lời nói đầu Trong kinh tế thị trờng nay, doanh nghiệp sản xuất nguyên vËt liƯu chiÕm tû träng lín toµn bé chi phí doanh nghiệp Chỉ cần biến động nhỏ chi phí nguyên vật liệu làm ảnh hởng tới giá thành sản phẩm, tới thu nhập doanh nghiệp Vì vậy, kế toán với vai trò công cụ quản lý đắc lực phải ghi chép, phản ánh tình hình thu mua, nhập, xuất dự trữ nguyên vật liệu nhằm đáp ứng yêu cầu tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm giá thành, tăng lợi nhuận Tại Xí nghiệp vận dụng toa xe hàng Hà Nội, công tác kế toán vật t đặc biệt công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu xí nghiệp đà tơng đối nếp, đáp ứng yêu cầu quản lý vật t xí nghiệp Tuy nhiên, công tác hạch toán chi tiết vật t số hạn chế cần hoàn thiện để nâng cao hiệu vai trò hạch toán chi tiết vật t Chính lý trên, đà chọn nghiên cứu đề tài : Hoàn thiện côngtác hạch toán nguyên vật liệu Xí nghiệp vận dụng toa xe hàng Hà Nội Ngoài phần mở đầu phần kết luận, luận văn đợc chia thành phần chính: Phần I : Lý luận chung công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Phần II : Thực trạng tổ chức công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu xí nghiệp Vận dụng toa xe hàng Hà Nội Phần III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu quản lý vật liệu Xí nghiệp Vận dụng toa xe hàng Hà Nội Do khả thời gian có hạn, luận văn chắn nhiều hạn chế thiếu sót, em mong nhận đợc góp ý thầy cô giáo Em xin chân thành cảm ơn thầy cô đà hớng dẫn em hoàn thành chuyên đề phần i Lý luận chung công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 1.1.1 Đặc điểm, vị trí yêu cầu quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất: doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đối tợng lao động - ba yếu tố trình sản xuất; sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị tiêu hao toàn giá trị chuyển toàn giá trị lần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Tuy nhiên, giá trị chuyển dịch lớn hay nhỏ giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ tuộc vào loại hình doanh nghiệp Thông thờng, doanh nghiệp sản xuất, chi phí loại vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn toàn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Chính vậy, tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm hiệu vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phÈm cã ý nghÜa rÊt quan träng Do nguyªn vËt liệu tài sản dự trữ thờng xuyên biến động, doanh nghiệp phải thờng xuyên tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay nhu cầu khác nên việc quản lý chặt chẽ khâu từ thu mua đến bảo quản, sử dụng dự trữ vô cần thiết khâu thu mua, yêu cầu kế toán phải quản lý chặt chẽ khối lợng, chất lợng, qui cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua nh kế hoạch mua theo tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất Đồng thời, doanh nghiệp phải tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý doanh nghiệp, xếp tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý sử dụng, đảm bảo tính thống phận kế toán, vật t kế hoạch Mặt khác, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bÃi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực tốt chế độ bảo quản loại nguyên vật liệu, tránh h hỏng, mát, đảm bảo an toàn yêu cầu quản lý nguyên vật liệu khâu sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp thực sử dụng hợp lý, tiết kiệm sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, vậy, kế toán cần phải tổ chức ghi chép, quản lý nguyên vật liệu xuất dùng theo đối tợng sử dụng nh: sản phẩm, đơn vị, phận sử dụng hay theo đối tợng tập hợp chi phí để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho trình sản xuất, kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn công việc mua, cung ứng nguyên vật liệu không đáp ứng kịp thời gây tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều Tuỳ thuộc doanh nghiệp trình độ quản lý cách thức quản lý nguyên vật liệu để có biện pháp báo động tình trạng khan ứ đọng vật liệu tồn kho theo thứ, loại để kịp thời điều chỉnh cho hợp lý 1.1.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu: Để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất, kế toán cần thực tốt số nhiệm vụ: Thực việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống Nhà nớc yêu cầu quản trị doanh nghiệp Lựa chọn phơng pháp kế toán vật liệu, phong pháp tính giá vật t xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán,sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình thực biến động tăng giảm nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí tính giá thành Đặc biệt, tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính) theo hệ thống sổ kế toán qui định theo hình thức kế toán; tỉ chøc hƯ thèng sỉ kÕ to¸n chi tiÕt (kÕ toán quản trị) theo doanh nghiệp yêu cầu quản lý để xác định mẫu biểu nội dung kế toán quản trị nguyên vật liệu cần mở Xác định báo cáo nguyên vật liệu cần lập, xuất phát từ yêu cầu thông tin quản lý để thiết lập báo cáo vật liệu cần thiết Tổ chức lập báo cáo phân tích báo cáo nguyên vật liệu Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực kế hoạch mua, tình hình toán với ngời bán, ngời cung cấp tình hình sử dụng nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh 1.2 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất: 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Việc phân loại nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất thành loại, nhóm, thứ theo tiêu thức phân loại định tuỳ thuộc yêu cầu quản lý phù hợp với doanh nghiệp Vì vậy, có số tiêu thức phân loại nguyên vật liệu nh sau: Căn vào nội dung kinh tế vai trò nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh: Nguyên vật liệu (bao gồm bán thành phẩm mua ngoài): doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm nh sắt, thép, xi măng, gạch xây dựng bản; đơn vị dệt; vải doanh nghiệp may Riêng bán thành phẩm mua nguyên vật liệu với mục đích tiếp tục trình sản xuất sản phẩm nh sợi mua đơn vị dệt Vật liệu phụ: loại vật liệu có tác dụng phụ trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính, tăng chất lợng sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, sản xuất, bảo quản bao gãi s¶n phÈm nh thuèc tÈy, thuèc nhuém doanh nghiệp dệt; dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau doanh nghiệp khí sửa chữa bao bì vật liệu đóng gói sản phẩm Nhiên liệu: loại vật liệu bao gồm loại thể lỏng, khí, rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trình sản xuất, kinh doanh nh xăng, dầu, than, củi, khí gas Phụ tùng thay thế: loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải Thiết bị xây dựng bản: loại thiết bị cần lắp thiết bị không cần lắp, công cụ, khÝ cơ, vËt kÕt cÊu, vËt t x©y dùng dïng cho công việc xây dựng Vật liệu khác: loại vật liệu thải loại trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh gỗ, sắt thép vụn phế liệu thu nhặt, thu hồi trình lý tài sản cố định Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hạch toán chi tiết cụ thể loại doanh nghiệp mà loại nguyên vật liệu nêu trên, dợc chia thành nhóm, thứ, qui cách Căn nguồn gốc nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu mua - Nguyên vật liệu thuê gia công chế biến - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến Căn vào mục đích sử dụng: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: nhu cầu quản lý sản xuất quản lý doanh nghiệp, nhu cầu bán hàng Việc phân chia nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất đợc thực sở xây dựng danh ®iĨm vµ lËp sỉ danh ®iĨm vËt liƯu, ®ã, vật liệu đợc chia thành nhóm, loại, thứ hệ thống ký hiệu để thay tên gọi, nhÃn hiệu, quy cách vật liệu Những ký hiệu đợc gọi danh điểm vật liệu đợc sử dụng thống phạm vi toàn doanh nghiệp, giúp cho phận doanh nghiệp phối hợp với chặt chẽ công tác quản lý vật liệu 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu: 1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Nguyên tắc giá phí: Nguyên vật liệu có doanh nghiệp sản xuất đợc phản ¸nh sỉ kÕ to¸n vµ b¸o c¸o kÕ to¸n theo trị giá vốn thực tế, tức toàn số tiền doanh nghiệp bỏ để có đợc số nguyên vật liệu Ngoài số nguyên tắc khác liên quan: Nguyên tắc quán: Theo nguyên tắc này, đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phơng pháp kế toán thống từ kỳ sang kỳ khác, có nh vậy, báo cáo tài kỳ liên tiếp so sánh đợc Đối với nguyên vật liệu, nguyên tắc đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phơng pháp tính giá ổn định từ kỳ sang kỳ khác Nguyên tắc thận trọng : Theo nguyên tắc doanh thu ghi nhận đợc có chứng cớ chắc, có nghĩa nghiệp vụ làm tăng thu nhập tăng vốn chủ sở hữu đợc ghi có chứng cớ chắn (chứng từ) chi phí khoản làm giảm vốn chủ sở hữu phải đợc ghi chép cha có chứng cớ chắn Do đó, bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho phải đợc phản ánh theo trị giá thực đợc (theo giá gốc thấp giá gốc) Nếu giá thực đợc vật liệu giảm sút h hỏng, phẩm chất doanh nghiệp đợc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.2.2.2 Nội dung đánh giá nguyên vật liệu: 1.2.2.2.1 Giá thực tế nhập kho: a, Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế GTGT: Trị giá vốn thực tế = nhập kho Giá mua ghi Các chi phí phát Các khoản giảm hoá đơn không + sinh mua - giá, chiết khấu, tính thuế GTGT hàng hàng bị trả lại Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp : Trị giá vốn Giá mua ghi Các chi phí phát Các khoản giảm thực tế = hoá đơn gồm + sinh mua - gi¸, chiÕt khÊu, nhËp kho thuế GTGT hàng hàng bị trả lại Trong đó, chi phí phát sinh mua hàng bao gồm chi phÝ vËn chun, chi phÝ vỊ kiĨm nhËn nhËp kho thuế nhập (nếu có) b, Đối với nguyên vËt liƯu doanh nghiƯp tù gia c«ng, chÕ biÕn: Trị giá vốn thực tế nhập kho = Trị giá thùc tÕ cđa vËt liƯu xt gia c«ng chÕ biÕn + Các chi phí gia công chế biến c, Đối với nguyên vật liệu thuê gia công chế biến: Trị giá Trị giá thực tế Chi phí vận Số tiền trả Giá trị vốn vật liệu chuyển bốc dì cho ngêi phÕ thùc tÕ = xt thuª + đến nơi thuê chế + nhận gia - liệu nhập gia biến tự nơi công chế thu kho c«ng chÕ biÕn vỊ doanh nghiƯp biÕn håi d, §èi víi phÕ liƯu thu håi : Gi¸ thùc tÕ = giá ớc tính (nếu giá trị nhỏ) Giá thực tế = Giá thực tế tơng đơng thị trờng (nếu giá trị lớn) đ, Đối với nguyên vật liệu vốn góp liên doanh đơn vị khác: Trị giá vốn thực tế: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu đồng liên doanh = Giá hộiđánh nhận góp vốn liên doanh giá 1.2.2.2.2 Giá thực tế xuất kho:Đánh giá theo giá mua thực tế Theo cách đánh giá này, nhập nguyên vật liệu, kế toán ghi theo trị giá mua thực tế lần nhập, số tiền chi phí trình mua hàng đợc hạch toán riêng để cuối tháng phân bổ cho hàng xuất kho nhằm xác định trị giá vốn hàng xuất kho Do doanh nghiệp có đặc điểm riêng, yêu cầu trình độ quản lý khác nhau, nên lựa chọn phơng pháp sau cho phù hợp: - Tính theo đơn giá bình quân nguyên vật liệu luân chuyển kỳ: Trị giá vật liệu xuất kho = Số lợng vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân nguyên vật liệu luân chuyển kỳ Trong đó: Trị giá mua thực tế nguyên + Trị giá mua thực tế nguyên Đơn giá vật liệu đầu kỳ vật liệu nhập kỳ bình quân = Số lợng nguyên vật liệu Số lợng nguyên vật liệu + đầu kỳ nhập kỳ - Tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc: Theo phơng pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nhập kho trớc xuất kho trớc lấy trị giá mua thực tế số nguyên vật liệu để tính - Tính theo phơng pháp nhập sau xuất trớc: Theo phơng pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nhập kho sau xuất kho trớc Vật liệu xuất thuộc lô hàng lấy đơn giá thực tế lô hàng để tính - Tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này, vào số lợng vật liệu xuất kho đơn giá nhập kho lô hàng xuất kho để tính Tính giá mua vật liệu xuất kho theo phơng pháp cân đối Giá mua vật liệu = thực tế cuối kỳ Số lợng vật liệu lại cuối kỳ x Đơn giá mua lần cuối tháng Gi¸ mua thùc Gi¸ mua thùc Gi¸ mua thùc Gi¸ mua thùc tÕ tÕ vËt liÖu = tÕ vËt liÖu + tÕ vËt liƯu vËt liƯu cßn xt kho tån đầu kỳ nhập kỳ cuối kỳ 1.2.3.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.2.3.1.Nội dung kế toán chi tiết nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp,việc quản lý nguyên vật liệu nhiều phận, đơn vị tham gia Vì vậy, yêu cầu quản trị nguyên vật liệu khía cạnh hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp thông tin tình hình nhập, xuất, tồn kho tiêu vật tiêu thành tiền theo thứ (mặt hàng), nhóm, loại, nơi bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu vô cần thiết Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực song song phận kho phận kế toán doanh nghiệp Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu kho phận kế toán vật liệu doanh nghiƯp cã ý nghÜa quan träng v× thđ kho ngời quản lý loại vật liệu, chịu trách nhiệm tổ chức mảng nhập, xuất, bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách tiêu vật Bộ phận kế toán với chức nhiệm vụ thông qua chứng từ ban đầu đà kiểm tra hợp lệ ghi chép vào sổ sách, ghi chép chi tiết tập hợp tiêu giá vốn để phản ¸nh, gi¸m s¸t kiĨm tra t×nh h×nh nhËp, xt, dù trữ, bảo quản nguyên vật liệu trình sản xuất 1.2.3.2.Yêu cầu kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu kho phận kế toán doanh nghiệp Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho loại, nhóm, thứ (mặt hàng) nguyên vật liệu, tiêu vật tiêu giá trị Bảo đảm khớp nội dung tiêu tơng ứng số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết kho, số liệu kÕ to¸n chi tiÕt víi sè liƯu kÕ to¸n tỉng hợp nguyên vật liệu Cung cấp kịp thời thông tin cần thiết hàng ngày, định kỳ theo yêu cầu quản trị nguyên vật liệu 1.2.3.3 Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng chøng tõ vỊ hµng tån kho hƯ thèng chøng từ kế toán Bộ Tài ban hành Tuy nhiên, để đảm bảo phản ánh nội dung chi tiết làm sở cho ghi sổ chi tiết hàng tån kho, kÕ to¸n cã thĨ sư dơng c¸c chøng từ hớng dẫn cách linh hoạt Theo chế độ chứng từ kế toán qui định, ban hành theo QĐ1141/QĐ/CĐ kế toán ngày 1-11-1995 Bộ Tài chính, chứng tõ bao gåm: + PhiÕu nhËp kho (mÉu 01-VT) + PhiÕu xuÊt kho (mÉu 01-VT) + PhiÕu xuÊt kho kiªm vận chuyển nội (mẫu 03-VT) + Biên kiểm kê vật t (mẫu 08-VT) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) + Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng thêm chứng từ kế toán hớng dẫn nh phiÕu xuÊt kho vËt t theo h¹n møc (mÉu 04-VT), biên kiểm nghiệm vật t (mẫu 05-VT), phiếu báo vật t lại cuối kỳ (mẫu 07-VT), hoá đơn (GTGT) tuỳ thuộc doanh nghiệp Đối với chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo qui định mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chúng từ phải chịu trách nhiệm tính pháp lý chứng từ, nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh.Mọi chứng từ kế toán nguyên vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý, kế toán trởng qui định, phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu kịp thời cho phận có liên quan 1.2.3.4 Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.2.3.4.1 Phơng pháp ghi thẻ song song: Tại kho: nhận đợc chúng từ nhập, xuất nguyên vật liƯu, thđ kho kiĨm tra tÝnh hỵp lý cđa chøng tõ råi tiÕn hµnh ghi chÐp sè thùc nhËp, thùc xuất vào chứng từ thẻ kho thứ vật liệu có liên quan Mỗi chứng từ đợc ghi dòng thẻ kho, cuối ngày, thủ kho tính số lợng hàng tồn kho để ghi vào thẻ kho Tại phòng kế toán: hàng ngày, định kỳ đến ngày, nhân viên kế toán xuống kho, kiĨm tra viƯc ghi chÐp cđa thđ kho, ký xác nhận vào thẻ kho nhận chứng từ nhập xuất kho phòng kế toán Nhân viên kế toán vËt liƯu kiĨm tra chøng tõ vµ hoµn chØnh chøng từ vào ghi vào thẻ (sổ) chi tiết vật t theo tiêu số lợng tiêu thành tiền Cuối tháng, thời điểm tháng đối chiếu số liệu thẻ (sổ) chi tiết với số liệu thẻ kho tơng ứng Đồng thời, kế toán cộng sô liệu thẻ (sổ) chi tiết, sau đó, vào số liệu dòng cộng thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào Bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo loại, nhóm, thứ, vật liệu ` Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song PhiÕu nhËp kho ThỴ kho ThỴ kho ThỴ (sỉ) chi tiÕt vËt t ThỴ (sỉ) chi tiÕt vËt t Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật t Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 1.1 1.2.3.4.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho : Giống nh phơng pháp ghi thẻ song song, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi sè thùc nhËp, thùc xuÊt, sè tån kho theo tiêu số lợng Tại phòng kế toán: Định kỳ sau nhËn c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho tõ thủ kho, kế toán thực kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ Sau đó, tập hợp chứng từ nhËp, xuÊt theo tõng thø vËt t (cã thÓ lËp Bảng kê nhập, Bảng kê xuất vật t) để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Sổ đối chíêu luân chuyển đợc kế toán mở cho năm đợc ghi vào cuối tháng dùng để theo dõi tiêu số lợng tiêu thành tiền tháng hàng nhập, xuất, tồn kho Sau hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực đối chiếu số liệu sổ với số liệu thẻ kho số liệu sổ kế toán tài liên quan Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng kê nhập Sổ đối luân Sổ chiếu đối chiếu chuyển luân chuyển Kế toán tổng hợp