Giáo trình Kỹ năng mềm (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Trung cấp) - Trường CĐ nghề Việt Nam - Hàn Quốc thành phố Hà Nội

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIỆT NAM - HÀN QUỐC THÀNH PHỐ HÀ NỘI ĐẶNG MINH NGỌC (Chủ biên) LÊ TRỌNG HƢNG – NGUYỄN TUẤN HẢI GIÁO TRÌNH KỸ NĂNG MỀM Nghề: Kỹ thuật lắp ráp, sửa chữa máy tính Trình độ: Trung cấp (Lưu hành nội bộ) Hà Nội - Năm 2021 LỜI GIỚI THIỆU Kỹ mềm mảng kiến thức thiếu sinh viên ngày Đây tảng để học tập làm việc sau Mặc dù mang đậm tính kỹ năng, kỹ mềm ngày lại hỗ trợ lớn cho giao tiếp, học tập sống sau Chúng ta biết khơng có kỹ sở vững vàng khơng có phát triển ứng dụng tài liệu giúp cho sinh viên trang bị cho kiến thức nhất, thiết thực Cuốn sách không hữu ích sinh viên ngành viễn thơng cơng nghệ thơng tin, mà cịn cần thiết cho sinh viên, cán kỹ thuật theo học lớp bổ túc hoàn thiện kiến thức Mơn học Kỹ mềm mơn học sở học viên ngành sửa chữa máy tính quản trị mạng Môn học nhằm trang bị cho học viên trường công nhân kỹ thuật trung tâm dạy nghề kiến thức kỹ sống Với kiến thức học viên áp dụng trực tiếp vào lĩnh vực sản xuất đời sống Mơn học làm tài liệu tham khảo cho cán kỹ thuật, học viên nghành khác quan tâm đến lĩnh vực Mặc dù có cố gắng để hồn thành giáo trình theo kế hoạch, hạn chế thời gian kinh nghiệm soạn thảo giáo trình, nên tài liệu chắn cịn khiếm khuyết Rất mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô khoa bạn sinh viên sử dụng tài liệu Địa đóng góp khoa CNTT, Trường Cao Đẳng Nghề Việt Nam – Hàn Quốc, Đường Uy Nỗ – Đông Anh – Hà Nội Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày … tháng … năm 2021 Chủ biên: Đặng Minh Ngọc MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC Chƣơng Khái quát kỹ mềm 1.1 Khái niệm kỹ 1.3 Các loại kỹ 1.4 Tầm quan trọng kỹ mềm sống nghiệp Chƣơng Kỹ xác định mục tiêu 12 2.1 Tại bạn chưa đặt mục tiêu sống 12 2.2 Ý nghĩa việc tạo mục tiêu 12 2.3 Các quy tắc xác định mục tiêu 14 Chƣơng Kỹ rèn ý chí để thay đổi thân 16 3.1 Tầm quan trọng ý chí chiến thắng, quan điểm lạc quan sống người 16 3.2 Làm để bạn có quan điểm lạc quan tích cực 16 Chƣơng Kỹ giao tiếp - lắng nghe có hiệu 19 4.1 Kỹ giao tiếp 19 4.2 Kỹ lắng nghe 19 4.3 Bài tập 21 Chƣơng Kỹ trả lời vấn 22 5.1 Cách viết hồ sơ xin việc 22 5.2 Khi trả lời vấn 24 5.3 Các câu hỏi thường gặp 25 5.4 Sau vấn 33 Chƣơng Kỹ thuyết trình 35 6.1 Xác định nội dung, mục tiêu cho thuyết trình 35 6.2 Cấu trúc thuyết trình 39 6.3 Giao tiếp phi ngôn ngữ 43 6.4 Các công cụ trực quan 44 Chƣơng Kỹ làm việc nhóm 46 7.1 Nhóm – Vai trị đặc điểm 46 7.2 Tổ chức nhóm làm việc hiệu 53 7.3 Các khó khăn thường gặp làm việc nhóm cách khắc phục 66 7.4 Nâng cao hiệu làm việc nhóm 70 Chƣơng Kỹ tƣ hiệu 75 8.1 Cơ sở trình tư sáng tạo 75 8.2 Những yếu tố hạn chế trình tư sáng tạo 75 8.3 Các bước tư hiệu 77 Chƣơng Kỹ quản lý thời gian 81 9.1 Tại phải quản lý thời gian 81 9.2 Các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu 81 9.3 Quy trình phương pháp quản lý thời gian hiệu 82 9.4 Các công cụ kỹ thuật quản lý thời gian tối ưu 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 CHƢƠNG TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: Kỹ mềm Mã số môn học: MH 14 Thời gian môn học: 60 (Lý thuyết: 28 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: 28 giờ; Kiểm tra: giờ) I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT MƠN HỌC: - Vị trí: + Mơn học bố trí sau mơ đun chung; + Học trước môn học/mô đun đào tạo chuyên ngành - Tính chất: + Là mơn học cung cấp cho sinh viên kỹ sống + Là mơn học bắt buộc II MỤC TIÊU MƠN HỌC - Trình bày tầm quan trọng việc xác định mục tiêu sống Chỉ mục tiêu muốn đạt khoảng thời gian cụ thể - Rèn luyện ý chí chiến thắng, cách suy nghĩ lạc quan để thay đổi thân dẫn dắt người xung quanh - Giao tiếp có hiệu với người khác môi trường khác nhau, rèn luyện khả lắng nghe - Lên kế hoạch buổi thuyết trình, thuyết trình có hiệu trước đám đơng - Ứng xử linh hoạt tham gia trả lời vấn, biết cách chuẩn bị nội dung hình thức cho buổi vấn, trả lời vấn thành công để tìm cơng việc tốt - Hoạt động nhóm có hiệu quả, có khả phối hợp tích cực, làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm với bạn bè đồng nghiệp sau - Tư sáng tạo hiệu vấn đề nảy sinh trình học tập làm việc, nêu tầm quan trọng việc tư sáng tạo sống III NỘI DUNG MÔN HỌC: Nội dung tổng quát phân phối thời gian: TT Nội dung môn học Thời gian Tổng Lý Thực hành Kiểm số thuyết tra Bài tập Khái quát kỹ mềm 03 02 01 Kỹ xác định mục tiêu 05 03 02 Kỹ rèn ý chí - quan điểm lạc quan để thay đổi thân 08 03 05 Kỹ giao tiếp - lắng nghe có hiệu 08 03 04 01 Kỹ trả lời vấn 05 03 02 Kỹ thuyết trình 03 01 02 Kỹ làm việc nhóm 15 07 06 02 Kỹ tư hiệu 05 02 02 01 Kỹ quản lý thời 08 04 04 Cộng 60 28 28 Chƣơng Khái quát kỹ mềm Mục tiêu: - Nắm vững khái niệm kỹ kỹ mềm - Nhận biết sở khoa học việc huấn luyện kỹ - Phân biệt rõ ràng loại kỹ - Giải thích tầm quan trọng kỹ mềm sống 1.1 Khái niệm kỹ Kỹ tiếng Anh skill, tiếng Pháp capacité Cho đến có nhiều quan niệm khác kỹ “Kỹ khả vận dụng kiến thức thu nhận lĩnh vực vào thực tế”1 “Kỹ dấu hiệu chung bao quát sẵn sàng đạt thành tích với trình độ cường độ phù hợp thời điểm định điều kiện định sẵn sàng học kiến thức hành động cần thiết cho việc đạt thành tích Mức độ đạt thành tích có sở giáo dục luyện tập, yếu tố bẩm sinh, tố chất không phụ thuộc vào kinh nghiệm Như kỹ hiểu sẵn sàng học tập đạt thành tích cần dẫn tới việc giải vấn đề thơng qua lao động có suy nghĩ”2 “Kỹ năng lực vận dụng có kết tri thức phương thức hành động chủ thể lĩnh hội để thực nhiệm vụ tương ứng” “Kỹ hoạt động quan sát phản ứng mà người thực nhằm đạt mục đích; Kỹ khả thực cơng việc cách có hiệu sở tính đến điều kiện thời gian định, dựa vào tri thức kỹ xảo có”4 Các quan niệm khác có điểm chung: Kỹ khả vận dụng kiến thức vào việc giải vấn đề thực tế Ở mức độ kỹ người hồn thành cơng việc với thao tác định, thực cách thục chưa thục tùy thuộc vào tập trung ý người 1.2 Cơ sở khoa học việc huấn luyện kỹ Tại trường học, với môn học mang tính thực hành, học sinh, sinh viên đảm bảo thực hành tốt sở trang bị hiểu biết lý thuyết kỹ thực hành Khi bỏ công sức để học tập lĩnh vực người thường có động khác nhau, có người học đơn giản để “biết”, để tự nâng cao trình độ cho mình, có người học hứng thú, say mê lĩnh vực đó, có người học để vận dụng vào giải vấn đề thực tế… Đối với người học để vận dụng vào giải vấn đề thực tế, kiến thức, bắt buộc phải huấn luyện kỹ năng.Việc huấn luyện kỹ đào tạo người có sở khoa học nghiên cứu khoa học tâm lý Nhà tâm lý học người Mỹ Benjamin Bloom nhà tâm lý học người Anh Dave đề cập đến mục đích học tập ba lĩnh vực mục đích học tập với mức độ cao thấp khác nhau: Lĩnh vực nhận thức: mục đích học tập liên quan đến kiến thức Lĩnh vực cảm xúc: mục đích học tập liên quan đến hứng thú, thái độ giá trị Lĩnh vực tâm vận: mục đích học tập liên quan đến kỹ thực hành Lĩnh vực tâm vận liên quan đến kỹ thao tác chân tay dùng đến bắp đáp ứng vận động địi hỏi có phối hợp bắp hệ thần kinh, bao gồm mức độ sau: Bắt chước: làm theo hành động quan sát thiếu phối hợp bắp hệ thần kinh; Thao tác: làm theo hành động quan sát thường theo dẫn, thể số phối hợp bắp hệ thần kinh; Làm chuẩn xác: thực hành động thể lực với chuẩn xác nghĩa làm đúng, cân đối xác chưa nhanh; Liên kết: thực thành thạo hành động thể lực có phối hợp loạt hành động khác nghĩa làm đúng, cân đối xác, nhanh, thạo; Tự nhiên hóa: biến hành động thể lực thành cơng việc thường làm để mở rộng làm cho trở thành đáp ứng tự động, khơng gị bó cuối thành đáp ứng thuộc tiềm thức hay năng, nghĩa trở thành thói quen nên làm nhanh, đúng, chuẩn xác Cách thức dạy kỹ tâm vận cung cấp kiến thức cần thiết liên quan tới việc thực kỹ Sinh viên thực hành tập quy trình thực kỹ với tập trình bày giải vấn đề để áp dụng kỹ học Nội dung dạy kỹ tâm vận bao gồm: - Bối cảnh điều kiện thực kỹ - Quy trình bước thực kỹ - Tín hiệu dấu hiệu cho biết cần thực kỹ - Tiêu chí, tiêu chuẩn thực bước toàn kỹ - Những vấn đề an toàn thực kỹ - Các lỗi thường gặp biện pháp khắc phục - Những phẩm chất cần có thực kỹ 1.3 Các loại kỹ Muốn thích nghi nhanh với sống, trở thành người có lực, ứng xử cách văn hóa làm việc có hiệu quả, đạt nhiều thành tích cao, người cần học tập rèn luyện nhiều kỹ năng, quan trọng kỹ “cứng” kỹ “mềm” Kỹ “cứng” khả học vấn, kinh nghiệm thành thạo chuyên môn Kỹ “cứng” tích lũy, rèn luyện từ nhóm kỹ trí tuệ, kỹ giao tiếp (nghe, nói, đọc, viết), kỹ tự học,… Ví dụ: Kỹ nghe khả tiếp nhận “thông điệp” thông qua thính giác hiểu nội dung “thơng điệp” qua từ chủ chốt nhất, qua ý Kỹ nói khả dùng âm ngơn ngữ để chuyển tải nội dung “thông điệp” đến người nghe có tín hiệu âm - ngơn ngữ hoạt động giao tiếp Kỹ nói đòi hỏi khả phản ứng tức thời dựa vốn kiến thức, có tác động tích cực đến người nghe, gây biến đổi tâm lý, nhận thức, tình cảm nhanh Kỹ đọc khả vận dụng khả thị giác đồng thời phát âm - ngôn ngữ tương ứng với từ, ngữ, câu có văn Kỹ viết khả lựa chọn từ ngữ, khuôn mẫu ngữ pháp, dùng từ, đặt câu để biểu đạt đúng, xác nội dung “thơng điệp” theo mục đích định Cả kỹ hình thành sở hiểu nội dung thông điệp Kỹ tự học khả biết cách tự tìm kiếm kiến thức cần thiết, tự phát vấn đề giải vấn đề đặt ra, biết ứng dụng kiến thức học vào giải tình cụ thể Kỹ trí tuệ khả tư sáng tạo, khả suy luận, khả diễn đạt trình bày kiến thức, kinh nghiệm Bên cạnh kỹ “cứng”, kỹ “mềm” nhân tố quan trọng thành công sống nghề nghiệp Kỹ mềm khái niệm rộng Đây kỹ thuộc tính cách người, khơng mang tính chun mơn, khơng thể sờ nắm Ví dụ: tận tâm, dễ chịu, tính lạc quan, khả hài hước, khả giao tiếp hiệu quả, khả ứng xử trước lời phê bình… Kỹ mềm khả năng, cách thức tiếp cận phản ứng với mơi trường xung quanh, khơng phụ thuộc vào trình độ chun mơn Có thể ví dụ số kỹ mềm quan trọng như: Kỹ hợp tác: khả hòa đồng với tập thể, sẵn sàng hợp tác công việc, chủ động dàn xếp xung đột xuất tập thể, khả xoay chuyển tình căng thẳng thành tình bớt căng thẳng dễ chịu Kỹ làm việc nhóm: khả biết cách chung sức người khác hoàn thành công việc, phối hợp hành động nhằm mục đích chung Biết cách xây dựng mục tiêu hoạt động nhóm, xây dựng phát triển tinh thần nhóm, giải xung đột nhóm, lãnh đạo nhóm Kết hợp với để phát huy mạnh khắc phục điểm yếu người, tạo thành sức mạnh tập thể Kỹ đồng cảm: khả biết cách quan tâm, trân trọng tình cảm, ý kiến người khác, biết cách lắng nghe, chia sẻ tâm tư, tình cảm với họ Kỹ kiềm chế, tự kiểm soát thân: khả biết cách kiềm chế tình xung đột, kiềm chế xúc cảm mình, khơng để người khác chi phối, tự làm chủ tình cảm, xúc cảm Các kỹ cứng kỹ mềm kết hợp với giúp người kỹ sống có hiệu bí thành cơng nhiều người thành đạt Đó lực người, giúp họ lựa chọn phương án tối ưu để giải nhu cầu thách thức sống cách có hiệu nhất, tự tin vào thân không kiêu ngạo, không nản chí trước thất bại, khơng đầu hàng trước khó khăn, thử thách 1.4 Tầm quan trọng kỹ mềm sống nghiệp Theo Tổ chức Y tế giới WHO, lực tâm lý xã hội khả ứng phó cách có hiệu với yêu cầu thách thức sống Đó khả cá nhân để trì trạng thái khoẻ mạnh mặt Tai lieu Luan van Luan an Do an - Trở ngại tâm lý Một vài biện pháp không cân nhắc hay bị từ chối đơn giản phản ứng chúng khơng tốt Nhưng biện pháp khơng gây phản ứng tốt lại hữu dụng chúng giải tốt vấn đề cứu đời bạn Ăn thằn lằn châu chấu nghe ghê lại giải pháp tốt giúp bạn sống sót vùng hoang vu Có lẽ quan trọng đầu tưởng chừng ý tưởng khơng khả quan lại đem lại giải pháp hiệu hơn, nghiã phủ nhận lời chê bai ban đầu Khi bác sỹ nhận thấy số người thổ dân sử dụng phần đầu loài kiến khổng lồ để khâu vết thương, họ bắt chước kỹ thuật cua kẹp để phát minh kẹp dùng phẫu thuật 8.3 Các bƣớc tƣ hiệu - Lao động chuyên cần Sáng tạo khơng phải trị chơi tự tưởng tượng, mà không đỏi hỏi lao động căng thẳng Sáng tạo kết cảm hứng Phát minh nhờ dịp may Rêpin nói: “ Cảm hứng phần thưởng cho lao động gian khổ” Cịn Pasteur viết: “ Dịp may mách bảo cho trí tuệ chuyên cần” Chẳng phải ngẫu nhiên mà Páp lốp đề nghị viết phịng thí nghiệm dịng chữ: “ Quan sát, quan sát, quan sát mãi” Danh họa giới Leonado Vinxi khuyên: “ Hãy kiếm tìm tài liệu sáng tạo khắp nơi xung quanh, quan sát hình thù quái đản đám mây, quan sát đám rêu tường?” Tri thức tích lũy rộng bao nhiêu, kinh nghiệm gom góp phong phú bao nhiêu, khả sáng tạo phù hợp với yêu cầu thực ứng dụng vào thực tiễn lớn nhiêu Trí tưởng tượng sáng tạo chân có khoa học vững chắc, có tiền đề vật chất thực Lịng kiên trì, miệt mài lao động nghị lực vượt khó yếu tố định hình thành người sáng tạo kiệt xuất Bậc thiên tài lỗi lạc nhân loài Newton trả lời câu hỏi, nhờ đâu ông tới định luật “ Vạn vật hấp dẫn”? Ơng nói: “ Đó thường xuyên chăm theo dõi đối tượng nghiên cứu kiên tâm chờ đợi, từ việc bắt đầu việc sáng tỏ trở thành hoàn toàn rõ ràng” Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 77 Tai lieu Luan van Luan an Do an Có người nghĩ rằng: Các nhà bác học thông minh lỗi lạc với việc phát minh sáng tạo họ công việc nhẹ nhàng? Điều thật khơng đúng! Tài chẳng qua kết nhiệt tình lao động Ngay người gọi thiên tài không vượt quy luật Nhà phát minh T Edison thưở thiếu niên cậu bé bán báo xe lửa, bắt tay xây dựng nghiệp nghiên cứu với hai bàn tay trắng Thế nhờ nghị lực tự học phi thường tinh thần làm việc không mệt mỏi, ông đạt thành tựu sâu sắc Trong suốt đời, Edison có 2500 phát minh, sáng chế lớn nhỏ Edison nói: “ Thiên tài óc sáng tạo chiếm 1%, cịn 99% lao động khơng ngừng” - Nhiệt tình, say mê thúc đẩy sáng tạo Sự say mê dạng cảm xúc có cường độ cao, thể hình thức rung động trước vật tượng có liên quan đến nhu cầu Nhờ say mê, người tập trung tư tưởng cao độ vào cơng việc chính, quan tâm học khơng ý đến cơng việc khác, hồn thành cơng việc cách tốt đẹp Khơng nhà sáng tạo, thiên tài bị người đời coi người khùng điên, khơng bình thường Vì vậy? Bởi họ say mê, bị lơi vào cơng việc, qn ăn qn uống, chí quên tình riêng Nhà khoa học Pri khốt cô viết: “ Công tác nghiên cứu khoa học sáng tạo công phu phức tạp, đỏi hỏi thường xun phải có lịng hăng say cao độ, có nhiệt tình cơng tác” Nếu cơng tác nghiên cứu ta làm với tinh thần thờ ơ, lãnh đạm trở thành cơng việc thủ cơng khơng đưa lại thực chất Không phải ngẫu nhiên mà người ta so sánh sáng tạo khoa học với chiến cơng Cũng chiến cơng, đỏi hỏi tồn lực sáng tạo người phải hoạt động căng thẳng tới mức tối đa Lênin nhấn mạnh rằng: “ Nếu thiếu say mê sáng tạo người khơng thể khơng tìm thấy chân lý” - Dám nghĩ dám làm, chịu đựng gian khổ Thất bại không nản Dũng cảm phấn đấu bền bỉ đến thắng lợi cuối Tạo trình đấu tranh gian khổ, đấu tranh với trở lực xã hội, tự nhiên tư người Người sáng tạo biết rằng, tạo gian khổ, họ dám xơng vào, biết thất bại họ khơng nản vì: “ Thất bại mẹ thành cơng” Họ kiên trì làm việc ngày thành cơng với niềm tin: “ Có cơng mài sắt, có ngày nên kim”, “ Khơng có việc khó, sợ lịng khơng bền Đào núi lấp biển, chí làm nên” Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 78 Tai lieu Luan van Luan an Do an - Lòng tin sáng tạo Lịng tin kích thích nội lực người, giúp khắc phục nhiều khó khăn để tự đến đích sáng tạo Lịng tin bắt nguồn từ sức mạnh vật chất hay sức mạnh tinh thần người, tập thể Cùng với tinh thần kiên trì, say mê…lòng tin trở thành thực Anbe Anhxtanh nhời vững tin vào sức mạnh tư duy, phát học thuyết tương đối tổng quát từ tư túy trừu tượng niềm tin sắt đá vào tính đơn giản, hài hịa giới tự nhiên - Luôn đổi mới, không chịu lạc hậu Bản chất lao động người sáng tạo, đổi Quy luật đổi tồn thiên nhiên, xã hội tư Lao động sáng tạo sản phẩm vật chất tinh thần ngày tốt nhiều, thỏa mãn nhu cầu ngày cao, đa dạng phong phú người, đồng thời đem lại lợi ích cho Căn vào đâu để đánh giá đổi mới? Sản phẩm đổi phải đem lại tiến xã hội, hạnh phúc cho người - Tính khiêm tốn sáng tạo Đức tính khiêm tốn giúp người sống thản, sáng, lành mạnh loại bỏ dằn vặt, tủn mủn thói tham lam, ích kỉ, đố kị, ghen ghét Nó động lực giúp người vươn lên học tập, lao động sáng tạo đời sống Người có tính khiêm tốn biết trân trọng thành tích, ưu điểm người xung quanh Họ có thói quen xem xét cơng lao, thành tích, ưu điểm phận cơng lao, thành tích chung Càng hiểu biết nhiều người thấy chưa hiểu biết say mê học hỏi Nhà triết học cổ Hi Lạp Xơcrat nói câu tiếng: “ Tôi biết rõ ràng, chẳng biết hết cả” Ơng khốc áo ngồi rách nát, chân không mang giầy dép định chu du thiên hạ để tìm người có học thức chân để học hỏi thêm Và đi, Xơcrat khẳng định rằng, hiểu biết lớn lao người chẳng qua hạt cát bãi sa mạc tri thức mênh mông Trong thời đại ngày nay, lao động khoa học mang tính chất tập thể rõ ràng Thời kỳ nhà bác học M.Ampe cặm cụi bên dụng cụ thơ sơ tìm định luật dịng điện qua Khi có người hỏi đường số phận phát triển khoa học đại, nhà vật lý tiếng F.Boocno’ nói: “ Ngày tư tưởng vĩ đại có, phần nhiều nhà bác học làm việc theo nhóm tập thể” Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 79 Tai lieu Luan van Luan an Do an Newton quy công lao phát minh cho bậc tiền bối vĩ đại: “ Nếu tơi dõi nhìn xa người khác đứng vai người không lồ” - Những phẩm chất người nghĩ sáng tạo? + Ðộc lập + Tự tin + Chấp nhận rủi ro + Nhiều lượng + Nồng nhiệt + Khơng gị bó + Thích phiêu lưu + Tị mị, hiếu kỳ + Nhiều sở thích + Hài hước + Trẻ con, hiếu động + Biết nghi ngờ Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 80 Tai lieu Luan van Luan an Do an Chƣơng Kỹ quản lý thời gian Mục tiêu: - Hiểu tầm quan trọng việc quản lý thời gian - Tạo kế hoạch tốt việc quản lý thời gian - Tạo thành kỹ tốt cho thân 9.1 Tại phải quản lý thời gian Khi chưa biết cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn thường phải chúi mũi vào công việc từ sáng đến chiều, soạn thảo hợp đồng, viết email, đề xuất, gặp khách hàng, gặp đối tác…Nhưng sếp không “cưng” bạn dù bạn thật “một ong chăm chỉ” Tại vậy? Nguyên nhân có 50% cơng việc bạn hồn thành đạt chất lượng cao Vậy đâu mà bạn cảm thấy bận túi bụi vậy? Phải bạn chưa biết cách quản lý thời gian hiệu 9.2 Các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu Vậy làm để sử dụng thời gian hiệu quả? Tơi có cách đơn giản Chia trang giấy A4 hay trang Ms- word thành phần hình bên dưới: Hình 9.1 Đồ thị quản lý thời gian Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 81 Tai lieu Luan van Luan an Do an Giờ ta thử suy nghĩ xem: Đâu việc khẩn cấp cần làm ngay? Đâu việc quan trọng, cần lập kế hoạch chi tiết để thực đảm bảo tiến độ? Cịn việc khơng khẩn cấp khơng quan trọng sao? Người ta nói rằng: 80% thành mang đến từ 20 % công việc Dĩ nhiên, 20% phải việc quan trọng Người thành công người biết chọn việc quan trọng để làm dám “vứt” việc không quan trọng Có thể bạn bảo: “Tơi thấy việc khẩn cấp quan trọng cả” Tôi hiểu thơng cảm với cảm giác bạn Khi bạn chưa biết cách lập kế hoạch tổ chức cơng việc hiệu quả, bạn ln bị việc vụ rượt đuổi Và tất chúng dường khẩn cấp quan trọng Nhưng thực ra, việc vụ thường 80% cơng việc tơi nói phần Nghĩa bạn dành 80% công sức, tâm huyết, thời gian để thực việc mà người thành cơng sẵn sàng vứt Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải lập kế hoạch hay hoạch định công việc tốt Rất đơn giản tơi tin bạn làm 06 bước sau: - Xác định mục tiêu - Liệt kê việc phải làm - Ước tính thời gian cần thiết - Cân nhắc mức độ ưu tiên - Quyết định thực - Lên lịch trình thực Bạn cần lưu ý, bước xác định mục tiêu, thường xác định mục tiêu chung chung Và chung chung nên bạn khơng ước lượng thời gian cần thiết Thế bạn bị “vỡ” kế hoạch Vòng luẩn quẩn vụ, khẩn cấp tiếp tục rượt đuổi bạn Vì vậy, để thành cơng, bạn cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt thường xuyên kiểm tra việc thực kế hoạch Bạn sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình cho mục tiêu đảm bảo Như bạn thành công quản lý thời gian tổ chức công việc hiệu Và chắn bạn thành công cơng việc sống 9.3 Quy trình phƣơng pháp quản lý thời gian hiệu Phương pháp Smart quản lý thời gian hiệu Cuộc sống ngày với địi hỏi ngày cao cơng việc bắt buộc phải có kỹ làm việc tốt để thích nghi với nó, đạt Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 82 Tai lieu Luan van Luan an Do an kết cao công việc cân sống cá nhân gia đình Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến khơng phải lúc giải hài hồ việc Mỗi ngày có 24 tiếng, tuần có ngày, tháng có 30 ngày năm qua sau 365 ngày Vậy chứng mực thời gian định, có người chẳng làm nên trị trống số người làm vô khối việc lớn lao to tát? Phải họ có khả siêu phàm quỹ thời gian nhiêu so với người bình thường khác? Quỹ thời gian người nhau, thế, câu trả lời khơng nằm chỗ có thời gian để làm cơng việc cho hiệu Đa số chuyên gia quản lý nhân cho để sử dụng thời gian cách tốt nhất, trước hết, cá nhân phải nhận định lực làm việc thân dựa phân tích điểm mạnh, điểm yếu cơng việc đảm nhiệm, từ mà biết mong muốn điều nghiệp thời điểm tương lai Đây cơng việc đặt cho thân mục tiêu để hướng tới Làm để xác định mục tiêu xác? Trong kinh doanh đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức mục tiêu xây dựng dựa tiêu chí sau: S- Specific: Cụ thể, rõ ràng dễ hiểu; M- Measurable: Đo đếm đƣợc; A- Achievable: Có thể đạt đƣợc khả mình; R- Realistic: Thực tế, không viển vông; Time bound: Thời hạn để đạt đƣợc mục tiêu vạch Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với số cụ thể Ví dụ, mục tiêu tơi trở thành người giàu ,vậy giàu nào? nghĩa cần phải có số cụ thể để đo đếm Ví dụ tỉ hay mười tỉ Hơn nữa, chữ “M” cịn mang tính động viên (Motivation), điều thúc, tạo niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt Cũng đối người ta nhầm lẫn chữ “A” chữ “R” Tuy nhiên, điều “có thể thực được” không đồng với “thực tế” Một người mời làm giám đốc tài ngân hàng thương mại cổ phần, cấp chuyên môn kinh nghiệm điều hành siêu hạng (A) mà khơng có “Chân” hội đồng quản trị (R) khơng thể có hội trở thành tổng giám đốc ngân hàng Từ ví dụ hiểu, có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu tiêu chí R khơng thể đạt mục tiêu Điều cịn đời sống trị Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 83 Tai lieu Luan van Luan an Do an Bước sau xác định Mục tiêu SMART viết mục tiêu giấy, đặt bàn làm việc hay chỗ mà bạn nhìn thấy hàng ngày Cách giúp bạn ln nghĩ đến thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề Hãy yêu thương hạnh phúc Sau đó, lập kế hoạch chi tiết để thực Như vậy, bạn tính tuần, tháng, năm bạn phải kiếm lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, năm phải tiết kiệm chục triệu, mua đất,cất nhà Trong lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu để biết đường bạn bao xa, bạn chừng (đạt % kế hoạch) tiếp tục để đích Điều giống tầm quan trọng cột số đường Khi bạn biết hơm nay, ngày mai tháng năm phải làm Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích cơng việc hàng ngày để biết việc cần làm trước, việc làm sau, việc quan trọng (important) việc gấp, cần làm (urgent) Tâm lý chung việc dễ thích làm trước, việc khó khơng thích để lại làm sau Thật tệ hại việc khó để lâu, khó thực đơi việc gấp lại khơng quan trọng Hãy liên tưởng tới câu chuyện bình viên sỏi, từ đầu bạn cho vào bình đầy cát khơng có cách để xếp viên đá sỏi vào bạn xếp đá- sỏi- cát, bạn chứa nước bình Vấn đề quan trọng khơng phải bình chứa thứ mà quan trọng bạn phải biết phân biệt công việc khó “đá hộc” đâu viên sỏi hay cát đời, biết cách quản lý thời gian hiệu để cân sống Cách quản lý thời gian hiệu thường nhìn nhận từ khía cạnh, người quản lý nhân viên Tại người chủ doanh nghiệp cảm thấy thiếu thời gian q tải cơng việc? Thường mức độ tải công việc người quản lý tuỳ thuộc vào q trình hình thành, quy mơ doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh Tuy nhiên, tâm lý chung người lãnh đạo không hết việc Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng ngày họ cảm thấy chưa đủ, họ ao ước “phải chi ngày có 25 tiếng, tuần có ngày năm có 266 ngày ” họ phạm phải tội “lấy cắp thời gian gia đình” Vậy có phương pháp để cân thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí cho gia đình? Với doanh nghiệp đời hồn tồn chấp nhận với tải công việc phải làm thêm nhiều tiếng ngày người lãnh đạo Nhưng tình trạng khơng thể kéo dài mãi, mấu chốt người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 84 Tai lieu Luan van Luan an Do an hệ thống, qui trình làm việc, xây dựng đội ngũ kế cận Tiếp đến phân quyền cho nhân viên địi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người giao việc lùi lại phía sau để nhân viện có chủ động giải công việc Nếu cấp quản lý bên giải vụ tốt người lãnh đạo yên tâm làm việc “khó” vai trị Vì thế, điều định hiệu quản lý thời gian người lãnh đạo hiệu làm việc đội ngũ nhân viên Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu cao nhất, nhân viên phải xác định mục tiêu mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc thân Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng mục tiêu Smart, sau thống mục tiêu Khi có đồng thuận giưa nhân viên cấp quản lý việc cịn lại lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề Việc phân biệt Important Urgent nhân viên không quan trọng với người quản lý cơng việc nhân viên thường theo chun mơn cụ thể vấn đề phát sinh Thay vào đó, tính kỷ luật thời gian với thân thứ quan trọng Vì vậy, thống mục tiêu cấp quản lý nhân viên có động lực làm việc họ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu 9.4 Các công cụ kỹ thuật quản lý thời gian tối ƣu Cuộc sống đại ngày bận rộn quỹ thời gian người dường ngày trở nên eo hẹp Tuy nhiên, nhận trình sử dụng thời gian, nhiều người thực lãng phí nguồn tài nguyên quý báu Chúng ta thường bị chi phối hai yếu tố khẩn quan trọng phải định làm việc trước Đa số bị câu thúc yếu tố “Khẩn” để bị vào dịng xốy liên tục công việc gấp rút, đến hạn, sát nút Chúng ta ngỡ làm Nhưng thực tế Ma trận quản lý thời gian (“Time Management Matrix”) công cụ quản lý thời gian hiệu mà người thành đạt thường sử dụng Đây công cụ mà Stephen Covey đưa sách First Things First Ma trận chia tất cơng việc thành nhóm sở đánh giá tính chất khẩn quan trọng cơng việc (Hình 7.2) - Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đến hạn hoàn thành thực 50%, cứu vãn mối quan hệ bị đổ vỡ…) Cách xử lý: Làm Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 85 Tai lieu Luan van Luan an Do an Hình 7.2 Sơ đồ ma trận quản lý thời gian - Các công việc quan trọng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết quản lý việc thực hợp đồng theo tiến độ đề xây dựng mối quan hệ, phát triển thân…) Cách xử lý: Lên kế hoạch, xếp thời gian thích hợp để làm - Các cơng việc khẩn không quan trọng (VD: Nghe cú điện thoại cắt ngang, đọc thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…) Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ cho người khác - Các cơng việc khơng khẩn mà chẳng quan trọng (VD: Tán gẫu, chơi game, …) Cách xử lý: Loại bỏ công việc Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) đương nhiên ưu tiên làm trước Tuy nhiên, giải cơng việc nhóm gây tổn hao nhiều tâm lực cơng việc căng thẳng, đầy khó khăn sức ép Thực tế cho thấy nhóm cơng việc chiếm đại đa số thời gian người thành đạt việc vừa khẩn vừa quan trọng mà việc quan trọng mà khơng khẩn (nhóm 2) Khi biết xử lý tốt nhóm cơng việc trước trở nên gấp rút số lượng cơng việc phát sinh nhóm giảm hẳn Hơn nữa, việc xử lý công việc quan trọng chưa trở nên khẩn cấp dễ dàng nhiều so với lúc trở thành việc khẩn Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 86 Tai lieu Luan van Luan an Do an Cịn người làm việc khơng hiệu dành đa số thời gian họ để giải công việc nhóm Bạn sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu việc sử dụng thời gian ngày, tuần, tháng qua Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận việc lập kế hoạch công việc Cách sử dụng đơn giản sau: Bước 1: Liệt kê tất công việc cần làm Bước 2: Phân loại cơng việc thành nhóm dựa tiêu chí khẩn quan trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên mức độ thời gian hợp lý dành cho công việc Dừng lại suy nghĩ xem việc thực quan trọng khẩn cấp công việc bạn cần làm kỹ thiết yếu Chìa khố quan trọng việc sử dụng Ma trận quản lý thời gian sau phân loại cơng việc vào nhóm, cần có ý chí tính kỷ luật để kiên xử lý việc theo thứ tự ưu tiên chúng Một câu hỏi bạn cần đặt trước lao vào việc không quan trọng là: “Nếu việc khơng quan trọng, lại phải làm? Tại khơng bỏ qch giao cho người khác?” Tóm lại, Ma trận quản lý thời gian công cụ quản lý thời gian hiệu Tuy nhiên, bạn khơng cố tâm vận dụng hình thành thói quen sử dụng nó, cơng cụ cơng cụ Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) Theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto nguyên tắc Pareto ông: hầu hết trường hợp, 80% kết 20% nguyên nhân gây Nguyên tắc bao hàm tất nhận định sau: - 20% công nhân tạo 80% kết - 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu - 20% khiếm khuyết gây 80% cố - 20% tính tạo 80% nhu cầu sử dụng … Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 87 Tai lieu Luan van Luan an Do an Tất nhiên số 80 - 20 tuyệt đối Điểm mấu chốt mà Pareto muốn đề cập hầu hết thứ sống không phân phối đồng đều, số đóng góp nhiều thứ khác Nỗ lực tập trung giải 20% công việc đem lại khác biệt thay tốn tài ngun để xử lý 80% cơng việc khác Việc ứng dụng cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 góp phần tiết kiệm chi phí tăng hiệu suất doanh nghiệp cách đáng kể Hình 7.3 Nguyên tắc Pareto Theo nguyên tắc Pareto, 80% kết 20% nguyên nhân gây Cách áp dụng nguyên tắc Pareto: Việc sử dụng nguyên tắc Pareto quản lý thời gian đơn giản, cần áp dụng công thức sau: Thứ tự ưu tiên = Nỗ lực/ Hiệu Khi lập danh sách công việc cần thực hiện, bạn ưu tiên hóa cơng việc theo mức Nỗ lực dành cho cơng việc (từ đến 10, với mức nỗ lực cần phải bỏ ra) Hiệu dự kiến đạt (từ đến 10, với 10 mức hiệu cao nhất) Số thứ tự ưu tiên công việc kết Nỗ lực chia cho Hiệu Hãy thực công việc có số thứ tự ưu tiên thấp Ví dụ: - Cơng việc 1: Viết báo cáo họp Nỗ lực = 10, Hiệu = 2, Thứ tự ưu tiên = - Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phịng Marketing Nỗ lực = 4, Hiệu = 4, Thứ tự ưu tiên = - Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin Nỗ lực = 1, Hiệu = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1 Giờ bạn thấy mức độ ưu tiên công việc cần phải thực Bạn thực công việc đầu tiên, tiếp đến cơng việc sau công việc Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 88 Tai lieu Luan van Luan an Do an Phương pháp 40 - 30 - 20 - 10 Ngoài quy tắc 80/20 – chuẩn vàng áp dụng lĩnh vực sống, quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 quy tắc nhiều người áp dụng để quản lí thời gian khoa học Bạn nghe nhiều lời khuyên quản lý thời gian dành nhiều thời gian vào vấn quan trọng dành thời gian vào việc nhỏ chúng gây xao lãng việc quan trọng Vấn đề lúc lựa chọn trắng đen rõ ràng Quy tắc 40 - 30 20 - 10 giúp bạn điều đó, cho bạn khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý Quy tắc quản lý thời gian 40 - 30 - 20 - 10 cho công việc: - 40% thời gian vào việc quan trọng - 30% thời gian làm việc quan trọng thứ hai - 20% thời gian làm việc quan trọng thứ ba - 10% thời gian làm tất thứ kết hợp lại Theo đó, bạn có lựa chọn mà hợp lí: tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm ba việc dành chút thời gian làm việc khác – khơng q nhiều thời gian Nhìn vào quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 ta thấy nên sử dụng số thời gian gấp đôi để giải vấn đề ưu tiên số so với vấn đề ưu tiên số ba Nói chung công việc ưu tiên hàng đầu bạn có ảnh hưởng nhiều so với việc khác bạn làm Hãy thay đổi lối tư công việc quan trọng mặt lý thuyết sang tư hồn thành thực tế cơng việc cách đầu tư thời gian dành cho Hình 7.4 Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 giúp bạn có khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 89 Tai lieu Luan van Luan an Do an Thời gian thứ hàng hóa giá trị Một suy nghĩ thường thấy người thành cơng họ coi thời gian thứ hàng hóa vơ quý giá cần thiết, tương đương với giá trị tiền bạc Một bạn phí phạm thời gian đồng nghĩa với việc khơng quay trở lại, phút trơi qua đóng góp vào thay đổi bạn ngày Chính vậy, quản lí thời gian việc làm cần thiết bạn muốn hồn thành cơng việc theo thứ tự thời gian định Như vậy, khơng bạn tránh khỏi lãng phí mà chí bạn cịn có nhiều thời gian để dành cho gia đình, bạn bè thân Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 90 Tai lieu Luan van Luan an Do an Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn