CƠ SỞ LÝ LUẬN
Khái niệm về đàm phán
Đàm phán là hành vi và quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm và những quan điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất.
Các yếu tố cần chuẩn bị giao dịch đàm phán
1.2.1 Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng:
1.2.1.1 Nghiên cứu pháp luật trong nước:
Quy định về hoạt động xuất nhập khẩu: quyền kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác, hạn ngạch…
Quy định liên quan đến ngân hàng, tài chính, hải quan…
Các thông tin đđại cương về đđất nước con người, tình hình về chính trị xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, đđịa ly,ù khí hậu, các trung tâm công nghiệp về thương mại, chế đđộ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế xã hội, thái đủộ chớnh trị đủối với quốc gia của mỡnh
Những thông tin kinh tế cơ bản: đđồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổnđđịnh của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quaân đầu người, các chỉ số về buôn bán, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường
Cơ sở hạ tầng: đường xá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thoâng, hệ thống thông tin lieân lạc, bưu chính
Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các tổ chức mậu dịch quốc tế - WTO, buôn bán tự do không?, các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế đđộ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế đđộ ưu đãi đặc biệt )
Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng Điều kiện vận tải về tình hình giá cước
Bên cạnh đó, cần nắm vững những đđiều kiện có liên quan đđến chính những mặt hàng dự đđịnh kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị trường, tập quán về thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), sự biến đđộng giá cả
1.2.1.3 Nghiên cứu s ản phẩm – giá:
Nguyên vật liệu, thời vụ sản xuất, năng lực sản xuất.
Công dụng đặc tính, các chỉ tiêu về phẩm chất, kỷ thuật. Đặc điểm của các thị trường chính cung cấp và tiêu thụ hàng hóa trên thế giới.
Quy luật biến động cung cầu, giá cả.
Yêu cầu về bao bì, ký mã hiệu hàng hóa.
Các tiêu chuẩn chất lượng.
Các sản phẩm thay thế.
Khả năng về kỷ thuật, tài chính.
Năng lực quản lý kinh doanh.
Các dịch vụ sau khi bán hàng
Uy tín trong kinh doanh
Cơ cấu tổ chức và các mối liên hệ.
Lĩnh vực chủ yếu trong kinh doanh.
1.2.1.5 Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh: 1.2.1.6 Các nguồn thông tin:
Sứ quán hoặc lảnh sự quán tại thị trường. Phòng thương mại.
Cơ quan hải quan và cơ quan thống cơ. Hiệp hội buôn bán về sản xuất các mặt hàng Hiệp hội những người tiêu dùng.
Các công ty vận tải giao nhận và xếp dỡ. Các ngân hàng thương mại và quốc gia. Các cơ quan nghiên cứu
Các tổ chức hội chợ triển lãm.
Các tập san báo chí.
1.2.2 Lập phương án kinh doanh:
- Điểm mạnh (strengths): là tất cả các yếu tố từ bên trong cho phép công ty đạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cô.
- Điểm yếu (weaknesses): là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho công ty gặp khó khăn nhiều hơn mới đạt đến mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được những khó khăn.
- Cơ hội ( opportunities): là tất cả những gì xảy ra bên ngoài công ty có tác động thuận lợi đến hoạt động của công ty.
- Nguy cơ (threats): là tất cả các nhân tố bên ngoài công ty có tác động bất lợi cho hoạt động của công ty Đề ra mục tiêu.
Hiệu quả dự tính: tỷ suất lợi nhuận, thời gian thu hồi vốn, lợi nhuận, tỷ suất ngoại tệ.
Tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu: là tổng số chi phí bỏ ra bằng đồng tiền việt nam để thu về ngoại tệ.
Tỷ suất ngoại tệ nhập khẩu: là tổng số tiền thu được bằng đồng VN khi chi ra một đồng ngoại tệ để nhập khẩu.
Các bên mua bán ở các nước khác nhau nên thường bất đồng về ngôn ngữ.
Vì vậy cần thống nhất về ngôn ngữ đàm phán.
Nhà đàm phán cần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngoại ngữ ( anh, pháp, hoa, nhật…) Ngôn ngữ được sử dụng phổ biến hiện nay là tiếng anh Nhà đàm phán cần lưu ý khi sử dụng ngôn ngữ đàm phán nào thì mình phải thật am hiểu về chúng Và trong mọi trường hợp, nhà đàm phán có thể sử dụng thông dịch viên để thực hiện mục đích đàm phán của mình.
1.2.4 Thời gian và địa điểm đàm phán:
Thời gian: cần xác định và lên lịch cụ thể. Địa điểm: cần chính xác rõ ràng và nếu có thể được địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả các bên tham gia.
Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ 3 lĩnh vực: pháp lý, thương mại, kỷ thuật giao tiếp Đây là bướùc chuẩn bị quan trọng nhất mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi người khác từ quan điểm của họ.
Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý cuûa mình.
Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không dự đoán được trong đàm phán.
Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của kiến nghị đưa ra, để thuyết phục
Các hình thức đàm phán và những điều cần lưu ý
1.2.5.2 Các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán:
Luôn mở rộng lợi ích tổng thể.
Biết tạo cục diện công khai.
Biết xác định đúng mục tiêu, giỏi thỏa hiệp.
1.2.5.3 Một số chiến thuật trong đàm phán :
Viết ra ràng buộc chặt chẽ
Mặc cả có đi có lại Đẩy vấn đề vào việc đã rồi
Không đàm phán không thương lượng…
1.3 Các hình thức giao dịch đàm phán và những điều cần lưu ý:
1.3.1 Đàm phán bằng văn bản (thư từ, điện tín, telex, fax):
Nên sử dụng ngơn ngữ mà khách hàng hay dùng để gây thiện cảm.
Cần bàn bạc cân nhắc kỹ lưỡng trước khi gởi văn bản đi.
Nội dung cần ngắn gọn đầy đủ.
Khẩn trương trong việc trả lời.
Tìm hiểu đúng và chính xác các thuật ngữ viết tắt mà khách hàng sử dụng.
Nên thông báo và cảm ơn khách hàng về việc đàm phán cho dù không đạt kết quả mong muốn.
1.3.2 Đàm phán bằng điện thoại:
Chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết hoặc đối với khách hàng quen biết.
Cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết cho việc đàm phán trước khi tiến hành.
Người đàm phán nắm vững ngôn ngữ đàm phán.
Sau khi đàm phán phải xác nhận bằng văn bản.
1.3.3 Đàm phán bằng cách gặp mặt:
Tìm hiểu phong tục tập quán của khách hàng.
Chuẩn bị sẵn danh thiếp của tất cả các thành viên trong đồn.
Người đàm phán cần nắm được ngôn ngữ đàm phán.
Nên sử dụng phiên dịch riêng của mình
Nên có những câu chuyện ngồi lề trứớc khi đàm phán.
Luôn chăm chú lắng nghe và quan sát khách hàng.
Không biểu lộ ý định của mình ra bên ngoài.
Kieõn nhaón theo ủuoồi muùc ủớch cuỷa mỡnh.
Tránh đề cập tranh luận những vấn đề nhạy cảm.
Không nên bàn bạc trước mặt khách hàng.
Hợp đồng xuất nhập khẩu
Để đi đến mục đích đôi khi phải đi theo đường vòng chứ không phải đường thaúng.
Tạo ra được kết quả đàm phán là thắng.
Nên có biên bản cho từng lần đàm phán và có chữ ký các bên.
Nên coi trọng mối quan hệ cá nhân với khách hàng bằng cách thăm hỏi, tặng quà, chúc mừng
1.4 Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
Hợp đồng là sự thỏa thuận đạt được giữa hai hay nhiều bên đương sự nhằm mục đìch tạo ra, thay đổi hoặc triệt tiêu quan hệ giữa các bên.
Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế về bản chất là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau Trong đó quy định quyền và nghĩa vụ các bên, bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng.
Hợp đồng xuất khẩu: là hợp đồng bán hàng cho nước ngoài nhằm thực hiện việc chuyển giao hàng hóa đó ra nước ngoài, đồng thời di chuyển quyền sở hữu hàng hóa đó sang tay người mua.
Hợp đồng nhập khẩu: là hợp đồng mua hàng của nước ngoài rồi để đưa hàng đó vào nước mình nhằm phục vụ cho sản xuất, chế biến, tiêu dùng
1.4.2 Nội dung các điều kiện và điều khoản của một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế: Điều khoản 1: tên hàng (Commodity)
• Ghi tên thương mại kèm theo tên thông thường và tên khoa học của hàng hoá.
• Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra nó Ví dụ: nước mắm Phuù Quoác.
• Ghi tên hàng kèm theo tên hãng sản xuất ra nó Ví dụ : xe máy Honda.
• Ghi tên hàng kèm theo quy cách chính của hàng hoá đó Ví dụ: xe tải 10 taán.
• Ghi tên hàng kèm theo công dụng của hàng hóa Ví dụ: Lưỡi cưa để cưa gỗ có đầu.
• Ghi tên hàng kèm theo mã số của hàng đó trong danh mục hàng hoá thống nhaỏt Vớ duù: Moõ toõ ủieọn, muùc 100.01.
Thông thường khi quy định tên hàng, người ta kết hợp các cách ghi trên đây sao cho có thể nói lên chính xác đối tượng mua bán, trao đổi. Điều khoản 2: phẩm chất (Quality or Specification)
Các cách quy định điều khoản phẩm chất thường dùng trong hợp đồng mua bán quốc tế:
• Quy định phẩm chất theo mẫu: Theo tập quán quốc tế, người ta ký và đóng dấu vào 3 mẫu hàng, một giao cho người bán lưu, một giao cho người mua và một giao cho người thứ ba được hai bên thoả thuận chỉ định giữ mẫu để phân xử khi cần thiết.
Trong hợp đồng có hai cách ghi:
- Khoảng như mẫu : About as per sample Điều khoản 3: số lượng (Quantity) Điều khoản số lượng thường gồm các nội dung: Đơn vị tính; Số lượng; Địa điểm xác định số lượng; Tỷ lệ miễn trừ (nếu có); Cách xác định trọng lượng. Điều khoản4: giao hàng (Shipment or Delivery)
• Những quy định khác về việc giao hàng Điều khoản5: giá cả (Price) Điều khoản giá cả thường bao gồm các nội dung: Đồng tiền tính giá; Đơn giá; Phương thức quy định giá; Điều kiện cơ sở giao hàng; Giảm giá (nếu có). Điều khoản 6: thanh toán (Payment) Điều khoản trả tiền thường gồm các nội dung sau:
- Điều kiện đảm bảo hối đoái. Điều khoản 7: bao bì (Packing and Marking) Điều khoản bao bì thường có các nội dung sau: Chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, phương thức xác định giá cả bao bì, trình bày bao bì.
Phương thức cung cấp bao bì
• Phương thức xác định giá cả bao bì
Nếu bên bán chịu trách nhiệm cung cấp bao bì, sau đó không thu hồi, thì hai bên giao dịch thường thoả thuận với nhau về việc xác định giá bao bì Việc xác định giá bao bì có thể có mấy trường hợp:
- Giá của bao bì được tính theo giá hàng hoá: Packing charges included (giá hàng hoá đã bao gồm cả giá bao bì)
- Giá của bao bì do bên mua trả riêng.
- Giá của bao bì được tính như giá của hàng hóa. Điều kiện 8: đảm bảo hối đoái
Có thể lựa chọn: Điều kiện đảm bảo vàng (Gold clause) Điều kiện đảm bảo ngoại hối (Currency Clause). Điều khoản 9: khiếu nại (Claim)
Nội dung cơ bản của điều khoản khiếu nại thường gồm:
- Quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan.
- Cách thức giải quyết khiếu nại.
• Thể thức khiếu nại : cần quy định
- Nội dung và hình thức khiếu nại.
- Chứng từcần thiết để chứng minh.
- Cách tính ngày khiếu nại ( thường là ngày mà bưu điện gửi đóng dấu lên thư bảo đảm).
• Thời hạn khiếu nại : cần quy định rõ
- Thời hạn khiếu nại về số lượng hàng hoá.
- Thời hạn khiếu nại về chất lượng hàng hoá.
Thời hạn khiếu nại nếu không được quy định trong hợp đồng thì theo Luật Thương mại Việt Nam ( điều 318) là 3 tháng (đối với khiếu nại về số lượng hàng hóa), 6 tháng (đối với khiếu nại về chất lượng hàng hóa) đều kể từ ngày giao hàng ghi trên chứng từ giao hàng; Trong trường hợp hàng hóa có bảo hành thì thời hạn khiếu nại là 3 tháng, kể từ ngày hết thời hạn bảo hành.
• Quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan
+ Khiếu nại của người mua không thể là cơ sở để người này từ chối nhận những lô hàng tiếp theo thuộc cùng một hợp đồng.
+ Người mua phải để nguyên trạng hàng hoá, có sự bảo quản cẩn thận , đồng thời báo cho người bán biết về nơi để hàng và thời hạn hàng đó sẵn sàng để kiểm tra lại.
+ Lập biên bản giám định về tất cả những khuyết tật đã được phát hiện, theo những nguyên tắc hiện hành ở nước người mua.
+ Gửi cho người bán đơn khiếu nại lập đúng thủ tục và đúng thời hạn đã được thoả thuận.
+ Người bán có quyền kiểm tra cơ sở khiếu nại của người mua bằng cách xem xét hàng tại chỗ.
+ Sau một số ngày nhất định kể từ ngày nhận được khiếu nại người bán phải cử đại diện để kiểm tra hàng hoá hoặc phải uỷ nhiệm cho một số tổ chức trung lập tiến hành việc này.
+ Người bán phải xem đơn khiếu nại trong thời hạn quy định và thông báo quyết định của mình đối với khiếu nại của người mua Nếu người bán không trả lời đơn khiếu nại trong thời hạn thoả thuận, thì tuỳ theo sự thoả thuận, người mua có thể coi như người bán đã công nhận việc khiếu nại và có quyền đưa ra trước cơ quan trọng tài trong đó mọi chi phí trọng tài đều do người bán chịu.
• Cách thức giải quyết khiếu nại
Có thể có các cách (đối với người mua khiếu nại người bán về hàng hoá):
- Giao bù hàng thiếu ( Phải quy định rõ cách thức giao bù về thời gian, số lượng, phương thức).
- Chuyên chở trở lại những hàng đã bị thiếu hụt và hoàn lại tiền cho người mua.
- Sửa chữa khuyết tật hàng hoá với chi phí do người bán chịu.
- Thay thế hàng bị khiếu nại.
- Giảm giá hàng bị khiếu nại.
- Khấu trừ tiền hàng. Điều khoản 10: bảo hành (Warranty)
Nội dung cơ bản của điều khoản bảo hành bao gồm:
Phạm vi bảo hành của người bán.
Trách nhiệm của người bán trong thời hạn bảo hành. Điều khoản 11: về trường hợp miễn trách (Exemption or Force majeuce)
Trường hợp miễn trách là trường hợp mà nếu xảy ra, bên đương sự được hoàn toàn hoặc trong chừng mực nào đó được miễn hay hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng Trường hợp đó phải xảy ra sau khi ký kết hợp đồng, có tính chất khách quan và không thể khắc phục được.
Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu
Bước 1: Làm thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định của nhà nước:
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương đã được ký kết, đơn vị kinh doanh XNK - với tư cách là một bên ký kết -phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Ðây là một công việc rất phức tạp Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị Với hợp đồng xuất khẩu công ty phải xin giấy phép xuất khẩu.
Bước 2: Thực hiện bước đầu của khâu thanh tóan:(nếu thanh tóan bằng L/C)
Hợp đồng xuất khẩu: nguời bán cần:
Nhắc nhở nguời mua mở L/C theo đúng yêu cầu.
Hợp đồng nhập khẩu: người mua cần:
Thực thi ký quỹ và mở L/C
Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa:
Hợp đồng xuất khẩu: (thanh toán bằng L/C)Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khaồu.
1 Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu. Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán, vì vậy, trong rất nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng xuất nhập khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều cơ sở sản xuất - thu mua Cơ sở pháp lý để làm việc đó là ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất nhập khẩu với các chân hàng.
2 Ðóng gói bao bì hàng xuất khẩu.
Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá.
Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn cách bao gói thích hợp. Yêu cầu chung về bao bì đóng gói hàng hoá ngoại thương là "an toàn, rẻ tiền và thẩm mỹ" Ðiều này có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo tự nguyên vẹn về chất lượng và số lượng hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải bảo đảm thu hút sự chú ý của người tiêu thụ.
3 Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.Ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá.
Kẻ ký mã hiệu là một khâu cần thiết của quá trình đóng gói bao bì nhằm* kiểm tra chất lượng
Bước 4: Kiểm nghiệm và kiểm nghiệm hàng xuất khẩu Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm) hoặc nếu hàng hoá xuất khẩu là động vật, thực vật phải kiểm tra lây lan bệnh dịch (tức kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật).
Công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu cũng đặt ở các trạm và các chi nhánh công ty
Bước 5: Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.
Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó.
Cơ quan giao thông (ga cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải.Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn,phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám certificate).
Bước 6: Thuê tàu lưu cước
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.
Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc C and F (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FOB ( cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo) Do đó có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space). Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng Trong trường hợp chuyển chở hàng bằng container, hàng được giao cho người vận tải theo một trong hai phương thức:
Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên uỷ thác thuê tàu với bên nhận uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu:
+ Hợp đồng uỷ thác chuyến Chủ hàng xuất nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hình hợp đồng cho thích hợp.
Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thửụng.
Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt Nam Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy) Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là: "Giấy báo bắt đầu vận chuyển" khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là: "Giấy yêu cầu bảo hiểm " Trên sở "Giấy yêu cầu "này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm
Bước 8: Làm thủ tục hải quan.
PHÂN TÍCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM HOÀNG VệễNG
Chức năng và nhiệm vụ
Là một tổ chức kinh doanh công ty có những chức năng nhiệm vụ sau: Kinh doanh xuất khẩu: trực tiếp xuất khẩu và nhận ủy thác xuất khẩu hàng hoá
Kinh doanh nhập khẩu: trực tiếp nhập khẩu & nhận ủy thác nhập khẩu hàng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị phụ tùng các loại.
Cơ cấu tổ chức
Công ty quản lý theo phương pháp trực tuyến, Ban Giám đốc có quyền quyết định mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trò.
Tổng nhân sự công ty gồm có: 30 người trong đó
1 Bà Hồng Liên Hoa ( Chủ tịch hội đồng Quản trị )
- Ban giám đốc của công ty:
1 Giám đốc: ông Vương Gia Phát
2 Phó Giám đốc: ông Lê Văn Hưng
3 Kế toán trưởng: ông Trịnh Hữu Bình
- Trình độ học vấn: Đại học: 10 người
Trung học kỹ thuật nghiệp vụ: 4 người
- Chức năng từng phòng Ban:
Giám đốc (ông vương Gia Phát) chịu trách nhiệm cao nhất đối với công ty và Hội đồng Quản trị về mọi hoạt động của công ty Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng ban về kinh doanh XNK, nghiệp vụ kế toán, tổ chức hành chánh của Công ty
Phó giám đốc: thay mặt Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt, phụ trách lập kế hoạch kinh doanh, kiểm tra tình hình nhân sự các phòng Ban của công ty
Chỉ đạo mọi hoạt động của các kế toán viên trong công ty để báo cáo quyết toán theo qui định theo pháp luật và nộp thuế đúng hạn
Lập kế hoạch tài vụ đảm bảo nguồn vốn kinh doanh theo yêu cầu của công ty, quản lý vốn, tiền hàng
Mở và nhận thư tín dụng thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Để công ty ngày càng phát triển Hội Đồng Quản Trị cũng như Ban Giám Đốc công ty chỉ đạo các phòng ban, các cá nhân trong công ty trực tiếp hỗ trợ cho nhau, phối hợp với nhau tạo điều kiện cho mỗi cá nhân, mỗi phòng ban đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
Sơ đồ tổ chức của công ty:
Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh xuất khẩu cuỷa coõng ty Hoàng Vửụng
2.4.1 Phaõn tớch doanh thu xuaỏt khaồu:
Bảng 2.1: So sánh kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty TNHH TM HỒNG
VệễNG 2007 - 2008 ẹụn vũ tớnh: USD NAÊM
Nguồn: Phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu.
DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC
Dù xuất khẩu trong nước chịu nhiều tác động của cuộc khủng hoảng toàn cầu trong năm 2008, nhưng đối với công ty TNHH TM Hồng Vương thì năm
2008 là năm công ty có sự gia tăng trong kim ngạch xuất khẩu, tăng 179.300 USD tương đương 68,78% so với năm 2007
Sở dĩ có sự gia tăng như thế là vì lĩnh vực xuất khẩu chỉ mới được chú trọng vào năm 2008, do vậy không có hiện tượng sụt giảm nghiêm trọng các đơn đặt hàng Mà thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty lại là các nước Châu Á – Ít bị tác động bởi cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu hay chính xác hơn là còn
“chậm” bị tác động của thị trường lúc bấy giờ.
Bảng 2.2: So sánh cơ cấu thị trường xuất khẩu của Công ty TNHH TM
HOÀNG VệễNG 2007 - 2008 ẹụn vũ tớnh: USD
NĂM HIỆN TẠI 2007 NĂM KẾ HOẠCH 2008
Nguồn: Phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu.
Từ bảng thống kê trên ta thấy rằng thị trường Nhật Bản và Hàn Quốc là 2 thị trường lớn của công ty chiếm đến gần 70% trị giá tỷ trọng xuất khẩu năm
2007 và gần 60% năm 2008 Sở dĩ có sự giảm giá trị tỷ trọng xuất khẩu trong năm 2008 là vì hai quốc gia này chịu ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng tài chính và chiến lược “tìm kiếm“ thị trường mới của công ty.
Chịu tác động nặng nề từ cuộc khủng hoảng tài chính – tín dụng toàn cầu người dân Mỹ đã thắt chặt chi tiêu, đó là nguyên do chính xảy ra sự sụt giảm nghiêm trọng về trị giá trong tỷ trọng xuất khẩu của công ty, mặc dù công ty đã rất chú trọng vào thị trường này trong năm 2008.
Trong khi đó thị trường EU và các quốc gia khác lại có sự tăng trưởng. Hàng thủ công mỹ nghệ của công ty khá được ưa thích ở thị trường EU, đó là lí do làm tăng tỷ trọng về giá trị xuất khẩu ở thị trường EU dù chịu nhiều tác động từ cuộc khủng hoảng tài chính vừa qua Thị trường xuất khẩu chính của công ty ở thị trường này là Pháp chiếm 43,57% và Tây Ban Nha chiếm 37,48%. Đặc biệt, trong khi hầu hết các thị trường khác đều giảm thì thị trường xuất khẩu của công ty ở các nước khác lại có chiều hướng gia tăng, mặc dù công ty không có kế hoạch phát triển nhiều ở các thị trường này Chủ yếu sự gia tăng đều ở các nước Châu Á (Đặc biệt là Trung Quốc ) có thể do các nước này ít chịu nhiều tác động của cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu.
Bảng 2.3: Phân tích tình hình xuất khẩu của công ty từ 2007 - 2008
Maõy, tre, ủan 117.000 176.670 59.670 151% Đồ sứ 90.000 150.300 60.300 167%
Maõy, tre, ủan Đồ sứ
Tranh theõu, thoồ caồm Loại khác
Maõy, tre, ủan Đồ sứ
Biểu đồ 2.1: Phân tích cơ cấu các loại hàng xuất khẩu.
Các sản phẩm mây tre đan chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các mặt hàng xuất khẩu của công ty Trong năm 2008 xuất khẩu mặt hàng mây tre đan tăng 59,670USD Tuy nhiên tỷ trọng mặt hàng mây tre đan giảm 4% từ 44 xuống còn 40% Ngược lại, mặt hàng tranh thêu, thổ cẩm xuất khẩu lại tăng 2% từ 21% lên 23% tương đương 100419USD Tỷ trọng đồ gốm sứ tăng 1% trong tổng xuaỏt khaồu.
Nguyên nhân: năm 2008, mặt hàng mây, tre, đan không còn được ưa chuộng nhiều như trước Thay vào đó là các sản phẩm có tính chất độc đáo và giá trị cao Đó là tranh thêu, thổ cẩm Các đơn đặt hàng dồn dập của khách hàng về tranh thêu, thổ cẩm khiến công ty không thể đáp ứng hết trong một thời gian ngắn Dự đoán trong năm 2009, mặt hàng tranh thêu, thổ cẩm sẽ vẫn là hàng
Nhận xét về tình hình xuất khẩu của công ty theo mặt hàng: ệu ủieồm:
Công ty có hệ thống các nhà cung cấp rộng khắp và uy tín.
Công ty có khả năng cung cấp khối lượng lớn mặt hàng mây, tre, đan Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng giúp công ty có khả năng giảm giá thành, tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ.
Hệ thống kiểm soát chất lượng tốt là yếu tố giúp công ty giữ được uy tín với khách hàng.
Phụ thuộc vào sản suất của các cơ sở đối tác: đây là bất lợi với công ty vì các cơ sở sản suất thường nhỏ lẻ, sản suất sản phẩm đơn giản và rập khuôn khiến cho công ty mất lợi thế trong việc thu hút khách hàng.
Hệ thống các nhà cung cấp của công ty tuy lớn nhưng chủ yếu là mặt hàng mây, tre, đan nên khi nhu cầu thị trường đổi chiều, công ty không thể đáp ứng kịp Ví dụ : Công ty đã mất một số hợp đồng xuất khẩu tranh thêu lớn, do không đủ khả năng cung cấp.
Mặt hàng mây, tre, đan chiếm tỷ trọng xuất khẩu cao nhất nhưng lời không nhiều do trình độ tay nghề chưa cao, nguyên liệu chưa được chọn lọc, sản phẩm lặp lại gây nhàm chán.
Cơ cấu loại hàng chưa đa dạng.
2.4.2 Vấn đề kí kết hợp đồng xuất khẩu:
Giao dịch đàm phán với đối tác nước ngoài:
Một trong những chức năng của công ty TNH TM Hồng Vương là kinh doanh xuất khẩu nên công tác giao dịch của công ty được mở rộng thêm trên quy mô thăm dò, nghiên cứu và tìm kiếm khách hàng nước ngoài thể hiện cho họ thấy khả năng khả năng cung ứng mặt hàng thủ công mĩ nghệ của mình. Thông thường công ty sẽ cử đại diện đến các văn phòng đại diện của khách hàng đặt tại Việt Nam để giao dịch, giới thiệu với họ về sản phẩm kinh doanh cuûa mình. Đối với những khách hàng không đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam công ty sẽ giao dịch đàm phán gián tiếp với họ bằng thư từ, điện thoại… vì chi phí để đàm phán trực tiếp với đối tác ở nước ngoài rất cao Điều này giúp giảm được chi phí của doanh ngiệp nhưng cũng có bất lợi là không nắm rõ dược tâm lí cũng như những biểu lộ trạng thái của đối phương như khi giao dịch đàm phán một cách trực tiếp.
Tuy nhiên, đối với những đối tác mà sau khi thăm dò, tìm hiểu, công ty phát hiện được họ là những khách hàng tầm cỡ, có nhu cầu lớn về việc tiêu thụ mặt hàng thủ công mĩ nghệ, thì công ty Hồng Vương không ngần ngại cử đại diện trực tiếp ra nước ngoài giao dịch, đàm phán khi họ không có văn phònng đại diện đặt tại Việt Nam.
Chỉ cần trực tiếp đàm phán thành công một lần, thì những lần sau hai bên có thể thỏa thuận mua bán với nhau bằng những hình thức đàm phán gián tiếp khác.
Kí kết hợp đồng nước ngoài:
Kí kết hợp đồng ngoại thương chính là bằng chứng của việc công ty kết thúc đàm phán thành công với đối tác nước ngoài.
Cuộc đàm phán được xem là thành công khi cả hai bên mua và bán đều đạt được những mong muốn của mình trong khi thương lượng, đàm phán những điều kiện mà hai bên đưa ra.
2.4.3 Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu:
Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh nhập khẩu cuỷa coõng ty Hoàng Vửụng
2.5.1 Phân tích doanh thu nhập khẩu:
Bảng 2.3: So sánh cơ cấu thị trường nhập khẩu của Công ty TNHH TM
HOÀNG VệễNG 2007 - 2008 ẹụn vũ tớnh: USD
NĂM HIỆN TẠI 2006 NĂM KẾ HOẠCH 2007
TRỊ GIÁ TỶ TRỌNG(%) TRỊ GIÁ TỶ TRỌNG(%)
Nguồn: Phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu.
Bảng trên cho thấy trong số các bạn hàng của mình thì công ty làm ăn với các đối tác ở Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Aán Độ,Nhật Bản là chủ yếu.
So sánh kim ngạch nhập khẩu của từng thị trường giữa hai năm 2007 và năm kế hoạch 2008 cho thấy hầu hết các thị trường kim ngạch đều tăng vì nhập khầu là lĩnh vực chính của công ty.
Tại thị trường Trung Quốc, mặc dù trị giá tăng ở năm 2008 nhưng về tỷ trọng thì lại thấp hơn so với năm 2007 Điều đó xảy ra do nguyên nhân chủ yếu là thị trường Việt Nam ngày càng mở rộng, số lượng doanh nghiệp tăng, đòi hỏi chất lượng về hàng nhập khẩu ngày càng cao… Chính điều này đã làm cho thị trường nhập khầu từ Trung Quốc của Công ty TNHH TM Hồng Vương giảm. Ở hầu hết các thị trường khác nhập khẩu của Công ty TNHH TM HỒNG
VƯƠNG vẫn có xu hướng tăng.
Không như xuất khẩu dựa vào một hoặc hai thị trường chính, các thị trường nhập khẩu của công ty đa dạng và khá đồng đều Như thế, đảm bảo nguồn hàng nhập khẩu của công ty đa dạng về chất lượng, mẫu mã, giá… Tạo cho khách hàng nhiều sự lựa chọn.
Nhưng do có nhiều thị trường nhập khẩu cũng tạo cho công ty không ít khó khăn, nhất là việc phân tán nguồn lực của công ty cho quá nhiều thị trường làm cho một số nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều thị trường khác nhau dẫn tới phí vận chuyển, thủ tục pháp lý ở các quốc gia mà công ty nhập khẩu hàng hóa.
Bảng 2.4: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty TNHH TM HỒNG
VệễNG 2007 – 2008 ẹụn vũ tớnh : USD
TRỊ GIÁ TỶ TRỌNG TRỊ GIÁ TỶ TRỌNG
1 Máy móc thiết bị hàn cắt kim loại
2 Máy móc thiết bị ngành hơi
3 Các loại ống dẫn và dây dẫn
4 Duùng cuù thieỏt bũ đo chính xác
Nguồn: Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu
Nhập khẩu là lĩnh vực hoạt động chính của công ty Sản phẩm nhập khẩu của công ty khá đa dạng nhưng chủ yếu là các thiết bị, máy móc phục vụ trong coõng nghieọp
Trong hai năm gần đây 2007 và 2008 cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu của công ty không có nhiều thay đổi, trong đó máy móc thiết bị hàn cắt kim loại vẫn và sản phẩm nhập khẩu có giá trị và tỷ trọng lớn nhất Tuy nhiên đây không hẳn là sản phẩm chủ lực của công ty Do chiến lược kinh doanh của công ty là đa dạng hóa nguồn hàng, tạo sự cân bằng hợp lý trong cơ cấu hàng nhập khẩu nhằm hạn chế rủi ro từ những biến động của thị trường Nên có thể thấy trong cơ cấu hàng nhập khẩu các mặt hàng có tỷ trọng khá đồng đều không có sự chênh lệch quá mức giữa các mặt hàng với nhau.
Trong cơ cấu hàng nhập khẩu của công ty thì mặt hàng khác luôn chiếm tỷ trọng thấp nhất, chủ yếu là vật tư, nguyên vật liệu Vì các đơn đặt hàng này chủ yếu do các đối tác trong nước khi mua máy móc thiết bị thường đặt mua luôn một số vật tư, nguyên vật liệu chuyên biệt mà trong nước chưa có khả năng sản xuất hoặc chất lượng không cao.
Như phần trên đã trình bày tuy có ưu điểm như thế nhưng cũng có một số nhược điểm cần phải hạn chế như: Phân tán nguồn lực cho nhiều mặt hàng khác nhau, không có sự chuyên hóa sâu sắc cho một mặt hàng cụ thể, chủ lực có thể tạo danh tiếng cho công ty.
2.5.2 Vấn đề kí kết hợp đồng nhập khẩu:
Giao dịch đàm phán với đối tác trong nước:
Công ty thực hiện công tác giao dịch, thăm dò, khảo sát thị trường cung cấp hàng thủ công mỹ nghệ để tìm ra những nhà cung ứng uy tín, cung cấp hàng hóa có chất lượng tốt Sau khi đã chọn được một số nhà cung ứng tốt thì công ty tiến hành đàm phán với họ.
Công ty TNHH TM Hồng Vương không trực tiếp sản xuất hàng thủ công mĩ nghệ mà chỉ kinh doanh xuất khẩu mặt hàng này cho nên để có được nguồn hàng xuất khẩu, đáp ứng nhu cầu của khách hàng nước ngoài thì công ty cử đại diện trực tiếp đến các cơ sở sản xuất hàng thủ công mĩ nghệ trong nước để giao dịch, đàm phán với họ về nhu cầu tiêu thụ của mình.
Kí kết hợp đồng trong nước:
Sau khi đàm phán công ty TNHH TM Hồng Vương và các cơ sở sản xuất hàng thủ công mĩ nghệ (nhà cung ứng) trong nước đồng ý hợp tác mua bán với nhau thì hai bên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế Theo đó, bên bán là cơ sở hoặc doanh nhiệp sản xuất trong nước đồng ý bán cho bên mua là công ty
TNHH TM Hồng Vương số lượng hàng thủ công mĩ nghệ với chất lượng, giá cả, mẫu mã như hai bên đã thương lượng, đàm phán với nhau.
Tất cả những điều khoản được thể hiện trên hợp đồng kinh tế đều được nhất trí bởi hai bên Từ số lượng, chất lượng, giá cả mẫu mã, kiểu dáng… cho đến điều kiện giao hàng.
2.5.3 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
2.5.3.1 Chuyển tiền ( TTR ) hoặc mở thư tín dụng ( L/C):
Trường hợp thanh toán bằng TT:
Phương thức này do hai bên thoả thuận và có sự đồng ý của bên bán. Thông thường đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ, độ tin cậy cao, Đây là phương thức đơn giản nhất , người nhập khẩu thông qua ngân hàng chuyển tiền trước cho người bán ( 20% trả trước, 30% trả trước hay có thể 50% trả trước) phần tiền hàng còn lại sẽ trả sau khi người bán fax B/L copy qua cho người mua để người mua thanh toán trong vòng 2-5 ngày sau ngày nhận fax copy B/L hoặc sau 1-3 ngày kể từ ngày người mua nhận thông báo tàu đến Nhưng tùy theo từng đối tác mà bên mua có thể thương lượng phương cách nào là phù hợp nhất và khả thi nhất mang đến tính an toàn cho đôi bên.
Phương thức này có ưu điểm là chuyển tiền nhanh, không phải tốn nhiều tiền như việc mở L/C nhưng phải trả phí chuyển tiền và điện phí Nhưng phương pháp này thường rủi ro nhiều hơn cho bên bán, thông thường đối với những đối tác mới thì công ty không sử dụng phương thức này đối với những lô hàng lớn nhưng đối với những lô hàng trị giá thấp thì cũng có thể sử dụng vì tính nhanh gọn của nó.