Đang tải... (xem toàn văn)
ĐẠI HỌC HUẾ TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY TNHH NUPLEX RESINS VIỆT NAM MỤC LỤC PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ 1 PHẦN II TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY TNHH NUPLEX RE[.]
TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT CỦA CÔNG TY TNHH NUPLEX RESINS VIỆT NAM MỤC LỤC PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ .1 PHẦN II - TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT CỦA CƠNG TY TNHH NUPLEX RESINS VIỆT NAM Giới thiệu tổng quan công ty Nuplex Resins Việt Nam .2 1.1 Vị trí địa lý 1.2 Lịch sử hình thành .2 1.3 Lĩnh vực hoạt động 2 Sơ đồ tổ chức công ty Nuplex .3 Môi trường kiểm soát 3.1 Tính trung thực giá trị đạo đức 3.2 Cam kết lực 3.3 Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toán 3.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 3.5 Cơ cấu tổ chức 3.6 Phân định quyền hạn trách nhiệm 3.7 Chính sách nhân việc áp dụng vào thực tế PHẦN III: GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT CỦA CƠNG TY 10 PHẦN IV – KẾT LUẬN 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 13 PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ Mơi trường kiểm sốt, yếu tố vơ hình, tảng phận khác hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp quy tắc ứng xử cấu trúc, bao gồm lực kỹ thuật giá trị đạo đức Một mơi trường kiểm sốt hiệu mơi trường người có lực, hiểu trách nhiệm họ, giới hạn quyền lực họ họ thành thạo, tận tâm việc làm làm theo cách Hệ thống kiểm soát nội thực người, mơi trường kiểm sốt tập thể người, giá trị người tổ chức Do đó, nói mơi trường kiểm sốt yếu tố trung tâm hệ thống kiểm soát nội Nói khơng có nghĩa mơi trường kiểm soát tốt hay xấu định hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu hay khơng Thực chất thơng qua xác định chi phí cho trì hệ thống kiểm sốt nội tổ chức nhiều hay mà thơi Đánh giá tính cấp thiết tầm quan trọng môi trường kiểm sốt hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp, nhóm chúng tơi định chọn đề tài: “ Tìm hiểu đánh giá mơi trường kiểm sốt cơng ty TNHH Nuplex Resins Việt Nam” PHẦN II - TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT CỦA CƠNG TY TNHH NUPLEX RESINS VIỆT NAM Giới thiệu tổng quan công ty Nuplex Resins Việt Nam 1.1 Vị trí địa lý - Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Nuplex Resins Việt Nam - Logo: - ĐT: (061) 3836503 - Fax: (061) 3836633 - Mã số thuế: 3600.240.425 - Website: http://www.nuplex.com - Trụ sở chính: Văn phịng nhà máy cơng ty Nuplex đặt số 1, đường 9A, khu công nghiệp Biên Hịa 2, tỉnh Đồng Nai 1.2 Lịch sử hình thành - Công ty Nuplex Resins Việt Nam, gọi tắt Nuplex, công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn Australia, thành lập theo giấy phép đầu tư số 1284/GP UBKHNN hợp tác đầu tư (SSCI), Bộ KH&ĐT cấp vào ngày 23/06/1995 Công ty bắt đầu hoạt động vào ngày 01/07/1995 1.3 Lĩnh vực hoạt động - Hạt nhựa màu - Hóa chất – Sản xuất, Nhập Phân phối hóa chất - Hóa Chất Ngành Sơn, Mực In, Keo (Nhựa Alkyd, Titan Dioxit, Phụ Gia Ngành Sơn,.) 2 Sơ đồ tổ chức công ty Nuplex Giám đốc Bộ phận sản xuất Bộ phận tài chính/ quản trị IT Chăm sóc khách hàng Nhân viên bán hàng KT tổng hợp BP hàng RESIN Bộ phận nghiên cứu sản phẩm Bộ phận bán hàng KT phải thu BP hàng GELCOAT Tài xế KT phải trả/ thủ quỹ BP hàng CULAMIX Phịng thí nghiệm KT ngân Bộ phận nhân BP kiểm tra chất lượng Bộ phận mua hàng Nhân viên mua hàng Tài xế Tài xế Đội bảo 3 Mơi trường kiểm sốt - Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung tổ chức, tác động đến ý thức người đơn vị, tảng cho phận khác hệ thống kiểm sốt nội - Mơi trường kiểm sốt chịu ảnh hưởng văn hóa lịch sử tổ chức ảnh hưởng đến ý thức nhân viên tổ chức - Mơi trường kiểm sốt ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh tổ chức, đến mục tiêu thiết lập, đến phận lại hệ thống KSNB - Các nhân tố mơi trường kiểm sốt bao gồm: 3.1 Tính trung thực giá trị đạo đức - Triết lý quản lý thể qua quan điểm nhận thức người quản lý Phong cách điều hành lại thể qua cá tính, tư cách thái độ họ điều hành đơn vị Triết lý phong cách điều hành nhà quản lý thể qua yếu tố sau: Tính chất rủi ro kinh doanh chấp nhận Cụ thể nhà quản lý sẵn sàng tham gia vào dự án rủi ro hay có thái độ bảo thủ với việc chấp nhận rủi ro Sự tương tác thường xuyên với nhà quản lý cấp cao quản lý cấp hoạt động, đặc biệt hoạt động doanh nghiệp diễn địa điểm có cách biệt địa lý Thái độ hành vi với báo cáo tài chính, bao gồm thảo luận ứng dụng cách xử lý lựa chọn sách kế tốn bảo thủ hay mở rộng, nguyên tắc áp dụng Các thông tin kế tốn quan trọng cơng khai báo cáo tài Triết lý phong cách nhà quản lý ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt tác động đến thực mục tiêu đơn vị - Ưu điểm: Ban quản lý đơn vị coi trọng Kiểm soát nội doanh nghiệp Điều góp phần cho đơn vị, phận chức tập thể phải xây dựng, hoàn thiện nâng cao tính hiệu hữu hiệu hệ thống KSNB phận, đơn vị để phù hợp với yêu cầu quản lý Các cấp quản lý có trình độ chun mơn cao, vững qua nhiều năm Đồng thời doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào trình sản xuất nên phương pháp quản lý doanh nghiệp chuẩn hóa nâng cao cho phù hợp Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội đơn vị hồn thiện góp phần củng cố mục tiêu hệ thống kiểm soát nội đơn vị ổn định - Nhược điểm: Đặc thù quản lý kinh tế Việt Nam mẻ nên việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội cho phù hợp với điều kiện kinh doanh công ty vấn đề xác định hàng đầu 3.2 Cam kết lực - Năng lực phản ánh kiến thức kỹ cần thiết để hoàn nhiệm vụ - Kiến thức kỹ cần có nhiệm vụ phụ thuộc vào xét đoán nhà quản lý mục tiêu doanh nghiệp, chiến lược kế hoạch để đạt mục tiêu - Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu lực cho cơng việc định cụ thể hóa thành yêu cầu kiến thức kỹ - Kiến thức kỹ nhân viên phụ thuộc vào thông minh, đào tạo kinh nghiệm cá nhân - Cần cân nhắc việc giám sát yêu cầu lực nhân viên; cân nhắc lực chi phí Ưu điểm: - Với đội ngũ CBCNV dày dặn kinh nghiệm, đào tạo chuyên sâu chun mơn hóa - Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình động, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu cao khách hàng Nhược điểm: - Hiện cơng ty cịn thiếu người có lực kinh nghiệm tổ chức, quản lý 3.3 Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm tốn - Cơng ty Neplex Resins Việt Nam khơng tổ chức ban kiểm soát nội độc lập Tuy nhiên định kỳ vào tháng hàng năm có đồn kiểm sốt nội cơng ty mẹ bên Úc qua để xem xét tình hình hoạt động Neplex Resins Việt Nam Đồn kiểm sốt nội chủ yếu tập trung vào hoạt động sản xuất chức đồn kiểm sốt : Kiểm tra xác nhận: Kiểm tra tính hợp lý quy trình xản xuất hóa chất xác nhận tn thủ yêu cầu an toàn lao động khí thải mơi trường Tham mưu tư vấn: Tham mưu tư vấn cho Tổng giám đốc, giám đốc sản xuất biện pháp nâng cao hiệu sản xuất chất lượng sản phẩm đảm bảo môi trường an toàn 3.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý - Từ bắt đầu thành lập , công ty Nuplex Resins Việt Nam ông Rayer Murphy tổng giám đốc sử dụng phần mềm Main System làm giám đốc kiêm quản trị hệ thống thông tin xây dựng Phần mềm dùng để quản lí tất hoạt động sản xuất kinh doanh thơng tin kế tốn cơng ty Cơng ty mẹ cử ông Ruben Manien làm tổng giám đốc thay cho Rayer Murphy Tổng giám đốc định thay đổi hệ thống Main System phần mềm quản lí doanh nghiệp Canada Aeepac 5.3A Công ty đặt giá trị cho cơng ty “ Sự hài lịng khách hàng” ,”An tồn” thơng qua số sách như: - Đảm bảo giao hàng lịch: công ty ghi nhận ngày xuất hàng xử phạt tài đơn đặt hàng bị trể hạn khen thưởng nhân viên cho tháng giao hàng lịch - Ưu tiên xử lí yêu cầu đổi lại hàng cho khách hàng - Thường xuyên thực tập hoạt động phòng cháy chữa cháy - Thường xuyên tổ chức lớp tuyên truyền an tồn giao thơng - Thường xun bảo trì có biện pháp xử lí tức thời với hệ thống xử lí khói thải - Ưu điểm : Chính điều ảnh hưởng đến triết lí phong cách điều hành giám đốc công ty hành Họ đặt giá trị công ty lên hàng đầu trình điều hành Thường xuyên tổ chức lớp học, thực tập giúp giảm thiểu rủi ro có vấn đề xảy Có sách thưởng phạt phù hợp để mua bán hàng hóa diễn hiệu ln dành ưu tiên cho khách hàng - Nhược điểm: Công ty Nuplex Resins công ty TNHH 100% vốn Úc người quản lí chủ yếu người nước ngồi nên phong cách tác phong họ có chút khác biệt so với phong cách làm việc lãnh đạo Việt Nam nên nhân viên Việt Nam khó thích ứng 3.5 Cơ cấu tổ chức - Cơ cấu tổ chức cơng ty có phân chia chức riêng biệt xác định vị trí then chốt phận, quyền hạn trách nhiệm nhân viên phòng ban trực thuộc Đồng thời cấu tổ chức quy định rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội thông tin liên quan phận với tổng giám đốc phận với để hoạt động sản xuất kinh doanh trôi chảy - Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho phận vào chức nhiệm vụ cụ thể giao cho phận Mỗi nhân viên phận giao nhiệm vụ dựa theo lực chuyên môn người Tuy nhiên đội xe chở hàng trực thuộc nhiều phận khác Vì chức phân chia riêng biệt nên khó có phối hợp phận Và cơng ty có quy mơ nhỏ nên xảy tình trạng kiêm nhiệm 3.6 Phân định quyền hạn trách nhiệm - Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho phận vào chức nhiệm vụ cụ thể giao cho phận Dựa vào kiến thức kinh nghiệm lực mà thành viên phận thực nhiệm vụ liên quan Tuy nhiên, đội xe chở hàng công ty Nuplex lại trực thuộc nhiều phận khác - Vì doanh nghiệp có qui mơ nhỏ nên Nuplex xảy tình trạng kiêm nhiệm Tại phận tài có hai kiêm nhiệm có khả làm cho vốn tiền công ty bị biển thủ bị chiếm đoạt Đó giám đốc tài kiêm quản trị hệ thống thông tin kế tốn khoản phải trả kiêm thủ quỹ 3.7 Chính sách nhân việc áp dụng vào thực tế - Là quy định quy trình tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, thăng tiến, xử phạt nhân viên Chinh sách nhân cần liên hệ chặt chẽ hai nhân tố giá trị đạo đức đảm bảo lực tốt nhân viên - Chưa thể nói mơi trường kiểm sốt tốt hệ thống kiểm sốt nội tốt mà cịn phụ thuộc vào nhân tố nhân Vì hệ thống kiểm soát nội thực người mơi trường kiểm sốt tập thể - Việc tuyển chọn nhân viên phận nhân định Các nhân viên yêu cầu tham dự cá khóa đào tạo có thay đổi công việc công ty làm việc theo chun ngành Nhưng cơng việc trì trệ khóa đào tạo nên cách khóa đào tạo có nhân viên ngành đào tạo - Ưu điểm : Một sách nhân tốt bù đắp cho yếu mơi trường kiểm sốt cơng ty Đội ngũ nhân viên có lực trình độ chun mơn cao theo ngành - Nhược điểm : Khơng có ln phiên thay đổi cơng việc với Các hóa đơn nhân viên phụ trách logistic phụ trách Nếu nhân viên phụ trách bị ốm hay nghỉ đột xuất bị trì trệ cơng việc Tương tự với phiếu thu nên dẫn đến việc thu tiền khơng có chứng từ ghi nhận dẫn đến nhân viên chiếm dụng tiền cơng ty Chính sách nhân khơng tốt hệ thống kiểm sốt nội mơi trường kiểm sốt có tốt khơng hoạt động Vì nhân viên có đạo đức thiếu lực hệ thống kiểm sốt nội mơi trường kiểm sốt khơng hoat động tốt Theo khảo sát, hàng tháng công ty xuất khoản 300 hóa đơn nhân viên logistic phụ trách Nếu nhân viên có việc cá nhân phải nghỉ đột xuất khơng có nhân viên khác thay tạm thời không huấn luyện nghiệp vụ Vì có khả gây khó khăn cho công ty, làm việc giao hàng chậm trễ Hàng tháng công ty xuất khoản 150-200 phiếu thu, nhân viên kế tốn phải thu nghỉ đột xuất việc thu tiền khơng có chứng từ ghi sổ, có khả khoản thu bị chiếm dụng nhân viên công ty khách hàng 10 PHẦN III: GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT CỦA CƠNG TY - Nâng cao nhận thức, quan điểm đạo người huy cấp hệ thống KSNB - Mở rộng phạm vi phân cấp định quản lý tài chính nhằm phát huy tính chủ động, trách nhiệm người quản lý cấp - Xây dựng phận kiểm toán nội đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ - Xây dựng hệ thống định mức, tiêu chuẩn, chế độ chi tiêu phù hợp với tình hình thực tế đơn vị làm lập dự toán, cấp phát, chi tiêu, toán ngân sách hàng năm đồng thời sở để kiểm tra, giám sát trình sử dụng ngân sách - Nâng cao chất lượng công tác kế hoạch, đổi công tác lập kế hoạch ngân sách theo hướng phân loại khoản chi - Nâng cao chất lượng công tác thẩm định phân bổ giao tiêu ngân sách - Duy trì thường xuyên phong trào thi đua gắn với quản lý tài chính - Ban hành chuẩn mực phù hợp với thành viên, góp phần nâng cao ý thức chấp hành nghiêm chỉnh kỉ luật, tăng cường, niềm tin giá trị đạo đức - Thực sách khen thưởng nhằm khuyến khích nhân viên làm việc, nâng cao nâng suất lao động, chất lượng môi trường đảm bảo - Thiết lập cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm phận Đội bảo vệ nên trực thuộc phận nhân Nên tổ chức đội xe thành phận riêng biệt, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng - Ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm: Cần phải tập trung quy trách nhiệm việc điều hành cho cá nhân đứng đầu phận 11 - Tách biệt chức năng: Công ty cần phải tách biệt chức năng, nghĩa giao phần việc khác cho cá nhân phận riêng biệt để đảm bảo không xày sai sót gian lận: Chức bảo quản tài sản với chức hạch toán nghiệp vụ liên quan Chức bảo quản tài sản với chức phê duyệt nghiệp vụ liên quan tới tài sản Chức phê duyệt nghiệp vụ với chức hoạch tốn nghiệp vụ - Khuyến khích nhân viên nâng cao trinh độ chuyên môn nghiệp vụ thân hỗ trợ kinh phí, thời gian, khen thưởng cho nhân viên học tập tốt - Tổ chức khóa học, đào tạo linh hoạt để nhân viên tham gia - Định kỳ luân phiên nhân viên phận nhiều phân với để tránh việc ngưng trệ nhân viên phụ trách công việc nghỉ đột xuất - Quan tâm đến phúc lợi nhân viên người nhà nhân viên sách hỗ trợ cho nhân viên người nhà nhân viên bị đau ốm, hay tổ chức buổi du lịch cho nhân viên người nhà họ 12 PHẦN IV – KẾT LUẬN Qua khảo sát, nhìn chung chúng tơi nhận thấy ban giám đốc có quan tâm mức tới kiểm sốt nội Chính quan tâm ban lãnh đạo tác động tới nhân viên, buộc họ không lơ nguyên tắc, quy định đặt công ty Các hoạt động sản xuất kinh doanh công ty quản lý phần mềm hệ thống máy tính nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động quản lý Bên cạnh đó, chúng tơi nhận thấy mơi trường kiểm sốt Cơng ty TNHH Nuplex Resins Việt Nam cịn tồn số yếu Trong đó, mơi trường kiểm sốt tảng phận khác hệ thống kiểm soát nội Vì cơng ty cần phải đưa giải pháp nhằm cải thiện mơi trường kiểm sốt, đảm bảo cho hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội 13 14