tập quán và những nguyên tắc bất thành văn. Những nguyên tắc bất thành văn đó sẽ điều chỉnh các quyết định quản trị và hoạt động sản xuất kinh doanh Việc kinh doanh của Tổng Công ty thành công hay thất bại phụ thuộc vào những nguyên tắc bất thành văn đó.
- Văn hóa Tổng Công ty nhằm đưa các hoạt động quản trị và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào nề nếp và đạt hiệu quả cao Một doanh nghiệp có trình độ văn hóa cao là mọi hoạt động của nó đều được thể chế hóa, cụ thể hóa và được mọi người tự giác tuân thủ.
Trước hết cần tập trung xây dựng văn hóa Công ty trên các khía cạnh sau:
+ Thái độ đối với quyền lực: Thái độ đối với quyền lực là phạm vi mà các cá nhân chấp nhận sự phân bố không đồng đều về quyền hạn Cần xây dựng một thái độ đúng mực đối với quyền lực, nhân viên tuân thủ nghiêm túc sự chỉ huy của cấp trên, lãnh đạo tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới, không độc đoán, chuyên quyền, mất dân chủ Điều này khuyến khích mọi người tham gia vào quá trình ra quyết định Hơn nữa, hệ thống kiểm soát của Tổng Công ty dựa vào lòng tin và khả năng hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.
+ Quan niệm về vai trò cá nhân và vai trò tập thể: Vừa đề cao tính quyết đoán và sự tự hoàn thiện, nỗ lực nâng cao trình độ, nâng cao tay nghề, thu nhập của mỗi cá nhân, đồng thời chú trọng đến quyền lợi chung, sự giúp đỡ, sự hợp tác và tính thân thiện.
