Quản trị lương bằng Excel

Thực hiện tính lương tháng: o Thu thập và nhập sửa dữ liệu - Bảng chấm công ngoài giờ, ca đêm - Quyết định tăng/giảm/điều chỉnh lương/Phụ cấp - Giấy nghỉ phép - Quyết định thôi việc -

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 1 T: 0903 674 525 Đ

CHUYÊN ĐỀ

TRẦN QUỐC VIỆT

BỘ LAO ĐỘNG-THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG-XÃ HỘI

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 2 T: 0903 674 525 Đ

NỘI DUNG CHÍNH

- KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ MICROSOFT EXCEL

- TÍNH LƯƠNG THÁNG

- IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG

- TỔNG HỢP LƯƠNG (QUÝ, 6 THÁNG, NĂM)

- TRAO ĐỔI VỚI HỌC VIÊN.

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 3 T: 0903 674 525 Đ

KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ EXCEL

 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL :

 Giới thiệu về màn hình

 Toán tử sử dụng

 Kiểu dữ liệu

 Địa chỉ ô.

1

==>

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 4 T: 0903 674 525 Đ

 MỘT SỐ HÀM THƯỜNG SỬ DỤNG:

- IF(BTL,BTĐ,BTS)

- COUNTTA(Danh sách địa chỉ ô)

- COUNTIF(Danh sách địa chỉ ô,Điều kiện)

- SUM(Danh sách địa chỉ ô số)

- VLOOKUP(BT tìm,Khối tìm,Cột tìm,Cách tìm)

- ROUND(BTN,N)

- SUMPRODUCT(Khối ô 1,Khối ô 2,…,Khối ô n)

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 5 T: 0903 674 525 Đ

Đầy đủ, Chính xác, Kịp thời

 YÊU CẦU:

- Dữ liệu gốc

- Bảng chấm công

- Bảng lương chi tiết

- Bảng tổng hợp lương

- Phiếu lương.

 TẠO LẬP CÁC MẪU CƠ BẢN:

TÍNH LƯƠNG THÁNG

2

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 6 T: 0903 674 525 Đ

 THIẾT KẾ TÍNH LƯƠNG LẦN ĐẦU:

B1 Tạo file BangLuong<tháng> với các trang sheet sau:

- Dvi : Danh sách đơn vị trực thuộc

- CBNV : Cơ sở DL gốc

- Cong : Bảng chấm công

- QLuong : Quỹ lương được chia

- Luong : Bảng lương chi tiết

- THop : Bảng tổng hợp lương

- TronPL : Phiếu lương.

==>

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 7 T: 0903 674 525 Đ

B2 Tại các sheet, thiết kế mẫu và nhập dữ liệu cơ bản

cần thiết:

o MaDV (Mã đơn vị) ==> Kiểu Text

o TTNV (Mã nhân viên) ==> Kiểu Text

o NGÀY SINH ==> Kiểu Date

o SỐ CMND ==> Kiểu Text

o NGÀY NGHỈ LV ==> Kiểu Date

o Sheet Cong, Luong: Chỉ Copy MaDV, TTNV

o Sheet THop: Chỉ Copy MaDV và có kết cấu số cột

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 8 T: 0903 674 525 Đ

B3 Thực hiện tính lương tháng:

o Thu thập và nhập sửa dữ liệu

- Bảng chấm công (ngoài giờ, ca đêm)

- Quyết định tăng/giảm/điều chỉnh lương/Phụ cấp

- Giấy nghỉ phép

- Quyết định thôi việc

- QĐ tuyển dụng chính thức

- Chi phí công tác/xăng xe…

o Sử dụng các hàm Excel để tính lương

B4 Kiểm tra & in.

==>

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 9 T: 0903 674 525 Đ

 TÍNH LƯƠNG HẰNG THÁNG (TT):

B1 Tạo & mở file BangLuong<tháng> cần tính:

- Sao chép, đổi tên & mở file/

- Mở file BangLuong<tháng> (trước đó) rồi lưu với tên

mới

B2 Thu thập dữ liệu liên quan

(Bảng chấm công, Hợp đồng tuyển dụng, QĐ

tăng/giảm/điều chỉnh lương/Phụ cấp, Giấy nghỉ

phép, QĐ thôi việc…)

==>

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 10 T: 0903 674 525 Đ

B3 Nhập dữ liệu liên quan vào bảng tính

Cần chọn thứ tự việc nhập dữ liệu để dễ kiểm tra, tránh sai sót

Gợi ý thứ tự nhập dữ liệu:

- Nhập dữ liệu thay đổi nhân viên

- Nhập và điều chỉnh sự thay đổi lương, phụ cấp, phúc lợi và các khoản khác có liên quan đến thu nhập của nhân viên

- Nhập dữ liệu bảng chấm công…

B4 Kiểm tra & in.

==>

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 11 T: 0903 674 525 Đ

B1 Tạo file Data phiếu lương (DataPhLg)

B2 Tạo file Mẫu phiếu lương (MauPhLg)

B3 Tại file MauPhLg thực hiện lệnh:

3.1 Lệnh: Tools, Letters and Mailings, Mail Merge…

3.2 Thực hiện các thao tác tại hộp thoại Mail Merge:

- Chọn Letters, Next

- Chọn Use the current document, Next

- Chọn Browse, Mở file DataPhLg và chọn OK 3.3 Tại file MauPhLg thực hiện tuần tự:

 Để con trỏ tại vị trí cần điền dữ liệu

 Chọn nút lệnh Insert Merge Fields trên thanh công cụ Mail Merge

 Chọn tên cột muốn chèn, nút Insert, Close Thực hiện ,  &  đến hết các vị trí còn lại.

IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG

3

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 12 T: 0903 674 525 Đ

B4 Tại file MauPhLg, sử dụng các lệnh:

4.1 Nút lệnh: View Merged Data: Hiện/Ẩn dữ liệu trộn 4.2 Các nút lệnh: First Record, Previous Record, Next

Record và Last Record: Lần lượt là Trở về mẩu

tin và về mẩu tin cuối của DataPhLg 4.3 Nút lệnh: Merge to New Document: Trộn tạo

thành file mới (01 file có số trang bằng số NV) 4.4 Nút lệnh: Merge to Printer: Trộn in ra giấy.

IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG

GV: TRẦN QUỐC VIỆT 13 T: 0903 674 525 Đ

B1 Mở tất cả các file cần tổng hợp

B2 Tạo cấu trúc file tổng hợp

B3 Thực hiện lệnh (file tổng hợp đang hiện hành)

3.1 Để trỏ ô tại cột MaNV, Lệnh: Data, Consolidate 3.2 Thực hiện các thao tác tại hộp thoại Consolidate:

 Function: chọn Hàm SD

 Reference: chọn khối DL

 Chọn nút Add Thực hiện ,  &  đến hết DL các bảng lương Chọn hộp kiểm Left Column

Chọn nút OK 3.3 Hoàn thiện bảng tổng hợp lương.

TỔNG HỢP LƯƠNG

4