THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU
Tổng quan về công ty xây dựng 123
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty xây dựng 123 thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1 ( cienco1) Vì vậy xin giới thiệu sơ qua về Tổng công ty (TCT) xây dựng công trình giao thông 1.
Tiền thân của TCT xây dựng công trình giao thông 1 là : Ban xây dựng công trình giao thông miền Tây Được thành lập vào ngày 3/8/1964 và trở thành “ Liên hiệp xí nghiệp giao thông khu vực 1” vào năm 1972 Để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn mạnh của ngành giao thông nói riêng và của toàn nền kinh tế nói chung, căn cứ theo quyết định số 4895 QS/TCCB-LS cho phép thành lập TCT xây dựng công trình giao thông 1 Trải qua các thời kì xây dựng, bảo vệ, tái thiết đất nước, nhiệm vụ chủ yếu của TCT là xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp các công trình giao thông như: Cầu, đường, bến cảng…phục vụ nhu cầu kinh tế dân sinh và quốc phòng.
Trước yêu cầu hội nhập của đất nước, tăng cường thu hút đầu tư nước ngoài, vấn đề về cơ sơ hạ tầng của kĩ thuật trong đó mạng lưới giao thông đóng vài trò rất quan trọng để phát triển kinh tế Nắm bắt được tình hình đó, năm 2004 TCT xây dựng công trình giao thông 1 đã ra quyết định thành lập Công ty xây dựng 123,căn cứ theo quyêt định số 0747 QĐ/ HĐQT ngày 15/6/2004 của hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc thành lập Công ty xây dựng 123 trực thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1.
Công ty xây dựng 123 là đơn vị hạch toán độc lập vào TCT xây dựng công trình giao thông 1, công tác kế toán thống kê chấp hành theo đúng Luật
4 kế toán do Quốc hội ban hành ngày 17 tháng 3 năm 2003, các hệ thống quản lý tài chính tuân thủ theo quy định của Chính phủ, Bộ tài chính, Ngân hàng và các quy định khác của TCT ( theo mẫu biểu của TCT và công ty quy định) Công ty được chủ động về tài chính trong kinh doanh Công ty có nhiệm vụ thực hiện các công trình do TCT giao phó, và có quyền tự tìm kiếm các công trình khác để thực hiện.
Tuy mới thành lập được 5 năm nhưng công ty xây dựng 123 luôn cố gắng thực hiện tốt những nhiệm vụ mà TCT giao phó như: xây dựng gói thầu Cầu Giẽ - Ninh Bình, nút giao thông Láng – Hòa Lạc, đường dẫn cầu Phù Đổng… và đã tìm kiếm những công trình cho công ty mình như: Gói 10 quốc lộ 279-Tuyên Quang, gói 7 quốc lộ 27 - Ninh Thuận, Sài Gòn – Trung Lương, cho thuê thiết bị, cung cấp nhiên liệu…
Địa chỉ của công ty
- Tên doanh nghiệp: Công ty xây dựng 123
- Trụ sở chính của công ty: Tầng 13-Tòa nhà Cienco 1- 623 La thành,
- Email : cc123 – cienco1@yahoo.com
- Giám đốc: Nguyễn Ngọc Hòa
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty
Chức năng chính của công ty là:
Xây dựng các công trình chuyên ngành giao thông vận tải như: Đường ô tô, cầu đường bộ, cảng sông, cảng biển…
Xây dựng các công trình chiếu sáng công cộng, cây xanh công viên, vỉa hè đô thị, Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D
Xây dựng các công trình kênh mương, đê, kè, cống thủy lợi …
Sản xuất vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn.
Sửa chữa phương tiện, thiết bị thi công và gia công dầm cầu thép…
Cho thuê thiết bị, cung cấp nhiên liệu.
Nạo vét, san lấp mặt bằng
Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty.
Khác với các mặt khác được bày bán trên thị trường, sản phẩm của công ty là sản phẩm đơn chiếc, được làm theo đơn đặt hàng, vì vậy thị trường của nó là các sở giao thông, và tất cả các đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
vì công ty chủ yếu là xây dựng các công trình giao thông, nên địa điểm sản xuất phân tán Do đó lực lượng của công ty luôn lưu đông, phân tán, làm việc ngoài trời, chịu sự phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên…
Do sản xuất xây dựng phân tán do đó làm cho việc tổ chức thi công gặp nhiều khó khăn và phức tạp cho việc kiểm tra Lãnh đạo, bố trí sửa chữa máy móc và thiết bị trong quá trình thi công.
Do chịu ảnh hưởng rất lớn vào thời tiết nên làm cho công ty không thể lường trước được hết những khó khăn có thể xảy ra, từ đó làm giảm hiệu quả lao động, và làm gián đoạn quá trình sản xuất, làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công và giá thành.
Phạm vi, quy mô hoạt động của công ty.
Công ty xây dựng 123 trực thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1, có địa bàn hoạt động rỗng rãi, phân tán trên nhiều vùng miền trên khắp đất nước, từ Bắc – Trung – Nam.
Tuy mới thành lập được 5 năm, nếu so sánh với các công ty xây dựng khác thì công ty xây dựng 123 vẫn còn non trẻ, thời gian hoạt động chưa dài ,
6 tuy nhiên bằng sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo, nhân viên công ty đã nỗ lực tham gia xây dựng và hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lượng cao nhiều công trình như: Km215+340, Km 216+000 phía Hà Nam, nút giao thông Đại Xuyên phía Hà Tây…
1.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty xây dựng 123
Cơ cấu của công ty được tổ chức theo phòng nghiệp vụ, đội công trình, hoặc công trình trực thuộc công ty
Căn cứ Quyết định số 0747 QĐ/HĐQT ngày 15/6/2004 của Hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc thành lập Công ty xây dựng 123 trực thuộc TCT xây dựng công trình giao thông 1.
Căn cứ quyết định số 0066 HĐQT – TCT ngày 26/8/2004 của Hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động Công ty xây dựng 123 như sau:
+ Phòng tổ chức hành chính.
+ Phòng kỹ thuật thi công + Phòng vật tư thiết bị
+ Phòng Tài chính kế toán.
Năng lực của công ty
1.2.1 Năng lực máy móc thiết bị thi công của công ty
Máy móc thiết bị là bộ phận chủ yếu và quan trọng trong danh mục tài sản cố định của doanh nghiệp Nó là nhân tố quan trọng góp phần vào tăng khả năng cạnh tranh cũng như khả năng thắng thầu của nhà thầu bởi nó là một phần chi phí để tính giá dự thầu Khi tham gia đấu thầu, năng lực máy móc thiết bị tác động vào chất lượng và tiến độ công trình Để đánh giá về năng lực máy móc thiết bị chủ đầu tư có thể nhìn nhận ở những khía cạnh như:
- Số lượng, công suất máy móc thiết bị
- Tính hiện đại: được thể hiện ở các thông tin như hãng sản xuất, năm sản xuất, công suât,giá trị còn lại của thiết bị
- Tính đồng bộ: Máy móc thiết bị phải phù hợp với biện pháp thi công, phù hợp với từng công việc…
- Tính hiệu quả: Đây chính là trình độ sử dụng, khả năng vận hành máy móc thiết bị.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, công ty xây dựng 123 luôn quan tâm chú ý đến đầu tư để mua sắm, nâng cấp và đổi mới máy móc thiết bị để phục vụ thi công công trình Để chứng minh cho điều này ta xem xét năng lực máy móc thiết bị của công ty thông qua bảng kê tóm tắt sau.
BẢNG1.1 : KÊ KHAI MÁY MÓC THIẾT BỊ
TT Tên thiết bị Số lượng
Tính năng Nước sản xuất
1 Máy ủi T 130 01 130CV ủi Nga
2 Máy ủi Mitsubishi D3 54CV ủi Nhật
3 Máy ủi Kamatsu D60A 110CV ủi Nhật
1 Máy xúc lật WA 200 01 1.65m3 Xúc Nhật
1 Máy san Komatsu 01 115CV San gạt Nhật
2 Máy san Mítubishi 01 110CV San gạt Nhật
1 Lu bánh sắt SaKai 8T 01 8T Đầm nén Nhật
2 Lu rung bánh sắt 10T 01 10T Đầm nén TQ
3 Lu rung YZ 14 02 14T Đầm nén TQ
I Máy nén khí 02 660m3/h Thổi bụi TQ
1 Máy cắt bê tông 01 Căt BT Nhật
2 Máy chèn đường sắt 01 TQ
3 Máy cắt thảm 01 Cắt BTN VN Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D
4 Máy cắt thảm MD2 01 Cắt BTN VN
I Thiết bị thi công nền móng cầu 01
II Thiết bị thi công Bê tông
1 Máy trộn bê tông 750L 01 750L Trộn BT Nga
2 Máy trộn bê tông 250L 01 250L Trộn BT TQ
3 Máy trộn bê tông 01 750L Trộn BT TQ
III Thiết bị thi công mặt đường
1 Máy rải Vogele 01 100T/h Rải VL Đức
2 Máy rải Mitsubishi 01 100T/h Rải VL Nhật
3 Máy rải sơn 01 Sơn đường
4 Trạm trộn asphalt 80T/h 01 80T/h Trộn BTN VN
5 Thiết bị đun nhựa đường 01 Đun nhựa VN
6 Máy tưới nhựa 01 190CV Tưới nhựa VN
7 Máy nấu sơn dẻo nhiệt 01 Nấu sơn VN
1 Ô tô KPAZ 29L-8215 01 180CV Vận chuyển
2 Ô tô KPAZ 29L-8223 01 180CV Vận chuyển
3 Ô tô KPAZ 29L-8224 01 180CV Vận chuyển
4 Ô tô KPAZ 29K-8550 01 190CV Vận chuyển
5 Ô tô KaMaz 29M-8712 01 190CV Vận chuyển
6 Ô tô KaMaz 29M-8713 01 190CV Vận chuyển
7 Ô tô KaMaz 29U-4460 01 190CV Vận chuyển
II Các phương tiện vận chuyển khác
2 ô tô téc 29U-1351 01 7m3 Tưới nước TQ
1 Cần cẩu kpaz 29H-5552 02 180CV Cẩu cấu kiện
2 Cẩu bánh xích 01 40T Cẩu lắp rầm
1 Máy phát điện 250KW 01 50KW Phát điện Tiệp
2 Máy phát điện 250KW 01 200KW Phát điện Pháp
3 Cân điện tử 01 80T Cân BTN Nhật
1 Đầm cọc MT 72PU 02 1,5KW Đầm nén Nhật
2 Đầm cọc Tacom 01 1,5KW Đầm nén Nhật
II Máy bơm nước 02 400m3/h Bơm nước Nhật
III Máy kinh vĩ, thủy bình
1 Máy toàn đạc DTM 80 01 Đo đạc Thụy sĩ
2 Máy kinh vĩ 01 Đo đạc Nhật
3 Máy thủy chuẩn 01 Đo đạc Nhật
( nguồn: Phòng Vật tư thiết bị ) Nhìn vào bảng kê khai trên ta nhận thấy, máy móc thiết bị của công ty tương đối nhiều và đa dạng về chủng loại phục vụ cho việc thi công, có khả năng tham gia các công trình xây dựng một cách liên tục, độc lập Mặt khác, các máy móc này hầu như đều được từ những hãng có uy tín như: Nhật, Nga, Hàn Quốc, Thụy sỹ… nên có thể yên tâm về chất lượng, độ an toàn Nhìn chung năng lực máy móc thiết bị có thể được coi là điểm mạnh của công ty xây dựng 123
Nguồn nhân lực là nguồn lực con người và là một trong những nguồn lực quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp và toàn xã hội Chính con người tạo ra các máy móc thiết bị và chính con người sẽ vận hành, điều khiển chúng.Mới được thành lập, nhưng nhận thức được điều này, công ty đã xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, phát huy được năng lực với nhiều cơ hội Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D thăng tiến nhằm hội tụ được đội ngũ cán bộ công nhân dày dạn kinh nghiệm, có trình độ kỹ thuật cao, có năng lực đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, hơn nữa lại có tình cảm gắn bó với nghề, với công ty Phòng Tổ chức hành chính thống kê nguồn nhân lực công ty như sau:
BẢNG 1.2 : THỐNG KÊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY
STT Chức danh Tổng số
II Đại học- cao đẳng 59
3 Kỹ sư xây dựng ngầm 1
4 Kỹ sư mỏ địa chất 2
5 Kỹ sư đo đạc, chắc địa 2
6 Kỹ sư máy xây dựng 2
12 Kỹ sư kinh tế xây dựng 3
13 Kỹ sư kinh tế năng lượng 2
15 Cử nhân quản lý kinh doanh 3
17 Cử nhân quản trị kinh doanh 2
20 Kỹ sư cấp thoát nước 3
21 Kỹ sư kinh tế giao thông 2
22 Cử nhân tài chính kế toán 2
25 Kỹ sư điện tử viến thông 2
26 Kỹ sư bảo hộ lao động 2
29 Kỹ sư công nghệ thông tin 2
IV Công nhân kỹ thuật trực tiếp sản xuất 130
( Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính )
Từ bảng nguồn nhân lực của công ta thấy, công ty có đội ngũ lao động rồi rào,đông đảo Tuy nhiên số lượng cán bộ chuyên môn có trình độ từ đại học trở lên không cao lắm khoảng 33%, đây chỉ là so sánh tương đối với tổng đội ngũ lao động của công ty, còn nếu xét về số lượng thì với con sô 62 lao động trên đại học thì cũng không phải là thấp Khi đánh gía nguồn nhân lực của các công ty tham gia dự thầu thì chủ đầu tư quan tâm chủ yếu đến khía cạnh như: Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cán bộ quản lý cấp trung gian,cán bộ quản lý cấp cơ sở Vì vậy trong hồ sơ dự thầu công ty có lập riêng danh sách cán bộ chủ chốt điều hành thi công tại công trường, và danh sách công nhân thi công để tiện cho chủ đầu tư đánh giá xem nguồn nhân lực đó có phù hợp với dự án ( gói thầu ) đang tham gia không? Ví dụ trong gói thầu số 7: Xây dựng đoạn KM 227+250-KM 236+500 có bảng dự kiến danh sách công nhân thi công như sau:
BẢNG 1.3: DANH SÁCH DỰ KIẾN CÔNG NHÂN THI CÔNG
STT Loại công nhân Số người Bậc thợ
10 Thợ đường 04 7/7 Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D
STT Công nhân lái máy Số người Bậc thợ
5 Thợ vận hành trạm trộn 03
15 Công nhân vận hành các loại máy khác
4/7-5/7 ( nguồn: HSDT gói thầu số 7: xây dựng đoạn km227+250-km236+500)
1.2.3 Năng lực tài chính của công ty
Năng lực tài chính là một trong những thông tin quan trọng mà chủ đầu tư quan tâm Nó thể hiện công ty có đủ khả năng để hoàn thành công trình đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng hay không? Năng lực tài chính đóng vai trò giống như một chất dầu bôi trơn cho các hoạt động được diễn ra một cách xuôn xẻ.
Theo phòng tài chính thì cơ cấu nguồn vốn của công ty như sau:
BẢNG 1.4 : CƠ CẤU NGUỒN VỐN CỦA CÔNG TY
STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1 Tổng nguồn vốn đầu tư 21,365 21,511 20,105
Tốc độ tăng liên hoàn 1.0068 0.9346
2 Vốn tín dụng thương mại 14,738 15,214 14,862
Tốc độ tăng liên hoàn 1.0322 0.9768
Tốc độ tăng liên hoàn 0.9502 0.8326
( Nguồn : Phòng tài chính kế toán )
Nhìn vào bảng cơ cấu vốn thấy , tổng nguồn vốn của công ty có khoảng
21 tỷ , đối với một công ty mới thành lập thì đó cũng là bước khởi đầu khả quan, tuy nhiên do đặc thù cuả ngành xây dựng là đòi hỏi vốn lớn vì khi bàn giao công trình mới được thanh quyết toán, chính vì vậy mà công ty có khối lượng vốn tin dụng thương mại lớn Điều này bên cạnh tính ưu điểm về khả năng chiếm dụng vốn thì đây là một cơ cấu vốn nguy hiểm vì khi đến hạn phải trả mà công ty chưa có đủ khả năng trả nợ thì sẽ dẫn đến nguy cơ phá sản…
Thực trạng công tác tham dự thầu của công ty xây dựng 123
1.3.1 Cơ cấu các phòng ban tham gia công tác dự thầu Đối với công ty thì quá trình tham dự thầu có sự tham gia phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban của công ty Công việc được phân chia một cách cụ thể cho từng phòng chức năng Có 4 phòng chính tham gia vào công tác dự thầu:
Phòng Kinh tế - Kế hoạch: Đây là phòng có vai trò quan trọng, chủ chốt trong công tác đấu thầu của công ty Là phòng tổng hợp các tài liệu từ các phòng khác gửi để tiến hành lập Hồ Sơ Dự thầu.
Nhiệm vụ chính của phòng KTKH đó là:
Tổng hợp các thông tin về các dự án tổ chức đấu thầu.
Đi nghiên cứu, khảo sát hiện trường thi công.
Chuẩn bị các thủ tục pháp lý cần có trong Hồ sơ dự thầu như:
- Đơn dự thầu Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D
- Kê khai nhân sự chủ chốt điều hành thi công tại hiện trường
- Kê khai kinh nghiệm của công ty như: Các công trình tương tự đã thực hiện ( gồm hợp đồng thực hiện, biên bản, chứng chỉ hoành thành công trình ), các công trình đang thực hiện trong những năm gần nhất.
Dựa trên biện pháp thi công của phòng Kỹ thuật đưa ra giá dự thầu
Hoàn thiện Hồ sơ dự thầu, photo, đóng gói, nộp Hồ sơ dự thầu.
Phòng kỹ thuật thi công
Xây dựng sơ đồ tổ chức hiện trường.
Xây dựng biện pháp thi công của dự án ( gói thầu ) đáp ứng nhu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Số lượng công nhân thi công dự án ( gói thầu )
Lập danh sách máy móc cân huy động cho gói thầu
Phòng tổ Tài chính – Kế toán
Lập bảng cân đối kế toán.
Thư cung cấp tín dụng ( nhằm chứng minh dòng tiền huy động để thực hiện dự án )
Phòng Vật tư, thiết bị
Căn cứ theo danh sách máy móc cần huy động cho dự án ( gói thầu ) mà phòng kỹ thuật đã đưa, phòng vật tư có trách nhiệm kê khai tên máy, chủng loại, hóa đơn, giấp phép kiểm định nhằm chứng minh những máy móc đó đúng là thuộc sở hữu của công ty.
Kê khai các nguyên vật liệu cần thiết.
Phòng Tổ chức hành chính
Cung cấp quyết định thành lập công ty
Giấy phép kinh doanh và một số giấy tờ có liên quan khác.
1.3.2 Quy trình tham dự thầu của công ty.
SƠ ĐỒ 1.2 : QUY TRÌNH THAM DỰ THẦU CỦA CÔNG TY
Trúng thầu Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D
Ra quyết định tham dự thầu Gửi thư từ chối
(nếu nhận được thư mời thầu )
Trình duyệt, đóng gói , nộp HSDT
Tham dự mở thầu Lưu hồ sơ, phân tích tìm nguyên nhân, rút kinh nghiệm
Thương thảo, ký kết hợp đồng
1.3.3.1 Thu thập thông tin Đây là bước đầu tiên và giữ vai trò quan trọng vì chỉ khi nào có được thông tin về công trình đấu thầu thì mới có thể thực hiện được các bước tiếp theo Nôi dung tổ chức thu thập thông tin về đấu thầu của chủ đầu tư thì có rất nhiều nội dung nhưng khi thu thập tin phải xác định được chi tiết và cụ thể như:
- Thời gian phát hành Hồ sơ mời thầu Công việc này do các cán bộ công nhân viên của công ty thu thập hoặc do TCT thông báo Các thông tin về yêu cầu đấu thầu của khách hàng đều được chuyển đến phòng Kinh tế- kế hoạch.Các cán bộ phụ trách đấu thầu phòng Kinh tế - kế hoạch sẽ ghi các thông tin này lại và báo cáo trưởng phòng Trong bước công việc đầu tiên này thì công ty thường tìm kiếm dựa vào các nguồn chủ yếu sau.
Thu thập các thông tin quảng cáo về công trình cần đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, vô tuyến, website
Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước, các cấp chính quyền để có những thông tin về Kế hoạch đầu tư của Bộ, Ban ngành, các cơ quan Nhà nước.
Duy trì mối quan hệ với các chủ đầu tư đã có hợp tác lâu dài nhờ đó có khả năng nhận được thư mời thầu khi họ có đầu tư mới.
1.3.3.2 Ra quyết định tham dự thầu.
Sau khi có thông tin về các dự án hay các gói thầu thì Giám đốc công ty và các trưởng phòng chức năng sẽ tổ chức họp, xem xét để ra quyết định có
1 8 tham dự hay không tham dự thầu dự án ( hay gói thầu ) nào.Hai vấn đề chính cần được xem xét đó là:
Tìm hiểu thông tin về chủ đầu tư tổ chức đấu thầu, dự án ( gói thầu )
Tiến hành phân tích năng lực của công ty xem có phù hợp không và xem xét tính khả thi khi thực hiện dự án ( gói thầu ).
Kết quả xem xét sẽ được Giám đốc được giám đốc hoặc trưởng phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ quyết định:
Nếu xét thấy dự án đó không phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty hoặc công ty không đủ năng lực để thực hiện, nếu cần thì trưởng phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ gửi thông báo từ chối tham dự thầu ( trong trường hợp nhận được thư mời thầu của khách hàng ).
Nếu công ty có đủ năng lực thực hiện đấu thầu và thi công dự án ( gói thầu ) đó thì giám đốc quyết định tiến hành mua hồ sơ mời thầu ( HSMT ) hoặc đăng ký tham gia đấu thầu đến chủ đầu tư
1.3.3.3 Mua và nghiên cứu Hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư.
Sau khi quyết định tham dự thầu thì công ty sẽ mua Hồ sơ mời thầu từ chủ đầu tư với mức giá do chủ đầu tư đưa ra, thông thường là từ 500.000đ đến 1000000đ Các cán bộ của phòng Kinh tế - Kế hoạch tham gia lập Hồ sơ dự thầu sẽ căn cứ vào Hồ sơ mời thầu để xác định rõ các thông tin như: nguồn gốc dự án, quy mô dự án, địa điểm thực hiện, thời gian đấu thầu, bảng tiên lượng, vật liệu …xem khả năng và năng lực của công ty đáp ứng đến đâu trong những thông tin mà chủ đầu tư đưa ra trong Hồ sơ mời thầu, thời điểm bên mời thầu đóng mở thầu để có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho công tác khảo sát hiện trường và lập Hồ sơ dự thầu có chất lượng đạt tiêu chuẩn quy định của chủ đầu tư.Công tác khảo sát hiện trường của công ty là khảo sát về các điều kiện thi công, điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của dự án ảnh hưởng Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D trực tiếp đến chi phí, giá thành vì vậy công tác này rất quan trọng, bởi nó tác động đến giá dự thầu và là căn cứ để lập các biện pháp quản lý kinh tế, tổ chức thi công, tổ chức hiện trường.
1.3.3.4 Lập Hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu được ví như bài thi của các nhà thầu nộp cho giám khảo là chủ đầu tư Nó là nhân tố quyết định đến khả năng nhà thầu có trúng thầu dự án ( gói thầu ) đó hay không.Vì vậy, Lập Hồ sơ dự thầu là khâu quan trọng nhất, mất nhiều thời gian và công sức nhất Việc lập Hồ sơ dự thầu được giao cho phòng Kinh tế - Kế hoạch của công ty trên cơ sở có sự giúp đỡ, phối hợp của các phòng ban khác.
Nội dung cụ thể của Hồ sơ dự thầu sẽ được lập theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu của bên mời thầu mà công ty đã mua Công tác lập Hồ sơ dự thầu bao gồm các nội dung sau:
Lập các thông tin chung giới thiệu về nhà thầu: Tài liệu này bào gồm hồ sơ tư cách pháp nhân của công ty, giới thiệu về năng lực tài chính, máy móc thiết bị, nhân lực, kèm theo những thành tích cũng như kinh nghiệm của công ty Để qua đó chủ đầu tư có cái nhìn tổng quát về công ty.
Căn cứ vào vào bản thiết kế kỹ thuật trong Hồ sơ mời thầu tiến hành bóc tách để đưa ra khối lượng từng hạng mục công trình.
Lập biện pháp thi công, và tiến độ thực hiện công trình.
Đánh giá hoạt động đấu thầu của công ty trong giai đoạn 2006 -2008
1.4.1 Những nhân tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty
Có hai nhóm nhân tố tác động đến hoạt động đấu thầu của công ty.
Nhóm nhân tố bên trong
Tài chính của công ty đóng vai trò rất quan trọng, nó giúp giải quyết hầu hết các vấn đề từ kinh tế, kỹ thuật, công nghệ, lao động…phát sinh trong quá trình kinh doanh dưới hình thức giá trị Năng lực tài chính có tác dụng tích cực đến quá trình đấu thầu của công ty Nếu công ty có khả năng tài chính lớn về quy mô nguồn vốn tự có, khả năng huy động huy động nhanh… thì có thể tham gia đấu thầu cũng như thực hiện nhiều công trình trong cùng một thời kì, đồng thời có thể tăng đầu tư vào thiết bị, nhân lực… nhằm đáp ứng yêu cầu thi công, tạo dựng được uy tín với nguồn cung cấp Trong HSDT thì tài chính là một trong những tiêu chuẩn để xét thầu, đồng thời với tài chính mạnh sẽ cho phép công ty gia quyết định bỏ giá dự thầu một cách sáng suốt và hợp lý Đối với các công trình đã trúng thầu, tài chính mạng sẽ giúp cho công ty đảm bảo kỹ thuật, chất lượng và tiến độ thi công công trình, tạo dựng niềm tin và uy tín cho chủ đầu tư. Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D
Nguồn nhân lực Đây là nhân tố cơ bản và đặc biệt quan trọng, con người đóng vai trò trung tâm, là chủ thể của hành động…Năng lực thông qua con người ở công ty được hiểu như là khả năng của đội ngũ nhân viên trong công ty Khả năng này được thể hiện trên các khía cạnh: chất lượng cao, dịch vụ tuyệt hảo, khả năng đổi mới; kỹ năng trong công việc cụ thể; và năng suất của đội ngũ nhân viên Đây là những yếu tố then chốt mang lại sự thành công của công ty.
Khi tham dự thầu thì chủ đầu tư đánh giá về nhân lực của công ty chủ yếu ở các khía cạnh sau
- Ban lãnh đạo công ty Đây là những người trực tiếp ra quyết định, xây dựng chiến lược là những người quyết định đến sự thành công hay thât bại của công ty Đầu tàu có mạnh, công suất lớn thì mới đưa cả đoàn tàu đi đúng hướng suốt đoạn đường được
- Cán bộ quản trị cấp trung gian.
- Cán bộ cấp cơ sở , số lượng công nhân, bậc thợ.
Máy móc thiết bị được ví như là công cụ sản xuất trong lĩnh vực xây lắp Nó là nhân tố không thể thiếu khi thực hiện bất kì hợp đồng nào Là thước đo trình độ kỹ thuật, thể hiện năng lực sản xuất hiện có, nó tác động đến chất lượng và tiến độ thi công công trình nên được chủ đầu tư đánh giá cao Nhứng khía cạnh mà chủ đầu tư quan tâm là:
- Tính phù hợp với dự án ( gói thầu ): Máy móc thiết bị của nhà thầu kê khai phải phù hợp với tính chất công việc Ta không thể hô hào là “ tôi có nhiều loại máy tốt lắm, hiện đại lắm đây nhưng nó chẳng giúp được gì cho câc ngài.” Điều đó chẳng có giá trị gì.
- Tính hiện đại : Công nghệ hiện đại bao giờ cũng hoạt đông tốt hơn, nhanh chóng và thuận tiện hơn Tính hiện đại được thể hiện thông qua các thông số như: Hãng sản xuất, năm sản xuất, công suất…
- Tính hiệu quả: Điều này có liên quan đến con người, đó là trình độ sử dụng có hiệu quả máy móc Máy móc hiện đại thì phải có những con người hiện đại sử dụng nó.
Hoạt động Marketing được hiểu một cách đơn giản, truyền thống đó là việc quảng bá về công ty, sản phẩm, chất lượng sản phẩm… của công ty để khách hàng nắm bắt được và chọn mua Tuy nhiên hoạt động kinh doanh của những doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp như công ty không giống như các doanh nghiệp sản xuất khác là sản xuất ra sản phẩm trước rồi đem ra cho khách hàng chọn mua mà ngược lại, công ty cần phải tạo dựng danh tiếng của mình để khách hành tìm đến mình và yêu cầu sản xuất ra sản phẩm theo ý của họ Danh tiếng về các thành tích của doanh nghiệp có tác động lớn đến khả năng thắng thầu của công ty.
Khả năng liên danh, liên kết
Liên danh tham dự thầu là hình thức các nhà thầu liên kết với nhau thành một nhà thầu lớn để tham dự thầu Năng lực của nhà thầu này là năng lực tổng hợp của tất cả các nhà thầu thành viên Điều này sẽ tăng sức mạnh về tài chính, nhân lực, kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư.Là một công ty mới thành lập thì vai trò liêm danh, liên kết là rất quan trọng đối với công ty. Trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt này thì đây là một giả pháp cần thiết, phù hợp và có thể được coi là lối thoát đối với những kẻ yếu thế, “ những anh chàng tí hon có thể đứng trên vai người khổng lồ để cùng bước đi” Liên danh liên kết giúp công ty tham gia được nhiều công trình hơn, tham gia được những dự án lớn, quan trọng, phức tạp trong khi năng lực chưa đủ Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D
Trình độ tổ chức lập hồ sơ dự thầu
Nếu trượt thầu thì tất cả những điều tốt đẹp về nội lực của công ty vừa nói trên sẽ chỉ là ba hoa Vậy đâu là nơi để công ty thể hiện năng lực của mình cho chủ đầu tư biết? Đó chính là hồ sơ dự thầu Khả năng trúng thầu của công ty phụ thuộc trực tiếp vào hồ sơ dự thầu Công ty có thể bị loại ngay từ vòng đầu nếu nếu Hồ sơ dự thầu không đảm bảo yêu cầu của nhà tổ chức mời thầu
Nhóm nhân tố bên ngoài
Cơ chế chính sách của nhà nước
Tất cả mọi người, không chỉ các công ty, doàn nghiệp đều phải sống trong một môi trường chung đó là cơ chế chính sách của nhà nước.Môi trường tốt thì các cá thể sống trong nó mới phát triển thuận lợi được Cơ chế chính sách có thể tác động tạo ra cơ hội hoặc nguy cơ cho mỗi doanh nghiệp Nó tác động trực tiếp đến các vấn đề tín dụng, thuế, cơ chế đãi ngộ, các điều luật mà công ty phải tuân thủ…
Chủ đầu tư Đối với bản thân chủ đầu tư thì đấu thầu giúp cho đồng vốn mà họ bỏ ra được sử dụng một cách hiệu quả nhất Còn đối với bên tham dự thầu thì chủ đầu tư có ảnh hưởng rất lớn Nếu chủ đầu tư có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt sẽ tạo nên việc cạnh tranh lành mạnh trong đấu thầu và từ đó lựa chọn được nhà thầu xứng đáng Ngược lại dễ tạo ra sự quan liêu trong đấu thầu.
Xưa nay thường có câu: “ biết địch bít ta, trăm trận trăm thắng “ Đối thủ canh tranh là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp nhất đối với khả năng trúng thầu của công ty Số lượng cũng như năng lực cạnh tranh của các đối thủ quyết
4 8 định mức độ cạnh tranh Do vậy, nắm bắt được những thông tin về đối thủ có ý nghĩa quan trọng đối với công ty
Giữa nhà cung cấp với các công ty có mối quan hệ mật thiết với nhau. Các hà cung cấp có sự ảnh hưởng lớn đến các yếu tồ đầu vào cho quá trình thi công của công ty Còn công ty đóng vai trò giải quyết đầu ra cho các nhà cung cấp Đối với thị trường xây dựng thì danh tiếng, sự đảm bảo của nhà cung cấp có ảnh hưởng rất lớn đến chủ đầu tư do có liên quan trực tiếp đến chât lượng công trình.
Nhà cung cấp trong lĩnh vực nguyên vật liệu có thể tác động vào công ty như: Nâng giá, giảm chất lượng những loại vật tư, không cung cấp theo đúng tiến độ…
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KHẢ NĂNG THẮNG THẮNG THẦU CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG 123
Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Sự phát triển của ngành xây dựng và tốc độ phát triển của nền kinh tế có mối quan hệ thuận chiều; một nền kinh tế có tốc độ tăng trưởng cao, tốc độ đô thị hóa nhanh luôn đi cùng với các khoản đầu tư lớn cho cơ sở hạ tầng
Công ty nhận định: Trong thời gian tới , mặc dù nền kinh tế Việt Nam được dự báo sẽ đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức, ảnh hưởng đến tốc độ tăng trưởng nhưng do có nhiều điều kiện thuận lợi như: Việt Nam gia nhập WTO, sự gia tăng của khu vực tư nhân, gia tăng các nguồn vốn trực tiếp nước ngoài, chính phủ tiếp tục thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính…Việt Nam vẫn sẽ duy trì được sự phát triển trong dài hạn Như vậy, đối với một nền kinh tế phát triển như Việt Nam, tiềm năng phát triển của ngành xây dựng là rất lớn do đó có thể đưa ra những nhận định khả quan về ngành xây dựng trong thời gian tới với tốc độ tăng trưởng cao và ổn định. Định hướng phát triển chung của công ty trong thời gian tới là:
- Khẳng định hơn nữa vị thế của mình trên thương trường
- Phát huy những ngành nghế chính đang là thế mạnh của công ty như: Xây dựng các công trình thủy lợi, thủy điện, giao thông, cơ sở hạ tầng, nhà ở các khu công nghiệp…
- Đồng thời nghiên cứu mở rộng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, phát triển công ty kinh doanh theo hướng đa ngành
- Tiếp tục hoàn thành các công trình đã được giao và nhận thêm nhiều hạng mục công trình mới.
- Tăng cường đầu tư phát triển máy móc thiết bị , ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình thi công
- Đảm bảo đời sống vật chất, đời sống tinh thần của cho cán bộ của công nhân viên công ty.
2.1.2 Định hướng trong công tác đấu thầu
Trước dự đoán về tính sôi động của thị trường xây dựng, để có được những dự án ( gói thầu ), công ty đã xây dựng định hướng nhằm tăng cường hiệu quả đấu thầu
- Tăng cường tham dự thầu, mở rộng lĩnh vực xây dựng,
- Cố gắng đạt tỷ lệ thắng thầu đến 30%\
- Tăng cường quan hệ hợp tác đối với các chủ đầu tư, bên các nhà cung cấp đầu vào
- Chú trọng nâng cao năng lực của công ty
- Dần hoàn thiện công tác Lập hồ sơ dự thầu.
2.2.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu
Cơ sở của giải pháp.
Có người nói rằng không nhất thiết phải có một bộ phận chuyên trách marketing để làm công việc phân tích thị trường, lập kế hoạch và kiểm soát các vấn đề liên quan Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ, hoạt động không đa dạng nơi mà giám đốc đã có nhiều kinh nghiệm và hiểu biết về nhu cầu khách hàng Quan điểm này thật nguy hiểm, vì muốn hay không muốn, do số lượng sản phẩm và thị trường của doanh nghiệp ngày càng phát triển, và do áp lực cạnh tranh cũng như yếu tố bất ổn định của môi trường kinh doanh ngày càng tăng, đòi hỏi phải có sự hiểu biết sâu, rộng và nghiên cứu thì Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D trường một cách thường xuyên Chiến lược marketing là một chiến lược đóng vai trò quan trọng trong cuộc chạy đua giành ưu thế và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay, hoạt động marketing trong ngành xây dựng vẫn chưa được định hình ở bất kì công ty nào, một phần cũng do những đặc điểm riêng của sản phẩm ngành xây dựng, một phần là di không được quan tâm đúng mức.
Và công ty xây dựng 123 cũng nằm trong tình trạng chung đó Trong hồ sơ dự thầu công ty chỉ quan tâm đến thông tin nội bộ mà không tìm hiểu những biến động trên thị trường xây dựng, cũng như thông tin về chủ đầu tư, đối thủ cạnh tranh…Vì vậy công tin cần thành lập một phòng Marketing chuyên nghiên cứu về các thông tin liên quan đến hoạt động đấu thầu để cung cấp thông tin chính xác và nhanh nhất cho các cán bộ, các phòng ban chịu trách nhiệm lập
Hồ sơ dự thầu có chất lượng cao.
Nội dung của giải pháp Đây là việc thành lập một phòng ban mới, nên vấn đề trước tiên đó là việc bố trí nhân lực của phòng Marketing Trước đây nhiệm vụ Marketing của công ty được hiểu đó là việc tìm kiếm thông tin về gói thầu, nghiên cứu thị trường đầu vào…Nhiệm vụ này chủ yếu là do cán bộ phòng Kinh tế - kế hoạch đảm nhận, nên ngoài ra họ còn phải thành trách nhiệm của mình ở phòng kinh tê – kế hoạch dẫn đến Marketing không được quan tâm đúng mức, kiến thức về Marketing thì sơ sài, chưa qua lớp đào tạo Vì vậy công ty phải có kế hoạch đào tạo những cán bộ này đi học tại các trường có chuyên ngành Marketing để nâng cao kiến thức Bước tiếp theo sẽ thành lập phòng Marketing và tuyển thêm một số nhân viên khác có kiến thức trong lĩnh vực này.
Xác định nhiệm vụ cụ thể của phòng này là:
- Thu thập các thông tin về việc tổ chức đầu thầu của chủ đầu tư.
- Thu thập thông tin về sự biến động của thị trường giá cả nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị… để Phòng Kinh tế - kế hoạch tính toán và có biện pháp điều chỉnh giá dự thầu kịp cũng như thông báo cho chủ đầu tư biết để đàm phán lại tránh các rủi ro cho công ty.
- Thu thập các thông tin về chủ đầu tư, đặc biệt là về nguồn vốn, khả năng thanh toán… đảm bảo cho công ty có thể thu hồi vốn nhanh khi công trình được hoàn tất
- Thu thập các thông tin về đối thủ cạnh tranh như năng lực, để có thể có kế hoạch tranh thầu hợp lý đảm bảo khả năng thắng thầu cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty
- Đề xuất các chiến lược marketing nhằm nâng cao uy tín của công ty. Như tuyên truyền quảng bá hình ảnh công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là cần xây dựng 1 website riêng Bên cạnh đó duy trì mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng, các tổ chức tín dụng, các cơ quan quản lý nhà nước, các chủ đầu tư…
Hiệu quả của giải pháp.
Tất nhiên là việc thành lập phòng marketing sẽ khiến công ty tốn mất một khoản chi phí, nhưng lợi ích của nó đem lại thì quả là không nhỏ Nó sẽ giảm bớt khối lượng công việc cho phòng Kinh tế - kế hoạch khi lập Hồ sơ dự thầu, cung cấp được thông tin có tính chính xác, kịp thời nhất từ đó giảm bớt được chi phí tổn thất, đồng thời nó còn giải quyết được nhiều vấn đề còn tồn tại của công ty Cụ thể những hiệu quả chính mà phòng Marketing đem lại là:
- Thông tin được tập trung về một mối, được tiến hành nghiên cứu, phân tích trong mối liên hệ tổng thể, từ những người có trình độ chuyên môn. Đỗ Thị Huyền Lớp: Đầu Tư 47D
Giảm bớt được việc kiêm nhiệm nhiều công việc trong công tác lập Hồ sơ dự thầu.
- Với các thông tin mà về chủ đầu tư, đối thủ cạnh trạnh, thị trường các yếu tố đầu vào … sẽ giúp việc lập Hồ sơ dự thầu được tiến hành dựa trên thông tin đầy đủ nhất, từ đó nâng cao khả năng thắng thầu và hiệu quả kinh doanh của công ty,
2.2.1.2 Nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu.
Cơ sở của giải pháp.