Hoàn thiện kế toán bán hàng và tại công ty cp giấy trúc bạch

Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường nay, mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đáp ứng tốt nhu cầu thị trường giành lợi nhuận cao Nói cách khác, doanh nghiệp cần giải tốt mối quan hệ đầu vào đầu ra, sản xuất tiêu thụ, để thực tốt điều doanh nghiệp phải hạch tốn xác, đầy đủ, kịp thời chi phí sản xuất bỏ ra, sở tìm giải pháp hạ giá thành sản phẩm giúp cho công tác tiêu thụ tốt kịp thời Muốn làm điều đòi hỏi doanh nghiệp không đầu tư sản xuất để tạo sản phẩm có chất lượng tốt hơn, đủ sức cạnh tranh thị trường mà phải tổ chức tiêu thụ tốt số sản phẩm đó, đặc biệt trọng tới công tác bán hàng Thực tốt khâu bán hàng sở để doanh nghiệp đảm bảo thu hồi vốn để thực tái sản xuất giản đơn có tích luỹ để thực trình tái sản xuất mở rộng, đồng thời tiền đề để tăng thu nhập cho doanh nghiệp, ổn định tình hình tài doanh nghiệp nâng cao đời sống người lao động Cũng doanh nghiệp sản xuất khác công ty CP giấy Trúc Bạch năm qua trọng tới công tác bán hàng phương diện quản lý nói chung phương diện kế tốn nói riêng Do đó, sở phương pháp luận học qua thời gian tìm hiểu thực tế công ty CP giấy Trúc Bạch với hướng dẫn thầy giáo Trương Anh Dũng, em thực báo cáo chuyên đề với đề tài “ Hoàn thiện kế tốn bán hàng cơng ty CP giấy Trúc Bạch” Với mong muốn sâu tìm hiểu hoạt động bán hàng doanh nghiệp sản xuất hiểu rõ cơng tác kế tốn phần hành từ rút kinh nghiệm thực tiễn cho thân, nâng cao trình độ lý luận cho Page of 55 Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD Chuyên đề thực tập em gồm phần: Chương I : Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động bán hàng công ty CP giấy Trúc Bạch Chương II: Thực trạng kế tốn bán hàng cơng ty CP giấy Trúc Bạch Chương III: Hồn thiện kế tốn bán hàng cơng ty CP giấy Trúc Bạch Do vấn đề nghiên cứu rộng, khó phức tạp, mặt khác dung lượng trình bày có hạn, trình độ lý luận thân chưa cao em không tránh khỏi sai sót khiếm khuyết, em mong nhận đóng góp ý kiến chân thành từ Thầy Cô bạn bè để em thành chuyên đề thực tập tốt Cuối cho phép em lần gửi lời cảm ơn chân thành đến cấc thầy giáo khoa kế tốn trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân tập thể cán phịng kế tốn Công ty CP giấy Trúc Bạch Hà Nội giúp đỡ em thời gian thực tập tốt nghiệp Em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo Thạc sĩ Trương Anh Dũng người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập Hà nội, ngày…… tháng …….năm 2010 Sinh viên thực Nguyễn Ngọc Minh Page of 55 Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD CHƯƠNG ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP GIẤY TRÚC BẠCH 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng công ty CP giấy Trúc Bạch 1.1.1 Danh mục hoạt động bán hàng công ty CP giấy Trúc Bạch Hiện cơng ty có phân xưởng sản xuất là: Phân xưởng Giấy phân xưởng Băng Vì hoạt động bán hàng công ty chủ yếu tập trung vào sản phẩm hai phân xưởng Sản phẩm công ty CP giấy Trúc Bạch gồm nhiều loại giấy khác nhau, cụ thể sau: - Phân xưởng giấy: + Giấy vuông trắng + Giấy vệ sinh trắng M1 + Giấy vệ sinh xanh Trúc Bạch + Giấy vệ sinh lố đôi +Các loại giấy vệ sinh lố: lố cuộn, lố cuộn, lố cuộn… + Các loại khăn ăn: Khăn ăn K60, Khăn ăn K70,khăn ăn hộp, khăn ăn rút tờ… + Giấy cắt khoanh + Giấy lau tay + Phụ sản xanh +Các loại giấy vệ sinh lố: lố cuộn, lố cuộn, lố cuộn… - Phân xưởng Băng: + Lõi đen + Lõi trắng Page of 55 Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD + Băng vệ sinh 9m … Đây sản phẩm có cơng dụng phục vụ sinh hoạt thường xuyên cần thiết đời sống người tiêu dùng, chủng loại giấy vệ sinh, khăn ăn Cũng tên gọi, chất lượng vệ sinh yếu tố quan trọng sản phẩm giấy vệ sinh, khăn ăn Sản phẩm công ty giấy Trúc Bạch bước đứng vững thị trường nhờ việc đảm bảo yêu cầu Ngoài ra, cịn có u khác độ dai, độ mịn, mềm, tan nhanh nước 1.1.2 Thị trường công ty CP giấy Trúc Bạch Giấy vệ sinh, khăn ăn sản phẩm phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày người tiêu dùng Khi mức sống ngày nâng cao nhu cầu sản phẩm giấy vệ sinh, khăn ăn tăng lên đáng kể Đây điều kiện thuận lợi giúp công ty mở rộng thị trường tiêu thụ Sản phẩm cơng ty sản xuất với mục đích phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng sản xuất nước nên cơng ty phải ln gắn bó với khách hàng nội địa Do việc tìm hiểu tập tính, thói quen tiêu dùng vùng, đối tượng cần thiết Thị trường nước ta thể tiềm to lớn thực tế, mức tiêu thụ giấy vệ sinh, khăn ăn thấp phần lớn dân số sống vùng nơng thơn chưa có thói quen sử dụng giấy vệ sinh Ở khu vực thành thị, phận người tiêu dùng có thu nhập cao lại địi hỏi sản phẩm phải có chất lượng mẫu mã cao đa số sản phẩm giấy vệ sinh công ty Trong tương lai, thu nhập dân trí tăng lên, chắn thị trường giấy vệ sinh phát triển nữa, thị trường giấy Việt Nam nói chung ( nay, Việt Nam, mức tiêu thụ giấy bình quân 16 kg/1 người/1 năm, thấp so với mức trung bình 45 kg/1người/1 năm giới - theo số liệu thống kê Hiệp hội giấy Việt Nam năm 2009) Vì vậy, bên cạnh thị trường Hà Nội thành phố lớn, bỏ qua thị trường ngoại thành tỉnh Hiện nay, thị trường Hà Nội chiếm gần 60% sản lượng hàng hoá tiêu thụ cơng ty, cịn lại thuộc tỉnh Nam Định, Thái Bình, Thanh Hố, Nghệ An Biểu số : Doanh thu theo khu vực thị trường Công ty Page of 55 Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD ĐVT: VNĐ Khu vực Năm 2008 Doanh thu Hà Nội 14.888.397.379 Năm 2009 Tỷ lệ (%) Doanh thu Tỷ lệ (%) 55,7 14.617.380.198 55,4 Nam Định 4.517.304.273 16,9 3.852.233.767 14,6 Thái Bình 3.287.742.163 12,3 4.221.626.046 16,0 Thanh Hoá 1.603.776.665 6,0 1.477.569.116 5,6 Nghệ An 1.496.858.220 5,6 1.451.183.953 5,5 935.536.387 3.5 765.169.721 2.9 26.729.611.087 100 26.385.162.795 100 Các tỉnh khác Tổng doanh thu (Lấy nguồn từ báo cáo bán hàng năm 2009 công ty CP giấy Trúc Bạch) Page of 55 Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD Nhận xét Qua bảng ta thấy, thị trường tiêu thụ sản phẩm công ty chủ yếu miền Bắc, số tỉnh xung quanh Hà Nội Thị trường miền Trung có lượng tiêu thụ thấp có nguy bị thu hẹp Mặc dù lượng tiêu thụ thị trường miền Bắc chiếm tỉ lệ cao công ty chưa mở rộng mạng lưới tiêu thụ tỉnh Hải Phòng, Hải Dương Những thị trường bị chiếm lĩnh nhiều đơn vị sản xuất giấy vệ sinh, khăn ăn Nhà nước tư nhân khác Thị trường tiêu thụ cơng ty CP giấy Trúc Bạch có phân vùng rõ rệt nông thôn thành phố, thể chủng loại giấy chủ yếu tiêu thụ nông thôn ( giấy vệ sinh gấp đỏ, giấy phụ sản ) số loại bán tỉnh, thành phố (giấy vuông trắng, giấy vệ sinh cuộn trắng ) Bởi vậy, đặc điểm thị trường tiêu thụ có ảnh hưởng định đến cơng tác tiêu thụ sản phẩm công ty Yêu cầu đặt cơng ty phải nghiên cứu, tìm hiểu kĩ lưỡng đặc điểm thị trường tiêu thụ, từ xác định đối tượng phục vụ để đưa sản phẩm có chất lượng giá bán phù hợp Sản phẩm giấy phụ sản có thị trường tiêu thụ chủ yếu vùng nông thôn, nơi thu nhập dân cư thấp Tại thị trường này, sản phẩm công ty phải cạnh tranh với nhiều sản phẩm loại sở sản xuất tư nhân Sản phẩm cơng ty có ưu điểm chất lượng giá bán cao Nhưng thực tế cho thấy rằng, vùng dân cư thu nhập thấp, tiêu chí "giá cả" ln đứng tiêu chí chất lượng Đó ngun nhân khả tiêu thụ sản phẩm công ty thị trường thấp Ngược lại, sản phẩm giấy vệ sinh cuộn trắng, giấy vng trắng có thị trường tiêu thụ thường thành phố, thị xã Trên thị trường này, sản phẩm công ty đủ sức cạnh tranh chất lượng giá bán Tuy nhiên, mẫu mã sản phẩm đơn điệu, thêm vào đó, hoạt động giới thiệu sản phẩm khơng có Bởi vậy, sản phẩm cơng ty dù tốt không đến với nhiều người tiêu dùng Như vậy, thực tế công tác tiêu thụ sản phẩm công ty CP giấy Trúc Bạch cho thấy khơng nắm vững, hiểu biết đặc điểm loại thị trường mà việc tiêu thụ công ty cịn gặp nhiều khó khăn Tại thị trường nào, sản phẩm giấy công ty tỏ sức cạnh tranh Nếu khơng có giải pháp kịp thời tương lai khơng xa, chắn thị trường tiêu thụ công ty bị thu hẹp 1.1.3 Phương thức bán hàng công ty CP giấy Trúc Bạch Page of 55 Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD Hình thức bán hàng cơng ty cịn nghèo nàn, hạn chế Đối với khách hàng quen thuộc công ty hay khách hàng mua với khối lượng lớn như: công ty CP Trường Sơn, công ty CP thương mại Mori, công ty TNHH quốc tế Minh Hoa… công ty thực bán hàng theo phương thức trực tiếp Trong phương thức bán hàng lại chia thành: bán buôn sản phẩm cho công ty lớn bán lẻ cho số cửa hàng nhỏ - Tại thị trường Hà Nội công ty tổ chức bán hàng theo phương thức trực tiếp Xuất phát từ đặc điểm sản phẩm giấy vệ sinh, khăn ăn giá trị thấp, số lượng lớn, cồng kềnh, nên hàng đưa đến người tiêu dùng chủ yếu qua hình thức bán lẻ cửa hàng tạp phẩm Các hàng tạp phẩm mua hàng công ty với số lượng nhỏ Chi phí vận chuyển họ tự lo Đội ngũ nhân viên phòng tiêu thụ ( 13 người ) vận chuyển hàng cho hợp đồng lớn Ngồi ra, cơng ty cịn có cửa hàng giới thiệu sản phẩm trụ sở 128 Thụy Khê Công ty không mở đại lý bán hàng tỉnh Việc bán hàng tỉnh chủ yếu thông qua công ty khách hàng 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty CP giấy Trúc Bạch Được tiến hành độc lập với hoạt động sản xuất, hoạt động bán hàng biểu mối quan hệ trực tiếp doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, việc tổ chức cơng tác bán hàng tác động thúc đẩy kìm hãm tốc độ tiêu thụ Cơng tác bán hàng khâu cuối chu kỳ sản xuất kinh doanh, thực chuyển giao sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp tới khách hàng, khâu quan trọng định đến khối lượng tiêu thụ Hiện hoạt động bán hàng công ty phòng kế hoạch tiêu thụ thị trường đảm nhiệm Phịng ngồi nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm công ty, quảng cáo, quảng bá sản phẩm công ty thực công việc liên quan đến trình bán hàng như: ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, toán, bảo hành sản phẩm… Đồng thời cịn có trách nhiệm tổng hợp cân đối kế hoạch sản xuất kỹ thuật, lao động, phân bổ kế hoạch năm, xây dựng kế hoạch tác nghiệp báo cáo giám đốc công ty duyệt, sau giao tiêu cho phân xưởng thực thực tổ chức thu mua nguyên vật liệu, kinh doanh mua bán vật tư kỹ thuật Page of 55 Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD Hiện phòng kế hoạch thị trường có tổng số 18 lao động, với chức năng, nhiệm vụ cụ thể người sau: - Trưởng phịng: Ngơ Văn Trường có nhiệm vụ đạo hoạt động phòng kế hoạch thị trường chịu trách nhiệm trước ban giám đốc hoạt động bán hàng tiêu thụ sản phẩm công ty - Công tác nghiên cứu thị trường, tiếp thị, ký kết hợp đồng bán hàng: Đây cơng tác có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với hoạt động cơng ty Cơng tác nhóm (gồm người ) thực Trưởng nhóm anh: Tạ Quốc Bảo Nhóm có trách nhiệm nghiên cứu nhu cầu thị trường, đặc biệt thị trường Hà Nội, sau đề xuất với trưởng phịng nhu cầu người tiêu dùng: họ chuộng sử dụng loại sản phẩm giấy ăn nào? Yêu cầu sản phẩm (độ trắng giấy ăn, độ dai, mịn nào?) Song song với việc nhóm cịn đảm nhiệm cơng tác tiếp thị sản phẩm ký kết hợp đồng bán hàng cho công ty Sự phát triển nhanh chóng sản xuất xã hội tạo khối lượng sản phẩm lớn với đa dạng hoá mức độ cao Do đó, nhiều sản phẩm đời có tốc độ tiêu thụ chậm người tiêu dùng biết đến Trong tình hình đó, hoạt động quảng cáo nhằm giới thiệu với khách hàng sản phẩm doanh nghiệp đóng vai trị quan trọng Thơng qua hoạt động này, thông tin sản phẩm hình ảnh cơng ty đưa đến với người tiêu dùng, từ kích thích họ tiêu thụ sản phẩm Trong năm qua hoạt động tiếp thị sản phẩm công ty chưa thật coi trọng Khách hàng biết đến sản phẩm công ty chủ yếu sản phẩm cơng ty có từ lâu với chất lượng tốt, giá phải Các hợp đồng bán hàng Page of 55 Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD công ty chủ yếu thực với khách hàng quen thuộc, có khách hàng Hiện nay, để hoạt động quảng cáo diễn có hiệu quả, phòng nghiên cứu thị trường ý đến biện pháp tích cực như: lựa chọn phương tiện quảng cáo, vị trí đặt quảng cáo, thời điểm hình thức quảng cáo cho thu hút ý khách hàng.Quảng cáo phải hấp dẫn, độc đáo, có chất lượng thơng tin cao, đồng thời phải đảm bảo tính trung thực Chi phí quảng cáo thường lớn, vậy, doanh nghiệp cần phải nghiêm túc tính tốn đến chi phí hiệu mang lại quảng cáo + Tham gia hội chợ, triển lãm kinh tế kỹ thuật Tại hội chợ, triển lãm, khả thu hút khách hàng cao ; khả tiếp xúc ký hợp đồng mở rộng Để việc tham gia hội chợ đạt kết tốt, doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo khâu : chọn sản phẩm tham gia, loại địa điểm hội chợ, điều kiện đội ngũ cán bộ, sở vật chất kỹ thuật, điều kiện cần thiết khác +)Tổ chức tiếp xúc khách hàng thông qua việc tổ chức hội nghị khách hàng, qua nắm bắt sâu nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng -Công tác ký kết hợp đồng: có hợp đồng mua hàng khách hàng chuyển tới Nhóm xem xét điều khoản hợp đồng, số lượng sản phẩm khách hàng cần mua kho Sau xem xét thấy chấp nhận hợp đồng bán hàng diều khoản hợp đồng hợp lý, chấp nhận Nhóm trình hợp đồng lên trưởng phịng để trình duyệt lên ban giám đốc thực cơng đoạn chu trình bán hàng - Cơng tác vận chuyển hàng hóa đội ngũ nhân viên phịng đảm nhiệm Nhóm gồm 13 người anh: Dư Văn Bắc trưởng nhóm Khi có hợp đồng giao hàng Trưởng phòng đưa kế hoạch cho anh Bắc Anh Bắc vào khối lượng hàng, địa điểm giao hàng, số xe số người công ty để điều chỉnh cho hợp lí Ngồi việc vận chuyển thành phẩm tiêu thụ nhóm cịn đảm nhiệm việc vận chuyển ngun vật liệu kho công ty Page of 55 Chuyên đê thực tập chuyên ngành Đại học KTQD - Việc kiểm sốt hoạt động tốn: Hình thức bán hàng công ty áp dụng giao hàng trước, nhận tiền sau Hình thức bán hàng mặt thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm, mặt khác lại gây khó khăn vốn cho doanh nghiệp (do phần vốn bị chiếm dụng), làm tăng thêm số chi phí chi phí quản lý nợ phải thu, chi phí rủi ro Mặc dầu điều kiện thị trường nay, cơng ty khơng thể khơng áp dụng hình thức tiêu thụ lợi cạnh tranh công ty Trên thực tế, công ty có sách tín dụng thương mại có lợi cho khách hàng kích thích tiêu thụ Vấn đề đặt cần phải quản lý chặt chẽ khoản phải thu cho doanh nghiệp vừa tăng lượng hàng bán ra, vừa đảm bảo thu hồi đủ tiền hàng Do phịng kế hoạch thị trường kết hợp chặt chẽ với phịng kế tốn, đặc biệt kế tốn tiêu thụ ln ý biện pháp kiểm soát hoạt động toán sản phẩm : phải mở sổ theo dõi chi tiết khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ ; bán chịu cho khách hàng phải xem xét kỹ khả toán sở hợp đồng ký kết ; có ràng buộc chặt chẽ hợp đồng bán hàng, vượt thời hạn tốn theo hợp đồng doanh nghiệp thu lãi suất tương ứng lãi suất hạn Ngân hàng Đối với khách hàng công ty thường không cho nợ 60% số doanh số bán -Việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng trưởng phòng đảm nhiệm Trưởng phòng theo dõi tình hình tiêu thụ, hợp đồng bán hàng cơng ty có giao thời hạn, có đủ số lượng khơng? có đảm bảo chất lượng khách hàng yêu cầu không? - Tại công ty hợp đồng bán hàng kiểm soát, theo dõi từ lúc ký hợp đồng đến lúc giao sản phẩm kho vận chuyển hàng tới khách hàng Do đặc điểm sản phẩm nên cơng ty khơng có hình thức bảo hành sản phẩm - Hiện công ty khơng áp dụng hình thức chiết khấu bán hàng Hình thức khuyến mại cơng ty chủ yếu hỗ trợ chi phí vận chuyển cho khách hàng xa Đối với khách hàng lớn thường xun, cơng ty có áp dụng hình thức giảm giá hàng bán thỏa thuận miệng Do hợp đồng bán hàng hóa đơn bán hàng ghi trực tiếp giá giảm CHƯƠNG Page 10 of 55