Ứng dụng excel trong quản lý bán hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỊA BÌNH KHOA CƠNG NGHỆ o0o HOÀNG VĂN TUẤN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Ngành : Cơng Nghệ Thông Tin Đề tài: Ứng dụng Excel quản lý bán hàng Hà Nội -5/2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỊA BÌNH KHOA CÔNG NGHỆ o0o KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: Ứng dụng Excel quản lý bán hàng Sinh Viên : Hồng Văn Tuấn Ngành : Cơng nghệ thơng tin Cán hướng dẫn : TS Nguyễn Đăng Minh Hà Nội -5/2012 MỤC LỤC Trang Lời mở đầu Chương I Giới thiệu chung Microsoft Office Excel 1.1 Giới thiệu Excel 1.2 Độ xác phép toán Excel 1.3 Lỗi Excel 1.4 Công thức thứ tự ưu tiên toán tử Chương II Cơ Sở Dữ Liệu 2.1 Giới thiệu 2.1.1 Các vấn đề khai thác 2.1.2 Các khả sở liệu 2.2 Khái niệm vùng Database, Criteria extract 2.2.1 Vùng liệu ( Database Range/ List Range) 2.2.2 Vùng điều kiện ( Criteria Range) 2.3 Các dạng vùng điều kiện 2.3.1 Điều kiện chuỗi 2.3.2 Điều kiện số 2.3.3 Điều kiện so sánh 2.3.4 Điều kiện công thức 2.3.5 Điều kiện rỗng 2.3.6 Liên kết điều kiện 3.1 Chức Sort 3.1.1 ý nghĩa 3.1.2 Thực 3.1.2.1 Sắp xếp nhanh: 3.1.2.2 Sử dụng menu lệnh: 4.1 Chức Filter 5.1 Chức SubTotal 10 5.1.1 Ý nghĩa 10 5.1.2 Thực 10 6.1 Chức Consolidate 11 6.1.1 Ý nghĩa 11 6.1.2 Thực 11 7.1 Ứng dụng VBA MS Excel 11 Chương III Hàm Trong Excel 13 3.1 Giới thiệu hàm Excel 13 3.2 Nhóm hàm tốn học 13 3.2.1 Hàm ABS 13 3.2.2 POWER 13 3.2.3 Hàm PRODUCT 14 3.2.4 Hàm MOD 14 3.2.5 Hàm ROUNDUP 14 3.2.6 Hàm EVEN 14 3.2.7 Hàm ODD 15 3.2.8 Hàm ROUNDDOWN 15 3.3 Nhóm hàm thống kê 15 3.3.1 Nhóm hàm tính tổng 15 3.3.2 Nhóm hàm tính giá trị trung bình 16 3.4 Nhóm hàm chuỗi 18 3.4.2 Hàm RIGHT 18 3.4.5 Hàm LOWER 19 3.4.6 Hàm PROROR 19 3.4.7 Hàm TRIM 19 3.5 Nhóm hàng ngày tháng 19 3.6 Nhóm hàm dị tìm liệu 20 3.6.1 Hàm VLOOKUP 20 3.6.2 Hàm HLOOKUP 21 3.7 Hàm IF 22 3.8 Các hàm khác 24 Chương IV Giao diện File Quản Lý 26 4.1 Trang trí bảng tính 26 4.2 Tô màu chữ màu 27 Chương V CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 28 5.1 Giới thiệu cách quản lý sở kinh doanh nhỏ vừa 28 5.1.1 Nhu cầu quản lý 28 5.1.2 Quản lý dự trữ 28 5.1.3 Cách cập nhật 29 5.1.4 Bảo mật 29 5.2 Thiết lập sở liệu quản lý nhà hàng 29 5.2.1 Quản lý nguồn hàng 29 5.2.2 Quản lý khách hàng & nhà cung cấp 30 5.2.3 Thuế doanh nghiệp 30 5.2.4 Giao dịch 30 5.2.5 Hóa Đơn 30 5.3 Chương trình 31 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 Danh mục hình ảnh Hình 1: Chọn Font chữ 26 Hình : Đóng khung 26 Hình : Tô màu 27 Hình : Mẫu hóa đơn 31 Hình 5: Bảng nhập 32 Hình : Bảng xuất 32 Hình : Bảng tổng hợp xuất tồn 33 Hình : Ảnh minh họa 33 Hình : Ảnh minh họa 34 Hình 10: Ảnh minh họa 34 Hình11: Ảnh minh họa 35 Hình 12: Ảnh minh họa 35 Hình 13: Ảnh minh họa 36 Hình 14 : Ảnh minh họa 36 Hình 15: Ảnh minh họa 37 Hình 16: Ảnh minh họa 37 Hình 17 : Ảnh minh họa 10 38 Lời mở đầu Chúng ta sống giới có khoa học phát triển đại Thế kỷ 20 kỷ Công nghệ thơng tin nói chung tin học nói riêng Đó thành tựu vĩ đại mà người đạt thiên niên kỷ Tin học giữ vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động toàn nhân loại Nhân loại ứng dụng tin học vào phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản xuất, phục vụ cho nghành quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh, du lịch, y tế tạo điều kiện cho sản xuất xã hội ngày phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao động người, đưa mức sống người ngày cao Ở Việt Nam tin học hoà nhập với giới để bắt kịp, sánh vai với phát triển chung nước năm châu Máy vi tính sử dụng rộng rãi hầu hết lĩnh vực kinh tế, văn hoá xã hội, giáo dục, y tế, quốc phòng Tin học giúp cho nhà quản lý điều hành công việc cách có khoa học, xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu cao so với trước chưa đưa máy tính vào Quản lý Bán Hàng ví dụ điển hình vấn đề quản lý Nếu khơng tin học hố việc quản lý vất vả nhiều với khối lượng kho hàng nhiều loại hàng Hệ thống quản lý từ trước tới chủ yếu phương pháp thủ công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp nhiều khó khăn việc nhập, xuất, thống kê tìm kiếm giao dịch Do thơng tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi dư thừa không đầy đủ liệu, thêm phương pháp quản lý theo kiểu thủ công lại tốn thời gian, cơng sức địi hỏi nhân lực Chính lẽ mà việc quản lý Bán hàng với trợ giúp máy tính, tin học đời việc giảm bớt thời gian cơng sức cho người quản lý kinh doanh mà cịn đảm bảo u cầu “nhanh chóngchính xác- hiệu quả” Nhận thức vấn đề nêu nên em chọn đề tài :“ Ứng dụng Excel Quản Lý Bán Hàng” Làm đề tài báo cáo tốt nghiệp Chương I Giới thiệu chung Microsoft Office Excel Microsoft Office phần mềm Microsoft phát triển, bao gồm tập hợp ứng dụng dịch vụ hình, servers có liên hệ chặt chẽ với nhau, gọi chung gói ứng dụng văn phòng, chạy hệ điều hành Microsoft Windows Mac OS X Bộ phần mềm gồm nhiều chương trình thành phần, tùy vào phiên mà có : Microsoft Word (soạn thảo văn bản), Microsoft Excel (tính tốn),.Microsoft Access (quản lý sở liệu), Microsoft Power Point (trình diễn tài liệu), Microsoft Outlook (quản lý nhận, gửi email), 1.1 Giới thiệu Excel Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: + Tính tốn đại số, phân tích liệu + Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách + Truy cập nguồn liệu khác + Vẽ đồ thị sơ đồ +Tự động hóa cơng việc macro + Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác - Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn - Worksheet: Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều (cell), tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng) - Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị - Sheet tabs: Tên sheet thể ngăn (tab) đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab 1.2 Độ xác phép tốn Excel Độ xác phép tốn Excel độ lớn trị số xử lý excel hồn tồn thõa mãn tính tốn kỹ thuật -Độ xác số học : excel cung cấp độ xác số học đáp ứng vượt so với khả số cơng cụ tính tốn thơng dụng khoa học kỹ thuật excel lưu trữ trị số với 15 chữ số máy tính tay dùng khoa học thường thể 10 chữ số 1.3 Lỗi Excel Excel thông báo trường hợp sau 1> #DIV/0! - chia cho số 2> #NAME? - Chưa định nghĩa tên biến ô 3> #N/A - Không có trị số sẵn có cho tình uống xét 4> #NULL! - Kết chẳng có 5> #NUM! - Tràn ô nhớ dùng tham số vô nghĩa , vd SQRT(-1) 6> #REF! - Tham chiếu ô giá trị , ô bảng tính 7> #VALUE! - Kiểu đối số khơng ví dụ số lại ký tự 1.4 Cơng thức thứ tự ưu tiên toán tử + Cơng thức Cơng thức giúp bảng tính hữu ích nhiều, khơng có cơng thức bảng tính giống trình soạn thảo văn Chúng ta dùng cơng thức để tính tốn từ liệu lưu trữ bảng tính, liệu thay đổi công thức tự động cập nhật thay đổi tính kết giúp đỡ tốn cơng sức tính lại nhiều lần Vậy cơng thức có thành phần gì? Cơng thức Excel nhận dạng bắt đầu dấu = sau kết hợp toán tử, trị số, địa tham chiếu hàm Chức Toán tử Ví dụ Kết + Cộng =6+8 14 - Trừ =10-4 * Nhân =2*4 / Chia =9/3 ^ Lũy thừa =2^3 & Nối chuỗi =”văn” & “Tú” “văn Tú” = Bằng =A1=B1 Vd : A1=3,B1=6 Kết quả: FALSE > Lớn =A1>B1 Vd : A1=3,B1=6 Kết quả: FALSE < Bé =A1= Lớn =A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE Nút mở rộng > Thẻ Font > Chọn tùy chọn bảng > ok Hình 1: Chọn Font chữ Đóng khung :Bạn đóng khung bảng tính – Tiêu đề cột – Tạo đường kẻ dọc để phân cách cột Tạo vùng chọn cần tạo khung Nhấp Tab Home Nhóm Font > Nhấp xổ xuống công cụ BORDER > Ra Menu , bạn chọn cơng cụ thích hợp Hình : Đóng khung 26 4.2 Tơ màu chữ màu Dùng để làm bật đối tượng Vào : Tab Home > Nhóm Cells > Nhấp xổ xuống Format > Chọn Fill sau chọn Background Color – Pattern Coler – Pattern Style – Fill Effects – More colols Hình : Tơ màu 27 Chương V CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5.1 Giới thiệu cách quản lý sở kinh doanh nhỏ vừa Khi chưa có Microsoft Excel nhân viên kế tốn phải vất vả với cuộn sổ dày cộm với máy tính tay, suốt ngày ghi chép ,tính tay số liệu , từ có Microsoft Excel công việc họ thực nhẹ nhàng , phần công việc họ Microsoft Excel tự động hóa nhiều thao tác thủ cơng thơng thường, Khơng việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời… giảm đáng kể thao tác thủ cơng khó nhọc kế tốn quản lý.và cơng tác kế tốn xác 5.1.1 Nhu cầu quản lý Tự động nhập kho vật tư làm hóa đơn mua hàng Theo dõi khoản phải thu chưa lập hóa đơn Tự động xuất kho vật tư làm hóa đơn bán hàng Kiểm kê hàng tồn kho Nhập xuất vật tư theo nhiều đơn vị tính Giá vốn nhập trước xuất trước Quản lý mã vật tư hàng hóa Quản lý khách hàng theo nhiều cấp Quản lý nguồn vốn ` Quản lý đơn hàng 5.1.2 Quản lý dự trữ Nhận hàng: Đo lường kiểm tra tình trạng hàng hố nguyên liệu trước nhập kho theo hoá đơn hay phiếu giao hàng Dự trữ hàng: Thực việc lưu giữ hàng hố hay ngun vật liệu an tồn, phương pháp đảm bảo số lượng chất lượng Kiểm tra hàng: Xác định kiểm tra hàng hoá hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột xuất cần thiết nhằm đảm bảo hàng hố ln tình trạng tốt khơng bị 28 thất đồng thời đảm bảo nguyên tắc phương pháp kiểm tra theo qui định công ty Ghi sổ: Tiến hành ghi chép quản lý liệu liên quan đến tồn hàng hố nhập xuất kho nhằm cập nhật thông tin để định dự trữ hiệu Sắp xếp: Sắp xếp hàng hoá kho theo nguyên tắc trật tự nhằm làm hấp dẫn khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng cần thiết Đặt mua hàng: Xác định số lượng dự trữ cần thiết cho không thừa, không thiếu lập dự trù đặt mua hàng theo thời điểm số lượng chủng loại 5.1.3 Cách cập nhật Sheep NXT sheep danh mục hàng hóa, sp mua trước nhập vào sheep nhap ta đặt mã hàng tên hàng sheep NXT Khi nhập hàng sheep nhap ta cần điền vào tiêu: ngày nhập, chứng từ, mã hàng, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp Khi xuất hàng, sheep xuat ta cần điền vào tiêu:ngay xuất, chứng từ, mã hàng, số lượng, đơn giá, thông tin nhà cung cấp Các tiêu lại excel tự động tính 5.1.4 Bảo mật - Đầu tiên cần mở file cần bảo mật, sau bấm vào nút Microsoft Office Button chọn Save As (phím tắt F12) - Trong cửa sổ Save As bấm vào nút Tools chọn General Options - Trong cửa sổ General Options gõ password để mở password để sửa - Bấm vào Save cửa sổ Save As Excel hỏi ghi đè lên file cũ hay không , Chọn Yes ghi đè chọn No để không ghi đè, trường hợp bạn phải chuyển thư mục khác để lưu Công việc bảo mật thành công 5.2 Thiết lập sở liệu quản lý nhà hàng Để hỗ trợ việc quản lý mua bán hàng hóa cửa hàng, người ta xây dựng sở liệu nhằm giúp quản lý tập thực thể sau: 5.2.1 Quản lý nguồn hàng - Mã hàng: Tập mặt hàng, có thuộc tính: Mã hàng (mã mặt hàng: thuộc tính khóa), 29 Tên Quy Cách (tên hàng, tên sản phẩm…), ĐVT (đơn vị tính), Tồn đầu (số lượng có kho), Tồn cuối (Số lượng hàng cịn có kho xuất kho) Giá nhập , Giá xuất (giá bán thời) Nhà cung cấp (tên nhà cung cấp) Ghi ( thông tin , tiêu chuẩn chất lượng ,nhãn hiệu ,chi tiết cần lưu ý ) Ngày nhập , Ngày mua ( Thông tin ngày tháng ) 5.2.2 Quản lý khách hàng & nhà cung cấp Quản lý dịch vụ khách hàng đầy đủ từ khâu ghi nhận đầu mối/tiềm bán hàng, phân tích khách hàng quản lý tài khoản, lịch tiếp xúc xúc tiến bán hàng Hỗ trợ tiếp thị tự động: eMarketing (Web, eMail), Mobile Marketing (Sms), Call center Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng sau bán hàng từ trả lời thắc mắc, hướng dẫn sử dụng đến ghi nhận yêu cầu, phàn nàn từ khách hàng 5.2.3 Thuế doanh nghiệp Thuế thu nhập doanh nghiệp xác định dựa cứ: thu nhập chịu thuế thuế suất Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng sở kinh doanh nước tổ chức, cá nhân nước kinh doanh Việt Nam không theo Luật đầu tư nước Việt Nam: Thuế suất chung 32 % Trường hợp cần ưu đãi, thuế suất 25 % áp dụng sở kinh doanh thời hạn 03 năm kể từ Luật thuế thu nhập doanh nghiệp có hiệu lực thi hành 5.2.4 Giao dịch Tiền VNĐ , Ngoại tệ ,chuyển khoản , trả góp 5.2.5 Hóa Đơn - Phiếu nhập hàng: có thuộc tính: Ngày tháng năm , Tên khách hàng , địa , STT , Tên vật tư , Đơn vị tính , Số lượng , đơn giá , thành tiền ,Tổng cộng tiền hàng , nợ cũ , Tổng cộng toán , toán , nợ , ý kiến khách hàng - Phiếu Xuất hàng :có thuộc tính sau: Ngày tháng năm , Tên khách hàng , địa , STT , Tên vật tư , Đơn vị tính , Số lượng , đơn giá , thành tiền ,thuế GTGT ,Tổng cộng tiền hàng , nợ cũ , Tổng cộng toán , tốn , cịn nợ 30 Hình : Mẫu hóa đơn Ngồi cần quản lý thông tin sau: - Mỗi phiếu nhập hàng: nhập mặt hàng với số lượng đơn giá tương ứng - Mỗi hóa đơn xuất hàng: xuất mặt hàng với số lượng đơn giá tương ứng 5.3 Chương trình Ở Sheet nhập Sau nhân viên cập nhật thông tin (gõ máy) : ngày nhập , chứng từ , mã hàng Chương trình tự động cập nhật :Tên quy cách , ĐVT ( đơn vị tính) , Tồn cuối , từ Sheet NXT Khi nhân viên cập nhật số lượng giá tiền sản phẩm chương trình tự động tính số tiền khách hàng phải trả thơng tin cập nhật vào sheet XNT Lưu ý ; nhân viên phải ghi rõ nguồn hàng cột nhà cung cấp Ở Sheet Xuất 31 Cũng tương tự sheet nhập , nhân viên phải ghi lại thông tin khách hàng (Tên , điện thoại , địa , gi ) Sau cập nhật xong liệu , sheet NXT chương trình tự động tính kỳ , số lượng hàng hóa ban đầu kho , sau nhập vào kho , sau xuất khỏi kho , tự động tính vốn mà doanh nghiệp phải bỏ ,rồi thu vào ,tính lãi suất mà doanh nghiệp thu sau trình nhập , xuất Hình 5: Bảng nhập Hình : Bảng xuất 32 Hình : Bảng tổng hợp xuất tồn - Tên quy cách ( tên hàng hóa , sản phẩm …) =IF(E8="","",VLOOKUP(E8,NXT!$C$8:$E$11213,2,0)) Hình : Ảnh minh họa 33 - ĐVT ( Đơn vị tính : , , hộp , kg …) =IF(E8="","",VLOOKUP(E8,NXT!$C$8:$E$113,3,0)) Hình : Ảnh minh họa - Tồn Cuối ( số hàng hóa sau xuất cịn lại kho ) =IF(AND($E8"",$H8=""),VLOOKUP($E8,NXT!$C$8:$J$11153,8,0),"") Hình 10: Ảnh minh họa 34 - Thành Tiền ( Giá tiền mà người mua phải trả ) =H8*J8 Hình11: Ảnh minh họa - TỒN ĐÂU KỲ( hàng hóa cịn kho trước nhập hàng vê ) =IF(C8=0,"",+$F8+SUMPRODUCT( (Nhap!$C$8:$C$5000