Cẩm nang quản lý dự án

Xây dựng Cẩm nang về quản lý dự án phù hợp với đặc điểm của Chƣơng trình POSCIS là rất cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực của quá trình quản lý trong Chƣơng trình “Tăng cƣờng năng lực tổng thể ngành Thanh tra đến 2014”. Với mục đích trở thành một tài liệu thiết thực và dễ sử dụng, cẩm nang này đƣợc xây dựng dựa trên 03 tiêu chí sau: Đơn giản: Cẩm nang trình bày ngắn gọn, súc tích những công việc cần tiến hành và những công cụ đi kèm để quản lý hiệu quả nhất các DAHP (DAHP) và Chƣơng trình; Tiện dụng: Ở mỗi bƣớc quản lý dự án, cẩm nang đƣa ra các biểu mẫu cùng với hƣớng dẫn, minh hoạ cụ thể; Phù hợp: Cách thức và công cụ quản lý dự án trình bày trong cẩm nang phải phù hợp với đặc thù riêng của Chƣơng trình POSCIS và các quy định hiện hành của Việt Nam đối với Chƣơng trình và Dự án có sử dụng vốn ODA. Cẩm nang đƣợc cấu trúc trên cơ sở các bƣớc của quản lý chu trình dự án (Project Cycle Management – PCM). Một chu trình quản lý dự án thông thƣờng bao gồm các bƣớc sau: Phân tích bối cảnh, xác định dự án, thiết kế dự án, thực hiện dự án, theo dõi và đánh giá dự án, nhƣ thể hiện trong sơ đồ dƣới đây:

THANH TRA CHÍNH PHỦ BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN HỢP TÁC PHÁT TRIỂN CẨM NANG QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương trình “Tăng cường lực tổng thể ngành Thanh tra giai đoạn 2009 - 2014” Thụy Điển - với vai trò Nhà tài trợ điều phối, Đan Mạch Hà Lan tài trợ) HÀ NỘI, Mục lục Mục lục Chƣơng I GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích cấu trúc cẩm nang 1.2 Tổng quan Chƣơng trình POSCIS 1.3 Tiếp cận Chƣơng trình 1.4 Bối cảnh hợp tác phát triển Chƣơng trình POSCIS 1.5 Quản lý dự án Chƣơng trình 10 Chƣơng 14 LẬP KẾ HOẠCH 14 2.1 Giới thiệu 14 2.2 Kế hoạch năm 14 2.3 Kế hoạch thực 16 2.4 Kế hoạch mua sắm 18 2.5 Ngân sách 18 Chƣơng 20 THEO DÕI 20 3.1 Giới thiệu 20 3.2 Theo dõi thực hiện: 20 3.3 Theo dõi kết quả: 21 3.4 Cán tiến hành theo dõi: 21 3.5 Phƣơng thức tiến hành công tác theo dõi 22 Chƣơng 23 BÁO CÁO 23 4.1 Giới thiệu 23 4.2 Đề cƣơng hệ thống báo cáo 23 Chƣơng 26 ĐÁNH GIÁ 26 5.1 Giới thiệu 26 5.2 Điều kiện tiên để đánh giá đƣợc khách quan có hiệu 26 5.3 Thời điểm tiến hành đánh giá Chƣơng trình 26 Chƣơng 28 NHÂN RỘNG THÍ ĐIỂM 28 6.1 Giới thiệu 28 6.2 Phƣơng thức quy trình nhân rộng 28 6.3 Đơn vị thời điểm tiến hành nhân rộng thí điểm 28 6.4 Phạm vi thí điểm đƣợc nhân rộng 28 Chƣơng 29 CƠ CHẾ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ HỢP TÁC TRONG 29 CHƢƠNG TRÌNH 29 7.1 Giới thiệu 29 7.2 Phƣơng thức 29 7.3 Đơn vị chịu trách nhiệm 29 PHỤ LỤC 31 PHỤ LỤC CHƢƠNG I 32 Phụ lục 1.1 32 KHUNG THỜI GIAN DỰ KIẾN CHO HOẠT ĐỘNG BÁO CÁO, XÂY DỰNG KẾ HOẠCH/NGÂN SÁCH, TỔ CHỨC HỌP KIỂM ĐIỂM VÀ GIẢI NGÂN CHO NĂM ĐẦU TIÊN THỰC HIỆN CHƢƠNG TRÌNH POSCIS 32 Phụ lục 1.2 34 TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CHƢƠNG TRÌNH POSCIS 34 Phụ lục 1.3 39 THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ GIỮA CHÍNH PHỦ NƢỚC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, CHÍNH PHỦ VƢƠNG QUỐC ĐAN MẠCH, BỘ TRƢỞNG HỢP TÁC PHÁT TRIỂN HÀ LAN, VÀ 39 CHÍNH PHỦ VƢƠNG QUỐC THỤY ĐIỂN VỀ VIỆC TÀI TRỢ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CỦA CHƢƠNG TRÌNH “TĂNG CƢỜNG NĂNG LỰC TỔNG THỂ NGÀNH THANH TRA GIAI ĐOẠN 2009-2014” 39 Phụ lục 1.4 52 HƢỚNG DẪN LẬP ĐKTC CHO MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG PHỔ BIẾN 52 PHỤ LỤC CHƢƠNG II 58 Phụ lục 2.1 58 MẪU KẾ HOẠCH NĂM VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG) 58 Phụ lục 2.2 59 MẪU KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG) 59 PHỤ LỤC CHƢƠNG IV 60 Phụ lục 4.1 60 MẪU BÁO CÁO THÁNG VÀ BÁO CÁO NĂM 60 Phụ lục 4.2 63 MẪU BÁO CÁO HỌAT ĐỘNG VÀ NGÂN SÁCH 63 Chƣơng I GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích cấu trúc cẩm nang Xây dựng Cẩm nang quản lý dự án phù hợp với đặc điểm Chƣơng trình POSCIS cần thiết nhằm nâng cao hiệu hiệu lực trình quản lý Chƣơng trình “Tăng cƣờng lực tổng thể ngành Thanh tra đến 2014” Với mục đích trở thành tài liệu thiết thực dễ sử dụng, cẩm nang đƣợc xây dựng dựa 03 tiêu chí sau: Đơn giản: Cẩm nang trình bày ngắn gọn, súc tích cơng việc cần tiến hành công cụ kèm để quản lý hiệu DAHP (DAHP) Chƣơng trình; Tiện dụng: Ở bƣớc quản lý dự án, cẩm nang đƣa biểu mẫu với hƣớng dẫn, minh hoạ cụ thể; Phù hợp: Cách thức công cụ quản lý dự án trình bày cẩm nang phải phù hợp với đặc thù riêng Chƣơng trình POSCIS quy định hành Việt Nam Chƣơng trình Dự án có sử dụng vốn ODA Cẩm nang đƣợc cấu trúc sở bƣớc quản lý chu trình dự án (Project Cycle Management – PCM) Một chu trình quản lý dự án thơng thƣờng bao gồm bƣớc sau: Phân tích bối cảnh, xác định dự án, thiết kế dự án, thực dự án, theo dõi đánh giá dự án, nhƣ thể sơ đồ dƣới đây: Phân tích bối cảnh Xác định dự án Đánh giá Thiết kế Theo dõi Thực Phê duyệt dự án Tuy nhiên, bối cảnh cụ thể Chƣơng trình POSCIS, giai đoạn: Phân tích bối cảnh, xác định dự án, thiết kế dự án phê duyệt dự án hồn thành Vì vậy, cẩm nang chủ yếu tập trung vào giai đoạn triển khai thực dự án, theo dõi đánh giá trình thực Do vậy, cấu trúc Cẩm nang bao gồm chƣơng sau đây: Chƣơng I: Giới thiệu vấn đề chung Phần giới thiệu tổng thể Chƣơng trình POSCIS nhƣ cách tiếp cận Chƣơng trình Chƣơng I trình bày cấu quản lý Chƣơng trình: Ban Chỉ đạo Chƣơng trình (BCĐ); Ban quản lý dự án (BQL) Ban quản lý DAHP (BQL DAHP) Những thông tin đƣợc tìm thấy đồng thời văn kiện khung Chƣơng trình Chƣơng I bối cảnh hợp tác phát triển chung Chƣơng trình sử dụng vốn ODA Chƣơng II: Lập kế hoạch Phần trình bày loại kế hoạch phải lập cấp độ DAHP quy trình chi tiết để lập phê duyệt kế hoạch Chƣơng thẩm quyền nhƣ quy trình điều chỉnh kế hoạch Ngoài ra, Chƣơng II đƣa vào bảng biểu chi tiết hƣớng dẫn lập bảng biểu để xây dựng kế hoạch hoạt động Chƣơng II hƣớng dẫn cách lập kế hoạch thực cụ thể cho mục tiêu/đầu cấp độ khác Chƣơng III: Theo dõi Chƣơng III trình bày khái niệm theo dõi nhƣ công cụ quản lý hữu hiệu cấp độ Chƣơng trình DAHP Chƣơng III bàn cấp độ theo dõi khác với đòi hỏi khác Đồng thời chƣơng mối liên hệ hoạt động báo cáo theo dõi, cách thức xây dựng chế theo dõi cho Chƣơng trình ngƣời chịu trách nhiệm thực công tác Chƣơng IV: Báo cáo Chƣơng IV trình bày chế báo cáo loại báo cáo khác chu trình quản lý dự án hàng năm Phần phân biệt khác yêu cầu Nhà tài trợ yêu cầu Chính phủ công tác báo cáo Quyết định số 803/2007 QĐ-BKH đƣợc Bộ kế hoạch đầu tƣ ban hành ngày 30 tháng 07 năm 2007 hƣớng dẫn yêu cầu báo cáo Chính phủ, đó, Thoả thuận đồng tài trợ quy định yêu cầu Nhà tài trợ Chi tiết định dạng mẫu bảng biểu đƣợc đính kèm Phụ lục Chƣơng Chƣơng V: Đánh giá Chƣơng V đề cập đến địa điểm, thời điểm nhƣ phƣơng thức đánh giá tổng thể Chƣơng trình phần Ngồi ra cần thiết xây dựng kế hoạch đánh giá, mục tiêu tiêu chí cho hoạt động đánh giá đƣợc hữu hiệu cách thức sử dụng kết thu nhận đƣợc Chƣơng VI: Nhân rộng mơ hình thí điểm Chƣơng VI hƣớng dẫn cách thức lên kế hoạch, đánh giá thí điểm thời điểm nhân rộng thí điểm thành công Chƣơng quy định ngƣời chịu trách nhiệm công việc giai đoạn khác q trình nhân rộng mơ hình thí điểm Chƣơng VII: Trao đổi thông tin nội chế hợp tác Chƣơng trình Chƣơng mơ tả phƣơng thức trao đổi thông tin nội hợp tác phận Chƣơng trình trình thực Phụ lục Phần Phụ lục giới thiệu loại bảng/biểu, chi tiết hoạt động cụ thể cần thiết để quản lý Chƣơng trình DAHP LƢU Ý: Cẩm nang mơ tả “tình thơng thƣờng” Chƣơng trình dự án đƣợc triển khai tổng thể Trong giai đoạn bắt đầu thực hiện, có hoạt động cụ thể đƣợc đƣa tình đặc biệt phát sinh Cẩm nang đƣợc kiểm định thông qua buổi tập huấn sử dụng đuợc tổ chức trƣớc giai đoạn thực đƣợc điều chỉnh sau cán thuộc BQL DAHP BQL Chƣơng trình1 đƣa nhận xét phản hồi ý tƣởng Trong trƣờng hợp cần thiết xây dựng phiên thứ cho cầm nang sau năm sử dụng 1.2 Tổng quan Chƣơng trình POSCIS Văn kiện Chƣơng trình “Nâng cao lực tổng thể ngành tra đến năm 2014” thức đƣợc Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt vào tháng năm 2009 Mục tiêu tổng thể Chƣơng trình POSCIS “Xây dựng ngành tra sạch, vững mạnh, bƣớc chuyên nghiệp, đại có đủ lực thực nhiệm vụ Đảng Nhà nƣớc giao phó lĩnh vực tra, giải khiếu nại, tố cáo phịng, chống tham nhũng” Tóm lại, Chƣơng trình hƣớng vào hỗ trợ tăng cƣờng lực cho ngành Thanh tra 03 lĩnh vực: Thanh tra Giải khiếu nại, tố cáo Chống tham nhũng Thời gian thực Chƣơng trình từ 2009 tới 2014 với số vốn tài trợ cam kết 11,7 triệu Đô-la BQL trực tiếp quản lý tổ chức thực Chƣơng trình và.BQL DAHP chịu trách nhiệm quản lý DAHP Các đơn vị ngành tra tham gia Chƣơng trình bao gồm: Trong Cẩm nang này, BQL Chƣơng trình đƣợc sử dụng để phân biệt với BQL DAHP có nghĩa Ban quản lý dự án hợp tác phát triển TTCP Trong số trƣờng hợp, BQL đƣợc sử dụng với nghĩa TTCP: Vừa quan chủ quản Chƣơng trình, vừa Dự án hợp phần (Trong TTCP, đơn vị tham gia bao gồm: Ban thƣ ký (bỏ), Văn phòng, Vụ Tổ chứcCán bộ, Vụ Pháp chế, Cục Chống tham nhũng, Viện Khoa học Thanh tra); Các quan tra Bộ, địa phƣơng: Mỗi quan tra Bộ hay địa phƣơng Dự án hợp phần Chƣơng trình Phía tra Bộ, bao gồm: (1) Bộ Kế hoạch Đầu tƣ, (2) Bộ Công an, (3) Bộ Nội vụ, (4) Bộ Tài chính; Phía tra tỉnh, thành phố, bao gồm: (5) Hà Tĩnh, (6) Khánh Hồ, (7) Bình Dƣơng, (8) Kiên Giang (9) Thanh tra TP Hồ Chí Minh Ngồi ra, quan tra khác đƣợc khuyến khích tham gia với tƣ cách đơn vị nhân rộng kinh nghiệm thực tiễn tốt (đã đƣợc thí điểm 10 đơn vị kể trên) Nhƣ vậy, Chƣơng trình POSCIS đƣợc triển khai 02 cấp độ: Cấp độ Chƣơng trình cấp độ DAHP với hai cấp độ hệ thống đầu tƣơng ứng: Hệ thống đầu cấp độ Chƣơng trình tóm tắt nội dung đầu đƣợc thực Dự án TTCP Dự án bộ, địa phƣơng Đầu cấp độ Chƣơng trình sở để đánh giá Chƣơng trình Ở cấp độ dự án, dự án xây dựng đầu phù hợp với vấn đề ƣu tiên phạm vi chức năng, nhiệm vụ tƣơng ứng, nhƣng khuôn khổ Văn kiện khung 1.3 Tiếp cận Chƣơng trình Chƣơng trình POSCIS nhấn mạnh phƣơng thức tiếp cận tổng thể ngành Cách tiếp cận có nghĩa là, hoạt động DAHP địi hỏi phải phù hợp với tình hình hoạt động nhu cầu cụ thể đơn vị, đồng thời phải đảm bảo đóng góp cho mục tiêu chung Chƣơng trình TTCP, với vai trị vừa quan chủ quản Chƣơng trình, vừa DAHP, “trung tâm” mối quan hệ phối hợp hoạt động DAHP nhằm hƣớng tới thực mục tiêu chung Chƣơng trình Cách tiếp cận ngành Chƣơng trình địi hỏi đơn vị tham gia quản lý thực dự án phải: - mặt hƣớng tới giải vấn đề ƣu tiên đơn vị hồn thành mục tiêu đơn vị đề ra; - mặt khác phải bảo đảm thực mục tiêu đầu Chƣơng trình Sau yêu cầu cụ thể quản lý dự án phạm vi Chƣơng trình POSCIS:  Khả điều phối hoạt động Chương trình: Chƣơng trình POSCIS khơng đơn giản “phép cộng” 10 DAHP Việc hoàn thành mục tiêu DAHP chƣa đảm bảo đạt mục tiêu Chƣơng trình Do vậy, khả điều phối chung cấp độ Chƣơng trình để đạt đƣợc mục tiêu nâng cao lực tổng thể ngành cần thiết  Sự phối hợp hoạt động, chia sẻ thông tin DAHP: Mục tiêu đầu DAHP có mối quan hệ mật thiết với hƣớng tới thực mục tiêu chung Chƣơng trình Do vậy, việc phối hợp chia sẻ thông tin DAHP phải trở thành yêu cầu bắt buộc quản lý thực dự án khn khổ Chƣơng trình POSCIS  Sự quán việc theo dõi, đánh giá báo cáo DAHP với Chương trình: Để đảm bảo hiệu trình điều phối chung, nhƣ hỗ trợ trình phối hợp, chia sẻ DAHP, việc theo dõi, báo cáo, đánh giá Chƣơng trình phải mang tính đồng quán form biểu mẫu quy trình Ngay phạm vị DAHP, hoạt động theo dõi, báo cáo, đánh giá đơn vị thực với BQL nên thống theo form biểu mẫu chung để tiện cho việc tổng hợp báo cáo dự án với Chƣơng trình  Sự linh hoạt thích ứng với thay đổi: Chƣơng trình coi việc tổ chức thực nhƣ “q trình” với hai ý nghĩa Thứ nhất, thân việc thực Chƣơng trình q trình tăng cƣờng lực bên tham gia thơng qua hình thức tiếp thu hỗ trợ kỹ thuật việc chia sẻ kinh nghiệm lẫn để đạt tới mục tiêu chung Đây trình vừa “thực hiện” vừa “học hỏi” Thứ hai thân việc thực Chƣơng trình nằm bối cảnh thể chế thay đổi Sự thay đổi mang tính thể chế liên quan đến việc xác định lại vai trò ngành tra nhƣ việc xác định chức năng, nhiệm vụ quan tra quan có chức kiểm tra, kiểm toán giám sát khác Việc đòi hỏi linh hoạt bên tham gia hỗ trợ trực tiếp thực việc điều chỉnh nội dung chiến lƣợc Chƣơng trình có thay đổi thể chế tổ chức sách chung 1.4 Bối cảnh hợp tác phát triển Chƣơng trình POSCIS POSCIS Chƣơng trình sử dụng vốn ODA, hoạt động theo pháp luật hành Chính phủ Đối tác phát triển Cơ sở pháp lý quốc tế Chƣơng trình đƣợc thể Thoả thuận đồng tài trợ 03 Hiệp định tài trợ song phƣơng 03 Đối tác phát triển, bao gồm Thuỵ Điển, Đan Mạch Hà Lan Các bên ký kết 04 văn kiện Tổng tra đại diện 04 quốc gia Thoả thuận đồng tài trợ vai trị ngun tắc thực Chƣơng trình việc sử dụng vốn ODA Các Hiệp định đƣợc coi văn pháp lý tài Chƣơng trình (Thoả thuận đồng tài trợ đƣợc đính kèm Phụ lục 1:3) Trong số 03 Đối tác phát triển, Thụy Điển đóng vai trị Nhà tài trợ điều phối vai trò đƣợc thể Thoả thuận đồng tài trợ Ví dụ, Nhà tài trợ điều phối định vấn đề nảy sinh trình thực Chƣơng trình đƣợc yêu cầu Các quy định chi tiết phân công công việc trách nhiệm Đối tác phát triển TTCP đƣợc đề cập Thỏa thuận đồng tài trợ Thông thƣờng, Đối tác phát triển thông qua Nhà tài trợ điều phối cần biết thêm thơng tin Chƣơng trình từ BQL Là Chƣơng trình sử dụng vốn ODA nên Đối tác phát triển với Chính phủ đóng vai trị quản lý theo dõi Vì thế, có hoạt động định đƣợc TTCP Đối tác phát triển đồng thời thực Trong chu trình quản lý dự án, Đối tác phát triển Chính phủ tổ chức họp kiểm điểm hoạt động thực giai đoạn 06 tháng năm Những họp kiểm điểm lại tiến độ thực Chƣơng trình nhƣ kết đạt đƣợc, khó khăn gặp phải thống hành động điều chỉnh lại kế hoạch hoạt động… Để chuẩn bị cho họp kiểm điểm, đơn vị phải chuẩn bị báo cáo tháng báo cáo năm vấn đề tài chính, hoạt động đầu Tại họp, báo cáo tài đƣợc rà soát lại yêu cầu giải ngân đuợc đánh giá Bảng biếu báo cáo phía Chính phủ nhƣ Nhà tài trợ đồng với Sau họp kiểm điểm, biên ghi nhớ đƣợc soạn thảo ký kết Các biên bao gồm vấn đề, quan điểm đƣợc bên thống nhƣ kế hoạch thực hiện, việc phê duyệt gói thầu Các Đối tác phát triển định với BQL đƣa tiêu chí đánh giá hoạt động POSCIS 06 tháng thực Trong trƣờng hợp kết đạt đƣợc tháng khơng thoả mãn tiêu chí đề ra, biện pháp cụ thể đƣợc quy định (Tiêu chí đánh giá đƣợc đính kèm Phụ lục 1:2) Kế hoạch hoạt động ngân sách năm đƣợc phê duyệt Đối tác phát triển Quy trình phê duyệt giải ngân đƣợc xúc tiến nhằm tránh giảm thiếu giai đoạn trống trình triển khai Cẩm nang đề cập vấn đề cụ thể dƣới Đại diện BQL DAHP BQL có mặt họp kiểm điểm đó, Giám đốc BQL Nhà tài trợ điều phối đóng vai trị đồng chủ trì Cuộc họp đƣợc tổ chức Hà Nội trụ sở DAHP Biểu thời gian tiến độ báo cáo, rà sốt, lập kế hoạch đƣợc đính Phụ lục 1:1 1.5 Quản lý dự án Chƣơng trình 1.5.1 Ở cấp độ sách trung ƣơng Cơ cấu quản lý Chƣơng trình đƣợc xây dựng nhiều cấp độ Ban đạo - cấp độ cao đứng đầu Tổng Thanh tra với thành phần bao gồm Giám đốc BQL lãnh đạo cấp vụ TTCP Nhiệm vụ Ban đạo lãnh đạo đƣờng lối, đạo sách cho việc thực Chƣơng trình nhƣ tham vấn kiến nghị với Tổng Thanh tra việc thực Chƣơng trình POSCIS Thẩm quyền Tổng Thanh tra với Chƣơng trình POSCIS đƣợc quy định Nghị định 131 nhƣ sau: 10