UBND TỈNH HÀ TĨNH SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 139/QĐ-SGDĐT Hà Tĩnh, ngày 24 tháng năm 2017 Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Sở Giáo dục Đào tạo GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội; Căn Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Căn Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 Bộ GD&ĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục; Căn Quyết định số 47/2012/QĐ-UBND ngày 23/8/2012 Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Giáo dục Đào tạo; Xét đề nghị Chánh Văn phòng, QUYẾT ĐỊNH Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Sở Giáo dục Đào tạo” với nhóm hồ sơ, tài liệu sau: Nhóm Tài liệu tổng hợp Nhóm Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê Nhóm Tài liệu tổ chức, nhân Nhóm Tài liệu lao động, tiền lương Nhóm Tài liệu tài chính, kế tốn Nhóm Tài liệu xây dựng Nhóm Tài liệu lựa chọn nhà thầu Nhóm Tài liệu khoa học cơng nghệ Nhóm Tài liệu hợp tác quốc tế Nhóm 10 Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Nhóm 11 Tài liệu thi đua, khen thưởng Nhóm 12 Tài liệu pháp chế Nhóm 13 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở Nhóm 14 Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ Nhóm 15 Tài liệu tổ chức Đảng Nhóm 15 Tài liệu Tổ chức Cơng đồn Nhóm 16 Tài liệu kỳ thi Điều Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quy định gồm hai mức sau: - Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản Lưu trữ quan, sau lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đến hạn theo quy định pháp luật lưu trữ - Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản Lưu trữ quan, đến hết thời hạn bảo quản thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét để định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại tiêu huỷ Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải thực theo quy định pháp luật lưu trữ Hội đồng xác định giá trị tài liệu quy định pháp luật để xác định giá trị tài liệu, phân loại đề xuất xử lý tài liệu Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Chánh Văn phịng Sở, ơng (bà) Trưởng phòng Sở GD&ĐT đơn vị, cá nhân, tổ chức có liên quan Quyết định thi hành./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Sở Nội vụ (để BC); - Giám đốc Phó GĐ; - Lưu VT, VP (ND1) KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC (đã kí) Nguyễn Xuân Trường BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (Kèm theo Quyết định số 139/QĐ-SGDĐT ngày 24/3/2017 Sở GD&ĐT) Số-Ký hiệu 10 11 12 13 14 15 Tên đề mục tiêu đề hồ sơ I Tài liệu tổng hợp HS văn gửi chung đến quan: - Chủ trương, đường lối Đảng pháp luật Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc) - Gửi để biết Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết năm học - Tổng kết năm học - Sơ kết học kỳ Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm: - Của quan cấp - Của quan đơn vị trực thuộc - Của phòng Sở lĩnh vực đơn vị trực thuộc Kế hoạch, báo cáo công tác quý, tháng, tháng - Của quan cấp - Của quan đơn vị trực thuộc - Của phòng Sở lĩnh vực đơn vị trực thuộc Kế hoạch, báo cáo tháng - Của quan cấp - Của quan đơn vị trực thuộc - Của phòng Sở lĩnh vực đơn vị trực thuộc Báo cáo công tác đột xuất Thông báo ý kiến, kết luận họp Hồ sơ tổ chức thực chủ trương, đường lối Đảng pháp luật Nhà nước Hồ sơ tổ chức thực chế độ/quy định/hướng dẫn vấn đề chung ngành, quan Hồ sơ ứng dụng ISO ngành, quan Tài liệu công tác thông tin, tuyên truyền quan - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Sổ ghi biên họp giao ban, sổ tay công tác lãnh đạo quan, thư ký lãnh đạo Tập công văn trao đổi vấn đề chung II Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê Tài liệu quy hoạch Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, quan; Hồ sơ quản lý, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình mục tiêu ngành, quan Báo cáo đánh giá thực đề án, quy hoạch, CTMT thuộc phạm vi quản lý nhà nước: - Tổng kết Thời hạn bảo quản Đến văn hết hiệu lực thi hành 05 năm Vĩnh viễn 05 năm 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 05 năm 20 năm 05 năm 05 năm 10 năm 05 năm 10 năm 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Số-Ký hiệu 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản - Sơ kết Hồ sơ thành lập, giải thể, sáp nhập sở giáo dục đào tạo Tài liệu kế hoạch Chỉ tiêu kế hoạch phát triển giáo dục đào tạo - Cơ quan ban hành - Cơ quan thực - Cơ quan để biết Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo thực kế hoạch ngành, quan : - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch đơn vị trực thuộc - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ đạo, kiểm tra việc thực kế hoạch Tài liệu thống kê Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, tháng, tháng III Tài liệu tổ chức cán bộ, nhân Hồ sơ hướng dẫn tổ chức, cán Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán Hồ sơ quy hoạch cán Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán Hồ sơ việc thi tuyển, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi Hồ sơ kỷ luật cán Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bảo hiểm xã hội …) Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán ngành, quan Tài liệu quản lý sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu… Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cán Hồ sơ công tác bảo vệ trị nội IV Tài liệu lao động, tiền lương 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 05 năm Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 70 năm 20 năm 05 năm 70 năm 70 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm 20 năm Số-Ký hiệu 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Tài liệu lao động Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động ngành báo cáo thực Hợp đồng lao động vụ việc Tài liệu tiền lương Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức V Tài liệu tài chính, kế tốn Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ ngân sách nhà nước hàng năm quan đơn vị trực thuộc Kế hoạch, báo cáo tài tốn quan - Hàng năm - Tháng, quý, tháng, tháng Kế hoạch, báo cáo tài tốn đơn vị trực thuộc - Hàng năm - Quý Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, tốn cơng nợ Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác Hồ sơ kiểm tra, tra tài quan đơn vị trực thuộc (kiểm tra định kỳ) Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài VI Tài liệu xây dựng Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng - Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình VII Tài liệu lựa chọn nhà thầu Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Vĩnh viễn 05 năm sau chấm dứt hợp đồng 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm 05 năm Vĩnh viễn 20 năm năm Theo tuổi thọ công trình 15 năm Số-Ký hiệu 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Hồ sơ đấu thầu: Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, báo cáo đánh giá, thẩm định phê duyệt kết đấu thầu (Trừ trường hợp hủy thầu) Bản gốc Hồ sơ dự thầu (HSDT) đơn vị trúng thầu xây lắp Bản gốc Hồ sơ dự thầu đơn vị trúng thầu mua sắm hàng hóa Bản HSDT đơn vị trúng thầu, gốc HSDT đơn vị không trúng thầu Hồ sơ lựa chọn nhà thầu trường hợp Hủy thầu Hồ sơ đề xuất tài nhà thầu khơng vượt qua bước đánh giá kỷ thuật theo phương thức đấu thầu túi hồ sơ VIII Tài liệu khoa học công nghệ Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học quan tổ chức Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ hoạt động Hội đồng khoa học ngành, quan Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học (cấp sở) Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích công nhận (Cấp sở) Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ ngành, quan Các báo cáo khoa học chuyên đề quan thực để tham gia hội thảo khoa học IX Tài liệu hợp tác quốc tế Hồ sơ đoàn - Hội thảo, triển lãm, học tập, … Hồ sơ đoàn vào - Hội thảo, triển lãm, học tập, … X Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Q, tháng Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Thời hạn bảo quản 20 năm Theo tuổi thọ cơng trình 10 năm kể từ ngày toán duyệt 05 năm kể từ ngày toán duyệt 01 năm kể từ có định hủy thầu Cùng thời gian hoàn trả đảm bảo dự thầu Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 20 năm 05 năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn 15 năm Số-Ký hiệu 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm - Tài liệu khác XI Tài liệu thi đua, khen thưởng Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân (Giám đốc định) XII Tài liệu pháp chế Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, tháng Hồ sơ việc góp ý xây dựng văn quy phạm pháp luật quan khác chủ trì Hồ sơ hội nghị cơng tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật Hồ sơ việc rà soát văn quy phạm pháp luật XIII Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng Hồ sơ thực cải cách hành Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Tập lưu, sổ đăng ký văn quan - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn khác Sổ đăng ký văn đến Tài liệu quản trị công sở Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hố cơng sở Hồ sơ cơng tác quốc phịng tồn dân, dân qn tự vệ quan Hồ sơ phòng chống cháy, nổ, thiên tai … quan Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở quan Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm XIV Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quản lý chuyên môn nghiệp vụ Hồ sơ hội nghị chuyên môn nghiệp vụ quan tổ chức Kế hoạch, báo cáo chuyên môn nghiệp vụ quan đơn vị trực thuộc: - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Kế hoạch, báo cáo chuyên môn nghiệp vụ đối Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn 05 năm Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 10 năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 10 năm 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 20 năm Vĩnh viễn 50 năm 20 năm 20 năm 10 năm 10 năm 10 năm 10 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Số-Ký hiệu 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 Tên đề mục tiêu đề hồ sơ tượng thuộc phạm vi quản lý: - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hoạt động chuyên môn nghiệp vụ - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Hồ sơ xây dựng, quản lý tổ chức thực chương trình mục tiêu, dự án chun mơn Hồ sơ đạo điểm chuyên môn nghiệp vụ Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Hồ sơ giải vụ việc hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ - Vụ việc quan trọng - Vụ việc khác Sổ sách quản lý chuyên môn nghiệp vụ XV Tài liệu tổ chức Đảng Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên Hồ sơ đảng viên Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) XVI Tài liệu tổ chức Cơng đồn Hồ sơ nhiệm kỳ Đại hội tổ chức cơng đồn quan Chương trình, kế hoạch báo cáo tình hình hoạt động cơng đồn quan: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng XVII Tài liệu kỳ thi Hồ sơ kết tuyển sinh, thi học sinh giỏi: Bảng ghi tên dự thi bảng ghi điểm thi; danh sách học sinh trúng tuyển Hồ sơ công nhận kết tốt nghiệp: Bảng ghi tên dự thi bảng ghi điểm thi; danh sách học sinh trúng tuyển; sổ cấp tốt nghiệp Các định thành lập Ban đạo thi, Hội đồng in đề thi, Hội đồng coi thi, Hội đồng chấm thi; Báo cáo tổng kết kỳ thi; Các biên Hội đồng in đề thi, Hội đồng coi thi, Hội đồng chấm thi biên có liên quan khác; Hồ sơ thí sinh tốt nghiệp, miễn thi, hồ sơ khiếu nại thí sinh giải khiếu nại hồ sơ thi; hồ sơ kỷ luật Bài thi học sinh Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm 20 năm 70 năm 70 năm 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 03 năm 01 năm Số-Ký hiệu 113 Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Hồ sơ công tác tổ chức chấm phúc khảo: đơn đề nghị thí sinh, định thành lập Hội đồng chấm thi, danh sách thí sinh có thi đề nghị phúc khảo, định công nhận kết phúc khảo, chuyển xếp loại phúc khảo biên liên quan khác 03 năm SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO