Quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại trường đại học khoa học xã hội và nhân văn đại học quốc gia thành phố hồ chí minh

N ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ CHUNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NĂM 2019 N ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ CHUNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN VĂN BÁU THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NĂM 2019 LỜI CẢM ƠN Để thực Đề tài: “Quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” tác giả nhận giúp đỡ từ lãnh đạo Ban Giám hiệu, lãnh đạo đơn vị cá nhân trực thuộc Trường Đại học khoa học xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Trước hết tác giả xin gửi lời chân thành cảm ơn tới Giảng viên hướng dẫn TS Nguyễn Văn Báu, người nhiệt tình dẫn, giúp đỡ đóng góp ý kiến cho tác giả nhiều suốt trình thực đề tài Xin chân thành cảm ơn thầy giáo, cô giáo thuộc Bộ môn Lưu trữ học Quản trị văn phịng người ln giúp đỡ chia sẻ nhiều thơng tin q báu giúp tác giả hồn thành Luận văn nghiên cứu khoa học Ngồi ra, tác giả chân thành cảm ơn đồng tình ủng hộ giúp đỡ lãnh đạo Ban Giám hiệu Trường nơi tác giả công tác; cán bộ, giảng viên, chuyên viên đơn vị thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân Văn – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh nơi tác giả thực khảo sát, nghiên cứu đề tài bạn học viên lớp Cao học ngành Lưu trữ học Tác giả LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình nghiên cứu riêng cá nhân tơi Trong luận văn tơi có tham khảo số kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, bạn học viên, đồng nghiệp sử dụng số thơng tin tài liệu thích Lời cam đoan thật, sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Tác giả MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 13 1.1 Văn bản, quản lý văn 13 1.1.1 Văn loại văn 13 1.1.2 Quản lý văn nội dung quản lý văn 16 1.2 Hồ sơ, lập hồ sơ 18 1.2.1 Hồ sơ loại hồ sơ 18 1.2.2 Lập hồ sơ đặc trưng lập hồ sơ 20 1.3 Tài liệu, tài liệu lưu trữ 22 1.3.1 Tài liệu 22 1.3.2 Tài liệu lưu trữ 23 1.3.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 25 1.3.4 Nội dung hoạt động lưu trữ 25 Tiểu kết Chương 27 Chương 2: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 28 2.1 Sơ lược trình hình thành tổ chức hoạt động Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 28 2.1.1 Sơ lược trình hình thành phát triển Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 28 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 30 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 31 2.2 Công tác quản lý văn Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 37 2.2.1 Công tác quản lý văn 37 2.2.2 Công tác quản lý văn đến 41 2.3 Lập quản lý hồ sơ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 45 2.4 Công tác lưu trữ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 60 Tiểu kết chương 65 Chương 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 66 3.1 Đánh giá công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu 66 3.1.1 Kết công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu 66 3.1.2 Những tồn công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu 69 3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu 74 3.2.1 Đổi tư duy, nhận thức công tác quản lý văn lập hồ sơ lưu trữ tài liệu 75 3.2.2 Tuyển dụng, bố trí, xếp đào tạo nhân phụ trách công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu hợp lý 76 3.2.3 Thành lập Lưu trữ Trường 78 3.2.4 Tăng cường trang thiết bị, đại hóa văn phịng 79 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ 80 3.2.6 Thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu 81 Tiểu kết chương 3: 81 KẾT LUẬN 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 84 MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu đề tài Quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu nội dung quan trọng hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp Công tác bao gồm công việc đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn phát huy giá trị văn bản, hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trình hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp bị tiêu hủy lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn lưu trữ lịch sử Xét chất, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu hành thông tin hồ sơ, tài liệu khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, quan, tổ chức muốn tồn phát triển bền vững phải có lực nhanh nhạy xử lý thơng tin nói chung thơng tin văn bản, hồ sơ, tài liệu nói riêng Chính vậy, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vị trí đặc biệt quan trọng Nó ví huyết quản thể người bảo đảm cho dòng máu tốt chảy đều, đúng, xác, đầy đủ, kịp thời, liên tục thể lên não, không để xảy ùn tắc, rò rỉ Trong thực tế, hoạt động quan, tổ chức, trị, giáo dục đến hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội,… dựa văn bản, hồ sơ, tài liệu Đối với Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh vậy; văn bản, hồ sơ, tài liệu phương tiện giúp lãnh đạo Trường điều hành quản lý hiệu hoạt động, phương tiện giao tiếp lãnh đạo Trường với quan, tổ chức, cá nhân Trường Thực tốt công tác quản lý lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ Trường đề góp phần đáng kể vào kết công tác quản lý, điều hành hoạt động đơn vị Trường Tuy nhiên, việc thực công tác quản lý lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu Trường cịn gặp nhiều khó khăn Việc nghiên cứu q trình cơng tác quản lý lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu Trường từ ưu điểm, tồn nguyên nhân nhu cầu cần thiết nhằm tìm giải pháp góp phần nâng cao chất lượng hiệu cơng tác phục vụ tốt cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành Trường đơn vị Trường; đồng thời giúp cho người làm công tác quản lý trường tham khảo hoàn thiện sách quản lý hành nói chung, cơng tác quản lý lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu nói riêng trường Đại học; góp phần định hướng xây dựng có hiệu biện pháp củng cố, kiện tồn cơng tác văn phịng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phục vụ cho việc nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động Trường đường phát triển hội nhập Đây dịp để tác giả tổng kết kiến thức học chương trình đào tạo cao học từ có vận dụng vào cơng việc tác giả cương vị chuyên viên văn phòng Với lý nêu trên, tác giả chọn đề tài: “Quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sỹ Lịch sử nghiên cứu đề tài Cho đến nay, có số cơng trình viết nghiên cứu liên quan đến công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trường học thể dạng sách, luận án, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ, giáo trình giảng dạy hệ đại học, trung học tài liệu bồi dưỡng ngắn hạn văn thư, lưu trữ, số tham luận khoa học trao đổi lý luận thực tiễn công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu nước nước ngồi cơng bố báo, tạp chí Ở nước, số tác giả, chuyên gia đầu ngành có cơng trình, viết nghiên cứu cơng tác văn thư, lưu trữ có cơng tác quản lý văn viết thành sách, giáo trình như: Lý luận phương pháp công tác văn thư PGS.TS Vương Đình Quyền, Nhà xuất (Nxb) Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005; Công tác văn thư lưu trữ PGS.TS Dương Văn Khảm, Nxb Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm 2004; Công tác lưu trữ Việt Nam Vũ Dương Hoan, Nxb Khoa học xã hội, năm 1987; Giáo trình Quản trị văn phịng nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015; Giáo trình lưu trữ học đại cương CVCC.TS Phan Đình Nham PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015 Nghiên cứu công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ đơn vị đào tạo cịn có luận văn thạc sĩ nghiên là: Luận văn:“Tổ chức quản lý công tác lưu trữ trường Cao đẳng: Thực trạng vài đề xuất”, Hoàng Văn Thanh, năm 2009 Tác giả Hoàng Văn Thanh thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý công tác lưu trữ; nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức trường Cao đẳng; khảo sát, đánh giá tình hình thực tế công tác lưu trữ hướng tới việc nghiên cứu đề xuất số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ trường Cao đẳng; Luận văn: “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường Cao đẳng cơng lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh”, Lê Phương Bình, năm 2016 Tác giả Lê Phương Bình tìm hiểu sở lý luận, văn pháp lý quy định công tác văn thư, lưu trữ trường Cao đẳng, xác định tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ ngành giáo dục nói chung trường Cao đẳng nói riêng Nghiên cứu trạng cơng tác văn thư, lưu trữ trường Cao đẳng công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, đề xuất giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường này; Luận văn:“Q trình quản lý tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh (từ năm 1996 đến năm 2010)” Phạm Nguyễn Phương Quỳnh năm 2015, Tác giả Phạm Nguyễn Phương Quỳnh phục dựng trình đạo, quản lý nhà nước, quan chủ quản cấp Ban Giám hiệu Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn công tác văn thư – lưu trữ trường giai đoạn từ 1996 - 2010 Tổng kết, đánh giá kết đạt được, tìm tồn tại, hạn chế công tác văn thư - lưu trữ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn giai đoạn 1996 - 2010 Góp ý kiến, giải pháp để cấp có thẩm quyền nhà quản lý tham khảo q trình xây dựng, hồn thiện sách, biện pháp quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ trường đại học nói chung Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn nói riêng Nâng cao nhận thức đội ngũ quản lý, cán bộ, chuyên viên trường tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ việc hồn thiện cơng tác văn phịng phục vụ phát triển chung quan, đơn vị Ngồi cịn có Đề tài nghiên cứu tổ chức quản lý tài liệu trường, năm 2011, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn nhiệm thu đề tài cấp Trường với tiêu đề “Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh)” ThS Đỗ Văn Học chủ nhiệm Đề xuất giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Nội dung đề tài trình bày: “Phơng lưu trữ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn khối tài liệu hình thành trình hoạt động Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn có giá trị lâu dài vĩnh viễn thu thập bảo quản kho lưu trữ nhằm mục đích tổ chức khoa học tài liệu phục vụ hoạt động nghiên cứu, khai thác sử dụng thực tế” Ngồi đề tài cịn giới thiệu sơ lược lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn số vấn đề công tác văn thư, lưu trữ Nghiên cứu công tác Lưu trữ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn với nội dung chủ yếu: Nội dung tài liệu lưu trữ, tình hình thực số nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ Trong hồn thiện dự thảo Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ làm sở tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ sở quy định nhà nước hướng dẫn cụ thể Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Về chủ đề cịn có viết đăng báo, tạp chí như: Cần phân loại quản lý văn đi, đến để hình thành hồ sơ việc, tác giả Lã Thị Hồng đăng Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01 năm 2006; Kết vấn đề đặt từ Hội thảo khoa học “Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan – Thực trạng giải pháp”, đồng tác giả Dương Thị Huyền, Nguyễn Thị Kim Thu đăng Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 10 năm 2014; Pháp luật văn thư Việt Nam – Đổi hoàn thiện, đồng tác giả Đỗ Văn Học, Nguyễn Thị Ly đăng Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số năm 2016; eOffice số ứng dụng công tác văn thư, đồng tác giả Nguyễn Kim Bình, Lê Thị Thuận đăng Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 06 năm 2011 Nhìn chung, cơng trình nghiên cứu tác giả nói góp phần làm sáng rõ nhiều vấn đề mang tính lý luận, thực tiễn quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu nói riêng Tuy nhiên, tác giả nhận thấy rằng, nhiều vấn đề việc sâu vào nghiên cứu công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị nghiệp trường học nơi có khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu Đặc biệt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu vấn đề liên quan đến văn lưu trữ, phương án, tiêu chuẩn, biện pháp kỹ thuật, máy móc thiết bị, công nghệ,