To chuc cong tac ke toan nguyen vat lieu o cong 105648

Học viện tài Chơng Những vấn đề lý luận chung kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp xây lắp 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp xây lắp 1.1.1 Khái niệm đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu đối tợng lao động ®· ®ỵc thay ®ỉi lao ®éng cã Ých cđa ngời tác động vào nhằm phục vụ cho trình sản xuất tạo sản phẩm Tất vật thiên nhiên xung quanh mà lao động có ích ngời tác động vào gọi đối tợng lao động Từ ta thấy nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Xét mặt vật: Nguyên vật liệu tham gia vào kỳ sản xuất không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu - Xét mặt giá trị: Trong trinh sản xuất nguyên vật liệu tiêu hao toàn giá trị lần vào chi phí sản xuất tạo sản phẩm Nh thiếu nguyên vật liệu ta tiến hành sản xuất nói chung xây dựng nói riêng Đặc biệt xây dựng bản, sản phẩm tạo có sù tham gia cđa nhiỊu vËt liƯu kh¸c nhau, chđng loại đa dạng Sản phẩm hoạt động xây dựng sản phẩm đặc biệt tổng hợp từ nhiều ngành tạo nên Ngoài sản phẩm xây dựng mang tính kỹ thuật cao văn hoá môi trờng 1.1.2 Vai trò, vị trí nguyên vật liệu trình sản xuất Nói đến trình sản xuất, trớc hết phải đảm bảo đủ ba yếu tố là: Đối tợng lao động, t liƯu lao ®éng va søc lao ®éng, nÕu thiÕu ba yếu tố tiến hành sản xuất đợc Vì nguyên vật liệu (đối tợng lao động) có vai trò vị trí đặc biệt quan trọng trình sản xuất Nó đợc biểu dới hai hình thái: - Dới hình thái hiƯn vËt: Nã lµ bé phËn quan träng cđa tµi sản lu động - Dới hình thái giá trị: Nó phận chủ yếu vốn lu động Đây yếu tố thiếu doanh nghiệp xây lắp Mặt khác sản phẩm doanh nghiệp xây lắp sản phẩm vật chất hữu hình mà xét mặt vật nguyên vật liệu sở cấu thành nên thực thể vật chất sản phẩm Xét mặt giá trị nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng toàn giá trị sản phẩm Vì thay đổi chi phí nguyên vật liệu có ảnh hởng lớn đến giá thành sản phẩm lợi nhuận doanh nghiệp 1.1.3 Yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Học viện tài Nh đà nói chi phí nguyên vật liệu yếu tố tạo nên giá thành sản phẩm, mà giá thành lại yếu tố định thành bại doanh nghiệp kinh tế thị trờng Do lý nguyên vật liệu yếu tố khách quan kinh tế thị trờng nội dung quan trọng công tác quản lý doanh nghiệp Trong trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tất khâu từ khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng khâu dự trữ cụ thể là: - Khâu thu mua: Quản lý trình thu mua mặt sau: Khối lợng, chất lợng, qui cách, chủng loại, giá thời hạn cung cấp - Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho hành bến bÃi, thực ®óng chÕ ®é b¶o qu¶n ®èi víi tõng vËt liƯu nhằm hạn chế thấp h hỏng xÈy - Kh©u sư dơng: Tỉ chøc viƯc ghi chép, phản ánh xác, kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, đảm bảo hợp lý, tiết kiệm sở định mức dự toán chi phí nguyên vật liệu - Khâu dự trữ: Xác định định mức tối đa, tối thiểu, hợp lý, đảm bảo cho trình sản xuất diễn liên tục tránh tình trạng nhừng sản xuất ứ đọng vốn dự trữ nhiều nguyên vật liệu Để đáp ứng đợc yêu cầu lý trên, kế toán nguyên vật liệu phải thực tốt nhiệm vụ sau: - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu có tình hình luân chuyển nguyên vật liệu giá trị vật Tính toán đắn trị giá vốn nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp - Kiểm tra tình hình thực tiêu kế hoạch mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, kế hoạch bán nguyên vật liệu - Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh 1.2 Phân loại đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, công dụng, tính chát lý hoá học khác Để quản lý cách chặt chẽ tổ chức hạch toán chi tiết loại, nhóm,từng thứ cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Học viện tài Phân loại nguyên vật liệu việc nghiên cứu, xếp loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế, công dơng, tÝnh chÊt th¬ng phÈm cđa chóng nh»m phơc vơ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp * Căn vào vai trò tác dụng nguyên vật liệu chúng đợc chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong doanh nghiệp khác nguyên vật liệu gồm loại khác nh: Sắt, thép, xi măng doanh nghiệp xây lắp Nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hình thành phÝ nguyªn vËt liƯu trùc tiÕp - VËt liƯu phơ: Là vật liệu có tác dụng phụ sản xuất đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu để làm tăng chất lợng sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm nh loại nh: Các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy,dầu nhớt, phụ gia - Nhiên liệu: Là thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trình sản xuất, tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm diễn bình thờng nh loại sau: Than, đốt, khí đốt - Phụ tùng thay chi tiết, phụ tùng để sửa chữa thay cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải -Thiết bị xây dựng thiết bị đợc sử dụng cho công việc xây dựng bao gồm thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu để lắp đặt cho công trình xây dựng - Vật liệu khác loại vật liệu không đợc xếp vào loại kể trên, loại vật liệu trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc lý tài sản cố định * Nếu vào mục đích nơi sử dụng NVL doanh nghiệp đợc chia thành NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh bao gồm : - NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh, NVL dùng vào quản lý phân xởng, quản lý doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm - NVL dùng cho nhu cầu khác : Nhợng bán, đem góp vốn liên doanh, đem quyên tặng * Nếu vào nguồn hình thành: Có thể chia thành NVL nhập từ bên NVL tự gia công chế biến Trong cách phân loại phân loại theo nội dung kinh tế hay đợc sử dụng để kế toán chi tiết NVL Theo cách phân loại ta tiến hành mà hoá, khai báo, cài đặt nh sau : 1521 : NVL chÝnh Häc viƯn tµi chÝnh 15211: Ximăng 15211.01 Ximăng Bút Sơn 15211.02 Ximăng Bỉm Sơn 15212 : ThÐp 15212.01 ThÐp trßn : D > 10 15212.02 ThÐp trßn : D < 18 1522 : NVL phụ Sau tiến hành mà hoá hết ta tiến hành khai báo, cài đặt vào máy mục khai báo ban đầu phần mềm kế toán cụ thể 1.2.2 Nguyên tắc đánh giá cách đánh giá NVL 1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL NVL có doanh nghiệp đợc phản ánh sổ kế toán báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức toàn số tiền bỏ để có đ ợc số NVL đó, bao gồm trị giá vốn thực tế chi phí thu mua Sự hình thành trị giá vốn NVL đợc phân biệt giai đoạn khác trình sản xuất - Trị giá vốn thực tế NVL thời điểm mua hàng số tiền thực tế phải trả cho ngời bán (trị giá mua thực tế) - Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho trị giá mua thực tế NVL nhập kho cộng với khoản chi phí phát sinh trình mua hàng nh chi phí vận chuyển, chi phÝ vỊ kiĨm nhËn nhËp kho vµ th nhËp (nếu có) - Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho trị giá vốn thực tế NVL thời điểm nhập kho 1.2.2.2 Các cách đánh giá NVL Đánh giá theo trị giá mua thực tế * Trị giá thực tế NVL nhập kho Trong doanh nghiệp, NVL đợc nhập từ nhiều nguồn khác mà trị giá vốn chúng đợc xác định tõng trêng hỵp thĨ nh sau: - Víi NVL mua ngoài: + Trị giá thực tế NVL mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ trị giá mua ghi hoá đơn ngời bán cộng với thuế nhập có chi phí thu mua thùc tª (chi phÝ vËn chun, bèc dì, chi phí nhân viên thu mua ) trừ khoản giảm giá hàng mua đợc hởng + Trị giá thực tế NVL mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ(chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp chịu thuế khác) tổng giá toán(đà bao gồm th) Häc viƯn tµi chÝnh - Víi NVL tù sản xuất: Trị giá vốn thực tế tính theo giá thành sản xuất thực tế - Với NVL thuê gia công chế biến: Trị giá thực tế gồm giá trị NVL xuất dùng chế biến cộng với chi phí liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ, hao hụt định mức ) - Với NVL nhận đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn liên doanh: Trị giá thực tế gia thoả thuận bên tham gia liên doanh đánh giá cộng với chi phí tiếp nhận (nếu có) - Với phế liệu: Trị giá thực tế giá ớc tính sử dụng đợc hay giá trị tối thiểu thu hồi đợc - Với NVL đợc tặng thởng: Trị giá vốn thực tế tính theo giá thị trờng cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận * Trị giá NVL xuất kho §èi víi NVL xt kho dïng kú, t theo đặc điểm hoạt động doanh nghiệp, yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ cán kế toán mà từ lựa chọn phơng pháp tính giá phù hợp Theo chuẩn mực kế toán số 02 Hàng tồn kho ban hành theo định 149/2001-BTC ngày 31/12/2001 ta sử dụng phơng pháp sau : - Tính theo phơng pháp đơn gia bình quân Trị giá NVL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Trong đó: Đơn giá bình quân = Giá mua thùc tÕ NVL xuÊt kho + Gi¸ mua thùc tế NVL nhập kỳ Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhập kỳ Phơng pháp đơn giản, dễ làm nhng độ xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác toán nói chung - Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Theo phơng pháp giả thiết số NVL nhËp tríc th× xt tríc xt hÕt sè nhËp tríc đến số nhập sau theo giá thực tế NVL mua trớc đợc dùng làm giá thực tế NVL xuất trớc giá trị NVL tồn kho cuối kỳ giá trị thực số NVL mua vào sau Phơng pháp thích hợp trờng hợp gia ổn định - Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc Học viện tài Theo phơng pháp giả định NVL mua sau đợc xuât trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc Phơng pháp thích hợp trờng hợp lạm phát xẩy - Tính theo giá thực tế đích danh Theo phơng pháp này, NVL đợc xác định đơn giá theo đơn hay lô giữ nguyên từ lúc nhập xuất kho Khi xuất NVL thuộc lô hàng tính đơn giá theo giá trị nhập kho lô hàng Do vậy, phơng pháp thích hợp với NVL mua đợc nhập xuất thẳng không qua kho đợc quản lý theo lô 1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán NVL điều kiện áp dụng kế toán máy 1.3.1 Các đối tợng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL * Xác định danh mục : Nh ta đà biết để áp dụng đợc chơng trình phần mền kế toán vào công tác tổ chức kế toán nói chung kế toán NVL việc xây dựng danh mục thiếu đợc, công việc để áp dụng đợc phần mền kế toán C¸c danh mơc phơc vơ cho viƯc tỉ chøc kÕ to¸n NVL bao gåm : - Danh mơc vËt t - Danh môc ngêi cung cÊp - Danh môc kho * Tổ chức mà hoá : Sau đà xác định đợc danh mục ta phải tiến hành mà hoá danh mục Mà hoá cách thức thể việc phân loại quy định ký hiệu, xếp đối tợng cần quản lý Mà hoá đợc sử dụng tất hệ thống thông tin, đặc biệt thông tin kế toán Mà hoá đối tợng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trình xử lý tự động, cho phép sử dụng ký tự ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu xử lý thông tin, đồng thời mà hoá giúp nhận diện nhanh chóng tập hợp đối tợng mang thuộc tính chung, việc tìm kiếm thông tin diễn nhanh chóng Việc mà hoá đối tợng phải đợc thực qua bớc sau : + Xác định đối tợng cần đợc mà hoá : Nh nhà cung cấp, vật t + Lựa chọn phơng pháp mà hoá phù hợp : Các phơng pháp mà hoá đợc sử dụng nh phơng pháp mà số phân cấp, phơng pháp mà số liên tiếp, phơng pháp mà hoá tổng hợp, phơng pháp mà số gợi nhớ * Tổ chức khai báo, cài đặt : Đây công việc thiếu đợc thực kế toán NVL máy, sau tiến hành mà hoá đối tợng Học viện tài quản lý, ta phải tiến hành khai báo, cài đặt nh phần đà mà hoá vào máy qua phần mềm kế toán cụ thể 1.3.2 Chứng từ kế toán Theo định 1864/1998/QĐ/BTC hệ thống chứng từ kế toán NVL doanh nghiệp xây lắp bao gồm: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho (PNK) - PhiÕu xuÊt kho (PXK) - PhiÕu xuÊt kho kiªm vận chuyển nội - Thẻ kho - Biên kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá Ngoài chøng tõ b¾t bc sư dơng thèng nhÊt theo quy định nhà nớc doanh nghiệp sử dụng thêm chứng từ hớng dẫn nh: Biên kiĨm nghiƯm, phiÕu xt vËt t theo h¹n møc Đối với chứng từ thống nhất, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo quy định mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Mọi chứng từ kế toán NVL phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu tài khoản, sổ kế toán NVL Các chứng từ phải đợc xây dựng thành hệ thống danh mục chứng từ máy : Các danh mục chứng từ dùng để quản lý loại chứng từ, loại chứng từ mang mà hiệu định Đối với NVL ta xây dựng danh mục chứng từ gồm loại chứng từ nh : Lo¹i : PhiÕu nhËp vËt t Lo¹i : Phiếu xuất (hoá đơn) vật t Loại : Bút toán khác Sau tiến hành xây dựng danh mơc chøng tõ xong, ta sÏ tiÕn hµnh khai báo cài đặt vào máy Việc luân chuyển chứng từ đợc thực theo quy trình sau : Chứng từ gốc PNK PXK Nhập chứng từ vào máy Xử lý phần mềm - Sổ kế toán tổng hợp - Sỉ c¸i TK152 - Sỉ chi tiÕt vËt t - Bảng kê NXT - BCTC Học viện tài 1.3.3 Về tài khoản sử dụng Hiện doanh nghiệp xây lắp áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 BTC, bao gồm 72 tài khoản có thay đổi bổ sung phù hợp theo thông t 89 BTC việc thêm TK thay đổi tên số tài khoản khác Về bản, tên gọi, nội dung tài khoản thống với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp hành theo định 1141 TC/QĐKT ngày 01/11/1995 BTC Về tài khoản việc quy định danh mục tài khoản máy chi tiết tài khoản cấp thành TK cấp 2, 3, theo đối tợng quản lý đà đợc mà hoá chi tiết Khi thực kế toán máy đợc hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết tài khoản đợc mở chi tiết Khi tìm, xem in sổ sách kế toán, ngời dùng lọc theo tài khoản tổng hợp tài khoản chi tiết Xây dựng danh mục tài khoản chi tiết liên quan đến tài khoản 152 nh sau : - TK 152 : Nguyªn liƯu, vËt liƯu + TK 1521 : Nguyªn vËt liệu + TK 15211 : Xi măng + TK 1522 : NVL phơ + TK 1523 : Nhiªn liƯu + TK 1524 : Phô tïng + TK 1526 : Thiết bị XDCB + TK 1528 : Vật liệu khác Sau xây dựng xong danh mục tài khoản tiến hành mà hoá cài đặt vào máy 1.3.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Việc quản lý NVL doanh nghiệp liên quan đến nhiều phận thủ kho kế toán vật t ngời trực tiếp quản lý thu phát vật t Vì thủ kho kế toán phải xác lập mối quan hệ công viÕc sư dơng c¸c chøng tõ nhËp xt vËt t để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho thứ vật t nhóm loại vật t kho Theo dõi tiêu số lợng tiêu thành tiền để phục vụ cho việc lập báo cáo thờng xuyên báo cáo định kỳ vật t, cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp Mối quan hệ thủ kho kế toán việc sử dụng chứng từ nhập, xuất vật t hình thành phơng pháp hạch toán chi tiết vật t Tổ chức hạch toán chi tiết vật t phải đảm bải yêu cầu sau đây: Học viện tài - Tổ chức hạch toán chi tiết vật t kho phận kế toán doanh nghiệp - Theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho thứ, loại, nhóm vật t theo tiêu vật tiêu giá trị - Đảm bảo khớp nội dung tiêu tơng ứng số liệu kế toán chi tiết phòng kế toán với số liệu tiêu kho, số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp vật t - Cung cấp kịp thời thông ton cần thiết hàng ngày theo yêu cầu quản trị vật t Doanh nghiệp hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sau: 1.3.4.1 Phơng pháp ghi thẻ song song * Nội dung: - kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho thứ theo tiêu số lợng (ghi theo chứng từ) Thẻ kho kế toán lập, sau chuyển xuống cho thủ kho quản lý, sử dụng Thẻ kho cần đợc bao quản cẩn thận thuận tiện cho viƯc sư dơng hµng ngµy Hµng ngµy sau thùc hiƯn nghiƯp vơ nhËp, xt vËt t thđkho ghi sè lợng thực nhập, xuất vào chứng từ phiếu nhập kho phiếu xuất kho Căn vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo sè lỵng nhËp, xt cđa tõng thø vËt t Mỗi chứng từ đợc ghi dòng thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính số lợng tồn kho để ghi vào cột tồn thẻ kho Sau đợc sử dụng để ghi thẻ kho, chứng từ nhập, xuất kho đợc xếp hợp lý để chuyển xuèng cho kÕ to¸n - ë phong kÕ to¸n (PKT): Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép thủ kho, sau xác nhận vào thẻ kho nhận chứng từ nhập, xuất kho phòng kế toán Tại phòng kế toán nhân viên kế toán thực viƯc kiĨm tra chøng tõ vµ hoµn chØnh chøng tõ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ(thẻ) chi tiết vật t, chứng từ đợc ghi vào dòng Thẻ (sổ) chi tiết đợc mở cho danh điểm vật t tơng tự nh thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo tiêu số lợng tiêu thành tiền Số liệu sổ(thẻ) chi tiết đợc sử dụng để lập báo cáo nhanh vật t theo yêu cầu quản trị vật t Cuối tháng hay thời điểm tháng đối chiếu số liệu thẻ chi tiết với số liệu thẻ kho tơng ứng nhằm đảm bảo tính x¸c cđa c¸c sè liƯu tríc lËp b¸o c¸o nhanh tuần, kỳ vật t Cũng cuối tháng kế toán cộng dồn số liệu sổ(thẻ) chi tiết, sau vào dòng tổng cộng sổ(thẻ) chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Học viện tài theo loại, nhóm, thứ Bảng kê sử dụng nh báo cáo vật t cuối tháng Phơng pháp đợc mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ Thẻ kho PXK PNK Thẻ(sổ) chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Ghi chú: : Ghi hàng ngày Sổ kế toán tổng hợp liên quan : Đối chiếu hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng * Ưu điểm: Phơng pháp đơn giản,dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo đọ tin cậy cao thông tin có khả cung cấp thông tin nhanh cho việc quản trị hàng tồn kho