(Luận văn) nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng công ty cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực và xuất nhập khẩu thiên ân (tamax)

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG lu an n va KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP gh tn to NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƢU, p ie TỔNG HỢP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN nl w XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC d oa VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) va an lu : 2014 – 2018 @ : ĐH QTVP 14B m co l gm Lớp : 1405QTVB010 z Khoá : ĐỖ QUYẾT ĐỊNH z at nh Mã số sinh viên oi Sinh viên thực : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG m Người hướng dẫn ll u nf Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành an Lu HÀ NỘI- 2018 n va ac th si BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG lu an n va KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP TỔNG HỢP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN p ie gh tn to NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƢU, w XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC d oa nl VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) an lu : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG : ĐỖ QUYẾT ĐỊNH z at nh : 1405QTVB010 : 2014 – 2018 z : ĐH QTVP 14B an Lu HÀ NỘI- 2018 m co l gm @ Lớp oi Khoá m Mã số sinh viên ll Sinh viên thực u nf va Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành n va ac th si LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Những nội dung đề tài Khố luận tốt nghiệp cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn Ths Đặng Văn Phong; Các nội dung nghiên cứu Khoá luận tốt nghiệp trung thực; Mọi chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2018 lu Sinh viên an n va to p ie gh tn Đỗ Quyết Định d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài Khố luận tốt nghiệp mình, ngồi nỗ lực phấn đấu thân, nhận nhiều giúp đỡ từ phía thầy nhà trường Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân Đặc biệt em xin trân thành cảm ơn đến thầy Đặng Văn Phong Khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn hỗ trợ em suốt trình thực đề tài lu Tơi xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới bạn bè, người thân động viên an khích lệ tơi thời gian thực tập thực đề tài Khoá luận tốt nghiệp va n Hà Nội, ngày tháng năm 2018 to p ie gh tn Sinh viên d oa nl w Đỗ Quyết Định ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Kí hiệu Nghĩa CTCP Cơng ty cổ phần VT-LT Văn thư – Lưu trữ VP Văn phòng VB Văn XD Xây dựng XNK Xuất nhập TM Tham mưu TH Tổng hợp CNTT Công nghệ thông tin lu STT an va n p ie gh tn to oa nl w d ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu lu Mục tiêu nghiên cứu an va Nhiệm vụ nghiên cứu n Đối tượng phạm vi nghiên cứu gh tn to Giả thuyết nghiên cứu p ie Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài nl w PHẦN NỘI DUNG d oa Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG an lu HỢP TRONG VĂN PHÒNG va 1.1 Một số khái niệm liên quan u nf 1.1.1 Khái niệm văn phòng ll 1.1.2 Khái niệm tham mưu, tổng hợp m oi 1.1.3 Công tác tham mưu, tổng hợp 10 z at nh 1.2 Vai trị cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng hoạt động z quan, tổ chức 11 gm @ 1.3 Mối quan hệ tham mưu, tổng hợp 13 l 1.4 Nguyên tắc tham mưu, tổng hợp 14 m co 1.5 Các nội dung tham mưu, tổng hợp văn phòng 15 1.5.1 Tham mưu, tổng hợp tổ chức máy nhân 15 an Lu 1.5.2 Tham mưu, tổng hợp cơng tác hành 16 n va ac th si 1.5.3 Tổ chức thực tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo 19 1.5.4 Tham mưu, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng 20 1.5.5 Tham mưu, tổng hợp công tác hậu cần 21 1.5.6 Tham mưu, tổng hợp số hoạt động đặc thù 23 * Tiểu kết chƣơng 24 Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN 25 2.1 Khái quát Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất lu nhập Thiên Ân 25 an 2.1.1 Khái quát chung Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực n va Xuất nhập Thiên Ân 25 ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng Hành p ie gh tn to 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung w Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập oa nl Thiên Ân 27 d 2.2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng lu an ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 29 u nf va 2.2.1 Hình thức tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 29 ll oi m 2.2.2 Tổ chức bồi dưỡng cán làm công tác tham mưu, tổng hợp z at nh phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 30 z 2.2.3 Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty @ gm cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 32 l 2.2.4 Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp phịng m co Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập an Lu Thiên Ân 48 n va ac th si 2.3 Nhận xét chung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 49 2.3.1 Ưu điểm 50 2.3.2 Hạn chế 53 * Tiểu kết chƣơng 56 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC 57 lu 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức máy, nhân 57 an 3.1.1 Tổ chức máy 57 n va 3.1.2 Tổ chức nhân 58 3.2.1 Nội quy, quy chế Công ty 60 3.2.2 Nội quy, quy chế công tác tham mưu, tổng hợp 61 p ie gh tn to 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 59 w 3.3 Nhóm giải pháp sở vật chất, ứng dụng CNTT công tác oa nl Hành – văn phịng 61 d 3.3.1 Về sở vật chất, trang thiết bị 61 lu an 3.3.2 Ứng dụng CNTT cơng tác Hành – văn phịng 62 u nf va 3.3.3 Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào hoạt động văn phòng 63 ll oi m 3.4 Nhóm giải pháp đặc thù 63 z at nh 3.5 Nhóm giải pháp khác 65 * Tiểu kết chƣơng 65 z PHẦN KẾT LUẬN 66 @ gm D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 m co l PHỤ LỤC 69 an Lu n va ac th si DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Trình độ nhân phịng Hành Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 31 Bảng 2.2 Thống kê kế hoạch công tác Công ty ban hành 36 từ năm 2014 đến 2017 Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 36 lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Quy trình tham mưu phịng Hành cho Ban giám đốc Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 30 Sơ đồ 2.2 Mơ hình dự kiến cấu tổ chức phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 34 Sơ đồ 2.3.: Quy trình tổ chức hội họp Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 44 lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phục lục Một số thể thức văn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục Trang bị cho lễ tân Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục Khu vực gửi xe Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va to Phụ lục Người lao động hoàn tất thủ tục chuẩn bị xuất cảnh Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng p ie gh tn nhân lực Xuất nhập Thiên Ân d oa nl w ll fu an nv a lu oi m z at nh z m o l.c gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục Bảng đánh giá xếp loại cá nhân Bảng đánh giá xếp loại Trưởng phòng Họ tên Chức vụ : Phòng : lu an n va Đánh giá, xếp loại Thang điểm Hoàn thành xuất sắc A Hoàn thành tốt B Hoàn thành nhiệm vụ C Chưa hoàn thành nhiệm vụ D tn to Stt Cá nhân xếp loại Trƣởng phòng xếp loại gh p ie (Nguồn : Phịng Hành chính) d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục 10 Phiếu khảo sát đánh giá chung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU KHẢO SÁT Đánh giá chung công tác tham mƣu, tổng hợp phịng Hành lu Cơng ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực an Xuất nhập Thiên Ân va n (Khảo sát 30 cán bộ, công nhân viên bất kỳ) tn to ie gh Anh(chị) tích  đáp án p I THÔNG TIN CHUNG  d oa Nam nl w Giới tính:   m  oi Từ 30 đến 40 tuổi ll u nf Từ 20 đến 30 tuổi va Tuổi: an lu Nữ z at nh Trên 50 tuổi   an Lu Phòng Tuyển dụng lao động m co  l Phòng Xuất lao động gm Anh ( chị) làm việc phòng : @  z Từ 40 đến 50 tuổi n va ac th si Phòng Đào tạo  Phịng Tài kế tốn  Phịng Hành  Phòng Nhân  Phòng Pháp chế  Phòng Đài loan  II NỘI DUNG lu Anh(chị) đánh giá tầm quan trọng công tác tham mƣu, an tổng hợp: n va  Quan trọng  gh tn to Rất quan trọng  p ie Không quan trọng w oa nl Anh(chị) đánh giá nguyên tắc đảm bảo quy định d hành Pháp luật Nhà nƣớc chủ trƣơng Đảng công tác ll u nf Chưa đảm bảo  va Đảm bảo an lu tham mƣu, tổng hợp:  oi m z at nh Anh(chị) đánh giá nguyên tắc đảm bảo tính khách quan, z trung thực, xác cơng tác tham mƣu, tổng hợp:  m co l Chưa đảm bảo gm  @ Đảm bảo an Lu n va ac th si Anh(chị) đánh giá nguyên tắc Đảm bảo tính thực tiễn tính khả thi cơng tác tham mƣu, tổng hợp: Đảm bảo  Chưa đảm bảo  Anh(chị) đánh giá công tác tham mƣu sở vật chất, trang thiết bị Công ty: lu an Hài lòng  Tương đối hài lòng  Chưa hài lòng  n va gh tn to Anh(chị) đánh giá công tác tham mƣu tổ chức máy ie tổ chức nhân Cơng ty:  Tương đối hài lịng  p Hài lòng oa nl w  d Chưa hài lòng an lu m  oi Cao ll Công ty: u nf va Anh(chị) đánh giá chất lƣợng chƣơng trình, kế hoạch z at nh  Thấp  z Trung bình gm @ Chưa đầy đủ  an Lu  m co Đầy đủ l Anh(chị) đánh giá số lƣợng nội quy, quy chế Công ty: n va ac th si Anh(chị) đánh giá chất lƣợng thơng tin phịng Hành cung cấp: Cao  Trung bình  Thấp  10 Anh(chị) đánh giá kịp thời thơng tin phịng Hành cung cấp: lu an Kịp thời  Đơi chưa kịp thời  n va gh tn to 11 Anh(chị) đánh giá số lƣợng phầm mềm hỗ trợ cần thiết cho ie hoạt động Công ty:  Chưa đầy đủ  p Đầy đủ d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll fu an nv a lu oi m z at nh z m o l.c gm @ an Lu n va ac th si lu an n va to Phụ lục 11 Bảng tổng hợp phiếu khảo sát đánh giá chung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng p ie gh tn ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Tỷ lệ % Đánh giá Đánh giá Đánh giá Rất quan trọng 70% Quan trọng 30% Không quan trọng 0% Đảm bảo quy định hành Pháp luật Nhà nước chủ trương Đảng Đảm bảo 100% Chưa đảm bảo 0% fu oa nl w Thực trạng cơng tác TM, TH phịng Hành Hài lịng 10% Tương đối hài lịng 60% Chưa hài lòng 30% Tổ chức máy tổ chức nhân Hài lòng 70% Tương đối hài lòng 30% Chưa hài lịng 0% Đảm bảo tính khách quan, trung thực, xác Đảm bảo 75% Chưa đảm bảo 25% Đảm bảo tính thực tiễn tính khả thi Đảm bảo 80% Chưa đảm bảo 20% Cao 50% Trung bình 50% Thấp 0% Cao 90% Trung bình 20% Thấp 0% Kịp thời 50% Đôi chưa kịp thời 50% d Tầm quan trọng công tác TM, TH an nv a lu ll Cơ sở vật chất, trang thiết bị oi m z at nh z 9.Sự kịp thời thông tin m o l.c Chất lượng thông tin gm Chất lượng chương trình, kế hoạch @ Đánh giá cán bộ, công nhân công ty Đầy đủ 60% Chưa đầy đủ 40% 11.Phần mềm hỗ trợ Đầy đủ 0% Chưa đầy đủ 100% an Lu 10.Số lượng nội quy, quy chế n va ac th si lu an va n Phụ lục 12 Một số trang thiết bị phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực p ie gh tn to Xuất nhập Thiên Ân d oa nl w ll fu an nv a lu oi m z at nh z m o l.c gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục 13 Sơ đồ ngang Gantt lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si