Báo cáo kiến tập ngành nghề: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa

Báo cáo kiến tập ngành nghề: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa với mục tiêu nhằm nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận liên quan đến công tác quản lý văn bản đi; Chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và biện pháp khắc phục của công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.

package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ Tên sinh viên: Đỗ Thị Hương Lớp: 1905QTVD BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường Cơ quan kiến tập: Thành ủy Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Thành phố Hồ Chí Minh, 2022 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } LỜI NÓI ĐẦU Để hoàn thiện báo cáo kiến này, lời xin chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo quan, Cán làm việc Thành ủy Bà Rịa tạo điều kiện giúp tơi có hội để kiến tập môi trường Xin gửi lời cảm ơn đến anh, chị Văn phòng thành phố Đặc biệt chị Nguyễn Kim Anh, nhiệt tình giúp đỡ, dạy cho em kiến thức thực tiễn Giúp em áp dụng kiến thức học vào trình Kiến tập từ em thu Báo cáo Kiến tập vô quý giá Tôi xin trân trọng cảm ơn thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng Lưu trữ Giảng viên hướng dẫn - ThS Nguyễn Mạnh Cường trực tiếp giảng dạy kiến thức Công tác Văn thư Giúp tơi có tảng để làm Báo cáo cách trọn vẹn đầy đủ Trong trình làm Báo cáo Kiến khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong bỏ qua góp ý Tơi xin trân trọng cảm ơn! package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo kiến tập đập lộc riêng tơi làm Khơng có hành vi gian lận Các vấn đề đưa quan sát, phân tích cách khách quan học hỏi qua anh chị hưỡng dẫn mà có Kết chưa công bố nghiên cứu khác Người viết đề tài Đỗ Thị Hương package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP Qua đọc Báo cáo Kiến tập cùa sinh viên Đỗ Thị Hương, sinh viên kiến tập nắm rõ quy trình cơng tác Văn thư nói chung cơng tác Quản lý văn nói riêng Văn phòng Thành ủy Chấp hành tốt quy định, quy chế làm việc Văn phịng, chịu khó nghiên cứu, học hỏi kinh nghiêm thời gian kiến tập, có tác phong đạo đức tốt Bà Rịa, ngày 29 tháng năm 2022 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Các khái niệm 1.1.1.Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm văn Đảng 1.2 Vai trò văn Đảng 1.3 Chức văn đảng 1.4 Quy trình quản lý văn CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA 10 2.1 Khái quát thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu 10 2.2 Khái quát Văn phòng thành phố Bà Rịa 11 2.2.1.Tổ chức lãnh đạo Văn phòng Thành phố Bà Rịa 11 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Thành phố Bà Rịa 14 2.3 Thực trạng cơng tác quản lý văn Văn phịng thành phố Bà Rịa 16 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } 2.3.1 Lưu đồ quản lý văn 17 2.3.2.Quy trình quản lý văn 19 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA 24 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 24 3.2 Cơ sở thực tiễn 24 3.3 Các giải pháp cụ thể 24 3.3.1 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá quy trình quản lý văn 24 3.3.2 Nâng cao ý thức trách nhiệm công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ 25 3.3.3 Đầu tư chi phí tổ chức, đạo ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong quan hành nhà nước hay quan Đảng văn phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quan, tổ chức Nó cơng cụ để giúp quan quản lý điều hành hoạt động Mỗi năm có hàng nghìn văn đi, đến quan, tổ chức Nếu việc quản lý văn khơng quy trình, lỏng lẻo quan khơng kiểm sốt số lượng văn Trên thực tế cịn có nhiều quan tổ chức nói chung Văn phịng thành phố Bà Rịa nói riêng cịn nhiều hạn chế quy trình quản lý văn Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý văn bản, định chọn đề tài “Thực trạng công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa” để làm Báo cáo kiến tập Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu Công tác Văn thư - Lưu trữ có nhiều nhà khoa học nghiên cứu Tại Việt Nam, có nhiều cơng trình nghiên cứu lĩnh vực cơng trình nghiên cứu khoa học, viết báo, tạp chí, luận văn tốt nghiệp, khố luận…Trong q trình làm tập lớn, Tiểu luận, Báo cáo tơi tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Đây nguồn tài liệu phong phú giúp cho việc định hướng, lựa chọn nội dung quan trọng để thực đề tài Nhất sinh viên theo theo học ngành Quản trị văn phòng Một số sách, giáo trình, có liên quan đến nhu cầu thơng tin như: Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } Báo cáo Thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Nguyễn Kim Anh Những đề tài nghiên cứu kể đạt được, chưa đạt phải đạt từ đưa cách thức để tiếp thu khắc phục tốt Tuy nhiên viết đề tài chưa có đề tài nói rõ chuyên sâu tới công tác quản lý văn - văn Đảng Vì tác giả chọn đề tài “ Thực trạng công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa” để làm Báo cáo kiến tập Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu hệ thống sở lý luận liên quan đến công tác quản lý văn - Chỉ ưu điểm, nhược điểm biện pháp khắc phục công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng quy trình quản lý văn Văn phòng thành phố 4.2 Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt khơng gian: Văn phịng thành phố Bà Rịa + Về mặt thời gian: từ năm 2020 Phương pháp nghiên cứu Tuân thủ nguyên tắc thống tính khoa học nhận thức Vận dụng Phương pháp tổng hợp phân tích tài liệu: tác giả thu thập phân tích cơng trình nghiên cứu viết công tác văn thư nói chung quy trình quản lý văn nói riêng để làm rõ sở lý luận vấn đề nghiên cứu package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } Đóng góp đề tài - Về mặt khoa học: Đề tài tổng hợp, hệ thống hóa vấn đề lý luận liên quan đến công tác quản lý văn Văn phòng thành phố nhằm tạo điều kiện để củng cố, phát triển công tác quản lý văn - Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá thực trạng quản lý văn quan Từ đưa số biện pháp cụ thể để nhằm giúp quan khắc phục thời gian tới Kết cấu đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có chương: Chương Cơ sở lý luận công tác quản lý văn Chương Thực trạng công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa Chương Một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng cơng tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn Từ xưa nay, giao tiếp nhu cầu thiếu người thực nhiều phương tiện khác Trong đó, ngơn ngữ phương tiện quan trọng Hoạt động giao tiếp ngơn ngữ diễn hình thức giao tiếp ngơn ngữ viết hình thức giao tiếp ngơn ngữ nói Sản phẩm q trình giao tiếp ngơn ngữ nói gọi diễn ngơn, cịn sản phẩm q trình giao tiếp chữ viết văn Theo Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Hà Nội, 2018: Cách tiếp cận từ góc độ ngơn ngữ “Văn chỉnh thể đơn vị ngôn ngữ liên kết với theo quy tắc định nhằm truyền tải thông tin trọn vẹn đáp ứng mục đích giao tiếp định” Cách tiếp cận từ góc độ quản lý “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định” [7, tr.295] Khoản 1, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ: “Văn thơng tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định” Như vậy, ta thấy có nhiều định nghĩa văn bản, nhiên tác giả thống sử dụng khái niệm: “Văn thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định” 1.1.2 Khái niệm văn bán Đảng package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } - 01 cán phụ trách khối xây dựng Đảng - Chính quyền Cán tổng hợp chịu lãnh đạo điều hành đồng chí Chánh Phó văn phịng Bộ phận văn thư-lưu trữ gồm có: - Nhân viên đánh máy, in ấn - Nhân viên văn thư - Nhân viên giao liên - Cán lưu trữ Các cán nhân viên văn phòng làm việc tuân theo nội quy quan quy chế cụ thể tổ 2.2.1 Chức nhiệm vụ Văn phòng thành phố Bà Rịa Thành ủy Bà Rịa với chức nhiệm vụ vận dụng chủ trương sách Trung Ương Đảng, Tỉnh ủy để cụ thể hóa vào địa phương; đạo quan nhà nước thuộc thị xã thực nhiệm vụ trị, kinh tế, an ninh trật tự, văn hóa , quốc phịng Bên cạnh đó, Thành ủy cịn lãnh đạo, đạo công tác tư tưởng, tổ chức kiểm tra, cấu tổ chức sở Đảng đoàn thể quần chúng Về thẩm quyền ban hành văn bản: Thành ủy có thẩm quyền ban hành văn như: định, thị, thông tri, thông báo, văn bản, kế hoạch, hướng dẫn, nghị quyết, biên bản… Thành ủy Bà Rịa làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Cụ thể phận Thường trực bao gồm Bí thư phó Bí thư thường trực chịu trách nhiệm việc lãnh đạo, đạo cơng việc chung, có vấn đề cần thiết phải triển khai, thường trực Thành ủy dự kiến đưa Thường vụ Thành ủy thông qua định, gặp vấn đề lớn, quan trọng thông qua Ban chấp hành Thành ủy định Thường trực Thành ủy có phận giúp việc sau: 14 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } Văn phòng Thành phố Là quan giúp việc cho Thành ủy, giúp Thành ủy đạo, lãnh đạo mảng tuyên truyền, theo dõi hoạt động khối quyền, cụ thể hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng… hoạt động Đảng bộ, chi trực thuộc, đồng thời gúp Thành ủy thủ tục hành chính, tổ chức phục vụ kỳ Đại hội, quản lý sở vật chất phương tiện hoạt động Thành ủy Văn phịng Thành phố khơng có phòng ban lớn mà bao gồm phận nhỏ, đặt đạo đồng chí Chánh văn phịng đồng chí Phó văn phòng Văn phòng Thành ủy gồm tổ tổng hợp, tổ văn thư lưu trữ, tổ tài vụ, tổ tài xế, tổ tạp vụ tổ bảo vệ Ban tổ chức Thành ủy Là đơn vị nghiên cứu, tham mưu cho việc xếp , thành lập, bổ nhiệm cán thuộc Thành phố, nhằm phục vụ tốt yêu cầu đạo, lãnh đạo cấp ủy Đảng quyền như: - Điều động, bổ nhiệm, đề xuất biên chế mặt chế độ sách, hưu trí cho cán bộ, Đảng viên, công nhân viên - Quản lý, theo dõi, bổ sung hồ sơ lý lịch cán bộ, Đảng viên phạm vi phân cấp - Hướng dẫn đạo bồi dưỡng cán sở Ủy ban kiểm tra Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy lãnh đạo, đạo công tác kiểm tra Đảng Thành ủy Lãnh đạo công tác kiểm tra tổ chức Đảng, xử lý kỷ luật cán Đảng viên vi pham pháp luật Đề xuất xử lý, giải đơn từ khiếu tố, tố cáo có liên quan Thanh tra, kiểm tra xử lý công tác tài Đảng sở 15 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } Tổ chức công tác bồi dưỡng cán bộ, huấn luyện cán kiểm tra sở Ban tuyên giáo Thành ủy Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy công tác tuyên truyền, giáo dục, mở lớp đào tạo trị cho đ/c Bí thư chi Đảng sở, ngồi cịn đào tạo cán làm công tác tuyên giáo + Trong giai đoạn, tùy thuộc vào đạo Thành ủy với tình hình thực tế địa phương mà Thành ủy đề chủ trương sách mới, cụ thể hóa văn nghị quyết, thị, thông tri…nhằm thực nhiệm vụ trị nhiệm kỳ, vận dụng thực chủ trương, sách cấp trên, áp dụng vào thực tiễn địa phương mình, thường xuyên tổ chức quán triệt học tập Nghị quyết, chủ trương Đảng 2.3 Thực trạng công tác quản lý văn Văn phòng Thành phố Bà Rịa Nhận thức vai trò, tầm quan trọng công tác quản lý văn hoạt động quản lý điều hành Thành ủy Thành ủy Bà Rịa xác định công tác quản lý văn nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xuyên, đặc biệt giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành Từ năm 2020 đến nay, số lượng văn hình thành trình hoạt động tương đối nhiều, năm sau cao năm trước Cụ thể: Thời gian Văn Văn đến Năm 2020 3202 2980 Năm 2022 3654 3210 Các loại văn Đảng ban Thường vụ Thành ủy ban hành bao gồm: Quyết định, báo cáo, thông báo, văn bản, kế hoạch, Đề án… 16 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } Với mục đích nhằm điều hành hoạt động lãnh đạo, giúp Lãnh đạo văn phịng nắm tồn tình hình cơng việc Văn phịng, đảm bảo giải cơng việc văn phịng thơng suốt, nhanh chóng, quản lý chặt chẽ đồng thời đảm bảo việc nghiên cứu, tra lục khoa học, nhanh chóng thực Chính việc hình thành lưu đồ kiểm sốt tài liệu ISO hình thành dựa tiêu chuẩn chung như: 2.3.1.Lưu đồ quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa Lưu đồ quản lý văn 17 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } Lưu đồ Không Thực Tiếp nhận văn ký ban hành Nhân viên văn thư Kiểm tra thể thức văn lỗi đánh máy Tổ trưởng văn thư Đúng Vào máy đắng kí văn Nhân viên văn thư Nhân văn Nhân viên văn thư Đóng dấu văn Nhân viên văn thư Chuyển văn qua bưu điện, qua mạng trực tiếp Giao liên cán văn thư Kiểm tra ký nhận trực tiếp, đường bưu điện mạng Nhân viên văn thư Chưa ký Đúng Kết thúc 18 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } 2.3.2 Quy trình quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa Quản lý Văn nội dung quan trọng quy trình quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần quản lý, Văn thư quản lý văn thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị giao Các đơn vị cá nhân giao chủ trì quản lý, lưu trữ văn thực công việc: xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần quản lý; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; Tiến hành đăng kí văn mạng.; nhân bản, đống đấu chuyển văn Như vậy, đối chiếu với quy định chung công tác quản lý văn bản, Văn phòng thành phố Bà Rịa thực theo quy định Tất văn phải tập trung vào mối phát hành văn thư Tại phận văn thư thực trình tự theo bước: Bước 1: Tiếp nhận văn ký ban hành Tại đây, văn thư tiếp nhân văn cấp có thẩm quyền lý ban hành Bước 2: Kiểm tra thể thức văn lỗi đánh máy Văn thư quan rà soát lại văn bản, phát cịn có lỗi đánh máy hay có sai sót thể thức van chưa đóng dấu văn bản, có nhiệm vụ trả lại người có trách nghiệm sửa chữa, bổ sung,… Tất văn ban, ngành tham mưu trình Thường trực Thành uỷ ký, trước phát hành phải chuyển qua lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến Bước 3: Vào sổ đăng ký văn mạng Việc vào sổ đắng kí văn thục theo biểu mẫu BM 02/TTKSTL Việc ghi số văn thực Phần II “Hướng dẫn cụ thể thành phần thức bắt buộc” Hướng dẫn số 36-HD//VPTW ngày 19 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } 03/4/2018 Văn phòng TW Đảng “Hướng dẫn Thể thức Kỹ thuật trình bày văn Đảng” Việc thực văn mạng thực theo Hướng dẫn số 08-HD/VPTW ngày 10/9/2003 Văn phòng TW Đảng Bước 4: Nhân văn Số lượng văn văn thư nhân theo số lượng xác định mục: “Nơi nhận” Bước 5: Đóng dấu văn Sau nhân văn bản, phận văn thư đóng dấu vào văn Chỉ đóng dấu vào văn n đảm bảo soạn thảo theo thể thức quy định Đóng dấu văn ký số lượng văn ban hành Mộc dấu phải kiểm tra trước đóng, đóng dấu ngắn phủ lên ¼ bên trái chũ ký Bước 6: Chuyển Văn qua bưu điện, qua mạng trực tiếp Sau đóng dấu Văn bản, phận Văn thư thực cho vào bì để gửi Ghi số Văn bì thư, nơi nhận phải ghi đầy đủ, rõ ràng Văn chuyển phận văn thư chuyển trực tiếp, chuyển qua bưu điện chuyển qua mạng tùy tính chất, nội dung Văn bản, kiều kiện không gian, thời gian Trường hợp chuyển trực tiếp người nhận văn phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản, BM 03/TT-KSTL Văn ký, đóng dấu ngày chuyển hơm Trong trường hợp cuối ngày làm việc chuyển vào ngày làm việc Trường hợp văn thực chuyển qua mạng máy tính gửi ghi “đã ký đóng dấu” theo Hướng dẫn số 03-HD/VPTU ngày 25/6/2004 Văn phòng Tỉnh ủy vào chỗ ký tên Văn thư thực lưu Văn theo quy định 20 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } Bước 7: Kiểm tra chứng ký, nhận, gửi bưu điện kiểm tra mạng Nhân viên văn thư kiểm tra chứng ký nhận, gủi bưu điện kiểm tra mạng theo biểu mẫu BM 03/TT-KSTL 2.4 Gửi Văn mật Đăng ký Văn mật thực theo biểu mẫu BM 02/TTKSTL Lập phiếu gửi: Văn mật gửi phải kèm theo phiếu gửi làm hai bì, bì ngồi ghi tài liệu thường, bì đóng dấu mức độ mật: Tuyệ mật (A), tối mật (B), mật (C) Những tài liệu tuyệt mật người có tên mở phong bì Phiếu gửi ghi rõ số phiếu, nơi gửi, nơi nhận, số ký hiệu văn gửi Đóng dấu độ mật, độ khẩn theo độ mật, khẩn văn vào góc trái, nơi ghi số văn Nơi nhận nhận văn mật phải hoàn lại phiếu gửi cho nơi gửi Biểu mẫu BM 02/TT-KSTL đăng ký Văn mạng (kể Văn Mật đi) Hiện nay, để dễ dàng quản trị, kết nối trao đổi liệu với ytrong mạng nội Văn phòng Thành ủy cài đặt, sử dụng hệ thống Lotus Notes Và việc đăng kí Văn đi, đến mạng, Văn Mật đi, đến mạng sử dụng phần mềm Dưới ví dụ cụ thể việc đăng kí Văn – “Góp ý Dự thảo Báo cáo Tổng kết 10 năm thực Nghị Quyết số 20-NQ/TW BCHTW Đảng khóa XI “ Phát triển Khoa học Công nghệ phục vụ nghiệp CNHHĐH điều kiện Kinh tế thị trường định hướng Xã hội Chủ Nghĩa” 21 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } Việc áp dụng công nghệ thông tin vào trình quản lý văn đi, đến Văn phòng Thành ủy giúp cho việc quản lý nhanh chóng, xác dễ dàng quản lý so với trước phải ghi sổ thêm nhiều công đoạn Số lượng lưu văn Văn phịng Thành phố, bình qn khoảng 3.000 văn bản/năm (theo thống kê cuả Lưu Văn thư) Các văn tiếp nhận chuyển cho người có thẩm quyền xử lý đảm bảo xác giữ bí mật theo quy định; lãnh đạo quan trọng đến việc theo dõi, đôn đốc trình giải văn đến, giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải văn đến theo thời hạn quy định Lưu văn (bản gốc) văn thư đơn vị xếp thứ tự theo quy định Quản lý văn nói chung quản lý văn nói riếng có vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức Mỗi quan có chức năng, nhiệm vụ riêng tất có chung đặc điểm q trình hoạt động hình thành văn ghi chép lại hoạt động 22 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } quan, đơn vị, tài liệu có giá trị lưu lại quan Làm tốt công tác văn thư công tác quản lý văn đi, góp phần đảm bảo cho hoạt động quan thông suốt, nâng cao hiệu cải cách hành quan nói chung Văn phịng thành phố Bà Rịa nói chung… Tuy nhiên trình quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa gặp số hạn chế như: Nhiều văn đóng dấu “mật” chưa ngắn, theo Hướng dẫn số 36-HD//VPTW ngày 03/4/2018 Văn phòng TW Đảng “Hướng dẫn Thể thức Kỹ thuật trìn bày văn Đảng” Đối với việc gửi Văn mật bỏ vào bao bì đóng dấu mức độ mật Như gây nên trường hợp lộ văn mật Tiến độ thực gửi văn chậm trễ số lượng văn đi, đến chưa kịp giải Phần mềm đăng kí văn mạng chậm, ảnh hưởng tới tiến độ hồn thiện cơng việc Qua khảo sát thực trạng quản lý văn Văn phòng Thành ủy cho thấy ưu điểm, hạn chế nguyên nhân việc thực công tác Những hạn chế việc quản lý văn ảnh hưởng đến chất lượng văn phát hành, đồng thời ảnh hưởng đến hoạt động Thành ủy Những hạn chế nêu sở để nêu lên giải pháp công tác quản lý văn nhằm góp phần nâng cao chất lượng cơng tác Văn phịng thành phố 23 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp Hướng dẫn số 36-HD//VPTW ngày 03/4/2018 Văn phòng TW Đảng “Hướng dẫn Thể thức Kỹ thuật trìn bày văn Đảng” Thay cho Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 “Hướng dẫn thể thức văn Đảng” Văn phòng Ban Chấp hành TW; Quy chế bảo mật tài liệu số 02-QC/VP ngày 1/11/2003 “Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước quan Văn phòng Thị Ủy” văn phịng Thị Ủy Có thể nói, quy trình quản lý văn nói chung quản lý văn nói riêng quy định đầy đủ chi tiết để Thành ủy Bà Rịa vận dụng đầy đủ vào quan 3.2 Cơ sở thực tiễn Thành ủy Bà Rịa, Văn phòng thành phố Bà Rịa tham mưu cho Thường trực Thành ủy, Ban thường vụ thành phố, ban Chấp hành Đảng Thành phố Bà Rịa công tác văn thư, lưu trữ Đảng, khu lưu trữ Lịch sử cấp huyện nói chung quy trình quản lý văn văn nói riêng Tuy nhiên, việc quản lý văn chưa thực vận dụng cách chặt chẽ Từ thực tiễn quy trình quản lý văn Văn phòng Thành ủy, để làm tốt cơng tác này, Văn phịng thành phơ cần tăng cường nâng cao nhận thức công tác soạn thảo ban hành văn cho công, viên chức 3.3 Các giải pháp cụ thể 3.3.1 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác quản lý văn Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn tài 24 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } liệu lưu trữ có quy định, quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ hay khơng, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra, phận lưu trữ nói riêng văn thư nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa, vấn đề gửi Văn mật cần kĩ lưỡng, quy trình 3.3.2 Nâng cao ý thức, trách nhiệm công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ Cán bộ, công chức giao quản lý văn phải bảo thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo chỗ cho công chức làm công tác quản lý văn Đảm bảo trình tự, thủ tục quản lý văn phải đóng dấu mật, văn đi, đến qua mạng cách xác, quy định để đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung thể thức) văn bản; Lãnh đạo cần nắm rõ lực công chức làm công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với người Việc cử công chức đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm tin học để đáp ứng yêu cầu cơng việc tốt hơn; cần có sách khuyến khích, động viên tinh thần vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc công chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ tiếp cận thực tế quan lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 3.3.3 Đầu tư kinh phí tổ chức, đạo ứng dụng công nghệ công tác văn thư, lưu trữ Lãnh đạo cần đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính Vì có số máy vi tính 25 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } cũ, tốc độ cập nhật liệu chậm gây ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác văn thư nói chung công tác quản lý văn đi, đến mạng nói chung 26 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } KẾT LUẬN Cơng tác văn thư nói chung, quản lý văn nói riêng nội dung quan trọng hoạt động quản lý nhà nước Như biết, văn phương tiện hoạt động quản lý quan, phản ánh đầy đủ hoạt động quan, tổ chức Qua báo cáo, khái quát số ưu điểm, hạn chế quy trình quản lý văn đi, đề xuất số giải pháp để công tác quản lý văn Văn phòng thành phố cải thiện Tuy nhiên sinh viên năm thứ nên chưa có nhiều kinh nghiệm việc quản lý văn đi; phương pháp nghiên cứu khoa học cịn nhiều hạn chế nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tơi mong cảm thơng, bỏ qua đóng góp ý kiến thầy, thuộc khoa Quản trị Văn phòng Lưu trữ để đề tài có chất lượng tốt hơn./ 27 package entity; public class PhongBan { private String maPhong; private String tenPhong; public String getMaPhong() { return maPhong; } public void setMaPhong(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public String getTenPhong() { return tenPhong; } public void setTenPhong(String tenPhong) { this.tenPhon = tenPhong; } public PhongBan() { super(); } public PhongBan(String maPhong) { this.maPhong = maPhong; } public PhongBan(String maPhong, Str ing tenPhong) { super(); this.maPhong = maPhong; this.tenPhon = tenPhong; } } DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hướng dẫn số 36-HD//VPTW ngày 03/4/2018 Văn phòng TW Đảng “Hướng dẫn Thể thức Kỹ thuật trìn bày văn Đảng Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 6/2/2017 Ban Chấp hành Trung ương thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng cho Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 “Hướng dẫn thể thức văn Đảng” Văn phòng Ban Chấp hành TW Văn đạo, hướng dẫn công tác văn phòng cấp ủy Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Báo cáo Thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Nguyễn Kim Anh Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại họcQuốc gia Hà Nội Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Nxb Thông tin truyền thông, Hà Nội Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Hà Nội, 2018 28