nâng cao chất lợng công tác tính và quản trị chi phí kinh doanh- điều kiện cơ bản để tạo ra thông tin kinh tế bên trong chính xác làm cơ sở cho các quyết định quản trị khoa học
Quản trị chi phí kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng
1.1.1 Khái niệm quản trị chi phí kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trờng, quản trị chi phí kinh doanh là công cụ quan trọng phục vụ công tác quản lý kinh tế Trong lĩnh vực kinh doanh và quản trị doanh nghiệp, ngời quản lý phải hiểu biết, tổ chức, phối hợp, tiên liệu và kiểm soát mọi vấn đề trong doanh nghiệp, nhằm chỉ đạo cũng nh h- ớng dẫn doanh nghiệp hoạt động đạt hiệu quả cao nhất Muốn vậy các nhà quản trị không chỉ cần nắm vững các thông tin kế toán đơn thuần phản ánh sự kiện kinh tế tài chính đã xảy ra thông qua số liệu kế toán tài chính, đồng thời cần phải có thông tin kế toán đã thu thập, xử lý, chọn lọc thành các mang riêng biệt phục vụ cho công tác quản lý mà quản trị chi phí kinh doanh- kế toán quản trị cung cấp Do đó, có thể nói quản trị chi phí kinh doanh là phơng pháp xử lý các dữ kiện kế toán đế đạt đợc các mục tiêu thiết lập thông tin cho việc lập dự toán ngân sách về chi phí, doanh thu và kết quả trong một thời kỳ hoạt động, cũng nh kiểm soát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Theo Haberstock: “Quản trị chi phí kinh doanh là tính toán hớng nội, nó mô tả- về nguyên tắc đợc thực hiện hàng tháng- đờng vận động của các nhân tố sản xuất trong quá trình kết hợp chúng và giới hạn ở việc tính toán mọi hao phí nhằm tạo ra và thực hiện các kết quả của doanh nghiệp, đó chính là chi phí kinh doanh”.
Nh vậy quản trị chi phí kinh doanh là loại kế toán phục vụ cho các nhà quản lý doanh nghiệp và nó đợc xem nh là hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.
1.1.2 Phân biệt kế toán tài chính và quản trị chi phí kinh doanh - kế toán quản trị
Quản trị chi phí kinh doanh và kế toán tài chính(KTTC) đều là những công cụ quản lý kinh tế rất hữu hiệu của mỗi doanh nghiệp. Cả KTTC và QTCPKD cùng nghiên cứu quá trình sản xuất, cùng sử dụng hệ thống ghi chép ban đầu và cùng thể hiện trách nhiệm của ngời quản lý.
Quản trị chi phí kinh doanh sử dụng rộng rãi các số liệu ghi chép hàng ngày của KTTC mặc dù nó có triển khai và làm tăng số liệu này.
Ngoài ra KTTC và QTCPKD đều có khái niệm trách nhiệm và quản lý, với KTTC đó là khái niệm quản lý trên toàn doanh nghiệp và QTCPKD là quản lý từng bộ phận có trách nhiệm với chi phí Mặc dù vậy giữa KTTC và QTCPKD có nhữnh điểm khác biệt khá rõ, sở dĩ có những điều này là do mục đích cung cấp thông tin của chúng cho những đối tợng sử dụng thông tin khác nhau Cụ thể phân biệt trên những điểm cơ bản sau:
- Kế toán tài chính và quản trị chi phí kinh doanh có đối tợng sử dụng khác nhau, mục đích sử dụng thông tin khác nhau Đối tợng sử dụng thông tin của quản trị chi phí kinh doanh là những nhà quản trị ở bên trong doanh nghiệp, còn đối tợng của kế toán tài chính là những ngời bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan chức năng.
- Thông tin của quản trị chi phí kinh doanh đặt trọng tâm chủ yếu cho tơng lai, thông tin luôn cần phải linh hoạt, tốc độ và thích hợp với từng quyết định, không buộc phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán cũng nh không buộc phải có độ chính xác gần nh tuyệt đối và thông tin của quản trị chi phí kinh doanh thì đợc biểu diễn dới hình thái giá trị lẫn hình thái vật chất (hiện vật). Đối với thông tin của kế toán tài chính thì chủ yếu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra Thông tin của kế toán tài chính phải tuân thủ nguyên tắc kế toán, có tính phản ánh khách quan sự kiện kinh tế đã xảy ra, phải có độ chính xác gần nh tuyệt đối và chủ yếu đợc biểu diễn dới hình thái giá trị.
- Báo cáo của kế toán tài chính phản ánh tình hình của doanh nghiệp nói chung, còn báo cáo của quản trị chi phí kinh doanh đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc của doanh nghiệp Các báo cáo kế hoạch tài chính chủ yếu là bảng cân đối tài sản, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ của toàn doanh nghiệp Báo cáo quản trị chi phí kinh doanh là các báo cáo thực hiện của từng bộ phận, từng khâu công việc trong doanh nghiệp.
- Về nguyên tắc, kế toán tài chính đề cập đến mối quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp và môi trờng xung quanh thì quản trị chi phí kinh doanh chỉ tập hợp các quá trình liên doanh đến sự vận động của quá trình sản xuất ở bên trong doanh nghiệp.
- Trong khi kế toán tài chính tiến hành theo định kỳ thì quản trị chi phí kinh doanh chi phí kinh doanh tiến hành thờng xuyên liên tục Quản trị chi phí kinh doanh là nhằm phục vụ thông tin cho chức năng ra quyết định của nhà quản trị và thờng không có sẵn nên ngoài việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán, quản trị chi phí kinh doanh còn phải kết hợp với nhiều ngành khác nh thống kê, quản lý để tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin thành dạng có thể sử dụng đợc.
- Kế toán tài chính có tính pháp lệnh, nghĩa là sổ sách, báo cáo của kế táon tài chính ở mọi doanh nghiệp đều mang tính bắt buộc Trái lại, sổ sách, báo cáo của quản trị chi phí kinh doanh là riêng biệt, hoàn toàn tùy thuộc vào cách thiết kế của nhà quản trị từng doanh nghiệp sao cho phù hợp và có tác dụng giúp nhà quản trị ra đợc các quyết định đúng đắn.
Ta có thể mô phỏng cơ sở phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị qua bảng sơ đồ sau:
Kế toán Quản trị kế toán tài chính
Nhà quản trị bên trong DN Thành phần bên ngoài DN h ớng về t ơng lai linh hoạt tốc độ, thích hợp biểu diễn bằng giá trị và hiện vật Phản ánh quá khứ chính xác Tuân thủ nguyên tắc kế toán biểu diễn d ới mọi hình thái giá trị
Tõng bé phËn kh©u công việc Toàn Doanh nghiệp
Căn cứ phân biệt Đối t ợng phục vụ Đặc điểm của thông tin
Phạm vi báo cáo th ờng xuyên Th ờng là một năm
Kỳ báo cáo không có tính pháp lệnh có pháp lệnh
1.1.3 Nhiệm vụ của quản trị chi phí kinh doanh
* Nhiệm vụ 1: Quản trị chi phí kinh doanh là một công cụ đắc lực cung cấp những tài liệu phục vụ cho quản trị. Đây là nhiệm vụ có tính chất bao trùm của công tác Quản trị chi phí kinh doanh Nhờ quản trị chi phí kinh doanh mà toàn bộ hao phí đợc tập hợp và hạch toán không phụ thuộc vào việc chúng có gắn liền với các dòng vận động của tiền tệ hay không và cũng không phụ thuộc vào việc liệu có dẫn đến giá trị chi phí tài chính tơng đơng hay không? Nhờ đó các thông tin chi phí kinh doanh khác nhau đợc tập hợp lại, chế biến, lu trữ và tiếp tục đa vào sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau Vì hệ thống thông tin phục vụ cho toàn bộ quá trình điều khiển doanh nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng, nên nhiệm vụ chủ yếu của quản trị chi phí kinh doanh doanh nghiệp.
*Nhiệm vụ 2: Nhiệm vụ kế hoạch hoá. Để điều khiển có kết quả và hiệu quả các quá trình kinh tế diễn ra bộ máy quản trị doanh nghiệp phải luôn tìm cách để xác định trớc đợc quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể và cần phải diễn ra trong tơng lai nh thế nào? Để hoàn thành nhiệm vụ đó quản trị doanh nghiệp cần phải có các thông tin vừa phải đa dạng vừa phải đầy đủ Nhờ có nhiệm vụ kế hoạch hoá của quản trị chi phí kinh doanh mà có thể xác định đợc các phơng án hành động có thể và dự đoán trớc đợc kết quả cũng nh hậu quả của phơng án đó Nhiệm vụ này luôn gắn chặt với mục tiêu kinh doanh và phù hợp với mục tiêu đã đề ra Nó tạo ra một cơ sở để lựa chọn và ra quyết định lựa chọn phơng án kinh tế tối u.
* Nhiệm vụ 3: Nhiệm vụ kiểm tra.
Sự cần thiết phải tính chi phí kinh doanh một cách chính xác ở các
chính xác ở các doanh nghiệp
Cơ chế thị trờng hình thành và phát triển ở Việt Nam đã đẩy các doanh nghiệp từ chỗ đợc bao cấp hoàn toàn sang việc hạch toán độc lập lời ăn lỗ chịu theo đúng qui luật của thị trờng Từ chỗ chỉ lo làm theo kế hoạch không phải lo đầu vào, đầu ra cũng không phải trả lời câu hỏi sản xuất kinh doanh cái gì? Nh thế nào? Cho ai? Các doanh nghiệp hiện nay đã phải trả lời câu hỏi này và phải xem xét, phân tích đánh giá vấn đề này một cách kỹ lỡng Muốn tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trờng với sự cạnh tranh quyết liệt thì doanh nghiệp phải tự khẳng định chính bản thân mình Cơ chế thị trờng bán khó hơn mua thì sự cạnh tranh quyết liệt để bán đợc hàng là điều tất yếu Để có sức cạnh tranh trên thị trờng doanh nghiệp cần phải đổi mới, cải tiến sản xuất kinh doanh, mở rộng nâng cấp trang thiết bị cũ, tổ chức lại bộ máy quản trị và điều quan trọng hơn là doanh nghiệp cần phải hạch toán thu chi một cách chính xác và có các quyết định đúng đắn kịp thời Để đạt đợc các điều kiện trên doanh nghiệp cần phải có các thông tin kinh tế cần thiết Thông tin kính tế này có hai loại:
+ Thông tin phục vụ bên ngoài.
+ Thông tin phục vụ bên trong
Các thông tin phục vụ bên ngoài chủ yếu phục vụ các cơ quan quản lý vĩ mô của nhà nớc, cơ quan chủ quản do đó nó mang tính bắt buộc thống nhất và kiểm tra đợc Ngoài ra các thông tin phục vụ bên ngoài còn phục vụ cho nhiều đối tợng khác nh bạn hàng; khách hàng Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng phải hiểu biết hết sức rõ ràng về bản thân mình thì mới có các quyết định đúng đắn Về bản chất thì hoạt động quản trị chi phí kinh doanh là quá trình chuẩn bị và ra các quyết định quản trị do vậy bộ máy quản trị cần nắm rất rõ các thông tin hết sức quan trọng ảnh hởng trực tiếp tới các quyết định quản trị.
Nh vậy có thể nói thông tin bên trong đặc biệt quan trọng hay quản trị chi phí kinh doanh là công cụ chủ yếu cung cấp thông tin kinh tế bên trong cho bộ máy quản trị doanh nghiệp làm cơ sở cho việc ra quyết định quản trị nên nó trở thành một công cụ chủ yếu không thể thiếu của quản trị doanh nghiệp Quản trị là quan trọng do vậy khi ra các quyết định nhà quản trị phải đảm bảo tính chính xác và có hiệu quả của quyết định đề ra.
Muốn làm đợc điều đó cần phải tính đến các vấn đề chi phí kinh doanh mà bản chất của nó là mô tả các quá trình có ý nghĩa kinh tế diễn ra trong kinh doanh.
Trong các doanh nghiệp nớc ta hiện nay nâng cao hiệu quả sản xuất để giảm lỗ trong kinh doanh (đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nớc) đang hết sức đợc quan tâm chủ yếu đến Nguồn thu chủ yếu của doanh nghiệp là bán các sản phẩm dịch vụ vì thế bất cứ nghành nào cũng phải tính đến các chi phí bỏ ra để tính toán xem lỗ hay lãi Hơn thế nữa phải còn biết rõ khối lợng sản phẩm hàng hoá là bao nhiêu và giá cả của nó nh thế nào là phù hợp Khi giá cả của thị trờng đang cao hơn thì điều chỉnh giá cả và số lọng để hạn chế thua lỗ Việc tính chi phí không chính xác sẽ dẫn tới định giá bán không chính xác do đó không thể đa ra một quyết định chính xác đợc. Hạch toán giá thành tuân theo nguyên tắc bắt buộc và đợc qui định thống nhất nên nó mang bản chất của kế toán tài chính và nó mang ít thông tin không thể đáp ứng đợc nhu cầu thông tin một cách chính xác mà cần phải tính chi phí kinh doanh thông qua các số liệu thông tin từ kế toán tài chính. Hạch toán giá thành mang trong đó quá nhiều nhợc điểm và sự lạc hậu Tự bản thân nó không thể tự hoàn thiện thành tính toán chi phí kinh doanh đ - ợc mà nó phải xây dựng nên QTCPKD-KTQT (kế toán quản trị).
Qua phân tích lý thyết và thực tế tính giá thành có thể đi đến kết luận là việc xây dựng công tác quản trị chi phí kinh doanh không đợc phép xem nhẹ ngay từ khâu đầu tiên mà cần phải xây dựng các cơ sở lý luận nkhoa học làm nền tảng cho sự phát triển một cách vững chắc.
Do vậy tính chi phí kinh doanh là một khâu không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh cuả bất kỳ một xí nghiệp, doanh nghiệp kinh doanh nào Tính và quản trị chi phí kinh doanh một cách chính xác- đảm bảo nguyên tắc “vừa đủ” tức bảo đảm đợc bí mật trong thông tin kinh doanh, nó sẽ tạo ra cho doanh nghiệp các điều kiện nắm bắt các cơ hội mới và tránh đợc nguy cơ có thể xảy ra Ngoài ra tính chi phí kinh doanh còn cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, liên tục và thờng xuyên cho bộ máy quản trị doanh nghiệp Giúp cho nhà quản trị luôn có thông tin cập nhật về tình hình doanh nghiệp để đa ra các quyết định quản trị chính xác.
Vì vậy tính chi phí kinh doanh một cách chính xác và quản trị chi phí kinh doanh là một công cụ quan trọng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp.
Công cụ kế toán quản trị với các doanh nghiệp
Kế toán là một công cụ cung cấp thông tin kinh tế cần tiết để quản trị doanh nghiệp Với ý nghĩa đó, nhiệm vụ của kế toán là phản ánh một cách liên tục toàn bộ các quá trình kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp bằng đơn vị tiền tệ Tuy nhiên, hiện này việc sử dụng công cụ này có khác nhau giữa các nớc có nền kinh tế thị trờng phát triển và nớc ta ở các nớc này kế toán trong các doanh nghiệp đợc tiến hành theo hai phơng pháp cụ thể hoàn toàn khác nhau cả về mục đích, nguyên tắc, nội dung, phơng pháp tiến hành là kế toán tài chính và kế toán quản trị Về lý thuyết, dới đây có thể đề cập đến một vài luận cứ chủ yếu để hình thành hai phơng pháp kế toán tài chính và kế toán quản trị doanh nghiệp.
Thứ nhất, nhu cầu cung cấp thông tin của kế toán doanh nghiệp Ng- ời ta phân các đối tợng cần nhận thông tin của doanh nghiệp thàn h hai loại là đối tợng bên ngoài và đối tợng bên trong Đối tợng bên ngoài trớc hết phải kể đến các cơ quan quản lý Nhà nớc ở các nớc cơ quan tài chính luôn là cơ quan cần có thông tin để xác định và kiểm tra nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp Ngoài ra, tuỳ theo từng nớc mà ngời ta quy định doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý khác của Nhà nớc, các viện nghiên cứu kinh tế Các thông tin loại này phải phản ánh các tình trạng tài sản, tài chính và sản lợng của doanh nghiệp, phải đảm bảo tính pháp lý, phải đợc tính toán từ hệ thống tài khoản với chế độ hạch toán kép, vì thế mọi nớc đều gọi phơng pháp tạo ra nguồn thông tin loại này là kế toán tài chính Nh thế kế toán tài chính luôn có đặc điểm: chỉ phản ánh quá trình tài chính diễn ra trong doanh nghiệp theo các quy định thống nhất của Nhà nớc. Đối tợng nhận thông tin bên trong là bộ máy quản trị doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trờng, mọi doanh nghiệp đều phải tự mình nắm bắt thị trờng và thật am hiểu về thực trạng kinh tế - kỹ thuật bên trong của mình để ra các quyết định quản trị đúng đắn Các thông tin về quá trình bên trong của doanh nghiệp không thể là các thông tin đối ngoại ở trên bởi lẽ thứ nhất, nh trên đã trình bày, các thông tin đối ngoại chỉ đề cập đến các quá trình vận động tài chính giữa doanh nghiệp và môi trờng chứ không phản ánh một cách cụ thể quá trình bên trong của doanh nghiệp: thứ hai, vì thông tin đối ngoại mang tính thống nhất và pháp lý nên chỉ có thể phản ánh theo nguyên tắc “trung bình”, chỉ trên cơ sở nguyên tắc “bình quân” này thì các quy định mới dễ đợc chấp nhận nhất Mặc dù vậy, mức “bình quân” này không phải lúc nào cũng phản ánh đợc thực tế ở từng doanh nghiệp Điều này có nghĩa là mối quan hệ giữa các đối tợng nhận thông tin là mối quan hệ mâu thuẫn: nếu các thông tin đã đợc tạo ra theo nguyên tắc thống nhất sẽ phù hựp và đáp ứng đợc tốt nhất yêu cầu của các đối tợng bên ngoài doanh nghiệp, lại không phản ánh đúng thực trạng của từng doanh nghiệp cá biệt và do đó không đáp ứng đợc nhu cầu thông tin nội bộ Đối lập với kế toán tài chính, kế toán quản trị doanh nghiệp phản ánh quá trình kinh tế tạo ra kết quả của doanh nghiệp, tức là nó dựa trên cơ sở số liệu của kế toán tài chính để tiếp tục tính toán và phản ánh chi tiết các quá trình kinh tế sản xuất diễn ra trong doanh nghiệp Hoàn toàn khác về bản chất với kế toán tài chính, kế toán quản trị doanh nghiệp đợc tiến hành xuất phát từ nhu cầu thông tin và tình hình thực tế từng doanh nghiệp, không có khuôn mẫu bắt buộc và quy định chung.
Thứ hai, xét trên giác độ bảo toàn vốn của doanh nghiệp lý thuyết kế toán đã đề cập đến hai nguyên tắc bảo toàn vốn là bảo toàn vốn về mặt giá trị và bảo toàn vốn về mặt hiện vật Phản ánh quá trình tài chính diễn ra giữa doanh nghiệp và môi trờng kinh doanh kế toán tài chính đã tuân thủ nguyên tắc bảo toàn vốn về mặt giá trị Nguyên tắc bảo toàn vốn về mặt hiện vật lại không chú ý đến việc xác định xem với các kết quả thu đợc bảo đảm về mặt hiện vật trong điều kiện giá cả hoàn toàn ổn định Cũng vì thế bên cạnh kế toán tài chính không thể không xây dựng kế toán quản trị doanh nghiệp theo nguyên tắc riêng, nguyên tắc bảo toàn tài sản doanh nghiệp về mặt hiện vật.
Từ nhiều năm chúng ta chỉ duy trì chế độ kế toán thống nhất mà nếu xét về bản chất đó là kế toán tài chính Song nếu xét cụ thể hơn về nội dung, chế độ kế toán của nớc ta đã quy định vợt qua khỏi giới hạn của kế toán tài chính, tức là nó không dừng ở việc phản ánh quá trình diễn ra giữa doanh nghiệp và môi trờng kinh doanh mà còn quy định phải phản ánh cả nội dung kinh tế thuộc về quá trình tạo ra kết quả của doanh nghiệp, ví dụ điển hình là chế độ hạch toán giá thành Quan niệm và cách làm này đến nay không phù hợp bởi trong cơ chế kinh tế mới bí mật về thông tin kinh tế ở từng doanh nghiệp phải đợc bảo vệ nếu để lọt các thông tin quan trọng của doanh nghiệp ra ngoài các đối thủ cạnh tranh sẽ tiêu diệt doanh nghiệp Điều này không những gây thiệt hại tài sản của bản thân doanh nghiệp mà còn gây thiệt hại trực tiếp đến nền kinh tế.
Từ sự phân tích trên chúng ta thấy: thứ nhất, trong cơ chế kinh tế mới tất yếu phải hình thành và duy trì ở các doanh nghiệp hai phơng pháp kế toán là kế toán tài chính và kế toán quản trị, thứ hai, kế toán quản trị hoàn toàn đối lập với kế toán tài chính ở chỗ nó không mang tính “bắt buộc” mà do doanh nghiệp tự xác định; trong khi kế toán tài chính lấy bảo toàn vốn của doanh nghiệp về mặt giá trị thì kế toán quản trị lấy bảo toàn vốn về mặt hiện vật làm nguyên tắc; trong khi kế toán tài chính đề cập chủ yếu đến các quá trình tài chính diễn ra giữa doanh nghiệp và môi trờng kinh doanh thì kế toán quản trị đề cập chủ yếu đến các quá trình kinh tế diễn ra bên trong quá trình tạo ra kết quả của doanh nghiệp và trong khi các báo cáo của kế toán tài chính chỉ thực hiện ở những mốc thời gian nhất định thì kế toán quản trị tiến hành thờng xuyên.
Kế toán quản trị là một phạm trù hoàn toàn mới Mặc dù nội dung cơ bản là tính chi phí kinh doanh và kết quả song kế toán quản trị hoàn toàn không phải là hạch toán giá thành cũng nh tính chi phí sản xuất mà chúng ta vẫn áp dụng cho tới nay xét trên mọi phơng diện nh: Về nguyên tắc; về mục đích; nội dung và phơng pháp Trong nội dung và phơng pháp tiến hành tính chi phí kinh doanh cũng hoàn toàn khác với hạch toán giá thành Tính chi phí kinh doanh chỉ sử dụng số liệu ban đầu của kế toán tài chính và từ đó nó đợc tiến hành theo nội dung và phơng pháp phù hợp với đặc điểm, ý đồ của từng doanh nghiệp; trớc kia nó cũng có thể đợc tiến hành bởi hệ thống kế toán kép song ngày nay ngời ta đã phát triển sang ph- ơng pháp mới đơn giản hơn.
Bên cạnh kế toán tài chính, việc thực hiện kế toán quản trị là đòi hỏi của công tác quản trị doanh nghiệp hiện đại bởi chỉ có nh thế kế toán mới vừa đáp ứng đợc nhu cầu thông tin để các đối tợng liên quan kiểm tra và kiểm soát doanh nghiệp lại vừa đáp ứng đợc nhu cầu thông tin đầy đủ, để bộ máy quản trị doanh nghiệp ra các quyết định kinh doanh ở các nớc có
Lập kế hoạch Đánh giá Ra quyết định Thực hiện nền kinh tế thị trờng phát triển, doanh nghiệp không thể không chú ý tới kế toán quản trị Kế toán quản trị mang nội dung tính chi phí kinh doanh và kết quả và vì thế thờng đợc gọi là tính chi phí kinh doanh Mặc dù đến nay kế toán quản trị ở nhiều nớc khác rất phát triển, bao hàm nhiều nội dung và phát triển nhiều phơng pháp khác nhau song luôn tuân thủ một nguyên tắc cơ bản là tự nguyện Các doanh nghiệp áp dụng công tác kế toán quản trị ở phạm vi rộng hay hẹp, nông hay sâu còn tuỳ thuộc vào các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật riêng cũng nh mục tiêu và phơng pháp tổ chức công tác kế toán quản trị ở doanh nghiệp mình Đặc điểm này hoàn toàn tạo điều kiện thuận lợi để từng bớc tổ chức và phát triển kế toán quản trị ở các doanh nghiệp nớc ta Bên cạnh đó, nguyên tắc hiệu quả cũng phải đợc chú ý tới khi tổ chức kế toán quản trị doanh nghiệp
Tuy không đợc công bố và không ai ngoài bộ máy quản trị doanh nghiệp đợc biết song kế toán quản trị cũng không thể đồng nghĩa với việc lập “sổ đen” bởi vì nguyên tắc của nó là phải dựa vào hệ thống số liệu của kế toán tài chính và chỉ thực hiện làm cơ sở cho việc ra các quyết định quản trị.
Vì kế toán tài chính và kế toán quản trị hoàn toàn khác nhau nên nhiều phạm trù đợc sử dụng trong từng lĩnh vực cũng không giống nhau, chẳng hạn chi phí tài chính và chi phí kinh doanh Điều này đòi hỏi phải có sự nghiên cứu và phát triển ngay từ các cơ sở lý thuyết của khoa học kế toán để từ đó có thể xây dựng và phát triển kế toán quản trị doanh nghiệp. Đồng thời nguyên tắc hiệu quả cũng đòi hỏi kế toán quản trị phải sử dụng số liệu của kế toán tài chính mà điều này chỉ có thể thực hiện đ ợc ngay từ khi hình thành hệ thống tài khoản kế toán.
Kế toán quản trị với chức năng quản lý
Để điều hành các mặt hoạt động của một doanh nghiệp, trách nhiệm thuộc về các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp đó Các chức năng cơ bản của nhà quản trị giúp họ quản trị điều hành hoạt động của doanh nghiệp để đạt đợc mục tiêu đã đề ra, chúng đợc khái quát trong sơ đồ sau ®©y:
Sơ đồ 1 - 1 Sơ đồ chu kỳ kế hoạch và kiểm tra
Qua sơ đồ trên ta thấy sự liên tục của hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá rồi sau đó quay trở lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau, tất cả đều xoay quanh trục ra quyết định Để làm tốt các chức năng này đòi hỏi nhà quản trị phải đề ra những quyết định đúng đắn nhất cho hoạt động của doanh nghiệp Muốn có những quyết định có hiệu quả và hiệu lực, nhà quản trị có nhu cầu về thông tin rất lớn KTQT là nguồn chủ yếu, dù không phải là duy nhất, cung cấp nhu cầu thông tin đó.
1.4.1 Lập kế hoạch và dự toán
Lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu phải đạt và vạch ra các bớc thực hiện để đạt đợc những mục tiêu đó Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn Kế hoạch mà nhà quản trị phải lập thờng có dạng là dự toán Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt đợc các mục tiêu đã đề ra Trong số các ban dự toán thì ban dự toán về lu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất vì nếu thiếu tiền do không đợc dự trù đầy đủ, doanh nghiệp sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý.
Với chức năng tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức, con ngời với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch đợc thực hiện có hiệu quả nhất Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản trị cũng có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT Nhà quản trị cần đợc kế toán cung cấp thông tin để đề ra quyết định kinh doanh đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.
1.4.3 Kiểm tra và đánh giá
Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện nó Phơng pháp thờng dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai biệt giữa kết quả đạt đợc với mục tiêu đã đề ra Để làm đợc điều này, nhà quản trị cần đợc các kế toán viên cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng nh một bớc phản hồi giúp nhà quản trị nhận diện ra những vấn đề còn tồn tại và cần có tác động của quản lý
Phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị Đó là một chức năng quan trọng xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá Chức năng ra quyết định đợc vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Một số quyết định khác đợc lập không thờng xuyên nh quyết định về việc có nên xây dựng thêm phân xởng mới hay không, hay có nên thâm nhập vào thị trờng mới hay không. Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý KDQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thờng không có sẵn KDQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị.
KDQT giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất.
Chính thức hoá thành các chỉ tiêu kinh tế
Triển khai bản dự toán chung và các bản dự toán chi tiết
Thu nhập kết quả thực hiện
Soạn thảo báo cáo và thực hiện
Các chức năng quản trị Quá trình kế toán
1.4.5 Mối quan hệ giữa các chức năng quản lý với quá trình kế toán
Sơ đồ cho thấy mối quan hệ giữa các chức năng quản lý với quá trình kế toán.
Sơ đồ: Mối quan hệ giữa các chức năng và quá trình kế toán Đối với mỗi doanh nghiệp, sau khi đã xác định các mục tiêu chung chúng sẽ đợc chính thức hoá bằng chỉ tiêu kinh tế, thí dụ: doanh thu tăng
10% lợi tức tăng 12% Các chỉ tiêu này trở thành căn cứ để lập kế hoạch chính thức Trên cơ sở đó, kế toán soạn thảo và triển khai bản dự toán chung và các bản dự toán chi tiết để làm căn cứ tổ chức thực hiện theo dõi, và đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch Sau đó kế toán thu nhập kết quả thực hiện và soạn thảo báo cáo thực hiện, cung cấp cho nhà quản trị để anh ta đánh giá, kịp thời phát hiện và khắc phục các điểm yếu kém.
Chu kỳ quản lý và quá trình kế toán vận động liên tục, lập đi lập lại không ngừng, điều này đỏi hỏi cải tiến nâng cao chất lợng công việc để ngày càng quản lý tốt hơn và doanh nghiệp ngày càng làm ăn phát đạt.
Chi phí kinh doanh và một vài nguyên tắc tính cơ bản
1.5.1 Khái niệm chi phí, chi phí kinh doanh
Trong sổ sách kế toán - tài chính - giá thành đã định nghĩa: " Chi phí là một thớc đo bằng những khoản tiền của một số các nguồn đợc sử dụng cho một mục đích"
Còn có khaí niệm: " Chi phí là một khái niệm của kế toán có chi phí giới hạn trong xí nghiệp, gắn với các mục tiêu của xí nghiệp và chi phí ngoài xí nghiệp, có cơ sở ở các hoạt động khác hoặc các nguyên nhân khác".
Nh vậy, chi phí là một khái niệm mang tính khái quát cao, trong quá trình phát triển của kế toán doanh nghiệp, khái niệm chi phí đã đợc phát triển thành các khái niệm cụ thể là chi ra, chi phí kinh doanh và chi phí tài chÝnh.
* Khái niệm chi phí kinh doanh
" Chi phí kinh doanh là sự tiêu phí ( thông thờng) giá trị cần thiết có tính chất xí nghiệp về vật phẩm và dịch vụ để sản xuất sản phẩm của xí nghiệp" Từ khái niệm trên cho thấy chi phí kinh doanh phải là sự hao phí về vật phẩm và dịch vụ Sự hao phí về vật phẩm và dịch vụ phải liên quan đến kết quả Do đó, không phải mọi sự hao phí về vật phẩm đều là đối tợng của tính chi phí kinh doanh mà chỉ hao phí nào có liên quan đến mục tiêu tạo ra và thực hiện kết quả hoặc duy trì năng lực sản xuất cần thiết của xí nghiệp mới nằm trong khái niệm chi phí kinh doanh.
Hơn nữa, những hao phí vật phẩm có liên quan đến kết quả xí nghiệp phải đợc đánh giá, nghĩa là phải đợc đo bằng đơn vị tiền tệ
* Phân biệt chi phí kinh doanh với chi ra và chi phí tài chính
Vì quản trị chi phí kinh doanh đợc xây dựng trên cơ sở sử dụng số liệu của kế toán tài chính do đó nó có quan hệ chặt chẽ với chi ra và chi phí tài chính.
Chi ra là mọi khoản tiền đã trả của xí nghiệp Do vậy, chi ra là sự giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tăng tổn thất dới dạng nợ, vay ngắn hạn, giảm phơng tiện thanh toán, giảm nợ của ngời khác Chi ra là một khái niệm hoàn toàn mang bản chất tài chính, nó mô tả hành động phải bỏ tiền ra dới mọi hình thức nhằm một mục đích nào dó Ta có sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa chi ra và chi phí tài chính.
Chi ra nhng không là chi phí tài chính Chi ra là chi phí tài chính
Chi phí tài chính là chi ra Chi phí tài chính nhng không phải là chi ra Chi phí (thời kỳ) = giảm tài sản
Bảng: Quan hệ giữa chi ra và chi phí tài chính
Chi phí tài chính bao gồm những hao phí vật phẩm theo thực tế và qui định liên quan đến việc tạo ra kết quả của một thời kỳ gắn với việc chi ra Chi phí tài chính của một thời kỳ xác định là sự chi gắn với kết quả của thời kỳ đó Nó là sự hao phí hoặc tiêu phí giá trị của một thời kỳ tính toán nhất định đợc tập hợp ở kế toán tài chính và có mặt trong tính lỗ lãi cuối năm.
Có thể phân biệt chi phí kinh doanh và chi phí tài chính ở bảng sau:
Tổng chi phí tài chính của một thời kỳ
Chi phÝ tài chính của thời kỳ ở các lĩnh vực hoạt động phô
Chi phí tài chính xí nghiệp của thời kỳ Chi phí kinh doanh không trùng chi phí tài chính Chi phí tài chính xí nghiệp có tính chất dặc biệt
Cho phÝ tài chính khác ( vÝ dô : khÊu hao cã tÝnh chất tài chÝnh) chi phí tài chính của thêi kú bằng chi phí quản trị của kỳ
Chi phÝ kinh doanh khác ( vÝ dô: KhÊu hao cã tÝnh chất quản trị)
Chi phÝ doanh bổ sung (vÝ dô: Tiền công của chủ doanh nghiệp)
Ngoài kú tÝnh toán Chi phí tài chính trung tính của kỳ Toàn bộ chi phí kinh doanh của kỳ
Bảng: Quan hệ giữa chi phí tài chính và chi phí kinh doanh
Tính chi phí kinh doanh theo loại
1.3.2 Một vài nguyên tắc tính cơ bản
* Nguyên tắc phân bổ theo quan hệ nhân quả
Nguyên tắc này đòi hỏi trớc hết khi phân bổ chi phí gián tiếp phải tuân thủ: Chỉ tính cho các điểm chi phí hoặc đối tợng chi phí ( kết quả) những chi phí đợc xác định rõ ràng xảy ra cho điểm hoặc đối tợng đó Đây là nguyên tắc đáp ứng tốt nhất tính chính xác của việc tính chi phí kinh doanh trong quản trị chi phí kinh doanh nên chỉ áp dụng nguyên tắc khác khi không thể áp dụng nguyên tắc này.(Không đáp ứng đợc yêu cầu của nguyên tắc này)
* Nguyên tắc khả năng "chứa" hay lợi nhuận thô
Vì các chi phí kinh doanh cố định không có quan hệ tỷ lệ với kết quả tạo ra nên phải áp dụng nguyên tắc lợi nhuận thô Với nguyên tắc này thì chi phí kinh doanh đợc phân bổ theo một quan hệ tỷ lệ với mức lợi nhuận thô Ngời ta gọi hiệu số giữa giá bán sản phẩm và chi phí kinh doanh biến đổi của đơn vị sản phẩm là lợi nhuận thô hay lợng bù đắp.
Nguyên tắc này đợc sử dụng khi mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh và điểm chi phí hoặc chi phí theo đối tợng không chặt chẽ hoặc không xác định đợc ở đây, ngời ta phân bổ chi phí kinh doanh vào các đối tợng nhận chi phí kinh doanh một cách bình quân.
Nguyên tắc này phải có sự thống nhất giữa kế toán tài chính và quản trị chi phí kinh doanh mà thể hiện là chi phí kinh doanh sử dụng số liệu ban đầu do kế toán tài chính cung cấp.
* Nguyên tắc tính hiệu quả Đây là nguyê tắc cao nhất đối với tổ chức quản trị chi phí kinh doanh và luôn phải trả lời câu hỏi: có đem lại hiệu quả kinh tế không?
Một số nội dung và phơng pháp chủ yếu của quản trị chi phí kinh doanh
1.6.1 Một số nội dung chủ yếu
Ta đã biết do QTCPKD là tính toán hớng nội, nó mô tả đờng vận động của các nhân tố sản xuất kinh doanh trong quá trình kết hợp chúng và giới hạn ở việc thanh toán mọi hao phí trong việc tạo ra và thực hiện các kết quả của doanh nghiệp đó là chi phí kinh doanh QTCPKD của tất cả các nghành nói chung đều bao gồm một số nội dung chủ yếu sau và dựa trên cơ sở ba bớc.
+ Tính chi phí kinh doanh theo loại.
+ TÝnh chi phÝ kinh doanh theo ®iÓm.
+ Tính chi phí kinh doanh theo đối tợng.
Tính chi phí kinh doanh theo đối t ợng
* Bớc 1: tính chi phí kinh doanh theo loại.
Tính chi phí kinh doanh theo loại là tính CPKD mô tả và tập hợp các hao phí xuất hiện xác định chi phí cho yếu tố sản xuất nhất định Tuỳ thuộc vào môi trờng kinh doanh mà có các cách phân loại khác nhau Một sự phân chia khoa học các chi phí kinh doanh phát sinh theo loại phải tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển tiếp tục của tính chi phí kinh doanh Phân chia loại CPKD luôn phụ thuộc vào hình thức mục và tiêu của cả hệ thống toàn doanh nghiệp.
Căn cứ phân loại chi phí kinh doanh.
- Căn cứ vào đặc điểm của các nhân tố tiêu dùng trong sản xuất ta có thể một vài tiêu thức.
+ Tính chi phí kinh doanh về lao động.
+ TÝnh chi phÝ kinh doanh vÒ vËt t.
+ Tính chi phí kinh doanh không trùng chi phí tài chính.
+ Tính chi phí kinh doanh về dịch vụ thuê ngoài và các khoản phải nộp.
- Căn cứ vào chức năng của hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ CPKD trong lĩnh vực mua sắm
+ CPKD trong lĩnh vực chế biến.
+ CPKD trong lĩnh vực tiêu thụ.
Ngoài ra còn nhiều cách phân loại khác nh: CPKD trực tiếp và gián tiếp Tập hợp chi phí kinh doanh quan trọng.
* Tập hợp các chi phí kinh doanh về lao động
Bộ phận chủ yếu và quan trọng nhất đó là tiền lơng và các đóng góp bảo hiểm liên quan trực tiếp đến ngời lao động đợc qui định theo luật Căn cứ để xác định nó là dựa vào bảng lơng và các hình thức trả lơng (Có thể trả lơng thời gian hay theo sản phẩm) Ta nhận thấy rằng căn cứ để xác định chi phí kinh doanh về lao động và chi phí tài chính về lao động là nh nhau Từ các căn cứ đó tập hợp đợc các chi phí kinh doanh với nội dung là tiền lơng của công nhân viên chức Còn bảo hiểm đã đợc qui định bằng pháp luật của nhà nớc.
Tập hợp chi phí kinh doanh khác liên qun trức tiếp và gián tiếp đến việc sử dụng lao động Đó là các loại chi phí cho thể thao văn hoá, nhà trẻ, th viện, nhà ăn và cho các loại chi phí liên quan đến việc bồi dỡng và đào tạo nghề nghiệp Việc xác định các loại chi phí này căn cứ vào các chứng từ liên quan để tập hợp. Đối với một số loại phí không thể tập hợp trực tiếp vì nếu tập hợp trực tiếp sẽ dẫn đến sai lệch về kết quả nh tiền nghỉ phép, lễ tết, tiền nghỉ ốm đau đó phải tập hợp nh nhau:
- Ước tính cho cả năm.
- Ước tính cho mỗi tháng bằng1/2 tổng số cả năm.
- ở tháng cuối cùng thì điều chỉnh lại.
* Tập hợp chi phí kinh doanh về vật t.
(đợc tiến hành theo hai bớc)
- Bớc 1: Tập hợp vật t cần dùng.
Có thể tiến hành một trong ba phơng pháp sau:
+ Phơng pháp 1: Phơng pháp này thực hiện qua chứng từ kế toán
(ghi chép liên tục) Phơng pháp này cũng tơng tự nh hạch toán giá thành. Trong phơng pháp này chứng từ cần phải đề cập đợc một số nội dung cơ bản sau:
- Đối tợng sử dụng vật t.
Phơng pháp này rất chính xác những nó đòi hỏi chi phí kinh doanh lớn Phơng pháp này có thể áp dụng trong ngành cơ khí.
- Phơng pháp 2: Phơng pháp tính theo mức chênh lệch.
Phơng pháp này không sử dụng các chứng từ xuất nhập vật t nên không cần ghi chép một cách liên tục.
Nội dung của phơng pháp này là xác địng lợng vật t sử dụng ở cuối kỳ căn cứ:
- Số lợng vật t khi kiểm kê (đầu vào cuối kỳ)
Việc tính toán đợc sử dụng theo công thức:
NVLtdi = NVL®ki +NVLni - NVLcki
Trong đó NVLtdi: Lợng nguyên vật liệu tiêu dùng thứ i.
NVLđki: Lợng nguyên vật liệu ở đầu kỳ của loại nguyên vật liệu i. NVLni : Lợng nguyên vật liệu nhập (tăng) trong kỳ của loại nguyên vật liệu i.
NVLcki: Lợng nguyên vật liệu có ở cuối kỳ của loại nguyên vật liệu i.
- Ưu điểm của phơng pháp này: đơn giản nên tốn ít chi phí trông kho theo dâi vËt t.
- Nhợc điểm: Không theo dõi đợc các nguyên nhân gây hao hụt, mất mát vật t, việc kiểm kê theo qui định thờng chỉ tiến hành vào cuối năm trong kỳ, khi tính chi phí kinh doanh thờng phải ngắn hơn và không xác định chi phí vật t trực tiếp và chi phí chung về vật t Do vậy, phơng pháp không áp dụng đợc cho các doanh nghiệp lớn, sản xuất nhiều loại sản phÈm.
+ Phơng pháp 3: Phơng pháp tính ngợc (định mức)
Nguyên tắc tính là xuất phát từ lợng sản phẩm (dịch vụ) đã/ sẽ sản xuất ra để tính ngợc lại số vật t mỗi loại cần sử dụng theo các tiêu chuẩn định mức có sẵn và theo qui trình ngợc từ vật mang chi phí đến điểm chi phí và cuối cùng là chi phí theo loại:
Việc tính toán sử dụng theo công thức:
Spj: Lợng sản phẩm thứ j sản xuất ra trong kỳ.
NVLđmi: định mức tiêu dùng nguyên vật liệu i cho một đơn vị sản phẩm J.
- Phong pháp này có u điểm: Cần ít chi phí cho công việc tính toán.
- Nhợc điểm: Không đem lại kết quả chính xác, kết quả tính không rõ ràng vì không thể tính trực tiếp cho chi phí vật t chung đợc và không thể xác định đợc sự giảm kho vật t do các nguyên nhân khác nếu không bổ xung bằng phơng pháp kiểm kê kho.
Phơng pháp này chỉ nên sử dụng với các doanh nghiệp có cơ cấu sản xuất đơn giản.
- Bớc 2: Tính giá trị vật t tiêu hao.
Nguyên tắc của tính giá trị vật t hao phí là phải bảo vệ tài sản của doanh nghiệp về mặt hiện vật.
Trong công tác hạch toán giá thành, ngời ta chỉ sử dụng giá trị trung bình của kỳ tính toán để xác định chi phí vật t Giá trị trung bình của kỳ tính toán chỉ có thể đợc xác định vào cuối kỳ nên trong quá trình tính toán phải sử dụng một loại giá tạm thời là loại giá tạm tính Đến cuối kỳ tính toán ngời ta mới xác định đợc chênh lệch giữa giá tạm tính và giá trị trung bình kỳ tính toán để điều chỉnh phù hợp Giá trị trung bình này thực chất là giá mua trung bình của kỳ tính toán.
Những trong tính chi phí kinh doanh có thể có rất nhiều loại giá khác nhau.
Tính chi phí kinh doanh sử dụng các loại giá nh:
- Giá mua lại: là giá đảm bảo mua lại lợng vật t đã đa vào sử dụng trong sản xuất kinh doanh.
- Giá cập nhật: Giá tính theo ngày xuất vật t, ngày xuất kho sản phẩm, ngày thu tiền.
- Giá tính toán: giá tính toán phải đảm bảo mục đích duy trì tài sản của doanh nghiệp về mặt hiện vật, ngời ta còn gọi là giá bù đắp, giá tính toán sử dụng trong CPKD khác về bản chất cách tính trong hạch toán giá thành Giá tính trong hạch toán giá thành là giá tính toán trên cơ sở các yếu tố thực tại còn giá tính trong CPKD phải dựa trên cơ sở các dữ liệu t- ơng lai (dữ liệu kế hoạch).
TÝnh chi phÝ kinh doanh vÒ vËt t.
Cpnvli: CPKD về loại nguyên vật liệu i.
GĐGi: Giá trị đơn giá cho một nguyên vật liệu i.
Kết quả xác định chi phí kinh doanh về vật t không nhất thiết phải truìng với chi phí vật t trong hạch toán giá thành do đó việc sử dụng nó trong kế toán doanh nghiệp là rất cần thiết Nhằm ghi chép sự sai khác giữa giá trị vật t tài chính và giá trị vật t chi phí kinh doanh Đơn giản nhất là sử dụng một tài khoản riêng trong hệ thống tài khoản kế toán cho phép làm đợc điều đó.
Tập hợp chi phí kinh doanh không trùng với chi phí tài chính.
Những CPKD không trùng với chi phí tài chính gồm:
- Lãi về vốn sản xuất.
- Các thiệt hại rủi ro trong kinh doanh.
- Tiền công của chủ doanh nghiệp.
- Tập hợp khấu hao trong quản trị.
Trong thực tế do nguyên tắc không bắt buộc của quản trị chi phí kinh doanh do đó tuỳ tình hình môĩ doanh nghiệp, tuỳ theo đặc điểm của từng máy móc thiết bị khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng các phơng pháp khấu hao khác nhau cho thích hợp Có các phơng pháp khấu hao nh: phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng; khấu hao giảm dần; khấu hao theo kết quả sử dụng.
+ Phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng: đậy là phơng pháp đã đợc sử dụng rất lâu trong hạch toán giá thành nhng có điểm khác là hạch toán giá thành sử dụng giá mua sắm ban đầu thì (giá nguyên thuỷ hay giá điều chỉnh) còn chi phí khấu hao kinh doanh sử dụng giá mua lại tài sản thiết bị Do đó nó đáp ứng tốt đợc nguyên tắc duy trì tài sản về phơng diện hiện vật vì nó luôn đảm bảo mua sắm lại đợc tài sản cố định dù giá cả thị trờng thay đổi và có thể tránh đợc rủi ro về tài chính trong suốt quá trình sử dụng chúng Khi sử dụng giá mua lại tài sản thiết bị thì chỉ có thể sử dụng đợc các tài liệu của kế toán tài chính về số lợng và hiện trạng tài sản cố định, từ đó quản trị chi phí kinh doanh xác định chi phí khấu hao kinh doanh phù hợp.
+ Tính khấu hao giảm dần:
Ph ơng pháp I: Giữ tỷ lệ khấu hao không đổi ngời ta tiến hành tính khÊu hao nh sau:
P = 100 (1- )P: Tỷ lệ khấu hao theo tỷ lệ % n: số năm sử dụng tài sản cố định theo ớc tính.
R: giá trị tài sản cố định sau khi thanh lý.
B: giá trị tài sản cố định sau khi trích khấu hao.
Ph ơng pháp 2: Giữ cơ sở tính khấu hao không đổi.
N: Tổng của dãy số liên tiếp số năm sử dụng tài sản cố định. Tính mức khấu hao: a = D.T a: lợng khấu hao của năm cuối T: số năm sử dụng còn lại tính từ năm đầu tiên.
Phơng pháp 3: Khấu hao theo kết quả đạt đợc.
Phơng pháp này không đề cập đến số năm sử dụng và đề cập đến kết quả và thiết bị đạt đợc theo óc tính để tính khấu hao. a a: Lợng khấu hao của năm.
L: Tổng kết quả mà tài sản cố định có thể tạo ra.
Lp: Kết quả mà thiết bị tạo ra trong kỳ tính khấu hao.
- Tiền trả lãi vốn kinh doanh
+ Tiền trả lãi vốn kinh doanh
Thực trạng quản trị chi phí kinh doanh tại công ty cơ khí 120
Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu có ảnh hởng tới công tác quản trị chi phí kinh doanh ở Công ty cơ khí 120
tác quản trị chi phí kinh doanh ở Công ty cơ khí 120
2.2.1 Nhà xởng, quy trình công nghệ và thiết bị máy móc
Hầu hết nhà xởng của công ty đợc đa vào sử dụng từ năm 1985 nên đều xuống cấp, h hỏng nhiều.
Giá trị còn lại nh sau:
Bảng số 3: Bảng giá trị còn lại tài sản cố định
TT Tên công trình Diện tích
(đồng) Giá trị còn lại
3 Nhà làm việc của văn phòng và dịch vụ 1.400 574.566.174 448.370.286
4 Trạm biến thế điện công suất 820 KVA 72 9.707.967 1.227.380
Do quy hoạch mặt bằng của công ty lúc ban đầu từ năm 1964 với nhiệm vụ sửa chữa xe máy công trình và sản xuất các loại cầu cáp, cầu ngầm, cầu phao phục vụ cho kháng chiến chống Mỹ Bớc sang nền kinh tế thị trờng do các sản phẩm chính của công ty là các sản phẩm kết cấu theo quy mô công nghiệp Các nhà xởng trớc đó rõ ràng không phù hợp nên phải xây dựng lại nhà xởng sản xuất và cơ sở hạ tầng.
* Quy trình công nghệ và thiết bị máy móc
Hầu hết thiết bị máy móc, công nghệ của công ty đều đã cũ và lạc hậu, độ chính xác của chúng không còn cao Phần lớn máy móc thiết bị đó đợc mua hoặc có sự giúp đỡ từ các nớc Xã hội chủ nghĩa trớc đây Giá trị sử dụng còn lại nh sau:
Bảng số 4: Giá trị sử dụng còn lại của TSCĐ
TT Danh mục Số lợng Năm sử dụng Nớc sản xuất Nguyên giá Giá trị còn lại (đồng)
3 Máy cắt đột HF633 2 1970 Liên Xô 12.809.058 442.170
Máy khoan cầu, khoan bàn
7 Máy mài mặt phẳng 1 1971 Liên Xô 96.662.398 10.114.570
9 Máy ép thủy lực 1 Liên Xô 43.988.620 39.370.020 10
12 Máy nén khí các loại 5 1982 Ba Lan 8.035.768 4.227.172
16 Máy cắt hàn hơi 2 1995 Việt
20 Xe nâng hàng 1 1984 Liên Xô 59.486.400 12.071.037
24 Dây truyền thử xe máy 1 1995 Việt
* ả nh hởng đến công tác QTKD
Nhiều máy móc đã đợc công ty đa vào sử dụng từ khi mới thành lập nhà máy, do vậy cho đến nay đã rất cũ, công xuất thấp Một số máy đã hết giá trị sử dụng nhng vẫn đợc Công ty đa vào sản xuất nên năng xuất thấp va chất lợng sản phẩm không cao Vì vậy để đảm bảo kế hoạch sản xuất mà Công ty đặt ra phải cải tiến chất lợng sản phẩm tốt hơn để đáp ứng nhu cầu của thị trờng trong nớc hiện nay và thị trờng nớc ngoài sắp tới; cạnh tranh với các sản phẩm khác, các Công ty khác trên thị trờng
Mấy năm gần đây, Công ty cũng đã đầu t mua sắm một số thiết bị mới bằng nguồn vốn hạn hẹp của mình thì đây chỉ là những thiết bị nhỏ phục vụ cho công tác quản lý và sản xuất Tuy nhiên, đây cũng là kết quả của sự mỗ lực, phấn đấu ở Công ty bởi vì hiện nay, Công ty đang phải cố gắng tìm ra những giải pháp mới làm sao sản xuất đợc những sản xuất phòng phú, đa dạng, chất lợng cao của sản phẩm kết cấu thép Trong khi đó, Công ty đang phải đơng đầu với những khó khăn về vốn, về cải tiến lại trang thiết bị công nghệ, về tay nghề của công nhân Quả thực đây là một thách thức lớn đối với Công ty.
Với hệ thống máy móc thiết bị lâu năm nên việc h hỏng bất thờng khi đang SX - KD là điều không thể tránh khỏi, nên chi phí kinh doanh phát sinh tăng lên ngoài dự kiến điều đó dẫn đến công tác hạch toán và tính giá thành gặp phải khó khăn.
+ Công ty đã quen với hình thức và phơng pháp tính KHTSCĐ do Nhà nớc quy định dẫn đến không xảy ra nhầm lẫn sai sót.
+ Đề ra các quyết định quản trị ( từ các quyết định chiến lợc đầu t đến các quyết định chiến thuật, ngắn hạn và ở từng phạm vi hẹp) Việc tính
KHTSCĐ đã quen thuộc với doanh nghiệp dẫn đến nó có thể là cơ sở để cho doanh nghiệp tính khấu hao quản trị với phơng pháp, hình thức và mức khấu hao sát với thực tế của doanh nghiệp nhất.
2.2.2 Đặc điểm về sản phẩm, thị trờng của Công ty cơ khí 120
* Đặc điểm về sản phẩm
Kể từ khi thành lập đến nay chuyển sang nền kinh tế thị trờng Sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm kết cấu thép Do đó nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng chủ yếu là thép L, I, thép tròn và kẽm Sau đây là bảng nguyên liệu chính mà công ty sử dụng qua các năm.
Bảng số 5: Một số nguyên vật liệu chính
TT Tên nguyên liệu Đơn vị tÝnh
KH TH KH TH KH TH
Qua bảng số liệu trên ta thấy lợng nguyên vật liệu mà công ty sử dụng qua các năm đều tăng Số vật liệu thực hiện đều vợt mức kế hoạch đặt ra cho từng năm Điều đó cho thấy nhu cầu về sản phẩm của công ty và lợng sản phẩm tiêu thụ của công ty tăng trong những năm qua.
Cụ thể cơ cấu sản phẩm chính của công ty:
Bảng số 6:Bảng cơ cấu sản phẩm chính
TT Sản phẩm chính Đơn vị tÝnh
KH TH KH TH KH TH
1 Sản xuất cột điện Tấn 130 215 350 369 500 566
2 Gia công cột điện Tấn 300 299
Mạ cột điện+phụ kiện Tấn 600 805,2 200 203,5 1800 1836
5 Sản xuất dÇm cÇu TÊn 90 90 35 35,54
6 Sản xuất thùng Ben Tấn 6 6 10 10 23 23
7 Lắp ráp xe máy Tấn 1200 1195 600 660 1250 1250
Sản lợng sản xuất của công ty đối với từng mặt hàng nhìn chung là tăng lên hoặc tơng đối ổn định Sản xuất cột điện và mạ cột điện đều tăng trong 3 năm qua và đều đạt hoặc vợt chỉ tiêu kế hoạch đề ra Riêng lắp ráp xe máy không đợc ổn định, chẳng hạn từ năm 1995 đến năm 1996 và sang năm 1997 có sự biến động mạnh vế số xe lắp ráp.
Năm 1998 theo kết quả sản xuất kinh doanh thực hiện năm 1998 nh sau:
Bảng số 7: Bảng kết quả SXKD thực hiện năm 1998
STT Tên sản phẩm Đơn vị Kế hoạch Thực hiện
Sản xuất kết cấu thép Tấn 884 1.764
Sản xuất càu Trà Bồng Tấn 2 N8 T 2N8 T Sản xuất cột điện + cột truyền hình Tấn 12 cái'6 T 8cái4 T
Gia công cột điện Tấn 300 488,18
Sản xuất phụ kiện Tấn 0 299,2
3 Sản xuất bulông + mạ Tấn 50 100,78
4 Sản xuất công nghiệp khác 1.000 300.000 532.000
5 Lắp ráp xe máy Cái 150 1.301
Công ty cơ khí 120 là đơn vị có tín nhiệm và có năng lực về sản xuất kết cấu thép, đặc biệt là các loại cột điện cao thế từ 110 - 220 KW Có tinh thần hợp tác, chia sẻ công ăn việc làm với các công ty bạn năm 1998 đã chế tạo thành công tháp truyền cao 125 m - là loại cột cao nhất Việt Nam hiện nay Qua đó khẳng định năng lực kinh tế, thiết bị của công ty đối với các sản phẩm cùng loại Dầm thép cầu Trà Bồng có kích thớc chiều cao dầm chủ yếu trên 1m đã đợc sản xuất đảm bảo chất lợng tại công ty Công ty cơ khí 120 là đơn vị chủ động đầu t với số tiền đầu t lớn trong những năm 1997, 1998 để thực hiện dự án sản xuất 6.000 tấn kết cấu thép/năm. Quý I năm 1999 sẽ lắp dựng tiếp nhà sản xuất gần 2000 m 2 để sắp xếp, ổn định mặt bằng sản xuất.
Thực trạng quản trị chi phí kinh doanh tại công ty cơ khí 120
Nh phần trên đã trình bày, quản trị chi phí kinh doanh là kế toán quản trị - kế toán về chi phí và tính giá thành Nó cung cấp thông tin bên trong phục vụ bộ máy quản trị trong công tác ra quyết định Trong phạm vi đề tài này em xin phép trình bày về tình hình thực hiện công tác quản trị chi phí kinh doanh tại Công ty cơ khí 120.
2.3.1 Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
Tại Công ty cơ khí 120 việc xác định đối tợng hạch toán chi phí sản xuất đợc đánh giá là có ý nghĩa to lớn và đợc coi trọng đúng mức Xuất phát từ thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh với quy trình công nghệ giản đơn, công ty đã xác định: Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là từng loại sản phẩm
Thích ứng với đối tợng đó phơng pháp hạch toán chi phí đợc áp dụng ở đây là phơng pháp kiểm kê thờng xuyên, trong đó toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh đợc tập hợp và phân loại theo từng loại sản phẩm, bán thành phẩm trong phân xởng sản xuất Việc xác định đối tợng tính giá thành là căn cứ để nhân viên kế toán tổ chức tính giá thành cho từng đối tợng, phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản phẩm, phát hiện khả năng tiềm tàng để có biện pháp phấn đấu hạ giá thành sản phẩm Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ, bộ phận kế toán đã xác định đối tợng tính giá thành là từng loại sản phẩm. Để giúp cho việc tổ chức công tác tính giá thành sản phẩm đợc khoa học, hợp lý, bảo đảm cung cấp số liệu về giá thành thực tế của sản phẩm một cách kịp thời, phát huy đầy đủ chức năng giám đốc quá trình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm, kế toán công ty đã xác định chu kỳ tính giá thành sản phẩm là hàng quý vào thời điểm cuối quý Ngày cuối quý sau khi tập họp đợc chi phí sản xuất và ghi sổ kế toán chính xác, bộ phận kế toán giá thành sẽ căn cứ vào chi phí sản xuất đã tập hợp trong quý bằng phơng pháp tính giá đợc sử dụng để tính ra giá thành và giá thành đơn vị thực tế cho những sản phẩm hoàn thành.
Xuất phát từ đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất đơn giản, chu kỳ sản xuất dài, đối tợng hạch toán chi phí phù hợp với đối tợng tính giá thành công ty đã áp dụng phơng pháp tính giá thành giản đơn Giá thành theo phơng pháp này đợc tính trực tiếp bằng chi phí phát sinh trong kỳ cộng chênh lệch sản phẩm dở dang đầu kỳ, cuối kỳ.
2.3.2 Nội dung chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty Để tạo thuận lợi cho việc tính giá thành đông thời thấy đợc tình hình quản trị chi phí theo khoản mục nhất định và theo địa điểm phát sinh chi phí khác nhau, chi phí sản xuất tại Công ty cơ khí 120 đợc phân theo yếu tố chi phí bao gồm 7 yếu tố:
- Nguyên vật liệu: gồm các nguyên vật liệu mà sau quá trình chế tạo sẽ cấu thành nên cơ sở vật chất chủ yếu của các sản phẩm kết cấu thép.
Có thể nói, vật liệu sử dụng trong Công ty bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng, phẩm cấp chất lợng Mặt khác NVL lạ thờng xuyên biến động Do vậy, để quản lý tốt NVL, Công ty đã tiến hành phân loại NVL, từ đó có biện pháp quản lý tốt nhất cụ thể gồm:
- NVL chính: Thép các loại và kẽm.
- NVL phụ: Các loại Axit HCL, ZnCL , nhôm, chì , que hàn
- Nhiên liệu: Xăng, dầu, than, củi.
- Phụ tùng thay thế: dùng để sửa chữa, thay thế máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải của Công ty.
- Công cụ, dụng cụ: gồm nhiều loại khác nhau nh lỡi ca, đá mài, khoan dũa, dây xoắn, bình phu sơn, găng tay, kính hàn.
- Tiền lơng và các khoản phụ cấp: gồm tiền lơng chính và các khoản phục cấp có tính chất lợng.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng và phụ cấp phải trả cho cán bộ công nhân viên.
- Khấu hao tài sản cố định: biểu hiện bằng tiền phần giá trị hao mòn của tài sản trong quá trình kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản phải trả dịch vụ mua ngoài nh điện, nớc, điện thoại.
- Chi phí khác bằng tiền.
Mặt khác để phục vụ cho yêu cầu tính và phân tích giá thành sản phẩm, toàn bộ chi phí đợc tập hợp theo 3 khoản mục:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Chi phí nhân công trực tiếp.
+ Chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất của công ty bao gồm nhiều loại với nội dung và tính chất khác nhau, khi phát sinh chi phí trớc hết biểu hiện theo yếu tố rồi mới biểu hiện thành các khoản mục giá thành sản phẩm một cách chính xác kịp thời.
2.3.3 Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu nói chung là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng lao động vật hóa Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị của nó chuyển kết một lần vào thành phẩm Trong quá trình tham gia sản xuất dới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm.
Tất cả các vật liệu sau khi mua về đều phải nhập kho vật liệu và ghi vào thẻ kho Khi đó kế toán sử dụng phiếu xuất kho để theo dõi tình hình xuất kho vật liệu và làm căn cứ tính giá vật liệu xuất kho.
Khoản mục nguyên vật liệu trực tiếp do kế toán vật liệu phản ánh và theo dõi hàng ngày căn cứ vào lệnh xuất kho Kế toán tập hợp, ghi chép phản ánh vào phiếu xuất kho theo chỉ tiêu đơn giá thành tiền Đơn giá vật liệu xuất kho đợc tính theo phơng pháp nhập trớc - xuất trớc.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (621) và mở chi tiết tùy theo sản phẩm của từng kỳ nh mạ; bulông; cột điện.
Kế toán sử dụng hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế trong đó giá hạch toán là giá ghi trên hóa đơn của ngơì bán không bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản giá thực tế đợc tính bằng giá hạch toán cộng thêm với các chi phí trên.
Hàng tháng kế toán công ty tập hợp phiếu xuất kho, trên cơ sở đó lập Bảng kê phiếu xuất kho cho nguyên vật liệu
Bảng số 8: Bảng xuất kho vật liệu tháng 12/1997.
Số phiếu Tên vật liệu Định khoản Số tiền
394 Kẽm nội 621( Mạ cột điện) 8.257.000
425 Thép CT3 - 20, 28 621(Sản xuất Bulông) 5.500.000
Trong đó chi phí nguyên vật liệu dùng cho mục đích mạ là: 583.775.500.
- Chi phí nguyên vật liệu dùng cho mục đích bulông là: 67.284.806. Tổng cộng chi phí nguyên vật liệu chính trong tháng 12 năm 1997 là: 583.775.500 + 67.284.806 = 651.060.306 Để tính giá thực tế vật liệu kế toán sử dụng bảng “Tính giá thành thực tế vật liệu”
Bảng số 10 Bảng kê:Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu
TT Chỉ tiêu Nguyên vật liệu
2 II Số phát sinh trong tháng 505.057.240 514.187.740
6 Tõ NKCT sè 6 (Ghi cã
7 Tõ NKCT sè 7 (cã TK154)
8 Từ NKCT khác (có TK142)
9 III Cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng
10 IV Hệ số chênh lệch 101%
12 VI Tồn kho cuối tháng 261.238.334 266.007.385
Căn cứ vào bảng xuất kho vật liệu kế toán lập bảng “Bảng phân bổ nguyên vật liệu ” cho từng tháng nh sau:
Bảng số 11:Bảng phân bổ nguyên vật liệu
STT Đối tợng sử dụng
Từ bảng phân bổ nguyên vật liệu kế toán vào NKCT số 7 và sổ cái các TK có liên quan.
Tóm lại vật liệu xuất dùng của công ty sử dụng cho mục đích gì thì khi hạch toán kế toán ghi đối ứng với chi phí vật liệu cho mục đích đó.
2.3.4 Tập hợp và phân bổ chi phí nhân công trực tiếp
Tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
2.4.1 Tổng hợp chi phí sản xuất Để hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất, kế toán sử dụng TK 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Bên Nợ: Tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ.
Bên Có: giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành.
Kế toán chi phí căn cứ vào Bảng phân bổ, các chứng từ có liên quan để vào nhật ký chứng từ số Gồm hai phần:
Phần I: tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp (bảng 18).
Phần II: chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố (bảng19)
Bảng 18: Tập hợp chi phí kinh doanh toàn doanh nghiệp
Nợ TK 142 152 153 214 241 334 338 335 621 622 627 TK các NKCT khác Tổng
Bảng 19: Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố
STT Tên các tkcpsxkd yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh nvl ccdc tl bhxh khtsc® cpdvmN cpbt céng
Cơ sở để ghi vào phần một là:
+ Căn cứ vào bảng phân bổ lơng và BHXH ghi số liệu ở các dòng TK622.
+ Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ ghi số liệu cho dòng TK621.
+ Căn cứ vào bảng phân bổ lơng và BHXH, Bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác để ghi số liệu cho các dòng TK627, 641, 642.
+ Căn cứ vào số liệu các dòng TK621, 622, 627 để ghi số liệu vào dòng TK154.
+ Các dòng TK khác đợc tập hợp từ các chứng từ có liên quan.
Phần hai phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lơng và các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ khấu hao TSCĐ chi phí dịch vụ mua ngoài chi phí bằng tiền khác.
Cuối kỳ dựa vào các bảng phân bổ lơng và bảo hiểm xã hội, vật liệu và công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ của các tháng để lập bảng tổng hợp vật liệu cộng cụ dụng cụ, bảng tổng hợp tiền lơng và BHXH, bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ.
Bảng số 20:Bảng tập hợp vật liệu
Quý IV Tên sản phẩm Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng
Tổng 740.630.797 401.426.147 651.060.306 1.793.027.250 Bảng số 21:Bảng tập hợp tiền lơng quý IV- 1997
Tên sản phẩm Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng
Bảng số22: Bảng tập hợp BHXH, BHYT, KPCĐ
Tên sản phẩm Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng
Chi phí khấu hao TSCĐ đợc phân bổ cho các sản phẩm theo chi phí tiền lơng công nhân trực tiếp TSCĐ dùng để mạ cột điện đã đợc trích hết khấu hao còn dây chuyền lắp ráp xe máy đợc tính trực tiếp.
Bảng số 23:Bảng tập hợp khấu hao TSCĐ quý IV 1997
Tên sản phẩm Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng
4 SP phụ kiện, tiếp địa 90.717
Dựa vào số liệu trên các nhật ký chứng từ số 125 và bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ, bảng phân bổ lơng và BHXH của các tháng kế toán lập bảng tổng hợp tiền điện và bảng tổng hợp chi phí khác Chi phí tiền điện ngoài sản phẩm mạ đợc tính trực tiếp còn các sản phẩm khác đựoc phân bổ theo tiền lơng trực tiếp.
Bảng số 24:Bảng tập hợp chi phí tiền điện quý IV 1997
Tên sản phẩm Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng
Bảng số 25: Bảng tập hợp các khoản chi phí khác quý IV 1997 Tên sản phẩm Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng
2.4.2 Đánh giá sản phẩm dở dang
Sản phẩm dở dang là những sản phẩm cha kết thúc giai đoạn chế tạo còn đang nằm trong quá trình sản xuất Để tính đợc giá trị sản phẩm dở dang doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang.
Do tính chất sản phẩm của công ty là các sản phẩm cơ khí, Công ty đã áp dụng phơng pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang theo chi phí định mức và theo tỷ lệ gía vốn trên doanh thu của quý trớc Theo phơng pháp này công thức tính cụ thể nh sau: Đối với sản phẩm bulông cột điện đợc xác định nh sau:
Giá bán 1 kg bu lông cột điện: 14500
Tỷ lệ giá vốn trên doanh thu của quý trớc: 0,79
Giá trị 1 đơn vị SPDD = 14500 x 0,79 x 90% = 10309,5
Các sản phẩm khác đợc đánh giá theo cách tơng tự.
Dựa vào Báo cáo Giá trị sản phẩm dở dang của Ban kiểm kê kế toán tính ra tổng giá trị sản phẩm dở dang Các chi tiết nh ECU, đệm phẳng, đệm vênh tạo nên sản phẩm bu lông cột điện hoàn chỉnh.
Bảng số 26: Giá trị bán thành phẩm
TT Tên sản phẩm Đơn vị Số l- ợng Đơn trọng
3 Đệm phẳng 20 Đệm phẳng 24 Đệm phẳng 27
4 Đệm vênh 20 Đệm vênh 24 Đệm vênh 27
Kẽm chì trong lò kg 8188 8188 14166 1434310,5
Công việc cuối cùng của kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành là lập Bảng tập hợp chi phí sản xuất chính.
Căn cứ vào Bảng tập hợp vật liệu, Bảng tập hợp tiền lơng và bảo hiểm xã hội, Bảng tập hợp khấu hao tài sản cố định, Bảng tập hợp chi phí tiền điện, Bảng tập hợp các khoản chi phí khác để lập bảng tập hợp chi phí sản xuất chính.
Bảng 27:Tổng hợp chi phí sản xuất sản phẩm chính quý IV 1997
D D ®Çu kỳ Vật liệu Lơng BHXH KHCB Điện CP khác Tổng chi phÝ
* Khái niệm về tính giá thành:
Gía thành là toàn bộ chi phí để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Xét về mặt hạch toán theo quá trình của doanh nghiệp thì giá thành sản phẩm chia ra làm hai loại:
+ Gía thành sản xuất thực tế sản phẩm (Gía thành công xởng thực tế) và giá thành tiêu thụ sản phẩm (Gía thành toàn bộ sản phẩm).
+ Giá thành thực tế sản phẩm và toàn bộ hao phí của các yếu tố dùng tạo ra sản phẩm, trong đó bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung tính cho sản phẩm hoàn thành
+ Giá thành sản phẩm tiêu thụ là chi phí thực tế của số sản phẩm đã tiêu thụ của doanh nghiệp Nó bao gồm gía thành sản xuất thực tế sản phẩm đã tiêu thụ và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số sản phẩm đó.
Đánh giá u nhợc điểm của công tác quản trị chi phí kinh doanh của công ty Cơ khí 120
doanh của công ty Cơ khí 120
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Cơ khí 120 trong giai đoạn hiện nay là tiến hành sản xuất không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh va mở rộng quy mô sản xuất nhằm cung cấp các sản phẩm cơ khí và dịch vụ khoa học kỹ thuật cho ngành Công nghiệp nhẹ và công nghiệp địa phơng Để đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhất, Công ty phải khai thác, tận dụng ứng dụng công nghệ khoa học kỹ thuật tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản phẩm. Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì công tác chi phí phải tốt Trớc hết, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty phải bám chặt lấy thị trờng Mặt khác thúc đẩy sản xuất kinh doanh Công ty phải làm tốt công tác nghiên cứu chính xác nhu cầu về các sản phẩm cơ khí và dịch vụ khoa học kỹ thuật: Công ty đã thực hiện nghiêm túc kế hoạch đặt ra hay ch- a? công tác tổ chức sản xuất và công tác tổ chức quản lý ảnh hởng tới việc tiêu thụ sản phẩm nh thế nào? Công tác quảng cáo xúc tiến bán hàng làm đợc hay cha? Do đó, khi ra các quyết định sản xuất kinh doanh và lập kế hoạch, phản ánh kinh doanh cần lấy thị trờng làm căn cứ, là cơ sở, là quyết định của Công ty sẽ sản xuất cái gì? sản xuất nh thế nào? sản xuất bao nhiêu? Bởi vậy, sau một chu kỳ kinh doanh Công ty cần thiết phải tiến hành phân tích, xem xét rút ra các bài học kinh nghiệm trong việc quản trị chi phí kinh doanh , cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh đạt đợc hiệu quả cao.
- Đây là cách tính quen thuộc của Công ty trong thời gian dài và quen thuéc víi nã.
- Dễ dàng báo cáo lên cấp trên và đáp ứng đúng yêu cầu của cấp trên.
- Không phải xâydựng công thức tính mới có chỉ việc áp dụng nó sao cho thích hợp và đảm bảo yêu cầu của các cơ quan quản lý vĩ mô.
- Giữ đợc bí mật tơng đối Nếu đồi thủ có đợc bảng giá thành sản phẩm thì cũngkhó phá hoại đợc va rất khó để tìm hiểu đợc thông tin về Công ty.
Giá thành là nhân tố bắt buộc và phải trình báo lên cơ quan cấp trên nên nó mang tính chủ quan của nhà quản trị Giá thành chỉ mang bản chất thuần tuý tài chính Vì vậy nó cung cấp rất ít thông tin cho bộ máy quản trị Nó quy mọi chi phí chi ra la chi phí sản xuất hết Nếu nhìn vào bảng giá thành giám đốc sẽ không biết đợc các khoản chi phí nà tăng lên và tăng nh thế nào? để có các quyết định kịp thời.
Giá thành sản phẩm bao quát hết toàn bộ quá trình xảy ra trong công ty vì thế nó không phản ánh đúng các chi phí bỏ ra vì có khi có loại chi phí không liên quan gì đến sản xuất những vẫn đợc tính đến nh những khoản chiếm dụng vốn của khách hàng.
Giá thành sản phẩm của Công ty đợc tiến hành định kỳ do đó nó không phù hợp với nền kinh tế thị trờng Trong kinh tế thị trờng mọi cơ hội đến và đi rất nhanh những nguy cơ đến nhanh nhng ra đi chậm nó để lại hậu quả lớn cần có thời gian khắc phục Nếu chỉ có báo cáo định kỳ thì sẽ không đủ thông tin để dự báo, nắm bắt phòng và chống lại các nguy cơ Các đối thủ cạnh tranh luôn rình rập các sơ hở của Công ty để chiếm lấy thị trờng và gây thiệt hại đến Công ty nh giảm giá hoặc tăng chiết khấu
Máy móc thiết bị đều cũ và lạc hậu làm chi phí khấu hao là rất lớn (thờng máy móc thiết bị sử dụng từ 10 đến 20năm, có máy móc thiết bị sử dụng gần 30 năm) ảnh hởng tới tiến độ hợp đồng.
Công tác nghiên cứu nhu cầu thị trờng hoạt động kém hiệu quả nên quá trình sản xuất kinh doanh cũng phát triển kém gây cho công tác quản trị chi phí gặp các khó khăn, khó nắm bắt đợc xu hớng sản xuất nên kế hoạch chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu, bảo dỡng máy móc nhiều khi không sát với thực tÕ.
Công ty thực hiện công tác quản trị chi phí theo cơ chế khoán thì luôn phải theo dõi, quản lý, giám sát chặt chẽ về kỹ thuật của sản phẩm, chất lợng nguyên vật liệu sử dụng sản xuất ra sản phẩm có đúng với yêu cầu kỹ thuật không ? vì nếu không theo dõi chặt chẽ thì phân xởng sản xuất ra sản phẩm có thể đa ra những nguyên vật liệu có chất lợng không tốt, rẻ tiền hơn vào sản xuất sản phẩm để chi phí sản xuất nhỏ hơn số tiền khoán, Hơn nữa, nhiều khi số tiền khoán (chi theo dự toán trớc) đa ra có thể thấp hơn so với thực tế thực hiện, do đó việc dự toán mức khoán là rất khó, luôn phải biến đổi để phù hợp với từng sản phẩm sản xuất ra.
Vậy nhợc điểm công tác quản trị chi phí ở Công ty Cơ khí 120 cần phải khắc phục nhanh chóng để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt đợc hiệu quả cao. chơng III một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty cơ khí 120
Kể từ khi nền kinh tế nớc ta chuyển sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc Hầu hết các doanh nghiệp đã bớc đầu thích nghi với môi trờng kinh doanh mới với nhiều thời cơ và thách thức mới Các doanh nghiệp phải tự hạch toán và tính toán chi phí sao cho hợp lý Với phơng châm quản lý chi phí càng đúng, càng chặt chẽ thì hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao Tuy nhiên còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài tác động ảnh hởng.
Công tác quản trị chi phí kinh doanh trong ngành cơ khí nớc ta còn nhiều hạn chế và ở mức thấp, bản thân ngành vẫn cha nắm rõ bản chất, nội dung, mục đích và sự cần thiết của quản trị chi phí kinh doanh đối với ngành nền việc tính toán chi phí thực tế để đa ra các quyết định phần nhiều vẫn phải dựa vào công cụ tính giá thành.
Ngay từ đầu thế kỷ này, ngời ta bắt đầu thực hiện ở xí nghiệp tiến bộ trên thế giới việc tính toán chi phí quản trị bên cạnh tính toán tài chính với t cách gần nh một phơng pháp đã đợc thử nghiệm của kế toán kép vào lĩnh vực bộ phận kế toán mới Ngời ta gọi là kế toán chi phí hay là kế toán quản trị Trong quá trình phát triển của nó phơng pháp này đã chứng minh là phơng pháp rất mạnh nhằm đáp ứng các mục tiêu và có tính biện chứng của tính toán chi phí quản trị và kết quả Ngời ta đã liên tục soạn thảo các tính toán phụ trên các biểu khác nhau và đa các số liệu vào bảng tuỳ theo các mục đích sử dụng rất khác nhau và luôn luôn đổi mới chúng.
Thấy rõ đợc sự cần thiết của việc áp dụng công tác quản trị chi phí kinh doanh về sản xuất trong ngành cơ khí hiện nay của công ty, trong bài viết này em sẽ đa một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tính chi phí kinh doanh mà theo em nó có thể giúp một phần nào đó cho Công ty tính toán có hiệu quả hơn.
3.1 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí kinh doanh ở Công ty cơ khí 120
Ta nhận thấy rằng việc Công ty sử dụng phơng pháp tính chi phí kinh doanh hiện nay tơng đối phức tạp vì trong đó nó liên quan đến việc tập hợp của nhiều loại chi phí nhiều khoản mục Phơng pháp này có lợi là có thể biết rõ đợc các khoản mục chi có chi phí là bao nhiêu cho từng loại sản phẩm Những ph- ơng pháp này nếu dùng để đa ra các thông tin nhanh cần thiết cho việc ra quyết định sản xuất kinh doanh là không thể đợc vì việc tập hợp nó rất phức tạp Do các khoản mục quá chi tiết nên nhiều khi gây rắc rối cho việc tập hợp vì trong khi sản xuất sẽ có nhiều loại chi phí phát sinh Để đơn giản hoá công tác tính toán thì những khoản mục nào có cùng tính chất, cùng nội dung chi phí về kinh tế ta sẽ tập hợp vào một điểm Qua bài viết này em sẽ đa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tính chi phí kinh doanh tại Công ty cơ khí 120. Để thực hiện biện pháp này công việc đầu tiên phải làm là phân loại chi phí kinh doanh Đây chính là bớc đầu tiên của tính chi phí kinh doanh.
* Tính chi phí kinh doanh theo loại
Qua việc phân tích, ta có thể phân loại chi phí kinh doanh của doanh nghiệp ra làm các loại sau:
Một số giải pháp về tổ chức quản lý để thực hiện tốt công tác tính
công tác tính chi phí kinh doanh có hiệu quả Để thực hiện tốt công tác tính chi phí kinh doanh Công ty cơ khí 120 cần phải: + Thống nhất về phơng pháp tính toán, mẫu biểu
+ Ra các văn bản qui định chế độ báo cáo kết quả thực hiện có kèm theo phân tích tình hình thực hiện để hiểu rõ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty
+ Ra các cơ chế thởng phạt khuyến khích với các phân xởng có khả năng tổ chức sản xuất, và có thành tích tốt.
+ Cần phải dựa trên kết quả báo cáo kinh doanh của Công ty để đa ra các quyết định hợp lý.
Trong quản lý về kế toán, hiện tại Công ty cơ khí 120 đang duy trì chế độ hạch toán theo khoản mục chi (gồm có 52 khoản mục chi theo quyết định 574). Trong đó ghi rõ từng yếu tố công việc do đó dẫn đến mức độ chính xác khi cập nhật số liệu không thực tế ngoài ra Công ty cha có một đội ngũ chuyên môn làm về công tác kế toán quản trị do vậy cần có biện pháp là:
+ Cần phải tổ chức một phòng ban trong đó bao gồm đội ngũ cán bộ có nghiệp vụ chuyên môn đợc học qua chuyên ngành kế toán quản trị để hiểu rõ đ- ợc mục đích , nội dung, phơng pháp của việc tính toán chi phí kinh doanh. Phòng này cần đợc trang bị hệ thống máy vi tính để có thể cập nhật và xử lý số liệu một cách nhanh chóng, cung cấp kịp thời cho những bộ phận cần sử dụng số liệu cho nhiều mục đích khác nhau đáp ứng đợc nhu cầu cung cấp thông tin nhanh của kế toán quản trị cho bộ phận quản lý Công ty
+ Do cần phải tính chính xác đến từng điểm chi phí nên ở mỗi điểm chi phí cũng cần tổ chức các bộ phận chuyên môn làm công tác tính chính xác mọi chi phí chi ra trên phơng diện bảo toàn tài sản theo phơng diện hiện vật.
+ Phải bóc tách và cập nhật số liệu theo đúng nội dung kinh tế của kế toán quản trị Phải bóc tách cho đúng những chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Cần phải có sự phân tích và đánh giá một cách thờng xuyên về kết cấu thực hiện theo các năng lực sử dụng thiết bị Do ngành cơ khí cần phải sử dụng một khối lợng tài sản cố định khá lớn vì vậy cần thờng xuyên tổ chức đánh giá lại giá trị tài sản cố định
+ Phải có đợc một sự quản lý đánh giá chính xác thời hạn của các thiết bị đ- a vào sửa chữa Phải có đợc phơng pháp điều chỉnh chi phí nhanh khi điều kiện sản xuất thay đổi nhằm mục đích thực hiện dúng thời hạn hợp đồng sản xuất sản phÈm.
Một số giải pháp nhằm sử dụng công cụ kế toán quản trị trong việc hạ giá thành sản phẩm và chi phí kinh doanh
trong việc hạ giá thành sản phẩm và chi phí kinh doanh
* Đổi mới kỹ thuật Đổi mới kỹ thuật nói chung và trong ngành cơ khí nói riêng là một trong những cách để tăng năng xuất lao động, giảm chi phí và giảm giá thành Với giác độ kinh tế, mục tiêu cuối cùng của đổi mới kỹ thuật là làm tăng khối lợng sản phẩm hàng hóa với lợng tiêu hao lao động sống và lao động vật hoá tính trên đơn vị sản phẩm ít hơn so với trơvs đổi mới Ta biết rằng, thời điểm đổi mới kỹ thuật là thời điểm bỏ thiết bị cũ hoạt động kém hiệu quả thay vào đó là những thiết bị mới hoạt động hiệu quả hơn, có vị trí vô cùng quan trọng Cần phải xác định đợc chính xác thời điểm đổi mới này Công cụ kế toán quản trị với việc tính toán thờng xuyên cơ thể xác định đợc thời điểm đổi mới này Kế toán quản trị có thể tính toán đợc giá trị hiệu qủa sử dụng của từng thiết bị, tính toán đợc chênh lệch giữa lợi ích, tác hại của việc sử dụng thay thế thiết bị cũ bằng thiết bị mới Đổi mới kỹ thuật chỉ đợc chấp nhận ứng dụng vào sản xuất khi xét thấy có hiệu quả kinh tế cao hơn so với trớc khi cha đổi mới Hiệu quả kinh tế đó phải đợc chứng minh bằng việc làm năng suất lao động tăng, chi phí giảm, lợi nhuận tăng nhiều hơn trớc
* Tổ chức và khai thác và quản lý lao động
- Tổ chức khai thác và quản lý lực lợng sản xuất hệ cơ quan gián tiếp của ngành từ trên xuống dới và mối quan hệ lực lợng sản xuất của hệ cơ quan gián tiếp này với lực lợng sản xuất trực tiếp Có nghĩa là việc tổ chức khai thác và quản lý lực lợng lao động sống và lao động vật hoá nắm trong các cơ quan lãnh đạo trong ngành cơ khí làm sao để đạt đợc những mục tiêu cơ bản là truyền đạt phơng hớng sản xuất và phản hồi kết quả thực hiện hững phơng hớng đó bằng các só liệu về kinh tế, kỹ thuật nhanh chóng và chính xác Trên cơ sở, kết quả đó, phân tích đợc những chỗ mạnh chỗ yếu bằng những số liệu kinh tế kỹ thuật cụ thể, để có biện pháp mới bổ xung kịp thời nhằm không ngừng khai thác và quản lý tốt hơn Để làm đợc tốt cần phải không ngừng cải tiến nội dung tổ chức lao động khoa học trong các cơ quan gián tiếp từ trên xuống dới trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỗi cấp, mỗi tổ chức và mõi con ngời cụ thể, làm sáng tỏ các chức năng của cán bộ tham mu, cán bộ nghiên cứu , cán bộ kiểm tra Kết hợp hài hoà giữa các chức năng trong đó chức năng điều khiển là chức năng động lực.
- Cần tổ chức sử dụng lao động một cách khoa học bằng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật phản ánh lao động sống và lao động vật hoá xã hội cần thiết trên từng loại công việc cụ thể nằm trong quy trình công nghệ của ngành cơ khí để tránh việc lãng phí lao động không hợp lý.
Tăng sản xuất sản phẩm sản xuất trên cơ sở nghiên cứu dự toán nhu cầu của thị trờng, tổ chức tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, nâng cao chất lợng sản phẩm hàng hoá, tổ chức tốt các dịch vụ bán hàng
dự toán nhu cầu của thị trờng, tổ chức tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, nâng cao chất lợng sản phẩm hàng hoá, tổ chức tốt các dịch vụ bán hàng
Khi các nhân tố khác ổn định thì việc tăng sản phẩm sản xuất theo nhu cầu thị trờng sẽ biểu hiện hiện khả năng quản trị chi phí kinh doanh của Công ty đã thực hiện thành công Để tăng sản xuất các sản phẩm hàng hoá và dịch vụ thuộc lĩnh vực cơ khí, đáp ứng nhu cầu thị trờng rộng lớn trong thời gian tới, Công ty cần tiếp tục đẩy mạnh sản xuất các mặt hàng truyền thống, đặc biệt là chú trọng sản xuất các mặt hàng kết cấu thép nh: cột điện, tháp truyền h×nh.v.v Đồng thời kết hợp với việc nghiệp cứu chính xác nhu cầu thị trờng để từ đó thiết kế những sản phẩm mới trên cơ sở tận dụng năng lực sản xuất của Công ty Khi sản phẩm sản xuất tiêu thụ đợc nhanh thì chứng tỏ vốn sản xuất kinh doanh của Công ty quay vòng nhanh, số tiền trả lãi vốn sản xuất trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm xuống làm cho giá thành sản phẩm đợc hạ, khi đó công tác chi phí kinh doanh sẽ đạt đợc hiệu quả. kÕt luËn
Cơ chế thị trờng bắt buộc mọi doanh nghiệp phải vơn lên tồn tại và phát triển Công ty Cơ khí 120 là một công ty có truyền thống lâu năm về sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm kết cấu thép Nâng cao khả năng cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trờng và tăng lợi nhuận lên mức có thể Tuy vậy có một vấn đề cản trở những công việc trên đó chính là kinh doanh Để có thể cạnh tranh vấn đề hàng đầu là giá cả thấp chính là chi phí kinh doanh thấp Giảm chi phí kinh doanh chính là yếu tố cơ bản cho việc hạ giá cả sản phẩm xuống nhng sẽ là rất khó nếu nh chúng ta không quản trị đợc những chi phí chúng ta bỏ ra.
Do điều kiện về thời gian và trình độ có hạn nên trong luận văn tốt nghiệp này của em không tránh khỏi những khiếm khuyết.