(Luận văn) một số giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty pepsico việt nam

t to BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ng hi ep w n lo ad HOÀNG THỊ MAI ju y th yi pl al n ua MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY PEPSICO VIỆT NAM n va ll fu oi m at nh z z ht vb k jm LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ om l.c gm an Lu n va ey t re TP Hồ Chí Minh – Năm 2014 t to BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ng hi ep w n HOÀNG THỊ MAI lo ad ju y th yi MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY PEPSICO VIỆT NAM pl n ua al n va ll fu Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60340102 oi m at nh z z vb k jm ht LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ om an Lu TS TRƯƠNG QUANG DŨNG l.c gm NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: n va ey t re TP Hồ Chí Minh – Năm 2014 t to ng hi LỜI CAM ĐOAN ep Để thực luận văn “Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên w n vật liệu công ty PepsiCo Việt Nam”, tự nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề, vận dụng lo ad kiến thức học trình làm việc, với trao đổi với giảng viên hướng dẫn, đồng y th nghiệp, bạn bè ju Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi, số liệu kết yi pl luận văn trung thực n ua al va n TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng năm 2014 fu ll Người thực luận văn oi m at nh z HOÀNG THỊ MAI z k jm ht vb om l.c gm an Lu n va ey t re th MỤC LỤC t to Trang ng hi Trang phụ bìa ep Lời cam đoan Mục lục w n Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt lo ad Danh mục bảng, hình vẽ sơ đồ y th LỜI MỞ ĐẦU ju PHẦN NỘI DUNG yi pl Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT al ua LIỆU n 1.1 Khái niệm, vai trò mục tiêu hoạt động cung ứng nguyên vật liệu .4 va n 1.1.1 Khái niệm cung ứng nguyên vật liệu fu ll 1.1.2 Vai trò hoạt động cung ứng nguyên vật liệu m oi 1.1.3 Các phương pháp quy tắc cung ứng nguyên vật liệutrong doanh nghiệp at nh 1.1.3.1 Các phương pháp cung ứng nguyên vật liệu doanh nghiệp Căn vào quy mô 1.1.3.1.2 Căn vào hình thức 1.1.3.1.3 Căn vào thời hạn tín dụng 1.1.3.1.4 Căn theo nguồn hàng 10 z 1.1.3.1.1 z k jm ht vb 1.1.3.2.2 l.c gm 1.1.3.2 Các quy tắc đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có hiệu 10 Quy tắc giữ chủ động trước nhà cung cấp .12 om 1.1.4 Mục tiêu hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 12 an Lu 1.2 Nội dung hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 13 1.2.1 Hoạch định sách cung ứng nguyên vật liệu .13 ey 1.2.2.3 Thương lượng đặt hàng 21 t re 1.2.2.2 Tìm kiếm lựa chọn nhà cung ứng 19 n 1.2.2.1 Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu 17 va 1.2.2 Thực hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 14 1.2.2.4 Tổ chức thực việc nhận hàng 22 t to 1.2.2.5 Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 23 ng 1.3 Các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu nguyên vật liệu 24 hi ep 1.3.1 Những nhân tố bên tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 25 1.3.2 Những nhân tố bên tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 26 w Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU n lo CỦA PEPSICO VIỆT NAM 30 ad y th 2.1 Giới thiệu cơng ty PepsiCo tồn cầu PepsiCo Việt Nam 30 ju 2.1.1 PepsiCo toàn cầu 30 yi pl 2.1.2 PepsiCo Việt Nam 31 ua al 2.1.2.1 Giới thiệu công ty PepsiCo Việt Nam 31 n 2.1.2.2 Giá trị công ty 32 va n 2.1.2.3 Mục đích hoạt động - định hướng phát triển 33 ll fu 2.1.2.4 Tình hình hoạt động kinh doanh 33 oi m 2.1.2.5 Bộ phận cung ứng nguyên vật liệu công ty PepsiCo Việt Nam 34 at nh 2.1.2.5.1 Cơ cấu tổ chức 34 2.1.2.5.2 Nguồn cung cấp 36 z z 2.2 Các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 36 vb jm ht 2.2.1 Những nhân tố bên tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 36 2.2.2 Những nhân tố bên tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 38 k gm 2.3 Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu công ty PepsiCo 39 l.c 2.3.1 Thực trạng sách cung ứng nguyên vật liệu 39 om 2.3.2 Thực trạng thực hoạt động cung ứng nguyên vật liệu công ty 40 an Lu 2.3.2.1 Thực trạng xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu 43 2.3.2.2 Thực trạng tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp 45 ey t re 2.3.2.5 Đánh giá kết cung ứng nguyên vật liệu 51 n 2.3.2.4 Thực trạng theo dõi kiểm tra việc giao nhận nguyên vật liệu 50 va 2.3.2.3 Thương lượng đặt hàng công ty PepsiCo Việt Nam 49 2.4 Nhận xét chung hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho trình sản xuất t to công ty PepsiCo Việt Nam .52 ng Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CUNG hi ep ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY PEPSICO VIỆT NAM 54 3.1 Phương hướng kinh doanh công ty thời gian tới 54 w 3.2 Nhiệm vụ kinh doanh công ty thời gian tới: 57 n lo 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu công ty ad y th PepsiCo Việt Nam 58 ju 3.3.1 Các giải pháp hoàn thiện việc xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu 58 yi pl 3.3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp .60 ua al 3.3.3 Các giải pháp thực tốt công tác thương lượng đặt hàng 65 n 3.3.4 Các giải pháp theo dõi kiểm tra giao nhận hàng 68 va n 3.3.5 Giải pháp đánh giá kết thực .68 ll fu 3.4 Kiến nghị quan chủ quản có liên quan 69 at nh PHỤ LỤC oi TÀI LIỆU THAM KHẢO m PHẦN KẾT LUẬN z z k jm ht vb om l.c gm an Lu n va ey t re DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT t to ng hi ep BU : Business Unit – Đơn vị kinh doanh CP : Cổ Phần w CSD : Carbonated – Soft – Drink- Nước uống có ga n lo FMCG: Fast Moving Consumer Goods – Ngành hàng tiêu dùng nhanh ad NCB : Non – Carbonated- Beverages- Nước uống khơng có ga y th ju NVL : Nguyên vật liệu : Potato Chips- khoai tây PI : PepsiCo Global Investment- Cơng ty PepsiCo tồn cầu PO : Purchase Order- Đơn đặt hàng PR : Purchase Requisition- Yêu cầu mua hàng RFI : Request For Information- Yêu cầu cung cấp thông tin yi PC pl n ua al n va ll fu nh TNHH : Trách Nhiệm Hữu Hạn oi m S&OP : Sale & Operation Planning- Bán hàng & kế hoạch vận hành at VNMU: Việt Nam Market Unit- Đơn vị kinh doanh Việt Nam z z k jm ht vb om l.c gm an Lu n va ey t re DANH MỤC BẢNG, HÌNH VẼ VÀ SƠ ĐỒ t to Trang ng hi Hình 1.1: Phần trăm giá vốn hàng bán chi phí cung ứng nguyên vật liệu ep Hình 1.2: Cấu trúc chi phí cơng ty sản xuất Hình 1.3: Cấu trúc chi phí cơng ty dịch vụ w n Bảng 1.1: Tóm tắt ưu nhược điểm việc cung ứng nguyên vật liệu từ hay nhiều lo ad nhà cung cấp 11 ju y th Sơ đồ 1.1: Quy trình cung ứng nguyên vật liệu tổ chức công 15 Hình 1.4: Quá trình cung ứng nguyên vật liệu 16 yi pl Hình 1.5: Tóm tắt hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 17 al ua Hình 1.6: Quy trình kiểm sốt hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 23 n Hình 1.7: Các yếu tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 24 va n Bảng 2.1: Bảng tóm tắt lịch sử PepsiCo 30 fu ll Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức PepsiCo toàn cầu 31 m oi Bảng 2.2: Thị phần doanh nghiệp dẫn đầu qua khảo sát năm 2010-2012 34 at nh Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phận cung ứng nguyên vật liệu công ty PepsiCo z Việt Nam 35 z vb Bảng 2.3: Tóm tắt yếu tố hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 40 jm ht Bảng 2.4: Đánh giá khách hàng nội hoạt động cung ứng nguyên vật k liệu 41 gm Hình 2.1: Sơ đồ kết đánh giá khách hàng nội 42 l.c Bảng 2.5: Những hoạt động cung ứng nguyên vật liệu khách hàng đánh giá om quan trọng 42 an Lu Hình 2.2: Quy trình dự báo nhu cầu 43 Hình 2.3: Nguyên nhân việc lưu nguyên vật liệu cảng 51 ey Bảng 2.9: Thời gian giao hàng nhà cung cấp 47 t re Bảng 2.8: Danh sách nhà cung cấp độc quyền 46 n Bảng 2.7: Số lượng nhà cung cấp nguyên vật liệu hàng năm PepsiCo .46 va Bảng 2.6: Tổng hợp số liệu dự báo .44 Hình 3.1: Quy hoạch ngành đồ uống đến năm 2025 (triệu lít) 54 t to Hình 3.2 : Dự báo tăng trưởng doanh số thị trường đồ uống BMI 55 ng Hình 3.3: Những lĩnh vực hấp dẫn đầu tư Đông Nam Á (2012) 56 hi ep Hình 3.4: Phân loại nhà cung cấp 62 Hình 3.5: Phân loại nhà cung cấp theo tổng chi phí cung ứng nguyên vật liệu 63 w Bảng 3.1: Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp 64 n lo Hình 3.6: Quy trình thực đám phán 66 ad ju y th Hình 3.7 : Cơ cấu chi phí nguyên vật liệu 67 yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh z z k jm ht vb om l.c gm an Lu n va ey t re LỜI MỞ ĐẦU t to Lý chọn đề tài ng hi Áp lực cạnh tranh ngày tăng toàn cầu buộc cơng ty phải tìm ep cách để trì lợi nhuận phát triển cách hoạt động hiệu Hiệu cao hoạt động cung ứng coi yếu tố quan trọng đóng góp vào thành công w n tổ chức (Kekre, Murthi Srinivasan, 1995) Những nghiên cứu trước lo ad chiến lược cung ứng đắn có ảnh hưởng tích cực đến tổ chức (Carter ju y th Narasimhan, 1996) Nguyên vật liệu yếu tố đầu vào quan trọng yi pl thiếu doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Số lượng, chủng loại, al ua cấu, chất lượng, giá nguyên vật liệu tính đồng việc cung ứng nguyên n vật liệu ảnh hưởng tới hiệu sử dụng nguyên vật liệu, suất chất lượng va n sản phẩm ảnh hưởng tới hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp fu ll Bên cạnh đó, chất lượng cơng tác cung ứng ngun vật liệu ảnh hưởng m oi lớn tới hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nếu công tác tổ chức đảm at nh bảo nguyên vật liệu tốt, tức luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời đồng z số lượng, chất lượng, chủng loại loại nguyên vật liệu cần thiết theo yêu cầu z vb sản xuất kinh doanh, khơng để xảy tình trạng thiếu ứ đọng nguyên vật jm ht liệu, đồng thời thực việc tối thiểu hố chi phí kinh doanh sử dụng ngun vật k liệu khơng đảm bảo cho sản xuất kinh doanh doanh nghiệp diễn bình gm thường mà cịn góp phần lớn vào việc nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh om l.c doanh nghiệp Cung ứng nguyên vật liệu nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, an Lu hoạt động bán hàng có tốt hay khơng có phần phụ thuộc lớn vào hoạt vật liệu đầu vào doanh nghiệp sản xuất khơng lý thuyết mà cịn thơng ey q trình nghiên cứu giúp em hiểu rõ hoạt động cung ứng nguyên t re thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu công ty PepsiCo Việt Nam” Thông qua n tăng lợi nhuận Chính lý mà em chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn va động cung ứng nguyên vật liệu Hơn cung ứng nguyên vật liệu tốt tạo điều kiện Tăng mức tăng l m t to Chi ph sản xuất/ 40% ng ho t động phát = 95; Chi ph giảm iến đ i so với l m phát = hi ep Điểm tăng th m ngày từ xuất hóa đơn w Điều khoản n 30% lo toán = 90 ngày = 96 45 ngày ad = 100, ngày = CHI PH y th Dưới điểm so với mức l m phát = 100 điểm so ju Những sáng kiến yi pl để tăng suất 30% điểm so với mức l m phát ua al (đơn giản hơn, với mức l m phát = = n nhanh hơn) sáng kiến va n khác 30% m oi Ti u chuẩn 25% 100 = Đ t ti u chuẩn, 95 nh HACCP/ ISO 0.00 ll fu T ng cộng = Đ t ti u chuẩn t m thời at z 22000 z ức = 100 vb Điểm SQA 30% Số lượng hàng ị 30% om 100 = ngày điều chỉnh 15% 60 = 15 ngày điều chỉnh, ey 0.00 t re 30% n 40 = 20 ngày điều chỉnh va phẩm 80 = 10 ngày điều chỉnh, an Lu Xử lý tình T ng cộng 0.1 , 60 = thấp 0.2% l.c hàng giao Khôi phục sản 100 = , 80 = thấp gm trả về/ t ng số k NG jm ht CH T ức - = Trong dung sai 97% - Giao hàng t to ng thời gian đủ số 80% 102% = 100; 95% - 105% = 95; 90% - hi lượng ep 110% = 80 sản phẩm giao CUNG w không đủ: Trong dung n NG lo ad Số lượng giao 20% sai 97% - 102% = y th 100; 95% - 105% = ju 95; 90% - 110% = 80 yi T ng cộng pl 30% al T ng điểm chấm 0.00 n ua 0.00 va n Kết đánh giá tr n xem xét sau: fu Đảm ảo ưu ti n đặt hàng nhà cung ll Nhà cung cấp chấp lệ đặt hàng khơng có cải tiến z 50 Thông áo tới nhà cung cấp có để chỉnh sửa Khơng có kế ho ch hành động, sửa chữa - o i ỏ tháng k jm ht vb nhận có điều kiện Duy trì công việc, theo dõi giảm tỷ z Nhà cung cấp chấp 50-80 at thuận nh GI Nhà cung cấp chấp cấp này, với tỷ lệ mua hàng 70% oi Đ NH m thuận ưu ti n 80-100 om l.c gm an Lu n va ey t re PHỤ LỤC t to QUY TRÌNH MUA HÀNG ng hi ep w n lo ad ju y th yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh z z k jm ht vb om l.c gm an Lu n va ey t re PHỤ LỤC t to ĐƠN ĐẶT HÀNG MẪU ng hi ep PURCHASE REQUISITION NO w Requested by n Department lo Capex / Opex ad DATE Item code USD/VND Commodities/Spec UOM Quantity Unit Price Amount ju y th S/N Unit of Acc 1,000 VND VND Requested Delivery to by date yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh z z jm ht vb Total Amount: 0.00 k om Full Name & Signature _/ / l.c Full Name & Signature _/ / Approved by gm Prepared by an Lu n va ey t re PHỤ LỤC t to CHÍNH SÁCH MUA HÀNG ng hi PepsiCo Vietnam ep Procurement Policy TABLE OF CONTENTS w n PURPOSE lo ad SCOPE 3 STATEMENT POLICY ju y th yi pl ua al DEFINITIONS 4.2 PURCHASE REQUISITIONS 4.3 PURCHASE ORDERS/CONTRACTS 4.4 PROCUREMENT OF TANGIBLE ITEMS n 4.1 n va ll fu oi m nh Procurement of Tangible Items: Inventory 4.4.2 Procurement of Tangible Items: Non-Inventory Purchase  US$ 150 4.4.3 Procurement of Tangible Items: Non-Inventory Purchase  US$ 150 at 4.4.1 z z k jm ht vb l.c gm PROCUREMENT OF SERVICES 4.6 CONTRACTS OR AGREEMENTS 4.7 FORWARD CONTRACTS/PROTECTIVE FORWARD BUYING om 4.5 an Lu n va (DERIVATIVES) AFTER THE FACT PURCHASE ORDERS & CONTRACTS 4.9 COMPETITIVE QUOTATIONS / BIDS 4.10 VENDOR SELECTION ey t re 4.8 t to ng hi 4.11 TERMS OF PURCHASE 10 4.12 PURCHASE RECORDS 10 4.13 AUTHORITY MATRIX 11 ep PEPSICO GLOBAL POLICY REFERENCE 11 APPENDIX – PR FORMAT 11 w n lo ad ju y th yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh z z k jm ht vb om l.c gm an Lu n va ey t re Purpose t to To establish a uniform policy for the procurement of goods and services for ng PepsiCo Vietnam (PIVN) and to ensure that all purchases are done in the best hi ep interest of PepsiCo Vietnam and are properly authorized and controlled Scope w n This policy applies to procurement of all goods and services, except Project Capex lo ad which is governmed by separate Procurement Guideline, for PIVN and supersedes y th any prior policy in this respect ju yi Statement pl All procurement of goods and services shall be done in the best interest of PIVN al n ua and shall be done in all fairness, without any favoritism, and in full compliance with n va the PepsiCo “Code of Conduct” Best interest of PIVN is construed as getting the ll fu most favorable offer available in the competitive market in terms of price, quality, oi m payment terms, lead time, minimum order quantity etc Fairness without favoritism means that all potential vendors of goods and services shall be treated equally and nh at nothing but the best interest of PIVN shall determine the selection of vendors z z Non-Routine Transaction vb jm ht A Non-Routine Transaction is any commitment outside the normal course of k business or, for transactions that are in the normal course of business which differs gm from routine procurement terms (such as the length of commitment, or for quantities l.c in excess normal buying quantities, new pricing mechanisms or payment terms, om etc.) The definition includes all transactions that not occur at least annually and based transactions are considered non-routine regardless of amount an Lu any advance  the MU CAPEX limit (US$750,000) and  90 days All derivative- ey (US$750,000) must be approved in advance by BU / Region following BU t re All non-routine transactions that are in excess of the MU CAPEX limit n va Approval Requirements Authority matrix t to The value of transaction is measured as the cumulative payments, including any  ng hi contingency amount, over the life of the commitment ep Policy Definitions w n Tangible items: Inventory include Finished Goods, Beverage Concentrate, Raw lo ad Material, Packaging Material, Spare parts for machineries used in manufacture of y th goods and any items as determined by Financial Controller to be included or ju yi excluded from the list pl Tangible items: Non Inventory includes all tangible goods other than Inventory n ua al items above va Authority Matrix is an internal process document that lays down the levels and n ll fu limits of approval requirements for various transactions The authority matrix may oi m be revised from time to time based on the business and the most recent authority at nh matrix shall be used for compliance with the procurement policy z Emergency Purchases include procurement of tangible items or services, mainly in z jm ht continuous running of our machinery and equipment vb the nature of repair and maintenance that may require immediate ordering to ensure k Contracts or Agreements – any written agreement negotiated by Procurement gm Personnel with a supplier for goods/services including, but not limited to, traditional l.c contracts (including letters of agreement and letters of intent), contract extensions, an Lu Purchase Requisitions om contract amendments, and purchase orders (POs) based on Authority Matrix Procurement function will not perform any actions ey US$ 150 in value (exclusive of VAT) and the pre-approval is needed to be obtained t re generate Purchase Requisition “PR” for any goods or service purchased greater than n team to procure the items requested in the document Each function is required to va A “Purchase Requisition (PR) is a document requesting the central procurement unless the proper approval from authorized person has been granted t to In the case of Marketing, or Capital item purchases, the procurement team will ng hi not process the requisition unless the approved A&M Visa, or the Capital ep Appropriation Request (CAPEX Visa) has been provided along with the purchase requisition w n lo Purchase Orders/Contracts ad Purchase orders must be created for all tangible purchases in excess of US$ 150 in y th value (exclusive of VAT) except for inventory items for which a Purchase Order is ju yi always required irrespective of the value pl ua al A purchase order is a binding document signifying a contract between PIVN and the n vendor at the terms stated therein and can be used as evidence in the court of law in va the event of a dispute between PIVN and the vendor All purchase orders and the n ll fu amendments thereto must be approved as per the requirements in the Authority oi m matrix All orders placed on the vendors have to be done through the Purchase nh order document and no purchases shall be made on verbal orders given to the at vendors PIVN shall have the right to reject any vendor claims unless backed by an z jm ht vb Procurement of Tangible Items z approved purchase order k PIVN has a centralized procurement function, and this function shall be responsible gm for purchases of all tangible items including all capital expenditures with the l.c exception of Potatoes supply that shall be procured through contract farming om operation, domestic open market and imported from other countries which are under approved by VP Operations and all procurement shall be done based on Material ey on the latest sales forecasts generated by the Sales function This MRP shall be t re for all direct raw and packaging materials required to produce finished goods based n Product Availability (PA) team shall develop a Material Requirement Plan (MRP) va Procurement of Tangible Items: Inventory an Lu the supervision of the Agro team Requirement Plan accordingly t to Procurement of Tangible Items: Non-Inventory Purchase  US$ 150 ng hi Purchase on non-inventory items which value greater than US$ 150 must follow the ep normal process of issuing PR/PO as per item 4.2 & 4.3 w Procurement of Tangible Items: Non-Inventory Purchase  US$ 150 n lo Purchase of non-inventory items can be done by the individual functions and the ad Purchase Order (PO) is not required for this value of purchase However the formal y th ju approval from authorized person is needed to be done before the payment is made yi It is also recommended that employee should select the vendor in the approved pl ua al vendor list to supply the requirement Procurement of Services n n va Procurement of services shall be done by the respective functions for their ll fu requirements Approvals from functional managers, functional directors as oi m necessitated by the authority matrix must be obtained before the services are hired Contracts or Agreements at nh All functions can use the help of the centralized procurement team for this purpose z z While purchase orders are necessary for purchase of tangible items, contracts or vb jm ht agreements are mainly required for procurement of services or non-tangible items Contracts are legal binding documents stating the terms and conditions for the hire k l.c gm of services and can be used as evidence in the court of law in the event of a dispute between PIVN and the vendors It is recommended that the contract shall be done if om the value of service exceeds US$ 1,000 or contract period is either one off or fewer an Lu 12 months Any contract has to be based on contracting principles guided by Legal Department (any exception should be cleared by legal before contract concluded) ey PIVN interests are protected All contracts and amendments thereto, must be t re contract or agreement form used by vendors shall also be acceptable as long as n It is not necessary for a contract or agreement to be initiated by PIVN A standard va and signed by authorized person following the authority matrix documented, reviewed by internal legal and approved as per the requirements of the t to authority matrix ng hi In certain instances of purchase of raw material, it may be necessary to document a ep contract or an agreement if the purchase order alone does not suffice to protect PIVN interest against vendor defaults, vendor performance etc These could be w n necessary in case of purchases from single source suppliers, purchase of items lo ad having a long lead time or developmental time, items made to order, forward y th purchases, designing of machinery or equipment, purchases with staggered delivery ju yi schedules, blanket purchase orders, inter-company purchases having transfer pricing pl implications, co-packing arrangements etc al n ua All original contracts should be filed centrally by the Legal Department va Forward Contracts/Protective Forward Buying (Derivatives) n ll fu Forward contracts obligate the purchaser to accept delivery and the seller to make oi m delivery of an agreed upon quantity of a commodity at a specified future date during nh a specified future period for a specified price These contracts can either be settled at in cash or by taking delivery of the commodity Forward contracts that can be z z settled in any way other than delivery of the commodity are prohibited vb jm ht Protective forward buying can only be done for commodities that are used for k manufacture of finished goods and should not be for quantities in excess of one om l.c After the Fact Purchase Orders & Contracts gm year’s requirement The procurement team and all other functions using services of third parties shall an Lu ensure that no verbal orders or commitments are given to the vendors Orders & Contracts shall require the approval from Function Director and Financial ey advance approved documents Any exception to process on after the fact Purchase t re services PIVN shall have the right to reject any vendor claims in the absence of n order, contracts or agreements, in advance of the actual delivery or goods or va Commitments shall be given to the vendors, only in the form of approved purchase Controller t to Competitive Quotations / Bids ng hi All purchase of goods and services exceeding $ 1,000 in value, exclusive of VAT, ep shall only be done after at least two comparative quotations have been invited Competitive bids (at least vendors) are required for large purchase of expenditure w n exceeding $ 10,000 in value, exclusive of VAT, except in the following cases: lo ad Specialized services such as legal/tax consulting, market research, recruitment - Purchase from Global Vendors, Preferred vendors or Sole- Source Vendors - Emergency purchases - Acquisition of real estate - Rental of buildings, land, utilities etc ju y th - yi pl n ua al n va The purchasing team in case of purchase of tangible items, and the respective ll fu functions in the case of procurement of services, shall invite the quotations in m writing and prepare a comparative analysis of all the quotations Disclosure of a oi idder’s quotation to the other idders is prohibited and in contravention of PepsiCo at nh Code of Conduct z z While it is encouraged to maintain as much documentation and correspondence as vb the following must be maintained: k jm ht possible to support the objective choice of one supplier over other(s), at a minimum gm The initial bid solicitation communication to potential suppliers, b) The final bids received from the bidding suppliers, and c) Any spreadsheets, etc used in the determination of the winning bid om l.c a) an Lu The use of e-mails as documentation of final bids is acceptable; however, if the purchase is strategic, precautions must be followed to protect confidential ey time, warranty, credit term etc Bids within 5% of the lowest bid shall be considered t re Selection of the vendor shall be based on the most favorable price, quality, delivery n Vendor Selection va information to e equally competitive Factors other than “price” to e considered for an t to evaluation of the bids include: ng hi - Maintenance of adequate or multiple sources of supply ep - High standards of quality and reliability - w Need for specific brands n - Ability to meet service and delivery dates lo Financial viability of the vendor - Payment terms - Effect upon relations with customers in the local business community - Long term strategic relationship ad - ju y th yi pl al n va Preferred Vendor n ua Selection of a bid other than the lowest bid shall be justified in writing ll fu For certain items, PIVN may prefer a particular vendor Although alternative oi m sources may exist, one vendor may be preferred because of better terms, service, at vendor to ensure the following: nh delivery or special expertise A regular review should be carried out for all preferred z z an acceptable alternative source that can provide similar benefits at lower or jm the price charged is not excessive in comparison to other vendors, giving k - ht equal price is not available vb - gm consideration to the additional benefits received from the preferred source the transactions are at market price om Sole-Source Vendor l.c - an Lu Certain items may only be available from a single supplier The procurement ey t re relationships and develop a program to seek alternative sources n regular review of all sole-source procurement shall be conducted to assess these va function head shall ensure that sole sourcing is to the best advantage of PIVN A Approved Vendor List t to The purchase team shall maintain an approved vendor list that shall be reviewed ng hi regularly All active vendors with a significant volume of business with PIVN and ep all vendors of sensitive materials or ingredients shall be evaluated in the annual review The approved vendor list shall be updated for all additions and deletions and w n shall indicate the following: lo ad Vendor Account Code - Name and Address of Vendor - Contact person name and contact numbers - Item supplied by vendor - Total annual value of purchases from vendor ju y th - yi pl n ua al n va The review and assessment of Preferred Vendor, Sole-source Vendor and Approved ll fu Vendor shall be done by Supply Chain Director at least once a year and a formal The desired credit term with our vendors is a minimum of 35 days and all orders at - nh Terms of Purchase oi m approval from, VP-Ops, CFO and COO is required z z with less than 35 days credit terms shall require the approval of the Financial jm ht - vb Controller No advances shall be given to any vendors if the expected delivery is beyond 90 k No bank guarantees shall be given to any vendors an Lu Purchase Records om - l.c approval from PepsiCo treasury team gm days of the advance disbursement All advances exceeding 90 days require special The Supply Chain function shall maintain all purchase records to justify the relevant n va decision criteria for a purchasing decision These records shall be maintained for a - Purchase requisition ey minimum, the following records must be retained for each purchase transaction: t re minimum period of two years or as required by local statutory requirements At a t to ng hi Specifications - Competitive quotations - Purchase orders issued or cancelled - Justifications for selections of other than the lowest bid ep - Authority Matrix w n All functions involved in the procurement of goods or services shall ensure lo ad compliance with the current authority matrix which forms an integral part of this ju y th policy yi Splitting PR or PO/Contracts to get lower approval level is prohibited and in pl contravention of PepsiCo Code of Conduct al n va 20-31 Inventory n ua PepsiCo Global Policy Reference oi m Appendix – PR format ll fu 20-83 PepsiCo Global Procurement Contract Management Process at nh z z k jm ht vb om l.c gm an Lu n va ey t re