THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG CẤP THOÁT NƯỚC

ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY CP XÂY DỰNG CẤP THOÁT NƯỚC SỐ 1

Đặc điểm lao động của công ty

Công ty Cổ phần Xây dựng Cấp thoát nước số 1 – VIWASEEN.1 tiền thân là Xí nghiệp Xây lắp cấp thoát nước số 101 ( được thành lập theo Quyết định số 73/BXD-TC ngày 16/04/1977 của Bộ Xây dựng – trực thuộc Công ty Xây dựng Cấp thoát nước, hiện nay là Tổng Công ty Đầu tư Xây dựng Cấp thoát nước và Môi trường Việt Nam), nay được thành lập lại theo Quyết định số 73/QĐ-BXD ngày 13/01/2006 Theo đó, chuyển đổi hình thức sở hữu của Xí nghiệp từ 100% vốn Nhà nước sang công ty Cổ phần, trong đó giữ nguyên giá trị thuộc vốn Nhà nước, phát hành thêm cổ phiếu để huy động vốn, Nhà nước vẫn giữ cổ phần chi phối.

Từ khi thành lập, Công ty là đơn vị sản xuất hạch toán kinh tế độc lập, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Tổng Công ty Đầu tư Xây dựng Cấp thoát nước và Môi trường Việt Nam, luôn hoàn thành các nhiệm vụ và kế hoạch mà Tổng Công ty giao.

Giám đốc công ty: Nguyễn Anh Tuấn

Trụ sở chính: Số 56/85 Phố Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội

Công ty có thời gian hoạt động là 50 năm bắt đầu từ ngày cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Việc chấm dứt trước thời hạn hoặc gia hạn thời hạn hoạt động của Công ty do Đại hội đồng cổ đông quyết định phù hợp với yêu cầu của pháp luật Vốn điều lệ tại thời điểm thành lập là 5 tỷ đồng, trong đó vốn thuộc sở hữu Nhà nước là 2,6 tỷ đồng ( chiếm 52%), vốn góp của người lao động và các cổ đông khác là 2,4 tỷ đồng (chiếm 48%)

Năm 2008, Đại hội đồng cổ đông dự họp thống nhất bổ sung nâng vốn điều lệ công ty lên 10 tỷ đồng theo tỷ lệ vốn thuộc sở hữu Nhà nước chiếm 52% tương đương 5,2 tỷ đồng, vốn góp của người lao động và các cổ đông khác chiếm 48% tương đương 4,8 tỷ đồng.

Với trên 30 năm hoạt động Công ty Cổ phần Xây dựng Cấp thoát nước số 1 đã có những đóng góp đáng kể vào công cuộc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật cho các ngành của nền kinh tế quốc dân trên khắp mọi miền tổ quốc. Đến nay, với bề dày kinh nghiệm sẵn có, đội ngũ Cán bộ công nhân viên kỹ thuật được đào tạo toàn diện về chuyên môn nghiệp vụ, các thiết bị máy móc chuyên ngành và phương thức điều hành công nghiệp tiên tiến, Công ty Cổ phần Xây dựng Cấp thoát nước số 1 đủ khả năng thi công các loại công trình có quy mô lớn, hiện đại trong nước và quốc tế Đặc biệt là các dự án về Cấp thoát nước cho các thành phố lớn, khu đô thị và khu Công nghiệp Năm 2001, Công ty đã vinh dự được Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng – Trung tâm chứng nhận QUACERT cấp giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000.

Sự tồn tại và phát triển ngày càng vững mạnh của Công ty Xây dựng Cấp thoát nước số 1 được đảm bảo bởi sự uy tín với khách hàng về chất lượng, tiến độ và giá thành với các loại hình công việc trên các lĩnh vực hoạt động của Công ty.

Ngoài trụ sở chính đặt tại 56/85 Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội, Công ty còn có chi nhánh, văn phòng đại diện tại một số tỉnh , thành phố trên lãnh thổViệt Nam và nước ngoài theo đúng quy định của pháp luật Trong quá trình phát triển, Công ty đã vượt qua những khó khăn thực hiện kế hoạch hóa để đổi mới kinh tế, tiếp cận với nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, những sản phẩm công trình xây lắp cấp thoát nước đã và đang phục vụ cho sản xuất của các ngành kinh tế xã hội, phục vụ cho các công trình an ninh quốc phòng của các lực lượng vũ trang, phục vụ cho sinh hoạt của nhân dân địa phương từ biên giới đến hải đảo, từ phía Bắc đến các tỉnh miền Trung Từ những công trình xây lắp cấp thoát nước ở Lào Cai, Lai Châu, Sơn La tới các công trình cấp nước dân sinh cho các tỉnh phía bắc Công ty đã góp phần cùng các đơn vị trong Tổng Công ty Đầu tư Xây dựng Cấp thoát nước và Môi trường Việt Nam được Nhà nước, Bộ Xây dựng và Công đoàn ngành Xây dựng tỉnh và thành phố trao tặng bằng khen, ghi nhận những công trình xây dựng mang dấu ấn chất lượng cao, huy chương vàng chất lượng và vinh dự được Nhà nước tặng huân chương lao động hạng nhất ghi nhận những cống hiến đóng góp của đơn vị trong Tổng công ty.

Công ty đạt được kết quả trên nhờ sự nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi của đội ngũ lãnh đạo và toàn thể nhân viên luôn gắn bó, đoàn kết, nhất trí khắc phục khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ được giao, xây dựng công ty ngày một phát triển Để tồn tại và phát triển, công ty luôn củng cố và xây dựng đội ngũ công nhân kỹ thuật, luôn chú ý bồi dưỡng đào tạo nghề kể cả đào tạo lại, luôn sẵn sàng thực hiện được những công việc đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao. Ngoài ra Công ty luôn chăm lo trang bị máy móc thiết bị thi công chuyên ngành để đáp ứng tốt nhất những yêu cầu về sản xuất thi công, theo kịp những đòi hỏi của các công trình kỹ thuật cao về mặt chất lượng và tiến độ thi công, đồng thời mang lại hiệu quả kinh tế để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh lấy thu bù chi, thực hiện nghĩa vụ với cấp trên và các cổ đông, không ngừng đầy mạnh nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.

Công ty Cổ phần Xây dựng Cấp thoát nước số 1 với hoạt động chủ yếu là xây lắp các công trình cấp thoát nước với quy mô khác nhau, từ các công trình dân dụng đến công nghiệp Trong hơn 30 năm hoạt động, công ty đã xây dựng các công trình lớn nhỏ có chất lượng và hiệu quả sử dụng cao, góp phần xây dựng củng cố cơ sở hạ tầng phục vụ sinh hoạt và sản xuất Những năm gần đây, công ty đã tham gia thi công một số công trình như Nhà máy nước Hưng Yên, Công trình cấp nước Hạ Đình, Nhà máy nước Mậu A, Cấp nước đảo Côtô, Nhà máy cấp nước Quảng Yên…

Việc tổ chức và quản lý các khoản chi phí cho các đội sản xuất quy định như sau:

Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết với chủ đầu tư ( bên A), các phòng chức năng, đội thi công và ban chỉ huy công trình được chỉ định phải lập kế hoạch cụ thể về tiến độ, các phương án đảm bảo cung cấp vật tư, máy móc thiết bị thi công, lên kế hoạch tổ chức thi công hợp lý, đảm bảo tiến độ chất lượng cũng như hợp đồng kinh tế đã ký với chủ đầu tư, đồng thời mang lại hiệu quả kinh tế cho công ty.

Về vật tư: Công ty chủ yếu giao cho phòng kế hoạch và các đội tự mua ngoài theo yêu cầu dự toán thi công.

Về máy thi công: Các đội có thể sử dụng máy của công ty hay thuê ngoài tùy theo yêu cầu cụ thể.

Về nhân công: Công ty sử dụng nguồn nhân lực trong công ty hoặc các đội có thể thuê nhân công ngoài tùy theo nhu cầu thi công của công trình. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là xây dựng cấp thoát nước, do vậy có sự khác biệt rất lớn giữa tỷ trọng lao động trực tiếp và gián tiếp TạiCông ty, lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng cao bao gồm công nhân trong các tổ đội và nhân công thuê ngoài, lao động gián tiếp chiếm tỷ lệ rất nhỏ thể hiện trên bảng sau:

STT Trình độ chuyên môn Số lượng

Kỹ sư cấp thoát nước 18

Kỹ sư xây dựng 8

Kỹ sư cầu đường 4

Kỹ sư điện + cơ khí 6

Kỹ sư kinh tế xây dựng 3

Kỹ sư máy xây dựng 3

2 Cao đẳng trung học 15

Bảng 1.1: Khái quát nguồn nhân lực của công ty

Trình độ Số lượng %

LĐ bậc Công nhân trở xuống

LĐ bậc Cao đẳng 15 7.28

LĐ bậc Đại học trở lên 55 26.7

Bảng 1.2: Bảng phân loại lao động theo trình độ

Giới tính Số lượng %

Bảng 1.3: Bảng phân loại lao động theo giới tính Độ tuổi Số lượng %

Bảng 1.4: Bảng phân loại lao động theo độ tuổi

Nhìn vào số liệu bảng 1.2, ta thấy đội ngũ lao động của công ty có trình độ thấp hơn so với mặt bằng lao động hiện nay, lao động có trình độ công nhân kỹ thuật là 136 người, chiếm tỷ lệ cao nhất là 66.02%, lao động trình độ đại học chiếm là 55 người, chiếm 26.7%, lao động bậc cao đẳng chiếm tỷ lệ thấp nhất là 7.28% tương ứng với 15 người Với nhịp độ phát triển như hiện nay, công ty cần chú trọng nâng cao trình độ người lao động bằng việc mở các khóa đào tạo tại chỗ, hoặc cử cán bộ đi học các lớp bổ sung nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành nói riêng và xã hội nói chung.

Bảng số liệu 1.3 cho ta thấy cơ cấu lao động theo giới tính rất mất cân đối Lao động nam trong công ty chiếm tỷ lệ rất cao (93.69%) tương ứng với

193 người Trong khi đó, lao động nữ chiếm tỷ lệ rất nhỏ, chỉ 6.31% tương ứng với 13 người Sự chênh lệch đáng kể này xuất phát từ đặc thù hoạt động của công ty là trong lĩnh vực kỹ thuật trực tiếp, đòi hỏi sức vóc dẻo dai của nam giới, nữ giới chỉ hoạt động phạm vi nhỏ ở văn phòng thực hiện các công việc hành chính gián tiếp.

Bảng số liệu 1.4 phân loại lao động theo độ tuổi, ta thấy cơ cấu tuổi lao động ở mức trung bình Lao động từ 25-40 chiếm tỷ lệ cao nhất là 60.68% với

Các hình thức trả lương của công ty

Có rất nhiều hình thức trả lương cho công nhân viên, tuy nhiên công ty sẽ áp dụng hình thức trả lương thích hợp theo nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động Việc áp dụng hình thức trả lương một cách linh hoạt sẽ kích thích tinh thần làm việc của người lao động, góp phần nâng cao hiệu quả công việc Giám đốc công ty giao quyền tự chủ cho các đơn vị bộ phận trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh Hiện nay công ty có các hình thức trả lương sau

1.2.1 Trả lương theo thời gian

Chế độ trả lương theo thời gian của công ty được áp dụng cho nhân viên làm văn phòng, hành chính dựa vào thời gian làm việc thực tế, cấp bậc kỹ thuật và tháng lương của người lao động Căn cứ để tính lương là hệ số lương của người lao động, lương tối thiểu do Nhà nước quy định (800.000 đ), bảng chấm công của các phòng ban gửi về phòng Tài vụ vào ngày 28 hàng tháng.Bảng này do từng phòng ban theo dõi ghi rõ ngày làm việc, ngảy nghỉ với những lý do cụ thể của mỗi người Công ty hiện đang làm việc 5 ngày/ tuần. Riêng lãnh đạo công ty, cán bộ đoàn thể, trưởng phó phòng ban ngoài lương cơ bản còn được cộng thêm hệ số cấp bậc, chức vụ….

Hình thức tiền lương theo thời gian có ưu điểm là dễ hiểu, dễ tính đối với người lao động Tuy nhiên cũng bộc lộ một số hạn chế như còn mang tính bình quân , chưa phản ánh chính xác kết quả lao động thực tế của người lao động, không gắn liền số lượng với chất lượng lao động, chưa tạo được động lực cho người lao động làm việc hiệu quả Vì vậy công ty còn áp dụng hình thức trả lương khoán nhằm khắc phục những hạn chế này

1.2.2 Trả lương khoán Đây là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và tính chất công việc Nó khuyến khích người lao động hoàn thành công việc trước thời hạn đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng của công việc đó, góp phần kích thích tăng năng suất lao động, tạo động lực để công nhân phát huy sáng tạo cải tiến kỹ thuật.

Do đặc thù của ngành cấp thoát nước là một ngành dịch vụ đô thị, không có sản phẩm hữu hình, lao động phân tán, thực hiện cơ chế đổi mới quản lý, giao quyền tự chủ cho người lao động, Công ty đã thực hiện chế độ khoán khối lượng tới từng người lao động Chế độ khoán khối lượng được tính như sau: Việc tính lương cho người lao động được thực hiện thông qua khoán khối lượng và lương cấp bậc của từng người lao động Đối với công nhân lái xe, lái xe nhận khoán xe của công ty với một mức khối lượng đã được công ty tính toán sẵn phân bổ cho từng loại xe.

Phòng kế toán và bộ phận lao động tiền lương căn cứ vào cấp bậc, chức vụ của từng lao động ở từng bộ phận tính ra tiền lương cơ bản của người lao động, từ đó trích lập BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Như vậy công ty không trực tiếp trả lương cho người lao động ở các đơn vị mà chỉ hạch toán theo các khoản mục chi phí của từng đơn vị gửi lên.

Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty

1.3.1 Quỹ Bảo hiểm xã hội: Đây là một quỹ chung được hình thành để trợ cấp cho người lao động tham đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao đông và bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất Hiện nay, công ty tiến hành trích quỹ theo quy định bằng cách trích 16% trên tổng quỹ lương tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, 6% do người lao động đóng góp ( trừ vào thu nhập của họ) Khi họ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp , khoản trợ cấp thực tế được tính toán trên cơ sở mức lương, thời gian nghỉ có giấy tờ hợp lệ và tỷ lệ trợ cấp BHXH Ví dụ như người lao động bị ốm đau dài ngày từ 15 ngày trở lên, xuất trình đủ giấy tờ liên quan trong quá trình nằm viện được quỹ BHXH trợ cấp khoản tiền 300.000 đ/ người/ lần/năm. BHXH trích trong kỳ được nộp lên cơ quan BHXH, để lại một phần nhỏ tại quỹ công ty để trả hộ các chế độ BHXH tại công ty : ốm đau, thai sản, tai nạn lao động … Cuối kỳ sẽ thực hiện quyết toán với cơ quan BHXH Phòng kế toán tài chính thực hiện mở sở theo dõi việc trích lập, sử dụng và báo cáo nguồn quỹ này tại đơn vị.

1.3.2 Quỹ Bảo hiểm y tế: Được dùng để trợ cấp cho những người tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh Công ty thực hiện trích quỹ hàng tháng bằng 3% tổng quỹ lương, trong đó 3% được tính vào chi phí SXKD ( do công ty chịu) và 1,5% do người lao động trực tiếp nộp trừ vào thu nhập của họ Công ty nộp hết 4,5 % cho cơ quan quản lý BHYT Sau đó cơ quan BHYT sẽ cấp cho người lao động thẻ khám chữa bệnh và hưởng BHYT.

1.3.3 Bảo hiểm thất nghiệp: Đây là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động bị thất nghiệp có đóng BHTN Điều kiện được hưởng BHTN là người lao động phải đóng đủ 12 tháng BHTN trở lên trong vòng 24 tháng trước khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật, đồng thời đã đăng ký với cơ quan lao động khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động và sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký vẫn chưa tìm được việc làm.

Theo quy định hiện hành, công ty thực hiện trích quỹ BHTN 2% trên tổng quỹ lương trong đó 1% tính vào chi phí SXKD của công ty, 1% do người lao động đóng góp ( trừ vào thu nhập của họ) Hàng tháng, Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công đóng BHTN của người lao động tham gia BHTN và mỗi năm chuyển một lần.

Công đoàn là một tổ chức của đoàn thể đại diện cho người lao động, nói lên tiếng nói chung của người lao động, đứng ra đấu tranh bảo vệ quyền lợi cho người lao động, đồng thời Công đoàn cũng là người trực tiếp hướng dẫn thái độ của người lao động với công việc, với người sử dụng lao động.

Quỹ này được xây dựng nhằm chi tiêu cho các hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp phải trích 2% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động, được tính vào chi phí SXKD hàng tháng Trong đó, công ty phải nộp 50% kinh phí công đoàn thu được lên công đoàn cấp trên, còn lại50% để lại chi tiêu tại công đoàn cơ sở.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG CẤP THOÁT NƯỚC SỐ 1

Trình tự luân chuyển chứng từ

Các đơn vị lập bảng chấm công, gửi về phòng tổ chức lao động để theo dõi hạch toán lao động, sau đó chuyển cho phòng kế toán để lập bảng thanh toán, bảng thanh toán BHXH, trình kế toán trưởng, Giám đốc công ty ký duyệt Sau đó kế toán thanh toán viết phiếu chi lương, lập bảng tổng hợp phân bổ tiền lương và BHXH.

Hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương liên quan, kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng, trong đó phân biệt lương cơ bản và các khoản khác để ghi vào các cột tương ứng thuộc TK 334 ( Phải trả CNV) vào từng dòng thích hợp trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH.

Căn cứ vào tiền lương phải trả thực tế ( lương chính, phụ cấp) và tỷ lệ quy định về các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ để tính trích và ghi vào cột TK 338 (338.2, 338.3, 338.4, 338.9)

TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp : gồm lương khoán của các đơn vị

TK 627 – Chi phí Sản xuất chung: gồm chi phí quản lý xưởng, BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ của công nhân phân xưởng

TK 642 – Chi phí quản lý DN: gồm lương, BHXH, BHYT, BHTN,KPCĐ của khối phòng ban.

Kế toán tiền lương tại công ty

2.2.1 Chứng từ sử dụng:

Chỉ tiêu số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên Sổ danh sách lao động do phòng Tổ chức hành chính lập dựa trên số lao động hiện có của doanh nghiệp, bao gồm cả số lao động dài hạn, tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp Sổ danh sách lao động không chỉ được lập chung cho toàn doanh nghiệp mà còn được lập riêng cho từng bộ phận sản xuất nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện có của từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp Cơ sở để ghi Sổ danh sách lao động là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc… Mọi sự biến động về số lượng lao động đều được ghi chép kịp thời vào Sổ danh sách lao động làm cơ sở căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời.

Bảng chấm công: sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động theo từng ngày Bảng chấm công được lập riêng cho từng phòng, ban, tổ sản xuất và được dùng trong 1 tháng ( tương ứng với kỳ tính lương) Các tổ trưởng, đội trưởng hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi Bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình Đây là căn cứ tính lương, tính thưởng cho từng người lao động và để tổng hợp thời gian lao động trong doanh nghiệp Đôi với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động, thai sản… đều phải có chứng từ nghỉ việc do bệnh viện, y tế cấp và được ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.

Hạch toán kết quả lao động: Phải đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận làm căn cứ tính lương, tính thưởng, kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, xác định năng suất lao động và kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp Để thực hiện chức năng này, kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau như: Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán… Biên bản xác nhận công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm, công việc hoàn thành của từng đơn vị hoặc cá nhân người lao động Phiếu này do người giao việc lập và có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt Phiếu được chuyển cho Phòng tài chính kế toán để tính lương, tính thưởng.

Trong trường hợp giao khoán công việc thì chứng từ ban đầu là Hợp đồng giao khoán, đây là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản khác cho người lao động, hàng tháng kế toán công ty phải lập Bảng thanh toán tiền lương cho từng phòng ban trong công ty căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người Sau khi được kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận,ký và được Giám đốc duyệt y, các bảng này là căn cứ để thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động.

Công ty CP Xây dựng cấp thoát nước số 1

SỔ DANH SÁCH CÔNG NHÂN VIÊN

STT Họ và tên Ngày sinh Chức vụ Hệ số lương Giới tính Quê quán

1 Nguyễn Anh Tuấn 7/11/1968 Giám đốc 6.79 Nam Quảng Ninh

2 Ngô Đức Phú 5/12/1965 Phó Giám đốc 6.31 Nam Hà Nội

3 Phạm Văn Bằng 1/5/1970 Phó Giám đốc 6.31 Nam Hưng Yên

Phòng Tài chính kế toán

1 Phạm Hùng 2/3/1965 Kế toán trưởng 5.98 Nam Hà Nội

2 Trần Hải Long 31/8/1975 Phó phòng 4.51 Nam Nam Định

Phòng Tổ chức hành chính

1 Trần Thành 9/8/1960 Trưởng phòng 5.98 Nam Hà Nội

2 Nguyễn Mai Hương 5/2/1979 Phó phòng 4.99 Nữ Thanh

Phòng Kế hoạch kỹ thuật

1 Đinh Chí Kiến 6/1/1960 Trưởng phòng 5.98 Nam Hà Nội

2 Mai Thị Hồng Nhung 7/12/1974 Phó phòng 5.32 Nữ Nam Định

Công ty CP Xây dựng cấp thoát nước số 1 Đơn vị: Phòng Hành chính BẢNG CHẤM CÔNG

Ngày trong tháng Quy ra công

1 2 … 30 31 công Số hưởng lương phẩm sản công Số hưởng lương thời gian

Số công nghỉ việc dừng việc được hưởng 100% lương

Số công nghỉ việc ngừng việc hưởng lương …% công Số hưởng BHX H

1 Nguyễn Thị Hiền x x x x 23 - Làm lương SP: K

2 Nguyễn Thị Diên x x x x 23 - Làm lương thời gian :

3 Đỗ Khắc Sử x x x x 23 X - Ốm, điều dưỡng: O

5 Nguyễn Thị Hà x x x x 23 - Hội nghị, HT: H

6 Nguyễn Lan Anh x x x x 23 - Nghỉ bù: NB

- Lao động nghĩa vụ:

Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt

(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký Họ tên)

Bảng 2.2: Bảng chấm công phòng Hành chính - Công ty CP Xây dựng cấp thoát nước số 1

Công ty CP Xây dựng cấp thoát nước số 1

Bảng thanh toán tiền lương phòng Hành chính tháng 8/2010

STT Họ và tên Mức lương Ngày công

Lương Phụ cấp Thưởng Ca ba Tổng lương Tạm ứng kỳ 1

6%BHXH 1.5% BHYT 1% BHTN Làm việc Ca ba

Bảng 2.3: Bảng thanh toán tiền lương phòng hành chính tháng 8/2010

Công ty CP Xây dựng cấp thoát nước số 1

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI

TK 334 Phải trả người lao động TK 338 Phải trả phải nộp khác

Lương khoản Các khác Cộng

Người lập bảng Kế toán trưởng

Công ty CP Xây dựng cấp thoát nước số 1

PHIẾU XÁC NHẬN SẢN PHẨM HOẶC CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH

Tên đơn vị: Đội xây lắp số 1 Theo hợp đồng số: Ngày tháng năm

TT Tên công việc Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Sửa chữa đường ống nước cho khu dân cư Hạ Đình m2 200 25,000 5,000,000

2 Biểu số 25 ngày 10/08/2010 Bảo dưỡng đường nước sinh hoạt cho chung cư M3 M4 m2 500 15,000 7,500,000

Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Mười hai triệu năm trăm ngàn đồng

Người giao việc Người nhận viêc Người kiểm tra chất lượng Người duyệt

Bảng 2.5: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành VIWASEEN tháng 8/2010

2.2.2 Phương pháp tính lương

Hàng tháng, công ty thanh toán tiền lương với cán bộ công nhân viên chia làm 2 kỳ

Kỳ 1: Tạm ứng lương vào ngày 20 hàng tháng Số tiền tạm ứng thường là cố định nhưng không được vượt quá 50% tiền lương tháng trước.

Kỳ 2: Quyết toán lương vào ngày mùng 5 của tháng sau Căn cứ vào bảng thanh toán lương, kế toán xác định số tiền phải trả cho công nhân viên sau khi đã trừ đi số tiền tạm ứng kỳ 1 Ở công ty hiện nay đang áp dụng 2 hình thức trả lương , đó là trả lương theo thời gian với khối lao động gián tiếp, trả lương khoán khối lượng áp dụng cho khối lao động sản xuất Vì vậy, cách tính lương cho hai bộ phận này như sau:

Các tính lương cho cán bộ công nhân viên khối văn phòng ( gián tiếp) được tính như sau

Lương thời gian được tính như sau:

Ltt: Tiền lương thực tế người lao động nhận được

Lcb: Tiền lương cấp bậc tính theo thời gian tháng = Hệ số lương x Lương tối thiểu 800.000 đ

T: Thời gian lao động ( công ty làm việc tuần 5 buổi)

H: hệ số cấp bậc, chức vụ

Th: Tiền thưởng ( nếu có)

- Đối với những người làm công tác bảo vệ, thường trực công ty nếu làm ca ba ngoài tiền lương cơ bản còn được tính thêm tiền phụ cấp làm ca ba bằng 30% lương chính

- Đối với những người nghỉ phép, đi học được hưởng 100% lương cấp bậc.Người lao động muốn nghỉ phép phải viết đơn và được phòng tổ chức duyệt.

- Đối với những ngày nghỉ hưởng BHXH ( ốm đau, thai sản, tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp ) người lao động không được hưởng lương ngoài phần trợ cấp của BHXH.

Ví dụ 1 : Lương tháng 8/2010 của trưởng phòng hành chính công ty được tính như sau:

Bà Nguyễn Thị Hiền: Trưởng phòng

+ Hệ số lương cơ bản là 4.4

+ Thời gian làm việc là 23 ngày

+ Hệ số cấp bậc, chức vụ là 200.000 đ/ tháng

+ Thưởng tháng 8 là 300.000 đ

Các khoản phải nộp Tháng 8 là: BHXH (6%), BHYT (1.5%), BHTN (1%) theo lương cơ bản và phụ cấp trách nhiệm

Tổng Thu nhập lương tháng 8 của bà Nguyễn Thị Hiền là :

Kỳ 2: Tổng lương được lĩnh 4.020.000 – 1.000.000 – 316.200 2.703.800 đ

Ví dụ 2: Lương tháng 8/2010 của nhân viên bảo vệ phòng hành chính công ty được tính như sau Ông Nguyễn Văn Nam – Nhân viên bảo vệ

+ Hệ số lương cơ bản: 2.47

+ Thời gian làm việc: 21 ngày

+ Số ngày nghỉ phép: 2 ngày

+ Số ngày làm việc ca ba là 12 ngày

+ Thưởng tháng 8 là 50.000 đ

Các khoản phải nộp tháng 8 là 8,5% theo lương cơ bản là

Lương của ông Nam được tính như sau:

Lương theo cấp bậc là 2,47*800.000= 1.976.000 đ Ông Nam nghỉ phép 5 ngày vẫn được hưởng nguyên lương do đó lương cơ bản tháng 8 vẫn là 1.976.000 đ

Số công ngày làm ca 3 được hưởng 30% lương cơ bản là

Tổng Thu nhập lương tháng 8= 1.976.000+309.300+50.000= 2.335.300 đ Kỳ 1 tạm ứng 1.000.000 đồng

Kỳ 2 tổng lương được lĩnh = 2.335.300 – 1.000.000-167.960 =1.167.340 đồng

Cách tính lương trên được minh họa qua bảng thanh toán lương tháng 8 của phòng hành chính như sau

Công ty CP Xây dựng cấp thoát nước số 1

Bảng thanh toán tiền lương phòng Hành chính tháng 8/2010

STT Họ và tên Mức lương Ngày công

Lương Phụ cấp Thưởng Ca ba Tổng lương Tạm ứng kỳ 1

Còn lĩnh Làm việc Ca ba

Giám đốc công ty Phòng tổ chức hành chính Kế toán trưởng

( đã ký) (đã ký) ( đã ký)

Bảng 2.6: Bảng thanh toán lương Phòng hành chính Đối với các đội: Tính lương cho công nhân viên trong các đội tuân thủ theo trình tự các bước sau đây:

- Xác định mức sản phẩm hoàn thành của đội đó trong tháng

- Tính số công của đội

- Xác định bình quân một công

- Lương của công nhân trong tháng đó = Bình quân 1 công * Số công trong tháng của công nhân đó

Ví dụ: Tính lương trong tháng 8 của anh Hà Văn Hải của đội máy số 1 Mức độ hoàn thành sản phẩm trong tháng 8 của đội máy số 1 quy thành tiền là 25.000.000 đ,

Tổng số công của đội trong tháng 8 là 200 công

Số công của anh Hải ( tháng 8) là 23 ngày công

Tổng thu nhập của anh Hải tháng 8 là 23*125.000= 2.875.000 đ

2.2.3 Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên: dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản phụ cấp khác

- Các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên

- Tiền lương và các khoản khác đã trả cho CNV

- Kết chuyển tiền lương CNV chưa lĩnh

- Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động

Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho CNV

Dư Nợ ( nếu có) : Số trả thừa cho CNV

Tài khoản 335 – Chi phí phải trả : dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ thực tế chưa phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ hoặc nhiều kỳ sau.

- Các chi phí thực tế phát sinh

- Chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được hạch toán giảm chi phí kinh doanh

Chi phí phải trả dự tính trước đã ghi nhận và hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh

Dư Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.

Tài khoản 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: phản ánh nguồn hình thành và phạm vi sử dụng của quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm. Bên nợ: Chi tiêu quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

Bên có: Trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

Dư bên có: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hiện còn

Ngoài ra, kế toán tiền lương còn liên quan đến các tài khoản khác như

136 – Phải thu nội bộ, 622- Chi phí nhân công trực tiếp, 627 – chi phí sản xuất chung, 642- chi phí quản lý doanh nghiệp, 641- chi phí bán hàng, các

2.2.4 Quy trình kế toán

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY

Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện

Bộ máy kế toán của công ty gồm có 5 nhân viên được phân công công việc cụ thể, chi tiết, không gây chồng chéo mà vẫn đảm bảo phối hợp hoàn thành tốt công tác kế toán Điều đó thể hiện năng lực làm việc của ban lãnh đạo và các nhân viên trong phòng, phần nào cũng phản ánh trình độ và năng lực của toàn bộ đội ngũ nhân viên của công ty Nhân lực bộ máy kế toán đều là nhũng kế toán viên có trình độ chuyên môn cao, xử lý công việc linh hoạt và chính xác.

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với tình hình thực tế của công ty Theo hình thức này, công ty chỉ mở một sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán của mọi phần hành kế toán Kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất với mọi hoạt động, đồng thời phân công phân nhiệm, chuyên môn hóa đối với các nhân viên kế toán Hình thức này giúp bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả.

Công ty đã trang bị cho phòng kế toán tài chính hệ thống máy vi tính với các phần mềm chức năng hiện đại, giúp cập nhật thông tin, nâng cao tính kịp thời của các số liệu kế toán, góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc cho các thông tin Đồng thời, công ty đã mở sổ tạm ứng theo từng đối tượng tạm ứng và các sổ chi tiết để cần thiết cho việc theo dõi Việc lập các sổ chi tiết đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng và giám đốc thuận tiện trong việc phân tích hoạt động kinh doanh, kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắn.

Ngoài ra, công ty còn sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để hỗ trợ cho công tác kế toán Đây là một phần mềm ưu việt trong xử lý các nghiệp vụ kế toán, đảm bảo tính nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán, là công cụ đắc lực trợ giúp và nâng cao hiệu quả công việc, hỗ trợ kế toán viên trong việc lập báo cáo tài chính đúng hạn, và xử lý số liệu khi nhầm lẫn một cách linh hoạt nhất Phần mềm kế toán giúp giảm bớt khối lượng công việc mà kế toán viên phải thực hiện, cho phép công ty rút gọn bộ máy kế toán, giảm thiểu chi phí mà vẫn có thể cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo công ty.

Việc tính lương của công ty diễn ra nhanh chóng và phù hợp với quy chế của Nhà nước và các quy định của công ty Các tính lương đơn giản tạo điều kiện cho CNV có thể hiểu được và dễ dàng tính được tiền lương của mình, góp phần đảm bảo lợi ích của người lao động.

Công ty luôn tuân thủ các quy định của pháp luật, liên tục cập nhật các văn bản pháp quy mới nhất do Bộ tài chính ban hàng nhằm đổi mới hoàn thiện không ngừng bộ máy kế toán

Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán đối với công nhân dưới đội, hình thức trả lương theo thời gian đối với khối văn phòng hành chính Đây là sự lựa chọn rất sáng suốt, thúc đẩy CNV hăng hái lao động nhiệt tình, khuyến khích phát huy tính sáng tạo và cải thiện không khí làm việc Không những vậy, công ty vẫn đang tiếp tục xây dựng rà soát lại mức khoán cho các đội thành viên cho sát với thực tế Chính nhờ sự vận dụng đúng đắn này mà thu nhập của người lao động không ngừng được nâng cao.

Trong những năm qua, công ty luôn quan tâm đến đội ngũ cán bộ CNV:quản lý thời gian lao động, quản lý chất lượng lao động và bố trí sử dụng lao động ở các đội rất tốt, đưa vào phân tích chất lượng lao động thông qua việc theo dõi chất lượng lao động, lãnh đạo công ty đã bố trí lao động hợp lý trong sản xuất, qua đó đã điều chỉnh hợp lý đơn giá tiền lương sản phẩm.

Các chứng từ sổ sách về tiền lương và các khoản trích theo lương được lập, tập hợp, lưu trữ một cách khoa học, luân chuyển chứng từ diễn ra chính xác góp phần khắc phục các khó khăn của công ty như công trình xây dựng ở xa trụ sở chính Quy trình kế toán tiền lương chặt chẽ, hầu như không có sai sót, nhầm lẫn được CNV tin tưởng.

Toàn bộ chứng từ sử dụng trong hoạt động tiền lương của công ty đều theo mẫu có sẵn của BTC nên thống nhất về biểu mẫu, chữ ký trên chứng từ do người có đủ quyền hạn và thẩm quyền ký, đảo bảo chính xác về hình thức của chứng từ đồng thời kiểm soát được sự chính xác của nội dung nghiệp vụ. Việc luân chuyển chứng từ được quy định thống nhất, mọi chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương ( bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng hệ số lương, giấy đề nghị tạm ứng…) đều được lập và chuyển về phòng kế toán để làm tài liệu ghi chép vào các sổ liên quan Thống nhất trong luân chuyển chưgs từ giúp tránh tình trạng bỏ sót thông tin, thất thoát vốn của công ty.

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung HÌnh thức này phù hợp với mọi loại hình, quy mô khác nhau, kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với cả kế toán máy và lao động thủ công.

Sổ sách kế toán được ghi chép thường xuyên, đảm bảo việc vào sổ chính xác, đầy đủ các chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương Ngoài ra, việc cộng sổ và kiểm tra số liệu cũng được các kế toán viên tiến hành định kỳ, mang lại độ tin cậy cao.

Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên vẫn tồn tại một số các mặt hạn chế, thiếu sót cần khắc phục như sau

Công ty chưa có chế độ khen thưởng thích đáng với người lao động mà trả lương cho họ dựa trên số tiền trong hợp đồng lao động ký kết ban đầu giữa hai bên nên công nhân thiếu động lực phấn đấu để đạt thành tích cao hơn. Việc luân chuyển chứng từ về phòng kế toán còn chậm do công trình ở xa trụ sở chính, sự quản lý điều hành của công ty không được liên tục dẫn đến công tác trả lương cho người lao động bị chậm trễ.

Công ty sử dụng TK 331 – Phải trả người bán để hạch toán các khoản phải trả với công nhân thuê ngoài là sai lệch so với chế độ kế toán áp dụng cho các doanh ngiệp xây lắp của BTC Như vậy, tiền công lao động của lao động thuê ngoài phải được hạch toán vào TK 334 (334.8) – Phải trả cho người lao động khác Ở đây sẽ tập hợp các khoản phải trả cho người lao động ngoài công nhân viên của công ty về tiền lương, tiền thưởng, tiền ăn ca… để tránh nhầm lẫn và cung cấp thông tin chính xác hơn cho nhà cung cấp.

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện

Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

3.2.1 Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương

Tiền lương có vai trò vô cùng quan trọng đó là đòn bẩy kinh tế, kích thích người lao động hăng say sản xuất để mang lại năng suất lao động cao cho doanh nghiệp Vì vậy , việc trả lương cho người lao động phải công bằng, thỏa đáng, đòi hỏi người phụ trách mỗi bộ phận phải hoàn thành tốt công việc của mình.

Công ty cần nghiên cứu trả lương cho người lao động theo chất lượng sản phầm vì không thể trả lương như nhau cho những người cùng hoàn thành một công việc nhưng chất lượng công việc lại khác nhau Do đó, người phụ trách tổ, đội phải theo dõi giám sát chặt chẽ quá trình thi công và chất lượng sản phẩm, phân loại công việc một cách chính xác theo trình tự hợp lý

Xây dựng chính sách tiền lương rõ ràng, minh bạch, phù hợp với từng công việc và người lao động Mặt khác cần tiến hành phân phối lại tiền lương giữa các tổ để đảm bảo đơn giá tiền lương tương đương nhau, bảo vệ quyền lợi cho người lao động, giúp họ yên tâm làm việc.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán

Công ty cần thực hiện thay thế 1 TK hạch toán là TK 334.8 – Phải trả cho người lao động khác để hạch toán các khoản phải trả với công nhân thuê ngoài thay thế cho TK 331 – Phải trả người bán như trước đây Như vậy, tiền công lao động của lao động thuê ngoài phải được hạch toán vào TK 334 (334.8) – Phải trả cho người lao động khác Ở đây sẽ tập hợp các khoản phải trả cho người lao động ngoài công nhân viên của công ty về tiền lương, tiền thưởng, tiền ăn ca… để tránh nhầm lẫn và cung cấp thông tin chính xác hơn cho ban lãnh đạo công ty.

Công ty cần cập nhật một số tài khoản mới theo TT244-BTC/2009 Ví dụ đổi số hiệu TK 431 thành TK 353 ( trước đây là TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi) theo thông tư 244/2009, hạch toán đây là một khoản chi phí trước thuế Bổ sung TK 356 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ

353.3: Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

353.4: Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

Công ty cần thực hiện bảo quản chứng từ theo phương pháp hợp lý hơn , không những lưu trữ theo tài khoản mà còn lưu trữ theo thời gian, chứng từ cần được tập hợp theo từng tháng hoặc từng quý có sổ nhật ký chung đi kèm để đảm bảo không bị bỏ sót, thất lạc chứng từ.

3.2.4 Về hệ thống sổ sách

Công ty cần thực hiện nâng cấp phần mềm kế toán để hệ thống sổ sách được chi tiết, đầy đủ hơn đáp ứng các yêu cầu quản lý

Ngày nay, với sự hỗ trợ của khoa học công nghệ, đặc biệt là sự trợ giúp đắc lực của phần mềm kế toán, máy tính, internet đã giúp các doanh nghiệp quản lý tốt hơn nguồn tài chính và tình hình sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn được đào tạo bài bản cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp nói chung và lĩnh vực kế toán nói riêng.

Công ty Cổ phần Xây dựng cấp thoát nước số 1 đã thực hiện tốt công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, tuy nhiên vẫn còn một vài hạn chế nhỏ cần khắc phục để bộ máy kế toán được hoàn thiện, hiệu quả nhất. Trong quá trình thực tập tại đây, ngoài sự hướng dẫn của TS Phạm Thị Thủy, em còn nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các anh chị cán bộ trong công ty

Em xin chân thành cảm ơn !

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Kế toán tài chính – PGS.TS Nguyễn Văn Công – NXB ĐH Kinh tế Quốc dân 2008

2 Chế độ kế toán doanh nghiệp – Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán – Bộ Tài chính – NXB Thống kê 2009

3 Các tài liệu lưu hành nội bộ công ty CP Xây dựng cấp thoát nước số 1

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN