Tiểu luận học phần công tác soạn thảo và lưu trữ văn bản của đảng

HỌC VIỆN CÁN BỘ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA XÂY DỰNG ĐẢNG NGUYỄN CHÍ TỒN TIỂU LUẬN HỌC PHẦN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CHUYÊN NGÀNH XÂY DỰNG ĐẢNG VÀ CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC Giảng viên : Ths Nguyễn Duy Vĩnh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Chí Tồn Lớp : K02XDĐ-C MSSV: 172020188 TP.HỒ CHÍ MINH.2021 HỌC VIỆN CÁN BỘ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA XÂY DỰNG ĐẢNG NGUYỄN CHÍ TỒN ĐỀ TÀI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY CHUYÊN NGÀNH XÂY DỰNG ĐẢNG VÀ CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC Sinh viên thực hiện: Nguyễn Chí Tồn Lớp : K02XDĐ-C MSSV: 172020188 TP.HỒ CHÍ MINH Tổng quan hồ sơ lập hồ sơ 1.1 Cơ sở lý luận * Khái niệm Khái niệm hồ sơ: “Hồ sơ'' tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản, quan ban hành văn bản, thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân Khái niệm lập hồ sơ: “Lập hồ sơ'' việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc, trình tự phương pháp định Yêu cầu hồ sơ lập hồ sơ: Một là, Hồ sơ lập phải phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ quan đảng đơn vị quan quy định Điều lệ Đảng quy định khác Trung ương Đảng Hai là, Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với phản ánh đủ, trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Ba là, Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị có thời hạn bảo quản tương đối đồng Mục đích ý nghĩa hồ sơ lập hồ sơ: Một là, Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, nhân viên Hai là, Giúp quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội quản lý tài liệu chặt chẽ Ba là, Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư lưu trữ quan 1.2 Quy trình trình lập hồ sơ 1.2.1 Mở hồ sơ Mở hồ sơ hành theo danh mục hồ sơ “Danh mục hồ sơ'' bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư nhiệm kỳ hoạt động cấp uỷ, quan đảng kèm theo ký hiệu số hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo nguyên tắc, trình tự phương pháp định a) Sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ Khi quan (đơn vị) xây dựng danh mục hồ sơ, cán văn thư có trách nhiệm nhân danh mục hồ sơ gửi đơn vị quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ (theo tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục hồ sơ) làm xác định hồ sơ, nhóm hồ sơ mà cá nhân phải lập - Vào đầu năm đầu nhiệm kỳ, văn thư quan (đơn vị) danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm lập - Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ có để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ) Mở hồ sơ hành chưa có danh mục hồ sơ Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ sơ hành sở nắm vững nội dung tài liệu vận dụng đặc trưng chủ yếu để hình thành hồ sơ cụ thể Cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ sơ hành lấy tờ bìa hồ sơ bên ngồi bìa ghi tên quan, tên đơn vị ghi tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng, xác, phản ánh khái quát đợc nội dung việc, vấn đề Những yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ bao gồm: tên loại văn bản, nội dung, tác giả, địa điểm, thời gian Cách vận dụng đặc trưng văn để mở hồ sơ sau: Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhiều quan, tổ chức khác nội dung văn bản, tài liệu phản ánh vấn đề, vụ việc, việc khoảng thời gian định lập hồ sơ Đặc trưng thường vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc Ví dụ: Hồ sơ việc sơ kết ba năm (2003-2005) thực Nghị Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá IX ''về phát huy sức mạnh đại đồn kết tồn dân tộc dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh'' - Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Là tên gọi thể loại văn như: nghị quyết, thị, thông tri Những văn có tên gọi tác giả khoảng thời gian định (quý, nửa năm, năm, nhiệm kỳ) lập hồ sơ Đặc trưng thường vận dụng để lập hồ sơ tập lưu văn ban hành quan đảng Ví dụ: Báo cáo tháng Ban Tổ chức Trung ương, năm 2004 - Đặc trưng tác giả: Tác giả quan ban hành văn Các văn có tên gọi khác nhau, nội dung khác tác giả, lập hồ sơ Đặc trưng thường vận dụng để lập hồ sơ văn bản, tài liệu quan khác gửi đến Ví dụ: nghị quyết, thị, báo cáo, công văn Đảng ủy Khối quan Trung ương, năm 2008 - Đặc trưng quan giao dịch: Văn bản, tài liệu quan giao dịch với quan khác khoảng thời gian định vấn đề cụ thể lập hồ sơ Ví dụ: Văn bản, tài liệu trao đổi Văn phòng Trung ương Đảng với Văn phòng Thành uỷ Đà Nẵng việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cấp uỷ, tháng 5-2008 - Đặc trưng địa dư: Địa dư phạm vi đơn vị hành tỉnh, thành phố, huyện, quận, xã, phường phạm vi chung cho vùng, miền, khu vực Những văn bản, tài liệu có tên loại giống nhau, quan, tổ chức, đơn vị giới hạn phạm vi địa dư, sản sinh khoảng thời gian định, lập hồ sơ Ví dụ: Báo cáo Ban Dân vận Tỉnh uỷ tình hình thực Quy chế dân chủ sở huyện miền núi tỉnh Thanh Hoá năm 2006 - Đặc trưng thời gian: Là thời gian giới hạn năm, tháng vấn đề, kiện, vụ việc mà nội dung văn đề cập đến thời gian ban hành văn Đặc trưng thời gian vận dụng kết hợp với đặc trưng chủ yếu khác để lập hồ sơ Ví dụ 1: Báo cáo sơ kết công tác sáu tháng đầu năm 2008 ban, đảng uỷ trực thuộc Thành uỷ Hà Nội Ví dụ 2: Chỉ thị, nghị Tỉnh uỷ Nghệ An năm 2005 1.2.2 Thu Thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ - Trong q trình theo dõi giải cơng việc, cán bộ, chuyên viên, nhân viên thu thập, cập nhật đủ, văn bản, tài liệu liên quan (kể văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng tiêu đề dự kiến ghi bìa hồ sơ - Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động quan diễn bên trụ sở quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: phát biểu, tham luận, băng đĩa ghi âm, ghi hình lãnh đạo, cán quan diễn đàn đại hội, hội nghi, bội thảo, lễ khởi công thực quan, tổ chức, địa phương khác) - Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, tài liệu, văn hết giá trị Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Phần chia hồ sơ thành tập (đơn vị bảo quản) Nếu khối lượng văn bản, tài liệu hồ sơ lớn (quá 200 trang) chứa hồ sơ thành nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Phải vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, vấn đề, thời gian, số lượng trang tài liệu hồ sơ để phân chia hợp lý tập (đơn vị bảo quản) hồ sơ Mỗi tập (đơn vị bảo quản) hồ sơ đủ yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập Trong trình thu thập, cập nhật đủ, văn bản, tài liệu đến lúc kết thúc hồ sơ phải tiến hành xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản (nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị bảo quản) nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu để bảo đảm mối liên hệ nội dung vấn đề, việc có hồ sơ (ĐVBQ) theo sáu cách sau: - Sắp xếp theo số văn Nếu hồ sơ (ĐVBQ) có loại văn nghị quyết, thị tác giả ban hành xếp theo thứ tự số văn ban hành số nhỏ xếp trên, số lớn xếp Cách thường vận dụng để xếp tập lưu văn quan ban hành - Sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn Nếu hồ sơ (ĐVBQ) có loại văn thị, định quan khác gửi đến văn có ngày tháng ban hành sớm xếp trên, văn có ngày tháng ban hành muộn xếp Cách thường vận dụng để xếp văn hồ sơ (ĐVBQ) lập theo đặc trưng tác giả - Sắp xếp theo trình tự giải cơng việc Văn bản, tài liệu có nội dung khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu giải trước xếp trên, giải sau xếp kết thúc hồ sơ văn bản, tài liệu tổng kết kết thúc vấn đề, vụ việc Cách thường vận dụng để xếp văn tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) lập theo đặc trưng vấn đề - Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn Nếu loại văn có số lượng phải ghép nhiều thể loại văn quan ban hành thành hồ sơ (ĐVBQ) Trong hồ sơ (ĐVBQ) văn xếp theo mức độ quan trọng thể loại văn (ví dụ: thể loại nghị xếp trên, thị xếp dưới) Trong loại văn tiếp tục xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành chúng (mức độ quan trọng văn Đảng quy định Điều ''Quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng” ban hành kèm theo Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 1-10-1997 Bộ Chính trị (Khóa VIII) - Sắp xếp theo mức độ quan trọng tác giả văn Nếu hồ sơ gồm văn bản, tài liệu nhiều quan văn bản, tài liệu quan cấp xếp trên, văn tài liệu quan cấp xếp dưới; văn bản, tài liệu quan cấp xếp theo thứ tự quan: đảng, quyền, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội ; quan, văn tài liệu xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành - Sắp xếp tên theo vần chữ tiếng Việt Nếu hồ sơ (ĐVBQ) có văn bản, tài liệu loại nhiều quan địa phương cấp, nhiều cá nhân thể văn bản, tài liệu xếp thứ tự tên quan địa phương, tên cá nhân theo vần chữ tiếng Việt A, B, C 1.2.3 Kết thúc biên mục hồ sơ Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), hồ sơ kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ (ĐVBQ), để: - Bổ sung văn bản, tài liệu thiếu - Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa khơng có giá trị - Xem xét lại trật tự xếp hồ sơ (ĐVBQ), chưa hợp lý xếp lại Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản hồ sơ Nếu hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), công việc chưa giải xong, hồ sơ chưa kết thúc ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: ''Chuyển năm (nhiệm kỳ) sau'' Biên mục hồ sơ (ĐVBQ) Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu xếp ổn định tiến hành biên mục hồ sơ Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ (ĐVBQ) theo trình tự sau: Đánh số trang Đánh số trang đánh số thứ tự liên tục từ số chữ số Ảrập nhằm cố định thứ tự trang văn bản, tài liệu có hồ sơ (ĐVBQ) Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ đánh số Số trang phải đánh rõ bút chì đen mềm góc phải cách mép mép phải trang cm - Trường hợp đánh sót số (trang liền kề khơng có số) dùng số trang trước thêm a, b, c vào sau số (ví dụ: trang trước số 15 trang bỏ sót 15a, 15b, 15c ; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trước) thêm a, b, c.,, vào sau số (ví dụ: 10a, 10b, 10c ) - Nếu hồ sơ (ĐVBQ) có tư liệu (sách, báo, tạp chí ) cần đánh số chung cho tư liệu (khơng đánh số trang cho trang tư liệu) Viết mục lục văn bản, tài liệu Viết mục lục văn bản, tài liệu ghi thơng tin văn bản, tài liệu có hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê cố định thứ tự văn bản, tài liệu xếp, đánh số Cần viết đủ xác thành phần cần thiết văn bản, tài liệu vào mục lục Mục lục văn bản, tài liệu nhiều trang phải đánh số trang riêng đặt đầu hồ sơ (ĐVBQ) sau tờ bìa Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.3 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.3.1 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu - Tài liệu hành chính: sau năm, kể từ năm công việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học: sau năm kể từ năm cơng trình nghiên cứu nghiệm thu thức - Tài liệu phim, ảnh, băng, đa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrơphim : sau ba tháng kể từ công việc kết thúc - Tài liệu xây dựng (bao gồm thiết kế phê duyệt quan có thẩm quyền tài liệu khác có liên quan đến cơng trình xây dựng): sau ba tháng kể từ cơng trình toán Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thời hạn tạm giữ lại không hai năm 1.3.2 Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu - Tới hạn giao nộp, với giúp đỡ, hướng dẫn nghiệp vụ cán lưu trữ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán văn thư quan tiến hành kiểm tra lần cuối hồ sơ công việc lập (kiểm tra thiếu - đủ tài liệu, cách xếp, biên mục hồ sơ ) Nếu phát hồ sơ cịn thiếu tài liệu có khiếm khuyết nghiệp vụ đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ Những hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị nộp lưu phải thống kê thành ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' (ba bản) để đính kèm ''Biên giao nhận tài liệu” - Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu có với ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' lập “Biên giao nhận tài liệu'' Biên có đủ chữ ký, họ tên hai bên giao nhận, lãnh đạo quan đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu làm thành ba (bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản) Thực hành lập hồ sơ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM THÀNH ỦY THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VĂN PHỊNG * HỒ SƠ Quy định, hướng dẫn Quy chế bầu cử Đảng Từ ngày: 30/7/2020 Gồm: ……… tờ : Vĩnh viễn Mục lục số: …… ……… Hồ sơ số: ……………… Phông số:… … ………… Thời hạn bảo quản 10 MỤC LỤC VĂN BẢN Số TT Số Ký hiệu Văn Ngày tháng Tác giả văn Trích yếu nội dung Tờ Văn bản Văn số Ban Tổ chức Thực quy chế bầu cử Trung ương đảng Ban Chấp hành Về việc ban hành quy chế Trung ương bầu cử đảng 32-HD/TW 25/9/2009 244-QĐ/TW 9/6/2014 04-HD/TW 06/10/2014 Ban Bí thư Một số vấn đề cụ thể thực quy chế bầu cử đảng 04-HD/TW 20/3/2020 Ban Bí thư Một số vấn đề cụ thể thực quy chế bầu cử đảng 11 Ghi ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM QUẬN ỦY BÌNH THẠNH BAN TỔ CHỨC HỒ SƠ Mẫu hồ sơ phục vụ kết nạp đảng Từ ngày: 30/7/2020 Gồm: ……… tờ Phông số:… … ………… Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn Mục lục số: …… ……… Hồ sơ số: ……………… 12 MỤC LỤC VĂN BẢN Số TT 01 Số Ký hiệu Văn Mẫu CNNTVĐ Ngày tháng Tác giả văn Trích yếu nội dung Tờ Văn bản Văn số Ban Tổ chức lớp bồi dưỡng nhận thức Mẫu giấy chứng nhận học Đảng 02 Mẫu 1-KNĐ Ban Tổ chức 03 Mẫu 2-KNĐ Ban Tổ chức 04 Mẫu 3-KNĐ Ban Tổ chức 05 06 Mẫu 4KNĐ Mẫu 4AKNĐ Mẫu đơn xin vào Đảng Mẫu lý lịch người xin vào Đảng Mẫu giấy giới thiệu người ưu tú vào Đảng Mẫu nghị giới thiệu Ban Tổ chức đoàn viên ưu tú vào Đảng BCH Đoàn TN sở Nghị giới thiệu đoàn Ban Tổ chức viên Cơng đồn vào Đảng BCH Cơng đồn sở 13 Ghi Tổng hợp ý kiến nhận xét tổ chức, đoàn thể nơi 07 Mẫu 5-KNĐ Ban Tổ chức làm việc chi uỷ nơi cư trú người xin vào Đảng 08 Mẫu 5BKNĐ Ban Tổ chức Ý kiến nhận xét cấp uỷ nơi cư trú Ý kiến nhận xét tổ chức 09 Mẫu 5CKNĐ Ban Tổ chức đồn thể nơi cơng tác ( Đồn TNCS Cơng đồn ) 10 11 12 13 Mẫu 6KNĐ Mẫu 7KNĐ Mẫu 8KNĐ Mẫu 9KNĐ Ban Tổ chức Ban Tổ chức Ban Tổ chức Nghị đề nghị kết nạp đảng viên chi Báo cáo Đảng uỷ phận thẩm định nghị Nghị kết nạp đảng viên Đảng uỷ sở Quyết định kết nạp Đảng Ban Tổ chức viên cấp uỷ có thẩm quyền 14 14 Mẫu 9BKNĐ Quyết định kết nạp Đảng Ban Tổ chức viên Đảng uỷ sở uỷ quyền 3.Giải pháp đổi cao hiệu lập hồ sơ Để bước thực tốt quy định pháp luật cơng tác văn thư lưu trữ nói chung, việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan nói riêng nhằm bước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức cần quan tâm, đạo liệt người đứng đầu chấp hành nghiêm quy định pháp luật công tác văn thư lưu trữ cán bộ, cơng chức viên chức q trình thực nhiệm vụ mình: Thứ nhất, Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai Luật Lưu trữ quy định nhà nước công tác VTLT nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thứ hai, Lãnh đạo quan, tổ chức thường xuyên đạo đơn vị cá nhân phụ trách cơng tác hành tham mưu ban hành Danh mục hồ sơ công việc; đồng thời kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý Thứ ba, Căn kết thực công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ để đánh giá bình xét thi đua hàng năm cán 15 bộ, công chức, viên chức Xử lý trách nhiệm thủ trưởng đơn vị cá nhân không thực nghiêm công tác Thứ tư, Có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ, lực cho người làm công tác VTLT; tăng cường sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin hoạt động lưu trữ Thứ năm, Ngồi ra, tính chất cơng việc địi hỏi đội ngu cán VTLT phải bố trí ổn định việc phân công nhiệm vụ phải cụ thể, rõ ràng, đồng thời quan tâm đến chế độ đãi ngộ, phụ cấp, chế độ độc hại ngành Lưu trữ cung điều cần thiết Thứ sáu, Việc lập hồ sơ công việc giúp cho cán bộ, công chức, viên chức xếp văn khoa học, đầy đủ có hệ thống Trong quan, tổ chức việc lập hồ sơ quan tâm, trọng cơng văn, giấy tờ trước, sau trình giải việc xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ Công việc giúp lãnh đạo cơng chức, viên chức tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời 16