Bài 6

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người BÀI KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH I MỤC TIÊU: Sau học xong học, sinh viên phải thực yêu cầu sau: - Hiểu biết khái niệm, vai trị hoạt động thuyết trình - Biết cách chuẩn bị thực thuyết trình đạt hiệu cao II NỘI DUNG: - Khái niệm thuyết trình; - Vai trị hoạt động thuyết trình; - Các cơng đoạn xây dựng thuyết trình - Chuẩn bị tâm lý hình thức cho buổi thuyết trình - Cơng tác hậu cần cho buổi thuyết trình III TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP: Việt nhân viên phịng bán hàng cơng ty Mỹ phẩm Hôm Việt giao nhiệm vụ đến công ty khách hàng để thuyết trình giới thiệu sản phẩm Đây khách hàng lớn, thuyết trình thành cơng uy tín Việt nâng cao Khi nhận nhiệm vụ, Việt vô lo lắng anh chưa có kinh nghiệm thuyết trình Do tính nhút nhát nên Việt dám phát biểu trước tập thể chỗ đông người Trong đợt giới thiệu sản phẩm lần này, tất anh em phòng bán hàng phải quân nên Việt khơng thể nhờ làm hộ Việt khơng biết phải làm để thuyết trình thành cơng, hồn thành nhiệm vụ giao Theo bạn Việt nên làm để thực thuyết trình thành cơng? Để giúp Việt thực cơng việc này, tìm hiểu kiến thức thuyết trình, cách thức xây dựng thực thuyết trình Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người IV NỘI DUNG CHI TIẾT Khái niệm thuyết trình Thuyết trình hình thức giao tiếp thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thơng tin trước nhóm khán giả nhằm đạt mục đích định Bài thuyết trình truyền tải đến người nghe loại thơng tin khác với loại thơng tin bạn cần ý: - Thơng tin mang tính xác: Khi truyền đạt loại thơng tin này, trường hợp bạn cần phải đưa thông tin nguồn cung cấp thơng tin thật xác Trong số khán giả nghe thuyết trình có người biết rõ thông tin mà bạn cung cấp Vì vậy, thơng tin khơng xác, bạn vấp phải phản đối họ - Thơng tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình loại thơng tin này, thuyết trình viên cần tạo hiệu ứng tích cực với người nghe Làm để khán giả phải hào hứng lắng nghe, đồng thời có cảm nhận, đánh giá thơng tin Tính hấp dẫn thể thuyết trình khơng dừng lại nội dung thơng tin đưa mà cịn phụ thuộc nhiều vào cách truyền tải thông tin - Thông tin mang tính thực tế: Thơng tin đưa phải người nghe chấp nhận, thông tin phải cần thiết quan trọng với người nghe Qua người nghe xử lý thông tin chừng mực hiểu biết - Thơng tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy luận điểm, luận cách luận giải thuyết trình viên hợp lý, họ chấp nhận đồng tình với quan điểm thuyết trình viên Đó khán giả người thuyết trình cảm thấy hài lịng với thuyết trình Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Các loại thuyết trình Phân loại theo mục tiêu thuyết trình, có hình thức là: - Thuyết trình theo kiểu trình bày: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên môn cho người nghe - Thuyết trình theo kiểu thuyết phục: Đưa lý lẽ lập luận để người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm mình, suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn Trong nhiều trường hợp, người thuyết trình kết hợp hai hình thức trình bày thuyết phục Trường hợp thuyết trình Việt tình dẫn nhập kết hợp hai hình thức Ví dụ: Để giới thiệu sản phẩm bán hàng, Việt cung cấp thông tin tính cơng dụng sản phẩm Sau đó, Việt thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm cơng ty Vai trị hoạt động thuyết trình 3.1 Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu giúp người nói thể nội dung ý tưởng mục đích giao tiếp cịn người nghe tiếp nhận nội dung để có cách hiểu thống Người có khả diễn đạt suy nghĩ, ý tưởng làm cho người khác hiểu truyền tải thông điệp giao tiếp, dễ dàng tạo thiện cảm, tiết kiệm thời gian, đạt mục đích giao tiếp Ví dụ, Việt có khả thuyết trình tốt, anh trình bày vấn đề cách mạch lạc, xúc tích khiến cho khách hàng dễ dàng nhận thức cơng dụng tính ưu việt sản phẩm Từ đó, khách hàng có mong muốn mua hàng công ty Ngược lại, Việt cách diễn đạt, truyền đạt nội dung cách dài dịng, Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người phức tạp, khơng rõ ràng gây phản cảm, khách hàng từ bỏ ý định tiếp cận với sản phẩm Việt không đạt mục đích 3.2 Thuyết trình góp phần to lớn thành công cá nhân Sự thành công cá nhân phụ thuộc vào nhiều yế u tố như: lực, kiến thức, khả phán đoán, nhạy cảm sống khả thuyết trình yếu tố giúp tạo nên thành công cá nhân Thực tế chứng minh người thành công cơng việc sống thường người có khả thuyết trình tốt Đối với người lãnh đạo hay nhà quản lý kỹ thuyết trình trở thành kỹ quan trọng khơng thể thiếu Một thuyết trình thành cơng đem lại nhiều hiệu ảnh hưởng tốt đẹp chí mong đợi Tổng thống Mỹ Barack Obama biết đến người có khả thuyết trình xuất sắc Khi cịn thượng nghị sỹ bang Illinois, Obama có thuyết trình hồn hảo 16 phút 25 giây Hội nghị Quốc gia Đảng Dân chủ năm 2004 Bài thuyết trình tạo dấu ấn quan giúp Barack Obama trở thành tổng thống Mỹ người có quyền hành Khi trang bị tốt kỹ thuyết trình tự tạo dựng hình ảnh, tác phong tự tin đứng trước đám đơng Câu chuyện khả thuyết trình Barack Obama cho thấy thuyết trình hồn hảo đem lại thành cơng vượt xa tất tưởng tượng Thuyết trình góp phần to lớn thành công Do đó, việc rèn luyện kĩ thuyết trình cần thiết Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Các công đoạn xây dựng thuyết trình Kỹ thuyết trình đóng vai trị quan trọng dẫn đến thành cơng cá nhân tập thể Để có buổi thuyết trình tốt hiệu cần phải trải qua giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị tiến hành thuyết trình 4.1 Chuẩn bị thuyết trình Để buổi thuyết trình thành công, bạn phải đảm bảo thực công đoạn chuẩn bị phải tập luyên thật nghiêm túc Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị cẩn thận, hội thành cơng cao - Chọn chủ đề Chủ đề thuyết trình phụ thuộc vào nhiều yếu tố: + Dựa vào mục tiêu cụ thể buổi thuyết trình để lựa chọn + Nghĩ vấn đề lớn mà bạn quan tâm + Nghĩ chủ đề gây thu hút thính giả: bạn nên nghĩ đối tượng đến tham dự buổi thuyết trình ai, chủ đề mong muốn nghe cách tiếp nhận họ sao? Khi nắm bắt tâm tư nguyện vọng khán giả muốn lắng nghe chủ đề muốn chia sẻ điều gì? Vậy chủ đề trình bày có sức hút với khán giá? Để có nhiều ý tưởng hay sáng tạo, bạn tập cho thói quen nghĩ chủ đề sau học, ghi lại ý tưởng vào sổ tay Ghi nhận chủ đề hay điểm nhấn chủ đề nghe để xây dựng rút kinh nghiệm thuyết trình Tìm kiếm thơng tin mạng, qua sách báo,v.v để xác định chủ đề rõ Tạo hấp dẫn cách đưa thơng tin mang tính cập nhật thường xuyên chủ đề thuyết trình Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Ở tình Việt chủ đề cụ thể rõ ràng thuyết trình giới thiệu sản phẩm cơng ty Tuy nhiên, để thuyết trình gây ấn tượng Việt nên tìm cách thu hút quan tâm khán giả 4.2 Tìm hiểu khán giả Thu thập thông tin khán giả - Khi xác định chủ đề tìm hiểu khán bước quan trọng Tìm hiểu khán giả giúp cho có cách tiếp cận với khán giả cho tốt Khi tìm hiểu khán giả cần tìm hiểu đánh giá về: + Giới tính: số lượng nam bao nhiêu, nữ Thơng thường người phụ nữ có quan điểm cách tiếp cận vấn đề khác với nam giới + Trình độ: đối tượng có trình độ học vấn cao có cách tiếp cận khác với người có trình đồ học vấn thấp Với đối tượng khán giả người có địa vị xã hội, học hàm học vị cao thơng tin đưa phải ngắn gọn, xác, đọng thuyết phục tránh lan man, dài dịng, đưa q nhiều thơng tin lúc Điều khiến họ hết thức mệt mỏi nghe + Tuổi tác: trẻ em người già có cách tiếp cận khác với người lớn + Sở thích: có người thích nghe vấn đề trị có người lại thích nghe thuyết trình vấn đề văn hóa thể thao + Khác biệt văn hóa: Mỗi dân tộc quốc gia có vùng miền văn hóa khác làm để thuyết trình khơng ảnh hưởng đến văn hóa riêng họ + Nghề nghiệp tôn giáo khác nhau: Những người công nhân nhà máy trực tiếp lao động tạo cải vật chất phải có cách tiếp cận khác với nhân viên văn phịng Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người + Mức độ phản ứng người nghe: Phản ứng người nghe trước vấn đề nhạy cảm ảnh hưởng tới khơng khí buổi thuyết trình Nếu gặp khán giả có quan điểm cứng rắn nêu vấn đề cần chuẩn bị tốt chứng minh họa lập luận tốt + Tâm tư nguyên vọng người: người sống làm việc với mục đích khác tâm tư nguyện vọng người khác Tóm lại, khán giả có độ tuổi, giới tính, tơn giáo, tảng văn hóa, nghề nghiệp, địa vị khác có phản ứng khác thuyết trình Phương pháp thu thập thông tin khán giả Nguồn cung cấp thông tin khán giả thường người tổ chức buổi thuyết trình bạn mời đến thuyết trình, bạn bạn tự tổ chức thuyết trình Bạn đề nghị ban tổ chức cung cấp danh sách đại biểu tham dự Nếu khán giả khách hàng tiềm năng, bạn tìm hiểu họ thơng qua người quen, người ngành Hãy vận dụng tốt thông tin thu thập để thuyết trình bạn khơng đề cập tới vấn đề họ quan tâm, mà cịn tạo đồng cảm - Phân tích khán giả Để thuyết trình thành cơng thuyết trình viên cần phải đặt khán giả trung tâm, mục tiêu thuyết trình để có phản hồi tích cực từ phía khán giả Do thuyết trình viên cần phải tìm hiểu khán giả: + Họ biết chủ đề? + Họ muốn biết thêm điều gì? + Giá trị lợi ích thơng tin họ? Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Tìm hiểu quy mơ khán giả Quy mơ khán giả có ảnh hưởng lớn đến kết cấu thuyết trình Nếu khán giả chia thành nhiều nhóm nhỏ, người thuyết trình người nghe có nhiều hội để giao lưu trao đổi thân mật Với cách phân chia khán giả theo nhóm vậy, việc lơi khán giả chia sẻ ý kiến buổi thuyết trình hiệu Cịn với số lượng khán giả lớn hầu hết buổi thuyết trình mang tính chất truyền thơng điệp chiều Vì vậy, bạn cần có cách tiếp cận khán giả theo kiểu khác Trong trường hợp rõ ràng, dễ hiểu xác thơng điệp yếu tố quan trọng để trì ý người nghe suốt buổi thuyết trình - Thu thập thông tin tư liệu Sự thành công thuyết trình phụ thuộc vào việc thu thập tài liệu đưa thông tin minh chứng thuyết phục với khán giả Hoạt động đòi hỏi đầu tư nhiều thời gian công sức + Các loại thông tin cần thu thập Để biết thu thập thông tin tư liệu cho việc thuyết trình cần nắm loại thông tin tư liệu cần thu thập: ● Thông tin phải biết: Thuyết trình viên phải nắm vững hiểu xác thơng tin để cung cấp cho khán giả Điều có nghĩa người thuyết trình cần phải trang bị cho kiến thức sâu sắc lĩnh vực định trình bày có lượng thông tin phong phú để thuyết phục người nghe ● Thông tin cần biết: Cung cấp thêm cứ, dẫn chứng, minh họa, thuyết phục người nghe Ngồi thơng tin phải biết khn khổ thuyết trình cần phải có thơng tin tìm hiểu thêm bên ngồi để minh họa dẫn chứng cho thuyết trình Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người ● Thông tin nên biết: Những tư liệu thực tế, mô hình, số liệu cụ thể, ý tưởng lạ làm tăng tính hấp dẫn thuyết trình + Các nguồn thu thập thơng tin Muốn thuyết trình thành cơng bạn phải giành nhiều thời gian tìm tịi tư liệu, nghiên cứu đầy đủ nguồn tư liệu Các nguồn để thu thập thơng tin như: o Sách: Bạn bắt đầu việc nghiên cứu cách chọn xem sách tiêu biểu chủ đề thuyết trình xem phần phụ lục tham khảo sách để tìm kiếm nguồn tài liệu khác o Báo, tạp chí: Ngồi đọc loại báo tạp chí in thành ấn phẩm, bạn sử dụng dịch vụ đăng ký điểm tin (yahoo hay có, đăng ký gửi tin đến hịm thư) để cung cấp thường xuyên chủ đề mà bạn quan tâm o Tra cứu internet: Mỗi trang web mạng lưu trữ khối lượng thông tin phong phú người truy cập, lưu lại, in sử dụng tài liệu tham khảo Thơng tin Web cịn có ưu điểm cập nhật thường xuyên so với thông tin ấn phẩm in ấn Tuy nhiên phần lớn tài liệu Internet tồn dạng điện tử, có số biên tập để đảm bảo tính tin cậy tài liệu in ấn Vì bạn cần phải thật cẩn thận sử dụng thông tin tài liệu tra cứu từ Internet Bạn cần biết chọn lọc, đánh giá tài liệu từ Internet  Thông tin internet khổng lồ Mỗi ngày Internet có hàng loạt địa thành lập Vì vậy, bạn cần sử dụng cơng cụ tìm kiếm để thu thập tài liệu tham khảo có giá trị Một số cơng cụ tìm kiếm hay sử dụng để thu thập tài liệu như:  + Google (http://www.google.com)  + Yahoo (http://www.yahoo.com Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người  + Alta Vista ((http://www altavista.digital.com)  + Open Text (http://www.opentext.com)  + Lycos (http://www.lycos.com)  Khi bạn sử dụng cơng cụ tìm kiếm, bạn cần tìm kiếm từ khóa chủ đề o Gặp gỡ chuyên gia để có tư liệu quý giá Các chuyên gia người có kiến thức uyên bác, nghiên cứu sâu chuyên môn Họ cung cấp chia sẻ cho bạn kiến thức mà bạn bỏ nhiều thời gian tìm kiếm sách báo internet khơng thấy o Ngồi bạn nên tham khảo ý kiến người xung quanh bạn bè, gia đình quan hệ cá nhân Có thể họ cho bạn lời khuyên bổ ích cung cấp tài liệu quý bạn ngờ tới 4.3 Xây dựng đề cương thuyết trình 4.3.1 Các kiểu thuyết trình o Thuyết trình để thơng báo, giải thích: từ ngữ sử dụng thuyết trình phải dễ hiểu, gần gũi Thông tin đưa rõ ràng để người nghe hiểu cách dễ dàng có thay đổi nhận thức, tư o Thuyết trình để thuyết phục: Có cách thức, bố cục riêng để đạt hiệu thuyết phục Lời lẽ giọng điệu sử dụng thuyết trình dạng chiếm vị trí quan trọng với thành cơng thuyết trình o Thuyết trình để giải trí, khích lệ: thơng tin đưa cần dễ tiếp cận, điều tiết giải tỏa tâm lý người nghe Người thuyết trình cần phải xác định thuyết trình dạng để xây dựng đề cương nội dung cho hợp lý Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 10 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người 4.3.2 Phác thảo đề cương cho thuyết trình - Chuẩn bị đề cương phác thảo nội dung từ thơng tin định trình bày đóng vai trị quan trọng cho diễn biến thuyết trình bạn Một đề cương tốt cách đảm bảo mạch lạc, chặt chẽ thuyết trình Nó cho phép bạn trình bày vấn đề theo trật tự làm người nghe dễ hiểu Ngồi ra, cách giúp bạn đảm bảo khơng bỏ sót điều - Sắp xếp ý tưởng ban đầu cho phác thảo: Giới hạn từ đến vấn đề cho phần nội dung thuyết trình trình bày ý theo thứ tự hợp lý Trình tự xếp ý trọng tâm ý ảnh hưởng đến thông điệp bạn muốn truyền tải tới người nghe Có nhiều cách khác để trình bày ý chính: - Trình bày ý; - Trình bày sang ý khác; - Trình bày theo thứ tự vào mức độ quan trọng ý; - Trình bày theo diễn biến thời gian Trong trình bày bạn muốn khán giả có ấn tượng với ý bạn nên trình bày trước tiên ý hỗ trợ, ý mà bạn định trình bày trước Bạn dùng cách trình bày lồng ghép ý với nhau, nhằm nêu bật tầm quan trọng tất ý Dưới ví dụ đề cương kết cấu thuyết trình phác thảo sơ lược Bạn lấy đề cương làm sở dựa sở chủ đề trình nghiên cứu để mở rộng thêm, đồng thời bạn cần tìm kiếm thơng tin chuẩn bị cho thuyết trình Một số lưu ý bạn cần ý phác thảo đề cương cho thuyết trình: - Cấu trúc thuyết trình gồm phần: Mở đầu – Thân – Kết thúc - Các ý đề cương phải có trật tự hợp lý có logic để dễ nhớ Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 11 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Các ý phải liên kết với - Đề cương cần ngắn gọn, đơn giản cho nhìn qua bạn đọc - Có thể gạch chân sử dụng bút màu làm bật ý mà bạn muốn nhấn mạnh - Có thể sử dụng ký hiệu để đánh dấu đoạn dừng, đoạn nhấn mạnh, nói chậm, nói to 4.4 Cấu trúc thuyết trình Để thu hút người nghe trình bày vấn đề định nói cách đầy đủ, theo trình tự hợp lý logic, thuyết trình cần xây dựng với cấu trúc: Mở bài, thân kết thúc cách rõ ràng, thời gian cho mục xây dựng có kế hoạch, với ý có dẫn chứng minh họa thuyết phục Sau tìm hiểu phần thuyết trình Mở đầu Đây phần quan trọng thuyết trình, bước tiếp xúc với khán giả Việc tạo ấn tượng tốt bước khởi đầu có ý nghĩa Phần mở đầu cần tự nhiên, gây ấn tượng, ngắn gọn, lôi ý khán giả Đồng thời cần tạo khái quát cao đặc biệt phải lôi cuốn, kích thích hứng thú khán giả làm rõ chủ đề thuyết trình Trong thuyết trình khoảng 45 phút, tập trung cao người nghe thường khoảng 10 phút đầu, sau giảm dần phút 30 – 35 tăng trở lại khoảng 10 phút cuối thuyết trình Dưới biểu đồ biểu thị thời gian tập trung ý điển hình khán giả thuyết trình khoảng 45 phút: Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 12 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Bạn cần lưu ý, mức độ tập trung ý khán giả thời điểm khởi đầu không cao nên, tốt bạn nên để dành ý quan trọng để trình bày sau thuyết trình vài phút Có cách mở đầu mở đầu trực tiếp mở đầu gián tiếp Mở đầu trực tiếp: Người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề nội dung thuyết trình Hình thức thường thực với nói có nội dung làm quen, thời gian thuyết trình ngắn giảng, thuyết trình có tính chất thơng báo, giải thích Mở đầu gián tiếp: Người thuyết trình đưa lập lập dẫn dắt người nghe đến với chủ đề thuyết trình Với việc mở đầu theo phương pháp gián tiếp người thuyết trình có nhiều cách để tạo ấn tượng lơi khán giả tập trung vào thuyết trình từ phút ban đầu như: - Đưa câu hỏi; - Sự thật hay thống kê gây ngạc nhiên; - Trích dẫn hài hước tiếng; - Đưa giai thoại, trích dẫn tiếng; - Sự kiên thời sự; Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 13 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Con số gây ngạc nhiên; - Câu chuyện liên quan đến chủ đề; - Đặt tình “giả sử rằng” Tất vấn đề đưa giúp cho khán giả có định hướng ban đầu, họ chăm tiếp tục lắng nghe phần Mỗi loại thuyết trình có đặc điểm nội dung khác nhau, phong cách người thuyết trình khác Vì người thuyết trình cần phải dựa vào đặc điểm riêng để chọn cho cách mở đầu phù hợp Khơng nên kết hợp tất cách mở đầu mà nên chọn vài cách cần tạo cho phong cách riêng Ví dụ cách mở đầu: Đưa chủ đề nóng nhiều người quan tâm: “Có sản phẩm mỹ phẩm xuất coi bước đột phá công nghệ làm đẹp phụ nữ thuyết trình tơi ngày hơm nói vấn đề này” Hoặc bắt đầu số gây ấn tượng: “Như bạn biết công ty dần thị phần, mà lại bị buộc phải tăng doanh số bán hàng thêm 20 – 25% Làm chúng tơi làm điều thị trường xuống dốc? Bạn biết điều sau nghe thuyết trình tơi” Sau xác định cách mở đầu, bước chuẩn bị nội dung phần mở đầu Với cách mở đầu khác nội dung phần mở đầu khác nội dung phần mở đầu thuyết trình có u cầu: - Chào hỏi làm quen: mục đích để cung cấp thông tin xác định rõ vai trị bạn với thuyết trình Trong giới thiệu bạn nên đưa thêm chức vụ kinh nghiệm Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 14 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Nêu nội dung trình bày: Sau giới thiệu bạn nên đưa chủ đề mục đích thuyết trình, giới thiệu ngắn gọn cấu trúc thuyết trình - Thơng báo thời gian thuyết trình: Để trì ý khán giả bạn nên thông báo thời gian thuyết trình thời gian ngắn tốt Bên cạnh bạn thơng báo phương thức tiến hành thuyết trình phương thức trả lời câu hỏi với khán giả Thân Bất kỳ nội dung phát biểu cần phải có logic trình bày cách rõ ràng với thơng tin đầy đủ Để khơng bỏ sót điều gì, bạn sử dụng trình tự soạn thảo nội dung thuyết trình sau: Giới hạn thân từ 3-4 ý chính, ý xác định phần phác thảo đề cương thuyết trình Người thuyết trình cần bám sát vào dàn ý đề cương để soạn thảo nội dung Phác thảo nội dung chi tiết thuyết trình: Đầu tiên bạn hình dung từ mà bạn muốn khán giả nghe, viết tất điều bạn muốn đưa vào thuyết trình Hồn chỉnh nội dung thuyết trình: sau có phác thảo nội dung bạn nên đọc lại thảo lượt để kiện xếp theo trật tự hợp lý, logic thông tin cần thiết đưa vào Bạn nên chỉnh chỉnh lại hài lịng với Phân bổ thời gian thuyết trình cho hợp lý, đảm bảo thời lượng đủ cho việc truyền tải thông tin phần mở đầu, thân bài, kết thúc Để soạn thảo nội dung thuyết trình tốt bạn cần lưu ý: - Không đưa thông tin rườm rà, không cần thiết vào thuyết trình Bạn nên đưa vào thơng tin quan trọng để tăng tính hấp dẫn cho thuyết trình Các thông tin thu thập Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 15 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người chọn lựa trình nghiên cứu trước Mức độ ưu tiên thông tin gồm loại: Thông tin phải biết, thông tin nên biết thông tin cần biết - Triển khai vấn đề theo dạng câu hỏi sao, nào… Tự đặt câu hỏi trả lời câu hỏi bạn tự lường trước câu hỏi tình cần có thuyết trình Bạn nên nghĩ nhiều cách, ý tưởng khác để diễn đạt ý Sau chọn cách mà bạn thấy trình bày cách tự nhiên Nên bổ sung thêm ví dụ thích hợp để nhấn mạnh ý Sử dụng dẫn chứng minh họa phù hợp: - Trong thuyết trình, nhiều bạn phải sử dụng đến hình ảnh, dẫn chứng minh họa đồ thị, hình ảnh, bảng số liệu thống kê Vậy dùng hình ảnh dẫn chứng minh họa bạn phải giới thiệu chúng đây? Trong sử dụng hình ảnh minh họa nhớ để khán giả có thời gian để hiểu thông tin dẫn chứng minh họa, bạn nên tạm ngừng nói giây lát để khán giả có thời gian nhìn phần minh họa đưa sau đó, giải thích hình ảnh hay dẫn chứng minh họa lại quan trọng Ví dụ: Bạn dùng cụm từ sau thuyết trình đến phần minh họa này: • Biểu đồ cho thấy… • Nhìn vào đồ thị này… • Nhìn vào đây, bạn thấy… • Tơi muốn bạn nhìn vào đây… • Biểu đồ minh họa số liệu • Biểu đồ cho thấy sụt giảm … - Chuyển ý chủ đề: Những thơng tin mà bạn nói mẻ khán giả Chỉ có bạn biết rõ cấu trúc nói bạn nên Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 16 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người cho khán giả biết bạn chuyển sang ý mới, có khán giả tiện theo dõi sẵn sàng nghe điều Khơng nên chuyển ý cách đột ngột người nghe bất ngờ Hơn việc dùng từ nối giúp cho người nghe tập trung Có thể nối ý từ như: “Vâng”; “Đúng thế” hay “đúng vậy”; “Tôi muốn chuyển sang nói về” ; “Đó tất tơi muốn nói về…”; “Bây tơi muốn xem xét tới vấn đề…”; “Điều dẫn tới ý tiếp theo…” - Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh ý chuyển tiếp từ ý sang ý khác bạn nên có ngắt nhịp lặp lại ý lần - Chuẩn bị mẩu giấy ghi chú: Thay liệt kê mặt giấy tồn chữ bạn liệt kê vài ý mẩu giấy Viết ý ngắn gọn đọng từ đoạn quan trọng phác thảo nội dung thuyết trình đánh số ký hiệu cho dễ nhìn trình bày Kết thúc thuyết trình Bạn có mở đầu thuyết trình lơi cuốn, nội dung nhiều thông tin hấp dẫn kết thúc hụt hẫng, khán giả cảm thấy nào? Bài thuyết trình bạn liệu thành cơng chưa? Phần kết thúc ấn tượng quan trọng không với phần mở đầu Để kết thúc thuyết trình ấn tượng bạn cần: - Lôi kéo ý thính giả: Bạn cần phải làm cho khán giả biết thuyết trình dần vào phần kết thúc Bạn sử dụng câu “Về ý cuối cùng” “để kết luận” nhằm thông báo cho khán giả bạn tóm lại vừa trình bày Khán giả ý tập trung để nắm bắt lại điều bỏ sót - Thông báo trước kết thúc: bạn đừng ngại việc thơng báo rõ kết thúc thuyết trình Bạn sử dụng câu “Tóm Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 17 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người lại”, “tổng kết lại” hay “cuối cùng” khán giả biết phần kết thúc thuyết trình - Tóm tắt lại điểm chính: trình bày lại điểm thuyết trình cách thật ngắn gọn, nhấn mạnh vào điểm cốt lõi đưa thông điệp quan trọng liên quan tới thuyết trình - Kết thúc nhận xét tích cực: Bạn nhấn mạnh lợi ích hay biểu lộ tin tưởng với khán giả nghe xong thuyết trình Đưa nhận định để lưu lại lịng khán giả ấn tượng tốt đẹp Không giảng giải lan man dài dịng nhận định cuối Bạn nên mỉm cười cám ơn khán giả tham dự buổi thuyết trình Chuẩn bị tâm lý hình thức cho buổi thuyết trình Chuẩn bị tâm lý hình thức yếu tố quan trọng việc chuẩn bị thuyết trình Cùng với nội dung thuyết trình, tác phong chuyên nghiệp tự tin góp phần định thành cơng buổi thuyết trình 5.1 Chuẩn bị tâm lý Tâm lý run sợ, hồi hộp, lo lắng yếu tố mà thuyết trình viên hay mắc phải, thuyết trình viên Khi đứng trước lượng khán giả lớn, người thuyết trình hay bình tĩnh, tự tin cảm thấy khó truyền tải thơng tin tới khán giả Đây rào cản không nhỏ với người thuyết trình Hầu hết người căng thẳng thuyết trình Khán giả nhìn nhận hiểu căng thẳng bạn Nhưng thực tế, đa số khán giả đến tham dự buổi thuyết trình muốn biết thơng tin, khơng phải đến để đánh giá thuyết trình viên Nếu thơng tin người thuyết trình mang đến thực hữu ích với khán giả làm yếu tố căng thẳng giảm bớt Nếu căng thẳng khó truyền đạt thơng tin tới khản giả Vì làm để vượt qua căng thẳng điều quan trọng Để không bị căng thẳng bạn cần: Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 18 Trung tâm Đào tạo E-learning 5.2 Cơ hội học tập cho người - Nắm nội dung thuyết trình để tự tin; - Chuẩn bị chu đáo thực hành thuyết trình trước; - Đọc/nhớ số ý đầu tiên; - Trong trình thuyết trình nên nhìn người cười tươi; - Di chuyển hít thở sâu; - Suy nghĩ theo hướng tích cực Hình thức bên Ấn tượng ban đầu thường mạnh mẽ khó thay đổi Chúng ta thường đánh giá người lần gặp qua cách ăn mặc phong thái họ Tương tự, bạn bước lên bục phát biểu, đầu khán giả hình thành đánh giá bạn dựa ấn tượng mà họ nhìn thấy bạn Do đó, việc chọn lựa định chuyển tải hình ảnh đến khán giả qua nhìn có ý nghĩa quan trọng Đơi việc tạo ấn tượng có ý nghĩa quan trọng thành cơng thuyết trình Để gây ấn tượng tốt, bạn cần ý vấn đề sau: - Quan tâm đến hình thức bên để gây ấn tượng tốt đẹp từ ban đầu - Đảm bảo hình thức bên ngồi bạn khơng trái ngược với thơng điệp trình bày - Chọn trang phục mà mặc bạn thấy thoải mái, lịch - Cử chỉ, dáng điệu, nét mặt, thái độ cần tự tin, nhẹ nhàng 5.3 Luyện tập để thành cơng Luyện tập thuyết trình khâu thiết yếu q trình chuẩn bị Thành cơng hay thất bại buổi thuyết trình phụ thuộc vào chuẩn bị diễn tập bạn Vì luyện tập nhiều tốt Trong trình luyện tập bạn cần: - Ghi nhớ tư liệu trình tự trình bày - Luyện tập giọng nói với âm điệu phù hợp - Luyện tập theo nhóm để người góp ý cho bạn Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 19 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Luyện tập để tiến độ thời gian thuyết trình - Thể giao tiếp phi ngôn từ giao tiếp mắt, động tác tay hình thể Luyện tập hội tốt để bạn hoàn thiện thuyết trình, đảm bảo sức thuyết phục cho nội dung bạn định trình bày Lúc đầu bạn nên đọc tồn thuyết trình chuẩn bị, cảm thấy hài lòng thoải mái đứng trước gương thử thuyết trình sử dụng mẩu giấy ghi nhớ Lần đầu bạn cảm thấy căng thẳng, khơng thoải mái sau đó, bạn rút kinh nghiệm dần trở nên bình tĩnh, tự tin Bạn luyện tập khơng cịn thấy bị phụ thuộc vào mẩu giấy ghi nhớ Khi sẵn sàng, bạn nên thử thuyết trình cho số người bạn nghe để họ góp ý chí hướng dẫn bạn sửa nhược điểm Trong luyện tập, điều bạn cần ý kiểm sốt âm lượng giọng nói, nói cách truyền cảm để người nghe rõ bạn Các công tác hậu cần cho buổi thuyết trình Các cơng tác hỗ trợ công tác hậu cần cho buổi thuyết trình đóng vai trị quan trọng làm nên thành cơng buổi thuyết trình Bạn cần lên kế hoạch cẩn thận thiết thực để có nhiều thời gian tập trung hồn thiện thuyết trình đồng thời tránh vấn đề phát sinh Trong trình xếp lịch trình bạn cần ý đến vấn đề sau: Lúc chuẩn bị xong nội dung thuyết trình Nếu địa điểm thuyết trình xa bạn cần lên kế hoạch lại ăn nghỉ Chuẩn bị sẵn sàng hình thức tâm lý cho thân trước thuyết trình tiếng Dành tiếng trước thuyết trình để xem xét lại nội dung thuyết trình Thiết bị hỗ trợ thuyết trình nào? Một số vấn đề liên quan tới công tác tổ chức hậu cần: - Nắm rõ địa điểm thuyết trình Địa điểm thuyết trình yếu tố định thành công buổi thuyết trình Bạn nên xem xét trước địa điểm bạn thuyết trình để nắm rõ cách bố trí khán phịng từ chọn cho chỗ đứng, cách di chuyển hợp Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 20 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người lý Bạn nên xác định xem liệu có vật cản che khuất nhìn khán giả khơng Đồng thời kiểm tra vị trí cửa vào, ổ điện, thiết bị khác cố gắng cảm nhận bầu khơng khí phịng - Lên kế hoạch lại Bạn cần tính tốn kỹ lưỡng thời điểm khởi hành để tránh tình trạng đến muộn không đủ thời gian chuẩn bị Thời gian cần thiết việc lại thời điểm có mặt địa điểm thuyết trình cộng thời gian lại cộng thêm khoảng tiếng để đảm bảo an toàn Nếu phải di chuyển xa máy bay tàu bạn cần dự trù thêm trường hợp trễ bay đồng thời cần bố trí thêm thời gian nghỉ ngơi phục hồi sức khỏe trước tham dự thuyết trình - Chuẩn bị tài liệu có liên quan Để tăng thêm phần ấn tượng hấp dẫn thuyết trình với khán giả, bạn nên chuẩn bị thêm tài liệu khác hỗ trợ nhằm minh chứng cụ thể hóa vấn đề bạn trình bày Các tài liệu hỗ trợ tóm tắt ý thuyết trình, in nội dung slide bạn dùng để trình bày, báo hay tạp chí bổ sung thơng tin cho thuyết trình Bạn cần dẫn để khán giả hiểu nội dung mục đích sử dụng loại tài liệu thuyết trình có nhiều loại tài liệu - Hệ thống âm ánh sáng Trong trình kiểm tra địa điểm thuyết trình, bạn cần ý đến việc kiểm tra hệ thống ánh sáng để đảm bảo: độ sáng đầy đủ khắp phòng, sân khấu chiếu sáng đủ Nếu phịng có nhiều cửa sổ cần kéo cửa sổ để che bớt ánh sáng sử dụng thiết bị chiếu Trong trường hợp thuyết trình hội trường lớn đơng người ngồi trời bạn nên sử dụng micro hệ thống loa Khi kiểm tra âm bạn nên nhờ người đứng vài vị trí khác phịng để xem họ nghe rõ bạn nói khơng - Phương tiện nghe nhìn Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 21 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Các nghiên cứu rằng, sức mạnh truyền đạt qua ngơn từ có 7%, qua giọng nói 38%, qua hình ảnh 55% phương tiện nghe nhìn đóng phần khơng nhỏ với thành cơng thuyết trình Các phương tiện hỗ trợ nghe nhìn giúp minh họa rõ ràng vấn đề phức tạp Hiện có nhiều loại thiết bị nghe nhìn, việc chọn lựa loại thiết bị hỗ trợ quan trọng Bạn cần chọn lựa thiết bị phù hợp với thuyết trình quy mơ khán giả Khi có ý định sử dụng thiết bị nghe nhìn, bạn nên đến kiểm tra khán phịng xem có sẵn thiết bị bạn dự định sử dụng chưa Bạn cần dành thời gian để tập làm quen với việc sử dụng thao tác điều khiển thiết bị để tránh trục trặc, hư hỏng xảy thuyết trình Ngồi ra, bạn nên đề phịng trục trặc kỹ thuật xảy với thiết bị cách in tài liệu phát trước cho khán giả Thực tế cho thấy, thuyết trình hoạt động diễn thường xun mơi trường làm việc Nếu trình bày vấn đề cách thuyết phục, người thuyết trình truyền tải thông điệp cần thiết tạo tác động tích cực đến người nghe Thơng qua tăng cường uy tín khả ảnh hưởng đến người khác Giải tình huống: Như vậy, để thực thuyết trình thành cơng Việt phải dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị thuyết trình Việt nên tìm hiểu thật kỹ cơng ty khách hàng, người khán giả buổi thuyết trình Việt Số lượng người nghe bao nhiêu? Tỷ lệ nam nữ? Độ tuổi họ? Tâm lý, sở thích họ? Mức độ phản ứng họ thuyết trình (họ có phải đối tượng dễ thuyết phục hay không?)… Khi tìm hiểu kỹ khán giả Việt chủ động, tự tin chuẩn bị thuyết trình đáp ứng yêu cầu mà khán giả đề Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 22 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Để chuẩn bị cho thuyết trình, Việt cần phác thảo đề cương theo phần mở đầu, thân bài, kết luận Các ý đề cương cần xây dựng theo logic, có liên quan đến nhau, dễ nhớ Phần mở đầu cần gây ấn tượng tốt đẹp, lôi khán giả Thân nên giới hạn 3-4 ý chính, ý phải có logic Việt cần trình bày cách rõ ràng với thông tin đầy đủ Phần kết thúc thuyết trình quan trọng, Việt cần trình bày lại điểm thuyết trình cách thật ngắn gọn, nhấn mạnh vào điểm cốt lõi đưa thông điệp quan trọng liên quan tới thuyết trình Việt cần phải tập luyện thật nhiều lần để nắm nội dung thuyết trình Việt nhờ bạn bè, người quen đóng vai khán giả để lắng nghe góp ý cho anh Hoặc Việt thuyết trình trước gương lớn, dùng máy ghi âm ghi lại thuyết trình sau nghe lại để biết phần nào, nội dung cần chỉnh sửa Vấn đề tâm lý hình thức buổi thuyết trình cần Việt lưu ý Anh chuẩn bị trang phục lịch sự, trang nhã để mặc buổi thuyết trình Khi cảm thấy hồi hộp, lo lắng Việt hít thở thật sâu mũi để điều hịa nhịp thở Bên cạnh cơng việc hậu cần cho buổi thuyết trình âm thanh, ánh sáng, phương tiện trình chiếu…cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng để đảm bảo trơn tru, chuyên nghiệp Tất điều góp phần làm tăng tự tin Việt yếu tố quan trọng cho thành cơng buổi thuyết trình Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 23 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày khái niệm vai trị hoạt động thuyết trình Để chuẩn bị thực thuyết trình thuyết trình viên cần phải làm cơng việc gì? Vì thuyết trình viên phải tìm hiểu khán giả trước thực buổi thuyết trình? Phân tích vai trị khán giả thành công buổi thuyết trình Thuyết trình viên cần làm để tăng độ tự tin buổi thuyết trình? Cơng tác hậu cần có vai trị thành cơng buổi thuyết trình? Bài 6: Kỹ thuyết trình Trang 24