Bài giảng môn tin học cơ sở 1: Microsoft Excell

Bài giảng môn tin học cơ sở 1: Microsoft Excell của Học Viên Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

   Microsoft Excel là phần mềm chuyên dụng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows, thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.  Excel tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kết toán, bảng thanh toán, bảng thông kê, bảng dự toán, … Khi có sự thay đổi dữ liệu, bảng được tự động tính toán lại theo số liệu mới.  Thao tác trên bảng ta có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1. Khởi động EXCEL: StartAll ProgramsMicrosoft OfficeMicrosoft Excel hoặc Double Click vào biểu tượng Excel trên Desktop 1.2. Màn hình Excel: Thanh tiêu đề (Tille bar) Thanh thực đơn chính (Menu bar) Thanh công cụ chuẩn (Standard bar) Thanh định dạng (Formatting bar) Thanh công thức (Formula bar) Bảng tính (Workbook) Thanh trượt dọc (Vertical Scroll-bar) Thanh trượt ngang (Horizotal Scroll-bar) Thanh trạng thái (Status bar) Khái niệm về bảng tính EXCEL (WORKBOOK) Bảng tính EXCEL được xem như một quyển sách (Book) gồm từ 1 đến tối đa 256 tờ (Sheet) được liệt kê với Sheet1, Sheet2, Sheet3,… Mỗi Sheet (tờ) xem như một trang giấy kẻ ô gồm: 256 cột (Columns) ký hiệu từ A,B,C, …, Y,Z,AA,AB,…,IV. 65536 dòng (Rows) được đánh số từ 1,2, …, 65536. Ô (Cell) là giao của một dòng với một cột. Số ô trong 1 tờ là: 65536 x 255 Địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau. : B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6. Mỗi ô có thể chứa 32.767 ký tự. 1.3. Các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên được gõ vào. Kiểu số (Number): là loại dữ liệu thể hiện giá trị số: số âm, số dương, số thập phân, phân số, số phần trăm,… - Quy ước nhập: Phải bắt đầu bởi + Ký tự số từ số 0 đến 9 + Các dấu +, -, (, $. - Sự hiển thị: Phụ thuộc vào chiều dài của dữ liệu, nếu chiều dài lớn hơn độ rộng của cột thì sẽ hiển thị ####### hoặc chuyển sạng dạng số khoa học (dấu chấm động). - Phép tính: + , - , * , / , ^ (lũy thừa) , % (phần trăm).  Dạng thức thể hiện của 1 số phụ thuộc vào quy định trong Windows. Khi nhập 1 số ta CHỈ CẦN NHẬP TRỊ ĐẠI SỐ của nó không cần nhập dạng thức vì sau này ta có thể ĐỊNH DẠNG LẠI theo ý muốn.  +$100,000 thì ta nhập 100000 +$100,000.123 - 100000.123 - Dữ liệu số mặc định canh phải. Kiểu chuỗi (Text): Là dạng dữ liệu có tính tổng quát nhất của Excel. Ví dụ: Cột Họ và tên, Ghi chú, Quê quán, Chức vụ,… - Quy ước nhập: Phải bắt đầu bởi: - Các ký tự từ A đến Z. - Các ký tự canh lề gồm + Canh lề trái: ‘ + Canh lề phải: “ + Canh lề giữa: ^ + Canh đầy ô: \ - Sự hiển thị: Nếu độ dài <= độ rộng của ô thì hiển thị bình thường Nếu độ dài > độ rộng của ô thì có 2 khả năng xảy ra + Ô kế tiếp rỗng  dữ liệu tràn qua + Ô kế tiếp không rỗng  dữ liệu bị che khuất.  Điều chỉnh độ rộng của ô. - Tóan tử: Duy nhất chỉ có phép GHÉP CHUỖI. Ký hiệu &  =“HUNG” & “ YEN” -> “HUNG YEN” Kiểu ngày & thời gian (Date & Time): Là loại dữ liệu thể hiện giá trị Ngày và Giờ trong bảng tính. - Quy ước nhập: Phụ thuộc vào QUY ĐỊNH CỦA CONTROL PANEL.  Để nhập ngày 15 tháng 06 năm 1998 thì + Nếu CONTROL PANEL quy định dạng DD/MM/YY thì nhập 15/06/98 + Nếu CONTROL PANEL quy định dạng MM/DD/YY thì nhập 06/15/98 + Nếu CONTROL PANEL quy định dạng YY/MM/DD thì nhập 98/06/15. Hai dạng thời gian thường dùng là 13:30:55 hoặc 1:30:55 PM. Để thay đổi cách nhập kiểu ngày dùng lệnh StartControl Panel Regional and Language Options. - Các phép tính: + {Ngày} – {Ngày} + {Giờ} – {Giờ} + {Ngày} ± {Số} + {Giờ} ± {Số} Kiểu Logic (Boolean): - Quy ước nhập: Chỉ có 2 giá trị là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). + TRUE: ứng với 1 biểu thức logic (mệnh đề tóan học) đúng + FALSE: ứng với 1 biểu thức logic (mệnh đề tóan học) sai.  5>2  TRUE 3>6  FALSE - Toán tử: Thường sử dụng các phép so sánh: >, >=, <, <=, =, <>(khác nhau). Kiểu công thức (Formula): - Khái niệm: Công thức là sự liên kết các hằng số, kiểu dữ liệu, tọa độ ô, tên vùng, toán tử và các hàm một cách hợp lý. - Quy ước nhập: Ký tự đầu tiên phải là dấu = hoặc +.  = 12.5 + SQRT(4)-VALUE(“123”) Kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự được gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó.Công thức trên cho kết quả là -108.5 - Trình tự ưu tiên thực hiện các toán tử trong công thức: 1 (…)   * /  2 -  !" 6 + - #$%& 3 % '($%)" 7 & *+', 4 ^ -$& 8 =<>…  . 2. CÁC THAO TÁC TRÊN VÙNG Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng được xác định bởi tọa độ vùng gồm địa chỉ ô đầu vùng và địa chỉ ô cuối vùng, dạng <ô đầu> : <ô cuối>.  A2:C8. Trước khi thực hiện một thao tác trên vùng, người sử dụng phải chọn phạm vi làm việc (có thể là một vùng hoặc nhiều vùng). 2.1. Đánh dấu khối:  - Dùng chuột: Drag chuột tại vị trí đầu và cuối khối ô. - Dùng bàn phím: Nhấn Shift + <các phím di chuyển con trỏ , , ,.  Click chuột tại đầu dòng/đầu cột đó. Để đánh dấu nhiều dòng/cột liên tiếp thì bấm đồng thời phím Shift. Để đánh dấu nhiều dòng/cột không liên tiếp thì bấm đồng thời phím Ctrl.  !" - Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift, dùng các phím mũi tên trên bàn phím để mở rộng vùng. - Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím trái chuột, kéo đến ô cuối cùng. - Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift, nháy chuột vào ô cuối cùng. Để đánh dấu nhiều vùng thì đồng thời ấn và giữ phím Ctrl. [...]... định dạng khác thì chọn Customize Kết thúc bấm nút Apply và OK Tập hợp các dạng của dữ liệu trong lệnh Format/Cells phụ thuộc vào cách thiết lập trong WINDOWS 10 CƠ SỞ DỮ LIỆU 10.1 Khái niệm cơ bản Cơ sở dữ liệu (DataBase-CSDL) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức thành bảng gồm có các cột và dòng Trong CSDL có thể liệt kê, truy tìm, xóa, rút trích những dòng dữ liệu thỏa mãn điều kiện nào đó Để... co hình mũi tên, rê chuột keo vùng đến vị trí mới 3 XỬ LÝ CỘT (DÒNG) 3.1 Thay đổi kích thước: * Độ rộng cột: Cách 1: - Đánh dấu cột - Thực hiện lệnh FORMATCOLUMNWIDTH và nhập giá trị tương ứng Cách 2: Trỏ Mouse tại biên giữa các cột và drag sang trái/phải * Chiều cao dòng: Cách 1: - Đánh dấu dòng - Thực hiện lệnh FORMATROWHEIGHT và nhập giá trị tương ứng Cách 2: Trỏ Mouse tại biên trái giữa... cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu - Cột tham chiếu là thứ tự của cột (tính từ trái của Bảng), cột đầu tiên của Bảng là cột 1 - Cách dò là số 0 hoặc số 1 (ngầm định là 1): + Nếu cách dò là 1: Danh sách ở cột bên trái của Bảng phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách thì hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả thi) Nếu trị dò x lớn hơn... dò là 1 hoặc không chỉ định: Tìm trị lớn nhất trong danh sách, nhỏ hơn hay bằng trị dò (Danh sách phải xếp theo thứ tự tăng dần …,-1,0,1,2,…,A, …,Z, FALSE, TRUE mới cho kết quả đúng + Nếu cách dò là -1: Tìm trị bé nhất trong danh sách, lớn hơn hay bằng trị dò (Danh sách phải xếp theo thứ tự giảm dần TRUE,FALSE,Z,…,A,…,1,0,-1,… mới cho kết quả đúng + Nếu cách dò là 0: Tìm trị đầu tiên bằng với trị dò... kẻ (trên, dưới, trái, phải, trong, chéo, ) Chú ý: - Để kẻ 1 ô, một vùng, 1 hàng, 1 cột, Cũng thực hiện như trên - Có thể thực hiện kẻ bảng bằng cách nhấp chuột vào b/t Border trên thanh công cụ Formatting hoặc nhấp chuột phải 8 IN BẢNG TÍNH: Đánh dấu vùng bảng tính muốn in Nhấp chuột vào b/t Set Print Area trên thanh công cụ hoặc vào FILE  Print Area  Set Print Area Trên màn hình ta sẽ thấy một...2.1.4 Đánh dấu tất cả các ô: Click chuột tại ô giao hoặc chọn EDIT  Select All hoặc bấm Ctrl+A của dòng và cột địa chỉ, 2.2 Cách nhập dữ liệu và hiệu chỉnh: Nguyên tắc chung Bước 1: Đưa con trỏ vào ô cần nhập DL Bước 2: Nhập DL và kết thúc bằng hoặc phím di chuyển con trỏ Để hiệu chỉnh DL ta đưa con trỏ vào ô đó và hiệu chỉnh trên thanh công thức hoặc Double Click chuột... ENTIER ROW để xóa các dòng Thực hiện lệnh DATAFILTERSHOW ALL để hiện lại các bản ghi không thỏa mãn điều kiện trong vùng Criteria đã bị che dấu 10.3 Các dạng vùng tiêu chuẩn Tiêu chuẩn số hay chuỗi GIOI TiNH NAM Tiêu chuẩn so sánh: Ô điều kiện chứa tóan tử so sánh kèm với giá trị so sánh Các toán tử so sánh gồm: >,=,=6 . tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1. Khởi động EXCEL: StartAll Programs Microsoft Office Microsoft Excel hoặc Double Click vào biểu tượng Excel trên Desktop 1.2    Microsoft Excel là phần mềm chuyên dụng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows, thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.  Excel tổ chức và lưu trữ thông tin. hoặc FALSE (sai). + TRUE: ứng với 1 biểu thức logic (mệnh đề tóan học) đúng + FALSE: ứng với 1 biểu thức logic (mệnh đề tóan học) sai.  5>2  TRUE 3>6  FALSE - Toán tử: Thường