Báo cáo kiến tập đại học Nội Vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house

Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Trịnh Thị Trang BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ (2019 – 2023) Tên quan: Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng Thương mại Top House Địa chỉ: Số Đặng Văn Ngữ, Khu Ngoại giao đoàn Trung Tự, Đống Đa, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Bùi Thùy Linh – Nhân viên phòng kế hoạch Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI – 2022 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TOP HOUSE………………………………… 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn…………………………………………1 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ……………………………………………… 1.1.2 Quyền hạn……………………………………………………………1 1.2 Cơ cấu tổ chức…………….………………………………………………1 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT MỘT SỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TOP HOUSE…………………………………………………………………….……… 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng………………………………………2 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng…….2 a Chức năng, nhiệm vụ…………………………………………… b Cơ cấu tổ chức văn phòng………….…………………………3 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc vị trí văn phịng……………………………………………………….………………… 2.2 Tìm hiểu soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng Thương mại Top House…………………………………………13 2.2.1 Các loại văn ban hành……………………………………… 13 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản……………………………………13 2.2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản……………………………13 a Thể thức………………………………………………….……….13 b Kỹ thuật trình bày văn bản……………………………….………14 2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản………………………………………14 a Soạn thảo văn bản……………………………………………… 14 b Ban hành văn bản……………………………………….……… 17 2.3 Tìm hiểu quản lý văn đi………………………………….………17 2.4 Tìm hiểu quản lý giải văn đến…………………….……22 2.5 Tìm hiểu quản lý sử dụng dấu………………………… ……27 2.5.1 Quản lý dấu…………………………………………… ……27 2.5.2 Sử dụng dấu…………………………………………… ….…28 2.6 Tìm hiểu lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan…….…28 2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành Cơng ty………………………… …28 2.6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ……………………… …28 2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ………………………………………….…28 2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan……………………………29 2.7 Tìm hiểu văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp……………30 2.7.1 Các quy định hành……………………………………………30 a Nội quy, quy chế làm việc……………………………………… 30 b Giao tiếp, ứng xử……………………………………………… 31 2.7.2 Nhận xét, đánh giá chung……………………………………….…32 2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng…………………………………………………….……………………32 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng…………………………32 2.8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng………… ……………32 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng………………33 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ………………………… ………34 3.1 Đánh giá chung………………………………………………….………34 3.1.1 Ưu điểm……………………………………………………………34 3.1.2 Hạn chế……………………………………………………………34 3.3.3 Nguyên nhân………………………………………………………34 3.2 Đề xuất, kiến nghị (giải pháp)…………………………………… ……34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN Qua thời gian kiến tập Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng Thương mại Top House, em xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Công ty, chị Bùi Thùy Linh tập thể anh chị trực thuộc phòng ban tạo điều kiện thuận lợi, tận tình giúp đỡ cho em kiến tập thành cơng Cơng ty Qua giúp em hiểu sâu hoạt động quản trị văn phịng nói chung hoạt động quản trị văn phịng Cơng ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng Thương mại Top House nói riêng Đồng thời, em xin Em xin gửi lời tri ân sâu sắc đến quý thầy cô giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dạy cho em kiến thức quan trọng cần có để hồn thành tốt báo cáo Tuy nhiên, lần đầu tiếp xúc với công việc thực tế, khả lý luận thân nhiều hạn chế, thiếu sót thời gian kiến tập có hạn nên q trình kiến tập cơng ty làm báo cáo khơng tránh khỏi sai sót, khuyết điểm Em mong nhận bỏ qua quý Cơng ty nhận đóng góp ý kiến từ quý thầy cô, ban lãnh đạo Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TOP HOUSE 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ - Thi cơng cơng trình giao thông, thủy lợi - Thi công lắp đặt hệ thống điện nước - Thi công san lấp mặt - Cung cấp vật liệu xây dựng - Quản lý dự án, tư vấn giám sát xây dựng - Thi công cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, kết cấu hạ tầng khu công nghiệp, khu đô thị 1.1.2 Quyền hạn - Xây dựng buôn bán vật tư theo danh mục đăng ký đăng ký kinh doanh với nhà nước - Tổ chức tư vấn đầu tư xây dựng chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư, trước pháp luật thực thủ tục đầu tư xây dựng, chất lượng sản phẩm tư vấn báo báo nghiên cứu tiền khả thi khả thi, chịu kiểm tra thường xuyên chủ đầu tư quan quản lý nhà nước đầu tư xây dựng 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty có Giám đốc đứng đầu, sau giám đốc có phịng phịng tài – kế tốn, phịng kế hoạch, phịng kỹ thuật Mỗi phịng có cán trưởng (Trưởng phòng) nhân viên, riêng phòng kỹ thuật có ban huy cơng trường (chỉ huy phó, huy trưởng) Trong ban huy cơng trường có ban gồm cán kỹ thuật, ban cán hồ sơ, ban cán an sinh lao động, ban thủ kho, ban kế tốn cơng trường nhân viên ban Cuối tổ đội thi công tương ứng với ban ban huy công trường Sơ đồ tổ chức máy Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng Thương mại Top House : Phụ lục 1 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT MỘT SỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TOP HOUSE 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phịng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng a Chức năng, nhiệm vụ - Chức Văn phịng Cơng ty có chức tham mưu, giúp việc Ban giám đốc Công ty lĩnh vực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc Công ty thực công tác thi đua, khen thưởng; quản lý vận hành hệ thống điện, nước tịa nhà trụ sở Cơng ty; cơng tác vệ sinh chăm sóc, bảo vệ xanh - Nhiệm vụ + Cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ:  Tổ chức thực công tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp khách; tổ chức phục vụ họp, làm việc, tiếp khách Cơng ty; Chủ trì tổ chức phục vụ hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan Công ty  Quản lý, tổ chức thực hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; Quản lý dấu, công văn đi, công văn đến theo quy định Công ty; Kiểm tra thể thức thủ tục hành việc ban hành văn Cơng ty  Chuẩn bị chương trình cơng tác làm thủ tục công tác cho Lãnh đạo Công ty; Thông báo ý kiến kết luận, đạo hội nghị, họp, làm việc Lãnh đạo Công ty + Công tác quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị văn phịng Cơng ty:  Quản lý hệ thống mạng điện thoại, máy fax đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt  Quản lý cấp phát văn phòng phẩm, vận hành máy photocoppy, thiết bị văn phòng phục vụ nhu cầu làm việc Khối văn phịng Cơng ty  Quản lý đặt vé máy bay phục vụ công tác cho cán bộ, nhân viên Khối văn phịng Cơng ty, cấp phát giấy đường, giấy giới thiệu phục vụ công tác theo quy định  Quản lý đội xe khối Văn phòng Công ty, điều động xe phục vụ nhu cầu công tác cho cán bộ, nhân viên theo quy định + Tổ chức thực công tác thi đua, khen thưởng Cơng ty + Chăm sóc xanh, cảnh quản lý, vận hành hệ thống điện, điện lạnh, nước Công ty + Thực nhiệm vụ khác theo phân công Lãnh đạo Công ty b Cơ cấu tổ chức văn phòng - Bộ phận hành văn thư + Tiếp nhận, quản lý, chuyển giao văn + Tổ chức công tác lễ tân, quản lý sử dụng trang thiết bị kỹ thuật - Bộ phận tổng hợp + Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động Cơng ty để báo cáo cho thủ trưởng, đề xuất phương án giải - Bộ phận quản trị + Cung cấp phương tiện, điều kiện vật chất - Bộ phận hồ sơ + Tổ chức phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu, lưu trữ tài liệu theo quy định ngành yêu cầu Công ty +Tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ + Dự trù kinh phí cho hoạt động Cơng ty thực cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận Cơng ty - Bộ phận tổ chức nhân + Xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động tuyển dụng + Bố trí sử dụng, theo dõi đánh giá lao động - Bộ phận bảo vệ: Đảm bảo an ninh trật tự cho Cơng ty 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phịng STT Vị trí Mơ tả công việc thực việc làm Khung lực (năng lực, kỹ năng, trình độ) Nhóm Lãnh đạo Trưởng - Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, - Bằng Đại học sau phòng quý, năm, quản lý, theo dõi thực Đại học chuyên ngành kế kế hoạch dự án, đảm bảo tiêu kinh doanh, tài chính, hoạch xuất suất phù hợp với thị trường tiếp thị số lĩnh - Đánh giá, phân tích tình hình thị vực có liên quan trường sản phẩm, dịch vụ kinh - Chuyên môn sâu rộng doanh công ty hoạch định kế hoạch, - Tham mưu, cố vấn cho ban giám phân tích kế hoạch, đốc vấn đề liên quan đến kế xếp kế hoạch, chiến hoạch, lựa chọn khách hàng, thị lược kinh doanh trường tiêu thụ sản phẩm - Ngoại ngữ tốt - Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng - Có năm kinh hóa cơng ty nghiệm vị trí hoạch - Phối hợp với phòng ban thực định chiến lược tốt kế hoạch, mục tiêu đề phân tích kinh doanh - Phân bổ cơng việc cho cấp dưới, - Có kỹ lãnh đạo, kiểm tra, đôn đốc phận, nhân làm việc nhóm viên đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ làm việc độc lập - Xử lý khiếu nại, thắc mắc khách - Có kỹ giao tiếp, hàng giải vấn đề tốt - Chuẩn bị báo cáo hoạt động, - Có kỹ phân tích khuyến nghị cải tiến, sửa đổi Báo cáo vấn đề đưa cho ban giám đốc tiến độ sản xuất, định đắn kế hoạch thực sản xuất - Có khả thu thập, doanh nghiệp phân tích, đánh giá - Tham gia chuẩn bị quản lý ngân tổng hợp thơng tin sách, theo dõi kiểm sốt chi tiêu - Có khả truyền đạt - Thực công việc khác thông tin số liệu cấp giao cho cách dễ hiểu - Tuyển dụng, đào tạo quản lý nhân - Có cấp đại học viên kỹ thuật trở lên đào tạo - Quản lý máy móc vận hành từ trường thuộc - Đưa đề xuất, báo cáo với cấp chuyên ngành kỹ thuật vấn đề liên quan tới công việc - Kiến thức chuyên môn Trong họp đưa hướng vận vững vàng Khả Trưởng hành làm việc cho nhân viên kỹ thuật giao tiếp tốt phòng - Tiếp nhận thông báo từ cấp - Kỹ truyền đạt kỹ thuật truyền đạt lại cho nhân viên để lên thông tin xử lý vấn kế hoạch triển khai tương ứng đề nhanh chóng, hiệu - Cẩn thận, có kỷ luật, trách nhiệm hành động định đưa Chỉ huy - Giám sát quản lý thi công - Có chứng trưởng cơng việc phạm vi quản lý huy trưởng cơng trình - Lập kế hoạch kiểm sốt tiến độ - Điều kiện lực thi công định kỳ huy trưởng công