• Order: Explain there is an order accompany the letter+ chúng tôi gửi kèm thư này đơn đặt hàng số 345 hỏi mua 25 máy thu bán dẫn hiệu “clearsound”.. + theo như thỏa thuận, các ngài sẽ đ
Trang 1• Order: Explain there is an order accompany the letter
+ chúng tôi gửi kèm thư này đơn đặt hàng số 345 hỏi mua 25 máy thu bán dẫn hiệu “clearsound”
+ Please find enclosed our Order No 345 for 25 “clearsound” transitor
receivers
+ thank you for your reply of 1 April regarding our email about the labtops Enclosed you will find our official order for 1000 labtops
b Confirm important details such as terms of payment, discount, delivery, and methods of delivery
+ theo như thỏa thuận, các ngài sẽ được thanh toán sau 30 ngày chấp nhận đổi chứng từ bằng những chứng từ gửi cho ngân hàng của chúng tôi( Ngân hàng ngoại thương Việt Nam)
+ As agreed you will draw on us at 30 days, D/A, with the documents being sent to our bank, the bank for Foreign trade of Vietnam, Vietcombank
+ Chúng tôi xác nhận là thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang đã được chúng tôi xin mở tại ngân hàng trong khoảng thời gian 90 ngày
+ We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable L/C for
90 days
+ Chúng tôi xin cảm ơn các ngài đã cho chúng tôi được hưởng mức chiết khấu thương mại 30% và 10% chiết khấu theo số lượng
+ We would like to thank you for the 30% trade discount and 10% quantity discount you allowed us
+Chúng tôi xin nói rằng mức chiết khấu thương mại 25% là phù hợp
+ We would like to say that the 25% trade discount is quite safisfactoy
+ điều quan trọng là hàng phải được giao trước đầu tháng 11 cho kịp mùa giáng sinh
+ it is essential that the goods are delivered before the beginning of November
in time for the Christmas rush
c Methods of delivery:
It is a good idea to advise the company on how you want the goods packed and sent
+ Hãy nhớ rằng vận chuyển bằng đường hàng không mới đảm bảo giao hàng nhanh chóng
+ Please remember that only airfreight will ensure prompt delivery
Trang 2d Packing:
Advise your supplier how you want the goods packed and marked so that they can easily be recognized by the supplier and customer
+ Mỗi chiếc đĩa phải được gói riêng bằng giấy bọc rơm ở bên ngoài và vận chuyển bằng các thùng thưa bằng gỗ bên ngoài ghi rõ”sản phẩm của Mỹ” và đánh số từ 1-10
+Each piece of crockery is to be individually wrapped in thick paper, packed in straw and shipped in wood crates with the words”product of the USA marked outside and numbered 1-10”
+ Loại thảm này phải được đóng gói có đai ở hai đầu để tránh bị mòn
+ The carpets should be wrapped and hooped at both ends to avoid wear
e Enclosing:
+ Chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều hơn nữa nếu đơn hàng này được hoàn thiện làm chúng tôi hài long
+ We will place further orders if this one is completed to our satisfaction
+ Nếu đơn hàng thử này thỏa mãn mọi yêu cầu chắc chắn nó sẽ làm tăng các hoạt động kinh doanh trong tương lai gần
+ If this trial order is met satisfactorily, it is likely to lead to further business in the near future
• Tra loi order:
Chúng tôi vui mừng thông báo với các ngài là chúng tôi đã thực hiện xong đơn hàng của các ngài và giờ đây đang thu xếp để giao ngay
+ We are pleased to inform you that we have already made up your order and are now making arrangements for shipment to Osaka
+ Đơn hàng số 642 hiện nay đang được xử lý và sẵn sàng giao vào cuối tuần này
+ Your order no 642 is now being processed and should be ready for dispatch
by the end of this week
III Advising dispatch
When the goods are dispatched, the buyer should be notified, either by advice note or by letter stating what has been sent, when the goods were send and reached the destination, the means of transport used, so that he an make the necessary arrangements to get the goods
Trang 3+ hàng của các ngài đặt mua đã được xếp lên tàu Oriet đi từ Hải phòng vào ngày 4/5 và sẽ đến Kobe vào ngày 8/5 Các chứng từ vận tải đã được chuyển cho Ngân hàng ở Kobe để nhận hàng
+ Your order is already on board the SS Orient and sailing from Hai phong on 4 May and arriving Kobe on 8 May The shipping documents have been
forwarded to your bank in Kobe for collection
• Thu complain
Open: This first part is to describe the
situation, or introduce to the problem
that you may want to complain about.
+ I am writing to inform you of my
dissatisfaction with
+ I am writing to complain
about
+ I wish to express my
dissatisfaction with
+ I am writing to bring to your
attention a serious issue I had
Body: this part may contain at least 3
paragraphs You may want to clearly
identify the problem, the causes and
effects of the problem, you can also
want to ask for responses (solutions)
and some warning (optional) Now,
let's look at it for details:
- Causes:
+ On 17 September 2013 we
ordered 200 books from your firm, but
I just got only 100 books
+ I have found 20 errors in the
software I bought from your
company
- Effects:
+ We cannot deliver books to
poor students on time and that makes
us feel bad about
+ The huge number of errors
make it impossible for us to access and
use the software
Mở: phần đầu tiên này là để mô tả tình hình, hoặc giới thiệu cho vấn đề mà bạn có thể muốn khiếu nại
+ Tôi viết thư này để thông báo cho bạn không hài lòng của tôi với
+ Tôi viết thư này để khiếu nại
về
+ Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình với
+ Tôi viết thư này để mang đến sự chú ý của bạn là một vấn đề nghiêm trọng tôi đã
Cơ thể: phần này có thể chứa ít nhất 3 đoạn Bạn có thể muốn xác định rõ vấn đề, nguyên nhân và ảnh hưởng của vấn đề, bạn
có thể cũng muốn hỏi để được trả lời (các giải pháp) và một số cảnh báo (tùy chọn) Bây giờ, chúng ta hãy nhìn vào nó để biết chi tiết:
- Nguyên nhân:
+ Ngày 17 tháng 9 năm 2013 chúng tôi đặt 200 cuốn sách từ công ty của bạn, nhưng tôi chỉ có duy nhất 100 cuốn sách
+ Tôi đã tìm thấy 20 lỗi trong phần mềm tôi mua từ công ty của bạn
- Tác dụng:
+ Chúng tôi không thể cung cấp sách cho học sinh nghèo về thời gian và làm cho chúng ta cảm thấy xấu về
+ Số lượng lớn các lỗi làm cho nó không thể cho chúng tôi để truy cập và sử dụng phần mềm
Trang 4- Solutions
+ I am writing to ask you please make up
immediately and to ensure that such thing will
not happen again
+ I want you to look into this matter
- Warning (optional)
+ Otherwise, we may look elsewhere for our
suppliers
+ I am afraid that if these conditions are not
met, we may think of another way
Close:
+ I look forward to hearing from you
+ I look forward to receiving your explanation
of these matters
- Giải pháp + Tôi viết thư này để yêu cầu bạn hãy ngay lập tức và để đảm bảo rằng điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa
+ Tôi muốn bạn để xem xét vấn đề này
- Cảnh báo (tùy chọn) + Nếu không, chúng tôi có thể tìm nơi khác để các nhà cung cấp của chúng tôi + Tôi sợ rằng nếu những điều kiện này không được đáp ứng, chúng ta có thể nghĩ đến một cách khác
Gần:
+ Tôi mong muốn được nghe từ bạn + Tôi mong nhận được lời giải thích của bạn về những vấn đề